Kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST

g động về mọi mặt, phải biết tận dụng các biện pháp kinh tế một cách linh hoạt khéo léo và hiệu quả. Trong đó không thể thiếu quan tâm đến công tác tổ chức kế toán nói chung cũng như công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng. Bởi lẽ nguyên vật liệu là yếu tố cơ bản cấu thành nên giá thành sản phẩm, tổ chức kế toán nguyên vật liệu tốt sẽ đảm bảo cho việc cung cấp đầy đủ kịp thời các nguyên vật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất, kiểm tra giám sát việc chấp hành các định mức dự trữ, tiêu hao nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất góp phần giảm bớt chi phí nâng cao doanh lợi cho công ty. Với công ty chuyên về sản xuất các thiết bị nhựa y tế, thì yêu cầu của việc quản lý nguyên vật liệu cũng mang một ý nghĩa hết sức quan trọng. Xuất phát từ những lý do trên và qua thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST, em đã đi sâu tìm hiểu thực tế và nhận thấy được tầm quan trọng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất, sự cần thiết phải tổ chức quản lý nguyên vật liệu và công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty. Với những kiến thức thu nhận được trong quá trình học tập, sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô, chú, anh, chị trong phòng tài chính kế toán cũng như trong toàn công ty, đặc biệt là sự hướng dẫn nhiệt tình của PGS.TS Nguyễn Văn Công, em đã đi sâu nghiên cứu đề tài: “Kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST”. 2. Mục đích và phạm vi nghiên cứu của đề tài. Qua việc lựa chọn đề tài, em muốn được đi sâu tìm hiểu thực trạng công tác kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST – môt công ty có lĩnh vực sản xuất kinh doanh mang tính đặc thù và đặc biệt là nghiên cứu về tầm quan trọng của kế toán nguyên, vật liệu tại công ty. 3. Nội dung và kết cấu của đề tài. Với tên gọi “ Kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST”, chuyên đề thực tập chuyên nghành ngoài phần mở đầu và kết luận, phần nội dung của chuyên đề được chia thành ba phần chính: Phần 1: Tổng quan về Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST. Phần 2: Thực trạng nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Nhựa y tế MEDIPLAST. Phần 3: Hoàn thiện kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST. Do thời gian thực tập có hạn, công tác kế toán nguyên, vật liệu phức tạp nên bài chuyên đề không tránh khỏi những khiếm khuyết, thiếu sót. Em rất mong sự đóng góp ý kiến của thầy cô giáo cũng như các cô, chú trong phòng Tài chính – kế toán của công ty để để tài được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn. Hà Nội, tháng 4 năm 2009 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Quỳnh Dương. PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA Y TẾ MEDIPLAST. 1.1 ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ KỸ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA Y TẾ MEDIPLAST CÓ ẢNH HƯỞNG ĐẾN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU. 1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST. Công ty Nhựa Y tế được thành lập theo quyết định số 3424/1998/BYT- QĐ ngày 05/12/1998 của Bộ Y tế, là thành viên hạch toán độc lập trực thuộc Tổng công ty Thiết bị y tế Việt nam thuộc Bộ Y tế. Ngày 10 tháng 11 năm 2006 công ty chính thức đấu giá phát hành cổ phiếu và chuyển sang công ty cổ phần. Hình thức cổ phần hóa là bán một phần vốn Nhà nước hiện có tại doanh nghiệp theo quy định tại khoản 2 điều 3 nghị định số 187/2004/NĐ – CP ngày 16/11/2004 của chính phủ về việc chuyển công ty Nhà nước thành công ty cổ phần với tên gọi chính thức là Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST viết tắt là MEDIPLAST. Hiện nay để phù hợp với thông lệ quốc tế cũng như để thuận lợi cho việc kinh doanh trên thị trường quốc tế công ty sử dụng tên giao dịch quốc tế là MEDIPLAST MEDICAL PLASTIC JOIN STOCK COMPANY. Trụ sở chính của công ty đặt tại số 89 phố Lương Định Của, phường Phương Mai, Quận Đống Đa, Hà Nội. Tính đến nay, công ty mới đi vào hoạt động được gần 10 năm với số lượng công nhân viên là 195 người. Trong đó có trên 23 cán bộ có trình độ đại học và trên đại học. Số còn lại là cán bộ trình độ trung cấp và cao đẳng, công nhân kỹ thuật có tay nghề cao. Trong suốt quá trình hoạt động của mình, quy mô của công ty không ngừng được mở rộng. Tổng tài sản và vốn chủ sở hữu liên tục gia tăng trong các năm. Với phương châm không ngừng đổi mới thiết bị để nâng cao chất lượng sản phẩm, hàng năm công ty cải tiến máy móc thiết bị, nhà xưởng với tổng diện tích toàn công ty hiện nay là 11.189m2 trong đó diện tích nhà xưởng: 4.050 m2. Từ khi thành lập đến nay, công ty đã từng bước khẳng định chỗ đứng của mình trên thị trường. Sản phẩm của công ty được sử dụng rộng rãi cả ở thị trường trong nước và thị trường quốc tế. Các bệnh viện lớn như bệnh viện Bạch Mai, bệnh viện Nhi Thụy Điển, Bệnh viện Việt Đức,… là các khách hàng thường xuyên của công ty. Các sản phẩm này còn được xuất khẩu sang Nigiêria, Đài Loan, Lào, Ucraina, Công ty còn cung cấp sản phẩm cho các chương trình quốc gia về y tế như chương trình tiêm chủng mở rộng, chương trình phòng chống lao, các tổ chức phi chính phủ như HELM, DKT với số lượng lớn bơm tiêm, hộp đựng an toàn… Biểu 1: Sản lượng bơm kim tiêm quy đổi sản xuất và tiêu thụ hàng năm. Năm Đơn vị Sản xuất Tiêu thụ 2004 Triệu cái 84,52 79,20 2005 Triệu cái 100,47 96,13 2006 Triệu cái 88,542 75,61 2007 Triệu cái 102,65 98,33 2008 Triệu cái 100,45 97,22 Biểu 2: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST. TT Chỉ tiêu ĐVT 2004 2005 2006 2007 2008 1 Vốn kinh doanh Tr.đồng 71.233 79.827 75.187 78.962 76.127 2 Số lao động(người) Người 237 226 206 192 195 3 Thu nhập bình quân Tr.đồng 1.041 1.320 1.570 1.675 2.120 4 Doanh thu Tr.đồng 33,402 50,232 37,996 55.427 41.985 5 Tổng chi phí Tr.đồng 33.223 49.692 43.665 54.291 44.419 6 Lợi nhuận trước thuế Tr.đồng 179 540 (5,669) 1.136 (2.434) 1.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh. Với đặc điểm của lĩnh vực sản xuất các sản phẩm y tế từ nhựa, sản xuất qua nhiều giai đoạn theo một quy trình liên tục, hàng loạt, kết cấu phức tạp, quá trình sản xuất một sản phẩm nhiều công đoạn và phân xưởng…nên công ty đã bố trí phương thức tổ chức bộ máy quản lý theo kiểu trực tuyến. Cơ quan quyền lực cao nhất của công ty là Đại hội đồng cổ đông, quyết định các vấn đề liên quan đến chiến lược phát triển dài hạn của công ty. Đại hội đồng cổ đông bầu ra Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát. Trong đó Hội đồng quản trị là cơ quan thực hiện các quyết định của đại hội đồng cổ đông, hoạt động tuân thủ các quy định của pháp luật và điều lệ của công ty. Đứng đầu Hội đồng quản trị là Chủ tịch hội đồng quản trị, thay mặt Hội đồng quản trị điều hành công ty là Tổng giám đốc. Và Ban kiểm soát là cơ quan giám sát hoạt động của Hội đồng quản trị và báo cáo lại tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông. Số lượng quyền hạn, trách nhiệm và lợi ích của ban kiểm soát được quy định tại Luật doanh nghiệp và Điều lệ công ty. Hội đồng quản trị bầu ra Tổng giám đốc, thay mặt công ty chịu trách nhiệm trước Nhà nước và Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao, về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Giúp việc trực tiếp cho Tổng giám đốc bao gồm bốn người với chức danh phó Tổng giám đốc và điều phối viên, cụ thể: Phó tổng giám đốc kinh doanh: là người chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc về chỉ đạo và tiến hành các phương án kinh doanh, điều hành sản xuất ở các phân xưởng, trực tiếp điều hành và quản lý phòng kinh doanh. Phó tổng giám đốc tài chính: là người trực tiếp theo dõi, quản lý tình hình tài chính của công ty, chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc và Hội đồng quản trị, trực tiếp quản lý phòng tài chính kế toán của công ty. Phó tổng giám đốc kỹ thuật: là người chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc về kỹ thuật, mẫu mã, quy cách, định mức và chất lượng của sản phẩm tại các phân xưởng, trực tiếp quản lý phòng kỹ thuật. Điều phối viên chất lượng: là người chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc về kiểm soát quy trình sản xuất từ đầu vào NVL đến sản xuất và đầu ra của sản phẩm toàn công ty. Phòng Tài chính kế toán: có nhiệm vụ đảm bảo vốn hoạt động cho sản xuất kinh doanh, tham mưu cho giám đốc về tài chính, thực hiện các nghiệp vụ giao dịch thanh toán và phân phối lợi nhuận , tổ chức hạch toán kế toán. Lập báo cáo, phân tích tình hình tài chính, báo cáo thuế và tư vấn cho nhà quản trị đua ra các quyết định đúng đắn. Phòng kỹ thuật: có chức năng kiểm tra theo dõi thực hiện các quy trình công nghệ đảm bảo chất lượng sản phẩm, xác định tiêu chuẩn định mức tiêu dùng NVL, nghiên cứu cải tiến chất lượng sản phẩm và phát triển sản phẩm mới. Phòng tổ chức hành chính: giải quyết các vấn đề mang tính hành chính thủ tục, bố trí, sắp xếp và theo dõi nhân lực… Phòng kinh doanh: có chức năng lập kế hoạch tổ chức sản xuất kinh doanh( ngắn hạn và dài hạn), cân đối kế hoạch, điều độ sản xuất và chỉ đạo kế hoạch cung ứng vật tư sản xuất, ký hợp đồng và theo dõi việc thực hiện hợp đồng thu mua vật tư thiết bị, tiêu thụ sản phẩm, tổ chức hoạt động marketing từ quá trình sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm, lập phương án phát triển công ty. Phân xưởng ép nhựa – cơ điện: tiến hành sản xuất theo kế hoạch của phòng kinh doanh và phòng kỹ thuật, chịu sự quản lý của giám đốc phân xưởng. Phân xưởng thành phẩm: hoàn thiện các bán thành phẩm của phân xưởng ép nhựa chuyển sang, chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc phân xưởng. Như vậy công ty đã xây dựng phương thức tổ chức bộ máy quản lý tương đối hợp lý, quyền hạn, trách nhiệm, lợi ích của các bộ phận, phòng ban được xác định rõ ràng, cụ thể và được khái quát bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Phòng TC - HC Phòng tài chính Tổng giám đốc Phó TGĐ tài chính Phó TGĐ kinh doanh Phó TGĐ kỹ thuật Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật Phân xưởng ép nhựa- cơ điện Phân xưởng thành phẩm Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Điều phối viên CL Trong đó: Quản lý điều hành chung Quản lý chất lượng 1.2 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ BỘ SỔ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA Y TẾ MEDIPLAST. 1.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. Để thực hiện đầy đủ các chức năng nhiệm vụ, đảm bảo sự chuyên môn hóa của cán bộ kế toán, đồng thời căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất, quản lý và tổ chức công tác kế toán, bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST được tổ chức theo phương thức tổ chức trực tuyến. Một bộ máy kế toán làm việc hiệu quả sẽ đảm bảo phán ánh đầy đủ, kịp thời các thông tin, từ đó tham mưu cho cho các cấp quản lý trong việc đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh và đưa ra những quyết định đúng đắn. Để đáp ứng yêu cầu thông tin kế toán kịp thời chính xác, công ty đã xây dựng bộ máy kế toán tương đối hợp lý theo mô hình tổ chức tập trung. Do vậy bộ máy kế toán của công ty được tập trung ở phòng kế toán bao gồm các thành viên: Kế toán trưởng là cấp quản lý cao nhất của phòng kế toán, phụ trách toàn bộ công tác kế toán của công ty. Kế toán trưởng trực tiếp chỉ đạo hoạt động của từng nhân viên trong phòng kế toán đồng thời thực hiện chức năng nhiệm vụ theo điều lệ của công ty và theo quy định của Pháp luật. Giúp việc trực tiếp cho kế toán trưởng gồm có các nhân viên trực tiếp theo dõi và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là các kế toán phần hành bao gồm: kế toán hàng tồn kho; kế toán thanh toán và thuế; kế toán chi phí, giá thành và TSCĐ; thủ quỹ. Cụ thể chức năng và nhiệm vụ của mỗi cá nhân được xác định như sau: Kế toán trưởng: phụ trách toàn bộ công tác kế toán của công ty. Kế toán trưởng trực tiếp chỉ đạo hoạt động của từng nhân viên đồng thời đảm nhận công tác kế toán tổng hợp, thực hiện chức năng nhiệm vụ theo điều lệ của công ty và quy định của pháp luật. Kế toán hàng tồn kho: một nhân viên, theo dõi quá trình nhập xuất tồn hàng tồn kho của đơn vị. Chịu trách nhiệm nhập số liệu từ các phiếu nhập kho, xuất kho của công ty. Kết chuyển phân bổ cuối tháng. Kế toán thanh toán và thuế : một nhân viên. Kế toán thanh toán và nguồn vốn đảm nhận việc theo dõi, tính toán, đối chiếu thực hiện các khoản công nợ, các khoản thanh toán với ngân hàng, thuế và các khoản thanh toán bằng tiền mặt khác. Ngoài ra, bộ phận kế toán này còn theo dõi nguồn vốn trong công ty. Kế toán chi phí, giá thành và TSCĐ: một nhân viên, bộ phận này phụ trách việc tập hợp chi phí và tính giá thành cho từng loại sản phẩm, theo dõi số hiện có, tình hình biến động TSCĐ trong công ty. Thủ quỹ: một nhân viên, theo dõi, quản lý quỹ tiền mặt và đối chiếu với kế toán tiền mặt tình hình thu chi tiền mặt tại quỹ của công ty. Như vậy chức năng nhiệm vụ được phân chia rõ ràng đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm và có sự đối chiếu, kiểm tra thường xuyên giữa các bộ phận hạch toán. Bộ máy của kế toán của công ty được khái quát bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán. Kế toán trưởng Kế toán hàng tồn kho Kế toán thanh toán và thuế Kế toán chi phí, giá thành và TSCĐ Thủ quỹ 1.2.2 Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán. Công ty đã thực hiện đầy đủ các quy định về bộ sổ kế toán theo Luật kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến công ty. Cụ thể Công ty đã áp dụng hình thức sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung, niên độ kế toán theo năm( năm kế toán trùng với năm dương lịch) để phù hợp với đặc điểm về ngành nghề kinh doanh, quy mô và trình độ quản lý, trình độ kế toán, trang thiết bị vật chất của đơn vị. Về kế toán nguyên, vật liệu, Công ty ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung nên bộ sổ kế toán và trình tự kế toán cũng khá đơn giản. Hiện nay công tác kế toán tại công ty được thực hiện hầu hết trên máy. Phần mềm kế toán công ty đang sử dụng là phần mềm KTSYS, việc xử lý dữ liệu kế toán nguyên, vật liệu cũng được thực hiện thông qua phần mềm này. Hàng ngày hoặc định kì kế toán căn cứ vào những chứng từ gốc như: phiếu xuất kho, phiếu nhập kho…, cập nhật dữ liệu vào máy theo đúng đối tượng đã được mã hoá cài đặt trong phần mềm theo đúng quan hệ đối ứng tài khoản. Sau khi nhập dữ liệu xong máy sẽ tự động ghi vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản theo từng đối tượng như sổ chi tiết vật liệu, sổ chi tiết thanh toán. Đồng thời các nghiệp vụ cũng được kế toán phản ánh vào các sổ nhật ký đặc biệt như: Nhật ký mua hàng, nhật ký chi tiền. Trên sơ sở các chứng từ gốc và sổ nhật ký chung, máy sẽ tự tổng hợp ghi vào các sổ cái tài khoản có mặt trong định khoản liên quan( tài khoản 152). Với số liệu trên các sổ chi tiết, cuối kỳ kế toán tiến hành tổng hợp trên Bảng tổng hợp chi tiết. Cuối kỳ kế toán, kế toán thực hiện thao tác cộng sổ( khoá sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiên tự động và đảm bảo độ chính xác, trung thực theo thông tin được nhập trong kỳ. Việc áp dụng phần mềm kế toán giúp giảm nhẹ công việc kế toán, độ chính xác cao đáp ứng kịp thời yêu cầu quản trị. Mẫu sổ được thiết kế theo đúng quy định và tương đối đầy đủ các khoản mục để theo dõi theo yêu cầu của đơn vị. Sơ đồ 3: Quy trình ghi sổ kế toán nguyên, vật liệu bằng máy tại Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST. Chứng từ gốc: - Phiếu xuất kho - Phiếu nhập kho Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Phần mềm kế toán - Sổ kế toán chi tiết: SCT vật liệu, SCT thanh toán. - Sổ tổng hợp: Sổ cái tài khoản 152, Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn. Báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày: In sổ, báo cáo cuối kỳ: Đối chiếu, kiểm tra: PHẦN 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN, VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA Y TẾ MEDIPLAST. 2.1 ĐẶC ĐIỂM, YÊU CẦU QUẢN LÝ, PHÂN LOẠI VÀ ĐÁNH GIÁ NGUYÊN, VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA Y TẾ MEDIPLAST. 2.1.1 Đặc điểm và yêu cầu quản lý nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST. Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST là công ty chuyên sản xuất và kinh doanh các loại bơm tiêm, dây chuyền dịch và các loại sản phẩm nhựa y tế khác, do đó, nguyên, vật liệu( NVL) chính để sản xuất sản phẩm là nhựa hạt, dùng để ép ra các sản phẩm, bên cạnh đó còn có các nguyên liệu như: gioăng, kim tiêm, mực in,… để hoàn thiện sản phẩm. Mỗi loại sản phẩm có nhiều chi tiết với nhiều quy cách, kích cỡ khác nhau, do đó, NVL để sản xuất cũng rất đa dạng và phức tạp, nhiều chủng loại, và biến động thường xuyên, đòi hỏi phải có sự chú trọng trong lựa chọn phương pháp quản lý và hạch toán NVL. Bên cạnh đó, NVL của công ty có gioăng, kim tiêm,…cần phải bảo quản chặt chẽ nơi khô ráo, thoáng để tránh bị hoen rỉ hoặc biến dạng. Các nguyên liệu vật liệu chính của công ty chủ yếu là phải mua ngoài. Để đảm bảo tiến độ sản xuất, vật liệu cần phải được cung cấp một cách kịp thời đảm bảo về mặt số lượng và chất lượng, thỏa mãn cho nhu cầu sản xuất. Kế toán nguyên vật liệu phải cung cấp được thông tin một cách kịp thời, có hệ thống để phục vụ cho quản trị doanh nghiệp, cho việc lập kế hoạch thu mua vật liệu cũng như công tác tính giá thành sản phẩm. Xuất phát từ đặc điểm của( NVL), việc quản lý NVL là hết sức cần thiết và phải quản lý chặt chẽ từ khâu thu mua, bảo quản, sử dụng dự trữ. Vật liệu nhập kho của công ty hầu hết là do mua ngoài từ các nguồn trong nước. Việc thu mua NVL được thực hiện dựa trên kế hoạch sản xuất thông qua các chỉ tiêu quy định của công ty, các đơn đặt hàng và khả năng tiêu thụ sản phẩm, xem xét số tồn kho để từ đó phòng kinh doanh lập kế hoạch thu mua theo từng tháng, quý, năm. Vật liệu thu mua phải đảm bảo đầy đủ về số lượng, chủng loại, nguồn cung cấp ổn định. Để thực hiện tốt kế hoạch thu mua, cán bộ thu mua cần phải tìm hiểu về giá cả cũng như chất lượng của vật tư cần mua sao cho với chi phí thấp nhất, khối lượng thu mua nhiều nhất mà vẫn đảm bảo chất lượng, hạ thấp chi phí thu mua nhằm hạ giá thành sản phẩm. Trước khi nhập kho, NVL được kiểm nhận kỹ lưỡng để đảm bảo đúng quy cách và chất lượng như đã yêu cầu. Đồng thời công ty cũng làm tốt công tác quản lý NVL thông qua hệ thống kho bãi nhằm tránh hao hụt tự nhiên, và các mất mát khác như: thiếu, hư hỏng... Ở kho, công tác quản lý kho thực hiện các biện pháp như: quy hoạch, sắp xếp hợp lý vật tư, hàng hóa, xây dựng hệ thống định mức hao hụt thích hợp cho từng thứ NVL và điều kiện bảo quản chúng, nâng cao trình độ kỹ thuật nghiệp vụ của nhân viên bảo quản và tăng cường công tác quản lý. Công ty đã xây dựng được hệ thống định mức dự trữ tối thiểu cho các loại vật tư để đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục. Bên cạnh đó vật liệu khi đã xuất sử dụng thường trải qua nhiều công đoạn khác nhau của quá trình sản xuất. Trong quá trình này NVL chịu tác động rất lớn của máy móc thiết bị cũng như con người, vì vậy vật liệu có thể bị hao hụt do sinh ra phế phẩm hoặc phế liệu. Công ty cũng đã xây dựng được hệ thống định mức tiêu hao NVL cho từng loại sản phẩm, theo đó công tác quản lý NVL xuất kho sử dụng cho sản xuất sản phẩm được quản lý theo định mức. Nói chung, công tác quản lý NVL ở công ty luôn đảm bảo phục vụ đầy đủ, kịp thời các yêu cầu sản xuất. 2.1.2 Phân loại nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST. Nguyên, vật liệu ở công ty rất đa dạng và phong phú về chủng loại và quy cách. Công tác phân loại NVL liên quan đến kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp và công tác quản lý NVL do đó công ty rất chú trọng đến việc phân loại NVL một cách hợp lý nhất. Nguyên, vật liệu ở Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST được chia thành các loại sau: - Nguyên, vật liệu chính: để hình thành nên các sản phẩm; công ty phải sử dụng một lượng lớn các loại nguyên, vật liệu chính, phần làm nên thực thể của các sản phẩm gọi chung là nguyên, vật liệu chính và được hạch toán vào tài khoản 152.1. Việc quản lý nguyên, vật liệu được tiến hành trên phần mềm kế toán KTSYS bằng việc mã hóa theo từng nguyên liệu. Cụ thể: các loại nguyên, vật liệu chính của công ty: +Nhựa hạt ( PP 710J, PP 760J , PVC Huy Hiếu, RCĐ…) + Kim ( Kim Hàn Quốc 2535, kim Nhật 25G*1(3.5, 10cc…) + Gioăng (Gioăng 1ml Trung Quốc, Gioăng 3ml Trung Quốc... ) - Vật liệu phụ: là những NVL có tác dụng trong quá trình sản xuất, được sử dụng kết hợp với NVL chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩmlà các loại sản phẩm, được hạch toán vào tài khoản 152.2. Các loại vật liệu phụ như: + Hộp đựng nhỏ duplex( hộp đựng 100 bơm tiêm) + Thùng đựng lớn carton( thùng đựng 100 hộp duplex) + Mực in( dùng để in vạch) + Film đóng gói( bao gói sản phẩm sau tiệt trùng: film blister Đài loan…) + Các vật liệu phụ khác như băng keo, đề can, … - Nhiên liệu: là những thứ dung để cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất như: dầu Diezen, ga, EOGAS.. dùng để tiệt trùng bơm tiêm. Nhiên liệu được công ty hạch toán vào tài khoản 152.3 - Phế liệu: phế liệu sau quá trình sản xuất: như nhựa cục bẩn, các phế phẩm từ bán thành phẩm hoặc phế phẩm từ thành phẩm. Phế liệu được công ty theo dõi trên tài khoản 152.6. Như vậy nguyên, vật liệu của Công ty được chia theo từng nhóm, gồm có NVL chính, nguyên vật liệu phụ, mỗi nhóm gồm nhiều nguyên, vật liệu đựơc quản lý theo từng mã khác nhau. Biểu 3: Danh mục vật tư hàng hóa. TT Mã vật tư Tên vật tư ĐVT TK 01 01NPPT51 Nhựa hạt PP760J Kg 152.1 02 01NPVC40 Nhựa hạt PVC FMJ402- Huy Hiếu Kg 152.1 ... ... 55 01KN1838 Kim 18G*11/2 Nhật Cái 152.1 56 01KS2325 Kim 23G* Sing Cái 152.1 82 01G1TQ20 Gioăng 1ml Trung Quốc Cái 152.1 83 01G3TQ20 Gioăng 3ml Trung Quốc Cái 152.1 99 01PEI5S Túi PE đã in slip Kg 152.1 121 01MXLH40 Mực in vạch xi lanh Hàn Quốc Lọ 152.1 ... ... 155 02COP41013A Carton 10 P41013A Cái 152.2 156 02CB10B Chipbox 10cc, đóng gói Blister Cái 152.2 ... ... ... ... ... 209 03D0019 Dầu bảo dưỡng khuôn chống rỉ RP7350 Lọ 152.3 210 03GEO EOGAS bình to Bình 152.3 ... ... ... ... ... 275 06DTKCB2318 P/phẩm DTKCB 2318 hoàn chỉnh do Cty Cái 152.6 2.1.3 Đánh giá nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST. Công ty đã sử dụng giá thực tế để hạch toán chi tiết và tổng hợp tình hình nhập xuất kho. Đối với nguyên, vật liệu nhập kho: Ở Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST nguyên vật liệu nhập kho chủ yếu do mua ngoài, do nhập lại vật tư thừa hoặc do thu hồi phế liệu. Do đó, để đánh giá trị giá nguyên vật liệu, kế toán sử dụng giá vốn thực tế để đánh giá. - Giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho từ mua ngoài bao gồm: Trị giá mua, thuế không được hoàn lại( nếu có). Nếu chi phí vận chuyển, bốc dỡ do bên bán chịu thì trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho chỉ bao gồm: + Trị giá mua – là giá bán ghi trên hóa đơn( giá chưa có thuế GTGT) + Thuế không được hoàn lại( nếu có). + Chi phí mua: chi phí vận chuyển bốc dỡ( nếu có). + Trừ đi các khoản giảm giá, chiết khấu( nếu có). Thông thường ở Công ty, phần chi phí vận chuyển bốc dỡ do người bán chi trả, phần chi phí này được tính vào đơn giá của NVL mua, điều khoản này được thỏa thuận trong hợp đồng thương mại. Do đó đơn giá nhập kho là giá chưa có thuế ghi trên hóa đơn GTGT. - Vật tư thừa nhập kho: Trị giá vốn của vật tư thừa nhập kho là đơn giá tồn kho đầu kỳ của chính nguyên vật liệu đó. - Giá vốn thực tế của phế liệu nhập kho: là giá ước tính có thể bán được của phế liệu tại thời điểm nhập kho( giá trị thị trường tại thời điểm nhập kho), đối với những phế liệu nhập kho không có khả năng bán được thì coi giá trị nhập kho bằng 0, chỉ nhập đơn thuần về mặt số lượng. Đối với nguyên, vật liệu xuất kho: Nguyên, vật liệu của Công ty Cổ phần Nhựa Y tế xuất kho chủ yếu dùng cho sản xuất, cũng có những trường hợp xuất kho NVL để bán nhưng những nghiệp vụ đó xảy ra không thường xuyên, ngoài ra còn có xuất phế liệu đem bán. Trị giá vốn của nguyên, vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ. Phần tính giá vốn xuất kho được tiến hành tự động trên phần mềm kế toán. Cuối tháng, sau khi nhập hết tất cả số lượng và đơn giá của nguyên, vật liệu nhập kho và số lượng của từng nguyên, vật liệu xuất kho, kế toán tiến hành tính giá vốn xuất kho. Kế toán phải tiến hành sắp xếp lại các mục trong sổ chứng từ gốc, từ màn hình chức năng, ấn phím F8 để sắp xếp cố định bảng theo danh sách cột, theo thứ tự: loại chứng từ, ngày chứng từ, số chứng từ... Sau đó, tiến hành chạy đơn giá xuất kho, chon mục: “nhập dữ liệu từ chứng từ gốc và xử lý” , sau đó từ màn hình vừa hiện ra chọn: “công cụ tiện ích cho nhập dữ liệu”, từ màn hình sẽ cho một danh mục các công cụ, chọn “xử lý lại đơn giá các bút toán xuất kho” , chương trình sẽ hiện ra một cửa sổ hỏi: “ có sửa đơn giá thành tiền trong sổ chứng từ gốc không?” chọn “ Có”, chương trình sẽ tự động tính đơn giá xuất kho cho tất cả các loại nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ. Sau khi thực hiện thao tác này, đơn giá xuất kho sẽ kết xuất cho các nghiệp vụ xuất kho trong kỳ, các số liệu trên các bảng kê xuất nhập tồn, các sổ chi tiết và sổ cái về vật tư, hàng hóa, thành phẩm được tự động cập nhật đơn giá xuất kho và giá trị xuất kho. 2.2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN, VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA Y TẾ MEDIPLAST. Kế toán chi tết nguyên, vật liệu là công việc được tiến hành kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn theo từng loại vật liệu về số lượng, chất lượng và giá trị đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý vật liệu. Do đó lựa chọn và thực hiện tốt phương pháp kế toán chi tiết nguyên, vật liệu là rất quan trọng. Tại Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST, công tác kế toán chi tiết nguyên, vật liệu được tiến hành theo phương pháp thẻ song song. Phương pháp này rất phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Nó cung cấp cho kế toán những số liệu về tình hình nhập, xuất, tồn nguyên, vật liệu một cách chính xác và kịp thời. 2.2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho. Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho của từng thứ theo chỉ tiêu số lượng( ghi theo từng chứng từ). Mỗi loại nguyên, vật liệu được ghi trên một thẻ kho, sau đó thủ kho sắp xếp thẻ kho theo nhóm loại, thứ NVL cho tiện sử dụng và kiểm tra đối chiếu.( Biểu 4) Thẻ kho do kế toán lập, sau đó chuyển xuống cho thủ kho quản lý, sử dụng. Hàng ngày sau khi thực hiện nghiệp vụ nhập, xuất vật tư thủ kho ghi số lượng thực nhập, xuất vào chứng từ là các phiếu nhập kho và phiếu xuất kho. Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất đó thủ kho ghi vào thẻ kho theo số lượng nhập, xuất của từng thứ vật tư. Mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ kho, cuối ngày thủ kho tính ra số lượng tồn kho để ghi vào cột tồn của thẻ kho. Sau khi được sử dụng để ghi thẻ kho, các chứng từ nhập, xuất kho được sắp xếp hợp lý để chuyển lên cho kế toán. Đến cuối tháng, thủ kho tính số tồn về số lượng của từng loại NVL trên các thẻ kho và đối chiếu với sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ do kế toán lập. Công ty CP Nhựa Y tế MEDIPLAST Phòng Tài chính – Kế toán Mẫu số S12-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) Biểu 4 THẺ KHO Ngày lập thẻ : Ngày 01 tháng 12 năm 2008 Tờ số : 01 Tên hàng : Nhựa hạt PP760J Quy cách đóng gói : 25 kg/kiện Đơn vị tính : kg Ngày Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Xác nhận kế toán Nhập Xuất Cộng tháng 11 15.750 16.125 13.325 Thủy 4/12/08 12/12 -Xuất cho PX ép nhựa L2/12/08 2.000 4/12/08 02/12 NK theo HĐ : 55015 17.000 6/12/08 36/12 Nhập lại kho từ PX ép nhựa 200 ... ... ... ... ... ... ... 24/12/08 48/12 -Xuất cho PX ép nhựa L18/12/08 2.000 28/12/08 85/12 - Xuất cho PX ép nhựa L25/12/08 2.500 31/12/08 136/12 - Xuất cho PX ép nhựa L32/12/08 1.500 Cộng tháng 12 17.500 18.125 12.700 Thủy Cộng cả năm 189.400 193.500 12.700 Thủy Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) 2.2.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại phòng kế toán. Kế toán vật tư mở sổ kế toán chi tiết vật tư để ghi chép tình hình nhập, xuất kho nhuyên, vật liệu theo chỉ tiêu số lượng và giá trị. Sổ này cũng được mở cho từng nguyên, vật liệu tương ứng với thẻ kho. Định kỳ, sau khi nhận được các chứng từ gốc do thủ kho chuyển lên, kế toán vật tư tiến hành kiểm tra, đối chiếu và nhập liệu cho từng chứng từ nhập, xuất. Quá trình nhập liệu được tiến hành cho từng loại vật tư và từng chứng từ. Phần mềm kế toán sẽ tự động chạy chương trình, cho phép kết xuất in ra ‘sổ kế toán chi tiết vật tư’ với từng mã vật tư có trong danh mục được khai báo( Biểu 5). Đến cuối tháng kế toán vật tư sẽ phải đối chiếu với thẻ kho về số lượng và giá trị, nếu có chênh lệch sẽ tìm ra nguyên nhân và điều chỉnh. Mẫu sổ chi tiết vật tư được trình bày ở trang sau Công ty CP Nhựa Y tế MEDIPLAST 89 – Lương Định Của – Hà Nội Mẫu số S10-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) Biểu 5 : SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ HÀNG HÓA THEO TÀI KHOẢN Từ ngày 01/12/2008 đến ngày 31/12/2008 Mã vật tư : 01NPPT51 Tên vật tư : Nhựa hạt PP 760J Đơn vị tính : kg Tồn đầu kỳ : Số lượng : 13.325 Giá trị : 333.125.000 Đơn giá : 25.000 Tài khoản :152.1 CTừ Ngày Số Diễn giải TK nợ TK Có Nhập Xuất Tồn Đơn giá Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị PXK 4/12 12/12 XK Nhựa PP760J L5/12/08. Linh PXEN 621E 152.1 2.000 51.020.000 11.325 282.103.000 25.510 PNK 4/12 02/12 NK nhựa PPJ760- H. Hiếu 152.1 331 17.000 433.500.000 28.325 715.603.000 25.500 PNK 6/12 10/12 Nhựa PP760J nhập lại kho. Linh PXEN 152.1 621 200 5.000.000 28.525 720.603.000 25.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... PXK 24/12 48/12 XK Nhựa PP760J L18/12/08.Linh PXEN 621E 152.1 2.000 51.020.000 16.200 425.997.000 25.510 PXK 28/12 85/12 XK nhựa PP760J L25/12/08. Linh PXEN 621E 152.1 2.500 63.775.000 14.200 362.242.000 25.510 PXK 31/12 136/12 XK nhựa PP760JL32/12/08. Linh PXEN 621E 152.1 1.500 38.265.000 12.700 323.977.000 25.510 Cộng số phát sinh 17.500 453.220.750 18.125 462.368.750 Tồn cuối kỳ 12.700 323.977.000 25.510 Tồn cuối kỳ : Số lượng : 12.700 Giá trị : 323.977.000 Đơn giá : 25.5 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toá._.n trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Sổ chi tiết vật tư tại Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST sử dụng đúng theo mẫu của Bộ tài cính ban hành. Sổ được đóng thành quyển, theo dõi lần lượt cho từng loại nguyên, vật liệu. Do Công ty có rất nhiều loại NVL nên mỗi quyển chỉ theo dõi cho một tháng. Cuối mỗi tháng, kế toán vật tư in sổ tổng hợp số nhập xuất tồn kho của từng loại vật tư và đối chiếu với thủ kho về số lượng nhập xuất tồn kho. ( Biểu 6) Ở phòng kế toán, định kỳ, kế toán nhập số liệu từ các phiếu xuất kho và nhập kho vào máy tính, phần mềm kế toán sẽ tổng hợp số nhập xuất tồn theo từng mã vật tư. Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn cũng được lập cho từng tháng cho từng loại vật tư. Mẫu sổ tổng hợp nhập xuất tôn vật tư được trình bày ở trang sau Biểu 6 SỔ TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN VẬT TƯ HÀNG HÓA (TRÍCH) Từ ngày 01/12/2008 đến ngày 31/12/2008 Công ty CP Nhựa Y tế MEDIPLAST 89 – Lương Định Của – Hà Nội Mẫu số S11-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) Mã VT Tên vật tư hàng hóa ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ Đơn giá SL Giá trị SL Giá trị SL Giá trị SL Giá trị 01NPPT51 Nhựa hạt PP760J Kg 13.325 333.125.000 17.500 453.220.750 18.125 462.368.750 12.700 323.977.000 25.510 01G3TQ20 Gioăng 3ml Trung Quốc Cái 3.294.700 181.899.430 3.898.531 233.911.860 3.615.440 227.772.720 3.577.791 225.400.833 63 01KN2538 Kim Nhật 25G*1- 1/2 Cái 45.250 4.203.750 35.500 4.082.500 34.980 4.022.700 45.770 5.263.550 115 01KN1838 Kim Nhật 18G*1-1/2 Cái 42.150 4.088.550 37.860 3.672.420 42.870 4.158.390 37.140 3.602.580 97 01PEI20L Túi PE 20ml đã in slip Kg 1.520 35.720.000 650 15.275.000 1.700 39.950.000 470 11.045.000 23.500 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 152.1 4.638.939.866 1.235.689.940 1.125.823.564 4.748.806.242 02CT20P2 Thùng Caron 20cc- PE Cái 317 4.875.460 120 1.854.340 150 2.310.000 287 4.419.800 15.400 02CB3P2 Chipbox 3cc túi PE Cái 3.486 5.926.200 9.565 16.260.500 9735 16.549.500 3.316 5.637.200 1.700 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 152.2 237.804.540 198.211.013 200.845.870 235.169.683 03GEON EOGAS- Bình nhỏ Bình 10 11.025.000 40 49.125.000 38 45.714.000 12 14.436.000 1.203.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 152.3 12.457.643 53.040.296 50.239.200 15.258.739 06B5K2238 PP Bơm tiên 5 K2238 Kg 1.900 703.000 200 74.000 0 0 2.100 777.000 370 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 152.6 422.246.197 26.942.700 20.125.082 429.063.815 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người lập (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Trình tự kế toán chi tiết được khái quát như sau Sơ đồ 4 : Sơ đồ trình tự kế toán chi tiết tại công ty. Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Nhập dữ liệu vào máy Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Sổ chi tiết vật tư Thẻ kho Ghi chép, vào sổ. Đối chiếu 2.3 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN, VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA Y TẾ MEDIPLAST. Kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu là việc ghi chép phản ánh một cách tổng quát tình hình biến động của NVL trên các tài khoản, sổ kế toán và các báo cáo tài chính theo chỉ tiêu giá trị. Hiện nay công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho nói chung và vật liệu nói riêng. 2.3.1 Tài khoản kế toán sử dụng. Mọi sự biến động về NVL đều được theo dõi trên tài khoản 152 – Nguyên vật liệu. Căn cứ vào tình hình sử dụng và quản lý NVL, tài khoản này được công ty mở chi tiết thành các tài khoản cấp 2 như sau : TK 152.1: Nguyên, vật liệu chính ; TK152.2: Nguyên, vật liệu phụ ; TK 152.3: Nhiên liệu ; TK 152.6: Phế liệu. Ngoài ra Công ty còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như : TK331, TK133, TK111, TK112, TK141, TK621, TK627… 2.3.2 Kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu nhập kho. Việc thu mua NVL nhập kho do phòng kinh doanh đảm nhận. Căn cứ vào nhu cầu thực tế và loại NVL, cán bộ phòng kinh doanh sẽ tiến hành mua trực tiếp hoặc ký hợp đồng với các nhà cung cấp. Khi nguyên vật liệu mua về đến công ty, bộ phận KCS( kiểm tra chất lượng) tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng và quy cách sản phẩm đảm bảo đúng số lượng, chủng loại, chất lượng như yêu cầu trong đơn đặt hàng hoặc trong hóa đơn GTGT. Các bên tham gia kiểm nhận vật tư lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa” để làm căn cứ nhập kho. Vật tư sau khi được kiểm định thì phải được tiến hành nhập kho nguyên vật liệu. Căn cứ vào “hóa đơn GTGT” do cán bộ thu mua mang về công ty và biên bản kiểm nghiệm nhập kho của hàng mua, phòng kinh doanh kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của hóa đơn và viết “Phiếu nhập kho”. Phiếu nhập kho được lập thành 4 liên bằng giấy than, có chữ ký của người giao hàng và cán bộ phòng kinh doanh. Sau đó vật tư được chuyển vào kho, thủ kho nhận hàng và ký vào cả 4 liên của phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho sau khi đã có đầy đủ chữ ký thì được lưu giữ ở các bộ phận khác nhau. Một liên : Được lưu ở phòng kinh doanh. Một liên : Thủ kho giữ để làm căn cứ ghi vào thẻ kho. Một liên : Gửi lên phòng kế toán để kế toán vật tư làm căn cứ ghi sổ. Một liên: giao cho bên giao hàng. Định kỳ, thủ kho chuyển Phiếu nhập kho về cho kế toán để kế toán làm căn cứ nhập dữ liệu vào máy tính. Tùy thuộc vào từng nguồn cung cấp NVL và hình thức thanh toán, kế toán tổng hợp nhập kho NVL được thực hiện theo các cách khác nhau. * Trường hợp NVL mua ngoài nhập kho chưa thanh toán cho người bán: Phần lớn NVL ở công ty được nhập kho là do mua ngoài, thông thường khi mua NVL về nhập kho có hóa đơn GTGT kèm theo. Công việc kế toán thường hạch toán trong trường hợp đơn giản hàng và hóa đơn cùng về. Khi NVL đã được nhập kho, kế toán cập nhật dữ liệu về tình hình nhập NVL do mua ngoài dựa trên cơ sở hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho do bộ phận kho, hoặc phòng kinh doanh chuyển đến để định khoản. Tuy nhiên ở nghiệp vụ này, khi tiến hành nhập dữ liệu vào máy, kế toán chỉ ghi tăng giá trị của vật tư( giá chưa có thuế GTGT) mà không ghi nhận thuế GTGT đầu vào. Nghiệp vụ mua ngoài nhập kho chưa thanh toán cho người bán được định khoản như sau : Nợ TK 152( TK152.1, TK 152.2, TK152.3). Có TK 331( Giá chưa có thuế). Dựa vào phiếu nhập kho và hoá đơn kèm theo kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy. Sau khi nhập liệu vào máy, chương trình sẽ tự động kết chuyển sang các sổ chi tiết và sổ tổng hợp có liên quan : sổ tổng hợp nhập xuất tồn vật tư hàng hóa, sổ chi tiết TK 152, sổ chi tiết TK 331, sổ cái TK 152, sổ cái TK 331, sổ nhật ký chung. Đối với trường hợp nhập kho cùng lúc nhiều vật tư được viết trên cùng một phiếu nhập kho thì kế toán vào trình tự từng bút toán cho mỗi vật tư rồi máy sẽ tự động tính ra tổng số tiền của tất cả các vật tư trên phiếu nhập đó trên dòng tổng cộng. Trong một số trường hợp, NVL về nhập kho mà hóa đơn chưa về, căn cứ vào giá thỏa thuận của cán bộ thu mua vật tư hoặc đơn giá ghi trong hợp đồng, phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho cho số hàng trên. Trong trường hợp này, khi nhận được hóa đơn GTGT, kế toán lưu vào hồ ‘Hàng mua đang đi đường’. Trong tháng khi hàng về nhập kho, nhận được phiếu nhập kho thì rút hóa đơn trong hồ sơ để xử lý. Ví dụ : Ngày 04 tháng 12 năm 2008, nhân viên phòng kinh doanh đi mua nhựa PP760J của công ty TNHH Huy Hiếu với đơn giá 25.500 đ/kg. Ngày 04/12/2008, số nguyên vật liệu trên về đến công ty. Các chứng từ thủ tục nhập kho như sau: Sau khi mua vật tư, đơn vị nhận được hóa đơn GTGT do đơn vị bán giao. Biểu 7 HÓA ĐƠN (GTGT) Ngày 04 tháng 12 năm 2008 Liên 2: giao cho khách hàng Mẫu 01(GTKT – 3LL) PH/2008B Số 0055015 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Huy Hiếu. Địa chỉ: Thanh Trì - Hà Nội Số điện thoại: Số tài khoản Mã số thuế:01 0023321-1 Họ và tên người mua hàng: Trần Văn Vượng Đơn vị: Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST Địa chỉ: 89- Lương Định Của- Phương Mai- Hà Nội. Số tài khoản :120 10 000 181158 Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số thuế: 01 00816881 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) A B C 1 2 3=1x2 1 Nhựa PP760J Kg 17.000 25.500 433.500.000 Cộng tiền hàng 433.500.000 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 43.350.000 Tổng cộng tiền thanh toán 476.850.000 Số tiền bằng chữ: Bốn trăm bảy mươi sáu triệu tám trăm năm mươi nghìn đồng chẵn/. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên, đóng dấu) Khi vật tư về đến đơn vị, KCS và phòng kinh doanh tiến hành kiểm tra chất lượng và số lượng vật tư mua về theo hóa đơn và lập biên bản kiểm nghiệm nhập kho. Biểu 8 Công ty CP nhựa Y tế MEDIPLAST 89- Lương Định Của- Hà Nội Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ, HÀNG HÓA Hôm nay, ngày 04 tháng 12 năm 2008. Căn cứ hóa đơn GTGT số 0055015 ngày 02 tháng 12 năm 2008 của công ty TNHH Huy Hiếu. Ban kiểm nghiệm công ty CP nhựa Y tế MEDIPLAST. Đại diện: - Ông: Trần Văn Vượng- Phòng kinh doanh. - Bà : Nguyễn Thị Trang- KCS. - Bà: Đào Thị Thự – Thủ kho. Đã kiểm nghiệm các loại: TT Tên vật tư, hàng hóa Mã Số lượng (kiện) Quy cách đóng gói Kết quả kiểm nghiệm 1 Nhựa PP760J 01NPPT51 680 25kg/kiện đủ, đúng Chúng tôi đã kiểm tra số lượng, chủng loại, quy cách các mặt hàng trên, xác nhận đúng, đủ như trên hóa đơn, đề nghị nhập kho số hàng trên. Ngày 04 tháng 12 năm 2008 Đại diện KCS (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) Đại diện phòng kinh doanh (ký, họ tên) Vật tư sau khi kiểm nghiệm được nhập và bảo quản trong kho của đơn vị, phòng kinh doanh viết phiếu nhập kho số 02/12 ngày 04/12/08 cho số hàng nhập theo định khoản sau:. Nợ TK 152.1 433.500.000 (SCT TK 152.1 – 01NPPT51 433.500.000) Có TK 33 – Chi tiết mã BA002 433.500.000 Biểu 9 Công ty CP Nhựa Y tế MEDIPLAST 89 – Lương Định Của – Hà Nội Mẫu số: 01- VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 04 tháng 12 năm2008 Số : 02/12 Nợ: Có: - Họ và tên người giao: - Theo HĐ GTGT số 0055015 ngày 04/12 /2008 của CTy TNHH Huy Hiếu - Nhập tại kho: Địa điểm: S TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Nhựa PP760J 01NPPT51 Kg 17.000 17.000 25.500 433.500.000 Cộng 433.500.000 - Tổng số tiền( viết bằng chữ): Bốn trăm ba mươi ba triệu năm trăm nghìn đồng chẵn - Số chứng từ gốc kèm theo: Ngày 04 tháng 12 năm2008 Người lập phiếu (ký, họ tên) Người giao hàng (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Đến ngày 20/12, Công ty tiến hành thanh toán cho HĐ 0055015 bằng tiền mặt. Căn cứ vào Phiếu chi số 20 ngày 20/12/2008 để trả nợ cho Công ty TNHH Huy Hiếu, HĐ 0055015, Phiếu nhập kho số 02/12 ngày 4/12/2008 máy sẽ tự động kết chuyển vào Sổ chi tiết phải trả người bán( Biểu 10) và Sổ cái phải trả người bán ( Biểu11). Biểu 10 : SỔ CHI TIẾT PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TK 331 – Phải trả người bán Tên đơn vị :công ty TNHH Huy Hiếu Mã nhà cung cấp : BA002 Từ ngày : 01/12/2008 đến ngày 31/12/2008 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Thành tiền Số Ngày Nợ Có Dư đầu kỳ 112.500.000 PNK02/12 04/12 NK nhựa PP760J- H.Hiếu 152.1 433.500.000 PNK42/12 20/12 Mua kim chai- HH 152.1 25.352.000 PC 19/12 23/12 T.toán HĐ55015-HH 111 433.500.000 Cộng PS 433.500.000 458.852.000 Dư cuối kỳ 137.852.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu 11 : TRÍCH SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản: 331 – Phải trả người bán Từ ngày : 01/12/2008 đến ngày 31/12/2008. Số dư đầu tháng:1.186.850.000 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có PNK 01/12 01/12 NK Duplex 3ml-V. Thắng 152.2 5.200.000 PNK 02/12 04/12 NK nhựa PP760J-H.Hiếu 152.1 433.500.000 GBN 025 06/12 Trả tiền cho cty VThắng 112 14.000.000 .... ... ... ... PNK42/12 20/12 Mua kim chai- HH 152.1 25.352.000 PC 19/12 23/12 T.toán HĐ55015 – HH 111 433.500.000 .... ... ... ... ... ... Cộng số phát sinh 880.690.000 929.016.600 Số dư Có cuối kỳ : 1.235.176.600 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) * Mua vật tư nhập kho thanh toán bằng tạm ứng. Đối với trường hợp tạm ứng cho công nhân viên trong công ty, thì khi tạm ứng số tiền để đi mua vật tư, kế toán tiền mặt viết một phiếu chi và hạch toán vào TK 141U – theo dõi tạm ứng. Để thanh toán tiền tạm ứng, kế toán thanh toán viết một phiếu thu với nội dung là hoàn tạm ứng( số tiền là số tiền tạm ứng) để tất toán số dư chi tiết trên TK 141U. Đồng thời, kế toán viết một phiếu chi tiền hàng với số tiền là số tiền đã thực chi để mua NVL. Phần này được hạch toán như sau : Nợ TK 152 – Phần giá chưa có thuế Có TK 141T Sau đó, đồng thời kế toán hạch toán phần chi thanh toán như sau : Nợ TK 141T – Phần giá chưa có thuế Nợ TK 133 – Thuế GTGT Có TK 111 – Tổng giá thanh toán. Chênh lệch giữa phiếu thu và phiếu chi là số tiền mà công ty phải thanh toán cho người được tạm ứng( nếu chi > thu) hoặc người được tạm ứng phải hoàn lại (nếu số chi < thu). Phần chênh lệch này được thể hiện trên ‘giấy thanh toán tiền tạm ứng’, đây là căn cứ để kế toán theo dõi tình hình tạm ứng đối với từng đối tượng cụ thể. Ví dụ: Nghiệp vụ tạm ứng ngày 01/12/2008 căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng số 01/12 , ngày 01/12, phiếu chi số 01/12, giấy thanh toán tạm ứng số 01/12, ngày 03/12, phiếu chi số 02/12, hóa đơn GTGT số 0016511, và phiếu nhập kho 01/12, kế toán tiến hành định khoản như sau : Căn cứ phiếu chi số 01/12. Nợ TK 141U 5.000.000 Có TK 111 5.000.000 Khi viết phiếu thu hoàn tạm ứng : Nợ TK 111 5.000.000 Có TK 141U 5.000.000 Như vậy trên TK 141U được tất toán hết. Nếu số tiền tạm ứng và số tiền thực chi để mua vật tư không bằng nhau, thì phần chênh lệch đó thể hiện trên TK141T, khi đó để tất toán tài khoản chi tiết 141T cho nhân viên đó, kế toán sẽ viết phiếu thu hoặc phiếu chi để thanh toán phần chênh lệch. Sau đó căn cứ vào hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho, kế toán vào máy bút toán nhập kho NVL bình thường : Nợ TK 152.1 5.200.000 Có TK 141T 5.200.000 Căn cứ vào phiếu chi tiền mua hàng, phiếu chi tiền thanh toán phần chi quá tạm ứng,kế toán định khoản như sau : Nợ TK 141T 5.200.000. Nợ TK 133 520.000. Có TK 111 5.720.000. * Mua vật tư nhập kho thanh toán ngay cho người bán. Ở Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST, khi mua NVL thanh toán ngay, công ty cũng hạch toán thông qua tài khoản 331 – phải trả cho người bán. Quy trình cụ thể như sau : Ví dụ : ngày 15/12 /2008, nhân viên phòng kinh doanh đi mua nhựa hạt PVC xanh tím, khi vật tư về nhập kho, sau khi giao nhận vật tư, công ty căn cứ vào hóa đơn GTGT thanh toán ngay cho công ty Hoa Nam bằng tiền mặt. Giá mua ghi trên Hóa đơn GTGT là 36.000.000 đồng, thuế GTGT : 3.600.000 ; tổng giá thanh toán : 39.600.000. Công ty thanh toán tiền hàng theo phiếu chi số 15/12. Khi nhập kho NVL kế toán căn cứ vào Phiếu nhập kho và hóa đơn GTGT tiến hành nhập liệu vào máy tương tự như bút toán mua vật tư chưa thanh toán cho người bán. Nợ TK 152.1 36.000.000 Có TK 331 36.000.000 Đồng thời căn cứ vào phiếu chi thanh toán, hoặc giấy báo nợ của ngân hàng định khoản như sau : Nợ TK 331 36.000.000 Nợ TK 133 3.600.000 Có TK 111 39.600.000 * Thuế GTGT đầu vào. Đối với thuế GTGT đầu vào, công ty không hạch toán đồng thời với bút toán ghi nhận hàng tồn kho, khi nhận được hóa đơn GTGT do người bán giao, công ty hạch toán bút toán nhập kho như trên, đơn giá nhập vật tư là đơn giá mua chưa có thuế GTGT. Phần thuế GTGT được kế toán thanh toán phản ánh khi có phiếu chi hoặc giấy báo Nợ kèm theo hóa đơn GTGT với bút toán : Nợ TK 331 Phần giá chưa có thuế Nợ TK 133 Phần thuế GTGT đầu vào Có TK 111, TK112 Tổng giá thanh toán. Trường hợp trong vòng 3 tháng công ty vẫn chưa thanh toán hóa đơn cho người bán, theo luật thuế GTGT thì quá thời hạn 3 tháng, công ty sẽ không được khấu trừ phần thuế GTGT đầu vào của hóa đơn đó nữa, khi đó, kế toán sẽ căn cứ vào hóa đơn GTGT để phản ánh thêm một bút toán như sau : Nợ TK 133 Có TK 331 – Phần thuế GTGT được đầu vào. Đến khi thanh toán tiền hàng, kế toán sẽ phản ánh số tiền phải trả cho người bán là toàn bộ số tiền gồm cả thuế GTGT Nợ TK 331 – Chi tiết cho người bán Có TK 111 – Toàn bộ giá thanh toán. * Trường hợp nguyên, vật liệu không sử dụng hết nhập lại kho Căn cứ và phiếu nhập kho của NVL thừa và phiếu xuất kho của NVL thừa đó để ghi theo định khoản: Nợ TK 152.1( hoặc TK 152.2, TK152.3) Có TK 621( theo đơn giá của NVL tồn kho đầu kỳ) Đơn giá nhập kho là đơn giá đầu kỳ của NVL nhập lại kho. Ví dụ : theo phiếu nhập kho số 10/12 ngày 6/12, phân xưởng ép nhựa nhập lại kho nhựa PP760J thừa không sản xuất hết, số lượng 200 kg, đơn giá tồn đầu kỳ của nhựa PP760J là 25.000. Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán tiến hành định khoản như sau : Nợ TK 152.1 5.000.000 Có TK 621 5.000.000 * Trường hợp nhập kho phế liệu. Sau quy trình công nghệ, phế liệu nhập kho chủ yếu của công ty là nhựa cục bẩn, và các phế phẩm bơm tiêm và phế phẩm khác. Phế phẩm được làm thủ tục nhập kho và hạch toán vào tài khoản 152.6 : phế phẩm, phế liệu. Nợ TK 152.6 Có TK 154E ( hoặc TK 154T) Đơn giá nhập kho là đơn giá có thể bán được của phế liệu. Ví dụ : phiếu nhập kho số 20/12 ngày 16/12/2008 nhập kho phế phẩm chipbox 10ml hỏng do công ty, đơn giá nhập là 1.000 đồng/ kg, số lượng 48 kg. Kế toán nhập liệu vào máy theo định khoản sau : Nợ TK 152.6 48.000 Có TK 621 48.000 Quy trình nhập liệu vào máy của các trường hợp này về cơ bản tương tự như nhập kho do mua ngoài. Các chi phí mua NVL, thuế không được hoàn lại và các chi phí khác được kế toán ghi sổ chi tiết và phản ánh vào TK 152 – nguyên, vật liệu. Kế toán tổng hợp NVL nhập kho được khái quát như sau : ( sơ đồ 5) Sơ đồ 5 : Sơ đồ trình tự kế toán NVL nhập kho. TK133 Thanh toán TƯ TK331 TK152 TK141T TK154 TK111 TK141U Giá chưa có thuế NK vật tư Phế liệu NK Giá chưa có thuế Thuế GTGT TƯ mua vật tư Hoàn tạm ứng Mua ngoài NK Khái quát quá trình ghi chép vào sổ của kế toán : ( sơ đồ 6) Sơ đồ 6 : Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán tổng hợp NVL xuất kho. PNK, Hóa đơn GTGT Nhập dữ liệu vào máy Sổ chi tiết TK 152 Sổ chi tiết TK331 Sổ tổng hợp nhập xuất tồn Sổ nhật ký chung Sổ cái TK 152 Sổ cái TK 331 2.3.3 Kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu xuất kho. Nguyên, vật liệu ở Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST xuất kho chủ yếu phục vụ cho sản xuất sản phẩm và cho quản lý. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh trong kỳ, căn cứ vào định mức tiêu hao NVL cho từng loại sản phẩm, NVL sẽ được xuất kho phục vụ sản xuất ở các phân xưởng. Phụ trách phân xưởng sẽ làm phiếu đề nghị xuất vật tư gửi lên phòng kế hoạch kinh doanh, phòng kế hoạch kinh doanh viết phiếu xuất kho, lập làm 4 liên. Nhân viên lập phiếu xuất kho ký vào phiếu xuất kho, sau đó chuyển xuống kho, thủ kho xuất vật tư cho phân xưởng theo số lượng chủng loại ghi trên phiếu xuất kho. Nhân viên phân xưởng và thủ kho sau khi kiểm tra số lượng và quy cách NVL thì ký vào cả 4 liên của phiếu xuất kho. Một liên: được giữ ở phòng kế hoạch kinh doanh. Một liên: giao cho thống kê phân xưởng nhận vật tư. Một liên: Thủ kho giữ để làm căn cứ ghi thẻ kho. Một liên: gửi lên phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ kế toán. Trên phiếu xuất kho không ghi đơn giá thành tiền mà chỉ theo dõi số lượng thực xuất của các loại vật tư. Bởi vậy kế toán xuất vật liệu phải phản ánh kịp thời, tính toán phân bổ chính xác. Các trường hợp xuất vật liệu được kế toán hạch toán như sau: * Xuất kho nguyên, vật liệu cho sản xuất. Định kỳ, kế toán nhập liệu từ các phiếu xuất kho vào máy tính, tuy nhiên, khi nhập, kế toán chỉ phải nhập phần số lượng mà không phải nhập phần đơn giá và thành tiền. Đến cuối kỳ, sau khi đã xác định được giá thực tế của vật liệu tồn đầu kỳ và vật liệu nhập trong kỳ, phần mềm kế toán sẽ tự động tính ra đơn giá của vật liệu xuất kho trong kỳ. Căn cứ vào các phiếu xuất kho, trong trường hợp xuất kho cho các phân xưởng ép nhựa cơ điện và thành phẩm, kế toán ghi : Nợ TK 621 – ( Chi tiết cho từng phân xưởng) Có TK 152.1 ( hoặc TK 152.2, TK152.3) – NL, VL Số liệu trên sau khi được nhập vào máy sẽ tự động chuyển vào các sổ kế toán và bảng liên quan theo đúng trình tự xử lý thông tin đã được xây dựng. Máy sẽ tiến hành ghi vào các sổ chi tiết TK 152 – nguyên liệu vật liệu( theo từng loại vật tư cụ thể, Sổ chi tiết tài khoản 621 – chi phí NVL trực tiếp( theo từng phân xưởng) sổ tổng hợp nhập xuất tồn NVL, sổ cái tài khoản 621, sổ cái tài khoản 152, sổ nhật ký chung. Ví dụ : Theo phiếu xuất kho số 48/12 ngày 24/12/2008, xuất kho nhựa PP760J L18/12/08 dùng cho phân xưởng ép nhựa số lượng : 2000 kg. NVL trên được dùng để sản xuất ở phân xưởng ép nhựa kế toán tiến hành nhập nội dung của phiếu vào máy tính theo định khoản sau : Nợ TK 621E số lượng 2.000 Có TK 152.1 số lượng 2.000 Biểu 12 Công ty CP Nhựa Y tế MEDIPLAST 89 – Lương Định Của – Hà Nội Mẫu số: 01- VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 24 tháng 12 năm2008 Số : 48/12 Nợ: Có: - Họ và tên người nhận : Linh – phân xưởng ép nhựa. - Lý do xuất kho: xuất cho sản xuất sản phẩm - Xuất tại kho: Địa điểm S TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Nhựa PP760J 01NPPT51 KG 2000 2000 Cộng - Tổng số tiền( viết bằng chữ): - Số chứng từ gốc kèm theo: Ngày 24 tháng 12 năm 2008 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) * Trường hợp xuất NVL cho quản lý doanh nghiệp. Trong kỳ, NVL ngoài việc xuất kho cho sản xuất ở các phân xưởng còn được xuất kho phục vụ cho quản lý doanh nghiệp, nhìn chung thì quy trình nhập liệu cho trường hợp này vẫn tương tự như trường hợp xuất vật tư cho sản xuất ở phân xưởng. Tuy nhiên nội dung định khoản thì khác nhau, cụ thể như sau : Căn cứ vào các phiếu xuất kho, kế toán tiến hành định khoản: Nợ TK 6422 Có TK 152.1( hoặc TK 152.2, TK 152.3) * Trường hợp xuất kho cho quản lý ở phân xưởng : Căn cứ vào nội dung phiếu xuất kho, kế toán tiến hành nhập liệu vào máy theo định khoản : Nợ TK 6272 Có TK 152.1( hoặc TK 152.2, TK 152.3) Về cơ bản các nghiệp vụ xuất kho này được nhập liệu vào máy theo trình tự như xuất kho cho sản xuất. Ví dụ : phiếu xuất kho số 23/12 ngày 18/12/2008, xuất băng dán cho quản lý ở phân xưởng, số lượng 12 cuộn, kế toán nhập liệu vào máy theo định khoản như sau : Nợ TK 627 số lượng 12 cuộn. Có TK 152.2 số lượng 12 cuộn. * Trường hợp vật tư mua về xuất thẳng cho sản xuất : Khi mua vật tư về xuất thẳng cho các phân xưởng, phòng kinh doanh sẽ đồng thời viết cả phiếu nhập kho và phiếu xuất kho cho số vật tư xuất thẳng. Do đó khi nhập liệu vào máy, trường hợp này, trình tự kế toán và trình tự nhập liệu tương tự như các phiếu xuất và phiếu nhập vật tư qua kho. Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán nhập liệu vào máy theo định khoản : Nợ TK 152 Có TK 331 – theo giá mua chưa có thuế Sau đó căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán nhập liệu vào máy theo định khoản : Nợ TK 621 Có TK 152 – số lượng. Ví dụ : Ngày 17/12/2008 Công ty mua của Công ty Xăng dầu Quân đội 50 lít dầu Diezen 0.25S giá mua chưa có thuế ghi trên hóa đơn GTGT là 510.000 đồng, thuế GTGT là 51.000 đồng, tổng giá thanh toán là 561.000 đồng, số dầu này được dùng thẳng cho phân xưởng thành phẩm, phòng kinh doanh viết đồng thời cả phiếu nhập kho số 22/12 và phiếu xuất kho số 25/12 cho số hàng mua về dùng thẳng cho sản xuất. Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán định khoản như sau : Nợ TK 152.3 521.000 Có TK 331 521.000 Sau đó căn cứ vào phiếu xuất kho số 25/12 xuất dầu Diezen cho phân xưởng thành phẩm. Nợ TK 621T số lượng 50 lít Có TK 152.3 số lượng 50 lít. Quy trình nhập liệu vào máy tương tụ như quy trình nhập phiếu nhập kho và xuất kho như các trường hợp trên. * Xuất bán phế liệu : Trong quá trình sản xuất thường sinh ra phế liệu, một số phế liệu bị thải loại, còn một số vẫn có giá trị thu hồi và được nhập kho. Khi có điều kiện công ty có thể xuất bán các phế liệu trên. Về cơ bản các bước hạch toán vẫn như các trường hợp trên. Tuy nhiên điều khác biệt là, khi xuất bán phế liệu thì hạch toán qua tài khoản 642.2 – chi phí vật liệu quản lý doanh nghiệp. Cụ thể : khi công ty bán phế liệu : Phần ghi nhận phế liệu xuất kho được hạch toán như sau : Nợ TK 642.2 Có TK 152.6 – ( theo đơn giá bình quân xuất kho BQGQ) Phần thu từ bán phế liệu được công ty hạch toán như sau : Nợ TK 111, 112... Có TK 642.2 ( theo giá bán) Do vậy, phần chênh lệch giữa đơn giá xuất kho phế liệu bán và phần doanh thu bán phế liệu được hạch toán vào tài khoản 642.2 – chi phí vật liệu quản lý doanh nghiệp. Ví dụ : Phiếu xuất kho số 36/12 ngày 20/12/2008 bán chipbox 10ml hỏng do công ty. Số lượng : 48 kg. Đơn giá xuất kho 1.000 đồng/ kg, giá bán 1.000 đồng/kg. Nợ TK 642.2 48.000 Có TK 152.6 48.000 Khi thu tiền bán phế liệu, ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp : Nợ TK 111 48.000 Có TK 642.2 48.000 Như vậy phế liệu được xem là một khoản thiệt hại của công ty liên quan đến quản lý doanh nghiệp. Do đó doanh nghiệp luôn tìm cách để giảm lượng phế liệu ở mức thấp nhất. Đồng thời, mỗi khi sinh ra phế liệu phải hết sức tăng cường công tác thu hồi phế liệu để có thể bù đắp phần nào chi phí bỏ ra. Kế toán vật tư tập hợp chi phí NVL trực tiếp theo từng phân xưởng, ngoài ra còn tập hợp chi phí NVL phục vụ cho quản lý ở phân xưởng và quản lý doanh nghiệp trên TK 627 và TK 642. Cuối tháng, kế toán vật tư sao chép toàn bộ chi phí tập hợp được chuyển qua máy của kế toán giá thành để tính chi phí vật liệu cho từng loại sản phẩm hay từng bộ phận sản xuất, từ đó kế toán chi phí và giá thành lập nên ‘Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ’. Do đó, việc quản lý thật chặt chẽ chi phí NVL có ý nghĩa quan trọng trong mục tiêu chung là hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận. Các nghiệp vụ phát sinh trong tháng đều được kế toán nhập liệu đầy đủ, được lưu trong các tệp của chương trình, khi có yêu cầu, máy sẽ thực hiện các lệnh và cho phép kết xuất in ra các sổ liên quan : sổ chi tiết TK 152( biểu 5), sổ cái TK 152( biểu 14), sổ chi tiết TK 621( biểu 15), sổ cái TK 621( biểu 16), sổ tổng hợp nhập xuất tồn( biểu 6), sổ nhật ký chung (biểu 13). Biểu 13 : Công ty CP nhựa Y tế MEDIPLAST 89 – Lương Định Của – Hà Nội TRÍCH SỔ NHẬT KÝ CHUNG Từ ngày: 01/12/2008 đến ngày: 31/12/2008 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số Ngày Nợ Có PXK01/12 01/12 XK gioăng5 TQ L1/12/08. Trinh PXTP 621T 152.1 6.224.500 6.224.500 PC 01/12 01/12 Chi tạm ứng mua vật tư 141U 111 5.000.000 5.000.000 PXK02/12 01/12 XK Kim HQ2325 L2/12/08. Trinh PXTP 621T 152.1 252.480 252.480 PNK01/12 01/12 NK Duplex 3ml V. Thắng 152.2 331 5.200.000 5.680.000 PT01/12 02/12 Thu tiền theo HĐ 42455- Bviện BMai 111 131 25.235.000 25.235.000 PXK04/12 03/12 XK túi PE3ml c.in L4/12/08. Trinh PXTP 621T 152.1 890.560 890.560 PNK02/12 04/12 NK nhựa PP760J-H.Hiếu 152.1 331 433.500.000 433.500.000 ..... ... ... ... ... … PXK36/12 20/12 XK PP chipbox 10ml hỏng bán. 642.2 152.6 48.000 48.000 ..... ... ... ... ... … PXK48/12 24/12 XK Nhựa PP760J L18/12/08.Linh PXEN 621E 152.1 51.020.000 51.020.000 PXK85/12 28/12 XK nhựa PP760J L25/12/08. Linh PXEN 621E 152.1 63.775.000 63.775.000 PXK136/12 31/12 XK nhựa PP760J L32/12/08. Linh PXEN 621E 152.1 38.265.000 38.265.000 ..... ... ... ... ... … Biểu 14 : Công ty CP Nhựa Y tế MEDIPLAST 89 – Lương Định Của – Hà Nội TRÍCH SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản: 152 – Nguyên liệu, vật liệu. Từ ngày : 01/12/2008 đến ngày 31/12/2008. Số dư đầu kỳ: 5.039.448.250 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có PXK01/12 01/12 XK gioăng5 TQ L1/12/08. Trinh PXTP 621T 6.224.500 PXK02/12 01/12 XK Kim HQ2325 L2/12/08. Trinh PXTP 621T 252.480 PNK01/12 01/12 NK Duplex 3ml-V. Thắng 331 5.200.000 PXK03/12 02/12 XK nhựa PP710J L3/12/08. Linh PXEN 621E 4.385.220 PXK 04/12 03/12 Xuất túi PE3ml c.in L4/12/08. Trinh PXTP 621T 890.560 PNK 02/12 04/12 NK nhựa PP760J- H.Hiếu 331 433.500.000 ..... ... ... ... ... ... PXK36/12 20/12 XK PP chipbox 10ml hỏng bán. 642.2 48.000 ..... ... ... ... ... ... PXK48/12 24/12 XK Nhựa PP760J L18/12/08.Linh PXEN 621E 51.020.000 ..... ... ... ... ... ... PXK85/12 28/12 XK nhựa PP760J L25/12/08. Linh PXEN 621E 63.775.000 ..... ... ... ... ... ... PXK136/12 31/12 XK nhựa PP760J L32/12/08. Linh PXEN 621E 38.265.000 Cộng số phát sinh 1.289.360.500 1.302.560.000 Số dư cuối kỳ: 5.026.248.750 Biểu 15 Công ty CP Nhựa Y tế MEDIPLAST 89 – Lương Định Của – Hà Nội TRÍCH SỔ CHI TIẾT CPNVLTT Tài khoản 621E: Chi phí NVL trực tiếp PX ép nhựa Từ ngày : 01/12/2008 đến ngày : 31/12/2008. Diễn giải TKĐƯ PS nợ PS có Ngày Số 03/12 02/12 XK nhựa PP710J L3/12/08. Linh PXEN 621E 4.385.220 3/12 PX12/12 XK nhựa PP760J L5/12/08. Linh PXEN 152.1 51.020.000 4/12 PX22/12 Xuất hạt trắng 3002A L3/12/08. Linh PXEN 152.1 25.024.300 ... ... ... ... ... … 24/12 48/12 XK Nhựa PP760J L18/12/08.Linh PXEN 152.1 51.020.000 28/12 85/12 XK nhựa PP760J L25/12/08. Linh PXEN 152.1 63.775.000 31/12 136/12 XK nhựa PP760JL32/12/08. Linh PXEN 152.1 38.265.000 31/12 Kết chuyển sang TK 154.E 154.E 374.979.200 Cộng số phát sinh 374.979.200 374.979.200 Biểu 16 Công ty CP Nhựa Y tế MEDIPLAST 89 – Lương Định Của – Hà Nội TRÍCH SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Từ ngày : 01/12/2008 đến ngày : 31/12/2008. Số dư đầu tháng : 0 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ PS nợ PS có Ngày Số 01/12 PX01/12 XK gioăng5 TQ L1/12/08. Trinh PXTP 152.1 6.224.500 01/12 PX02/12 XK kim HQ 2325 L2/12/08. Trinh PXTP 152.1 252.480 02/12 ._.