Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xây dựng Sông Hồng 26

khâu trong quá trình sản xuất từ khi bỏ vốn ra cho tới khi thu được vốn đồng vốn. Một trong những công cụ quản lý không thể thiếu được trong hoạt động sản xuất kinh doanh là hạch toán kế toán. Vì nó đóng một vai trò rất quan trọng trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế, đảm nhiệm hệ thống tổ chức thông tin có ích cho việc ra quyết định kinh tế. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt là các doanh nghiệp kinh doanh trong ngành xây dựng cơ bản, nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Do đó sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý, tiết kiệm là biện pháp giảm chi phí, tăng lợi nhuận, điều này phụ thuộc vào phần lớn công tác hạch toán nguyên vật liệu. Đây là một công việc chiếm khối lượng lớn trong công tác kế toán và liên quan đến quá trình hạch toán kế toán khác. Vì vậy hiểu, vận dụng đúng và sáng tạo trong công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu là vấn đề hàng đầu của một doanh nghiệp. Là một doanh nghiệp trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xây dựng Sông Hồng 26 chiếm khoảng 60 - 70% giá trị công trình xây dựng, đồng thời là một bộ phận dự trữ quan trọng nhất và cũng khó bảo quản nhất. Do đặc điểm sản xuất các công trình của Công ty nằm rải rác khắp nơi ngoài trời nên công tác giám sát, quản lý và phản ánh tình hình biến động nguyên vật liệu tại Công ty cũng gặp phải một số khó khăn nhất định. Trong quá trình hạch toán Công ty luôn tìm mọi biện pháp cải tiến cho phù hợp với tình hình thực tế. Dù vậy vẫn không tránh khỏi những tồn tại vướng mắc đòi hỏi phải tìm ra phương hướng để hoàn thiện. Qua quá trình được học tập tại trường và tìm hiểu thực tiễn trong thời gian thực tập ở Công ty, em nhận thấy tầm quan trọng của nguyên vật liệu và những vấn đề còn tồn tại trong công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty, em đã mạnh dạn chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xây dựng Sông Hồng 26”. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp gồm có 3 phần: Phần I: Đặc điểm hoạt động SXKD và tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần xây dựng Sông Hồng 26. Phần II: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xây dựng Sông Hồng 26. Phần III: Đánh giá thực trạng và phương hướng hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Công ty cổ phần xây dựng Sông Hồng 26. Trong quá trình nghiên cứu đề tài đã chọn, em đã được sự giúp đỡ tận tình của các thầy cô giáo và các anh, chị phòng Tài chính - kế toán Công ty cùng với sự cố gắng của bản thân. Tuy nhiên do thời gian và trình độ có hạn cùng với sự hiểu biết thực tế còn hạn chế nên Chuyên đề thực tập này không tránh khỏi thiếu sót. Vì vậy em rất mong và chân thành cám ơn những ý kiến đóng góp chỉ bảo của cô giáo PGS – TS: Nguyễn Minh Phương và các anh, chị trong Công ty cổ phần xây dựng Sông Hồng 26 để Chuyên đề của em thêm phong phú về lý luận và thiết thực với thực tiễn hơn. Phần 1 đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần xây dựng sông Hồng 26 1.1 Khái quát chung về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty 1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần xây dựng Sông Hồng 26 Công ty Xây dựng số 26 thuộc Tổng công ty Sông Hồng - Bộ Xây dựng là một doanh nghiệp Nhà nước hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và mở tài khoản chính tại Ngân hàng Đầu tư và phát triển Phú Thọ. Là một Công ty được thành lập muộn nhất của Tổng công ty Sông Hồng - Bộ Xây dựng, chủ yếu xây dựng các công trình lớn, nhỏ thuộc các tỉnh khu vực phía Bắc như Lào Cai, Yên Bái, Hà Giang, Tuyên Quang, Phú Thọ, Sơn La, Bắc Kạn, Hà Nam, Ninh Bình ... V.V... Công ty có trụ sở chính đặt tại: Phố Tiên Phú - phường Tiên Cát - thành phố Việt Trì - tỉnh Phú Thọ. Ngoài ra Công ty còn có các Chi nhánh đặt tại: - Phố Minh Tiến - Phường Minh Khai - TX. Bắc Kạn. - Số 211 - đường Trường Chinh - Phường Quyết Thắng - TX. Sơn La Là một đơn vị sản xuất kinh doanh được thành lập lại doanh nghiệp Nhà nước theo Quyết định số 122A/BXD - TCLĐ ngày 26/ 3/1993 của Bộ trưởng Bộ xây dựng - cấp giấy phép hành nghề xây dựng số 54 - BXD/CSXD ngày 10 tháng 3 năm 1997 và đăng ký kinh doanh số 109283 cấp ngày 13 tháng 01 năm 1995 của sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Vĩnh Phú (Trước đây). Nay đổi thành Công ty Cổ phần Xây dựng Sông Hồng số 26 theo quyết định số 1587/QĐ-BXD ngày 14/10/2006 của Bộ trưởng Bộ Xây Dựng về việc chuyển Công ty xây dựng số 26 - Tổng công ty Sông Hồng thành Công ty Cổ phần xây dựng Sông Hồng 26, chứng nhận đăng ký kinh doanh số 1803000243 ngày 22/10/2006 của Phòng đăng ký kinh doanh Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Phú Thọ cấp. * Các chỉ tiêu thực hiện của Công ty cổ phần xây dựng Sông Hồng 26 qua các năm 2006, 2007: ĐVT: triêụ đồng TT Diễn giải Năm 2006 Năm 2007 Tỷ lệ % 1 Chỉ tiêu về vốn 29.173 25.608 87 2 Chỉ tiêu về doanh thu 60.364 63.655 105 3 Chỉ tiêu về chi phí 58.554 61.746 105 4 Chỉ tiêu về lợi nhuận 1.810 1.909 105 5 Chỉ tiêu thực hiện nghĩa vụ NSNN 3.480 5.180 148 6 Chỉ tiêu thu nhập BQ/người 1,7 1,9 111 7 Chỉ tiêu về lợi nhuận / Doanh Thu 0.02 0.02 100 8 Chỉ tiêu về lợi nhuận / vốn 0.06 0.07 116 Nhận xét : Qua mội số chỉ tiên thực hiện năm 2006, 2007 của công ty cổ phần Xây dựng Sông Hồng 26 cho thấy Công ty luôn luôn đặt ra phương hướng không ngừng tìm kiếm việt làm mở rộng lĩnh vực kinh doanh, có chính sách tuyển dụng và đào tạo hàng năm nhằm nâng cao tay nghề cho công nhân, từ đó làm cho doanh thu và lợi nhuận hàng năm không ngừng tăng lên tình hình thực hiên nghĩa vụ nộp Ngân sách Nhà nước tăng lên, thu nhập bình quân/ người hàng năm tăng đều đặn từ đó làm cho cán bộ công nhân viên trông Công ty luôn yên tâm công tác cùng chung sức xây dựng Công ty hàng năm không ngừng lớn mạnh và đạt được những mục tiêu chiến lược kinh doanh hàng năm cửa Công ty đã đề ra. 1.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý - Theo quyết định thành lập, Công ty Cổ phần xây dựng Sông Hồng 26 có nhiệm vụ sản xuất kinh doanh như sau: - Thi công xây, lắp các công trình dân dụng, công nghiệp giao thông, thuỷ lợi, bưu điện, nền móng công trình hạ tầng đô thị và khu công nghiệp, kinh doanh phát triển nhà. - Tư vấn xây dựng. - Sản xuất kinh doanh vật tư, thiết bị, vật liệu xây dựng. - Xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị công nghệ xây dựng (khi được Tổng Công ty uỷ quyền). - Liên doanh liên kết với các tổ chức kinh tế trong nước phù hợp với phân cấp quản lý sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty và pháp luật Nhà nước. Là một đơn vị được thành lập trong bối cảnh nền kinh tế đang thực hiện bước chuyển đổi cơ chế, Công ty đã gặp không ít những khó khăn như: Chưa ổn định tổ chức, cơ sở vật chất còn nghèo nàn, không đồng bộ cho lao động sản xuất xây dựng ở qui mô lớn. Cụ thể là máy móc thiết bị phục vụ cho sản xuất xây dựng hầu hết là cũ, lạc hậu, thiếu những máy móc thiết bị đồng bộ phục vụ cho công tác xây lắp. Đội ngũ lao động thiếu về số lượng, thợ bậc cao quá ít, chưa đủ ngành nghề cần thiết cho việc thực hiện các công việc theo chức năng của mình. Vốn sản xuất kinh doanh của Công ty còn thiếu nhiều, đặc biệt là thiếu vốn lưu động. Nguồn vốn chủ sở hữu: 5.100.000.000, đồng Trong đó: - Vốn nhà nước (51 %) : 2.601.000.000, đồng - Vốn góp của các cổ đông (49%): 2.499.000.000 đồng Mặc dù gặp những khó khăn về vốn, về công việc nhưng Công ty cổ phần xây dựng Sông Hồng 26 đã tích cực kiện toàn tổ chức quản lý sản xuất, tìm kiếm các hợp đồng nhận thầu thi công xây lắp các công trình, tổ chức sắp xếp lại lao động, xây dựng cơ sở vật chất... nhờ đó mà số lượng công trình cũng như tổng doanh thu, lợi nhuận thực hiện của Công ty đã không ngừng tăng lên. Cùng với việc tăng lên về số lượng các công trình, chất lượng các công trình mà Công ty thi công cũng ngày một nâng cao. Một số công trình do Công ty thi công đã được ngành xây dựng Việt Nam tặng thưởng huy chương vàng chất lượng cao như: - Nhà khách UBND tỉnh Hà Giang. - Chi cục thuế huyện Lập Thạch-Vĩnh Phúc. - Nhà máy xi măng Tuyên Quang. - Cục thuế tỉnh Hà Giang. - Chi cục thuế huyện Vị Xuyên - Tỉnh Hà Giang. - Cục thuế tỉnh Tuyên Quang. Hiện nay Công ty có 285 cán bộ công nhân viên lao động, với phạm vi hoạt động khắp các tỉnh phía bắc. Trong đó: - Cán bộ quản lý, kỹ thuật: 28 người. - Công nhân nữ: 12 người. Do đặc điểm của ngành xây dựng và nhất là đặc điểm của sản phẩm xây dựng nên việc tổ chức sản xuất, tổ chức bộ máy quản lý cũng có những đặc điểm riêng. Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng, (Như sơ đồ 1). Đứng đầu là Hội đồng cổ đông cùng với Ban kiểm soát sau đó là HĐQT, dưới HĐQT là Giám đốc, dưới đó là các Phòng ban, cuối cùng là các Đội công trình sản xuất và trạm trộn bê tông thương phẩm. Sơ đồ 1 Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần xây dựng sông hồng số 26 Hội đồng cổ đông Ban Kiểm soát Hội đồng quản trị Giám đốc P. Giám đốc phụ trách kỹ thuật Phòng KHKT Phòng TC - KT Phòng TCHC Đội xây dựng số 1 Đội xây dựng số 2 Đội xây dựng số 4 Đội xây dựng số 5 Đội xây dựng số 7 Đội xây dựng số 9 Đội xây dựng số 11 Đội xây dựng số 12 Trạm trộn bê tông CN Sơn La CN Bắc Kạn - Hội đồng Cổ đông: Có nhiệm vụ thảo luận và thông qua điều lệ bầu cử HĐQT và Ban kiểm soát. Thông qua phương án sản xuất kinh doanh quyết định cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của công ty. ấn định mức thù lao và các quyền lợi khác của thành viên HĐQT và Ban Kiểm soát. - Ban Kiểm soát: Có nhiệm vụ kiểm tra giám sát mọi hoạt động của công ty. - Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý của Công ty có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại Hội đồng Cổ đông. - Giám đốc Công ty: Giám đốc Công ty là người đứng đầu quyết định và lãnh đạo chung toàn doanh nghiệp. Là đại diện hợp pháp của doanh nghiệp trước pháp luật, đại diện quyền lợi cho cán bộ công nhân của Công ty, Giám đốc phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của doanh nghiệp. Giúp Giám đốc còn có một Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật và quản lý thi công, chịu trách nhiệm về khâu kỹ thuật đối với những sản phẩm của Công ty sản xuất ra. Để giúp Ban Giám đốc điều hành hoạt động của Công ty, Công ty đã qui định chức năng, nhiệm vụ cụ thể cho các phòng ban: - Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật: Chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Phó Giám đốc Kỹ thuật, phòng có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, thống kê tổng hợp, quản lý qui trình, qui phạm trong sản xuất kinh doanh như giám sát chất lượng công trình, theo dõi tiến độ thi công của các đội... - Phòng Tài chính Kế toán: Có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán tài chính, hạch toán kế toán, giám sát về các hoạt động kinh tế tài chính của tất cả các bộ phận trong Công ty. Ghi chép và thu thập số liệu, trên cơ sở đó giúp Giám đốc trong việc phân tích các hoạt động kinh tế, tính toán hiệu quả các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, tư vấn cho Ban Giám đốc về công tác tài chính. Phòng Kế toán còn có nhiệm vụ báo cáo thống kê tình hình thực hiện các chỉ tiêu tài chính của Công ty với các cơ quan chức năng. - Phòng Tổ chức - Hành chính: Thực hiện các công tác liên quan đến vấn đề nhân sự, có nhiệm vụ theo dõi đôn đốc việc thực hiện nề nếp, nội quy của CBCNV, quản lý văn bản, lưu trữ hồ sơ, thi đua, khen thưởng, công tác đối ngoại... - Các đội công trình: Là nơi trực tiếp sản xuất thi công, đảm bảo thực hiện theo đúng kế hoạch về tiến độ thi công cũng như chất lượng công trình mà Ban Giám đốc và các Phòng ban đã đưa ra. Để đáp ứng yêu cầu của sản xuất thi công và yêu cầu quản lý, Công ty qui định như sau: + Đối với công trình Công ty chỉ đạo trực tiếp: về mặt tài chính phòng Kế toán sẽ cử nhân viên kế toán làm nhiệm vụ theo dõi thu chi, nhập xuất vật tư, thanh toán, lập kế hoạch tài chính và các nghiệp vụ kinh tế khác. Căn cứ vào thực tế của từng công trình mà Giám đốc Công ty qui định quyền hạn và trách nhiệm cụ thể. + Đối với công trình khoán gọn cho đội chủ động hạch toán: trong trường hợp này đồng chí đội trưởng phải là người có đủ khả năng quản lý toàn diện về kỹ thuật, kinh tế và quản lý lao động. Tình nguyện nhận công trình khoán gọn, có đơn xin nhận thầu với Giám đốc Công ty. Chịu sự giám sát của Công ty về mặt kỹ thuật, chế độ tiền lương, an toàn lao động và phải chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đội mình. Công ty cấp vốn cho đội nhận thầu theo hình thức ứng tiền hoặc vật tư, thiết bị thi công cho giai đoạn đầu còn các giai đoạn tiếp theo thì đội phải liên hệ trực tiếp với bên A thanh toán khối lượng xây lắp hoàn thành để lấy vốn tiếp tục sản xuất và hoàn trả vốn vay Công ty. Đội nhận khoán trích nộp về Công ty theo 1 tỷ lệ % nhất định tuỳ theo tính chất từng công trình để Công ty thực hiện nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nước và cấp trên, chi phí cho bộ máy Công ty và trích lập các quỹ... 1.1.3 Đặc điểm sản phẩm xây dựng Công ty cổ phần xây dựng Sông Hồng 26 hoạt động chủ yếu và xuyên suốt là sửa chữa, xây dựng, lắp đặt các công trình công nghiệp và dân dụng, bên cạnh đó công ty còn sản xuất vật liệu phục vụ thi công xây dựng và gia công kết cấu thép, gia công vật liệu xây dựng để cung cấp cho các công trình đang thi công và cho thị trường. Tuy nhiên sản phẩm có thể coi là chủ đạo, đại diện cho tên tuổi của Công ty là những công trình công nghiệp. Sản phẩm này có giá trị lớn, thời gian thi công kéo dài, quy mô lớn, kết cấu rất phức tạp nên về công tác quản lý kỹ thuật thì đòi hỏi tính chính xác cao, công tác quản lý tài chính thì đòi hỏi phải có tính chặt chẽ và khoa học. 1.1.4 Qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty Sau khi công ty lập dự toán tham gia đấu thầu và giành được công trình, tuỳ theo quy mô và độ phức tạp của công trình, công ty sẽ quyết định trực tiếp tổ chức thi công hay giao khoán cho các đội với từng hạng mục công trình cụ thể, khoán gọn hay chỉ khoán từng khoản mục chi phí. Các cá nhân và bộ phận được giao nhiệm vụ sẽ lên kế hoạch và tiến hành thi công, công ty có vai trò cùng với bên A giám sát tiến độ và chất lượng công trình, tiến hành nghiệm thu khi công trình hoặc từng hạng mục công trình được hoàn thành. Sơ đồ 2 Quy trình công nghệ xây dựng công trình Xi măng, cát vàng, sỏi Thép Vật liệu khác Máy trộn bê tông Gia công Thép đã gia công Công trình hoàn thành Phế liệu thu hồi Thi công xây dựng Đúc bê tông (Dưới đây là các bước cơ bản trong quá trình thi công công trình hoàn chỉnh) Sơ đồ 3 Quy trình thi công sản phẩm chính của công ty ( Thi công công trình )Chuẩn bị mặt bằng thi công Thi công phần móng công trình Nguyên vật liệu (xi măng, cát, sỏi, đá, gỗ, gạch, vôi, thép các loại ... Thi công phần thân, khung cứng Máy móc thi công Hoàn thiện công trình (hệ thống thoát nước, tường rào, đường đi ...) Nhân công lao động Sản phẩm hoàn thành 1.1.5 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty Trong những năm qua phòng tài chính - kế toán Công ty cổ phần Sông Hồng 26 đã hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, cung cấp kịp thời và nhanh chóng thông tin kế toán - tài chính cho Giám đốc. Công ty áp dụng mô hình kế toán tập trung. Theo hình thức này, công ty tổ chức một phòng kế toán làm nhiệm vụ hạch toán chi tiết và tổng hợp, lập báo cáo tài chính, phân tích hoạt động kinh tế và kiểm tra công tác kế toán toàn công ty, ở các đội sản xuất không tổ chức bộ phận kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kế toán hoặc thống kê thu thập chứng từ. Theo định kỳ thì gửi về phòng kế toán công ty để hạch toán và lưu trữ. Hình thức kế toán hiện đang áp dụng tại Công ty là hình thức kế toán “Nhật ký chung”. Phòng Tài chính kế toán là nơi phản ánh, ghi chép, kiểm tra, tính toán các nghiệp kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất, từ đó phân loại, xử lý tổng hợp số liệu, thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo để lựa chọn, định hướng và có giải pháp chỉ đạo hoạt động sản xuất nhằm đem lại hiệu quả cao. Với đội ngũ Kế toán trẻ năng động phòng tài chính kế toán của Công ty gồm 7 người: Đứng đầu là đồng chí Kế toán trưởng và 6 cán bộ kế toán phụ trách các phần hành kế toán cụ thể như sau: - Kế toán tổng hợp. - Kế toán thanh toán và giao dịch Ngân hàng. - Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. - Kế toán vật tư - Kế toán TSCĐ - Kế toán theo dõi đội công trình.. Giữa các phần hành Kế toán có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, so sánh đối chiếu để đảm bảo các thông tin được ghi chép kịp thời, chính xác. Mỗi phần hành Kế toán đều chịu sự chỉ đạo trực tiếp của đồng chí Kế toán trưởng và có quan hệ tương hỗ với các phần hành khác thế hiện qua sơ đồ 4: Sơ đồ 4 Mô hình tổ chức bộ máy Kế toán ở Công ty cổ phần xây dựng sông hồng 26 Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán và giao dịch NH trích theo lương r Kế toán tiền lương các khoản trích theo lương ích theo lương Kế toán vật tư Kế toán TSCĐ Kế toán theo dõi đội công trình Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 1.1.6 Bộ máy kế toán - Kế toán trưởng: Thực hiện theo pháp lệnh kế toán trưởng, là người trực tiếp thông báo, cung cấp các thông tin kế toán cho ban Giám đốc Công ty, đề xuất các ý kiến về tình hình phát triển của Công ty như chính sách huy động vốn, chính sách đầu tư vốn sao cho có hiệu quả. Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm chung về các thông tin do phòng kế toán cung cấp, là người thay mặt Giám đốc Công ty tổ chức công tác kế toán của Công ty, thực hiện các khoản đóng góp với ngân sách Nhà nước. - Kế toán tổng hợp: Là người tổng hợp các số liệu kế toán, đưa ra các thông tin cuối cùng trên cơ sở số liệu, sổ sách do kế toán các phần hành khác cung cấp. Kế toán tổng hợp ở Công ty đảm nhận công tác tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Đến kỳ báo cáo, xem xét các chỉ tiêu kế toán, lập báo cáo quyết toán quý- năm, lập sổ cái. Xem xét các chỉ tiêu kế toán có cân đối hay không và có trách nhiệm báo cáo với Kế toán trưởng các báo biểu để Kế toán trưởng ký và trình Giám đốc duyệt. - Kế toán thanh toán và giao dịch Ngân hàng: thực hiện các phần liên quan đến các nghiệp vụ ngân hàng, theo dõi tình hình thu chi và số dư tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng. Rút tiền, chuyển tiền, vay vốn tín dụng, kế toán ngân hàng kiêm công tác thanh toán với người tạm ứng, thanh toán cho người bán... - Kế toán lương và các khoản trích theo lương: Tính toán số lương phải trả cho từng cán bộ công nhân viên, trích BHXH, BHYT và KPCĐ của công nhân trên cơ sở tiền lương thực tế và tỷ lệ quy định hiện hành. Hàng tháng, quý lập bảng phân bổ tiền lương toàn, kiểm tra bảng chấm công, theo dõi tình hình tăng, giảm và sử dụng lao động toàn Công ty. - Kế toán vật tư: Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho các loại vật tư của từng công trình nối chung và của Công ty nói giêng, đồng thời phát hiện những thiếu hụt mất mát vật tư báo lên cấp trên để kịp thời qiải quyết. - Kế toán tài sản TSCĐ: Theo dõi sự biến động của TSCĐ, trích lập khấu hao, xác định nguyên giá các loại tài sản đang dùng, không cần dùng, chờ thanh lý để đề xuất những ý kiến trong đầu tư quản lý tài sản, theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, phân bổ khấu hao cho các đối tượng sử dụng và theo dõi sửa chữa TSCĐ. - Kế toán theo dõi các đội công trình: Được bố trí tuỳ theo tình hình công việc của đơn vị có trách nhiệm theo dõi các hoạt động kinh tế phát sinh ở đội sản xuất do mình phụ trách như nhập, xuất vật tư, thu, chi tiền mặt, tập hợp và thu thập các chứng từ kế toán phát sinh liên quan trực tiếp đến công trình nộp lên cho phòng Tài chính - kế toán của Công ty. + Phần mềm kế toán Công ty sử dụng là phầm mềm kế toán Doanh nghiệp AMSE 3.0 Software của Công ty cổ phần điện tử tin học FSC - Địa chỉ: số 45 - Phương Liệt - Thanh Xuân - Hà Nội. Đặc điểm của phầm mềm kế toán Doanh nghiệp AMSE 3.0 Software: Đơn giản, rễ làm và rễ sử dụng. Các chứng từ chi phí có liên quan trực tiếp tới đối tượng nào thì được tập hợp trực tiếp và nhập vào máy tính cho đối tượng đó máy tính sẽ tự động ghi lại vào các sổ kế toán như: Sổ chi tiết tài khoản, sổ tổng hợp tài khoản, sổ cái, sổ nhật ký chung. Các số liệu kế toán sẽ được sao lưu, thu nén lại trong phần mềm kế toán do vậy đảm bảo thuận lợi cho việc đối chiếu kiểm tra, lưu trữ các số liệu kế toán và cung cấp kịp thời, chính xác các thông tin tài chính cho ban lãnh đạo Công ty. 1.2 Chế độ kế toán áp dụng trong công ty Công ty cổ phần xây dựng Sông Hồng 26 thực hiện chế độ Kế toán theo quyết định số: 1141 TC/QĐ/CĐKT của Bộ trưởng Bộ tài chính ban hành ngày 01/11/1995. Chế độ báo cáo tài chính doanh nghiệp ban hành theo quyết định số: 167/2000 QĐ-BTC ban hành ngày 25/10/2000. Hướng dẫn sửa đổi bổ xung chế độ báo cáo tài chính tại thông tư số 89/2002/TT-BTC, thông tư 105/2003/TT-BTC ngày 04/11/2003 và thông tư 23/2003/TT-BTC ngày 30/03/2005, Quyết định số 15/2006/TT-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính về việc ban hành chế độ kế toán Doanh nghiệp. - Hệ thống tài khoản Kế toán bao gồm: + Loại TK 1: Tài sản lưu động. + Loại TK 2: Tài sản cố định. + Loại TK 3: Nợ phải trả. + Loại TK 4: Nguồn vốn chủ sở hữu. + Loại TK 5: Doanh thu. + Loại TK 6: Chi phí. + Loại TK 7: Thu nhập hoạt động khác. + Loại TK 8: Chi phí hoạt động khác. + Loại TK 9: Xác định kết quả kinh doanh. - Niên độ kế toán áp dụng tại Doanh nghiệp bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. - Phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hàng tồn kho đựơc ghi theo giá gốc bao gồm: Chi phí mua hàng, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. - Hình thức thuế GTGT tại Doanh nghiệp được tính theo phương pháp khấu trừ thuế GTGT. - Phương pháp tính khấu hao TSCĐ tại Doanh nghiệp theo phương pháp đường thẳng. Thời gian khấu hao được áp dụng theo thời gian quy định tại quyết định số: 206/2003/QĐ-BTC ngày 12 tháng 12 năm 2003 của Bộ tài chính. Phần 2 Thực trạng công tác kế toán NVL tại công ty cổ phần xây dựng sông Hồng 26 2.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán NVL tại công ty 2.2.1 Đặc điểm NVL tại công ty cổ phần xây dựng Sông Hồng 26 Công ty cổ phần xây dựng Sông Hồng 26 là đơn vị xây dựng cơ bản, sản phẩm là các công trình công nghiệp và dân dụng có quy mô lớn, kết cấu phức tạp thời gian sử dụng dài, giá trị lớn. Vì vậy mà NVL sử dụng trong công ty nói chung rất đa dạng, phong phú. Mỗi loại mang một đặc thù riêng. Có loại vật liệu là sản phẩm của ngành khai thác được sử dụng ngay không qua chế biến như các loại cát, sỏi, đá... những loại vật liệu có giá trị cao như sắt, thép, xi măng.. nhưng đòi hỏi phải bảo quản tốt, để nơi thoáng mát, tránh ẩm ướt.. Có những loại vật liệu cồng kềnh gây khó khăn cản trở của việc vận chuyển... Chúng tham gia vào một chu kỳ sản xuất và giá trị của chúng được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị công trình. Chi phí NVL thường chiếm tỷ trọng lớn khoảng 60%-70% trong toàn bộ chi phí và trong giá thành. Vì thế chỉ cần một thay đổi nhỏ về số lượng hay giá thành vật liệu cũng làm ảnh hưởng giá thành sản phẩm xây lắp. Mặt khác do sản phẩm của Công ty là các công trình xây dựng phục vụ trực tiếp cho xã hội mang tính lâu dài, đòi hỏi phải có chất lượng cao đảm bảo kỹ thuật. Do vậy NVL để thi công công trình phải được lựa chọn, bảo quản và sử dụng có hiệu quả, đúng tiêu chuẩn kỹ thuật về số lượng lẫn chất lượng. Đây là một yêu cầu quản lý cấp thiết đặt ra cho công ty. 2.2.2. Phân loại NVL ở Công ty. Để có thể tiến hành xây dựng, thi công sửa chữa các sản phẩm xây dựng cơ bản, công ty phải sử dụng một khối lượng lớn vật liệu bao gồm nhiều loại vật liệu có một nội dung kinh tế và công dụng khác nhau. Điều đó đòi hỏi việc quản lý phải chặt chẽ và tổ chức hạch toán tổng hợp, hạch toán chi tiết với từng loại, từng thứ cũng như sự tiện lợi cho việc xác định cơ cấu vật liệu trong giá thành công trình. Xuất phát từ yêu cầu đó tại Công ty Cổ phần Xây dựng Sông Hồng 26 đã phân loại NVL thành: *Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu để thi công xây dựng công trình, gồm có: Sắt, thép, xi măng, cát, đá, sỏi, phụ gia... * Vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ làm tăng chất lượng công trình hoặc hoàn chỉnh, hoàn thiện công trình.. như: que hàn, dây thép buộc, đinh... và những vật liệu khác cần cho quá trình thi công. *Nhiên liệu: Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình thi công như : xăng, dầu, ga.. cho các loại xe và máy thi công. * Phụ tùng thay thế: Là các loại phụ tùng,chi tiết được sử dụng để thay thế, sữa chữa máy móc thiết bị phương tiện vận tải.. như xăm lốp ô tô, bu lông, vòng bi, mũi khoan, cáp, xéc măng.. *Vật liệu khác: Là các loại vật liệu Gồm : lắp + ống gang, nut neo công tác, ống tạo lỗ dầm bê tông như ống ghen tạo lỗ dầm F55, ống ghen nối F55.. ở công ty còn có loại vật tư luân chuyển như ván khuôn, đà giáo, cọc ván thép... những loại vật tư này được sử dụng cho nhiều kỳ, nhiều công trình. Đối với vật tư luân chuyển, các đội phải có trách nhiệm bảo quản sử dụng và nhập lại Công ty 100%. Nếu làm mất mát, hư hỏng, Công ty sẽ trừ vào kinh phí đã đầu tư. 2.3 Đánh giá NVL ở Công ty Đánh giá NVL là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị NVL theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu trung thực, thống nhất, hạch toán NVL chính xác và đầy đủ. 2.3.1. Tính giá thực tế nhập kho NVL Nguồn cung cấp NVL của công ty chủ yếu là do mua ngoài. Ngoài ra còn có một số NVL công ty tự gia công. Tất cả các loại NVL dù khối lượng nhiều hay ít đều phải làm thủ tục nhập kho. Đối với vật liệu mua ngoài: Trị giá vốn thực tế VL nhập kho = Giá mua trên hoá đơn (chua có thuế) + Chi phí thu mua (vận chuyển, bốc dỡ...) + Thuế nhập khẩu (nếu có) - Các khoản giảm trừ (nếu có) Công ty thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, vì vậy giá mua ở đây là giá mua chưa có thuế GTGT. VD: Theo HĐ GTGT số 0033343 ngày 15/12/2007 mua thép F25 của Công ty TNHH Thương mại và xây dựng Phương Trinh - Việt Trì - Phú Thọ: - Số lượng: 7.027 kg - Đơn giá: 8.820 đ/kg - Thuế suất thuế GTGT: 5% - Chi phí vận chuyển thuê ngoài: 450.000 đ Trị giá vốn thực tế thép F25 được tính như sau: - Giá mua chưa có thuế: 7.027 x 8.820 = 61.978.140 đ - Thuế GTGT: 61.978.140 x 5% = 3.089.907 đ Giá công ty phải thanh toán với người bán khi mua thép F25: = 61.978.140 + 3.089.907 = 65.077.047 đ Vậy của giá thực tế thép F25 nhập kho: = 65.077.047 + 450.000 = 65.527.047 đ * Đối với vật liệu tự sản xuất: Trị giá vốn thực tế của VL nhập kho tự gia công = Giá VL xuất kho để gia công + Các chi phí tiền lương BHXH, khấu hao TS cho bộ phận gia công + Chi phí khác có liên quan (chính là giá thành sản xuất của vật tư tự gia công) VD: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 11 ngày 9/12/2007, xuất thép F32 cho đội xây dựng số 12 (ông Anh) để gia công lan can thép với số lượng là 6.035 kg, đơn giá 8.650 đ/kg. Tổng số tiền 52.202.750 đ Chi phí điện hàn để gia công: 170.000 đ Chi phí tiền lương cho công nhân là: 3.250.000 đ Như vậy, trị giá lan can thép nhập kho được xác định như sau: 52.202.750 + 170.000 + 3.250.000 = 55.622.750 đ * Đối với vật liệu thu hồi nhập kho: Giá thực tế VL thu hồi nhập kho = Trị giá vốn thực tế của VL tại thời điểm xuất kho VD: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 09 ngày 08/12/2007 nhập thu hồi Công trình: BHXH huyện Phù Ninh - Tỉnh Phú Thọ, thép các loại, trong đó thép F25: - Số lượng: 540,5 kg - Đơn giá: (theo phiếu xuất cho đội XD 12): 8.900 đ/kg Trị giá vốn thực tế VL thu hồi nhập kho: 540,5 x 8.900 = 4.810.450 đ * Thủ tục nhập kho vật liệu được tiến hành như sau: Khi nhận được dự án, hợp đồng thi công xây lắp giữa Công ty và Tổng công ty căn cứ vào hợp đồng, dựa vào bản thiết kế kỹ thuật mà phòng kỹ thuật dự trữ khối lượng vật tư tiêu hao. Sau đó chuyển cho phòng Kế toán. Căn cứ vào đó, phòng kế toán lên kế hoạch mua sắm vật tư phục vụ công trình. Có hai hình thức thu mua là thu mua trực tiếp và thu mua gián tiếp. Theo hình thức thu mua trực tiếp: Cán bộ phòng vật tư trực tiếp xuống các đơn vị, tổ chức kinh tế nơi có nguồn vật liệu phù hợp với đặc điểm thi công xây dựng công trình để ký kết các hợp đồng mua vật liệu. Cán bộ phòng vật tư có trách nhiệm vận chuyển, bảo quản vật liệu về kho an toàn với chi phí vận chuyển do công ty chịu. Theo hình thức thu mua gián tiếp: Công ty và đơn vị cung cấp ký hợp đồng kinh tế. Trong hợp đồng phải thoả thuận về loại vật liệu, kích thước, mẫu mã, số lượng, phương thức thanh toán, giá cả, địa điểm giao nhận. Căn cứ vào các điều khoản trong hợp đồng đơn vị bán sẽ chuyển giao vật liệu đến nơi quy định. Công ty phải chịu chi phí vận chuyển từ kho của người bán tới nơi giao NVL . Đây là hình thức mua chủ yếu đối với vật tư do đội tự mua bán với khối lượng lớn như cát, đá, sỏi, thép... Căn cứ vào hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm vật tư, khi vật tư đã đủ các tiêu chuẩn như: đúng chủng loại, số lượng, chất lượng, kích cỡ thì phòng vật tư mới tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: + Liên 1: Lưu ở phòng kế toán đẻ ghi sổ kế toán. + Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho. + Liên 3: Dùng để thanh toán với người bán. Trong trường hợp vật tư nhập tại chân các công trình thì liên của hoá đơn bán hàng (liên 2 - Giao khách hàng) được chuyển cho cho kế toán vật tư vì Công ty không ghi thẻ kho đối với nhập - xuất tại các công trình. Căn cứ để viết phiếu nhập kho của vật tư nhập tại kho Công ty là các hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp. kế toán theo dõi đội công trình căn cứ vào giấy nhận hàng đã có đầy đủ chữ ký của hai bên để làm thủ tục nhập kho sau đó chuyển hoá đơn chứng từ về phòng kế toán Công ty để làm thủ tục thanh toán. Phòng kế toán Công ty có trách nhiệm kiểm tra hoá đơn chứng từ do kế toán các đội công trình chuyển về để làm thủ tục thanh toán và lưu trữ chứng từ. Mẫu số: 01 GTKT- 3LL KM/ 2007B 0033343 Hoá đơn giá trị gia tăng Liên 2: Giao khách hàng Ngày 15 tháng 12 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thương mại và xây dựng Phương Trinh Địa chỉ: Việt Trì - Phú Thọ Số tài khoản: 42610 000 000 127 ( Ngân hàng đầu tư và phát triển Phú Thọ) MS._.