Kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Cơ khí Ngô Gia Tự

MỤC LỤC Lời mở đầu 1 Phần I, Tìm hiểu chung về tổ chức công tác kế toán của công ty cơ khí Ngô Gia Tự 3 1.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 3 1.2 Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán 5 1.3 Các chế độ và phương pháp áp dụng 7 Phần II Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 9 2.1 Đặc điểm chung về nguyên, vật liệu sử dụng 9 2.1.1 Phân loại nguyên, vật liệu 9 2.1.2 Đánh giá nguyên, vật liệu 10 2.2 Chứng từ kế toán sử dụng nguyên, vật liệu 11 2.2.1 Chứng từ kế toán tăng nguyên, vật liệu 11 2.2.2 Chứng từ kế toán giảm nguyên, vật liệu 25 2.3 Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại kho 25 2.4 Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại phòng kế toán 27 Phần III Kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu 31 3.1 Tài khoản sử dụng 31 3.2 Kế toán tổng hợp tăng nguyên, vật liệu 31 3.3 Kế toán tổng hợp giảm nguyên, vật liệu 41 Kết luận 51 LỜI MỞ ĐẦU Trong giai đoạn hiện nay, khi nền kinh tế nước ta chuyển từ cơ chế quản lý tập trung, bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước, đất nước đang từng bước đi lên CNH- HĐH. Hơn nữa, việc tham gia vào WTO đã tạo ra nhiều cơ hội cũng như thách thức đối với doanh nghiệp. Để có thể tồn tại được trên thương trường, các doanh nghiệp phải chủ động trong kinh doanh, tự hạch toán kinh doanh, đảm bảo lấy thu bù chi và có lãi. Do vậy, các doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh nhằm phát huy nội lực, tận dụng nguồn ngoại lực để có thể giảm chi phí đến mức thấp nhất và đạt lợi nhuận cao nhất. Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Đặc biệt trong doanh nghiệp sản xuất, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất, chỉ một sự biến động nhỏ của chi phí nguyên vật liệu cũng làm ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm và cũng tức là ảnh hưởng đến thu nhập của doanh nghiệp. Do vậy, để quản lý và sử dụng nguyên vật liệu một cách có hiệu quả, tiết kiệm thì doanh nghiệp phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu là điều kiện quan trọng đê quản lý và thúc đẩy việc cung cấp đầy đủ kịp thời,tránh tình trạng thiếu hụt,dư thừa,hư hao mất mát …Nguyên vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh. Là sinh viên ngành kế tóan khoa kinh tế và quản trị kinh doanh trường Viện đaị học mở Hà Nội, sau một thời gian thực tập tại công ty cơ khí Ngô Gia Tự nhận thức được tầm quan trọng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, đồng thời được sự chỉ bảo tận tình của cô hướng dẫn và sự giúp đỡ của các cô chú trong phòng Tài Chính - Kế Toán em đã đi sâu nghiên cứu đề tài kế toán nguyên vật liệu ở công ty Cơ khí Ngô Gia Tự. Mục đích của việc nghiên cứu đề tài này là để tìm hiểu công tác kế toán nghuyên vật liệu ở công ty nhằm học hỏi thêm kiến thức thực tế tìm ra những mặt mạnh những vấn đề còn tồn tại và đề xuất biện pháp khắc phục nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nghuyên vật liệu ở công ty cơ khí Ngô Gia Tự Báo cáo thực tập nghiệp vụ gồm 3 phần: Phần I: Tìm hiểu chung về tổ chức kế toán của đơn vị Phần II: Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu Phần III: Kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu Phần I, Tìm hiểu chung về tổ chức công tác kế toán của công ty cơ khí Ngô Gia Tự Bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung. Nên toàn bộ công tác kế toán của công ty đều tập trung tại phòng TCKT. Tại các phân xưởng bố trí các kế toán thống akê phân xưởng làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu thu nhận chứng từ gửi về phòang TCKT của công ty. 1.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Để thực hiện đầy đủ nhiệm vụ đảm bảo chuyên môn hóa cao của cán bộ kế toán đồng thời căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất tổ chức quản lý, yêu cầu và trình độ quản lý. Bộ máy kế toán của công ty được phản ánh trong sơ đồ sau: Kế toán trưởng Phó phòng Kế toán tiền mặt kiêm tổng hợp lương Kế toán ngân hàng kiêm thủ quỹ Kế toán TSCĐ kiêm kế toán lương VP Kế toán vật tư kiêm kế toán doanh thu Kế toán thống kê các phân xưởng ● Chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành kế toán +, Kế toán trưởng tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, tài chính ở công ty, đồng thời thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính của công ty. Kế toán trưởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc và sự chỉ đạo, kiểm tra của cơ quan tài chính cung cấp. +, Một phó phòng giúp việc cho kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp giá thành và điều hành công việc của phòng kế toán khi kế toán trưởng vắng mặt. Nhiệm vụ của phó phòng là thu thập các tài liệu về chi phí do các kế toán viên trong phòng nộp cho, sau đó tập hợp chi phí và tính giá thành snả phẩm, cuối năm chịu trách nhiệm lập báo cáo tài chính. +, Một kế toán phụ trách tiền mặt, phân bổ lương, BHXH: Theo dõi các khoản thanh toán tiền mặt, hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ lien quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương như: BHYT, BHXH, KPCĐ. +, Một kế toán phụ trách tiêu thụ và vật liệu: Ghi chép, phản ánh tất cả các nghiệp vụ lien quan đến nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. Đồng thời theo dõi và phản ánh tình hình tiêu thụ sản phẩm của công ty. +, Một kế toán ngân hàng kiêm thủ quỹ: Theo dõi thu, chi, lên báo cáo hàng ngày, thực hiện cấp phát thu, chi quỹ, theo dõi các khoản thanh toán bằng TGNH. +, Một kế toán TSCĐ kiêm tiền lương của khối văn phòng: ghi chép, phản ánh tình hình tăng giảm TSCĐ cả về giá trị còn lại và giá trị hao mòn, đồng thời tiến hành trích khấu hao hàng tháng. Chịu trách nhiệm thanh toán tiền lương của khối văn phòng. Các nhân viên thống kê phân xưởng không thuộc biên chế nhân viên phòng kế toán mà thuộc biên chế ở các phân xưởng và chịu sự hướng dẫn chuyên môn của phòng kế toán. ● Mối liên hệ giữa các phần hành kế toán Mỗi một vị trí công tác được phân công công việc một cách cụ thể. Điều này thể hiện rõ nét trong bảng phân công công việc của kế toán trưởng vào đầu năm cho từng kế toán viên dưới quyền. Kế toán trưởng phụ trách chung tất cả các mảng công việc, chỉ đạo trực tiếp công tác kế toán. Phó phòng kế toán giúp kế toán trưởng mảng công việc được giao, thay mặt kế toán trưởng quản lý điều hành khi kế toán trưởng đi vắng. Các kế toán viên thực hiện công việc được giao và báo cáo công việc với kế toán trưởng và phó phòng kế toán. 1.2 Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán Bộ máy kế toán tiến hành công tác hoạch toán theo hình thức nhật ký – chứng từ. §Æc tr­ng c¬ b¶n cña h×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký chøng tõ: TËp hîp vµ hÖ thèng ho¸ c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh theo bªn Cã cña c¸c TK kÕt hîp víi viÖc ph©n tÝch c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ®ã theo c¸c TK ®èi øng Nî. KÕt hîp chÆt chÏ viÖc ghi chÐp c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh theo tr×nh tù thêi gian víi viÖc hÖ thèng ho¸ c¸c nghiÖp vô theo néi dung kinh tÕ (theo TK). KÕt hîp réng r·i viÖc h¹ch to¸n tæng hîp víi h¹ch to¸n chi tiÕt trªn cïng mét sæ kÕ to¸n vµ trong cïng mét qu¸ tr×nh ghi chÐp. Sö dông c¸c mÉu sæ in s½n c¸c quan hÖ ®èi øng TK, chØ tiªu qu¶n lý kinh tÕ tµi chÝnh vµ lËp c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh. Với hình thức này công ty đã tổ chức hệ thống sổ dựa trên quy định của chế độ kế toán bao gồm. NKCT số 1: Ghi có TK111 NKCT số 2: Ghi có TK112 NKCT số 5: Ghi nợ có331 NKCT số 7: Ghi có TK142, 152, 153, 154, 214, 241, 334, 335, 338, 621, 622, 627 Sổ cái tài khoản liên quan Sổ kế toán chi tiết và một số sổ trung gian khác Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức nhật kí chứng từ tại các đơn vị thành viên. Chøng tõ gèc vµ c¸c b¶ng ph©n bổ bæ B¶ng tæng hîp chi tiÕt ThÎ vµ sæ kÕ to¸n chi tiÕt B¸o c¸o tµi chÝnh Sæ c¸i NhËt kÝ chøng tõ B¶ng kª Ghi hàng ngày Ghi định kì cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra  1.3 Các chế độ và phương pháp kế toán áp dụng Hệ thống tài khoản mà công ty đang áp dụng theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính Ngoài ra công ty cũng được mở thêm tài khoản các cấp nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý của các đối tượng kế toán.Do vậy hệ thống tài khoản được mở như sau: - Tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng” được mở chi tiết cho từng loại tiền ở từng ngân hàng bao gồm tiền gửi bằng VNĐ, tiền gửi ngoại tệ. - Tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng” và tài khoản 331 “Phải trả người bán” được mở chi tiết cho từng khách hàng. - TK 4212,TK 511, TK 632 được mở chi tiết cho từng hoạt động kinh doanh sau đó cho từng sản phẩm và nơi tiêu thụ. - TK 155 thành phẩm được mở chi tiết cho từng loại thành phẩm - TK 334 “Phải trả công nhân viên” được mở chi tiết cho từng phân xưởng, từng phòng ban của công ty … - Các tài khoản khác được mở chi tiết theo chế độ. *Hệ thống báo cáo kế toán: Công ty cơ khí Ngô Gia Tự theo quy định lập báo cáo quý và báo cáo năm nộp cho cơ quan tài chính, cơ quan thuế, cơ quan thống kê, doanh nghiệp cấp trên và cơ quan đăng ký kinh doanh. Công ty sử dụng hai hệ thống báo cáo là hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống báo cáo quản trị Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty cơ khí Ngô Gia Tự được lập với mục đích sau: Tæng hîp vµ tr×nh bµy mét c¸ch tæng qu¸t, toµn diÖn t×nh h×nh tµi s¶n, nguån vèn, c«ng nî, t×nh h×nh vµ kÕt qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt, kinh doanh, dÞch vô, ®Çu t­ cña C«ng ty trong mét kú kÕ to¸n. Cung cÊp c¸c th«ng tin kinh tÕ, tµi chÝnh chñ yÕu cho viÖc ®¸nh gi¸ t×nh h×nh vµ kÕt qu¶ ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp, ®¸nh gi¸ thùc tr¹ng tµi chÝnh cña C«ng ty trong kú ho¹t ®éng ®· qua vµ dù ®o¸n trong t­¬ng lai. Th«ng tin cña b¸o c¸o tµi chÝnh lµ c¨n cø quan träng cho viÖc ®Ò ra c¸c quyÕt ®Þnh vÒ qu¶n lý, ®iÒu hµnh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh, hoÆc ®Çu t­ vµo doanh nghiÖp cña c¸c chñ doanh nghiÖp, chñ së h÷u, c¸c nhµ ®Çu t­, c¸c chñ nî hiÖn t¹i vµ t­¬ng lai cña C«ng ty. Báo cáo tài chính gồm: - Bảng cân đối kế toán. - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. - Thuyết minh báo cáo tài chính. 4 báo cáo trên lập theo mẫu quy định của Bộ tài chính, được sử dụng cho các đối tượng quan tâm bên ngoài Công ty ( Cơ quan thuế, thống kê...). Báo cáo quản trị gồm: - Bảng cân đối kế toán. Các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán quản trị chi tiết hơn so với bảng cân đối tài chính. - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được chi tiết theo từng loại hình kinh doanh hoặc bộ phận kinh doanh. - Báo cáo chi tiết trích khấu hao tài sản cố định. - Báo cáo nhập xuất tồn kho hàng hóa, nguyên vật liệu. - Báo cáo chi phí bán hàng và quản lí doanh nghiệp - Báo cáo quyết toán quỹ tiền lương, bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn. - Bảng kê công nợ tài khoản 131, 331, 141. Năm tài chính bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/21 theo năm dương lịch. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán của Công ty là Việt Nam đồng, nguyên tắc chuyển đổi các đồng tiền khác là theo tỷ giá giao dịch bình quân của liên ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố. Đối với kế toán hàng tồn kho: Hàng tồn kho hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên và được đánh giá theo giá gốc. Nguyên tắc xác định hàng tồn kho cuối kỳ: Xác định giá trị hàng tồn kho theo phương pháp giá đích danh. Tình hình trích lập và hoàn nhập dự phòng theo chế độ kế toán hiện hành. Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ với mức thuế suất là 0%, 5%, 10% tùy theo từng loại sản phẩm, dịch vụ. Phần II, Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 2.1Đặc điểm chung về nguyên, vật liệu sử dụng của công ty 2.1.1 Phân loại nguyên, vật liệu Với một khối lượng vật liệu lớn, chủng loại rất phong phú và đa dạng, mỗi loại có nội dung kinh tế, tính năng lý hoá khác nhau. Vì vậy, để quản lý và hạch toán được chính xác và thuận tiện, công ty đã phân chia nguyên vật liệu thành 5 loại căn cứ vào nội dung kinh tế của vật liệu: Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của công ty, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực tế của sản phẩm bao gồm: sắt, thép, tôn, thiếc, phôi trục xe máy, khung gầm ô tô, các nguyên vật liệu để lắp ráp ô tô….. Vật liệu phụ: Là vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà kết hợp với vật liệu chính làm tăng them chất lượng, mẫu mã của sản phẩm như: sơn, que hàn, dung môi, bột đá, dây emay, dầu mazut, giâý giáp……. Nhiên liệu: Là những thứ cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất sản phẩm gồm các loại: xăng, xăng công nghiệp, dầu….. Phụ tùng thay thế: Là những loại phụ tùng chi tiết máy móc thiết bị công ty mua sắm hoặc tự chế tạo phục vụ cho việc thay thế, sửa chữa các thiết bị máy móc như: tay rê, đĩa côn, lốp ô tô…. Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những loại vật liệu và thiết bị được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản: cát, đá, sỏi, ximăng… đi lắp đặt công trình. Công ty tiến hành tổng hợp kiểm kê vật liệu khi có yêu cầu thường là một năm kiểm kê một lần 2.1.2 Đánh giá nguyên vật liệu Giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho trong kỳ Phần lớn nguyên, vật liệu của công ty là do mua ngoài Trị giá vốn thực tế = Giá mua trên + chi phí thu - Các khoản giảm vật liệu nhập kho hoá đơn mua trừ Trong đó: - Giá mua trên hoá đơn = đơn giá x số lượng Chi phí thu mua là chi phí thực tế phát sinh trong quá trình thu mua như: chi phí vận chuyển, bốc dỡ… Các khoản giảm trừ là những mất mát, thiếu hụt… mà chủ hàng phải bồi thường hoặc phải chịu Ví dụ: Theo HĐ số 01975 ngày 9/12/2006, công ty mua của Công ty Nam Vang 4000kg thép với đơn giá là 9.714 đồng/kg, chủ hàng vận chuyển đến tận kho của công ty. thuế suất GTGT của mặt hàng này là 5 % Trị giá vốn thực tế = giá mua trên hoá đơn = Đơn giá x số lượng lỗ gió đèn nhập kho = 4000 x 9.714= 38.856.000 (đồng) ● Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho: Giá thực tế + Giá thực tế những lần sau lần xuất trước nhập kho tiếp theo Đơn giá thực tế = xuất kho Khối lượng NVL + Khối lượng NVL sau lần xuất trước nhập kho tiếp theo Ví dụ: Số liệu tồn kho đầu tháng 12 của thép mạ kẽm là 49.541.400 đồng, đơn giá 9.700 đồng /kg, số lượng là 5100 kg Trong tháng nhập: Ngày 9/ 12 nhập 4000 kg, đơn giá là 9.714 đồng/ kg, thành tiền là 38.856.000 đồng Ngày 18/ 12 nhập kho 2500 kg, đơn giá là 9.720 đồng/kg, thành tiền là 24.300.000 đồng Ngày 23/ 12 xuất kho 3000 kg cho phân xưởng sản xuất lắp ráp ô tô, đơn giá thực tế vật liệu xuất kho được tính như sau: 49.541.400 + 38.856.000 + 24.300.000 Đơn giá thép mạ kẽm = xuất kho 5100 + 4000 + 2500 = 9.715,3 (đồng/kg) Giá vật liệu xuất kho của 3000 kg thép mạ kẽm là: 9.715,3 x 3000 = 29.145.900 (đồng) 2.2 Các chứng từ sử dụng kế toán nguyên , vật liệu 2.2.1, Chứng từ tăng nguyên vật liệu Việc thu mua nguyên vật liệu của công ty do các cán bộ thuộc phòng kinh doanh phụ trách. Khi mua nguyên vật liệu, cán bộ phòng kinh doanh sẽ lâp hợp đồng kinh tế đê hai bên mua và bán ký kết vê việc mua bán nguyên vật liệu . Ví dụ: Công ty mua nguyên vật liệu Công ty Nam Vang, có hợp đồng kinh tế như sau: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - tự do - hạnh phúc HỢP ĐỒNG KINH TẾ Số 121324/ VTKT Căn cứ pháp lệnh hợp đồng kinh tế của hội đồng nhà nước ban hành ngày 25/09/1989 và nghị định số 17/HĐBT (nay là chính phủ) quyết định về việc thi hành pháp lệnh hợp đồng kinh tế Căn cứ vào chức năng và nhu cầu của hai bên. Hôm nay, ngày 2 tháng 12 năm 2006, chúng tôi gồm: Bên A: Công ty cơ khí Ngô Gia Tự Địa chỉ: 16-18 Phan Chu Trinh – Hà Nội Điện thoại: 048240091 Mã số thuế: 0100104637 Tài khoản số: 002150000025412 ngân hàng công thương Hà Nội Đại diện: Ông Nguyễn Anh Tuấn Chức vụ: Giám đốc Bên B: Công ty Nam Vang Địa chỉ: Xuân Phương - Từ Liêm – Hà Nội Điện thoại: 048502284 Mã số thuế: 0100165241 Tài khoản số: 012012000002135 tại chi nhánh ngân hạng đầu tư và phát triển Từ Liêm Đại diện: Bà Phạm Thị Điệp Chức vụ: Giám đốc Hai bên bàn bạc và đi đến thống nhất ký hợp đồng với những điều khoản sau: Điều I: Mặt hàng, số lượng, chất lượng và quy cách, giá cả. Mặt hàng: Bên B cung cấp cho bên A mặt hàng: Thép mạ kẽm Chất liệu: thép Số lượng và giá cả STT Sản phẩm ĐVT Số lượng Đơn giá (VNĐ/Kg) Thành tiền (VNĐ) 1 Thép mạ kẽm Kg 4000 9.714 38.856.000 Tổng giá trị trước thuế 38.856.000 Thuế GTGT 5 % 1.942.800 Tổng cộng 40.798.800 Tổng giá trị hợp đồng: 40.798.800 (Bốn mươi triệu bảy trăm chín mươi tám nghìn tám trăm đồng chẵn) Điều II: Địa điểm, thời gian và phương thức giao nhận. Địa điểm: Bên B giao hàng cho bên A tại văn phòng công ty Nam Vang. Thời gian giao hàng: 01 tuần kể từ ngày ký hợp đồng Điều III: Phương thức và thời gian thanh toán Tiền hàng được thanh toán bằng tiền mặt Thời gian thanh toán: Số tiền: 40.798.800 (Bốn mươi triệu bảy trăm chín mươi tám nghìn tám trăm đồng chẵn) Điều IV: Trách nhiệm mỗi bên. Bên A Thanh toán đúng theo thời hạn quy định tại điều III Cung cấp thông tin đầy đủ về quy cách sản phẩm cho bên B Bên B Giao hàng đúng quy cách, chất lượng, số lượng và thời gian Không được phép cung cấp mẫu sản phẩm trên cho bất kỳ khách hàng nào khác Điều V: Các điều khoản khác. Hai bên cam kết thực hiện nghiêm chỉnh những điều khoản trên đây. Trong quá trình thực hiện nếu nảy sinh những bất đồng ý kiến hai bên phối hợp giải quyết theo tinh thần hợp tác. Nếu một bên đơn phương chấm dứt hoặc vi phạm hợp đồng thì hoàn toàn chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho bên còn lại Trong quá trình thực hiện hợp đồng, hai bên sẽ thường xuyên thông báo cho nhau về những vấn đề liên quan đến hợp đồng. Các phụ lục hoặc biên bản bổ sung là bộ phận không tách hợp đồng này. Hợp đồng này có hiệu lực kể tù ngày ký kết đến hết ngày 31/12 năm 2007 Hợp đồng này lập thành 4 bản, có giá trị pháp lý như nhau. Mỗi bên giữ hai bản để theo dõi và thực hiện Hà Nội, ngày 2 tháng 12 năm 2006 Đại diện bên A Đại diện bên B Giám đốc Giám đốc Nguyến Anh Tuấn Phạm Thị Điệp Sauk hi hợp đồng giữa hai bên đã được ký kết, theo đúng hạn, công ty Nam Vang vận chuyển hàng đến tận kho cho công ty cơ khí Ngô Gia Tự và lập hoá đơn giá trị gia tăng giao cho công ty Biểu số 1 HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số: 01. GTKT – 3LL Liên 2: Giao cho khách hàng DH/00 – B Ngày 9 tháng 12 năm 2006 N : 01975 Đơn vị bán hàng: Công ty Nam Vang Số tài khoản: Địa chỉ: Xuân Phương-Từ Liêm-Hà Nội Mã số: Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Văn Hùng Đơn vị: Công ty cơ khí Ngô Gia Tự Số tài khoản Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số: STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 01 Thép mạ kẽm Kg 4000 9.714 38.856.000 Cộng tiền hàng 38.856.000 Thuế suất thuế GTGT: 5 % Tiền thuế GTGT 1.942.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 40.798.800 Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi triệu bảy trăm chin mươi tám nghìn tám trăm đồng chẵn Khi nguyên vật liệu về đến kho, cán bộ vật tư mang hoá đơn của lô vật tư đó đến phòng kinh doanh. Tại đây, cán bộ phụ trách của phòng sẽ xét xem lô vật tư này có nằm trong kế hoạch thu mua vật tư hay không? Số vật tư này có đúng số lượng, chủng loại, chất lượng yêu cầu hay không? Sau đó, nếu số vật tư này phù hợp, phòng KCS sẽ tiến hành kiểm tra số nguyên vật liệu này có đúng chất lượng, số lượng, chủng loại theo hoá đơn hay không và ghi ý kiến vào biên bản kiểm nghiệm. Nếu số vật liệu này phù hợp với hoá đơn về số lượng, quy cách, phẩm chất mới tiến hành làm thủ tục nhập kho. Biên bản kiểm nghiệm vật tư được lập như sau: Đơn vị:….. Mẫu số: 03 - VT Bộ phận:….. Theo QĐ s ố: 15/2006/Q Đ-BTC Ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ t ài chính BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆP VẬT TƯ Ngày 9 tháng 12 năm 2006 Số: 205 Căn cứ: số 102 VT-CK ngày 9 tháng 12 năm 2006 của công ty cơ khí Ngô Gia Tự Ban kiểm nghiệm gồm: + Ông: Vũ Văn Cường: Chức vụ: phó phòng - Đại diện phòng kinh doanh: trưởng ban + Bà: Nguyễn Thị Thơm: Chức vụ: nhân viên - Đại diện phòng khoa học- công nghệ: uỷ viên + Ông: Nguyễn Hải Nam: Chức vụ: thủ kho: uỷ viên Đã kiểm nghiệm loại vật tư: Thép mạ kẽm STT Tên nhãn hiệu, Quy cách, phẩm chất vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lưọng Theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú SL đúng quy cách, phẩm chất SL Không đúng quy cách phẩm chất A B C D E 1 2 3 F 1 Thép mạ kẽm Kg 4.000 4.000 0 Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Vật tư đủ tiêu chuẩn nhập kho Đại diện phòng KH-KT Thủ kho Trưởng ban (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sau đó, phiếu nhập kho do phòng kinh doanh tự lập làm 3 liên: 1 liên do phòng kinh doanh giữ, 1 liên giao cho cán bộ vật tư giữ để làm căn cứ thanh toán, 1 liên do thủ kho gĩư để vào thẻ kho. Khi nhập kho, thủ kho ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho, ghi ngày, tháng, năm nhập kho và cùng người nhập ký vào phiếu. Cuối tháng, thủ kho chuyển phiếu nhập kho cho kế toán vật liệu để ghi vào cột “Đơn giá” và cột “Thành tiền” và ghi sổ kế toán liên quan. Khi nhập nguyên vật liệu, thủ kho có trách nhiệm xin lao động bốc xếp, sắp xếp, bố trí các loại nguyên vật liệu ở kho một cách khoa học, hợp lý, đảm bảo đáp ứng yêu cầu bảo quản của từng loại vật liệu, tiện theo dõi cho công tác nhập kho. Biểu số 2 Mẫu số: 01-VT Theo QĐ s ố: 15/2006/Q Đ-BTC ng ày 20 th áng 3 n ăm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính Công ty cơ khi Ngô Gia Tự PHIẾU NHẬP KHO Ngày 9 tháng 12 năm 2006 Nợ TK 1521 Có TK 331 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Văn Hùng Diễn giải : Thép Nhập tại kho: Đ ơn v ị bán: Cơ sở sản xuất Văn Linh STT Tên, nhãn hiệu, Quy cách, phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo Chứng từ Thực nhập 1 Thép mạ kẽm kg 4000 4000 9.714 38.856.000 Cộng: 38.856.000 Cộng thành tiền (bằng chữ): Ba mươi tám triệu tám trăm năm mươi sáu nghìn đồng Nhập ngày 9tháng 12năm 2006 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 3: Đơn vị: Công ty cơ khí Ngô Gia Tự Mẫu số 01-TT Địa chỉ: 16-18 Phan Chu Trinh HN Theo QĐ s ố: 15/2006/Q Đ-BTC ng ày 20 th áng 3 n ăm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính Mã số thuế: 0100104637 Telefax:048240091 PHIẾU CHI Ngày: 9/12/2006 Người nhận tiền: Nguyễn Văn Hùng Đại diện: Phòng kinh doanh Địa chỉ Về khoản: Thép mạ kẽm Số tiền: : 40.798.800 (đồng) Bằng chữ: Bốn mươi triệu bảy trăn chin mươi tám nghìn tám trăm đồng Kèm theo: ……..chứng từ gốc Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Thủ qu ỹ Người nhận tiền (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Khi thanh toán tiền hàng, phiếu chi được lập: 2.2.2 Chứng từ giảm nguyên, vật liệu Các phân xưởng khi có nhu cầu sử dụng vật tư sẽ viết vào phiếu lĩnh vật tư và có xác nhận của quản đốc và kỹ thuật phân xưởng để tổ chức đó được lĩnh vật tư. Phiếu cấp vật tư sẽ được lập như sau: Biểu số 4: Công ty cơ khí Ngô Gia Tự Mã số: Số: 512 PHIẾU CẤP VẬT TƯ Nơi gửi:…. Người lĩnh phiếu:.. Đơn vị: Phân xưởng lắp ráp ô tô TRUNG TÂM KTĐSX XNVT Tên vật tư Thép mạ kẽm Ngày cấp 23/12/06 Ký hiệu, quy cách Cấp tại kho Kho xe khách Đơn vị tính Kg Số lượng Tại kho Thực cấp Tại ĐV 3000 Số lượng duyệt 3000 Người duyệt Còn nợ kho 0 Số lượng hạch toán 3000 Kho còn nợ 0 Hạch Sản phẩm Toán vào Hợp đồng Người nhận(..) Người cấp Lần cấp thứ Phần ghi của phòng kế toán Số lượng vượt định mức 0 Đơn giá 9.715,3 Lý do vật tư sx ô tô Thành tiền 29.145.900 Người xác nhận Kế toán Sau đó, quản đốc phân xưởng đưa phiếu lĩnh lên phòng kinh doanh. Căn cứ vào các định mức chi phí nguyên vật liệu, văn cứ vào nhiệm vụ sản xuất kinh doanh hàng tháng, xem xét thấy nhu cầu về sử dụng nguyên vật liệu của phân xưởng đó là hợp lý, hợp lệ, phòng kinh doanh sẽ lập phiếu xuất kho, khi lập phíếu ghi rõ số phiếu, ngày tháng năm lập phiếu, lý do sử dụng, tên nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính của vật tư, số lượng vật tư theo yêu cầu xuất kho của bộ phận sử dụng. Sauk hi lập phiếu xong, phụ trách bộ phận sử dụng ( quản đốc) và phụ trách cung ứng (trưởng phòng kinh doanh) ký, giao cho người cầm phiếu xuống kho để lĩnh vật tư. Sauk hi xuất kho, thủ kho ghi số lượng vật tư xuất vào cột thực xuấtm ghi ngày tháng năm xuất kho và cùng ngưòi nhận hàng ký tên vào phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: + Liên 1: Lưu ở phòng kinh doanh + Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán để kế toán vật liệu ghi vào cột “đơn giá” và cột “thành tiền” của phiếu xuất kho và ghi vào sổ kế toán liên quan. + Liên 3: Người nhận giữ để nhân viên thống kê phân xưởng ghi vào sổ kế toán của bộ phận sử dụng Biểu số 5 PHIẾU XUẤT KHO Ngày 23/12/2006 Họ tên người nhận hàng: Phạm Văn Mạnh Lý do xuất kho: Vật tư sản xuất ô tô Xuất tại kho: kho xe khách STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư( sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Y êu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 01 Thép mạ kẽm kg 3000 3000 9.715,3 29.145.900 Cộng 29.145.900 Tổng số tiền viết bằng chữ: Hai mươi chín triệu một trăm bốn mươi lăm nghìn chín trăm đồng Xuất ngày 23 tháng 12 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho Kế toán chi tiết vật liệu ở công ty được thực hiện song song giữa kho và phòng kế toán nhằm theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng loại, từng thứ tự vật liệu cả về mặt số lượng, chủng loại, chất lượng, giá trị. Trong đó thủ kho theo dõi về mặt số lượng của nguyên vật liệu còn kế toán chủ yếu theo dõi về mặt giá trị của nguyên vật liệu. Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để phản ánh sự biến động và tình hình hiện có của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Ngoài việc sử dụng thẻ kho, thủ kho còn sử dụng sổ số dư do kế toán chuyển đến để ghi chép số tồn kho cuối tháng của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho được mở cho từng thứ vật liệu có cùng nhãn hiệu, quy cách dung cho cả năm. Mỗi nhãn hiệu, quy cách vật liệu được ghi trên một hay một số tờ thẻ kho. Thẻ kho theo dõi nguyên vật liệu chính được lập thành một quỷên, theo dõi vạt liệu phụ độc lập thành một quyển. Tại bìa mỗi quyển thẻ khho đều có doanh muc, các thú nguyên vật liệu được sắp xếp theo thứ tự như trong quyển sổ để dễ dàng tìm kiếm và ghi chép. Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu , quy cách vật liệu, đơn vị tính sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Hàng ngày, căn cứ vào các phiếu nhập, phiếu xuất kho vật liệu, thủ kho tiến hành ghi thẻ kho phản ánh tình hình nhập xuất và tính ngay ra số tồn kho sau mỗi lần ghi thẻ. Tuy nhiên, đối với một số loại nguyên vật liệu của các phân xưởng nhập xuất hết ngay trong ngày không đuợc theo dõi trên thẻ kho. Cuối tháng cộng số phát sinh trong tháng và ghi số tồn kho cuối tháng( chính là số tồn kho sau lần ghi cuối cùng trong tháng) .  Biểu số 6: THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/12/2006 Tờ số: 01 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm, hàng hoá: Thép mạ kẽm Đơn vị tính: Kg Mã số: Ngày nhập xuất Chúng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số phiếu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất ……… …… …… …. Tháng 12/06 Tồn đầu tháng 5.100 9/12 225 Công ty Nam Vang 4000 9.100 18/12 226 Công ty Nam Vang 2500 11.600 909 23.12 Mạnh- px ô tô 3.000 8.600 910 25.12 Tân quốc lộ 18 2.000 6.600 Cộng 6.500 5.000 Tồn cuối tháng 6.600 2.4 Kế toán chi tiết tại phòng kế toán Ở phòng kế toán: Để hạch toán chi tiết vật liệu, kế toán sử dụng 2 loại sổ là: Sổ số dư Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ Định kỳ 5 – 10 ngày, kế toán vật liệu xuống kho để kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập xuất kho. Sau khi kiểm tra, kế toán ký xác nhận vào từng thẻ kho rồi mang chứng từ về phòng kế toán. Tại phòng kế toán, kế toán thực hiện việc kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ, sau đó tập hợp các chứng từ nhập, xuất theo thứ tự thời gian phát sinh và theo thứ tự vật liệu, đối với phiếu xuất kho còn tập hợp theo từng đối tượng hạch toán chi phí để thuận tiện cho việc ghi sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ và các sổ có liên quan khác. Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ được mở cho từng tháng theo từng thứ vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu thành tiền. Mỗi thứ vật liệu được theo dõi trên một hoặc một số tờ sổ. Kế toán căn cứ vào các phiếu nhập, xuất kho của từng thứ vật liệu để ghi vào sổ chi tiết của thứ vật liệu tương ứng và tính ran gay số tồn kho sau mỗi lần ghi sổ, mỗi phiếu nhập, xuất được ghi một dòng trên sổ. Cuối tháng kế toán cộng số liệu trên sổ chi tiết và tính ra số tồn kho cuối tháng của từng thứ vật liệu. Ví dụ: Sổ chi tiết vật liệu: thép mạ kẽm Sổ chi tiết vật liệu dụng cụ: biểu số 7 Sổ số dư được kế toán mở cho cả năm để theo dõi số dư cuối tháng của từng thứ vật liệu cả về mặt số lượng và giá trị. Trên sổ số dư vật liệu được sắp xếp theo thứ tự, nhóm, loại. Trước ngày cuối tháng kế toán giao sổ cho thủ kho để ghi số lượng vật tư tồn kho cuối tháng vào sổ căn cứ vào số liệu trên thẻ kho. Ghi xong, thủ kho gửi về phòng tài chính kế toán để kiểm tra và tính giá thành tiền. Cột “Đơn giá” của từng thứ vật liệu của từng tháng trên sổ số dư được ghi căn cứ vào đơn giá vật liệu tồn kho cuối tháng trên sổ chi tiết vật liệu theo dõi từng thứ vật liệu tuơng ứng của tháng đó. Sau khi hoàn thành việc ghi sổ chi tiết và sổ số dư, kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa 2 sổ này với nhau và với thẻ kho. Số lượng nhập, xuất, tồn kho trên sổ chi tiết vật liệu và trên thẻ kho phải phù hợp với nhau, số dư cuối tháng trên sổ chi tiết từng thứ vật liệu phải khớp với số dư cuối tháng của từng thứ vật liệu tương ứng trên sổ số dư cả về mặt số lượng và thành tiền. Do sổ chi tiết vật liệu theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho cả về mặt số lượng và giá trị nên việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết, sổ số dư, thẻ kho được thực hiện dễ dàng, nếu có sai sót dễ phát hiện do đó thông tin đảm bảo độ chính xác cao. Tuy nhiên do chỉ sử dụng sổ chi tiết và sổ số dư nên việc đối chiếu số liệu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết tốn nhiều thời gian và công sức do kế toán phải cộng số phát sinh của các sổ chi tiết lại tuỳ theo yêu cầu đối chiếu số liệu Biểu số 8 (Trích) SỔ SỐ DƯ VẬT LIỆU Năm 2006 Số thẻ Tên vật liệu Đơn vị … Tháng 12 Đơn giá Số lượng Thành tiền Nguyên vật liệu chính( TK 1521) ……. …. ….. ….. …….. …… Thép mạ kẽm Kg 9.715,5 6.600 64.122.300 … …. … … … …….. ……… Cộng loại vật liệu chính 81.314.107 ……… ....... … ……. ………. ……. Tổng cộng 101.315.216 Phần III, Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 3.1 Tài khoản sử dụng Kế toán tổng hợp ở công ty cơ khí Ngô Gia Tự áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Tài khoản kế toán công ty sử dụng - Tài khoản 152 - “Nguyên liệu vật liệu: - Tài khoản 1521 - “Nguyên vật liệu._.