Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Xây Dựng Giao Thông Phú Thọ

LỜI MỞ ĐẦU Trong xu thế đổi mới của đất nước ta từ nền kinh tế tập chung quan liêu bao cấp, kinh tế kế hoạch hoá tập chung chuyển sang nền kinh tế thị trường với hàng loạt các chính sách mở cửa của Đảng và Nhà nước đã làm cho nền kinh tế nói riêng và toàn bộ xã hội nói chung có những bước chuyển biến rõ rệt, toàn diện và từng bước phát triển mạnh mẽ cả về hình thức, quy mô và hoạt động hình thức sản xuất kinh doanh. Để đáp ứng được những sự thay đổi lớn lao về cơ cấu và quy mô của nền kinh tế, kế toán ra đời để từng bước hỗ trợ cho công tác quản lý và hạch toán, giúp cho các doanh nghiệp quản lý được chặt chẽ và sâu sắc hơn về quy trình công nghệ sản xuất từ đầu vào (NVL) đến đầu ra (sản phẩm hoàn thành) và hiệu quả sản xuất kin doanh. Kế toán thô sơ và giản đơn của trước kia đã ngày càng hoàn thiện hơn, nâng cao hơn, hình thức và phương pháp đa dạng phong phú hơn để có thể áp dụng rộng rãi cho từng đối tượng doanh nghiệp. Kế toán được nói đến như là công cụ sắc bén của quản lý, kế toán cung cấp thông tin chính xác về tình hình doanh nghiệp nói chung và về chi phí đặc biệt là “nguyên vật liêu” nói riêng. Như ta đã biết, tuỳ thuộc vào tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp mà nguyên vật liệu đầu vào khác nhau. Có doanh nghiệp thì số lượng nguyên vật liệu tương đối ít nhưng ngược lại có doanh nghiệp chủ yếu đi sâu vào phân tích và phân loại nguyên vật liệu thì khối lượng nguyên vật liệu lại nhiều chủng loại. Nguyên vật liệu là yếu tố cấu thành nên thực thể của sản phẩm nên vấn đề chất lượng nguyên vật liệu phải luôn được đảm bảo, có như vậy mới tạo ra tiền đề cho công tác sản xuất dựa trên sản phẩm có chất lượng cao . Đồng thời sử dụng tiết kiệm hợp lý Nguyên vật liệu sẽ tạo ra khả năng tăng lợi nhuận một cách tương ứng mà không phải đầu tư thêm vốn. Kế toán Nguyên vật liệu sẽ tạo điều kiện tốt và thuận lợi cho công tác phân tích tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu , tìm ra nhược điểm để phát huy khai thác khả năng tiềm tàng với mục đích ngày càng nâng cao chất lượng sản xuất. Công ty cổ phần Xây Dựng Giao Thông Phú Thọ đã và đang từng bước đẩy nhanh tiến độ sản xuất, tạo uy tín cho các đơn vị khác. Nguyên vật liệu của công ty sử dụng trong quá trình sản xuất rất nhiều chủng loại và được quản lý theo hệ thống nên để đi sâu tìm hiểu về công ty em đã chọn cho mình đề tài nghiên cứu thực tập là “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Xây Dựng Giao Thông Phú Thọ ” Qua quá trình học tập, em thấy kinh nghiệm thực tế của mình không nhiều, tất cả những hiểu biết về đề tài em chọn đều là kiến thức lý thuyết nên đề tài của em sẽ không tránh khỏi những thiếu sót . Em kính mong sự chỉ bảo của giáo viên hướng dẫn và tập thể cán bộ công ty để em có thể hoàn thiện đề tài và bổ xung thêm kiến thức thực tế cho mình. Ngoài phần lời mở đầu và kết luận chuyên đề của em chia làm 3 chương: Phần 1: Tổng quan về công ty cổ phần Xây Dựng GiaoThông Phú Thọ Phần 2: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Xây Dựng Giao Thông Phú Thọ Phần 3 : Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Xây Dựng Giao Thông Phú Thọ. Với kiến thức, trình độ còn hạn chế và chưa có điều kiện tiếp xúc nhiều với thực tế nên chuyên đề của em không tránh khỏi những thiếu sót nhất định em. Kính mong sự thông cảm và đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo, các anh chị Phòng Tài chính kế toán Công ty cổ phần Xây Dựng Giao Thông Phú Thọ để chuyên đề thực tập của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Phú Thọ , ngày 14 tháng 8 năm 2008 Học sinh Bùi Lệ Huyền PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG GIAO THÔNG PHÚ THỌ 1.1. Lịch sử hoàn thành và phát triển: 1.1.1. Giai đoạn từ khi thành lập đến năm 1997: Để đảm bảo giao thông phục vụ sự nghiệp chống Mỹ cứu nước và xây dựng Phú Thọ - quê hương đất tổ anh hùng năm 1986 UBND tỉnh Phú Thọ và công ty công trình Phó Thọ tổ chức thành lập đội công trình nhằm đảm bảo giao thông. Ngày 02/01/1974 công ty xây lắp cầu Vĩnh Phú được thành lập (tiền thân là đội cầu Vĩnh Phú) do yêu cầu nhiệm vụ xây dựng và chia tách tỉnh nên Công ty được đổi tên cho phù hợp với từng giai đoạn như sau: - Cụng ty xây lắp cầu Vĩnh Phú: 1974-1985 - Công ty công trình giao thông 2 Vĩnh Phú: 1986-1992 - Công ty công trình giao thông Phú Thọ: 1997-2005 - Công ty cổ phần xây dựng giao thông Phú Thọ: từ 2006 đến nay. Trong giai đoạn cả nước tập chung mọi điều kiện để hàn gắn vết thương chiến tranh khôi phục kinh tế năm 1974-1985, nhiệm vụ chính của Công ty xây dựng cầu trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phú. Giai đoạn Đảng và Nhà nước ta thực hiện công cuộc đổi mới (1986-1996) xoá bỏ cơ chế tập chung quan liêu bao cấp, Công ty cũng tiến hành chuyển đổi từng bước từ bao cấp sang hạch toán công trình. Từ 1986-1992: Toàn Công ty và tổ chức bộ máy vẫn giữ nguyên như cũ. Từ ngày 05/12/1992 thực hiện quy chế về thành lập và giải thể DNNN ban hành kèm theo Nghị định 388-HĐBT ngày 20/11/1991 và Nghị định số 156-HĐBT ngày 07/5/1992 của Hội đồng Bộ trưởng Công ty mang tên là Công ty công trình giao thông II Vĩnh Phú. Lúc này nhiệm vụ chính của Công ty là xây dựng cầu đường bộ. 1.1.2- Giai đoạn từ 1997 đến nay: Là giai đoạn tiếp tục thực hiện công cuộc đổi mới của Đảng. Đặc biệt năm 1997 tỉnh Vĩnh Phú được chia tách 2 tỉnh là Vĩnh Phúc và Phú Thọ. Một bộ phận Cán bộ CNV ở Công ty công trình giao thông I quê quán ở Phú Thọ được chuyển về Công ty công trình giao thông II và một bộ phận Cán bộ CNV ở Công ty Công trình giao thông II quê quán ở Vĩnh Phúc được chuyển về Công ty công trình giao thông I. Công ty công trình giao thông II Vĩnh Phú được sắp xếp và tổ chức lại thực hiện quyết định số 69/QĐ-UB ngày 16/01/1997 của UBND tỉnh Phú Thọ từ ngày 01/01/1997 Công ty công trình giao thông II Vĩnh Phú đổi tên thành Công ty công trình giao thông Phú Thọ. Nhiệm vụ, mô hình tổ chức, máy móc thiết bị giữ nguyên như cũ, số CBCNV từ 145 người tăng lên 300 người. Thi hành quyết định số: 1957/QĐ-UBND ngày 27/10/2005 của Chủ tịch UBND ngày 27/10/2005 của chủ tịch UBND tỉnh Phú Thọ về việc duyệt phương án chuyển Công ty Nhà nước: Công ty công trình giao thông Phú Thọ thành Công ty cổ phần xây dựng giao thông Phú Thọ như hiện nay. Bảng 1.1 : KẾT QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRONG 5 NĂM QUA Đơn vị tính: 1.000đ STT Các chỉ tiêu Năm 2002 2003 2004 2005 2006 1 Tổng tài sản cố định 18.029.730 17.000.425 47.192.025 45.268.598 43.683.047 2 Tổng tài sản lưu động 13.945.930 12.652.213 44.111.113 42.541.214 41.204.105 3 Tổng tài sản nợ 18.029.730 17.000.425 47.192.025 45.268.598 43.683.047 4 Tài sản nợ lưu động 15.212.535 12.825.968 45.571.719 43.193.894 42.206.373 5 Lợi nhuận trước thuế 206.540 193.285 1.603.423 333.139 259.115 6 Lợi nhuận sau thuế 108.708 139.165 1.090.328 238.859 186.563 7 Tổng doanh thu 11.298.256 16.318.442 57.570.877 68.570.825 61.724.317 8 Lao động bình quâ n 160 170 170 158 158 9 Thu nhập bình quâ n 600 570 780 900 1.200 Qua bảng tổng kết trên ta nhận thấy, Tài sản có của Công ty 100% là nợ. Điều này khá mạo hiểm trong kinh doanh và công ty đó chuyển sang hình thức hoạt động cổ phần. Ngày nay, sau khi trở thành thành viên chính thức của WTO thì Công ty lại có nhiều đối thủ cạnh tranh tầm cỡ, đây là một thách thức không hề nhỏ chút nào đối với Công ty. Trái lại, tổng doanh thu hàng năm của công ty lại không hề nhỏ, cũng chứng tỏ được năng lực của Công ty Cổ phần XD giao thông Phú Thọ là khá cao, nhưng lại tăng giảm không đều đòi hỏi Công ty phải có kế hoạch kinh doanh cho phù hợp với tình hình thực tế của mình. Số lượng lao động của công ty ban đầu tăng nhẹ, sau đó lại giảm cùng với sự tăng lên của thu nhập bình quân. Đây là tín hiệu khá tốt cho Công ty trong thời kỳ mới này. 1.2- Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh và phân cấp quản lý tài chính: 1.2.1- Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh: Công ty Cổ phần xây dựng giao thông Phú Thọ đứng đầu là giám đốc là người chịu trách nhiệm chỉ huy toàn bộ bộ máy quản lý. Ngoài việc uỷ nhiệm cho các Phó Giám đốc, giám đốc cũng trực tiếp chỉ huy các trưởng phòng. Giúp việc cho giám đốc gồm có 02 phó giám đốc trực tiếp chỉ huy các bộ phận được phân công uỷ quyền. Phó giám đốc phụ trách về kỹ thuật thi công và an toàn thi công trực tiếp phụ trách phòng kỹ thuật, Phó giám đốc phụ trách vật tư thiết bị, kỹ thuật xe, máy và nội quy chính của Công ty. Cũng phụ trách vật tư và phòng hành chính. Các phòng chức năng được tổ chức theo yêu cầu của việc quản lý sản xuất kinh doanh chịu sự chỉ huy trực tiếp hoặc gián tiếp của giám đốc bao gồm 04 phòng ban với các chức năng nhiệm vụ: - Phòng kế hoạch kỹ thuật: Tham mưu ban giám đốc về lập kế hoạch sản xuất căn cứ vào thiết kế của bên A, tổ chức kiểm tra hồ sơ và các chỉ tiêu kế hoạch để vạch ra phương án thi công tối ưu nhất, vừa đảm bảo thiết kế, vừa đảm bảo an toàn trong thi công. Trong khi kiểm tra nếu phát hiện ra các lỗi kỹ thuật phải có trách nhiệm báo cho bên A biết để có biện pháp sử lý kịp thời. Giám sát thi công và nghiệm thu các công trình về kỹ thuật. Thanh toán, quyết toán và lập hồ sơ hoàn công. - Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu Ban giám đốc về nhân sự công ty. Tổ chức, tuyển chọn lao động theo kế hoạch được giao. Giải quyết chế độ, chính sách cho người lao động theo đúng chế độ Nhà nước quy định như: Lương, thưởng, phúc lợi đào tạo,.... quản lý hồ sơ, nhận xét cán bộ, lập tờ trình để bổ nhiệm đề bạt ngoài ra phũng lao động tiền lương của Công ty cũng đảm nhiệm các vấn đề về an ninh trật tự, quân sự, tự vệ. Chịu trách nhiệm về các vấn đề ăn ở, làm việc của công nhân viên, tổ chức hội nghị, cuộc họp, tiếp khách theo dõi sức khoẻ khám chữa bệnh BHYT cho công nhân viên. - Phòng tài chính kế toán: Tham mưu Ban giám đốc về tài chính. Tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán trong phạm vi Công ty. Giúp lãnh đạo những thông tin kinh tế cần thiết, hướng dẫn chỉ đạo kiểm tra các bộ phận trong đơn vị thực hiện đầy đủ các chế độ chính sách như: Chế độ ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán, chế độ quản lý kinh tế tài chính. Lập kế hoạch về tài chính hàng năm cho đầu tư chiều sâu trong quá trình sản xuất, hạch toán, làm báo cáo quyết toán theo chế độ báo cáo kế toán của Nhà nước. - Phòng vật tư thiết bị: Tham mưu ban giám đốc về kế hoạch vật tư thiết bị, lập kế hoạch đầu tư thiết bị cho sản xuất, mua sắm, cung cấp vật tư theo yêu cầu cho các công trình, thanh quyết toán về vật tư. Giám đốc Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật Phó Giám đốc phụ trách vật tư Phòng tài chính kế toán Phòng vật tư thiết bị Phòng kế hoạch kỹ thuật Phòng tổ chức hành chính Đội thi công số 1 Đội thi công số 2 Đội thi công số 3 Đội thi công số 4 Sơ đồ 1.1: Sơ dồ tổ chức bộ máy Công ty cổ phần XDGT Phú Thọ 1.2.2- Đặc điểm của phân cấp quản lý tài chớnh: Tại Công ty Cổ phần Xây dựng Giao thông Phú Thọ thì Giám đốc là người quyết định và ký tất cả mọi chứng từ thu chi, các hợp đồng kinh tế, giao nhận thầu và thanh lý bàn giao các công trình hoàn thành cho bên A. Cùng 02 Phó giám đốc có quyền duyệt kinh phí, cấp vật tư, phương tiện cho những đơn vị thi công, chỉ thị các phòng ban thực hiện những kế hoạch cụng việc đó được giám đốc thông qua. Cùng tất cả các phòng ban và các tổ đội thi công phải trình tất cả các chứng từ liên quan lên giám đốc. 1.2.3- Đặc điểm tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm: 1.2.3.1- Đặc điểm tổ chức sản xuất: - Loại hình sản xuất của Công ty CP XD Giao thông Phú Thọ: Loại hình sản xuất liên tục. - Chu kỳ sản xuất và kết cấu chu kỳ sản xuất thời gian dài, tháng, quý, năm, hết một chu kỳ sản xuất thành một chu kỳ sản phẩm. - Kết cấu sản xuất của Công ty CP XD Giao thông Phú Thọ gồm 3 bộ phận chính sau: + Bộ phận sản xuất chính: Bộ phận xây lắp + Bộ phận cung cấp: Bộ phận vật tư - thiết bị + Bộ phận vận chuyển: Bộ phận xe, máy * Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm: Công ty CP XD Giao thông Phú Thọ tổ chức hoạt động với một số ngành nghề sản xuất kinh doanh trong đó chủ yếu là hoạt động xây dựng, sửa chữa công trình giao thông các loại và xây dựng công trình công nghiệp dân dụng loại vừa và nhỏ phục vụ ngành giao thông vận tải do cấp trên giao hoặc do Công ty tự tìm kiếm, liên doanh liên kết. Ở Công ty hiện nay có 3 quy trình công nghệ chính là: Làm đường, sửa đường và rải thảm bờ tụng asphalt. - Dây chuyền làm đường mới: Đào khuôn đường Trồng đá hộc Ra đá 4x6 Lu lốn Ra đá 1x2 Tưới nhựa nhũ tương 2 lớp Lu lốn Vệ sinh mặt đường Cuốc sửa vùng chỗ vỏ Ra đá 4x6 Lu lốn Ra đá 1x2 Tưới nhựa nhũ tương 2 lớp Ra đá 1x2 Dây truyền vá sửa đường: - Dây truyền là hố: Đào khuôn đường Đặt vỉa 18x22 Đặt thoát nước Cát đen đổ nền Tưới nước đầm chăt Lát gạch 30x30 Lu lốn - Dây truyền sửa hố: Đào hè phần sụt lở Đổ cát tưới nước đầm chặt Lát gạch theo nguyên mẫu hố cũ - Dây truyền dải thảm đường bê tông asphalt: Vệ sinh mặt đường Bổ lề chân chim Tưới nhựa dính bán Rải rựa bờ tụng Lu bánh lốp Đập mép đường Lu nặng Sơ đồ quy trình sản xuất: Do đặc thù của Công ty là vừa nhận thầu, lại vừa sản xuất các vật liệu nên quy trình sản xuất được thực hiện qua sơ đồ sau: Khảo sát Thiết kế Lập dự án Bảo hành sản phẩm Bàn giao thanh toán Thi cụng xây dựng công trình Sơ đồ 1.2 :Quy trình công nghệ làm đường mới 1.3- Đặc điểm sản phẩm: Với đặc điểm riêng của sản phẩm xây dựng nhưng tác động trực tiếp đến công tác tổ chức quản lý. Quy mô công trình giao thông rất lớn, sản phẩm mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất kéo dài, chủng loại yếu tố đầu vào đa dạng và đòi hỏi nguồn vốn đầu tư lớn. Để đảm bảo sử dụng có hiệu quả nguồn này, một yêu cầu bắt buộc đối với các đơn vị xây dựng là phải xây dựng lên mức giá dự toán thi công. Trong quá trình sản xuất, thi công giá dự toán trở thành thước đo và được so sánh với các khoản chi phí thực tế phát sinh. Sau khi hoàn thành công trình, giá dự toán lại là cơ sở để nghiệm thu, kiểm tra chất lượng công trình, xác định giá thành quyết toán công trình và thanh lý hợp đồng kinh tế đó ký kết. Bên cạnh sự tác động của đặc điểm sản phẩm xây dựng thì việc tổ chức quản lý sản xuất, hạch toán kế toán các yếu tố đầu vào cũng chịu ảnh hưởng của quy trình công nghệ. Môi trường kinh tế: Đất nước ta đang trên đà phát triển để tiến kịp các nước phát triển trong khu vực. Vì vậy, thu nhập mỗi cá nhân đều tăng lên, mức sống của con người ngày càng cao. Như nhà cửa, nội thất, phương tiện đi lại. Vì vậy, những con đường mới được mở ra to hơn, đẹp hơn, chất lượng hơn, những con đường nhỏ được nâng cấp, cải tạo để đáp ứng được nhu cầu xã hội đang ngày một phát triển.. Môi trường công nghệ: Phát triển khoa học kỹ thuật sẽ thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp , doanh nghiệp sẽ phải đầu tư máy móc hiện đại là cho tiến độ nhanh và thuận lợi hơn. Môi trường tự nhiên: Khí hậu và địa hình ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp, địa hình hiểm trở ảnh hưởng đến việc vận chuyển nguyên vật liệu, máy móc gây khó khăn cho việc thi công. Mưa gió ảnh hưởng đến tiến độ thi công của công trình. Môi trường văn hoá xã hội: Công ty thường thi công ở nhiều nơi khác nhau vì vậy phong tục tập quán ở mỗi nơi khác nhau nhất là vùng cao. Vì vậy ảnh hưởng đến việc ăn ở của công nhân. Môi trường luật pháp: Trong quá trình công nghiệp hoá, Việt Nam đang ngày càng xây dựng và hoàn thiện hệ thống pháp luật với mục đích tạo ra hành lang pháp lý thông thoáng cho tất cả các doanh nghiệp hoạt động, giảm gọn nhẹ các thủ tục hành chính nhằm đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh và tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp hoạt động. 1.4 - Đặc điểm lao động kế toán và tổ chức bộ máy kế toán 1.4.1- Đặc điểm lao động kế toán Phòng kế toán của công ty cổ phần xây dựng giao thông Phú Thọ có 05 người trong đó trình độ chuyên môn Đại học kinh tế tài chính 02 người, 02 người Cao đẳng, 01 người trung cấp. Đứng đầu là kế toán trưởng với bề dày kinh nghiệm công tác và trình độ chuyên môn nghiệp vụ lâu năm đó trực tiếp chỉ đạo điều hành các thành viên trong bộ máy. Các kế toán viên phải chịu trách nhiệm về phần hành kế toán riêng của mình nhưng lại có mối liên hệ mật thiết với nhau, tạo thành một hệ thống kế toán đồng bộ. 1.4..2- Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Để phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh và đáp ứng được yêu cầu của công tác hạch toán kế toán, tổ chức thu thập xử lý và cung cấp trung tâm kế toán, bộ máy kế toán của Công ty cổ phần giao thông Phú Thọ được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung. Theo mô hình này toàn Công ty chỉ tổ chức một phòng kế toán duy nhất để thực hiện toàn bộ công tác kế toán, công tác tài chính và thống kê của Công ty. Ở các đơn vị trực thuộc không có thể tổ chức kế toán riêng mà công việc này người đội trưởng làm nhiệm vụ thu thập, kiểm tra chứng từ ban đầu, ngoài ra cũng thực hiện một số phần hành kế toán, gửi báo cáo định kỳ và các chứng từ kế toán về phòng kế toán để kiểm tra và ghi sổ kế toán. Sơ đồ 1.3 :Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Công ty CP XDGT Phú Thọ Kế toán trưởng Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng tiền vay Kế toán tài sản cố định vật liệu CCDC Kế toán tổng hợp thanh toán tiền lương chi phí và giá thành Thủ quỹ Nhân viên kỹ thuật ở các đội thi công Tại công ty cổ phần xây dựng giao thông Phú Thọ bộ máy kế toán được phân công nhiệm vụ của từng người. + Kế toán trưởng: Phụ trách chung theo nhiệm vụ chức năng của phòng chịu trách nhiệm trước pháp luật do nhà nước quy định, thực hiện toàn bộ tác kế toán, cung cấp toàn bộ thông tin kinh tế, tham gia ký duyệt hợp đồng kinh tế, hạch toán kế toán và phân tích kế toán chung của Công ty. + Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay ngân hàng: Chịu trách nhiệm theo dõi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài sản tiền gửi ngân hàng để phản ánh đầy đủ chi tiết vào sổ sách kế toán, lập báo cáo hàng tháng về tiền gửi ngân hàng theo dõi tình hình thu chi tiền mặt tại quỹ của Công ty. Đối chiếu số liệu tổng hợp với thủ quỹ theo dõi định kỳ các khoản vay nợ của Công ty đối với từng ngân hàng, tình hình thanh toán nợ và số dư nợ ngân hàng, định kỳ đối chiếu số dư nợ với các ngân hàng. + Kế toán nguyên vật liệu, CCDC, tài sản cố định: Theo dõi tình hình nhập xuất vật liệu, CCDC, phụ tùng sửa chữa ở từng công trình đối chiếu kiểm kê định kỳ đối với các nhân viên kế toán ngoài công trình để đảm bảo phù hợp số liệu trên sổ sách với thực tế. Đồng thời, kế toán cũng có nhiệm vụ ghi chép, đảm bảo phản ánh số liệu về tình hình tăng, giảm TSCĐ, tính khấu hao và phân bổ khấu hao cho từng công trình, từng đối tượng, theo dõi việc sửa chữa, thay thế tài sản cố định và việc sử dụng nguồn vốn khấu hao TSCĐ. + Kế toán tổng hợp thanh toán tiền lương và tính giá thành sản phẩm có nhiệm vụ điều hành kế toán viên, tổng hợp số liệu lập báo cáo tài chính, theo dõi chi phí và tính già thành, đồng thời theo dõi việc thanh toán lương, BHXH với cán bộ công nhân viên. + Thủ quỹ: - Căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi thủ quỹ tiến hành thu, chi theo số tiền đó được duyệt. - Cuối kỳ thủ quỹ phải đối chiếu số dư tại quỹ với số dư trên tài khoản tiền mặt để đảm bảo việc thu, chi trong tháng hợp lý. Một bộ phận kế toán của công ty có chức năng và nhiệm vụ riêng nhưng lại có mối quan hệ chặt chẽ với nhau để hoàn thành tốt nhiệm vụ kế toán của công ty. Bộ máy kế toán của công ty cổ phần xây dựng giao thông Phú Thọ được tổ chức gọn như tiết kiệm chi phí về nhân viên, nhưng vẫn đáp ứng được nhiệm vụ kế toán khai thác được tối đa năng lực của kế toán. 1.5 - Đặc điểm tổ chức vận dụng chế độ kế toán Công ty cổ phần xây dựng giao thông Phú Thọ áp dụng hình thức kế toán tập trung. Theo hình thức này, công tác tài chính kế toán được thực hiện tại phòng tài chính kế toán của công ty. Kỳ kế toán ở Công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào 31 tháng 12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là đồng Việt Nam (VNĐ). Chế độ kế toán áp dụng: Chế độ kế toán của Doanh nghiệp Việt Nam. Chế độ chứng từ kế toán: Thực hiện theo đúng quy định của Luật kế toán Ban hành theo QĐ số 48/2006 /QĐ - BTC, ngày 14 tháng 9 năm 2006. Chế độ sổ kế toán: Thực hiện đúng các quy định về sổ kế toán trong Luật kế toán và Ban hành theo QĐ số 48/2006 / QĐ- BTC, ngày 14 tháng 9 năm 2006. Hình thức sổ kế toán Công ty đang áp dụng là hình thức chứng từ ghi sổ . * Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên. * Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ 1.5.1- Đặc điểm vận dụng chứng từ kế toán Công ty áp dụng các loại chứng từ sau: Phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn GTGT,.... Đặc điểm luân chuyển chứng từ nói chung của đơn vị: Tất cả các chứng từ kế toán do công ty lập hoặc từ bên ngoài chuyển vào đều được tập chung tại phòng kế toán. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó. Sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới áp dụng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Tất cả các chứng từ sau khi ghi sổ và kết thúc kỳ hạch toán đều được chuyển sang lưu trữ, đảm bảo an toàn, khi cần có thể tìm được nhanh chóng. Khi kết thúc thời hạn lưu trữ, chứng từ đem huỷ. 1.5.2- Đặc điểm tài khoản kế toán áp dụng Công ty áp dụng hệ thống tài khoản ban hành kèm theo Quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính ban hành "Chế độ kế toán doanh nghiệp" Tài khoản kế toán được dùng để theo dõi và phản ánh tình hình và sự biến động của từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn và từng khoản nợ phải thu, nợ phải trả. Bởi vậy , để cung cấp đầy đủ thông tin cho quản lý cũng như phụ thuộc vào quy mô, vào điều kiện kinh doanh và vào loại hỡnh hoạt động, sở hữu của mình, trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán thống nhất do Nhà nước ban hành, Công ty đó lựa chọn những tài khoản thích hợp để vận dụng đó tạo thành hệ thống tài khoản kế toán của Công ty. 1.5.3- Đặc điểm vận dụng sổ sách kế toán Công ty đó áp dụng hệ thống kế toán chứng từ ghi sổ, trong nhiều năm qua công ty đó nghiên cứu, bước đầu áp dụng triển khai hệ thống này, với những đặc thù riêng của ngành giao thông vận tải và đặc điểm riêng của công ty. - Chứng từ ghi sổ là hình thức sổ tờ rời được mở riêng cho từng tài khoản theo định kỳ mỗi tháng một lần, căn cứ vào chứng từ phát sinh theo từng loại để lên chứng từ ghi sổ. - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ này vừa dựng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ vừa để kiểm tra đối chiếu số liệu với bảng cân đối số phát sinh. - Sổ cái được mở riêng cho từng tài khoản, mỗi tài khoản được mở một trang hoặc một số trang tuỳ theo số lượng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít của từng tài khoản. - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp chưa phản ánh được. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các chỉ tiêu chi tiết về tình hình tài sản, vật tư, tiền vốn, tình hình hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh của công ty và là căn cứ để lập báo cáo tài chính. Sơ đồ 1.4 : Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc và bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ cái Sổ quỹ Sổ (thẻ) Kế toán chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối tài khoản Bảng cân đối kế toán Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Qua sơ đồ trên ta thấy: + Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc và bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi được dùng làm căn cứ để lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng phải khoá sổ để tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng, trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và sổ tổng hợp chi tiết thì lập báo cáo tài chính. 1.5.4- Đặc điểm vận dụng báo cáo kế toán Báo cáo tài chính của công ty được trình bày bằng đồng việt nam, được lập theo hướng dẫn của "Chế độ báo cáo tài chính doanh nghiệp Việt Nam" ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính và chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ tài chính ban hành. Gồm: - Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01 - DN ) - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02 - DN ) - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03 - DN ) - Bản thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09 - DN ) Báo cáo quản trị: Các báo cáo bộ phận là: Báo cáo về chi phí, doanh thu, kết quả thu nhập của các bộ phận kinh doanh trong một doanh nghiệp. PHẦN 2 - THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XDGT PHÚ THỌ 2.1 - Đặc điểm nguyên vật liệu và quản lý nguyên vật liệu tại công ty cổ phần XDGT Phú Thọ Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động, thể hiện dưới dạng vật hoá, trong các doanh nghiệp, nguyên vật liệu được sử dụng phục vụ cho việc sản xuất chế tạo sản phẩm và thực hiện dịch vụ hay sử dụng cho bán hàng, cho quản lý doanh nghiệp. Đặc điểm của vật liệu là giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Khi tham gia vào hoạt động sản xuất – kinh doanh, nguyên vật liệu bị biến dạng và tiêu hao hoàn toàn. Nguyên vật liệu được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau như: mua ngoài, tự sản xuất, nhận vốn góp liên doanh, vốn góp của các thành viên tham gia, công ty… Trong đó chủ yếu là doanh nghiệp mua ngoài. Công ty cổ phần xây dựng giao thông Phú Thọ là một đơn vị xây dựng cơ bản nên chi phí về nguyên vật liệu chiếm 70% giá trị sản lượng. Do đó yêu cầu đặt ra cho công ty một nhiệm vụ hết sức nặng nề trong công tác quản lý và hạch toán các quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu. Do điều kiện nền kinh tế thị trường có nhiều thuận lợi trong công việc thu mua các loại nguyên vật liệu mang tính chất đặc thù của công ty và chính sách khoán sản phẩm đến từng tổ, đội sản xuất nên tại công ty không bố trí hệ thống kho tàng như thời bao cấp mà chỉ có những bãi dự trữ nguyên vật liệu phục vụ cho nhu cầu của từng công trình và chỉ dự trữ một lượng vừa đủ cho công trình đó. Bộ phận quản lý vật tư là phòng vật tư có trách nhiệm quản lý vật tư và làm theo lệnh của giám đốc. Tiến hành nhập xuất vật tư trong tháng, định kỳ tiến hành kiểm kê để tham mưu cho giám đốc những chủng loại vật tư cần dùng cho sản xuất, những loại vật tư còn tồn đọng … để giám đốc có những biện pháp để giải quyết hợp lý, tránh tình trạng cung ứng không kịp thời làm giảm tiến độ sản xuất thi công hay tình trạng ứ đọng vốn do vật tư tồn đọng quá nhiều, không sử dụng hết Bên cạnh cán bộ của phòng vật tư, thống kê đội, thủ kho có trách nhiệm nhập. Xuất vật tư theo phiếu nhập, phiếu xuất đủ thủ tục chứng từ mà công ty quy định. Hàng tháng, hàng quý kết hợp với cán bộ chuyên môn khác tiến hành kiểm kê vật liệu thừa thiếu trong tháng, quý. 2.2- Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại công ty cổ phần XDGT Phú Thọ 2.2.1 Phân loại nguyên vật liệu Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu – công cụ dụng cụ bao gồm rất nhiều loại khác nhau, đặc biệt là trong ngành xây dựng cơ bản với nội dung kinh tế và tính năng lý hoá học khác nhau. Để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ, phục vụ cho kế hoạch quản trị … cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Trước hết với vật liệu, căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chúng trong quá trình thi công xây dựng, căn cứ vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp thì nguyên vật liệu được chia thành các loại sau : *Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của Công ty và là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm như: Đá 4x6 , Đá bây , Đá 1x2 , Đá 0.5 , Cát vàng , Xi măng , sắt , thép , Nhựa đường . + Đá 4x6 , đá bây , làm móng công trình + Đá 1x2 , đá 0.5, làm cát mặt + Đá 1x2 , đá 0.5 , cát , nhựa đường cộng với các nhiên liệu như dầu Fo, DIEZEN, để làm ra bê tông áp phan trải mặt đường. * Nguyên vật liệu phụ: Cũng là đối tượng lao động nó không cấu thành nên thực thể của công trình nhưng nó có tác dụng tăng chất lượng của công trình và tạo điều kiện cho quá trình sản xuất được tiến hành bình thường bao gồm các loại: phụ gia, bê tông, gỗ, sơn, đất đèn, bột đá , đá mạt , nhũ tương Bột đá , đá mạt : tham gia để làm bê tông áp phan Sơn , sơn biển báo , côt tiêu mốc công trình Nhũ tương , tưới dính bám mặt đường để dải thảm bê tông áp phan . *Nhiên liệu: Bao gồm xăng, Dầu Diezen, dầu phụ… dùng để cung cấp cho đội xe cơ giới vận chuyển chuyên chở nguyên vật liệu hoặc chở cán bộ lãnh đạo của Công ty hay các phòng ban đi liên hệ công tác. * Phụ tùng thay thế : là những loại vật tư sản phẩm dùng để thay thế sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải . * Phế liệu: đá thải lốp xe hỏng, vỏ thùng nhựa đường, vỏ phi dầu + Đá thải : là những loại đá ngoài kích cỡ tiêu chuẩn, đá thải được lấy làm móng công trình . + Lốp xe hỏng: là lớp xe hỏng của các máy móc thiết bị phục vụ thi công công trình, lốp hỏng được dùng để đốt nhựa đường nóng chảy tưới dính bám mặt đường để dải đá hoặc dải bê tông áp phan . + Vỏ thùng nhựa đường: dùng để chứa nước cho các công trình thi công xa nguồn nước, thùng chứa nước cứu hoả . + Vỏ phi dầu: dùng để chứa dầu DIEZEN cho các công trình xa cây xăng để cung cấp cho máy móc thiết bị thi công , hoặc chứa nhũ tương . Bảng biểu 2.1 SỔ ĐIỂM DANH VẬT LIỆU Loại : Nguyên vật liệu chính Ký hiệu : 1521 Ký hiệu Tên nhãn hiệu quy cách vật liệu Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Ghi chú Nhóm vật liệu Danh điểm vật liệu 1521 - 01 1521- 01-001 1521- 01-002 Đá 4 x 6 Đá 1 x 2 M M 1521 - 02 1521- 01-001 1521- 01-002 Nhựa đường đặc Nhựa đường lỏng Kg Kg Ý nghĩa mã số : Đá và nhựa đường là nguyên vật liệu chính trực tiếp , đá 4 x 6 là vật lliệu thứ nhất thuộc nhóm đá . 2.2.2 –Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá vật liệu- công cụ dụng cụ là xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định về nguyên tắc kế toán nhập xuất tổng hợp, nhập xuất tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ công ty phản ánh trên giá thực tế. Nguồn vật liệu của ngành xây dựng cơ bản nói chung và của Công ty cổ phần xây dựng Giao Thông nói riêng là rất lớn, công ty chưa đảm nhiệm được việc chế biến và sản xuất ra nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ mà nguồn vật liệu chủ yếu do mua ngoài. Đối với nguyên liệu, ._.vật liệu: Giá thực tế vật liệu nhập do mua ngoài: * Trường hợp bên bán vận chuyển vật tư cho công ty thì giá thực tế nhập kho chính là giá mua ghi trên hoá đơn. Ví dụ: trên phiếu nhập kho số 182 ngày 8/10/2007. Nguyễn Văn Hùng nhập vào kho vật liệu của công ty theo hoá đơn số 358 ngày 8/10/07 của cửa hàng VLXD Thuỷ kỳ 1269 Hùng Vương Việt Trì Phú Thọ. Giá thực tế nhập xi măng là 77.000.000 (giá ghi trên hoá đơn). * Trường hợp vật tư do đội xe vận chuyển của công ty thực hiện thì giá thực tế nhập kho chính là giá mua trên hoá đơn cộng với chi phí vận chuyển. Ví dụ: Trên phiếu nhập kho số 143 ngày 10/10/2007, đồng chí Hùng nhập vào kho công ty 20.000 kg xi măng Hoàng Thạch theo hoá đơn số 142 ngày 10/10/07 của cửa hàng Thắng thuỳ. Giá thực tế nhập kho của xi măng Hoàng Thạch là 16.800.000. Trong đó ghi trên hoá đơn là 16.200.000 và chi phí vận chuyển là 600.000đ. + Giá thực tế vật liệu xuất dùng cho thi công: Giá thực tế vật liệu xuất dùng cho thi công được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước. Ví dụ: Theo đơn giá xuất vật tư xi măng Hoàng Thạch ở chứng từ xuất kho số 140 ngày 24/10/07. Xuất cho Nguyễn Việt Trung thi công xây dựng công trình TC 30 Yên Bái yêu cầu số lượng xuất là 40.000kg. Theo chứng từ 140 ngày 9/10/07xi măng Hoàng Thạch được nhập theo giá 840đ/kg. Vậy thực tế xuất kho xi măng Hoàng Thạch được tính như sau: 30.000kg x 850đ = 25.500.000 10.000kg x 840đ = 8.400.000 33.900.000 2.3 - Thủ tục, chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu tại công ty cổ phần XDGT Phú thọ. 2.3.1 - Chứng từ và thủ tục nhập kho Quy trình luân chuyển phiếu nhập kho: Theo quy định tất cả các vật liệu khi về đến công ty đều phải làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho. Khi nhận được hoá đơn của người bán gửi tới hoặc của nhân viên mua vật tư đem về công ty. Ban vật tư của công ty sẽ đối chiếu với kế hoặch thu mua để giải quyết. Trước khi nhập kho vật liệu trưởng ban kiểm tra phải tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm vật tư, kiểm tra về số lượng, chất lượng, quy cách, phẩm chất vật tư .Căn cứ vào hoá đơn, giấy báo nhận hàng ban vật tư lập phiếu nhập vật tư thành hai bản, người phụ trách kí vào hai bản đó rồi chuyển xuống cho Thủ kho để làm căn cứ nhập nguyên liệu vật liệu . Hoá đơn người bán hàng được chuyển cho kế toán thanh toán để làm thủ tục thanh toán với người bán . Căn cứ vào phiếu nhập kho Thủ kho tiến hành kiểm nhận vật tư nhập kho ghi số lượng thực nhập và cùng với người bán hàng kí vào hai liên . Nếu phát hiện thừa, thiếu nguyên liệu vật liệu khi nhập kho hoặc không đúng quy cách phẩm chất của nguyên vật liệu đó thì Thủ kho báo cho ban vật tư biết để giải quyết .Nếu có sự khác biệt lớn về chất lượng và số lượng của nguyên liệu vật liệu giữa hoá đơn và thực nhập thì phải lập biên bản kiểm nghiệm . Phiếu nhập kho chia làm 3 liên: Liên 1: Lưu tại phòng kế toán Liên 2: Giao cho cán bộ vật tư Liên 3: Giao cho thủ kho để theo dõi số lượng làm cơ sở đối chiếu với kế toán vật liệu. Phiếu nhập kho phải có đầy đủ chữ ký của đơn vị, kế toán trưởng và thủ kho thì mới hợp lệ. Nội dung của phiếu nhập kho là theo dõi số tiền và số lượng vật tư + Minh hoạ thủ tục nhập kho : Ví dụ 1: Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0026139 ngày 06/ 10/ 2007, Công ty mua vật tư của Công ty TNHH Thương Mại và XD Thế Cường Gồm hoá đơn bán hàng , biên bản kiểm nghiệm vật tư , phiếu nhập kho: Bảng biểu 2.2: Hoá đơn GTGT Mẫu số 01GTKT-3L Liên hai : giao khách hàng GT199- B Ngày 06/10/2007 Số 0026139 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Thương Mại và XD Thế Cường Địa chỉ : Vân cơ - Việt trì – Phú Thọ Điện thoại : 0210 952336 Mã số : 2600.306.441 Họ tên người mua : Nguyễn Kim Hùng Đơn vị : Công ty Cổ Phần XDGT Phú Thọ Địa chỉ : Khu 1 Vân Phú Việt Trì Phú Thọ Hình thức thanh toán : TM Mã số : 260016684 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3= 1x 2 1 Đá 1 x 2 m 3 200 120.000 24.000.000 2 Cát m 3 50 60.000 3.000.000 Cộng tiền hàng 27.000.000 Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT: 2.700.000 Tổng cộng tiền thanh toán 29.700.000 Số tiền viết bằng chữ : Hai m ươi chín triệu bảy trăm ngàn đồng chẵn . Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( kí ghi rõ họ tên) ( kí ghi rõ họ tên) ( kí ghi rõ họ tên ) Bảng biểu 2.3: Công ty CPXDGT Phú Thọ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------- o0o --------- BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Vật tư công cụ , sản phẩm , hàng hoá Ngày 06/10/2007 Số : Căn cứ hoá đơn số 0026139 Ngày 06 Tháng 10 năm 2007 Ban kiểm nghiệm gồm : + Bà Hoa Thị Hằng : Chức vụ . TP tài vụ . Trưởng ban + Ông Nguyễn Thái Sơn : Chức vụ . T.P kế hoạch. + Ông Nguyễn Văn Hùng : Chức vụ . Cán bộ vật tư + Bà Nguyễn Thị Bình : Chức vụ . Thủ kho Đã kiểm nghiệm các loại STT Tên nhãn hiệu , quy cách ,vật tư, công cụ sản phẩm hàng hoá Mã số Phương thức kiểm nghiệm ĐVT Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Số lượng đúng quy cách phẩm chất Số lượng không đúng qc phẩm chất A B C D E 1 2 3 1 Đá 1 x 2 m 3 200 200 0 2 Cát m 3 50 50 0 Ý kiến kiểm nghiệm vật tư đủ số liệu đảm bảo chất lượng đồng ý nhập kho công ty . Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (Ký họ tên ) (Ký họ tên ) (Ký họ tên ) Bảng biểu 2.4 Công ty Cổ phần XDGT Phú Thọ Mẫu số: 01 – VT Theo QĐ số 15 – TC/CĐKT Ngày 20/03/06 của BTC PHIẾU NHẬP KHO Lập ngày 06/10/2007 Nợ : ………………. Số :……………… Có :………………….. Họ, tên người giao hàng : Công ty kinh doanh vật tư Thuỷ kỳ Theo hoá đơn số 0026139 Ngày 06 Tháng 10 năm 2007 Nhập tại kho : Công ty STT Tên, nhãn hiệu , phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Đá 1 x 2 m 3 200 200 120.000 24.000.000 2 Cát m 3 50 50 60.000 3.000.000 Cộng 27.000.000 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Hai mươi bảy triệu đồng chẵn . Ngày 06 Tháng 10 năm 2007 Người lập Người giao hàng Thủ kho T.P KHVT KT trưởng Giám đốc (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Ví dụ 2: Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0015300 ngày 16/ 10/ 2007, Công ty mua vật tư của công ty xăng dầu Phú Thọ Gồm hoá đơn bán hàng, biên bản kiểm nghiệm vật tư, phiếu nhập kho : Bảng biểu 2.5 Hoá đơn GTGT Mẫu số 01GTKT-3L Liên hai : giao khách hàng XD/2006T Ngày 16/10/2007 Số 0015300 Đơn vị bán hàng : Cụng ty TNHH Hiền Thắng Địa chỉ : Vân cơ - Việt trì – Phú Thọ Số TK :421101000087 Điện thoại : 0210 92341 Mã số :2600108866-1 Họ tên người mua : Trần Anh Đơn vị : Công ty Cổ Phần XDGT Phú Thọ Địa chỉ : Khu 1 Vân Phú Việt Trì Phú Thọ Hình thức thanh toán : TM Mã số : 260016684 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3= 1x 2 1 Đá mạt kg 2.000 7.500 15.000.000 2 Bột đá mịn kg 5.000 9.000 45.000.000 Cộng tiền hàng 60.000.000 Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT: 6.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán 66.000.000 Số tiền viết bằng chữ : Sáu mươi sáu triệu đồng chẵn . Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( kí ghi rõ họ tên) ( kí ghi rõ họ tên) ( kí ghi rõ họ tên ) Bảng biểu 2.6 Công ty CPXDGT Phú Thọ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------- o0o --------- BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Vật tư công cụ , sản phẩm , hàng hoá Ngày 16/10/2007 Số : Căn cứ hoá đơn số 0015300 Ngày 16 Tháng 10 năm 2007 Ban kiểm nghiệm gồm : + Bà Nguyễn Thị Nguyệt- kế toán vật tư. + Ông Nguyễn Thái Sơn : Chức vụ . T.P kế hoạch. + Ông Nguyễn Văn Hùng : Chức vụ . Cán bộ vật tư + Bà Nguyễn Thị Bình : Chức vụ . Thủ kho Đã kiểm nghiệm các loại STT Tên nhãn hiệu , quy cách ,vật tư , công cụ sản phẩm hàng hoá Mã số Phương thức kiểm nghiệm ĐVT Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Số lượng đúng QC phẩm chất Số lượng không đúng QC phẩm chất A B C D E 1 2 3 1 Đá mạt kg 2.000 2.000 0 2 Bột đá mịn kg 5.000 5.000 0 Ý kiến kiểm nghiệm vật tư đủ số liệu đảm bảo chất lượng đồng ý nhập kho công ty . Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (Ký họ tên ) (Ký họ tên ) (Ký họ tên ) Bảng biểu 2.7 Công ty Cổ phần XDGT Phú Thọ Mẫu số: 01 – VT Theo QĐ số 15 – TC/CĐKT Ngày 20/03/06 của BTC PHIẾU NHẬP KHO Lập ngày 16/10/2007 Nợ : ………………. Số :……………… Có :………………….. Họ , tên người giao hàng : Công ty TNHH Hiền Thắng Theo hoá đơn số 0015300 Ngày 16 Tháng 10 năm 2007 Nhập tại kho : Công ty STT Tên, nhãn hiệu, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Đá mạt kg 2.000 2.000 7.500 15.000.000 2 Bột đá mịn kg 5.000 5.000 9.000 45.000.000 Cộng 60.000.000 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Sáu mươi triệu đồng chẵn . Ngày 16 Tháng 10 năm 2007 Người lập Người giao hàng Thủ kho T.P KHVT KT trưởng Giám đốc (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) 23.2 - Chứng từ và thủ tục xuất kho Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho: Khi có nhu cầu sử dụng NVL, các đội trưởng lập phiếu yêu cầu xin lĩnh vật tư gửi lên phòng kế hoạch thị trường. Phòng kế hoạch thị trường xem xét kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao NVL của mỗi loại sản phẩm duyệt phiếu yêu cầu xin lĩnh vật tư. Nếu vật liệu có giá trị lớn thì phải qua ban giám đốc công ty xét duyệt. Nếu là vật liệu xuất theo định kỳ thì không cần qua kiểm duyệt của lãnh đạo công ty. Sau đó, phòng thiết bị vật tư sẽ lập Phiếu xuất kho chuyển cho thủ kho. Thủ kho xuất NVL, ghi thẻ kho, ký phiếu xuất kho, chuyển cho kế toán NVL ghi sổ, bảo quản và lưu trữ . Phiếu xuất kho phải ghi chép đầy đủ, rõ ràng, chính xác không tẩy xoá, đầy đủ số lượng, giá trị vật tư và có đủ chữ ký của người xuất vật tư. Mỗi loại vật liệu xuất được ghi vào 1 dòng và khi xuất kho xong thì thủ kho lập phiếu xuất. Mỗi phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: - Liên 1: Lưu ở quyển phiếu xuất - Liên 2: Giao cho người lĩnh hàng - Liên 3: Giao cho thủ kho để vào thẻ kho, sau đó chuyển lên phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. Nội dung của phiếu xuất kho là theo dõi số tiền và số lượng vật tư. Bảng biểu 2.8 Công ty Cổ phần XDGT Phú Thọ Mẫu số: 01 – VT Theo QĐ số 15 – TC/CĐKT Ngày 20/03/06 của BTC PHIẾU XUẤT KHO Lập ngày 08/10/2007 Nợ : ………………. Số :……………… Có :………………….. Họ, tên người giao hàng : Nguyễn Sinh - Địa chỉ : ( bộ phận ) : Đội 5 Lý do xuất kho : TC công trình Vân phú - Thuỵ Vân Xuất tại kho : Công ty STT Tên, nhãn hiệu, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Đá 1 x 2 m 3 200 200 120.000 12.000.000 2 Cát m 3 50 50 60.000 1.800.000 Cộng 13.800.000 Cộng thành tiền ( bằng chữ ) : Mười ba triệu tám trăm nghìn đồng chẵn. Ngày 08 tháng 10 năm 2007 Người lập Thủ kho KT trưởng Giám đốc (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) 2.4 - Quy trình kế toán chi tiết NVL tại Công ty CPXD Giao Thông Phú Thọ Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu đòi hỏi phải phản ánh theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị thông qua việc tổ chức công tác kế toán chi tiết vật liệu. Để có thể tổ chức thực hiện được toàn bộ công tác vật liệu nói chung và kế toán chi tiết vật liệu nói riêng, trước hết phải bằng phương pháp chứng từ kế toán để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến tình hình nhập, xuất, vật liệu. Nhằm tiến hành công tác ghi sổ (thẻ) kế toán đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu sai sót trong việc ghi chép và quản lý tại công ty cổ phần XDGT Phú Thọ, để tổ chức công tác kế toán chi tiết vật liệu đã chọn phương pháp ghi thẻ song song. Việc áp dụng phương pháp này ở công ty được tiến hành như sau: Sơ đồ 2.1 SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ THEO PHƯƠNG PHÁP GHI THẺ SONG SONG Thẻ kho Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn Chứng từ nhập Chứng từ xuất Giải thích: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra + Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để phản ánh ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Mỗi loại vật liệu được theo dõi trên một thẻ kho để tiện cho việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu số liệu và quản lý được thuận lợi. Khi nhận được các chứng từ kế toán về nhập, xuất, tồn vật liệu thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ đó, đối chiếu với số liệu vật liệu thực nhập kho, thực xuất kho rồi tiến hành ghi vào thẻ kho về số lượng. Mẫu thẻ kho như sau: Bảng biểu 2.9 Công ty Cổ phần XDGT Phú Thọ Mẫu số: 01 – VT Theo QĐ số 15 – TC/CĐKT Ngày 20/03/06 của BTC THẺ KHO Lập ngày 01/10/2007 Tờn hàng, vật liệu: Nhựa đường Sheell Đơn vị tính: m3 Số TT Chứng từ Diễn giải Ngày N-X Số lượng Ký xác nhận của kế toán SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 0 1 610 15/10 Nhập của C.ty Sheell Việt Nam 15/10 20 - 20 2 2220 16/10 Xuất nhượng bán thảm 16/10 - 20 0 3 615 20/10 Nhập của C.ty Sheell Việt Nam 20/10 15 - 15 4 2225 21/10 Xuất nhượng bán thảm 21/10 - 10 5 Cộng phát sinh trong tháng 35 30 Tồn cuối tháng 5 Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu sử dụng sổ kế toán chi tiết để ghi chép tình hình N - X - T kho vật tư theo chỉ số lượng và đơn giá đối với vật tư N - X - T kho. Hàng ngày kế toán vật tư nhận chứng từ sau đó phân loại, sắp xếp để tiến hành ghi sổ. Tại đây sổ kho được đánh thành quyển phù hợp với từng nhóm, loại vật liệu như: đá 1x2 , cát , nhựa đường … . Trong sổ kho có đánh số cho từng trang sổ, mỗi trang một thứ vật liệu một số riêng (nếu vật liệu nào nhập xuất nhiều thì để nhiều trang), ở đầu sổ kho có mục lục số, tên vật tư để việc tìm kiếm được nhanh chóng và trong năm chỉ mở một lần. Sổ này ghi chép hoàn toàn trùng lặp với sổ kho của thủ kho. Và sổ chi tiết vật tư cũng được đóng thành quyển phù hợp với từng nhóm vật liệu. Mỗi nhóm lại được mở cho từng vật tư riêng biệt. Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng, kế toán ghi sổ chi tiết như sau: ( xem bảng 2.10) Cuối kỳ, sau khi chép toàn bộ nghiệp vụ nhập xuất vào sổ, kế toán tiến hành cộng sổ tính ra tổng số nhập, tổng số xuất và số tồn kho của từng loại vật tư. Sau đó kế toán và thủ kho đối chiếu số liệu trên thẻ kho với sổ chi tiết vật tư, nếu thấy số liệu chính xác thì kế toán ký xác nhận vào thẻ kho công việc tiếp theo là kế toán căn cứ vào sổ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu . Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn được lập cho tất cả các loại vật tư, mỗi loại vật tư được ghi trên một dòng của bảng này. Từ sổ kế toán chi tiết vật tư, kế toán tính ra số tổng nhập tổng xuất và số tồn cuối kỳ của mỗi loại vật tư để đưa lên một dòng của bảng nhập, xuất, tồn. Nhìn vào bảng này ta có thể thấy tình hình biến động của tất cả các loại vật liệu trong tháng của doanh nghiệp một cách rõ ràng đầy đủ. Từ đó cho thấy công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là rất quan trọng, nó giúp cung cấp các thông tin đầy đủ, chi tiết về từng thứ vật liệu kể cả chỉ tiêu hiện vật lần chỉ tiêu giá trị, không chỉ ở từng kho mà còn chi tiết theo từng loại, quy cách, chất lượng...tuỳ theo yêu cầu quản lý của công ty. Và thực tế cho thấy công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty cổ phần XDGT Phú Thọ cũng được thực hiện rất đầy đủ và khoa học. Bảng biểu 2.10 Công ty cổ phần XDGT PT SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Tên vật tư: Nhựa đường Sheell Tại kho : vật tư Đơn vị : Tấn Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số Ngày Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 02 15/11 C.ty Shell VN 6.000.000 10 6.000.000 ` 03 21/11 C.ty Shell VN 5.800.000 10 5.800.000 02 28/11 T.C La Phù - Trung Hoà 10 60.000.000 5 29.000.000 Cộng tháng 11 20 118.000.000 15 89.000.000 5 29.000.000 6.000.000 01 2/12 C.ty Shell VN 10 60.000.000 03 6/12 C.ty ShellVN 15 90.000.000 01 10/12 Xuất nhưọng bán thảm 5 29.000.000 20 120.000.000 Cộng tháng 12 25 150.000.000 25 149.000.000 5 30.000.000 Tồn quý IV 5 30.000.000 Bảng biểu 2.11 Công ty cổ phầnXDGT PT SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Tên vật tư: Đá 1x2 Tại kho : vật tư Đơn vị : m3 Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số Ngày Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Tồn quý III 120.000 500 60.000.000 01 2/11 T.C đưòng 32C - Sanh 100 12.000.000 Cộng tháng 11 100 12.000.000 400 48.000.000 02 4/12 Ô thanh nhập đá 1 x 2 100 12.000.000 05 10/12 Ô thanh nhập đá 1 x 2 300 36.000.000 01 10/12 Xuất nhưọng bán thảm 120 14.400.000 07 15/12 Ô thanh nhập đá 1 x 2 400 48.000.000 09 20/12 Ô thanh nhập đá 1 x 2 400 48.000.000 11 24/12 Ô thanh nhập đá 1 x 2 400 48.000.000 12 28/12 Ô thanh nhập đá 1 x 2 400 48.000.000 Bảng biểu 2.12 B¶ng Tæng hîp nhËp – xuÊt- tån vËt t Th¸ng 10/2007 STT Tên vật liệu Đơn vị tính Tồn trong tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng SL ST SL ST SL ST SL ST 1 Nhựa đ ường Sh eell t ấn 0 0 20 118.000.000 15 89.000.000 5 29.000.000 2 Đá 1 x 2 M3 500 60.000.000 100 12.000.000 400 48.000.000 3 Cát M3 200 12.000.000 30 1.800.000 170 10.200.000 4 Dầu FO kg 500 2.750.000 7.000 38.500.000 7.500 41.750.000 5 Cát đen m3 450 13.810.500 450 13.810.500 6 Cát vàng m3 350 19.250.000 350 19.250.000 7 Xi măng BS Tấn 5 3.385.000 67 45.359.000 72 48.744.000 8 Đá 4x6 m3 145 14.210.000 145 14.210.000 Céng 78.135.0000 249.129.500 185.004.000 128.950.000 2.5 - Quy trình kế toán tổng hợp NVL tại công ty CPXD Giao thông Phú Thọ Kế toán tổng hợp nguyên liệu vật liệu là việc ghi chép tình hình nhập , xuất nguyên liệu vật liệu trên các tài khoản kế toán , sổ kế toán theo chỉ tiêu giá trị. Qua việc sử dụng kế toán tổng hợp thì mới phản ánh được chính xác sự biến động của toàn bộ vật tư hàng hoá . Đặc điểm của xí nghiệp là đơn vị sản xuất kinh doanh có quy mô, nguyên liệu vật liệu đa dạng, phong phú nhiều chủng loại . Để thuận tiện cho việc theo dõi quản lí, kế toán sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để phản ánh sự biến động thường xuyên liên tục về giá trị nhập - xuất - tồn của từng loại nguyên liệu vật liệu. Phương pháp này theo dõi được tính chính xác. Tuy nhiên kế toán phải mất nhiều thời gian .Trong quá trình hạch toán công ty sử dụng tất cả các tài khoản có liên quan đến tình hình tăng giảm nguyên liệu vật liệu thực tế phát sinh theo phương pháp kê khai thường xuyên. Các chứng từ sử dụng: - Phiếu nhập kho ,phiếu xuất kho nguyên liệu vật liệu - Chứng từ ghi sổ - Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ - Sổ cái TK 152 2.5.1 - Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu Trong công tác kế toán nhập vật liệu, kế toán công ty căn cứ vào các chứng từ sau. - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu thu tiền của người bán. - Các chứng từ liên quan đến chi phí thu mua vật liệu. - Phiếu nhập kho, phiếu chi tiền, séc chuyển khoản. Để thực hiện công tác kế toán tổng hợp nhập vật liệu, công ty sử dụng một số tài khoản sau: - Tài khoản 152 “ nguyên vật liệu”. Kết cấu và nội dung của tài khoản 152 được phản ánh như sau : Bên Nợ : Giá trị thực tế vật liệu nhập kho ( do mua ngoài , tự chế ) - Trị giá vật liệu , thừa phát hiện khi kiểm kê . Bên Có : Trị giá thực tế của vật liệu xuất kho . - Trị giá vật liệu , thừa phát hiện khi kiểm kê Số Dư bên nợ : Trị giá thực tế của vật liệu hiện còn trong kho của đơn vị Và mở các tài khoản cấp 2: TK 1521 nguyên vật liệu chính. TK 1522 vật liệu phụ TK 1523 nhiên liệu. TK 1524 phụ tùng thay thế. TK 1528 vật liệu khác. TK 331 “ phải trả cho người bán” và được mở chi tiết cho từng người bán. TK 111, 112 tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. TK 133 ( 1331) thuế GTGT được khấu trừ. Trong từng tài khoản cấp 2 lại có thể chi tiết thành các tài khoản cấp 3, cấp 4 … tới từng nhóm , thứ … vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý tài sản ở doanh nghiệp . Và cỏc tài khoản liên quan khác . Kế toán tổng hợp nhập vật liệu tại công ty được tiến hành như sau: Căn cứ vào các chứng từ: Hoá đơn bán hàng của người bán, phiếu nhập kho, kế toán vào bảng kê chi tiết chứng từ gốc, từ đó lên chứng từ ghi sổ và vào sổ cái tài khoản, sổ chi tiết các tài khoản có liên quan. Ví dụ: Căn cứ vào hoá đơn bán hàng của người bán ở ví dụ 1 và ví dụ 2 ở trên sau khi viết phiếu nhập kho, kế toán bảng kê chi tiết chứng từ gốc: Bảng biểu 2.13: BẢNG KÊ CHI TIẾT CHỨNG TỪ GỐC (Thanh toán cho người bán) Tháng 10 năm 2007 Chứng từ Diễn giải Tổng cộng có TK 331 Nợ các TK đối ứng Ngày SH 152 153 1331 ...... 06/10 PN12 Công ty TNHH TM và XD Thế Cường 29.700.000 27.000.000 2.700.000 16/ 10 PN15 Công ty TNHH Hiền Thắng 66.000.000 60.000.000 6.000.000 Cộng 95.700.000 87.000.000 8.700.000 Ngày 31 tháng 10 năm 2007 Người lập Kế toán trưởng Bảng biểu 2.14: Đơn vị: Công ty Cổ phần XDGT Ph ú Thọ Số 13 CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 10 năm 2007 Chứng từ Trích yếu Tài khoản Số tiền Số Ngày Nợ Có Nợ Có 31/10 Thanh toán với người bán 152 87.000.000 1331 8.700.000 331 95.700.000 Cộng 95.700.000 95.700.000 Kèm theo: 02 hoá đơn GTGT Người lập Kế toán trưởng Bên cạnh đó, để theo dõi tình hình thanh toán với từng người bán, công ty sử dụng sổ chi tiết tài khoản 331, sổ này được mở cho từng người bán và theo dõi cho từng tháng. Định kỳ vào đầu mỗi tháng kế toán theo dõi sổ chi tiết thanh toán với người bán tài khoản 331 lấy số dư cuối tháng trước của từng người bán theo từng loại vật liệu để ghi vào cột số dư đầu tháng này theo 2 cột, số dư nợ và số dư có. Trong tháng khi nhận được hoá đơn và phiếu nhập kho, căn cứ vào chứng từ gốc tên của đơn vị bán từng loại vật liệu ghi trên phiếu nhập vật tư, kế toán ghi vào sổ chi tiết tài khoản 331 của đơn vị đó vào các cột tương ứng. Mỗi phiếu nhập vật tư được ghi trên một dòng trong sổ chi tiết. Việc ghi có TK 331, ghi nợ TK liên quan được tiến hành như sau: Nếu vật liệu mua ngoài là nguyên vật liệu chính như đá 1 x 2 , cát , dầu ...kế toán phản ánh giá mua thực tế ghi nợ TK 152 (1521) theo giá mua chưa có thuế GTGT. Phản ánh số thuế GTGT được khấu trừ: Kế toán ghi nợ TK 133 ( 1331). Theo như ví dụ trên ta có sổ chi tiết thanh toán với người bán hàng tháng 10/ 2007 như sau: Bảng biểu 2.15: SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN TK 331 - Phải trả người bán Tên người bán: Công ty TNHH Thương Mại và XD Thế Cường Tháng 10 năm 2007 Đơn vị: đồng Chứng từ Diễn giải Hoá đơn TK đối ứng Số phát sinh Số dư SH Ngày Số Ngày Nợ Có Nợ Có Số dư đầu tháng 5 600 000 PN12 06/10 Đá 1 x 2 26139 06/10 152,1331 26.400.000 PN12 06/10 Cát 26139 06/10 152,1331 3.300.000 Cộng phát sinh 29.700.000 Dư cuối kỳ 35.300.000  Bảng biểu 2.16 : SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN TK 331 - Phải trả người bán Tháng 10 năm 2007 Tên người bán: Công ty TNHH Hiền Thắng Đơn vị: Đồng Chứng từ Diễn giải Hoá đơn TK đối ứng Số phát sinh Số dư SH Ngày Số Ngày Nợ Có Nợ Có Số dư đầu tháng PN15 16/10 Đá mạt 15300 16/10 152,1331 16.500.000 Bột đá mịn 15300 16/10 152,1331 49.500.000 Cộng phát sinh 66.000.000 Dư cuối tháng 66.000.000 2.5.2 . Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu. Quản lý vật liệu không chỉ quản lý tình hình thu mua, bảo quản, dự trữ vât liệu mà còn phải quản lý cả việc xuất dùng vật liệu. Đây là khâu quản lý cuối cùng rất quan trọng trước khi vật liệu chuyển toàn bộ giá trị của nó vào giá trị sản phẩm. Chi phí nguyên vật liệu được xác định là một trong các yếu tố cấu thành nên giá thành sản phẩm vì vậy kế toán vật liệu ngoài việc xác định theo dõi và phản ánh giá trị vật liệu xuất dùng còn phải tính toán phân bổ giá trị của vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng sử dụng. Tại công ty cổ phần XDGT Phú Thọ, vật liệu xuất kho chủ yếu để sản xuất các loại sản phẩm của công ty nên kế toán tổng hợp vật liệu phải phản ánh kịp thời, chính xác vật liệu xuất kho dùng cho từng đối tượng để phục vụ cho việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, công ty tính giá thực tế vật liệu xuất kho, theo phương pháp bình quân gia quyền. Căn cứ vào phiếu xuất kho và sổ chi tiết vật liệu kế toán lập tờ kê chi tiết xuất vật liệu theo từng đối tượng sử dụng, sau đó kế toán lên bảng kê chi tiết và lên chứng từ ghi sổ. Ví dụ: Trong tháng 10 xuất vật liệu chớnh cho đội I để sản xuất sản phẩm được phản ánh như sau: Nợ TK 621 : 83.687.123 Có TK 152 (1) : 83.687.123 Xuất xăng phục vụ cho quản lý chung của cụng ty được phản ánh như sau: Nợ TK 642 : 1 050 000 Có TK 152 (3) : 1 050 000 Căn cứ vào các phiếu xuất kho vật liệu trong tháng đến cuối tháng kế toán tiến hành lập tờ kê chi tiết cho từng đối tượng sử dụng như sau:  Bảng biểu 2.17 : TỜ KÊ CHI TIẾT Số: 01 Tháng 10 năm 2007 Dùng cho: Đội I Đơn vị: đồng STT Nội dung Ghi nợ TK Ghi có TK 621 ...... 152 ... 1 Xuất đá 1x2 thi công nền, mặt đường Thanh Ba PT(đ ội 8) 1. 218. 523 1. 218. 523 2 Cát vàng Thi công nút giao thông Thanh Ba PT (đội 8) 23.518.600 23.518.600 3 Xuất đá mạt Thi công nút giao thông Thanh Ba PT (đội 9) 2.100.000 2.100.000 4 Xuất bột đá mịn Thi công nút giao thông Thanh Ba PT (đội 9) 3.769.600 3.769.600 5 Xuất dầu cho đ ội 10 2.450.000 2.450.000 ……… …. …. … … Cộng 83.687.123 83.687.123 Ngày 31 tháng 10 năm 2007 Người lập biểu Kế toán trưởng Bảng biểu 2.18 : TỜ KÊ CHI TIẾT Số 02 Tháng 10 năm 2007 Dùng cho: Quản lý công ty Đơn vị: Đồng STT Nội dung Ghi nợ TK Ghi có TK 642 ...... 152 ... 01 Xuất xăng dùng cho quản lý công ty 1.050.000 1.050.000 Cộng 1.050.000 1.050.000 Ngày 31 tháng 10 năm 2007 Người lập biểu Kế toán trưởng Căn cứ vào các tờ kê chi tiết, kế toán tiến hành lập bảng kê chi tiết Bảng biểu 2.19 : BẢNG KÊ CHI TIẾT Ghi có TK 152 Đơn vị: Đồng Ngày Số hiệu chứng từ Diễn giải Số tiền Ghi nợ các TK 621 … 642 31/12 Tờ kê chi tiết số 01 Xuất vật liệu cho SX ở đội I 83.687.123 83.687.123 31/12 Tờ kê chi tiết số 02 Xuất vật liệu cho quản lý công ty 1.050.000 1.050.000 …… … … … … Cộng 111.798.626 103.687.123 1.050.000 Ngày 31 tháng 10 năm 2007 Người lập biểu Kế toán trưởng  Tiếp đó kế toán lập chứng từ ghi sổ Bảng biểu 2.20: Đơn vị: Công ty cổ phần XDGT Phú Thọ Số: 14 CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 10 năm 2007 Đơn vị: Đồng Chứng từ Trích yếu Tài khoản Số tiền SH Ngày Nợ Có Nợ Có PX16 31/12 Xuất NVL vào sản xuất 621 24.737.123 1521 24.737.123 PX17 31/12 Xuất NVL phục vụ sản xuất đội I 621 5.869.600 1521 5.869.600 …….. … … … … Cộng 85.187.123 85.187.123 Người lập Kế toán trưởng Bảng biểu 2.21 : Đơn vị: Công ty cổ phần XDGT Phú Thọ Số: 15 CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 10 năm 2007 Đơn vị: Đồng Chứng từ Trích yếu Tài khoản Số tiền SH Ngày Nợ Có Nợ Có PX18 31/12 Xuất xăng phục vụ QLDN 642 1.050.000 1523 1.050.000 PX19 31/12 Xuất dầu cho đ ội 10 621 2 450 000 1523 2 450 000 Cộng 3.500.000 3.500.000 Người lập Kế toán trưởng Bảng biểu 2.22: Đơn vị: Công ty cổ phần XDGT Phú Thọ Số: 20 CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 10 năm 2007 Đơn vị: Đồng Chứng từ Trích yếu Tài khoản Số tiền Số Ngày Nợ Có Nợ Có 31/12 Kết chuyển chi phí vào giá thành SP 154 103.687.123 621 103.687.123 Cộng 103.687.123 103.687.123 Kèm theo bảng tổng hợp chi phí sản xuất Người lập Kế toán trưởng Bảng biểu 2.23: Đơn vị: Công ty cổ phần XDGT Phú Thọ SỔ CÁI TÀI KHOẢN 152 Tháng 10 năm 2007 Đơn vị: Đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH Ngày Nợ Có Số dư đầu tháng 20.250.000 13 31/12 Mua đ á 1 x 2 331 24.000.000 13 31/12 Mua cát 331 3.000.000 13 31/12 Mua đ á mạt 331 15.000.000 13 31/12 Mua bột đá mịn 331 45.000.000 14 31/12 Xuất NVL phục vụ cho sản xuất ở đội I 621 24.737.123 15 31/12 Xuất VL dùng cho QLDN 642 1 050 000 15 31/12 Xuất dầu cho đ ội 10 621 2 450 000 ……. … … … Cộng phát sinh 107.250.000 111.798.626 Dư cuối tháng 16.696.874 Bảng biểu 2.24 : Đơn vị: Công ty cổ phần XDGT Phú Thọ SỔ CÁI TÀI KHOẢN 621 Tháng 10 năm 2007 Chứng từ Diễn giải TK Đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có Dư đầu tháng 14 31/12 Xuất vật liệu dùng cho sản xuất SP 1521 85.187.123 15 31/12 Xuất nhiên liệu dùng cho sản xuất SP 1523 2 450 000 … … ……. … … … 20 31/12 Kết chuyển chi phí SX để tính giá thành sản phẩm 154 103.687.123 Cộng phát sinh 103.687.123 103.687.123 Dư cuối tháng 2.6 - Kiểm kê nguyên vật liệu Công ty tiến hành kiểm kê kho nguyên vật liệu tại công ty nhằm mục đích xác nhận chính xác số lượng, chất lượng, giá trị của từng loại nguyên vật liệu có tại thời điểm kiểm kê. Bên cạnh đó việc kiểm kê còn giúp cho công ty kiểm tra được tình hình bảo quản, phát hiện và xử lý các trường hợp hao hụt, hư hỏng, mất mát để có biện pháp xử lý kịp thời. Nguyên vật liệu của công ty có số lượng lớn, nhiều chủng loại, phức tạp nên quá trình kiểm tra thường mất thời gian. Vì vậy công ty tiến hành kiểm kê theo định kỳ sáu tháng một lần ở tất cả các kho. Mỗi kho được lập một ban kiểm kê gồm ba người: một thủ kho, một thống kê và một kế toán nguyên vật liệu. Kế toán thực hiện việc so sánh đối chiếu giữa Sổ chi tiết vật tư với số lượng thực tế trong kho, tìm ra nguyên nhân vật tư bị dư thừa hay thiếu hụt là do nguyên nhân khí hậu, thời tiết hay do cân đong đo đếm. Kết quả kiểm kê được ghi vào Biên bản kiểm kê do phòng kinh doanh lập cuối kỳ kiểm kê, biên bản được gửi lên phòng kế toán, kế toán tập hợp số liệu tính giá trị và xác định chênh lệch thừa thiếu cho từng loại rồi tiến hành tính giá trị chênh lệch cho từng loại. Biên bản kiểm kê kết quả kho nguyên vật liệu (biểu số 26) Để hạch toán thừa, thiếu nguyên vật liệu kế toán sử dụng tài khoản: + TK 138 (1381) - Phải thu khác + TK 338 (3381) - Phải trả, phải nộp khác Kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê để tiến hành ghi sổ. * Nếu phát hiện thừa qua kiểm kê: Nợ TK152 - Nguyên liệu, vật liệu Có TK338(1) - Phải trả, phải nộp khác * Nếu phát hiện thiếu: ._.