Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần chế biến nông sản thực phẩm xuất khẩu Hải Dương

, giá cả và chất lượng. Một trong những yếu tố cạnh tranh giúp doanh nghiệp cạnh tranh hiểu quả trên thị trường đó chính là giá cả và chất lượng sản phẩm. Giá cả phải chăng, chất lượng sản phẩm tốt sẽ giúp cho sản phẩm cạnh tranh được trên thị trường. Một yếu tố đầu vào có ảnh hưởng to lớn tới chất lượng sản phẩm cũng như giá cả của sản phẩm đó chính là nguyên vật liệu. Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào quan trọng, đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành liên tục, nó là yếu tố tiền đề tạo nên hình thái vật chất của sản phẩm. Chi phí sản xuất nguyên vật liệu lại chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nên việc sử dụng và bảo quản nguyên vật liệu và sử dụng hợp lý các nguồn lực đầu vào sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể hạ giá thành sản phẩm cũng như nâng cao được chất lượng sản phẩm. Vì vậy, doanh nghiệp cần phải sử dụng các công cụ quản lý hiệu quả trong đó kế toán nguyên vật liệu giữ vai trò quan trọng. Kế toán nguyên vật liệu cung cấp những thông tin cần thiết về tình hình nhập, xuất, tồn của nguyên vật liệu, tình hình bảo quản, sử dụng nguyên vật liệu giúp cho ban lãnh đạo đề ra các biện pháp nâng cao hiệu qủa sử dụng nguyên vật liệu cũng như có biện pháp quản lý, sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý góp phần hạ giá thành sản phẩm và nâng cao chất lượng sản phẩm. Nguyên vật liệu có vai trò cực kỳ to lớn trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Do vậy em đã chọn đề tài "Kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần chế biến nông sản thực phẩm xuất khẩu Hải dương" để làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp của mình. Nội dung luận văn gồm 3 phần: Phần I: Lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu trong Doanh nghiệp sản xuất Phần II: Tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty chế biến nông sản thực phẩm xuất khẩu Hải Dương Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại công ty cổ phần chế biến nông sản thực phẩm xuất khẩu Hải Dương Em xin chân thành cám ơn thầy Chúc Anh Tú đã giúp đỡ và hướng dẫn em hoàn thành bài viết này. Do còn hạn chế về mặt lý luận cũng như kinh nghiệm thực tế nên đề tài này không tránh khỏi thiếu sót. Do vậy em rất mong nhận được sự góp ý giúp cho luận văn của em được đạt kết quả tốt nhất. Em xin chân thành cám ơn! phần một lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 1.1- Khái niệm, đặc điểm nguyên vật liệu( NVL): a- Khái niệm nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất là đối tượng lao động- một trong 3 yếu tố cơ bản để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung b- Đặc điểm của nguyên vật liệu: - Chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất chế tạo sản phẩm và cung cấp dịch vụ. - Khi tham gia vào quá trình sản xuất nguyên vật liệu thay đổi hoàn toàn hình thái vật chất ban đầu và giá trị được chuyển toàn bộ, 1 lần vào chi phí sản xuất kinh doanh. 1.2- Vai trò của nguyên vật liệu trong sản xuất: Trong các doanh nghiệp sản xuất vật chất, chi phí cho các đối tượng lao động thường chiếm tỷ trọng rất lớn trong toàn bộ chi phí và trong cơ cấu giá thành sản phẩm và là một bộ phận sản xuất dự trữ quan trọng nhất của doanh nghiệp. Như vậy xét về mọi mặt ta thấy vị trí của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Việc cung cấp NVL có kịp thời, đầy đủ hay không sẽ ảnh hưởng rất lớn đến kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp. Sẽ không thể tiến hành sản xuất nếu không có đủ NVL. Nhưng khi đã có NVL thì sản xuất có đạt yêu cầu hay không ? Sản phẩm làm ra có khả năng cạnh tranh được hay không ? Để đạt được điều này thì lại phụ thuộc vào chất lượng các NVL đó. Ngoài ra chi phí NVL cũng có ảnh hưởng không nhỏ đến sự biến động của giá thành, chỉ cần chi phí tăng hay giảm 1% cũng đã làm cho giá thành biến động. Điều này ảnh hưởng đến kết quả SXKD của doanh nghiệp. Có thể khẳng định lại rằng NVL đóng vai trò quan trọng trong hoạt động SXKD của doanh nghiệp. Do đó việc tổ chức công tác hạch toán NVL là không thể thiếu ở bất kỳ doanh nghiệp nào. 1.3 - Nguyên tắc kế toán NVL: - Theo quy định hiện nay, doanh nghiệp chỉ được lựa chọn áp dụng 1 trong 2 phương pháp: kê khai thường xuyên hoặc kê khai định kỳA trong quá trình kế toán các loại vật tư, thành phẩm, hàng hoá, các loại hàng tồn kho. - Kế toán nhập xuất tồn kho NVL phải phản ánh theo giá thực tế hoặc còn gọi là giá gốc, là loại giá phản ánh đầy đủ các khoản tiền mà doanh nghiệp phải trả trong quá trình thu mua NVL. Đây là một loại giá có giá trị về mặt thanh quyết toán. - Kế toán NVL phải đồng thời kế toán chi tiết cả về mặt hiện vật và giá trị. Kế toán phải theo dõi chi tiết NVL theo từng kho, từng loại. Việc bố trí, sắp xếp NVL trong kho phải theo đúng yêu cầu và kỹ thuật bảo quản, thực hiện cho công việc nhập xuất và theo dõi kiểm tra. Mặt khác phải xây dựng định mức dự trữ, xác định rõ thời hạn dự trữ tối thiểu, tối đa để phòng ngừa, trường hợp thiếu vật tư phục vụ sản xuất hoặc dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn. Cùng với việc xây dựng định mức dự trữ kế toán phải xây dựng định mức tiêu hao NVL cho từng chi tiết, bộ phận quản lý. - Vào thời điểm cuối năm nếu xét thấy NVL tồn kho có khả năng bị giảm giá so với giá thực tế đã ghi sổ kế toán thì doanh nghiệp được phép lập dự phòng giảm giá. Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho nói chung được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. 1.4 - Nhiệm vụ của kế toán NVL: Để kế toán NVL thì kế toán phải thực hiện các nhiệm vụ sau đây: - Phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến động của các loại vật liệu cả về mặt hiện vật và giá trị, tính toán chính xác giá gốc hoặc giá thành thực tế của từng loại vật liệu nhập, xuất, tồn kho nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý của Doanh nghiệp. - Kiểm tra giám sát tình hình thực hiện kế hoạch thu mua dự trữ và sử dụng từng loại vật liệu để đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp. - Kiểm tra việc chấp hành chế độbảo quản nhập xuất nguyên vật liệu, định mức dự trữ, định mức tiêu hao, phát hiện và đễ xuất biện pháp xử lý vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất, xác định số lượng và giá trị nguyên vật liệutiêu hao. - Tham gia công tác kiểm kê, đánh giá nguyên vật liệu, lập báo cáo về nguyên vật liệu và phân tích tình hình thu mua bảo quản dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu. 1.5- Phân loại nguyên vật liệu: Tác dụng của việc phân loại vật liệu là sắp xếp vật liệu thành các nhóm, các loại theo tiêu thức nhất định để phục vụ cho yêu cầu quản lý vật liệu và phục vụ cho công tác kế toán NVL, mỗi một Doanh nghiệp cần căn cứ vào đặc điểm cụ thể về NVL của Doanh nghiệp mình để phân loại theo những tiêu thức phù hợp, thông thường có cách phân loại sau đây: - Căn cứ vào nội dung, tính chất kinh tế của các loại nguyên vật liệu, người ta chia nguyên vật liệu thành: + Nguyên vật liệu chính: là những vật liệu, những nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sxkd sẽ cấu thành chủ yếu nên thực thể của sản phẩm. Nguyên vật liệu chính khi xuất dùng thì toàn bộ giá trị của chúng sẽ được tính hết vào giá trị của sản phẩm mới tạo ra. +Vật liệu phụ: là các loại vật liệu được sử dụng để làm tăng chất lượng sản phẩm hoặc để hoàn chỉnh sản phẩm hoăc để bao gói sản phẩm. Các loại vật liệu này không cấu thành chủ yếu nên thực thể của sản phẩm. + Nhiên liệu: là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sxkd để phục vụ cho công nghệ sản xuất, phương tiện vận tải, cho công tác quản lý, nó có thể ở dạng lỏng, rắn hoặc khí như xăng dầu, khí ga. + Phụ tùng thay thế: là những VT dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải. +vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là những VT được sử dụng cho công việc XDCB, ví dụ như :các thiết bị cần lắp, các thiết bị không cần lắp, các khí cụ, , các công cụ, các vật kết cấu dùng để lắp đặt các công trình XDCB. +Vật liệu khác: là những vật liệu khác ngoài những vật liệu đã kể trên như phế liệu thu hồi do thanh lý TSCĐ. đTác dụng của việc phân loại: nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý chi tiết cho từng thứ vật liệu. Về mặt kế toán, cách phân loại này có tác dụng cho việc kế toán chi tiết cho từng thứ vật liệu, ví dụ như mở các tài khoản cấp 2 của TK 152, mở các thẻ kho, các sổ kế toán chi tiết cho từng thứ vật liệu. - Phân loại nguyên vật liệu theo nguồn hình thành: chia nguyên vật liệu thành: +Nguyên vật liệu do mua ngoài +Nguyên vật liệu do tự chế +Nguyên vật liệu do thuê ngoài gia công +Nguyên vật liệu do nhận vốn góp liên doanh, liên kết +Nguyên vật liệu do được biếu tặng, viện trợ +Nguyên vật liệu từ các nguồn khác. đTác dụng : về mặt pháp lý giúp cho Doanh nghiệp chủ động có các biện pháp tìm nguồn khai thác, thu mua, dự trữ nguyên vật liệu cho hợp lý. Về mặt kế toán giúp cho việc xác định, đánh giá nguyên vật liệu nhập kho - Phân loại nguyên vật liệu theo mục đích sử dụng:nguyên vật liệu được chia thành: +Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho quá trình sản xuất, XDCB +Nguyên vật liệu dùng cho công tác bán hàng, quản lý Doanh nghiệp +Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác: góp vốn liên doanh, liên kết. đTác dụng: Về mặt quản lý giúp cho các nhà quản lý sử dụng hợp lý, đúng mục đích các loại nguyên vật liệu. Về mặt kế toán cho phép lựa chọn các tài khoản phù hợp để phản ánh đúng mục đích sử dụng nguyên vật liệu. 1.6- Đánh giá nguyên vật liệu: Dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của các loại NVL theo những nguyên tắc nhất định: - Nguyên tắc giá gốc: khi tính giá nhập nguyên vật liệu thì NVL được phản ánh theo giá gốc và tuân thủ theo nguyên tắc giá phí. - Nguyên tắc thận trọng: Nguyên tắc này đòi hỏi trong trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được của NVL thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá trị thuần có thể thực hiện được của NVL là giá ước tính của NVL trong kỳ SXKD bình thường- chi phí ước tính để có được NVL và các chi phí ước tính phục vụ cho việc tiêu thụ NVL. Để thực hiện nguyên tắc thận trọng thì kế toán NVL sẽ trích lập dự phòng. - Nguyên tắc nhất quán: Theo nguyên tắc này việc xác định giá trị hàng tồn kho của NVL trong Doanh nghiệp theo phơng pháp nào thì phải đảm bảo sự nhất quán trong suốt các niên độ kế toán, trong trường hớp có sự thay đổi về phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho của NVL thì phải giải trình lý do của sự thay đổi và trình bày trên bảng thuyết minh Báo cáo tài chính. NVL trong Doanh nghiệp khi đánh giá chúng có thể theo các cách sau đây: *Trong trường hợp nhập NVL theo nguồn hình thành - Trường hợp vật tư được mua ngoài:bao gồm cả mua trong nước và nhập khẩu thì giá gốc của NVL nhập kho sẽ bao gồm: giá mua ghi trên hoá đơn +các khoản thuế không được hoàn lại ( nếu có ) như thuế nhập khẩu, thuế TTĐB, thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp....+ các chi phí thu mua thực tế như chi phí vận chuyển bốc xếp, bảo quản, bảo hiểm, công tác phí của cán bộ mua hàng và khoản hao hụt tự nhiên trong định mức trong quá trình mua VT. +Trường hợp vật tư mua ngoài dùng để SXKD hàng hoá, dịch vụ chịu VAT theo phương pháp khấu trừ thì giá trị nguyên vậ liệu phản ánh được ghi theo giá mua chưa có thuế GTGT, còn số thuế GTGT được khấu trừ thì hạch toán vào TK 133. Còn nếu NVL mua vào dùng để SXKD hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc là không chịu thuế GTGT hoặc dùng vào hoạt động sự nghiệp, phúc lợi, dự án được trang trải bằng các nguồn kinh phí khác thì giá trị của NVL sẽ được phản ánh theo tổng giá thanh toán( tức là bao gồm cả VAT). - Vật tư nhập do tự chế: trong trường hợp này giá vốn của NVL nhập kho sẽ được xác định theo giá thành sản xuất bao gồm các chi phí chế biến để sản xuất ra các NVL đó như : chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung. - Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: trị giá vốn thực tế nhập kho sẽ bao gồm : giá trị của nguyên vật liệu xuất mang đi gia công chế biến + các chi phí thuê ngoài gia công chế biến + chi phí vận chuyển từ Doanh nghiệp đến nơi chế biến và nơi chế biến về Doanh nghiệp. - Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh, góp vốn cổ phần: Trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho sẽ được xác định theo giá của các bên tham gia liên doanh hoặc góp cổ phần đánh giá. - Đối với các phế liệu thu hồi nhập kho: giá vốn được xác định là gía ước tính thu được. *Trong trường hợp xuất vật tư: theo chuẩn mực kế toán số 02, các Doanh nghiệp có thể áp dụng một trong 4 phương pháp sau đây để xác định trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho: - Phương pháp nhập trước- xuất trước ( FIFO ) - Phương pháp nhập sau- xuất trước ( LIFO) - Phương pháp bình quân gia quyền - Phương pháp thực tế đích danh đTrong công tác hạch toán chi tiết đối với NVL ngoài việc sử dụng giá thực tế như đã trình bày ở trên, đối với những Doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ nhập xuất NVL, nhiều chủng loại NVL thì trong công tác hạch toán chi tiết có thể sử dụng phương pháp gía hạch toán để kế toán các nghiệp vụ nhập, xuất NVL, sau đó đến cuối kỳ khi lấy số liệu để trình bày trên Báo cáo tài chính và trên các sổ kế toán tổng hợp thì phải quy đổi từ giá hạch toán về giá thực tế theo phương pháp hệ số giá( đặc biệt là giá xuất). Trên đây là các phương pháp tính giá NVL xuất dùng, mỗi phương pháp đều có nội dung, ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng nhất định. Doanh nghiệp cần phải căn cứ vào đặc điểm hoạt độngSXKD của mình, khả năng trình độ của cán bộ kế toán cũng như yêu cầu quản lý mà vận dụng phương pháp thích hợp. Việc áp dụng phương pháp tính giá xuất thực tế của hàng hoá ở mỗi Doanh nghiệp phải tôn trọng nguyên tắc nhất quán trong hạch toán tức là dùng phương pháp nào thì phải thống nhất với phơng pháp đó trong kỳ kế toán và nếu có thay đổi phải giải trình rõ ràng. 1.7 - Phương pháp kế toán chi tiết NVL: a, Chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho... Mọi hiện tượng kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động SXKD của Doanh nghiệp đều liên quan đến việc xuất, nhập NVL. Việc nhập, xuất này phải lập chứng từ kế toán một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác theo đúng chế độ quy định ghi chép ban đầu về NVL. Một chứng từ kế toán phải chứa đựng tất cả các chỉ tiêu đặc trưng cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nội dung, quy mô của nghiệp vụ, về thời gian và địa điểm xảy ra nghiệp vụ cũng như người chịu trách nhiệm về nghiệp vụ và người lập chứng từ. Hệ thống chứng từ kế toán phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình biến động NVL, là cơ sở để ghi chép trên thẻ kho và sổ kế toán. Để kiểm tra giám sát tình hình nhập, xuất của từng thứ NVL, thực hiện quản lý có hiệu quả, phục vụ đầy đủ nhu cầu về NVL, hệ thống chứng từ kế toán bao gồm: - Phiếu nhập kho: mẫu số 01- VT - Phiếu xuất kho: mẫu số 02- VT - Biên bản kiểm nghiệm VT, công cụ, sản phẩm, hàng hoá: Mẫu số 03 - VT - Phiếu báo VT còn lại cuối kỳ: mẫu số 04- VT - Biên bản kiểm kê VT, công cụ, sản phẩm,hàng hoá:mẫu số 05- VT - Bảng kê mua hàng: mẫu số 06- VT - Bảng phân bổ vật liệu,công cụ dụng cụ: mẫu số 07- VT. Ngoài ra kế toán NVL còn sử dụng các chứng từ có liên quan như phiếu chi, giấy báo nợ, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng... b,Phương pháp kế toán chi tiết NVL: Tại mỗi Doanh nghiệp các phương pháp kế toán chi tiết NVL là khác nhau. Tuỳ thuộc vào phương pháp sử dụng, họ dùng các sổ (thẻ) kế toán sao cho phù hợp. Một số sổ kế toán thường được sử dụng: phương pháp sổ số dư, phương pháp ghi thẻ song song, và phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Đặc biệt trong thực tế người ta áp dụng phương pháp ghi thẻ song song trong điều kiện kế toán maý vì việc ghi chép, phản ánh là đơn giản, dễ thiết kế các bảng biểu trên máy. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển và phương pháp ghi thẻ song song sử dụng giá thực tế trong kế toán chi tiết NVL. Còn phương pháp sổ số dư được áp dụng trong trường hợp Doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để kế toán chi tiết NVL. - Phương pháp ghi thẻ song song: + Nội dung: ãTại kho :Việc hạch toán chi tiết NVLđều được thực hiện trọn vẹn trên thẻ kho. Thẻ kho được mở cho từng loại NVL. Căn cứ vào số lượng chứng từ nhập, xuất kho NVL, thủ kho ghi số lượng thực nhập và thực xuất vào thẻ kho. Cuối tháng hoặc sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất thủ kho phải tiến hành tính hợp lý, lợp lệ, hợp pháp của chứng từ, tính ra số lượng tồn kho và ghi vào thẻ kho một cách cẩn thận.Định kỳ căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho thủ kho tiến hành lập bảng kê nhập- xuất- tồn nguyên vật liệu. ãTại phòng kế toán: kế toán mở thẻ kho, kế toán chi tiết nguyên vật liệu cho từng danh điểm NVL, vật liêụ tương ứng với thẻ kho mở ở kho, thẻ(sổ) này có nội dung tương tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về giá trị, hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được các chứng từ xuất kho, thủ kho chuyển tới nhân viên kế toán vật liệu, nhân viên kế toán phải kiểm tra, đối chiếu ghi đơn giá hạch toán và tính ra số tiền. Sau đó lần lượt ghi chép các nghiệp vụ xuất, nhập vào thẻ kế toán chi tiết có liên quan, cuối tháng tiến hành cộng thẻ và đối chiếu với thẻ kho, các số liệu phải khớp và đúng. Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp N -X-T kho về mặt giá trị của từng loại nguyên vật liệu, ccdc. Số liệu của bảng này được đối chiếu với số liệu của bộ phận kế toán tổng hợp. Ngoài ra để quản lý thẻ kho, nhân viên kế toán mở sổ đăng ký thẻ kho, khi giao thẻ kho cho thủ kho kế toán phải ghi vào sổ. + Cách thức ghi chép:(phụ lục 1) - Phương pháp đối chiếu luân chuyển: +Nội dung: ãTại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép giống như phương pháp ghi thẻ song song. ãTại phòng kế toán: Định kỳ sau khi nhận được các chứng từ xuất nhập kho từ thủ kho, kế toán thực hiện kiểm tra và hoàn thiện chứng từ. Sau đó thực hiện tập hợp các chứng từ nhập xuất theo từng thứ hàng hoá. Sổ đối chiếu luân chuyển được kế toán dùng mở cho cả năm và được ghi một lần vào cuối mỗi tháng. Sổ được dùng để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ hàng vật tư, hàng hoá thuộc từng kho. Sổ theo dõi cả chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu thành tiền, trong cả tháng của hàng nhập, xuất, tồn kho. Mỗi thứ vật tư, hàng hoá được ghi 1 dòng trên sổ kế toán. Sau khi hoàn thành công việc ghi sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán thực hiện đối chiếu số liệu trên sổ này với số liệu trên thẻ kho và số liệu trên sổ kế toán có liên quan nếu cần. + Trình tự ghi chép:( phụ lục 2) - Phương pháp ghi sổ số dư: +Nội dung: ãTại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn NVL về mặt số lượng. Mỗi chứng từ ghi 1 dòng trên thẻ kho. Thẻ được mở cho từng danh điểm vật tư. Định kỳ từ 3 đến 5 ngày sau khi ghi thẻ kho, thủ kho tập hợp tất cả các chứng từ nhập xuất rồi phân loại theo từng nhóm NVL theo quy định. Sau khi phân loại thì lập phiếu giao nhận chứng từ. Phiếu này được lập cho từng loại phiếu: Phiếu nhập riêng, phiếu xuất riêng. Khi đã lập xong phiếu giao nhận chứng từ, thủ kho nộp lại cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất VL. Cuối tháng thủ kho căn cứ vào thẻ kho kiểm tra, ghi số lượng NVL tồn của từng danh điểm vật tư vào sổ số dư. Sổ số dư được mở cho từng kho và dùng cho cả năm trước ngày cuối tháng, kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ. Ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền. Nhân viên kế toán NVLphụ trách kho thì phải thường xuyên hoặc định kỳ xuống kho hướng dẫn hoặc kiểm tra việc ghi chép thẻ và thu nhận chứng từ rồi ký tên vào phiếu giao nhận chứng từ. ãTại phòng kế toán: Nhân viên kế toán NVL nhận được các phiếu nhập và phiếu giao nhận chứng từ tiến hành kiểm tra, đối chiếu với hoá đơn, giấy vận chuyển. Sau đó tính giá của các chứng từ, tổng cộng các chứng từ theo từng nhóm NVL rồi ghi vào cột thành tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ đã được tính giá, kế toán ghi vào bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn kho VL. Bảng này được mở cho từng kho, số cột trong các phần nhập, xuất nhiều hay ít phụ thuộc vào số lần quy định của kế toán xuống kho nhận chứng từ. Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm vật tư. Số dư này được đối chiếu với cột "số tiền" trên sổ số dư. + Trình tự ghi chép: ( phụ lục 3) 1.8 - Kế toán tổng hợp NVL: 1.8.1 Phương pháp kế toán NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên:(áp dụng trong các doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp khấu trừ) Theo phương pháp kê khai thường xuyên người ta sẽ theo dõi một cách thường xuyên liên tục tình hình nhập- xuất- tồn NVL căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho được lập đầy đủ kịp thời để phản ánh vào tài khoản( TK) hàng tồn kho. Các TK hàng tồn kho được sử dụng trong kế toán NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên như sau: -TK 151: "Hàng mua đang đi đường": - TK 152 "Nguyên vật liệu" -Ngoài ta để kế toán NVL kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như: 111, 112, 133,331,621,627,641,642,142,242,241… ăTrình tự kế toán nguyên vật liệu: Được khái quát bằng sơ đồ sau:( phụ lục 4) 1.8.2- Phương pháp kế toán NVL xuất kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ: a.Tài khoản sử dụng: Phương pháp kiểm kê định kỳ không phản ánh thường xuyên liên tục tình hình nhập, xuất kho vật tư, hàng hoá ở các tài khoản hàng tồn kho (152, 153, 156...). Các tài khoản này chỉ phản ánh trị giá vật tư, hàng hoá tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. Hàng ngày việc nhập hàng được phản ánh ở TK 611 "Mua hàng", cuối kỳ kiểm kê hàng tồn kho, sử dụng công thức cân đối để tính trị giá hàng xuất kho theo công thức: Giá trị VL, CCDC xuất = dùng trong kỳ Giátrị VL,CCDC tồn + kho đầu kỳ Tổng giá trị VL,CCDC - tăng trong kỳ Giá trị VL,CCDC tồn kho cuối kỳ Để ghi chép kế toán NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ, kế toán sử dụng các tài khoản sau: - TK 611 "Mua hàng". Tài khoản này dùng để theo dõi tình hình thu mua tăng , giảm NVL, CCDC... theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua). b- Trình tự kế toán nguyên vật liệu: Được khái quát bằng sơ đồ sau: (phụ lục 5) 1.9- Các hình thức ghi số kế toán: Tuỳ theo đặc điểm hoạt động SXKD, yêu cầu về trình độ quản lý của từng doanh nghiệp mà sử dụng hình thức kế toán cho phù hợp, từ đó doanh nghiệp có thể xây dựng danh mục sổ kế toán tương ứng để hạch toán các nghiệp vụ về NVL. Số lượng sổ kế toán và kết cấu mẫu sổ kế toán sử dụng ở doanh nghiệp phụ thuộc vào hình thức kế toán đã lựa chọn. Trong các doanh nghiệp thường sử dụng các hình thức kế toán chủ yếu sau: - Hình thức nhật ký - sổ cái. - Hình thức nhật ký chung. - Hình thức chứng từ ghi sổ. - Hình thức nhật ký chứng từ. Mỗi hình thức sổ kế toán đều có ưu, nhược điểm riêng tương ứng với các điều kiện về quy mô, năng lực cán bộ kế toán... của doanh nghiệp. Đối với mỗi hình thức, kế toán nguyên vật liệu, ccdc sử dụng các sổ kế toán sau: - Hình thức nhật ký chung:nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, nhật ký bán hàng, nhật ký mua hàng, sổ cái TK 152, 133, 331, 621, 627, 131…. - Hình thức nhật ký sổ cái:nhật ký chứng từ số 5, số 6,số 7; Bảng kê số 3, số 4, số 11. - Hình thức chứng từ ghi sổ:các chứng từ ghi sổ, sổ cái TK152, 153, 133, 331. phần hai tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty Cổ phần chế biến NSTP xuất khẩu hải dương 2.1. Đặc điểm chung của công ty chế biến NSTPXK hải dương. 2.2.1- Quá trình hình thành và phát triển của Công ty: Hải Dương là một tỉnh nằm ở trung tâm đồng bằng Bắc bộ, có những điều kiện thuận lợi để phát triển nông nghiệp toàn diện và đang chuyển mạnh sang sản xuất các loại rau quả xuất khẩu có giá trị kinh tế cao như: dưa chuột, ớt, hành, tỏi, củ cải... Ngành chăn nuôi cũng đang được tỉnh hết sức quan tâm, tạo điều kiện phát triển. Công ty CP chế biến nông sản thực phẩm xuất khẩu Hải Dương là một doanh nghiệp nhà nước đã cổ phần hoá được thành lập theo quyết định số 5509/QĐ-UBND ngày 24/12/2003 của UBND tỉnh Hải Dương ( Tiền thân là Công ty chế biến nông sản thực phẩm xuất khẩu Hải Dương được thành lập năm 1993). Với nhiệm vụ của tỉnh giao là sản xuất, chế biến - xuất khẩu hàng nông sản thực phẩm và tiêu thụ các sản phẩm trong quá trình sản xuất và chế biến. Tên giao dịch quốc tế của công ty là: Hai Duong AGREX CO. (Hai Dương Agricultural and Foodstuffs Processing Import Export Joint-Stock Company). Email : haiduongagrexco@yahoo.com Trụ sở chính : Số 2 Lê Thanh Nghị - Thành phố Hải Dương - Tỉnh Hải Dương. Văn phòng Đại diện Công ty tại Hà Nội :Số 49- Đường Lê Đại Hành- Quận Hai Bà Trưng – Thành phố Hà Nội Công ty có 02 cơ sở sản xuất : - Cơ sở 1: xã Thạch Khôi - huyện Gia Lộc- tỉnh Hải Dương. - Cơ sở 2 : xã Hồng Lạc - huyện Thanh Hà - tỉnh Hải Dương. Người đại diện: Nguyễn Thanh Dâu - Giám đốc Công ty. Công ty là một doanh nghiệp trọng điểm của tỉnh có nhiệm vụ đầu tư, sản xuất chế biến các mặt hàng nông sản thực phẩm phục vụ cho xuất khẩu, góp phần tăng kim ngạch xuất khẩu cho tỉnh, tìm đầu ra cho các mặt hàng nông sản, thực phẩm để từng bước làm thay đổi cơ cấu cây trồng, vật nuôi của tỉnh. Ngoài ra doanh nghiệp còn được phép kinh doanh các mặt hàng lâm sản, vật tư chất đốt, nhập khẩu vật tư, hàng hoá, thiết bị, phương tiện vận tải, vật liệu xây dựng phục vụ các ngành sản xuất, dịch vụ và đời sống. Ngay từ đầu mới Cổ phần hoá, công ty đã khẩn trương củng cố, kiện toàn bộ máy lãnh đạo, tổ chức lao động phù hợp với tình hình thực tế của Công ty, nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường. Một mặt Công ty chú trọng đến công tác thị trường và coi đây là "Chìa khoá vàng" để mở rộng thị trường, mở rộng sản xuất. Công ty cũng hết sức chú trọng đến đầu tư chiều sâu, cải tạo nâng cấp và xây dựng mới các nhà xưởng sản xuất thực phẩm, các khu bể để muối rau quả nhằm chế biến những sản phẩm đảm bảo đủ tiêu chuẩn xuất khẩu. Giữa vòng xoáy của thị trường, Công ty luôn tìm tòi, nắm bắt được những thông tin chính xác về nhu cầu của các ngành khác nên đã có hướng đi đúng đắn và vận dụng các giải pháp kinh doanh tối ưu nhất. Do đó Công ty đã và đang đứng vững trên thị trường, gây được tín nhiệm với khách hàng, các bạn hàng ngày càng quen thuộc với công ty, với những sản phẩm của Công ty. Đạt được điều này là do sự năng động của Ban lãnh đạo cùng với sự nỗ lực vươn lên của các phòng ban và sự đoàn kết nhất trí của toàn thể công nhân viên chức trong công ty. Cho đến nay các mặt hàng xuất khẩu của công ty ngày càng đa dạng về chủng loại và đảm bảo các yêu cầu về thời gian và chất lượng, cụ thể là: Bước vào năm 2006, 2007 được sự quan tâm giúp đỡ của Tỉnh ủy, HĐND, UBND tỉnh và các ngành chức năng, doanh nghiệp đã từng bước củng cố bộ máy tổ chức, củng cố các điều kiện sản xuất, tích cực triển khai các nhiệm vụ SXKD, đa dạng hoá mặt hàng, đa phương hoá thị trường, nhằm tạo ra thị trường mới, mặt hàng mới để bù đắp cho sự suy thoái của một số mặt hàng do biến động của thị trường gây nên. Doanh nghiệp vẫn mở rộng được thị trường, tạo ra việc làm, đảm bảo thu nhập ổn định cho người lao động trong doanh nghiệp. Dù cho có rất nhiều biến động xấu của thị trường và vùng nguyên liệu ( như dịch cúm gà, dịch lở mồm long móng ở gia súc, thời tiết diễn biến phức tạp, thất thường) nhưng doanh nghiệp vẫn đạt được một số kết quả nhất định như sau:(phụ lục 6) Mục tiêu của Công ty trong thời gian tới là đảm bảo việc làm và thu nhập cho công nhân, không ngừng nâng cao trình độ văn hoá nghiệp vụ của cán bộ công nhân viên, mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, từng bước tháo gỡ khó khăn để tiếp tục phát triển không ngừng. Đoàn kết tự tin trong hoàn cảnh nào cũng ủng hộ nhau hoàn thành nhiệm vụ chung của ngành và tỉnh giao. Xây dựng đơn vị vững mạnh, SXKD có hiệu quả, góp phần xứng đáng sức mình vào xây dựng một Hải Dương văn minh giàu đẹp. 2.1.2. Tổ chức bộ máy quản lý và hoạt động SXKD của Công ty: Mỗi loại hình doanh nghiệp đều có một cơ cấu quản lý thích hợp với điều kiện và đặc điểm của mình, cơ cấu tổ chức đó có đặc điểm chung và đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp. Vì vậy để phù hợp với tính chất, quy mô hoạt động, công ty chế biến NSTPXK Hải Dương đã tổ chức bộ máy sản xuất gồm có các phòng ban và xưởng sản xuất như sau: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của doanh nghiệp.(phụ lục 7) Qua sơ đồ tổ chức quản lý của công ty ta thấy bộ máy tổ chức quản lý của doanh nghiệp theo kiểu chức năng. Theo cơ cấu tổ chức này giúp các cấp quản trị điều hành khởi công tác sự vụ, tạo điều kiện sử dụng kiến thức chuyên môn và dễ tìm các nhà quản lý. a, Nhiệm vụ của các phòng ban: - Đại hội cổ đông : + Quyết định phương hướng phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh dài hạn và hàng năm của Công ty. + Thông qua kết quả hoạt động hàng năm của Công ty, thông qua báo cáo quyết toán Tài chính hàng năm. + Quyết định về việc Công ty mua lại cổ phiếu đã phát hành hay phát hành cổ phiếu mới hoặc trái phiếu Công ty. + Thông qua các văn bản quy định về tổ chức và quản lý Công ty, các quy chế nội bộ trong Công ty. + Bầu hoặc bãi miễn các thành viên Hội đồng quản trị.Bầu hoặc bãi miễn Trưởng ban và các thành viên Ban kiển soát. Thông qua các báo cáo và kết luận của Ban kiểm soát. - Hội đồng Quản trị : + Hội đồng quản trị có 05 thành viên là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. + Hội đồng quản trị có 01 Chủ tịch và các uỷ viên. Nhiệm kỳ của Hội đồng quản trị Công ty là 05 năm. + Hội đồng quản trị có các quyền và nhiệm vụ chủ yếu sau đây: * Quyết định chiến lược phát triển của Công ty. * Quyết định phương án đầu tư các dự án phát sinh không quá số vốn Điều lệ. * Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ thông qua hợp đồng mua, bán, cho vay * Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, quy định mức lương và các quyền lợi khác của Giám đốc và các cán bộ quản lý khác gồm: Phó giám đốc, Kế toán trưởng và các chức danh thuộc quyền quản lý của Hội đồng quản trị. * Quyết định cơ cấu tổ chức bộ máy điều hành, ban hành Quy chế quản lý nội bộ Công ty, Quy chế quản lý cán bộ, Quyết định thành lập Công ty con, các xí nghiệp, phân xưởng._.