Kế toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH SX & XNK Bao Bì Hà Nội

am. Các doanh nghiệp kinh doanh trong nước đã phải trải qua không ít những thăng trầm. Trước tình hình đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải xác định được hướng đi đúng đắn cho mình để có thể chống chọi được với những bất lợi do biến động kinh tế quốc tế gây ra. Công ty TNHH SX & XNK Bao Bì Hà Nội là một công ty tư nhân nhưng nó cũng không tránh khỏi những tác động này. Công ty chuyên sản xuất các sản phẩm về in ấn từ nguyên liệu giấy như bao bì chất lượng cao, nhãn mác sản phẩm, catalog, tờ rơi, tờ gấp … Do đó khó khăn lớn nhất mà công ty gặp phải đó là sự biến động bất thường của thị trường nguyên vật liệu. Công ty đã cố gắng nỗ lực khắc phục khó khăn để duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Được thực tập tại chính Công ty Bao Bì Hà Nội nơi em đang làm việc đã giúp em cơ hội nắm bắt rõ hơn về cơ cấu tổ chức bộ máy vận hành của công ty, đặc biệt là cơ cấu tổ chức và quản lý của công tác kế toán. Từ những tìm hiểu thực tế đó em đã lựa chọn đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty TNHH SX & XNK Bao Bì Hà Nội” làm nội dung chuyên đề tốt nghiệp của mình. Chuyên đề bao gồm 3 phần chính: * Phần 1: Tổng quan về công ty TNHH SX&XNK Bao Bì Hà Nội * Phần 2: Thực trạng công tác kế toán tại công ty TNHH SX&XNK Bao Bì Hà Nội * Phần 3: Đánh giá thực trạng và một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH SX&XNK Bao Bì Hà Nội Từ những tìm hiểu thực tế tại công ty, em nhận thấy được những tồn tại trong quá trình thực hiện công tác kế toán nguyên vật liệu và đưa ra một số kiến nghị góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán tại đây. PHẦN I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH SX&XNK BAO BÌ HÀ NỘI I. Đặc điểm chung về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH SX&XNK Bao Bì Hà Nội 1.1 Khái quát quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH SX&XNK bao bì Hà Nội được thành lập ngày 05 tháng 08 năm 2003 theo Quyết định số 0102009521/GPTL của Sở KH&ĐT Thành phố Hà Nội do 3 thành viên góp vốn với tổng số vốn điều lệ là 1 tỷ đồng. Giám đốc công ty là người trực tiếp điều hành các hoạt động của công ty chiếm 51% tổng số vốn góp. Công ty thực hiện chế độ hạch toán độc lập, được phép vay vốn, ký kết hợp đồng, có con dấu riêng theo thể thức Nhà nước quy định, được đăng ký theo luật Công ty, có tư cách pháp nhân đầy đủ để mở tài khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại Ngân hàng theo quy định của pháp luật. Ngành nghề kinh doanh chính: sản xuất và kinh doanh các sản phẩm về in ấn từ nguyên liệu giấy như bao bì chất lượng cao, nhãn mác sản phẩm, catalog, tờ rơi, tờ gấp,… Sau 5 năm thành lập và phát triển với cơ sở vật chất ban đầu rất thiếu thốn: thiếu máy móc, thiếu công nhân kỹ thuật lành nghề, phải đi thuê địa điểm và thay đổi địa điểm thường xuyên,… đến nay công ty đã có một hệ thống máy móc tương đối hoàn thiện với đội ngũ công nhân kỹ thuật lành nghề, có thể vận hành những máy móc kỹ thuật hiện đại. Tổng số cán bộ công nhân viên hiện nay là 60 người trong đó nhân viên quản lý là 8người. Hoạt động của công ty ngày càng thu lại nhiều lợi nhuận, tạo điều kiện mở rộng quy mô hoạt động của công ty. Hoạt động kinh doanh mở rộng với hệ thống khách hàng trải rộng trên khắp các địa bàn trong Thành phố Hà Nội cho đến các tỉnh miền trung như Thanh Hoá, Nghệ An… Theo đó chính sách lương thưởng đối cũng được củng cố giúp cho đời sống cán bộ công nhân viên ngày càng được cải thiện tạo điều kiện cho người lao động gắn bó với công ty hơn. 1.2. Tình hình hoạt động của công ty Sau 5 năm thành lập công ty đã đạt được những bước tiến đáng kể trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. 1.1.1. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Kết quả hoạt động của công ty thể hiện qua bảng 1. Bảng 1: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2006, 2007 (Đơn vị tính: Đồng) STT Chỉ tiêu Mã số Năm 2006 Năm 2007 So sánh năm 2007/2006 Giá trị % 1 DT thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 10 4,737,210,166 7,944,283,127 3,207,072,961 167.7 2 Giá vốn hàng bán 11 4,340,961,270 7,246,435,443 2,905,474,173 166.9 3 Lợi nhuận gộp (20=10-11) 20 396,248,896 697,847,684 301,598,788 176.1 4 DT hoạt động tài chính 21 778,344 1,662,680 884,336 213.6 5 Chi phí tài chính 22 64,803,460 145,480,759 80,677,299 224.5 6 Trong đó: lãi vay phải trả 23 64,180,473 143,632,037 79,451,564 223.8 7 Chi phí BH và QLDN 24 307,492,216 520,547,840 213,055,624 169.3 8 LN từ hoạt động kinh doanh (30 = 20+21-22-24) 30 24,731,564 33,481,765 8,750,201 135.4 9 Thu nhập khác 31 10 Chi phí khác 32 961,040 961,040 11 Lợi nhuận khác (40 = 31-32) 40 (961,040) (961,040) 12 Tổng LNTT (50 = 30+40) 50 24,731,564 32,520,725 7,789,161 131.5 13 Thuế TNDN 51 6,924,838 9,105,803 2,180,965 131.5 14 LNST (60 = 50-51) 60 17,806,726 23,414,922 5,608,196 131.5 (Nguồn: Phòng tài chính kế toán) Qua đây có thể thấy được hoạt động của công ty đang ngày một phát triển hơn với mức lợi nhuận hàng năm tăng khoảng 30% so với năm trước đó. Doanh thu hàng năm tăng trên 65%. Giao dich qua ngân hàng cũng được phát triển hơn thể hiện qua các con số về doanh thu và chi phí của hoạt động tài chính. Doanh thu hoạt động tài chính là tiền lãi thu được trên tài khoản tiền gửi của công ty. Còn chi phí tài chính là chi phí về lãi vay và chi trả tiền cho khách hàng qua ngân hàng. Trên bảng 1 ta có thể thấy rằng các chỉ số này tăng với mức hơn 120%. 1.2.2. Tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty Về cơ cấu tài sản và nguồn vốn của công ty trong những năm vừa qua cũng có nhiều thay đổi thể hiện ở bảng 2 Qua các chỉ số trên có thể thấy rằng cơ cấu tài sản ngắn hạn có sự tăng lên rõ rệt. Trong đó khoản mục tiền mặt và khoản phải thu tăng mạnh nhất. Điều này cho thấy lượng sản phẩm sản xuất và bán ra của công ty tăng lên. Còn hàng tồn kho có xu hướng giảm đi. Điều này phản ánh tính thanh khoản của công ty đã tăng lên rõ rệt cho thấy khả năng thanh toán. Hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh được đẩy mạnh, giảm hàng tồn trong kho, tăng lượng hàng xuất bán được. Về nguồn vốn, nợ phải trả của công ty năm 2007 tăng so với năm 2006 nhưng lượng tăng đều do tăng về nợ ngắn hạn. Nguyên nhân là do công ty mở rộng quy mô sản xuất, cần có vốn ngắn hạn để mua nguyên vật liệu đầu vào nên lượng vốn huy động cần tăng thêm là hợp lý. Tổng tài sản và tổng nguồn vốn đều tăng lên nhưng cơ cấu tài sản và nguồn vốn lại tương đối ổn định và cân đối. Điều này cũng đảm bảo tính an toàn và hiệu quả của việc sử dụng vốn. Bảng 2: Tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty năm 2006, 2007 1.2.3. Một số chỉ tiêu tài chính cơ bản của công ty Các chỉ tiêu tài chính là căn cứ để phản ánh thực trạng tài chính của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định. Chúng được rút ra từ báo cáo tài chính, phản ánh mối quan hệ giữa các giá trị tài sản, các tỷ lệ nguồn vốn, quan hệ giữa tài sản và nguồn vốn cũng như các quan hệ với kết quả kinh doanh. Các chỉ tiêu dược thể hiện qua bảng sau: Bảng 3: Một số chỉ tiêu cơ bản của công ty năm 2006, 2007 STT Chỉ tiêu Công thức Năm 2006 Năm 2007 So sánh 1 Tỷ suất LNST/DT (%) LNST DT 0.38 0.29 (0.08) 2 Thu nhập bình quân (đồng/người) 1,251,685 2,268,214 1,016,529 3 Hệ số tài trợ vốn CSH Vốn CSH ∑Nguồn vốn 0.31 0.23 (0.08) 4 Hệ số tài trợ TS dài hạn từ vốn CSH TS dài hạn Vốn CSH 1.28 1.55 0.27 5 Hệ số thanh toán nhanh Tiền&các khoản tương đương tiền Nợ ngắn hạn 0.04 0.11 0.07 6 Hệ số thanh toán ∑Tài sản Nợ phải trả 1.46 0.95 (0.51) ( Nguồn: phòngTài chính - Kế toán) Qua các hệ số trên có thể thấy rằng hệ số tài trợ vốn chủ sở hữu của công ty là thấ. Hay nói cách khác vốn đi vay của công ty chiếm tỷ trọng cao trong nguồn vốn. Điều này sẽ gây khó khăn cho công ty trong thời kỳ kinh doanh đình đốn. Chỉ tiêu hệ số tài trợ tài sản dài hạn từ vốn chủ sở hữu của công ty đều ở mức cao. Chứng tỏ tài sản dài hạn của công ty ngoài được đầu tư vốn chủ sở hữu ra còn được huy động từ vốn đi vay. Điều này có thể làm giảm tính tự chủ của công ty trong hoạt động tài chính. Hệ số thanh toán nhanh năm 2006 ở mức thấp nhưng sang năm 2007 đã có sự cải thiện rõ rệt. Hệ số thanh toán trong 2 năm đều ở mức cao chứng tỏ tình hình tài chính của công ty rất ổn định, đây là nhân tố tích cực góp phần thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh phát triển. Nhìn chung trong những năm đầu hoạt động mặc dù gặp nhiều khó khăn nhưng công ty đã đạt được những thành tựu đáng kể. Công ty luôn duy trì được cơ cấu tài sản, nguồn vốn, tình hình tài chính dần đi vào ổn định. Tuy nhiên cần có những biện pháp đưa ra nhằm nâng cao tính an toàn khi sử dụng vốn, nâng cao tỷ lệ lãi hơn nữa để đảm bảo công ty luôn vững mạnh trong mọi tình huống, ít bị chi phối bởi thị trường tài chính bên ngoài hơn. 1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh liên quan tới kế toán nguyên vật liệu 1.2.1. Đặc điểm về sản phẩm Công ty Bao Bì Hà Nội chuyên sản xuất mặt hàng bao bì theo đơn đặt hàng của khách hàng. Các mặt hàng chủ đạo của công ty là bao bì hộp, toa, nhãn thuốc của các công ty Dược phẩm, bao bì hộp bánh kẹo, rượu bia. Các bao bì mặt hàng nổi tiếng mà công ty đã làm: hộp thuốc Paracetamol, hộp trà Giảo cổ lam, hộp thuốc xịt khử mùi Zhuchi, hộp bánh đậu xanh Nguyên hương, hộp bánh kẹo công ty Tràng An… Bên cạnh đó còn có các sản phẩm như nhãn hàng các loại, tờ rơi, tờ quảng cáo sản phẩm… Các mặt hàng của công ty rất đa dạng về chủng loại và mẫu mã. Sản phẩm in ấn phải đáp ứng được chính xác yêu cầu của khách hàng về kích thước, màu sắc chất liệu… Các mặt hàng này đều được sản xuất từ nguyên liệu chính là giấy in. Các loại giấy chính mà công ty sử dụng để in gồm có: giấy Couches, giấy Duplex, giấy Đề can, giấy Ivory, giấy tráng kim. Các loại giấy này có xuất xứ từ nhiều nước: Việt Nam, Inđônexia, Thái Lan, Hàn Quốc… Giấy được đặt mua theo kích thước và lô do công ty yêu cầu. Đi kèm với nguyên liệu chính này còn bao gồm một loạt các vật liệu phụ khác phục vụ cho công việc in ấn như: mực in, keo, bản kẽm, … và nhiên liệu (cồn, dầu hoả). 1.2.2. Đặc điểm về công nghệ sản xuất Các sản phẩm của công ty đều được sản xuất theo quy trình nhất định. Mỗi công đoạn đều phải được phòng kế hoạch tính toán và lập kế hoạch cụ thể nhằm làm cho quy trình diễn ra nhanh chóng, chính xác nhất. Bước đầu là khách hàng đưa mẫu đến cho công ty cùng với đơn đặt hàng có nêu rõ những yêu cầu cụ thể về sản phẩm. Sau khi hai bên đã thống nhất về giá cả cũng như thông tin về sản phẩm thì công ty tiến hành lập kế hoạch để sản xuất sản phẩm đó. Hệ thống dây chuyền máy móc mà công ty sử dụng để sản xuất ra các sản phẩm được công ty trang bị đầy đủ. Bao gồm 2 dây chuyền máy in Roland, máy Komary, máy xén, máy dập khuôn, máy bế hộp, máy cán láng. Các máy trên đều được nhập khẩu từ nước ngoài với chất lượng tốt và giá cả hợp lý. Sự lựa chọn máy móc hợp lý cũng giúp cho công việc kinh doanh của công ty gặp nhiều thuận lợi. Với hệ thống máy móc hiện đại như vậy công ty có thể đáp ứng được những nhu cầu rất cao của khách hàng. Tuy nhiên gánh nặng đối với công ty là trong những năm đầu hoạt động sẽ thu ít lợi nhuận hơn do phải thu hồi vốn từ khấu hao máy móc thiết bị. Khi thu hồi xong vốn đầu tư thì hoạt động của công ty sẽ thu về nguồn lợi nhuận cao hơn nữa. *. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý GIÁM ĐỐC Phòng kế hoạch sản xuất - kinh doanh Phòng tài chính kế toán Phân xưởng sản xuất (Nguồn: Phòng kế hoạch sản xuất – kinh doanh) - Giám đốc: Chỉ đạo và điều hành toàn bộ mọi hoạt động của Công ty - Phòng kế hoạch sản xuất và kinh doanh: với quy mô còn nhỏ hẹp cho nên có thể gọi đây là phòng tổng hợp, có nhiệm vụ phát triển về phương hướng kinh doanh, trên cơ sở đó thiết lập kế hoạch sản xuất cho từng thời kỳ, thời điểm. Tiếp cận và mở rộng thị trường, kết hợp với phòng tài chính cân đối nguồn tài chính để chuẩn bị nguồn Nguyên liệu luôn luôn sẵn sàng cho phân xưởng sản xuất. - Phòng tài chính kế toán: Thực hiện Công tác chỉ đạo nghiệp vụ toàn Công ty, theo dõi vào sổ sách kế toán toàn bộ các vấn đề phát sinh trong quá trình quản lý, sản xuất kinh doanh của Công ty. Phòng kế toán có liên hệ chặt chẽ với phòng kế hoạch. - Phân xưởng sản xuất: là nơi diễn ra mọi hoạt động sản xuất của Công ty. Tất cả mọi kế hoạch sản xuất trong năm đều được thực hiện ở phân xưởng. Yêu cầu cao nhất cho Phân xưởng sản xuất đó là chất lượng sản phẩm và tiến độ giao hàng theo đúng kế hoạch mà phòng kế hoạch xây dựng 1. 2. Thực tế tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH SX&XNK Bao Bì Hà Nội 1.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty 2.1.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp Kế toán công nợ Kế toán nội bộ Kế toán thuế Kế toán tiền lương kiêm thủ quỹ Kế toán bán hàng Sơ đồ 2:Sơ đồ tổ chức bộ máy phòng tài chính - kế toán 2.1.2. Đặc điểm tổ chức phòng tài chính - kế toán. Phòng tài chính - kế toán của Công ty gồm 5 nhân viên đảm nhận các công việc sau: - Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp: là người đứng đầu bộ máy kế toán, là người có chức năng tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác tài chính kế toán, thông tin kinh tế trong toàn đơn vị. Đồng thời, là người hướng dẫn thể chế và cụ thể hoá kịp thời các chính sách, chế độ, thể lệ tài chính kế toán của Nhà nước. Hướng dẫn, kiểm tra, chỉ đạo việc hạch toán, lập kế hoạch tài chính, lập và chịu trách nhiệm trước Giám đôc Công ty về các báo cáo tài chính, các công tác tài chính, chịu trách nhiệm trước Nhà nước về các số liệu Báo cáo tài chính. - Kế toán tiền lương kiêm thủ quỹ: là người lập bảng lương, tính phụ cấp, trợ cấp, thưởng, làm chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, các chế độ khác cho từng đối tượng được hưởng. Giám sát việc đi làm, nghỉ phép và chấm công cho cán bộ, công nhân viên. Đồng thời, cũng là người quản lý, chịu trách nhiệm về quỹ tiền mặt của Công ty. Căn cứ vào các chứng từ thu - chi đã được duyệt hợp lý, hợp lệ, hợp pháp để tiến hành thu chi tiền mặt, ngân phiếu phục vụ cho sản xuất - kinh doanh. Khi xuất tiền cần phải có chữ ký đồng ý của giám đốc Công ty. Hàng tháng, đối chiếu với kế toán công nợ đồng thời giúp kế toán công nợ trong khâu thanh toán tiền mua nguyên vật liệu, các yếu tố đầu vào của sản xuất của Công ty. Sau khi lập phiếu thu - phiếu chi, cần kiểm tra xem nếu phiếu thu - phiếu chi đó có hoá đơn tài chính thì lập bên hệ thống kế toán thuế theo định khoản của chứng từ phiếu thu - phiếu chi. Hàng tháng, đến ngày 9 phải hoàn thành xong. - Kế toán bán hàng kiêm quản lý kho: là người theo dõi tình hình thực tế xuất nhập nguyên vật liệu chính, phụ, thành phẩm - hàng hoá. Khi nhập kho nguyên vật liệu cần phải đối chiếu với đơn đặt hàng.Khi xuất bán thành phẩm cần phải đối chiếu số lượng với lệnh sản xuất hoặc phiếu giao việc của Giám đốc Công ty hay người điều hành. Cuối tháng kiểm kê kho nguyên vật liệu chính, phụ (chậm nhất ngày 03 phải chốt được số liệu của tháng trước); kiểm tra và lập bảng báo cáo số lượng xuất bán trong tháng. Ngày 04 tới ngày 07 hàng tháng phải hoàn thành bảng báo cáo thành phẩm tồn cuối kỳ của tháng trước. - Kế toán công nợ: là người có nhiệm vụ theo dõi công nợ của Công ty, theo dõi sổ phụ nhân hàng, theo dõi viết hoá đơn cho khách hàng, lưu ý tuỳ từng nhóm khách hàng mà có cách theo dõi thích hợp để đảm bảo dễ dàng cho việc đối chiếu công nợ cũng như đảm bảo công nợ là thực tế; Phải đối chiếu công nợ với khách hàng (có biên bản xác nhận số dư công nợ), khoảng 1-2 tháng đối chiếu công nợ 1 lần tuỳ từng nhóm khách hàng. Khi đối chiếu công nợ phải cùng với kế toán bán hàng kiêm thủ kho đối chiếu về số lượng xuất, số lượng xuất bán trong tháng. - Kế toán thuế: là người có nhiệm vụ vào hoá đơn mua - bán hàng hoá hàng tháng, kê khai thuế giá trị gia tăng, nộp tờ khai thuế và làm việc với cơ quan thuế. Phải chịu trách nhiệm số liệu thuế kê khai hàng tháng phải khớp với số liệu trên hệ thống kế toán nội bộ và kế toán thuế. Nói chung, kế toán thuế là người chịu trách nhiệm về hoá đơn thuế, báo cáo thuế với cơ quan thuế,… Phòng kế toán tài vụ có mối quan hệ chặt chẽ với các phòng ban khác. Cụ thể: - Với phòng kế hoạch sản xuất - kinh doanh: phòng tài chính - kế toán cung cấp số liệu để phòng kế hoạch sản xuất - kinh doanh để ra kế hoạch chuẩn bị nguồn nguyên vật liệu, các yếu tố sản xuất để luôn luôn sẵn sàng cho phân xưởng sản xuất. Đồng thời, dựa vào số liệu của phòng tài chính - kế toán mà phòng kế hoạch có thể đánh giá về kế hoạch của mình đã đưa ra cho kỳ trước, chuẩn bị kế hoạch cho kỳ mới sát thực tế hơn. - Với các phân xưởng sản xuất: dựa vào số liệu của phòng tài chính - kế toán để đánh giá hiệu quả hoạt động của các đội sản xuất trong phân xưởng sản xuất. Ngược lại, phân xưởng sản xuất giúp kế toán của phòng tài chính - kế toán tập hợp chính xác số lượng nhập - xuất, số lượng thành phẩm, số lượng sản phẩm dở dang cuối kỳ, đầu kỳ,… Phân xưởng sản xuất hoạt động có hiệu quả cho chất lượng sản phẩm tốt, tiến độ giao hang theo đúng kế hoạch là điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán được hoàn thành. 1.2.2. Thực tế vận dụng chế độ kế toán tại công ty 2.2.1. Các chế độ kế toán áp dụng tại Công ty. - Niên độ kế toán năm: bắt đầu từ ngày 01 tháng 01, kết thúc vào ngày 31 tháng 12 của năm tài chính. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: Đồng Việt Nam. - Chế độ kế toán áp dụng từ năm 2007: chế độ doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo QĐ 48/2006 ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. - Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung trên phần mềm Fast - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: + Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp giá bình quân gia quyền. + Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Theo nguyên tắc giá gốc - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp kế toán tài sản cố định: Phương pháp khấu hao áp dụng là khấu hao đường thẳng. - Hình thức tổ chức công tác kế toán: hình thức kế toán tập trung. 2.2.2. Đặc điểm phân hạch kế toán của từng bộ phận a. Hình thức kế toán áp dụng trong công ty Công ty áp dụng hình thức sổ nhật ký chung. Theo hình thức này, Công ty lập 2 sổ tổng hợp là sổ nhật ký chung và các sổ cái. Quy trình hạch toán được thực hiện như sau: Kế toán nhập số liệu từ chứng từ gốc vào các phiếu kế toán. Từ các phiếu kế toán số liệu được lưu vào sổ chi tiết (sổ quỹ, sổ chi tiết công nợ…), đồng thời lưu vào sổ nhật ký chung và sổ nhật ký đặc biệt. Cuối kỳ kế toán đối chiếu số liệu và thực hiện các bút toán kết chuyển để đưa số liệu vào sổ cái tài khoản và bảng cân đối kế toán. Số liệu được tổng hợp vào báo cáo tài chính. Quy trình hạch toán của Công ty được thể hiện qua sơ đồ 3 Sổ nhật ký chung Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Chứng từ gốc Sổ nhật ký đặc biệt Sổ chi tiết Sổ cái tài khoản Sổ tổng hợp chi tiết Bảng cân đối kế toán Báo cáo tài chính Ghi cuồi năm, quý, tháng Quan hệ đối chiếu Sơ đồ 3: Sơ đồ quy trình hạch toán kế toán (Nguồn: Phòng tài chính - kế toán) b. Đặc điểm phân hạch kế toán của từng bộ phận Các quy trình hạch toán được thể hiện qua các sơ đồ * Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Công ty áp dụng là phương pháp thẻ song song : Thủ kho căn cứ vào các chứng từ gốc giao nhận nguyên vật liệu để lên “ thẻ kho ” mở chi tiết cho từng kho và từng loại nguyên vật liệu. Kế toán công nợ phải trả căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho của thủ kho để cập nhật số lượng và giá thành từng nguyên vật liệu vào thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Cuối tháng kế toán và thủ kho tiền hành đối chiếu số liệu trên thẻ kế toán chi tiết với thẻ kho tương ứng. Từ đó tổng hợp nên bảng Tổng hợp xuất nhập tồn nguyên vật liệu hàng tháng và sổ kế toán tổng hợp về nguyên vật liệu Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên: - Nguyên vật liệu mua về được nhập vào phiếu kế toán Ghi nợ TK 1521, 1522, 151… Ghi có TK 111, 112, 311, 331… - Xuất nguyên vật liệu: Ghi nợ TK 154, 621, 627… Ghi có TK 1521, 1522 - Kiểm kê : Thừa nguyên vật liệu: Ghi nợ TK 152 Ghi có TK 338, 711 Thiếu nguyên vật liệu: Ghi nợ TK 138, 632, 811… Ghi có TK 152 * Hạch toán tổng hợp thành phẩm: Nhập kho thành phẩm: Ghi nợ TK 155 Ghi có TK 154 Xuất bán: Ghi nợ TK 157, 632, 131 Ghi có TK 155 Hàng bán bị trả lại: Ghi nợ TK 155 Ghi có TK 157, 632 Kiểm kê thành phẩm cuối tháng: Thiếu : Ghi nợ TK 1381, 811, 632 Ghi có TK 155 Thừa: Ghi nợ TK 155 Ghi có TK 711, 3381 * Hạch toán tiêu thụ thành phẩm: Ghi nợ TK 111, 112: khách hàng thanh toán tiền hàng Ghi có TK 131, 157 Và: Ghi nợ TK 632: giá trị vốn thực tế hàng đã tiêu thụ Ghi có TK 154, 155, 157 Hạch toán: Ghi nợ TK 911: kết chuyển trị giá vốn của hàng tiêu thụ Ghi có TK 632 Đồng thời: Ghi nợ TK 511: kết chuyển doanh thu thuần để xác định kết quả Ghi có TK 911 * Hạch toán kết quả kinh doanh Kết chuyển chi phí: Ghi nợ TK 911: giá vốn thành phẩm, các loại chi phí Ghi có TK 632, 641, 642, 635 Kết chuyển doanh thu Ghi nợ TK 511, 512, 515 Ghi có TK 911: doanh thu Xác định kết quả kinh doanh: Lãi: Ghi nợ TK 911: lãi Ghi có TK 421 Lỗ: Ghi nợ TK 421 Ghi có TL 911: lỗ PHẦN 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH SX&XNK BAO BÌ HÀ NỘI 2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu và quản lý nguyên vật liệu tại công ty Do đặc điểm sản xuất sản phẩm là các loại bao bì cao cấp, nhãn mác, tờ rơi nên nguyên liệu chính công ty sử dụng là giấy Giấy sản xuất rất đa dạng về mẫu mã, chủng loại. Công việc quan trọng nhất của kế toán nguyên vật liệu đó là nắm bắt được lượng xuất nhập tồn của tất cả các loại giấy và tình hình sử dụng sản phẩm dở dang (giấy đã xén chưa in, giấy đem đi gia công…). Bên cạnh nguyên liệu chính đó còn có các vật liệu phụ đi kèm như: mực in, bản kẽm, băng keo, màng, … Các vật liệu phụ đó đóng góp vai trò không nhỏ trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Việt nắm bắt nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu trong từng thời điểm là yêu cầu quan trọng nhằm có kế hoạch nhập mua nguyên vật liệu chuẩn bị cho sản xuất đúng tiến độ và có chất lượng tốt. 2.2. Phân loại nguyên vật liệu tại công ty Nguyên vật liệu trong kho của công ty được chia ra làm 2 kho chính là kho vật liệu chính và kho vật liệu phụ. * Kho vật liệu chính: bao gồm tất cả các loại giấy mà công ty dùng để sản xuất ra sản phẩm. Các loại giấy công ty thường sử dụng là: Ivory, couches, Duplex, giấy tráng kim, Đề can, giấy Offset, giấy Bãi Bằng, giấy Việt Trì… Giấy dùng để in hộp thường là các loại giấy Ivory, Duplex, giấy tráng kim Giấy dùng để in toa, nhãn, mác, tờ rơi… thường dùng là giấy Bãi bằng, giấy Việt Trì, giấy Đề can, giấy Offset. Nguyên liệu giấy có nguồn gốc từ các nước như: Thái Lan, Indonexia, Hàn Quốc, Việt Nam, … Giấy được nhập dưới dạng tờ với các kích thước khác nhau đảm bảo phù hợp nhất cho sử dụng để tránh lãng phí giấy gây tốn kém, phế liệu nhiều. Ngoài ra giấy tồn trong kho có thể ở dạng băng nhỏ do trong quá trình sản xuất đã cắt ra thành khổ nhỏ. Do vậy thủ kho phải rất tỷ mỉ trong việc theo dõi tồn kho vật liệu chính vì phải đảm bảo đúng lượng tồn và kích thước tồn thực tế giúp cho phòng kế hoạch có được con số chính xác nhằm đưa ra kế hoạch sản xuất hiệu quả nhất và đảm bảo lượng thất thoát trong in ấn là thấp nhất. Giá trị của kho vật liệu chính là rất lớn, chiếm tới 80% giá trị nguyên vật liệu. Do đó giá thành sản phẩm phải căn cứ chủ yếu vào giá thành vật liệu được sử dụng để sản xuất ra sản phẩm đó * Kho vật liệu phụ: Kho này tập hợp tất cả các loại vật liệu phụ phục vụ cho in ấn. Kho vật liệu phụ bao gồm các loại như: mực, bản kẽm, băng keo, màmg, cao su, dung môi… Kho vật liệu phụ luôn phải được đảm bảo về chất lượng nhằm thực hiện quy trình in chuẩn xác nhất. 2.3. Đánh giá nguyên vật liệu tại công ty Bao Bì Hà Nội 2.3.1. Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho Khi mua nguyên liệu thì giá nhập kho là giá bán chưa thuế có thuế Giá trị gia tăng. Bút toán thực hiện: Ghi nợ TK 1521, 1522: Giá mua chưa thuế Ghi có TK 1111,1112,331… Giá mua NVL biến động có ảnh hưởng trực tiếp tới giá thành sản xuất của công ty. 2.3.2. Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho Giá vật liệu xuất kho dùng cho sản xuất được tính theo mức giá trung bình tháng. Giá này được thực hiện cuối tháng khi đã chốt xong tồn kho giữ thủ kho với kế toán nguyên vật liệu. Bút toán thực hiện: Ghi nợ TK 154 – Chi phí SXKD dở dang: giá trung bình tháng Ghi có TK 1521, 1522 Nếu là xuất bán thì giá bán do kế toán xác định và nhập vào phiếu xuất bán ngày khi có phát sinh nghiệp vụ bán hàng. 2.4. Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty được tiến hành theo phương pháp thẻ song song. Thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu để lên thẻ kho mở chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu. Kế toán nguyên vật liệu cũng căn cứ vào các chứng từ này để nhập số liệu vào “ thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu”. số liệu từ đây sẽ được đưa vào báo cáo nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. Đến cuối kỳ thì thủ kho và kế toán thực hiện công việc kiểm tra đối chiếu giữa “thẻ kho” với “ thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu”. Quy trình này được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 4: Quy trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Phiếu nhập kho phiếu xuất kho Sổ kế toán tổng hợp về nguyên vật liệu Bảng tổng hợp Nhập - Xuất tồn kho nguyên vật liệu Thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu Thẻ kho Ghi hàng ngày Đối chiếu Ghi cuối tháng (Nguồn: phòng tài chính - kế toán) Thẻ kho được lập chi tiết theo từng loại giấy với kích thước khổ giấy cụ thể. Ví dụ: Giấy Couches định lượng 80gr có các khổ là 650x860, 660*860, 790*1090… Như vậy với mỗi khổ giấy khác nhau thì thủ kho sẽ theo dõi trên một thẻ kho riêng, trong đó có theo dõi cả băng giấy tồn. Việc theo dõi chi tiết như vậy đảm bảo cho công tác kế toán nguyên vật liệu sát sao với thực tế hơn. Điều này giúp cho phòng kế hoạch nắm bắt được chính xác loại giấy, khổ giấy còn tồn để có kế hoạch sử dụng phù hợp nhất và mang lại hiệu quả cao cho công ty. Hơn nữa việc theo dõi tồn kho giấy cũng có tác dụng theo dõi được hao hụt nguyên vật liệu hàng tháng để xác định tỷ lệ hao hụt hợp lý trong giới hạn cho phép, tránh tình trạng hao hụt lớn quá gây ảnh hưởng đến kết quả lợi nhuận của công ty. Người thủ kho đóng vai trò lớn trong việc theo dõi nguyên vật liệu trong kho. Thủ kho phải biết cách tổ chức sắp xếp kho cho hợp lý để giúp cho quá trình đưa vào sử dụng nguyên vật liệu cũng như kiểm kê kho được dễ dàng hơn. Họ phải luôn ghi chép đầy đủ những phát sinh trong kho của mình để tránh tình trạng thiếu xót trong thẻ kho gây khó khăn cho việc kiểm kê kho cuối tháng và tính kết quả sản xuất hàng tháng của công ty. Mẫu thẻ kho công ty sử dụng : THẺ KHO Tháng 12 năm 2008 Tên vật liệu: Giấy couches 80 Kích thước: 650*860 Đơn vị tính: tờ Tồn đầu kỳ: 171.000 Ngày tháng Nội dung Nhập Xuất Tồn 01/12/2008 02/12/2008 ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….... Nhập mua cty Việt An In toa Orezol …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………................ 5.000 ……………………………………………………………………………………………………………… 1.250 ……………………………………………………………………………………………………………… 176.000 174.750 ………. ………. …………………………………………………………………………………………….... Tồn cuối kỳ:………….. Thủ kho (ký tên) Kế toán trưởng (ký tên) 2.5. Hạch toán kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty. TK111, 112, 311, 331,… TK152 TK154 Giá mua và chi phí mua nguyên vật liệu đã nhập kho TK133 VAT đầu vào Hàng mua đang đi đường TK 151 Nhập kho nguyên vật liệu tự chế hoặc gia công TK338,711 Trị giá nguyên vật liệu thừa khi kiểm kê TK154 Giá trị nguyên vật liệu xuât kho sử dụng trong doanh nghiệp Giá trị thực tế nguyên vật liệu xuất để gia công chế biến TK138,632,811 Trị giá nguyên vật liệu thiếu khi kiểm kê Sơ đồ 5: Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu (Nguồn: phòng tài chính - kế toán) Các tài khoản sử dụng trong hạch toán tổng hợp: Tài khoản 152: Nguyên vật liệu Tài khoản 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Tài khoản 627: chi phí sản xuất chung Tài khoản 154: chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Tài khoản 151: Hàng đi đường Các tài khoản liên quan khác: 111, 112, 131, 133, 711, 138, 338, 811, 632 2.5.1. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu Khi hàng đặt mua được đưa đến với chứng từ đầy đủ, thủ kho sẽ căn cứ vào đó kiểm kê hàng. Khi đã xác nhận số hàng đúng yêu cầu thì tiên hành lập phiếu nhập kho có nêu đầy đủ các mục cần thiết theo mẫu: PHIẾU NHẬP KHO Số chứng từ Ngày … tháng … năm Ghi nợ: Ghi có: STT Diễn giải ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Giấy Ivory 300, 790*1090 kg 1.250 10.000 12.500.000 Tổng tiền hàng: Thủ kho Người giao hàng Kế toán Kế toán trưởng Giám đốc Sau khi lập phiếu nhập kho, thủ kho thực hiện vào thẻ kho còn kế toán nguyên vật liệu thì nhập vào thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Thực hiện các bút toán sau: Nợ TK 151, 152, 133 … Có TK 111, 112, 331 … Giá nhập kho là giá chưa có thuế VAT. Khi nhập hàng gửi tại kho khách hàng về thì thực hiện bút toán: Nợ TK 152 Có TK 151 Kế toán nguyên vật liệu có trách nhiệm theo dõi tài khoản 151 – hàng trên đường đi để nhập đủ lượng hàng đã mua của khách hàng. 2.5.2. Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu Khi có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu thì phòng kế hoạch sẽ lập phiếu giao việc và giao cho nhân viên phụ trách. Nhân viên này có trách nhiệm đưa lại cho thủ kho để xác định lại có đáp ứng được yêu cầu hay không. Sau đó thủ kho nhập số liệu vào thẻ kho. Đồng thời kế toán nguyên vật liệu cũng dựa vào giấy tờ đó để thực hiện bút toán xuất nguyên vật liệu trên kho. Đối với nguyên vật liệu xuất kho để sản xuất, đưa đi gia công thì thực hiện bút toán sau: Ghi nợ TK 154 Ghi có TK 152 Đối với vật liệu xuất kho sử dụng trong doanh nghiệp thì phải thực hiện bút toán sau: Ghi nợ TK 621, 622, 627, 641, 642… Ghi có TK 152 Giá trị nguyên vật ._.