Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị

LỜI MỞ ĐẦU Kể từ khi thực hiện cải cách, mở cửa nền kinh tế, kinh tế Việt Nam đã đạt được nhiều kết quả tích cực. Đặc biệt những năm gần đây, nền kinh tế Việt Nam đạt tốc độ tăng trưởng ổn định ở mức cao và phát triển tương đối toàn diện, thể hiện tính bền vững. Hoạt động kinh tế đối ngoại và hội nhập kinh tế quốc tế có những bước tiến mới, đặc biệt kể từ khi Việt Nam chính thức gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới WTO vào tháng 11/2006. Sự kiện trọng đại này đã mang đến cho Việt Nam cơ hội mở rộng giao thương, nhưng đồng thời cũng tạo ra thách thức lớn đối với các doanh nghiệp Việt Nam trong quá trình hội nhập mà vấn đề cơ bản là khả năng cạnh tranh, tìm kiếm chỗ đứng trên thị trường rộng lớn hơn nhưng cũng rất nhiều khốc liệt với nhiều đối thủ mạnh. Để tăng năng lực cạnh tranh, tiếp tục tồn tại và phát triển bền vững cho mỗi doanh nghiệp đòi hỏi rất nhiều vấn đề được tổ chức, quản lý, thực hiện một cách đồng bộ; từ các chính sách kinh tế vĩ mô, hành lang pháp lý của cả hệ thống chính trị xã hội đến các chiến lược, kế hoạch kinh doanh và khả năng quản trị, tài chính, công nghệ, con người,… của mỗi doanh nghiệp. Xét ở góc độ vi mô đối với từng doanh nghiệp, việc hoạch định, kiểm soát chi phí, tăng chất lượng, hạ giá thành sản phẩm,… là tất cả những mục tiêu để đạt đến nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Một trong những công cụ quan trọng nhất trong hoạt động của doanh nghiệp để thực hiện được mục tiêu đó là công tác kế toán tài chính nói chung, kế toán quản lý nguyên vật liệu đầu vào, công cụ, dụng cụ cho sản xuất nói riêng. Điều này càng có ý nghĩa lớn hơn đối với doanh nghiệp sản xuất xi măng khi cơ cấu nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chiếm tới 90% tổng chi phí giá vốn của sản phẩm. Xuất phát từ tầm quan trọng đó và sau một thời thực tập tại Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị, em đã lựa chọn đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị” để thực hiện chuyên đề tốt nghiệp. Kết cấu của chuyên đề gồm 03 phần chính: Phần I: Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị Phần II: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị Phần III: Đánh giá thực trạng và một số ý kiến đề xuất hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị PHẦN I:ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANHVÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁNTẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG HỮU NGHỊ 1.1. Khái quát chung và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển Tên Công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG HỮU NGHỊ, viết tắt HNC Tên Công ty viết bằng tiếng Anh: Huu Nghi Cement Joint Stock Company Người đại diện theo pháp luật: Bà Nguyễn Thị Yến - Chủ tịch Hội đồng quản trị. Địa chỉ trụ sở và nhà máy sản xuất: Khu công nghiệp Thụy Vân, thành phố Việt Trì, tỉnh Phú Thọ. Điện thoại: 0210.857.009 - Fax: 0210.952472 Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị được thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 18 03 000560 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Phú Thọ cấp ngày 05 tháng 11 năm 2007. Công ty gồm 03 cổ đông sáng lập là Công ty TNHH phát triển Hùng Vương, Bà Nguyễn Thị Yến, Ông Phan Hồng Sơn và 06 cổ đông góp vốn với tổng số vốn điều lệ theo giấy phép là 688 tỷ đồng. Ngành nghề kinh doanh: Sản xuất kinh doanh xi măng và vật liệu xây dựng khác; sản xuất gang thép, kim loại màu; chuẩn bị mặt bằng công trình xây dựng; xây dựng công trình hoặc hạng mục công trình; xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi, cấp thoát nước, khu, cụm công nghiệp, khu đô thị mới và các công trình hạ tầng kỹ thuật khác; đầu tư, xây dựng và kinh doanh các công trình nhiệt điện, thuỷ điện; lắp đặt hệ thống điện nước; khai thác, chế biến khoáng sản, kinh doanh bất động sản; kinh doanh dịch vụ khách sạn, dịch vụ ăn uống, giải khát và các dịch vụ du lịch khác; đại lý mua, bán, ký gửi hàng hoá; kinh doanh vận tải, dịch vụ xếp dỡ hàng hoá đường bộ, đường thuỷ; kinh doanh đồ dùng cá nhân và gia đình, hàng kim khí, vải sợi, hoá chất công nghiệp cơ bản, kinh doanh xăng dầu, mỡ các loại; gia công chế tạo, sửa chữa, máy móc thiết bị cơ khí ngành xi măng; sản xuất, kinh doanh các loại phân hoá học, hoá chất (trừ hoá chất nhà nước cấm sản xuất, kinh doanh). Lịch sử hình thành doanh nghiệp: Công ty TNHH phát triển Hùng Vương là doanh nghiệp ngoài quốc doanh được thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 1802000108 do Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Phú Thọ cấp ngày 17/7/2001. Quá trình hoạt động và phát triển, Công ty đã nhiều lần thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh về ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ, các thành viên góp vốn. Công ty gồm 02 thành viên sáng lập là Bà Nguyễn Thị Yến, Ông Phan Hồng Sơn, với tổng số vốn điều lệ là 450 tỷ đồng, ngành nghề sản xuất kinh doanh tương tự như Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị đã trình bày ở trên. Cùng với quá trình phát triển và thực hiện chiến lược kinh doanh, ngày 24/10/2007, Công ty TNHH phát triển Hùng Vương được tách thành hai doanh nghiệp là Công ty TNHH phát triển Hùng Vương và Công ty TNHH xi măng Hữu Nghị. Theo đó, Công ty TNHH xi măng Hữu Nghị là doanh nghiệp được thành lập mới theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 1802000842 của Sở Kế hoạch đầu tư Phú Thọ cấp ngày 24/10/2007. Ngày 05/11/2007, theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 1803000560 của Sở Kế hoạch và Đầu tư Phú Thọ, Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị được chuyển đổi từ Công ty TNHH xi măng Hữu Nghị với các thành viên, vốn điều lệ và ngành nghề kinh doanh như trình bày ở phần trên. Theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị được hưởng quyền và các lợi ích hợp pháp, đồng thời có trách nhiệm giải quyết các tồn tại có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh (vốn, công nợ, lao động,… và các nghĩa vụ tài chính khác) của Công ty TNHH xi măng Hữu Nghị trước đây. Do vậy, mặc dù về các thủ tục pháp lý, Công ty là doanh nghiệp mới được thành lập; tuy nhiên về hoạt động sản xuất, kinh doanh, Công ty được kế thừa và tiếp tục phát triển phần lớn trên cơ sở nền tảng của Công ty TNHH phát triển Hùng Vương trước đây được thành lập và hoạt động từ năm 2001. Trong chuyên đề này, em xin được báo cáo và trình bày các nội dung về doanh nghiệp, trong đó có một số tình hình, số liệu hoạt động của doanh nghiệp về giai đoạn trước đây và thực tế hoạt động hiện nay. Ngành nghề sản xuất kinh doanh chính hiện nay là sản xuất, kinh doanh xi măng các loại, klinker phục vụ sản xuất xi măng. Sản phẩm xi măng của Công ty mang nhãn hiệu xi măng Hữu Nghị đã tạo được uy tín tốt trên thị trường, đặc biệt thị trường các tỉnh miền núi phía Bắc. Sản phẩm klinker được sản xuất bằng hệ thống lò quay, phương pháp khô, chất lượng tốt, được tiêu thụ rộng rãi trên thị trường toàn quốc. Hoạt động sản xuất kinh doanh được tổ chức, quản lý chặt chẽ, khoa học theo tiêu chuẩn của Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000. Sản phẩm của Công ty nhiều năm liền được nhận giải thưởng chất lượng Việt Nam. Năm 2006, Công ty là một trong sáu doanh nghiệp trên toàn quốc được nhận giải thưởng Chất lượng vàng Việt Nam và Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ. Năm 2007, Công ty là một trong hai doanh nghiệp của Việt Nam đạt giải thưởng chất lượng quốc tế Châu Á Thái Bình Dương. Công ty gồm có 730 cán bộ nhân viên, trong đó cán bộ quản lý 75 người. Một số chỉ tiêu về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp năm 2006, 2007. Đơn vị: triệu đồng TT Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 So sánh tăng, giảm Số tuyệt đối Số tương đối 1 Tổng tài sản 600.024 1.280.852 680.828 +113% 2 Doanh thu thuần 231.192 420.697 189.505 +82% 3 Tổng chi phí 228.807 347.977 119.170 +52% 4 Lợi nhuận trước thuế 2.385 10.130 7.745 +325% 5 Thuế TNDN - 253 6 Lợi nhuận sau thuế 2.385 9.876 7.491 +314% 7 Vốn chủ sở hữu 200.000 688.000 488.000 +244% Nguồn: Báo cáo tài chính của Công ty năm 2006, 2007. Qua một số chỉ tiêu chính của doanh nghiệp trong hai năm 2006, 2007 cho thấy quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty được mở rộng, doanh thu, lợi nhuận đạt mức tăng trưởng cao. Đến 31/12/2007, tổng tài sản của Công ty đạt 1.280 tỷ đồng, tăng 113% so 31/12/2006, đạt tốc độ tăng trưởng cao. Cùng với sự tăng cao về quy mô tổng tài sản, doanh thu sản xuất kinh doanh năm 2007 của Công ty tăng 189.505 triệu đồng, tương ứng là 82% so năm 2006. Tổng chi phí năm 2007 tăng 119.170 triệu đồng, tương đương 52% so năm 2006; tốc độ tăng của chi phí thấp hơn nhiều so tốc độ tăng của doanh thu, điều đó làm cho lợi nhuận trước thuế năm 2007 tăng 325% so năm 2006. Qua đó cho thấy tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty được quản lý và tổ chức tương đối tốt. Cùng với quy mô tổng về tổng tài sản, doanh thu, lợi nhuận thì quy mô về vốn chủ sở hữu của Công ty tăng cao trong năm 2007. Năm 2007, Công ty tiến hành việc chuyển đổi hình thức sở hữu từ loại hình Công ty TNHH 2 thành viên thành Công ty cổ phần. Do vậy, là cơ sở để Công ty tăng năng lực tự chủ về tài chính, bổ sung vốn góp của các thành viên sáng lập, thành viên góp vốn. Đến 31/12/2007, tổng nguồn vốn kinh doanh của Công ty đạt 688.000 triệu đồng, tăng 488.000 triệu đồng, tương đương 244% so thời điểm 31/12/2006. Qua đó cho thấy sự đầu tư dài hạn của các thành viên góp vốn, tăng năng lực tự chủ về vốn phù hợp với sự mở rộng quy mô tổng tài sản và hoạt động sản xuất kinh doanh. Gắn với hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh, thu nhập của người lao động được đảm bảo, đạt mức tăng trưởng ổn định qua các năm, các chính sách phúc lợi như nhà ở công nhân, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm an toàn lao động,… được đảm bảo, tăng gắn bó của người lao động với doanh nghiệp. 1.1.2. Đặc điểm cơ cấu quản lý, tổ chức sản xuất kinh doanh 1.1.2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Bộ máy tổ chức, quản lý của Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị được thể hiện cơ bản qua sơ đồ dưới đây: ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG KỸ THUẬT PHÒNG KẾ HOẠCH PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH PHÒNGTÀI CHÍNH KẾ TOÁN PHÒNG TIÊU THỤ CÁC ĐỘI SẢN XUẤT TỔ NGHIỀN TỔ VẬN TẢI TỔ CÂN BĂNG TỔ LIỆU TỔ ĐIỆN TỔ CƠ KHÍ TỔ VỎ BAO - Đại hội cổ đông: gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty. Đại hội cổ đông có quyền và nhiệm vụ cơ bản gồm: thông qua phương hướng phát triển trung dài hạn của Công ty; quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại được quyền chào bán; quyết định mức cổ tức hàng năm của từng loại cổ phần; bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị;... - Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị của Công ty gồm 03 thành viên (một Chủ tịch và hai thành viên) là Bà Nguyễn Thị Yến, Ông Phan Hồng Sơn, Bà Phan Thị Hồng Nhung. Hội đồng quản trị là cơ quản quản lý Công ty có toàn quyền nhân danh Công ty quyết định, thực hiện các quyền, nghĩa vụ của Công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông như: chiến lược phát triển, kế hoạch phát triển trung hạn, kế hoạch kinh doanh hàng năm của Công ty; phương án, dự án đầu tư trong thẩm quyền; bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký, chấm dứt hợp đồng với Giám đốc Công ty và người quản lý quan trọng khác, quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty; - Ban Giám đốc Công ty gồm 03 người, trong đó 01 Phó Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Giám đốc và 02 Phó Giám đốc. Giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của Công ty, tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, phương án đầu tư, tuyển dụng lao động,… Các Phó Giám đốc là những người trực tiếp giúp việc Giám đốc theo sự phân công theo từng nội dung về tổ chức, hành chính; kế toán, tài chính; kỹ thuật; tiêu thụ, bán hàng. - Các phòng chức năng và Tổ sản xuất: + Phòng Tổ chức hành chính: Quản lý các vấn đề về nhân sự, tổ chức, tuyển chọn lao động. Giải quyết chính sách cho người lao động về các vấn đề đào tạo, quản lý hồ sơ, chế độ tiền lương, thưởng, các nội dung về văn bản, văn thư, lưu trữ, tổ chức hội họp,… + Phòng kế toán tài chính: Tổ chức thực hiện công tác tài chính, kế toán của Công ty. Lập kế hoạch tài chính hàng năm, tổ chức hạch toán kế toán, quyết toán, lập sổ sách kế toán, ghi chếp sổ sách kế toán, hoá đơn, chứng từ, lưu giữ, huỷ bỏ sổ kế toán, hoá đơn chứng từ, giấy tờ liên quan đến hoạt động của Công ty, lập và nộp báo cáo tài chính hàng năm cho cơ quan có thẩm quyền… theo chế độ và quy định của nhà nước. Là phòng chuyên môn có chức năng tham mưu cho Ban Giám đốc, Hội đồng quản trị toàn bộ nội dung liên quan về công tác kế toán, tài chính của Công ty. + Phòng tiêu thụ: Là phòng chuyên môn có chức năng, nhiệm vụ khảo sát thị trường, tham mưu cho Ban Giám đốc trong việc tổ chức sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, thu tiền bán hàng,… nhằm mang lại hiệu quả cao nhất. + Phòng Kế hoạch: Là phòng chuyên môn có nhiệm vụ chính là tham mưu cho Ban Giám đốc trong việc lập, điều hành kế hoạch sản xuất, đánh giá các yếu tố đầu vào, sản phẩm đầu ra,… với mục tiêu mang lại hiệu quả cao nhất + Phòng Kỹ thuật: Là phòng chuyên môn có nhiệm vụ quản lý, tổ chức vận hành, bảo dưỡng, sửa chữa và các nội dung khác liên quan hệ thống máy móc, thiết bị, công nghệ sản xuất đảm bảo kế hoạch sản xuất, kinh doanh. + Các đội sản xuất: được phân thành nhiều tổ theo từng bước của quy trình sản xuất là các bộ phận trực tiếp thực hiện sản xuất theo kế hoạch. Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị là doanh nghiệp hạch toán kinh doanh độc lập, hạch toán chung toàn Công ty, hiện không có các đơn vị thành viên hoặc Chi nhánh. 1.1.2.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh - Đặc điểm tổ chức sản xuất Hệ thống nhà máy sản xuất của Công ty hiện tại gồm 01 nhà máy nghiền xi măng công suất 400.000 tấn/năm, 01 nhà máy với ba dây chuyền lò quay sản xuất klinker. Nhà máy sản xuất klinker gồm 03 dây chuyền sử dụng thiết bị Trung Quốc, sản xuất theo công nghệ lò quay có tổng công suất 1.000.000 tấn/năm. Hệ thống thiết bị được nhà cung cấp Trung Quốc sản xuất đồng bộ, lắp đặt, chuyển giao công nghệ trực tiếp; chuyên gia Trung Quốc thường xuyên cùng Công ty lắp đặt, chuyển giao công nghệ, vận hành, bảo dưỡng,… đảm bảo an toàn thiết bị, chất lượng sản phẩm. Hiện tại, Công ty đang tiếp tục đầu tư nâng công suất hệ thống nhà máy nghiền xi măng. - Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Sản phẩm cuối cùng của Công ty là xi măng các loại. Tuy nhiên, với công suất nhà máy sản xuất klinker là 1 triệu tấn/năm, một phần klinker sản xuất ra được phục vụ trực tiếp cho nhà máy nghiền xi măng, phần còn lại được Công ty xuất bán trực tiếp cho các nhà máy xi măng khác. Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm klinker và xi măng theo sơ đồ: Nguyên liệu đầu vào (đất sét, đá vôi, phụ gia,…) Nghiền phối liệu qua hệ thống máy nghiền Silô đồng nhất và chứa phối liệu Nghiền phối liệu klinker, chất phụ gia Klinker Nung và sấy klinker qua hệ thống lò quay Đóng bao hoặc xi măng rời theo từng vòi bơm Kho thành phẩm - Đặc điểm thị trường và sản phẩm Sản phẩm của Công ty gồm xi măng PCB30, PCB40, xi rời, klinker phục vụ sản xuất xi măng theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6260 – 1997. Hiện tại, sản phẩm xi măng của Công ty được tiêu thụ rộng rãi trên thị trường các tỉnh phía Bắc như Hà Nội, Bắc Ninh, Vĩnh Phúc, Hà Tây, Phú Thọ, Tuyên Quang, Yên Bái, Hà Giang,… Sản phẩm klinker được xuất bán cho các nhà máy xi măng lớn như xi măng Sài Sơn, xi măng Sài Gòn, xi măng Tuyên Quang, xi măng Hoàng Thạch,…, tập trung chú trọng các tỉnh phía Nam. Với chất lượng sản phẩm tốt, đảm bảo đáp ứng nhu cầu đa dạng của thị trường, mặt khác, Công ty đã có nhiều năm quan hệ với các đối tác tiêu thụ ổn định nên thị trường tiêu thụ sản phẩm những năm qua thường xuyên được đảm bảo; thời gian qua công suất của nhà máy sản xuất xi măng, klinker được phát huy tốt, sản phẩm sản xuất ra bao nhiêu được tiêu thụ hết bấy nhiêu, lượng hàng tồn kho thường xuyên ở mức thấp. Năm 2007, lượng xi măng tiêu thụ bình quân 25.000 tấn/tháng, lượng klinker tiêu thụ bình quân 30.000 tấn/tháng. Hiện tại, Công ty tiếp tục đầu tư tăng năng lực sản xuất kinh doanh với việc đầu tư bổ sung một dây chuyền nhà máy nghiền xi măng công suất 600.000 tấn/năm nhằm đạt mục tiêu năng lực sản xuất 1.000.000 tấn klinker/năm, 1.000.000 tấn xi măng/năm nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu ngày càng lớn và đa dạng của thị trường. Trong thời gian tới, với thế mạnh hiện có, bên cạnh thị trường đã đạt được Công ty xây dựng kế hoạch ngày càng mở rộng chiếm lĩnh thị trường các tỉnh phía Nam do đặc thù địa lý không có nguyên liệu cho sản xuất xi măng phải nhập klinker từ miền Bắc hoặc từ nước ngoài. Công ty xác định đây là thị trường lớn nên tập trung đầu tư, mở rộng quan hệ đối tác, đảm bảo số lượng, chất lượng sản phẩm, tăng khả năng cạnh tranh và tạo uy tín tốt trên thị trường. 1.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty 1.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán ở Công ty được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung. Theo đó, Công ty có một phòng kế toán thực hiện toàn bộ nhiệm vụ, chức năng kế toán, tài chính của Công ty. Phòng kế toán tài chính của Công ty có 10 nhân viên, 01 kế toán trưởng. Cán bộ nhân viên làm công tác kế toán chủ yếu là cán bộ trẻ, được đào tạo chuyên ngành kinh tế của các trường Kinh tế quốc dân, Tài chính, 06 người có bằng đại học, 04 người có bằng trung cấp kế toán. Kế toán trưởng (Trưởng phòng kế toán tài chính): Kế toán trưởng giúp Giám đốc quản lý tài chính và sổ sách kế toán của Công ty, kiểm tra, kiểm soát các kế hoạch tài chính, kế hoạch tín dụng và hệ thống tài khoản của Công ty. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm về việc đảm bảo cho tất cả các giao dịch tài chính của Công ty được ghi chép một cách chính xác, trung thực và đầy đủ trong các sổ sách kế toán của Công ty. Kế toán trưởng điều hành chung mọi công việc của Phòng Kế toán tài chính. Kế toán tổng hợp: 02 người, có nhiệm vụ tập hợp các số liệu từ sổ kế toán chi tiết tại từng phần hành, tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, lập báo cáo tài chính theo quy định, báo cáo tài chính phục vụ công tác quản trị, điều hành. - Kế toán vật tư: 02 người, có nhiệm vụ quản lý, theo dõi tổng hợp và chi tiết nguyên liệu, vật liệu, phân bổ công cụ, dụng cụ và tính trị giá vốn vật liệu xuất kho, tồn kho,… Theo dõi công nợ vật tư, vật liệu, công cụ dụng cụ. - Kế toán tiêu thụ: 02 người, có nhiệm vụ theo dõi, quản lý, thực hiện, tổng hợp tình hình bán hàng, tiêu thụ sản phẩm; cập nhật, theo dõi, đối chiếu công nợ với khách hàng. - Kế toán tiền lương: 02 người, có nhiệm vụ hạch toán tiền lương, tiền thưởng, tiền ăn ca, các khoản khấu trừ vào lương và các khoản thu nhập khác. Theo dõi việc trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ làm quyết toán và chi trả BHXH theo quy định. Ngoài ra còn hai nhân viên làm nhiệm vụ thủ quỹ (một người thủ quỹ, một người phụ) làm nhiệm vụ thu chi, quản lý tiền mặt hàng ngày. Quan hệ lao động trong bộ máy kế toán tại Công ty được thực hiện theo kiểu quan hệ trực tuyến tham mưu, bộ máy kế toán hoạt động theo phương pháp trực tiếp, kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành, có tính chất tham mưu giữa kế toán trưởng và kế toán phần hành và giữa kế toán trưởng và các bộ phận tham mưu. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty được khái quát qua mô hình sau: KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN VẬT TƯ KẾ TOÁN TIÊU THỤ KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG THỦ QUỸ 1.2.2. Đặc điểm tổ chức vận dụng chế độ kế toán Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp. Năm tài chính của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01 năm dương lịch và kết thúc vào ngày 31/12 tròn hàng năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: VNĐ Phương pháp khấu hao TSCĐ: Theo phương pháp đường thẳng. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên. Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền theo từng tháng. Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ. Công ty đóng tất cả các khoản thuế và lệ phí theo quy định của pháp luật. Vào cuối năm tài chính, Kế toán trưởng phải chuẩn bị các tài liệu cần thiết và lập bảng kê khai thuế phải nộp vào các báo cáo khác theo quy định của pháp luật. Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính, báo cáo tài chính hàng năm của Công ty được gửi đến cơ quan thuế và cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền. 1.2.2.1. Đặc điểm vận dụng chứng từ kế toán Chứng từ kế toán áp dụng tại Công ty thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật Kế toán và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ, các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế toán và các quy định trong chế độ kế toán theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính. Chứng từ kế toán ban hành theo Chế độ kế toán doanh nghiệp gồm 5 chỉ tiêu: chỉ tiêu lao động tiền lương; chỉ tiêu hàng tồn kho; chỉ tiêu bán hàng; chỉ tiêu tiền tệ; chỉ tiêu TSCĐ và một số chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác, một số mẫu chứng từ có thể mang tính chất bắt buộc, một số mẫu mang tính chất hướng dẫn. + Lao động tiền lương: Bản chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ, bảng thanh toán lương, bảng thanh toán thưởng, giấy đi đường, giấy xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, bảng thanh toán tiền thuê ngoài, hợp đồng giao khoán, biên bản thanh lý hoặc nghiệm thu hợp đồng giao khoán, bảng kê trích nộp các khoản theo lương, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội. + Hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm hàng hoá, bảng kê mua hàng, bảng kê phân bổ nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. + Bán hàng: bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi,... + Tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, biên lai thu tiền, bảng kê thu chi tiền,... + Tài sản cố định: Biên bản giao nhận tài sản cố định, biên bản thanh lý tài sản cố định, biên bản bàn giao tài sản cố định sửa chữa lớn hoàn thành, biên bản đánh giá lại tài sản cố định, biên bản kiểm kê tài sản cố định, bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định. + Theo các văn bản pháp luật khác: hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn bán hàng thông thường, phiếu xuất kho, vận chuyển,... 1.2.2.2. Đặc điểm vận dụng tài khoản kế toán: Tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế tài chính theo nội dung kinh tế. Hệ thống tài khoản kế toán tại Công ty bao gồm các tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2, 3,... Cụ thể, gồm các tài khoản TK 111, 112, 121, 131, 133, 138, 141, 152, 153, 154, 155, 156, 157, 159, 211, 214, 221, 229, 241, 242, 311, 315, 331, 333, 334, 335, 338, 341, 342, 411, 413, 415, 421, 511, 515, 521, 531, 532, 621, 622, 627, 632, 635, 641, 642, 711, 811, 911. Các tài khoản trên được sử dụng theo đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trình tự kế toán và các chuẩn mực kế toán ban hàng. Các chứng từ được tập hợp cập nhật theo nội dung, thời điểm phát sinh; kế toán bộ phận theo dõi, kế toán tổng hợp số liệu để lên sổ, đối chiếu công nợ, báo cáo thống kê,… 1.2.2.3. Đặc điểm vận dụng sổ sách kế toán Hệ thống sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến Công ty. Công ty thực hiện theo các quy định về sổ kế toán trong Luật Kế toán, Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2005 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán trong lĩnh vực kinh doanh, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toán và Chế độ kế toán hiện hành. Các loại sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Sổ kế toán tổng hợp: + Sổ Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đó. Số liệu kế toán phản ánh tổng số phát sinh bên Nợ và bên Có của tất cả các tài khoản kế toán sử dụng ở Công ty. + Sổ Cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu kế toán trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. - Sổ kế toán chi tiết: Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên sổ Nhật ký. Công ty vận dụng sổ sách kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung: Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Nhật ký đặc biệt Chứng từ kế toán SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết - Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra (1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp, đồng thời các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. (2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các Báo cáo tài chính. 1.2.2.4. Đặc điểm vận dụng báo cáo kế toán Báo cáo tài chính dùng để cung cấp thông tin về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và các luồng tiền của một doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu quản lý của Ban lãnh đạo Công ty, cơ quan Nhà nước và nhu cầu hữu ích của những người sử dụng trong việc đưa ra các quyết định kinh tế. Tại công ty thực hiện báo cáo tài chính theo năm, gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Bản thuyết minh báo cáo tài chính. Bên cạnh đó, phục vụ công tác quản trị điều hành và những yêu cầu đột xuất, Công ty lập những báo cáo nhanh, tổng hợp số liệu tài chính, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh tại từng thời điểm và trong mỗi thời kỳ phù hợp. Bảng cân đối kế toán: là báo cáo tài chính phản ánh tổng quát toàn bộ giá trị tài sản hiện và nguồn vốn hình thành tài sản của Công ty tại một thời điểm nhất định. Bảng cân đối kế toán có nguồn số liệu tổng hợp gồm số dư của các tài khoản phản ánh tài sản, nguồn vốn, tài khoản ngoại bảng trên các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp trong kỳ cùng với Bảng cân đối kế toán kỳ trước. Đối với các tài khoản số liệu lập Bảng cân đối kế toán, theo niên độ kế toán được kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các tài khoản, sổ kế toán liên quan, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa sổ kế toán của Công ty và các bên liên quan (công nợ phải thu, phải trả, vay ngân hàng,...); kiểm kê tài sản theo quy định, khoá sổ kế toán tại thời điểm lập bảng cân đối. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Là Báo cáo tài chính tổng hợp phản ánh tổng quát tình hình và kết quả của hoạt động sản xuất, kinh doanh, tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế thu nhập với ngân sách Nhà nước. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh có nguồn số liệu tổng hợp từ sổ kế toán trong kỳ của các tài khoản doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh kỳ trước. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Là Báo cáo tài chính tổng hợp phản ánh việc hình thành và sử dụng lượng tiền phát sinh trong kỳ báo cáo của Công ty. Tại Công ty, báo cáo lưu chuyển tiền tệ được lập theo phương pháp trực tiếp dựa trên số liệu của các khoản thực thu, thực chi bằng tiền theo từng nội dung thu chi trên sổ kế toán tổng hợp và chi tiết. Thuyết minh báo cáo tài chính: Là một bộ phận hợp thành báo cáo tài chính Công ty, được lập để giải trình và bổ sung thông tin về tình hình tài chính, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong kỳ báo cáo. Cơ sở lập thuyết minh báo cáo tài chính gồm hệ thống sổ kế toán tổng hợp, chi tiết trong kỳ, báo cáo tài chính kỳ trước, bảng cân đối kế toán, kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ và tình hình thực tế tại Công ty. Các nội dung của bản Báo cáo tài chính hoàn chỉnh được kiểm tra, xem xét và phê duyệt của Ban lãnh đạo. Hiện tại, tại Công ty, Báo cáo tài chính các năm đều do Công ty tự lập, chưa có kiểm toán độc lập. PHẦN II:THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆUTẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG HỮU NGHỊ 2.1. Đặc điểm, yêu cầu quản lý và phân loại nguyên vật liệu 2.1.1. Đặc điểm, yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị là doanh nghiệp sản xuất xi măng, klinker; mặc dù là một doanh nghiệp tư nhân nhưng quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty tương đối lớn. Do vậy, nguyên vật liệu phục vụ hoạt động sản xuất rất đa dạng về chủng loại, số lượng thường xuyên lớn. Thực tế, trong hoạt động sản xuất, kinh doanh tại Công ty, chi phí nguyên vật liệu chiếm tới 90% chi phí giá vốn của sản phẩm, do vậy, việc quản lý, tổ chức thực hiện, theo dõi, phân bổ chi phí nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ là vấn đề rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi việc tổ chức, quản lý, hạch toán, theo dõi đối với chi phí nguyên vật liệu phải chặt chẽ, chính xác, an toàn. Nguyên liệu chủ yếu cho sản xuất xi măng, klinker của Công ty là đất, đá các loại, quặng sắt, cao silic, phụ gia bôxit nhôm, chất phụ gia như thạch cao, xỉ bông, cát,... Bên cạnh đó, còn có các loại vật liệu phụ trợ như vật tư phụ tùng thay thế, giấy, chỉ may vỏ bao xi măng,...; nhiên liệu cho sản xuất gồm than, dầu, điện,... Với đặc điểm của hoạt động sản xuất, kinh doanh, Công ty trực tiếp sản xuất klinker, một phần được bán trực tiếp cho khách hàng, đối tác, một phần sử dụng cho nhà máy nghiền để sản xuất xi măng các loại. Các loại nguyên liệu chủ yếu như đất, đá được khai thác từ vùng nguyên liệu của nhà máy được quy hoạch ban đầu hoặc được mua từ các nhà cung cấp tuỳ thuộc vào chất lượng, giá cả và các thoả thuận cụ thể khác. Các loại nguyên, nhiên vật liệu khác được cung cấp thường xuyên ổn định từ các nhà cung cấp trong nước; đối với một số vật tư thay thế như gạch chịu lửa, bi nghiền,... tuỳ thuộc yêu cầu thực tế, có trường hợp Công ty phải nhập khẩu từ các nhà cung cấp nước ngoài, chủ yếu từ thị trường Trung Quốc. V._.ới quy mô hoạt động sản xuất, kinh doanh thường xuyên và ngày càng lớn nên nguyên, nhiên vật liệu chủ yếu cũng được thường xuyên dự trữ với số lượng lớn, đảm bảo kế hoạch sản xuất ổn định. Hệ thống nhà kho chứa, bảo quản nguyên vật liệu đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu tồn kho, dự trữ cho sản xuất; với kế hoạch sản xuất, nguyên vật liệu thường xuyên được luân chuyển, phục vụ sản xuất, không có nguyên vật liệu tồn kho kém phẩm chất. Tỷ trọng chi phí nguyên vật liệu trong giá vốn của sản phẩm xi măng, klinker rất lớn đòi hỏi phải được quản lý chặt chẽ, tiết kiệm, đảm bảo chất lượng sản phẩm nhưng cũng phải quản lý được về số lượng, chủng loại, giá cả, giảm giá thành sản phẩm, đảm bảo khả năng cạnh tranh của Công ty. 2.1.2. Phân loại nguyên vật liệu Nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị rất đa dạng, phong phú về chủng loại. Với yêu cầu quản lý nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng, tại Công ty, phân loại nguyên vật liệu thành nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế. Nguyên vật liệu chính gồm đá vôi, đất sét, thạch cao, sỉ bông, mạt đá, caosilic, quặng sắt, thạch cao,... Nguyên vật liệu phụ: bao đóng xi, giấy, chỉ may, gạch chịu lửa, vật tư phụ tùng thay thế,... Nhiên liệu: than, điện, dầu FO,... Với hệ thống kế toán hiện tại, các loại nguyên vật liệu được theo dõi chi tiết đến từng loại theo hệ thống sổ sách kế toán. Với kế hoạch triển khai hệ thống kế toán máy, các loại nguyên vật liệu được gán với hệ thống danh điểm vật tư để tổ chức quản lý, hạch toán thuận lợi. 2.2. Hệ thống quy chế và định mức tiêu hao nguyên vật liệu Việc quản lý nguyên vật liệu tại Công ty được thực hiện theo quy chế và định mức tiêu hao do Giám đốc quyết định trong từng thời kỳ. - Hệ thống quy chế bao gồm quy chế xuất, nhập vật tư; nội quy kho; hệ thống biển chỉ dẫn, báo hiệu, phòng chống cháy nổ, an toàn lao động; quy chế khen thưởng, xử phạt đối với quản lý và sử dụng vật tư. - Hệ thống định mức tiêu hao trong từng thời kỳ do Giám đốc Công ty quyết định căn cứ trên kế hoạch sản xuất kinh doanh, yêu cầu của công tác quản lý, thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, kỹ thuật, tăng cường trách nhiệm và tiết kiệm hạ giá thành sản phẩm. Hệ thống định mức tiêu hao được quy định cho các loại nguyên vật liệu chính. Đối với các loại nguyên vật liệu phụ như bao đóng xi, chỉ may, giấy may vỏ bao được quản lý theo định mức; vật tư phụ tùng thay thế được giao chỉ tiêu quản lý theo công suất hoạt động, sản lượng sản phẩm sản xuất; nhiên liệu cho sản xuất được căn cứ tính toán theo chủng loại sản phẩm sản xuất, kế hoạch sản xuất, thời gian sản xuất, đặc tính kỹ thuật, công suất hoạt động của thiết bị, máy móc,… Hiện tại, hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu chính cho sản xuất klinker, xi măng tại Công ty như sau: + Đối với sản phẩm klinker: nguyên vật liệu chính 2 tấn phối liệu/tấn klinker (trong đó: 1,6 tấn đá, 0,25 tấn đất, 0,15 tấn quặng sắt, cao silic, phụ gia bôxit nhôm). Tỷ lệ hao hụt từ 1% đến 3% (cứ 1 tấn sản phẩm cho phép hao hụt 30kg nguyên liệu). + Đối với sản phẩm xi măng: nguyên vật liệu chính 1,02 tấn phối liệu/tấn xi măng (trong đó: 0,75 tấn klinker, 0,25 tấn đất, 0,07 tấn thạch cao, 0,03 tấn xỉ bông, 0,17 tấn mạt đá); 20,5 vỏ bao/tấn xi măng bao. Tỷ lệ hao hụt: cứ 1 tấn sản phẩm cho phép hao hụt 1,5kg nguyên liệu. 2.3. Đánh giá nguyên vật liệu 2.3.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho Nguyên vật liệu của Công ty 100% mua của các nhà cung cấp theo nhu cầu, kế hoạch sản xuất kinh doanh. Phương thức mua chủ yếu thực hiện theo thoả thuận với các nhà cung cấp theo các Hợp đồng kinh tế được ký kết. Giá nguyên vật liệu nhập kho là giá mua ghi trên hoá đơn không bao gồm thuế giá trị gia tăng, thuế nhập khẩu (đối với một số trường hợp nhập khẩu) và các chí phí khác có liên quan. Tại Công ty, giá mua sản phẩm được thoả thuận theo nhiều trường hợp sẽ ảnh hưởng đến giá trị hàng hoá nhập kho, chủ yếu là do các chi phí khác cho quá trình mua nguyên vật liệu như vận chuyển, bốc dỡ,… được thoả thuận trong từng trường hợp. Đối với nguyên vật liệu ban đầu cho sản xuất gồm 100% mua của các nhà cung cấp, tuy nhiên, với đặc thù của hoạt động sản xuất, kinh doanh, sản phẩm của Công ty gồm klinker và xi măng thì trong đó klinker vừa là thành phẩm bán trực tiếp, mặt khác là nguyên liệu cho sản xuất xi măng, khi đó klinker đóng vai trò là bán thành phẩm. Ví dụ: Ngày 15/5/2008, Công ty mua đá 05 cho sản xuất klinker, giá trị thực tế lô hàng nhập kho là 191.428.560đ (không bao gồm thuế GTGT). 2.3.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho Xuất phát từ đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, gắn với yêu cầu quản lý, tại Công ty lựa chọn phương pháp bình quân gia quyền để tính giá nguyên vật liệu xuất kho. Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ kế toán sẽ xác định được giá bình quân một đơn vị. Và căn cứ vào lượng nguyên vật liệu xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳ. Trị giá vốn thực tếNVL xuất kho = Giá bình quân của1 đơn vị NVL x Số lượng NVL xuất kho Trong đó Đơn giá bình quân 1 đơn vị NVL được tính theo công thức: Giá bình quân 1 đơn vị NVL = Trị giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ + Trị giá thực tế NVL nhập kho trong kỳ Số lượng NVL tồn kho đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ Ví dụ: Tại Công ty có bảng kê lượng hàng nhập tháng 5/2008 của nguyên vật liệu chính là thạch cao cho sản xuất xi măng như sau: Chỉ tiêu Số lượng (Tấn) Giá trị Tồn đầu tháng 15.000 6.825.000.000 Nhập trong tháng 2.500 1.150.000.000 Xuất trong tháng 2.700 Theo công thức trên ta có: 6.825.000.000 + 1.150.000.000 15.000 + 2.500 Giá bình quân 1 tấn thạch cao = = 455.714,29 Trị giá xuất kho trong tháng của thạch cao là: 455.714,29 x 2,700 = 1.230.428.583đ 2.4. Thủ tục nhập, xuất nguyên vật liệu Căn cứ nhập xuất nguyên vật liệu tại Công ty chủ yếu dựa vào kế hoạch sản xuất, kinh doanh trong từng thời kỳ và chính sách trong quản trị, chỉ đạo của Ban Giám đốc ở mỗi giai đoạn nhằm mục tiêu khai thác có hiệu quả nhất phương án kinh doanh, tránh để tồn kho lãng phí, dự trữ tồn kho hợp lý trong những diễn biến bất thường của giá cả nguyên vật liệu, luân chuyển nhanh nguồn vốn cho nguyên vật liệu,… Với yêu cầu và căn cứ như vậy, thủ tục, trình tự nhập xuất nguyên vật liệu là nội dung rất quan trọng nhằm quản lý một cách thống nhất, chính xác, phục vụ một cách tốt nhất cho quản trị điều hành và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh. 2.4.1. Thủ tục nhập nguyên vật liệu Với đặc điểm là doanh nghiệp ngoài quốc doanh, quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh tương đối lớn. Nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh thường xuyên lớn để đảm bảo kế hoạch sản xuất. Phương thức chủ yếu của Công ty để mua nguyên vật liệu là thoả thuận với các đối tác cung cấp theo các Hợp đồng kinh tế ký kết. Xuất phát từ kế hoạch sản xuất kinh doanh chung được cụ thể hoá đến từng phòng nghiệp vụ, các bộ phận sản xuất,… Phòng Kế hoạch phối hợp với Phòng Tài chính kế toán xây dựng kế hoạch nhập nguyên vật liệu cần thiết theo số lượng, chủng loại, chất lượng, thời gian; khảo sát, tìm hiểu, đánh giá giá cả, phương thức thanh toán và các nội dung cụ thể khác để tổng hợp trình Ban Giám đốc phê duyệt, ký kết hợp đồng. Với nội dung đã được phê duyệt tiến hành các nội dung để thực hiện nhập nguyên vật liệu. Theo quy định chung tất các các loại nguyên vật liệu khi về đến Công ty đều phải tiến hành thủ tục kiểm nhận và nhập kho của Công ty. Khi nguyên vật liệu được chuyển đến sẽ được kiểm nghiệm để nhập kho. Căn cứ kế hoạch nhập nguyên vật liệu và các nội dung khác đã được phê duyệt, ký kết, bộ phận kiểm tra sẽ tiến hành kiểm tra các nội dung liên quan, chủ yếu về số lượng, quy cách, chất lượng nguyên vật liệu, lập biên bản kiểm nghiệm, xác định kết quả, tiêu chuẩn nhập kho hoặc không đủ tiêu chuẩn. Thành phần của bộ phận kiểm nghiệm gồm các phòng, bộ phận liên quan như phòng kỹ thuật, kế hoạch, kế toán, thủ kho, kiểm định chất lượng, cân băng, định lượng,… tuỳ thuộc vào từng loại nguyên vật liệu. Về các hồ sơ chứng từ liên quan sử dụng gồm: Hợp đồng kinh tế, các sửa đổi bổ sung Hợp đồng kinh tế (nếu có); các đơn đặt hàng (trường hợp Hợp đồng kinh tế ký là Hợp đồng khung, các nội dung cụ thể theo từng đơn đặt hàng); Hoá đơn giá trị gia tăng; Phiếu kiểm định chất lượng; Phiếu cân (nếu có), chứng từ xuất nhập khẩu (nếu phải nhập khẩu),... và một số chứng từ khác tuỳ thuộc từng yêu cầu, đặc điểm của nguyên vật liệu. Quá trình kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu nhập kho tại Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị được coi là công đoạn rất quan trọng. Nguyên vật liệu chính được kiểm định chặt chẽ thông qua thử nghiệm mẫu đảm bảo các nội dung đã thoả thuận giữa Công ty và bên cung cấp để phục vụ tốt cho sản xuất theo đúng yêu cầu kỹ thuật. Sau khi hoàn thành các yêu cầu về kỹ thuật, kiểm nghiệm, chứng từ, bộ phận kế toán vật liệu viết phiếu nhập kho. Thủ kho căn cứ phiếu nhập kho và chứng từ liên quan để nhập kho và ghi vào thẻ kho. Quá trình nhập kho phải xem xét cụ thể nhập kho về số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị,… đảm bảo khớp đúng; sau khi nhập kho xong ký nhận vào phiếu nhập kho. Các loại nguyên vật liệu mua về được nhập kho theo đúng quy định, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp, bố trí một cách hợp lý đảm bảo công tác quản lý, kiểm tra nhập, xuất được dễ dàng, thuận lợi. * Ví dụ về quá trình nhập nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị đối với đá 05, thạch cao, cho sản xuất xi măng. Căn cứ kế hoạch sản xuất, dự trữ,…, phối hợp các bộ phận, phòng ban liên quan, Phòng kế toán tài chính xây dựng kế hoạch nhập nguyên vật liệu; khảo sát, tìm hiểu, đánh giá giá cả, phương thức thanh toán, số lượng, chất lượng, chủng loại, thời gian và các nội dung khác trình Giám đốc duyệt, ký kết hợp đồng mua từng lần hoặc đặt hàng đối với các khách hàng cung cấp ổn định, đã ký kết hợp đồng nguyên tắc hàng năm, quý,… Căn cứ phê duyệt của lãnh đạo, cán bộ cung ứng tiến hành mua vật tư theo nội dung phê duyệt, chứng từ gồm có Hợp đồng kinh tế, hoá đơn giá trị gia tăng. Quá trình nhập vật tư được kiểm nghiệm, đảm bảo yêu cầu được nhập kho theo phiếu nhập kho. Các chứng từ liên quan theo ví dụ: Hợp đồng, hoá đơn, kiểm nghiệm chất lượng, thử mẫu, cân hàng, phiếu nhập kho. Biểu 1: Hợp đồng CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG HỮU NGHỊ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------------- HỢP ĐỒNG MUA BÁN ĐÁ VÔINăm 2008 - Căn cứ Bộ Luật dân sự năm 2005; - Căn cứ Luật thương mại năm 2005; - Căn cứ nhu cầu và khả năng của hai bên. Hôm nay, ngày 02 tháng 01 năm 2008, tại Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị, chúng tôi gồm: 1. Bên bán (Bên A): Công ty thương mại và vận tải Phùng Hưng Do Ông Phùng Thanh Công - Chức vụ: Giám đốc làm đại diện Địa chỉ: Tử Lạc – Minh Tân – Kinh Môn - Hải Dương Điện thoại: 0320821143 Tài khoản 46210000000186 tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Hoàng Thạch 2. Bên mua (Bên B): Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị Do Bà Nguyễn Thị Yến - Chức vụ Chủ tịch HĐQT làm đại diện Địa chỉ: Khu công nghiệp Thụy Vân – thành phố Việt Trì - tỉnh Phú Thọ Điện thoại: 0210252009 Tài khoản số 42310000032962 tại Phòng giao dịch khu công nghiệp Thụy Vân, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển tỉnh Phú Thọ Sau khi thoả thuận hai bên nhất trí ký kết hợp đồng mua bán đá vôi theo các điều khoản sau đây: Điều 1. Tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền STT Tên hàng Số lượng (tấn/tháng) Đơn giá (đ/tấn) Thành tiền (đ) 1 Đá 05, đá qua chế biến nghiền sàng + đá dăm 35.000 67.000 2.345.000.000 2 Đá mạt 35.000 55.000 1.925.000.000 Cộng 70.000 4.270.000.000 (Bằng chữ: Bốn tỷ hai trăm bẩy mươi triệu đồng chẵn) Đơn giá trên đã bao gồm thuế VAT 5%. Điều 2. Chất lượng: Đá phải đạt những chất lượng cơ bản sau - CaO > 50% - MgO < 2% - Độ ẩm cho phép 0,3% Nếu quá độ ẩm cho phép thì Bên B sẽ trừ dần theo tỷ lệ quy định Điều 3. Thời gian và phương thức giao hàng - Thời gian giao hàng theo thoả thuận của hai bên - Phương thức giao hàng: Bên A giao hàng cho Bên B tại mép nước cảng của Bên B tại Việt Trì – Phú Thọ Điều 4. Phương thức và điều kiện thanh toán - Phương thức thanh toán: Tiền mặt hoặc chuyển khoản - Điều kiện thanh toán: Bên A cho Bên B nợ luân chuyển tối đa không quá 500 triệu đồng. Mỗi tháng hai bên sẽ tiến hành đối chiếu công nợ một lần Điều 5. Trách nhiệm của hai bên - Mỗi đợt nhận hàng, Bên B sẽ thông báo cho Bên A biết trước ít nhất 01 ngày. - Bên A chịu trách nhiệm giao hàng cho Bên B kịp thời, đúng và đủ cả về số lượng và chất lượng và chịu trách nhiệm đến cùng đối với chất lượng sản phẩm của mình. - Bên B có trách nhiệm cử người nhận hàng và địa điểm giao hàng thuận tiện. Địa điểm giao hàng phải là nơi đủ điều kiện để xe ô tô ra vào được và được phép đỗ trả hàng. Điều 6. Cam kết chung Trong quá trình thực hiện Hợp đồng có gì vướng mắc hai bên cùng hợp tác thương lượng giải quyết. Trường hợp không giải quyết được thì sẽ đưa ra Toà án kinh tế tỉnh Phú Thọ để giải quyết, án phí do bên có lỗi chịu. 30 ngày sau khi Hợp đồng hết hiệu lực, hai bên gặp nhau để thanh lý hợp đồng và thanh toán dứt điểm công nợ. Nếu sau khi hợp đồng hết hiệu lực mà hai bên đã thanh toán sòng phẳng thì cũng có thể coi như hợp đồng đã được thanh lý. Hợp đồng được lập thành 6 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 3 bản và hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2008 đến hết ngày 31/12/2008. ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG HỮU NGHỊ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------------- HỢP ĐỒNG MUA BÁN THẠCH CAONăm 2008 - Căn cứ Bộ Luật dân sự năm 2005 - Căn cứ Luật thương mại năm 2005 - Căn cứ nhu cầu và khả năng của hai bên Hôm nay, ngày 04 tháng 01 năm 2008, tại Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị, chúng tôi gồm: 1. Bên bán (Bên A): Công ty thương mại và vận tải Phùng Hưng Do Ông Phùng Thanh Công - Chức vụ: Giám đốc làm đại diện Địa chỉ: Tử Lạc – Minh Tân – Kinh Môn - Hải Dương Điện thoại: 0320821143 Tài khoản 46210000000186 tại Ngân hàng Đầu tư Phát triển Hoàng Thạch 2. Bên mua (Bên B): Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị Do Bà Nguyễn Thị Yến - Chức vụ Chủ tịch HĐQT làm đại diện Địa chỉ: Khu công nghiệp Thụy Vân – thành phố Việt Trì - tỉnh Phú Thọ Điện thoại: 0210252009 Tài khoản số 42310000032962 tại Ngân hàng Đầu tư Phát triển Phú Thọ Sau khi thoả thuận hai bên nhất trí ký kết hợp đồng mua bán thạch cao theo các điều khoản sau đây: Điều 1. Tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền STT Tên hàng Số lượng (tấn/tháng) Đơn giá (đ/tấn) 1 Thạch cao Trung Quốc 3.000 Thoả thuận theo từng lô hàng Do biến động của giá cả thạch cao trên thị trường nên đơn giá sẽ được hai bên thoả thuận theo từng lô hàng. Nếu không có phụ lục thì việc thanh toán sẽ được căn cứ giá trị ghi trên hoá đơn GTGT. Điều 2. Chất lượng: Chất lượng mặt hàng phải đảm bảo đúng tiêu chuẩn, chất lượng thạch cao Trung Quốc, hàm lượng SO3 > 38%. Điều 3. Thời gian và phương thức giao hàng - Thời gian giao hàng theo thoả thuận của hai bên - Phương thức giao hàng: Bên A giao hàng cho Bên B tại kho Bên B tại khu công nghiệp Thụy Vân - Việt Trì – Phú Thọ Điều 4. Phương thức và điều kiện thanh toán - Phương thức thanh toán: Tiền mặt hoặc chuyển khoản - Điều kiện thanh toán: Bên B thanh toán cho Bên A sau mỗi lô hàng, khi đã có đầy đủ hoá đơn chứng từ nhập kho Bên B thanh toán cho Bên A. Mỗi tháng hai bên sẽ tiến hành đối chiếu công nợ một lần. Điều 5. Trách nhiệm của hai bên - Mỗi đợt nhận hàng, Bên B thông báo cho Bên A trước ít nhất 02 ngày. - Bên A chịu trách nhiệm giao hàng cho Bên B kịp thời, đúng và đủ cả về số lượng và chất lượng và chịu trách nhiệm đến cùng đối với chất lượng sản phẩm của mình. - Bên B có trách nhiệm cử người nhận hàng và địa điểm giao hàng thuận tiện. Địa điểm giao hàng phải là nơi đủ điều kiện để xe ô tô ra vào được và được phép đỗ trả hàng. Điều 6. Cam kết chung Trong quá trình thực hiện Hợp đồng có gì vướng mắc hai bên cùng hợp tác thương lượng giải quyết. Trường hợp không giải quyết được thì sẽ đưa ra Toà án kinh tế tỉnh Phú Thọ để giải quyết, án phí do bên thua kiện chịu. 30 ngày sau khi Hợp đồng hết hiệu lực, hai bên gặp nhau để thanh lý hợp đồng và thanh toán dứt điểm công nợ. Hợp đồng được lập thành 6 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 3 bản và hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2008 đến hết ngày 31/12/2008. ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B Biểu 2: Hoá đơn HOÁ ĐƠNGIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 15 tháng 5 năm 2008 Mẫu số: 01 GTKT-3LL QM/2008B 0027050 Đơn vị bán hàng: Công ty thương mại và vận tải Phùng Hưng Địa chỉ: Minh Tân – Kinh Môn - Hải Dương 9 8 2 3 5 4 0 0 8 0 Số tài khoản: 462.10.00.000018.6 Điện thoại: …………………...…… MS:  Họ tên người mua hàng: Phan Văn Khoa Tên đơn vị: Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị Địa chỉ: Khu công nghiệp Thụy Vân - Việt Trì – Phú Thọ Số tài khoản: 423.10.00.003296.2 7 4 0 7 0 0 0 6 2 8 Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS:  STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Thạch cao tấn 2.500 460.000 1.150.000.000 Cộng tiền hàng: 1.150.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 115.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán 1.265.000.000 Số tiền viết bằng chữ: (Một tỷ hai trăm sáu mươi lăm triệu đồng). Người mua hàng(Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng(Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn) HOÁ ĐƠNGIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 15 tháng 5 năm 2008 Mẫu số: 01 GTKT-3LL QM/2008B 0016099 Đơn vị bán hàng: Công ty thương mại và vận tải Phùng Hưng Địa chỉ: Minh Tân – Kinh Môn - Hải Dương 9 8 2 3 5 4 0 0 8 0 Số tài khoản: 462.10.00.000018.6 Điện thoại: …………………...…… MS:  Họ tên người mua hàng: Phan Văn Khoa Tên đơn vị: Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị Địa chỉ: Khu công nghiệp Thụy Vân - Việt Trì – Phú Thọ Số tài khoản: 423.10.00.003296.2 7 4 0 7 0 0 0 6 2 8 Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS:  STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Đá 05 tấn 3.000 63.809,52 191.428.571 Cộng tiền hàng: 191.428.571 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 9.571.429 Tổng cộng tiền thanh toán 201.000.000 Số tiền viết bằng chữ: (Hai trăm linh một triệu đồng). Người mua hàng(Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng(Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn) Số: 254 CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG HỮU NGHỊ BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM(VẬT TƯ, THIẾT BỊ, HÀNG HOÁ) Ngày 15 tháng 5 năm 2008 Căn cứ Hợp đồng kinh tế ngày 02 tháng 01 năm 2008 giữa Công ty CP xi măng Hữu Nghị và Công ty thương mại và vận tải Phùng Hưng về việc mua đá Căn cứ Hoá đơn số 0016099 ngày 15 tháng 5 năm 2008 của Cty thương mại và vận tải Phùng Hưng Biên bản kiểm nghiệm gồm có: Ông (Bà): Nguyễn Trung Hiếu - Đại diện Phòng kỹ thuật Ông (Bà): Nguyễn Thị Hương - Đại diện Phòng kế toán Ông (Bà): Lê Minh Đức - Đại diện Phòng kế hoạch Ông (Bà): Hà Thị Mùi - Thủ Kho Đã kiểm kê các loại vật tư hàng hoá sau: TT Tên vật tư, hàng hoá ĐVT Nơi SX Số lượng Ghi chú Theo chứng từ Đúng chất lượng Không đúng chất lượng 1 Đá 05 tấn VN 3.000 3.000 Tổng cộng 3.000 3.000 ý kiến của ban kiểm nghiệm: Vật tư đảm bảo theo yêu cầu, đồng ý nhập kho Đại diện kỹ thuật Đại diện giao hàng Kế toán Thủ kho Kế hoạch Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Biểu 3: Biên bản kiểm nghiệm Biểu 4: Kết quả thử nghiệm CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG HỮU NGHỊ PHÒNG TN VẬT LIỆU XÂY DỰNG THE TESTING LABORATORY FOR BUILDING MATERIALS-VILAS Địa chỉ (Address): Khu CN Thụy Vân - Việt Trì – Phú Thọ Điện thoại (Tel): 0210857292; Fax: 0210952472; XimangHuuNghi@hn.vnn.vn PHIẾU KẾT QUẢ THỬ NGHIỆM TEST REPORT Số (No) …. 1. Cơ quan gửi mẫu (Client): Phùng Hưng 2. Loại mẫu (Kind of sample): Đá 05 3. Ký hiệu mẫu (Mark of sample) Tháng 5 – 2008 4. Ngày nhận mẫu (Sample receive date): 15/5/2008 KẾT QUẢ THỬ NGHIỆM TEST RESULT STT (No) Tên chỉ tiêu (Characteristics) Đơn vị(Unit) Kết quả(Results) Phương pháp thử(Test methods) 01 Độ ẩm (Humidity) - TC02 – 2008 02 Hàm lượng CaO (Calcium oxide content) % 53,48 TC02 – 2008 03 Hàm lượng MgO (Magnesium oxide content) % 1,20 TC02 – 2008 Việt Trì, ngày (Date): 15/5/2008 Lãnh đạo Công tyHeader Phòng thử nghiệm VLXDThe testing laboratyry for BM Cán bộ phân tíchTester Biểu 5: Phiếu nhập kho Đơn vị: Cty CP XM Hữu Nghị Địa chỉ: KCN Thụy Vân, Việt Trì PHIẾU NHẬP KHO Ngày 15 tháng 5 năm 2008 Mẫu số 01 – VT Theo QĐ: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Nợ: ……………….. Số: 26 Có: ……………….. Họ, tên người giao hàng: Nguyễn Văn Hùng Theo Hợp đồng kinh tế ngày 02 tháng 01 năm 2008 giữa Công ty CP xi măng Hữu Nghị và Công ty thương mại và vận tải Phùng Hưng về việc mua đá; Hoá đơn số 0016099 ngày 15 tháng 5 năm 2008 của Cty TM&VT Phùng Hưng Biên bản kiểm nghiệm số 254 ngày15/5/2008: Nhập tại kho: K2 Địa điểm: Khu B Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Đá 05 tấn 3.000 3.000 63.809,52 191.428.560 Cộng: 3.000 3.000 63.809,52 191.428.560 Tổng số tiền (viết bằng chữ): (Một trăm chín mươi mốt triệu bốn trăm hai mươi tám nghìn năm trăm sáu mươi đồng) Số chứng từ gốc kèm theo: 03 Ngày 15 tháng 5 năm 2008 Người lập phiếu(Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng hoặc bộ phận có nhu cầu nhập (Ký, họ tên) Đơn vị: Cty CP XM Hữu Nghị Địa chỉ: KCN Thụy Vân, Việt Trì PHIẾU NHẬP KHO Ngày 15 tháng 5 năm 2008 Mẫu số 01 – VT Theo QĐ: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Nợ: ……………….. Số: 27 Có: ……………….. Họ, tên người giao hàng: Nguyễn Văn Hùng Theo Hợp đồng kinh tế ngày 04 tháng 01 năm 2008 giữa Công ty CP xi măng Hữu Nghị và Công ty thương mại và vận tải Phùng Hưng về việc mua thạch cao; Hoá đơn số 0027050 ngày 15 tháng 5 năm 2008 của Cty TM&VT Phùng Hưng Nhập tại kho: K2 Địa điểm: Khu B Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thạch cao tấn 2.500 2.500 460.000 1.150.000.000 Cộng: 2.500 2.500 1.150.000.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): (Một tỷ một trăm năm mươi triệu đồng) Số chứng từ gốc kèm theo: 03 Ngày 15 tháng 5 năm 2008 Người lập phiếu(Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng hoặc bộ phận có nhu cầu nhập (Ký, họ tên) Biểu 6: Phiếu cân hàng NHÀ MÁY XI MĂNG HỮU NGHỊ Khu CN Thụy Vân – Thành phố Việt Trì Tel: 0210952439 – Fax: 0210 952472 Trạm cân điện tử 80 tấn PHIẾU CÂN HÀNG Phiếu 42792 Tên KH: Cty Phùng Hưng Lái xe Ngày cân: 15/5/2008 Địa chỉ: Hải Dương Biển số: 19N-0854 Kiểu cân: Nhập STT Tên hàng Nguồn gốc Trọng lượng hàng + bì (kg) Trọng lượng bì (kg) Trọng lượng hàng (kg) Thời điểm Diễn giải 1 Đá 05 Tàu HP0060 52.790 14.860 37.930 09:12:23 Khách hàng(Ký, ghi rõ họ tên) Thủ kho(Ký, ghi rõ họ tên) Giám sát cân(Ký, ghi rõ họ tên) Nhân viên cân(Ký, ghi rõ họ tên) Phiếu nhập kho được lập làm 3 liên trong đó: + Một liên lưu ở quyển phiếu nhập kho (ở bộ phận kế toán) + Một liên giao cho phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ và thanh toán với khách hàng (lưu ở kế toán thanh toán) + Một liên giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho. 2.4.2. Thủ tục xuất nguyên vật liệu Căn cứ kế hoạch sản xuất, bộ phận kỹ thuật xác định nhu cầu nguyên vật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất, theo từng tổ, phân xưởng sản xuất, tập hợp tại Phòng kỹ thuật để kiểm tra, phê duyệt xuất kho. Trường hợp nguyên vật liệu nhỏ lẻ hoặc cấp thiết cho sản xuất sẽ xuất trực tiếp tại kho theo thẩm quyền được giao của từng phòng hoặc chỉ đạo cụ thể của Ban Giám đốc. Đối với nguyên vật liệu, căn cứ quy định về định mức tiêu hao nguyên vật liệu và phê duyệt của Ban Giám đốc hoặc cấp có thẩm quyền; căn cứ vào yêu cầu, quy định đã được các bộ phận chức năng phê duyệt. Bộ phận kho viết phiếu xuất kho cho các loại nguyên vật liệu, cuối tháng thủ kho đối chiếu với kế toán chi tiết sau đó xác nhận của kế toán. Biểu 7: Phiếu xuất kho Đơn vị: Cty CP XM Hữu Nghị Địa chỉ: KCN Thụy Vân, Việt Trì, PThọ PHIẾU XUẤT KHO Ngày 15 tháng 5 năm 2008 Mẫu số 02 – VT Theo QĐ: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Nợ: ……………….. Số: 30 Có: ……………….. Họ, tên người nhận hàng: Anh Hùng Địa chỉ (bộ phận): Lò 1 Lý do xuất kho: Sản xuất klinker Xuất tại kho (ngăn lô): K2 Địa điểm: Khu B Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Thạch cao tấn 2.700 2.700 455.714 1.230.428.583 Cộng: 1.230.428.583 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một tỷ hai trăm ba mươi triệu bốn trăm hai mươi tám nghìn năm trăm tám mươi ba đồng) Số chứng từ gốc kèm theo: …………………………………………………………………… Ngày 15 tháng 5 năm 2008 Người lập phiếu(Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng hoặc bộ phận có nhu cầu nhập (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) 2.5. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị Xuất phát từ đặc điểm của bộ máy kế toán và tình hình thực tế của mô hình hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Phương pháp này hoàn toàn phù hợp cho việc ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất diễn ra thường xuyên với khối lượng công việc kế toán khá lớn. Chứng từ kế toán được sử dụng trong kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty bao gồm: - Hoá đơn giá trị gia tăng (mẫu số 01 GTKT-3LL) - Phiếu nhập kho (mẫu số 01 – VT) - Phiếu xuất kho (mẫu số 02 – VT) - Biên bản kiểm nghiệm - Sổ chi tiết vật tư - Thẻ kho - Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật tư,… Các chứng từ trên là căn cứ để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu về tình hình nhập, xuất, tồn kho theo từng loại, nhóm nguyên vật liệu về số lượng, giá trị. Tại kho: Thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất nguyên vật liệu để ghi “Thẻ kho”. Thẻ kho được dùng để ghi chép hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng loại nguyên vật liệu về chỉ tiêu số lượng. Đầu năm kế toán mở “Thẻ kho” ghi các chỉ tiêu, nhãn hiệu, quy cách,… vật tư ở cùng một kho, sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hằng ngày, mỗi thẻ kho được mở cho một loại nguyên vật liệu trong một kho. Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào các chứng từ trên, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ rồi tiến hành ghi vào Thẻ kho ở cột số thực nhập, thực xuất. Kế toán cũng dựa trên chứng từ nhập - xuất NVL, CCDC để ghi số lượng và tính thành tiền vào “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu”. Thẻ này được mở tương ứng với Thẻ kho. Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu” với “Thẻ kho”. Đồng thời kế toán sẽ ghi “Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn” dựa vào “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu”. Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn được theo dõi với từng danh điểm, từng loại nguyên vật liệu để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp nhập xuất. Có thể khái quát việc hạch toán theo phương pháp thẻ song song như sau: Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Thẻ kế toán chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu Ghi cuối tháng Ví dụ: Mẫu thẻ kho nguyên vật liệu chính Biểu 8: Thẻ kho CÔNG TY CP XI MĂNG HỮU NGHỊ Kho: K2 – Khu B Mẫu số: 06-VT THẺ KHO NGÀY LẬP THẺ: 01/01/2008 TỜ SỐ: 01 - Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Thạch cao - Đơn vị tính: tấn STT Chứng từ Diễn giả Ngày nhập xuất Số lượng Xác nhận kế toán Số Ngày Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 G 01/01 Tồn 01/01/2008 15.000 ……………… 01/5 Tồn 01/5 15.000 PN27 15/5 Mua thạch cao 15/5 2.500 17.500 … PX30 15/5 Sản xuất xi măng 15/5 2.700 14.800 Cộng phát sinh 2.500 2.700 Tồn 15/5 14.800 Mục đích của Thẻ kho là theo dõi số lượng nhập - xuất - tồn kho của từng nguyên liệu trong từng kho. Làm căn cứ xác định tồn kho và dự trữ đối với từng nguyên vật liệu. Thẻ kho được theo dõi hàng tháng, từ đó xác định số lượng cần mua cho tháng tiếp theo. Để đảm bảo tính chính xác của số lượng nguyên vật liệu tồn kho hàng tháng phải kiểm kê đối chiếu số thực với số lượng trên Thẻ kho và Thẻ kế toán chi tiết. Nếu có sự chênh lệch nhanh chóng tìm ra nguyên nhân và điều chỉnh lại số liệu trên các sổ thẻ chi tiết phù hợp với thực tế số lượng kiểm kê tại kho. Biểu số 9: Công ty CP xi măng Hữu Nghị SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Tháng 5 năm 2008 Tài khoản 1521 Tên kho: Kho vật liệu K2 Tên vật tư: Thạch cao Đơn vị: Tấn Chứng từ Diến giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT Tồn đầu kỳ 15.000 6.825.000.000 PN27 15/5 Mua thạch cao 331 460.000 2.500 1.150.000.000 17.500 7.975.000.000 PX30 15/5 Xuất cho sản xuất xi măng 621 455.714 2.700 1.230.428.583 14.800 6.744.571.417 … … .. … … … … … … … Cộng Ngày 31 tháng 5 năm 2008 Người lập biểu Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu số 10: Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị Trích BẢNG TỔNG HỢP XUẤT NHẬP TỒN KHO VẬT LIỆU Tháng 5 năm 2008 Stt Tên quy cách Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT 1 Thạch cao 15.000 7.975.000.000 2.500 1.150.000.000 2.700 1.230.428.583 14.800 6.744.571.417 2 Đá 05 ………… ………… 3 Dầu điezel … … … … … … … … … … Cộng 55.124.634.072 8.153.920.432 9.647.052.821 53.631.501.683 Ngày 31 tháng 5 năm 2008 Kế toán lập biểu Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Cuối tháng, kế toán căn cứ vào các sổ chi tiết của từng loại vật liệu tiến hà._.