Kế toán nguyên vật liệu may tại Công ty Thanh Hà - Cục Hậu Cần

...............................................................2 4. Tính giá nguyên vật liệu...................................................................................4 a. Giá thực tế của NVL nhập kho.........................................................................4 b. Giá thực tế của NVL xuất kho..........................................................................5 II. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 2.1. Phương pháp thẻ song song...........................................................................9 2.2. Phương pháp đối chiếu luân chuyển..............................................................11 2.3. Phương pháp sổ số dư....................................................................................11 III. Hạch toán tổng hợp tình hình luân chuyển NVL 3.1. Các phương pháp hạch toán tổng hợp NVL a. Phương pháp kê khai thường xuyên..................................................................14 b. Phương pháp kiểm kê định kỳ..........................................................................14 3.2. Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX a. Tài khoản sử dụng.............................................................................................14 b. Phương pháp hạch toán....................................................................................16 3.3. Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKDK a. Tài khoản sử dụng.............................................................................................21 b. Phương pháp hạch toán...................................................................................22 3.4. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.................................................................23 3.5. Các hình thức sổ 3.5.1. Hình thức sổ “ Nhật ký chung”...................................................................25 3.5.2. Hình thức sổ “ Nhật ký- Sổ cái”.................................................................26 3.5.3. Hình thức sổ “ Chứng từ ghi sổ”.................................................................26 3.5.4. . Hình thức sổ “ Nhật ký chứng từ”............................................................28 Phần 2: Thực trạng công tác hạch toán kế toán NVL tại Công ty Thanh Hà I. Những đặc điểm kinh tế- kỹ thuật của Công ty Thanh Hà- Cục Hậu Cần 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Thanh Hà………… 29 2. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Thanh Hà 32 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty Thanh Hà………… 35 4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty Thanh Hà………… 38 5. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty Thanh Hà 5.1. Chính sách kế toán áp dụng của công ty………………………...................41 5.2. Hệ thống chứng từ kế toán……………………………………… 41 5.3. Hệ thống tài khoản kế toán……………………………………... 43 5.4. Hệ thống sổ kế toán…………………………………………….. 44 5.5. Hệ thống báo cáo kế toán……………………………………….. 47 II. Thực trạng kế toán NVL tại công ty Thanh Hà 2.1. Đặc điểm, phân loại và quản lý NVL tại công ty Thanh Hà 2.1.1. Đặc điểm NVL tại công ty Thanh Hà…………………………… 47 2.1.2. Phân loại NVL tại công ty Thanh Hà………………………….... 47 2.1.3. Công tác quản lý NVL tại công ty Thanh Hà…………………... 48 2.1.4. Tính giá NVL tại công ty Thanh Hà 2.1.4.1. Tính giá NVL nhập kho………………………………………... 49 2.1.4.2. Tính giá NVL xuất kho………………………………………… 49 2.2. Chứng từ và kế toán chi tiết NVL tại công ty Thanh Hà a. Nhiệp vụ nhập kho NVL……………………………………………………..50 b. Nhiệp vụ xuất kho NVL……………………………………………………...56 2.3. Kế toán tổng hợp NVL tại công ty Thanh Hà 2.3.1. Tài khoản sử dụng………………………………………………………..66 2.3.2. Hạch toán NVL nhập kho………………………………………………..66 2.3.3. Hạch toán NVL xuất kho………………………………………………...73 2.3.4. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho………………………………………...77 Phần 3: Phương hướng hoàn thiện hạch toán kế toán NVL may tại Công ty Thanh Hà- Cục Hậu Cần 3.1. Đánh giá thực trạng kế toán NVL tại Công ty Thanh Hà……………….81 3.1.1. Ưu điểm…………………………………………………………………..82 3.1.2. Nhược điểm………………………………………………………………85 3.2. Sự cần thiết hoàn thiện kế toán NVL tại Công ty Thanh Hà……………86 3.3. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán NVL may tại Công ty Thanh Hà…………………………………………………………………….88 KẾT LUẬN……………………………………………………………. 96 Danh mục tài liệu tham khảo………………………………………….. 97 DANH MỤC VIẾT TẮT Bảo hiểm xã hội - BHXH Cán bộ, công nhân viên - CB- CNV Chi phí - CF Chiết khấu thương mại - CKTM Công cụ, dụng cụ – CCDC Giá trị gia tăng - GTGT Kê khai thường xuyên - KKTX Kết chuyển - K/C Kiểm kê định kỳ - KKĐK Nguyên, vật liệu - NVL + Vật liệu chính - VLC + Vật liệu phụ - VLP Nhật ký- chứng từ - NKCT Tài khoản - TK Tài sản cố định - TSCĐ Sản xuất, kinh doanh - SX - KD Xây dựng cơ bản - XDCB DANH MỤC SƠ ĐỒ Trang Sơ đồ 1.1: Hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song…………………………………………………………………………….10 Sơ đồ 1.2: Hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp đối chiếu luân chuyển…………………………………………………………………………..11 Sơ đồ 1.3: Hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư………………...13 Sơ đồ 1.4: Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX………….20 Sơ đồ 1.5: Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKDK…………23 Sơ đồ 1.6: Sơ đồ hình thức sổ” Nhật ký chung”………………………………..25 Sơ đồ 1.7: Sơ đồ hình thức sổ “ Nhật ký- Sổ cái”………………………………26 Sơ đồ 1.8: Sơ đồ hình thức sổ “ Chứng từ ghi sổ”………………………………27 Sơ đồ 1.9: : Sơ đồ hình thức sổ “ Nhật ký- Chứng từ”………………………….28 Sơ đồ 1.10: Sơ đồ quy trình công nghệ may đo lẻ 33 Sơ đồ 1.11: Sơ đồ quy trình công nghệ may hàng loạt 34 Sơ đồ 1.12: Sơ đồ tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty 35 Sơ đồ 1.13: Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty 38 Sơ đồ 1.14: Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty 40 Sơ đồ 1.15: Sơ đồ luân chuyển chứng từ 43 Sơ đồ 2.16: Trình tự hạch toán chi tiết NVL may tại công ty Thanh Hà 65 Sơ đồ 2.17: Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL may tại công ty Thanh Hà 79 Sơ đồ 2.18: Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX 80 DANH MỤC BẢNG BIỂU Trang Biểu đồ 1.1: Kết quả thực hiện 1 số chỉ tiêu chủ yếu……………………. 31 Biểu đồ 2.1a: Hoá đơn giá trị gia tăng…………………………………… 51 Biểu đồ 2.1b: Hoá đơn giá trị gia tăng…………………………………… 52 Biểu đồ 2.2: Biên bản kiểm nghiệm vật tư……………………………….. 53 Biểu đồ 2.3: Phiếu nhập kho……………………………………………... 54 Biểu đồ 2.4: Phiếu nhập kho……………………………………………... 56 Biểu đồ 2.5: Phiếu xuất kho……………………………………………… 58 Biểu đồ 2.6: Phiếu xuất kho……………………………………………… 59 Biểu đồ 2.7: Thẻ kho……………………………………………………... 61 Biểu đồ 2.8: Sổ chi tiết NVL chính – TK 1521…………………………... 62 Biểu đồ 2.9: Bảng tổng hợp vật liệu……………………………………… 63 Biểu đồ 2.10: Báo cáo nhập- xuất- tồn…………………………………… 64 Biểu đồ 2.11: Nhật ký chứng từ số 2……………………………………… 68 Biểu đồ 2.12: Sổ chi tiết công nợ…………………………………………. 70 Biểu đồ 2.13: Nhật ký chứng từ số 5……………………………………... 71 Biểu đồ 2.14: Sổ cái TK 331……………………………………………… 73 Biểu đồ 2.15: Bảng phân bổ NVL- CCDC………………………………… 74 Biểu đồ 2.16: Bảng kê số 3………………………………………………… 75 Biểu đồ 2.17: Nhật ký chứng từ số 7………………………………………. 76 Biểu đồ 2.18: Sổ cái TK 152………………………………………………. 77 LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường bất kỳ một doanh nghiệp nào khi tham gia hoạt động sản xuất kinh doanh mục tiêu hàng đầu là tối đa hoá lợi nhuận và Công ty Thanh Hà - Cục Hậu Cần cũng không nằm ngoài mục đích đó. Để đạt được mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận thì nhiệm vụ đặt ra cho các nhà quản lý luôn tìm tòi tất cả các biện pháp tối ưu nhất để giảm bớt chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Chi phí NVL là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, nó chiếm tỷ trọng khá cao trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm của doanh nghiệp vì vậy chỉ cần có một biến động nhỏ về chi phí NVL cũng ảnh hưởng lớn đến giá thành sản phẩm và sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Vì vậy tổ chức hạch toán NVL tốt sẽ góp phần đảm bảo tốt công tác quản lý. Sử dụng tốt hợp lý NVL sẽ tránh được tình trạng thua lỗ và góp phần tăng lợi nhuận cao cho doanh nghiệp. Qua thời gian thực tập tại Công ty Thanh Hà - Cục Hậu Cần, kết hợp với những kiến thức đã học ở trường và được sự hướng dẫn của thầy giáo TRẦN QUÝ LIÊN cũng như các anh chị ở phòng Tài chính –kế toán của công ty em mạnh dạn lựa chọn đề tài ‘’Kế toán NVL may tại công ty Thanh Hà -Cục Hậu Cần ‘’ Do thời gian có hạn và trình độ còn hạn chế nên chuyên đề của em không tránh khỏi những thiếu sót nhất định, em mong nhận được sự góp ý của Thầy giáo hướng dẫn để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn. Chuyên đề được bố cục thành 3 phần chính Phần1: Cơ sở lý luận của hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất Phần 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Thanh Hà-Cục Hậu Cần Phần 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Thanh Hà- Cục Hậu Cần PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA “ HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH” I. Khái niệm, đặc điểm, phân loại, tính giá NVL 1. Khái niệm NVL Nguyên, vật liệu là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất kinh doanh là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp đó là tư liệu lao động, đối tượng lao động và sức lao động. Hạch toán NVL không chỉ phục vụ công tác quản lý NVL mà còn là tiền đề để hạch toán chi phí và tính giá thành sản phẩm trong doanh nghiệp. 2. Đặc điểm NVL Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tượng lao động. NVL là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá như sắt thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong Xí nghiệp dệt, vải trong Xí nghiệp may mặc… Khác với tư liệu lao động , NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh dưới tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm mới. Những đặc điểm trên đã tạo ra những đặc trưng riêng trong công tác hạch toán NVL từ khâu tính giá, hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp. 3. Phân loại NVL Nguyên, vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp có nhiều loại, mỗi loại có vai trò và công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong điều kiện đó phải phân loại NVL một cách khoa học thì mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán NVL. Trong thực tế tổ chức công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp, đặc trưng dùng để phân loại NVL thông dụng nhất là vai trò và tác dụng của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh. Theo đặc trưng này NVL ở các doanh nghiệp được phân ra theo các loại sau: - Nguyên, vật liệu chính (VLC): Là NVL sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm như vải… - Nguyên, vật liệu phụ (VLP): Là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất kinh doanh được sử dụng kết hợp với VLC để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lượng của sản phẩm hoặc sử dụng để bảo đảm cho công cụ lao động hoạt động bình thường hoặc dùng cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý như: cúc, chỉ, dây chun… - Nhiên liệu: Là những thứ vật liệu dùng để tạo ra nhiệt năng cung cấp trong quá trình sản xuất kinh doanh như than đá, xăng dầu, khí đốt…Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại VLP, tuy nhiên nó được tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với các loại VLP thông thường. - Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa, thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải… - Vật liệu và thiết bị XDCB: Bao gồm các vật liệu và thiết bị mà doanh nghiệp mua nhằm mục đích cho đầu tư XDCB. - Vật liệu khác: Là các loại đặc chủng của từng doanh nghiệp hoặc phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh . Hạch toán theo các cách phân loại nói trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại NVL. Để đảm bảo thuận tiện và tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý, hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ NVL trên cơ sở phân loại theo vai trò và công dụng của NVL, các doanh nghiệp phải tiếp tục chi tiết và hình thành “Sổ danh điểm vật liệu”. Sổ này xác định thống nhất tên gọi, ký hiệu, mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán của từng danh điểm NVL. SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất NVL Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Ghi chú Nhóm Danh điểm NVL Sổ danh điểm vật liệu còn có thể cung cấp thông tin về giá trị vật liệu xuất, tồn bất cứ khi nào theo giá hạch toán. Do đó, nó sẽ góp phần giảm bớt khối lượng công việc hạch toán, xử lý nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý, điều hành SX-KD và đặc biệt thuận tiện cho việc sử dụng phần mềm kế toán trong việc vận hành hạch toán NVL của Công ty trên máy tính. 4. Tính giá NVL Tính giá NVL là công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán NVL về thực chất là việc xác định giá trị ghi sổ của NVL. Theo quy định NVL được tính theo giá thực tế (giá gốc) giá thực tế của NVL được tính theo từng trường hợp cụ thể: a. Giá thực tế của vật liệu nhập kho Giá thực tế của vật liệu là loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh được các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra NVL. * Đối với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn của người bán trừ (-) các khoản giảm giá chiết khấu thương mại được hưởng cộng (+) các khoản thuế không được hoàn lại (nếu có) cộng (+) các chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức, thuê kho bãi, tiền lưu kho, lưu bãi…) Như vậỵ, đối với doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ thì giá thực tế của vật liệu sẽ không bao gồm thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Ngược lại đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì giá thực tế của vật liệu còn bao gồm cả thuế GTGT đầu vào. Các khoản thuế không được hoàn lại như thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) cũng được tính vào giá thực tế của vật liệu mua ngoài. * Đối với vật liệu gia công chế biến xong nhập kho thì giá thực tế của NVL bao gồm giá xuất và chi phí gia công chế biến, chi phí vận chuyển bốc dỡ. * Đối với NVL nhận vốn góp liên doanh, liên kết hoặc cổ phần, đầu tư vào công ty con thì giá thực tế của NVL là giá trị vật liệu được các bên tham gia góp phần thừa nhận. * Đối với vật liệu được biếu tặng: Giá thực tế của NVL được tính theo giá tương đương của thị trường cộng (+) chi phí liên quan đến việc tiếp nhận. * Đối với NVL vay, mượn tạm thời của đơn vị khác thì giá thực tế nhập kho được tính theo giá thị trường hiện tại của số NVL đó. * Đối với phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất- kinh doanh của doanh nghiệp thì giá thực tế được tính theo đánh giá thực tế hoặc theo giá bán trên thị trường. b. Giá thực tế vật liệu xuất kho Để xác định giá thực tế của vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng loại hình doanh nghiệp, theo yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của từng kế toán trong doanh nghiệp. doanh nghiệp có thể sử dụng một trong các phương pháp sau đây nhưng phải theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu trong quá trình hạch toán muốn thay đổi phương pháp hạch toán thì doanh nghiệp phải trình bày lại và giải thích rõ ràng với cơ quan cấp trên. * Phương pháp giá đơn vị bình quân Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng từng kỳ được tính theo công thức: Giá thực tế VL xuất dùng = Số lượng VL xuất dùng trong kỳ x Giá đơn vị bình quân Giá đơn vị bình quân có thể được tính theo một trong ba cách sau: Cách 1 Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ = Giá thực tế VLtồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Số lượngVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Cách tính này tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao, công việc tính toán dồn cả vào cuối tháng nên ảnh hưởng đến tiến độ của các khâu kế toán khác, đồng thời sử dụng phương pháp này cũng phải tiến hành tính giá theo từng danh điểm NVL. Giá thực tế VL tồn đầu kỳ này hoặc cuối kỳ trước Số lượng thực tế VL tồn đầu kỳ Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước = Cách 2 Cách này khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ nhưng lại không được chính xác vì không tính đến sự biến động trong giá cả vật liệu kỳ này. Giá thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập Số lượng thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập = Cách 3 Cách tính này khắc phục được nhược điểm của hai cách trên tức là vừa chính xác, vừa cập nhật. Nhược điểm của phương pháp này là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần. * Phương pháp Nhập trước - Xuất trước (FIFO): Được áp dụng dựa trên giả định hàng tồn kho được mua trước thì xuất dùng trước, tương tự hàng nhập trước thì xuất dùng trước và ngược lại hàng nhập sau thì xuất dùng sau. - Ưu điểm: Cho phép kế toán có thể tính giá NVL xuất kho kịp thời - Nhược điểm: Là phải tính giá theo từng danh điểm NVL và phải hạch toán chi tiết NVL tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức. Ngoài ra phương pháp này làm cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp không phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của NVL. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập kho của mỗi danh điểm là không nhiều. * Phương pháp Nhập sau - Xuất trước (LIFO): Được áp dụng dựa trên giả định là hàng nhập sau sẽ được xuất dùng trước. Nên tính giá NVL được làm ngược lại với phương pháp nhập trứơc- xuất trước. - Ưu điểm: Giúp cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của NVL. - Nhược điểm: Là phải tính giá theo từng danh điểm NVL và phải hạch toán chi tiết NVL tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức. * Phương pháp giá thực tế đích danh( tính trực tiếp) Theo phương pháp này khi nhập NVL ở lô hàng nào thì lấy đơn giá nhập đích danh của lô hàng đó làm giá xuất, thường được áp dụng trong những doanh nghiệp bảo quản và theo dõi từng lô hàng áp dụng đối với loại vật tư, hàng hoá có giá trị cao mang tính cách biệt. - Ưu điểm: Công tác tính giá NVL được thực hiện kịp thời và thông qua việc tính giá NVL xuất kho, kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản của từng lô NVL. Tuy nhiên để áp dụng được phương pháp này thì điều kiện cốt yếu là hệ thống kho tàng của doanh nghiệp cho phép bảo quản riêng từng lô NVL nhập kho. * Phương pháp trị giá NVL tồn cuối kỳ Với các phương pháp trên, để tính được giá thực tế NVL xuất kho đòi hỏi phải xác định được lượng NVL xuất kho căn cứ vào các chứng từ xuất. Tuy nhiên, trong thực tế có những doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL với mẫu mã khác nhau, giá trị thấp lại được xuất dùng thường xuyên thì sẽ không có điều kiện để kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho. Trong điều kiện đó, doanh nghiệp phải tính giá cho số lượng NVL tồn kho cuối kỳ trước, sau đó mới xác định được giá thực tế của NVL xuất kho trong kỳ. Gtt NVL tồn kho cuối kỳ = Số lượng tồn kho x Đơn giá NVL nhập kho lần cuối Gtt NVL xuất kho = Gtt NVL mua vào +(-) Chênh lệch Gtt đầu kỳ và cuối kỳ * Phương pháp giá hạch toán (phương pháp hệ số giá): Theo phương pháp này toàn bộ NVL biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ kế toán tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế. Giá hạch toán VL xuất dùng trong kỳ (hoặc tồn kho cuối kỳ) Giá thực tế VL xuất dùng trong kỳ (hoặc tồn kho CK) = Hệ số giá của VL x Giá thực tế của VL tồn đầu kỳ Giá hạch toán của VL tồn đầu kỳ Hệ số giá của vật liệu = Giá thực tế của VL nhập trong kỳ Giá hạch toán của VL nhập trong kỳ + + Phương pháp này được áp dụng đối với những doanh nghiệp có nhiều loại vật liệu, giá cả thường xuyên biến động, việc nhập vật liệu diễn ra thường xuyên, việc tính giá thực tế của vật liệu phức tạp và nhiều khi không thể thực hiện được. Do đó việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán là thích hợp nhất. - Ưu điểm: Cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp về NVL trong công tác tính giá, nên công việc tính giá được tiến hành nhanh chóng và không bị phụ thuộc vào số lượng danh điểm NVL, số lần nhập, xuất của mỗi loại nhiều hay ít. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL và đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao. II. Hạch toán chi tiết NVL NVL trong các doanh nghiệp thường có nhiều chủng loại khác biệt nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ra ngừng sản xuất, chính vì vậy hạch toán NVL phải bảo đảm theo dõi được tình hình biến động của từng danh điểm NVL. Trong thực tế công tác kế toán hiện nay thường áp dụng 1 trong 3 phương pháp hạch toán chi tiết NVL là: Phương pháp thẻ song song, phương pháp đối chiếu luân chuyển và phương pháp số dư. 2.1. Phương pháp thẻ song song Theo phương pháp này công việc cụ thể tại phòng kế toán và kho hàng như sau: * Ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu về mặt số lượng. Mỗi chứng từ nhập, xuất vật tư được ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ kho được mở cho từng danh điểm vật tư. Cuối tháng Thủ kho tiến hành tổng cộng số nhập, xuất tính tồn về mặt số lượng theo từng danh điểm vật tư. * Ở phòng kế toán: Kế toán vật tư mở thẻ kế toán chi tiết vật tư theo từng danh điểm vật tư tương ứng thẻ kho mở theo từng kho. Thẻ này có nội dung tương tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi NVL về mặt giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển tới, nhân viên kế toán vật liệu phải kiểm tra, đối chiếu và tính ra số tiền. Sau đó ghi lại các nghiệp vụ nhập, xuất và các thẻ kế toán chi tiết vật liệu liên quan. Cuối tháng cộng thẻ (sổ) chi tiết và đối chiếu với thẻ kho. Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kế toán phải căn cứ vào thẻ kế toán chi tiết vật liệu để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho về mặt giá trị của từng loại vật liệu. Số liệu của bảng này được đối chiếu với số liệu của phần kế toán tổng hợp. Ngoài ra, để quản lý chặt chẽ thẻ kho, nhân viên kế toán vật tư còn mở sổ đăng ký thẻ kho, khi giao thẻ kho cho thủ kho, kế toán phải ghi vào sổ. Phương pháp này có ưu điểm là rất đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của từng danh điểm NVL kịp thời, chính xác. Tuy nhiên, nhược điểm cuả phương pháp này là chỉ sử dụng được khi doanh nghiệp có ít danh điểm NVL. Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán NVL theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn NVL Sổ kế toán tổng hợp NVL Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 2.2. Phương pháp đối chiếu luân chuyển Theo phương pháp này công việc cụ thể tại kho giống như phương pháp thẻ song song. Còn tại phòng kế toán, kế toán vật liệu không mở thẻ kế toán chi tiết vật tư mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của từng danh điểm vật tư theo từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng của từng thứ vật tư, mỗi thứ chỉ ghi một dòng trong sổ cuối tháng đối chiếu số lượng vật tư trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp. Phương pháp này có ưu điểm giảm nhẹ khối lượng công việc ghi chép của kế toán. Tuy nhiên nhược điểm của nó là dồn công việc ghi sổ, kiểm tra đối chiếu vào cuối kỳ nên trong trường hợp số lượng chứng từ nhập, xuất của từng danh điểm NVL khá nhiều thì công việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp nhiều khó khăn và hơn nữa là ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác. Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp đối chiếu luân chuyển Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất NVL Bảng kê nhập NVL Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho NVL Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 2.3. Phương pháp sổ số dư Theo phương pháp này, công việc tại kho giống như 2 phương pháp trên. Định kỳ khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho phát sinh theo từng vật tư quy định sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo chứng từ nhập, xuất vật tư. Ngoài ra, Thủ kho còn phải ghi số lượng vật tư tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật tư và sổ số dư. Sổ số dư được kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trước ngày cuối tháng, kế toán giao cho thủ kho để ghi sổ. Ghi xong thủ kho chuyển về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền. Tại phòng kế toán, định kỳ nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn, kiểm tra việc ghi chép thẻ kho và thu nhận chứng từ, từ thủ kho. Khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra số lượng trên chứng từ và tính giá cho từng chứng từ (giá hạch toán) tổng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ, đồng thời ghi số tiền vừa được tính của từng nhóm vật tư (nhập riêng, xuất riêng) vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật tư. Bảng này được mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, được ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất vật tư. Tiếp theo, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm vật tư. Số dư này được dùng để đối chiếu với cột số tiền trên sổ số dư (số liệu trên sổ số dư do kế toán vật tư tính bằng cách lấy số lượng tồn kho x giá hạch toán). Ưu điểm của phương pháp này là rất thích hợp với những doanh nghiệp có nhiêù danh điểm NVL, số lượng chứng từ nhập, xuất của mỗi loại lại khá nhiều. Tuy nhiên nhược điểm của phương pháp này là việc kiểm tra đối chiếu không được cập nhật sớm. Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ số dư Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ số dư Bảng luỹ kế nhập – xuất – tồn kho NVL Phiếu giao nhận chứng từ xuất Phiếu giao nhận chứng từ nhập Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu III. Hạch toán tổng hợp tình hình luân chuyển NVL 3.1. Các phương pháp hạch toán tổng hợp NVL Để hạch toán NVL nói riêng và các loại hàng tồn kho nói chung (nhóm 1.5) kế toán có thể áp dụng 1 trong 2 phương pháp là kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ. Việc sử dụng phương pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, yêu cầu công tác quản lý, trình độ của cán bộ kế toán cũng như quy trình của chế độ kế toán hiện hành. Hàng tồn kho cuối kỳ của doanh nghiệp là tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái vật chất bao gồm: NVL, CCDC, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hoá. Những thứ này có thể do doanh nghiệp mua ngoài hay tự sản xuất và được dùng để phục vụ quá trình sản xuất sản phẩm hay cung cấp dịch vụ…. a. Phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Phương pháp này được sử dụng phổ biến hiện nay ở nước ta vì những tiện ích của nó. Tuy nhiên với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư hàng hoá có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phương pháp này thì sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức. Mặt khác phương pháp này có độ chính xác rất cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật. Theo phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định được số lượng nhập, xuất, tồn kho của NVL. b. Phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK) Phương pháp KKĐK là phương pháp không theo dõi thường xuyên liên tục của các loại vật tư, sản phẩm, hàng hoá trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ hoặc cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê thực tế cuối kỳ. Từ đó xác định số lượng vật tư xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và xuất cho các mục đích khác trong kỳ theo công thức sau: Giá trị VL xuất dùng trong kỳ = Giá trị VL tồn kho đầu kỳ + Giá trị VL nhập trong kỳ - Giá trị VL tồn kho cuối kỳ Phương pháp này đã giảm nhẹ được việc ghi chép nhưng độ chính xác của phương pháp này không cao. Vì thế phương pháp này chỉ thích hợp với các doanh nghiệp kinh doanh những chủng loại vật tư, hàng hoá khác nhau, giá trị thấp thường xuyên xuất dùng, xuất bán. 3.2. Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX a. Tài khoản sử dụng Để hạch toán NVL, kế toán sử dụng các TK sau: * Tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu” Tài khoản này được dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của các loại NVL theo giá thực tế. - Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá trị thực tế của NVL trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, phát hiện thừa, đánh giá tăng…) - Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm giá thực tế của NVL trong kỳ theo giá thực tế (xuất dùng chế tạo sản phẩm, xuất bán, xuất đầu tư, liên doanh, liên kết…). - Dư Nợ: Phản ánh giá trị thực tế NVL tồn kho TK 152 được chi tiết thành các TK cấp 2 như sau: +TK 1521 - Nguyên, vật liệu chính (VLC) +TK 1522 - Nguyên, vật liệu phụ (VLP) +TK 1523 - Nhiên liệu * Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường” Tài khoản này dùng để theo dõi các loại NVL, CCDC, hàng hoá…. mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối kỳ chưa về để nhập kho (kể cả số đang gửi kho của bên bán), - Bên Nợ : Phản ánh giá trị mua hàng đang đi đường tăng. - Bên Có : Phản ánh giá trị hàng mua đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận khác để sử dụng hoặc giao cho khách hàng - Dư Nợ : Giá trị hàng đang đi đường (đầu và cuối kỳ) Ngoài ra trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan như  TK 1331, TK 331, TK 111, TK 112…. Căn cứ vào giấy báo nhận hàng, nếu xét thấy cần thiết khi hàng về đến nơi, có thể thành lập ban kiểm nghiệm để kiểm nghiệm NVL thu mua cả về số lượng, chất lượng, quy cách… Ban kiểm nghiệm căn cứ vào kết quả thực tế để ghi vào “Biên bản kiểm nghiệm vật tư”. Sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập “Phiếu nhập kho vật tư" trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệ._.m rồi giao cho thủ kho. Thủ kho sẽ ghi số vật tư thực nhập vào phiếu rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. Các trường hợp phát hiện thừa, thiếu, sai quy cách Thủ kho phải báo ngay cho bộ phận cung ứng biết và tiến hành lập biên bản dưới sự chứng kiến của một số người làm chứng. b. Phương pháp hạch toán * Kế toán các nghiệp vụ tăng NVL - Trường hợp hàng mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm và phiếu nhập kho, kế toán NVL ghi: Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu) - Giá trị thực tế của vật liệu Nợ TK 1331 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) Có TK liên quan: TK 331,111, 311... Tổng giá thanh toán. - Trường hợp hàng mua đang đi đường Khi kế toán nhận được hoá đơn mà chưa nhận được phiếu nhập kho thì lưu hoá đơn vào tập hồ sơ hàng đang đi đường, nếu trong tháng hàng về thì ghi bình thường như trường hợp trên. Nếu cuối tháng hàng vẫn chưa về thì căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ có liên quan kế toán ghi. Nơ TK 151 - Giá mua chưa có thuế Nợ TK 1331 - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK liên quan: TK 111,112,331 - Tổng giá thanh toán Sang tháng sau, khi số hàng trên đã về kho, căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 151 - Trường hợp hàng về trước chưa có hoá đơn: Căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán ghi sổ theo giá tạm tính (giá hạch toán). Nợ TK 152 - Theo giá tạm tính Có TK 331 - Theo giá tạm tính Sang tháng sau khi nhận được hoá đơn kế toán tính ra giá thực tế. Nếu chênh lệch với giá tạm tính thì kế toán ghi điều chỉnh theo giá thực tế bằng các cách điều chỉnh thích hợp sau: + Cách 1: Ghi bổ sung Điều chỉnh tăng nếu giá thực tế lớn hơn giá tạm tính hoặc điều chỉnh giảm nếu giá thực tế nhỏ hơn giá tạm tính phần chênh lệch. + Cách 2 : Dùng bút toán đỏ để xoá bút toán đã ghi theo giá tạm tính và ghi lại bình thường theo giá hoá đơn. - Trường hợp doanh nghiệp được chiết khấu, giảm giá mà nhà cung cấp NVL chấp nhận cho doanh nghiệp được hưởng Nợ TK 111,112,331 : Số tiền được chấp nhận giảm giá, chiết khấu Có TK 152: Số tiền đuợc ghi giảm giá NVL Có TK 1331: Giảm số thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) - Phản ánh chi phí phát sinh trong quá trình thu mua NVL Nợ TK152 : Phần được tính vào giá NVL Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK 111,112, 331…Tổng giá thanh toán theo hoá đơn - Phản ánh, NVL thiếu so với hoá đơn khi nhập kho, căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm vật tư và biên bản xử lý (nếu có) kế toán ghi: Nợ TK 138 (1381): Chờ xử lý Nợ TK 138 (1388): Yêu cầu bồi thường Có TK 111, 112, 311, 331: Giá thanh toán của NVL thiếu - Phản ánh NVL thừa so với hoá đơn phát hiện khi nhập kho kế toán ghi đơn số vật liệu thừa vào Nợ TK 002 “Vật tư hàng hoá giữ hộ” (nếu doanh nghiệp không mua số hàng thừa) hoặc căn cứ vào giá hoá đơn của số vật liệu thừa, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 338 * Kế toán các nghiệp vụ giảm NVL NVL trong các doanh nghiệp giảm chủ yếu là do xuất dùng cho sản xuất, kinh doanh, phần còn lại có thể bán, xuất đầu tư, liên doanh, liên kết tất cả các trường hợp giảm NVL đều ghi theo giá thực tế ở bên Có TK 152. Xuất NVL dùng cho sản xuất - kinh doanh Nợ TK 621 (Chi tiết vật liệu) - Xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm Nợ TK 627 (6272) Chi tiết đối tượng - xuất dùng chung cho phân xưởng. Nợ TK 641 ( 6412) - Xuất phục vụ bán hàng Nợ TK 642 (6422) - Xuất cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp Nợ TK 241 Xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSCĐ Có TK 152 (Chi tiết vật liệu) - giá thực tế vật liệu xuất dùng - Xuất NVL đầu tư vào Công ty con, liên doanh, liên kết Trong trường hợp này căn cứ vào phiếu xuất kho, biên bản xác nhận vốn, kế toán ghi: Nợ TK 221, 222, 223, 228 - Ghi theo giá thỏa thuận Nợ TK 811 - Chênh lệch do giá thỏa thuận> giá thực tế xuất kho Có TK 152 - Giá thực tế xuất kho Có TK 711, 3387 - Chênh lệch do giá thoả thuận < giá thực tế xuất kho - Xuất NVL gia công chế biến trước khi đưa vào sử dụng căn cứ vào giá thực tế của NVL xuất kho, kế toán ghi: Nợ TK 154 Có TK 152 - Trường hợp xuất kho vật liệu để trả lại cho người bán do NVL kém phẩm chất thì doanh nghiệp phải làm đầy đủ thủ tục cần thiết như (lập hoá đơn hoặc biên bản) và căn cứ vào giá thực tế đích danh của số NVL này, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 331 : Giá thanh toán NVL trả lại người bán Có TK 152: Giá thực tế vật liệu xuất kho = giá thực tế đích danh khi nhập Có TK 1331 : Thuế GTGT của số vật liệu trả lại người bán (nếu có) * Hạch toán kết quả kiểm kê NVL Định kỳ hoặc đột xuất doanh nghiệp có thể tiến hành kiểm kê kho NVL và các loại hàng hoá để xác định lượng tồn kho của từng danh điểm để đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán và xác định số thừa, thiếu. - Trường hợp khi kiểm kê phát hiện NVL hư hỏng, mất mát căn cứ vào biên bản kiểm kê và biên bản xử lý (nếu có), kế toán ghi: Nợ TK 138 (1381) - Tài sản thiếu chờ xử lý Có TK 152 - Giá thực tế của vật liệu thiếu Khi xử lý về số NVL hư hỏng, mất mát, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 1388, 334 - Phần được bồi thường Nợ TK 632 - Phần thiệt hại do doanh nghiệp chịu Có TK 1381 - Giá trị tài sản thiếu được xử lý - Trường hợp khi kiểm kê phát hiện vật liệu thừa so với sổ sách kế toán - doanh nghiệp phải xác định số vật liệu thừa là của mình hay của đơn vị, cá nhân khác. + Nếu vật liệu thừa là của doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 711 + Nếu vật liệu thừa của đơn vị khác, kế toán ghi đơn: Nợ TK 002 - Số vật liệu thừa doanh nghiệp giữ hộ + Nếu doanh nghiệp quyết định mua số vật liệu thừa đó, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có Tk 338 Sơ đồ 1.4: Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX TK 221,222,223,228 TK 11,112,331,311 TK 221,222,223, 228 Chênh lệch TK 711 Chênh lệch TK 811 Nhận lại vốn đầu tư vào Cty con, liên doanh, liên kết TK 138,632 TK 411 Trị giá NVL thiếu khi kiểm kê kho Trả vốn góp cho chủ sở hữu bằng NVL Xuất NVL trả vốn góp liên doanh Trị giá NVL thừa khi kiểm kê kho TK 338,711 Nhận vốn đầu tư vào Cty con bằng Nguyên, vật liệu (NVL) TK 411 TK 154 Giá thực tế NVL xuất để gia công chế biến Hàng đi đường Nhập kho Hàng mua đang đi đường TK 133 VAT đầu vào TK 151 Đầu tư vào công ty con, LD, LK TK 621,627,641,162 Giá thực tế NVL xuất kho sử dụng trong DN TK152 Nhập kho NVL tự chế hoặc gia công TK 154 Giá mua và chi phí mua NVL nhập kho Ghi trong kỳ Ghi cuối kỳ Đối chiếu 3.3. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK) a. Tài khoản sử dụng Theo phương pháp này kế toán sử dụng những TK sau: * Tài khoản 611 -“Mua hàng” chi tiết thành các TK cấp 2 như sau: - TK 6111 - “Mua nguyên, vật liệu” - TK 6112 - "Mua hàng hoá" Tài khoản này dùng để theo dõi quá trình tăng, giảm NVL … theo giá thực tế (bao gồm giá mua và chi phí thu mua). - Bên Nợ: Phản ánh giá trị thực tế NVL chưa sử dụng đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ. - Bên Có: Phản ánh giá trị thực tế NVL xuất dùng trong kỳ(xuất bán, thiếu hụt) và chưa sử dụng cuối kỳ. - Tài khoản này không có số dư cuối kỳ và thường được mở theo từng loại vật tư, hàng hoá. * Tài khoản 152 “ Nguyên liệu - vật liệu”: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị thực tế NVL tồn kho, chi tiết từng loại NVL - Bên Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ. - Bên Có: Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ - Dư Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho * Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường” Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị số hàng mua (thuộc sở hữu của đơn vị) nhưng đang đi trên đường hay đang gửi ở kho người bán, được chi tiết từng loại hàng hoá, từng người bán. - Bên Nợ : Giá trị thực tế hàng đang đi đường cuối kỳ - Bên Có : Kết chuyển giá trị thực tế hàng đang đi đường đầu kỳ - Dư Nợ : Giá trị thực tế hàng đang đi đường. Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản có liên quan như: TK 1331, 331, 111, 112… Các tài khoản này có nội dung và kết cấu giống như phương pháp KKTX. b. Phương pháp hạch toán Kế toán NVL theo phương pháp KKĐK được tiến hành theo trình tự: Đầu kỳ kinh doanh, kế toán kết chuyển giá trị hàng tồn kho theo từng loại: Nợ TK 611 (6111) - Chi tiết từng loại Có TK 152 - Nguyên, vật liệu tồn kho Có TK 151 - Hàng đang đi đường (NVL đi đường) Trong kỳ kinh doanh, kế toán căn cứ vào các hoá đơn mua hàng (với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). Nợ TK 611 (6111): (Chi tiết từng loại) - Giá trị thực tế vật liệu thu mua. Nợ TK 133 (331) - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK liên quan TK 111, 112, 331,… Tổng giá thanh toán Phản ánh giảm giá được hưởng hoặc trả lại NVL cho nhà cung cấp kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 331ợ TK 133(1331) Thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ ồn kho theo từng loại: íờng cuối kỳ trị thực tế hàng đang đi hàng hoá từng ngời bán ủa đơn vị nhng đang đi … Tính trên cơ sở giá thanh toán Có TK133 (1331) - Giảm thuế GTGT được khấu trừ Có TK 6111 Cuối kỳ căn cứ vào kết quả kiểm kê NVL tồn kho và đang đi đường, kế toán tính giá và ghi: Nợ TK 151, 152 Có TK 6111 Sau khi đã ghi đầy đủ các bút toán trên, kế toán tính ra giá thực tế của NVL đã sử dụng trong kỳ và ghi: Nợ TK 621, 627,641, 642… Có TK 6111 TK 151,152 K/C NVL đi đường và tồn kho đầu kỳ Đầu kỳ TK 11,112,331.. Giá thực tế NVL mua vào trong kỳ TK 611 K/C NVL đi đường và tồn kho cuối kỳ Đầu kỳ TK 151,152 Trả lại NVL cho người bán Hoặc CKTM TK 111,112,331… TK 1331 Giảm thuế GTGT Giá thực tế NVL sử dụng trong kỳ TK 621, 622, 6 27… TK 1331 Thuế GTGT Đầu vào Sơ đồ 1.5: Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK 3.4. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (NVL) Theo quy luật của nền kinh tế thị trường việc mua bán vật tư, hàng hoá luôn đa dạng, phong phú tuỳ theo yêu cầu sử dụng. Giá của chúng cũng thường xuyên biến động, không ổn định làm ảnh hưởng đến việc xác định chính xác giá thực tế của vật liệu mua vào, lại càng khó trong việc hạch toán kết quả sản xuất, kinh doanh. Vì thế Công ty nên lập quỹ dự phòng giảm giá hàng tồn kho, điều đó sẽ giúp Công ty có thể bình ổn giá trị vật liệu trong kho, tránh được những cú sốc của thị trường. Như vậy, vừa tuân thủ được nguyên tắc thận trọng trong kế toán vừa góp phần bình ổn hơn nữa về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập theo các điều kiện sau:Số dự phòng không được vượt quá số lợi nhuận thực tế phát sinh của Công ty sau khi đã hoàn nhập các khoản dự phòng trích từ năm trước và có bằng chứng về các vật liệu tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá trị thị trường thấp hơn giá ghi trên sổ kế toán. Trước khi lập dự phòng, Công ty phải lập Hội đồng thẩm định mức độ giảm giá của hàng tồn kho. Việc lập dự phòng được tiến hành chủ yếu đối với những vật liệu có sự biến động giảm giá trong kỳ. Phương pháp hạch toán Cuối niên độ kế toán, nếu có những căn cứ chắc chắn về giá trị thực tế của hàng tồn kho thấp hơn giá thị trường, kế toán lập dự phòng: Nợ TK 632 Có TK 159 Cuối niên độ kế toán sau, tính ra số dự phòng cần lập và so sánh với mức đã lập: Nếu mức dự phòng không đổi thì không cần ghi sổ Nếu mức dự phòng tăng so với năm trước thì lập thêm dự phòng theo số chênh lệch. Nếu dự phòng giảm so với năm trước thì hoàn nhập dự phòng: Nợ TK 159 Có TK 711 3.5. Các hình thức sổ Tuỳ thuộc vào loại hình, đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp là khác nhau. Chính vì vậy sổ sách của các doanh nghiệp có thể là không giống nhau về hình thức, kết cấu, phương thức ghi sổ. Nói đúng hơn là mỗi doanh nghiệp tự lựa chọn cho mình một hình thức sổ phù hợp. Các hình thức sổ được sử dụng phổ biến hiện nay là: “Nhật ký chung”, "Nhật ký - Sổ cái", “Chứng từ ghi sổ” và "Nhật ký - Chứng từ” 3.5.1. Hình thức sổ “ Nhật ký chung” Nhật ký chung là hình thức sổ kế toán đơn giản, thích hợp với mọi doanh nghiệp nhất là những doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm kế toán. Sổ sách của hình thức nhật ký chung bao gồm: Sổ nhật ký đặc biệt, sổ nhật ký chung, sổ cái và các sổ chi tiết cần thiết. Nhật ký chung là một quyển sổ đóng thành tập, quản lý toàn bộ số liệu kế toán trong kỳ của đơn vị. Nhật ký chung là sổ hệ thống hoá chứng từ theo thời gian, kết cấu theo mẫu sẵn. Sơ đồ 1.6: Sơ đồ hình thức sổ “Nhật ký chung” Chứng từ gốc Sổ nhật ký chung Sổ cái Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ, thẻ chi tiết Bảng TH từ sổ chi tiết Bảng cân đối TK Báo cáo kế toán Ghi trong kỳ Ghi cuối kỳ Đối chiếu Sổ quỹ 3.5.2. Hình thức “ Nhật ký – sổ cái” Hình thức hạch toán Nhật ký - Sổ cái là hình thức kế toán trực tiếp, đơn giản bởi cơ cấu sử dụng ít, kỹ thuật ghi sổ và kiểm tra đơn giản. Sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ cái bao gồm: Sổ nhật ký - Sổ cái, các sổ (thẻ) chi tiết cho các đối tượng, mối quan hệ giữa các loại sổ với nhau. Sơ đồ 1.7: Sơ đồ hình thức sổ “ Nhật ký- Sổ cái” Ghi trong kỳ Ghi cuối kỳ Đối chiếu Chứng từ gốc Bảng kê chứng từ gốc Sổ (thẻ) chi tiết Sổ NK - SC Bảng TH chi tiết Báo cáo kế toán Sổ quỹ 3.5.3. Hình thức sổ “ Chứng từ ghi sổ” Chứng từ ghi sổ có thể coi là một loại sổ kế toán tờ rời dùng để hệ thống hoá chứng từ ban đầu theo các loại nghiệp vụ kinh tế như các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt, nhập, xuất vật liệu…công dụng chính của chứng từ ghi sổ là định khoản các nghiệp vụ trên chứng từ gốc để tạo điều kiện cho việc ghi sổ cái. Chứng từ ghi sổ là bước đệm cần thiết không thể thiếu được trong hệ thống sổ của hình thức này. Trước khi vào sổ cái, chứng từ ghi sổ phải được ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Nguyên tắc để lập chứng từ ghi sổ là phải phân loại chứng từ gốc theo từng loại nghiệp vụ kinh tế. Định kỳ, kế toán lập chứng từ ghi sổ cho từng loại nghiệp vụ, mỗi chứng từ gốc phải được ghi vào một chứng từ ghi sổ. Sơ đồ 1.8: Sơ đồ quy trình ghi sổ theo hình thức "Chứng từ ghi sổ" Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Chứng từ TH Số chi tiết Sổ đăng ký Sổ cái Bảng TH chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi trong kỳ Ghi cuối kỳ Đối chiếu Sổ quỹ ` 3.5.4. Hình thức ghi sổ “ Nhật ký - Chứng từ” Hình thức ghi sổ “ Nhật ký - Chứng từ” phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô lớn , quá trình sản xuất kinh doanh phức tạp nhưng kế toán vẫn thực hiện ghi chép bằng tay. Sổ kế toán cơ bản của hình thức này là “Nhật ký - Chứng từ” “Nhật ký - Chứng từ” là loại sổ tờ rời dùng để hệ thống hoá thông tin vào bên Có của các tài khoản. Mỗi nhật ký chứng từ được thiết kế phù hợp với từng đối tượng mà nó phản ánh. Một số tài khoản phản ánh các đối tượng phức tạp thì kế toán sử dụng các bảng kê, sổ chi tiết, bảng phân bổ để theo dõi. Số liệu cuối kỳ được chuyển về Nhật ký- Chứng từ có liên quan. Sơ đồ 1.9: Sơ đồ ghi sổ theo hình thức “ Nhật ký - Chứng từ” Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Sổ (thẻ) chi tiết Nhật ký - chứng từ Sổ cái Bảng tổng hợp từ sổ chi tiết Báo cáo kế toán Ghi trong kỳ Ghi cuối kỳ Đối chiếu Sổ quỹ PHẦN 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY THANH HÀ- CỤC HẬU CẦN I.Những đặc điểm kinh tế- kỹ thuật của Công ty Thanh Hà- Cục Hậu Cần 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Thanh Hà Công ty Thanh Hà được thành lập theo Quyết định số 695/QĐ-TM ngày 17 tháng 11năm 1994 và Quyết định số 6621/QĐ-TM ngày 14 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tổng Tham mưu. Nhiệm vụ chính của công ty là: - Sản xuất mặt hàng quân trang và hàng Quân y của Cục Quân nhu và Cục Quân y. - Xây dựng và sửa chữa các công trình vừa và nhỏ của Tổng Cục Hậu Cần. - Tổ chức sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng và trang trí nội thất. - Kinh doanh mặt hàng ăn, uống. Quá trình phát triển của Công ty Thanh Hà từ khi thành lập tới nay có thể khái quát như sau: Từ trước những năm 1994 các Xí nghiệp thuộc Công ty Thanh Hà chỉ là các tổ đội nhỏ lẻ như tổ kinh doanh vật liệu xây dựng, tổ may tạp trang, tổ dịch vụ ăn uống ... trực thuộc Cục Hậu Cần. Trước kiểu làm ăn manh mún, không có tổ chức, không đáp ứng được nhu cầu của thị trường nói chung và cơ quan Tổng Cục Hậu Cần nói riêng, sau một thời gian nghiên cứu của đội ngũ cán bộ thấy được sức mạnh cũng như tính ưu việt của các tập đoàn kinh tế lớn khác. Cục Hậu Cần đã có công văn trình lên trên đề nghị được sát nhập các tổ, đội đó lại với nhau thành xí nghiệp sản xuất và kinh doanh dịch vụ tổng hợp với tên gọi là công ty Thanh Hà - Cục Hậu Cần . Với diện tích mặt bằng sản xuất kinh doanh rộng 30.000m2, tạo điều kiện cho việc bố trí kho tàng, tổ chức sản xuất, có lợi thế thương mại tốt, gần các trục đường chính thuận tiện cho việc giao dịch, vận chuyển và tiếp thị các sản phẩm. Năm 1994 Công ty Thanh Hà được thành lập, trụ sở chính được đặt tại 25H Phan Đình Phùng - Quận Ba Đình - Hà Nội. Chi nhánh phía Nam tại: 18E đường Cộng Hoà - Quận Tân Bình - Thành phố Hồ Chí Minh. Sau khi được thành lập Công ty được Cục Hậu Cần và Tổng Cục Hậu Cần đầu tư vốn và từng bước đổi mới thiết bị, quy trình công nghệ, đưa khoa học kỹ thuật vào sản xuất tạo ra những sản phẩm đẹp, chất lượng tốt, giá thành hợp lý, đáp ứng với thị hiếu khách hàng đủ sức cạnh tranh với mặt hàng ngoài thị trường. Với ngành nghề kinh doanh chính là “sản xuất, sửa chữa” Công ty đã hoàn thành nhiệm vụ chính trị quân đội giao, đảm bảo trang bị đủ cho các đơn vị trong toàn quân về bàn, ghế, tủ, giường, quân trang... Mặt khác khai thác tạo nguồn công việc trong thị trường kinh tế, hoạt động trên nguyên tắc tự trang trải chi phí, hạch toán kinh tế và thực hiện đầy đủ với cấp trên và ngân sách Nhà nước. Từ đó Công ty luôn hoàn thành vượt mức kế hoạch cấp trên giao, sử dụng có hiệu quả mọi nguồn vốn, tài sản mà Cục Hậu Cần, Tổng Cục Hậu Cần giao cho Công ty. Với đội ngũ cán bộ- CNV có tay nghề kỹ thuật cao, quân số biên chế toàn Công ty là 154, hợp đồng dài hạn 140, ngắn hạn 36, hàng năm sản xuất đem lại doanh thu hàng quốc phòng chiếm 55%, hàng kinh tế chiếm 45% sản xuất ngày càng phát triển, mở rộng thị trường tiêu thụ đảm bảo công ăn việc làm thường xuyên cho người lao động nâng cao đời sống và thu nhập cho cán bộ công nhân viên. Qua những năm xây dựng và trưởng thành, cả về qui mô lẫn tổ chức từ các tổ đội nhỏ lẻ thành Xí nghiệp rồi trở thành Công ty , phát triển đội ngũ cán bộ, công nhân, nề nếp quản lý, cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty cho đến nay Công ty đã đạt được nhiều thành công trong đổi mới trang thiết bị kỹ thuật, cơ sở vật chất, nâng cao chất lượng sản phẩm, nâng cao đời sống công nhân viên. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Thanh Hà đã gắn bó chặt chẽ, không tách rời khỏi hoàn cảnh chung của nền kinh tế đất nước và nền công nghiệp quốc phòng. Hiện nay Công ty được phân cấp quản lý và hạch toán độc lập, có đầy đủ tư cách pháp nhân, có tài khoản tại ngân hàng và kho bạc Nhà nước, có con dấu riêng để giao dịch và có tổ chức bộ máy kế toán riêng. Với vốn ban đầu là: 6.374.200.000 Trong đó: + Vốn cố định: 5.853.300.000 + Vốn lưu động: 520.900.000 Từ các nguồn: Ngân sách QP: 4.792.500.000 Từ nguồn tự có: 1.581.700.000 Có thể đánh giá quá trình phát triển của Công ty Thanh Hà qua một số chỉ tiêu sau: Biểu đồ 1.1: Kết quả thực hiện một số chỉ tiêu chủ yếu STT TÊN CHỈ TIÊU ĐVT Năm 2005 Năm 2006 NĂM 2007 1 Doanh thu bán hàng đ 23.142.695.000 23.530.065.000 24.141.575.000 2 Giá vốn bán hàng đ 18.097.585.000 18.024.029.000 18.152.435.000 3 Lãi gộp đ 5.045.110.000 5.506.036.000 5.989.140.000 4 Chi phí bán hàng đ 347.145.000 329.426.000 345.620.000 5 Chi phí quản lý DN đ 207.560.000 215.343.000 230.642.000 6 Lợi nhuận thuần đ 4.490.405.000 4.961.267.000 5.412.878.000 7 Nộp ngân sách đ 1.620.000.000 2.028.000.000 1.542.935.033 8 Lợi nhuận sau thuế đ 2.870.405.000 2.933.267.000 3.967.547.229 9 Vốn kinh doanh đ 6.750.000.000 7.740.500.000 8.520.500.000 10 Tông số lao động Người 183 195 215 11 Thu nhập BQ của 1 LĐ Đồng 1.119.098 1.202.570 1.230.240 2. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Thanh Hà Sản phẩm kinh doanh của Công ty Thanh Hà bao gồm nhiều loại như trang trí nội thất, may tạp trang, sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng, xây dựng và sửa chữa... nhưng các sản phẩm may chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng doanh thu hàng năm của Công ty. Để mở rộng thị trường may phục vụ nhu cầu riêng của nhiều đối tượng khác nhau nên các sản phẩm may của Công ty có thể khái quát thành 2 dạng quy trình là may đo lẻ và may đo hàng loạt. *- May đo lẻ: Dạng phục vụ số ít với yêu cầu tỷ mỷ của khách hàng, quy trình may đo lẻ bao gồm: - Bộ phận đo: Tiến hành đo cho từng người, ghi số đo vào phiếu (mỗi sản phẩm 1 phiếu đo). Ghi thành 2 liên, liên 1 lưu cuống phiếu để chuyển cho bộ phận cắt, liên 2 giao cho khách hàng. - Bộ phận cắt: căn cứ vào phiếu đo của từng người ghi trên phiếu để cắt sau đó giao cho bộ phận may - Bộ phận may + Theo chuyên môn hoá, chia cho từng người may hoàn thiện. + Sản phẩm may xong được thùa khuy, đính cúc là hoàn chỉnh và kiểm tra chất lượng. - Bộ phận đồng bộ: Theo số phiếu, ghép các sản phẩm thành 1suất cho từng người. Sau đó nhập sang cửa hàng để trả cho khách. Sơ đồ 1.10: Sơ đồ qui trình công nghệ may đo lẻ CẮT may Đ®ång bé OkiÓm tra chÊt l­îng hoµn chØnh CẮT MAY NHẬP CỬA HÀNG THÀNv¶i (NVL chÝnh) M TRA CHẤT LƯỢNG HOÀN CHỈNH MAY ĐỒNG BỘ KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG HOÀN CHỈNH THÀNH PHẨM NHẬP CỬA HÀNG VẢI (NVL chính) ĐO ĐO CẮT MAY NHẬP CỬA HÀNG THÀNH PHẨM ĐỒNG BỘ KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG HOÀN CHỈNH *- May hàng loạt: Bao gồm các sản phẩm của hàng Quốc phòng. Các sản phẩm này có đặc điểm là sản xuất theo cỡ số quy định của cục Quân nhu, quy trình này bao gồm: - Tại phân xưởng cắt + Tiến hành phân khổ vải, sau đó báo cho kỹ thuật giác mẫu theo từng cỡ số và trổ mẫu. + Rải vải theo từng bàn cắt, ghi mẫu và xoa phấn. + Cắt phá theo đường giác lớn sau đó cắt vòng theo đường giác nhỏ. + Đánh số thứ tự, bó buộc chuyển sang tổ may. - Tại các tổ may + Bóc mầu bán thành phẩm theo số thứ tự. + Rải chuyền theo quy trình công nghệ. + S¶n phÈm may xong ®­îc thïa khuy, ®Ýnh cóc, lµ hoµn chØnh, kiÓm tra chÊt l­îng vµ ®ãng gãi theo quy ®Þnh sau ®ã nhËp kho thµnh phÈm. Sơ đồ 1.11: Sơ đồ quy trình công nghệ may hàng loạt PHÂN KHỔ MAY ĐỒNG BỘ KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG HOÀN CHỈNH THÀNH PHẨM NHẬP CỬA HÀNG VẢI (NLC) PHÂN KHỔ PHÂN KHỔ Căn cứ vào phương hướng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chủ yếu của cấp trên giao cho Công ty hàng năm. Công ty xác định nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chủ yếu cho các đơn vị thành viên trực thuộc Công ty như sau: - Xí nghiệp may có nhiệm vụ sản xuất các mặt hàng may phục vụ Quốc phòng và sản xuất quân trang như ba lô, quần lót, vỏ chăn, võng, màn, tất chống vắt ... của Cục Quân Nhu và sản xuất hàng Quân y của Cục Quân y theo kế hoạch và hàng tạo nguồn của Công ty. - Xí nghiệp 1: Kinh doanh mặt hàng ăn uống, phục vụ hội nghị, cưới hỏi. - Xí nghiệp 2: Đóng quân tại Thành phố Hồ Chí Minh, xây dựng và sửa chữa theo kế hoạch hàng năm và tận thu mặt bằng phía nam. - Xí nghiệp 3: Sản xuất hàng doanh cụ như bàn, ghế, tủ, giường ... và trang trí nội thất của các công trình xây dựng. - Đội xây dựng và tổ sửa chữa chuyên xây dựng và sửa chữa các công trình theo kế hoạch và tạo nguồn. - Trường Mầm non có nhiệm vụ nuôi dạy tốt các cháu là con em của CB-CNV trong Công ty, theo chương trình của Sở Giáo dục quy định . Sơ đồ 1.12: Sơ đồ tổ chức hoạt động sx-kd của Công ty Thanh Hà CÔNG TY XÍ NGHIỆP 1 XÍ NGHIỆP 2 XÍ NGHIỆP 3 ĐỘI XÂY DỰNG TỔ SỬA CHỮA TRƯỜNG MẦN NON XÍ NGHIỆP MAY 3. Đặc điểm về tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Thanh Hà Công ty Thanh Hà xây dựng được 1 mô hình quản lý và hạch toán phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế thị trường, chủ động trong sản xuất kinh doanh, có uy tín trên thị trường, bảo đảm đứng vững trong cạnh tranh và phát triển trong điều kiện hiện nay. Với bộ máy quản lý gọn nhẹ, các phòng ban chức năng đã đáp ứng nhiệm vụ chỉ đạo và kiểm tra mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn Công ty. a. Giám đốc Công ty Là người đại diện có tư cách pháp nhân cao nhất tại Công ty, chịu trách nhiệm trước TCHC - BQP, trước pháp luật và cấp uỷ về điều hành hoạt động của Công ty. Có nhiệm vụ lãnh đạo, điều hành và quyết định mọi hoạt động của Công ty theo đúng kế hoạch được cấp trên phê duyệt và nghị quyết Đại hội CN-VC hàng năm. b.Các phó giám đốc Công ty Có nhiệm vụ giúp Giám đốc điều hành các lĩnh vực, phần việc được phân công. Được quyền chủ động điều hành, giải quyết các lĩnh vực công việc được Giám đốc phân công và ủy quyền. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty, trước pháp luật về mọi hoạt động của mình. - Phó Giám đốc kinh doanh: Giúp Giám đốc điều hành về các hoạt động kinh doanh của đơn vị trực tiếp chỉ đạo phòng Tài chính - kế toán và phòng Kinh doanh. - Phó Giám đốc sản xuất: Giúp Giám đốc điều hành trong công tác tổ chức sản xuất và toàn bộ công tác kỹ thuật, chất lượng sản phẩm sản xuất ra của Công ty. Trực tiếp chỉ đạo phòng Kế hoạch - Tổ chức sản xuất và phòng Kỹ thuật - Chất lượng. - Phó Giám đốc chính trị: Giúp Giám đốc điều hành công tác Đảng, công tác chính trị trong toàn đơn vị. Trực tiếp chỉ đạo phòng Chính trị và phòng Hành chính. c. Phòng Kế hoạch - Tổ chức sản xuất Là cơ quan tham mưu tổng hợp cho Giám đốc Công ty về mọi mặt. Trong đó chịu trách nhiệm trực tiếp về các mặt : công tác kế hoạch hoá, tổ chức sản xuất, lao động tiền lương . d. Phòng kinh doanh Là cơ quan tham mưu giúp Giám đốc Công ty xác định phương hướng mục tiêu KD và dịch vụ. Trực tiếp tổ chức triển khai thực hiện các mục tiêu nhiệm vụ về KD, dịch vụ theo kế hoạch của Công ty trong từng thời kỳ. Tư vấn cho Giám đốc về việc thực hiện pháp luật trong các lĩnh vực sản xuất kinh doanh. e. Phòng chính trị Là cơ quan đảm nhiệm công tác Đảng, công tác chính trị ở công ty. Có nhiệm vụ giúp Giám đốc Công ty thực hiện công tác tuyên huấn, công tác tổ chức xây dựng đảng, công tác cán bộ chính sách, và các công tác đoàn thể như công đoàn, phụ nữ, thanh niên trong đơn vị. f. Phòng kỹ thuật- chất lượng Là cơ quan tham mưu cho Giám đốc về các mặt công tác quản lý khoa học kỹ thuật, công nghệ sản xuất, chất lượng sản phẩm. Nghiên cứu mẫu mốt, chế thử sản phẩm mới, quản lý máy móc thiết bị, bồi dưỡng và đào tạo công nhân kỹ thuật trong toàn công ty. g. Phòng tài chính- kế toán Là cơ quan tham mưu cho Giám đốc công ty về công tác tài chính kế toán. Thực hiện chức năng quan sát viên của Nhà Nước tại Công ty. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty, cơ quan tài chính cấp trên và pháp luật về thực hiện các nghiệp vụ tài chính kế toán của công ty. h. Phòng hành chính Là cơ quan giúp việc cho Giám đốc công ty thực hiện các chế độ về hành chính, văn thư, bảo mật. Thường xuyên bảo đảm trật tự an toàn cho Công ty, tổ chức phục vụ ăn ca trong toàn Công ty, quản lý và đảm bảo phương tiện làm việc, phương tiện vận tải chung cho toàn công ty. GIÁM ĐỐC CÔNG TY PHÓ GIÁM ĐỐC KINH DOANH PHÓ GIÁM ĐỐC SẢN XUẤT PHÓ GIÁM ĐỐC CHÍNH TRỊ PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SẢN XUẤT PHÒNG KỸ THUẬT CHẤT LỢNG PHÒNG CHÍNH TRỊ PHÒNG HÀNH CHÍNH XÍ NGHIỆP 2 XÍ NGHIỆP 1 XÍ NGHIỆP 3 TỔ SỬA CHỮA ĐỘI XÂY DỰNG TRƯỜNG MẦM NON XÍ NGHIỆP MAY Sơ đồ 1.13: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Thanh Hà Từ ngày 01/01/1996 chấp hành nghiêm chỉnh quyết định số 114 TC/QĐ của Bộ Tài Chính Công ty Thanh Hà đã tiến hành thực hiện chế độ kế toán mới. Mặc dù ban đầu còn gặp nhiều khó khăn nhưng dần dần công tác kế toán đã đi vào nề nếp. Bộ máy kế toán của Công ty Bộ máy kế toán của Công ty Thanh Hà được tổ chức theo hình thức tập trung. Mọi hoạt động về tài chính của Công ty và xí nghiệp đều được phản ánh về phòng tài chính- kế toán. Tại các xí nghiệp thành viên, tài chính có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc xí nghiệp về các mặt hạch toán, quản lý thu chi tài chính trong phạm vi các khoản mục và tỷ lệ chi phí được công ty phân cấp. Hàng tháng tính tiền lương, thưởng, BHXH cho CB-CNV thuộc xí nghiệp mình quản lý theo sự chỉ đạo của công ty. Thực hiện đối chiếu, thanh quyết toán các khoản vay nợ, thu hộ, chi hộ giữa xí nghiệp với công ty và đơn vị bạn. Cụ thể: Tại xí nghiệp thành viên Các kho công ty (cung cấp vật liệu cho các xí nghiệp thành viên) tuân thủ chế độ ghi chép ban đầu, căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ghi vào thẻ kho, cuối tháng lên báo cáo “nhập, xuất, tồn” và từ ngày 3 đến ngày 5 tháng sau chuyển báo cáo lên phòng kế toán công ty. Ngoài ra phải chấp hành nội quy hạch toán nội bộ công ty về cấp phát nguyên vật liệu theo định mức, công tác đo đếm nguyên vật liệu trước khi cấp phát cho các xí nghiệp. Nhân viên kế toán xí nghiệp theo dõi từ khâu nguyên vật liệu từ khi đưa vào sản xuất đến lúc giao thành phẩm cho công ty. Nội dung hạch toán như sau: Các xí nghiệp theo dõi: Từng chủng loại nguyên vật liệu đưa vào sản xuất theo từng mặt hàng Số lượng bán thành phẩm được cấp phát cho từng tổ sản xuất Tình hình sản xuất nhập kho thành phẩm và các phần việc sản xuất đạt được để tính lương cho từng công nhân Cuối tháng lập báo cáo và chuyển lên phòng kế toán (bao gồm các báo cáo sau Báo cáo chế biến bán thành phẩm Báo cáo thanh toán nguyên vật liệu Báo cáo sản phẩm dở dang và thành phẩm Tóm lại, hạch toán ở các xí nghiệp là hạch toán đơn Tại phòng kế toán công ty Quan hệ giữa kế toán trưởng với các nhân viên kế toán trong phòng theo phương thức trực tiếp nghĩa là kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán. Hiện nay phòng tài chính kế toán gồm 5 người được phân công cụ thể như sau: Kế toán trưởng (trưởng phòng): là người có chức năng tổ chức, kiểm tra công tác kế toán của công ty và giúp việc cho giám đốc công ty trong lĩnh vực chuyên môn về tài chính kế toán, chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán của công ty. Có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán, phân công, kiểm tra và đánh giá chất lượng công tác của các nhân viên kế toán trong phòng. Chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ cho các xí nghiệp thành viên. Kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành các chế độ tài chính, chính sách của tất cả các khâu trong quá trình sản xuất._.rữ vật tư mà còn phải quản lý việc xuất dùng vật tư. Đây là khâu quản lý cuối cùng rất quan trọng trước khi vật liệu chuyển giá trị của nó vào giá trị sản phẩm chế tạo. Chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản xuất cho nên kế toán phải xác định chính xác giá trị từng loại NVL sử dụng là bao nhiêu và theo dõi xuất dùng cho từng đối tượng. Bởi vậy, hạch toán tổng hợp vật liệu phải phản ánh kịp thời, tính toán và phân bổ chính xác, đúng giá trị thực tế của vật liệu xuất dùng cho từng bộ phận, từng đối tượng sử dụng. Tổ chức tốt khâu hạch toán xuất dùng vật liệu là tiền đề cơ bản để hạch toán chính xác, đầy đủ giá thành sản phẩm đặc biệt là khâu tính giá. Khi xuất dùng vật liệu căn cứ vào phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT (của người bán gửi đến) kế toán vào sổ nhập, xuất, tồn đối chiếu với thẻ kho rồi vào Bảng phân bổ NVL, bảng kê số 3 - tính giá vật tư NVL, sổ cái TK 152. Bảng phân bổ NVL, CCDC, bảng kê số 3, sổ cái tài khoản 152 được in theo tháng, cuối mỗi tháng trên bảng phân bổ NVL, CCDC, chính là phần xuất dùng trên bảng kê số 3. Biểu đồ 2.15 Công ty Thanh Hà BẢNG PHÂN BỔ NVL - CCDC H2 - Phương Mai Tháng 11/2007 Đơn vị tính: Đồng STT Ghi có TK Ghi nợ TK TK152 TK153 1521 1522 Tổng 152 1 TK 621 chi phí NVL trực tiếp 1.425.467.970 8.643.400 1.434.111.370 - - - 2 TK 622 chi phí NC trực tiếp - - - - - - - - - - - - - 3 TK 627 chi phí sản xuất chung - - - - - - - - - - - - 4 Tổng 1.425.467.970 8.643.400 1.434.111.370 - - - Lập ngày 29 tháng 11 năm 2007 Người lập biểu (Ký,họ tên) Biều đồ 2.16 Công ty Thanh Hà BẢNG KÊ SỐ 3 H2 Phương Mai Tháng 11/2007 Đơn vị tính: Đồng TT Chỉ tiêu TK 152 Tổng 1521 1522 1 Ghi Có TK 112 1.000.334.610 9.536.587 1.009.871.197 +Số dư đầu kỳ 39.090.600 39.737 39.130.337 +Số phát sinh trong kỳ 961.244.010 9.496.850 970.740.860 2 Ghi Có TK 331 484.046.280 - 484.046.280 3 Cộng tổng số phát sinh 1.484.380.890 9.536.587 1.493.917.477 4 Có TK 152 1.425.467.970 8.643.400 1.434.111.370 5 Số dư cuối tháng (3)-(4) 58.912.920 893.167 59.806.107 Lập ngày 29/11/2007 Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Căn cứ vào sổ chi tiết công nợ, bảng phân bổ NVL, bảng kê số 3 để vào NKCT số 7-Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp Biểu đồ2.17 Công ty Thanh Hà NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 7 H2 Phương Mai Tháng 11/2007 Đơn vị tính : Đồng STT Các TK ghi có Các TK ghi nợ 152 153 …. Tổng cộng chi phí 1521 1522 A B 1 2 3 4 5 1 621 1.425.467.970 8.643.400 1.434.111.370 2 627 3 642 4 … 5 Cộng A 6 152 7 153 8 …. 9 Cộng B 10 Tổng cộng (A+B) Lập ngày 29/11/2007 Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu đồ 2.18 Công ty Thanh Hà SỔ CÁI TK 152 H2 - Phương Mai Tháng 11/2007 Đơn vị tính: Đồng TT Các TK đối ứng Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 1 TK 331 “NKCT số 5” 484.046.280 2 TK 112 “NKCT số 2” 1.009.871.197 -Số phát sinh 970.740.860 -Dư đầu kỳ 39.130.337 3 Ghi Có TK 152( NKCT số 7) 1.434.111.370 4 Số dư cuối tháng (1)+(2)-(3) 59.806.107 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Lập ngày 29 tháng 11 năm 2007 Người lập biểu (Ký,họ tên) 2.3.4.Dự phòng giảm giá hàng tồn kho NVL may của Công ty là nhập nội bộ từ Công ty may 20 - Bộ Quốc phòng nên không có biến động lớn. Do đó Công ty chưa tính đến việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. * Hạch toán kết quả kiểm kê kho NVL Được tiến hành mỗi quý một lần vào cuối quý nhằm kiểm tra, giám sát vật tư hàng hoá trong kho. Việc thực hiện do các nhân viên dưới kho tiến hành, khi có kết quả kiểm kê kế toán sẽ ghi nhận trên sổ sách các trường hợp thừa thiếu, mất mát (dựa vào biên bản kiểm kê). Các bút toán phản ánh cũng như chế độ quy định. Trường hợp khi kiểm kê phát hiện NVL hư hỏng, mất mát, căn cứ vào biên bản kê và biên bản xử lý (nếu có), kế toán ghi: Nợ TK 138( 1381): Tài sản thiếu chờ xử lý Có TK 152: Giá thực tế của NVL thiếu Khi có biên bản xử lý về NVL hư hỏng, mất mát, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 1388, 334…(phần được bồi thường) Nợ TK 632: Phần thiệt hại mà doanh nghiệp phải chịu Có TK 1381: Giá trị tài sản thiếu được xử lý Khi kiểm kê phát hiện NVL thừa so với sổ sách, doanh nghiệp phải xác định số NVL thừa là của mình hay phải trả cho đơn vị, cá nhân khác Nếu NVL thừa xác định là của doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ TK 152- NVL Có TK 711- Thu nhập khác Nếu NVL thừa xác định sẽ trả cho đơn vị khác thì kế toán ghi đơn vào bên Nợ TK 002. Nếu doanh nghiệp quyết định mua số vật liệu thừa thì phải thông báo cho bên bán biết để họ gửi hóa đơn bổ sung cho doanh nghiệp. Căn cứ vào giá mua của NVL cùng loại, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 338 Công tác kiểm kê kho ở Công ty thường kéo dài, do NVL cũng như các loại hàng tồn kho khác có quá nhiều loại. Sơ đồ 2.17 Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL may tại Công ty Thanh Hà Chứng từ gốc Phiếu nhập, xuất NKCT số 1,2,4,5.. Sổ chi tiết TK 331 Thẻ kho Sổ chi tiết vật liệu Bảng TH N - X - T Bảng phân bổ NVL Sổ cái TK 152 NKCT số 5,7 Bảng kê số 3 BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sơ đồ 2.18: Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX 111,112,331,311… 621 152 Giá mua và chi phí mua NVL đã nhập kho Gtt NVL sử dụng chế biến sản phẩm 133 VAT đầu vào 627.641. 642… Gtt VNL phục vụ cho bộ phận sản xuất, bán hàng... PHẦN 3: PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NVL MAY TẠI CÔNG TY THANH HÀ - CỤC HẬU CẦN 3.1.Đánh giá thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty Thanh Hà Công ty Thanh Hà được phân cấp quản lý tự chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất, kinh doanh. Công ty có mô hình tổ chức quản lý phù hợp, các phòng(ban)có nghiệp vụ đã góp phần quan trọng tham mưu cho ban Giám đốc trong việc tổ chức và điều hành các hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty ngày càng đạt hiệu quả, quy mô sản xuất ngày càng được mở rộng. Đội ngũ cán bộ quản lý có trình độ chuyên môn cao được đào tạo tốt, có nhiều năm kinh nghiệm, năng động đã góp phần quan trọng giúp cho Công ty ngày càng phát triển đi lên. Đội ngũ cán bộ công nhân viên có năng lực, có tay nghề cao và được rèn luyện tốt trong quân đội, luôn luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao đặc biệt từ khi nước ta chuyển đổi sang nền kinh tế mở với bao khó khăn thử thách Công ty luôn có các giải pháp tốt để vượt qua, góp phần chăm lo tốt đời sống của cán bộ CNV. Trong các doanh nghiệp sản xuất hàng may mặc chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản phẩm. Việc tăng cường quản lý và hoàn thiện công tác quản lý NVL là một trong những vấn đề được đặt lên hàng đầu. Trong bối cảnh chung là có nhiều doanh nghiệp sản xuất hàng may mặc, chất lượng ngày càng được quan tâm hơn, các sản phẩm may mặc không những phục vụ trong nước mà còn được xuất khẩu ra nhiều nước trên thế giới. Để cùng phát triển với các doanh nghiệp sản xuất hàng may mặc. Công ty Thanh Hà đã có một chỗ đứng vững và phát triển là một cố gắng đáng ghi nhận. Chính sự cải tiến hoàn thiện trong công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NVL may nói riêng đã góp phần cùng Công ty hoàn thành tốt mục tiêu kinh doanh và hoàn thành tốt nhiệm vụ mà Cục Hậu Cần giao cho. 3.1.1. Về ưu điểm * Về công tác quản lý NVL Là một đơn vị sản xuất kinh doanh hàng may mặc thuộc ngành công nghiệp nhẹ. Sản phẩm của công ty đã làm đẹp cho hàng triệu cán bộ sỹ quan và các quân nhân trên khắp đất nước. Công tác kế toán của công ty luôn gắn liền với luật kế toán, các thông tư, các quyết định hướng dẫn thi hành thông tư, luôn thực hiện đúng các nguyên tắc kế toán đảm bảo cho công ty luôn hoàn thành nhiệm vụ được giao ở cấp trên và cũng luôn hoàn thành các nghĩa vụ với Đảng, Nhà nước, cấp trên và toàn thể CBCNV của xí nghiệp. Công tác kế toán luôn đảm bảo tính chính xác, kịp thời, thường xuyên cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo công ty giúp ban lãnh đạo giám sát được mọi hoạt động của công ty có hiệu quả và đưa ra các quyết định sản xuất kinh doanh đúng đắn. Tính sáng tạo của đội ngũ kế toán là dựa vào “Phiếu khoán việc”, “Lệnh sản xuất”, kế toán có thể dễ dàng tính lương theo sản phẩm và tính giá thành sản phẩm. Mặc dù gặp nhiều khó khăn trong nền kinh tế thị trường nhưng Công ty đã tìm cho mình một hướng đi mới. Công ty luôn tìm tòi những thiết kế đẹp mà lại tiết kiệm được NVL, các mối nối vải, tiết kiệm trong khâu căng vải và tận dụng các đường cắt để đạt hiệu quả cao nhất. Công ty đã xây dựng cho mình một mô hình quản lý NVL từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản, sử dụng, tốt nhất, cụ thể: - Đối với công tác thu mua vật liệu: Công ty có một đội ngũ cán bộ hoạt bát, nhanh nhẹn, nắm bắt được giá cả thị trường. Đảm bảo cung ứng vật liệu đầy đủ cho sản xuất, đảm bảo chất lượng, chủng loại, không lãng phí vốn ứ đọng trong việc dữ trữ vật liệu không cần thiết. - Đối với khâu vật liệu nhập kho: Nguyên, vật liệu về tới Công ty không nhập kho ngay mà phải qua sự kiểm tra chất lượng của ban kiểm nghiệm vật tư. Ban kiểm nghiệm chịu trách nhiệm kiểm nghiệm về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách, phẩm chất. Nếu kiểm tra thấy vật liệu không đúng quy cách, chất lượng không đảm bảo thì ban kiểm nghiệm đổi lại hoặc yêu cầu bồi thường hay giảm giá...vì vậy NVL may nhập kho luôn đạt yêu cầu chất lượng và không bị ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh và giá thành sản phẩm. - Đối với khâu bảo quản vật tư: Công ty có một hệ thống kho tàng hợp lý, khoa học, bảo quản phù hợp theo tính năng, cộng dụng của từng loại vật liệu. Hệ thống kho thuận tiện cho việc nhập xuất và kiểm kê vật liệu để NVL được phản ánh đúng trung thực về mặt số lượng và giá trị. - Đối với khâu sử dụng vật liệu may: Công ty đã xây dựng được hệ thống định mức sử dụng tiết kiệm NVL. Các loại vải có khổ khác nhau thì được tính toán để khi cắt đạt hiệu quả và tiết kiệm được tối đa nhất, tránh được tình trạng hao hụt và lãng phí NVL khi đem ra sử dụng. * Về công tác dự trữ bảo quản vật tư Công ty thường xuyên dự trữ 1 lượng NVL nhất định để cung cấp kịp thời cho sản xuất. Lượng NVL dự trữ trong kho được công ty xác định 1 cách hợp lý không gây ra tình trạng ứ đọng vốn. * Về việc tổ chức chứng từ kế toán Các chứng từ nhập, xuất kho được thiết lập đầy đủ, quy trình luân chuyển chặt chẽ thuận tiện cho công tác nhập, xuất kho vật liệu. Các thủ tục nhập, xuất kho được tiến hành một cách hợp lý. NVL nhập kho phải được kiểm nhận về số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại. Việc lập phiếu xuất kho được căn cứ trên chỉ thị xuất kho đó được Phũng Kế hoạch phờ duyệt dựa trờn kế hoạch sản xuất và quỏ trỡnh sản xuất thực tế. Điều này đó giỳp sản xuất trỏnh tỡnh trạng tồn nguyờn vật liệu ở phõn xưởng quá nhiều dễ gây thất thoát, hỏng hóc, đảm bảo kiểm soát việc sử dụng hiệu quả và tiết kiệm nguyên vật liệu. .* Về tính giá NVL Giá NVL nhập kho được tính theo giá thực tế, đã tuân thủ nguyên tắc mà chế độ kế toán ban hành. Công ty tính giá xuất NVL theo phương pháp nhập trước, xuất trước phương pháp này có ưu điểm đơn giản để làm vật tư nhập trước xuất dùng trước và phù hợp với công ty đang áp dụng kế toán ghi chép bằng thủ công. * Về việc hạch toán chi tiết NVL may của Công ty Công ty Thanh Hà đã theo dõi chặt chẽ tình hình xuất NVL theo từng loại cả về số lượng và giá trị của chúng, Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán NVL. Theo phương pháp này thì việc theo dõi quản lý sử dụng NVL rất đảm bảo, đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu. Công việc ghi sổ của Công ty đảm bảo đúng yêu cầu quy định của Bộ Tài chính. * Về vấn đề hạch toán tổng hợp NVL may tại Công ty Thanh Hà Hạch toán theo phương thức kê khai thường xuyên là rất hợp lý cho phép nắm rõ tình hình hoạt động của xí nghiệp được liên tục giúp cho việc thích nghi với những thay đổi có thể xảy ra bất ngờ, cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác về số lượng hàng tồn kho trong kỳ để có biện pháp xử lý kịp thời khi vật liệu bị ứ đọng hay thiếu hụt cần cho quá trình sản xuất sản phẩm. Công ty luôn luôn chú trọng tới việc bảo toàn giá trị hàng tồn kho cũng như việc tiết kiệm chi phí vật liệu, hạ giá thành sản phẩm góp phần ngày một hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán vật liệu. * Về sổ sách kế toán Nhìn chung Công ty sử dụng khá đầy đủ các loại sổ kế toán về NVL từ hệ thống chi tiết đến hệ thống sổ tổng hợp. Điều đó đã giúp cho kế toán phản ánh đầy đủ tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến NVL, mức độ chi tiết đáp ứng được yêu cầu quản lý chung của Công ty Công ty áp dụng hình thức sổ “Nhật ký - Chứng từ” là phù hợp với loại hình kinh doanh, quy mô hoạt động và trình độ quản lý ở Công ty. Bên cạnh đó số liệu kế toán được ghi chép rõ ràng, phản ánh trung thực, chính xác tình hình hiện có, tăng giảm NVL trong kỳ, các sổ kế toán tổng hợp được lập theo đúng quy định của chế độ kế toán đã ban hành, giúp cho việc theo dõi một cách chặt chẽ tình hình hoạt động của công ty, theo hình thức ghi sổ này kế toán có thể kết hợp giữa hệ thống sổ chi tiết và hệ thống sổ tổng hợp. Qua việc phân tích tình hình chung của công tác hạch toán NVL may tại Công ty Thanh Hà ta thấy việc hạch toán NVL được tiến hành tương đối khoa học, đảm bảo và tuân thủ chế độ kế toán phù hợp với yêu cầu của Công ty. Đồng thời đáp ứng được yêu cầu quản lý, tạo điều kiện thuận lợi để quản lý chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho, tính toán và phân bổ giá trị NVL may cho từng đối tượng sử dụng, ghi sổ chi tiết, tổng hợp, báo cáo đầy đủ, kịp thời và đúng chế độ ban hành chung. Bên cạnh những ưu điểm mà Công ty đã đạt được công tác kế toán NVL may của Công ty vẫn còn có những hạn chế nhất định. 3.1.2. Về nhược điểm * Về bộ máy quản lý Do công ty vẫn áp dụng kế toán thủ công chưa có một phần mềm kế toán máy nào áp dụng vào việc tính toán. Do vậy việc xử lý và cung cấp các thông tin bị hạn chế ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh và hiệu quả công tác kế toán Công tác quản lý của công ty còn tập trung nên chưa phát huy được tính chủ động sáng tạo của từng xí nghiệp điều này ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Công ty chưa có bộ máy kế toán quản trị nói chung và kế toán quản trị NVL nói riêng. Chưa có sự tách biệt giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính * Về công tác quản lý vật tư Chưa có sổ danh điểm NVL thống nhất do đó rất dễ bị lẫn lộn giữa các mã NVL Khâu quản lý, bảo quản kho tương đối tốt nhưng việc kiểm kê lại không được tiến hành thường xuyên như vậy gây khó khăn cho việc tìm ra nguyên nhân khi bị mất mát. * Về việc phân loại NVL may Việc phân loại vật liệu dựa vào vai trò công dụng kinh tế của vật liệu để chia ra thành từng nhóm, từng loại vật liệu cụ thể là rất phù hợp với đặc điểm vật liệu tại Công ty. Tuy nhiên việc ghi chép của kế toán lặp đi lặp lại là không cần thiết. Công ty chưa xây dựng được sổ danh điểm NVL thống nhất trong nội bộ đơn vị nên chưa tạo điều kiện cho việc quản lý NVL 1 cách nhất quán trong toàn công ty. * Về việc thu mua NVL Số lượng, chủng loại, quy cách NVL, thời gian nhập mua NVL trong từng tháng chưa được lập sẵn kế hoạch vì vậy đôi khi gây khó khăn cho việc chuẩn bị về mặt tài chính, vốn. * Về việc sử dụng NVL Công ty chưa xây dựng được định mức chi phí NVL nên chưa quản lý được sự chênh lệch giữa chi phí NVL thực tế và theo kế hoạch. Do đó dễ bị thất thoát NVL. Vì vậy khâu quản lý NVL cần được chú ý. Bên cạnh đó phế liệu thu hồi trong quá trình sản xuất có giá trị không lớn song việc quản lý lượng phế liệu này lại hoàn toàn không được quan tâm. Điều này có thể gây những thất thoát không đáng có cho công ty. * Về việc quản lý chứng từ Việc giao nhận chứng từ giữa kho, Phòng Kế hoạch, Phòng Kế toán không được lập bảng kê giao nhận chứng từ trong khi lượng chứng từ phát sinh là lớn. Điều này có thể dẫn đến việc mất, thất lạc chứng từ mà không biết quy trách nhiệm cho ai kéo theo những sự ảnh hưởng dây chuyền khác. Công ty không sử dụng phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ đối với NVL đã xuất dùng cho quá trình sản xuất nhưng không dùng hết mặc dù số NVL đó sang tháng sau vẫn được sử dụng cho quá trình sản xuất. Điều đó gây thất thoát hao hụt gây khó khăn cho công tác quản lý, kế toán * Về việc sổ kế toán chi tiết Công ty nên lập bảng tổng hợp nhập, bảng tổng hợp xuất riêng để đối chiếu và vào sổ dễ dàng, chính xác hơn. Đơn vị ghi sổ theo hình thức NKCT tuy có một số điểm hay tuy nhiên qua trình vào sổ rất cồng kềnh, số lượng sổ sách cần lập rất nhiều, nhiều khi có sự chồng chéo thông tin của các sổ gây mất thời gian. Hướng giải quyết là đơn vị thay đổi hình thức ghi sổ ở các kỳ kế toán tiếp theo để tránh lập lại khó khăn như hiện nay. Khi lập bảng kê chi tiết xuất kho kế toán nên lập riêng cho từng lệnh sản xuất để cuối tháng tập hợp chi phí cho từng đơn đặt hàng đơn giản, nhanh chóng. Do khối lượng công việc là lớn mà số lượng nhân viên còn hạn chế vì vậy công ty nên áp dụng kế toán máy vào việc hạch toán như vậy sẽ giảm nhẹ khối lượng công việc và đạt hiệu quả cao hơn trong việc hạch toán. Mẫu sổ mà đơn vị áp dụng chưa đúng biểu mẫu đã quy định do đó đơn vị cần thay đổi để phù hợp với yêu cầu và tiện cho việc theo dõi. * Về việc xử lý NVL đã nhập kho nhưng chưa nhận được hoá đơn Trong một số trường hợp, hàng nhập mua đó về kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa nhận được hoá đơn của người bán, kế toán không phản ánh lên sổ sách mà đợi tới khi nhận được hóa đơn mới ghi nhận giá trị NVL nhập mua. Việc này làm cho thông tin kế toán phản ánh không chính xác tỡnh hỡnh NVL tại kho, tạo ra sự chờnh lệch giữa số liệu kế toỏn và số liệu ở kho. * Về việc sử dụng TK Công ty nên sử dụng TK 151 “Hàng mua đang đi đường” để hạch toán NVL được đúng và chính xác hơn trong trường hợp nhập NVL vào những ngày cuối tháng. Hiện tại chỉ khi NVL thực nhập kho của Công ty thì kế toán mới ghi sổ và nếu như vậy thì số NVL thuộc quyền sở hữu của Công ty sẽ không được phản ánh đúng. 3.2. Sự cần thiết hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Thanh Hà Kế toán luôn là bộ phận không thể thiếu trong tổ chức bộ máy của bất kỳ một công ty nào, đó là bộ phận cấu thành của hệ thống công cụ quản lý điều hành hoạt động kinh doanh. Với vị trí như vậy, kế toán có chức năng phản ánh các thông tin toàn diện về hoạt động của mỗi doanh nghiệp: tài sản, vốn, lơi nhuận.....để giúp cho nhà qủan lý có thể đưa ra được quyết định một cách đúng đắn. Do đó bên cạnh các chiến lược, chính sách để phát triển, nhà quản lý doanh nghiệp và bản thân phòng kế toán luôn có những phương hướng để nâng cao và hoàn thiện công tác kế toán; bởi đối với những doanh nghiệp thì thông tin kế toán được dùng để giám sát hoạt động kinh doanh, đối với nhà nước - được dùng để kiểm tra việc thực hiện nghĩa vụ và chấp hành pháp luật về kinh doanh, thuế...., đối với nhà đầu tư - đó là những thông tin ban đầu để đi đến quyết định cuối cùng là có nên đầu tư vào doanh nghiệp đó hay không... Nói chung, thông tin kế toán không chỉ có tác dụng trong phạm vi doanh nghiệp đó hay không....Nói chung, thông tin kế toán không chỉ có tác dụng trong phạm vi doanh nghiệp mà còn có tác dụng với rất nhiều đối tượng bên ngoài khác. Do vậy, hoàn thiện công tác kế toán luôn là yêu cầu được đặt ra. Để có thể hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác kế toán tại mỗi doanh nghiệp, bản thân phòng kế toán phải luôn cố gắng, mỗi kế toán phải không ngừng trau dồi, nâng cao trình độ nghiệp vụ để có thể thực hiện tốt phần hành công việc của mình. Trong yêu cầu hoàn thiện đồng bộ, hoàn thiện hạch toán kế toán NVL cũng được đặt ra. Với một doanh nghiệp sản xuất, yếu tố vào vô cùng quan trọng cho nên hạch toán kế toán NVL là một khâu không thể thiếu được trong quá trình hạch toán. Việc hoàn thiện và nâng cao công tác hạch toán kế toán NVL giúp đảm bảo việc cung cấp thông tin để đưa ra các phương án thu mua, dự trữ,... xây dựng các phương án giá hợp lý nhất, tránh được tối đa các hiện tượng thiết hụt, mất mát hoặc sủ dụng lãng phí NVL; đảm bảo cung cấp NVL cần thiết cho sản xuất không bị gián đoạn; qua đó góp phần hạ thấp chi phí, giá thành...., nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, đảm bảo mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp. Do đó, đây cũng là yêu cầu đặt ra với công ty Thanh Hà 3.3. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán NVL may tại Công ty Thanh Hà Qua thời gian thực tập tại Công ty Thanh Hà kết hợp với những kiến thức có được trong quá trình học tập em xin đưa ra một số ý kiến nhằm góp phần hoàn thiện công tác hạch toán NVL may tại Công ty Thanh Hà. * Về công tác quản lý Công ty cần xây dựng bộ máy quản trị riêng nhằm cung cấp thông tin và tham mưu cho bộ máy quản trị trong việc đưa ra các quyết định nhằm năng cao hiệu quả kinh doanh của công ty. Xây dựng bộ máy quản trị theo những nội dung - Lập danh điểm vật tư và tổ chức kế toán quản trị về số hiện có, số đã sử dụng cả về số lượng và giá trị. - Cần xác định được phương pháp tính giá hàng tồn kho phù hợp với điều kiện và hoàn cảnh của doanh nghiệp, đáp ứng được yêu cầu quản lý cũng như lập kế hoạch cho tương lai. - Lập định mức chi phí cho từng loại NVL và từng sản phẩm - So sánh giữa định mức đã lập với thực tế để từ đó đưa ra nhận xét và kiến nghị nhằm năng cao hiệu quả kinh doanh. * Về công tác quản lý NVL may Để thuận tiện cho công tác quản lý NVL may được chặt chẽ, thống nhất đối chiếu, kiểm tra được dễ dàng, phát hiện sai sót và thuận tiện cho việc tìm kiếm thông tin về một loại vật liệu nào đó (vật liệu chính hoặc vật liệu phụ), Công ty nên mở “Sổ danh điểm vật tư” (sổ này đã có mẫu sẵn). Sổ danh điểm vật liệu được mở theo tên gọi của từng loại vật liệu, số nhóm vật liệu trong mỗi loại, quy cách vật liệu trong mỗi thứ, thống nhất đơn vị tính và giá hạch toán. Muốn mở số này trước hết công ty phải xác định số danh điểm vật liệu thống nhất trong Công ty. Không thể xác định tuỳ ý giữa phòng kế toán và các kho. * Về phương pháp hạch toán chi tiết NVL may Công ty nên sử dụng bảng kê nhập, bảng kê xuất riêng sau đó mới vào bảng tổng hợp vật tư. * Về việc sử dụng sổ sách kế toán: Công ty nên lập bảng tổng hợp nhập, bảng tổng hợp xuất riêng cho từng loại và cho tất cả các loại vật tư Biểu đồ 2.15 Công ty Thanh Hà BẢNG PHÂN BỔ NVL - CCDC H2 - Phương Mai Tháng 11/2007 Đơn vị tính: Đồng STT Ghi có TK Ghi nợ TK TK152 TK153 1521 1522 Tổng 152 1 TK 621 chi phí NVL trực tiếp 1.425.467.970 8.643.400 1.434.111.370 - - - 2 TK 622 chi phí NC trực tiếp - - - - - - - - - - - - - 3 TK 627 chi phí sản xuất chung - - - - - - - - - - - - 4 Tổng 1.425.467.970 8.643.400 1.434.111.370 - - - Lập ngày 29 tháng 11 năm 2007 Người lập biểu (Ký,họ tên) Khi xuất dùng vật liệu kế toán vào sổ nhập, xuất, tồn đối chiếu với thẻ kho rồi vào bảng phân bổ NVL,CCDC, bảng kê số 3, sổ cái TK152 chứ không vào bảng kê số 4 mà đáng nhẽ ra số liệu trên bảng phân bổ NVL, CCDC phải được tập hợp vào bảng kê số 4. Như vậy khi theo dõi chi phí sản xuất theo từng xí ngiệp sẽ rất khó. Vì vậy bên cạnh việc lập bảng phân bổ NVL, CCDC thì công ty nên vào luôn số liệu trên bảng kê số 4 Công ty Thanh Hà BẢNG KÊ SỐ 4 H2 Phương Mai Tháng 11/2007 Đơn vị tính: Đồng STT Các TK ghi Có Các TK ghi Nợ 152 153 …. Cộng chi phí thực tế trong tháng 1521 1522 A B 1 2 3 … 22 1 TK 154 hoặc 631 - Xí nghiệp… - Xí nghiệp… 2 TK 621-CFNVL trực tiếp - Xí nghiệp… -Xí nghiệp… 1.425.467.970 8.643.400 1.434.111.370 3 TK 627- CFSXC - Xí nghiệp… - Xí nghiệp… 4 ……. 5 Cộng Việc kết chuyển vào bảng kê số 3 của công ty Thanh Hà không đúng mẫu mà bộ tài chính đã ban hành. Do đó công ty nên thay đổi để phù hợp với biểu mẫu chung thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu và hạch toán. Bảng kê mà công ty Thanh Hà đã lập: Công ty Thanh Hà BẢNG KÊ SỐ 3 H2 Phương Mai Tháng 11/2007 Đơn vị tính: Đồng TT Chỉ tiêu TK 152 Tổng 1521 1522 1 Ghi Có TK 112 1.000.334.610 9.536.587 1.009.871.197 +Số dư đầu kỳ 39.090.600 39.737 39.130.337 +Số phát sinh trong kỳ 961.244.010 9.496.850 970.740.860 2 Ghi Có TK 331 484.046.280 - 484.046.280 3 Cộng tổng số phát sinh 1.484.380.890 9.536.587 1.493.917.477 4 Có TK 152 1.425.467.970 8.643.400 1.434.111.370 5 Số dư cuối tháng (3)-(4) 58.912.920 893.167 59.806.107 Lập ngày 29/11/2007 Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng kê đúng theo mẫu mà bộ tài chính quy định: Công ty Thanh Hà BẢNG KÊ SỐ 3 H2 Phương Mai Tháng 11/2007 Đơn vị tính: Đồng TT Chỉ tiêu TK 152 Tổng 1521 1522 1 I. Số dư đầu kỳ 39.090.600 39.737 39.130.337 2 II. Số phát sinh trong kỳ 3 Từ NKCT số 2(ghi có TK 112) 961.244.010 9.496.850 970.740.860 4 Từ NKCT số 5(ghi có TK 331) 484.046.280 - 484.046.280 5 Cộng tổng số phát sinh 1.484.380.890 9.536.587 1.493.917.477 6 Xuất dùng trong kỳ 1.425.467.970 8.643.400 1.434.111.370 7 Số dư cuối tháng (3)-(4) 58.912.920 893.167 59.806.107 Lập ngày 29/11/2007 Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Việc kết chuyển vào sổ cái TK152 của công ty Thanh Hà dựa trên số liệu ở bảng kê số3, NKCT số 7.Tuy nhiên sổ mà doanh nghiệp dùng chưa đúng biểu mẫu. Do đó công ty nên xem lại và thay đổi theo đúng biểu mẫu đã quy định để thuận lợi cho việc ghi chép và theo dõi. Sổ cái mà công ty đang sử dụng rất khó cho việc theo dõi vì nhìn vào đấy người xem có thể không biết được số dư đầu kỳ của TK 152 là bao nhiêu. Công ty Thanh Hà SỔ CÁI TK 152 H2 - Phương Mai Tháng 11/2007 Đơn vị tính: Đồng TT Các TK đối ứng Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 1 TK 331 “NKCT số 5” 484.046.280 2 TK 112 “NKCT số 2” 1.009.871.197 -Số phát sinh 970.740.860 -Dư đầu kỳ 39.130.337 3 Ghi Có TK 152( NKCT số 7) 1.434.111.370 4 Số dư cuối tháng (1)+(2)-(3) 59.806.107 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Lập ngày 29 tháng 11 năm 2007 Người lập biểu (Ký,họ tên) Vì vậy công ty nên áp dụng đúng với biểu mẫu để thuận tiện cho việc theo dõi, phản ánh và hạch toán, phù hợp với quy định.Biểu mẫu chuẩn: Công ty Thanh Hà SỔ CÁI TK 152 H2 - Phương Mai Tháng 11/2007 Số dư đầu tháng Nợ Có 39.130.337 Đơn vị tính: Đồng TT Các TK đối ứng Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 1 TK 331 “NKCT số 5” 484.046.280 2 TK 112 “NKCT số 2” 970.740.860 3 Cộng số phát sinh Nợ 1.454.787.140 4 Ghi Có TK 152( NKCT số 7) 1.434.111.370 5 Số dư cuối tháng (1)+(2)-(3) 59.806.107 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Lập ngày 29 tháng 11 năm 2007 Người lập biểu (Ký,họ tên) * Về TK sử dụng Để hạch toán NVL may Công ty nên mở TK 151 “Hàng mua đang đi đường”. Vì thực tế hiện nay Công ty không sử dụng TK 151 “Hàng mua đang đi đường” mà chỉ sử dụng TK 152. Trong khi đó quá trình hoạt động có những lúc hàng mua đã trả tiền nhưng vì một lý do khách quan, chủ quan nào đó mà những ngày cuối tháng hàng chưa về để nhập kho (số hàng đó đã thuộc quyền sở hữu của Công ty). Trong trường hợp này Công ty sẽ phản ánh giá trị vào TK 151 để tránh tình trạng khi nhận được hàng số liệu này mới được ghi chép. * Về việc lập quỹ dự phòng giảm giá hàng tồn kho Hàng tồn kho nói chung và NVL nói riêng là tài sản cố định có giá thay đổi theo thời gian nhưng Công ty chưa lập dự phòng cho sự thay đổi này. Công ty có thể không tránh khỏi những rủi ro từ sự sụt giá. Bên cạnh đó hàng tồn kho cũng không phản ánh đúng giá trị thực của tài sản trên bảng cân đối kế toán. Vì vậy Công ty nên lập quỹ dự phòng giảm giá hàng tồn kho đối với vật liệu mua ngoài để tránh tình trạng rủi ro có thể xảy ra ngoài mong muốn mà nhiều khi Công ty chưa tính đến do một số yếu tố khách quan nào đó đưa lại. * Về việc sử dụng NVL Để nắm được hiệu quả sử dụng NVL và có các biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý, Công ty nên tiến hành phân tích tĩnh hình và hiệu quả sử dụng NVL chứ không nên chỉ dừng lại ở việc so sánh giản đơn CPNVL thực tế phát sinh với CPNVL dự tính theo kế hoạch. Cụ thể như sau : Sau một năm tài chính, kế toán nên phân tích tình hình và hiệu quả sử dụng NVL qua các chỉ tiêu tài chính, so sánh việc sử dụng NVL giữa các năm, đánh giá các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng NVL từ đó sẽ giúp đơn vị chủ động hơn trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng NVL. KẾT LUẬN Quá trình nghiên cứu từ lý luận đến thực tiễn một lần nữa ta có thể khẳng định rằng công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NVL may nói riêng có tác dụng lớn trong quản lý kinh tế.Thực tế tại Công ty Thanh Hà - Cục Hậu cần cho thấy công tác hạch toán NVL may giúp lãnh đạo Công ty nắm bắt được tình hình sản xuất, kinh doanh sản phẩm may mặc, nó phản ánh đầy đủ, chính xác tình hình thu mua, sử dụng và dự trữ NVL từ đó công ty sẽ có biện pháp chỉ đạo đúng đắn, làm giảm được chi phí NVL, hạ giá thành sản phẩm nhằm nâng cao lợi nhuận cho Công ty. Sau một thời gian thực tập tại Công ty Thanh Hà, em nhận thấy rằng với tư cách là một doanh nghiệp hạch toán độc lập Công ty Thanh Hà luôn luôn hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ mà Cục Hậu cần giao cho. Công ty luôn đổi mới quy trình công nghệ, trang thiết bị, đào tạo bồi dưỡng tay nghề cho CBCNV (đặc biệt là công nhân ở xưởng may) nhằm mục đích thúc đẩy quá trình sản xuất kinh doanh góp phần vào công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Công tác hoạch toán NVL của Công ty Thanh Hà là nghiêm chỉnh thực hiện theo đúng chế độ. Tuy nhiên, cũng không tránh khỏi những hạn chế mà em đã chỉ ra và chưa chỉ ra đuợc qua bài viết này. Công ty cần xem xét lại để công tác hạch toán NVL may ngày càng hoàn thiện, khoa học hơn. Do thời gian thực tập và nhận thức có hạn nên những vấn đề em đưa ra có thể còn nhiều thiếu sót. Qua chuyên đề này, em mong rằng sẽ nhận được ý kiến bổ sung của Thầy giáo và các cán bộ phòng kế toán Công ty để chuyên đề thực tập của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo đã hướng dẫn giúp em trong thời gian thực tập và viết chuyên đề này. TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình “Kế toán Tài chính trong các doanh nghiệp” Do tập thể tác giả Khoa kế toán - ĐH Kinh tế Quốc dân biên soạn. “Hướng dẫn lập chứng từ kế toán - Hướng dẫn ghi sổ kế toán” Nhà xuất bản Tài chính 2004. “Công tác hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp” Nhà xuất bản ĐH Kinh tế Quốc dân - Năm 2005. Hệ thống câu hỏi - “Bài tập Tổ chức hạch toán kế toán “ Chủ biên: PGS-TS. Nguyễn Thị Đông. NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP ._.