Kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần Sông Đà 207

Mở đầu Hạch toán kế toán là bộ phận quan trọng của hệ thống quản lí kinh tế, tài chính, nó đóng vai trò trong việc quản lí và điều hành kiểm soát các hoạt động kinh tế. Thực hiện tốt công tác kế toán, đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp sẽ hạn chế được những gian lận trong xây lắp, là cơ sở để giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho công ty và uy tín của doanh nghiệp trên thương trường. Vơi những kiến thức đã học trong lý thuyết và kiến thức thực tế sau một thời gian thực tập tại công ty cổ phần Sông Đà 207. Đồng thời với sự chỉ bảo của Thạc Sĩ Trần Thu Phong và sự giúp đỡ tận tình của các anh chị cán bộ trong công ty nói chung và phòng kế toán – tài chính nói riêng em đã lựa chọn và nghiên cứu đề tài: “Kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần Sông Đà 207” làm báo cáo thực tập nghiệp vụ. Nội dung chính báo cáo của em gồm 3 phần lớn: Phần 1: Tìm hiểu chung về tổ chức công tác kế toán của công ty Phần 2: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Phần 3: Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Những nội dung em trình bày trong báo cáo nghiệp vụ chỉ là những kiến thức thực tế đầu tiên em thu nhận được nên chắc chắn không tránh khỏi thiếu sót. Em mong có sự chỉ bảo và giúp đỡ của cô giáo hướng dẫn và các anh, chị cán bộ trong công ty để báo cáo của em hoàn thiện hơn. Em xin trân thành cảm ơn! PHẦN 1: TÌM HIỂU CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN CỦA ĐƠN VỊ 1.1: ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN Công ty cổ phần Sông Đà 207 áp dụng hình thức bộ máy kế toán tập trung theo chế độ kế toán mới, nên các công việc từ phân loại chứng từ, định khoản kế toán đến việc lập báo cáo kế toán đều được thực hiện tại phòng kế toán. Hình 1: Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty cổ phần Sông Đà 207: Kế toán trưởng Kế toán ngân hàng – tiền mặt Thủ quỹ - kế toán Công cụ dụng cụ - TSCĐ Kế toán tổng hợp-kế toán nhật kí chung- công nợ nội bộ- kế toán tiền lương Kế toán thuế - thu vốn và công nợ - Đầu tư Kế toán tại các chi nhánh, công trình + Kế toán trưởng: kế toán trưởng có các chức năng, nhiệm vụ sau: - Giúp giám đốc Công ty tổ chức và chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác: Tài chính – tín dụng; Kế toán – thống kê; Các thông tin kinh tế nội bộ trong công ty. - Tổ chức bộ máy kế toán hợp lý, phù hợp với nhiệm vụ, đặc điểm tổ chức sản xuất của đơn vị và năng lực của từng cán bộ kế toán trong Công ty. Chịu trác nhiệm về nhân sự làm công tác TCKT trong toàn công ty. - Phổ biến, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các chế độ, chính sách, quy định của Nhà nước, của Tổng công ty về kinh tế, tài chính, kế toán, tín dụng và các chế đọ đối với người lao động. - Chủ trì soạn thảo các quy định về quản lý kinh tế tài chính, kế toán trong công ty và trong tổ chức, kiểm tra việc thực hiện. - Tham gia về mặt tài chính đối với công tác kí kết các hợp đồng kinh tế. Thành viên hội đồng duyệt giá công ty. - Tham gia công tác đơn giá, dự toán các công trình, chỉ đạo việc thực hiện thanh quyết toán khối lượng, công nợ với các chủ đầu tư, các khách hàng. Chỉ đạo việc thực hiện thanh quyết toán vốn đầu tư. - Chủ động tìm nguồn tài chính và đưa ra các biện pháp huy động vốn phục vụ cho hoạt động sản xuất – kinh doanh của đơn vị. Phối hợp cùng các phòng nghiệp vụ giải quyết kịp thời các mối quan hệ về kinh tế tài chính. - Tổ chức chỉ đạo công tác thu hồi vốn và thu hồi công nợ. - Tổ chức việc phân tích hoạt động kinh tế định kì quý, năm trong toàn Công ty. - Tổ chức triển khai công tác đầu tư chứng khoán. + Phó Kế toán trưởng: - Phụ trách công tác hạch toán kế toán tại công ty và các đơn vị trực thuộc. - Phụ trách công tác lập, luân chuyển chứng từ ghi sổ và lập báo cáo toàn công ty. - Phụ trách cong tác lập báo cáo nhanh và định kì cơ quan công ty và toàn công ty phục vụ các cơ quan chức năng và theo yêu cầu quản lí. - Phụ trách công tác thuế và các khoản nộp Ngân sách nhà nước. - Phụ trách công tác kiểm kê vật tư, tài sản, vốn. - Tổ chức việc lập kế hoạch tài chính, tín dụng hàng quý, năm và báo cáo thực hiện kế hoạch; lập các báo cáo thu vốn và công nợ. - Kết hợp với các phòng lập và giao kế hoạch giá thành, tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch giá thành theo từng công trình. - Chỉ đạo công tác quyết toán theo các hợp đồng giao khoán. - Trực tiếp kiểm tra, hướng dẫn công tác nghiệp vụ đối với các đơn vị và cán bộ trong phòng về các lĩnh vực phụ trách. - Thay mặt kế toán trưởng công ty khi đi vắng. Các phần hành kế toán trong công ty được chia ra 4 phần do các chuyên viên đảm nhận. + Bộ phận Kế toán thuế - Thu vốn và công nợ - Đầu tư -Theo dõi quyết toán các hợp đồng giao khoán. - Lập toàn bộ báo cáo nhanh và báo cao định kì theo nhiệm vụ được giao. - Theo dõi quyết toán các khoản chi phí vật tư, tiền lương, chi phí quản lí… và đề xuất với kế toán trưởng Công ty các khoản chi phí không hợp lệ hoặc vượt quá dự toán, các quy định, mức khoán để có phương án xử lí. - Kế toán doanh thu, các khoản nộp ngân sách. Thực hiện việc kê khai và quyết toán thuế đầy đủ. - Theo dõi việc trích lập và sử dụng các Qũy doanh nghiệp của công ty. - Kế toán thu vốn và thu hồi công nợ. Thực hiện các công việc để thu hồi vốn và các khoản công nợ… Định kì lập biên bản đối chiếu nợ phải thu với khách hàng. - Kế toán chi phí đầu tư, quyết toán chi phí đầu tư: Lập các báo cáo đầu tư tổng hợp của các dự án theo từng thời điểm định kì hay đột xuất, phân tích hiệu quả đầu tư của các dự án theo từng giai đoạn đầu tư. Kiểm tra, theo dõi việc thanh quyết toán vốn đầu tư XDCB. - Nghiên cứu các chính sách và làm việc với các cơ quan liên quan về hỗ trợ lãi suất sau đầu tư và các dự án đầu tư, các chính sách về đầu tư XDCB, đầu tư Chứng khoán. + Bộ phận kế toán tổng hợp – kế toán nhật kí chung – Công nợ nội bộ - kế toán tiền lương: - Trực tiếp tổng hợp báo cáo toàn Công ty tháng, quý, năm. - Lập toàn bộ các báo cáo nhanh và báo cáo định kì theo nhiệm vụ được giao. - Hàng ngày yêu cầu kế toán chi tiết các bộ phận giao chứng từ để làm cơ sở ghi sổ Nhật kí chung. - Kiểm tra toàn bộ chứng từ, số liệu đảm bảo tính hợp pháp, hợp lí, hợp lệ trước khi nhập chứng từ, nếu phát hiện trường hợp chưa rõ, chưa đúng phải báo cáo ngay cán bộ phòng để xử lí. - Chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng công ty về toàn bộ chứng từ đã ghi sổ kế toán. Bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán, sổ sách kế toán. - Đối chiếu công nợ và các khoản phát sinh liên quan đến bộ phận phía nam và các đơn vị trực thuộc. - Theo dõi thanh toán và đối chiếu các khoản công nợ tạm ứng, nợ lương, BHXH, phải thu khác; chủ động thông báo nợ cho các cá nhân, kiến nghị biện pháp thu hồi, xử lí các khoản nợ tồn đọng. - Hàng tháng, lập bảng phân bổ tiền lương, bảng tính BHXH, kinh phí công đoàn, thanh toán lương và ứng lương cho CBCNV văn phòng Công ty và các đội trực thuộc. + Bộ phận kế toán Ngân hàng – Tiền mặt: -Lập kế hoạch tín dụng, tổng hợp nhu cầu Vốn lưu động từng tuần, lập kế hoạch trả nợ khách hàng, Ngân hàng. Theo dõi công nợ phải trả khách hàng, hợp đồng kinh tế với khách hàng. Chủ động đề xuất các biện pháp để đảm bảo thực hiện đúng các điều khoản trong hợp đồng kinh tế. - Thực hiện các nghiệp vụ vay, trả tiền Ngân hàng, bảo lãnh ngân hàng. - Quản lí và theo dõi phát sinh tiền gửi, tiền vay, các khế ước vay và lập các báo cáo về Ngân hàng. Kiểm tra các khoản tính lãi tiền vay, tiền gửi, các khoản phí trả ngân hàng. Theo dõi vay, trả nợ gốc và lãi đúng hạn. - Chuẩn bị các thủ tục về đầu tư với các dự án của công ty đã được phê duyệt: Giấy phép về ưu đãi đầu tư (thuế, hỗ trợ lãi suất), thủ tục khác liên quan, tham gia xây dựng kế hoạch vốn, làm thủ tục giải ngân các dự án đầu tư… - Định kì lập biên bản đối chiếu công nợ phải trả với khách hàng. - Kế toán tiền mặt: Lập phiếu thu, phiếu chi trình kí và chuyển cho thủ quỹ. Thực hiện kiểm kê quỹ hàng ngày. - Mở sổ cổ đông và theo dõi sự tăng giảm các cổ đông. Phối hợp với công ty chứng khoán thực hiện việc chuyển nhượng cổ phần giữa các cổ đông. + Thủ quỹ - kế toán công cụ - TSCĐ - Theo dõi sự biến động, tình hình hoạt động của TSCĐ, sửa chữa TSCĐ, khấu hao TSCĐ toàn Công ty. Trực tiếp làm việc các phòng nghiệp vụ công ty về việc điều động, chuyển giao, nhượng bán, thanh lý TSCĐ, lập các quyết định hướng dẫn hạch toán tăng, giảm TSCĐ. - Mở sổ theo dõi công cụ, dụng cụ từ khi xuất dùng cho đến khi thanh lý, báo hỏng. Lập bảng phân bổ chi phí trả trước. - Thủ quỹ: Đảm bảo an toàn kho quỹ, cấp phát tiền đúng quy định. Ghi sổ quỹ hàng ngày, cuối ngày cùng kế toán tiền mặt kiểm kê quỹ và giao chứng từ cho kế toán ghi sổ. - Thực hiện công tác chấm công đi làm của CBCNV trong phòng. - Mở sổ ghi chép các cuộc họp phòng và các nhiệm vụ phòng phải đảm nhiệm. - Lưu trữ công văn, hợp đồng của phòng. - Kết hợp cùng phòng TCHC thanh quyết toán với cơ quan BHXH. - Kế toán công đoàn. + Các chi nhánh trực thuộc: Các chi nhánh của Công ty Sông Đà 207 (gồm 2 chi nhánh là chi nhánh xây dựng công nghiệp và chi nhánh phát triển đầu tư) là các đơn vị hạch toán phụ thuộc, được công ty giao vốn, tự chịu trách nhiệm, hoạt động theo nguyên tắc lấy thu bù chi và phải đảm bảo có lãi. Bộ phận kế toán các chi nhánh có nhiệm vụ sau: Kế toán trưởng chi nhánh – Phụ trách công tác tài chính – kế toán chi nhánh. - Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc công ty và kế toán trưởng công ty về toàn bộ công tác tài chính kế toán của chi nhánh. - Chịu trách nhiệm về các khoản chi phí trong phạm vi đơn giá, định mức được duyệt và các quy định của công ty. - Chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ kinh tế phát sinh từ khâu tập hợp, xử lí, luân chuyến chứng từ, ghi sổ và lập báo cáo kế toán. Nhiệm vụ cụ thể của từng nhân viên do Kế toán trưởng chi nhánh phân công và kiểm tra thực hiện, đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ sau: - Hàng ngày tập hợp, xử lí chứng từ, ghi sổ kế toán đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh tạo chi nhánh. - Theo dõi đầy đủ, kịp thời tình hình tăng, giảm vốn và tài sản, các khoản công nợ phải thu, phải trả. Hàng tháng thực hiện đối chiếu các khoản công nợ, phải thu phải trả và xử lí các chênh lệch (nếu có) - Phản ánh chi phí chi tiết theo từng công trình, cuối tháng quyết toán chi phí theo từng công trình. - Hàng tháng, đối chiếu với công ty các khoản nợ, thuế GTGT trước ngày mồng 5 tháng sau. - Hàng tháng, xây dựng kế hoạch về vật tư, tiền lương, nhu cầu vốn trình công ty trước ngày 30 của tháng trước, đảm bảo cho sản xuất – kinh doanh. - Thanh toán lương và các chế độ cho CBCNV chi nhánh. - Lập báo cáo tài chính và báo cáo quản trị hàng tháng, quý, năm của chi nhánh và gửi về công ty trước ngày mồng 10 tháng sau. - Định kì quý, năm phối hợp cùng các bộ phận phân tích tình hình hoạt động sản xuất – kinh doanh của chi nhánh, tìm ra các nguyên nhân ảnh hưởng đến hiệu quả SXKD của chi nhánh. - Lập các báo cáo nhanh và báo cáo định kì theo yêu cầu của công ty. 1.2: ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ SỔ KẾ TOÁN Trong những năm gần đây, đất nước ta đang chuyển mình theo cơ chế mới để phát huy vai trò đắc lực của một công cụ quản lí kinh tế, cơ chế tài chính kế toán cũn có những sự thay đổi, biểu hiện rõ nhất là sự ra đời của hệ thống kế toán mới ban hành cùng 32 chuẩn mực kế toán mới được đưa vào áp dụng. Công ty cổ phần Sông Đà 207 luôn chú trọng thực hiện đúng các những quy định mới này bằng cách Công ty sử dụng phần mềm kế toán “SYTERM SONGDA ACCOUNTING” – SAS để ghi sổ, phần mềm kế toán này giúp cho đơn vị hạch toán một cách chính xác, cụ thể và rút ngắn được các bước lập trong báo cáo tài chính, giúp doanh nghiệp đưa ra báo cáo một cách nhanh nhất. Trên cơ sở lựa chọn hệ thống tài khoản, việc xây dựng nên hình thức sổ sách kế toán thích hợp cho quá trình thực hiện công tác kế toán là điều kiện vô cùng quan trọng trong công tác tổ chức hạch toán. Do đặc điểm sản xuất – kinh doanh của công ty quy mô vừa đồng thời có nhu cầu phân công lao động kế toán, vì vậy công ty sử dụng hình thức kế toán “Nhật kí chung”. Theo hình thức kế toán này, số lượng sổ sách sử dụng tại công ty bao gồm đầy đủ các loại sổ tổng hợp, chi tiết đúng theo mẫu quy định của Bộ Tài Chính và một số mẫu biểu do Công ty tự lập theo quy định của Ban lãnh đạo toàn Công ty. Hệ thống sổ sách sử dụng của Công ty bao gồm: + Sổ cái các tài khoản: được mở riêng cho từng tài khoản. Mỗi tài khoản được mở một trang tùy theo số lượng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít của từng tài khoản. + Sổ chi tiết các tài khoản: dùng để phản ánh chi tiết các nghệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp chưa phản ánh được. số tiền trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các chỉ tiêu chi tiết về tình hình tài sản, vật tư, tiền vốn, tình hình hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty và là căn cứ để lập báo cáo tài chính. Các sổ kế toán được mở gồm có: Sổ nhật kí chung Sổ theo dõi tài sản cố định Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hóa Thẻ kho Sổ chi tiết chi phí sản xuất Bảng tính giá thành sản phẩm Sổ chi tiết chi phí trả trước, chi phí phải trả Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay Sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua, thanh toán nội bộ… Các bảng kê, bảng phân bổ Các báo cáo tài chính lập ở công ty gồm: Bảng cân đối kế toán; Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; Thuyết minh báo cáo tài chính, báo cáo thực hiện nghĩa vụ đối với cấp trên… Hình 2: Trình tự ghi sổ hạch toán của công ty: NhËt ký chung Chøng tõ gèc hoÆc b¶ng tæng hîp chøng tõ gèc cïng lo¹i Chøng tõ ®­îc m· ho¸ vµ nhËp vµo m¸y vi tÝnh Sæ c¸i tµi kho¶n Sæ chi tiÕt tµi kho¶n B¶ng tæng hîp chi tiÕt sè ph¸t sinh Chøng tõ m· ho¸ c¸c bót to¸n kÕt chuyÓn, ®iÒu chØnh B¶ng c©n ®èi tµi kho¶n B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n vµ c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n kh¸c Ghi chó: Ghi hàng ngày Ghi hàng tháng Đối chiếu Nội dung công tác kế toán: Toàn bộ công tác kế toán của Công ty bao gồm các nội dung cơ bản sau: - Kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu - Kế toán vật tư, Tài sản cố định - Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm - Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương - Kế toán xác định kết quả và phân phối kết quả - Kế toán các khoản nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu - Lập hệ thống báo cáo tài chính. 1.3: CÁC CHẾ ĐỘ VÀ PHƯƠNG PHÁP KẾ TOÁN ÁP DỤNG + Chế độ kế toán áp dụng: Công ty Sông Đà 207 áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của bộ tài chính và các văn bản hướng dẫn kèm theo. Các chứng từ, tài khoản và hệ thống báo cáo của công ty được lập theo hệ thống kế toán Việt Nam và hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ tài chính ban hành. + Niên độ kế toán: Áp dụng theo năm, năm kế toán trùng với năm dương lịch bắt đầu từ ngày 1/1 đến 31/12 hàng năm. + Kỳ kế toán: Áp dụng kì kế toán theo tháng, bên cạnh đó còn áp dụng kỳ kế toán theo quý. + Đơn vị tiền tệ: VNĐ + Phương pháp tính thuế GTGT: thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ. + Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Công ty áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. + Phương pháp tính giá hàng tồn kho: Hàng tồn kho được đánh giá theo giá gốc và giá trị tồn kho cuối kì được tính giá theo phương pháp bình quân gia quyền. + Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định: Gía trị khấu hao Tài sản cố định của công ty được tính theo phương pháp đường thẳng. Thời gian khấu hao áp dụng theo thời gian quy định tại quyết định số 206/QĐ – BTC của Bộ tài chính. PHẦN 2: KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ 207 2.1: ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỀ NGUYÊN, VẬT LIỆU SỬ DỤNG 2.1.1: Phân loại nguyên, vật liệu Công ty Cổ phần Sông Đà 207 là một đơn vị xây dựng cơ bản nên nguyên vật liệu là những đối tượng do Công ty mua ngoài dùng cho mục đích kinh doanh xây lắp. Cũng như những ngành kinh doanh khác, nguyên vật liệu là đối tượng lao động đã được vật hóa dưới dạng như sắt, thép, xi măng, gạch, cát,… Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động và được các đơn vị sản xuất sử dụng làm chất liệu ban đầu để chế tạo sản phẩm mới. Nguyên vật liệu sử dụng trong công ty có nhiều chủng loại, nhiều thứ và mỗi loại có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Công ty đã phân loại các loại nguyên vật liệu theo những nhóm chính như sau: - Nguyên liệu, vật liệu chính: Là những nguyên vật liệu mà sau quá trình gia công, chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm như: Xi măng, sắt, thép, gạch, cát,… - Nguyên liệu, vật liệu phụ: Là những loại nguyên vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, kinh doanh và được sử dụng để kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để bảo đảm cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc được sử dụng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, quản lý như: Đinh, que hàn, sika,… - Nhiên liệu: là các loại năng lượng được Công ty sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh, chủ yếu làm nguyên liệu phục vụ cho quá trình hoạt động của TSCĐ như: Xăng, điezen, Mazut, dầu chì, dầu bảo ôn… - Phụ tùng thay thế: Là loại vật tư sử dụng cho hoạt động thay thế, bảo dưỡng tài sản cố định. Do khối lượng và chủng loại vật tư của công ty là rất nhiều và đa dạng nên kế toán công ty lập sổ danh mục điểm nguyên vật liệu để việc phân loại và hạch toán nguyên vật liệu được dễ dàng và khoa học. Sổ danh mục điểm nguyên, vật liệu của công ty rất dài vì thế trong đây chỉ trình bày tóm tắt mẫu sổ của một số ít nguyên, vật liệu, dụng cụ chính. Dưới đây là mẫu sổ danh mục điểm nguyên, vật liệu của sử dụng ở công ty: Phân loại vật tư và tổ chức xuất kho tính giá vốn 01: Xi măng 152 02: Sắt thép 152 03: Cát các loại 152 04: Đá các loại 152 05: Gạch ngói 152 06: Vôi, ve, sơn 152 07: Bê tông thương phẩm 152 17: Vòng bi 152 …………. 20/20: Vật liệu điện 152 42: Phụ gia 152 ……………. 90: Công cụ-dụng cụ lao động 1531 91: Bảo hộ lao động 1531 Theo sổ danh mục điểm trên thì mỗi loại vật tư khi hạch toán có một số hiệu riêng: ví dụ, xi măng có số hiệu tài khoản 15201, sắt thép có số hiệu 15202. Còn đối với mỗi chủng loại vật tư của các nhà cung cấp khác nhau thì mang số hiệu tài khoản chi tiết riêng, chẳng hạn: xi măng hokim: 15201001; xi măng Hoàng Mai PC30: 15201002.... 2.1.2: Đánh giá nguyên vật liệu a, Tính giá nhập kho nguyên vật liệu: Do đặc thù của Công ty là doanh nghiệp thi công, xây dựng cơ bản nên công ty không tự sản xuất, chế biến vật tư. Nguyên vật liệu Công ty sử dụng chủ yếu được mua trên thị trường tự do, cho nên Giá nhập kho nguyên vật liệu của công ty chính là giá mua của từng loại nguyên liệu, vật liệu theo công thức: Giá thực Giá mua Các khoản Chi phí tế nhập = ghi trên - giảm giá, + thu kho hóa đơn chiết khấu… mua Trong đó: - Các khoản làm giảm giá thực tế nhập kho nguyên vật liệu bao gồm: Chiết khấu thương mại, đó là số tiền mà công ty được nhà cung cấp giảm trừ vào giá trị phải trả của số vật tư mua vào khi chúng có số lượng lớn; Giảm giá hàng bán, là số tiền mà người bán trừ cho công ty khi số vật liệu của họ không đúng chất lượng như trong hợp đồng hoặc sai quy cách, lạc hậu so với thị hiếu… - Chi phí thu mua bao gồm chi phi vận chuyển, bốc dỡ; chi phí thuê kho bãi; tiền công tác phí của cán bộ thu mua; chi phí của bộ phận thu mua độc lập; hao hụt định mức phát sinh từ nơi mua đến kho công ty. Ví dụ: Ngày 24/12/2007, để phục vụ dự án Sài Gòn Pearl, Công ty tiến hành mua nhập kho 10.000kg xi măng HOKIM của công ty TNHH Linh Thành với giá 952 đồng/kg. Ngoài ra công ty còn phải trả chi phí vận chuyển vật tư đến kho của công trình là 515.000 đồng. Vậy giá thực tế nhập kho của lượng xi măng mua ngoài trên là: 10.000*952 + 515.000 = 10.034.500 đồng Số xi măng trên được nhập kho cùng ngày theo PNKSGV746 với giá thực tế là: 10.034.500 đồng. b, Tính giá xuất kho nguyên vật liệu: Khi xuất kho nguyên vật liệu, Công ty sử dụng phương pháp giá thực tế đích danh nghĩa là khi xuất kho lô hàng nào thì tính giá xuất kho theo giá thực tế nhập kho của lô hàng đó. Ví dụ: Trong quý 1, năm 2008, chi nhánh xây dựng dân dụng có số liệu về nguyên vật liệu như sau: kho An Khánh: Xi măng PC30 Hoàng Mai Tồn đầu kì: Số lượng: 21.000kg, đơn giá mua 703,376 đồng, thành tiền: 14.770.707 đồng. Xuất trong kì: số lượng 16500kg à giá trị xuất kho là: 16500*703,367= 11.605.556 đồng.( Theo số liệu lấy từ bảng lũy kế nhập, xuất, tồn – Kho An Khánh – Chi Nhánh xây dựng dân dụng). 2.2: CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỬ DỤNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU 2.2.1: Chứng từ kế toán tăng nguyên, vật liệu: Theo chế độ kế toán quy định: tất cả các loại nguyên liệu, vật liệu từ khi mua về đến công ty phải làm thủ tục nhập kho. Thực tế tại Công ty cổ phần Sông Đà 207: Các đội thi công, các ban chỉ huy căn cứ vào nhiệm vụ thi công tại hiện trường để tính toán lượng vật tư cần thiết để phục vụ thi công và lập yêu cầu vật tư gửi về phòng kinh tế - kế hoạch. Sau khi được xác nhận của tổng giám đốc và các phòng ban, nhân viên phòng kinh tế - kế hoạch tiến hành đi mua vật tư. Khi vật tư về, cán bộ vật tư và ban chỉ huy công trường cùng thủ kho tiến hành kiểm nghiệm, nếu đúng chủng loại, chất lượng thì thủ kho tiến hành nhập kho. Phiếu nhập kho phải căn cứ vào hợp đồng mua hàng, hóa đơn bán hàng, yêu cầu mua vật tư được Tổng giám đốc phê duyệt, bộ phận quản lí vật tư lập phiếu nhập kho (gồm 03 liên) và người lập phiếu phụ trách bộ phận bán hàng giao hàng đến kho. Khi xong việc nhập kho, thủ kho ghi ngày tháng nhập và cùng người giao hàng kí tên vào các liên giao cho người nhập hàng 1 liên làm cơ sở thanh toán, 01 liên lưu tại nơi nhập phiếu, 01 liên điền đầy đủ mã vật tư vào thẻ và giao cho kế toán nguyên vật liệu kiểm tra, đối chiếu và chuyển cho kế toán nhật kí chung làm căn cứ ghi sổ kế toán. Phiếu nhập kho nhằm xác nhận số vật tư, sản phẩm, hàng hóa nhập kho làm căn cứ để ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với những người có liên quan và ghi sổ kế toán. Là đơn vị chuyên sản xuất kinh doanh xây lắp với mục tiêu chất lượng là hàng đầu, vì thế khí nhập một lượng vật tư để sử dụng thi công công trình bao giờ cũng phải có yêu cầu về vật tư để biết được công trình đó cần loại vật tư nào, số lượng là bao nhiêu và khi số vật tư đó có đúng chủng loại và chất lượng yêu cầu hay không. Khi số vật tư đó đã đảm bảo chất lượng, chủng loại thì thì cần phải có biên bản bàn giao vật tư. Có biên bản đó giúp cho ban chỉ huy công trình nắm được số lượng vật tư theo yêu cầu đã về đủ hay chưa, cũng như giúp thủ kho theo dõi để đối chiếu khối lượng với nhà cung cấp. Từ đó làm căn cứ để lập bảng tổng hợp giá trị thanh toán (đối với vật tư mua với số lượng lớn và nhiều lần: như thép, xi măng, cát, đá,...) và còn giúp cho một số phòng quyết toán được lượng vật tư. Để đảm bảo cho công việc quản lý, sử dụng vật tư, công cụ, dụng cụ trong công tác sản xuất và chất lượng sản phẩm được tốt, Công ty đã sử dụng những chứng từ có tính chất dặc thù như sau: Giấy yêu cầu mua vật tư có sự phê duyệt của giám đốc. Biên bản duyệt giá Hợp đồng mua bán vật tư Biên bản kiểm nghiệm chất lượng vật tư, dụng cụ Biên bản bàn giao hàng hóa Hóa đơn tài chính (ghi rõ tên, chủng loại, quy cách, xuất xứ) Chứng chỉ chất lượng hàng hóa Cụ thể những hóa đơn, chứng từ tăng nguyên vật liệu của Công ty theo từng trường hợp như sau: + Nếu Công ty nhập ngoài nguyên vật liệu: Căn cứ vào biên bản bàn giao và hóa đơn mua hàng của đơn vị, kế toán nguyên, vật liệu có trách nhiệm lập phiếu nhập kho. Dưới đây là mẫu hóa đơn GTGT mua nguyên vật liệu của công ty. HÓA ĐƠN Mẫu số : 01 GTKT – 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG EU/2007B Liên 2: Giao khách hàng Ngày 04 tháng 12 năm 2007 Đơn vị bán hàng:…………………………………………………………………… Địa chỉ:……………………………………………………………………………… Số tài khoản:………………………………………………………………………… Điện thoại:………………….MS: Họ và tên người mua hàng:…………………………………………………………. Tên đơn vị:…………………………………………………………………………... Địa chỉ:……………………………………………………………………………… Số tài khoản:………………………………………………………………………… 0 1 0 2 1 5 0 5 6 5 - 0 0 2 Hình thức thanh toán:………MS: STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Gạch lỗ Sài Gòn 8×8×18 Viên 6.000 500 3.000.000 Cộng tiền hàng: 3.000.000 Số tiền bằng chữ: Ba triệu đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) Số nguyên vật liệu Công ty mua ngoài khi được chuyển đến kho thì cần phải được kiểm nghiệm về cả số lượng và chất lượng, quy cách. Khi kiểm nghiệm vật tu thì lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư”: Mẫu biên bản kiểm nghiệm vật tư Tổng Công ty Sông Đà CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ 207 ĐỘC LẬP – TỰ DO – HẠNH PHÚC Hà Nội ngày 4, tháng 12, năm 2007 BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Công trình SaigonPearl Villas Hạng mục: Phần thô Căn cứ theo yêu cầu ngày 2, tháng 12, năm 2007 của ông Đỗ Văn Minh Ban kiểm nghiệm gồm: Ông Đỗ Văn Minh Chức vụ: CHT Công trình Ông Nguyễn Tuấn Anh Chức vụ: CB Vật tư - ủy viên Bà: Vũ Thùy Linh Chức vụ: Thủ kho - ủy viên TT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị Số lượng bán hàng theo hóa đơn Thực tế kiểm nghiệm Ghi chú Đúng quy cách Không đúng quy cách 1 Gạch Saigon 8×8×18 viên 6000 Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Đảm bảo chất lượng theo yêu cầu 2 BCH CÔNG TRƯỜNG CB VẬT TƯ THỦ KHO (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Nếu có kết quả kiểm nghiệm: số nguyên vật liệu mua vào là đúng với mọi tiêu chuẩn theo hợp đồng thì khi đó Công ty sẽ lập Biên bản bàn giao vật tư. Mẫu biên bản bàn giao vật tư: TỔNG CÔNG TY SÔNG ĐÀ CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ 207 ĐỘC LẬP – TỰ DO – HẠNH PHÚC Hà Nội ngày 04, tháng 12, năm 2007 BIÊN BẢN BÀN GIAO VẬT TƯ Ngày 04, tháng 12, năm 2007 Tại: Kho Công trình Saigon pearl Villas Chúng tôi gồm: Bên giao: Công ty TNHH Tuấn Quốc Ông (Bà): Huỳnh Vũ Linh Chức vụ: CB Vật tư Bên nhận: Công ty Cổ phần Sông Đà 207 1. Ông (Bà): Vũ Thùy Linh Chức vụ: Thủ kho Cùng nhau tiến hành bàn giao thiết bị, vật tư theo số lượng sau: STT Tên nhãn hiệu, vật tư ĐVT Số lượng Ghi chú 1 Gạch lỗ Saigon 8×8×18 Viên 6000 NGƯỜI GIAO NGƯỜI NHẬN Sau đó thủ kho sẽ lập phiếu nhập kho nguyên vật liệu. Mẫu phiếu nhập kho nguyên, vật liệu: CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ 207 Dự án Saigon Pearl – MST: 0102150565 PHIẾU NHẬP 04/12/2007 Nợ: 152 Số: PNK SGV 694 Có: 331126502 Họ và tên người giao hàng: Huỳnh Vũ Linh Địa chỉ: Công ty TNHH Tuấn Quốc Lý do nhập kho: Huỳnh Vũ Linh- Cty TNHH Tuấn Quốc- Nhập kho vật tư phục vụ thi công. Nhập tại kho: Kho CT Saigon Pearl Villas Mã số KH: 331126502 Tên KH: Cty TNHH Tuấn Quốc STT Tên sản phẩm, hàng hóa Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thựcnhập 1 Gạch lỗ Sài Gòn 8×8×18 331126502 Viên 6.000 500 3.000.000 Cộng 6.000 3.000.000 Tổng giá trị: 3.000.000 Cộng thành tiền: Ba triệu đồng chẵn Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người giao Người nhận Phiếu nhập kho được lập 03 liên, người lập phiếu nhập kho phải ghi rõ số phiếu nhập, ngày, tháng, năm lập phiếu; họ tên người nhập vật tư, sản phẩm hàng hóa; số biên bản giao hàng; số hóa đơn; tên kho nhập chuyển cho người phụ trách kí. Sau đó lưu 01 liên tại cuống sổ rồi chuyển cả 2 liên cho người nhập hàng. Người nhập hàng mang hóa đơn kèm 02 liên phiếu nhập tới thủ kho để nhập vật tư, hàng háo, sản phẩm. Sau khi thủ kho kiểm tra số lượng, chát lượng, hàng phải được ghi vào cột thực nhập và kí vào cả 02 liên phiếu nhập trong đó: 01 liên giao trả người nhập, 01 liên thủ kho có trách nhiệm vào thẻ kho theo chủng loại vật tư, điền mã vật tư và cuối ngày chuyển cho kế toán nguyên, vật liệu kiểm tra đối chiếu. Người có trách nhiệm mang hóa đơn mua hàng kèm theo phiếu nhập kho đến kế toán thanh toán để thanh toán nợ ngay khi hoàn thành thủ tục nhập kho. Hàng ngày, kế toán nguyên vật liệu có trách nhiệm đối chiếu số phiếu nhập kho theo chứng từ thanh toán với phiếu nhập kho theo chứng từ nhận từ thủ kho để phát hiện ra những trường hợp thủ kho còn thiếu phiếu nhập chưa vào thẻ kho hoặc người cung cấp vật liệu chưa mnag chứng từ, hóa đơn đến thanh toán nợ. Kế toán phải thường xuyên thông báo nợ của từng người và quy định thời gian thanh toán dứt điểm. + Nếu nguyên vật liệu tăng từ sản xuất hoặc sau khi đã xuất dùng nhưng không dùng hết hoặc thu hồi, thanh lý Tài sản cố định, hoặc thu hồi phế liệu trong hoạt động sản xuất: Căn cứ vào số lượng thực tế, người nhập kho yêu cầu bộ phận vật tư lập phiếu nhập gồm 02 liên ký phụ trách bộ phận, sau đó giao cho người nhập cả 02 liên để mang tới thủ kho nhập hàng. + Nếu nhập kho nguyên vật liệu di chuyển nội bộ: Bộ phận phụ trách nguyên vật liệu ở kho cần nhập sẽ lập “Phiếu yêu cầu vật tư” để yêu cầu nhập thêm một số loại nguyên vật liệu ở kho mình cần sử dụng mà chưa có. Mẫu Phiếu yêu cầu vật tư: CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ 207 CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CHI NHÁNH XÂY DỰNG CÔNG NGHIỆP Độc lập – Tự do – Hạnh phúc …………………….. Hà Nội, ngày 20 tháng 12 năm 2007 PHIẾU YÊU CẦU VẬT TƯ Kính gửi: ÔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY SÔNG ĐÀ 207 Công trình: Sài Gòn Pearl Villas Hạng mục: Phần thô BCH công trình đề nghị Ông duyệt cấp cho một số vật tư sau: STT Tên vật tư,quy cách, chất lượng Mục đích sử dụng ĐVT Số lượng Ghi chú 1 Thép 1 ly Phục vụ thi công Kg 10 2 Xi măng Hokim Phục vụ thi công Kg 2500 3 Gạch lỗ SG 8×8×18 Phục vụ thi công Viên 3000 Rất mong ông quan tâm giải quyết! Ghi chú: - Phải ghi rõ thông số kỹ thuật chủ yếu của các loại vật tư yêu cầu, tiến độ yêu cầu. - Gửi phiếu yêu cầu vật tư trước 03 ngày kể từ ngày sử dụng (đối với vật tư thông thường) hoặc tối thiểu trước 1 ngày đối với loại vật tư cần đặt hàng. GIÁM ĐỐC BCH CÔNG TRÌNH CÁN BỘ KÝ THUẬT NGƯỜI YÊU CẦU Căn cứ vào kế hoạch chuyển kho hoặc lệnh điều động vật tư, dụng cụ của giám đốc, bộ phận vật tư lập phiếu xuất di chuyển nội bộ gồm 02 liên. Người chuyển vật liệu mang 02 liên này đến thủ kho xuất hàng và ghi thẻ, sau đó trả lại cho người nhập 01 liên để chuyển nhập kho. Thủ kho nhập và ghi số thực nhập thẻ kho, 02 liên phiếu di chuyển nội bộ của thủ kho xuất và nhập đến nộp cho kế toán để kiểm tra và hạch toán tăng cho kho nhập và giảm cho kho xuất, đồng thời kiến nghị xử lý chênh lệch nếu có. Kế toán ghi sổ theo phiếu xuất kho của kho xuất. Chứng từ dặc thù trên là chứng từ có liên quan đến vật tư không cần dùng ngay. Còn chứng từ có liên quan đến nguyên vật liệu dùng ngay đó là phiếu nhập kho xuất thẳng. Vật liệu đó là vữa, bê tông thương phẩm, là loại vật tư mua về dùng luôn vào việc thi công công trình (đổ bê tông món._.