Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ Phần Thương Mại và Kỹ Thuật Đông á

vị cũng như quản lý vĩ mô của nền kinh tế. Đất nước ta hiện nay đang thực hiện bước chuyển đổi kinh tế, việc hiện đại hoá cơ sở hạ tầng đang diễn ra nhanh chóng ở khắp mọi nơi làm thay đổi bộ mặt đất nước từng ngày. Vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp là làm thế nào để quản lý có hiệu quả, khắc phục tình trạng lẵng, thất thoát vốn. Trong điều kiện sản xuất kinh doanh xây lắp phải trải qua nhiều khâu, thiết kế, lập dự toán, thi công, nghiệm thu… Sự tồn tại của doanh nghiệp hiện nay phụ thuộc vào nhiều nhân tố nhưng điều tiên quyết là doanh nghiệp phải biết ứng xử giá cả một cách linh hoạt, biết tính toán chi phí bỏ ra, biết khai thác khả năng của mình giảm chi phí đến mức thấp nhất để sau một chu kỳ kinh doanh sẽ thu được lợi nhuận tối đa. Muốn vậy, doanh nghiệp phải chú trọng vào công tác tổ chức hạch toán vật liệu, công cụ - dụng cụ thật tinh tế, thật đầy đủ chính xác thì mới phục vụ cho việc phân tích đánh giá kết quả hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất để doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Nhận thức được sự tồn tại của vấn đề trên, trong thời gian thực tập tại Công Ty Cổ Phần Thương Mại và Kỹ Thuật Đông A, Em đã mạnh dạn chọn chuyên đề "Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công Ty Cổ Phần Thương Mại và Kỹ Thuật Đông A" Cho chuyên đề thực tập của mình. Nội dung của chuyên đề này ngoài lời mở đầu và kết luận được chia thành 3 phần: Phần 1: Tổng quan về Công Ty Cổ Phần Thương Mại và Kỹ Thuật Đông A. Phần 2: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công Ty Cổ Phần Thương Mại và Kỹ Thuật Đông A. Phần 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công Ty Cổ Phần Thương Mại và Kỹ Thuật Đông A. PHẦN I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ KỸ THUẬT ĐÔNG A 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công Ty Cổ Phần Thương Mại và Kỹ Thuật Đông A. Công Ty Cổ Phần Thương Mại và Kỹ Thuật Đông A chính thức thành lập và được Sở Kế Hoạch & Đầu Tư Thành Phố Hà Nội cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103003340 ngày 09 tháng 12 năm 2003. Trụ sở của Công ty được đặt tại Số 144 Phố Chùa Láng – Láng Thượng Đống Đa – Hà Nội. Là nơi có vị trí địa lý thuận lợi cho sự phát triển sản xuất kinh doanh của Công ty. Ngày nay đất nước ta đang trên đà phát triển cùng với đường lối kinh tế mở cửa đã tạo điều kiện cho các doanh nghiệp trong nước ra đời và phát triển, bên cạnh đó các nhà đầu tư nước ngoài cũng vào tham gia đầu tư, các khu công nghiệp, các xí nghiệp được mọc lên, hệ thống các toà nhà cao ốc được hình thành. Nhu cầu về nhà ở và các tiện nghi sinh hoạt ngày càng lớn. Và để gánh vác một phần trách nhiệm chung của toàn xã hội Công Ty Cổ Phần Thương Mại và Kỹ Thuật Đông A đã ra đời. Hoà với xu thế phát triển mới của đất nước, công ty đã phát triển, tìm kiếm thêm được nhiều bạn hàng, từng bước khẳng định vị thế của mình trong ngành xây dựng. Nguồn vốn chủ sở hữu của công ty năm 2006 là: 3.263.000.000. Trong đó vốn cố định là 3.040.000.000, Vốn lưu động là: 223.000.000đ. Trong hơn 4 năm trở lại đây, Công ty tỏ ra là một doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả, tạo được uy tín và niềm tin với bạn hàng trong nhiều lĩnh vực như: xây dựng cơ bản, thuỷ lợi, lắp ráp cơ khí … Phương hướng hoạt động của công ty trong thời gian tới là thay đổi và hoàn thiện cơ cấu quản lý, phương thức sản xuất, tìm kiếm bạn hàng, khai thác tối đa khả năng hiện có của doanh nghiệp nhằm tăng doanh thu và lợi nhuận. 1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công Ty Cổ Phần Thương Mại và Kỹ Thuật Đông A. Ngành sản xuất kinh doanh chính. - Xây lắp các công trình điện thuộc lưới điện 35 KV trở xuống. - Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, cầu, cảng. - Cung cấp, lắp đặt máy móc trang thiết bị điện tử điện lạnh. - Cung cấp, lắp đặt thang máy cho các công trình xây dựng. - Cung cấp và lắp đặt máy móc, trang thiết bị phục vụ các ngành cơ khí xây dựng, dệt may, bao bì. - Tư vấn, khảo sát thiết kế các dự án nguồn điện và lưới điện (có cấp điện áp đến 35KV) - Thiết kế, sửa chữa các công trình thuỷ điện vừa và nhỏ, san đường, làm nền thi công. - Các dịch vụ phục vụ công tác khảo sát, thiết kế. 1.3. Quy trình tổ chức sản xuất. Hợp đồng ký nhận Khảo sát sơ bộ Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi Báo cáo nghiên cứu khả thi Khảo sát thiết kế kỹ thuật Đề án bảo vệ thiết kế thi công Giám sát thi công Giai đoạn1: Giai đoạn ký hợp đồng. Đây là giai đoạn mà bên chủ đầu tư (Bên A) và Công ty Đông A (Bên B) sẽ thảo luận và ký kết các điều khoản cơ bản về khối lượng công trình, quy cách phẩm chất kỹ thuật, chủng loại vật tư thiết bị lắp đặt, thời gian bàn giao, hình thức và thời hạn thanh toán… trong hợp đồng. Giai đoạn 2: Giai đoạn triển khai công việc. Sau khi ký hợp đồng Bên B sẽ nhận hồ sơ thiết kế và dự toán của công trình, nhận mặt bằng thi công. Sau đó Bên B sẽ tiến hành các công việc như phân bổ các hạnh mục cho các đội xây lắp, thuê thêm nhân công tại các địa bàn lân cận… Trong quá trình thi công Bên A sẽ cử cán bộ xuống nghiệm thu từng phần công trình cùng với giám sát của bên thiết kế. Khi công trình hoàn thành Bên A xuống nghiệm thu toàn bộ công trình và lập biên bản nghiệm thu khối lượng, sau đó lập hồ sơ quyết toán khối lượng và thanh toán cho Bên B theo đúng điều khoản đã ghi trong hợp đồng. Các bộ phận sản xuất kinh doanh của Công ty. Các đơn vị sản xuất chính trong Công ty là các phòng thiết kế, thiết kế thuỷ điện, các đội xây lắp, xưởng cơ khí, hoạt động căn cứ vào tình hình thực tế của Công ty và khả năng của mỗi đơn vị. Các đơn vị đều có mô hình tổ chức sau Đội trưởng ( Trưởng phòng ) Kế toán Giám sát kỹ thuật Các tổ thi công Ghi chú: Chỉ đạo trực tiếp - Đội trưởng: Là người đựơc Giám Đốc uỷ quyền giao cho trách nhiệm điều hành, phân tích, hạch toán và chủ động tiến độ thi công sản xuất. Đội trưởng phải chịu trách nhiệm trước Giám Đốc Công ty về hoạt động của đội. - Các giám sát kỹ thuật: Là những kỹ thuật chuyên ngành có trình độ chuyên môn cao, có trách nhiệm theo dõi, giám sát và xử lý kỹ thuật. - Kế toán: Là người ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất, thi công. Lập bảng chấm công và bảng lương cho các tổ trưởng. - Các tổ thi công: Làm nhiệm vụ được giao như thi công công trình. 1.4. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2005, 2006,2007 của Công ty. * Dưới đây là bảng tổng hợp các chỉ tiêu: ĐVT: 1.000.000đ STT Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 KH TH KH TH KH TH 1 Tổng doanh thu 17.000 17.050 18.500 19.320 22.000 25.050 2 Chi phí kinh doanh 16.056 16.128 17.472 18.274 20.778 23.693 3 Nộp ngân sách NN trong đó: 1.322 1.377 1.439 1.560 1.711 1.916 Thuế XNK 0 0 0 0 0 0 Thuế VAT 1.070 1.062 1.165 1.203 1.385 1.500 Thuế khác 252 315 274 357 326 416 4 Lợi nhuận sau thuế 630 669 685 818 909 1.075 5 TNBQLĐ/tháng 1.8 2 2.3 2.7 3 3.2 Nhận Xét: Từ bảng tổng hợp các chỉ tiêu trên cho ta thấy tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty qua 3 năm như sau: Tình hình kinh doanh của các năm sau đều cao hơn năm trước; Giữa chỉ tiêu thực hiện so với kế hoạch đặt ra luôn tăng. Tỷ lệ tăng doanh thu giữa các năm là 2006/2005 tăng 13.31%. 2007/2006 tăng 29.66%. Điều này cho thấy tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty là tương đối tốt. Mặt khác tỷ lệ tăng doanh thu cao hơn tỷ lệ tăng chi phí, điều này làm cho lợi nhuận sau thuế so với doanh thu đạt tỷ lệ cao. Cụ thể: Lợi nhuận sau thuế/ Tổng doanh thu: Năm 2005 là 3.92%; Năm 2006 là 4.23%; Năm 2007 là 4.295%. Qua bảng chỉ tiêu trên ta cũng thấy thu nhập của người lao động ngày càng cao, Năm 2007 tăng 1.200.000đ so với năm 2005 và tăng 500.000đ so với năm 2006. Như vậy từ việc phân tích các chỉ tiêu của 3 năm trong bảng số liệu cho ta thấy tình hình kinh doanh của Công ty là rất tốt, đây là điều kiện thuận lợi để cho Công ty ngày càng phát triển và mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh. 1.5. Đặc điểm bộ máy quản lý và phân cấp quản lý tại Công Ty Cổ Phần Thương Mại và Kỹ Thuật Đông A. * Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý. Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý Giám Đốc Công Ty Phó giám đốc 1 Phó giám đốc 2 Phòng tổ chức hành chính Phòng kế hoạch kỹ thuật Phòng tài chính kế toán Phòng thiết kế 2 Đội xây lắp 3,4 Xưởng cơ khí Phòng thiết kế thuỷ điện Đội xây lắp 1,2 Phòng thiết kế 1 - Giám đốc Công ty: Là người có thẩm quyền cao nhất trong Công ty, người đứng ra điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm chung trước Công ty và pháp luật về kết quả hoạt động của Công ty, phụ trách công tác đầu tư, quản lý cán bộ và tài chính kế toán. - Phó giám đốc 1, 2 : Là người giúp Giám đốc điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của Công ty theo sự phân công hoặc uỷ quyền của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về nhiệm vụ đã được Giám đốc Công ty phân công hoặc uỷ quyền - Phòng Tổ chức hành chính: Có trách nhiệm quyền hạn trong việc quản lý và thiết lập bộ máy nhân sự của Công ty. Đồng thời thực hiện việc tuyển chọn, sắp xếp kết hợp với đào tạo và huấn luyện nhân viên cho đội ngũ kỹ thuật, tham mưu cho Giám Đốc trong các công tác tổ chức sản xuất … Tuyển dụng bố trí bổ nhiệm cán bộ theo dõi, thi đua khen thưởng, kỷ luật, theo dõi và giải quyết các chế độ chính sách cho người lao động. - Phòng kế hoạch kỹ thuật: Có nhiệm vụ lập kế hoạch: Tháng, quý, năm. Lập các hợp đồng giao nhiệm vụ, giám sát tiến độ thực hiện các hợp đồng quản lý công tác kỹ thuật chung của các công trình - Phòng tài chính kế toán: Có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, phân phối giám sát các nguồn vốn bằng tiền đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp lệnh kế toán thống kê hiệu quả sử dụng vốn. Các bộ phận sản xuất kinh doanh của Công ty: - Phòng thiết kế: Làm nhiệm vụ khảo sát thiết kế các công trình lưới điện, trạm biến áp. - Phòng thiết kế thuỷ điện: Làm nhiệm vụ khảo sát thiết kế các công trình nguồn điện. - Các đội xây lắp điện: Là đơn vị sản xuất trực thuộc Công ty, hoạt động theo chế độ hạch toán nội bộ, thực hiện chế độ khoán, hàng quý báo cáo quyết toán với Công ty. - Xưởng cơ khí: Là đơn vị sản xuất trực thuộc Công ty, hoạt động theo chế độ hạch toán phân xưởng có trách nhiệm gia công chế tạo các sản phẩm cơ khí như các cột thép, xà đỡ tiếp địa… 1.6. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty gồm có 7 người, đó là một kế toán trưởng; 1phó phòng kế toán; 1kế toán tổng hợp; 1kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành; 1kế toán thuế; 1 kế toán vốn bằng tiền; 1thủ quỹ. Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Còn dưới các đội sản xuất thi công thì có các kế toán thực hiện ghi chép ban đầu, đến cuối tháng tập hợp toàn bộ chứng từ về Công ty thanh toán Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán tổng hợp Kế toán vốn bằng tiền Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành Kế toán thuế Thủ quỹ Nhân viên kế toán các đơn vị sản xuất, công trình Kế toán trưởng Phó phòng kế toán (Phó phòng tài chính - Kế toán) - Kế toán trưởng: Là người phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc và cấp trên về mọi hoạt động tài chính kế toán của Công ty, kiểm tra công tác kế toán của Công ty và các đội thi công, duỵêt báo cáo tài chính, thực hiện việc thanh toán và thu hồi các khoản nợ đối với khách hàng, tham mưu cho Ban giám đốc về việc điều hành sản xuất kinh doanh để đạt hiệu quả cao - Phó phòng kế toán: Có nhiệm vụ giúp kế toán trưởng đôn đốc nhân viên kế toán khác và xử lý các công việc khác của kế toán trưởng, Ngoàn ra phó phòng kế toán còn kiêm theo dõi kế toán tài sản cố định, tiền lương. Khi có biến động về tài sản cố định, kế toán căn cứ vào các chứng từ hợp lệ để phản ánh kịp thời, chính xác đầy đủ cho kế toán trưởng biết…. - Thủ quỹ, kế toán ngân hàng: Là người chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ tiền mặt của Công ty, thực hiện nghĩa vụ cấp phát tiền hàng ngày phục vụ cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, thực hiện giao dịch với ngân hàng để đảm bảo tốt cho hoạt động sản xuất kinh doanh, thực hiện cấp phát tiền đúng quy định. - Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành công trình: Thực hiện công việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm như: xử lý các số liệu tập hợp chi phí, đánh giá sản phẩm dở dang, tính giá thành sản phẩm, lập báo cáo kế toán. - Kế toán thuế: Phụ trách về công tác thuế từ các chứng từ ghi sổ đến thực hiện nộp nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước. - Kế toán tổng hợp: Lập báo cáo kế toán, sổ cái tổng hợp và kiểm tra sổ sách của các kế toán chi tiết. - Kế toán vốn bằng tiền: Có nhiệm vụ theo dõi phản ánh chính xác tình hình biến động các khoản vốn bằng tiền tại Công ty đảm nhận việc thanh toán nội bộ Công ty. - Kế toán các đội: Thực hiện toàn bộ các công việc của kế toán đội, tập hợp toàn bộ các chứng từ sổ sách để đưa về Công ty quyết toán. PHẦN II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ KỸ THUẬT ĐÔNG A 2.1. Cơ sở lý luận về công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp. 2.1.1. Khái niệm và vai trò. - Khái niệm vật liệu. Vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm được sản xuất. Vật liệu là những đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật hoá. Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. - Vai trò của nguyên vật liệu. Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh thì nhất thiết phải có 3 yếu tố cơ bản, đó là tư liệu lao động, đối tượng lao động và sức lao động. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì NVL là đối tượng lao động, là cơ sở vật chất chính cấu thành nên thực thể sản phẩm. Xét về giá trị, NVL còn là một bộ phận tài sản lưu động của doanh nghiệp. Trong doanh nghiệp xây lắp, chi phí về NVL thường chiếm tỷ trọng lớn từ 65% - 70% trong tổng giá trị công trình. Do vậy, việc cung cấp NVL kịp thời hay không có ảnh hưởng to lớn đến tiến độ thi công xây dựng của doanh nghiệp. Ngoài ra, việc cung cấp NVL còn quan tâm đến chất lượng, chất lượng các công trình phụ thuộc trực tiếp vào chất lượng của NVL, mà chất lượng công trình là điều kiện quyết định để doanh nghiệp có uy tín và tồn tại trên thị trường. Trong cơ chế thị trường hiện nay, việc cung cấp NVL còn cần đảm bảo giá cả hợp lý, tạo điều kiện cho doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả. 2.1.2. Đặc điểm của nguyên vật liệu và yêu cầu quản lý. Trong quá trình thi công xây lắp công trình, chi phí sản xuất cho ngành xây lắp gắn liền với việc sử dụng NVL, máy móc thiết bị thi công và trong quá trình đó NVL là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên sản phẩm công trình. Khi tham gia vào quá trình sản xuất, NVL không giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu và giá trị của nó được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra hoặc vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Ngoài ra, do đặc điểm riêng của ngành xây lắp đó là một ngành sản xuất mang tính chất công nghiệp, sản phẩm là những công trình, hạng mục công trình có quy mô lớn, kết cấu phức tạp và thường cố định ở nơi sản xuất (thi công), còn các điều kiện khác đều phải di chuyển theo địa điểm xây lắp, làm cho công tác quản lý sử dụng NVL phức tạp vì chịu ảnh hưởng lớn bởi môi trường bên ngoài, nên cần xây dựng định mức cho phù hợp với điều kiện thi công thực tế. Quản lý NVL là yếu tố khách quan trong mọi nền sản xuất xã hội. Tuy nhiên, do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi, mức độ và phương pháp quản lý cũng khác nhau. Hiện nay, nền sản xuất xã hội ngày càng mở rộng và phát triển trên cơ sở thoả mãn không ngừng nhu cầu vật chất và văn hoá của mọi tầng lớp trong xã hội. Việc sử dụng NVL một cách hợp lý, có kế hoạch. Ngày càng được coi trọng. Công tác quản lý NVL là nhiệm vụ của tất cả mọi người nhằm tăng hiệu quả kinh tế cao mà chi phí lại thấp nhất. Công việc hạch toán NVL ảnh hưởng và quyết định đến việc hạch toán giá thành, cho nên để đảm bảo chính xác của công việc hạch toán GTSP thì trước hết cũng phải hạch toán NVL một cách chính xác và để làm tốt công tác hạch toán NVL đòi hỏi chúng ta quản lý chặt chẽ ở mọi khâu từ thu mua, bảo quản tới khâu dự trữ và sử dụng. Cụ thể là: Ở khâu mua: Nguyên vật liệu được nhập về doanh nghiệp từ nhiều nguồn khác nhau như nhập khẩu, liên doanh liên kết, đối lưu vật tư…nên ở khâu thu mua cần quản lý về mặt số lượng, khối lượng, chất lượng, đơn giá, chủng loại để làm sao đạt được chi phí vật liệu ở mức thấp nhất với sản lượng, chất lượng sản phẩm cao nhất. Ở khâu bảo quản, dự trữ: Cần tổ chức tốt hệ thống kho tàng, bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản và xác định mức dự trữ tối thiểu, tối đa cho từng NVL để giảm bớt hư hỏng, hao hụt, mất mát sao cho vừa đáp ứng được yêu cầu sản xuất, vừa giảm tối thiểu vốn NVL tồn kho dự trữ. Trong quá trình sử dụng, cần lập định mức tiêu hao NVL và có quy chế trách nhiệm cụ thể đối với việc sử dụng NVL, xác định đúng giá trị NVL đã sử dụng để tính vào chi phí. 2.1.3. Phân loại nguyên vật liệu. Trong các doanh nghiệp sản xuất thì nguyên vật liệu bao gồm rất nhiều loại khác nhau, đặc biệt là trong ngành xây lắp với các nội dung kinh tế và tính lý hoá học khác nhau. Để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng loại NVL phục vụ cho kế hoạch quản lý… cần thiết phải tiến hành phân loại NVL thành các loại, các nhóm, các thứ theo những tiêu thức phân loại như sau: 2.1.3.1. Căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của từng loại nguyên vật liệu trong quá trình thi công xây dựng, NVL được chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp xây lắp, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm. Trong ngành xây lắp còn phải phân biệt vật liệu xây dựng, vật kết cấu và thiết bị xây dựng. Các vật liệu này đều là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm của đơn vị xây lắp, các hạng mục công trình xây lắp nhưng chúng có sự khác nhau. Vật liệu xây lắp là sản phẩm của ngành công nghiệp chế biến được sử dụng trong đơn vị xây lắp để tạo nên sản phẩm như hạng mục công trình, công trình xây dựng như gạch, ngói, xi măng, sắt, thép… Vật kết cấu là những bộ phận của công trình mà đơn vị xây lắp sản xuất hoặc mua của đơn vị khác để lắp vào sản phẩm xây dựng của đơn vị mình như: thiết bị vệ sinh, thông gió, truyền hơi ấm, hệ thống cột thu lôi… - Nguyên vật liệu phụ: Là những loại vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm. Vật liệu phụ chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm hoặc sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý như: Sơn, dầu nhớt, hồ keo. Thuốc nhuộm… - Nhiên liệu: Là loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình thi công, kinh doanh. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể rắn, lỏng, khí như: xăng dầu, than củi, hơi đốt dùng phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, các phương tiện máy móc thiết bị hoạt động. - Phụ tùng thay thế: Là các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa những máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải như: Bu lông, vòng bi… - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Gồm những vật liệu, thiết bị công cụ, khí cụ, vật kết cấu dùng cho công tác xây dựng cơ bản. - Vật liệu khác: Là những loại vật liệu chưa được xếp vào các loại trên như phế liệu loại ra trong quá trình thi công xây dựng: gỗ sắt, thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định. 2.1.3.2. Căn cứ vào nguồn hình thành NVL được chia thành: - Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài. - Nguyên vật liệu tự chế. 2.1.3.3. Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu có thể chia nguyên vật liệu thành. - Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh. + Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất, chế tạo sản phẩm + Nguyên vật liệu dùng cho quản lý ở các phân xưởng, cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp. - Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác. + Nhượng bán + Đem góp vốn liên doanh + Đem quyên tặng Có rất nhiều cách phân loại nguyên vật liệu khác nhau, các doanh nghiệp tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của mình và yêu cầu quản lý để lựa chọn tiêu thức phân loại một cách hợp lý. 2.1.4. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp xây dựng. Kế toán là công cụ quan trọng phục vụ cho việc quản lý kinh tế, tài chính trong doanh nghiệp, vì thế để đáp ứng một cách khoa học, hợp lý xuất phát từ đặc điểm của nguyên vật liệu, từ yêu cầu quản lý nguyên vật liệu và từ chức năng của kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện các nhiệm vụ sau: - Phân loại nguyên vật liệu theo tình hình tổ chức thực tế của doanh nghiệp và lập danh điểm nguyên vật liệu, đảm bảo tính thống nhất giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. - Tổ chức hạch toán ban đầu, tổ chức lập và luân chuyển chứng từ hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. - Thực hiện việc ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của NVL theo cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Tính toán đúng đắn giá trị thực tế của NVL nhập kho, xuất kho. - Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua NVL, kế hoạch sử dụng NVL cho sản xuất. - Tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết về NVL và lựa chọn phương pháp kế toán NVL phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp từ đó xác định phương pháp hạch toán và ghi sổ kế toán. - Xác định các báo cáo quản trị NVL theo yêu cầu thông tin của quản lý tổ chức lập và phân tích các báo cáo này, đồng thời cung cấp thông tin cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích kết quả kinh doanh. 2.1.5. Tính giá nguyên vật liệu. Tính giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định và ở những thời điểm nhất định. Khi tính giá nguyên vật liệu cần phải tôn trọng các nguyên tắc sau: - Nguyên tắc giá gốc: Nguyên tắc này đòi hỏi NVL phải được ghi chép, phản ánh theo giá gốc hay còn gọi là trị giá vốn thực tế, là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có được lượng vật liệu đó ở địa điểm và trạng thái hiện tại. - Nguyên tắc nhất quán: Đòi hỏi việc sử dụng phương pháp tính giá NVL phải dùng thống nhất trong suốt niên độ kế toán. Nếu có sự thay đổi thì phải giải trình được sự thay đổi đó với các cơ quan chức năng và phải đảm bảo rằng phương pháp thay thế cho phép trình bày thông tin kế toán một cách trung thực và hợp lý hơn. - Nguyên tắc thận trọng: Biểu hiện ở chỗ doanh nghiệp có đánh giá mức độ giảm giá của nguyên vật liệu khi thấy có sự chênh lệch giữa giá hạch toán trên sổ kế toán với giá thị trường thông qua việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. 2.1.5.1. Tính giá nguyên vật liệu đối với NVL nhập kho. Trị giá vốn thực tế của vật tư nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập. - Với nguyên vật liệu mua ngoài. =++- Ở đây, giá mua là giá chưa có thuế GTGT, nếu NVL mua về dùng để sản xuất ra các mặt hàng chịu thuế GTGT và doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Giá mua là giá đã có thuế GTGT nếu NVL mua về sử dụng để sản xuất các mặt hàng không chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. - Với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất = - Với NVL nhập kho được biếu tặng: Giá thực tế của NVL nhập kho được tính theo giá trên thị trường cộng với các chi phí khác phát sinh. - Với NVL được Nhà nước cấp: Giá thực tế nhập kho là giá ghi trên biên bản giao nhận cộng với các chi phí phát sinh khi nhận. 2.1.5.2. Đối với nguyên vật liệu xuất kho. Tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu, trình độ quản lý và điều kiện trang bị phương tiện kế toán với từng doanh nghiệp mà lựa chọn một trong các phương pháp sau để tính đơn giá NVL xuất kho, từ đó tính trị giá vốn thực tế NVL xuất kho, theo công thức: = x Đơn giá NVL xuất kho được tính theo một trong các phương pháp sau đây: - Tính giá theo phương pháp nhập trước – xuất trước. Phương pháp này dựa trên giả định rằng: Vật liệu nào nhập trước sẽ được xuất trước, lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập, đơn giá thực tế xuất kho là đơn giá của những lần nhập sớm nhất hiện có trong kho. - Tính giá theo phương pháp nhập sau – xuất trước. Phương pháp này dựa trên giả định rằng: Vật liệu nào nhập sau thì sẽ được xuất trước, đơn giá thực tế xuất kho là đơn giá của những lần nhập sau cùng hiện có trong kho. - Tính giá theo phương pháp bình quân cả kỳ. = - Tính giá theo phương pháp thực tế đích danh Đối với phương pháp này thường được áp dụng với các loại NVL có giá trị cao, các loại vật tư đặc chủng. Đơn giá thực tế xuất kho của NVL chính là đơn giá thực tế nhập kho của chính lượng NVL đó. 2.1.6. Phương pháp kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp. 2.1.6.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Tổ chức tốt kế toán chi tiết vật liệu có ý nghĩa quan trọng đối với công tác bảo quản vật liệu và công tác kiểm tra tình hình cung cấp, sử dụng vật liệu. Kế toán chi tiết vật liệu vừa được thực hiện ở kho, vừa được thực hiện ở phòng kế toán. Vịêc kết hợp giữa kế toán nguyên vật liệu và thủ kho trong hạch toán chi tiết NVL có thể khác nhau ở từng doanh nghiệp, tuỳ thuộc vào số lượng nghiệp vụ nhập, xuất NVL nhiều hay ít và tuỳ thuộc vào việc doanh nghiệp có trang bị phần mềm kế toán hay không. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu được thực hiện theo một trong 3 phương pháp sau: a. Phương pháp ghi thẻ song song - Ở kho Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập, xuất để ghi số lượng vật liệu vào thẻ kho và cuối ngày tính ra số tồn kho của từng loại vật liệu trên thẻ kho. - Ở phòng kế toán Kế toán sử dụng sổ chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại nguyên vật liệu theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được các chứng từ nhập – xuất vật liệu của thủ kho gửi lên, kế toán tiến hành kiểm tra, ghi giá và phản ánh vào các sổ chi tiết. Cuối tháng căn cứ vào các sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết nhập, xuất, tồn vật liệu. Số tồn trên các sổ chi tiết phải khớp đúng với số tồn trên thẻ kho. Sơ đồ hạch toán vật liệu theo phương pháp thẻ song song(Sơ đồ 1.1) (3) (2) (2) (1) (1) Chứng từ nhập Chứng từ xuất Thẻ kho sổ chi tiết tổng hợp chi tiết Chú thích : (1) Ghi hàng ngày (2) Ghi kiểm tra đối chiếu (3) Ghi cuối tháng b. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. - Ở kho Thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu về mặt số lượng. - Ở phòng kế toán Để theo dõi từng loại vật liệu nhập, xuất về số lượng và giá trị, kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển. Đặc điểm ghi chép là chỉ thực hiện ghi chép một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất trong tháng và mỗi danh điểm vật liệu được ghi một dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển. Hàng ngày khi nhận được phiếu nhập – xuất kho, kế toán tiến hành kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ, sau đó tiến hành phân loại chứng từ theo từng thứ vật tư, chứng từ nhập riêng, chứng từ xuất riêng. Hoặc kế toán có thể lập “Bảng kê nhập”, “Bảng kê xuất”. Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu từ các chứng từ hoặc bảng kê để ghi vào “sổ đối chiếu luân chuyển” ở cột luân chuyển và tính ra số tồn cuối tháng. Việc đối chiếu số liệu được tiến hành giống như phương pháp ghi thẻ song song (nhưng chỉ tiến hành vào cuối tháng). Trình tự ghi sổ được tiến hành theo sơ đồ sau: (Sơ đồ 1.2) Thẻ kho Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Sổ đối chiếu luân chuyuển Sổ kế toán tổng hợp Bảng kê xuất Bảng kê nhập Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra c. Phương pháp sổ số dư. - Ở kho Thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép số lượng vật liệu nhập, xuất, tồn trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất. Ngoài ra, vào cuối tháng thủ kho còn phải căn cứ vào số tồn của vật liệu trên thẻ kho để ghi vào sổ số dư. Sổ số dư do phòng kế toán lập và gửi xuống cho thủ kho vào ngày cuối tháng để ghi sổ. Các chứng từ nhập, xuất sau khi đã ghi vào thẻ kho phải được thủ kho phân loại theo chứng từ nhập, chứng từ xuất của từng loại vật liệu để lập phiếu giao nhận chứng từ và chuyển giao cho phòng kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất… - Ở phòng kế toán Tại phòng kế toán, kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh lại chứng từ và tổng hợp giá trị theo từng nhóm, loại vật tư để ghi chép vào cột số tiền trên “phiếu giao nhận chứng từ”, số liệu này được ghi vào “bảng luỹ kế nhập” và “Bảng luỹ kế xuất” vật tư. Cuối tháng, căn cứ vào “bảng lũy kế nhập”, “bảng luỹ kế xuất” để cộng tổng số tiền theo từng nhóm, loại vật tư để ghi chép vào “Bảng kê nhập – xuất – tồn”. Đồng thời, sau khi nhận được “sổ số dư” do thủ kho chuyển lên, kế toán căn cứ vào cột số dư về số lượng và đơn giá hạch toán của từng nhóm vật tư tương ứng để tính ra số tiền ghi vào cột số dư bằng tiền. Kế toán đối chiếu số liệu trên cột số dư bằng tiền của “sổ số dư” với cột trên “Bảng kê nhập – xuất – tồn”. Đối chiếu số liệu trên “Bảng kê nhập – xuất – tồn” với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp. Trình tự ghi sổ được khái quát theo sơ đồ sau: (sơ đồ 1.3) Thẻ kho Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Bảng kê nhập - xuất - tồn Sổ kế toán tổng hợp Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ Phiếu luỹ kế nhập Phiếu giao nhận chứng từ Phiếu luỹ kế xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 2.1.6.2. Phương pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. Có 2 phương pháp kế toán hàng tồn kho trong kế toán tổng hợp NVL là phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ. Các doanh nghiệp tuỳ thuộc vào đặc điểm cụ thể của mình mà lựa chọn phương pháp kế toán hàng tồn kho cho phù hợp. a. Hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên * Chứng từ sử dụng Theo phương pháp này, các nghiệp vụ tăng, giảm hàng tồn kho n._.ói chung, NVL nói riêng được phản ánh thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh hàng tồn kho, dựa vào các chứng từ sau: Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Việc xác định trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho được tính căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho theo các phương đã trình bày ở trên, đó là: + Phương pháp nghi thẻ song song + Phương pháp ghi sổ số dư + Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển. Trị giá vốn thực tế của NVL tồn kho trên tài khoản, sổ kế toán được xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ kế toán. * Tài khoản sử dụng Tài khoản sử dụng chủ yếu để kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trong phương pháp kế toán này là: Tk 152, Tk 133, TK 331, TK 111, Tk 112, TK 141, TK 154, TK 642… * Trình tự hạch toán kế toán NVL được phản ánh theo sơ đồ sau: (Sơ đồ 1.4) TK 111, 112, 141, 331 Nhập kho do mua ngoài TK 152 Xuất dùng TK 642 TK 133 Thuế được khấu trừ TK 333(3333) Thuế nhập khẩu Xuất cho gia công chế biến TK 154 TK 154 Nhập kho do tự gia công thuê ngoài gia công Kiểm kê phát hiện thiếu cho vay mượn tạm thời TK 138, 334 TK 338(3381) Kiểm kê phát hiện thừa chờ xử lý Xuất góp vốn liên doanh TK 128, 222 TK 128, 222 Nhận lại vốn góp, vốn liên doanh Chênh lệch giảm khi đánh giá lại tài sản TK 412 TK 411 Nhận vốn góp liên doanh, được cấp, biếu tặng Xuất trả vốn góp liên doanh TK 411 TK 154, 642, 711 NVL sử dụng không hết nhập lại kho Giảm giá được hưởng TK 111, 112, 331 b. Hạch toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp kế toán không tổ chức ghi chép một cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập – xuất kho và tồn kho. Trị giá NVL mua vào trong kỳ được phản ánh trên tài khoản mua hàng (TK 611), Không sử dụng tài khoản hàng tồn kho mà các tài khoản này chỉ phản ánh trị giá vốn thực tế của NVL tồn kho, không căn cứ vào các chứng từ xuất kho mà căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính theo công thức: = + - * Các tài khoản sử dụng Tài khoản sử dụng để kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp này là: TK 611, TK 152 và các tài khoản khác có liên quan: Tk 111, TK 112, TK 154, Tk 642… * Trình tự hạch toán kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ: (Sơ đồ 1.5) TK 111, 112, 141, 331 Nhập kho do mua ngoài Xuất dùng TK 154, 642 TK 333 (3333) Thuế nhập khẩu Kiểm kê phát hiện thiếu cho vay mượn tạm thời TK 138, 334 TK 154 Nhập kho do tự gia công, thuê ngoài gia công Xuất góp vốn liên doanh TK 128, 222 TK 338 (3381) Kiểm kê phát hiện thừa chờ xử lý Chênh lệch giảm khi đánh giá lại tài sản TK 412 TK 128, 222 Nhận lại vốn góp, vốn liên doanh Xuất trả vốn góp liên doanh TK 411 TK 611 TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ TK 411 Nhận lại vốn góp liên doanh được cấp trên cấp, biếu tặng Kết chuyển trị giá NVL tồn kho cuối kỳ TK 151, 152 Kết chuyển trị giá NVL tồn kho đầu kỳ TK 152 0 2.1.7. Các hình thức kế toán áp dụng trong doanh nghiệp. Theo quyết định số 15/2006-QĐ/BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính các doanh nghiệp được áp dụng một trong năm hình thức kế toán sau: - Hình thức kế toán Nhật ký chung - Hình thức kế toán Nhật ký – sổ cái - Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ - Hình thức kế toán Nhật ký – chứng từ - Hình thức kế toán trên máy vi tính Mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán. Các doanh nghiệp căn cứ vào mô hình, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán để lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp và phải tuân thủ theo đúng quy định của hình thức sổ kế toán đó, đó là: các loại sổ và kết cấu các loại sổ, quan hệ đối chiếu kiểm tra, trình tự, phương pháp ghi chép các loại sổ kế toán… 2.1.7.1. Hình thức kế toán Nhật ký chung a. Đặc trưng cơ bản của hình thức nhật ký chung Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của các nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi vào sổ cái theo từng tài khoản liên quan. Các loại sổ chủ yếu áp dụng cho hình thức Nhật ký chung là: Sổ nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt, sổ cái, các sổ, thẻ kế toán chi tiết. b. Trình tự ghi sổ Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung được phản ánh theo sơ đồ sau: (Sơ đồ 1.6) Chứng từ kế toán Sổ nhật ký chung Sổ nhật ký đặc biệt Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Quan hệ đối chiếu kiểm tra Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng 2.1.7.2. Hình thức kế toán Nhật ký – sổ cái a. Đặc trưng cơ bản Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ nhật ký – sổ cái. Căn cứ để ghi sổ nhật ký – sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. Các sổ kế toán áp dụng cho hình thức này bao gồm: Nhật ký sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết. b. Trình tự ghi sổ Trình tự ghi sổ được phản ánh theo sơ đồ sau: (Sơ đồ 1.7) Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ quỹ Sổ thẻ kế toán chi tiết Nhật ký sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 2.1.7.3. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ a. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ - Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: + Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ + Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái. - Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. - Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán. - Hình thức kế toán này gồm các sổ sau: Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, các sổ, thẻ kế toán chi tiết. b. Trình tự ghi sổ Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng cân đối sổ phát sinh Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ được phản ánh theo sơ đồ sau: (sơ đồ 1.8) Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 2.1.7.4. Hình thức sổ kế toán nhật ký – chứng từ a. Đặc trưng cơ bản - Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ. - Kết hợp chặt chẽ với việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản). - Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép. - Sử dụng các mẫu số in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính. - Các loại sổ kế toán sử dụng: Nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ cái, sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. b. Trình tự ghi sổ. Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ Nhật ký chứng từ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính Bảng kê Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký – chứng từ được phản ánh theo sơ đồ sau: (Sơ đồ 1.9) Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 2.2. Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công Ty Cổ Phần Thương Mại và Kỹ Thuật Đông A. 2.2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công Ty Cổ Phần Thương Mại và Kỹ Thuật Đông A. a. Khái niệm vật liệu. Vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm được sản xuất. Vật liệu là đối tượng lao động nên có đặc điểm: tham gia vào một chu kỳ sản xuất, thay đổi hình dáng ban đầu sau quá trình sử dụng và chuyển toàn bộ giá trị vào giá trị của sản phẩm được sản xuất ra. b. Phân loại nguyên vật liệu. Trong các doanh nghiệp sản xuất thì nguyên vật liệu bao gồm rất nhiều loại khác nhau, được sử dụng ở nhiều bộ phận khác nhau, có thể được bảo quản, dự trữ trên nhiều địa bàn khác nhau. Do vậy để thống nhất công tác quản lý vật liệu giữa các bộ phận có liên quan, phục vụ cho yêu cầu phân tích, đánh giá tình hình cung cấp, sử dụng vật liệu cần phải có các cách phân loại thích hợp. * Căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của từng loại nguyên vật liệu trong quá trình thi công xây dựng, NVL được chia thành các loại sau: Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp xây dựng, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm. Trong ngành xây lắp còn phải phân biệt vật liệu xây dựng, vật kết cấu và thiết bị xây dựng. Các vật liệu này đều là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm của đơn vị xây dựng, các hạng mục công trình xây dựng nhưng chúng có sự khác nhau. Vật liệu xây lắp là sản phẩm của ngành công nghiệp chế biến được sử dụng trong đơn vị xây lắp để tạo nên sản phẩm như hạng mục công trình, công trình xây dựng như gạch, ngói, xi măng, sắt, thép… Vật kết cấu là những bộ phận của công trình mà đơn vị xây lắp sản xuất hoặc mua của đơn vị khác để lắp vào sản phẩm xây dựng của đơn vị mình như: thiết bị vệ sinh, thông gió, truyền hơi ấm, hệ thống cột thu lôi… - Nguyên vật liệu phụ: Là những loại vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm. Vật liệu phụ chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để nâng cao chất lượng cũng như tính năng, tác dụng của sản phẩm như: Sơn, dầu nhớt, hồ keo. Thuốc nhuộm… - Nhiên liệu: Là loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình thi công, kinh doanh. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể rắn, lỏng, khí như: xăng dầu, than củi, sấy ủi, hơi đốt dùng phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, các phương tiện máy móc thiết bị hoạt động. - Phụ tùng thay thế: Là các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa những máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải như: Bu lông, vòng bi… - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: gồm những vật liệu, thiết bị công cụ, khí cụ, vật kết cấu dùng cho công tác xây dựng cơ bản. - Vật liệu khác: là những loại vật liệu chưa được xếp vào các loại trên như phế liệu loại ra trong quá trình thi công xây dựng: gỗ sắt, thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định. * Căn cứ vào nguồn cung cấp vật liệu được chia thành. - Nguyên vật liệu mua ngoài. - Nguyên vật liệu tự sản xuất. - Nguyên vật liệu từ các nguồn khác (được cấp, nhận vốn góp). * Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu có thể chia nguyên vật liệu thành. - Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh. + Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất, chế tạo sản phẩm + Nguyên vật liệu dùng cho quản lý ở các phân xưởng, cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp. - Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác. + Nhượng bán + Đem góp vốn liên doanh + Đem quyên tặng Có rất nhiều cách phân loại nguyên vật liệu khác nhau, các doanh nghiệp tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của mình và yêu cầu quản lý để lựa chọn tiêu thức phân loại một cách hợp lý. c. Vai trò của nguyên vật liệu. Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh thì nhất thiết phải có ba yếu tố cơ bản, đó là tư liệu lao động, đối tượng lao động và sức lao động. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty thì nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là cơ sở vật chất chính cấu thành nên thực thể sản phẩm. Xét về giá trị, nguyên vật liệu còn là một bộ phận tài sản lưu động của doanh nghiệp. Trong doanh nghiệp xây lắp, chi phí về nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn từ 65% - 70% trong tổng giá trị công trình. Do vậy, việc cung cấp nguyên vật liệu kịp thời hay không có ảnh hưởng to lớn đến tiến độ thi công xây dựng của doanh nghiệp. Ngoài ra, việc cung cấp nguyên vật liệu còn quan tâm đến chất lượng, chất lượng các công trình phụ thuộc trực tiếp vào chất lượng của nguyên vật liệu, mà chất lượng công trình là điều kiện quyết định để doanh nghiệp có uy tín và tồn tại trên thị trường. Trong cơ chế thị trường hiện nay, việc cung cấp nguyên vật liệu còn cần đảm bảo giá cả hợp lý, tạo điều kiện cho doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả. 2.2.2. Tính giá nguyên vật liệu. Tính giá vật liệu có ý nghĩa quan trọng trong việc hạch toán đúng đắn tình hình tài sản cũng như chi phí sản xuất kinh doanh. 2.2.2.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho Tuỳ theo từng nguồn nhập, kế toán tính toán xác định tổng chi phí mà công ty bỏ ra để có được lượng nguyên vật liệu đó: Nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu là do mua ngoài ở thị trường trong nước. Giá trị nhập kho trong trường hợp này là toàn bộ những chi phí thực tế Công ty đã bỏ ra, bao gồm: giá mua trên hoá đơn và chi phí thu mua. Chi phí thu mua thường là chi phí vận chuyển, bốc dỡ… Giá trị nguyên vật liệu nhập kho trong trường hợp này được xác định theo công thức: = + - Ví dụ 2.1. Ngày 05/10/2008, công ty có đợt mua trụ sắt phi 8 về nhập kho, tổng số tiền thanh toán là 10.920.000 đồng, trong đó thuế GTGT là 520.000đồng. Chi phí vận chuyển bốc xếp là 200.000đồng (trong đó thuế GTGT là 20.000 đồng). Trị giá vốn thực tế của số NVL này nhập kho được xác định như sau: Do công ty là đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên trị giá vốn thực tế nhập kho sẽ là: Giá thực tế NVL nhập kho = (10.920.000+180.000) – (520.000+20.000) = 10.560.000 đồng Các khoản giảm trừ ở đây có thể là những thiếu hụt, mất mát NVL so với số lượng trên hoá đơn mà người bán phải bồi thường cho công ty hoặc là những khoản triết khấu mà công ty được hưởng (thường là trừ thẳng vào tổng tiền thanh toán) Công Ty Cổ Phần Thương Mại và Kỹ Thuật Đông A là đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, sản phẩm sản xuất ra đều là đối tượng chịu thuế GTGT, vì thế giá mua trên hoá đơn là giá chưa có thuế GTGT. Ví dụ 2.2. Ngày 03/10/2008, kế toán nhận được hoá đơn GTGT số 0004651 do kho vật tư chuyển lên về việc mua xi măng Bỉm Sơn. Cùng ngày kế toán nhận được phiếu nhập kho của loại hàng trên. HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 03 tháng 10 năm 2008 Mẫu số: 01 GTKT-3LL BD/2005B 0004651 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thiên Long Địa chỉ: Số 25 Chùa Bộc - Đống Đa – Hà Nội Tài khoản số:…………….. Điện thoại………………. MST: 0101866620 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Trung Kiên Tên đơn vị: Công Ty CP Thương Mại và Kỹ Thuật Đông A Địa chỉ: Số 144 Phố Chùa Láng – Láng Thượng - Đống Đa- Hà Nội. Số tài khoản: ………………. Điện thoại………………. MST: 0100107088 TT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 1 Xi măng Bỉm Sơn Bao 620 88.000 54.560.000 Cộng tiền hàng 54.560.000 Thuế suất thuế GTGT 5%. Tiền thuế GTGT 2.728.000 Tổng cộng tiền thanh toán 57.288.000 Số tiền bằng chữ: Năm mươi bảy triệu hai trăm tám tám nghìn đồng chẵn Người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng dấu,ghi rõ họ tên) Thông thường, đối với nguyên vật liệu nhập kho được mua trong thành phố nên không phải chịu chi phí vận chuyển mà được người bán vận chuyển đến tận kho của công ty. Vì vậy, tổng tiền công ty phải thanh toán khi mua số xi măng trên là: 57.288.000 đồng 2.2.2.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho Khi có nguyên vật liệu xuất kho, thủ kho sẽ ghi vào phiếu xuất kho rồi ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển lên cho phòng kế toán sẽ căn cứ vào đó để ghi vào các sổ kế toán có liên quan. Việc tính toán nguyên vật liệu sẽ được thực hiện theo phương pháp nhận trước – xuất trước. Với giả thiết số nguyên vật liệu nào nhập trước sẽ được xuất trước, đơn giá thực tế xuất kho là đơn giá của những lần nhập sớm nhất hiện có trong kho. Ví dụ 2.3: Số liệu tồn kho đầu tháng của xi măng Bỉm Sơn là: 12.905.000 đồng, số lượng 145 bao, với đơn giá 89.000đồng/bao. Trong tháng 10 có 4 đợt nhập kho sau: - Ngày 03/10: Nhập kho 620 bao, đơn giá 88.000đồng/bao. Thành tiền là 54.560.000đồng. - Ngày 09/10: Nhập kho 280 bao, đơn giá 89.000đồng/bao. Thành tiền là 24.920.000đồng. - Ngày 18/10: Nhập kho 1250 bao, đơn giá 88.000đồng/bao. Thành tiền là 110.000.000đồng. - Ngày 28/10: Nhập kho 200 bao, đơn giá 88.000đồng/bao. Thành tiền là 17.600.000đồng. Cùng tháng có 5 đợt xuất kho sau: - Ngày 04 tháng 10: Xuất kho 130 bao cho sản xuất của đội 3. - Ngày 08 tháng 10: Xuất kho 250 bao cho sản xuất của đội 4. - Ngày 15 tháng 10: Xuất kho 385 bao cho sản xuất của đội 3. - Ngày 18 tháng 10: Xuất kho 500 bao cho sản xuất của đội 2. - Ngày 28 tháng 10: Xuất kho 420 bao cho sản xuất của đội 1. Do xí nghiệp áp dụng tính giá theo phương pháp nhập trước-xuất trước. - Nên giá trị của các lần xuất kho sẽ là: + Ngày 04/10: Trị giá xuất kho của 130 bao là: 130 x 89.000 = 11.570.000 (đồng) + Ngày 08/10: Trị giá xuất kho của 250 bao là: 15 x 89.000 = 1.335.000 (đồng) 235 x 88.000 = 20.680.000 (đồng) => Tổng giá trị xuất kho của 250 bao xi măng là: 1.335.000 + 20.680.000 = 22.015.000 (đồng) + Ngày 15/10: Trị giá xuất kho của 385 bao là: 385 x 88.000 = 33.880.000(đồng) + Ngày 18/10: Trị giá xuất kho của 500 bao là: 280 x 89.000 = 24.920.000 (đồng) 220 x 88.000 = 19.360.000 (đồng) => Tổng giá trị xuất kho của 500 bao xi măng là: 24.920.000 + 19.360.000 = 44.280.000(đồng) + Ngày 28/10: Trị giá xuất kho của 420 bao là: 420 x 88.000 = 36.960.000 (đồng) Đây là cách tính đơn giản, ít tốn nhiều công sức. Theo cách tính này thì giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số hàng mua vào sau cùng hiện có trong kho. Tuy nhiên, cách tính giá theo phương pháp nhập trước – xuất trước này cũng có một số hạn chế, đó là nếu việc nhập – xuất nguyên vật liệu diễn ra không thường xuyên, số ngày nhập và số ngày xuất cách nhau quá xa, trong khi đó giá cả trên thị trường luôn luôn có sự biến động lên, xuống không ổn định. Do đó, cách tính này sẽ khổng phản ánh được sự biến động của giá cả. 2.2.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công Ty Cổ Phần Thương Mại và Kỹ Thuật Đông A. 2.2.3.1. Tổ chức hạch toán ban đầu: Để kiểm soát tình hình nhập – xuất – tồn của từng thứ, từng nhóm, từng loại NVL theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị, công ty sử dụng các loại chứng từ sau: - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Biên bản kiểm nghiệm vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá. - Hoá đơn GTGT, hoá đơn vận chuyển - Thẻ kho… Trình tự, thủ tục nhập – xuất được diễn ra như sau: a. Nhập kho Hàng ngày, căn cứ vào hoá đơn GTGT của bên bán, hoá đơn vận chuyển hoặc giấy báo nhận hàng và biện bản kiểm nghiệm vật tư, kho vật tư tiến hành lập phiếu vật tư, ghi vào phiếu nhập vật tư các nội dung chính như: tên vật tư, quy cách, đơn vị tính, số lượng, đơn giá (theo hoá đơn GTGT)… Phiếu nhập vật tư được lập thành 2 liên: 1 liên thủ kho giữ để làm cơ sở ghi thẻ kho, sau đó chuyển lên cho kế toán vật tư để ghi vào sổ. Còn 1 liên chuyển cho kế toán thanh toán kèm theo hoá đơn GTGT và các chứng từ liên quan trong trường hợp thanh toán ngay. Trường hợp vật tư nhập kho nhưng thanh toán chậm thì phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT và các chứng từ liên quan được chuyển cho kế toán vật tư, sau đó khi thanh toán thì kế toán vật tư chuyển cho kế toán thanh toán toàn bộ chứng từ này. Khi hàng đến kho của công ty, trước khi nhập kho, phòng kinh tế kỹ thuật sẽ kiểm tra quy cách, chất lượng, số lượng NVL và ghi vào biên bản kiểm nghiệm. Nếu kết quả kiểm nghiệm cho thấy toàn bộ NVL đều đúng quy cách, chất lượng, số lượng thì lúc này, thủ kho mới nhập kho lượng NVL này và ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho. Nếu kết quả kiểm nghiệp cho thấy NVL chưa đúng quy cách, phẩm chất hoặc thiếu, mất trong quá trình vận chuyển thì thủ kho chưa cho nhập kho ngay mà chờ quyết định của Ban giám đốc để biết có nhập hay trả lại hàng. Sau đây là Biên bản kiểm nghiệm vật tư và phiếu nhập kho của đợt mua 620 bao xi măng Bỉm Sơn vào ngày 03 tháng 10 năm 2008. Đơn vị: Công Ty CP Thương Mại và Kỹ Thuật Đông A BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ, CÔNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ Ngày 03 tháng 10 năm 2008 Số: 001 Ban kiểm nghiệm vật tư gồm có: 1. Ông: Đỗ Thanh Hải - Trưởng ban 2. Ông: Lê Văn Thanh - Kỹ thuật: Uỷ viên 3. Bà: Nguyễn Thị Thu - Thủ kho: Uỷ viên Căn cứ vào hoá đơn số 0004651 của Công ty TNHH Thiên Long ngày 03/10/2008, đã kiểm nghiệm vật tư như sau: STT Tên nhãn hiệu quy cách vật tư ĐVT Số lượng Theo chứng từ Thực tế Đúng cách Không đúng quy cách 1. Xi măng Bỉm Sơn Bao 620 620 620 0 Phương thức kiểm nghiệm: kiểm tra số lượng, nguồn gốc và sự nguyên vẹn của bao bì. Kết luận của Ban kiểm nghiệm: Nhập kho Công ty Ngày 03 tháng 10 năm 2008 Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban Sau khi đã có ý kiến của ban kiểm nghiệm, thủ kho tiến hành nhập kho, lập phiếu kho căn cứ vào số lượng nguyên vật liệu thực nhập. Các lần mua xi măng Bỉm Sơn tiếp sau đó trong tháng 10 cũng đã có hoá đơn GTGT do bên bán chuyển sang và được Ban kiểm nghiệm cho phép nhập kho. Từ đó, kế toán tiến hành viết phiếu nhập kho. Đơn vị: Công Ty CP Thương Mại và Kỹ Thuật Đông A PHIẾU NHẬP KHO Ngày 03 tháng 10 năm 2008 Số: 01 Nợ: TK152 Có: TK141 Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Trung Kiên Theo: Hoá đơn GTGT số 0004651 ngày 03 tháng 10 năm 2008 của Công ty TNHH Thiên Long Nhập tại kho: số 04 STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật liệu Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá (VNĐ) Thành tiền (VNĐ) Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1. Xi măng Bỉm Sơn Bao 620 620 88.000 54.560.000 Cộng 54.560.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Năm mươi bốn triệu năm trăm sáu mươi nghìn đồng chẵn Ngày 03 tháng 10 năm 2008 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Đơn vị: Công Ty CP Thương Mại và Kỹ Thuật Đông A PHIẾU NHẬP KHO Ngày 09 tháng 10 năm 2008 SỐ: 04 Nợ: TK152 Có: TK331 Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Trung Kiên Theo: Hoá đơn GTGT số 0006113 ngày 09 tháng10 năm 2008 của Công ty TNHH Thiên Long Nhập tại kho: số 04 STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật liệu Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá (VNĐ) Thành tiền (VNĐ) Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1. Xi măng Bỉm Sơn Bao 280 280 89.000 24.920.000 Cộng 24.920.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai mươi bốn triệu chín trăm hai mươi nghìn đồng Ngày 09 tháng 10 năm 2008 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Đơn vị: Công Ty CP Thương Mại và Kỹ Thuật Đông A PHIẾU NHẬP KHO Ngày 18 tháng 10 năm 2008 SỐ: 05 Nợ: TK152 Có: TK331 Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Trung Kiên Theo: Hoá đơn GTGT số 0006970 ngày 18 tháng 10 năm 2008 của Công ty TNHH Hiếu Oanh Nhập tại kho: số 04 STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật liệu Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá (VNĐ) Thành tiền (VNĐ) Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1. Xi măng Bỉm Sơn Bao 1250 1250 88.000 110.000.000 Cộng 110.000.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một trăm mười triệu đồng chẵn. Ngày 18 tháng 10 năm 2008 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế Toán trưởng Đơn vị: Công Ty CP Thương Mại và Kỹ Thuật Đông A PHIẾU NHẬP KHO Ngày 28 tháng 10 năm 2008 SỐ: 11 Nợ: TK152 Có: TK111 Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Trung Kiên Theo: Hoá đơn GTGT số 0007328 ngày 28 tháng 10 năm 2008 của Công ty TNHH Hiếu Oanh Nhập tại kho: số 04 STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật liệu Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá (VNĐ) Thành tiền (VNĐ) Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1. Xi măng Bỉm Sơn Bao 200 200 88.000 17.600.000 Cộng 17.600.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Mười bảy triệu sáu trăm nghìn đồng. Ngày 28 tháng 10 năm 2008 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế Toán trưởng b. Xuất kho Khi có yêu cầu sử dụng, các đội sẽ viết phiếu yêu cầu gửi cho kho vật tư, kho vật tư dựa vào các định mức chi phí NVL do phòng kinh tế kỹ thuật quy định rồi xét duyệt số lượng NVL được cấp, so sánh NVL hiện còn trong kho để xác định số thực cấp ghi vào phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên: 1 liên thủ kho giữ làm cơ sở ghi thẻ kho, sau đó chuyển lên cho phòng kế toán để kế toán vật tư ghi vào sổ, 1 liên do người nhận vật tư giữ. Sau đây là phiếu xuất kho của số xi măng Bỉm Sơn trong tháng 10 năm 2008. Đơn vị: Công Ty CP Thương Mại và Kỹ Thuật Đông A PHIẾU XUẤT KHO Ngày 04 tháng 10 năm 2008 SỐ: 02 Nợ: TK621 Có: TK152 - Họ và tên người nhận hàng: Hoàng Văn Thu - Địa chỉ (bộ phận): Đội 3 - Lý do xuất: xuất cho sản xuất. - Xuất tại kho: số 04 STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá (VNĐ) Thành tiền (VNĐ) Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1. Xi măng Bỉm Sơn Bao 130 130 89.000 11.570.000 Cộng 11.570.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Mười một triệu năm trăm bảy mươi nghìn đồng. Ngày 04 tháng 10 năm 2008 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế Toán trưởng Giám đốc Đơn vị: Công Ty CP Thương Mại và Kỹ Thuật Đông A PHIẾU XUẤT KHO Ngày 08 tháng 10 năm 2008 SỐ: 09 Nợ: TK621 Có: TK152 - Họ và tên người nhận hàng: Khuất Thị Nguyệt - Địa chỉ (bộ phận): Đội 4 - Lý do xuất: xuất cho sản xuất. - Xuất tại kho: số 04 STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá (VNĐ) Thành tiền (VNĐ) Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1. Xi măng Bỉm Sơn Bao 250 15 89.000 1.335.000 2. Xi măng Bỉm Sơn Bao 235 88.000 20.680.000 Cộng 22.015.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai mươi hai triệu không trăm mười lăm nghìn đồng . Ngày 08 tháng 10 năm 2008 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế Toán trưởng Giám đốc Đơn vị: Công Ty CP Thương Mại và Kỹ Thuật Đông A PHIẾU XUẤT KHO Ngày 15 tháng 10 năm 2008 SỐ: 12 Nợ: TK621 Có: TK152 - Họ và tên người nhận hàng: Hoàng Văn Thu - Địa chỉ (bộ phận): Đội 3 - Lý do xuất: xuất cho sản xuất. - Xuất tại kho: số 04 STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá (VNĐ) Thành tiền (VNĐ) Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1. Xi măng Bỉm Sơn Bao 385 385 88.000 33.880.000 Cộng 33.880.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): ba mươi ba triệu tám trăm tám mươi nghìn đồng Ngày 15 tháng 10 năm 2008 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế Toán trưởng Giám đốc Đơn vị: Công Ty CP Thương Mại và Kỹ Thuật Đông A PHIẾU XUẤT KHO Ngày 18 tháng 10 năm 2008 SỐ: 14 Nợ: TK621 Có: TK152 - Họ và tên người nhận hàng: Lê Đức Tuấn - Địa chỉ (bộ phận): Đội 2 - Lý do xuất: xuất cho sản xuất. - Xuất tại kho: số 04 STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá (VNĐ) Thành tiền (VNĐ) Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1. Xi măng Bỉm Sơn Bao 500 280 89.000 24.920.000 2 Xi măng Bỉm Sơn Bao 220 88.000 19.360.000 Cộng 44.280.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Bốn mươi bốn triệu hai trăm tám mươi nghìn đồng chẵn. Ngày 18 tháng 10 năm 2008 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế Toán trưởng Giám đốc Đơn vị: Công Ty CP Thương Mại và Kỹ Thuật Đông A PHIẾU XUẤT KHO Ngày 28 tháng 10 năm 2008 SỐ: 19 Nợ: TK621 Có: TK152 - Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Thuỳ Linh - Địa chỉ (bộ phận): Đội 1 - Lý do xuất: xuất cho sản xuất. - Xuất tại kho: số 04 STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá (VNĐ) Thành tiền (VNĐ) Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1. Xi măng Bỉm Sơn Bao 420 420 88.000 36.960.000 Cộng 36.960.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Ba mươi sáu triệu chín trăm sáu mươi nghìn đồng. Ngày 28 tháng 10 năm 2008 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế Toán trưởng Giám đốc 2.2.3.2. Phương pháp kế toán chi tiết áp dụng tại Công Ty Cổ Phần Thương Mại và Kỹ Thuật Đông A. Hạch toán chi tiết NVL là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán, nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập – xuất - tồn kho của từng thứ, loại NVL về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Tại Công ty, nguyên vật liệu sử dụng nhiều và đa dạng, các nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra thường xuyên. Do đó, nhiệm vụ của kế toán chi tiết NVL là vô cùng quan trọng. Vì thế, việc sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL là phù hợp với đặc điểm của công ty. a. Tại kho Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập – xuất kho của từng thứ NVL theo chỉ tiêu số lượng, mỗi thứ ghi vào một thẻ kho thẻ kho được mở theo tháng, khi có nghiệp vụ nhập – xuất NVL, thủ kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào các phiếu nhập vật tư, phiếu cấp vật tư, căn cứ vào đó thủ kho ghi kho của từng thứ NVL. Sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất thủ kho đều tính ra số tồn trên thẻ kho. Sau đây là thẻ kho của mặt hàng xi măng Bỉm Sơn. Đơn vị: Công Ty CP Thương Mại và Kỹ Thuật Đông A THẺ KHO Ngày lập thẻ: Từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/10/2008 Tờ số: 01 - Tên, nhãn hiêu, quy cách vật tư: Xi măng Bỉm Sơn - Đơn vị tính: Bao - Kho hàng: số 04 STT Ngày tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Ghi Chú Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E F 1 2 3 G H Tôn đầu kỳ 145 03/10 01 Nhập kho NVL 03/10 620 765 04/10 02 Xuất cho sản xuất 04/10 130 635 08/10 09 Xuất cho sản xuất 08/10 250 385 09/10 04 Nhập kho NVL 09/10 280 665 15/10 12 Xuất cho sản xuất 15/10 385 280 18/10 05 Nhập kho NVL 18/10 1250 1530 18/10 14 Xuất cho sản xuất 18/10 500 1030 28/10 11 Nhập kho NVL 28/10 200 1230 28/10 19 Xuất cho sản xuất 28/10 420 810 Cộng cuối kỳ x 2350 1685 810 x x Ngày 31 tháng 10 năm 200._.