Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Dược TW Mediplantex

ng từ kế toán………………………… 14 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán…………...........................18 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán…………………………………..18 Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán…………………………….20 Phần 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dược TW Mediplantex…………………………………………………………………....22 2.1. Đặc điểm, phân loại và quản ký nguyên vật liệu tại Công ty………………22 2.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty…………………………………....22 2.1.2. Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty……………………………………23 2.1.3. Công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty…………………………....23 2.2. Tính giá nguyên vật liệu tại Công ty……………………………………….24 2.2.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho……………………………………….24 2.2.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho………………………………………..27 2.3. Chứng từ và kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty…………………..27 2.3.1. Thủ tục nhập kho………………………………………………………....27 2.3.2. Thủ tục xuất kho………………………………………………………....34 2.3.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty……………………………...37 2.4. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty……………………………...42 2.4.1. Kế toán tổng hợp nhập kho nguyên vật liệu……………………………...43 2.4.2. Kế toán tổng hợp xuất kho nguyên vật liệu………………………………50 Phần 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dược TW Mediplantex…………………………………………………………………….64 3.1. Đánh giá thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dược TW Mediplantex……………………………………………………………………..64 3.1.1. Ưu điểm…………………………………………………………………..64 3.1.2. Tồn tại………………………………………………………………….....66 3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dược TW Mediplantex………………………………………………........67 3.2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dược TW Mediplantex………………………………………………………….67 3.2.2. Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dược TW Mediplantex………………………………………………………….68 3.2.3. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dược TW Mediplantex……………………………………………………69 Kết luận………………………………………………………………………...71 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT BHXH : Bảo hiểm xã hội BCTC : Báo cáo tài chính CP : Cổ phần Cty : Công ty NVL : Nguyên vật liệu KD – NK : Kinh doanh nhập khẩu KT – TV : Kế toán – tài vụ DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1 Quy trình công nghệ sản xuất thuốc viên………………….8 Sơ đồ 1.2 Quy trình công nghệ chiết xuất hoá chất…………………..9 Sơ đồ 1.3 Bộ máytổ chức của Công ty……………………………..…10 Sơ đồ 1.4 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán trong Công ty………………13 DANH M ỤC BẢNG BIỂU Bảng 1.1: Bảng đối chiếu biến động tài sản và vốn chủ sở hữu…………..5 Bảng 1.2: Tình hình thực hiện kế hoạch năm của Công ty………………..5 Bảng 1.3: Kết quả kinh doanh của Công ty……………………………….6 Biểu 2.1: Hoá đơn GTGT……………………………………………….....28 Biểu 2.2: Biên bản kiểm nghiệm vật tư sản phẩm, hang hoá………….…..30 Biểu 2.3: Phiếu nhập kho………………………………………………….31 Biểu 2.4: Phiếu nhập vật tư thuê ngoài gia công…………………………..32 Biểu 2.5: Phiếu xuất kho…………………………………………………..35 Biểu 2.6: Trích thẻ kho tháng 02 năm 2008…………………………….....37 Biểu 2.7: Sổ chi tiết vật liệu tháng 02 năm 2008……………………….....39 Biểu 2.8: Trích bản cân đối vật tư theo mã………………………………..41 Biểu 2.9: NKCT số 1………………………………………………………45 Biểu 2.10: Bảng kê hoá đơn, chứng từ hang hoá mua vào………………...47 Biểu 2.11: Sổ chi tiết thanh toán với người bán……………………….......48 Biểu 2.12: NKCT số 5……………………………………………………..49 Biểu 2.13: Trích sổ giá thành NVL của phân xưởng………………………53 Biểu 2.14: Bảng tổng hợp tồn NVL trong phân xưởng……………………55 Biểu 2.15: Bảng phân bổ NVL…………………………………………….57 Biểu 2.16: Trích bảng kê số 3………………………………………….......59 Biểu 2.17: Trích bảng kê số 5………………………………………….......60 Biểu 2.18: Trích NKCT số 7……………………………………………….62 Biểu 2.19: Sổ cái TK 152…………………………………………………..63 LỜI NÓI ĐẦU Chúng ta đã biết, nước ta có thế mạnh về nguyên liệu từ động thực vật rất phong phú và da dạng về chủng loại về số lượng và chất lượng dưới sự tác động rất thuận lợi của khí hậu nhiệt đới nóng ẩm. Mặt khác, do nhu cầu chăm sóc, sức khỏe, chữa bệnh của nhân dân và cha ông ta đã đúc kết nhiều kinh nghiệm quý báu về việc sủ dụng cây con trong tự nhiên để điều trị bệnh cho chính mình. Bởi vậy, nguyên kiệu đó ngày càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Bước vào thời kì công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, năm quan điểm đối với ngành y tế trong chủ trương chính sách của nhà nước về chăm sóc và bảo vệ sức khỏe của nhân dân trong đó có kết hợp đông tây y đã được hoạt động và được coi là nền tảng của công tác Dược, ví như bác sĩ Phạm Ngọc Thạch đã nói: “nếu chúng ta chọn con đường mà các nước phát triển đang đi, tức là sản xuất thành phẩm từ hóa dược nguyên liệu (đối với nước ta vẫn chủ yếu phải nhập khẩu) thì suốt đời vẫn là học trò của họ, luôn đi theo họ, và ngành Dược nước ta sẽ không bao giờ độc lập và tự chủ. Nhưng chủ yếu nước ta đi vào con đường dược liệu, lấy cây thuốc trong nước làm nguyên liệu, có những biện pháp chế biến một cách khoa học, ngày càng cải tiến, hiện đại hóa dạng bào chế, chúng ta sẽ có những sản phẩm độc đáo mà không phải nước nào cũng có và sẽ có vị trí xứng đáng trong ngành Dược thế giới”. Hơn thế nữa, trong nền kinh tế thị trường hiện nay, môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt thì không chỉ các công ty Dược mà tất cả các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh muốn đứng vững và phát triển cần có những chiến lược kinh doanh hợp lí, cần sử dụng đồng bộ các công cụ kinh tế nhằm tối thiểu hóa chi phí, thu được lợi nhuận tối đa. Và kế toán NVL tốt là một trong những công cụ hữu hiệu đó. Với chuyên ngành kế toán tổng hợp và được tiếp nhận thực tập tại Công ty Cổ phần Dược TW Mediplantex, em đã tìm hiểu về Công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty và chọn đề tài: “Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Dược TW Mediplantex” làm đề tài cho chuyên đề của mình. Chuyên đề của em gồm những nội dung chính sau: Phần 1: Tổng quan về Công ty cổ phần Dược MEDIPLANTEX. Phần 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dược MEDIPLANTEX Phần 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Em xin cám ơn TS. Trần Qúy Liên và các cán bộ công nhân viên của Công ty đã giúp em hoàn thành chuyên đề. Sinh viên thực hiện Phạm Thị Phương PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC MEDIPLANTEX 1.1 Qúa trình hình thành và phát triển của công ty. Công ty CP Dược TW Mediplantex là đơn vị thành viên thuộc tổng công ty Dược Việt Nam. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty gắn liền với lịch sử hình thành và phát triển của ngành Dược Việt Nam. Tên công ty : Công ty CP Dược TW Mediplantex Tên giao dịch quốc tế : Central Medican Plant Company No1 Địa chỉ : Số 358 Đường GiảI Phóng - Hà Nội Tel : 04.8647416 – 04.8643368 Fax : 04.8641584 Trước năm 1958, công ty có tên gọi là công ty thuốc Nam, thuốc Bắc TW thuộc Bộ Nội Thương. Là đơn vị kinh doanh, buôn bán các mặt hàng thuốc nam, bắc, giống cây trồng dược liệu… nhằm phục vụ cho công tác phòng và chữa bệnh, sản xuất, xuất khẩu của Nhà nước. Năm 1971, theo quyết định thành lập số 170 ngày 4/1/1971(QĐ/70/BYT) của bộ trưởng Bộ y tế, đổi tên công ty thành công ty Dược liệu cấp I_ Bộ y tế. Năm 1985, công ty đổi tên thành công ty Dược liệu TW I thuộc Liên hiệp các xí nghiệp dược Việt Nam (nay có tên là Tổng công ty Dược Việt Nam). Ngày 9/12/1993, Bộ trưởng bộ y tế đã ra quyết định số 95(QĐ 95/BYT) về việc bổ sung ngành nghề kinh doanh chủ yếu cho công ty Dược liệu TWI. Ngày 07/12/2004 công ty Dựoc liệu TW1 được cổ phần hóa theo quyết định số 4410/QĐ-BYT của bộ y tế, lấy tên là Công ty CP Dược TW -Mediplantex. Hiện nay, công ty có trên 400 cán bộ công nhân viên trong đó có trên 140 cán bộ có trình độ đại học và sau đại học. Số còn lại là cán bộ trung cấp, kỹ thuật viên, công nhân viên có tay nghề cao. Công ty có xưởng sản xuất thuốc viên đạt tiêu chuẩn GMP- ASEAN, phòng kiểm nghiệm đạt tiêu chuẩn GLP- ASEAN, kho thuốc đạt tiêu chuẩn GSP- ASEAN, ngoài ra còn có xưởng chiết xuất các nguyên liệu, bán tổng hợp các nguyên liệu làm thuốc từ dược liệu trong nước với trang thiét bị hiện đại. Sản phẩm do công ty sản xuất được trao huy chương vàng tại hội chợ triển lãm hàng Công nghiệp và thương mại toàn quốc liên tiếp trong các năm 1995-1996-1997-1998-2001-2003-2005-2007. Công ty đã ba lần được Nhà nước tặng thưởng huân chương Lao động và giải thưởng Hồ Chí Minh. Năm 1997-1998 và các năm 2001, 2003, 2005 công ty CP Dược TW Mediplantex được bộ thương mại tặng bằng khen về công tác xuất khẩu, được người tiêu dùng bình chọn là “thương hiệu mạnh”, và đạt giải sao vàng đất Việt năm 2005. Công ty luôn chú trọng đặt chữ tín lên hàng đầu bằng chất lượng sản phẩm cao nhất và sẵn sàng chịu trách nhiệm trong mọi trường hợp có vấn đề về chất lượng mà khách hàng phản hồi. Hệ thống phân phối của công ty đã bao trùm trên lãnh thổ không những trong nước mà cả một số nước bạn, đáp ứng mọi nhu cầu của người tiêu dùng với ý thức trách nhiệm cao với tấm lòng “Tất cả vì người bệnh” Trong suốt quá trình hoạt động của mình, quy mô của công ty không ngừng được mở rộng. Tổng tài sản và vốn chủ sở hữu liên tục gia tăng trong các năm. Bảng 1.1: Bảng đối chiếu biến động tài sản và vốn chủ sở hữu Đơn vị tính: đồng Chỉ tiêu 2005 2006 2007 Tổng tài sản 250.291.333.699 270.334.432.939 295.562.845.357 Vốn chủ sở hữu 22.387.400.000 55.671.117.726 89.208.635.957 Công ty cũng luôn hoàn thành rất tốt kế hoạch mua bán đặt ra cho từng năm và nộp cho ngân sách số tiền khá lớn Bảng 1.2: Tình hình thực hiện kế hoạch năm của công ty CP Dược TW ĐVT: Triệu Đ 1USD = 16050 VNĐ (2006); 1USD =16020 VNĐ (2007) Chỉ tiêu 2006 2007 KH TH Tỉ lệ đạt KH TH Tỉ lệ đạt Tổng giá trị mua -Nhập khẩu($) -Mua trong nước 420.000 355.077,7 84,5% 470.000 442.889,2 94,2 12.000.000 10.730.593 89,4% 15.000.000 14.232.244 79% 200.000 182.253,7 91,1% 230.000 213.688,2 92,9% Tổng giá trị bán -Xuất khẩu($) -Nội địa 490.000 463.348,7 94.6% 500.000 508.514,1 101,7% 2.500.000 2.197.387 88% 2.000.000 729.464 36,5% 450.000 33.393,8 91,7% 468.000 498.720,3 106,5% Nộp ngân sách 13.000 15.376,7 118,3% 15.000 15.000,9 100% Bảng 1.3: Kết quả kinh doanh của công ty một số năm gần đây Đơn vị tính: Đồng STT Các chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 1 Doanh thu 474.458.246.678 463.866.641.808 490.555.536.980 2 Lợi nhuận trước thuế 2.129.618.095 5.290.307.910 8.053.467.286 3 Lợi nhuận sau thuế 1.533.325.029 3.809.021.695 7.642.836.750 1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty Công ty CP Dược TW MEDIPLANTEX là một tổ chức kinh tế hoạt động độc lập, có con dấu riêng theo thể thức Nhà nước quy định. Phạm vi hoạt động kinh doanh của công ty là khắp địa bàn cả nước cũng như ở nước ngoài với chức năng chủ yếu là: + Thực hiện kế hoạch kinh doanh mua bán thuốc, thiết bị y tế, mỹ phẩm, dược liệu, và tinh dầu trong nước do nhà nước giao. Xây dựng kế hoạch kinh doanh trong nước và xuất nhập khẩu dài hạn, ngắn hạn trình Bộ y tế. + Được phép sản xuất thuốc tân dược các dạng đường uống, thuốc đông dược bán tổng hợp thuốc sốt rét. + Được phép kinh doanh xuất- nhập khẩu thuốc tân dược, đông dược, dược liệu tinh dầu, mỹ phẩm, y dụng cụ, nguyên liệu hóa dược. + Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu, nuôi trồng chế biến cây dược liệu và các mặt hàng khác dưới các hình thức đầu tư, liên doanh, liên kết hợp tác ở Việt Nam hoặc ở nước ngoài. Nhiệm vụ chủ yếu của công ty là: Tuân thủ các chính sách nhà nước Thực hiện công tác bảo hộ và an toàn lao động, trật tự xã hội, bảo vệ môi trường, bảo vệ tài sản xã hội chủ nghĩa (XHCN). Nghiên cứu các biện pháp để nâng cao chất lượng, khối lượng hàng xuất nhập khẩu. Mở rộng thị trường quốc tế nhằm thu hút nhiều ngoại tệ. * Với đặc điểm ngành nghề kinh doanh là thuốc chữa bệnh cho người nên công ty đã trang bị cho mình những thiết bị hiện đại sản xuất theo qui trình công nghệ đạt tiêu chuẩn GMP. Mỗi loại sản phẩm của thuốc đều có quy trình sản xuất khác nhau, tiêu chuẩn kỹ thuật khác nhau. Do đặc điểm của sản phẩm thuốc là mặt hàng đặc biệt liên quan đến sức khỏe và sinh mạng của con người nên quy trình sản xuất phải đảm bảo khép kín và vô trùng. Vì vậy, trước khi sản xuất đại trà một sản phẩm đều phải thông qua bộ phận nghiên cứu chế thử các mẻ nhỏ, đem đi kiểm nghiệm nếu đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật đề ra khi đó mới được tiến hành sản xuất với khối lượng lớn. Quy trình công nghệ sản xuất điển hình và rõ ràng nhất là quy trình sản xuất thuốc viên của phân xưởng sản xuất thuốc viên, bao gồm các giai đoạn: - Giai đoạn chuẩn bị sản xuất: Căn cứ vào lệnh sản xuất của phòng kinh doanh, phân xưởng sản xuất bắt đầu các yếu tố liên quan trong quá trình sản xuất vào kế hoạch sản xuất (trong đó ghi rõ số lô, số lượng thành phẩm, các thành phần như NVL chính, tá dược vừa đủ, khối lượng viên, quy cách bao gói…). Tiếp đó, Tổ trưởng tổ pha chế có nhiệm vụ chuẩn bị đày đủ các thủ tục liên quan đến sản xuất sản phẩm như phiếu lĩnh vật tư, các loại vật tư đó phải được cân đo, đong đếm đầy đủ và chính xác với sự giám sát của kỹ thuật viên của phân xưởng sản xuất. - Giai đoạn sản xuất: Khi bắt đầu sản xuất, tổ trưởng tổ sản xuất và kỹ thuật viên phải trqcj tiếp giám sát công đoạnpha chế mà công nhân bắt đấu làm, cần thiết có thể chia thành nhiều mẻ nhỏ, cuối cùng trộn đều theo từng lô. Công việc này phải được phòng kỹ thuật quản lý theo từng lô. Pha chế xong kỹ thuật viên phải kiểm nghiệm bán thành phẩm (cốm). Nếu đạt tiêu chuẩn thì giao nhận cốm tè tổ pha chế giao cho tổ dập viên và ép vỉ. Mỗi khâu đều có phiếu giapo nhận và kí tên cụ thể, thực hiện hết khâu dập viên và ép vỉ thì chuyển sang tổ đóng gói. - Giai đoạn kiểm nghiệm nhập kho thành phẩm: Đâ là công đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất. Khi thành viên, vỉ được chuyển sang tổ đóng gói, tổ kỹ thuật viên bắt đầu kiểm nghiệm thành phẩm. Sau khi thành phẩm đạt được tiêu chuẩn kỹ thuật và có phiếu kiểm nghiệm kèm theo thì mới được đóng gói. Đóng gói xong thì tổ thành phẩm lên kho cùng phiếu kiểm nghiệm và nhập vào kho của công ty. Quy trình của sản xuất thuốc viên đơn giản, được chế biến liên tục, chu kỳ sản xuất ngắn với khối lượng sản xuất lớn trên dây chuyền sản xuất. Sơ đồ 1.1: Quy trình công nghệ sản xuất thuốc viên: Pha chế Cốm sấy khô Xay, rây Kiểm nghiệm bán thành phẩm Dập viên, ép vỉ Kiểm nghiệm Đóng gói Nhập kho NVL Sơ đồ 1.2: Quy trình công nghệ chiết xuất hóa chất: NVL Xử lý Chiết xuất Cô đặc Tinh chế Sấy khô Kiểm nghiệm Đóng gói Nhập kho * Đặc điểm tiêu thụ sản phẩm: Đối với công ty CP Dược TW 1 thị trường tiêu thụ được phân ra như sau: các xí nghiệp, các công ty, các bệnh viện, các dịch vụ khác, bán lẻ và xuất khẩu Các xí nghiệp: Bao gồm các xí nghiệp trung ương và các xí nghiệp sản xuất địa phương: + Các xí nghiệp trung ương: là các xí nghiệp do trung ương quản lý. Nhóm này thường tiêu thụ các sản phẩm nguyên liệu hóa chất. + Các xí nghiệp địa phương: do các địa phương (tỉnh hoặc huyện) quản lý. Các công ty: cá công ty dược phẩm TW và địa phương. Nhóm này tiêu thụ hầu hết các mặt hàng. Bán lẻ: là khách mua tại các đơn vị cá nhân và các công trường nuôi trồng dược liệu. - Xuất khẩu: Thị trường xuất khẩu của công ty rất rộng bao gồm gần 30 nước trên thế giới, mọt số nước thường xuyên giao dịch như Nhật, Hàn Quốc, Ấn Độ, Nam Phi, Thái Lan, Đức, Pháp… Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Công ty áp dụng hình thức quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng. Tất cả các phòng ban đều chịu sự quản lý chung của Giám đốc kiêm chủ tịch hội đồng quản trị Sơ đồ 1.3: Bộ máy tổ chức của công ty: Phòng kĩ thuật kiểm nghiệm Các phân xưởng Phòng kinh doanh dược liệu Phòng tổ chức hành chính Phòng KT- TV Phòng xuất khẩu BAN GIÁM ĐỐC HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ Phòng KD-NK Tổng kho - Hội đồng quản trị: có nhiệm vụ điều hành hoạt động của công ty, đại diện trước pháp luật, chỉ đạo trực tiếp công tác sản xuất kinh doanh xây dựng kế hoạch, ra những quyết định và tổ chức thực hiện các chiến lược. - Ban giám đốc: Bao gồm Giám đốc (kiêm chủ tịch hội đồng quản trị) P.giám đốc phụ trách kinh doanh P.giám đốc phụ trách sản xuất + Giám đốc: chịu trách nhiệm điều hành chung toàn bộ hoạt động của công ty. + Phó giám đốc: có trách nhiệm trợ giúp Giám đốc trong công tác điều hành công ty. Phòng tổ chức hành chính: Giúp tham mưu cho ban giám đốc chỉ đạo, quản lý các mặt, tổ chức cán bộ, quản lý lao động, xây dựng các chế độ chính sách tiền lương, tiền thưởng… công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật, nội quy lao động, tiến hành dự báo nhu cầu của nguồn nhân lực trong công ty dựa trên kế hoạch sản xuất. Phòng kế toán tài vụ: giúp ban giám đốc quản ký kinh tế, tổ chức và chỉ đạo thực hiện hạch toán kế toán trong toàn công ty, tham mưu cho giám đốc về các biện pháp quản lý tài chính theo chế độ hiện hành để phục vụ cho sản xuất kinh doanh, thực hiện huy động vốn theo các chủ trương của công ty, trực tiếp quản lý vốn, công nợ, đề xuất các biện pháp giảm giá thành sản phẩm, thúc đẩy sản xuất kinh doanh. Phòng kinh doanh _ nhập khẩu: giúp ban giám đốc xây dựng các kế hoạch sản xuất, lưu thông, phân phối sản phẩm, thu mua nguyên vật liệu (NVL), trồng trọt các loại dược liệu, tổ chức cung ứng bao bì, nhãn mác cho các xưởng sản xuất, thực hiện công tác nhập khẩu và bán hàng trong nội địa, trực tiếp quản lý hàng hóa. Phòng xuất khẩu: Thăm dò, tìm hiểu thị trường trong và ngoài nước, xem xét nhu cầu, nắm bắt tỷ giá hối đoái, điều hành xuất khẩu đúng, đủ và có lợi nhuận, triển khai nhanh chóng công việc, căn cứ vào các hợp đồng đã ký kết. Tổng kho: tổ chức nhập – xuất hàng đúng theo qui định của công ty, kiểm tra chính xác về số lượng, chất lượng hàng hóa, bảo quản tránh hư hỏng. Các phân xưởng: bao gồm 3 phân xưởng: xưởng thuốc viên, xưởng đông dược, xưởng Mỹ Đình Phòng kỹ thuật kiểm nghiệm: giúp ban giám đốc tổ chức thực hiện công tác nghiệm thu và quản lý chất lượng sản phẩm, đảm bảo tiêu chuẩn quy định, tham gia vào các hội đồng nghiên cứu khoa học, xây dựng các quy chế chuyên môn trong nội bộ 1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Để phát huy được chức năng và vai trò quan trọng trong công tác quản lí, hoạt động sản xuất kinh doanh của tổng công ty, đòi hỏi phải tổ chức bộ máy kế toán khoa học hợp lí. Thực tế phòng kế toán tài chính của công ty gồm 19 người, trong đó có 1 kế toán trưởng, 1 trưởng phòng và 17 nhân viên kế toán phụ trách từng phần hành kế toán riêng. Kế toán trưởng: Là người có nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo của công ty đưa ra những quyết định quan trọng. Nhiệm vụ của kế toán trưởng là quản lí chung công tác kế toán, hướng dẫn chỉ đạo và đôn đốc các kế toán viên, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo công ty về toàn bộ công việc kế toán. Trưởng phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp: Là người trực tiếp quản lý về mặt nhân sự, trợ giúp cho kế toán trưởng, theo dõi tổng hợp tất cả các phần hành kế toán, thực hiện công tác sổ sách kế toán trong kỳ và hàng ngày cũng như cuối kỳ trình kế toán trưởng kiểm tra và phê duyệt trước khi trình lên ban giám đốc và hội đồng quản trị. Kế toán tổng hợp sử dụng đơn vị chủ yếu là tiền tệ. Kế toán tài sản cố định (TSCĐ): kế toán có trách nhiệm theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, tính khấu hao để đưa vào tính giá thành một cách chính xác, kịp thời, đồng thời theo dõi tài sản cố định trong công ty, để quản lý tài sản cố định tránh mất mát hao mòn. Kế toán kho – giá thành – NVL: theo dõi về việc nhập, xuất kho NVL, hàng hóa, cuối tháng tổng hợp NVL, hàng hóa còn tồn kho. Có trách nhiệm xác định rõ đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành sản phẩm. Xác định chính xác về chi phí làm dở cuối kì và thực hiện tính giá thành sản phẩm một cách kịp thời. Kế toán tiền mặt, lương, bảo hiểm: có trách nhiệm phản ánh tình hình thu chi và tồn quỹ tiền mặt. Thường xuyên đối chiếu giữa thực tế với trên sổ sách. Có trách nhiệm lập bảng thanh toán lương và bảo hiểm xã hội (BHXH) hàng tháng cho cán bộ công nhân viên trong toàn công ty một cách đúng đắn, chính xác đồng thời phân bổ hợp lí các chi phí về tiền lương và các khoản trích nộp theo lương cho các đối tượng liên quan. Kế toán ngân hàng: theo dõi tình hình tiền gửi ngân hàng hàng ngày, giám đốc việc chấp hành chế độ thanh toán không dùng tiền mặt Kế toán công nợ: chịu trách nhiệm quản lí, theo dõi. Ghi chép, tổng hợp các khoản phải thanh toán với người bán và người mua. Thủ quỹ: chịu trách nhiệm kiểm tra giám sát tiền mặt trong quỹ, thực hiện công tác thu chi khi có quyết định. Có thể khái quát bộ máy kế toán của công ty qua sơ đồ Sơ đồ 1.4: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty Kế toán trưởng Kế toán kho, giá thành, nguyên vật liệu Kế toán công nợ Kế toán ngân hàng Kế toán tiền mặt, lương, bảo hiểm Thủ quỹ Kế toán tổng hợp (trưởng phòng kế toán) Kế toán TSCĐ 1.5 Đặc diểm tổ chức công tác kế toán tại công ty. 1.5.1 Chính sách kế toán áp dụng tại công ty CP Dược TW MEDIPLANTEX Chế độ kế toán áp dụng tại công ty theo quyết định số 15- BTC ban hành ngày 15/03/2006 Kế toán của doanh nghiệp lập báo cáo theo quý và năm Phương pháp tính thuế được doanh ngiệp áp dụng kê khai và nộp thuế là phương pháp khấu trừ. Phương pháp khấu hao tài sản: khấu hao theo đường thẳng. Phương pháp tính giá hàng tồn kho là phương pháp giá vốn mua vào Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên. Hình thức kế toán áp dụng: Nhật kí chứng từ (NKCT). Tỷ giá sử dụng trong quy đổi ngoại tệ: theo tỉ giá thực tế tại ngân hàng ngoại thương. 1.5.2 Tổ chức hệ thống chứng từ: Hệ thống chứng từ được sử dụng trong doanh ngiệp bao gồm: *Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Chứng từ sử dụng: - Bảng chấm công: dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội, ... để có căn cứ trả lương, BHXH, trả thay lương cho từng người và quản lý lao động trong doanh nghiệp. Mỗi bộ phận phải lập bảng chấm công hàng tháng. Hàng ngày, tổ trưởng (trưởng phòng ban, nhóm...) hoặc người được uỷ quyền căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình để chấm công cho nhân viên trong ngày, tương ứng với cột phản ánh ngày trong tháng. Cuối tháng, sau khi người chấm công và người phụ trách bộ phận ký, bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan như giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng bảo hiểm xã hội, giấy xin nghỉ việc không hưởng lương.... sẽ chuyển về bộ phận kế tóan. Sau đó, kế toán sẽ tíến hành đối chiếu, kiểm tra và qui ra công để trả lương và bảo hiểm xã hội. - Bảng chấm công thêm giờ: Bảng này dùng để theo dõi ngày công thực tế làm thêm giờ để làm căn cứ tính thời gian nghỉ bù hoặc thanh tóan cho người lao động trong đơn vị. Hàng ngày, tổ trưởng tổ sản xuất căn cứ vào số giờ làm việc thực tế để chấm công làm thêm cho từng người trong ngày. Cuối tháng tổ trưởng tổ sản xuất, người làm thêm giờ ký vào kèm theo các chứng từ khác gửi cho phòng kế toán. Phòng kế toán sẽ kiểm tra đối chiếu và qui đổi ra ngày công để thanh toán - Bảng thanh toán tiền lương: Đây là căn cứ để thanh toán tiền lương phụ cấp và các khoản khác cho người lao động, và thu nhập ngoài lương thanh toán cho người lao động. Đồng thời là căn cứ để kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho người lao động. Bảng thanh toán tiền lương được lập hàng tháng căn cứ vào bảng chấm công, bảng xác nhận số lượng sản phẩm sản xuất hoặc công việc hoàn thành... Cuối mỗi tháng, kế toán lập bảng thanh toán tiền lương và chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt, sau đó chuyển cho giám đốc ký duyệt rồi chuyển về cho kế toán tiền mặt phát lương. - Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ - Bảng kê trích nộp các khoản dùng để xác định số tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn phải nộp trong kỳ cho cơ quan quản lý và là cơ sở ghi sổ kế toán. - Bảng phân bổ tiền lương và khoản trích theo lương: để tập hợp các khoản lương: dùng để tập hợp và phân bổ tiền lương thực tế phải trả và các khoản trích theo lương. * Chứng từ liên quan tới Tài sản cố định: - Biên bản giao nhận tài sản cố định: Biên bản này dùng để xác nhận giao nhận tài sản cố định sau khi hoàn thành đưa vào sử dụng tại đơn vị hoặc bàn giao cho đơn vị khác. - Biên bản thanh lý tài sản cố định: Biên bản này dùng làm căn cứ thanh lý tài sản cố định và ghi giảm tài sản cố định trên sổ kế tóan. - Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định: Bảng này dùng để phản ánh số khấu hao tài sản cố định phải trích và phân bổ số khấu hao đó cho các đối tượng sử dụng. Bảng được lập trên cơ sở Bảng tính và phân bổ khấu hao tháng trước, khấu hao tăng, khấu hao giảm tài sản cố định trong tháng này. - Sổ tài sản cố định: Sổ này dùng để đăng ký, theo dõi và quản lý chặt chẽ tài sản trong đơn vị từ khi mua sắm đưa vào sử dụng đến khi giảm tài sản cố định. - Thẻ tài sản cố định: Dùng để theo dõi chi tiết từng tài sản cố định trong doanh nghiệp, tình hình thay đổi nguyên giá và trích hao mòn của tài sản cố định. * Chứng từ liên quan tới tiền tệ, thu chi quĩ: - Phiếu thu: được lập thành 3 liên rồi gửi cho kế toán trưởng soát xét và giám đốc ký duyệt rồi chuyển cho thủ quĩ làm thủ tục nhập quĩ. Sau khi nhận đủ số tiền, thủ quĩ ghi số tiền thực tế nhập quĩ vào phiếu thu trước khi kí và ghi rõ họ tên. Đối với việc thu bằng ngoại tệ, trước khi nhập quĩ phải được kiểm tra và lập bảng kê ngoại tệ đính kèm và phải ghi rõ tỉ giá tại thời điểm nhập quĩ. - Phiếu chi: được lập thành 3 liên và sau khi có đầy đủ chữ ký của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc thủ quĩ mới được xuất quĩ. Sau khi nhận đủ số tiền, người nhận tiền phải ghi đầy đủ số tiền bằng chữ sau đó ký và ghi rõ họ tên. Với cả phiếu thu và phiếu chi thì trong 3 liên đó, thủ quĩ giữ 1 liên, 1liên giao cho người nộp tiền, một liên lưu nơi lập phiếu. Cuối ngày số phiếu thu và chi được tập hợp và chuyển cho kế toán ghi sổ. * Hệ thống chứng từ của các nghiệp vụ liên quan đến hàng tồn kho: - Phiếu nhập kho: là chứng từ xác nhận số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hoá nhập kho, làm căn cứ để ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng và xác định trách nhiệm của những người có liên quan và ghi sổ kế toán. Người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập hàng hoá, sau đó thủ quĩ ghi số lượng thực nhập, kế toán ghi đơn giá và tính thành tiền - Phiếu xuất kho: dùng để phản ánh số lượng vật tư, sản phẩm hàng hóa xuất kho cho từng bộ phận trong doanh nghiệp, làm căn cứ để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm sản xuất, đồng thời kiểm tra định mức tiêu hao vật tư. Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lĩnh lập. Sau khi lập, người lập phiếu và kế toán trưởng ký rồi chuyển sang giám đốc hoặc người uỷ quyền duyệt. Sau đó chuyển cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng. Sau khi xuất hàng, thủ kho sẽ ghi số lượng thực tế xuất kho và ký tên. - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ: dùng để theo dõi số vật tư còn lại cuối kỳ hạch toán của đơn vị sử dụng, làm căn cứ tính gía thành sản phẩm và định mức vật tư - Bảng kê mua hàng: là chứng từ kê khai mua vật tư, sản phẩm hàng hoá trên thị trường tự do trong trường hợp người bán không thuộc diện lập hoá đơn bán hàng. - Bảng phân bổ nguyên liệu, công cụ dụng cụ: dùng để phản ánh giá trị nguyên liệu vật liệu xuất kho theo giá thực tế và phân bổ giá trị xuất dùng cho các đối tượng sử dụng. Số liệu của bảng phân bổ này được dùng để tập hợp chi phí sản xuất. * Hệ thống chứng từ liên quan đến các nghiệp vụ bán hàng: - Hoá đơn giá trị gia tăng: hoá đơn này được lập thành 3 liên đặt giấy than viết 1 lần.1 liên lưu tại quyển, 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên lưu nội bộ. - Sổ chi tiết bán hàng: Sổ chi tiết bán hàng được mở cho từng sản phẩm mà khách hàng đã thanh toán hoặc chập nhận thanh toán. 1.5.3 Tổ chức vân dụng hệ thống tài khoản Công ty CP Dược TW MEDIPLANTEX sủ dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 15/2006-QĐ BTC ban hành ngày 15 tháng 3 năm 2006 của Bộ tài chính và được chi tiết theo từng sản phẩm và khách hàng. 1.5.4 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán. Thực hiện mục tiêu tin học hóa và tự động hóa, công tác kế toán tại công ty được thực hiện hầu hết trên máy. Phần mềm kế toán công ty sủ dụng là phần mềm EFFECT, việc xử lý dữ liệu kế toán được thực hiện thông qua phần mềm này. Đặc điểm nổi bật của phần mềm này là chỉ cần cập nhật hóa đơn chứng từ các nghiệp vụ phát sinh, máy sẽ tự động tính toán, thực hiện kết chuyển, phân bổ và lên các sổ chi tiết, sổ cái … và các BCTC liên quan. Người sử dụng có thể xem xét chi tiết bất kì chứng từ, sổ sách nào. Công ty áp dụng ghi sổ theo hình thức nhật kí chứng từ nên các sổ tổng hợp bao gồm bảng kê, nhật kí chứng từ và sổ cái. Riêng đối với việc hạch toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, công ty áp dụng hình thức sổ nhật kí chung nên sổ sách sử dụng là nhật kí thu tiền và nhật kí chi tiền.Việc áp dụng cùng một lúc hai hình thức sổ kế toán này là khá phức tạp. Kế toán sẽ gặp khó khăn cho quá trình ghi chép sổ sách, tổng hợp số liệu lên báo cáo tài chính, đặc biệt là công tác làm kế toán trên máy. Các loại sổ chi tiết: sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán; sổ chi tiết bán hàng; sổ chi tiết nguyên vật liệu… Trình tự ghi sổ: (1): Từ chứng từ kế toán hàng ngày vào bảng kê, vào NKCT, vào sổ chi tiết (2): Từ chứng từ kế toán, cuối kỳ lập bảng phân bổ (nếu cần) (3): Từ bản phân bổ cuối kì vào bảng kê hoặc NKCT (4): Số liệu từ bảng kê cuối kì vào NKCT (5): Từ các nhật kí chứng từ, cuối kì vào sổ cái (6): Từ các sổ chi tiết cuối kì lập bảng tổng hợp chi tiết (7): Đối chiếu so sánh với sổ cái (8): Căn cứ vào số liệu của bảng kê, NKCT, sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết, cuối kì lập BCTC. Chứng từ kế toán (1) (1) (2) (1) Bảng phân bổ Bảng kê Sổ chi tiết (3) (4) (3) Nhật kí chứng từ (6) (5) Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái (8) (7) BCKT (8) (8) (8) Ghi chú: ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 1.5.5 Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán Báo cáo tài chính của công ty cung cấp những thông tin kinh tế tài chính chủ yếu để đánh giá tình hình tài chính và kết quả sản xuất kinh doanh thực trạng tài chính của doanh nghiệp trong kỳ hoạt động đã qua, giúp doanh nghiệp kiểm tra giám sát tình hình sử dụng vốn và khả năn._.