Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần nhà thép Đinh Lê (chứng từ ghi sổ - Ko lý luận)

ệc thu mua, xuất dùng nguyên vật liệu, đồng thời giúp cho doanh nghiệp có kế hoạch thu mua va sử dụng nguyên vật liệu hợp lý, đảm bảo mang lại hiệu quả sản xuất kinh doanh cao nhất. Trong thời gian thực tập, em đã có cơ hội tìm hiểu về việc hạch toán Nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Nhà thép Đinh Lê, từ đó thấy rõ được công việc kế toán trên thực tế cũng như những ưu điểm và hạn chế trong hạch toán Nguyên vật liệu tại công ty. Em xin trình bày những kiến thức thực tế đó trong Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình, qua 3 nội dung chính: Phần I: Khái quát về Công tuy CP Nhà thép Đinh Lê. Phần II: Thực trạng kế toán Nguyên ật liệu tại công ty CP nhà thép Đinh Lê. Phần III: Nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán Nguyên vật liệu. Em xin chân thành cảm ơn Phó Giáo sư, Tiến sỹ Phạm Thị Gái – Giảng viên trực tiếp hướng dẫn, các cán bộ của Công ty CP nhà thép Đinh Lê đã tận tình giúp đỡ em hoàn thanh bài viết này. PHẦN I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHÀ THÉP ĐINH LÊ. . Qúa trình hình thành và phát triển của Công ty: Qua 8 năm hình thành và phát triển từ sự khởi đầu hết sức khiêm tốn, năm 2001, Công ty Cổ phần nhà thép Đinh Lê ra đời với số vốn đăng ký là 200.000USD, nay Tập đoàn Đinh Lê đã hình thành, ổn định và phát triển với 6 đơn vị thành viên, vốn sở hữu lên tới gần 50.000.000USD. Điều này đã thể hiện tiềm năng vượt bậc và sự đoàn kết sức mạnh của lãnh đạo, tập thể hơn 1000 CBCNV trong toàn tập đoàn.  Trải qua rất nhiều khó khăn thử thách, cũng có không ít những thăng trầm, mặc dù là một doanh nghiệp trẻ nhưng tên tuổi và thương hiệu của Đinh Lê đã có mặt trên rất nhiều các công trình quan trong của đất nước, cung cấp các sản phẩm kết cấu thép, dịch vụ logistic, các công trình, dự án bất động sản, các dịch vụ y tế, du lịch....khắp trong và ngoài nước. Các công trình, dự án mà Đinh Lê đã và đang làm đều nhận được sự đánh giá rất cao từ phía khách hàng với chất lượng cũng như những dịch vụ hậu mãi. Sở dĩ Công ty có được sự tăng trưởng mạnh mẽ trong thời gian vừa qua đó chính là nhờ vào sự tận dụng tốt những cơ hội để bứt phá và công tác tổ chức mô hình nhỏ, gọn nhưng hiệu quả của doanh nghiệp. Bên cạnh đó là sự giúp đỡ và chỉ đạo sát sao của lãnh đạo Tỉnh Vĩnh Phúc, những cơ chế thông thoáng của địa phương về đầu tư cũng như sự hợp tác của các đoàn thể xã hội để  Đinh Lê vừa đạt được kết quả kinh doanh cao, vừa có điều kiện để doanh nghiệp thực hiện  trách nhiệm xã hội của mình.  Tập đoàn Đinh Lê có hoài bão sẽ xây dựng một mô hình tập đoàn kinh tế tư nhân đa doanh không chỉ ở Việt Nam mà còn không ngừng vươn ra thế giới; tập đoàn  sẽ xây dựng một mạng lưới các công ty hoạt động đa phương diện trên  các lĩnh vực xây dựng công trình công nghiệp, giao thông, cao ốc văn phòng, xây dựng và kinh doanh hạ tầng khu đô thị và khu công nghiệp; kinh doanh cao ốc văn phòng, kinh doanh bất động sản; thiết kế, chế tạo cầu trục, cổng trục;  giải pháp nhà công nghiệp trọn gói; dịch vụ khai thác kho bãi và giao nhận kho vận (Logistics), kinh doanh dịch vụ siêu thị và cho thuê gian hàng, kinh doanh dịch vụ y tế chăm sóc sức khoẻ cộng đồng và làm từ thiện. Cơ sở sức mạnh của từng công ty không ngừng được phát triển, sức mạnh đoàn kết của toàn tập đoàn sẽ ngày càng được củng cố và phát triển bền vững. Sự tương trợ lẫn nhau về mọi mặt giữa các công ty trong tập đoàn đã là một sức mạnh nội tại mà các doanh nghiệp nhỏ đơn chiếc khác khó đạt được. Các Đơn vị thành viên: Công ty TNHH Giao nhận Kho vận Merry Carrier Giấy chứng nhận đầu tư số 192022000029 do BQL các KCN Vĩnh Phúc cấp ngày 4/04/2007, thay đổi lần 2 ngày 12/05/2008. Vốn điều lệ: 64 tỷ đồng Công ty Cổ phần Phú Hà Giấy chứng nhận ĐKKD số 0503000301 do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Hưng Yên cấp ngày 22/02/2008 Địa chỉ: Duyên Yên, Ngọc Thanh, Kim Động, Hưng Yên Vốn điều lệ: 25 tỷ đồng Công ty TNHH Công nghệ Điện – Điện tử Giấy chứng nhận ĐKKD số 25/03/1992 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP Hà Nội cấp ngày 25/03/1992, thay đổi lần thứ 8 ngày 15/03/2008 Địa chỉ: 48 ngõ Hoàng An, Trung Phụng, Đống Đa, Hà Nội Vốn điều lệ: 1,250 tỷ đồng Công ty Cổ phần Đầu tư thương mại và Thiết kế kỹ thuật Thanh Hà  Giấy chứng nhận ĐKKD số 0103006860 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP Hà Nội cấp ngày 01/03/2005, thay đổi lần thứ 4 ngày 04/02/2008 Địa chỉ: P 23.1, toà nhà Vimeco, đường Phạm Hùng, Cầu Giấy, Hà Nội Vốn điều lệ: 20 tỷ đồng Công ty TNHH Phát triển Đinh Lê (Dinh le Development UC located in the United States of America) Giấy chứng nhận đầu tư số 123/BKH – ĐTRNN do Bộ Kế hoạch và Đầu tư cấp ngày 16/04/2008 Địa chỉ trụ sở: 552 Alder Street suite 202, Edmonds, Washington DC, USA Địa điểm thực hiện dự án đầu tư: 7615 đường 196 SW, thành phố Lynnwood, Washington USA 98039 Mục tiêu hoạt động: Kinh doanh văn phòng cho thuê và gian hàng siêu thị cho thuê. Bảng 1: Một số chỉ tiêu về kết quả hoạt động của 2 năm 2007, 2008 Các chỉ tiêu Đơn vị tính Thực hiện năm 2007 Thực hiện năm 2008 Doanh thu thuần Đồng 12.342.219.535 12.965.329.020 Lợi nhuận trước thuế Đồng 801.735.968 989.907.190 Thu nhập bình quân Triệu 1,7 1,8 .Đặc điểm tổ chức quản lý và hoạt động kinh doanh của Công ty: 1.2.1- Đặc điểm cơ sở vật chất và kỹ thuật: * Văn phòng đại diện: * Nhà máy sản xuất: Tọa lạc tại lô 43 khu công nghiệp Quang Minh Km 8 Cao Tốc Thăng Long – Nội Bài, nhà máy sản xuất kết cấu thép tôn lợp và cầu trục Đinh Lê (Dinh Le Steel factory) là một đơn vị chuyên nghiệp trong lĩnh vực cung cấp giải pháp đồng bộ cho nhà xưởng công nghiệp: Thiết kế chế tạo khung nhà thép với mọi loại khẩu độ. Cung cấp giải pháp tôn lợp mái – bao che cao cấp hoặc thông thường. Thiết kế chế tạo thiết bị nâng – hạ phục vụ nhà xưởng công nghiệp: Như trang bị các sản phảm cầu trục, cổng trục cho ngành giấy, cơ khí, hóa chất, xi măng, … Nhà máy được trang bị đồng bộ các loại máy móc thiết bị trong việc gia công kết cấu thép, sản xuất cầu trục và tôn lợp: Dây chuyền hàn cắt tự động (cắt bằng máy plasma điều khiển CNC; hàn tự động bằng dây lõi đồng dưới lớp thuốc hoặc khí bảo vệ), làm sạch bề mặt kim loại bằng phun áp lực, sơn bảo vệ bằng thiết bị phun sơn chân không. Các công việc từ gia công phôi đến hoàn thiện đều được thực hiện tuân thủ theo đúng quy trình quản lý công nghệ chặt chẽ và hiện đại với đầy đủ thiết bị kiểm tra và công cụ hỗ trợ cùng với độ ngũ ngũ cán bộ và kỹ thuật lành nghề đã tham gia chế tạo và lắp dựng nhiều công trình công nghiệp trọng điểm của đất nước. Nhà máy có đội ngũ kỹ sư thiết kế dày dặn kinh nghiệm dược trang bị đầy đủ các phương tiện tự động trong tính toán, thiết kế và thường xuyên hợp tác chặt chẽ với các Công ty tư vấn, trường Đại học xây dựng và các cơ quan nghiên cứu chuyên ngành. Các công trình nhà máy đã thi công đều đáp ứng đầy đủ mọi yêu cầu về kỹ thuật, chất lượng, mỹ thuật và tiến độ thi công cùng với sự thích ứng về giá cả đã tạo ra sự yên tâm và hài lòng của khách hàng. 1.2.2- Đặc điểm về Sản phẩm: Sau đây là những sản phẩm do Công ty cung cấp trên thị trường: Nhà thép tiền chế: + Chiều rộng nhà: Chiều rộng nhà thường là bội số của 3 tuy nhiên kích thước này có thể tùy ý phụ thuộc vào diện tích đất của khách hàng. + Chiều dài nhà: Chiều dài nhà thường là bội số của 6 tuy nhiên kích thước này có thể thay đổi tùy thuộc vào diệh tích đất của khách hàng. + Chiều cao nhà: Thường là chiều cao từ nền nhà lên đến mái. Chiều cao thông thường là 6m. Tuy nhiên có thể lên tới 30m tùy thuộc vào công nghệ sử dụng. + Độ dốc mái: là độ nghiêng của mái so với phương ngang. Thông thường trong các nhà công nghiệp độ dốc từ 10% đến 15% . Đối với khu vực có lượng mưa lớn thì độ dốc của mái sẽ cao để đảm bảo thóat nước nhanh. Những độ dốc mái khác đều có thể thực hiện được. + Chiều cao tường xây: Đối với những công trình có tường xây xung quanh, có chiều cao tường xây xung quanh, chiều cao tường xây được tính từ nền hoàn thiện đến đỉnh tường. Tường xây có tác dụng chống lại các tác động xấu (xâm thực) của môi trường đến kết cấu thép tránh sự va chạm bóp méo tôn trong quá trình sử dụng. + Tải trọng thiết kế: Quá trình tính toán tải trọng, nội lực đều được thưc hiện bởi các chương trình phần mềm chuyên dùng. Tính toán nội lực bằng phương pháp SAP 2000 của Mỹ. Tải trọng lấy theo tiêu chuẩn tải trọng và tác động TCVN 2737 – 1995. Tôn lợp kim loại: Đã từ nhiều năm nay, Công ty cổ phần Đinh Lê được biết đến là đơn vị chuyên nghiệp trong lĩnh vực kinh doanh sản phẩm tôn lợp là đại lý tiêu thụ cấp một của tất cả các hãng như: BlueScope, tấm lợp Đông Anh, Austnam và tôn liên doanh các loại. Tên tuổi của Công ty đã được khẳng định với những công trình mang tầm cỡ quốc gia như: Cung cấp và lắp đặt trọn gói tôn lợp BHP cho nhà máy sản xuất giấy ăn cao cấp Tissue Cầu Đuống, Công ty Giấy Bãi Bằng, công trình nhà máy sản xuất đá ốp lát nhân tạo tại khu công nghiệp Phù Cát của TCT Vinaconex, các công trình của TCT xi măng,… Các sản phẩm tôn lợp và bao che của Công ty được sản xuất theo công nghệ cán liên tục bằng các thiết bị nhập từ Úc, Đài Loan đảm bảo chất lượng cho sản phẩm sản xuất ra. Nguồn nghuyên liệu từ tôn mạ màu theo tiêu chuẩn Nhật JIS G3312 được nhập khẩu từ Đài Loan, Hàn Quốc. Là một trong những đại lý có sức tiêu thụ mạnh nhất ở miền bắc đối với các sản phẩm sản xuất từ tôn mạ cao cấp của BlueScope Steel (Úc) như: Tôn mạ Zincalume, mạ màu Pzacs, tôn mạ hợp kim nhôm kẽm phủ màu Clean Colorbond AZ150, cường độ cao G550 Công ty đã và đang có những bước tiến đột phá trong lĩnh vực công nghiệp với những kiểu sóng được nghiên cứu và thiết kế hiện đại nhất như kiểu sóng LYSAGHT KLIP – LOK; LYSAGHT SPANDEK; sóng công nghiệp 6 sóng, 9 sóng, 11 sóng, … Cầu trục và các thiết bị nâng hạ: Đinh Lê là nhà sản xuất các thiết bị cầu trục tiêu chuẩn lớn với tải trọng nâng từ 0,5 kg đến 100T. Công ty cung cấp các loại cầu trục dàn trong nhà xưởng, cổng trục, cầu trục quay, palăng xích và palăng cáp điện, hệ thống dàn nâng modul HB và các phụ kiện với thông số rất đa dạng đáp ứng tối đa mọi nhu cầu của người tiêu dùng. Thiết bị của Công ty được sử dụng rất rộng rãi trong công nghiệp từ môi trường làm việc dễ cháy nổ tới bộ palăng điện thông thường dùng trong nhà xưởng với mọi hệ thống điều khiển phong phú từ tay bấm cho đến hệ thống cần gạt hoặc điều khiển từ xa. 1.2.3- Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý : Bộ máy quản lý: Để hoạt động kinh doanh của công ty có hiệu quả, sau khi cổ phần hoá (2001) bộ máy mới của công ty được sắp xếp lại gồm: Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Ban giám đốc và các phòng ban, bộ phận. Mỗi phòng ban, bộ phận được phân định chức năng riêng nhằm tối đa hoá hiệu quả kinh doanh của Công ty. Đứng đầu là Đại hội đồng cổ đông : Gồm tất cả các cổ đông đang có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty. Đại hội đồng cổ đông có quyền hạn, nhiệm vụ : + Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng loại; quyết định mức cổ tức hàng năm của từng loại cổ phần + Bầu, miễn nhiệm Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát + Xem xét xử lý các vi phạm của Hội đồng quản trị, ban kiểm soát gây thiệt hại cho công ty và cổ đông + Quyết định tổ chức lại và giải thể công ty. Dưới Đại hội đồng cổ đông là Ban kiểm soát và Hội đồng quản trị: - Hội đồng quản trị : là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị của Công ty gồm 5 người, có Chủ tịch Hội đồng quản trị và 4 uỷ viên. Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm giám đốc công ty. Hội đồng quản trị của Công ty có các quyền và nhiệm vụ sau đây: + Quyết định chiến lược phát triển công ty + Kiến nghị loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng loại, quyết định huy động them vốn theo hình thức khác. + Quyết định phương án đầu tư + Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị công nghệ, thong qua hợp đồng mua, bán, cho vay và hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong sổ kế toán của công ty + Bổ nhiệm, miễn nhiệm giám đốc, cách chức giám đốc và cán bộ quản lý quan trọng khác của công ty. - Ban kiểm soát : gồm 3 người, trong đó có 1 Trưởng ban và 2 thành viên Ban kiểm soát có quyền và nhiệm vụ : + Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, ghi chép sổ kế toán và báo cáo tài chính + Thường xuyên báo cáo kết quả hoạt động với Hội đồng quản trị, kiến nghị biện pháp bổ xung, sửa đổi, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động của công ty - Giám đốc công ty : Phụ trách chung và trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực về công tác tổ chức và quản lý kinh tế sản xuất thi đua, đối ngoại, quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty, tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị, Chịu trách nhiệm công khai báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật sau khi có quyết định thông qua báo cáo tài chính của Hội đồng quản trị. - Phó giám đốc công ty : Là người giúp giám đốc điều hành mọi hoạt động của công ty theo sự phân công uỷ quyền của Giám đốc, trực tiếp phụ trách những mảng công việc cụ thể và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về những việc Giám đốc đã phân công và uỷ quyền. Chức năng của các phòng ban trong Công ty - Tại các phòng ban có cấp trưởng phòng, phó phòng và các nhân viên. *Phòng tổ chức hành chính : Tham mưu quản lý và triển khai thực hiện công tác tổ chức lao động tiền lương công tác hành chính quản trị, Nghiên cứu xây dựng tổ chức bộ máy quản lý tổ chức sản xuất kinh doanh phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ và chiến lược phát triển của công ty. Đồng thời, có trách nhiệm giải quyết các vấn đề tổ chức hành chính, điều hành công việc về văn phòng và quản lý cán bộ * Phòng tài chính kế toán : thực hiện công tác tài chính, kế toán trong Công ty(quản lý, sử dụng tài sản, nguồn vốn của Công ty; kế hoạch tài chính; hạch toán kế toán; thống kê các hoạt động sản xuất kinh doanh bảo đảm sản xuất kinh doanh của Công ty an toàn, đạt hiệu quả cao) * Phòng kỹ thuật công nghệ : quản lý nghiệp vụ kỹ thuật công nghệ và đầu tư gồm: quản lý kỹ thuật đầu tư sửa chữa, nghiên cứu và hiện đại hoá cơ sở vật chất kỹ thuật, áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật, các dây truyền công nghệ mới vào các lĩnh vực sản xuất kinh doanh. * Phòng kinh doanh : Xây dựng biện pháp kinh doanh, chính sách bán hàng và tổ chức lập hợp đồng bán hàng, thực hiện bán hàng. Đồng thời, thống kê, tổng hợp báo cáo các tài liệu về hoạt động bán hàng theo yêu cầu của lãnh đạo, quản lý, điều hành kinh doanh của Công ty. Các phòng ban Công ty có mối quan hệ gắn bó mật thiết với nhau tạo nên một tập thể thống nhất thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Có thể khái quát tổ chức bộ máy quản lý của Công ty theo sơ đồ 1 sau đây: Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Giám đốc Phó GĐ Phòng TC-KT Phòng kinh doanh Phòng TC hành chính Phòng KT-CN Phòng sản xuất 1.2.4- Đặc điểm tổ chức bộ máy sản xuất: Do đặc thù sản xuất vật liệu xây dựng với sản phẩm là khung nhà thép, cầu trục, cổng trục cần mặt bằng sản xuất lớn nên mọi công việc sản xuất được tiến hành ngay trong nhà máy tại khu công nghiệp Quang Minh. Nhà máy có 2 phân xưởng sản xuất chia ra các tổ sản xuất nhỏ phụ trách các công việc chuyên môn khác nhau, với máy móc thiết bị, dây chuyền công nghệ hiện đại. Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức sản xuất của Công ty. Ban quản lý Phân xưởng 2 Đội 1 Đội 2 Đội 1 Đội 2 Đội 3 Phân xưởng 1 Đội 3 Quy trình công nghệ: Quy trình sản xuất khung nhà thép tiền chế: Quy trình sản xuất bao gồm 18 công đoạn, trong đó có 7 công đoạn sản xuất chính: Đánh giá năng lực nhà cung ứng -> Mua hàng -> Kiểm tra chất lượng nguyên liệu -> Cắt, đột lổ tự động -> Kiểm tra chất lượng -> Ráp tự động -> Kiểm tra chất lượng -> Hàn tự động -> Kiểm tra chất lượng -> Nắn, sửa tự động -> Kiểm tra chất lượng -> Hàn bản mã, bát liên kết -> Kiểm tra chất lượng -> Làm sạch bề mặt tự động -> Kiểm tra chất lượng -> Sơn -> Kiểm tra chất lượng -> Lưu kho 1.3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán: 1.3.1- Tổ chức bộ máy kế toán: Để phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và sự phân cấp quản lý, đồng thời để sử dụng tốt nhất năng lực của đội ngũ kế toán và đảm bảo thông tin nhanh gọn, chính xác, theo dõi kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, theo kiểu trực tuyến, hoạt động theo phương thức trực tiếp, nghĩa là kế toán trưởng trực tiếp điều hành các kế toán viên phần hành. Phòng kế toán là 1 phòng quản lý chức năng trực thuộc công ty và chịu sự điều hành trực tiếp của giám đốc công ty. Tên gọi đầy đủ : Phòng tài chính - kế toán. Hiện nay, phòng kế toán của công ty gồm : 1 kế toán trưởng, 3 kế toán viên phần hành và 1 thủ quỹ được tổ chức theo mô hình sau: Sơ đồ 3: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán bán hàng Kế toán vật tư Thủ quỹ Kế toán chi phí và tính giá * Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán: - Kế toán trưởng : Là người đứng đầu phòng tài chính - kế toán, chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về thông tin tài chính kế toán cung cấp. Tổ chức điều hành và kiểm tra công tác hạch toán kế toán. Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong hoạt động sản xuất kinh doanh về công tác quản lý tài chính kế toán. Đồng thời hướng dẫn, cụ thể hoá kịp thời các chế độ, chính sách quy định tài chính của Nhà nước. Ở đây, kế toán trưởng đồng thời kiêm kế toán tổng hợp chi phí và tính giá thành. - Kế toán tổng hợp : Kiêm nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền, kế toán thanh toán, kế toán tiền lương và TSCĐ . Đồng thời điều chỉnh và tổng hợp số liệu kế toán do các bộ phận kế toán khác chuyển sang để ghi sổ tổng hợp, thực hiện các bút toán kết chuyển, khoá sổ kế toán cuối kỳ. - Kế toán vật tư : Theo dõi tình hình sử dụng và quản lý các loại vật tư cho sản xuất, lập báo cáo nhập - xuất - tồn về vật tư. Đồng thời đối chiếu với kho và cung cấp số liệu cho kế toán tổng hợp. - Kế toán bán hàng : có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép, mở các sổ kế toán có liên quan đến toàn bộ quá trình mua hàng, bán hàng cả về số lượng, chất lượng, giá cả và tình hình thanh toán với cả khách hàng và nhà cung cấp. Nhân viên kế toán phần hành này phụ trách những công việc chính sau: + Phản ánh kịp thời chính xác tình hình xuất bán thành phẩm, tính chính xác của các khoản bị giảm trừ và thanh toán với Ngân hàng các khoản thuế phải nộp + Tính chính xác các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ thành phẩm + Theo dõi bán hàng ra, lập hoá đơn bán hàng, cùng với kế toán tổng hợp theo dõi công nợ của các đại lý, chi nhánh. + Tính chiết khấu thanh toán hoa hồng cho đại lý + Xác định kết quả của hoạt động tiêu thụ sản phẩm - Thủ quỹ : là một nhân viên độc lập có nhiệm vụ: + Kiểm tra chứng từ tiền + Thực hiện việc thu chi tiền mặt dựa trên chứng từ liên quan, phản ánh vào sổ quỹ + Chịu trách nhiệm đảm bảo quỹ tiền mặt tại Công ty, đảm bảo cho quá trình luân chuyển vốn của Công ty + Thường xuyên tiến hành kiểm kê và đối chiếu lượng tiền mặt hiện có với kế toán thanh toán 1.3.2- Hình thức sổ kế toán được sử dụng trong Công ty: * Hình thức sổ kế toán: Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp. Dựa trên quy mô, đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý, Công ty sử dụng hệ thống sổ sách theo hình thức Chứng từ ghi sổ để ghi chép, sử dụng , bảo quản, lưu trữ sổ sách kế toán. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: - Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. - Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái. Chứng từ chi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ keese toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau: - Chứng từ ghi sổ; - Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ: - Sổ Cái; - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. * Trình tự ghi sổ kế toán: (1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. (2) Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng cân đối số phát sinh. (3) Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng Tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinhh Có của tất các tài khoản trên bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên bảng Tổng hợp chi tiết. Sơ đồ 4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp kế toán chứng từ cùng loại CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra * Luân chuyển chứng từ: - Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán; - Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt; - Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán; - Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán. 1.3.3- Một số đặc điểm kinh tế tài chính khác: - Năm tài chính của Công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 cùng năm dương lịch. - Đơn vị tiền tệ để ghi chép kế toán và nguyên tắc ghi chép, chuyển đổi các đồng tiền khác: Đơn vị tiền tệ để ghi chép là Việt Nam đồng (VND); nguyên tắc chuyển đổi các đồng tiền khác là theo tỷ giá thông báo của ngân hàng ngoại thương. - Phương pháp kế toán TSCĐ: Nguyên tắc đánh giá tài sản là theo nguyên giá và giá trị còn lại; Phương pháp khấu hao áp dụng : theo phương pháp khấu hao bình quân năm sử dụng(khấu hao đường thẳng). - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Nguyên tắc tính giá hàng tồn kho là theo giá gốc; Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính thuế GTGT : Theo phương pháp khấu trừ Đặc điểm tổ chức hệ thống chứng từ kế toán Chứng từ kế toán áp dụng tại Công ty được thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật Kế toán và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ, các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế toán và các quy định trong chế độ này. Hệ thống biểu, mẫu chứng từ kế toán được áp dụng tại Công ty, gồm: 5 chỉ tiêu: + Chỉ tiêu lao động tiền lương + Chỉ tiêu hàng tồn kho + Chỉ tiêu bán hàng + Chỉ tiêu tiền tệ + Chỉ tiêu TSCĐ Đặc điểm tổ chức hệ thống tài khoản kế toán Tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế. Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính bao gồm 9 loại tài khoản trong bảng cân đối kế toán và 6 TK ngoài bảng. Đặc điểm tổ chức hệ thống báo cáo DN lập và trình bày báo cáo tài chính tuân thủ các yêu cầu qui định tại Chuẩn mực kế toán số 21 - Trình bày báo cáo tài chính. Báo cáo tài chính của Công ty được lập theo đúng chuẩn mực cả về nội dung và số lượng các báo cáo bắt buộc. Bao gồm 4 báo cáo bắt buộc và các báo cáo nhằm mục đích quản trị khác. PHẦN II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHÀ THÉP ĐINH LÊ. 2.1. Đặc điểm và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Nhà thép Đinh Lê: Công ty Cổ phần Nhà thép Đinh Lê là một doanh nghiệp xây dựng có quy mô, số lượng công trình nhiều, để tạo thành những công trình, sản phẩm, Công ty sử dụng nhhiều loại vật tư, vật liệu khác nhau, số lượng mỗi loại lớn, giá trị cao. Xét về mặt chi phí, nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và trong giá thành công trình, đặc biệt là các chi phí nguyên vật liệu chính như thép, tôn, gạch, xi măng, cát, sỏi... Chỉ cần có một thay đổi nhỏ về giá mua nguyên vật liệu cũng làm ảnh hưởng không nhỏ đến giá thành công trình của Công ty. 2.1.1. Phân loại nguyên vật liệu: + Nguyên vật liệu chính: Là cơ sở hình thành sản phẩm của Công ty như: thép cán nóng, thép mạ kẽm, thép mạ nhôm – kẽm, … + Nguyên vật liệu phụ: Tham gia phục vụ cho quá trình sản xuất thi công như Bulong, ốc, vít, gạch, xi măng, dây đai an toàn,… + Nhiên liệu: Là bộ phận đặc biệt cuả nguyên vật liệu, có tác dụng tạo ra năng lượng phục vụ cho sản xuất Để tiện cho công tác hạch toán và theo yêu cầu đặc điểm của công việc, các loại vật liệu chính, phụ và nhiên liệu đều hạch toán chung vào tài khoản 152. 2.1.2. Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá vật liệu là sự xác định giá trị vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất. Nhằm thực hiện công tác kế toán một cách thuận tiện, công ty sử dụng giá trị thực tế để hạch toán vật liệu nhập, xuất kho. * Đánh giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho: Công ty mua nguyên vật liệu thường là với số lượng lớn với phương thức nhận tại kho nên các chi phí thu mua thực tế phát sinh (vận chuyển, bốc dỡ) do bên bán chịu, mọi chi phí này đều được bên bán thể hiện thông qua giá bán ghi trên hoá đơn. Vì vậy , giá thực tế của nguyên vật liệu chính là giá ghi trên hoá đơn ( không bao gồm thuế GTGT đầu vào) Cá biệt có những trường hợp, đối với các loại vật tư phụ có số lượng nhỏ, Công ty tổ chức thu mua trực tiếp và vận chuyển về công trình nhập kho. lúc này giá thực tế của nguyên vật liệu là giá mua ghi trên hoá đơn ( không bao gồm thuế GTGT đầu vào) cộng với các khoản chi phí thu mua thực tế phát sinh như vận chuyển, bốc dỡ.. * Đánh giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho: Khi xuất nguyên vật liệu, kế toán tính giá thực tế xuất kho theo phương pháp nhập trước-xuất trước. Do kho nằm tại công trình nên thường là có quy mô nhỏ, không thể chứa nhiều vật liệu nên giá thực tế nguyên vật liệu được ghi thường xuyên khi hạch toán, nếu hết nguyên vật liệu thì lại nhập tiếp. Theo phương pháp nhập trước xuất trước, giá trị thực tế nguyên vật liệu xuất kho được tính như sau: Trị giá vật liệu xuất = lượng vật liệu xuất * đơn giá thực tế vật liệu mua trước. Ví dụ: Đầu tháng, lượng thép tồn kho đầu kỳ: 2,5 tấn, đơn giá 16.600 triệu đồng/tấn. Ngày 05/08, nhập kho 2 tấn thép, đơn giá 16.000 trđ/tấn. Tới ngày 17/08, xuất kho 3 tấn cho sản xuất. Khi đó ta có trị giá nguyên vật liệu xuất kho: Giá trị VL xuất = 2,5 x 16.600 + 0.5 x 16.000 = 49.500 triệu đồng. 2.1.3. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu: Do vật liệu trong Công ty chiếm tỷ trọng lớn mà phần lớn lại là mua ngoài và một phần từ gia công. Vì vậy, việc quản lý vật tư là rất cần thiết. Mặt khác, tổ chức quản lý tốt nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho Công ty. Trên cơ sở nhận thức rõ điều đó, công ty đã tổ chức quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu tại tất cả các khâu. Khâu thu mua: Việc thu mua nguyên vật liệu được thực hiện trên kế hoạch sản xuất thông qua các chỉ tiêu quy định của Công ty mà lập kế hoạch thu mua vật liệu cho từng tháng, quý, năm sao cho vừa tiết kiệm được các chi phí vừa đem lại hiệu quả cao. Vật liệu phải đảm bảo đầy đủ về số lượng, chủng loại và chất lượng, có nguồn cung cấp tương đối ổn định, có đội ngũ chuyên làm nhiệm vụ thu mua. Việc giao nhận vật liệu được theo dõi từ khi vận chuyển đến khi mua về nhập kho, có bộ phận kiểm tra chất lượng làm nhiệm vụ kiểm tra phẩm chất, quy cách của vật liệu. Khâu bảo quản: Công ty cũng đã xây dựng hệ thống kho vật tư rộng rãi chắc chắn nga._.