Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần đóng tàu Hà Nội

để đáp ứng và tồn tại được trên thương trường ngày càng khốc liệt, đó là vấn đề giảm chi phí, hạ giá thành sản xuất mà vẫn tạo ra được những sản phẩm có chất lượng tốt, mẫu mã đẹp để được thị trường chấp nhận. Trong doanh nghiệp sản xuất thì nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ sản phẩm của doanh nghiệp. Một biến động nhỏ về nguyên vật liệu cũng làm ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. Do đó một trong những mối quan tâm và đặc biệt chú ý của doanh nghiệp là công tác tổ chức, ghi chép, phản ánh chi tiết, tổng hợp số liệu về tình hình thu mua,vận chuyển, nhập – xuất - tồn kho nguyên vật liệu, tính toán giá thành thực tế của vật liệu thu mua, tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng vật liệu cả về số lượng, chất lượng mặt hàng.Vì vậy quản lý khoản mục chi phí nguyên vật liệu là một bộ phận quan trọng không thể thiếu được trong bộ máy kế toán toàn doanh nghiệp.Vì khi quản lý tốt khâu này sẽ góp phần làm giảm được giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho công ty. Do đặc điểm công nghệ sản xuất của Công ty cổ phần Đóng Tàu Hà Nội là đóng mới và sửa chữa các loại tàu biển mang trọng tải lớn nên tỷ lệ nguyên vật liệu trong tổng giá thành tương đối lớn. Một trong những biện pháp tốt nhất để hạ giá thành sản phẩm là giảm tối đa chi phí nguyên vật liệu.Để vừa giảm chi phí nguyên vật liệu lại vừa đảm bảo chất lượng sản phẩm thì công ty luôn thực hiện tốt khâu quản lý nguyên vật liệu từ thu mua đến bảo quản sử dụng nguyên vật liệu.Công cụ đắc lực nhất phục vụ cho quá trình trên là công tác tổ chức khoa học, đưa ra những thông tin kịp thời chính xác giúp cho bộ phận quản lý có những quyết định đúng đắn, nhanh chóng phục vụ cho sản xuất hiệu quả cao. Xuất phát từ lý luận và yêu cầu và thực tiễn đặt ra em chọn đề tài “Hoàn thiện tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đóng Tầu Hà Nội” nhằm vận dụng lý luận lý thuyết để tìm hiểu lý luận thực tế kế toán nguyên vật liệu trong đơn vị sản xuất, từ đó tìm ra ưu nhược điểm trong công tác quản lý, công tác kế toán nguyên vật liệu, từ đó rút ra kinh nghiệm học tập và đề xuất một số ý kiến với mong muốn làm hoàn thiện hơn nữa tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần Đóng Tầu Hà Nội Trong chuyên đề của em được chia thành các phần sau: Phần I: Tổng quan về công ty Cổ phần Đóng Tàu Hà Nội . Phần II: Thực trạng tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đóng Tầu Hà Nội. Phần III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đóng Tầu Hà Nội. Danh mục tài liệu tham khảo. PHẦN I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÓNG TẦU HÀ NỘI 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công Ty Cổ Phần Đóng Tầu Hà nội. Công Ty Cổ Phần Đóng Tầu Hà Nội là một trong những đơn vị của ngành Công Nghiệp đóng tầu Việt Nam là cơ sở chuyên đóng mới và sửa chữa các phương tiện hoạt động trên sông, biển, các công trình nổi phục vụ cho sự phát triển giao thông vận tải thuỷ của đất nước. Công ty nằm bên bờ sông Hồng tại Thanh Trì - Hà Nội. Quá trình hình thành và phát triển của công ty được chia thành các giai đoạn sau: * Giai đoạn 1966- 1989: Do nhu cầu của chiến tranh năm 1966 Sở Giao thông vận tải Hà Nội đã lập ra Xí nghiệp đóng ca nô - xà lan. Xí nghiệp được hình thành bởi 15 hợp tác xã chuyên đóng mới và sửa chữa các loại ca nô - xà lan, tàu đẩy, tàu kéo. Mục đích chính đặt ra cho xí nghiệp giai đoạn này là những sản phẩm làm ra để vận chuyển thuốc men, đạn dược, chở quân ra chiến trường. * Giai đoạn 1990- 1993: Đầu thập kỷ 90 do nhu cầu của nền kinh tế quốc dân cùng với tình hình thực tế lúc đó xí nghiệp đóng ca nô - xà lan đổi tên thành xí nghiệp Đóng tầu Hà Nội, trong giai đoạn này xí nghiệp vẫn thuộc Sở Giao thông vận tải Hà Nội và ngành nghề kinh doanh được mở rộng hơn mục đích sử dụng cho nhu cầu vận tải đường sông, đường biển. Trong giai đoạn này phục vụ cho nhân dân nhu cầu đi lại bằng vận tải thuỷ. Vì lúc này, đất nước ta vẫn còn nghèo nên chưa xây dựng được những cây cầu bắc qua sông. * Giai đoạn 1994- 1995 Với sự phát triển của ngành khoa học kỹ thuật công nghệ sản xuất và để đáp ứng nhu cầu của thị trường buộc Xí nghiệp đóng tầu Hà Nội đổi tên thành Nhà máy đóng tầu Hà Nội. Trong giai đoạn này nhà máy thuộc Sở Giao thông công chính Hà Nội, với ngành nghề kinh doanh chính là đóng mới và sửa chữa các loại tàu biển theo đơn đặt hàng. Mục đích là cung cấp phương tiện giao thông cho người giao thông cho người đi trên sông, trên biển nhằm thúc đẩy ngành thương mại đường thuỷ. Giai đoạn 1996- 2005 Trong nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển, sự cạnh tranh ngày càng nhiều, khoa học kỹ thuật thì phát triển không ngừng đã thúc đẩy ban lãnh đạo nhà máy mở rộng quy mô và đã đổi tên Nhà máy Đóng tầu Hà Nội thành Công ty Đóng tàu Hà Nội. *Tháng 3 năm 2006: Để phát triển cùng nền kinh tế quốc dân, đồng thời để hòa nhập vào nền kinh tế thị trường, thực hiện sản xuất kinh doanh có hiệu quả và muốn tự khẳng định mình thì đến tháng 3/2006 Công ty Đóng tầu Hà nội chuyển đổi thành Công ty Cổ phần Đóng tầu Hà Nội. Quy mô vốn của công ty hiện nay: +Tổng số vốn điều lệ:9,5 tỷ. +Nhà nước nắm giữ:1,2 tỷ. Trải qua 40 năm (1966- 2006), phấn đấu và trưởng thành Công ty Cổ phần Đóng tầu Hà Nội không ngừng lớn lên về mọi mặt. Từ một cơ sở sản xuất nhỏ đi lên, các dây chuyền sản xuất nói chung là tự trang, tự chế, sản xuất kinh doanh cơ bản là tự lực cánh sinh. Đến nay Công ty đã có trang thiết bị và quy trình công nghệ hiện đại nhập từ nước ngoài. Ngoài ra với đội ngũ kỹ sư giỏi, thợ lành nghề đã tạo ra những sản phẩm của Công ty không ngừng được nâng cao về số lượng, chất lượng và trọng tải. Từ những phương tiện chạy sông loại nhỏ, nay công ty vượt lên đóng các loại tàu chạy biển với trọng tải 6.500 tấn, Tháng 11/2006 Công ty nhận được đơn đặt hàng đóng con tàu 13.000 tấn. Sản phẩm của Công ty đã và đang được sử dụng ở nhiều tỉnh Thành phố Hà Nội, có những sản phẩm đã được khai thác trên các tuyến đường biển Đông Nam Á và sản phẩm của Công ty đã được Cục Đăng kiểm Việt Nam (VIES) đánh giá cao gây được uy tín tốt với khách hàng. 1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Đóng tầu Hà Nội. Hiện nay,Công ty Cổ phần Đóng tầu Hà Nội với ngành nghề kinh doanh chính là đóng mới và sửa chữa các loại tàu biển từ nhỏ đến lớn. Mặt khác để tận dụng bề diện tích rộng và đội ngũ công nhân, Công ty còn tận dụng để kinh doanh kho bãi và gia công kết cấu thép. Quy mô và cơ cấu lao động của công ty : +Công ty thuộc loại hình sản xuất với quy mô vừa với hệ thống nhà xưởng, kho tàng máy móc cũng tương đối nhiều. +Trong những năm thực hiện cơ chế sản xuất tập trung bao cấp công ty sản xuất theo chỉ tiêu kế hoạch do nhà nước đặt ra, có lúc số lượng lao động lên tới 700 người. Hiện nay do chuyển đổi cơ chế cho phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế thị trường nay công ty chỉ còn 235 người: Trong đó: Kỹ sư : 25 người. Trung cấp : 10 người. Sơ cấp + không bằng cấp : 10 người. Thợ lành nghề từ bậc năm trở lên: 110 người. Thợ lành nghề từ bậc năm trở xuống:80 người. Do mới có sự tách biệt về tài chính nên nguồn vốn Công ty còn hạn hẹp. Bởi thế mà khách hàng chủ yếu của Công ty là trong nước và vốn để làm sản phẩm thì khách hàng phải đặt cọc trước còn cơ sở hạ tầng máy móc thiết bị của công ty xây dựng và mua sắm do nguồn vốn vay ngân hàng. Dưới đây là một số chỉ tiêu hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm 2004, 2005, 6 tháng đầu năm 2006: BẢNG 1: ĐƠN VỊ: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÓNG TẦU HÀ NỘI ĐỊA CHỈ: THANH TRÌ - HÀ NỘI KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Đơn vị tính: 1.000.000 đồng Chỉ tiêu 2004 2005 6 tháng đầu năm 2006 Doanh thu 21.000 30.000 16.000 Giá vốn hàng bán 15.000 22.000 10.000 Lãi từ hoạt động kinh doanh 6.000 8.000 6.000 Chi phí tài chính 1.000 2.000 1.200 Chi phí quản lý doanh nghiệp 4.500 5.000 4.000 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 500 1.000 800 Chi phí khác 100 400 350 Tổng lợi nhuận trước thuế 400 600 450 Thuế thu nhập doanh nghiệp 120 180 135 Lợi nhuận sau thuế 250 420 315 Còn thu nhập bình quân của người lao động là 1.100.000đồng/tháng Với mức tiêu dùng như Việt Nam hiện nay thì mức thu nhập như vậy được coi là ổn định. Điều này làm cho người lao động yên tâm sản xuất, tâm huyết với Công ty. Trong tương lai Công ty sẽ phát triển và nâng cao hơn mức thu nhập của người lao động dự định đặt ra khoảng từ 1.500.000 đến 5.000.000 đồng đến năm 2010. 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Đóng tầu Hà Nội . Mang đặc thù là Công Ty cổ phần được tách ra từ nhà nước thì Công ty Cổ phần Đóng tầu Hà Nội được tổ chức theo kiểu trực tuyến có tổ chức bộ máy quản lý được khái quát trong sơ đồ sau: Phòng Tổ chức hành chính và tiền lương Hội đồng quản trị Giám đốc Phó Giám đốc kinh doanh Phó Giám đốc kỹ thuật Phó Giám đốc sản xuất PhòngKỹ thuật Phòng Tài chính kế toán và kinh tế đối ngoại Phòng KCS Phòng Vật tư Phòng Sản xuất Ban bảo vệ Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý. Trong sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty : + Hội đồng quản trị: Gồm 5 người, trong đó người nào có số vốn góp lớn nhất sẽ làm chủ tịch HĐQT(Hội đồng quản trị). Người này có nhiệm vụ thay mặt HĐQT ký duyệt các quyết định do Giám đốc đưa lên. + Ban Giám đốc gồm * Giám đốc: là người điều hành và chịu trách nhiệm chung về mọi hoạt động của Công ty. * Phó Giám đốc: + Phó giám đốc kinh doanh: Chịu trách nhiệm chung khâu kinh doanh của Công ty. Cụ thể là chỉ đạo trực tiếp hai phòng: Phòng tổ chức hành chính và tiền lương, phòng kỹ thuật. Ngoài ra còn chịu trách nhiệm chung khi giám đốc Công ty đi vắng. + Phó Giám đốc kỹ thuật: Chịu trách nhiệm phòng KCS, phòng tài chính kế toán và kinh tế đối ngoại. + Phó Giám đốc sản xuất: Chịu trách nhiệm phòng vật tư, phòng sản xuất và ban bảo vệ. * Nhiệm vụ sản xuất của các phòng ban: + Phòng Tài chính kế toán và kinh tế đối ngoại: Thực hiện nghiệp vụ tài chính kế toán theo đúng chế độ chính sách của nhà nước trong toàn bộ khâu sản xuất kinh doanh của Công ty. Theo dõi thu chi đồng thời theo dõi về tình hình nhập – xuất nguyên vật liệu và tập hợp chi phí để tính giá thành sản phẩm sản xuất ra. + Phòng KCS: Theo dõi quy trình quản lý chất lượng sản phẩm, kiểm tra quy trình thực hiện công nghệ, đánh giá việc thực hiện chất lượng ở các công đoạn sản xuất. Tổ chức kiểm tra các loại nguyên vật liệu mua về theo tiêu chuẩn và quy định của đơn đặt hàng, kiểm tra phần việc khi các bộ phận, phân xưởng hoàn thành. Đồng thời mời cục đăng kiểm kiểm tra hoàn thiện sản phẩm. + Phòng Tổ chức hành chính và tiền lương Phụ trách vấn đề đời sống của cán bộ công nhân viên toàn Công ty và soạn thảo văn bản. Điều độ sắp xếp nhân sự toàn Công ty theo yêu cầu của sản xuất kinh doanh, xây dựng kế hoạch đào tạo đội ngũ công nhân. Quản lý con dấu và các giấy tờ khác có liên quan đến lưu trữ. + Phòng Kỹ thuật: có nhiệm vụ xem xét bản vẽ khi viện thiết kế đưa xuống Công ty từ đó lập ra định mức vật tư và định mức lao động cho Công ty. Đồng thời đưa bản vẽ xuống các lao động sản xuất. + Phòng Vật tư: Chịu trách nhiệm thu mua, cung ứng vật tư kịp thời, đảm bảo số lượng, chất lượng theo yêu cầu sản xuất kinh doanh. + Phòng Sản xuất : Thực hiện thi công các loại nguyên vật liệu theo yêu cầu của sản phẩm và theo yêu cầu của phòng kỹ thuật. + Ban bảo vệ: Phụ trách vấn đề an ninh ở Công ty đồng thời kiểm tra các loại nguyên vật liệu trong Công ty và trang thiết bị máy móc của Công ty. 1.4. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty và tổ chức bộ máy sản xuất. Do đặc điểm của công nghiệp đóng tầu của Công ty Cổ phần Đóng tầu Hà Nội là sản xuất đơn chiếc theo đơn đặt hàng các bộ phận cấu thành con tàu rất phức tạp nên sản xuất phải theo các công đoạn sau và được thể hiện bằng sơ đồ: PX 1: Tiền chế PX2: Gia công PX 3: Lắp ráp PX 4: Máy ống PX5: Cơ khí điện Hoàn chỉnh sản phẩm Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh. Đây là quy trình công nghệ có tính khái quát của toàn Công ty. Trong mỗi phân xưởng có một dây chuyền công nghệ chế tạo chi tiết sản phẩm riêng, mà tên phân xưởng được gọi theo tên của quy trình công nghệ sản xuất. Quá trình công nghệ sản xuất này rất phù hợp với đặc điểm sản xuất của Công ty và mang tính khoa học thể hiện mối quan hệ chặt chẽ trong việc chế tạo và lắp ráp sản phẩm tuân thủ nhịp nhàng cân đối đảm bảo dây chuyền sản xuất được liên tục. + Phân xưởng 1: Tiền chế: trong thời gian phòng kỹ thuật Công ty kết hợp với tổ dưỡng mẫu tiến hành triển khai hệ thống bản vẽ kỹ thuật trên thực tế (còn gọi là phóng dạng) phân xưởng tiền chế sẽ theo sơ đồ phóng dạng để lấy các nguyên vật liệu cần dùng. +Phân xưởng 2: Gia công: Phân xưởng này căn cứ vào các dưỡng mẫu tiến hành pha cắt tôn tấm, thép hình và các loại nguyên vật liệu để sản xuất. +Phân xưởng 3: Lắp ráp: Có nhiệm vụ lắp ráp toàn bộ các chi tiết mà bộ phận gia công cắt gia để dựng lên sản phẩm. +Phân xưởng 4: Máy ống: Do máy thuỷ của tàu là loại máy phải nhập ngoại( chưa có phần trục chân vịt) nên phân xưởng có nhiệm vụ gia công – tiện trục bạc tàu, tiến hành lắp ráp căn chỉnh hệ trục chân vịt với máy tàu để hoàn chỉnh hệ máy ống. +Phân xưởng 5: Cơ khí điện: Có nhiệm vụ lắp đặt hoàn chỉnh hệ thống điện tàu từ khâu điện hệ lái, hệ neo đến các phần điện sinh hoạt đảm bảo cho con tàu hoạt động bình thường. Do con tàu bao gồm nhiều phòng như: Phòng thuyền trưởng, Phòng vô tuyến điện, Phòng hải đồ đến các phòng thuỷ thủ cần phải ốp gỗ bọc da. Hơn nữa, phần vỏ tầu làm bằng tôn, thép rất cần sơn các loại nên khâu hoàn chỉnh sản phẩm có nhiệm vụ làm phần đó. Mặt khác, khi con tầu sản xuất xong cần tiến hành chạy thử để cục đăng kiểm kiểm tra. Trong quá trình này phát sinh các vấn đề về độ chính xác và các thông số kỹ thuật thì khâu hoàn thiện sản phẩm cần hoàn thiện cho phù hợp với quy phạm đăng kiểm Việt Nam. 1.5. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán trong Công ty. Bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Đóng tầu Hà Nội được tổ chức theo hình thức tập trung, nghĩa là toàn bộ công tác kế toán của Công ty được tập trung trên phòng kế toán. Từ khâu xử lý chứng từ, ghi sổ kế toán chi tiết, ghi sổ tổng hợp đến lập báo cáo kế toán và phân tích số liệu. Tuy nhiên các phân xưởng có bố trí nhân viên có chức năng thống kê làm nhiệm vụ thống kê, tập hợp số liệu và ghi chép ban đầu gửi đến phòng kế toán. Để phù hợp với quy mô của Công ty, tổ chức bộ máy kế toán được khái quát qua sơ đồ: Trưởng phòng kế toán Phó phòng kế toán Kế toán thanh toán Kế toán tiêu thụ Thủ quỹ Kế toán thuế Kế toán vật tư Kế toán tiền lương, BHXH, TSCĐ Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Với cơ cấu quản lý độc lập, nên bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức với các chức năng: Phòng kế toán tài chính được ghép với kinh tế đối ngoại: Với công việc chính là lập kế hoạch tài chính, thu thập xử lý thông tin nhanh,chính xác. Cung cấp đầy đủ kịp thời những thông tin kinh tế tài chính cho nhà quản lý lập báo cáo tài chính đầy đủ theo đúng chế độ quy định. + Kế toán trưởng kiêm Trưởng phòng: Phụ trách chung và điều hành mọi công việc trong phòng kế toán. Tham mưu cho Giám đốc ký kết các hợp đồng kinh tế và phụ trách kế hoạch tài chính có trách nhiệm tổng hợp lập báo cáo quý, năm xác định kết quả kinh doanh đồng thời cũng là một kiểm soát viên của nhà nước tại công ty. + Phó phòng với vai trò phụ trách mảng kinh tế đối ngoại: Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động đối ngoại của Công ty với khách hàng cũng như nhà cung cấp. Làm nhiệm vụ kế toán tổng hợp chi phí để tính giá thành sản phẩm và phụ trách chung thay cho trưởng phòng khi trưởng phòng đi vắng. + Kế toán tiêu thụ: Hàng tháng xác định doanh thu bán hàng, theo dõi số dư của các tà khoản131, 511, 512, 531, 532. + Kế toán thanh toán:Theo dõi các khoản nợ ngân hàng, khách hàng nội bộ. Có nhiệm vụ nhập chứng từ hàng ngày, đồng thời viết phiếu thu chi tiền mặt, theo dõi các khoản thu chi, vào sổ chi tiết, cuối tháng tổng hợp vào nhật ký chứng từ, bảng kê cân đối, đối chiếu với thực tế kịp thời phát hiện những sai sót. Theo dõi những khoản công nợ cần thanh toán với khách hàng, tình hình tiêu thụ sản phẩm. Cuối tháng có trách nhiệm đối chiếu số dư tiền mặt với thủ quỹ. + Kế toán thủ quỹ: Hàng ngày, hàng tháng vào sổ thu chi quỹ và thường xuyên kiểm tra tiền mặt tồn quỹ. Hàng tháng có trách nhiệm đối chiếu số dư tiền mặt với kế toán thnah toán. Định kỳ hàng tháng, quý, năm thực hiện kiểm kê quỹ, lập biên bản kiểm kê và nộp cho Giám đốc. + Kế toán thuế: Hàng ngày theo dõi và đối chiếu chặt chẽ các hoá đơn chứng từ có thuế giá trị gia tăng đầu vào với kế toán vật tư. Hàng tháng lấy số liệu về doanh thu bán hàng để xác định thuế giá trị gia tăng đầu ra để xác định số thuế phải nộp. + Kế toán vật tư: Có nhiêm vụ theo dõi phiếu nhập – phiếu xuất nguyên vật liệu, theo dõi các thẻ kho cần lập các chứng từ ghi vào bảng kê số 3 sau đó vào bảng phân bổ nguyên vật liệu. Định kỳ năm ngày thì đối chiếu tay ba giữa thủ kho, bảo vệ và kế toán vật tư về nguyên vật liệu. + Kế toán tiền lương, BHXH, TSCĐ Có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, trích khấu hao theo từng quý. Tổng hợp lương và BHXH đưa vào các tài khoản liên quan. 1.6. Đặc điểm công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Đóng tầu Hà Nội . 1.6.1. Hình thức, chính sách áp dụng tại Công ty Cổ phần Đóng tầu Hà Nội . Để đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý kinh tế tài chính, hiện nay Công ty áp dụng ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Chứng từ và hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. Công ty áp dụng phương pháp khấu trừ thuế để hạch toán thuế giá trị gia tăng Công ty lựa chọn ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Chứng từ hình thức ghi sổ này giúp cho công việc ghi chép của kế toán được giảm bớt dàn đều trong tháng, việc kiểm tra đối chiếu được tiến hành ngay trên sổ kế toán và hình thức kế toán còn thể hiện được trình độ nghiệp vụ thành thạo của đội ngũ kế toán. Đặc trưng cơ bản của hình thức này là từ việc ghi sổ kế toán tổng hợp được căn cứ trực tiếp vào Nhật ký- Chứng từ. Nhật ký - chứng từ là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh toàn bộ phát sinh bên có của các tài khoản tổng hợp. Nhật ký – Chứng từ mở cho tất cả các tài khoản có thể mở cho mỗi tài khoản một Nhật ký – Chứng từ hoặc mở một Nhật ký – Chứng từ để dùng chung cho một số tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau hoặc có quan hệ đối ứng mật thiết với nhau và thông thường là nghiệp vụ kinh tế phát sinh có các tài khoản đó không nhiều. Dưới đây là sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Chứng từ : Thẻ và sổ kế toán chi tiết Nhật ký chứng từ: 1 đến 10 Bảng kê: 1 đến 11 Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu kiểm tra: SƠ ĐỒ 4: SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ – CHỨNG TỪ. 1.6.2.Hệ thống tài khoản sử dụng ở Công ty: Công ty sử dụng hầu hết các tài khoản theo quy định của Bộ tài chính với công ty cổ phần, từ loại 1 đến loại 9 và các tài khoản ngoài bảng loại không như: TK: 111,112,133, 138, 141, 142, 152, 153, 154, 155, 211, 213, 214, 241, 311, 331, 333, 335, 336, 338, 341, 411, 412, 414, 415, 421, 431, 511, 521, 621, 622, 623, 627, 631, 632, 641, 635, 642, 711, 811, 911,002. 1.6.3. Chứng từ mà Công ty sử dụng gồm: + Hoá đơn GTGT + Phiếu nhập kho, +Phiếu xuất kho + Thẻ kho + Sổ đề nghị tạm lĩnh vật tư. + Các chứng từ và chi phí mua hàng. +Các chứng từ thanh toán với nhà cung cấp. 1.6.4.Sổ kế toán áp dụng tại công ty. +Sổ số dư. +Bảng luỹ kế nhập – xuất – tồn . +Bảng tổng hợp nhập – xuất nguyên vật liệu. +Sổ cái . +Bảng kê +Nhật ký chứng từ. +Bảng phân bổ nguyên vật liệu. 1.6.5.Báo cáo kế toán tại Công ty: Tại Công ty Cổ phần Đóng tầu Hà Nội báo cáo được lập vào cuối mỗi quý và cuối mỗi năm gồm các báo cáo sau: + Bảng cân đối kế toán: Mẫu số B 01- DN. + Báo cáo kết quả kinh doanh: Mẫu số B 02- DN. +Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Mẫu số B03- DN + Thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu số B 09- DN. Báo cáo tài chính của Công ty được lập và gửi vào mỗi quỹ chậm nhất sau 15 ngày của quý mới và vào cuối năm chậm nhất sau 30 ngày kể từ ngày kết thúc niên độ kế toán. Báo cáo tài chính được gửi đi các nơi: + Chi cục tài chính DN + Chi cục thuế Hà Nội + Chi cục thống kê + Tổng Công ty vận tải Hà Nội + Các ngân hàng mà Công ty mở tài khoản vay Ngoài ra công ty còn báo cáo công khai một số chỉ tiêu tài Báo cáo này công khai một số tình hình tài chính đối với các tổ chức, đoàn thể và người lao động trong Công ty để người lao động thực hiện được quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm trong việc thực hiện dân chủ, thực hành tiết kiệm, chống tham ô, lãng phí, ….Để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh bảo toàn và phát triển vốn của Công ty. PHẦN II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÓNG TẦU HÀ NỘI 2.1. Những vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đóng tầu Hà Nội. 2.1.1.Đặc điểm, tình hình quản lý, cung cấp, dự trữ, sử dụng nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu là đối tượng lao động thiết yếu để tiến hành sản xuất được thể hiện dưới dạng vật hoá. Trong Công ty Cổ phần Đóng tàu Hà Nội với ngành nghề kinh doanh chính là đóng mới và sửa chữa các loại tàu biển nên nguyên vật liệu chủ yếu là tôn và thép hình. Đây là loại nguyên vật liệu thuộc kim loại nên rất dễ bị ăn mòn bởi điều kiện khí hậu nóng ẩm như Việt Nam chúng ta. Do dặc thù nguyên vật liệu của công ty nên để bảo quản tốt nguyên vật liệu công ty đã xây dựng 2 bãi, 4 kho và 5 phân xưởng. +2 bãi công ty dùng để tôn vì tôn thường mỗi lần nhập rất nhiều lại cồng kềnh nên khó vận chuyển vào phân xưởng. +4 kho dùng để chứa thép ,sắt, gỗ, máy móc thiết bị, xăng …… +5 phân xưởng dùng để gia công làm nên sản phẩm của công ty . Quy chế nội dung bảo quản sử dụng : mỗi kho được bố trí thủ kho, thủ kho có trách nhiệm bảo quản về số lượng, chất lượng từng loại nguyên vật liệu. Công ty gắn trách nhiệm vật chất cho từng thủ kho nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, đảm bảo kịp thời trong công tác nhập – xuất nguyên vật liệu. Công tác kiểm kê kho được tiến hành 2 kỳ trong năm (đầu năm và cuối năm) có sự phối hợp giữa các phòng chức năng : Phòng kế toán, Phòng KCS, Phòng Vật tư nhằm phát hiện những hư hao, thiếu hụt kém phẩm chất của từng nguyên vật liệu để trình Giám đốc cho ý kiến chỉ đạo kịp thời. Do đặc thù sản xuất của công ty là sản xuất theo đơn đặt hàng nên để quá trình sản xuất được diễn ra theo đúng tiến độ công ty luôn phải dự trữ nguyên vật liệu ở mức dộ hợp lý so với trọng tải con tàu cần đóng. Trong quá trìng làm sản phẩm thì thông tin về nguyên vật liệu luôn phải đầy đủ kịp thời và chính xác muốn vậy thì kế toán nguyên vật liệu phải thực hiện: + Ghi chép đầy đủ, tính toán phản ánh chính xác trung thực kịp thời về số lượng, chất lượng và giá thành thực tế nguyên vật liệu nhập kho . + Tập hợp và phản ánh đầy đủ chính xác kịp thời số lượng giá thành nguyên vật liệu xuất kho và chấp hành tốt định mức tiêu hao. + Phân bổ hợp lý giá trị nguyên vật liệu sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh . + Tính toán và phân bổ chính xác giá trị nguyên vật liệu tồn kho, phát hiện kịp thời nguyên vật liệu thiếu thừa, kém phẩm chất để công ty có biện pháp sử lý. 2.1.2. Phân loại nguyên vật liệu Với đặc điểm như trên thì việc sử dụng sao cho hiệu quả ,hợp lý là một vấn đề khó khăn,Vì vậy việc phân loại là biện pháp tốt nhất góp phần giải quyết vấn đề này.Trên cơ sở đặc điểm nguyên vật liệu cùng yêu cầu quản lý chung và công dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh công ty đã phân loại nguyên vật liệu thành những loại sau: *Nguyên vật liệu chính:Là đối tượng chủ yếu của công ty khi tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm góp phần cấu thành cấu thành nên thực thể con tầu. nguyên vật liệu chính bao gồm:tôn và thép hình chiếm khoảng 90%. *Nguyên vật liệu phụ:Tuy không cấu thành nên thực thể con tàunhưng có tác dụng hoàn thiện hơn về hình dáng bề ngoài của con tầu.Nguyên vật liệu phụ bao gồm:các loại sơn , ô xy, gas, que hàn. *Nhiên liệu:Công ty thường dùng các loại nhiên liệu như:xăng A92, A76, dầu nhờn A90, dầu diezen, các loại mỡ. *Phụ tùng thay thế:Là các chi tiết máy móc dùng thay thế cho các máy móc mà công ty đang sử dụng. *Phế liệu thu hồi:Là các loại tôn, thép hình, sắt còn lại sau quá trình sản xuất kinh doanh. Trên cơ sở phân loại nguyên vật liệu Công ty đã lập bảng danh điểm nguyên vật liệu như sau: Bảng 2: Đơn vị:Công ty Cổ phần Đóng tầu Hà Nội Địa chỉ: Thanh trì - Hà Nội. Sổ danh điểm vật tư Danh điểm Tên quy cách, chất lượng VL Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Ghi chú nhóm Danh điểm ……… TK152 TK1521 TK 1522 TK 1523 ……….. ……………………. 1521.01 1521.02 1521.03 1521.04 1522.01 1522.02 1522.03 1522.04 1523.01 1523.02 1523.03 1523.04 …………………… …………………… Nguyên vật liệu Nguyên vật liệu chính Tôn tấm CT3 5 ly Nga Tôn tấm CT3 7 ly Nga Thép tròn f 28 VN Thép L50x50VN Nguyên vật liệu phụ Sơn Ô xy gas que hàn Nhiên liệu Xăng A92, A76 Dầu nhờn A90 Dầu diezen các loại mỡ ………………………. ……. kg kg kg kg kg kg kg kg lít lít lít lít lít ……… ………… 4.000 4.000 4.000 4.000 …………… …….. 2.1.3-Đánh giá nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần Đóng tầu Hà nội. Do doanh nghiệp có nhiều loại vật liệu, giá cả thường xuyên biến động nghiệp vụ nhập xuất vật liệu diễn ra thường xuyên nên việc hạch toán giá thực tế trở nên phức tạp tốn nhiều công sức và nhiều khi không thực hiện được. Do đó việc hạch toán hàng ngày công ty sử dụng giá hạch toán. Với đặc điểm hoạt động nhập xuất không nhất quán về mặt thời gian nên công ty tính giá nguyên vật liệu như sau: *Với giá nguyên vật liệu nhập kho: Trường hợp mua ngoài bao gồm: giá mua ghi trên hoá đơn gồm cả thuế nhập khẩu nếu có cộng (+) với các chi phí thu mua thực tế như vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, chi phí thuê kho thuê bãi, tiền phạt, tiền bồi thường,… (không kể thuế GTGT) *Với giá nguyên vật liệu xuất kho: Công ty sử dụng giá hạch toán: + Đối với nguyên vật liệu nhập kho ghi theo 2 loại giá là giá hạch toán và giá thực tế. + Nguyên vật liệu xuất trong kỳ chỉ ghi theo giá hạch toán(bảng 1). + Cuối kỳ sau khi tính được giá hạch toán thì kế toán nguyên vật liệu tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế dựa trên cơ sở hệ số giá thực tế và giá hạch toán. Giá hạch số lượng Đơn giá toán nguyên = nguyên vật liệu * hạch vật liệu xuất kho xuất toán Giá thực Giá hạch toán Hệ số tế nguyên vật = nguyên vật * giá nguyên vật liệu xuất kho xuất liệu Trong đó: + Công thức xác định hệ số giá: Hệ số Chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán NVL, + Giá thực tế của NVL nhập kho trong kỳ Giá thực tế của NVL tồn đầu kỳ = Giá hạch toán của NVL nhập kho trong kỳ Giá hạch toán của NVL tồn đầu kỳ + VD: Trong tháng 1/2006 có chứng từ nhập – xuất tôn tấm như sau: + Tồn đầu kỳ:5000 kg + Phiếu nhập kho số 01 ngày 2/1/2006, công ty nhập kho 10.000 kg tôn tấm Ct3 5 ly nga, đơn giá 4200đ. + Phiếu xuất kho số 01 ngày 3/1/2006, công ty xuất kho 5000 kg. Căn cứ vào các phiếu này kế toán ghi: Giá hạch toán nguyên vật liệu xuất=5000*4000=20.000.000 đ 10.000*4200 5000*4200 + Hệ số lệch giữa thực tế và giá hạch toán NVL 1,05 = = + 10.000*4000 5000*4000 , 21.000.000 = 20.000.000 * 1.05 = Nguyên vật liệu xuất kho theo giá thực tế 2.2. TỔ CHỨC KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY Để hạch toán chi tiết vật liệu, Công ty áp dụng phương pháp sổ số dư. Đầu năm phòng kế toán căn cứ vào số tồn kho của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cuối năm trước để mở thẻ kho theo từng danh điểm vật liệu và giao cho thủ kho. * Về nguyên tắc: - Ở kho chỉ hạch toán số lượng Kế toán chi tiết vật liệu chỉ theo dõi tình hình xuất- tồn của từng nhóm vật tư về giá trị. *Trình tự phương pháp sổ số dư: Thẻ kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Sổ số dư Phiếu nhập kho Sổ tổng hợp Bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn Phiếu xuất kho Phiếu giao nhận chứng từ xuất Ghi chú:Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu: * Hạch toán ở kho: Hàng ngày khi nhận được các chứngtừ nhập – xuất, thủ kho căn cứ vào các phiếu nhập, phiếu xuất hợp lệ hợp pháp để ghi số lượng vật tư thực nhập thực xuất vào thẻ kho. Định kỳ 5 ngày thủ kho phải tập hợp toàn bộ các chứng từ nhập- xuất kho phát sinh theo từng vật liệu, công cụ dụng cụ quy định sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho Kế toán kèm theo các chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu. Cuối tháng thủ kho phải ghi số lượng vật liệu tồn kho theo từng danh điểm vật liệu vào số dư. Số dư được Kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trước ngày cuối tháng khi ghi sổ xong thủ kho phải gửi về phòng Kế toán để kiểm tra và tính tiền. * Tại phòng Kế toán Định kỳ 5 ngày nhân viên Kế toán xuống kho kiểm tra hướng dẫn việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ, Kế toán kiểm tra và tính giá (giá hạch toán) theo từng chứng từ, tổng cộng số tiền ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ, đồng thời ghi số tiền vừa tính được của từng nhóm vật liệu (nhập riêng, xuất riêng) vào bảng luỹ kế nhập – xuất – tồn kho vật liệu. Bảng này được mở cho từng kho mỗi kho một tờ được ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập - xuất vật liệu. Tiếp đó cộng số tiền nhập – xuất trong tháng đưa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm vật liệu. Số dư này được dùng để đối chiếu với số dư trên sổ số dư (trên sổ số dư tính bằng cách lấy số lượng tồn kho (x) theo giá hạch toán. * Trình tự ghi sổ kế toán tháng 1/2006 như sau: Đầu năm Kế toán mở thẻ kho và giao cho các kho: (số dư đầu năm căn cứ vào số dư cuối năm trước). Các lần nhập xuất được lấy số liệu ở trên phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Thẻ kho là chứng từ để thủ kho đối chiếu nới số liệi trên sổ chi tiết 2.2.1.Các chứng từ cần ở công ty là: -Hóa đơn mua hàng -Phiếu nhập kho -Sổ đề nghị lĩnh vật tư -Phiếu xuất kho -Thẻ kho -Phiếu giao nhân chứng từ nhập – xuất Mọi trường hợp nhập-xuất vật liệu, công cụ dụng cụ đều phải tuân thủ theo những quy định riêng của doanh nghiệp. +Thủ tục nhập kho: Căn cứ vào “hoá đơn bán hàng” của bên bán có xác nhận nhập đủ hàng của thủ kho Công ty và đã được phòng KC._.