Kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST

g động về mọi mặt, phải biết tận dụng các biện pháp kinh tế một cách linh hoạt khéo léo và hiệu quả. Trong đó không thể thiếu quan tâm đến công tác tổ chức kế toán nói chung cũng như công tác kế toán nguyên, vật liệu nói riêng. Bởi lẽ nguyên, vật liệu là yếu tố cơ bản cấu thành nên giá thành sản phẩm, tổ chức kế toán nguyên, vật liệu tốt sẽ đảm bảo cho việc cung cấp đầy đủ kịp thời các nguyên, vật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất, kiểm tra giám sát việc chấp hành các định mức dự trữ, tiêu hao nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất góp phần giảm bớt chi phí nâng cao doanh lợi cho công ty. Với công ty chuyên về sản xuất các thiết bị nhựa y tế, thì yêu cầu của việc quản lý nguyên, vật liệu cũng mang một ý nghĩa hết sức quan trọng. Xuất phát từ những lý do trên và qua thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST, em đã đi sâu tìm hiểu thực tế và nhận thấy được tầm quan trọng của nguyên, vật liệu đối với quá trình sản xuất, sự cần thiết phải tổ chức quản lý nguyên vật liệu và công tác kế toán nguyên, vật liệu của công ty. Với những kiến thức thu nhận được trong quá trình học tập, sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô, chú, anh, chị trong phòng tài chính kế toán cũng như trong toàn công ty, đặc biệt là sự hướng dẫn nhiệt tình của PGS.TS Nguyễn Văn Công, em đã đi sâu nghiên cứu đề tài: “Kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST”. 2. Mục đích và phạm vi nghiên cứu của đề tài. Qua việc lựa chọn đề tài, em muốn được đi sâu tìm hiểu thực trạng công tác kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST – môt công ty có lĩnh vực sản xuất kinh doanh mang tính đặc thù và đặc biệt là nghiên cứu về tầm quan trọng của kế toán nguyên, vật liệu tại công ty. 3. Nội dung và kết cấu của đề tài. Với tên gọi “Kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST”, chuyên đề thực tập chuyên nghành ngoài phần mở đầu và kết luận, phần nội dung của chuyên đề được chia thành ba phần chính: Phần 1: Tổng quan về Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST. Phần 2: Thực trạng nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Nhựa y tế MEDIPLAST. Phần 3: Hoàn thiện kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST. Do thời gian thực tập có hạn, công tác kế toán nguyên, vật liệu phức tạp nên bài chuyên đề không tránh khỏi những khiếm khuyết, thiếu sót. Em rất mong sự đóng góp ý kiến của thầy cô giáo cũng như các cô, chú trong phòng Tài chính – kế toán của công ty để để tài được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn. Hà Nội, tháng 5 năm 2009 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Quỳnh Dương. PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN, VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM, PHÂN LOẠI VÀ TÍNH GIÁ NGUYÊN, VẬT LIỆU. Khái niệm và đặc điểm nguyên, vật liệu. Nguyên, vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong doanh nghiệp sản xuất nguyên, vật liệu là đối tượng lao động, là cơ sở để hình thành nên sản phẩm mới. Nguyên, vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất, khi tham gia vào quá trình sản xuất thường cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Trong doanh nghiệp nguyên, vật liệu được thể hiện dưới dạng vật hóa như: sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, da trong doanh nghiệp đóng giày, sợi trong doanh nghiệp dệt, nhựa trong doanh nghiệp sản xuất dụng cụ nhựa y tế… Đặc điểm chính của nguyên, vật liệu là nguyên, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh, và hình thái vật chất ban đầu sẽ được thay đổi để tạo nên thực thể của sản phẩm. Giá trị của nguyên, vật liệu sẽ được chuyển dịch toàn bộ vào giá trị sản phẩm, do đó giá trị nguyên, vật liệu dùng để sản xuất sản phẩm được tính toàn bộ vào giá thành sản phẩm. Đặc điểm này xếp nguyên, vật liệu vào nhóm tài sản lưu động của đơn vị. Việc tăng tốc độ lưu chuyển vốn kinh doanh không thể tách rời việc dự trữ và sử dụng nguyên, vật liệu. Nguyên, vật liệu là yếu tố đầu vào không thể thiếu trong quá trình sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp sản xuất. Mỗi doanh nghiệp sử dụng rất nhiều loại nguyên, vật liệu khác nhau về chủng loại và công dụng tuy nhiên chi phí về nguyên, vật liệu thường chiếm tỉ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Bên cạnh đó nguyên, vật liệu còn là nguồn dự trữ quan trọng để đảm bảo quá trình sản xuất được diễn ra liên tục. Do đó nguyên, vật liệu có đảm bảo quy cách, chủng loại và đa dạng thì sản phẩm sản xuất mới đạt yêu cầu và phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng ngày càng cao của xã hội. Xuất phát từ những đặc điểm đó thì doanh nghiệp phải tiến hành quản lý chặt chẽ nguyên, vật liệu ở tất cả các khâu cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá cả. Việc cung cấp nguyên, vật liệu không kịp thời sẽ làm ảnh hưởng đến cả quá trình sản xuất, việc quản lý nguyên, vật liệu không tốt sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, ảnh hưởng năng lực sản xuất và làm cho vốn khó luân chuyển. Vì vậy, các doanh nghiệp buộc phải tổ chức quản lý tốt nguyên, vật liệu ở tất cả các khâu: thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên, vật liệu. Phân loại nguyên, vật liệu. Trong các doanh nghiệp nguyên, vật liệu bao gồm nhiều loại với công dụng tính chất lý hoá khác nhau và có sự biến động thường xuyên trong quá trình sản xuất. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức kế toán chi tiết đối với từng loại nguyên, vật liệu phục vụ cho kế toán quản trị, doanh nghiệp cần thiết phải phân loại chúng theo những tiêu thức phù hợp. Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp thì nguyên, vật liệu được chia thành các loại sau: - Nguyên, vật liệu chính: (có thể bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài) Là những nguyên, vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh thì sẽ cấu thành nên thực thể của sản phẩm, toàn bộ giá trị của nguyên, vật liệu được chuyển vào sản phẩm mới. - Vật liệu phụ: là các loại vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất được sử dụng trong sản xuất để làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất, bao gói sản phẩm… Các loại vật liệu này không cấu thành nên thực thể sản phẩm. - Nhiên liệu: là những thứ có tác dụng cung cấp năng lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh, phục vụ cho công nghệ sản xuất, phương tiện vận tải, công tác quản lý…. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, rắn hay thể khí như: xăng, dầu, gas… - Phụ tùng thay thế: là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ …. - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là những vật tư được sử dụngcho công việc xây dựng cơ bản. Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt cho công trình xây dựng cơ bản. - Vật liệu khác: là các loại vật liệu không được xếp vào các loại trên. Các loại vật liệu này do quá trình sản xuất loại ra như phế liệu các loại, vật liệu thu hồi do thanh lý TSCĐ… Ngoài ra trên thực tế, tùy theo yêu cầu quản lý mà từng loại nguyên, vật liệu lại được chia thành từng thứ, từng nhóm cụ thể. Căn cứ vào nguồn gốc hình thành, nguyên vật liệu được chia thành: - Nguyên liệu, vật liệu mua ngoài: do mua ngoài, nhận vốn góp liên doanh, được biếu tặng… - Nguyên liệu, vật liệu tự chế biến, gia công: do doanh nghiệp tự sản xuất. - Vật liệu khác: là các loại vật liệu hình thành do được cấp phát, biếu tặng, góp vốn liên doanh Cách phân loại này làm căn cứ cho việc lập kế hoạch thu mua và kế hoạch sản xuất nguyên, vật liệu, là cơ sở để trị giá vốn thực tế nguyên, vật liệu nhập kho. Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng, nguyên, vật liệu được chia thành: - Nguyên, vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất kinh doanh. - Nguyên, vật liệu dùng cho công tác quản lý: bao gồm: nguyên vật liệu dùng cho quản lý ở các phân xưởng, bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp. - Nguyên, vật liệu dùng cho các mục đích khác: gốp vốn liên doanh, biếu tặng… Bên cạnh đó, tùy theo yêu cầu của kế toán quản trị, nguyên, vật liệu có thể được phân loại chi tiết theo nhiều tiêu thức khác. Trong điều kiện hiện nay, việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán yêu cầu nguyên, vật liệu được quản lý theo danh mục, căn cứ vào đặc thù từng doanh nghiệp, danh mục nguyên, vật liệu được xây dựng khác nhau. Tính giá nguyên, vật liệu. Tính giá nguyên, vật liệu (NVL) là việc xác định giá trị nguyên, vật liệu ở những thời điểm nhất định và theo những nguyên tắc nhất định. Trong công tác kế toán, NVL được ghi sổ theo giá thực tế (giá gốc). Giá thực tế của NVL là giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ, chứng minh các khoản chi phí hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra NVL. Việc tính giá được quy định cụ thể cho từng loại như sau: * Xác định trị giá vốn của NVL nhập kho Tùy theo từng nguồn nhập mà trị giá vốn của NVL được đánh giá khác nhau và được xác định cụ thể: - Nhập kho do mua ngoài: Trị giá vốn thực tế nhập kho bao gồm : giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua nguyên vật liệu, trừ đi các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do không đúng quy cách, phẩm chất. Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua ghi trên hoá đơn là giá chưa có thuế GTGT. Còn đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT thì giá ghi trên hoá đơn là giá gồm cả thuế GTGT. - Nhập kho do tự sản xuất, chế biến: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá thành sản xuất của NVL tự sản xuất, chế biến. - Nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến: Trị giá vốn thực tế vật liệu nhập kho bao gồm giá vốn thực tế của NVL xuất kho thuê ngoài gia công chế biến cộng với số tiền phải trả cho người nhận gia công cộng với các chi phí vận chuyển bốc dỡ khi giao nhận. - Nhập kho NVL do nhận góp vốn liên doanh: Trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho là giá do hội đồng liên doanh thoả thuận cộng với các chi phí khác phát sinh khi tiếp nhận NVL. - Nhập kho NVL do được cấp: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá ghi trên biên bản giao nhận cộng các chi phí phát sinh khi nhận. - Nhập nguyên vật liệu do được biếu tặng, được tài trợ: trị giá vốn thực tế nhập kho là giá trị hợp lý công các chi phí khác phát sinh. - Nhập nguyên vật liệu do thu hồi phế liệu từ sản xuất, thanh lý TSCĐ, công cụ dụng cụ: được đánh giá theo giá ước tính (giá thực tế có thể sử dụng được hoặc bán được). * Xác định trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho. NVL được nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, ở nhiều thời điểm khác nhau nên có nhiều giá khác nhau. Do đó, khi xuất kho NVL tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu, trình độ quản lý và điều kiện trang bị phương tiện kĩ thuật tính toán ở từng doanh nghiệp có thể xác định trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho theo một trong bốn phương pháp được quy định trong chuẩn mực hàng tồn kho (chuẩn mực số 02). - Phương pháp tính theo giá đích danh Theo phương pháp này giá trị NVL được xác định theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập kho cho đến lúc xuất dùng. Khi xuất NVL nào sẽ tính theo giá thực tế nhập kho đích danh của NVL đó. Phương pháp này thường sử dụng cho những NVL có giá trị cao và có tính tách biệt. Phương pháp này tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế toán, hơn nữa giá trị hàng tồn kho được phản ánh theo đúng giá trị thực tế của nó cho nên kế toán có thể theo dõi kịp thời được thời hạn bảo quản của từng lô NVL. Tuy nhiên phương pháp này đòi hỏi những điều kiện khắt khe, chỉ những doanh nghiệp kinh doanh có ít mặt hàng, hàng tồn kho có giá trị lớn, mặt hàng ổn định và loại hàng tồn kho có thể nhận diện được thì mới có thể áp dụng được. - Phương pháp giá bình quân gia quyền. Theo phương pháp này trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho được tính căn cứ vào số lượng NVL xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền, theo công thức: Trị giá vốn thực tế NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho x Đơn giá bình quân gia quyền Trong đó đơn giá bình quân được tính theo một trong các cách sau: Đơn giá bình quân = Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Trị giá vốn thực tế NVL nhập trong kỳ Số lượng NVL tồn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ + Đơn giá bình quân thường được tính cho từng thứ NVL. + Đơn giá bình quân có thể xác định cho cả kỳ ( được tính vào cuối kỳ kế toán) được gọi là ĐGBQ cả kỳ hay ĐGBQ cố định. Theo cách tính này khối lượng tính toán giảm nhưng chỉ tính đựoc trị giá vốn thực tế của NVL vào thời điểm cuối kỳ nên không thể cung cấp thông tin kịp thời. + Đơn giá bình quân có thể xác định sau mỗi lần nhập hoặc tính vào thời điểm trước mỗi lần xuất được gọi là ĐGBQ liên hoàn hay ĐGBQ di động. Theo cách tính này, xác định được trị giá vốn thực tế hàng ngày cung cấp thông tin được kịp thời. Tuy nhiên, khối lượng công việc tính toán sẽ nhiều hơn nên phương pháp này rất thích hợp với những doanh nghiệp có chủng loại NVL không nhiều, hoặc có chủng loại NVL nhiều nhưng đã làm kế toán trên máy. - Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) Theo phương pháp này giá thực tế xuất kho được tính dựa trên giả định hàng nào nhập trước sẽ được xuất trước và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Do vậy, trị giá vốn thực tế của hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập sau cùng. Phương pháp FIFO thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL và số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều. Áp dụng phương pháp này có thể tính ngay được giá vốn xuất kho cho từng lần xuất hàng, đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời cho kế toán ghi chép và quản lý. Vì vậy chỉ tiêu hàng tồn kho trên báo cáo tài chính có nghĩa thực tế hơn. Tuy nhiên do tính giá theo từng danh điểm NVL và phải thực hiện kế toán chi tiết NVL tồ kho theo từng loại giá nên kế toán mất nhiều công sức. Hơn nữa theo phương pháp thì doanh thu hiện tại không phù hợp với chi phí hiện tại, doanh thu hiện tại được tạo thành từ những vật tư, hàng hóa từ rất lâu nên không phản ánh kịp thời giá cả thị trường NVL. - Phương pháp nhập sau xuất trước. (LIFO). Theo phương pháp này giả định hàng nào nhập sau sẽ được xuất trước, lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập của những lần nhập sau cùng. Do vậy, trị giá vốn thực tế của hàng tồn cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên. Theo phương pháp này chi phí của lần mua gần nhất sẽ tương đối sát với giá vốn của hàng thay thế, tuân thủ nguyên tắc phù hợp trong kế toán đồng thời giúp cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của NVL. Tuy nhiên phương pháp này cũng khiến cho kế toán tốn nhiều công sức trong công tác tính toán.Và nếu giá cả có xu hướng tăng dần thì NVL xuất kho sẽ có giá trị cao do giá trị NVL tính theo lần giá mới nhập lần cuối. Khi đó trị giá vốn tồn kho cuối kỳ sẽ có giá thấp và mức lãi cuối kỳ giảm xuống. - Phương pháp trị giá hàng tồn cuối kỳ. Với các phương pháp trên để tính giá NVL xuất kho thì kế toán phải dựa vào các chứng từ xuất NVL để xác định được số lượng NVL thực tế xuất kho. Tuy nhiên với những doanh nghiệp sử dụng nhiều chủng loại NVL với quy cách khác nhau, giá trị thấp, xuất dùng thường xuyên thì việc theo dõi từng nghiệp vụ xuất kho trên chứng từ sẽ rất khó khăn. Cho nên doanh nghiệp phải tính giá cho số lượng NVL tồn kho cuối kỳ trước rồi từ đó tính giá NVL xuất kho trong kỳ này. Trị giá NVL tồn kho cuối kỳ = Số lượng NVL tồn kho cuối kỳ x Đơn giá NVL nhập kho lần cuối Trị giá NVL tồn kho cuối kỳ = Trị giá NVL nhập kho + Trị giá NVL tồn kho đầu kỳ _ Trị giá NVL tồn kho cuối kỳ Phương pháp này tính toán đơn giản và nhanh chóng nhưng độ chính xác không cao và cũng không phản ánh được sự biến động của giá cả. - Phương pháp giá hạch toán. Với một số doanh nghiệp kế toán theo giá thực tế quá phức tạp, tốn nhiều công sức và nhiều khi không thực hiện được như doanh nghiệp có nhiều vật liệu, giá cả thường xuyên biến động, nghiệp vụ nhập – xuất diễn ra thường xuyên nên đã sử dụng giá hạch toán. Giá hạch toán doanh nghiệp sử dụng có thể là giá kế hoạch, giá mua vật liệu tại một thời điểm nào đó. Khi áp dụng phương pháp này toàn bộ NVL xuất trong kỳ sẽ được phản ánh theo giá hạch toán. Cuối kỳ kế toán phải tính hệ số giữa giá hạch toán và giá thực tế để tiến hành điều chỉnh giá NVL xuất kho từ giá hạch toán sang giá thực tế. Mỗi phương pháp có những ưu điểm, nhược điểm riêng. Mức độ chính xác và độ tin cậy của mỗi phương pháp tùy thuộc vào yêu cầu quản lý, trình độ, năng lực nghiệp vụ và trình độ trang bị công cụ tính toán,phương tiện xử lý thông tin của doanh nghiệp, tùy vào yêu cầu bảo quản, tính phức tạp về chủng loại, quy cách và sự biến động của vật tư ở doanh nghiệp. Hệ số giá NVL = Trị giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ + Trị giá thực tế NVL nhập kho trong kỳ Trị giá hạch toán NVL tồn kho đầu kỳ + Trị giá hạch toán NVL nhập kho trong kỳ Trị giá thực tế NVL xuất kho = Hệ số giá x Trị giá hạch toán NVL xuất kho Phương pháp này cho phép kết hợp chặt chẽ kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp về NVL trong tính giá. Công việc tính giá tiến hành nhanh chóng, không phụ thuộc vào số lượng danh điểm NVL cũng như số lần nhập – xuất NVL đó. Tuy nhiên phương pháp này chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL và có đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn cao. 1.2 KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN, VẬT LIỆU. 1.2.1 Khái quát chung về kế toán chi tiết nguyên, vật liệu. Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu (NVL) là việc kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho nhằm đảm bảo theo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động từng loại, nhóm, thứ NVL về số lượng và giá trị. Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và vận dụng phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu phù hợp để tăng cường quản lý NVL. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập, xuất vật tư đều phải lập chứng từ đầy đủ, kịp thời, đúng chế độ quy định. Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành kèm theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính, các chứng từ về kế toán vật tư hàng hoá bao gồm: - Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT) - Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 03-VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm hàng hoá (Mẫu 05-VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03PXK-3LL) - Hoá đơn (GTGT) Mẫu 01GTKT-3LL Các chứng từ bắt buộc phải được sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, còn doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp mình. Mọi chứng từ kế toán về NVL phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian do kế toán trưởng quy định, phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép, tổng hợp kịp thời của các bộ phận, cá nhân có liên quan. Sổ kế toán chi tiết phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến đối tượng kế toán cần tiến hành kế toán chi tiết. Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết NVL áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết như sau: - Thẻ kho. - Sổ (thẻ) kế toán chi tiết NVL. - Sổ đối chiếu luân chuyển. - Sổ số dư. Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên, còn có thể sử dụng các bảng kê nhập, xuất; các bảng luỹ kế tổng hợp nhập-xuất-tồn NVL phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng, kịp thời. Đồng thời để thực hiện kế toán chi tiết NVL các doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong ba phương pháp sau : Phương pháp sổ số dư, phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Mỗi phương pháp đều có những ưu, nhược điểm khác nhau phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp. 1.2.2 Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên, vật liệu. Tuỳ thuộc vào điều kiện thực tế của doanh nghiệp mình mà có thể áp dụng các phương pháp kế toán chi tiết khác nhau. Ba phương pháp có điểm giống nhau là ở kho: thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật tư theo chỉ tiêu số lượng. Tuy nhiên điểm khác nhau giữa các phương pháp này là quá trình ghi chép ở phòng kế toán. Cụ thể: 1.2.2.1 Phương pháp thẻ song song. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, hàng hoá; việc nhập – xuất diễn ra không thường xuyên. Đặc biệt, trong điều kiện doanh nghiệp đã làm kế toán máy thì phương pháp này vẫn áp dụng cho những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá diễn ra thường xuyên. Do đó, xu hướng phương pháp này sẽ được áp dụng ngày càng rộng rãi. Phương pháp này được thực hiện dựa trên nguyên tắc đó là sự kết hợp hoạt động của thủ kho và kế toán NVL tại phòng kế toán. Cụ thể: Tại kho: Thủ kho tiến hành mở thẻ kho cho từng danh điểm vật tư để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn NVL về mặt số lượng. Cơ sở để ghi thẻ kho là các chứng từ nhập, xuất NVL, mỗi chứng từ ghi một dòng. Khi nhận được các chứng từ đó thì thủ kho phải tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chúng rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày thủ kho tiến hành tính ra số tồn kho về mặt số lượng theo từng danh điểm. Định kỳ thủ kho chuyển cho phòng kế toán tất cả các chứng từ nhập, xuất đã được phân loại theo từng loại vật tư. Tại phòng kế toán: Kế toán mở thẻ chi tiết NVL tương ứng với thẻ kho nhưng phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn NVL cả về số lượng và giá trị. Cơ sở để ghi thẻ chi tiết NVL là các phiếu nhập, phiếu xuất cùng các chứng từ khác có liên quan. Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được các chứng từ do thủ kho chuyển tới thì kế toán NVL phải kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá thực tế vào thẻ kế toán chi tiết NVL có liên quan. Cuối tháng số liệu trên thẻ kế toán chi tiết NVL được đối chiếu với thẻ kho về mặt số lượng. Đồng thời số liệu được sử dụng để lập Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn vật liệu và tiến hành đối chiếu với kế toán tổng hợp về mặt giá trị. Trình tự kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song có thể được khái quát bằng sơ đồ sau: Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sổ kế toán chi tiết Thẻ kho Bảng kê nhập-xuất-tồn Sổ kế toán tổng hợp Sơ đồ 1: Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu hàng tháng Phương pháp này rất đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất, tồn NVL kịp thời, chính xác. Tuy nhiên theo phương pháp này thì việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, ngoài ra khối lượng ghi chép còn nhiều. 1.2.2.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Phương pháp này áp dụng cho những doanh nghiệp có nhiều danh điểm NVL và số lượng chứng từ nhập, xuất không nhiều, hệ thống kho tàng ít, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết NVL và không có điều kiện theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày. Tại kho: Thủ kho mở thẻ kho cho từng danh diểm NVL về mặt số lượng như phương pháp thẻ song song. Tại phòng kế toán: Kế toán mở Sổ đối chiếu luân chuyển để theo dõi về tình hình nhập, xuất của từng danh điểm vật liệu về cả số lượng và giá trị, mỗi loại vật tư chỉ ghi một dòng của sổ và chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất vật liệu do thủ kho chuyển tới thì kế toán NVL tiến hành lập Bảng kê nhập, Bảng kê xuất NVL để có số liệu ghi vào Sổ đối chiếu luân chuyển.Cuối tháng tiến hành cộng sổ cột số lượng và đối chiếu với thẻ kho còn cột giá trị được đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp. Trình tự kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được khái quát bằng sơ đồ sau: Thẻ kho Phiếu nhập Phiếu xuất Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Sổ kế toán tổng hợp Sơ đồ 2: Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu cuối tháng Ưu điểm của phương pháp này là dễ làm, khối lượng công việc ghi chép của kế toán được giảm nhẹ, tuy nhiên vẫn còn trùng lắp về chỉ tiêu số lượng giữa kho và phòng kế toán. Hơn nữa do chỉ ghi sổ một lần vào cuối tháng nên công việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp nhiều khó khăn nếu trong tháng số lượng chứng từ nhập, xuất của từng loại vật tư nhiều. 1.2.2.3 Phương pháp sổ số dư. Đối với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL và đồng thời số lượng các nghiệp vụ nhập, xuất nhiều, thường xuyên thì phương pháp kế toán chi tiết NVL thích hợp nhất là phương pháp sổ số dư. Tại kho: Về cơ bản công việc tương tự như hai phương pháp trên. Tuy nhiên theo phương pháp này thì định kỳ sau khi ghi thẻ kho thì thủ kho sẽ tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất theo từng loại vật tư để lập phiếu giao nhận chứng từ và bàn giao cho kế toán (nhập riêng xuất riêng kèm thao chứng từ gốc). Cuối tháng thủ kho ghi số dư về số lượng theo từng loại vật tư của từng kho. Sổ số dư do kế toán lập cho từng kho và chuyển cho thủ kho sử dụng cho cả năm. Ghi xong thủ kho gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền. Tại phòng kế toán: Kế toán lập Bảng kê lũy kế nhập, xuất, tồn theo thước đo giá trị dựa trên cơ sở các phiếu giao nộp chứng từ định kỳ để theo dõi tình hình nhập, xuất NVL. Từ Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn kế toán sẽ tiến hành lập Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn NVL. Cuối tháng kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên Sổ số dư với thẻ kho về mặt số lượng đồng thời đối chiếu với kế toán tổng hợp theo thước đo giá trị. Trình tự kế toán chi tiết NVL theo phương pháp này được khái quát bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 3: Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ Phiếu giao nhận chứng từ Bảng kê luỹ kế nhập Bảng kê luỹ kế xuất Bảng kê nhập-xuất-tồn Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu hàng ngày Phương pháp này khắc phục được sự trùng lắp về chỉ tiêu số lượng do đó mà tăng được hiệu quả công tác kế toán. Tuy nhiên vì thủ kho chỉ theo dõi số lượng, kế toán theo dõi giá trị nên việc kiểm tra giữa kho và phòng kế toán thường khó khăn hơn, kế toán muốn biết số lượng nhập, xuất, tồn của một loại vật tư nào đó thì phải xuống tận kho kiểm tra thẻ kho. KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN, VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP KÊ KHAI THƯỜNG XUYÊN. 1.3.1 Khái niệm và tài khoản sử dụng nguyên, vật liệu. Phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) là phương pháp theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán. Khi áp dụng phương pháp này thì các tài khoản hàng tồn kho nói chung và tài khoản NVL nói riêng được dùng để phản ánh số hienj có, tình hình biến động tăng, giảm của vật tư, hàng hóa. Vì vậy, giá trị vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán có thể xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ hạch toán. Cuối kỳ hạch toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật tư, hàng hóa tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu tồn trên sổ kế toán để xác định số lượng vật tư thừa, thiếu và truy tìm nguyên nhân để có giải pháp xử lý kịp thời. Phương pháp này được áp dụng tại các doanh nghiệp sản xuất và các đơn vị thương mại kinh doanh những mặt hàng có giá trị lớn. Phương pháp này có ưu điểm là cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác về tình hình biến động hàng tồn kho. Tuy nhiên với những doanh nghiệp có nhiều loại vật tư, các nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra thường xuyên áp dụng phương pháp này thì rất tốn công sức mà chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại NVL, tần suất nhập, xuất ít. Kế toán tổng hợp nhập, xuất NVL theo phương pháp KKTX sử dụng tài khoản 152: "Nguyên liệu, vật liệu" để ghi chép số hiện có và tình hình tăng, giảm NVL theo giá thực tế, có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm…theo yêu cầu quản lý. Kết cấu tài khoản 152: Bên Nợ: + Giá thực tế nguyên, vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, nhận vốn góp liên doanh, được cấp hoặc nhập từ các nguồn khác. + Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê. Bên Có: + Giá thực tế NVL xuất kho để sản xuất, để bán, thuê ngoài gia công chế biến, hoặc góp vốn đầu tư. + Trị giá NVL được giảm giá hoặc trả lại người bán. + Trị giá NVL thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê. Dư Nợ: Giá thực tế NVL tồn kho. Tài khoản này có thể mở thêm các tài khoản cấp 2, cấp 3... theo từng loại, nhóm, thứ NVL tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, thông thường doanh nghiệp chi tiết TK này theo vai trò và công dụng của NVL như: -TK 152.1 : Nguyên vật liệu chính. -TK 152.2 : Nguyên vật liệu phụ . -TK 152.3 : Nhiên liệu . -TK 152.4 : Phụ tùng thay thế . -TK 152.5 : Thiết bị xây dựng cơ bản . -TK 152.8 : Vật liệu khác. Ngoài ra trong quá trình thực hiện công tác kế toán còn sử dụng các tài khoản khác có liên quan như: TK151, TK111, TK112, TK331, TK133, TK131, TK141, TK411, TK621, TK627, TK641, TK642… 1.3.2 Kế toán tổng hợp tình hình biến động tăng nguyên, vật liệu. NVL trong các doanh nghiệp sản xuất chiếm tỷ trọng lớn, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm và hầu hết được nhập kho do thu mua. Ngoài ra NVL còn được nhập kho bởi nhiều nguồn khác như: nhập kho NVL tự chế, gia công xong, do nhận vốn kinh doanh bằng giá trị NVL…Việc ghi chép nghiệp vụ thu mua và nhập kho NVL của kế toán được tiến hành cụ thể theo các trường hợp sau: Trường hợp hàng và hóa đơn cùng về: Nợ TK 152: Giá thực tế NVL nhập kho Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112, 311, 331: Tổng giá thanh toán Trường hợp hàng đang đi đường (hóa đơn về, hàng chưa về): kế toán giữ hóa đơn để theo dõi, nếu trong tháng hàng về thì ghi như trường hợp trên, nhưng nếu đến ngày cuối tháng hàng vẫn chưa về thì căn cứ vào hóa đơn và các chứng từ liên quan, kế toán ghi: Nợ TK 151: Giá mua chưa có thuế GTGT Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331: Hóa đơn chưa trả tiền cho người bán Có TK 111, 112, 311…:Hóa đơn đã thanh toán Sang các tháng sau, khi số hàng trên đã về kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 151 Trường hợp hàng về chưa có hóa đơn, kế toán ghi theo giá tạm tính: Nợ TK 152 Có TK 331 Khi nhận được hóa đơn kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh giá tạm tính thành giá hóa đơn bằng bút toán ghi bổ sung hoặc ghi số âm và phản ánh số thuế GTGT được khấu trừ (nếu áp dụng phương pháp khấu trừ). Trường hợp doanh nghiệp ứng trước tiền hàng cho người bán. Khi ứng trước tiền, kế toán ghi: Nợ TK ._.331 Có TK 111, 112, 311… Khi nhận hàng, căn cứ hóa đơn và phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152: Giá mua chưa thuế GTGT Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331: Giá thanh toán theo hóa đơn Nếu khi nhập kho phát hiện thấy NVL thiếu so với hóa đơn, thì tùy theo nguyên nhân, kế toán ghi: Nợ TK 138 (1381): Chờ xử lý Nợ TK 138 (1388): Yêu cầu bồi thường … Có TK 111, 112, 331…: Giá thanh toán của số NVL thiếu Nếu khi nhập kho phát hiện NVL thừa so với hóa đơn thì kế toán thì kế toán có thể ghi số thừa vào TK 002 “Vật tư, hàng hóa giữ hộ” hoặc căn cứ vào giá hóa đơn của số vật liệu thừa, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 338 (3388) Nhập kho NVL từ các nguồn khác: Nợ TK 152: Giá thực tế NVL nhập kho. Có TK 154: Nhập kho do tự chế hoặc gia công. Có TK 411: Nhận vốn kinh doanh bằng NVL. Có TK 128, 222: Nhận lại vốn góp bằng NVL. Có TK 338: NVL vay mượn tạm thời của đơn vị khác. Có TK 711: Phế liệu thu hồi từ hoạt động thanh lý TSCĐ. 1.3.3 Kế toán tổng hợp tình hình biến động giảm nguyên, vật liệu. Với những doanh nghiệp sử dụng phương pháp KKTX thì khi xuất kho NVL phải lập “Phiếu xuất kho”, thủ kho và người nhận NVL phải làm thủ tục kiểm nhận lượng NVL xuất kho theo phiếu xuất. Tình hình biến động giảm NVL được xác định theo các trường hợp sau: Xuất kho NVL phục vụ cho sản xuất kinh doanh: Nợ TK 621: Giá thực tế NVL xuất dùng chế tạo sản phẩm. Nợ TK 627: Giá thực tế NVL xuất phục vụ chung cho bộ phận sản xuất. Nợ TK 641: Giá thực tế NVL phục vụ bán hàng. Nợ TK 642: Giá thực tế NVL phục vụ cho quản lý doanh nghiệp. Có TK 152: Giá thực tế NVL xuất kho. Xuất NVL để góp vốn liên doanh hoặc trả vốn góp liên doanh, kế toán ghi: Nợ TK 222: Vốn góp liên doanh (theo giá thỏa thuận). Nợ TK 411: Trả vốn góp liên doanh (theo giá thỏa thuận). Có TK 152: Giá thực tế NVL xuất kho. Nợ (Có) TK 412: Chênh lệch giá (nếu có). Xuất NVL để gia công chế biến trước khi đưa vào sử dụng, kế toán ghi: Nợ TK 154 Có TK 152 Xuất NVL để bán, kế toán ghi: Nợ TK 632 Có TK 152 Tiền thu được từ việc bán NVL, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 131: Số tiền thực thu. Có TK 511: Doanh thu. Có TK 333: Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Xuất kho NVL trả lại cho người bán do chất lượng kém và đang trong thời gian bảo hành, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 331: Giá thanh toán. Có TK 152: Theo giá nhập kho đích danh. Có TK 133: Thuế GTGT tương ứng (nếu có). Trường hợp doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 331: Giá thanh toán. Có TK 152 Có TK 133 Kế toán tổng hợp theo phương pháp KKTX được khái quát bằng sơ đồ sau: TK 111,112,141,331 TK 333 TK 151 TK 411 TK 154 TK 128,222 TK 133 TK 152 TK 621 TK 627, 641,642 TK 157,632 TK 154 TK 128, 222 TK 136, 138 Nhập kho do mua ngoài Thuế nhập khẩu Nhập kho hàng đang đi đường kỳ trước Nhận vốn góp liên doanh Nhập do thuê gia công chế biến Nhập do nhận lại vốn góp liên doanh Xuất cho vay tạm thời Xuất góp vốn liên doanh Xuất tự chế, thuê gia công chế biến Xuất gửi bán hoặc bán trực tiếp Xuất dùng cho QLDN, bán hàng, QLPX Xuất dùng trực tiếp cho chế tạo sản phẩm Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán tổng quát NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên (tính VAT theo phương pháp khấu trừ) 1.4 ĐẶC ĐIỂM KẾ TOÁN TỔNG HỢP THEO PHƯƠNG PHÁP KIỂM KÊ ĐỊNH KỲ VÀ KINH NGHIỆM KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN, VẬT LIỆU TRÊN THẾ GIỚI. 1.4.1 Đặc điểm kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho là phương pháp không theo dõi thường xuyên liên tục tình hình nhập xuất hàng tồn kho trên các TK hàng tồn kho mà chỉ theo dõi, phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ hoặc cuối kỳ căn cứ vào số liệu kiểm kê định kỳ và hàng tồn kho. Theo phương pháp này, kế toán tổng hợp vật liệu không căn cứ vào các phiếu xuất kho để xác định giá thực tế NVL xuất dùng mà căn cứ vào giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ, nhập kho trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ. Giá thực tế VL xuất kho trong kỳ = Giá thực tế VL tồn kho đầu kỳ + Giá thực tế VL nhập kho trong kỳ - Giá thực tế VL tồn kho cuối kỳ Để xác định được giá trị thực tế của số vật liệu xuất dùng cho từng nhu cầu, đối tượng, kế toán phải kết hợp với số liệu hạch toán chi tiết mới có thể xác định được, do kế toán tổng hợp không theo dõi ghi chép tình hình xuất liên tục trên cơ sở các chứng từ xuất. Phương pháp này giúp kế toán tiết kiệm được công sức ghi chép và chỉ phù hợp với những đơn vị đa dạng về hàng tồn kho, tần suất nhập, xuất nhiều. Tuy nhiên phương pháp này có độ chính xác không cao và đòi hỏi công tác quản lý kho tàng bến bãi tốt. Các doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ trong kế toán tổng hợp vật liệu sử dụng các tài khoản sau: Tài khoản 152: TK này không được dùng để theo dõi tình hình nhập, xuất vật liệu trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển giá trị thực tế vật liệu đầu kỳ, cuối kỳ vào tài khoản 611 - "Mua hàng". TK 611 không có số dư và được mở thành 2 TK cấp 2 : - TK6111 - Mua nguyên liệu, vật liệu . - TK 6112 - Mua hàng hoá Ngoài ra kế toán cũng sử dụng các tài khoản khác liên quan như phương pháp kê khai thường xuyên. Kế toán tổng hợp tại công ty đựơc khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 5: Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ (tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ) TK 151, 152 TK 111,112,331 TK 333 TK 411 TK 711 TK 611 TK 151, 152 TK 111, 112,331 TK 621 TK 627, 641,642 TK 632 Kết chuyển tồn đầu kỳ Nhập do mua ngoài Thuế nhập khẩu Nhận vốn góp liên doanh Được quyên tặng Kết chuyển tồn cuối kỳ Các khoản giảm trừ Xuất dùng cho sản xuất Xuất dùng cho QLSX, bán hàng, QLDN Xuất bán 1.4.2 Đặc điểm kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trên thế giới. 1.4.2.1 Chuẩn mực kế toán quốc tế về hàng tồn kho (IAS). Chuẩn mực kế toán quốc tế về hàng tồn kho (IAS 2) được Ủy ban chuẩn mực kế toán quốc tế (IASC) thông qua và công bố lần đầu năm 1975, sửa đổi lại năm 2003. Mục đích của chuẩn mực kế toán quốc tế số 2 (IAS 2) - Hàng tồn kho là quy định và hướng dẫn các nguyên tắc và phương pháp kế toán hàng tồn kho, gồm: xác định giá trị và kế toán hàng tồn kho vào chi phí; ghi giảm giá hàng tồn kho cho phù hợp với giá trị thuần có thể thực hiện được và phương pháp tính giá trị hàng tồn kho làm cơ sở ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. Theo chuẩn mực, hàng tồn kho được tính theo giá gốc, trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá trị gốc thì được tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Trong đó giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiệu quả. Chi phí thu mua của hàng tồn kho bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho. Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ khỏi chi phí mua. Về phương pháp tính giá trị hàng tồn kho, theo chuẩn mực gồm bốn phương pháp: phương pháp tính theo giá đích danh, phương pháp bình quân gia quyền, phương pháp nhập trước, xuất trước và phương pháp nhập sau - xuất trước. Khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện trên cơ sở từng mặt hàng tồn kho. 1.4.2.2 Một số điểm khác biệt giữa chuẩn mực kế toán quốc tế và chuẩn mực kế toán Việt Nam về hàng tồn kho. Nhìn chung chuẩn mực kế toán Việt Nam về hàng tồn kho cũng đã áp dụng đúng như chuẩn mực kế toán quốc tế quy định. Tuy nhiên do đặc trưng của sản xuất kinh doanh trong nước nên kế toán nguyên, vật liệu ở nước ta cũng có một số điểm khác biệt. Cụ thể: Về giá gốc NVL: Theo IAS 2 thì giá NVL phải ghi nhận theo giá thấp hơn giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được theo nguyên tắc thận trọng. Còn theo VAS 2 giá NVL phải được ghi nhận theo giá gốc. Trong trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì ghi nhận theo giá trị thuần cụ thể thực hiện được. Về phương pháp tính giá trị NVL: IAS 2 đưa ra 3 phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: Giá đích danh; Bình quân gia quyền; Nhập trước, xuất trước (Chuẩn mực kế toán quốc tế IAS 2 sửa đổi tháng 12/2003 đã loại trừ phương pháp LIFO trong tính giá hàng tồn kho). Theo VAS 2 cũng áp dụng các phương pháp tính giá hàng tồn kho như trên, song chưa loại bỏ phương pháp LIFO và không đề cập đến phương pháp giá tiêu chuẩn. Về dự phòng giảm giá NVL: Theo IAS 2 đối tượng lập dự phòng chủ yếu là các loại hàng tồn kho dùng để bán. Các loại tồn kho dùng để sản xuất chỉ lập dự phòng khi bán các thành phẩm sản xuất ra từ các loại vật tư đó giảm sút trên thị trường. Đồng thời thực hiện kế toán NVL theo phương pháp kế toán mức dự phòng và hoàn nhập dự phòng vào giá vốn hàng bán. Còn theo VAS 2 thì đối tượng là toàn bộ các loại vật tư, sản phẩm hàng hoá tồn kho, mức dự phòng tính và hoàn nhập dự phòng tính vào giá vốn hàng bán. 1.4.2.3 Kế toán nguyên, vật liệu tại một số nước trên thế giới. * Kế toán nguyên, vật liệu tại Bắc Mỹ. Trong chuẩn mực kế toán hàng tồn kho Mỹ thì NVL được theo dõi và phản ánh trên TK “Nguyên, vật liệu”. Công tác kế toán NVL có một số đặc điểm sau: + Về phương pháp quản lý NVL: Kế toán Bắc Mỹ cũng sử dụng hai phương pháp là KKTX và KKĐK để quản lý NVL như ở Việt Nam. Tuy nhiên các doanh nghiệp ở Mỹ hầu hết sử dụng phương pháp KKTX sửa đổi để tiến hành ghi chép số lượng NVL tăng, giảm trong kỳ nhưng chỉ theo số lượng trên sổ chi tiết cho từng loại NVL. Ưu điểm của phương pháp này cho phép doanh nghiệp có thể xác định mức độ tồn kho vào bất cứ thời điểm nào của quá trình kinh doanh. Như vậy, phương pháp quản lý NVL tại Việt Nam có nhiều nét tương đồng với Mỹ. + Về phương pháp tính giá NVL: phương pháp tính giá NVL theo giá thực tế (giá vốn) đều được áp dụng ở cả Việt Nam và Bắc Mỹ. Tuy nhiên do sự khác nhau về đặc điểm kinh doanh và trình độ phát triển của đất nước nên ở Bắc Mỹ không sử dụng phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước, phương pháp giá hạch toán và phương pháp trị giá hàng tồn cuối kỳ trong tính giá NVL xuất kho. + Về hình thức sổ sách áp dụng: Kế toán Mỹ chỉ áp dụng duy nhất một hình thức sổ kế toán là Nhật ký chung. Do đó, sổ sách kế toán sử dụng là Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái. + Về giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại: theo kế toán Bắc Mỹ nếu trong kỳ phát sinh các khoản giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại do các nguyên nhân thuộc nhà cung cấp thì kế toán sẽ trực tiếp ghi giảm số nợ phải trả khác hẳn với Việt Nam là ghi giảm trên TK 152 hoặc TK 611. Các khoản giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại sẽ được kết chuyển vào TK “Mua nguyên, vật liệu” vào cuối kỳ. + Về chiết khấu thanh toán: ở Bắc Mỹ nếu doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thanh toán do thanh toán tiền hàng trước thời gian quy định, kế toán sử dụng hai phương pháp ghi chép về số chiết khấu thanh toán được hưởng là phương pháp giá trị gộp và phương pháp giá trị thuần trong khi Việt Nam sẽ xác định vào TK 515 “Doanh thu hoạt động tài chính”. Theo phương pháp giá trị thuần, kế toán ghi sổ hàng mua theo giá thực tế sau khi trừ đi số chiết khấu thanh toán được hưởng. Nếu doanh nghiệp thanh toán trong thời hạn chiết khấu thì kế toán không phải điều chỉnh. Nhưng nếu thanh toán sau thời hạn chiết khấu thì khoản chiết khấu không được hưởng được coi như là một khoản lỗ và được kế toán theo dõi trên TK “Số chiết khấu mua hàng bị mất” (được xem xét như là một khoản chi phí trên báo cáo kết quả kinh doanh). Cuối kỳ kết chuyển số chiết khấu sang TK “Mua nguyên, vật liệu” sau khi xác định được giá vốn hàng bán. Theo phương pháp giá trị gộp, kế toán ghi sổ theo tổng giá hàng mua và chỉ ghi sổ chiết khấu thanh toán nếu thực sự phát sinh. Số chiết khấu phát sinh trong kỳ được kế toán theo dõi trên TK “Chiết khấu mua hàng” và cuối kỳ kết chuyển ghi giảm nợ phải trả nhà cung cấp. * Kế toán nguyên vật liệu tại Pháp. Theo hệ thống tài khoản của Pháp thì NVL cũng là một trong những bộ phận cấu thành hàng tồn kho. Công tác kế toán hàng tồn kho nói chung và kế toán NVL nói riêng đều có vai trò đặc biệt quan trọng đối với mỗi công ty. Trong chuẩn mực kế toán Pháp, kế toán NVL có những đặc điểm sau: + Về phương pháp quản lý NVL: kế toán Pháp cũng sử dụng hai phương pháp KKTX và KKĐK để quản lý NVL như ở Việt Nam. Về nguyên tắc, phương pháp KKTX chỉ được sử dụng trong kế toán phân tích để phân tích giá phí, giá thành của các loại NVL. Tuy nhiên các doanh nghiệp ở Pháp cũng có thể sử dụng phương pháp này trong một số trường hợp để theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình kế toán NVL. + Về tính giá NVL: Giá NVL nhập, xuất kho trong kế toán Pháp tính theo trị giá vốn thực tế. Kế toán Pháp chỉ tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ nên giá thực tế nhập kho luôn luôn là giá mua không có thuế GTGT. Đối với việc tính giá NVL xuất kho doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn trong ba phương pháp là phương pháp bình quân gia quyền, phương pháp nhập trước xuất trước, phương pháp + Về hình thức sổ sách kế toán: kế toán Pháp cũng chỉ sử dụng duy nhất hình thức Nhật ký chung như ở Mỹ. Do đó các sổ sách kế toán sử dụng là Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái. Tóm lại, qua việc tìm liểu những lý luận chung về kế toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất, chúng ta có thể thấy NVL là yếu tố không thể thiếu của quá trình sản xuất kinh doanh, công tác kế toán NVL là rất quan trọng và cần thiết. tổ chức tốt công tác kế toán NVL không chỉ góp phần quản lý tốt NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh mà còn có ý nghĩa thiết thực trong việc giảm chi phí, hạ giá thành và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. PHẦN 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN, VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA Y TẾ MEDIPLAST 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA Y TẾ MEDIPLAST. 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST. Công ty Nhựa Y tế được thành lập theo quyết định số 3424/1998/BYT- QĐ ngày 05/12/1998 của Bộ Y tế, là thành viên hạch toán độc lập trực thuộc Tổng công ty Thiết bị y tế Việt nam thuộc Bộ Y tế. Ngày 10 tháng 11 năm 2006 công ty chính thức đấu giá phát hành cổ phiếu và chuyển sang công ty cổ phần. Hình thức cổ phần hóa là bán một phần vốn Nhà nước hiện có tại doanh nghiệp theo quy định tại khoản 2 điều 3 nghị định số 187/2004/NĐ – CP ngày 16/11/2004 của chính phủ về việc chuyển công ty Nhà nước thành công ty cổ phần với tên gọi chính thức là Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST viết tắt là MEDIPLAST. Hiện nay để phù hợp với thông lệ quốc tế cũng như để thuận lợi cho việc kinh doanh trên thị trường quốc tế công ty sử dụng tên giao dịch quốc tế là MEDIPLAST MEDICAL PLASTIC JOIN STOCK COMPANY. Trụ sở chính của công ty đặt tại số 89 phố Lương Định Của, phường Phương Mai, Quận Đống Đa, Hà Nội. Tính đến nay, công ty mới đi vào hoạt động được gần 10 năm với số lượng công nhân viên là 195 người. Trong đó có trên 23 cán bộ có trình độ đại học và trên đại học. Số còn lại là cán bộ trình độ trung cấp và cao đẳng, công nhân kỹ thuật có tay nghề cao. Trong suốt quá trình hoạt động của mình, quy mô của công ty không ngừng được mở rộng. Tổng tài sản và vốn chủ sở hữu liên tục gia tăng trong các năm. Với phương châm không ngừng đổi mới thiết bị để nâng cao chất lượng sản phẩm, hàng năm công ty cải tiến máy móc thiết bị, nhà xưởng với tổng diện tích toàn công ty hiện nay là 11.189m2 trong đó diện tích nhà xưởng: 4.050 m2. Từ khi thành lập đến nay, công ty đã từng bước khẳng định chỗ đứng của mình trên thị trường. Sản phẩm của công ty được sử dụng rộng rãi cả ở thị trường trong nước và thị trường quốc tế. Các bệnh viện lớn như bệnh viện Bạch Mai, bệnh viện Nhi Thụy Điển, Bệnh viện Việt Đức,… là các khách hàng thường xuyên của công ty. Các sản phẩm này còn được xuất khẩu sang Nigiêria, Đài Loan, Lào, Ucraina, Công ty còn cung cấp sản phẩm cho các chương trình quốc gia về y tế như chương trình tiêm chủng mở rộng, chương trình phòng chống lao, các tổ chức phi chính phủ như HELM, DKT với số lượng lớn bơm tiêm, hộp đựng an toàn… Biểu 1: Sản lượng bơm kim tiêm quy đổi sản xuất và tiêu thụ hàng năm. Năm Đơn vị Sản xuất Tiêu thụ 2004 Triệu cái 84,52 79,20 2005 Triệu cái 100,47 96,13 2006 Triệu cái 88,542 75,61 2007 Triệu cái 102,65 98,33 2008 Triệu cái 100,45 97,22 Biểu 2: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST. TT Chỉ tiêu ĐVT 2004 2005 2006 2007 2008 1 Vốn kinh doanh Tr.đồng 71.233 79.827 75.187 78.962 76.127 2 Số lao động(người) Người 237 226 206 192 195 3 Thu nhập bình quân Tr.đồng 1.041 1.320 1.570 1.675 2.120 4 Doanh thu Tr.đồng 33,402 50,232 37,996 55.427 41.985 5 Tổng chi phí Tr.đồng 33.223 49.692 43.665 54.291 44.419 6 Lợi nhuận trước thuế Tr.đồng 179 540 (5,669) 1.136 (2.434) 2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh. Với đặc điểm của lĩnh vực sản xuất các sản phẩm y tế từ nhựa, sản xuất qua nhiều giai đoạn theo một quy trình liên tục, hàng loạt, kết cấu phức tạp, quá trình sản xuất một sản phẩm nhiều công đoạn và phân xưởng…nên Công ty đã bố trí phương thức tổ chức bộ máy quản lý theo kiểu trực tuyến. Cơ quan quyền lực cao nhất của công ty là Đại hội đồng cổ đông, quyết định các vấn đề liên quan đến chiến lược phát triển dài hạn của công ty. Đại hội đồng cổ đông bầu ra Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát. Trong đó Hội đồng quản trị là cơ quan thực hiện các quyết định của đại hội đồng cổ đông, hoạt động tuân thủ các quy định của pháp luật và điều lệ của công ty. Đứng đầu Hội đồng quản trị là Chủ tịch hội đồng quản trị, thay mặt Hội đồng quản trị điều hành công ty là Tổng giám đốc. Và Ban kiểm soát là cơ quan giám sát hoạt động của Hội đồng quản trị và báo cáo lại tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông. Số lượng quyền hạn, trách nhiệm và lợi ích của ban kiểm soát được quy định tại Luật doanh nghiệp và Điều lệ công ty. Hội đồng quản trị bầu ra Tổng giám đốc, thay mặt công ty chịu trách nhiệm trước Nhà nước và Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao, về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Giúp việc trực tiếp cho Tổng giám đốc bao gồm bốn người với chức danh phó Tổng giám đốc và điều phối viên, cụ thể: Phó tổng giám đốc kinh doanh: là người chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc về chỉ đạo và tiến hành các phương án kinh doanh, điều hành sản xuất ở các phân xưởng, trực tiếp điều hành và quản lý phòng kinh doanh. Phó tổng giám đốc tài chính: là người trực tiếp theo dõi, quản lý tình hình tài chính của công ty, chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc và Hội đồng quản trị, trực tiếp quản lý phòng tài chính kế toán của công ty. Phó tổng giám đốc kỹ thuật: là người chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc về kỹ thuật, mẫu mã, quy cách, định mức và chất lượng của sản phẩm tại các phân xưởng, trực tiếp quản lý phòng kỹ thuật. Điều phối viên chất lượng: là người chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc về kiểm soát quy trình sản xuất từ đầu vào NVL đến sản xuất và đầu ra của sản phẩm toàn công ty. Phòng Tài chính kế toán: có nhiệm vụ đảm bảo vốn hoạt động cho sản xuất kinh doanh, tham mưu cho giám đốc về tài chính, thực hiện các nghiệp vụ giao dịch thanh toán và phân phối lợi nhuận , tổ chức hạch toán kế toán. Lập báo cáo, phân tích tình hình tài chính, báo cáo thuế và tư vấn cho nhà quản trị đua ra các quyết định đúng đắn. Phòng kỹ thuật: có chức năng kiểm tra theo dõi thực hiện các quy trình công nghệ đảm bảo chất lượng sản phẩm, xác định tiêu chuẩn định mức tiêu dùng NVL, nghiên cứu cải tiến chất lượng sản phẩm và phát triển sản phẩm mới. Phòng tổ chức hành chính: giải quyết các vấn đề mang tính hành chính thủ tục, bố trí, sắp xếp và theo dõi nhân lực… Phòng kinh doanh: có chức năng lập kế hoạch tổ chức sản xuất kinh doanh( ngắn hạn và dài hạn), cân đối kế hoạch, điều độ sản xuất và chỉ đạo kế hoạch cung ứng vật tư sản xuất, ký hợp đồng và theo dõi việc thực hiện hợp đồng thu mua vật tư thiết bị, tiêu thụ sản phẩm, tổ chức hoạt động marketing từ quá trình sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm, lập phương án phát triển công ty. Phân xưởng ép nhựa – cơ điện: tiến hành sản xuất theo kế hoạch của phòng kinh doanh và phòng kỹ thuật, chịu sự quản lý của giám đốc phân xưởng. Phân xưởng thành phẩm: hoàn thiện các bán thành phẩm của phân xưởng ép nhựa chuyển sang, chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc phân xưởng. Như vậy công ty đã xây dựng phương thức tổ chức bộ máy quản lý tương đối hợp lý, quyền hạn, trách nhiệm, lợi ích của các bộ phận, phòng ban được xác định rõ ràng, cụ thể và được khái quát bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Phòng TC - HC Phòng tài chính Tổng giám đốc Phó TGĐ tài chính Phó TGĐ kinh doanh Phó TGĐ kỹ thuật Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật Phân xưởng ép nhựa- cơ điện Phân xưởng thành phẩm Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Điều phối viên CL Trong đó: Quản lý điều hành chung Quản lý chất lượng 2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. Để thực hiện đầy đủ các chức năng nhiệm vụ, đảm bảo sự chuyên môn hóa của cán bộ kế toán, đồng thời căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất, quản lý và tổ chức công tác kế toán, bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST được tổ chức theo phương thức tổ chức trực tuyến. Một bộ máy kế toán làm việc hiệu quả sẽ đảm bảo phán ánh đầy đủ, kịp thời các thông tin, từ đó tham mưu cho cho các cấp quản lý trong việc đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh và đưa ra những quyết định đúng đắn. Để đáp ứng yêu cầu thông tin kế toán kịp thời chính xác, công ty đã xây dựng bộ máy kế toán tương đối hợp lý theo mô hình tổ chức tập trung. Do vậy bộ máy kế toán của công ty được tập trung ở phòng kế toán bao gồm các thành viên: Kế toán trưởng là cấp quản lý cao nhất của phòng kế toán, phụ trách toàn bộ công tác kế toán của công ty. Giúp việc trực tiếp cho kế toán trưởng gồm có các nhân viên trực tiếp theo dõi và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là các kế toán phần hành bao gồm: kế toán hàng tồn kho; kế toán thanh toán và thuế; kế toán chi phí, giá thành và TSCĐ; thủ quỹ. Cụ thể chức năng và nhiệm vụ của mỗi cá nhân được xác định như sau: Kế toán trưởng: phụ trách toàn bộ công tác kế toán của công ty. Kế toán trưởng trực tiếp chỉ đạo hoạt động của từng nhân viên đồng thời đảm nhận công tác kế toán tổng hợp, thực hiện chức năng nhiệm vụ theo điều lệ của công ty và quy định của Pháp luật. Kế toán hàng tồn kho: một nhân viên, theo dõi quá trình nhập xuất tồn hàng tồn kho của đơn vị. Chịu trách nhiệm nhập số liệu từ các phiếu nhập kho, xuất kho của công ty. Kết chuyển phân bổ cuối tháng. Kế toán thanh toán và thuế : một nhân viên. Kế toán thanh toán và nguồn vốn đảm nhận việc theo dõi, tính toán, đối chiếu thực hiện các khoản công nợ, các khoản thanh toán với ngân hàng, thuế và các khoản thanh toán bằng tiền mặt khác. Ngoài ra, bộ phận kế toán này còn theo dõi nguồn vốn trong công ty. Kế toán chi phí, giá thành và TSCĐ: một nhân viên, bộ phận này phụ trách việc tập hợp chi phí và tính giá thành cho từng loại sản phẩm, theo dõi số hiện có, tình hình biến động TSCĐ trong công ty. Thủ quỹ: một nhân viên, theo dõi, quản lý quỹ tiền mặt và đối chiếu với kế toán tiền mặt tình hình thu chi tiền mặt tại quỹ của công ty. Như vậy chức năng nhiệm vụ được phân chia rõ ràng đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm và có sự đối chiếu, kiểm tra thường xuyên giữa các bộ phận hạch toán. Bộ máy của kế toán của công ty được khái quát bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán. Kế toán trưởng Kế toán hàng tồn kho Kế toán thanh toán và thuế Kế toán chi phí, giá thành và TSCĐ Thủ quỹ 2.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán. Công ty đã thực hiện đầy đủ các quy định về bộ sổ kế toán theo Luật kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến công ty. Cụ thể Công ty đã áp dụng hình thức sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung, niên độ kế toán theo năm (năm kế toán trùng với năm dương lịch) để phù hợp với đặc điểm về ngành nghề kinh doanh, quy mô và trình độ quản lý, trình độ kế toán, trang thiết bị vật chất của đơn vị. Về kế toán nguyên, vật liệu, Công ty ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung nên bộ sổ kế toán và trình tự kế toán cũng khá đơn giản. Hiện nay công tác kế toán tại công ty được thực hiện hầu hết trên máy. Phần mềm kế toán công ty đang sử dụng là phần mềm KTSYS, việc xử lý dữ liệu kế toán nguyên, vật liệu cũng được thực hiện thông qua phần mềm này. Hàng ngày hoặc định kì kế toán căn cứ vào những chứng từ gốc như: phiếu xuất kho, phiếu nhập kho…, cập nhật dữ liệu vào máy theo đúng đối tượng đã được mã hoá cài đặt trong phần mềm theo đúng quan hệ đối ứng tài khoản. Sau khi nhập dữ liệu xong máy sẽ tự động ghi vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản theo từng đối tượng như sổ chi tiết vật liệu, sổ chi tiết thanh toán. Trên sơ sở các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, các hóa đơn... máy sẽ tự tổng hợp ghi vào các sổ cái tài khoản có mặt trong định khoản liên quan (tài khoản 152). Với số liệu trên các sổ chi tiết, cuối kỳ kế toán tiến hành tổng hợp trên Bảng tổng hợp chi tiết. Cuối kỳ kế toán, kế toán thực hiện thao tác cộng sổ (khoá sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiên tự động và đảm bảo độ chính xác, trung thực theo thông tin được nhập trong kỳ. Việc áp dụng phần mềm kế toán giúp giảm nhẹ công việc kế toán, độ chính xác cao đáp ứng kịp thời yêu cầu quản trị. Mẫu sổ được thiết kế theo đúng quy định và tương đối đầy đủ các khoản mục để theo dõi theo yêu cầu của đơn vị. Sơ đồ 5: Quy trình ghi sổ kế toán nguyên, vật liệu bằng máy tại Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST. Chứng từ gốc: - Phiếu xuất kho - Phiếu nhập kho Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Phần mềm kế toán - Sổ kế toán chi tiết: SCT vật liệu, SCT công nợ - Sổ tổng hợp: Sổ cái tài khoản 152, Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn. Báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày: In sổ, báo cáo cuối kỳ: Đối chiếu, kiểm tra: 2.2 ĐẶC ĐIỂM, PHÂN LOẠI VÀ TÍNH GIÁ NGUYÊN, VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA Y TẾ MEDIPLAST. 2.2.1 Đặc điểm và phân loại nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST. Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST là công ty chuyên sản xuất và kinh doanh các loại bơm tiêm, dây chuyền dịch và các loại sản phẩm nhựa y tế khác, do đó, nguyên, vật liệu (NVL) chính để sản xuất sản phẩm là nhựa hạt, dùng để ép ra các sản phẩm, bên cạnh đó còn có các nguyên liệu như: gioăng, kim tiêm, mực in,… để hoàn thiện sản phẩm. Mỗi loại sản phẩm có nhiều chi tiết với nhiều quy cách, kích cỡ khác nhau, do đó, NVL để sản xuất cũng rất đa dạng và phức tạp, nhiều chủng loại, và biến động thường xuyên, đòi hỏi phải có sự chú trọng trong lựa chọn phương pháp quản lý và hạch toán NVL. Bên cạnh đó, NVL của công ty có gioăng, kim tiêm,…cần phải bảo quản chặt chẽ nơi khô ráo, thoáng để tránh bị hoen rỉ hoặc biến dạng. Các nguyên liệu vật liệu chính của công ty chủ yếu là phải mua ngoài. Để đảm bảo tiến độ sản xuất, vật liệu cần phải được cung cấp một cách kịp thời đảm bảo về mặt số lượng và chất lượng, thỏa mãn cho nhu cầu sản xuất. Kế toán nguyên vật liệu phải cung cấp được thông tin một cách kịp thời, có hệ thống để phục vụ cho quản trị doanh nghiệp, cho việc lập kế hoạch thu mua vật liệu cũng như công tác tính giá thành sản phẩm. Nguyên, vật liệu ở Công ty rất đa dạng và phong phú về chủng loại và quy cách. Công tác phân loại NVL liên quan đến kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp và công tác quản lý NVL do đó công ty rất chú trọng đến việc phân loại NVL một cách hợp lý nhất. Nguyên, vật liệu ở Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST được chia thành các loại sau: - Nguyên, vật liệu chính: để hình thành nên các sản phẩm; công ty phải sử dụng một lượng lớn các loại nguyên, vật liệu chính, phần làm nên thực thể của các sản phẩm gọi chung là nguyên, vật liệu chính và được hạch toán vào tài khoản 152.1. Việc quản lý nguyên, vật liệu được tiến hành trên phần mềm kế toán KTSYS bằng việc mã hóa theo từng nguyên liệu. Cụ thể: các loại nguyên, vật liệu chính của công ty: +Nhựa hạt ( PP 710J, PP 760J , PVC Huy Hiếu, RCĐ…) + Kim ( Kim Hàn Quốc 2535, kim Nhật 25G*1(3.5, 10cc…) + Gioăng (Gioăng 1ml Trung Quốc, Gioăng 3ml Trung Quốc... ) - Vật liệu phụ: là những NVL có tác dụng trong quá trình sản xuất, được sử dụng kết hợp với NVL chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩmlà các loại sản phẩm, được hạch toán vào tài khoản 152.2. Các loại vật liệu phụ như: + Hộp đựng nhỏ duplex (hộp đựng 100 bơm tiêm) + Thùng đựng lớn carton (thùng đựng 100 hộp duplex) + Mực in (dùng để in vạch) + Film đóng gói (bao gói sản phẩm sau tiệt trùng: film blister Đài loan…) + Các vật liệu phụ khác như băng keo, đề can, … - Nhiên liệu: là những thứ dung để cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất như: dầu Diezen, ga, EOGAS.. dùng để tiệt trùng bơm tiêm. Nhiên liệu được công ty hạch toán vào tài khoản 152.3 - Phế liệu: phế liệu sau quá trình sản xuất: như nhựa cục bẩn, các phế phẩm từ bán thành phẩm hoặc phế phẩm từ thành phẩm. Phế liệu được công ty theo dõi trên tài khoản 152.6. Như vậy nguyên, vật liệu của Công ty được chia theo từng nhóm, gồm có NVL chính, nguyên vật liệu phụ, mỗi nhóm gồm nhiều nguyên, vật liệu đựơc quản lý theo từng mã khác nhau. Biểu 3: Danh mục vật tư hàng hóa. TT Mã vật tư Tên vật tư ĐVT TK 01 01NPPT51 Nhựa hạt PP760J Kg 152.1 02 01NPVC40 Nhựa hạt PVC FMJ402- Huy Hiếu Kg 152.1 ... ... 55 01KN1838 Kim 18G*11/2 Nhật Cái 152.1 56 01KS2325 Kim 23G* Sing Cái 152.1 82 01G1TQ20 Gioăng 1ml Trung Quốc Cái 152.1 83 01G3TQ20 Gioăng 3ml Trung Quốc Cái 152.1 99 01PE._.ừ ngày : 01/12/2008 đến ngày : 31/12/2008. Số dư đầu tháng : 0 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ PS nợ PS có Ngày Số 01/12 PX01/12 XK gioăng5 TQ L1/12/08. Trinh PXTP 152.1 6.224.500 01/12 PX02/12 XK kim HQ 2325 L2/12/08. Trinh PXTP 152.1 252.480 02/12 PX03/12 XK nhựa PP710J L3/12/08. Linh PXEN 152.1 4.385.220 03/12 PX04/12 XK túi PE3ml c.in L4/12/08. Trinh PXTP 152.1 890.560 … … … … … … 24/12 48/12 XK Nhựa PP760J L18/12/08.Linh PXEN 152.1 51.020.000 … … … … … … 28/12 85/12 XK nhựa PP760J L25/12/08. Linh PXEN 152.1 63.775.000 … … … … … … 31/12 136/12 XK nhựa PP760J L32/12/08. Linh PXEN 152.1 38.265.000 … … … … … … 31/12 Kết chuyển sang TK 154 154 1.038.512.842 Cộng số phát sinh 1.038.512.842 1.038.512.842 Số dư cuối tháng :0 Nhìn chung, quy trình kế toán xuất kho NVL của Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST được khái quát như sau : ( sơ đồ 9) Sơ đồ 9 : Sơ đồ trình tự kế toán tổng hợp NVL xuất kho. TK152 TK 621 TK 642.2 XK NVL để sản xuất sản phẩm XK bán phế liệu TK 111 Doanh thu bán phế liệu Khái quát quy trình ghi sổ của nghiệp vụ xuất kho NVL như sau: (sơ đồ 10) Sơ đồ 10 : Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán tổng hợp NVL xuất kho. Phiếu xuất kho Nhập dữ liệu vào máy Sổ chi tiết các TK: 152, 621, 627, 642 Sổ tổng hợp nhập xuất tồn Sổ nhật ký chung Sổ cái các TK: 152, 621, 627, 642 2.4.4 Kế toán kết quả kiểm kê và dự phòng giảm giá nguyên, vật liệu. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, NVL thường xuyên biến động, công tác quản lý NVL đã được coi trọng, tuy nhiên trong quản lý và bảo quản không thể tránh khỏi những nhầm lẫn, sai sót như mất mát, nhầm lẫn, thừa, thiếu...với nhiều nguyên nhân khác nhau. Vì vậy công tác kiểm kê NVL hàng năm được thực hiện nghiêm túc để phát hiện những chênh lệch giữa sổ sách và thực tế. Công tác kiểm kê được thực hiện mỗi năm một lần vào ngày 31/12. Trước thời điểm kiểm kê, kế toán vật liệu vào sổ sách tất cả các loại vật liệu mới nhập, mới xuất và đối chiếu nhất trí với thẻ kho. Sau đó tiến hành lập bảng kê vật tư có trong danh mục vật tư của công ty. Công ty lập ra một hội đồng kiểm kê trong đó có nhân viên của phòng kế toán, phòng tổ chức và các đơn vị có liên quan sẽ tiến hành đối chiếu trực tiếp giữa sổ sách và thực tế, giữa chứng từ và hiện vật, tiến hành cân đong đo đếm số lượng, trọng lượng của từng thứ vật tư và lập báo cáo kiểm kê theo đúng mẫu biểu và thời gian quy định.. Những số liệu thu thập được sẽ là căn cứ để kế toán tiền hành điều chỉnh chênh lệch trên tài khoản và là cơ sở để kế toán lập ‘Báo cáo kiểm kê vật tư cuối kỳ’.(Biểu 21) Kế toán kiểm kê vật tư ở Công ty được tiến hành như sau : * Đối với NVL phát hiện thừa sau kiểm kê : Khi kiểm kê phát hiện vật liệu thừa, kế toán điều chỉnh tăng giá trị nhập liệu của nó như là một nghiệp vụ nhập kho bình thường. Cụ thể, căn cứ vào ‘Báo cáo kiểm kê’, kế toán vẫn nhập lại vào máy với nội dung nghiệp vụ là : ‘điều chỉnh lại Báo cáo kiểm kê’. Các bước nhập liệu về cơ bản vẫn như nhập kho vật tư, chỉ khác ở nội dung định khoản, như sau : Nợ TK 152.1 Có TK 3381 Khi tìm ra được nguyên nhân thừa vật tư thì tùy theo từng trường hợp và tùy theo quyết định xử lý của cấp trên kế toán tiến hành định khoản như sau : Nợ TK 3381 Có TK 711, TK 3388... Ví dụ : Theo số liệu ghi sổ của kế toán, số lượng tồn kho của Túi PE 3ml PHP, mã vật tư 01PEI3PHP tại ngày 31/12/2008 là 8.5 kg, giá trị tồn : 312.970 đồng. Theo số liệu kiểm kê tại ngày 31/12/2008 thì số lượng thực tế tồn kho khi kiểm kê là 10 kg, do đó: giá trị thực tế là: 368.200 đồng. Như vậy trên thực tế túi PE 3ml PHP thừa 1.5 kg so với giá trị ghi sổ, phần vật tư này chưa rõ nguyên nhân thừa, kế toán tiến hành ghi sổ như sau: Nợ TK 152.1 55.230 Có TK 3381 55.230 * Đối với NVL thiếu sau kiểm kê : Đối với trường hợp vật tư thiếu, kế toán vẫn dựa vào ‘Báo cáo kiểm kê’ để tiến hành điều chỉnh giảm vật liệu như một nghiệp vụ xuất kho bình thường. Cụ thể, từ màn hình chức năng kế toán vào phần ‘nhập dữ liệu từ chứng từ gốc và xử lý’ sau đó nhấn F1 để chọn loại chứng từ, chọn ‘ phiếu xuất kho’, tuy nhiên khi khai báo, ở phần loại chứng từ, kế toán không ghi là PXK mà sẽ ghi là BCKK, nội dung là : điều chỉnh báo cáo kiểm kê và nội dung định khoản là : Nợ TK 1381 : Nếu chưa rõ nguyên nhân. Có TK 152.1 (hoặc TK 152.2, TK 152.3) Trường hợp hao hụt vật tư trong định mức, thì ở nghiệp vụ trên kế toán ghi Nợ TK 632 làm tăng giá vốn hàng bán trong kỳ. Nợ TK 632 : Phần hao hụt trong định mức. Có TK 152.1 (hoặc TK 152.2, TK 152.3) Khi xác định được nguyên nhân thiếu vật tư, tùy theo quyết định xử lý, kế toán định khoản như sau : Nợ TK 334 : Nếu trừ vào lương công nhân viên. Nợ TK 111 : Nếu bắt bồi thường. Nợ TK 811 : Nếu tính vào chi phí khác. Có TK 1381 * Đối với NVL nhầm lẫn sau kiểm kê. Khi kiểm kê có thể phát hiện một số NVL được ghi chép nhầm lẫn, giữa các loại vật tư với nhau, ví dụ, nhập kho kim Hàn Quốc 2325 nhưng trên sổ lại ghi nhận là kim Hàn Quốc 2525, do đó, đến cuối kỳ, giá trị tồn thực tế và tồn trên sổ sách không giống nhau. Trong trường hợp này, kế toán sẽ tiến hành bút toán điều chỉnh như sau, ghi nhập kim Hàn Quốc 2325 và ghi xuất kim Hàn Quốc 2525. Cụ thể : Nợ TK 152.1 – 01KH2325 3.964.000 Có TK 152.1 – 01KH2525 3.964.000 Đối với trường hợp, khi kiểm kê, phát hiện có những thứ NVL không đạt tiêu chuẩn, lúc này, phần vật tư không đạt tiêu chuẩn sẽ được coi là phế phẩm. Chẳng hạn, khi kiểm kê Gasket TQ 5ml thấy có tồn 20.000 cái, trong đó có 12.000 cái đạt tiêu chuẩn còn 8.000 cái không còn đạt tiêu chuẩn (đơn giá 65 đồng/cái), kế toán tiến hành định khoản như sau : Nợ TK 152.6 – 06G5TQ20 520.000 Có TK 152.1 – 01G5TQ20 520.000 Các nghiệp vụ kiểm kê được kế toán tiến hành điều chỉnh theo các định khoản như trên, căn cứ vào báo cáo kiểm kê, kế toán tính toán và nhập bút toán điều chỉnh vào máy tương tự như các bút toán nhập kho và xuất kho nguyên vật liệu. Quy trình kế toán các nghiệp vụ xử lý kết quả kiểm kê được khái quát như sau : (sơ đồ 11) Sơ đồ 11 : Sơ đồ trình tự kế toán tổng hợp kiểm kê NVL TK152 TK 1381 TK334,111,811 TK 632 TK 152.6 TK 3381 TK 711,3388 TK 152.1,152.2,152.3 Xử lý NVLthừa Phát hiện thừa Phát hiện thiếu Xử lý NVLthiếu Hao hụt định mức Phát hiện nhầm lẫn NVL Khái quát trình tự ghi sổ của nghiệp vụ kiểm kê NVL cuối kỳ tại Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST.( sơ đồ 12) Sơ đồ 12 : Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán tổng hợp kiểm kê NVL Báo cáo kiểm kê Nhập dữ liệu vào máy Sổ chi tiết TK 152, 138, 338 Nhật ký chung Sổ cái TK 152, 138, 338, 632 Biểu 21: BÁO CÁO KIỂM KÊ 31/12/2008 TT Mã vật tư Tên vật tư ĐVT TK Đ.giá Số sổ Số lượng kiểm kê Chênh lệch S.lượng T.tiền SL.đạt T.tiền SL.PP T.tiền SL T.tiền 1 01N Nhóm nhựa Kg 152 2 01NPPT51 Nhựa hạt PP760J- Thái Kg 152 25.510 12.700 323.977.000 12.700 323.977.000 3 01NPVC76 Nhựa hạt PVC Kg 152 27.200 14.395 391.544.000 14.395 391.544.000 …  …   …. …  …  …  …  …  …  …  …  …  …  …  32 01K Cái 152 33 01KN2525 Kim Nhật 25G*1-1/2 Cái 152 115 45.770 5.263.550 45.770 5.263.550 34 01KN1838 Kim Nhật 18G*1-1/2 Cái 152 97 37.140 3.602.580 37.120 3.600.640 -20 -1.940 …  …   …. …  …  …  …  …  …  …  …  …  …  …  45 01G Nhóm gioăng 152 46 01G3TQ20 Gioăng 3ml T.Quốc Cái 152 36 23.450 844.200 23.450 844.200 …  …   …. …  …  …  …  …  …  …  …  …  …  …  127 01PE Nhóm túi PE Kg 152 128 01PEI3PHP Túi PE 3ml PHP Kg 152 36.820 8.5 312.970 10 368.200 1.5 55.230 …  …   …. …  …  …  …  …  …  …  …  …  …  …  PHẦN 3 : HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN, VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA Y TẾ MEDIPLAST. 3.1 ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN, VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA Y TẾ MEDIPLAST. Công ty Cổ phần Nhựa Y Tế MEDIPLAST đã có hơn 10 năm xây dựng và phát triển, đến nay, công ty đã từng bước trưởng thành về mọi mặt. Đến nay, công ty là một doanh nghiệp tự chủ về hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty không ngừng nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, và phấn đấu đạt mục tiêu “chất lượng và uy tín là hàng đầu” và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước. Kết quả hôm nay là sự cố gắng nỗ lực của toàn công ty, đặc biệt là vai trò tổ chức công tác kế toán ở công ty. Cùng với sự lớn mạnh của hệ thống quản lý nói chung và bộ máy kế toán đã không ngừng hoàn thiện đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh. Hiện nay nước ta đang trong thời kỳ hội nhập, hệ thống kế toán đã bắt đầu thích ứng với thời kỳ mới. Với đội ngũ cán bộ giàu kinh nghiệm, có năng lực đã nắm bắt được cơ chế chính sách của Nhà nước, góp phần tích cực trong công tác phản ánh, giám đốc chặt chẽ toàn diện tài sản của công ty, cung cấp thông tin kịp tời hữu ích phục vụ cho công tác quản lý, phân tích của ban lãnh đạo. Với thời gian thực tập ở công ty chưa nhiều em có một số nhận xét như sau 3.1.1 Về tổ chức bộ máy kế toán. Tại Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST, bộ máy kế toán được tổ chức phù hợp với yêu cầu của công việc và trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán. Công ty đã tổ chức hệ thống kế toán theo hình thức tập trung, rất phù hợp với thực tế tổ chức sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp sản xuất nói chung và công ty nói riêng, điều này tạo thuận lợi cho công ty chủ động về mặt tài chính, từ đó tạo ra tính năng động trong sản xuất kinh doanh, nâng cao hiệu quả công việc. Đồng thời, tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung sẽ giúp phản ánh, cung cấp các thông tin một cách đầy đủ và sát sao hơn trong điều kiện địa bàn hoạt động sản xuất kinh doanh trải rộng. Các phần hành kế toán được nhân viên kế toán tiến hành chặt chẽ và thường xuyên kiểm tra đối chiếu số liệu. Bên cạnh đó, bộ máy kế toán được bố trí một cách khoa học. Việc phân công đảm nhiệm các phần hành kế toán khá hợp lý, từng phần hành kế toán được bố trí phù hợp với khả năng của từng người. Đội ngũ kế toán đều có trình độ, có tinh thần trách nhiệm cao, sử dụng thành thạo phần mềm kế toán và am hiểu tình hình công ty. Do vậy, công tác kế toán đảm bảo được yêu cầu của việc thu nhận, hệ thống hóa và cung cấp thông tin kế toán phục vụ tốt yêu cầu quản lý kinh tế tài chính của công ty. Cùng với sự phát triển của Công ty, công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên, vật liệu nói riêng cũng không ngừng được cải tiến về mọi mặt. Kể từ năm 2000 Công ty đã áp dụng tin học vào công tác kế toán. Công ty đã trang bị máy tính và phần mềm kế toán phù hợp với công tác kế toán cũng như trình độ của đội ngũ kế toán. Việc sử dụng phần mềm kế toán giúp cho kế toán xử lý thông tin nhanh chóng, chính xác đồng thời giúp giảm nhẹ khối lượng công việc và nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Tuy nhiên kế toán cũng chưa nhận thức một cách đầy đủ nhất vai trò của thông tin kế toán trong bối cảnh nền kinh tế thị trường có nhiều biến động và cạnh tranh gay gắt như hiện nay, đặc biệt là khi mà công ty vừa mới đi vào cổ phần hoá. Số lượng kế toán ít nên một nhân viên kế toán còn phải kiêm nhiệm nhiều phần hành khác nhau. Trong khi khối lượng công việc ngày càng lớn, việc kiêm nhiệm nhiều phần hành sẽ ảnh hưởng đến chất lượng công tác. Đồng thời hình thức kế toán tập trung cũng bộc lộ một số nhược điểm sau: Phòng kế toán công ty hầu như chỉ quản lý về mặt giấy tờ, sổ sách do các xưởng báo cáo về điều này một mặt giúp giảm bớt khối lượng công việc của nhân viên phòng kế toán nhưng nó cũng làm giảm tính kịp thời và chính xác của thông tin kế toán trong một số trường hợp. Ví dụ như: đối với NVL, khi nhập xuất kho kế toán chỉ dựa vào chứng từ do các phòng gửi về để hạch toán mà không hề có các cuộc kiểm kê NVL tồn kho, đánh giá lại NVL… do đó việc phản ánh giá trị NVL sẽ không đúng đắn khi có gian lận, mất mát xảy ra. Do vậy, có một số điểm trong công tác kế toán của công ty vẫn chưa đảm bảo được yêu cầu chính xác và kịp thời của thông tin kế toán. 3.1.2 Về tổ chức sử dụng hệ thống tài khoản. Về cơ bản công ty sử dụng hầu hết các tài khoản được quy định trong chế độ ban hành. Ngoài ra, các tài khoản còn được mở chi tiết đến tài khoản cấp 2, cấp 3 giúp cho việc hạch toán được đễ dàng hơn và thuận lợi cho việc theo dõi, quản lý. Tuy nhiên hiện công ty không mở tài khoản dự phòng đầu tư tài chính, dự phòng các khoản phải thu khó đòi và dự phòng các khoản phải trả. Trong bối cảnh khủng hoảng kinh tế như hiện nay, nguy cơ khoản đầu tư tài chính của công ty bị giảm giá là rất có thể. Bên cạnh đó là giá NVL trong thời gian gần đây có những biến động lớn, điều này vừa ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp nhưng cũng có những tác động rất lớn đến khả năng thanh toán của khách hàng. Việc không trích lập các TK dự phòng sẽ đặt doanh nghiệp trước những thiệt hại có thể xảy ra do những nguyên nhân khách quan và giảm tính chủ động về tài chính trong trường hợp có rủi ro. Công ty còn sử dụng tài khoản 141( dùng để phản ánh tình hình thanh toán đối với các nhân viên trong công ty) trong đó chia ra các tiểu khoản rất đặc biệt gồm: TK 141U – Theo dõi tạm ứng. TK 141T – Theo dõi mua hàng. Khi tạm ứng tiền cho cán bộ công nhân viên trong công ty đi mua vật tư thì kế toán viết phiếu chi với nội dung: chi tạm ứng đi mua vật tư và hạch toán khoản tạm ứng này vào TK41U – theo dõi tạm ứng, theo bút toán như sau: Nợ TK141U Có TK 111 – số tiền chi tạm ứng. Khi thanh toán, kế toán sẽ viết phiếu thu với nội dung: hoàn tạm ứng theo phiếu chi tất toán cho chi tiết TK 141U, sau đó căn cứ vào giấy thanh toán tạm ứng, hóa đơn chứng từ có liên quan, kế toán sẽ viết phiếu chi, chi số tiền hàng thực mua. Sau đó căn cứ vào phiếu nhập kho và hóa đơn GTGT để hạch toán nhập kho vật tư mua về nhập kho theo bút toán: Nợ TK 152 – giá chưa có thuế GTGT Có TK 141T – theo dõi mua hàng. Sơ đồ 11: Sơ đồ trình tự kế toán các nghiệp vụ liên quan đến tạm ứng. PThu: hoàn tạm ứng TK 141U PC: chi tạm ứng TK 111 PC:Chi thanh toán TƯ TK 141T PNK,HĐ:NKNVL TK 152 Do đó, việc thanh toán phải thông qua nhiều tài khoản trung gian, thủ tục thanh toán phức tạp, không cần thiết nhất là trong điều kiện áp dụng phần mềm máy tính vào công tác kế toán. 3.1.3 Về tổ chức sử dụng hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán. Các sổ sách, chứng từ sử dụng tại Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST được lập theo đúng quy định của Nhà nước và phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Công ty sử dụng đầy đủ các sổ sách, chứng từ quan trọng liên quan đến nguyên, vật liệu và thực hiện tốt thủ tục nhập, xuất kho nguyên, vật liệu. Hệ thống sổ kế toán được kế toán viện ghi chép rõ ràng, đầy đủ. Công tác tổ chức luân chuyển chứng từ của Công ty khoa học, hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán và quản lý nguyên, vật liệu. Bên cạnh đó, là một Công ty sản xuất mang tính đặc thù nên Công ty sử dụng nguyên, vật liệu với rất nhiều chủng loại và quy cách khác nhau, việc quản lý NVL đòi hỏi khoa học và hợp lý. Hiện nay, công tác quản lý NVL ở công ty được tiến hành tương đối tốt, NVL được quản lý theo từng nhóm vật tư, mã vật tư, từng danh điểm rõ ràng và có hệ thống trên một loại sổ riêng đó là ‘Sổ danh điểm NVL’. Đối với NVL mua ngoài nhập kho, việc kiểm nghiệm vật tư do phòng kế hoạch sản xuất thực hiện. Cuối kỳ kế toán năm, công ty thành lập hội đồng kiểm kê gồm các thành phần theo quy định, tiến hành kiểm kê nguyên vật liêu, hàng hóa, thành phẩm trong kho, và các bán thành phẩm , sản phẩm dở dang trong các phân xưởng. Quy trình kiểm kê chặt chẽ, đúng quy định, tạo điều kiện cho công tác kế toán đựơc thuận lợi và chính xác, công tác quản lý vật tư được tăng cường. Kết thúc kiểm kê kết quả được ghi trong ‘Biên bản kiểm nghiệm vật tư’. Công tác kiểm kê nhằm xác định lượng tồn kho thực tế của từng danh điểm vật tư, đối chiếu số liệu trên sổ sách kế toán, xác định số thừa thiếu và có những biện pháp xử lý kịp thời tạo điều kiện thuận lợi cho công tác NVL. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, chi phí NVL đóng vai trò quan trọng vì nó chiếm phần lớn trong giá thành sản phẩm. Do đó, việc xác định được định mức tiêu hao NVL là một công việc rất thiết yếu. Nó là cơ sở để việc sử dụng NVL trong sản xuất hiệu quả, tránh lãng phí. Công ty đã xây dựng được hệ thống định mức dự trữ tối thiểu cho các loại vật tư. Do đó đã chủ động trong việc dự trữ vật tư phục vụ cho sản xuất. Đồng thời Công ty cũng đã xây dựng được hệ thống định mức sử dụng NVL cho các loại sản phẩm, để quản lý việc sử dụng NVL hợp lý. Công ty đảm bảo việc thực hiện được thường xuyên ,vì vậy mà vật tư được sử dụng tiết kiệm không vượt quá định mức, tạo điều kiện tiết kiệm vật tư, giảm được chi phí NVL từ đó góp phần hạ giá thành 3.1.4 Về tổ chức quản lý và kế toán nguyên, vật liệu. Do nguyên, vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, nên công tác kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST được đặc biệt quan tâm và tổ chức một cách khoa học, chấp hành theo đúng chế độ quy định. Cụ thể như sau: Thứ nhất: Nguyên vật liệu được phân chia một cách hợp lý. Hiện nay Công ty đang sử dụng một lượng lớn NVL, đa dạng về chủng loại, quy cách và mang những đặc điểm khác nhau. Dựa trên nội dung kinh tế, vai trò tác dụng của từng loại NVL đối với quá trình sản xuất thì NVL được chia thành nhiều loại : như NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu, và phế liệu thu hồi. Trong mỗi loại NVL lại được quản lý theo từng nhóm, cụ thể như trong NVL chính chia thành nhóm nhựa, nhóm gioăng, kim… sau đó từ các nhóm vật tư mới quản lý theo từng mã vật tư, điều này đã tạo điều kiện cho công ty theo dõi và quản lý NVL một cách dễ dàng hơn. Đặc biệt trong điều kiện kế toán trên máy vi tính, việc phân loại NVL theo từng nhóm và mã vật tư giúp cho công tác quản lý NVL có hệ thống hơn. Thứ hai : Tình hình quản lý nguyên, vật liệu được tiến hành khá tốt. Công ty sản xuất sản phẩm theo đơn đặt hàng là chủ yếu, khi nhận được đơn đặt hàng phòng kế hoạch sản xuất căn cứ yêu cầu sản xuất để xác định lượng vật liệu cần thiết và tiến hành thu mua. Ở công ty, có đội ngũ cán bộ thu mua có trình độ, hiểu biết về thị trường và chủng loại vật tư, hiểu biết về nhà cung cấp đảm bảo cung cấp đầy đủ vật tư cho sản xuất và các nhu cầu khác. Các nguồn thu mua NVL được lựa chọn kỹ càng nhằm nâng cao chất lượng nguyên vật liệu và giá mua thấp. Nguồn cung cấp NVL thường là các nhà cung cấp có uy tín, có quan hệ lâu dài, và hợp đồng thu mua thường được ký kết dài hạn. Đồng thời công tác dự trữ, bảo quản vật tư được công ty thực hiện một cách hiệu quả. Công ty thường xuyên phải dự trữ một lượng NVL nhất định để cung cấp kịp thời cho sản xuất, lượng dự trữ trong kho được công ty xác định một cách hợp lý để không gây ra tình trạng ứ đọng vốn. Công ty chỉ có một kho để lưu giữ tất cả các NVL, công cụ dụng cụ, thành phẩm, và hàng hóa. Tuy nhiên trang thiết bị và điều kiện bảo quản được trang bị tương đối tốt. Trong kho được chia thành nhiều khu vực khác nhau để lưu giữ các loại vật tư khác nhau theo công dụng kinh tế, sắp xếp một cách hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho việc nhập xuất vật tư khi cần thiết. Hơn nữa các thủ kho lại có tinh thần trách nhiệm cao với công việc, không làm thất thoát vật tư. Công việc ghi chép và đối chiếu với kế toán nguyên vật liệu của thủ kho được thực hiện khá tốt, thuận lợi cho công tác hạch toán nguyên vật liệu được chính xác, kịp thời. Hiện nay công ty đã xây dựng được hệ thống định mức tương đối đầy đủ, từ định mức dự trữ vật tư, định mức hao hụt của vật tư dự trữ đến định mức sử dụng vật tư cho sản xuất. Tuy nhiên, việc áp dụng hệ thống định mức trên thực tế vẫn còn nhiều điểm chưa chặt chẽ. Đối với việc áp dụng định mức xuất vật tư cho sản xuất, thực tế, dựa vào các lô lệnh sản xuất, các phân xưởng xuất hiện nhu cầu vật tư cho sản xuất, khi đó, cán bộ quản lý ở phân xưởng sẽ dựa vào nhu cầu thực tế để viết ‘phiếu đề nghị cấp vật tư’ gửi lên phòng kinh doanh để viết phiếu xuất kho vật tư cho phân xưởng. Như vậy, việc xuất kho vật tư dùng cho sản xuất vẫn chưa được quản lý chặt chẽ theo định mức tiêu hao NVL. Việc quản lý xuất vật tư theo định mức vì thế mà còn nhiều hạn chế, việc theo dõi gặp khó khăn. Trường hợp phải xuất kho NVL nhiều lần để phục vụ cho một lệnh sản xuất, phòng kinh doanh khó kiểm soát tổng lượng vật tư xuất kho của các lần xuất phục vụ cho một lô sản xuất. Khó khăn trong việc theo dõi xuất vật tư theo định mức làm cho hệ thống định mức được xây dựng chưa phát huy được hiệu quả, đồng thời làm cho việc quản lý chi phí chưa chặt chẽ. Thứ ba : Về phương pháp đánh giá nguyên, vật liệu. Hiện nay công ty đánh giá NVL xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ. Trong điều kiện áp dụng kế toán máy thì hình thức này là phù hợp và tương đối đơn giản. Tuy nhiên phương pháp này chưa đáp ứng được yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán. Nhà quản lý chưa nắm được thông tin về giá trị NVL xuất kho và tồn kho tại mọi thời điểm. Trong kỳ, kế toán chỉ theo dõi NVL xuất kho về mặt số lượng. Chỉ khi đến cuối tháng, sau khi tiến hành chạy đơn giá xuất kho, lúc đó, thông tin về giá trị NVL xuất kho và tồn kho mới được xác định, do đó, chưa đáp ứng được yêu cầu về quản lý và sử dụng NVL. Thứ tư : Về kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết nguyên, vật liệu. Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại Công ty áp dụng theo phương pháp thẻ song song rất phù hợp với tình hình NVL tại Công ty. Phương pháp này cho phép dễ dàng kiểm tra và đối chiếu số liệu, cho phép kế toán có thể biết được số lượng tồn kho của vật tư theo từng kho tại thời điểm bất kỳ, giúp cho việc quản lý và dự trữ phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty. Trong công tác quản lý nhập – xuất – tồn kho vật liệu được đối chiếu không những giữa kế toán vật liệu với kho mà còn trong nội bộ phòng kế toán – giữa kế toán vật liệu với kế toán thanh toán( Phần nhập do mua ngoài), giữa kế toán vật liệu với thống kê phân xưởng (phần xuất cho các phân xưởng sử dụng). Kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu tại Công ty áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên. Nhờ đó, tình hình nhập – xuất NVL được phản ánh thường xuyên, liên tục. Bất kỳ thời điểm nào nhà quản lý cũng có thể có được thông tin cụ thể, chi tiết và chính xác về NVL. 3.2 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA Y TẾ MEDIPLAST. Qua thời gian thực tập, dựa trên những kiến thức đã được học kết hợp với việc tìm hiểu thực tế công tác kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Nhựa Y tế, em xin đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty như sau : 3.2.1 Hoàn thiện về tổ chức bộ máy kế toán. Nhân viên kế toán đều có trình độ, có tinh thần trách nhiệm cao, sử dụng thành thạo phần mềm kế toán do vậy công việc kế toán đạt được hiệu quả cao. Tuy nhiên kế toán chưa nhận thức một cách đầy đủ nhất vai trò của thông tin kế toán trong bối cảnh nền kinh tế thị trường có nhiều biến động và cạnh tranh gay gắt như hiện nay, đặc biệt là khi mà công ty vừa mới đi vào cổ phần hoá. Do vậy, có một số điểm trong công tác kế toán của công ty vẫn chưa đảm bảo được yêu cầu chính xác và kịp thời của thông tin kế toán như đã nêu ở phần tồn tại trên Để giảm thiểu những ảnh hưởng tiêu cực xảy ra xuất phát từ chính đặc điểm của ngành nghề lĩnh vực kinh doanh mang tính cố hữu khó khắc phục, công ty nên có sự quan tâm đúng mức đến công tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ kế toán. Nâng cao hiểu biết của kế toán về tầm quan trọng của thông tin kế toán đối với sự phát triển lớn mạnh của công ty. Đảm bảo thông tin kế toán có độ chính xác cao nhất mà vẫn đảm bảo được tính kịp thời đáp ứng yêu cầu quản trị trong nền kinh tế thị trường. Bên cạnh đó phần mềm kế toán của công ty hiện nay chưa đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin của doanh nghiệp, một khối lượng không nhỏ công việc vẫn phải làm thủ công. Công ty cần nâng cấp phần mềm kế toán để có thể mang tính tự động hóa cao hơn, giúp cho việc sử dụng dễ dàng hơn. Phần mềm kế toán nên có sự đổi mới để có nhiều tiện ích và công cụ phục vụ đắc lực hơn cho công tác kế toán, như có thể hạch toán thuế GTGT đồng thời cùng với bút toán ghi nhận nhập kho NVL. Bên cạnh đó, có thể hạch toán đồng thời nhiều nghiệp vụ trên một chứng từ, và từ các sổ kế toán, các báo cáo tổng hợp có thể tìm lại các bút toán được nhập vào từ chứng từ gốc… Ngoài ra công ty cần cải thiện mạng máy tính nội bộ của mình để tạo nên tính đồng bộ hóa cao hơn, hơn nữa có thể giảm bớt sự trùng lặp về công việc giữc các bộ phận kế toán khác nhau và đồng thời làm cho số liệu kế toán có thể được cung cấp kịp thời phục vụ cho công tác quản lý. 3.2.2 Hoàn thiện về tổ chức vận dụng chế độ kế toán. Hiện nay hệ thống chứng từ của công ty khá đầy đủ, bao gồm các mẫu bắt buộc và hướng dẫn, đảm bảo phản ánh và ghi chép được tất cả các nghiệp vụ tài chính phát sinh của công ty. Quy trình lập và luân chuyển và bảo quản chứng từ được thiết kế khoa học đảm bảo tính có thật, trung thực, hợp lý và hợp pháp của các nghiệp vụ. Tuy nhiên việc hạch toán trên máy vi tính chỉ được thực hiện khi có đầy đủ chứng từ để lập phiếu nhập kho. Nhưng trong nhiều trường hợp chưa thể lập phiếu nhập kho ngay, để tránh tình trạng tại một thời điểm nhất định, số lượng vật tư xuất kho lớn hơn số lượng nhập kho thì cần phải có các bút toán ngoài để phản ánh như trường hợp sau. Trường hợp hàng về mà hóa đơn chưa về thì phòng kinh doanh căn cứ vào giá thỏa thuận của cán bộ đi mua vật tư hoặc căn cứ vào báo giá, giá trên hợp đồng của bên bán để lập “phiếu báo giá vật tư tạm thời” để làm căn cứ lập phiếu nhập kho. Kế toán căn cứ vào “phiếu báo giá vật tư tạm thời” để nhập số liệu vào máy tính. Nợ TK 152 Có TK 331( giá thỏa thuận chưa có thuế GTGT) Đến khi có hóa đơn GTGT về thì phản ánh thuế GTGT: Nợ TK 133 Có TK 331( phần thuế GTGT). Bên cạnh đó quy trình thanh toán tạm ứng của đơn vị như phần trên đã trình bày tương đối phức tạp. Theo em, trong trường hợp này, công ty nên sử dụng một tài khoản tạm ứng là 141 thay vì sử dụng hai tài khoản 141U và 141T như hiện nay. Như vậy, khi tạm ứng cho nhân viên đi mua vật tư, kế toán tiến hành ghi Nợ TK141, số tiền tạm ứng. Khi về thanh toán,kế toán căn cứ vào giấy thanh toán tạm ứng và hóa đơn, phiếu nhập kho để hạch toán thẳng thông qua TK 141 mà không phải thông qua TK 141U. Quá trình cụ thể như sau: Khi tạm ứng vật tư cho cán bộ công nhân viên đi mua vật tư, căn cứ vào phiếu chi, kế toán tiến hành định khoản như sau: Nợ TK 141 10.000.000 Có TK 111 10.000.000 Khi vật tư mua về nhập kho, căn cứ vào hóa đơn và PNK kế toán tiến hành định khoản : Nợ TK 152.1 12.000.000 Nợ TK 133 1.200.000 Có TK 141T 13.200.000 Phần chênh lệch, kế toán viết phiếu chi, hoặc phiếu thu để thanh toán. Nợ TK 141 3.200.000 Có TK 111 3.200.000 Khái quát quy trình như sau: (sơ đồ 12) Sơ đồ 12 : Sơ đồ mô hình trình tự kế toán tạm ứng. TK 152 TK 133 Thuế GTGT Giá chưa thuế TK 141 TK 111 PC:Chi TƯ PC:Chi bù TƯ PT: Thu hoàn TƯ Như vậy, khi thanh toán kế toán chỉ cần viết phiếu thu hoặc phiếu chi( hoặc không phải viết) sau khi bù trừ thay vì phải viết cả phiếu thu và phiếu chi như hiện nay. Khi hạch toán chỉ cần thông qua TK 141T mà vẫn đảm bảo yêu cầu của thông tin kế toán và vẫn phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Với những ý kiến trên đây, em hy vọng có thể đóng góp được những hiểu biết của mình về công tác kế toán nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán, góp phần phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty. KẾT LUẬN Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST là một doanh nghiệp chuyên sản xuất các sản phẩm nhựa phục vụ cho ngành y tế, yếu tố nguyên, vật liệu được coi là một yếu tố đầu vào chủ yếu. Vì vậy việc hạch toán của công ty được chú trọng từ khâu lý đến hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp. Kế toán nguyên, vật liệu là công cụ đắc lực giúp cho lãnh đạo công ty nắm bắt được tình hình để chỉ đạo sản xuất cũng như việc lập kế hoạch thu mua, dự trữ nguyên, vật liệu. Điều đó có ý nghĩa quyết định đến việc hạ giá thành sản phẩm, nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường, và tăng lợi nhuận cho công ty. Trong thời gian thực tập tại công ty, dưới sự chỉ bảo chu đáo của các cô, chú, anh, chị trong phòng Tài chính – Kế toán, và sự hướng dẫn tận tình của PGS.TS Nguyễn Văn Công em đã có những hiểu biết nhất định về thực tế tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp sản xuất nói chung, đã nêu lên được những ưu điểm, hạn chế của công tác quản lý và hạch toán nguyên, vật liệu ở công ty và mạnh dạn đưa ra một số đề xuất với mong muốn công tác quản lý và hạch toán nguyên, vật liệu của công ty không ngừng hoàn thiện và phát huy được những ưu điểm, khắc phục được những tồn tại của mình. Tuy nhiên do thời gian thực tập hạn chế, công tác kế toán nguyên, vật liệu phức tạp nên bài chuyên đề chỉ đề cập đến những vấn đề cơ bản và có thể còn sai sót. Em kính mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo, các cô, chú trong phòng Tài chính – Kế toán để đề tài được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của các cô, chú, anh chị trong phòng Tài chính – Kế toán Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST và PGS.TS Nguyễn Văn Công trong thời gian qua đã tạo điều kiện cho em hoàn thành bài chuyên đề này. Hà Nội, tháng 5 năm 2009 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Quỳnh Dương DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS.TS Đặng Thị Loan. 2006. Giáo trình Kế toán tài chính doanh nghiệp. NXB: Đại học Kinh tế quốc dân. Bộ Tài Chính. 2006. Chế độ kế toán Việt Nam ban hành kèm QĐ15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. NXB: Tài chính. Bộ Tài Chính. 2008. Hệ thống Kế toán Việt Nam – Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ. NXB: Lao động. Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam và các thông tư hướng dẫn. PGS.TS Đoàn Xuân Tiên. 2006. Tổ chức công tác kế toán. NXB: Thống kê Hà Nội. Sổ sách, số liệu của phòng Kế toán tài chính và tài liệu của Công ty Cổ phần Nhựa Y Tế MEDIPLAST. PGS.TS Nguyễn Văn Công. 2003. 201 sơ đồ kế toán doanh nghiệp. NXB: Tài chính. TS Nguyễn Văn Công. 2002.Lập, đọc, kiểm tra, phân tích báo cáo tài chính. NXB: Tài chính. Luật kế toán ban hành ngày 17/06/2003. Luật thuế GTGT, luật thuế TNDN và các thông tư hướng dẫn. Tạp chí kế toán và luận văn của các khóa trước. MỤC LỤC ._.