Kế toán nguyên vật liệu ở Nhà máy Thiết Bị Bưu điện Hà Nội

ế nước ta phát triển mạnh mẽ từng bước tiếp cận với nền kinh tế Thế giới, mở rộng giao lưu và phát triển trên tất cả các lĩnh vực. Bước sang giai đoạn mới - nền kinh tế thị trường - là một thách thức mới đối với nền kinh tế Việt Nam nói chung và hàng ngàn các Doanh nghiệp ở nước ta nói riêng. Thực tế cho ta thấy hàng hầu hết các Doanh nghiệp đều gặp rất nhiều khó khăn. Trước những yêu cầu của nền kinh tế các Doanh nghiệp phải tự khẳng định mình tạo cho mình một chỗ đứng vững chắc trong Xã hội và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của con người. Trong cơ chế mới Kế toán có vai trò đặc biệt quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của các Doanh nghiệp, nó là công cụ phục vụ quản lý kinh tế, gắn liền với hoạt động quản lý. Để quản lý một cách có hiệu quả và tốt nhất đối với các hoạt động sản xuất kinh doanh của các Doanh nghiệp, không phân biệt Doanh nghiệp đó thuộc thành phần, loại hình kinh tế, lĩnh vực hoạt động hay hình thức sở hữu nào đều phải đồng thời sử dụng hàng loạt các công cụ quản lý khác nhau, trong đó kế toán được coi như một cộng cụ hữu hiệu nhất. Cùng với sự phát triển của Xã hội loài người, các hoạt động sản xuất kinh doanh của các Doanh nghiệp ngày càng mở rộng và phát triển không ngừng kéo theo sự thay đổi sâu sắc về hoạt động quản lý và cơ chế quản lý. Kế toán luôn luôn tồn tại và phát triển gắn liền với hoạt động quản lý kinh tế. Do vậy cũng có những cải tiến, đổi mới không ngừng về mọi mặt để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao hơn đối với sự phát triển của nền sản xuất Xã hội. Ngày nay, trong điều kiện nền kinh tế thị trường kế toán được nhiều nhà kinh tế, nhà quản lý kinh doanh và chủ Doanh nghiệp quan niệm như một “ngôn ngữ kinh doanh”, được coi như “nghệ thuật” để ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho việc ra quyết định phù hợp với các đối tượng sử dụng thông tin. Song dù quan niệm như thế nào đi chăng nữa thì kế toán luôn là công cụ quản lý và có vật tư đặc biệt quan trọng trong công tác quản lý Vĩ mô của Nhà nước và Vi mô của Doanh nghiệp. Kế toán đã và đang là công cụ thực sự quan trọng cùng với các công cụ quản lý khác ngày càng được cải tiến và đổi mới, hoàn thiện hơn nhằm phát huy tác dụng để đáp ứng yêu cầu quản lý trong cơ chế thị trường. Một trong những nội dung chủ yếu của công tác kế toán, một khâu quan trọng, một thành phần chính để tạo ra sản phẩm hàng hoá cho Doanh nghiệp đó chính là Nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu là một yêu cầu cần thiết và tất yếu đối với bất kỳ một Doanh nghiệp sản xuất nào bởi lẽ: vật liệu là đối tượng lao động là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành lên thực thể của sản phẩm. Trong quá trình tham gia vào một chu kỳ sản xuất, Nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Do vậy tăng cường công tác quản lý, công tác kế toán Nguyên vật liệu đảm bảo việc sử dụng tiết kiệm và hiệu quả nhằm hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành của sản phẩm có ý nghĩa rất quan trọng. Nhà máy Thiết Bị Bưu Điện Hà - Nội là một Doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tổng công ty Bưu Chính Viễn Thông Việt Nam, được thành lập theo quyết định số: 202/QĐ/TCBĐ ngày 15/3/1995 do Cục Bưu Điện (nay là Tổng công ty Bưu Chính Viễn Thông Việt NamViệt Nam) cấp. Có giấy phép kinh doanh số: 105985 cấp ngày 20/3/1995 do trọng tài kinh tế cấp, có trụ sở chính đặt tại 61 Trần Phú - Ba Đình - Hà Nội, với tên giao dịch đối ngoại “post & telecommunication equipmenp factory (postef)”. Là một trong những cơ sở hạ tầng hàng đầu sản xuất sản phẩm phục vụ cho mạng lưới bưu chính viễn thông trong cả nước. Trong những năm đổi mới nền kinh tế của đất nước Nhà máy đã và đang khẳng định tầm quan trọng của mình. Cũng như các Doanh nghiệp khác Nhà máy luôn tìm tòi áp dụng những biện pháp, phương pháp quản lý và hạch toán kế toán Nguyên vật liệu thích hợp nhằm đem lại hiệu quả cao nhất. Nhận biết được tầm quan trọng của vấn đề trên, qua quá trình học tập ở trường và thời gian tìm hiểu thực tế tại Nhà máy Thiết Bị Bưu Điện cho nên em đã đi sâu nghiên cứu và chọn đề tài: “ kế toán Nguyên vật liệu ở Nhà máy Thiết Bị Bưu Điện hà nội” làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Nội dung của chuyên đề gồm 3 phần chính: Phần I : Những vấn đề lý luận chung về kế toán Nguyên vật liệu ở Doanh nghiệp sản xuất. Phần II : Tình hình thực tế công tác kế toán Nguyên vật liệu ở Nhà máy Thiết Bị Bưu Điện - Hà Nội. Phần III: Một số ý kiến đóng góp nghằm hoàn thiện và nâng cao chất lượng công tác kế toán Nguyên vật liệu ở Nhà máy Thiết Bị Bưu Điện - Hà Nội. Ngoài ra còn có lời nói đầu, kết luận, mục lục và danh mục các tài liệu tham khảo. Kế toán Nguyên vật liệu là một vấn đề hết sức khó khăn và phức tạp mà giải quyết nó không phải chỉ có kiến thức cơ bản về lý luận, năng lực cá nhân mà còn phải có nghiệp vụ chuyên môn, kinh nghiệm thực tế. Với trình độ của một sinh viên Trường Cao Đẳng thuộc khối kinh tế còn đang ngồi trong giảng đường học tập và nghiên cứu thì kiến thức về kế toán không thể nói là không có. Tuy nhiên khối lượng kiến thức còn rất hạn hẹp, kinh nghiệm thực tế của một kế toán trong các Doanh nghiệp chưa có, hơn nữa đây là lần đầu tiên tiếp xúc với thực tế, đối tượng nghiên cứu lại rộng và phức tạp trong khi thời gian tìm hiểu thực tế có hạn cho nên chuyên đề của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự giúp đỡ của các thầy, cô giáo, những người có kinh nghiệm và sự góp ý của những người quan tâm để chuyên đề được hoàn chỉnh hơn. phần I Những vấn đề lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất I/ sụ cần thiết phải tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong Doanh nghiệp sản xuất kinh doanh: 1/ Vai trò của vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất: Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm, là đối tượng lao động quan trọng cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm. Với vị trí đó, trong các doanh nghiệp sản xuất chi phí về nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành của sản phẩm; là bộ phận dự trữ quan trọng của doanh nghiệp. Do vậy có thể nói vật liệu không chỉ quyết định mặt số lượng của sản phẩm mà còn quyết định chất lượng của sản phẩm. Nguyên vật liệu đảm bảo chất lượng cao, đúng quy cách chủng loại thì sản phẩm sản xuất ra mới đạt yêu cầu về chất lượng, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội. 2/ Đặc điểm và yêu cầu quản lý vật liệu: 2.1- Đặc điểm của vật liệu: Vật liệu tham gia vào giai đoạn đầu của quá trình sản xuất kinh doanh để hình thành nên sản phẩm mới. Chúng rất đa dạng, phong phú về chủng loại, phức tạp về kỹ thuật. Trong mỗi quá trình sản xuất vật liệu không ngừng chuyển hoá, biến đổi cả về mặt hiện vật và giá trị. + Về mặt hiện vật: Nó chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và được tiêu dùng toàn bộ không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu. + Về mặt giá trị: Giá trị của vật liệu được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. Vật liệu là những tài sản vật chất, tồn tại dưới nhiều trạng thái khác nhau, phức tạp về đặc tính lý, hoá học nên dễ bị tác động của thời tiết, khí hậu và môi trường xung quanh. Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu chiếm tỷ trọng đáng kể trong tổng số tài sản lưu động và trong tổng số chi phí sản xuất để tạo ra sản phẩm thì chi phí vật liệu cũng thường chiếm một tỷ trọng lớn . 2.2.- Yêu cầu quản lý vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất: Một vấn đề đặt ra là phải quản lý vật liệu như thế nào để đảm bảo cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp được thường xuyên, liên tục, vừa có hiệu quả cao vừa đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm? Như đã trình bày, vật liệu xuất hiện ở mọi khâu của quá trình sản xuất, muốn thực hiện được yêu cầu đặt ra thì phải tăng cường công tác quản lý, công tác kế toán vật liệu kể từ khâu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng. Cụ thể như sau : + Đối với khâu mua: Cần quản lý về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách, phẩm chất, giá cả ... Sao cho vừa đảm bảo chất lượng yêu cầu, vừa đảm bảo tiết kiệm chi phí. + Đối với khâu bảo quản: Cần phải đảm bảo theo đúng chế độ quy định phù hợp với từng tính chất lý hoá của mỗi loại vật tư. + Đối với khâu dự trữ: Xác định và phản ánh chính xác số lượng và giá trị vật liệu tồn kho, kiểm tra việc chấp hành các định mức dự trữ vật liệu, tổ chức bảo quản và thực hiện các thủ tục nhập kho, xuất kho, phát hiện kịp thời mức độ và nguyên nhân thừa thiếu, ứ đọng, hư hỏng, mất phẩm chất của vật liệu, bảo đảm cho quá trình sản xuất không bị gián đoạn và đọng vốn. + Đối với khâu sử dụng: Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lượng, giá trị vật liệu khi xuất kho, vật liệu thực tế tiêu hao trong sản xuất, phân bổ cho các đối tượng sử dụng, góp phần kiểm tra tình hình thực hiện các định mức tiêu hao sử dụng vật liệu, sao cho sử dụng hợp lý và tiết kiệm nhất. Tóm lại, quản lý chặt chẽ vật liệu từ khâu thu mua tới khâu bảo quản, sử dụng và dự trữ là một trong những nội dung quan trọng trong công tác kế toán Nguyên vật liệu nói riêng và trong công tác kế toán, quản lý tài sản nói chung. Bởi quản lý chặt chẽ Nguyên vật liệu không chỉ giữ vật tư quan trọng trong sản xuất mà nếu thực hiện nó sẽ giúp cho Doanh nghiệp hoàn thành, hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất, kế hoạch giá thành, kế hoạch tài chính và kế hoạch phân phối... 3/ Nhiệm vụ kế toán và nội dung tổ chức kế toán vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất: 3.1- Nhiệm vụ kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất: Từ yêu cầu đặt ra đối với việc quản lý vật liệu, Nhà nước ta đã có nhiều chính sách chế độ về quản lý vật tư ở tất cả các khâu và xác định nhiệm vụ của kế toán vật liệu bao gồm: + Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển bảo quản; tình hình xuất, nhập, tồn kho vật liệu, tính giá thực tế của vật liệu đã thu mua. Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật liệu về các mặt: số lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn ... nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh áp dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán vật liệu, kiểm tra các đơn vị hạch toán phụ thuộc, các bộ phận. Thực hiện đầy đủ các bộ phận ghi chép ban đầu về vật liệu, mở các sổ (thẻ) kế toán vật liệu để thực hiện việc hạch toán vật liệu đúng chế độ, đúng phương pháp quy định nhằm đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán, tạo điều kiện cho công tác chỉ đạo trong phạm vi toàn doanh nghiệp. + Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu, kiểm tra tình hình nhập xuất vật liệu, phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất biện pháp xử lý các hiện tượng thừa thiếu, ứ đọng mất mát, kém phẩm chất của nguyên vật liệu. Tính toán chính xác số lượng, giá trị thực tế của nguyên vật liệu đưa vào sử dụng và số đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh. Phân bổ chính xác giá trị của nguyên vật liệu đã tiêu hao vào các đối tượng sử dụng . + Tham gia kiểm kê nguyên vật liệu, đánh giá vật liệu theo chế độ của Nhà nước đã quy định, lập báo cáo về vật tư, tiến hành phân tích kinh tế về tình hình thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng vật liệu một cách hợp lý trong hoạt động sản xuất kinh doanh, tiết kiệm và hạ thấp chi phí nguyên vật liệu . 3.2-Nội dung tổ chức kế toán vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất: Thực hiện tốt yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán đặt ra thì đòi hỏi quá trình hạch toán vật liệu phải gồm những nội dung sau: + Phân loại và lập danh điểm vật liệu. + Xây dựng các nội quy, quy chế bảo quản sử dụng vật tư. Doanh nghiệp phải có đầy đủ hệ thống kho tàng bảo quản vật liệu. Trong kho phải trang bị đầy đủ phương tiện, các dụng cụ cân đong đo đếm vật tư. Vật tư trong kho phải được xắp xếp gọn gàng, đúng kỹ thuật và thuận lợi cho việc nhập, xuất kho vật tư. Về nhân sự cần phải có một số nhân viên bảo vệ, thủ kho hạch toán tốt ban đầu ở kho. + Xây dựng các định mức vật tư cần thiết: Các định mức dự trữ vật tư tối đa, tối thiểu, các định mức sử dụng vật tư cũng như các định mức hao hụt hợp lý trong vận chuyển, bảo quản. + Tổ chức khâu hạch toán ban đầu bao gồm vận dụng các chứng từ ban đầu và luân chuyển chứng từ cho hợp lý, khoa học. + Tổ chức vận dụng các tài khoản kế toán và hệ thống sổ kế toán tổng hợp một cách thích hợp và khoa học. + Tổ chức công tác kiểm tra, kiểm kê đối chiếu vật liệu, cũng như các báo cáo về tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu. + Tổ chức phân tích về tình hình vật liệu và những thông tin kinh tế. II/ Phân loại, đánh giá nguyên vật liệu trong các doang nghiệp sản xuất. 1/ Phân loại nguyên vật liệu: Muốn tiến hành sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải sử dụng khối lượng lớn nguyên vật liệu bao gồm nhiều thứ, nhiều loại và mỗi loại có vai trò, công dụng kinh tế, đặc điểm khác nhau. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng thứ, từng loại vật liệu phục vụ cho kế toán quản trị, Doanh nghiệp cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu theo những tiêu thức phù hợp. Tuy nhiên, tuỳ thuộc vào từng loại hình Doanh nghiệp cụ thể, thuộc từng ngành sản xuất khác nhau và chức năng của vật liệu trong các hoạt động sản xuất kinh doanh mà vật liệu trong Doanh nghiệp có sự phân chia khác nhau. Song đánh giá tổng quát quá trình hạch toán của các Doanh nghiệp và trong kế toán thì Nguyên vật liệu được chia thành các loại sau đây: 1.1/ Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp: - Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm. Đối với nửa thành phẩm mua ngoài, ngoài mục đích tiếp tục quá trình sản xuất ra sản phẩm hàng hoá cũng được coi như nguyên vật liêụ chính. - Nguyên vật liệu phụ: Vật liệu phụ chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm, không cấu thành nên thực thể của sản phẩm nhưng có tác dụng nhất định nhằm kết hợp với nguyên vật liệu chính, làm tăng chất lượng nguyên vật liệu, nâng cao chất lượng và hoàn thiện sản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ cho sản xuất, cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật cho việc bảo quản, bao gói sản phẩm. - Nhiên liệu: Bao gồm các loại ở thể lỏng, khí, rắn như xăng dầu, than củi, ga... để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. - Phụ tùng thay thế: Bao gồm các phụ tùng, các chi tiết dùng để thay thế sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải. - Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại thiết bị, phương tiện lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản của doanh nghiệp. - Phế liệu: Là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm như gỗ vụn, thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định. Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết, cụ thể của từng loại doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại được chia thành nhóm, từng thứ quy cách riêng rẽ. 1.2/ Căn cứ vào mục đích, công dụng và yêu cầu của kế toán quản trị: - Nguyên vật liệu trực tiếp: Dùng cho sản xuất và chế tạo sản phẩm. Nguyên vật liệu chính trực tiếp cấu thành nên thực thể của sản phẩm. - Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác: Phục vụ, quản lý ở các phân xưởng, tổ, đội sản xuất cho nhu cầu bán hàng, quản lý doanh nghiệp... 1.3/ Căn cứ vào nguồn hình thành: - Nguyên vật liệu do mua ngoài. - Nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến. - Vật liệu do nhận vốn góp liên doanh của các đơn vị khác ... Tóm lại : Trong doanh nghiệp việc phân loại nguyên vật liệu còn chi tiết, tỷ mỉ hơn nữa theo yêu cầu quản lý riêng. Để đáp ứng yêu cầu ấy việc hạch toán vật liệu trong doanh nghiệp cần phải mở “sổ danh điểm vật tư” . Nội dung kết cấu của sổ danh điểm vật tư như mẫu sau: sổ danh điểm vật tư Nhóm Ký hiệu, danh điểm vật liệu Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu ĐVT Đơn giá HT Ghi chú 152.1 1521.01 1521.02 ........ 152.2 1522.01 1522.02 ........ 152.9 1529.01 1529.02 ........ 2/ Đánh giá nguyên vật liệu: Đánh giá vật liệu là thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực và thống nhất. Về nguyên tắc, vật liệu là tài sản dự trữ thuộc tài sản lưu động nên phải được đánh giá theo giá của vật tư mua sắm, gia công chế biến. Tức là giá trị của vật tư phản ánh trên sổ kế toán tổng hợp, trên các bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác phải theo giá thực tế. Song do đặc điểm của vật liệu có nhiều chủng loại, thường xuyên biến động trong quá trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu của công tác kế toán vật liệu phải phản ánh kịp thời hàng ngày tình hình biến động và số hiện có của nguyên vật liệu, nên trong công tác kế toán vật liệu còn có thể đánh giá theo giá hạch toán. 2.1- Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế : a/ Giá thực tế vật liệu nhập kh : Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của vật liệu được xác định như sau: - Với nguyên vật liệu mua ngoài: Trị giá thực tế của nguyên vật liệu mua ngoài bao gồm: giá mua ghi trên hoá đơn (bao gồm các khoản thuế phải nộp (nếu có) cộng (+) với các chi phí thu mua thực tế (bao gồm chí phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm... nguyên liệu, vật liệu từ nơi mua về đến kho của doanh nghiệp, công tác phí của cán bộ thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập và số hao hụt tự nhiên trong định mức nếu có). Thuế phải nộp ở đây có thể nói là thuế nhập khẩu hoặc các loại thuế khác, chẳng hạn thuế giá trị gia tăng (VAT) theo phương pháp trực tiếp. - Với nguyên liệu, vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến: Giá thực tế bao gồm giá thực tế xuất kho gia công chế biến và các chi phí gia công chế biến (chi phí gia công trực tiếp chế biến + chi phí sản xuất chung). - Với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Trị giá thực tế là giá thực tế vật liệu xuất thuê ngoài gia công chế biến cộng với các chi phí vận chuyển, bốc dỡ đến tận nơi thuê chế biến và từ nơi đó về doanh nghiệp cùng với số tiền phải trả cho đơn vị nhận gia công chế biến theo hợp đồng . - Với nguyên vật liệu do nhận góp vốn liên doanh: Giá vốn thực tế là do hội đồng liên doanh đánh giá. - Với phế liệu thu hồi giá thực tế được đánh giá theo giá ước tính (giá thực tế có thể sử dụng được hoặc có thể bán được). b/ Tính giá thực tế (giá vốn) vật liệu xuất kho: Nhằm tính toán, phân bổ chính xác chi phí thực tế về vật liệu đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh trong trường hợp kế toán doanh nghiệp chỉ sử dụng giá trị thực tế của vật liệu, kế toán có thể sử dụng một trong các phương pháp tính giá thực tế của vật liệu xuất kho sau: + Phương pháp tính theo đơn giá thực tế bình quân tồn kho đầu kỳ: Giả thiết số lượng vật liệu tồn kho đầu kỳ là thường xuyên với số lượng lớn. Giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho được tính trên cơ sở số lượng vật liệu xuất dùng và đơn giá bình quân vật liệu tồn kho đầu kỳ. Trị giá thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ = Đơn giá bình quân vật liệu tồn kho đầu kỳ x Số lượng vật liệu xuất kho trong kỳ Trong đó : Đơn giá bình quân vật liệu = Trị giá thực tế của vật liệu tồn đầu kỳ tồn kho đầu kỳ Số lượng vật liệu tồn kho đầu kỳ + Phương pháp tính giá thực tế bình quân tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ: Cũng giả thiết rằng số vật liệu xuất ra bao gồm cả vật liệu tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ. Giá thực tế bình quân vật liệu được xác định như sau : Giá thực tế bình quân = Trị giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ + Trị giá thực tế vật liệu nhập kho trong kỳ vật liệu Số lượng vật liệu tồn kho đầu kỳ + Số lượng vật liệu nhập kho trong kỳ Trong đó : Trị giá thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ (hoặc tồn cuối kỳ) = Giá thực tế bình quân vật liệu x Số lượng vật liệu xuất kho trong kỳ + Phương pháp tính theo giá thực tế đích danh: Giả thiết rằng đối với một số doanh nghiệp mà đơn giá vật liệu rất lớn, như các loại vàng bạc đá quý, các chi tiết của ôtô, xe máy mà có thể nhận diện được từng thứ, từng nhóm hoặc từng loại theo từng lần nhập kho và giá thực tế thì có thể dùng phương pháp này. Giá thực tế vật liệu xuất kho được căn cứ vào đơn giá thực tế vật liệu nhập kho theo từng lô, từng lần nhập và số lượng theo từng lần xuất kho. + Phương pháp nhập trước, xuất trước: Giả thiết rằng những vật liệu đã nhập kho trước là những vật liệu xuất ra trước, vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ gồm những vật liệu được nhập vào sau cùng. Theo phương pháp này ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập, sau đó căn cứ vào số lượng xuất tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: Tính theo đơn giá thực tế nhập trước đối với số lượng xuất kho thuộc lần nhập trước, số còn lại được tính theo đơn giá thực tế các lần nhập sau: Trị giá thực tế vật liệu xuất dùng = Trị giá thực tế đơn vị vật liệu nhập kho theo từng lần x Số lượng vật liệu xuất dùng trong kỳ thuộc số lượng từng lần nhập trước đó + Phương pháp nhập sau, xuất trước: Giả thiết rằng những vật liệu đã nhập kho sau là những vật liệu xuất ra trước và những vật liệu tồn kho cuối kỳ là những vật liệu được nhập vào đầu tiên. Theo phương pháp này ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập, nhưng khi xuất sẽ căn cứ vào số lượng xuất và đơn giá thực tế nhập kho lần cuối sau đó mới đến lần nhập trước để tính giá thực tế xuất kho. Trị giá thực tế vật liệu xuất dùng = Trị giá thực tế vật liệu nhập kho theo từng lần nhập sau x Số lượng vật liệu xuất dùng trong kỳ thuộc số lượng từng lần nhập trước đó . Hai phương pháp nhập trước xuất trước và nhập sau xuất trước có ưu điểm là hạch toán đúng giá trị từng lô hàng, phù hợp với yêu cầu công tác bảo quản vật liệu tại kho, nhưng lại khó khăn cho việc hạch toán chi tiết. 2.2- Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán: Giá hạch toán là giá quy định thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp và được sử dụng trong thời gian dài. Giá hạch toán của nguyên vật liệu có thể là giá mua vật liệu tại một thời điểm nào đó hoặc xác định theo giá kế hoạch được xây dựng. Hàng ngày, căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán phải đánh giá tình hình xuất nhập nguyên vật liệu theo giá hạch toán, cuối kỳ tính đổi giá hạch toán sang giá thực tế thông qua hệ số giá. Hệ số giá nguyên vật liệu được xác định như sau : Hệ số giá = Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ Vật liệu Giá hạch toán vật liệu tồn kho đầu kỳ + Giá hạch toán vật liệu xuất kho trong kỳ Từ đó xác định giá thực tế của vật liệu xuất kho : Giá thực tế của vật liệu xuất kho trong kỳ = Giá hạch toán vật liệu xuất kho trong kỳ x Hệ số giá vật liệu Tuỳ theo yêu cầu và trình độ quản lý, hệ số giá vật liệu có thể được tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu. Việc tính hệ số giá và chuyển đổi giá vật liệu được thực hiện trên bảng kê số 3. III/ Kế toán chi tiết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất: Vật liệu là một trong những đối tượng kế toán các loại tài sản cần được tổ chức hình thức chi tiết không chỉ về mặt giá trị mà cả về mặt hiện vật, không chỉ theo từng kho mà phải chi tiết theo từng loại, thứ, nhóm... và phải được tiến hành đồng thời ở cả kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập - xuất kho. Các Doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở sổ kế toán chi tiết và lựa chọn, vận dụng phương pháp kế toán chi tiết vật liệu cho phù hợp nhằm tăng cường công tác quản lý tài sản nói chung và công tác kế toán vật liệu nói riêng. 1/ Chứng từ kế toán chi tiết nguyên vật liệu sử dụng: Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT Ngày 01 /01 /1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán về nhập, xuất vật liệu bao gồm: - Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT) - Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03-VT) -Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 08-VT) - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (Mẫu 02-BH) - Hoá đơn cước phí vận chuyển (Mẫu 03-BH) Ngoài ra tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế, hình thức sở hữu khác nhau có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như phiếu xuất vật tư theo hạn mức ( Mẫu 04-VT), biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu 05-VT); phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( Mẫu 07-VT) ... 2/ Hạch toán chi tiết vật liệu : Hạch toán chi tiết vật liệu là việc ghi chép hàng ngày tình hình biến động về số lượng, giá trị, chất lượng của từng thứ, từng loại vật liệu của doanh nghiệp. Hạch toán chi tiết vật liệu được tiến hành ở kho và ở phòng kế toán. 2.1- Các sổ chi tiết vật liệu sử dụng: Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ(thẻ) kế toán chi tiết như sau : - Sổ (thẻ) kho - Sổ(thẻ) kế toán chi tiết vật liệu - Sổ đối chiếu luân chuyển. - Sổ số dư Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên còn có thể sử dụng các bảng kê nhập- xuất- tồn kho vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng và kịp thời. 2.2- Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Căn cứ vào đặc điểm của từng doanh nghiệp mà có thể áp dụng một trong ba phương pháp sau để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. a/ Phương pháp ghi thẻ song song: + Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình xuất- nhập- tồn hàng ngày theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho được mở theo từng kho, từng thứ vật liệu. Định kỳ thủ kho gửi thẻ kho lên phòng kế toán (hoặc kế toán xuống kho nhận). + Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ( thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu để ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Về cơ bản sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu có kết cấu giống như thẻ kho nhưng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song được mô tả bằng sơ đồ sau: Thẻ kho (1) (1) Chứng từ nhập (3) Chứng từ xuất (2) (2) Sổ kế toán chi tiết (4) Bảng tổng hợp nhập -xuất -tồn Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu b/ Phương pháp sổ đối chiếu luân chuển: + Tại kho: Được thực hiện như phương pháp ghi thẻ song song. + Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu cho từng kho dùng cho cả năm. Sổ đối chiếu luân chuyển chỉ ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán lập các bảng kê nhập, bảng kê xuất. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và giá trị. Trình tự hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp này như sau: Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất (2) (4) (2) Bảng kê nhập Bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Ghi chú : Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Kiểm tra, đối chiếu. c/ Phương pháp “sổ số dư”: + Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn vật liệu về mặt số lượng. Cuối tháng phải ghi số tồn kho đã tính được trên thẻ kho (về mặt số lượng) vào sổ số dư. + Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ số dư cho từng kho dùng cho cả năm để ghi số tồn kho của từng thứ, từng loại nguyên vật liệu vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị. Căn cứ vào chứng từ nhập- xuất kế toán lập bảng kê nhập, bảng kê xuất để ghi chép tình hình nhập, xuất hàng ngày hoặc định kỳ. Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất, lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất, rồi từ các bảng kê luỹ kế này lập bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn kho theo từng nhóm, từng loại vật liệu (theo chỉ tiêu giá trị). Cuối tháng khi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên kế toán căn cứ vào số tồn kho về số lượng mà thủ kho đã ghi ở sổ số dư và đơn giá hạch toán để tính ra giá tồn kho của từng thứ, từng nhóm, từng loại nguyên vật liệu (theo chỉ tiêu giá trị) để ghi vào cột số tiền ở sổ số dư. Việc kiểm tra đối chiếu được tiến hành vào cuối tháng, căn cứ vào cột số tiền tồn kho cuối tháng trên sổ số dư để đối chiếu với cột số tiền tồn kho trên bảng kê tổng hợp nhập- xuất- tồn của kế toán tổng hợp. Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết theo phương pháp này được mô tả qua sơ đồ sau : Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Bảng kê nhập Bảng kê xuất Sổ số dư Bảng luỹ kế nhập Bảng luỹ kế xuất Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn Ghi chú : Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Kiểm tra, đối chiếu. IV/ Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu: 1/ Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên: Đây là phương pháp mà kế toán phản ánh một cách thường xuyên liên tục và có hệ thống tình hình hiện có và sự biến động của vật tư trong doanh nghiệp. Một số tài khoản sử dụng: + TK 152 “ Nguyên liệu, vật liệu”: Tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế. Tài khoản 152 có thể được mở thành các tài khoản cấp 2, cấp 3 để theo dõi kế toán chi tiết theo từng loại, từng thứ nguyên vật liệu phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu của doanh nghiệp: TK152.1: Nguyên vật liệu chính. TK 152.2: Nguyên vật liệu phụ. TK 152.3: Nhiên liệu. TK152.4: Phụ tùng thay thế . TK152.5 : Thiết bị xây dựng cơ bản. TK152.8 Vật liệu khác. + TK 151 “ Hàng mua đang đi đường”: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại vật tư, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán, nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng đang đi đường đã về nhập kho. + TK 331 “ Phải trả cho người bán”: Tài khoản này được sử dụng để phản ánh theo quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán, người nhận thầu về các khoản vật tư, hàng hoá lao vụ, dịch vụ. Ngoài ra, kế toán tổng hợp nguyên vật liệu còn sử dụng một số tài khoản như: TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. TK 111- Tiền mặt. TK 112- Tiền gửi ngân hàng. TK 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. TK 627- Chi phí sản xuất chung. TK 641- Chi phí bán hàng. TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp. TK 141- Tạm ứng. TK 133- Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trong một doanh nghiệp b._.ao gồm: kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu và kế toán tổng hợp giảm nguyên vật liệu. Vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất tăng do nhiều nguồn khác nhau: do mua ngoài, do tự chế hoặc thuê ngoài gia công, do nhận vốn góp của các đơn vị, cá nhân khác. Còn giảm chủ yếu do các nghiệp vụ xuất kho dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm, cho nhu cầu phục vụ và quản lý doanh nghiệp để góp vốn liên doanh với các đơn vị khác, nhượng bán lại và một số nhu cầu khác. Trong các Doanh nghiệp sản xuất, các nghiệp vụ nhập - xuất kho vật liệu phát sinh thường xuyên nhất là trong các Doanh nghiệp có qui mô vừa và lớn, khối lượng, chủng koại vật liệu nhiều và đối tượng sử dụng cũng rất đa dạng. Trong trường hợp này nếu Doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán đề hạch toán thì việc sử dụng bảng “tính giá thực tế vật liệu “ là rất cần thiết. Bảng tính giá thực tế vật liệu (TK 152) Tháng.. .. năm.. .. Các TK 152 chỉ tiêu 1521 1522 1523 .. .. HT TT HT TT HT TT 1. Số dư đầu tháng. 2. Số phát sinh (nhập) trong tháng. Chi tiết các sổ và TK liên quan. 3. Cộng số dư đầu tháng và số phát sinh trong tháng. 4. Hệ số giá. 5. Xuất trong tháng. 6. Số dư cuối tháng. Bảng tính giá thực tế vật liệu được lập hàng tháng và vật liệu xuất dùng cho các đối tượng trong tháng được thực hiện trên bảng phân bổ sau: Bảng phân bổ Nguyên vật liệu Tháng .. .. năm.. .. Ghi có TK TK 152 Ghi nợ TK 1521 1522 .. Cộng TK 152 (đối tượng sử dụng) HT TT HT TT HT TT 1. TK 621: CF NVL(chi tiết theo từng ĐT cụ thể) 2. TK 622: CFSX chung( # ). 3. TK 154: CFSXKD dở dang. ( # ). 4. TK 641: CF bán hàng. 5. TK 642: CF QLDN. .. .. .. .. .. Cộng: Bảng phân bổ Nguyên vật liệu cũng được lập hàng tháng. 2/ Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ: Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi, phản ánh thường xuyên liên tục tình hình nhập xuất vật liệu, công cụ, hàng hoá, thành phẩm trên các tài khoản tồn kho tương ứng. Các tài khoản kế toán sử dụng: + Theo phương pháp này, các tài khoản 152, 151 không được dùng để theo dõi tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu trong kỳ mà chỉ để kết chuyển giá trị thực tế vật liệu, hàng mua đang đi đường đầu kỳ, cuối kỳ vào tài khoản 611 “ Mua hàng”. + Tài khoản 611- “Mua hàng” dùng để phản ánh giá trị thực tế của một số vật tư, hàng hoá mua và xuất dùng trong kỳ. Tài khoản 611 - “Mua hàng” không có số dư và mở thành 2 tài khoản cấp 2 là: - TK 611.1 - Mua nguyên liệu, vật liệu - TK 611.2 - Mua hàng hoá Ngoài ra kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp này cũng sử dụng các tài khoản liên quan khác như phương pháp kê khai thường xuyên. Theo phương pháp này, trị giá xuất kho của vật liệu được tính như sau: Trị giá xuất kho = Trị giá tồn đầu kỳ+ trị giá nhập trong kỳ- Trị giá tồn cuối kỳ 3/ Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong kế toán tổng hợp vật liệu: Theo chế độ kế toán hiện hành ở nước ta có bốn hình thức sổ sách kế toán dùng để kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất, đó là : - Hình thức “ Nhật ký sổ cái “ - Hình thức “ Chứng từ ghi sổ “ - Hình thức “ Nhật ký chứng từ “ - Hình thức “ Nhật ký chung “ Mỗi một hình thức kế toán có một hệ thống sổ sách riêng, trình tự hạch toán riêng thích hợp với từng đơn vị cụ thể và có ưu nhược điểm khác nhau. Khi vận dụng hình thức kế toán nào cần phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, tính chất hoạt động, yêu cầu quản lý, quy mô của doanh nghiệp, trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán để áp dụng cho thích hợp. Phần ii Tình hình thực tế về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy thiết bị Bưu điện Hà nội. I/ Đặc điểm, tình hình chung của Nhà máy thiết bị Bưu điện: 1.Quá trình hình thành và phát triển của nhà máy Nhà máy Thiết Bị Bưu Điện - Hà Nội là một Doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tổng Công ty Bưu Chính Viễn Thông Việt Nam được thành lập từ năm 1954 với tên gọi ban đầu là: Nhà máy Thiết Bị Bưu Truyền Thanh, có nhiệm vụ sản xuất và lắp ráp các sản phẩm phục vụ cho ngành Bưu Điện và dân dụng. Trong giai đoạn này sản phẩm chủ yếu của Nhà máy bao gồm: loa truyền thanh, điện từ nam châm và một số thiết bị thô sơ khác. Đến năm 1967, do yêu cầu phát triển của đất nước Tổng cục Bưu điện đã tách Nhà máy thiết bị truyền thanh ra thành bốn nhà máy trực thuộc: Nhà máy 1, Nhà máy 2, Nhà máy 3 và Nhà máy 4 . Đầu những năm 1970, khi đất nước hoàn toàn được giải phóng và thống nhất. Lúc này kỹ thuật thông tin Bưu điện đã phát triển lên một bước mới đòi hỏi ngành Bưu Điện phải có chiến lược đầu tư theo chiều sâu, nâng cấp mạng thông tin phục vụ sự thích ứng mới của nhà máy cả trong cung cấp sản phẩm và hoạt động. Tổng cục Bưu đện lại sát nhập nhà máy 1, 2, 3 thành một Nhà máy để đáp ứng việc cung cấp các sản phẩm và hoạt động trong thời kỳ mới. Sản phẩm cung cấp đã bước đầu được đa dạng hoá với kỹ thuật cao bao gồm: Các loại thiết bị hữu tuyến, vô tuyến, thiết bị truyền thanh và thu thanh, một số sản phẩm chuyên dùng cho cơ sở sản xuất của ngành và một số sản phẩm dân dụng khác. Tháng 2 năm 1986 do yêu cầu của Tổng Cụa Bưu Điện Nhà máy lại một lần nữa tách thành 2 Nhà máy: - Nhà máy Thiết Bị Bưu Điện 61 Trần Phú - Ba Đình - Hà Nội. - Nhà máy vật liệu điện từ loa nam châm đóng ở Thanh Xuân - Đống Đa - Hà Nội. Bước vào thập kỷ 90, thập kỷ của sự phát triển về khoa học kỹ thuật công nghệ, đặc biệt là trong lĩnh vực thông tin. Nhà máy phải đương đầu với rất nhiều khó khăn, nhu cầu của thị trường ngày càng cao đòi hỏi ở tầm cao nhất về chất lượng sản phẩm. Điều này đóng vật tư quyết định đến khối lượng sản xuất, tác động đến quy mô của Nhà máy. Mặt khác do có sự chuyển đổi của nền kinh tế chuyển từ cơ chế kế hoạch hoá tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường đã ảnh hưởng không nhỏ đến sự tồn tại và phát triển của Nhà máy, đánh dấu cột mốc của sự chuyển đổi nền kinh tế nói chung và của nhà máy nói riêng. Trước yêu cầu bức thiết của tình hình mới, để tăng cường lực lượng sản xuất cũng như khả năng cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường trong nước và Quốc tế, tháng 3 năm 1993 Tổng cục Bưu điện lại một lần nữa quyết định nhập hai nhà máy trên thành Nhà máy thiết bị Bưu điện. Hiện nay, trên phạm vi cả nước hầu hết tất cả các Doanh nghiệp, các Bưu Điện huyện... đều sử dụng sản phẩm của Nhà máy. Để đáp ứng nhu cầu đòi hỏi cao của thị trường Nhà máy đã không ngừng mở rộng quy mô sản xuất cả về chiều rộng và chiều sâu, đổi mới máy móc thiết bị, nâng cao tay nghề công nhân và trình độ nghiệp vụ của cán bộ quản lý, mở rộng thị trường trong và ngoài nước (hiện nay Nhà máy mới chỉ có 1 trụ sở chính (gồm 2 cơ sở) đặt tại Hà Nội và chi nhánh đặt tại Thàng Phố Hồ Chí Minh và Đà Nẵng). Trong quan hệ với nhà cung cấp đầu vào nhà máy luôn phấn đấu là một khách hàng đáng tin cậy. Nhà máy đã và đang tiếp tục mở rộng mối quan hệ không chỉ với các nhà cung cấp nguyên vật liệu trong nước mà cả với các nhà cung cấp nước ngoài nhằm đảm bảo đầu vào đáp ứng được tính kỹ thuật cao cho sản phẩm. Cụ thể là các nhà cung cấp đầu vào trong nước gồm có: Công ty vật tư tổng hợp (gồm: kim khí, nhựa, hoá chất...), Công ty Nhựa, Viện máy và công cụ... Còn các nhà cung cấp nước ngoài gồm có rất nhiều công ty của các nước trên thế giới và nhập chủ yếu là các thiết bị điện thoại, các nguyên liệu sản xuất như: Công ty Siemen-Đức, Alanchia-Pháp, Erisson, Alphatel, Motorola-Mỹ, Kolen, Tory,Deawo của Hàn quốc, Quang Đông-Trung Quốc, ... Để hướng tới một mạng lưới Bưu Chính Viễn Thông mang tính chất toàn cầu hoá phục vụ người tiêu dùng Nhà máy tiến hành đa dạng hoá sản phẩm bằng một số nhiệm vụ cơ bản sau: - Sản xuất các sản phẩm chủ yếu cho Viễn thông như: Máy điện thoạt các loại ( máy điện thoại ấn phím, máy điện thoại di động, máy Fax, máy Pabx); Thiết bị đo, Thiết bị đấu nối, các thiết bị đầu cuối khác. - Sản xuất một số sản phẩm phục vụ ngành Bưu chính: dấu bưu chính, dấu nhật ấn, máy in cước, máy xoá tem, cân điện tử, kìm niêm phong, ... - Sản xuất những sản phẩm phục vụ công nghiệp: chế biến, khung công tơ ba pha, loa nén và sản phẩm để xuất khẩu như : giá để Toux, công tơ. Trải qua bao thăng trầm trong lịch sử phát triển của mình, dù đã phải tách ra nhập lại nhiều lần và có những lúc tưởng như phải đóng cửa. Nhưng với quyết tâm của các cán bộ công nhân viên trong Nhà máy cũng như sự lãnh đạo tài tình của các nhà quản lý, Nhà máy đã thoát khỏi bế tắc, luôn cố gắng giữ vững và ổn định sản xuất, vươn lên và phát triển mạnh mẽ như hiện nay. Là một trong tám thành viên thuộc khối công nghiệp của Tổng Công Ty Bưu Chính Viễn Thông Việt Nam, Nhà máy hạch toán độc lập, tự chủ trong sản xuất kinh doanh và để thuận tiện cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Nhà máy đã mở tài khoản tại Ngân hàng Công Thương khu vực Ba Đình: TK 710A.0009 - 710B. 0009 VND và TK 3001.101.001.009 USD và có giấy phép kinh doanh xuất - nhập khẩu do Bộ thương mại cấp số 1031004. Với số vốn kinh doanh ban đầu của Nhà máy là 2.439 triệu đồng nhưng tính đến cuối năm 1999 vốn kinh doanh của Nhà máy đã lên tới 196.385 triệu đồng, một con số không nhỏ thể hện sự phát triển đi lên không ngừng của Nhà máy về cả chiều rộng và chiều sâu. Ta có thể nhận thấy khả năng phát tiển của nhà máy qua một số chỉ tiêu thực tế đạt được trong những năm gần đây như sau: TT Chỉ tiêu ĐVT 1996 1997 1998 1999 1 Doanh thu 1.000 117.299.842 139.557.971 160.000.000 145.000.000 2 Lợi nhuận ,, 1.520.995 3.688.398 4.320.000 8.560.000 3 TN bq người/tháng ,, 864 1.033 1.299 1.280. 4 Tổng số lao động Người 458 523 560 460 5 Tổng quỹ lương 1.000 4.749.632 6.481.455 8.732.517 7.068.000 6 Nguyên giá TSCĐ ,, 18.739.161 34.770.986 45.000.000 59.229.019 7 Nguồn vốn SXKD ,, 8.935.880 21.106.604 28.500.000 27.420.109 8 Các khoản nộp NS ,, 5.005.222 7.048.784 8.187.159 7.891.567 - Thuế doanh thu ,, 1.873.415 2.504.517 2.871.371 3.124.784 - Thuế lợi tức ,, 532.348 1.180.287 1.382.400 1.228.728 - Thuế vốn ,, 140.467 134.316 190.000 160.000 - Thuế XNK ,, 1.864.352 2.218.438 2.543.388 2.341.793 - Nộp khác ,, 594.640 1.011.226 1.200.000 1.036.262 Bảng trên cho ta thấy lợi nhuận của Nhà máy không ngừng tăng cao, đóng góp cho nguồn thu ngân sách Nhà nước năm sau nhiều hơn năm trước, đời sống cán bộ công nhân viên ngày càng được cải thện rõ rệt. Một chặng đường hơn 40 năm tồn tại và phát triển tuy chưa thể coi là dài nhưng cũng không phải là ngắn đối với một Doanh nghiệp Nhà nước. Cơ sở vật chất bề thế hiện nay cùng với sự năng động nhạy bén của ban lãnh đạo chính là nền tảng vững chắc để Nhà máy Thiết Bị Bưu Điện hoàn toàn yên tâm vững bước vào chặng đường phát triển tiếp theo của mình. Trong năm 2000 này, Nhà máy đã đặt ra kế hoạch sản xuất kinh doanh qua một số chỉ tiêu lớn như: - Doanh thu chưa có thuế VAT : 169 tỷ đồng. - Giá trị tổng sản lượng : 169 tỷ đồng. - Các khoản nộp Ngân sách : 4.215 triệu đồng. Trong đó: + Thuế VAT : 3.265 triệu đồng. + Thuế TNDN : 720 triệu đồng. + Thuế sử dụng vốn : 230 triệu đồng. Để đạt được chỉ tiêu đặt ra đồng thời bảo toàn và phát triển vốn, kinh doanh có lãi, giữ gìn vệ sinh môi trường... ngay từ đầu năm Nhà máy đã củng cố tổ chức và quản lý: - Lên kế hoạch đầu tư, kế hoạch sản xuất, kế hoạch vốn liếng và kế hoạch nhập khẩu. - Mở rộng mạt hàng mới như ống nhựa 3 lớp, tủ nhựa Compudit, nguồn cho mạng Viễn thông, điện thoại 901, điều khiển từ xa quạt điện... - Nhà máy đang cố gắng thực hiện ISO 9002 cho dây chuyền sản xuất điện thoại (với khẩu hiệu: “ Chúng tôi cố gắng đón nhận chứng chỉ ISO 9002”), tiếp cận, khai thác công nghệ mới, tăng vòng quay của vốn, tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng và trình độ cán bộ công nhân viên, hoàn thiện các điều lệ và các qui chế của Nhà nước. 2. Chức năng nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà máy: Cơ chế tự hạch toán kinh doanh, cạnh tranh gay gắt như hiện nay, cùng với sự đòi hỏi khắt khe của thị trường về sản phẩm đã buộc Nhà máy phải tìm ra hướng đi cho riêng mình: “Lấy chất lượng sản phẩm là yếu tố sống còn”. - “Chất lượng là nhân tố quyết định đến sự thành công hay thất bại của một Doanh nghiệp. Chính sách chất lượng của Nhà máy Thiết Bị Bưu Điện là cung cấp những sản phẩm điện thoại có chất lượng phù hợp với tiêy chuẩn ngành Bưu Chính Viễn Thông và tiêu chuẩn Viễn Thông Quốc Tế”. Trong sản xuất kinh doanh Nhà máy luôn luôn ton trọng nhu cầu, nguyện vọng của khách hàng và tìm mọi biện pháp để thoả mãn nhu cầu đó. Chính vì vậy Nhà máyđã xây dựng, triển khai hệ thống đảm bảo chất lượng theo kiểu ISO 9002/TCVN, ISO 9002 1996 cho sản phẩm điện thoại. Ban lãnh đạo của Nhà máy yêu cầu toàn thể cán bộ công nhân viên Nhà máy phải nắm vững chính sách chất lượng, cùng nhau hợp tác xây dựng kế hoạch, thực hiện và duy trì hệ thống chất lượng của Nhà máy.- Kế hoạch sản xuất được dựa trên nhu cầu thị trường chứ không còn do Nhà nước giao như trước đây. Nhà máy cũng rất chú trọng đến công tác xây dựng chiến lược tiêu thụ sản phẩm trong nước và tăng cường thâm nhập vào thị trường nước ngoài. II. Đặc điểm qui trình công nghệ và hệ thống tổ chức quản lý, sản xuất của nhà máy. 1- Đặc điểm qui trình công nghệ: Nhà máy Thiết Bị Bưu Điện là một Doanh nghiệp chuyên sản xuất các mặt hàng về Bưu Chính Viễn Thông cho toàn quốc. Do mạng lưới Bưu Chính Viễn Thông của nước khá phức tạp, có sự đầu tư của nhiều nước trên Thế giới như: Pháp, Mĩ, úc... vì vậy sản phẩm của nhà máy sản xuất bao gồm nhiều loại khác nhau điều này đã làm ảnh hưởng tới qui trình công nghệ sản xuất phức tạp, qua nhiều bước công việc. Từ khi đưa nguyên vật liệu vào chế biến đến khi nhập kho thành phẩm là cả một quá trình liên tục, khép kín được phác hoạ qua sơ đồ sau: Sơ đồ qui trình công nghệ của nhà máy. Vật tư Sản xuất Bán thành Phẩm Bán thành phẩm Lắp ráp mua ngoài Thành phẩm Có thể miêu tả sơ đồ trên như sau: Vật liệu từ kho vật tư chuyển đến phân xưởng sản xuất sau đó chuyển sang kho bán thành phẩm (nếu là sản phẩm đơn giản thì sau khâu này trở thành sản phẩm hoàn chỉnh chuyển thẳng tới kho thành phẩm ) tiếp theo chuyển đến phân xưởng lắp ráp, cuối cùng là nhập kho thành phẩm. Suốt quá trình đó có kiểm tra chất lượng, loại bỏ sản phẩm hỏng, sản phẩm không đạt tiêu chuẩn. 2. Đặc điểm hệ thống tổ chức quản lý và sản xuất của nhà máy: Để đáp ứng yêu cầu chuyên môn háo cao và để hoàn thiện cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý sản xuất, hệ thống tổ chức quản lý của Nhà máy được sắp xếp thành từng phòng ban, từng phân xưởng. Hiện nay Nhà máy có khoản 600 lao động. Ban lãnh đạo của nhà máy gồm 1 giám đốc, 2 phó giám đốc, 10 phòng ban chức năng và 10 phân xưởng sản xuất. Giữa các phòng ban đều có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, ban giám đốc thực hiện quản lý vĩ mô, đưa ra quyết định chung chỉ đạo toàn bộ hoạt động của Nhà máy. 2.1/. Ban giám đốc và các phòng ban: * Giám đốc: Là người có nghĩa vụ trong việc quản lý mọi hoạt động của nhà máy và chịu trách nhiệm với Nhà nước và pháp luật về toàn bộ kết quả sản xuất kinh doanh. * Phó giám đốc: Phó Giám đốc Kinh doanh, Phó Giám đốc Kỹ thuật trợ lý cho giám đốc và theo dõi, điều hành các công việc dựa trên quyền quyết định. * Các phòng ban: Hệ thống quản lý theo chức năng (thông qua các trưởng phòng rồi đến từng nhân viên). Có một số rất ít các bộ phận theo phương pháp trực tuyến. Bao gồm: + Phòng đầu tư phát triển: Xây dựng kế hoạch chiến lược ngắn, dài hạn, nghiên cứu cải tiến bổ xung dây truyền công nghệ. + Phòng kỹ thuật: Theo dõi thực hiện các qui trình công nghệ; nghiên cứu chế tạo những sản phẩm mới, tính toán các thông số kỹ thật đưa vào sản xuất. + Phòng kế toán thống kê: Kiểm tra theo dõi mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy; Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày ở nhà máy; Theo dõi cơ cấu vốn và nguồn hình thành nên tài sản của nhà máy. + Phòng vật tư: Lập kế hoạch vật tư, cung cấp nguyên vật liệu và bán sản phẩm trên cơ sở kế hoạch và các hợp đồng ký kết. + Phòng Marketing: Tổ chức tiêu thụ bán sản phẩm; Tiếp xúc với khách hàng; Thăm dò, lập kế hoạch tiêu thụ đáp ứng đúng theo yêu cầu thị trường. + Phòng tổ chức lao động tiền lương: Tổ chức lao động sản xuất, quản lý nhân sự, điều hoà bố trí tuyển dụng lao động. Ngoài ra còn có các nhiệm vụ khác như: Lập các kế hoạch về bảo hộ lao động, điều độ kế hoạch sản xuất +Phòng kỹ thuật: theo dõi thực hiện các qui trình công nghệ, nghiên cứu, cải tiến và chế tạo những sản phẩm mới, tính toán các thông số kỹ thuật đưa váo sản xuất, quản lý và đảm bảo chất lượng sản phẩm. + Phòng hành chính: nghiên cứu, vận dụng các pháp chế, tiếp khách, tổ chức quản lý con dấu của Nhà máy và tiến hành thực hiện các công việc hành chính trong nội bộ Nhà máy. Ngoài ra còn có phòng bảo vệ, phòng kinh doanh điện thoại, phòng điều độ 3 cũng có những chức năng tương ứng. 2.2/. Cơ cấu tổ chức sản xuất và nhiệm vụ của các phân xưởng: Cơ cấu tổ chức của Nhà máy được chia làm nhiều phân xưởng. Các phân xưởng đều có mối quan hệ mật thiết với nhau tạo thành một dây chuyền khép kín và sản xuất hàng loạt hoặc đơn chiếc tuỳ theo từng nhu cầu của thị trường. Mối quan hệ mật thiết với nhau của các phân xưởng được mô tả qua sơ đồ sau: Sơ đồ dây chuyền sản xuất PX1 PX2 PX7 PX3 PX6 PX5 PXPVC cứng PXPVC mềm PX4 PX8 + Phân xưởng 1: Là phân xưởng cơ khí, nhiệm vụ chủ yếu là sản xuất khuôn mẫu sản phẩm cho các phân xưởng khác. + Phân xưởng 2: Nhiệm vụ chính là đột, dập, chế tạo (sơn, hàn) cung cấp cho các phân xưởng khác nhưng vẫn có nhiệm vụ lắp ráp sản phẩm. + Phân xưởng sản xuất số 3 và số 4: Đây là hai phân xưởng cơ khí ở khu vực Thượng đình chuyên sản xuất loa, ngoài ra còn có tổ cuốn biến áp, tổ cơ điện. Nhiệm vụ chung là sản xuất loa từ nam châm. + Phân xưởng 5: Là phân xưởng Bưu chính, sản xuất những sản phẩm Bưu chính như dấu nhật ấn, kìm niêm phong. + Phân xưởng 6: Phân xưởng sản xuất các sản phẩm ép nhựa đúc và các sản phẩm lắp ráp điện dân dụng. + Phân xưởng 7: Phân xưởng chuyên sản xuất và lắp ráp các thiết bị điện tử hiện đại do toàn bộ các lao động trẻ có kỹ thuật điều hành. + Phân xưởng 8: Phân xưởng lắp ráp loa. + Phân xưởng PVC cứng- mềm: Sản xuất ống nhựa cứng - mềm. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất có thể được phác hoạ qua sơ đồ sau đây: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất của Nhà máy thiết bị Bưu điện. Ban Giám đốc Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng vật tổ chức Mar- kỹ kế toán đầu tư hành bảo KD điều tư và keting thuật thống phát chính vệ điện độ LĐTL kê triển thoại 3 PX1 PX2 PX3 PX4 PX5 PX6 PX7 PX8 PXPVC cứng PXPVC mềm Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo. Quan hệ cung cấp. III- Thực trạng Tổ chức công tác kế toán tại Nhà máy Thiết Bị Bưu Điện: 1- Tổ chức bộ máy kế toán: Kế toán là một bộ phận không thể thiếu được đối với bất kỳ một loại hình Doanh nghiệp, quy mô và lĩnh vực sản xuất kinh doanh mà bộ máy kế toán của các Doanh nghiệp được tổ chức sao cho phù hợp với mục đích, yêu cầu về thông tin kế toán của mình. Bộ máy kế toán của Nhà máy Thiết Bị Bưu Điện được tổ chức theo kiểu kết hợp giữa tập chung và phân tán, và để phục vụ tốt hơn cho việc ghi chép, cập nhật, tổng hợp thông tin tài chính kế toán một cách chính xác và nhanh chóng, Nhà máy đã trang bị cho phòng kế toán thống kê máy vi tính, thiết bị văn phòng... khá đầy đủ và hiện đại. Ngay từ đầu khi mới thành lập, Nhà máy đã tiến hành hạch toánhạch toán độc lập. Bộ máy kế toán của Nhà máy có nhiệm vụ thực hiện chức năng theo dõi, kiểm tra mọi hoạt động sản xuất kinh doanh dưới hình thức tiền tệ vốn, theo dõi nguồn hình thành tài sản và sự vận động của tài sản trong nhà máy, hạch toán chi tiết các chi phí trong quá trình sản xuất kinh doanh. Đồng thời đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho ban lãnh đạo nhà máy Phòng kế toán thống kê của Nhà máy 7 người làm việc trực tiếp tại Nhà máy và 9 người làm việc phân tán tại các cơ sở và chi nhánh. Tại Nhà máy bao gồm: 1 kế toán trưởng và 6 kế toán viên đảm nhiệm các phần hành kế toán khác nhau: + Kế toán trưởng (Kiêm trưởng phòng) : Chỉ đạo tất cả các bộ phận kế toán về mặt nghiệp vụ và ghi chép chứng từ ban đầu đến việc sử dụng sổ sách kế toán, chịu trách nhiệm chung về các thông tin do phòng kế toán cung cấp. Thay mặt giám đốc tổ chức công tác kế toán của nhà máy, đồng thời là người trực tiếp thông báo, cung cấp thông tin kế toán tài chính cho ban giám đốc Nhà máy. + Kế toán tổng hợp: Tổng hợp số liệu kế toán, đưa ra các thông tin cuối cùng trên cơ sở số liệu, sổ sách do kế toán phần hành khác cung cấp; đảm nhiệm công việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, đến kỳ báo cáo lập báo cáo tài chính. + Kế toán tài sản cố định và thống kê tổng hợp: Theo dõi biến động của tài sản cố định, kế toán tài sản cố định mở thẻ tài sản cố định cho từng loại tài sản một. Cuối tháng căn cứ vào nguyên giá tài sản phản ánh lên thẻ tài sản cố định, tiến hành trích khấu hao, lập bảng tổng hợp tính và phân bổ khấu hao. + Kế toán vật liệu: có nhiệm vụ phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Tính toán kiểm tra số lượng và giá trị Nguyên vật liệu tồn kho, phát hiện kịp thời Nguyên vật liệu thừa, thiết, kém phẩm chất giúp Nhà máy có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế tối đa thiệt hại có tthể xảy ra. + Kế toán ngân hàng kiêm thủ quỹ: Ghi chép theo dõi và phản ánh thường xuyên việc thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. + Kế toán tiền lương: Theo dõi, ghi chép và tính toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên theo từng hình thức lương sản phẩm hoặc lương thời gian. + Kế toán tiêu thụ hàng gửi bán: phản ánh kịp thời, chính xác tình hình xuất bán, gửi bán sản phẩm, tính toán chính xác các khoản bị giảm trừ và thanh toán với ngân sách các khoản thuế phải nộp. Ngoài ra còn phải tính các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ và xác định kết quả của quá trình tiêu thụ sản phẩm. Các phần hành kế toán trên hoạt động đọc lập nhưng luôn có sự hỗ trợ, bổ sung cho nhau trong công việc và được thể hiện qua sơ đồ sau: Cơ cấu bộ máy kế toán ở Nhà máy Thiết Bị Bưu Điện Kế toán trưởng (kiêm trưởng phòng) Kế toán tổng hợp Kế toán Kế toán Kế toán Kế toán Kế toán TSCĐ và NVL tiền lương tiêu thụ ngân hàng thống kê SL hàng gửi bán 2- Hệ thống sổ kế toán: Hệ thống sổ kế toán của Nhà máy được tổ chức dựa trên đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy, phù hợp với trình độ và yêu cầu quản lý. Hiện nay nhà máy đang áp dụng hình thức “ Nhật ký chung ” . Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ Nhật ký mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức này như sau: - Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào sổ kế toán chi tiết liên quan. - Trường hợp đơn vị có mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3,5,10 ... ngày ) hoặc cuối tháng tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái, sau khi đã loại trừ số trùng lắp do một số nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có ). - Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Trong hình thức kế toán Nhật ký chung, sổ kế toán liên quan đến kế toán nguyên vật liệu gồm có: +/ Sổ Nhật ký chung. +/ Sổ Nhật ký mua hàng. +/ Số cái TK 152, 621, 627 ... +/ Sổ chi tiết TK 152, 621, 331 ... Có thể mô tả hệ thống sổ sách và trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung bằng sơ đồ sau : Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung tại Nhà máy Thiết Bị Bưu Điện Chứng từ gốc: FNK, FXK hoá đơn bán hàng phiếu chi, phiếu thu Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký các TK Sổ (thẻ) kế toán (NK mua, bán hàng) (NK quỹ, Nk tạm ứng) chi tiết (TK 152) Sổ tổng hợp các tài khoản (Sổ tổng hợp TK 152) Sổ cái (TK 152) Sổ tổng hợp chi tiết TK 152 Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Kiểm tra, đối chiếu. 3- Tổ chức áp dụng hệ thống tài khoản: Căn cứ vào quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như các quy định chung về chế độ kế toán mới áp dụng cho các doanh nghiệp do Bộ tài chính ban hành ngày 01/01/1995, Nhà máy đã sử dụng hầu hết các tài khoản trong hệ thống tài khoản ban hành. Tuy nhiên, trong công tác kế toán có một số tài khoản mà nhà máy không sử dụng như: TK 128 - Đầu tư ngắn hạn khác. TK 113 - Tiền đang chuyển. TK 151 - Hàng mua đang đi đường. TK 156 - Hàng hoá. Một số tài khoản khác như: TK 213, TK 228, TK 229, TK 631 ... Ngoài ra, là một doanh nghiệp hoạt động với quy mô lớn, có 3 trung tâm đặt tại 3 miền (Hà nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Đà nẵng), do đó để tiện theo dõi các khoản phải thu nội bộ, tài khoản 136 được chi tiết theo từng trung tâm: TK 136.1 - Phải thu nội bộ trung tâm 1. (Hà Nội). TK 136.2 - Phải thu nội bộ trung tâm 2. (Đà Nẵng). TK 136.3 - Phải thu nội bộ trung tâm 3. (TP HCM). Để huy động được nguồn tài chính cần thiết kịp thời phục vụ sản xuất kinh doanh (nhà máy không chỉ huy động vốn từ ngân hàng). Nhà máy đã năng động trong việc huy động nguồn vốn ngay từ cán bộ công nhân viên, với khoản huy động này doanh nghiệp đã sử dụng các tài khoản như TK 311, TK 341, TK 344. * Báo cáo mà Nhà máy sử dụng là cả 4 báo cáo do bộ tài chính quy định: - Mẫu số B01 - DN: Bảng cân đối kế toán. - Mẫu số B02 - DN: Báo cáo kết quả kinh doanh. - Mẫu số B03 - DN: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. - Mẫu số B09 - DN: Thuyết minh báo cáo tài chính. Báo cáo tài chính Doanh nghiệp được lập trên cơ sở tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán nhằm cung cấp các chỉ tiêu tổng hợp nhất và tình hình tài chính của Doanh nghiệp trong kỳ báo cáo. 4 - Tổ chức chứng từ : Xuất phát từ nhu cầu sản xuất kinh doanh tại nhà máy, công tác tổ chức kế toán được áp dụng ở đây chủ yếu là phân tán. Như trên đã trình bày, quy mô hoạt động của nhà máy lớn, để thuận tiện cho việc theo dõi, hạch toán thì tại mỗi trung tâm có tổ chức hạch toán độc lập. Vào cuối mỗi tháng hoặc cuối mỗi quý các cơ sở đó phải đối chiếu số liệu sổ sách với cơ sở chính ( 61- Trần phú ), kế toán tổng hợp sẽ tổng hợp số liệu và xác định kết quả lỗ lãi của hoạt động sản xuất kinh doanh cho toàn bộ Nhà máy. Có thể nói, hệ thống ghi chép sổ sách của nhà máy vừa mang tính chất phân tán vừa mang tính chất tập trung. Đặc điểm này giúp cho việc tổ chức sử dụng, lưu chuyển chứng từ của nhà máy hợp lý và khoa học hơn nhiều. 5- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Do nguyên vật liệu của nhà máy rất nhiều loại. Sản phẩm làm ra rất đa dạng, phong phú, để hạch toán hàng tồn kho nhà máy áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên. Việc áp dụng phương pháp này giúp cho kế toán nguyên vật liệu có thể theo dõi chính xác về cả số lượng lẫn giá trị vật liệu xuất kho được phân bổ cụ thể, thuận lợi, tuy nhiên không tránh khỏi nhược điểm là phải mất nhiều thời gian, công sức trong hạch toán, lưu chuyển và đối chiếu sổ sách giữa các bộ phận. IV/ thực trạng kế toán nguyên vật liệu ở Nhà máy thiết bị Bưu điện - hà nội: 1.Đặc điểm về Nguyên vật liệu và công tác tổ chức Nguyên vật liệu Nhà máy: Nguyên vật liệu của Nhà máy chủ yếu là các loại nhựa để sản xuất vỏ điện thoại, các loại thép, Inox để sản xuất các sản phẩm linh kiện khác phục vụ cho việc sản xuất các sản phẩm của ngành Bưu Chính như: thùng thư, tủ hộp đầu dây... Ngoài các Nguyên vật liệu trên Nhà máy còn sử dụng một số Nguyên vật liệu có tính chất kỹ thuật cao dùng cho sản xuất sản phẩm mang tính kỹ thuật cao của ngành Bưu Chính Viễn Thông như: cân điện tử... Nguyên vật liệu này hầu như đề nhập từ nước ngoài. Nói chung Nguyên vật liệu của Nhà máy không có những đặc điểm đặc biệt nhưng phần nào cũng mang đặc thù của ngành Bưu Chính Viễn Thông. Xuất phát từ những đặc điểm nêu trên về quy mô sản xuất nên yếu tố đầu vào (ở đây là Nguyên vật liệu) cũng ngày càng đa dạng và phong phú hơn cả về số lượng, chất lượng, quy cách và chủng loại. Trong điều kiện hiện nay, việc đáp ứng đầy đủ về nguyên vật liệu ấy không chỉ đơn thuần là nhập từ các nhà cung cấp trong nước mà cả với nhà cung cấp nước ngoài để đáp ứng tính kỹ thuật cao cho sản phẩm (thường là những loại nguyên vật liệu thuộc lĩnh vực điện tử viễn thông mang tính chất khoa học kỹ thuật cao) Đáp ứng kịp thời cho nhu cầu sản xuất kinh doanh chính của nhà máy, ngay từ công tác tổ chức tiếp nhận vật tư, nhà máy có bộ phận tổ chức tiếp nhận nhanh chóng, chính xác cả số lượng, chất lượng, chủng loại vật tư theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật quy định tạo điều kiện cho việc hoàn thành kế hoạch, nâng cao việc sử dụng nguyên vật liệu, làm giảm chi phí và hạ thấp giá thành sản phẩm. Bên cạnh đó, để thuận tiện cho việc quản lý, nhà máy đã sử dụng 5 kho để lưu trữ vật liệu. Mỗi kho đều có thủ kho riêng có trách nhiệm theo dõi vật liệu về số lượng cũng như chất lượng. Trong công tác hạch toán, mỗi loại vật liệu được phản ánh trên một tài khoản riêng. Thực hiện đầy đủ các quy định về thủ tục nhập, xuất và luân chuyển chứng từ. Tuy nhiên kế toán vật liệu chưa sử dụng đến “ Sổ danh điểm vật tư ” nên việc theo dõi sự biến động của vật tư gặp khó khăn và phức tạp hơn. 2. Phân loại nguyên vật liệu ở nhà máy: Với quy mô sản xuất được mở rộng cả về chiều rộng và chiều sâu, hiện nay nguyên vật liệu được sử dụng trong nhà máy gồm có gần 2.000 loại khác nhau, với đặc điểm, quy cách, chủng loại khác nhau, với vai trò công dụng, đặc tính kỹ thuật khác nhau. Xuất phát từ vấn đề nà._.g vốn lưu động khi các khoản chi phí này tăng nhanh và nhiều hơn trước- Vấn đề là cán bộ lãnh đạo phải có phương pháp vừa giải quyết hợp lý mọi khoản chi phí vừa đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả. 2. Một số nhận xét về công tác kế toán nguyên vật liệu: 2.1- Mặt tích cực trong công tác kế toán nguyên vật liệu: Qua thực tế tiếp xúc và tìm hiểu tình hình hạch toán nguyên vật liệu ở Nhà máy thiết bị Bưu điện, tôi nhận thấy: Nhìn chung công tác hạch toán nguyên vật liệu được tiến hành có nề nếp, chấp hành đúng các quy định, chế độ kế toán của Bộ tài chính ban hành. Các phòng ban, phân xưởng cũng phối hợp chặt chẽ với phòng kế toán đảm bảo công tác hạch toán nguyên vật liệu diễn ra đều đặn, nhịp nhàng phù hợp với điều kiện của nhà máy và đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý, thực hiện tốt phần dự trữ, tập hợp chi phí và tính giá thành. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu áp dụng phương pháp thẻ song song đã đảm bảo được tính thống nhất về phạm vi, phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế giữa kế toán và các bộ phận liên quan. Số liệu ghi chép rõ ràng phản ánh chính xác tình hình hiện có, tăng, giảm và tồn kho nguyên vật liệu. Mặt khác, kế toán vật liệu đã sử dụng các tài khoản kế toán thích hợp theo dõi sự biến động của vật liệu, thực hiện việc cân đối giữa chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết thường xuyên đối chiếu đảm bảo các thông tin chính xác về tình hình biến động của vật liệu. Cụ thể như sau: - Nhà máy đã tổ chức tốt khâu thu mua vật liệu, đảm bảo vật liệu cho sản xuất về số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách, mẫu mã. Nhà máy đã xây dựng được hệ thống định mức sử dụng vật tư đối với từng loại sản phẩm trong một kỳ làm cơ sở cho công tác lập kế hoạch thu mua vật liệu đảm bảo đầy đủ, kịp thời cho quá trình sản xuất được thường xuyên, liên tục và có hiệu quả cao. Đây là một nỗ lực lớn của cán bộ phòng vật tư và các bộ phận cung ứng liên quan khác. Vật liệu mua về được nhập kho, bảo quản và quản lý chặt chẽ, kế toán vật tư và thủ kho đã phản ánh kịp thời và trung thực số liệu nguyên vật liệu mua về trên sổ kế toán. - Mặc dù gặp nhiều khó khăn về cơ sở vật chất, hệ thống kho tàng bảo quản nguyên vật liệu còn ít, trong khi đó lại không chia thành các kho vật liệu chính, vật liệu phụ riêng biệt nhưng nhà máy đã cố gắng bảo quản tốt vật liệu, đảm bảo số lượng, chất lượng cho sản xuất. Các kho vật liệu được bố trí phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất của nhà máy. ... - Tuy nhiên, để phù hợp với sự biến động của nền kinh tế, chế độ kế toán cũng thường xuyên được thay đổi, do đó công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng vẫn xảy ra những tồn tại không thể tránh khỏi. 2.2- Những tồn tại trong công tác kế toán nguyên vật liệu: + Hệ thống sổ kế toán sử dụng: Hiện nay Nhà máy đang vận dụng hệ thống sổ sách kế toán theo hình thức “ Nhật ký chung ”. Theo hình thức này việc ghi chép đơn giản, logic và có hệ thống, giúp cho việc kiểm tra, thanh tra tiến hành dễ dàng, thuận lợi. Các mẫu sổ chi tiết và sổ tổng hợp theo hình thức này có kết cấu đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho công tác hạch toán của kế toán viên. Tuy vậy, kế toán tổng hợp của Nhà máy lại không mở sổ “ Nhật ký chung ” để theo dõi toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ mà chỉ mở các sổ Nhật ký đặc biệt, cuối kỳ căn cứ vào các sổ nhật ký đặc biệt để ghi sổ cái. Về nguyên tắc, các sổ Nhật ký đặc biệt là một phần của sổ Nhật ký chung nên có thể thay thế nhật ký chung. Song trên thực tế, không phải nghiệp vụ kinh tế nào cũng phát sinh nhiều lần trong một kỳ kế toán, ta không nên mở một sổ Nhật ký đặc biệt cho các nghiệp vụ chỉ phát sinh một hoặc hai lần trong kỳ, vì như vậy việc ghi chép sẽ tách riêng ra, rất dễ nhầm lẫn, thất thoát khi tổng hợp số liệu. Hơn nữa, sổ nhật ký đặc biệt chỉ sử dụng đối với những tài khoản chủ yếu mà các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến nó nhiều lần trong một kỳ. Do vậy, việc kế toán tổng hợp không mở sổ “ Nhật ký chung ” làm cho số lượng sổ sách nhiều lên trong khi đó hoàn toàn có thể theo dõi và tổng hợp số liệu trên một sổ duy nhất đó là sổ Nhật ký chung. + Về công tác quản lý vật liệu tại Nhà máy. Với khối lượng vật liệu gần 2.000 loại được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, mỗi loại vật liệu lại có vị trí, vai trò khác nhau trong quá trình cấu thành nên sản phẩm, do vậy việc quản lý bảo quản gặp rất nhiều khó khăn. Trong khi đó nhà máy lại không sử dụng “Sổ danh điểm vật liệu ”, chưa tạo lập bộ mã vật tư để có thể theo dõi dễ dàng chặt chẽ đảm bảo công tác quản lý có hiệu quả, nhất là tạo điều kiện thuận lợi cho việc ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán nguyên vật liệu. + Về công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Như trên đã trình bày, công tác hạch toán chi tiết quá trình nhập- xuất- tồn kho vật liệu tại nhà máy áp dụng phương pháp ghi thẻ song song. Đây là một phương pháp đơn giản, dễ làm tuy nhiên nó chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, sản phẩm, hàng hoá. Nhưng trong mấy năm gần đây quy mô sản xuất của nhà máy liên tục được mở rộng, chủng loại vật tư phong phú, mức độ nhập xuất cao, ở mỗi kho thủ kho quản lý đến hai, ba trăm loại vật tư theo hình thức chuyên dùng. Nếu tiếp tục áp dụng phương pháp này sẽ xảy ra sự ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế toán, khối lượng công việc cồng kềnh, phức tạp hơn. Do đó cần có biện pháp cụ thể để khắc phục tình trạng này. + Về việc ghi chép sổ sách các nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Tại nhà máy khi phát sinh các nghiệp vụ nhập- xuất- tồn kho vật tư, thủ kho tiến hành ghi thẻ và chuyển lên cho kế toán vật liệu. Trong khi đó ở phòng kế toán, nhận được các chứng từ gốc do thủ kho gửi lên, kế toán vật liệu chỉ tiến hành tập trung và phân loại các phiếu trong cả tháng, đến cuối tháng, hoặc định kỳ (15 ngày) mới tiến hành ghi chép vào sổ sách. Khi thực hiện theo phương pháp này công việc thường dồn vào cuối tháng rất bận dộn, có khi còn tồn công việc sang cả tháng sau đó, trong khi đó đầu tháng lại nhàn rỗi. Bên cạnh đó, trong quá trình ghi chép thông thường kế toán chỉ sử dụng sổ chi tiết cho khâu nhập vật liệu, còn phần kế toán chi tiết xuất vật liệu kế toán thực hiện ngay trên máy vi tính theo một hệ thống sổ sách đã được cài đặt sẵn, cuối kỳ tổng hợp số liệu và ghi sổ cái. Làm theo cách này rõ ràng tiết kiệm được thời gian và khối lượng công việc ghi chép, lại loại trừ được các bút toán trùng lặp của cùng một nghiệp vụ, nhưng vấn đề quan trọng đặt ra ở đây là thiếu quan hệ đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết khi cần thiết. + Về việc sử dụng tài khoản kế toán: Theo như quy định của Bộ tài chính ban hành về hệ thống tài khoản kế toán nói chung và với từng phần hành kế toán nói riêng để phản ánh tình hình vật tư hàng hoá đã mua nhưng cuối tháng chưa về nhập kho hoặc đã về nhưng đang làm thủ tục nhập kho, trong trường hợp như vậy kế toán sẽ tiến hành hạch toán vào tài khoản 151- “ Hàng mua đang đi đường ”. Song ở Nhà máy thiết bị Bưu điện, kế toán vật tư không sử dụng tài khoản này. Đây là một vấn đề cần phải được khắc phục để tránh trường hợp phải lưu chứng từ sang tháng sau mới hạch toán, dễ xảy ra trường hợp nhầm lẫn, số liệu không chính xác. + Về công tác kiểm kê nguyên vật liệu ở nhà máy: Do khối lượng nguyên vật liệu nhiều, các thủ kho nhìn chung là chấp hành tương đối tốt các quy định về trách nhiệm với vật tư trong kho nên tại nhà máy công tác kiểm kê chỉ tiến hành mỗi năm một lần vào cuối năm trước khi lập báo cáo quyết toán cuối năm do ban kiểm kê tài sản tiến hành. Tuy làm như vậy là tiết kiệm được thời gian và không gây ra sự xáo trộn nhưng lại không theo dõi, phản ánh được chính xác sự biến động của nguyên vật liệu đáp ứng cho nhu cầu sản xuất và công tác quản lý. Bên cạnh đó, nếu mỗi năm chỉ tiến hành kiểm kê một lần thì trong trường hợp nguyên vật liệu tồn đọng quá nhiều vào cuối kỳ sẽ gây nhiều ảnh hưởng tới quá trình sản xuất kinh doanh của nhà máy. Bởi khi đó nhà máy sẽ phải bỏ ra một khoản chi phí lớn hơn cho công tác bảo quản vật tư, hệ thống kho tàng phải đảm bảo cho vật liệu không bị hư hỏng, mất mát, đáp ứng được đòi hỏi về chất lượng sản phẩm làm ra. Bên cạnh đó, số lượng vật tư tồn lại cuối kỳ nhiều sẽ kéo dài vòng quay của vốn lưu động, gây ảnh hưởng tới kế hoạch sản xuất kinh doanh của cả năm. Do đó nhà máy cần phải lưu ý đến vấn đề này hơn nữa. + Về việc nhập kho phế liệu: Đối với bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nào, vấn đề tiết kiệm nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, vừa đảm bảo được chất lượng sản phẩm theo yêu cầu, vừa giảm được chi phí đầu vào, làm cho giá thành sản phẩm hạ là mối quan tâm hàng đầu của các nhà lãnh đạo. Trong khi đó tất cả các loại phế liệu thu hồi đều có thể tận thu tái chế được. Thực hiện tốt vấn đề này là một cách thức làm giảm chi phí đầu vào cho doanh nghiệp. Mặc dù vậy, ở nhà máy thiết bị Bưu điện vẫn chưa thực sự quan tâm đến vấn đề này, nghĩa là chưa có biện pháp quản lý chặt chẽ đối với việc thu gom và nhập kho phế liệu - Phế liệu thải ra trong quá trình sản xuất vẫn được nhập kho nhưng không có các thủ tục nhập kho cụ thể. Nhiều khi phế liệu không được nhập kho mà chỉ được thu gom lại một góc của phân xưởng, định kỳ (ba- bốn ngày hoặc một tuần), công nhân tiến hành tái chế. Làm như vậy có thể dẫn đến tình trạng mất mát, hao hụt phế liệu, hơn nữa tạo điều kiện cho công nhân không có trách nhiệm cao trong việc sử dụng nguyên vật liệu vào quá trình sản xuất, làm thất thoát một nguồn thu của nhà máy. Do vậy nhà máy nên quan tâm đến vấn đề này hơn nữa. + Về việc đánh giá nguyên vật liệu: Hiện nay nhà máy đang áp dụng phương pháp đánh giá vật liệu xuất kho theo giá hạch toán. Đây là một phương pháp giúp kế toán vật tư hạch toán chi tiết vật liệu xuất kho được dễ dàng, số lượng ghi chép ít hơn nhưng chỉ phản ánh thực tế một cách tương đối. Có nghĩa là trong nhiều trường hợp giá thực tế của nguyên vật liệu chênh lệch nhiều so với giá hạch toán, và khi đó nhà máy lại phải tổ chức một hội đồng đánh giá tài sản để quy định ra một giá hạch toán mới phù hợp hơn. Công việc này không được tiến hành kịp thời sẽ gây khó khăn cho công tác kế toán của kế toán vật tư. Mặt khác, việc tính đổi từ giá hạch toán ra giá thực tế phải sử dụng bảng kê số 3- “ Tính giá thực tế nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ ”, mà trong hình thức kế toán Nhật ký chung không có mẫu sổ cho việc tính giá thực tế của nguyên vật liệu. Như vậy có nghĩa là nhà máy phải kết hợp cả hai hình thức Nhật ký chung và Nhật ký chứng từ, do đó đòi hỏi kế toán vật liệu phải có khả năng vận dụng tốt, chính xác về số liệu ghi chép, tổng hợp số liệu thành thạo .... Trong khi đó để mang tính thống nhất kế toán có thể sử dụng phương pháp khác để đánh giá nguyên vật liệu xuất kho. Nhìn chung, với bất kỳ một doanh nghiệp nào, sự bất cập giữa thực tế và chế độ kế toán quy định là không thể tránh khỏi. Vấn đề đặt ra là trong quá trình vận dụng chế độ vào thực tế kế toán phải biết kết hợp giữa ưu điểm của các hình thức mà không gây ảnh hưởng sai lệch đến số liệu thực tế. ở đây, với những tồn tại nêu ra ở trên, nhà máy nên xem xét và đề ra những biện pháp cụ thể để phù hợp với đặc điểm riêng của mình. II/ Những đề xuất góp phần hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán vật liệu ở nhà máy thiết bị Bưu điện - Hà nội: 1.Tính cấp thiết của việc hoàn thiện công tác hạch toán chi tiết vật liệu . Trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh như hiện nay,đòi hỏi các nhà sản xuất kinh doanh phảilàm mọi cách để đứng vững và phát triển. Đây là vấn đề bao trùm xuyên suốt hoạt động quản lý của những người lãnh đạo doanh nghiệp, nó thể hiện chất lượng của toàn bộ công tác quản lý kinh tế. Hạch toán kinh tế là bộ phận cấu thành của công cụ quản lý,điều hành hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp, đồng thời cũng là công cụ đắc lực cho nhà nước trong quản lý lãnh đạo, chỉ đạo nền kinh tế quốc dân. Trên cơ sở tổ chức đúng đắn và hợp lý công tác kế toánmới cung cấp thông tin kinh tế chính xác và kịp thơì phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo kinh doanh cũng như việc kiểm tra giám đốc việc thực hiện kế hoạch tác nghiệp. Do vậy, để thực hiện đầy đủ các chức năng và phản ánh giám sát mọi hoạt động kinh tế chính trị, kế toán phải được thực hiện theo những qui định cụ thể, thống nhất phù hợp với tính toán khách quan và nội dung yêu cầu của một cơ chế quản lý nhất định. Nguyên tắc cơ bản của hạch toán kinh doanh là lấy thu bù chi, tự trang trải và có lãi. Một trong nhữnh yếu tố nhằm đạt lãi suất cao là tính đúng , tính đủ, tránh lãng phí mất mát vật liệu ... Trong qúa trình sản xuất , góp phần giảm bớt chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, hạ giá thành sản phẩm. Vì vậy, việc nghiên cứu cải tiến ,hoàn thiện công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp là một vấn đề hết sức cần thiết. Để làm được điều đó ta cần chú ý các nguyên tắc sau: Thứ nhất : Kế toán vật liệu phải nắm vững chức năng nhiệm vụ của kế toán chi tiết vật liệu .Trong hạch toán sản xuất kinh doanh, kế toán vật liệu phải đảm bảo cùng lúc hai chức năng phản ánh và giám đốc quá trình nhập, xuất vật liệu nhưng phải nhanh chóng, kịp thời cung cấp các thông tin chính xác phục vụ cho quản lý. Thứ hai : Xuất phát từ đặc trưng cụ thể của doanh nghiệp để tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu một cách hữu hiệu khách quan và tiết kiệm,kế toán phải ghi chép theo đúng qui định và vận dụng đúng nguyên lý vào đơn vị mình. Thứ ba :Kế toán phải căn cứ váo mô hình chung trong hạch toán cũng như những qui định về ghi chép luân chuyển chứng từ để hoàn thiện các sơ đồ hạch toán,ghi chép kế toán . Thứ tư: Bảo đảm nguyên tắc phục vụ yêu cầu của hạch toán chi tiết vật liệu theo thể chế và luật lệ mớivề kế toán mà nhà nước ban hành Sau một thời gian tìm hiểu, nghiên cứu thực tế và phân tích quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà máy, trên cơ sở những kiến thức học tập và nghiên cứu ở trường, kết hợp với những số liệu và cách thức thực hiện đối với phần hành kế toán nguyên vật liệu và những tồn tại đã nêu ở trên, với vốn kiến thức ít ỏi của bản thân em xin mạnh dạn góp một vài ý kiến xung quanh công tác kế toán vật liệu với mục đích phần nào hoàn thiện hơn công tác kế toán tại Nhà máy, nâng cao hơn nữa hiệu quả sản xuất kinh doanh, bảo tồn vốn và phát triển Nhà máy trong mọi tình huống của nền kinh tế thị trường. 2.Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu tại các doanh nghiệp ở Việt Nam. Trong điều kiện một nền kinh tế mới phát triển,khi chuyển từ cơ chế tập trung sang cơ chế thị trường, hầu hết các doanh nghiệp ở Việt Nam đều gặp những khó khăn và dễ dàng rơi vào tình trạng khủng hoảng. Sau một thời gian uốn nắn kịp thời, hầu hết các doanh nghiệp đã có những tiến triển đáng kể song vẫn tồn tại một số hạn chế đặc biệt là về công tác kế toán nguyên vật liệu - cái mà các nhà quản lý cần quan tâm khắc phục trong thời gian tới. 2.1/ Vận dụng đúng trình tự ghi sổ và mẫu của các sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung: Như ta đã thấy trong phần thứ hai của bài viết này, kế toán nguyên vật liệu đã không sử dụng sổ nhật ký chung để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ để làm căn cứ ghi sổ cái, mà chỉ sử dụng các sổ nhật ký đặc biệt và sổ nhật ký các tài khoản. Do vậy, để đảm bảo cho việc ghi chép thống nhất, đúng trình tự kế toán và thuận tiện khi kiểm tra, đối chiếu số liệu, hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán ghi sổ nhật ký chung cho tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Sổ nhật ký chung được mở cho cả năm hoặc một quý (thông thường là một quý ) căn cứ vào sổ nhật ký chung kế toán sẽ nhặt và tổng hợp số liệu của tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài khoản 152 “ nguyên liệu, vật liệu” để ghi vào sổ cái tài khoản 152. Chẳng hạn có thể mở sổ nhật ký chung cho tất cả các nghiệp vụ phát sinh của quý I năm 2000 theo mẫu sau: Số nhật ký chung Quý I năm 2000 Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Đã ghi Số hiệu Số phát sinh Ghi sổ Số Ngày Sổ cái TK Nợ Có Số trang trước chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau Sau khi đã vào sổ Nhật ký chung, kế toán tổng hợp sẽ mở sổ cái cho tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài khoản 152 trong một kỳ kế toán ( thông thường là một quý ). Chẳng hạn căn cứ vào sổ nhật ký chung quý I năm 2000 như ở trên, kế toán lập sổ cái như sau: Sổ cái Quý I năm 2000 Tên tài khoản: Nguyên liệu, vật liệu Số hiệu : TK 152 Ngày Chứng từ Diễn giải Trang sổ Số hiệu Số phát sinh Ghi sổ Số Ngày NKC TK ĐƯ Nợ Có Số trang trước chuyển sang ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng phát sinh quý I /2000 Số dư cuối kỳ 2/ Lập sổ danh điểm vật liệu: Hiện nay, phần lớn các doanh nghiệp sản xuất đều có lượng vật liệu đa dạng và thay đổi hàng ngày nên việc hạch toán đòi hỏi một sự quản lý chặt chẽ. Để phục vụ tốt hơn yêu cầu quản lý vật liệu ,cần phải có những thông tin đầy đủ ,cụ thể về số lượng vật liệu hiện có cũng như tình hình biến động của từng loại được sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đồng thời để tiết kiệm thời gian trong việc đối chiếu giữa kho và phòng kế toán. Kiểm kê và tìm kiếm thông tin về các loại vật tư cần phải được phân chia một cách chi tiết hơn theo tính năng lý học, hoá học, theo qui cách phẩm chất của nguyên vật liệu. Vì vậy,doanh nghiệp cần lập “sổ danh điểm vật liệu “.Đây là sổ tổng hợp các loại vật liệu mà doanh nghiệp đã và đang sử dụng. Theo sổ này vật liệu được theo dõi từng loại, từng thứ, từng nhóm, từng qui cách giúp cho công tác quản lý và hạch toán vật liệu được thống nhất và dễ dàng. Mỗi loại, mỗi thứ, mỗi nhóm vật liệu được quy định một mã riêng, xắp xếp theo một trình tự nhất định để thuận tiện khi cần những thông tin về một thứ, một nhóm, một loại vật liệu nào đó. Mặt khác, nhà máy cần tạo lập bộ mã vật liệu thống nhất để quản lý vật liệu trên máy vi tính được dễ dàng. Vấn đề đặt ra là bộ mã vật liệu phải đầy đủ, hợp lý, không trùng lặp, có dự trữ để bổ xung mã vật liệu mới thuận tiện và hợp lý. Nhà máy có thể xây dựng bộ mã dựa vào những đặc điểm sau: ã Dựa vào loại vật liệu. ã Dựa vào số nhóm vật liệu trong mỗi loại. ã Dựa vào số vật liệu trong mỗi nhóm. ã Dựa vào quy cách vật liệu trong mỗi thứ. Trước đây nhà máy chỉ phân chia nguyên vật liệu ra thành nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ ... mà không quy định theo số hiệu tài khoản. Như vậy rất dễ gây nhầm lẫn và xáo trộn vật tư từ kho này sang kho khác, gây khó khăn cho việc quản lý, bảo quản. Theo em, trước hết nên xây dựng bộ mã vật liệu trên cơ sở các số liệu các số hiệu tài khoản như sau: TK 152.1: Nguyên vật liệu chính: Sắt, thép, Inox, bán thành phẩm mua ngoài, linh kiện điện tử. ... TK 152.2: Nguyên vật liệu phụ: Thuốc, sơn, bột than. ... TK 152.3: Nhiên liệu: Xăng, dầu diezen. ... TK 152.4: Phụ tùng thay thế: Mũi khoan, tazô, đá mài. ... TK 152.5: Vật liệu xây dựng: xi măng, ống nước, thép cỡ nhỏ. ... TK 152.7: Phế liệu: Nhựa vụn, gỗ vụn. ... TK 152.8: Vật liệu khác: Văn phòng phẩm, các loại bao bì, dây gói. Mặt khác, vật liệu tại nhà máy được quản lý theo từng kho do đó Nhà máy cần lập một bộ mã vật liệu thống nhất để quản lý vật liệu cho từng kho trên máy vi tính được dễ dàng.Vấn đề đặt ra là bộ mã vật liệu phải đầy đủ, hợp lý, không trùng lắp, phải có dụ trữ để thuận tiện cho việc bổ sung mã vật liệu mới. Chẳng hạn như: TK 152.1.01: Nguyên vật liệu chính ở kho kim khí. TK 152.1.02: Nguyên vật liệu chính ở kho bán thành phẩm. ..... : ..... TK 152.2.02: Nguyên vật liệu phụ ở kho kim khí. TK 152.2.02: Vật liệu phụ ở kho bán thành phẩm. ..... : ..... ở từng kho ta lại có thể mã hoá chi tiết hơn nữa cho từng loại nguyên liệu, vật liệu cụ thể. Trên cơ sở đó kế toán vật tư mở sổ danh điểm vật liệu như sau: Đơn vị: Nhà máy thiết bị Bưu điện. Địa chỉ: 61- Trần phú. Sổ danh điểm vật tư Số Danh điểm Tên vật liệu ĐVT Đơn giá Ghi TT Nhóm Danh điểm HT chú 152.1.01 NVL chính kho kim khí 152.1.01.1 Đồng 1 ly Kg 4.000 152.1.01.2 Đồng 1,5 ly Kg 4.500 ... ... 152.1.02 NVL chính kho bán thành phẩm 152.1.02.1 Máy điện thoại S1 Cái 170.000 ... ... 152.1.03 NVL chính kho vô tuyến điện 152.1.03.1 Dây điện trở 2 ly Kg 3.500 ... ... “ Sổ danh điểm vật tư ” có thể mã hoá cho tất cả các loại vật liệu ở tất cả các kho của nhà máy. Làm theo phương thức này ở kho có thể quản lý nguyên vật liệu bằng máy vi tính, thuận tiện và chính xác hơn. 3/ Thay đổi phương pháp hạch toán nguyên vật liệu: Để khắc phục những nhược điểm khi áp dụng phương pháp thẻ song song, trên cơ sở những đặc điểm của vật liệu hiện có trong nhà máy, theo em kế toán vật tư nên áp dụng hạch toán chi tiết theo phương pháp sổ số dư. Phương pháp này tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thường xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số lượng chính xác, kịp thời. Theo phương pháp này, ở kho thực hiện việc ghi chép tương tự như phương pháp thẻ song song, chỉ khác ở chỗ là cuối tháng trên cơ số liệu của thẻ kho, thủ kho lập sổ số dư do kế toán chuyển đến. Trên phòng kế toán, kế toán vật liệu chỉ theo dõi sự biến động nhập- xuất- tồn vật liệu về mặt giá trị trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho. Số liệu giữa bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn phải phù hợp với số liệu ghi trên sổ số dư. Trình tự ghi sổ theo phương pháp này đã được mô tả ở phần thứ nhất. ở đây xin đưa ra một số mẫu sổ mà kế toán sử dụng theo phương pháp này: Đơn vị: Nhà máy thiết bị Bưu điện Sổ số dư Kho Thượng đình Quý I năm 2000 Số Danh điểm ĐVT Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 TT SL TT SL TT SL TT 1 152.1.01.0 Kg 200 800.000 100 400.000 150 600.000 2 152.1.01.2 Kg 150 675.000 50 225.000 165 742.500 ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng Đơn vị: Nhà máy thiết bị Bưu điện Bảng luỹ kế nhập- Xuất-tồn Kho : Thượng Đình Quý I năm 2000 Số Danh điểm Tồn đầu Nhập Xuất T ồ TT Kỳ 1đ10 11đ20 21đ30 ồ 1đ10 11đ20 21đ30 ồ n 1 152.1.01.15 10 50 30 60 140 40 40 50 130 20 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng Khi áp dụng phương pháp này đòi hỏi kế toán vật liệu phải có trình độ và tinh thần trách nhiệm cao, thủ kho phải tháo vát trong công việc và phải có trách nhiệm đến cùng về số liệu đưa lên phòng kế toán. 4/ Thực hiện ghi chép thường xuyên vào các sổ kế toán liên quan: Để tránh tình trạng công việc ứ đọng vào cuối tháng trong khi đó đầu tháng kế toán lại nhàn rỗi. Theo em khi nhận được chứng từ của thủ kho chuyển lên, kế toán tiến hành ghi sổ nhật ký chung ngay, sau đó mới ghi vào các sổ nhật ký chuyên dùng và các sổ sách kế toán chi tiết, tránh tình trạng thất lạc chứng từ, và trong trường hợp đột xuất khi yêu cầu của công tác quản lý đòi hỏi về một loại vật tư nào đó hoặc khi có kiểm kê bất thường sẽ cung cấp thông tin nhanh chóng kịp thời. và trường hợp đột xuất khi yêu cầu của công tác quản lý đòi hỏi về một loại vật liệu nào đó hoặc khi có kiểm kê bất thường sẽ cung cấp thông tin nhanh chóng. 5/ Về việc nhập kho phế liệu: Để đảm bảo nguồn thu từ phế liệu nhập kho tái chế cho nhà máy, làm giảm chi phí, hạ thấp giá thành cho sản phẩm làm ra của nhà máy, khi phế liệu được thu gom phòng vật tư tiến hành ghi phiếu nhập kho sau đó thực hiện các bút toán như nhập vật tư. Cụ thể là: Khi phế liệu nhập kho, kế toán ghi bút toán như sau: Nợ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu. Có TK 621: Chi phí sản xuất trực tiếp. Khi xuất kho phế liệu để tái xuất thì lại thực hiện như vật liệu thông thường. 6/ Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp nhập trước, xuất trước Để tránh sự chênh lệch quá xa giữa giá thực tế và giá hạch toán, theo em nên đánh giá vật liệu xuất kho theo phương pháp nhập trước, xuất trước. Khi đó vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽn là những vật liệu nhập vào sau cùng và giá trị của vật liệu xuất dùng được tính theo giá thực tế nhập trước đối với số lượng xuất kho thuộc lần nhập trước, số còn lại được tính theo đơn giá thực tế của các lần nhập sau. Khi áp dụng phương pháp này đòi hỏi kế toán vật liệu phải hiểu biết nghiệp vụ và thành thạo trong từng khâu. Tuy vậy nó lại cho một kết quả xác thực đúng giá trị từng lô hàng, phù hợp với yêu cầu công tác bảo quản tại kho, giảm bớt khối lượng ghi chép và tính toán như bảng kê số 3. 7/ Tăng cường quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu: Để đảm bảo và phát huy kết quả cao trong kinh doanh, nhà máy phải không ngừng mở rộng quy mô sản xuất, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động bằng cách kiểm tra tình hình sử dụng nguyên vật liệu, hàng hoá, số nợ phải thu... có tương ứng với nguồn vốn lưu động và các nguồn khác để trang trải cho tài sản lưu động hay không. Đồng thời phải thường xuyên thu thập thông tin và nhạy bén với sự biến động của giá cả thị trường để kịp thời có quyết định hợp lý điều chỉnh giá hàng tồn kho bao gồm nguyên vật liệu, hàng hoá, sản phẩm dở dang... sao cho phù hợp với thời giá. Đặc biệt vật liệu của nhà máy rất nhiều, đa chủng loại nên việc phân loại chính xác ở các kho tàng là gặp rất nhiều khó khăn. Nhà máy cần xem xét để quản lý vật liệu tốt hơn tránh hao hụt, hư hỏng đặc biệt là những nguyên vật liệu nhập ngoại ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Bộ phận cung ứng vật liệu cần nghiên cứu tìm mua vật liệu sản xuất trong nước thay thế vật liệu nhập ngoại mà vẫn phải đảm bảo không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm và hạ giá thành. Vấn đề này đặt ra đòi hỏi đội ngũ cán bộ công nhân viên nhà máy cần phải năng động sáng tạo kịp thời nắm bắt các yếu tố của thị trường một cách nhanh nhạy, công nhân ở từng phân xưởng phải qua đào tạo cho từng nhành nghề thích hợp với điều kiện sản xuất của nhà máy. Vậy phương hướng ở đây là: Thứ nhất: tuyển chọn tốt các nhân viên kế toán, cung ứng vật tư đòi hỏi phải có trình độ, bằng cấp, trung thực, có thâm niên công tác, đảm bảo việc theo dõi một cách chính xác, tránh thất thoát vật liệu. Thứ hai: nhà máy nên mở các lớp hướng dẫn đào tạo công nhân mới thành công nhân sản xuất lành nghề. Tóm lại, trong từng giai đoạn phát triển, để phù hợp với quy mô sản xuất, yêu cầu quản lý và hạch toán đúng chế độ kế toán quy định, Nhà máy nên nhìn nhận đánh giá một cách chính xác và có biện pháp cụ thể để giải quyết những tồn tại của đơn vị mình. Trên đây là một số ý kiến đóng góp về việc kế toán Nguyên vật liệu mà theo em có thể áp dụng được nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và hoàn thiện công tác kế toán Nguyên vật liệu ở Nhà máy. Tuy chưa phải là tất cả song đây cũng là những tư liệu hiểu biết mà em đã thu thập được trong thời gian thực tập tại Nhà máy. Hơn nữa do sự hạn hẹp về thời gian và tầm hiểu biết nên việc phân tích, đánh giá của chuyên đề chưa thật sâu sắc, biện pháp chưa đầy đủ, hoàn thiện. Song khi viết ra đây bản thân em hy vọng rằng sẽ phần nào giúp ích chi Nhà máy trong thời gian tới. kết luận Đất nước ta đang trong thời kỳ đổi mới, nền kinh tế chuyển dịch theo cơ chế thị trường mà thực tế đặt ra cho mỗi Doanh nghiệp trong giai đoạn này là phải nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh làm sao để đạt được lợi nhuận tối đa. Nhất là trong giai đoạn hiện nay nền kinh tế thị trường càng phát triển thì vấn đề này càng trở lên cấp thiết và từ đó phát sinh ra sự cạnh tranh gay gắt giữa các Doanh nghiệp. Để tồn tại các Doanh nghiệp phải chuyển mình, hoà nhịp với sự thay đổi của nền kinh tế trong nước và Thế giới. Đã qua bao thăng trầm, qua thời kỳ bao cấp lãi Doanh nghiệp hưởng, lỗ Nhà nước bù giờ đây các Doanh nghiệp đã có quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh. Doanh nghiệp nào tổ chức tốt công tác quản lý và kế toán Nguyên vật liệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, tăng cao lợi nhuận Một lần nữa ta khẳng định kế toán vật liệu có tác dụng to lớn trong việc quản lý kinh tế. Thông qua công tác kế toán vật liệu giúp cho các đơn vị sản xuất kinh doanh bảo quản vật liệu an toàn, phòng ngừa các hiện tượng mất mát, lãng phí vật liệu, thiệt hại tài sản của doanh nghiệp, đồng thời góp phần giảm chi phí sản xuất, tăng tốc độ chu chuyển của vốn, tiết kiệm vật tư cho Doanh nghiệp. Nói như vậy để thấy công tác kế toán vật liệu nói riêng và công tác kế toán nói chung phải không ngừng được hoàn thiện hơn nữa, không chỉ ở thời điểm hiện tại mà cả trong tương lai Mang tính khoa học, kế toán đã phát huy tác dụng như một công cụ sắc bén có hiệu lực phục vụ yêu cầu quản lý kinh tế trong điều kiện hạch toán kinh tế độc lập hiện nay. Qua quá trình học tập tại trường và thời gian tìm hiểu thực tế tại Nhà máy Thiết Bị Bưu Điện em đã phần nào nhận thức được ý nghĩa của việc hạch toán Nguyên vật liệu, tiến hàng đi sâu nghiên cứu đề tài: “Kế toán Nguyên vật liệu” mà trên đây em đã trình bày. Trong một chừng mực nhất định chuyên đề đã đưa ra được những nội dung và yêu cầu cơ bản như: - Về lý luận: đã trình bày khái quát các vấn đề cơ bản về kế toán Nguyên vật liệu. - Về thực tiễn: trên cơ sở tìm hiểu thực tế công tác kế toán Nguyên vật liệu tại Nhà máy đã đề xuất những định hướng cơ bản nhằm đổi mới, hoàn thiện công tác kế toán Nguyên vật liệu nói riêng cũng như công tác hạch toán kế toán nói chung. Mục lục lời nói đầu: phần I Những vấn đề lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất I/ sự cần thiết phải tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong Doanh nghiệp sản xuất kinh doanh: II/ Phân loại, đánh giá nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. III/ Kế toán chi tiết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất: IV/ Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu: Phần ii Tình hình thực tế về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy thiết bị Bưu điện Hà nội. I/ Đặc điểm, tình hình chung của Nhà máy thiết bị Bưu điện: II. Đặc điểm qui trình công nghệ và hệ thống tổ chức quản lý, sản xuất của nhà máy. III- Thực trạng Tổ chức công tác kế toán tại Nhà máy Thiết Bị Bưu Điện: IV/ thực trạng kế toán nguyên vật liệu ở Nhà máy thiết bị Bưu điện - hà nội: Phần iii Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiiện và nâng cao chất lượng công tác kế toán nguyên vật liệu ở Nhà máy thiết bị Bưu điện I/ Nhận xét chung về công tác kế toán vật liệu ở Nhà máy thiết bị Bưu điện hà nội. II/ Những đề xuất góp phần hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán vật liệu ở nhà máy thiết bị Bưu điện - Hà nội: kết luận Mục lục ._.