Kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Phát triển Nhà và Đô thị Hòa Bình

ũng gặp không ít những khó khăn và thử thách. Để xác định được chỗ đứng của mình trong nền kinh tế thị trường các doanh nghiệp không những cần phải cải tiến mẫu mã, chất lượng mà còn phải quan tâm tới tất cả các khâu trong quá trình sản xuất từ khi bỏ vốn ra cho tới khi thu được vốn về. Một trong những công cụ quản lý không thể thiếu được trong hoạt động sản xuất kinh doanh là hạch toán kế toán. Vì, nó đóng một vai trò rất quan trọng trong việc điều chỉnh cơ cấu kinh tế trong doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt là với các doanh nghiệp kinh doanh trong ngành xây dựng cơ bản, nguyên vật liệu đóng một vai trò rất quan trọng trong việc nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm. Vì vậy, việc ghi chép, phản ánh thu, mua, nhật, xuất, dự trữ nguyên vật liệu đóng một vai trò rất lớn trong việc cung cấp thông tin sử dụng và đề ra các biện pháp quản lý nguyên vật liệu một cách đúng đắn nên công việc tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu là vấn đề cần thiết mà các doanh nghiệp thường quan tâm. Nguyên vật liệu không thể thiếu được trong quá trình sản xuất. Chính vì những lý do đó tại Công ty Phát triển Nhà và Đô thị Hòa Bình, nguyên vật liệu cũng đóng một vai trò quan trọng trong quá trình hình thành và phát triển của Công ty làm cho Công ty ngày càng có chỗ đứng vững hơn trên thị trường. Để đạt được điều đó là sự nỗ lực phấn đấu vươn lên của toàn doanh nghiệp trong công tác xây dựng. Bí quyết của Công ty là đã năng động khai thác tốt những gì mà mình sẵn có, mặt khác cũng xây dựng được mô hình quản lý phù hợp, tiết kiệm được chi phí, sử dụng tốt nguyên vật liệu thu được lợi nhuận trong kinh doanh. Qua quá trình học tập lý luận tại trường và tìm hiểu thực tiễn trong thời gian thực tập ở Công ty. Em nhận thấy tầm quan trọng của nguyên vật liệu và những vấn đề còn hạn chế trong công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty, em đã đi sâu nghiên cứu chuyên đề: “Hoàn thiện công tác kế toán Nguyên Vật Liệu ở Công ty Phát triển Nhà và Đô thị Hòa Bình” Nội dung của chuyên đề: Ngoài phần mở đầu chuyên đề được chia làm 3 phần chính: Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Chương 2: Thực trạng tổ chức trong công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Phát triển Nhà và Đô thị Hòa Bình. Chương 3: Một số kiến nghị và đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở Công ty Phát triển Nhà và Đô thị Hòa Bình. Trong quá trình nghiên cứu chuyên đề em đã được sự giúp đỡ thường xuyên tận tình của cô giáo : Nguyễn Thị Như Hoa và các thầy, cô giáo trong Trung Tâm Cao Đẳng cùng toàn thể các cô, các bác trong Công ty.Tuy nhiên, do tình hình và thời gian có hạn nên chuyên đề này không tránh khỏi những thiếu sót, em mong sự giúp đỡ của các thầy cô và cán bộ của Công ty để chuyên đề thêm phong phú về lý luận và thiết thực với thực tiễn hơn. Chương 1 Những vấn đề Lý luận cơ bản về hoàn thiện kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất I. Sự cần thiết phải tổ chức kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất I.1.Vị trí và vai trò của NVL trong quá trình sản xuất NVL là những đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động có ích của con người tác động vào, theo như Mác nói: “Tất cả mọi vật thiên nhiên ở xung quanh ta mà lao động có ích có thể tác động vào để tạo ra của cải vật chất cho xã hội đều là đối tượng lao động. NVL nào cũng là đối tượng lao động, nhưng không phải bất cứ đối tượng lao động nào cũng là NVL. Chỉ khi đối tượng lao động đó thay đổi do lao động thì nó mới là NVL”. Trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm mới, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất.Về mặt hiện vật NVL được tiêu dùng toàn bộ không giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu. Về mặt giá trị NVL được chuyển dịch toàn bộ một lần giá trị vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. Do vậy người ta nói rằng NVL đối với sản xuất trong các doanh nghiệp sản xuất giống như cơm ăn nước uống cần cho sự sống con người. Chi phí về NVL luôn chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Vì vậy NVL không chỉ quyết định đến mặt số lượng sản phẩm mà còn ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. NVL có đảm bảo được chất lượng cao, đúng qui cách, chủng loại thì sản phẩm sản xuất ra mới đạt yêu cầu, phục vụ tốt hơn cho nhu cầu tiêu dùng của xã hội. Nhưng bên cạnh đó doanh nghiệp cần phải quan tâm đến sự tồn tại của chính mình, đó là sao cho không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm với giá thành hạ nhất đạt lợi nhuận tối đa. Nghĩa là doanh nghiệp phải quan tâm đến việc sử dụng tiết kiệm NVL từ đó làm cho chi phí sản xuất hạ thấp và làm tăng thêm sản phẩm cho xã hội. I.2.Vai trò của kế toán đối với việc quản lý và sử dụng NVL Trong nền kinh tế thị trường, kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng còn là công cụ quản lý trực tiếp của mọi đơn vị. Hạch toán kế toán là việc ghi chép tính toán mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh ở các đơn vị cung cấp thông tin cho quản lý kinh tế để đề ra các biện pháp quản lý đúng đắn. Hạch toán kế toán NVL là việc ghi chép phản ánh đầy đủ tình hình thu mua, nhập, xuất, dự trữ....(NVL). Thông qua tài liệu kế toán NVL còn biết được chất lượng chủng loại vật liệu có đảm bảo hay không, số lượng thiếu hay thừa đối với sản xuất. Từ đó người quản lý đề ra các biện pháp thiết thực. Nếu thiếu VL đơn vị tổ chức mua, cố gắng làm giảm tiêu hao quản lý được giá cả, chất lượng. Tất cả những thông tin đó thông qua tài liệu kế toán các nhà quản lý doanh nghiệp sẽ đề ra những quyết định phù hợp. Kế toán VL có vai trò quan trọng trong việc quản lý sử dụng kế toán VL. Song để thực hiện vai trò đó công tác quản lý, kế toán VL mua phải đảm bảo những yêu cầu quản lý nhất định. I.3.Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán NVL I.3.1. Yêu cầu quản lý NVL NVL quyết định sự tồn tại và phát triển của sản xuất, vấn đề đặt ra ở đây là việc cung cấp NVL phải đầy đủ thường xuyên liên tục và đảm bảo cho sản xuất đều đặn, đồng thời sử dụng NVL một cách tiết kiệm nhất, hiệu quả nhất. Đảng và Nhà nước ta đã có nhiều chính sách chế độ về công tác quản lý vật tư, sử dụng nhiều biện pháp để quản lý. Nhưng tập trung lại, VL cần được quản lý ở tất cả các khâu: Từ thu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng. Trong khâu thu mua cần quản lý về số lượng, chủng loại và giá cả...sao cho chi phí về NVL giảm nhất với chất lượng cao nhất. Trong khâu bảo quản cần đảm bảo đúng đắn theo chế độ quy định phù hợp với từng tính chất lý hoá của mỗi loại NVL Trong khâu dự trữ phải đảm bảo dự trữ một lượng nhất định để quá trình sản xuất không bị gián đoạn, phải dự trữ sao cho không vượt quá mức dự trữ tối đa (để tăng vòng quay vốn) và không nhỏ hơn mức tối thiểu (để sản xuất được liên tục bình thường). Trong khâu sử dụng cần thực hiện theo các tiêu hao đảm bảo sử dụng hợp lý và tiết kiệm. I.3.2. Nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất Để thực hiện chức năng giám đốc của kế toán, xuất phát từ đặc điểm yêu cầu quản lý VL Nhà nước đã xác định nhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp sản xuất như sau: - Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình nhập, xuất và tồn kho VL. Tính giá thành thực tế của VL đã thu mua và nhập kho công ty kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua VL về các mặt: Số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời đúng chủng loại VL cho quá trình sản xuất kinh doanh. - áp dụng đúng đắn các phương pháp về kỹ thuật hạch toán vật liệu hướng dẫn kiểm tra các bộ phận đơn vị trong doanh nghiệp, thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu, mở các sổ thẻ, thẻ kế toán chi tiết thực hiện hạch toán vật liệu đúng chế độ, đúng phương pháp quy định, nhằm đảm bảo sự thống nhất trong công tác, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi nền kinh tế và toàn bộ nền kinh tế quốc dân. - Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu, phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý các vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, kém hoặc mất phẩm chất. Tính toán xác định tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh, phân bổ chính xác vật liệu đã tiêu hao vào các đối tượng sử dụng. - Tham gia kiểm kê và đánh giá lại VL theo chế độ nhà nước quy định, lập các báo cáo về VL phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý tiến hành phân tích kinh tế tình hình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng VL nhằm phục vụ công tác quản lý VL một cách hợp lý trong hoạt động sản xuất kinh doanh, hạ thấp chi phí sản xuất kinh doanh. I.4. Phân loại và đánh giá Nguyên vật liệu I.4.1. Phân loại NVL Trong quá trình sản xuất kinh doanh, NVL bao gồm nhiều loại, nhiều thứ khác nhau. Mỗi loại có nội dung kinh tế, tính năng lý, hoá và có vai trò công dụng riêng. Muốn quản lý tốt NVL, đảm bảo cung cấp đủ NVL để phục vụ sản xuất được liên tục, đồng thời để hạch toán chính NVL cần phải tiến hành phân loại vật liệu. Trong các doanh nghiệp sản xuất, VL được phân chia thành các loại: NVL chính, VL phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, thiết bị xây dựng cơ bản, phế liệu: - NVL chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của doanh nghiệp, nó là yếu tố cơ bản để cấu thành nên sản phẩm.Tuỳ thuộc vào đặc thù riêng của doanh nghiệp mà doanh nghiệp có nguyên vật liệu chính như sắt thép ,xi măng ...trong doanh nghiệp sản xuất ,đó là nguyên vật liệu chính - VL phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng cùng với vật liệu chính để nâng cao chất lượng, hoàn thành sản phẩm hoặc nâng cao, phục vụ cho quản lý sản xuất,bao gói sản phẩm. - Nhiên liệu: Bao gồm các dạng ở thể lỏng, khí rắn như: xăng, dầu, than, củi, hơi đốt dùng để phục vụ sản xuất sản phẩm cho các phương tiện, máy móc, thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh. - Phụ tùng thay thế: Bao gồm các thiết bị phương tiện lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản của doanh nghiệp. - Phế liệu là: Các VL loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm như gỗ, sắt, thép vụn, hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý TSCĐ... Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại VL nêu trên lại được chia thành từng nhóm, thứ một cách chi tiết hơn. Việc phân chia này giúp cho kế toán tổ chức các tài khoản, chi tiết dễ dàng hơn trong việc quản lý, hạch toán VL.Việc phân chia này còn giúp cho doanh nghiệp nhận biết rõ nội dung kinh tế và vai trò chức năng của từng loại VL trong quá trình sản xuất kinh doanh, từ đó đề ra những biện pháp thích hợp trong việc tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại VL. I.4.2. Đánh giá VL Đánh giá NVL là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiên giá trị của VL theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực thống nhất về nguyên tắc NVL cần được đánh giá theo giá thực tế. Song do đặc điểm của NVL có nhiều thứ, thường xuyên biến động trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu của công tác kế toán VL phải phản ánh kịp thời hàng ngày tình hình biến động và số hiện có của VL nên trong công tác kế toán,VL còn có thể được đánh giá theo giá hạch toán của VL a. Đánh giá NVL theo giá thực tế NVL có thể được nhập từ nhiều nguồn rất khác nhau, do đó giá vốn thực tế của NVL cũng được phản ánh khác nhau. NVL có thể mua ngoài, gia công chế biến, tự chế biến do góp liên doanh, thu nhặt được từ phế liệu thu hồi. Giá vốn thực tế của VL là toàn bộ giá trị mua sắm, gia công hoặc chế biến VL, bao gồm hai bộ phận: giá bản thân VL và chi phí thu mua, chi phí gia công hoặc chi phí chế biến. Cụ thể là đối với VL nhập: Giá thực tế của VL mua ngoài là giá mua ghi trên hoá đơn (bao gồm cả thuế nhập khẩu hoặc thuế khác nếu có) cộng (+) với chi phí mua thực tế (bao gồm cả chi phí vận chuyển, bốc xếp bảo quản, phân loại bảo hiểm, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt, tiền bồi thường, chi phí nhân viên…) trừ (-) các khoản chiết khấu, giảm giá (nếu có). Chi phí thu mua có liên quan đến nhiều loại VL thì phải phân bổ cho từng thứ theo tiêu thức nhất định như trọng lượng, giá trị, hoặc theo giá kế hoạch của VL Đối với VL do doanh nghiệp tự chế biến gia công thì giá thực tế bao gồm: giá thực tế xuất kho gia công chế biến và các chi phí gia công chế biến. Đối với VL thuê ngoài, gia công chế biến thì giá thực tế là giá thực tế VL xuất thuê chế biến cộng với các chi phí vận chuyển bốc dỡ đến nơi thuê chế biến và từ nơi đó về DN cùng với số tiền phải trả cho đơn vị nhận gia công chế biến. Giá thực tế của VL góp vốn liên doanh là giá vốn góp do hội đồng quản trị liên doanh (các bên tham gia liên doanh) thống nhất đánh giá. Giá thực tế của VL thu nhặt được từ phế liệu thu hồi được đánh giá theo giá thực tế có thể sử dụng, có thể tiêu thụ hoặc theo giá ước tính. Giá thực tế của NVL có tác dụng lớn trong công tác quản lý, kế toán VL. Nó được dùng để hạch toán tổng hợp tình hình nhập xuất tồn kho VL, tính toán phân bổ chính xác thực tế về VL đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời phản ánh chính xác giá trị,VL thực tế hiện có của doanh nghiệp. Đối với VL xuất: Khi xuất dùng VL, công cụ, dụng cụ kế toán phải tính toán chính xác giá trị thực tế của VL xuất cho các nhu cầu đối tượng khác nhau.Việc tính giá thực tế của VL xuất có thể tính theo một trong các phương pháp sau đây: 1.Tính theo đơn giá bình quân tồn kho đầu kỳ: Theo phương pháp này giá thực tế VL xuất kho được tính trên cơ sở số lượng VL xuất dùng và đơn giá bình quân VL tồn đầu kỳ. Trị giá vật tư = Số lượng vật x Đơn giá mua thực vật Xuất kho tư xuất kho vật tư tồn kho đầu kỳ Đơn giá bình quân đầu kỳ = giá thực tế tồn đầu kỳ Số lượng tồ đầu kỳ 2.Tính theo đơn giá bình quân tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ: Về cơ bản phương pháp này giống như phương pháp trên nhưng đơn giá VL được tính bình quân cho cả số tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ. Đơn giá bình quân = giá thực tế tồn đầu kỳ + giá thực tế nhập trong kỳ/Số lượng tồn đầu kỳ + số lượng nhập trong kỳ. Giá thực tế xuất kho = số lượng xuất kho * đơn giá bình quân 3.Tính theo giá thực tế đích danh: Phương pháp này thường được áp dụng đối với các loại VL có giá trị cao, các loại vật tư đặc chủng. Giá thực tế VL xuất kho được căn cứ vào đơn giá thực tế VL nhập kho theo từng lô, từng lần nhập, và số lượng xuất kho theo từng lần. 4.Tính theo giá thực tế nhập trước - xuất trước: Theo phương pháp này ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập. Sau đó căn cứ vào số lượng xuất tính ra số thực tế xuất kho theo nguyên tắc: Tính theo đơn giá thực tế nhập trước đối với số lượng xuất kho thuộc lần nhập trước, số còn lại. (tổng số xuất kho - số xuất thuộc lần nhập trước) được tính theo đơn giá thực tế các lần nhập sau. Như vậy giá thực tế của VL tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của VL nhập kho thuộc các lần mua vào sau cùng. 5.Tính theo giá nhập sau - xuất trước: Ta cũng phải xác định đơn giá thực tế của từng lần nhập nhưng khi xuất sẽ căn cứ vào số lượng xuất và đơn giá thực tế nhập lần cuối sau đó mới lần lượt đến các lần nhập trước để tính giá thực tế xuất kho. Như vậy, giá thực tế của VL tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế VL tính theo đơn giá của những lần nhập đầu kỳ. b.Đánh giá VL theo giá hạch toán. Đối với những xí nghiệp có nhiều loại VL, giá cả thường xuyên biến động việc nhập xuất VL diễn ra thường xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp tốn nhiều công sức và có khi không thực hiện . Do đó việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán. Giá hạch toán là giá tương đối ổn định xí nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập, xuất, tồn kho VL trong khi chưa tính được giá thực tế của nó. Có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá mua VL ở một thời điểm nào đó hay giá VL bình quân tháng trước. Sử dụng giá hạch toán để đơn giản, giảm bớt khối lượng cho công tác kế toán, nhập, xuất VL hàng ngày. Nhưng cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toán của VL xuất tồn kho theo giá thực tế và giá hạch toán. Hệ số giá VL(H) = giá thực tế VL tồn kho đầu kỳ + giá thực tế VL nhập trong kỳ/giá hạch toán VL tồn kho đầu kỳ + giá hạch toán VL nhập trong kỳ. Giá thực tế VL xuất kho = Hệ số giá VL * giá hạch toán VL xuất kho. II.Tổ chức công tác hạch toán kế toán chi tiết vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất Kế toán chi tiết VL có thể tiến hành một trong ba phương pháp sau đây: phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, và phương pháp ghi sổ số dư. II.1.Phương pháp thẻ song song (sơ đồ) Thẻ kho (Thủ kho) -Phiếu nhập kho -Phiếu xuất kho Bảng tổng hợp Nhập xuất vật tư Thẻ(sổ chi tiết) (Kế toán) Ghi chú : Ghi hàng ngày hoặc định kỳ : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra : Phương pháp này được áp dụng trong các DN có ít chủng loại VL, khối lượng các nghiệp vụ (chứng từ) nhập - xuất ít, không thường xuyên về trình độ nghiệp vụ chuyên môn của các cán bộ kế toán còn hạn chế. II.2.Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Bảng kê nhập kho Bảng kê xuất kho Sổ đối chiếu luân chuyển Ghi chú : Ghi hàng ngày hoặc định kỳ : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra : II.3. Phương pháp sổ số dư: Phiếu nhập kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng luỹ kế nhập Thẻ kho Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ xuất Bảng lũy kế xuất Phiếu nhập kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng luỹ kế nhập Sổ số dư Bảng tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn Thẻ kho Bảng lũy kế xuất Phiếu giao nhận chứng từ xuất Phiếu xuất kho Ghi chú : Ghi hàng ngày hoặc định kỳ : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra : Phương pháp sổ số dư áp dụng phù hợp trong các DN có khối lượng các nghiệp vụ kinh tế (chứng từ nhập - xuất) về nhập, xuất VL diễn ra thường xuyên, nhiều chủng loại VL đã xây dựng được hệ thống danh điểm VL, dùng giá hạch toán để hạch toán hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho, yêu cầu và trình độ quản lý, trình độ cán bộ kế toán của doanh nghiệp tương đối cao. Iii.tổ chức công tác hạch toán kế toán tổng hợp vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất . VL là tài sản lưu động, thuộc nhóm hàng tồn kho của DN. Việc mở các tài khoản tổng hợp ghi chép sổ kế toán và xác định trị giá hàng tồn kho, giá trị hàng bán ra hoặc xuất dùng tuỳ thuộc vào việc doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hay phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp ghi chép, phản ánh thường xuyên liên tục tình hình nhập - xuất - tồn kho của các loại VL trên các TK và sổ kế toán tổng hợp khi có các chứng từ nhập, xuất VL. Như vậy việc xác định giá trị VL được căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi đã được tập hợp, phân loại theo các đối tượng sử dụng để ghi vào các TK và sổ kế toán. Phương pháp kê khai thường xuyên được áp dụng trong phần lớn các doanh nghiệp sản xuất và các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như: Máy móc, thiết bị, Ô tô... Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi thường xuyên liên tục tình hình nhập - xuất hàng tồn kho trên các TK hàng tồn kho mà chỉ theo dõi phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ căn cứ vào số liệu kiểm kê định kỳ. Việc xác định giá trị VL xuất dùng trên tài khoản kế toán tổng hợp không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà lại căn cứ vào giá trị thực tế VL tồn kho đầu kỳ, mua (nhập) trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính. Chính vì vậy trên tài khoản tổng hợp không thể hiện rõ giá trị VL xuất dùng (hoặc xuất bán) cho từng đối tượng, các nhu cầu khác nhau: sản xuất hay phục vụ sản xuất sản phẩm, cho nhu cầu bán hàng hay quản lý doanh nghiệp...Hơn nữa trên TK tổng hợp cũng không thể kể hết được số mất mát, hư hỏng, tham ô (nếu có) Phương pháp kiểm kê định kỳ được áp dụng trong nghiệp doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ chi tiết tiến hành một loạt hoạt động hoặc ở các nghiệp thương mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị thấp, mặt hàng nhiều. Như vậy, xét theo góc độ kế toán chi tiết (kế toán quản trị) thì việc hạch toán chi tiết đối với VL trong các doanh nghiệp tiến hành theo phương pháp kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ không có gì khác nhau. Mà sự khác nhau ở đây là góc độ kế toán tổng hợp (kế toán tài chính), ở việc mở các TK, sổ kế toán để theo dõi tình hình nhập, xuất và xác định giá trị hàng tồn kho trên các TK . III.1. Kế toán tổng hợp VL theo phương pháp kê khai thường xuyên III.1.1.Tài khoản kế toán sử dụng TK152: (nguyên liệu, vật liệu) Tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng, giảm NVL theo giá thực tế. Kết cấu của TK 152: - Bên nợ: + Giá thực tế NVL nhập kho và các nghiệp vụ làm tăng giảm giá trị. + Giá thực tế NVL tồn cuối kỳ (theo phương pháp kiểm kê định kỳ) - Bên có : + Giá thực tế NVL xuất kho. + Chiết khấu hàng mua, giảm giá và hàng mua trả lại + Các nghiệp vụ làm giảm giá trị NVL + Kết chuyển giá thực tế NVL tồn đầu kỳ (phương pháp kiểm kê định kỳ) Dư nợ : Giá thực tế NVL tồn kho. Tài khoản 152 có thể mở thành các chi tiết để kế toán chi tiết theo từng loại nhóm, thứ VL tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của DN. Chi tiết 152: (nguyên liệu, vật liệu) -1521: Nguyên vật liệu chính -1522: Vật liệu phụ -1523: Nhiên liệu -1524: Phụ tùng thay thế -1525:Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản. -1528: Vật liệu khác III.1.2 . Kế toán các trường hợp tăng vật liệu: VL nhập kho chủ yếu từ nguồn thu mua của các đơn vị bên ngoài, ngoài ra có thể được nhập từ các nguồn: Thuê ngoài gia công, tự chế, đơn vị khác góp liên doanh, thu nhặt.....ở đây giá trị thực tế của vật liệu thường phụ thuộc vào nguồn nhập do vậy cần xem xét theo từng nguồn nhập cụ thể. a. Nhập vật liệu do mua ngoài: - Đối với trường hợp vật liệu được tiến hành thu mua trong tháng đồng thời nhập kho luôn, kế toán căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của người bán, biên bản kiểm nghiệm vật tư (nếu có) và phiếu nhập vật tư, kế toán ghi: Nợ TK 152: ( chi tiết liên quan) Nợ TK 133: Thuế VAT khấu trừ Nợ TK 111, 112, 141..:Trường hợp trả tiền ngay Có TK331: Trường hợp chưa trả tiền Có TK311, 341: Trường hợp trả bằng tiền vay ngắn hạn,dài hạn - Trường hợp hàng thu mua trong tháng đã về nhưng chưa nhận được hoá đơn của người bán, vẫn làm thủ tục nhập kho đúng hợp đồng kinh tế đã ký kết, kế toán tra ghi sổ kế toán ngay mà lưu phiếu nhập kho vào cặp hồ sơ (hàng chưa có hoá đơn). Nếu hoá đơn về ngay trong tháng kế toán tiến hành ghi sổ kế toán theo định khoản trên. Nếu cuối tháng hoá đơn vẫn chưa về lúc đó kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK152: (chi tiết liên quan) Có TK 331,112,111: (theo giá tạm tính) Khi nhận được hoá đơn sẽ tiến hành điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế (giá ghi trên hoá đơn) theo số chênh lệch giữa giá hoá đơn với giá tạm tính. Nếu giá hoá đơn lớn hơn giá tạm tính . Nợ TK152 Nợ TK133 Có TK 331,112,111. Nếu chênh lệch giảm thì ghi có. Phản ánh số thuế nhập khẩu(nếu có), chi phí mua và vật chất thuê kho. Nợ TK 152 Có TK:111,112,311,141. - Trường hợp VL đã thu mua trong tháng (đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán) đã nhận được hoá đơn của đơn vị bán nhưng VL chưa về kho thì kế toán chưa ghi sổ ngay mà lưu hoá đơn đó vào tập hồ sơ (hàng đang đi đường). Nếu trong tháng hàng về thì kế toán tiến hành ghi sổ ngay như trường hợp đầu. Nếu cuối tháng VL vẫn chưa về kế toán ghi: Nợ TK151 Nợ TK133 Có TK111, 112, 141, 331 Khi hàng về (nhập kho hoặc chuyển thẳng cho các bộ phận sản xuất, khách hàng). Nợ TK 621, 627, 641, 642,623.. Nợ TK152 Có TK151 - Ngoài việc theo hạch toán VL theo giá hoá đơn,kế toán còn phải theo dõi tính toán chính xác cả chi phí thu mua. Chi phí thu mua VL thực tế gồm: Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, chi phí thuê kho, bãi, tiền phạt, tiền bồi thường, chi phí nhân viên...Khi tập hợp được những chi phí này kế toán tiến hành ghi sổ theo định khoản sau: Nợ TK152: (Chi tiết liên quan) Có TK111, 112, 331 Khi thanh toán cho người bán số chiết khấu mua hàng được hưởng, kế toán ghi: Nợ TK331 Có TK152: (Số chiết khấu được hưởng thực tế) Hàng mua giảm giá trả lại (do không đúng quy cách, chất lượng..theo hợp đồng). Nợ TK331 Có TK133 Có TK 152 b. Tăng do nhập VL thuê ngoài gia công hoặc tự chế -Trường hợp DN tự gia công Nợ TK152: Giá thực tế của VL nhập kho Có TK154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang(chi tiết) c.Tăng do nhận VL góp vốn liên doanh hoặc được cấp phát, quyên tặng, kế toán quản trị. - Khi nhận được VL do đơn vị khác góp vốn liên doanh, kế toán ghi: Nợ TK152: Giá thực tế của VL nhập kho Có TK411: Được cấp biếu hay nhận liên doanh d.Tăng VL do phát hiện thừa trong kiểm kê Khi kiểm kê phát hiện thừa VL, tuỳ theo tình hình cụ thể kế toán ghi sổ như sau: - Nếu xác định là của DN, nhưng chưa rõ lý do cụ thể kế toán ghi sổ như sau: Nợ TK152 Có TK338(3381) Sau đó làm rõ nguyên nhân, kế toán ghi sổ như sau: Nợ TK338(3381) Có TK liên quan (Có thể do được biếu, tặng nhưng chưa ghi sổ, kế toán ghi Có TK411. Có thể chưa ghi nợ cho người bán kế toán ghi Có TK331...). e . Tăng VL do thu hồi vốn góp liên doanh Khi thu hồi VL đem góp vốn liên doanh: giá trị VL thu hồi nhập kho kế toán ghi sổ như sau: Nợ TK152 Có TK128, 222 f.Tăng VL do đánh giá lại Khi VL được đánh giá lại theo qui định chung, nếu đánh giá lại lớn hơn giá cũ của VL, phần chênh lệch đó được ghi vào sổ kế toán như sau: Nợ TK152 Có TK412:Chênh lệch đánh giá lại. Nếu giảm giá trị vật liệu kế toán ghi ngược lại. III.1.3 . Kế toán các trường hợp giảm vật liệu: Trên thực tế trong các DN có thể sử dụng một loại giá thực tế hoặc sử dụng cả hai loại: Giá thực tế và giá hạch toán. Nếu DN chỉ sử dụng giá hạch toán để phản ánh ghi chép chi tiết hàng ngày cuối tháng phải tính chuyển sang giá thực tế trên cơ sở hệ số đã nghiên cứu ở phần trước ... - Đối với VL xuất kho dùng cho nhu cầu sản xuất, kinh doanh. Căn cứ vào giá thực tế xuất kho, kế toán ghi: Nợ TK621: Dùng trực tiếp SX, chế tạo sản phẩm Nợ TK627(6272): Dùng cho phục vụ quản lý ở các phân xưởng bộ phận SX. Nợ TK641(6412): Dùng cho nhu cầu bán hàng. Nợ TK642(6422): Dùng cho quản lý chung toàn DN Nợ TK241(2412, 2413): Dùng cho sửa chữa tscđ, cho xây dựng cơ bản Có TK152: (Có TK liên quan) - Xuất kho VL tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến Nợ TK154: (Chi tiết liên quan) Có TK152 - Xuất VL góp vốn liên doanh với đơn vị khác. Căn cứ vào giá trị góp vốn do hội đồng liên doanh xác định và giá thực tế (giá trị ghi sổ) VL xuất góp để xác định chênh lệch, nếu: + Nếu giá trị vốn góp lớn hơn giá trị thực tế, kế toán ghi: Nợ TK128, 222: Giá trị vốn góp Có TK412: Chênh lệch tăng Có TK152: Giá thực tế VL xuất góp liên doanh +Giá trị vốn góp nhỏ hơn giá thực tế VL: Nợ TK128,222: Giá trị vốn tự góp Nợ TK 412: Chênh lệch giảm Có TK152: Giá thực tế VL - Xuất bán cho vay. Căn cứ vào giá thực tế số VL xuất bán hoặc cho vay, kế toán ghi:. Nợ TK 632,138(1381) Có TK152 -Trường hợp giảm VL do mất mát thiếu hụt. Mọi trường hợp phát hiện VL bị thiếu hụt, mất mát trong kho hoặc tại nơi quản lý, bảo quản phải xác định nguyên nhân và ngời chịu trách nhiệm vật chất. + Nếu ghi chép nhầm lẫn, cân, đo, đong đếm sai cần phải điều chỉnh sổ kế toán cho đúng với số thực tế theo phương pháp chữa sổ quy định. Nợ TK liên quan Có TK152 + Nếu thiếu hụt trong định mức được tính vào chi phí quản lý DN: Nợ TK642: Thiếu hụt định mức tại kho Có TK152: Giá thực tế VL thiếu +Nếu thiếu hụt ngoài định mức do người chịu trách nhiệm gây nên: Nợ TK111: Sự bồi thường vật chất đã thu Nợ TK 334: Trừ vào tiền công Nợ TK138(1388): Số bồi thường phải thu Có TK152: Giá thực tế VL thiếu +Nếu chưa rõ nguyên nhân phải chờ xử lý: Nợ TK138(1381): Thiếu chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý Có TK152: Giá thực tế VL thiếu Khi có quyết định xử lý tuỳ trường hợp cụ thể ghi: Nợ TK liên quan Có TK138(1381) Giảm VL do đánh giá lại: Khi đánh giá lại VL theo quy định chung. Nếu giá đánh lại nhỏ hơn giá cũ của phần chênh lệch đó kế toán ghi sổ như sau: Nợ TK412: Phần chênh lệch giảm giá do đánh giá lại Có TK152: Giá thực tế VL thiếu III.2.Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. III.2.1.Tài khoản kế toán sử dụng: - TK152: Khác với phương pháp kê khai thường thường xuyên đối với các doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì TK152 không dùng để theo dõi tình hình nhập, xuất trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển giá trị thực tế VL đầu kỳ, cuối kỳ vào TK611 (mua hàng). - TK611(Mua hàng): TK này dùng để phản ánh giá thực tế của số vật tư, hàng hoá mua vào và xuất dùng trong kỳ. TK mua hàng có kết cấu như sau: - Bên Nợ: + Kết chuyển giá thực tế vật tư, hàng hoá tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật tư, hàng hoá mua vào trong kỳ - Bên Có: + Giá thực tế vật tư, hàng hoá xuất dùng trong kỳ + Giá thực tế vật tư, hàng hoá xuất trong kỳ + Giá thực tế hàng hoá đã gửi bán nhưng chưa xác định là tiêu thụ trong kỳ + Chiết khấu mua hàng, hàng mua giảm giá, trả lại TK611 không có số dư và được mở thành 2 TK cấp 2: TK6111: Mua NVL TK6112: Mua hàng hoá Ngoài ra kế toán cũng sử dụng các TK liên quan khác như phương pháp kê khai thường xuyên. III.2.2.Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu a. Căn cứ giá thực tế VL tồn đầu kỳ trớc để kết chuyển vào TK611 (6111) lúc đầu kỳ: Nợ TK611(6111) Có TK152 b.Trong kỳ khi mua VL, căn cứ hoá đơn và các chứng từ liên quan khác kế toán ghi như sau: - Giá thực tế của VL nhập kho: Nợ TK611(6111) Nợ TK133: Thuế VAT được khấu trừ Có TK111,112,141: Trả tiền ngay Có TK331: Chưa trả tiền Có TK311, 341: Mua bằng tiền vay - Chiết khấu mua hàng được hưởng: Nợ TK331 Có TK611 - Giá trị hàng mua trả lại do không đúng quy cách, quy định trong hợp đồng: Nợ TK111,112: (Nếu thu ngay bằng tiền) Nợ TK138 (1388): Chưa thu được ngay Nợ TK331: Trừ vào nợ Có TK133: Thuế vat Có TK611(6111): Giá trị hàng mua trả lại - Khoản giảm giá hàng mua (do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất...) cũng được hạch toán tương tự Nợ TK liên quan: 111, 112, 138(1388), 331 Có TK611(6111): số giảm giá Có TK133 IV.Tổ chức Hệ thống sổ sách kế toán sử dụng trong việc hạch toán tổng hợp vậ._.