Kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Tây Hồ

liệu chiếm khoảng 80% giá trị công trình xây dựng. Việc quản lý nguyên vật liệu ở các khâu ảnh hưởng rất lớn đến thu nhập cũng như lợi nhuận của doanh nghiệp. Có thể nói tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm đòi hỏi quản lý tốt nguyên vật liệu. Chính vì vậy tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp luôn phải được cải tiến và hoàn thiện. Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây lắp, công ty Tây Hồ cũng đứng trước vấn đề bức xúc là làm sao quản lý có hiệu quả nguyên vật liệu. Vấn đề khó nhất là phải theo dõi chặt chẽ sự biến động nguyên vật liệu để quản lý và sử dụng có hiệu quả. Đồng thời tìm ra giải pháp hữu hiệu nhất để vận dụng lý luận vào thực tiễn một cách linh hoạt, sáng tạo mà vẫn đảm bảo đúng chế độ, phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp. Với kiến thức đã học tập được trong thời gian học tại trường, cùng với sự hướng dẫn, giúp đỡ tận tình của thầy giáo Đoàn Xuân Tiên, cùng với sự chỉ bảo của các cô, các chú phòng TC-KT, em đã lựa chọn và viết về đề tài: "Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty Tây Hồ" . Kết cấu của luận văn ngoài Phần mở đầu, Kế luận được chia thành 3 chương : Chương 1: Những vấn đề lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp xây lắp. Chương 2: Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty Tây Hồ. Chương 3: Phương hướng hoàn thiện tổ chức công tác nguyên vật liệu ở công ty Tây Hồ. Dù hết sức cố gắng xong do thời gian, điều kiện tham khảo tài liệu và kiến thức có hạn nên đề tài khó tránh khỏi khiếm khuyết. Em rất mong nhận được ý kiến chỉ bảo, đóng góp của các thầy, cô và các bạn Em vô cùng biết ơn PGS.TS Đoàn Xuân Tiên, các thầy, cô cùng đội ngũ các cô, chú phòng tài chính kế toán đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành đề tài này. Em xin trân thành cảm ơn ! Hà nội, ngày 04 tháng 05 năm 2004 Sinh viên Phạm Ngọc Thịnh Chương 1 Những vấn đề lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp. 1.1 Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp. 1.1.1 Khái niệm và đặc điểm nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu là đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động có ích của con người tác động vào nhằm phục vụ cho quá trình sản xuất và tạo ra sản phẩm. Tất cả mọi vật thiên nhiên xung quanh chúng ta mà lao động có ích của con người tác động vào gọi là đối tượng lao động. Từ đó ta thấy nguyên vật liệu có đặc điểm sau: - Xét về mặt hiện vật: Nguyên vật liệu tham gia vào một kỳ sản xuất và không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu. - Xét về mặt giá trị: Trong quá trình sản xuất nguyên vật liệu tiêu hao toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất và tạo ra sản phẩm. Như vậy nếu thiếu nguyên vật liệu thì ta không thể tiến hành sản xuất nói chung và xây dựng cơ bản nói riêng. Đặc biệt trong xây dựng cơ bản, sản phẩm tạo ra có sự tham gia của nhiều vật liệu khác nhau, chủng loại rất đa dạng. Sản phẩm của hoạt động xây dựng là sản phẩm đặc biệt nó tổng hợp từ nhiều ngành tạo nên. Ngoài ra sản phẩm xây dựng còn mang tính kỹ thuật cao cả về văn hoá và môi trường. 1.1.2 Vai trò, vị trí của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Nói đến quá trình sản xuất, trước hết phải đảm bảo đủ ba yếu tố cơ bản đó là: Đối tượng lao động, tư liệu lao động và sức lao động, nếu thiếu một trong ba yếu tố này thì không thể tiến hành sản xuất được. Vì vậy nguyên vật liệu (đối tượng lao động) có vai trò và vị trí đặc biệt quan trọng trong quá trình sản xuất. Nó được biểu hiện dưới hai hình thái: - Dưới hình thái hiện vật: Nó là bộ phận quan trọng của tài sản lưu động - Dưới hình thái giá trị: Nó là bộ phận chủ yếu của vốn lưu động. Đây là yếu tố không thể thiếu trong bất cứ doanh nghiệp xây lắp nào. Mặt khác sản phẩm của doanh nghiệp xây lắp là những sản phẩm vật chất hữu hình mà trong đó xét về mặt hiện vật nguyên vật liệu là cơ sở cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm. Xét về mặt giá trị nguyên vật liệu chiếm tỉ trọng lớn trong toàn bộ giá trị của sản phẩm. Vì vậy sự thay đổi chi phí nguyên vật liệu có ảnh hưởng rất lớn đến giá thành sản phẩm và lợi nhuận của doanh nghiệp. 1.1.3 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu. Như trên đã nói chi phí nguyên vật liệu là một trong những yếu tố tạo nên giá thành sản phẩm, mà giá thành lại chính là yếu tố quyết định sự thành bại của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. Do vậy quả lý nguyên vật liệu chính là yếu tố khách quan của nền kinh tế thị trường và là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý doanh nghiệp. Trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi các doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu ở tất cả các khâu từ khâu thu mua, khâu bảo quản, khâu sử dụng và khâu dự trữ cụ thể là: - Khâu thu mua: Quản lý quá trình thu mua ở các mặt sau: Khối lượng, chất lượng, qui cách, chủng loại, giá cả và thời hạn cung cấp. - Khâu bảo quản: Tổ chức tốt kho hành bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng vật liệu nhằm hạn chế thấp nhất những hư hỏng có thể xẩy ra. - Khâu sử dụng: Tổ chức việc ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời tình hình xuất dùng vật liệu, đảm bảo hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức và dự toán về chi phí nguyên vật liệu. - Khâu dự trữ: Xác định các định mức tối đa, tối thiểu, hợp lý, đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục tránh tình trạng nhừng sản xuất hoặc ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều nguyên vật liệu. Để đáp ứng được yêu cầu quản lý trên, kế toán nguyên vật liệu phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Ghi chép phản ánh đầy đủ, kịp thời số liệu hiện có và tình hình luân chuyển của nguyên vật liệu cả về giá trị và hiện vật. Tính toán đúng đắn trị giá vốn của nguyên vật liệu nhập, xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. - Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua nguyên vật liệu, kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu, và kế hoạch bán nguyên vật liệu. - Tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho, cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập các báo cáo và phân tích hoạt động kinh doanh. 1.2 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu. 1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu. Để tiến hành sản xuất kinh doanh các doanh nghiệp phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau, mỗi loại nguyên vật liệu có nội dung kinh tế, công dụng, tính chát lý hoá học khác nhau. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết từng loại, từng nhóm, từng thứ thì cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu. Phân loại nguyên vật liệu là việc nghiên cứu, sắp xếp các loại nguyên vật liệu theo từng nội dung kinh tế, công dụng, tính chất thương phẩm của chúng nhằm phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp. * Căn cứ vào vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu chúng được chia thành: - Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động cấu thành nên thực thể sản phẩm. Trong những doanh nghiệp khác nhau thì nguyên vật liệu chính cũng gồm các loại khác nhau như: Sắt, thép, xi măng....trong doanh nghiệp xây lắp. Nguyên vật liệu chính dùng vào sản xuất hình thành nên chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. - Vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trong sản xuất được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để làm tăng chất lượng sản phẩm hoặc phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ cho việc bảo quản, bao gói sản phẩm như các loại như: Các loại thuốc nhuộm, thuốc tẩy,dầu nhớt, phụ gia... - Nhiên liệu: Là thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm có thể diễn ra bình thường như các loại sau: Than, hơi đốt, khí đốt.... - Phụ tùng thay thế là các chi tiết, phụ tùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải. -Thiết bị xây dựng cơ bản là thiết bị được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ, vật kết cấu để lắp đặt cho các công trình xây dựng cơ bản. - Vật liệu khác là các loại vật liệu không được xếp vào các loại kể trên, các loại vật liệu này do quá trình sản xuất loại ra, phế liệu thu hồi từ việc thanh lý các tài sản cố định. * Nếu căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng thì NVL trong doanh nghiệp được chia thành NVL dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh bao gồm : - NVL dùng trực tiếp vào sản xuất kinh doanh, NVL dùng vào quản lý phân xưởng, quản lý doanh nghiệp hoặc tiêu thụ sản phẩm. - NVL dùng cho các nhu cầu khác : Nhượng bán, đem góp vốn liên doanh, đem quyên tặng. * Nếu căn cứ vào nguồn hình thành: Có thể chia thành NVL nhập từ bên ngoài và NVL tự gia công chế biến. Trong các cách phân loại trên thì phân loại theo nội dung kinh tế hay được sử dụng để kế toán chi tiết NVL. Theo cách phân loại đó thì ta có thể tiến hành mã hoá, khai báo, cài đặt như sau : 1521 : NVL chính 15211: Ximăng 15211.01 Ximăng Bút Sơn 15211.02 Ximăng Bỉm Sơn ... 15212 : Thép 15212.01 Thép tròn : D > 10 15212.02 Thép tròn : D < 18 ... 1522 : NVL phụ ... Sau khi tiến hành mã hoá hết thì ta tiến hành khai báo, cài đặt vào máy trong mục khai báo ban đầu trong các phần mềm kế toán cụ thể. 1.2.2 Nguyên tắc đánh giá và cách đánh giá NVL. 1.2.2.1 Nguyên tắc đánh giá NVL. NVL hiện có ở các doanh nghiệp được phản ánh trong sổ kế toán và báo cáo kế toán theo trị giá vốn thực tế, tức là toàn bộ số tiền bỏ ra để có được số NVL đó, bao gồm trị giá vốn thực tế và chi phí thu mua. Sự hình thành trị giá vốn của NVL được phân biệt ở các giai đoạn khác nhau trong quá trình sản xuất. - Trị giá vốn thực tế của NVL tại thời điểm mua hàng là số tiền thực tế phải trả cho người bán (trị giá mua thực tế). - Trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho là trị giá mua thực tế của NVL nhập kho cộng với các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng như chi phí vận chuyển, chi phí về kiểm nhận nhập kho và thuế nhập khẩu (nếu có) - Trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho là trị giá vốn thực tế của NVL tại thời điểm nhập kho. 1.2.2.2 Các cách đánh giá NVL. Đánh giá theo trị giá mua thực tế. * Trị giá thực tế của NVL nhập kho. Trong doanh nghiệp, NVL được nhập từ nhiều nguồn khác nhau mà trị giá vốn của chúng được xác định trong từng trường hợp cụ thể như sau: - Với NVL mua ngoài: + Trị giá thực tế của NVL mua ngoài dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ là trị giá mua ghi trên hoá đơn của người bán cộng với thuế nhập khẩu nếu có và các chi phí thu mua thực tê (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua...) trừ đi các khoản giảm giá hàng mua được hưởng. + Trị giá thực tế NVL mua ngoài dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh không chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ(chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc chịu thuế khác) là tổng giá thanh toán(đã bao gồm cả thuế). - Với NVL tự sản xuất: Trị giá vốn thực tế tính theo giá thành sản xuất thực tế. - Với NVL thuê ngoài gia công chế biến: Trị giá thực tế gồm giá trị NVL xuất dùng chế biến cộng với các chi phí liên quan (tiền thuê gia công chế biến, chi phí vận chuyển bốc dỡ, hao hụt trong định mức...) - Với NVL nhận của các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia góp vốn liên doanh: Trị giá thực tế là gia thoả thuận do các bên tham gia liên doanh đánh giá cộng với chi phí tiếp nhận (nếu có). - Với phế liệu: Trị giá thực tế là giá ước tính có thể sử dụng được hay giá trị tối thiểu thu hồi được. - Với NVL được tặng thưởng: Trị giá vốn thực tế tính theo giá thị trường cộng với chi phí liên quan đến việc tiếp nhận. * Trị giá NVL xuất kho. Đối với NVL xuất kho dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán mà từ đó có thể lựa chọn các phương pháp tính giá phù hợp. Theo chuẩn mực kế toán số 02 “ Hàng tồn kho ” ban hành theo quyết định 149/2001-BTC ngày 31/12/2001 ta có thể sử dụng các phương pháp sau : - Tính theo phương pháp đơn gia bình quân Trị giá NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho x Đơn giá bình quân Trong đó: Giá mua thực tế NVL nhập trong kỳ Giá mua thực tế NVL xuất kho + Số lượng NVL nhập trong kỳ Số lượng NVL tồn đầu kỳ Đơn giá bình quân = + Phương pháp này tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao, hơn nữa công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. - Tính theo phương pháp nhập trước, xuất trước. Theo phương pháp này giả thiết số NVL nào nhập trước thì xuất trước xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của NVL mua trước sẽ được dùng làm giá thực tế NVL xuất trước và do đó giá trị NVL tồn kho cuối kỳ sẽ là giá trị thực của số NVL mua vào sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp gia cả ổn định. - Tính theo phương pháp nhập sau, xuất trước. Theo phương pháp này giả định những NVL mua sau cùng sẽ được xuât trước tiên, ngược lại với phương pháp nhập trước xuất trước ở trên. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp lạm phát xẩy ra. - Tính theo giá thực tế đích danh. Theo phương pháp này, NVL được xác định đơn giá theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập cho đến khi xuất kho. Khi xuất NVL thuộc lô hàng nào thì sẽ tính đơn giá theo giá trị nhập kho của lô hàng đó. Do vậy, phương pháp này thích hợp với NVL mua về được nhập xuất thẳng không qua kho hoặc có thể được quản lý theo từng lô. 1.3 Nội dung tổ chức công tác kế toán NVL trong điều kiện áp dụng kế toán máy. 1.3.1 Các đối tượng cần quản lý có liên quan đến việc tổ chức kế toán NVL. * Xác định danh mục : Như ta đã biết để áp dụng được các chương trình phần mền kế toán vào công tác tổ chức kế toán nói chung và kế toán NVL thì việc xây dựng các danh mục là không thể thiếu được, đây là công việc đầu tiên để có thể áp dụng được phần mền kế toán. Các danh mục phục vụ cho việc tổ chức kế toán NVL bao gồm : - Danh mục vật tư. - Danh mục người cung cấp. - Danh mục kho... * Tổ chức mã hoá : Sau khi đã xác định được các danh mục ta phải tiến hành mã hoá các danh mục đó. Mã hoá là cách thức thể hiện việc phân loại quy định ký hiệu, xếp các đối tượng cần quản lý. Mã hoá được sử dụng trong tất cả các hệ thống thông tin, đặc biệt là thông tin kế toán. Mã hoá các đối tượng quản lý giúp cho việc nhận diện thông tin không nhầm lẫn trong quá trình xử lý tự động, cho phép sử dụng những ký tự ngắn gọn để mô tả thông tin, làm tăng tốc độ nhập liệu và xử lý thông tin, đồng thời mã hoá giúp nhận diện nhanh chóng một tập hợp các đối tượng mang thuộc tính chung, do đó việc tìm kiếm thông tin diễn ra nhanh chóng. Việc mã hoá các đối tượng phải được thực hiện qua các bước sau : + Xác định các đối tượng cần được mã hoá : Như các nhà cung cấp, vật tư ... + Lựa chọn phương pháp mã hoá phù hợp : Các phương pháp mã hoá có thể được sử dụng như phương pháp mã số phân cấp, phương pháp mã số liên tiếp, phương pháp mã hoá tổng hợp, phương pháp mã số gợi nhớ... * Tổ chức khai báo, cài đặt : Đây là công việc không thể thiếu được nếu thực hiện kế toán NVL bằng máy, sau khi tiến hành mã hoá các đối tượng quản lý, ta phải tiến hành khai báo, cài đặt như phần đã mã hoá vào máy qua các phần mềm kế toán cụ thể. 1.3.2 Chứng từ kế toán. Theo quyết định 1864/1998/QĐ/BTC hệ thống chứng từ kế toán NVL trong doanh nghiệp xây lắp bao gồm: - Hoá đơn GTGT. - Phiếu nhập kho (PNK). - Phiếu xuất kho (PXK). - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. - Thẻ kho. - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá. Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn như: Biên bản kiểm nghiệm, phiếu xuất vật tư theo hạn mức... Đối với các chứng từ thống nhất, bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ theo quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập. Mọi chứng từ kế toán về NVL phải được tổ chức luân chuyển theo đúng trình tự và thời gian hợp lý phục vụ cho việc phản ánh ghi chép và tổng hợp số liệu trên các tài khoản, sổ kế toán về NVL. Các chứng từ trên phải được xây dựng thành hệ thống danh mục chứng từ trên máy : Các danh mục chứng từ dùng để quản lý các loại chứng từ, mỗi loại chứng từ sẽ mang một mã hiệu nhất định. Đối với NVL ta có thể xây dựng danh mục chứng từ gồm các loại chứng từ như : Loại 1 : Phiếu nhập vật tư. Loại 2 : Phiếu xuất (hoá đơn) vật tư. Loại 3 : Bút toán khác.... Sau khi tiến hành xây dựng các danh mục chứng từ xong, ta sẽ tiến hành khai báo và cài đặt vào máy. Việc luân chuyển chứng từ được thực hiện theo quy trình sau : Chứng từ gốc PNK PXK - Sổ kế toán tổng hợp - Sổ cái TK152 - Sổ chi tiết vật tư - Bảng kê NXT - BCTC Xử lý của phần mềm Nhập chứng từ vào máy 1.3.3 Về tài khoản sử dụng. Hiện nay các doanh nghiệp xây lắp đang áp dụng hệ thống tài khoản ban hành theo quyết định 1864/1998/QĐ/BTC ngày 16/12/1998 của BTC, bao gồm 72 tài khoản có sự thay đổi bổ sung phù hợp theo thông tư 89 của BTC về việc thêm mới TK và thay đổi tên một số tài khoản khác. Về cơ bản, tên gọi, nội dung các tài khoản này thống nhất với hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp hiện hành theo quyết định 1141 TC/QĐKT ngày 01/11/1995 của BTC. Về tài khoản thì việc quy định danh mục tài khoản trên máy chi tiết các tài khoản cấp 1 thành TK cấp 2, 3, 4 ...theo các đối tượng quản lý đã được mã hoá chi tiết. Khi thực hiện kế toán trên máy chỉ được hạch toán trực tiếp vào tài khoản chi tiết nếu tài khoản đó được mở chi tiết. Khi tìm, xem hoặc in sổ sách kế toán, người dùng có thể lọc theo cả tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết. Xây dựng danh mục tài khoản chi tiết liên quan đến tài khoản 152 như sau : - TK 152 : Nguyên liệu, vật liệu. + TK 1521 : Nguyên vật liệu chính. + TK 15211 : Xi măng + TK 1522 : NVL phụ + TK 1523 : Nhiên liệu + TK 1524 : Phụ tùng + TK 1526 : Thiết bị XDCB + TK 1528 : Vật liệu khác Sau khi xây dựng xong danh mục các tài khoản thì sẽ tiến hành mã hoá và cài đặt vào máy. 1.3.4 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Việc quản lý NVL trong từng doanh nghiệp liên quan đến nhiều bộ phận trong đó thủ kho và kế toán vật tư là những người trực tiếp quản lý và thu phát vật tư. Vì vậy giữa thủ kho và kế toán phải xác lập mối quan hệ trong công việc sử dụng các chứng từ nhập xuất vật tư để phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho của từng thứ vật tư, nhóm và từng loại vật tư ở từng kho. Theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu thành tiền để phục vụ cho việc lập báo cáo thường xuyên và báo cáo định kỳ về vật tư, cung cấp thông tin cho các nhà quản trị doanh nghiệp. Mối quan hệ giữa thủ kho và kế toán trong việc sử dụng các chứng từ nhập, xuất vật tư hình thành các phương pháp hạch toán chi tiết vật tư. Tổ chức hạch toán chi tiết vật tư phải đảm bải các yêu cầu sau đây: - Tổ chức hạch toán chi tiết vật tư ở từng kho và bộ phận kế toán của doanh nghiệp. - Theo dõi hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho của từng thứ, loại, nhóm vật tư theo cả chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị. - Đảm bảo khớp đúng về nội dung các chỉ tiêu tương ứng giữa số liệu kế toán chi tiết ở phòng kế toán với số liệu chỉ tiêu ở kho, giữa số liệu kế toán chi tiết với số liệu kế toán tổng hợp vật tư. - Cung cấp kịp thời các thông tin cần thiết hàng ngày theo yêu cầu quản trị vật tư. Doanh nghiệp có thể hạch toán chi tiết vật tư theo một trong các phương pháp sau: 1.3.4.1 Phương pháp ghi thẻ song song. * Nội dung: - ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho của từng thứ theo chỉ tiêu số lượng (ghi theo từng chứng từ). Thẻ kho do kế toán lập, sau đó chuyển xuống cho thủ kho quản lý, sử dụng. Thẻ kho cần được bao quản cẩn thận và thuận tiện cho việc sử dụng hàng ngày. Hàng ngày sau khi thực hiện nghiệp vụ nhập, xuất vật tư thủ kho ghi số lượng thực nhập, xuất vào chứng từ là các phiếu nhập kho và phiếu xuất kho. Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất đó thủ kho ghi vào thẻ kho theo số lượng nhập, xuất của từng thứ vật tư. Mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ kho, cuối ngày thủ kho tính ra số lượng tồn kho để ghi vào cột tồn của thẻ kho. Sau khi được sử dụng để ghi thẻ kho, các chứng từ nhập, xuất kho được sắp xếp hợp lý để chuyển xuống cho kế toán. - ở phong kế toán (PKT): Hàng ngày hay định kỳ 3-5 ngày, nhân viên kế toán xuống kho để kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, sau đó xác nhận vào thẻ kho và nhận chứng từ nhập, xuất kho về phòng kế toán. Tại phòng kế toán nhân viên kế toán thực hiện việc kiểm tra chứng từ và hoàn chỉnh chứng từ rồi căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào sổ(thẻ) chi tiết vật tư, mỗi chứng từ được ghi vào một dòng. Thẻ (sổ) chi tiết được mở cho từng danh điểm vật tư tương tự như thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu thành tiền. Số liệu trên sổ(thẻ) chi tiết được sử dụng để lập báo cáo nhanh về vật tư theo yêu cầu quản trị vật tư. Cuối tháng hay tại thời điểm nào đó trong tháng có thể đối chiếu số liệu trên thẻ chi tiết với số liệu trên thẻ kho tương ứng nhằm đảm bảo tính chính xác của các số liệu trước khi lập báo cáo nhanh tuần, kỳ vật tư. Cũng cuối tháng kế toán cộng dồn số liệu trên các sổ(thẻ) chi tiết, sau đó căn cứ vào dòng tổng cộng ở sổ(thẻ) chi tiết để ghi vào bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn theo các loại, nhóm, thứ. Bảng kê này có thể sử dụng như một báo cáo vật tư cuối tháng. Phương pháp này được mô tả qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1 Thẻ kho PNK Thẻ(sổ) chi tiết PXK Bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn. Sổ kế toán tổng hợp liên quan. : Ghi hàng ngày Ghi chú: : Đối chiếu hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu cuối tháng * Ưu điểm: Phương pháp này đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu, đảm bảo độ tin cậy cao của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho việc quản trị hàng tồn kho. * Nhược điểm: Khối lượng ghi chép nhiều đặc biệt trường hợp doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, việc ghi chép trùng lắp chỉ tiêu số lượng giữa kế toán và thủ kho. * Điều kiện áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp ít chủng loại vật tư, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thường xuyên, trình độ nhân viên kế toán chưa cao. 1.3.4.2 phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển. * Nội dung - ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tương tự phương pháp ghi thẻ song song. - ở PKT: Kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật tư thuộc từng kho. Sổ theo dõi cả chỉ tiêu số lượng cả chỉ tiêu thành tiền trong cả tháng của vật tư nhập, xuất, tồn kho. Mỗi thứ vật tư được ghi vào một dòng trên sổ và chỉ ghi vào cuối tháng. Sổ này được mở cho cả năm, định kỳ sau khi nhận chứng từ nhập, xuất kho từ thủ kho thì kế toán hoàn chỉnh chứng từ, sau đó phân loại, sắp xếp chứng từ nhập xuất theo từng loại thứ vật tư hoặc có thể lập bảng kê chứng từ nhập hoặc xuất để luỹ kế số liệu phục vụ cho việc ghi sổ đối chiếu luân chuyển cuối tháng. Số liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển được đối chiếu với số liệu tương ứng trên thẻ kho và các số liệu tương ứng trên sổ kế toán tổng hợp vật tư. * Ưu điểm: Khối lượng ghi chép đã giảm bớt so với phương pháp ghi thẻ song song. * Nhược điểm: Vẫn trùng lặp chỉ tiêu số lượng giữa ghi chép thủ kho và kế toán. Nếu không lập bảng kê nhập, bảng kê xuất thì việc sắp xếp chứng từ nhập xuất trong cả tháng để ghi sổ đối chiếu luân chuyển dễ phát sinh nhầm lẫn sai sót. Việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa kho và PKT chỉ được tiến hành vào cuối tháng. Vì vậy ảnh hưởng rất nhiều đến việc theo dõi vật tư hàng ngày * Điều kiện áp dụng: áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ nhập, xuất phát sinh, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết NVL. Do vậy không có điều kiện theo dõi ghi chép tình hình nhập, xuất hàng ngày. Phương pháp được minh hoạ theo sơ đồ dưới đây: Sơ đồ 2 Bảng kê nhập Bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Sổ kế toán tổng hợp liên quan Thẻ kho PNK PXK 1.3.4.3 Phương pháp sổ số dư. * Nội dung - ở kho: Ngoài việc sử dụng thẻ kho như hai phương pháp trên thì thủ kho còn sử dụng sổ số dư để phản ánh số lượng tồn kho hàng tháng. Sổ số dư do PKT lập cho từng kho và sử dụng cho cả năm. Cuối tháng, sổ số dư được chuyển cho thủ kho. Thủ kho căn cứ vào số tồn kho trên từng thẻ kho để ghi vào sổ số dư cột số lượng của từng thứ ở từng kho. Trên sổ số dư vật tư được sắp xếp theo từng loại, nhóm, thứ. - ở PKT: Định kỳ, thường 3-5 ngày, kế toán xuống kho để kiểm tra việc ghi chép của thủ kho và có thể trực tiếp kiểm kê số liệu của một số vật tư ở trong kho để đối chiếu với số liệu ghi chép của thủ kho ghi trên thẻ kho. Sau đó nhận chứng từ nhập, xuất và ký xác nhận vào phiếu giao nhận chứng từ. Khi về phòng kế toán, sau khi hoàn chỉnh chứng từ nhập xuất thì kế toán thực hiện tổng hợp giá trị của vật tư theo từng nhóm thuộc từng loại vật tư để ghi vào cột liên quan trên phiếu giao nhận chứng từ. Căn cứ vào số liệu trên cột thành tiền ở phiếu giao nhận chứng từ theo chứng từ tuần kỳ để kế toán ghi vào bảng luỹ kế nhập, xuất vật tư. Cuối tháng thực hiện cộng số liệu trên bảng luỹ kế nhập xuất để biết thông tin về giá trị của từng nhóm nhập xuất trong cả tháng. Sau đó căn cứ vào số liệu này để ghi vào bảng luỹ kế nhập , xuất, tồn kho theo từng nhóm vật tư ghi vào cột tồn kho trên bảng kê này. Cuối tháng sau khi nhận được sổ số dư do thủ kho chuyển lên, kế toán căn cứ vào số lượng tồn kho trên sổ số dư và căn cứ vào đơn giá hạch toán của từng thứ vật tư để tính ra chỉ tiêu thành tiền và ghi vào cột thành tiền trên sổ số dư. Số liệu của các dòng cộng theo nhóm vật tư và theo loại vật tư cột thành tiền trên sỏ só dư, đối chiếu với số lượng tồn kho trên bảng kê nhập, xuất, tồn kho vật tư theo nhóm loại. * Ưu điểm: - Giảm bớt được khối lượng ghi chép do kế toán chỉ ghi chỉ tiêu thành tiền của vật tư theo nhóm và theo loại. - Kế toán thực hiện được việc kiểm tra thường xuyên đối với ghi chép của thủ kho trên thẻ kho và kiểm tra thường xuyên bảo quản trong kho của thủ kho. - Công việc dàn điều trong tháng, nên đảm bảo cung cấp kịp thời các số liệu cần thiết phục vụ cho quản trị vật tư. * Nhược điểm: - Do ở PKT chỉ ghi chỉ tiêu thành tiền của nhóm vật tư và loại vật tư. Do đó, để có thông tin về tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ hàng nào đó phải căn cứ vào số liệu trên thẻ kho. - Khi cần lập báo cáo tuần, kỳ về vật tư phải căn cứ trực tiếp vào số liệu ghi trên thẻ kho. - Khi kiểm tra, đối chiếu số liệu nếu phát hiện sự không khớp đúng giữa số liệu trên thẻ kho và số lượng tương ứng trên bảng kê nhập, xuất, tồn kho thì việc tìm kiếm, tra cứu sẽ rất phức tạp. * Điều kiện áp dụng. - Nên áp dụng trong các doanh nghiệp sử dụng nhiều chủng loại vật tư, tình hình nhập xuất vật tư thường xuyên. -Doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thống đơn giá hạch toán sử dụng trong hạch toán chi tiết vật tư, xây dựng được hệ thống danh điểm vật tư hợp lý. Nhân viên kế toán hàng tồn kho có trình độ cao, đồng thời thủ kho của doanh nghiệp vừa có khả năng chuyên môn tốt, vừa có ý thức trách nhiệm quản lý vật tư. Phương pháp sổ số dư được khái quát bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 3 Sổ kế toán tổng hợp liên quan Thẻ kho PNK PXK Bảng kê nhập Bảng kê xuất Bảng luỹ kế nhập Bảng luỹ kế xuất Sổ số dư Bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn. Nhìn chung, bất cứ một phương pháp nào cũng đều có ưu nhược điểm. Vì vậy, phải tuỳ theo tình hình cụ thể của NVL ở mỗi doanh nghiệp mà lựa chọn phương pháp hạch toán thích hợp 1.3.5 Kế toán tổng hợp NVL. Kế toán tổng hợp NVL là việc sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh, kiểm tra, giám sát các đối tượng kế toán ở dạng tổng quát. Theo quyết định số 1864/1998/QĐ/BTC ngày 16/12/1998 của BTC, để hạch toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp xây lắp kế toán chỉ áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên mà không áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp ghi chép, phản ánh thường xuyên liên tục và có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho của các loại NVL, thành phẩm, hàng hoá trên các TK kế toán và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất. 1.3.5.1 Hạch toán tình hình biến động NVL đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. Đối với các cơ sở kinh doanh đã có đủ điều kiện để tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, thuế GTGT đầu vào được tách riêng không ghi vào giá thực tế của NVL. Như vậy khi mua hàng trong tổng giá thanh toán phải trả cho người bán, phần giá mua chưa có thuế được ghi tăng giá mua NVL còn phần thuế GTGT đầu vào được ghi vào sổ được khấu trừ. Cụ thể: * Trường hợp mua ngoài hàng và hoá đơn cùng về một lúc Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152- NL,VL Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ (1331- thuế GTGT của hàng hoá, dịch vụ được khấu trừ ) Có TK 111 – Tiền mặt Có TK 331 – Phải trả người bán Có TK 141 – Tạm ứng * Trường hợp doanh nghiệp nhập khẩu vật tư phải nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu. Giá NVL dùng vào sản xuất kinh doanh dịch vụ chịu thuế GTGT chỉ bao gồm thuế nhập khẩu mà không bao gồm thuế GTGT của hàng nhập khẩu. Căn cứ vào phiếu nhập kho vật tư, biên lai nộp thuế nhập khẩu, kế toán ghi: Nợ TK 152 – NL,VL Có TK 331 - Phải trả người bán Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp (3333 – thuế nhập khẩu) Căn cứ vào hoá đơn GTGT của hàng nhập khẩu, kế toán ghi: Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 333- Thuế và các khoản phải nộp (3331- thuế GTGT phải nộp) * Trường hợp doanh nghiệp đã nhận được hoá đơn, nhưng NVL còn đang đi trên đường chưa về nhập kho thì kế toán lưu hoá đơn vào một tập hồ sơ riêng “Hàng mua đang đi trên đường” chờ đến khi NVL về nhập kho sẽ ghi sổ kế toán. - Nếu trong tháng hàng về thì căn cứ vào hoá đơn, PNK để ghi vào TK 152. - Nếu cuối tháng NVL vẫn chưa về nhưng đã thuộc quyền sỡ hữu của doanh nghiệp, căn cứ vào hoá đơn, kế toán ghi: Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi trên đường. Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 331 – Phải trả người bán - Sang tháng sau khi hàng về nhập kho, căn cứ vào PNK kế toán ghi: Nợ TK ._.152 – NL,VL Có TK 151 – Hàng mua đang đi trên đường. * Trường hợp mua vật tư về trước, hoá đơn chưa về trong tháng doanh nghiệp đối chiếu với hợp đồng mua hàng, tiến hành kiểm nhận, lập PNK theo số lượng thực nhập và ghi sổ theo bút toán tạm tính: Nợ TK 152 - NL, VL Có TK 331- Phải trả người bán. Sang tháng sau, khi hoá đơn về, kế toán sé tiến hành điều chỉnh giá thực tế bằng một trong hai cách sau: - Cách1: Ghi số chênh lệch giữa bút toán tạm tính với giá thực tế bằng bút toán thường. - Cách2: Dùng bút toán đảo ngược để xoá bút toán theo giá tạm tính đã ghi, ghi lại giá thực tế bằng bút toán đúng bình thường. * Trường hợp NVL tự chế thuê ngoài gia công chế biến. Nợ TK 152 – NL,VL Có TK 154 – Chi phí SXKD dở dang * Trường hợp tăng vật tư do góp vốn liên doanh. Nợ TK 152 – NL,VL Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh. * Trường hợp tăng vật tư do đã xuất ra sử dụng nay không dùng hết nhập lại kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 – NL,VL Có TK 621 – Chi phí NVL trực tiếp. 1.3.5.2 Hạch toán tăng NVL trong các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp (các đơn vị chưa thực hiện đầy đủ các quy định về sổ sách kế toán, về chứng từ hoặc đối với các doanh nghiệp kinh doanh vàng bạc), do phần thuế GTGT được tính vào trị giá thực tế của NVL, nên khi mua ngoài kế toán ghi vào TK152 theo giá thanh toán: Nợ TK 152 – NL,VL Có TK 331 – Phải trả người bán hoặc Có TK 111 – Tiền mặt. 1.3.5.3 Hạch toán biến động giảm NVL. NVL trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất dùng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, góp vốn liên doanh...Mọi trường hợp giảm NVL đều ghi theo giá thực tế bên có TK 152. * Khi xuất NVL sử dụng trực tiếp cho việc chế tạo sản phẩm, dịch vụ hoặc cho công tác quản lý doanh nghiệp, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho ghi: Nợ TK 621 – Chi phí NVL trực tiếp Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang Có TK 152 – NL,VL * Khi xuất kho NVL để góp vốn liên doanh, kế toán phản ánh tri giá vốn góp theo giá hội đồng liên doanh xác định, phần chênh lệch giữa giá trị thực tế với giá đánh giá lại được ghi vào bên nợ hoặc có TK412 – chênh lệch đánh giá lại tài sản. Nợ TK 222 – Góp vốn liên doanh Nợ TK 128 – Đầu tư tài chính ngắn hạn Nợ (hoặc Có)TK 412 – Chênh lệch đánh giá lại tài sản Có TK 152 – NL,VL * Xuất kho NVL để cho vay tạm thời. Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388 – phải thu khác) Nợ TK 136 – Phải thu nội bộ (1368 – Phải thu nội bộ khác ) Có TK 152 – NL,VL * Giảm NVL do các nguyên nhân khác(nhượng bán, trả lương, thưởng, biếu, phát hiện thiếu... ) Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381 – tài sản thiếu chờ xử lý) Nợ TK 1388 – Phải thu khác Nợ TK 334 – Phải trả công nhân viên. Có TK 152 – NL,VL. Sơ đồ hạch toán tổng quát NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên : Sơ đồ 4 (Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) Tk 151 TK 412 TK 154 TK 133 TK 411 TK 154 Tk TK 136,138 TK 621 TK 222,128 TK 334,642 Hàng đi đường tháng trước Tăng do mua ngoài Nhập vật tư tự sản xuất hoặc thuê ngoàigia công Nhập kho NVL thừa nhận cấp phát, góp vốn liên doanh Giảm vật tư vì các mục đích khác Xuất thuê ngoài gia công chế biến Giảm vật tư do cho vay tạm thời Xuất dùng cho sxkd Xuất góp vốn LD Giảm Tăng TK331,111,112... TK 152 TK 621,641,642 Sơ đồ hạch toán NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên : Sơ đồ 5 (Tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) TK 331,111,112 TK 152 TK621,627,641 TK 151,441... TK 222,136,154 Tăng do mua ngoài (Tổng giá thanh toán) Xuất dùng chế tạo sản phẩm NVL tăng do các nguyên nhân khác Giảm vật tư vì các mục đích khác 1.3.6 Tổ chức sổ kế toán và báo cáo kế toán. 1.3.6.1 Tổ chức sổ kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. Sổ kế toán là sự biểu hiện vật chất cụ thể của phương pháp tài khoản ghi chép trên sổ kế toán là sự thể hiện nguyên lý của phương pháp ghi sổ kép. Nói cách khác sổ kế toán là một phương tiện vật chất cơ bản cần thiết để người kế toán ghi chép, phản ánh một cách có hệ thống các thông tin kế toán theo thời gian cũng như theo đối tượng. Ghi sổ kế toán được thừa nhận là một giai đoạn phản ánh của kế toán trong quá trình công nghệ sản xuất thông tin kế toán. Công tác kế toán trong các đơn vị hạch toán rất nhiều và phức tạp không chỉ thể hiện ở số lượng các phần hành mà còn ở mỗi phần hành kế toán cần thực hiện. Do vậy, đơn vị hạch toán cần thiết phải sử dụng nhiều loại sổ sách khác nhau cả về kết cấu, nội dung, phương pháp hạch toán tạo thành một hệ thống sổ sách kế toán. Các loại sổ kế toán này được liên hệ với nhau một cách chặt chẽ theo trình tự hạch toán nhất định trên cơ sở của chứng từ gốc. Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, quy mô và điều kiện kế toán sẽ hình thành cho mình một hình thức sổ kế toán thích hợp với doanh nghiệp mình. Trong phạm vi đề tài em xin trình bầy lý luận về sổ kế toán theo hình thức kế toán mà công ty Tây Hồ đang áp dụng đó là các sổ kế toán liên quan đến hình thức kế toán nhật ký chung. Sổ nhật ký chung dùng để ghi các nghiệp vụ phát sinh dựa vào các chứng từ gốc, sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào các sổ cái tài khoản liên quan. Doanh nghiệp có thể sử dụng sổ nhật ký đặc biệt để hàng ngày căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi chép vào các sổ nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ 3-5 ngày hoặc cuối tháng tuỳ thuộc vào khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từ sổ nhật ký đặc biệt lấy số liệu ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái. Các sổ cái tài khoản và sổ chi tiết được lập để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo quy định của chế độ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp. Cung cấp các chỉ tiêu về tình hình tài sản, vật tư, tiền vốn, tình hình hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp làm căn cứ để lập các báo cáo tài chính. 1.3.6.2 Tổ chức báo cáo kế toán về NVL trong doanh nghiệp. Việc tổ chức báo cáo kế toán trong các doanh nghiệp nghiệp là không giống nhau, nó tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, quy trình công nghệ, đặc điểm yêu cầu quản lý, trình độ quản lý. Tuy nhiên báo cáo kế toán NVL tuỳ thuộc chủ yếu vào số lượng chất lượng và thời điểm cung cấp thông tin của các đối tượng sử dụng. Mặt khác, nó còn phụ thuộc vào mô hình tổ chức các bộ phận công tác kế toán tài chính và kế toán quản trị trong từng doanh nghiệp. Do vậy, báo cáo kế toán về NVL cũng cần tổ chức thành báo cáo kế toán NVL phục vụ cho kế toán tài chính và phục vụ cho mục đích quant trị doanh nghiệp. Như báo cáo về vật tư nhập, xuât, tồn là báo cáo cả về số lượng và giá trị vật tư hiện có và tình hình biến động vật tư. Báo cáo này được lập theo tháng, quý hoặc năm. Đây là một báo cáo phục vụ cho kế toán tài chính. 1.3.7 Tổ chức kế toán NVL trong điều kiện ứng dụng máy vi tính. NVL trong doanh nghiệp có rất nhiều chủng loại, phong phú và biến động thường xuyên. Do đó, yêu cầu đặt ra là phải quản lý tới từng nhóm từng loại, từng thứ và từng danh điểm vật tư. Với yêu cầu này đòi hỏi phải mã hoá đối tượng kế toán là vật tư đến từng danh điểm. Vì vậy danh mục vật tư phải được xây dựng chi tiết đến từng danh điểm . Vì vậy danh mục vật tư được xây dựng chi tiết từng danh điểm và kết hợp với các Tk hàng tồn kho sẽ tạo ra hệ thống sổ chi tiết vật tư. Khi nhập dữ liệu nhất thiết phải chỉ ra danh điểm vật tư để tăng cường tính tự động hoá và có thể đặt sẵn mức thuế GTGT của từng thứ vật tư ở phần danh mục. Vật tư có đặc điểm là quản lý riêng tại kho và có thể chia phần hành kế toán vật tư thành phần hành kế toán các nghiệp vụ nhập vật tư và xuất vật tư. Với vật tư khi nhập kho phải chỉ ra tên kho bảo quản, lưu trữ và đó là cơ sở để kiểm tra số lượng tồn kho của từng loại vật tư. Đặc biệt là trong điều kiện ứng dụng máy vi tính thì việc kế toán chi tiết vật tư tại kho và tại phòng kế toán rất thuận tiện nhất là theo phương pháp ghi thẻ song song khi mà phòng kế toán và ở kho có máy nối mạng với nhau. Với nghiệp vụ nhập vật tư cần thiết phải nhập dữ liệu về giá mua, chi phí thu mua được tính vào giá vốn vật tư nhập kho. Trường hợp nhập cùng một phiếu nhập kho nhiều loại vật tư thì chường trình cho phép nhập cùng một lúc nhưng phải cùng kho. Để tạo điều kiện thuận lợi cho các nghiệp vụ nhập vật tư cần thiết xây dựng phải xây dựng danh mục chi tiết các chứng từ nhập vật tư, chẳng hạn phiếu nhập vật tư, phiếu nhập vật liệu mua nhập khẩu... Yêu cầu đối với chương trình là không chỉ quản lý được vật tư nhập kho mà còn tổng hợp được các nghiệp vụ nhập để trình bầy trên tờ khai thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Đối với các nghiệp vụ xuất vật tư thì chương trình phải tự động tính được giá vốn hàng xuất kho. Theo quy định, giá vốn của hàng xuất kho có thể được tính một trong các phương pháp thực tế đích danh, bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước. Vật tư xuất kho là có thể xuất cho sản xuất, xuất cho quản lý, hoặc xuất cho các mục đích khác. Nhưng chủ yếu là xuất dùng cho sản xuất. Do đó, khi xuất vật tư cần thiết phải chọn chứng từ phù hợp, thường thiết kế là phiếu xuất vật tư cho sản xuất khi đó chứng từ này được thiết kế phù hợp với các yếu tố đặt sẵn. Khi xuất vật tư phải chỉ ra đối tượng chịu chi phí theo khoản mục tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính giá thành. Như vậy, đối với phần hành kế toán vật tư chương trình kế toán phải cho phép theo dõi từng lần nhập, chi phí thu mua phân bổ cho hàng nhập, đồng thời cho biết số lượng hàng tồn kho khi xuất và tính giá vốn của hàng xuất kho. Các sổ sách kế toán có thể xem như : sổ chi tiết, thẻ kho, bảng kê nhập, xuất, tồn... Với việc áp dụng phần mềm cho phép kế toán có thể biết số lượng tồn kho của từng thứ vật tư theo từng kho và tại bất kỳ thời điểm nào giúp cho việc quản lý và dự trữ vật tư phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chương 2. Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán NVL ở công ty Tây Hồ. 2.1. Khái quát chung về công ty Tây Hồ. 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Tây Hồ. Công ty Tây Hồ thuộc Tổng cục Công nghiệp Quốc phòng - Bộ Quốc Phòng là một doanh nghiệp nhà nước thực hiện hạch toán kinh tế độc lập, có con dấu riêng, có trụ sở chính tại Đường Hoàng Quốc Việt - Quận Cầu Giấy - Hà Nội, với số vốn kinh doanh (ngân sách cấp và tự bổ sung) là 3.790.000.000 đồng (ba tỷ bảy trăm chín mươi triệu đồng). Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Tây Hồ được đánh dấu bằng sự ra đời Trung tâm giao dịch xuất nhập khẩu và dịch vụ -Bộ Quốc Phòng năm 1982 với chức năng chính là thực hiện việc quản lý, giao dịch các hoạt động có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu trong quân đội với chức năng chính là kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp. Năm 1988 chuyển đổi Trung tâm giao dịch xuất nhập khẩu và dịch vụ BQP thành Công ty kinh doanh xuất nhập khẩu và dịch vụ BQP với chức năng chính là kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp. Vào năm 1992, Công ty kinh doanh xuất nhập khẩu và dịch vụ - Bộ Quốc Phòng được sáp nhập với Công ty kinh doanh vật tư - BQP để thành lập Công ty Tây Hồ - Bộ Quốc Phòng với chức năng chính là kinh doanh vật tư, xuất nhập khẩu các loại hàng hoá, trang thiết bị phục vụ sự nghiệp Quốc Phòng và đảm bảo hiệu quả kinh doanh của công ty. Ngày 18 tháng 4 năm 1996, Bộ Quốc Phòng quyết định sáp nhập Công ty Tây Hồ và Công ty xây dựng 232 để thành lập Công ty Tây Hồ - Bộ Quốc Phòng với một chức năng, nhiệm vụ hoàn toàn mới. Theo chức năng, nhiệm vụ này, công ty phải chuyển hướng lấy nhiệm vụ sản xuất xây lắp là chính. Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong hơn 8 năm qua cũng đã có những bước tiến đáng kể. Từ chỗ chỉ đươc thi công những công trình nhỏ trong quân đội đến nay công ty đã có khả năng đấu thầu thi công các công trình có giá trị lớn trong và ngoài quân đội. Uy tín của công ty đã bước đầu đến với các chủ đầu tư trong cả nước thông qua chất lượng của các công trình. Tóm lại, sau hơn 8 năm hoạt động công ty Tây Hồ đã thực sự trưởng thành về mọi mặt, doanh thu của hoạt động xây lắp hàng năm có sự tăng lên đáng kể. Điều này chứng tỏ công ty đã thành công trong quá trình chuyển đổi cơ cấu ngành nghề từ kinh doanh thương mại thuần tuý sang sản xuất xây lắp. Thật vậy, từ khi thành lập với số vốn chủ sở hữu ban đầu khoảng 3,7 tỷ đồng và lực lượng lao động hơn 300 người cho đến nay tổng số vốn chủ sở hữu của công ty đã lên tới hơn 13 tỷ đồng với quân số là hơn 1.000 người. Từ chỗ chỉ xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng, kinh doanh vật liệu xây dựng, đến nay công ty đã có thể thi công các công trình lớn như đường giao thông, trạm thuỷ lợi, trạm biến áp, bến cảng, sân bay. Với sự tăng dần về chức năng, quy mô kinh doanh cũng như hiệu quả kinh doanh, vị thế và uy tín của công ty trên thị trường cạnh tranh ngày càng tăng. Công ty đã được công nhận là công ty loại 1 của Bộ Quốc Phòng và được đánh giá là là một công ty có tốc độ phát triển và hiệu quả kinh doanh tương đối cao trong những năm qua. 2.1.2. Đặc điểm tổ chức hoạt đông sản xuất kinh doanh của công ty Tây Hồ. 2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của công ty. Căn cứ vào chức năng ngành nghề đã được Bộ Quốc Phòng và các Bộ chức năng của Nhà nước ra quyết định cấp giấy phép hoạt động trên địa bàn của cả nước, công ty Tây Hồ đã xác định 6 chức năng ngành nghề cho mình như sau: - Về chức năng xây lắp: + Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, quốc phòng + Xây dựng giao thông đường bộ đến cấp 1, cầu, sân bay, bến cảng + Xây dựng các công trình vừa và nhỏ + Xây dựng trạm và lắp đặt hệ thống cấp thoát nước - Tư vấn, khảo sát, thiết kế, quy hoạch và xây dựng - Lắp đặt thiết bị công trình và dây chuyền sản xuất - Sản xuất, kinh doanh vật liệu, vật tư, thiết bị xây dựng, vật tư thanh xử lý - Kinh doanh bất động sản (kể cả dịch vụ mua bán nhà) - Kinh doanh xuất nhập khẩu Nhiệm vụ cụ thể của công ty là xem xét, nắm chắc tình hình thị trường xây dựng, hợp lý hoá các quy chế quản lý của công ty để đạt được hiệu quả kinh tế, xây dựng tổ chức đảm đương được nhiệm vụ hiện tại, đáp ứng được yêu cầu trong tương lai, có kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn và kế hoạch dài hạn. 2.1.2.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Tây Hồ. Xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ được giao, công ty Tây Hồ đã xây dựng cho mình một mô hình tổ chức từ công ty đến các phòng ban và các xí nghiệp thành viên. Trong đó các xí nghiệp là bộ phận trực tiếp tham gia sản xuất được tổ chức thành các đội cụ thể. Các đội xây dựng này có thể trực thuộc xí nghiệp hoặc trực thuộc công ty. Để cụ thể hoá mô hình tổ chức cơ cấu của công ty ta có thể phân ra như sau: - Bộ phận sản xuất chính: với nhiệm vụ tạo ra sản phẩm chính cho công ty như các công trình xây dựng và công trình giao thông bao gồm các bộ phận sau: + Xí nghiệp xây dựng công nghiệp dân dụng và hạ tầng 497 + Xí nghiệp lắp máy và xây dựng công trình 597 + Xí nghiệp xây dựng cầu đường và thuỷ lợi 797 + Xí nghiệp xây lắp công nghiệp và dân dụng 897 + Xí nghiệp xây lắp công nghiệp dân dụng và điện 997 + Các đội xây dựng số 1,2,3,4,5 + Đội thi công cơ giới + Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu - Bộ phận sản xuất phụ trợ: Với nhiệm vụ là phục vụ kịp thời theo yêu cầu của các bộ phận sản xuất chính, bao gồm các bộ phận như: + Các bộ phận phòng ban bổ trợ cho hoạt động sản xuất - Bộ phận sản xuất phụ: + Phòng kinh doanh vật tư thanh xử lý + Xưởng sản xuất cát Từ Liêm - Bộ phận phục vụ sản xuất: + Hệ thống các kho bãi vật liệu xây dựng + Bộ phận vận chuyển vật liệu ở công trường + Đội xe cơ giới 2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty Tây Hồ Bộ máy quản lý của công ty được thực hiện theo chế độ một thủ trưởng với vai trò lãnh đạo cao nhất của Giám đốc công ty. Sơ đồ bộ máy quản lý công ty Tây Hồ : Sơ đồ 6 Phó giám đốc kỹ Thuật Phó giám đốc phụ trách thi công Phòng kế Hoạch kỹ Thuật Phòng thiết kế Dự án đấu thầu Phòng kế toán tài chính Phòng tổ Chức hành chính Phòng chính trị Các xí nghiệp và các đội sản xuất trực thuộc công ty Giám Đốc Bí thư Đảng uỷ * Giám đốc công ty: Là người tổng điều hành Công ty, có nhiệm vụ tổ chức, sắp xếp bộ máy, cơ chế quản lý phù hợp, quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, sử dụng có hiệu quả các nguồn lực, lập kế hoạch và phương án tổ chức thực hiện kế hoạch, thường xuyên kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện để có biện pháp điều chỉnh hoặc thúc đẩy việc hoàn thành kế hoạch của công ty, giải quyết tốt các mối quan hệ, tạo môi trường uy tín cho công ty. * Phó giám đốc kỹ thuật và Phó giám đốc phụ trách thi công: Chịu trách nhiệm về toàn bộ công tác kỹ thuật, thiết kế thi công xây dựng và vận hành máy móc thiết bị, điều độ sản xuất toàn công ty nhằm tăng năng suất lao động và nâng cao hiệu quả sử dụng máy móc thiết bị. * Phòng Kế hoạch - kỹ thuật: Là phòng chuyên môn, nghiệp vụ, có chức năng tham mưu giúp giám đốc công ty có nhiệm vụ tổ chức, triển khai và chịu trách nhiệm về công tác kế hoạch vật tư thiết bị kỹ thuật. (Phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc công ty). * Phòng Thiết kế - Dự án - Đấu thầu: Là phòng kỹ thuật, quản lý thiết kế thi công, giúp Giám đốc công ty tổ chức triển khai các công việc về công tác nghiệp vụ kỹ thuật trong thi công xây lắp, khảo sát, thiết kế quản lý công trình. (Phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật thi công). * Phòng Tổ chức lao động - Hành chính: Là phòng chuyên môn, tham mưu cho Đảng uỷ và Giám đốc về việc tổ chức sản xuất, tiếp nhận, quản lý và sử dụng lao động; thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động, đảm bảo các công việc về hành chính, quản trị, bảo vệ và y tế cơ quan, đảm bảo chăm sóc sức khỏe và đời sống cán bộ công nhân viên. (Phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc công ty). * Phòng Tài chính -Kế toán: Có chức năng tham mưu cho Giám đốc công ty, tổ chức triển khai toàn bộ công tác tài chính, hạch toán kinh tế theo điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty, đồng thời kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động kinh tế tài chính của công ty theo pháp luật, giúp Giám đốc công ty tổ chức và chỉ đạo công tác tài chính phục vụ sản xuất kinh doanh mang lại hiệu quả. (Phòng Tài chính – Kế toán chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc công ty). * Phòng Chính trị: Có chức năng giúp giám đốc công ty và Đảng uỷ công ty về công tác Đảng, công tác chính trị tư tưởng, đồng thời cũng là cơ quan thực hiện công tác đó, theo các nhiệm vụ cụ thể. (Phòng Chính trị chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Bí thư Đảng uỷ, Phó Giám đốc chính trị). 2.1.4 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty Tây Hồ. 2.1.4.1 Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty Tây Hồ. * Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng Tài chính -Kế toán: Phụ trách chung, điều hoà cấp phát vốn cho nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, phụ trách kế hoạch tài chính chung của công ty, phụ trách chế độ quản lý tài chính, chế độ về nghiệp vụ kế toán, tham gia xây dựng chế độ chính sách, xử lý số liệu kế toán chung của công ty do kế toán tổng hợp báo cáo. * Bộ phận tài chính: Quản lý vốn, tài sản, theo dõi đảm bảo chế độ chính sách và toàn bộ phần bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn cho cán bộ công nhân viên. * Bộ phận kế toán tổng hợp: Kiểm tra, xử lý chứng từ, lập bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh. sơ đồ 7 : Cơ cấu bộ máy kế toán Công ty Tây Hồ Bộ phận Tài chính Bộ phận Kiểm tra kế toán Bộ phận Kế toán tổng hợp Bộ phận Hạch toán TSCĐ, vật tư Bộ phận Kế toán tiền lương Bộ phận Kế toán chi phí Bộ phận Kế toán thanh toán Bộ phận Quỹ Trưởng ban TCKT chi nhánh Nhân viên kinh tế các xí nghiệp Nhân viên kinh tế các đội Bộ phận kế toán vật tư, TSCĐ kế toán trưởng kiêm trưởng phòng TCKT Bộ phận kế toán tiền lương Bộ phận kế toán chi phí giá thành Bộ phận kế toán thanh toán * Bộ phận kiểm tra kế toán: Đối chiếu số liệu giữa các chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo kế toán với nhau, giữa số liệu kế toán của doanh nghiệp với số liệu kế toán của các đơn vị kế toán có liên quan, giữa số liệu kế toán với thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, với chế độ thể lệ kế toán hiện hành nhằm cung cấp cho các đối tượng sử dụng khác nhau những thông tin kế toán – tài chính của doanh nghiệp một cách trung thực, minh bạch, công khai, đảm bảo cho công tác kế toán thực hiện tốt các yêu cầu, nhiệm vụ và chức năng của mình trong công tác quản lý. * Bộ phận kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Lập các bảng cấp phát về lương, thưởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. * Bộ phận kế toán TSCĐ và vật tư: Theo dõi tình hình tăng, giảm và khấu hao TSCĐ. Ttình hình hiện có, biến động tăng, giảm của từng nhóm, thứ, loại vật tư * Bộ phận kế toán thanh toán: Đối chiếu số liệu, xử lý số liệu thanh toán công nợ với khách hàng. * Bộ phận quỹ: Thực hiện thu chi theo lệnh. 2.1.4.2 Hình thức tổ chức công tác kế toán của công ty Tây Hồ. Công ty Tây Hồ là một doanh nghiệp có quy mô vừa, các đơn vị trực thuộc như các xí nghiệp, các đội hoạt động tập trung trên một địa bàn. Tuy nhiên, công ty có một chi nhánh ở thành phố Hồ Chí Minh cho nên hình thức tổ chức công tác kế toán của công ty là vừa tập trung vừa phân tán. Hình thức tổ chức kế toán được áp dụng ở công ty là hình thức nhật ký chung. Công ty có sử dụng máy vi tính để hỗ trợ cho công tác kế toán được thực hiện một cách nhanh chóng, thuận lợi, dễ dàng, chính xác, tinh giản bộ máy kế toán làm cho bộ máy kế toán hoạt động có hiệu quả, bớt cồng kềnh. Công ty hiện nay đang áp dụng phần mềm kế toán Fats Accounting 2002 phục vụ cho công tác kế toán. Phần mềm này bao gồm các phân hệ sau : Mối liên kết giữa các phân hệ đó được thể hiện qua sơ đồ sau : Vốn bằng tiền Sổ chi tiết TK. Sổ cái TK Nhật ký chung… v Mua hàng và phải trả. Báo cáo mua hàng Báo cáo chi phí và giá thành Thẻ kho NXT Nghiệp vụ Khác Tổng Hợp Sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi NH Bán hàng và phải thu Báo cáo bán hàng Các báo cáo tài chính Hàng tồn kho. PN, PX Báo cáo Quản trị Thẻ TSCĐ Bảng tính Khấu hao Tài sản cố định. 1. Hệ thống 2. Kế toán tổng hợp 3. Kế toán công nợ phải thu 4. Kế toán công nợ phải trả 5. Kế toán vốn bằng tiền 6. Kế toán bán hàng 7. Kế toán hàng tồn kho 8. Kế toán chi phí và tính giá thành 9. Kế toán TSCĐ Số liệu cập nhật ở các phân hệ được lưu ở các phân hệ của mình ngoài ra còn chuyển các thông tin cần thiết sang các phân hệ nghiệp vụ khác tuỳ theo từng trường hợp cụ thể và chuyển sang phân hệ kế toán tổng hợp để lên các sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, chi phí và giá thành. 2.2 Thực trạng về tổ chức công tác kế toán NVL của công ty Tây Hồ. 2.2.1 Các đối tượng cần quản lý có liên quan đến việc tổ chức kế toán NVL. * Đặc điểm NVL ở công ty. Công ty Tây Hồ là một đơn vị xây lắp nên chi phí về NVL chiếm tới 80% giá trị sản lượng mà công trình hoàn thành, bên cạnh đó NVL sử dụng trong doanh nghiệp rất phong phú, đa dạng. Các loại vật liệu xây dựng có các tính chất lý hoá của chúng rất khác nhau, đo đó yêu cầu đặt ra là phải tổ chức quản lý và hạch toán NVL từ khâu thu mua, vận chuyển bảo quản cho đến khi sử dụng NVL. Ngày nay trong điều kiện nền kinh tế thị trường phát triển việc thu mua NVL được diễn ra nhanh chóng và rất thuận lợi có thể tổ chức thu mua ngay gần nơi công trình đang thi công thuận tiện cho công tác vận chuyển và sử dụng, và cũng phù hợp với chính sách giao khoán sản phẩm đến từng tổ đội sản xuất của công ty. Nguyên vật liệu được thu mua và chuyển đến các kho gần ngay công trình, đủ sử dụng theo yêu cầu của công trình đó. Bộ phận phụ trách quản lý nhu cầu sử dụng vật tư trực tiếp tham mưu cho giám đốc những chủng loại vật tư cần thiết phụ vụ cho quá trình thi công, phát hiện những loại vật tư còn tồn đọng không sử dụng hết, phát hiện những sai sót, ngăn chặn hao hụt mất mát đối với từng thứ loại vật tư. Cán bộ của phòng kế toán và thủ kho cùng phối hợp trong quá trình quản lý nhập, xuất vật tư theo phiếu nhập, xuất vật tư đúng thủ tục chứng từ đảm bảo việc quản lý vật tư và đúng chế độ quy định. Do đặc điểm NVL trong xây dựng có đặc thù riêng nên việc bảo quản NVL đòi hỏi phải bảo quản ở nơi sạch sẽ, cao ráo, không ẩm ướt. * Danh mục các đối tượng có liên quan đến việc tổ chức kế toán NVL gồm có : Danh mục các nhà cung cấp Danh mục kho Danh mục vật tư. Các danh mục này được công ty xây dựng và mã hoá, cài đặt như sau : Biểu 1 : Danh Mục Các Nhà Cung Cấp STT Mã hoá Tên nhà cung cấp Địa chỉ Mã số thuế 1 AL Cty TNHH Thương mại và Dịch vụ An Lạc Số 3- khu đô thị định công 0101398154 2 K.HƯNG Cty TNHH Khánh Hưng 4900211226 ... ... ... 25 K023 DNTN Hồng Linh TP- Lạng Sơn 4900142251-1 26 K024 Cty TNHH Thảo Hiền 200464954 ... ... ... Biểu 2 : Danh Mục Kho Mã kho Tên kho K001 Kho bệnh viện Lạng Sơn K002 Kho Khách sạn 11 tầng tỉnh Lạng Sơn K003 Kho Sân vận động Đông kinh K004 Kho trung tâm thể dục thể thao Lai Châu K005 Kho trung tâm nghiên cứu và đầu tư nghiệp vụ chứng khoán. ... ... 2.2.2 Phân loại và đánh giá NVL. 2.2.2.1 Phân loại NVL. Căn cứ vào đặc điểm và vai trò quản lý thì NVL của công ty được chia ra thành các loại sau đây: Nguyên vật liệu chính: Như Xi măng, sắt, thép, gạch. Nguyên vật liệu phụ: Như Sơn, vôi, đinh, phụ gia. Nhiên liệu: xăng dầu Vật liệu đặc biệt: Vật liệu nổ, hay hoá chất độc hại. Vật liệu khí: Hơi, ga. Với các loại vật liệu trên thì công ty tiến hành mã hoá, khai báo, cài đạt trong phần mềm fats như sau : Biểu 3 : Danh mục Vật Tư STT Mã vật tư Tên Vật Tư ĐVT TK vật tư 1 GACH041 Gạch 2 lỗ Viên 1521 2 DAY216 Dây điện 2x1,5 m 1521 3 DAY217 Dây điện 2x2,5 m 1521 4 DAY218 Dây điện 2x4 m 1521 5 THEP095 Thép : 10< = D <= 18 Kg 1521 6 THEP094 Thép : D < 10 Kg 1521 7 THEP088 Thép : D > 18 Kg 1521 ... ... ... 2.2.2.2 Đánh giá NVL. * Đánh giá NVL nhập kho : Vật liệu của công ty được nhập kho trong các trường hợp sau: - NVL nhập kho do mua ngoài: Đây là nguồn chủ yếu của doanh nghiệp khi nhập NVL. Công ty Tây Hồ đang áp dụng việc nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. Bởi vậy giá trị thực tế của vật liệu mua ngoài được xác định như sau: Trị giá vốn Số lượng Đơn giá mua Thực tế của = NVL x ghi trên hoá đơn NVL nhập kho nhập kho (chưa có thuế GTGT) Trong đó chi phí vận chuyển hàng hoá, bốc dỡ do người bán chịu và được tính luôn và giá bán ghi trên hoá đơn. Ví dụ : Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 201 ngày 13 tháng 11 năm 2003 của công ty Thương mại và Dịch vụ An Lạc thì trị giá vốn của NVL nhập kho loại thép tròn: D < 10 là : Trị giá vốn NVL nhập kho = 1.000 x 6.000 = 6.000.000 (đồng) ( Xem biểu 4 ) Biểu 4 : Hoá Đơn (GTGT) Mẫu số: 01GTKT - 3LL Liên 2: Giao cho khách hàng DR/2003B Ngày 13 tháng 11 năm 2003 Số: 201 - Đơn vị bán: Công ty thương mại và dịch vụ An Lạc - Địa chỉ: Số 3 – khu đô thị định công. - Số TK: MST: 0101398154 - Họ tên người mua hàng: Tạ Hồng Long - Tên đơn vị: Công ty Tây Hồ – BQP - Địa chỉ: Số 2 - Đường Hoàng Quốc Việt – Cầu giấy – Hà Nội - Hình thức thanh toán: Trả chậm MS: - Mã nhà cung cấp : AL Thứ tự Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 Thép tròn : D < 10 Kg 1.000 6.000 6.000.000 Cộng tiền hàng  : 6.000.000 Thuế suất GTGT : 5%. Tiền thuế GTGT  : 300.000 Tổng tiền thanh toán: 6.300.000 Số tiền bằng chữ : Sáu triệu, ba trăm nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) - Đối với NVL nhập kho do các đơn vị khác hoàn trả tạm thời do trước đây đơn vị đã cho vay thì: Tri giá NVL nhập kho = Trị giá NVL xuất cho vay trước đây. - Đối với các NVL nhập kho do các xưởng tự gia công chế biến nhập kho thì: Trị giá NVL nhập kho gồm trị giá NVL xuất kho gia công cộng với chi phí nhân công và chi phí khác. - Đối với phế liệu thu hồi nhập kho thì ban đánh giá vật tư sẽ tiến hành đánh giá lại phế liệu thu hồi. Trị giá thực tế Số lượng Đơn giá ước Chi phí của NVL = NVL x có thể sử dụng + vận chuyển nhập kho nhập kho được của phế liệu (nếu có) * Đánh giá NVL xuất kho: Mặc dù số lượng chủng loại NVL của công ty rất nhiều nhưng khả năng quản lý chi tiết NVL của công ty chặt chẽ, NVL nhập kho thuộc lô hàng nào thì sẽ được xuất thẳng cho công trình sử dụng luôn. Do đó công ty có thể theo dõi lô hàng từ khi nhập đến khi xuất bởi thế công ty đã sử dụng phương pháp đơn giá thực tế đích danh để xác định trị giá NVL xuất kho. Phương pháp tính trị giá vốn xuất kho được tính thủ công, và thời điểm tính là khi xuất kho NVL. Người sử dụng phải tự xác định và tự gõ giá xuất kho/ giá vốn và chương trình không can thiệp gì cả. Chương trình chỉ dựa trên các giá do người sử dụng nhập vào để tình ra giá trị tồn kho. 2.2.3 Tổ chức kế toán chi tiết NVL ở công ty Tây Hồ. 2.2.3.1 Chứng từ sử dụng hạch toán NVL. Như ta đã biết mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đến việc nhập xuất NVL đều phải có các chứng từ kế toán kèm theo theo quy định của BTC, các chứng từ này là căn cứ pháp lý để tổ chức hạch toán NVL và ghi sổ kế toán tại đơn vị. Hiện nay công ty áp dụng các chứng từ kế toán để hạch toán NVL bao gồm các chứng từ sau: Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Hoá đơn bán hàng (GTGT) Thẻ kho 2.2.3.2 Thủ tục nhập, xuất kho NVL. NVL ở công ty phần lớn được mua ngoài. Do có đặc điểm di chuyển địa điểm sản xuất kinh doanh nên công ty áp dụng hình thức khoán xuống các đội, các xí nghiệp trực thuộc công ty, các công trường phần lớn ở xa hơn nữa lại hoạt động tách biệt nhau, do vậy mỗi công trường đều có một nhân viên kế toán theo dõi sự biến động, sử dụng vật tư tại kho của công trường. Sau khi ký hợp đồng nhận thi công công trình, phòng kế hoạch tiến hành giao việc (giao khoán) từng công trình cho các đội các xí nghiệp. Các xí nghiệp căn cứ vào các định mức kinh tế kỹ thuật mà tính toán tiến hành mua NVL về nhập kho công trình và xuất dùng luôn cho sản xuất xây lắp. Nguyên vật liệu đ._.