Kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ tại Xí nghiệp may Minh Hà

ếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất đó là tư liệu lao động chủ yếu cấu thành niên thực thể sản phẩm. Chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất. Chỉ cần sự biến động nhỏ về chi phí cũng là ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm, đến lợi nhuận thu được. Do đó nếu tiết kiệm được chi phí nguyên vật liệu thì đây là một trong những biện pháp hữu hiệu nhất để doanh nghiệp có thể đạt đựơc mục đích của mình. Muốn vậy có một chế độ quản lý và sử dụng nguyên vật liệu hợp lý khoa học, có công hạch toán vật liệu phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp là rất cần thiết. Là một xí nghiệp may hoạt động trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt của nhiều doanh nghiệp trong ngành dệt may trong cả nước, Xí nghiệp may Minh Hà cũng đứng trước một vấn đề bức xúc trong công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu. Trong những năm qua được tiếp thu về một lý luận của các thầy cô giáo trường Đại học Tài chính kế toán Hà Nội (nay là Học viện Tài chính) và qua quá trình thực tại Xí nghiệp may Minh Hà, em nhận thấy vai trò quan trọng của kế toán, đặc biệt là kế toán vật liệu đối với công tác quản lý của công tác của xí nghiệp. Sau thời gian đi sâu tìm hiểu công tác kế toán vật liệu ở Xí nghiệp may Minh Hà, em đã nhận thấy những ưu điểm và những mặt còn hạn chế. Chính vì vậy em đã mạnh dạn nghiên cứu đề tài: "Tổ chức kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại Xí nghiệp may Minh Hà" làm chuyên đề cho thực tập thi tốt nghiệp. Chuyên đề thực tập được chia thành 3 chương: Chương I: Lý luận chung về công tác kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Chương II: Thực trạng về tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại Xí nghiệp may Minh Hà. Chương III: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác quản lý, sử dụng và hạch toán nguyên vật liệu ở Xí nghiệp may Minh Hà. Phần I Những vấn đề lý luận chung về tổ chức quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất I. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 1. Vị trí của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất. Quá trình sản xuất là sự kết hợp của ba yếu tố: sức lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động. Nguyên vật liệu là đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động có ích của con người tác động vào. Theo Mac tất cả mọi vật thiên nhiên ở quanh ta mà lao động có ích có thể tác động vào để tạo ra của cải vật chất cho xã hội đều là đối tượng lao động. Trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất cũng như giá thành sản phẩm. Giá thành sản phẩm là vấn đề quan tâm hàng đầu đầu của các doanh nghiệp, nền kinh tế thị trường chỉ cho phép các doanh nghiệp thực sự làm ăn có lãi được tồn tại và phát triển. Để đạt được điều đó thì nhất thiết các doanh nghiệp phải quan tâm đến giá thành sản phẩm vì vậy phấn đấu hạ giá thành sản phẩm có ý nghĩa sống còn đối với các doanh nghiệp sản phẩm của các doanh nghiệp có được chấp nhận trên thị trường hay không, không chỉ ở vấn đề giá cả mà còn nhiều vấn đề khác quan trọng trong đó có vấn đề chất lượng. Nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên chất lượng sản phẩm. Mặt khác xét cả mặt hiện vật và giá trị thì vật liệu là một trong những yếu tố không thể thiếu được của quá trình tái sản xuất kinh doanh nào. Dưới hình thái hiện vật nó là một bộ phận quan trọng của tài sản lưu động định mức, còn dưới hình thái giá trị nó biểu hiện bằng vốn lưu động của doanh nghiệp. Để nâng cao hiệu quả sử dụng đồng vốn cần phải tăng tốc độ luân chuyển dòng vốn lưu động và việc đó không tách rời việc dự trữ và sử dụng vật liệu một cách tiết kiệm và hợp lý. Từ những phân tích trên cho thấy vật liệu có vị trí đặc biệt quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh, là yếu tố chủ yếu trong chi phí sản xuất và giá thành, là bộ phận của vốn lưu động. Chính vì vậy các nhà sản xuất rất quan tâm đến vấn đề quản lý và sử dụng nguyên vật liệu. 2. Vai trò của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Khác với quản lý bao cấp cơ chế thị trường đã tạo nên sự chủ động thực sự của các doanh nghiệp. Doanh nghiệp chủ động trong việc xây dựng các phương án tiêu thụ sản phẩm, doanh nghiệp phải tự trang trải bù đắp chi phí, chịu rủi ro chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng là công tác đắc lực giúp lãnh đạo doanh nghiệp nắm được tình hình và chỉ đạo sản xuất kinh doanh. Kế toán vật liệu có chính xác đầy đủ, công tác phân tích vật liệu có đúng đắn thì lãnh đạo mới nắm chính xác được tình hình thu mua dự trữ, sản xuất vật liệu và tình hình thực hiện kế hoạch vật liệu để từ đó đề ra những biện pháp quản lý thích hợp. Đối với nền kinh tế sản xuất hàng hoá chi phí vật liệu là chi phí chủ yếu cấu thành nên giá thành sản phẩm. Do vậy việc tổ chức công tác kịp thời có chính xác khoa học hay không sẽ quyết định tới tính chính xác kịp thời của giá thành sản phẩm sản xuất cũng như kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong từng thời kỳ. 3. Yêu cầu quản lý nguyên liệu Trong điều kiện nền kinh tế nước ta chưa phát triển, nguồn cung cấp nguyên vật liệu chưa ổn định, do đó yêu cầu công tác quản lý nguyên vật liệu phải toàn diện ở tất cả các khâu, từ khâu thu mua bảo quản đến khâu sử dụng. - ở khâu thu mua: mỗi loại vật liệu có tính chất lý hoá khác nhau, công dụng và tỉ lệ hao hụt khác nhau do đó thu mua phải làm sao cho đủ số lượng, đúng chủng loại, phẩm chất tốt, giá cả hợp lý, chi cho phép hao hụt trong định mức, đặc biệt quan tâm đến chi phí thu mua nhằm hạ thấp chi phí. - ở khâu dự trữ: Đối với doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối thiểu, tối đa để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh bình thường, không bị ngừng trệ gián đoạn do cung cấp không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng do dự trữ quá nhiều. - ở khâu dự trữ: Cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu trong sản xuất kinh doanh. Cần sử dụng vật liệu hợp lý tiết kiệm trên cơ sở định mức và dự đoán chi. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp. Do công tác quản lý vật liệu có tầm quan trọng như vậy nên việc tăng cường quản lý vật liệu là rất cần thiết. Phải luôn cải tiến công tác quản lý vật liệu cho phù hợp với thực tế sản xuất coi đây là yêu cầu cần thiết đưa công tác quản lý vật liệu vào nề nếp khoa học. 4. Nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất Từ những đặc điểm và yêu cầu quản lý tổ chức tốt công tác hạch toán kế toán là điều kiện không thể thiếu được trong quản lý. Kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Thực hiện việc đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. - Tổ chức tốt chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phương pháp hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và số lượng tăng giảm vật liệu trong sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Tham gia việc đánh giá phân tích tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình thanh toán với người bán, người cung cấp và tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trên đây là những yêu cầu về kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Để cụ thể hoá các yêu cầu đó cần phải đi sâu thực hiện nội dung công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. II. Nội dung công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. 1. Phân loại vật liệu - Tại sao phải phân loại vật liệu. Trong doanh nghiệp vật liệu thường gồm nhiều loại, nhóm, thứ khác nhau với công dụng kinh tế, tính năng lý hoá học và yêu cầu quản lý khác nhau. Để phục vụ yêu cầu tổ chức kế toán quản trị vật liệu, cần phải tiến hành, phân loại vật liệu một cách chi tiết rõ ràng. Việc phân loại này giúp cho doanh nghiệp tổ chức kế toán chi tiết dễ dàng hơn trong việc quản lý hạch toán kế toán vật liệu. Ngoài ra còn giúp cho doanh nghiệp nhận biết rõ nội dung kinh tế và vai trò chức năng của từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh từ đó đề ra biện pháp thích hợp trong việc tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại vật liệu. Ngoài cách phân loại trên ta còn có những cách phân loại sau: - Phân loại theo nguồn hình thành - Phân loại theo nguồn sở hữu - Phân loại theo nguồn tài trợ - Phân loại theo tính năng lý học, hoá học, theo quy cách phẩm chất. Trong kế toán quản trị, để tạo điều kiện cho cung cấp kịp thời về chi phí, vật liệu thường được chia ra NVL trực tiếp, NVL gián tiếp. Trên cơ sở hai loại vật liệu này để hình thành hai loại chi phí: chi phí NVL trực tiếp, chi phí NVL gián tiếp. Việc phân loại này cho phép nhà quản trị đưa ra quyết định một cách nhanh nhất. Tóm lại vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có rất nhiều loại với quy cách phẩm chất ứng dụng kinh tế mục đích sử dụng, nguồn hình thành khác nhau. Để quản lý và đảm bảo có dư vật liệu phục vụ cho sản xuất kinh doanh nhất thiết phải nhận biết được từng thứ, từng loại vật liệu. Do đó phân loại vật liệu là bước đầu tiên, rất cần thiết của công tác hạch toán vật liệu. 2. Đánh giá vật liệu Đánh giá vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực thống nhất. - Nguyên tắc đánh giá vật liệu Giống như các đối tượng kế toán khác, kế toán nguyên vật liệu cũng chịu sự chi phối của các nguyên tắc kế toán như: Nguyên tắc giá FOB, nguyên tắc thận trọng, nguyên tắc nhất quán. Theo quy định hiện hành đánh giá nguyên vật liệu khi nhập kho phản ánh theo giá vốn thực tế và khi xuất kho cũng phải tính toán xác định giá thực tế xuất kho theo đúng phương pháp quy định. Tuy nhiên để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi chép tính toán hàng ngày, kế toán có thể sử dụng giá hạch toán để theo dõi tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu. 2.1. Đánh giá vật liệu theo giá thực tế 2.1.1. Phương pháp xác định giá vốn thực tế nhập kho Trong các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu được nhập từ nhiều nguồn khác nhau mà giá thực tế của chúng trong từng loại được xác định như sau: - Đối với vật liệu mua ngoài: trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho bằng trị giá ghi trên hoá đơn (bao gồm cả các khoản thuế nhập khẩu) cộng chi phí mua thực tế (bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt, tiền bồi thường) trừ đi các khoản chiết khấu giảm giá (nếu có). Trong đó: - Nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thì giá trong hoá đơn là giá mua chưa có thuế GTGT. - Nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp trực tiếp hoặc vật tư hàng hoá mua về dùng cho việc sản xuất kinh doanh các mặt hàng không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì giá trên hoá đơn là tổng giá thanh toán. Thuế nhập kho được tính vào trị giá vốn thực tế nhập kho. - Đối với vật liệu tự gia công chế biến: trị giá vốn thực tế nhập kho là giá trị thực tế của vật liệu sản xuất gia công cộng với các chi phí gia công chế biến. Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: trị giá vốn thực tế nhập kho là giá vốn thực tế vật liệu xuất thuê gia công chế biến với tiền thuê gia công chế biến phải trả và chi phí vận chuyển bốc dỡ trước và sau thuế. - Trường hợp đơn vị khác góp vốn liên doanh bằng vật liệu thì trị giá vốn thực tế của vật liệu nhận góp vốn liên doanh là do hội đồng liên doanh đánh giá. - Phế liệu thu hồi nếu có được đánh giá theo quy ước có thể bán hoặc sử dụng được. 2.1.2. Phương pháp xác định trị giá vốn thực tế vật liệu xuất kho Căn cứ theo quyết định số 149/2001/QĐ-BTC về việc ban hành và công bố 04 chuẩn mực kế toán Việt Nam (đợt 1). Trong đó có chuẩn mực số 02 - Hàng tồn kho. Nguyên liệu, vật liệu để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ là những hàng tồn kho. Vì thế khi xác định giá thực tế vật liệu xuất kho thì áp dụng một trong bốn phương pháp được ghi nhận trong chuẩn mực sau đây: 2.1.2.1. Phương pháp tính theo giá đích danh Phương pháp này được áp dụng đối với doanh nghiệp có ít loại mặt hàng ổn định nhận diện được. Theo phương pháp này căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho của lô hàng xuất kho để tính trị giá mua thực tế hàng xuất kho. 2.1.2.2. Phương pháp bình quân gia quyền Theo phương pháp này, giá trị nguyên của nguyên vật liệu được tính theo giá trung bình quân của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và giá trị nguyên vật liệu được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Giá trị trung bình có thể được tính theo thời kỳ hoặc khi nhập một lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp. = x = 2.1.2.3. Phương pháp nhập trước xuất trước Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là nguyên vật liệu được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước và nguyên vật liệu còn lại là nguyên vật liệu được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ của tồn kho. 2.1.2.4. Phương pháp nhập sau - xuất trước Phương pháp này được áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua sau hoặc sản xuất trước thì được xuất trước và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước đó. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho. Theo chuẩn mực mới ban hành thì cách xác định giá thực tế vật liệu xuất kho là bốn phương pháp trên. Trong đó từng cách đánh giá và phương pháp đánh giá thực tế xuất kho đối với vật liệu có nội dung, ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng phù hợp nhất định. Do vậy theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp đối với kế toán doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm áp dụng sản xuất kinh doanh, khả năng, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, yêu cầu quản lý cũng như điều kiện trang bị các phương tiện kỹ thuật, tính toán xử lý thông tin mà nghiên cứu tổ chức sao cho hợp lý không cần nhất thiết nhất theo nhất quán. 3. Kế toán chi tiết vật liệu. 3.1. Sự cần thiết phải kế toán chi tiết vật liệu. Hạch toán chi tiết vật liệu là một bộ phận quan trọng trong tổ chức công tác kế toán vật liệu. Vật liệu gồm nhiều thứ, nhiều loại có quy cách phẩm chất khác nhau, đồng thời số lượng từng thứ vật liệu xuất dùng trong tháng cho các đơn vị sử dụng cũng khác nhau. Do vậy muốn đáp ứng kịp thời yêu cầu sản xuất, tính toán chính xác chi phí, giám đốc tình hình cung cấp sử dụng vật liệu một cách có hiệu quả thì tất yếu phải tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu. 3.2. Chứng từ sử dụng. Theo chế độ kế toán quy định, các chứng từ kế toán về vật liệu bao gồm. - Phiếu nhập kho (mẫu 01- VT) - Phiếu xuất kho (mẫu 02 - VT) - Phiếu xuất kho kiểm vận chuyển nội bộ (mẫu 03- VT) - Biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hoá (mẫu 08- VT) - Hoá đơn GT- GT Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn thêm như : Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04- VT), biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 05- VT)… Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời đầy đủ, đúng biểu mẫu, nội dung, phương pháp lập. Mọi chứng từ kế toán phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự thời gian hợp lý do kế toán trưởng quy định phục vụ cho việc phản ánh ghi chép tổng hợp số liệu kịp thời các bộ phận có liên quan. 3.3. Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu. Để kế toán chi tiết vật liệu hiện nay ở nước ta các doanh nghiệp đang áp dụng một trong 3 phương pháp sau: - Phương pháp thẻ song song - Phương pháp số đối chiếu luân chuyển - Phương pháp sổ số dư Mỗi phương pháp có những ưu nhược điểm khác nhau tuỳ theo từng đặc điểm doanh nghiệp mà áp dụng phương pháp nào cho phù hợp. Trình tự hạch toán ở cả 3 phương pháp này có thể khái quát như sau: - Hạch toán chi tiết vật liệu tại kho. Thủ kho đề sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn tại theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho là sổ vật liệu được mở chi tiết cho từng loại vật liệu, theo từng kho để thủ kho theo dõi số lượng nhập - xuất - tồn hàng ngày. Thẻ kho do phòng kế toán tập hợp và ghi các chi tiết như, nhãn hiệu, tên quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu. Sau đó giao cho thủ kho ghi chép. Hàng ngày căn cứ vào các số liệu nhập xuất vật liệu, thủ kho tiến hành ghi chép số liệu thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Sau mỗi một nghiệp vụ (hoặc cuối ngày) tính ra số tồn kho để ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập xuất vật liệu (đã được phân loại cho phòng kế toán). - Hạch toán chi tiết vật liệu tại phòng kế toán. Về cơ bản thì kế toán ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. Riêng đối với phương pháp thẻ kho song song và phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển thì ngoài việc theo dõi về mặt giá trị, kế toán còn theo dõi về mặt khối lượng, sổ đối chiếu luân chuyển hay sổ số dư để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn vật liệu. Việc hạch toán cả ba phương pháp này được khái quát 3 sơ đồ sau:  Sơ đồ 1 Kế toán vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Thẻ kho Chứng từ nhập Sổ kế toán chi tiết Bảng kế toán tổng hợp Chứng từ xuất Sơ đồ 2 Kế toán vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Bảng kê xuất  Sơ đồ 3 Kế toán vật liệu theo phương pháp sổ số dư Thẻ kho Chứng từ nhập Bảng kê nhập Chứng từ xuất Bảng kê xuất Sổ số dư Bảng luỹ kế xuất Bảng tổng hợp N - X - T Bảng luỹ kế nhập Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 4. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Nếu kế toán chi tiết phản ánh cả số lượng và giá trị thì kế toán tổng hợp chỉ phản ánh về mặt giá trị của vật liệu. Tuy nhiên kế toán tổng hợp có vị trí hết sức quan trọng vì ngoài mặt phản ánh biến động về mặt giá trị về vật liệu còn cho thấy mối liên hệ tương quan giữa các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính, là cơ sở để phân tích đánh giá tình hình tài chính, hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp. Kế toán tổng hợp các phần hành kế toán trong doanh nghiệp chỉ khác nhau các phương pháp hạch toán hàng tồn kho. Hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm: NVL, CCDC, sản phẩm dở dang, thành phẩm. Trong đó vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn. Hiện nay theo quy định của chế độ tài chính hiện hành có hai phương pháp để hạch toán hàng tồn kho. Phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ. Mỗi doanh nghiệp chỉ được sử dụng một trong hai phương pháp này. Sự lựa chọn một trong hai phương pháp trên phải căn cứ vào đặc điểm, tính chất, số lượng, chủng loại vật tư và yêu cầu quản lý để có sự vận dụng phù hợp và phải được thực hiện thống nhất trong niên độ kế toán. 4.1. Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 4.1.1. Đặc điểm Phương pháp kế khai thường xuyên là phương pháp theo dõi phản ánh thường xuyên liên tục có hệ thống tình hình nhập xuất, tồn kho vật tư hàng hoá trên sổ kế toán. Việc tính toán xác định trị giá vốn của hàng xuất kho được dựa trên các chứng từ xuất kho. Sau mỗi nghiệp vụ tăng, giảm hàng tồn kho kế toán xác định được giá hàng tồn kho giao ngay. 4.1.2. Chứng từ kế toán sử dụng - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Biên bản kiểm kê - Hoá đơn bán hàng - Biên bản kiểm nghiệm vật tư. 4.1.3. Tài khoản kế toán sử dụng - Tài khoản 152: Nguyên liệu, vật liệu Nội dung: Phản ánh trị giá hàng mua đang đi trên đường và tình hình hàng mua đang đi đường về nhập kho hoặc giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng. Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản 133, 331, 111, 112, 627… 4.1.4. Trình tự kế toán vật liệu tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên (Xem sơ đồ 4) 4.2. Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ 4.2.1. Đặc điểm sử dụng Kế toán không phản ánh theo dõi một cách thường xuyên liên tục tình hình nhập, xuất, tồn các loại vật tư hàng hoá trên các tài khoản hàng tồn kho mà theo dõi, phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ căn cứ vào số liệu kiểm kê định kỳ hàng tồn kho. - Việc xác định giá trị vật liệu xuất dùng trên tài khoản kế toán tổng hợp không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà lại căn cứ vào giá trị thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ, nhập trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính theo công thức sau: = + - Sơ đồ 4: Trình tự kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên Vật liệu đi đường kỳ trước Xuất dùng trực tiếp chế tạo SP Tăng do mua ngoài Xuất dùng trực tiếp chế tạo SP Tăng do mua ngoài VAT khấu trừ Thuế GTGT hàng nhập khẩu VAT khấu trừ Xuất CCDC loại phân bổ 2 lần và nhiều lần Phân bổ đầu vào CPSXKD trong kỳ Thuế nhập khẩu phải nộp Xuất bán, gửi bán Nkho VL tự chế, thuê ngoài gia công Xuất tự chế, thuê ngoài gia công Nhận lại vốn góp Liên doanh Xuất vốn góp liên doanh Nhận vốn góp Liên doanh CP cấp phát Phát hiện thừa kiểm kê chờ xử lý Chênh lệch do đánh giá lại số dư CK Chênh lệch giảm do đánh giá TS Phát hiện thiếu kiểm kê chờ xử lý TK 151 TK152 TK621 TK111, 112, 231 TK627, 641, 642, 241 TK133 TK3331 TK242 TK3333 TK632, 157 TK154 TK154 TK128,222 TK128,222 TK411 TK338.1 TK138.1 TK412 TK412 4.2.2. Tài khoản kế toán sử dụng - TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu - TK 611 - Mua hàng Nội dung: Phản ánh quá trình mua, nhập kho các loại vật tư hàng hoá trong doanh nghiệp. 4.2.3. Trình tự kế toán vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ Sơ đồ 5: Trình tự kế toán vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ Kết chuyển giá trị vật liệu tồn kho đầu kỳ Kết chuyển giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ Giảm giá hàng mua trả lại mua trả tiền ngay VAT đ khấu trừ Thuế GTGT hàng nhập khẩu Cuối kỳ kết chuyển số xuất dùng cho sản xuất kinh doanh Mua chưa trả tiền bằng tiền vay Thuế nhập khẩu Xuất bán Thiếu hụt, mất mát Chênh lệch đánh giá giảm Nhận vốn góp cổ phẩn Chênh lệch đánh giá tăng TK 152,153,151 TK 611 TK152,153,151 TK111-112 TK111,112,138 TK133 TK33312 TK621 TK331,311 TK333.3 TK632 TK411 TK111,138,338 TK412 TK412 Chú thích: Trên đây là 2 sơ đồ biểu diễn trình tự kế toán vật liệu theo hai phương pháp: kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ trong trường hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ còn nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT trực tiếp thì giá trị mua thực tế là tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ (nếu có). 4.3. Tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp Sổ kế toán áp dụng cho kế toán tổng hợp. Tuỳ theo hình thức kế toán mà doanh nghiệp áp dụng hình thức nào cũng phải cần sổ tổng hợp và sổ chi tiết chung ở sổ cái kế toán tổng hợp. Mỗi tài khoản kế toán tổng hợp được mở một sổ cái và dĩ nhiên mỗi tài khoản đều phản ánh một chỉ tiêu về nguyên vật liệu. Nó sẽ cung cấp các chỉ tiêu thông tin để lập báo cáo tài chính. Sổ kế toán phục vụ kế toán chi tiết thì tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà mở các sổ kế toán chi tiết. Trình tự ghi sổ kế toán để kế toán nguyên vật liệu theo từng hình thức kế toán có thể khái quát theo sơ đồ sau: (Xem sơ đồ 6+7+8) Tuỳ vào đặc điểm cụ thể của doanh nghiệp và đặc điểm tổ chức sản xuất, quản lý sản xuất kinh doanh. Phân cấp quản lý, quy mô của doanh nghiệp, trình độ quản lý mà doanh nghiệp lựa chọn hình thức kế toán cùng hệ thống sổ kế toán tương ứng thích hợp. 4.3.1. Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ Sơ đồ 6 Chứng từ gốc: PNK PXK, hoá đơn, biên bản kiểm kê Sổ kế toán khác Thẻ kho Sổ chi tiết vật tư Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp sổ chi tiết Sổ cái kế toán TK152 Sổ đăng ký chứng từ Báo cáo tài chính, báo cáo tổng hợp N-X-T vật tư 4.3.2. Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung Sơ đồ 7 Chứng từ gốc Sổ chi tiết vật tư Nhật ký mua hàng Nhật ký chung Thẻ kho Sổ cái tài khoản 152 Bảng tổng hợp chi tiết vật tư Báo cáo tài chính, báo cáo tổng hợp N-X-T vật tư 4.3.4. Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ Sơ đồ 8 Chứng từ gốc Sổ kế toán khác có Sổ Chi tiết Thẻ kho Sổ Chi tiết vật tư Bảng kê số 3 Nhật ký chứng từ số 5 Bảng phân bổ vật liệu Bảng tổng hợp sổ chi tiết vật tư Bảng kê chi phí sản xuất. Nhật ký chứng từ liên quan Sổ cái tài khoản 152 Báo cáo tài chính, báo cáo tổng hợp N-X-T vật tư Phần II Thực trạng về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở xí nghiệp may Minh Hà. I- Đặc điểm tình hình tổ chức và quản lý sản xuất kinh doanh ở xí nghiệp may Minh Hà. 1- Lịch sử hình thành và quá trình phát triển ở xí nghiệp may Minh Hà: Trưởng thành và phát triển từ một tổ hợp may Vĩnh Oanh. Ngày 4/5/1996 theo Quyết định số 668/QĐ- UB Xí nghiệp may Minh Hà chính thức được thành lập và đi vào hoạt động. Tên giao dịch quốc tế:Vĩnh Oanh Gamen TLTĐ Trụ sở xí nghiệp: Vĩnh Tự - Yên Tự - ý yên - Nam Định Văn phòng tại Hà Nội: Số 221- Đường Giáp Bát - Hà Nội. Đến nay Xí nghiệp đã có quá trình phát triển trên 7 năm. Ngay từ ngày có quyết định thành lập từ một tổ hợp dệt may chuyển thành Xí nghiệp may Minh Hà được sự ủng hộ của UBND tỉnh - HDND, UBND huyện chủ trương ủng hộ phát triển xây dựng một xí nghiệp may có quy mô lớn ở một tỉnh có truyền thống dệt may từ lâu đời nhằm giải quyết công ăn việc làm cho một bộ phận lao động nhàn rỗi của ngành dệt may tỉnh nhà đang gặp khó khăn đặc biệt là lao động nữ. Là một xí nghiệp may độc lập để phát triển và tồn tại được trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt đặc biệt là Hiệp định thương mại Việt - Mỹ được ký kết trong nước và quốc tế của ngành dệt may luôn biến động và khó khăn trong giải quyết bài toán tiêu thụ sản phẩm, nhất là thị trường xuất khẩu chúng ta luôn bị phía Mỹ gây khó khăn về mọi mặt. Để khẳng định được mình trong nền kinh tế thị trường trong sản xuất kinh doanh xí nghiệp luôn lấy thương hiệu chất lượng sản phẩm là trọng tâm. Đặc biệt quan tâm đến khâu sắp xếp tổ chức lao động sao cho phù hợp với yêu cầu sản xuất. Đầu tư mua sắm may sắm máy móc mới, hiện đại đa dạng hoá sản phẩm ngay từ ban đầu, nâng cao tay nghề cho công nhân. Nhờ có những chủ trương đầu tư và chuẩn bị tốt ngay từ những ngày đầu mà xí nghiệp may Minh Hà đang từng bước khẳng định được mình trong nghành dệt may. Là một xí nghiệp hoạt động độc lập trong nghành dệt may trải qua hơn 7 năm hình thành và phát triển xí nghiệp may Minh Hà đã có những thành tích đáng kể. Hiện nay xí nghiệp có một đội ngũ đông đảo CBCNC làm nghề, sản phẩm của xí nghiệp đã có mặt tại một số thị trường quan trọng trên thế giới như: Mỹ, Ba Lan, Nhật Bản. Những thành tựu đáng kể đạt được tuy còn khiêm tốn nhưng nó đã đánh dấu một cơ sở vững chắc cho sự phát triển lâu dài của xí nghiệp may Minh Hà. Dưới đây là kết quả sản xuất kinh doanh của xí nghiệp trong 02 năm (2001 - 2003) Chỉ tiêu ĐVT Năm 2001 Năm 2003 So sánh Chênh lệch % Doanh thu thuần Tr.đ 92.016 116.387,5 24.371,5 26,49 Lợi nhuận trước thuế Tr.đ 303,5 119 422,5 +139,21 Tổng số vốn kinh doanh. Trong đó: - Vốn cố định - Vốn lưu động 31.000 17.000 14.000 34.715,5 17.057 17.658,5 3.715,5 57 3.658,5 11,99 0,34 26,13 Các khoản nộp ngân sách 1.051 2.074,5 473,5 38,21 Tổng số lao động người 1.625 17.000 75 4,62 TNBQ 1 lao động /người 627.000 650.000 23.000 3,66 Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy sự tiến bộ vượt bậc của xí nghiệp trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Doanh thu thuần tăng 26,49%, lợi nhuận trước thuế tăng 139,21% đây la kết quả rất đáng mừng thể hiện sự cố gắng của xí nghiệp trong sản xuất cũng như trong kinh doanh. Việc tăng doanh thu và lợi nhuận trước thuế làm các khoản nộp ngân sách và thu thập bình quân của người lao động trong xí nghiệp tăng lên, góp phần phát triển đất nước, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên. Tổng số vốn kinh doanh năm 2001 của xí nghiệp tăng lên so với năm 2003 là 11,99% trong đó: Vốn cố định tăng: 57.000.000 tương ứng với 0,34% Vốn lưu động tăng: 3.658.500.000 tương ứng với 26,13% Vốn lưu động tăng phản ánh sự phát triển có lợi lớn cho xí nghiệp có vốn để đầu tư cho sản xuất kinh doanh, tranh thủ được cơ hội trên thị trường nhất là không bị động trong sản xuất kinh doanh. Nói chung tình hình kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp trong hai năm 2001 - 2003 cho thấy xí nghiệp đang làm ăn có lãi đây là bước tạo đà cho xí nghiệp tiếp tục phát triển đạt kết quả cao hơn. 2- Phương hướng phát triển của xí nghiệp trong những năm tới. Cùng với sự phát triển đi lên của xã hội, xí nghiệp may Minh Hà không ngừng hoàn thiện mình để có thể đáp ứng trong nền kinh tế thị trường. Với mục tiêu cải thiện đời sống cho CBCNV, góp phần thúc đẩy nền kinh tế xã hội. Ban lãnh đạo xí nghiệp đã đề ra phương hướng phát triển trong những năm tới như sau: - Đẩy mạnh sản xuất, hàng năm tăng sản lượng phải tăng từ 7% đến 12% so với năm trước. Chất lượng hàng hoá cũng phải được nâng cao, nhất là cải tiến mẫu mã sản phẩm, cố gắng chiếm lĩnh thị trường nội địa, nâng cao xuất khẩu, tranh thủ vốn, công nghệ trình độ quản lý của nước ngoài, đảm bảo việc làm ổn định cho CBCNV của xí nghiệp. - Tìm những nguồn vốn có lợi nhất, thực hiện các mục tiêu đã đề ra, chú trọng phát huy tốt các thiết bị đã đầu tư làm cơ sở vững chắc để sản xuất. - Tiếp tục đổi mới và củng cố tổ chức theo hướng gọn nhẹ mà công tác quản lý lại đạt hiệu quả cao, phù hợp với tính năng động của cơ chế thị trường. Tăng cường bồi dưỡng kiến thức cho cán bộ, chú trọng tài năng và phẩm chất của người cán bộ, khẩu trương xây dựng đội ngũ cán bộ có năng lực để thực hiện nhiệm vụ của xí nghiệp trong giai đoạn mới. Những phương hướng phát triển nêu trên thể hiện đầy đủ ý chí quyết tâm đem lại sự hưng thịnh cho xí nghiệp của ban lãnh đạo xí nghiệp may Minh Hà. Tuy trư._.ớc mắt còn rất nhiều khó khăn song với sự điều hành và quản lý tài năng của các nhà quản lý của xí nghiệp may Minh Hà sẽ gặt hái được nhiều thành công. 3- Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ của xí nghiệp may Minh Hà. 3.1- Đặc điểm tổ chức sản xuất: Xí nghiệp may Minh Hà là xí nghiệp trực tiếp sản xuất kinh doanh các mặt hàng vải sợi và may mặc cung cấp cho thị trường trong và ngoài nước, trong đó có vải và sợi là 02 mặt hàng chính của xí nghiệp. Mặt hàng sợi chiếm 50% doanh thu và 65% mặt hàng này để cung cấp cho các phân xưởng dệt còn lại được bán ra ngoài các loại sản phẩm của xí nghiệp được tiêu dùng rộng rãi như vải phin, vải ktê, vải chéo một số mặt hàng chất liệu 100% cotton. Ngoài ra, xí nghiệp còn có mặt hàng quần áo may sẵn do phân xưởng may sản xuất, những mặt hàng này chủ yếu xuất khẩu sang thị trường Mỹ va Ba Lan. Bộ phận sản xuất chính gồm các phân xưởng: + Phân xưởng sợi bao gồm: Phân xưởng sợi A. Phân xưởng sợi B Phân xưởng sợi II + Phân xưởng sợi dệt + Phân xưởng sợi nhuộm - Bộ phận sản xuất phụ gồm các phân xưởng: + Phân xưởng may + Phân xưởng cơ điện + Phòng dịch vụ Các phân xưởng này hoạt động độc lập và riêng biệt, sản phẩm làm ra được chuyển sang giai đoạn sản xuất trực tiếp hoặc có thể bán ra ngoài. Sơ đồ 9 Sơ đồ tổ chức hoạt động sản xuất của xí nghiệp may Minh Hà. Xí nghiệp may Minh Hà Bộ phận sản xuất chính Bộ phận sản xuất phụ Phân xưởng sợi Phân xưởng dệt Phân xưởng nhuộm Phân xưởng may Phân xưởng cơ điện Ban dịch vụ 3.2- Đặc điểm về quy trình công nghệ của xí nghiệp may Minh Hà. Công nghệ sản xuất của xí nghiệp may Minh Hà là công nghệ liên hợp khép kín đi từ nguyên liệu đầu vào và bông sơ đến sản phẩm qua công nghệ kéo sợi - dệt - vải - nhuộm - hoàn tất và may. Mỗi công đoạn công nghệ sản xuất sản phẩm được thực hiện ở các phân xưởng thành viên khác nhau. Sản phẩm của từng giai đoạn sản xuất như vải mặc, vải thành phẩm đều có giá trị sử dụng độc lập, có thể bán ra ngoài hoặc sử dụng trong nội bộ Xí nghiệp, ở Xí nghiệp có 4 giai đoạn công nghệ sản xuất sản phẩm đó là: * Công nghệ kéo sợi: Nguyên liệu đầu vào là bông sơ tự nhiên và sợi PE, các loại bông này chủ yếu nhập từ nước ngoài. Công nghệ kéo sợi bao gồm các bước: Bông - Cung - Chải - Ghép - Sợi thô - Sợi con - Xe - Đánh ống Sợi. * Công nghệ dệt: Làm nhiệm vụ chủ yếu dệt sợi thành vải mộc. Công nghệ dệt được thể hiện qua các bước: Đánh ống - Mắc sợi - Hồ sợi dọc - Xâu gio - Dệt vải - Dệt mộc. Các quá trình sản xuất trong dây chuyền công nghệ dệt chủ yếu là quá trình cơ học và khô trừ công đoạn hồ sợi dọc có dùng nước và hoá chất. * Công nghệ nhuộm có 02 bước chính: - Tiền xử lý vải mộc thành vải trắng qua các công đoạn rũ hồ, nấu tẩy. Nhuộm in hoa và tăng giá thẩm mỹ cho vải bề mầu sắc, tăng chất lượng sử dụng như phòng co, chống nhàu. Công nghệ nhuộm hoàn tất gồm các bước: vải mộc, đốt lòng, rũ hồ, nấu tẩy - giặt - tẩy trắng - kiềng bóng - nhuộm màu - in hoa - hoàn tất - vải thành phẩm. - Công nghệ may: Mục đích đi từ vải thành phẩm các loại của Xí nghiệp như các loại quần Kaki cao cấp, áo cao cấp các loại, áo Jocket. Công nghệ may gồm: vải cắt may gồm: vải cắt may là- hoàn tất - đóng gói - sản phẩm may. Sơ đồ 10: Sơ đồ về quy trình công nghệ Dây truyền dệt kim Sợi Dệt Vải Giặt nâu Văng Gỡ Vắt Vải dệt kim Thêu Bao Cắt Sản phẩm nhập kho May Mở Xé trộn Nghiền Chải thô Ghép trước bông Cuối cúi Chải kỹ Sản phẩm nhập kho sợi COTTON sợi PE sợi PMA Xé trộn xơ Nghiền Chải thô Ghép trước Ghép trộn Ghép I, II Ghép thô Sợi con Đánh ống Sợi xe đôi Sản phẩm nhập kho Dây truyền kéo sợi Sợi Vải Nhuộm Vải dệt Nhập Dệt Cắt May Sản phẩm nhập Dây truyền dệt thoi 4. Đặc điểm tổ chức Bộ máy quản lý của Xí nghiệp may Minh Hà Đứng trước nền kinh tế thị trường, để tồn tại và phát triển Xí nghiệp luôn quan tâm đến cải tiến bộ máy quản lý từ xí nghiệp tới các phân xưởng, với các tổ đội, các phòng ban giúp việc cho Ban giám đốc là các phòng ban chức năng và các phòng nghiệp vụ. * Ban giám đốc Xí nghiệp gồm 04 người: 01 giám đốc và 03 phó giám đốc. + Giám đốc Xí nghiệp là người có quyền hành cao nhất trong Xí nghiệp, là người chịu trách nhiệm cao nhất trước Nhà nước về hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp. + Phó giám đốc giúp việc cho Giám đốc, điều hành các công việc dựa trên quyết định của Giám đốc. * Các phòng ban chức năng của Xí nghiệp gồm: + Phòng kỹ thuật: chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm thiết kế những sản phẩm mới. + Trung tâm KCS: kiểm tra chất lượng sản phẩm, phát hiện những sai sót về mặt kỹ thuật. + Phòng kế toán tài chính: giúp lãnh đạo Xí nghiệp trong công tác hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh, xây dựng các kế hoạch tài chính, nhu cầu vốn, tình hình hiện có và sự biến động của các loại tài sản trong Xí nghiệp. + Phòng kế hoạch tiêu thụ: có chức năng xây dựng kế hoạch tháng, quý năm, căn cứ vào nhu cầu và các thông tin trên thị trường để xây dựng kế hoạch giá thành, kế hoạch sản lượng nhằm thu lợi nhuận cao nhất, đảm bảo cung ứng vật tư kịp thời với giá cả thấp nhất. + Phòng xuất nhập khẩu: giúp Ban lãnh đạo trong việc tìm kiếm thị trường để tiêu thụ sản phẩm, xây dựng các phương án đầu tư. + Phòng Tổ chức hành chính: có nhiệm vụ quản lý nguồn nhân lực trong xí nghiệp. + Phòng bảo vệ quân sự: đảm bảo an ninh trật tự, phòng ngừa hoả hoạn cháy nổ trong toàn xí nghiệp. + Các phân xưởng chính là nơi trực tiếp sản xuất ra các sản phẩm đứng đầu mỗi phân xưởng là quản đốc. Các quản đốc này chịu sự chỉ đạo của cấp trên, chịu trách nhiệm quản lý, bảo toàn, trong sản xuất gồm các tài sản và các nguồn nhân lực khác do Xí nghiệp giao. + Phân xưởng sợi: Chuyên sản xuất sợi để cung cấp cho dệt vải mộc. + Phân xưởng nhuộm: có nhiệm vụ nhận sợi từ phân xưởng sợi và tiến hành sản xuất vải mộc để cung cấp cho khâu sau: + Phân xưởng nhuộm: có nhiệm vụ nhận vải từ phân xưởng dệt và tổ chức nhuộm in hoa + Phân xưởng cơ điện: làm nhiệm vụ cung cấp nước, năng lượng điện, hơi nước cho toàn Xí nghiệp. + Phân xưởng may là phân xưởng tạo ra nhiều công ăn việc làm cho người lao động. + Phòng dịch vụ là bộ phận cung cấp các dịch vụ cho người lao động trong toàn xí nghiệp. Ngoài ra còn các ca sản xuất, các tổ sản xuất chịu sự quản lý của tổ trưởng. Việc cải tiến nâng cấp bộ máy quản lý đã đem lại hiệu quả to lớn cho Xí nghiệp. Mỗi phòng ban phân xưởng đều có trách nhiệm chức trách riêng phục vụ tốt yêu cầu sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. Giữa các bộ phận phân xưởng thành viên có mối quan hệ chặt chẽ với nhau đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành nhịp nhàng hiệu quả. Sơ đồ 11 Sơ đồ bộ máy quản lý và điều hành tổ chức sản xuất kinh doanh ở Xí nghiệp may Minh Hà Giám đốc P.Giám đốc 1 P. Giám đốc 2 Phòng KTTC P. Giám đốc 3 Phòng XNK Phân xưởng dệt Phân xưởng cơ điện Phân xưởng may Phân xưởng nhuộm Phân xưởng may Phân xưởng dịch vụ Phòng TCHC T T Y tế Phòng Đời Sống Phòng Bảo vệ Phòng kỹ thuật Trung tâm KCS 5. Đặc điểm tổ chức công tác kế hoạch của Xí nghiệp may Minh Hà 5.1. Cơ cấu tổ chức Bộ máy ké toán tại Xí nghiệp may Minh Hà Xuất phát từ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và việc sắp xếp các phân xưởng trực thuộc, Xí nghiệp may Minh Hà đã áp dụng hình thức kế toán tập trung. Điều này có nghĩa là toàn bộ công tác kế toán đều thực hiện ở phòng kế toán tài chính từ khâu thu nhận xử lý thông tin trên hệ thống BCTC tổng hợp. ở Xí nghiệp may Minh Hà ngoài các nhân viên ở phòng kế toán tài chính của Xí nghiệp, dưới các phân xưởng còn bố trí các nhân viên hạch toán kinh tế nhằm giúp cho phòng một số việc nhất định (lập bảng tính lương, tập hợp các phiếu lĩnh, phiếu xuất…). Phòng kế toán tài chính có 13 người đảm nhiệm các phần hành kế toán khác nhau, bao gồm 01 kế toán trưởng, 01 phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp, 01 kế toán nghiệp vụ và một thủ quỹ. - Kế toán trưởng (Trưởng phòng kế toán tài chính): là người điều hành giám sát mọi hoạt động của Bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm nghiệp vụ chuyên môn KTTC. Kế toán trưởng thay mặt kiểm tra việc thực hiện chế độ, thể lệ quy định của Nhà nước về lĩnh vực KTTC của Xí nghiệp. - Phó phòng Kế toán kiêm kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ giúp kế toán trưởng phụ trách các hoạt động của phòng, đồng thời có trách nhiệm tổng hợp toàn bộ các chứng từ, bảng kê, nhật ký chứng từ do các kế toán viên cung cấp vào cuối tháng, cuối quý, cuối năm. Sau đó kế toán tổng hợp sẽ vào sổ cái tổng hợp cho từng tài khoản, rồi lập báo cáo theo quy định chung của Bộ tài chính và báo cáo nội bộ theo yêu cầu của cấp trên. - Kế toán ngân hàng: phụ trách toàn bộ việc thu chi giao dịch thanh toán với khách hàng. - Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm: căn cứ vào phiếu xuất vật tư, bảng thanh toán lương, hợp đồng sản xuất, phiếu xuất kho thành phẩm… Kế toán tiến hành tổng hợp chi phí và kiểm tra các số liệu do các nhân viên hạch toán kinh tế ở các phân xưởng gửi lên. Xác định chính xác thành phẩm dở dang cuối kỳ. Thực hiện tính giá thành sản phẩm theo đúng đối tượng và phương pháp tính giá thành. - Kế toán tài sản cố định: ghi chép phản ánh tổng hợp về số lượng, hiện trạng giá trị tài sản cố định của Xí nghiệp, phản ánh kịp thời giá trị hao mòn trong quá trình sử dụng từ đó lập kế hoạch sửa chữa và sử dụng hợp lý tài sản cố định. - Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ, tình hình nhập, xuất, tồn để tiến hành hạch toán ghi sổ. - Kế toán thành phẩm và tiêu thụ sản phẩm: theo dõi quá trình nhập xuất kho thành phẩm, xác định chính xác kết quả hoạt động tiêu thụ của toàn Xí nghiệp. Kế toán tiền lương: theo dõi việc tính toán, BHXH, BHYT, KPCĐ và các khoản phụ cấp khác cho CBCNV của Xí nghiệp. - Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán: giám sát việc thu mua, chi qua các chứng từ gốc, theo dõi và sử dụng vốn đúng mục đích, có hiệu quả, đồng thời theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng (các khoản phải trả, phải thu phát sinh…) thanh toán tạm ứng. - Thủ quỹ: làm nhiệm vụ thu chi tiền mặt, ghi sổ quỹ phần thu, chi căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ. - Các nhân viên kế toán ở các phân xưởng: có nhiệm vụ theo dõi từ khâu NVL đến khi sản xuất ra thành phẩm nhập kho. Tổ chức tập hợp số liệu, chứng từ gửi về phòng kế toán của xí nghiệp. Sơ đồ 12 Bộ máy kế toán ở xí nghiệp may Minh Hà Kế toán trưởng Nhóm tài chính Nhóm NVL – TSCĐ Nhóm tổng hợp Thủ quỹ Bộ phận tài chính Kế toán thanh toán tiền mặt Kế toán TSCĐ và CCDCLĐ nhỏ Kế toán NVL Kế toán NL phụ tùng bao bì Kế toán tiền lương và BHXH Kế toán CFSX và GTSP Kế toán tiêu thụ Kế toán tập trung 5.2. Tổ chức sổ kế toán ở Xí nghiệp may Minh Hà Xuất phát từ điều kiện thực tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh kết hợp với việc tìm hiểu nghiên cứu những ưu, nhược điểm của các hình thức tổ chức sổ kế toán, bộ máy kế toán đã lựa chọn hình thức sổ kế toán theo kiểu Nhật ký chứng từ. Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên các sổ chi tiết, các bảng phân bổ, bảng kê nhật ký chứng từ để ghi vào sổ cái và lập báo cáo. Hiện tại Xí nghiệp đang sử dụng 10 nhật ký chứng từ, 10 bảng kê, 4 bảng phân bổ, 6 sổ chi tiết, 1 sổ cái, điều này hoàn toàn phù hợp với quy định chung về sổ sách trong hình thức nhật ký chứng từ. Hệ thống tài khoản mà Xí nghiệp đang áp dụng là hệ thống tài khoản trong chế độ kế toán mới. - Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01/ năm đến 31/12/năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép là VNĐ - Phương pháp ghi chép tài sản cố định - Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định: theo nguyên giá và giá trị còn lại của tài sản cố định. - Phương pháp khấu hao: khấu hao theo thời gian sử dụng - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên. Sơ đồ 13 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ ở Xí nghiệp may Minh Hà Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Nhật ký chứng từ Bảng kê Thẻ và sổ kế toán chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu, kiểm tra II. Tình hình thực tế về tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp may Minh Hà 1. Đặc điểm vật liệu và công tác quản lý tại Xí nghiệp may Minh Hà Xí nghiệp may Minh Hà là doanh nghiệp có quy mô lớn, sản phẩm đầu ra nhiều về số lượng, đa dạng về chủng loại và mặt hàng. Do vậy nguyên vật liệu của xí nghiệp cũng hết sức đa dạng mỗi loại tương đối lớn, có nhiều đặc điểm và đơn vị tính khác nhau. Nguyên vật liệu chính của Xí nghiệp dùng để sản xuất là Bông, ngoài ra có thể là bán thành phẩm mua ngoài như sợi… Bông có đặc điểm dễ bị hút ẩm bên ngoài không khí nên thường được đóng thành kiện. Trọng lượng của bông thường được thay đổi theo điều kiện khí hậu, điều kiện bảo quản… do đặc điểm nên Xí nghiệp cần tính toán chính xác độ hút ẩm của bông khi nhập và xuất để làm cơ sở đúng đắn cho việc thanh toán và phân bổ chi phí vật liệu để tính giá thành. Mặt khác đeer bảo quản tốt bông, Xí nghiệp cần phải đề ra những yêu cầu cân thiết đối với trang thiết bị tại kho, bông phải đặt ở những nơi khô ráo thoáng mát. Hệ thống kho dự trữ của Xí nghiệp chia làm 6 loại gồm 12 kho: - Kho chứa NVL chính: Kho bông - Kho chứa vật liệu phụ gồm: + Kho thiết bị + Kho tạp phẩm + Kho hoá chất + Kho sắt thép + Kho bột - Kho chứa phụ tùng gồm: + Kho cơ điện sợi + Kho cơ điện dệt - Kho chứa nhiên liệu: Kho xăng dầu - Kho chứa CCDC bao gồm: + Kho công cụ + Kho cơ điện - Kho chứa phế liệu: Kho phế liệu Các kho dự trữ của Xí nghiệp được sắp xếp hợp lý, gồm các phân xưởng sản xuất do đó thuận tiện nhằm đáp ứng kịp thời vật tư cho yêu cầu sản xuất mà chi phí nhỏ nhất từ kho đến nơi sản xuất. Các kho đều được trang bị các thiết bị cần thiết cho việc bảo quản, do đó mà chất lượng vật tư luôn được đảm bảo tốt. Tại đơn vị sản xuất lớn như Xí nghiệp may Minh Hà với đặc điểm vật liệu, CCDC đa dạng phức tạp thì khối lượng công tác hạch toán vật liệu là rất lớn, do vậy việc hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ do 3 người đảm nhiệm. Một người phụ trách kế toán vật liệu chính, công cụ dụng cụ. Một nười phụ trách vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, nhiên liệu, phế liệu. Người còn lại kiêm lập báo cáo tổng hợp có liên quan. Việc hạch toán tổng hợp và chi tiết vật liệu chủ yếu thực hiện trên máy vi tính. Kế toán này có nhiệm vụ thu nhập, kiểm tra các chứng từ như: phiếu xuất kho, phiếu nhập kho… Sau đó định khoản đối chiếu với số liệu sổ sách của thủ kho như thẻ kho… rồi nhập dữ liệu vào máy, máy sẽ tự động tính các chỉ tiêu còn lại như: tính giá V1 xuất… cuối kỳ máy tính in ra số liệu bảng biểu cần thiết như: Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu và các báo cáo khác theo yêu cầu phục vụ cho công tác hạch toán vật liệu. 2. Đánh giá vật liệu Đánh giá vật liệu là xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định trên cơ sở đảm bảo những yêu cầu thực tiễn. ở Xí nghiệp may Minh Hà vật liệu được đánh giá theo giá trị thực tế. 2.1. Giá thực tế vật liệu nhập kho Vật liệu của Xí nghiệp may Minh Hà do phòng xuất nhập khẩu đảm nhiệm. - Đối với vạt liệu mua ngoài: = + - Đối với vật liệu nhập kho do Xí nghiệp tự sản xuất thì được tính như sau: = + - Đối với phế liệu nhập kho thì giá thực tế nhập kho là: Giá thực tế vật liệu thu hồi = Giá ước tính có thể sử dụng được. 2.2. Giá thực tế vật liệu xuất kho Xí nghiệp may Minh Hà là một đơn vị sản xuất kinh doanh với đặc điểm là sản phẩm được sản xuất ra hàng loạt, nhu cầu về NVL phục vụ sản xuất rất lớn cả về số lượng, chủng loại giá trị nguyên vật liệu và quá trình nhập xuất xảy ra thường xuyên. Để phản ánh kịp thời phân bổ chính xác giá trị của nguyên vật liệu xuất dùng phù hợp với điều kiện thực tại của Xí nghiệp là rất quan trọng. Xí nghiệp đã tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp đơn giá bình quân gia quyền: = Cuối tháng kế toán đơn giá bình quân theo phương pháp bình quân cả kỳ của vật liệu xuất dùng theo công thức. Trị giá VL = Đơn giá bình quân x Số lượng vật liệu xuất kho trong kỳ. 3. Kế toán chi tiết vật liệu Nhằm tăng cường công tác quản lý tài sản nói chung, công tác quản lý vật liệu nói riêng đòi hỏi kế toán phải theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn của các vật liệu trong Xí nghiệp theo chỉ tiêu số lượng, giá trị yêu cầu này sẽ được đáp ứng nhờ việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu. Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc ghi chép, phản ánh kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập xuất tồn của từng loại vật liệu về số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị của Xí nghiệp may Minh Hà. Phương pháp kế toán chi tiết vật liệu được sử dụng là phương pháp "Sổ giữ mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính nói chung và các nghiệp vụ liên quan đến nhập xuất vật liệu nói riêng khi phát sinh và thực sự hoàn thành trong quá trình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp đều phải lập chứng từ. Chứng từ chính là cơ sở pháp lý cho mọi số liệu ghi chép trên các tài khoản kế toán và báo cáo kế toán. 3.1. Trình tự luân chuyển chứng từ Trình tự luân chuyển chứng từ được Xí nghiệp quy định như sau: 3.1.1. Đối với vật liệu nhập Vật liệu ở Xí nghiệp may Minh Hà được nhập kho chủ yếu từ các nguồn: mua ngoài, từ đơn vị đặt hàng, thuê gia công chế biến, vật liệu không dùng hết nhập kho, vật liệu thừa qua kiểm kê, phế liệu ta thu hồi. - Đối với vật liệu nhập kho do mua ngoài, từ các đơn vị đặt hàng hay thuê gia công chế biến. Theo chế độ quy định thì tất cả các loại vật tư khi về đến Xí nghiệp đều phải tuân thủ làm thủ tục kiểm nghiệm sau đó mới nhập kho. Nhưng thực tế ở Xí nghiệp may Minh Hà thì chỉ có NVL chính như bông mới tiến hành kiểm nghiệm trước khi nhập kho. Tuy nhiên, đối với các loại vật liệu phụ khi nhập kho phát hiện có sự khác biệt lớn về chủng loại, số lượng, giá trị… giữa hoá đơn và thực nhập thì phải lập biên bản kiểm nghiệm thì bộ phận mua hàng (phòng xuất nhập khẩu) căn cứ vào hoá đơn của bên bán lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên. Một liên được lưu tại phòng xuất nhập khẩu, một liên giao cho người chịu trách nhiệm đi mua hàng làm căn cứ thanh toán với người bán. Một liên giao cho thủ kho, sau khi kiểm tra tính đúng đắn chính xác của phiếu nhập kho và biên bản kiểm nghiệm kèm theo nếu có thì thủ kho vào thẻ kho (chi ghi chỉ tiêu số lượng) sau đó chuyển cho phòng kế toán cho kế toán vật tư để ghi sổ kế toán Sơ đồ 14 Sơ đồ biểu diễn thủ tục nhập kho tại xí nghiệp Hoá đơn VL về Phòng XNK Kiểm nghiệm (nếu có) Phiếu nhập kho Nhập kho Biểu số 1 Hoá đơn bán hàng Liên 2 giao cho khách hàng Mã số GTKT 3LL Đơn vị bán hàng: Xí nghiệp dệt may Châu Giang Hà Nam Số 051883 Địa chỉ: Thị xã Hà nam Số tài khoản 0 7 0 0 1 8 9 3 5 0 Điện thoại: Mã số: Họ và tên người mua: Xí nghiệp may Minh Hà Đơn vị: Địa chỉ: Vĩnh Trị - Yên Trị - ý yên - Nam Định 0 6 0 0 0 0 1 7 3 5 -1 Hình thức thanh toán: TM Mã số: STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 1 Bông gầm ý kg 10.333,4 2.250 23.250.150 Cộng tiền hàng: 23.250.150 Thuế suất thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 23.250.15 Tổng cộng tiền thanh toán: 25.751.165 Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi lăm triệu năm trăm bảy mươi năm ngàn một trăm sáu mươi lăm đồng. Người mua hàng (đã ký) Thủ kho (đã ký) Kế toán trưởng (đã ký) Thủ trưởng đơn vị (đã ký) Như đã nêu ở trên, khi nhận được hoá đơn bán hàng của Xí nghiệp dệt may xuất khẩu Lạc Trung về lô bông gầm ý, phòng Khoa học công nghệ (KCS) đã tiến hành kiểm nghiệm và kết quả kiểm nghiệm được ghi vào biên bản kiểm nghiệm như sau: Biểu số 3: Biên bản kiểm nghiệm vật tư Ngày 10 tháng 11 năm 2003 Căn cứ quy định số 15 ngày 19/9/1998 về kiểm nghiệm vật tư của Giám đốc Xí nghiệp. STT Tên vật tư MS Phương thức kiểm nghiệm ĐVT Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Số lượng đúng yêu cầu Số lượng không đúng yêu cầu 1 Bông gầm ý Kg 10.333,4 10.333, ý kiến của ban kiểm nghiệm Đại diện kỹ thuật (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Trưởng ban kiểm nghiệm (ký, họ tên) Trên cơ sở hoá đơn đỏ, biên bản kiểm nghiệm và các chứng từ liên quan khác (nếu có) bộ phận cung ứng sẽ lập phiếu nhập kho. Biểu số 4 Phiếu nhập kho Ngày 10 tháng 11 năm 2003 Mẫu số: 01 - VT QĐ số: 1141-TC/CĐKT Ngày 1/1/2003 của BTC Họ và tên người giao hàng: Số 7/11 Theo hoá đơn số:……. Ngày 10 tháng 11 năm 2003 Nợ Của Xí nghiệp dệt may xuất khẩu Lạc Trung Có Nhập tại kho: Bông STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư sản phẩm hàng hoá MS ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Bông gầm ý Kg 10.333,4 10.333,4 2250 23.250.150 Cộng 23.250.150 Viết bằng chữ: Hai mươi ba triệu hai trăm năm mươi nghìn một trăm năm mươi đồng. Nhập ngày 10 tháng 11 năm 2003 Phụ trách Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng (Ký và đóng dấu) - Đối với phế liệu nhập kho do tiết kiệm được trong sản xuất hoặc phế liệu thu hồi. Trong trường hợp này ở phân xưởng sản xuất sau khi sản xuất ra sản phẩm mà không sử dụng hết nguyên vật liệu (do tiết kiệm) hoặc trong quá trình sản xuất thu được phế liệu thì đem lên kho. Thủ kho sẽ làm một số thủ tục như kiểm tra, cân sau đó phòng Xuất nhập khẩu tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập làm 3 liên. Một liên để lại trên phòng Xuất nhập khẩu để làm chứng từ lưu, một liên giao cho phân xưởng sản xuất, một liên giao cho thủ kho làm căn cứ vào thẻ kho (chỉtiêu số lượng) sau đó gửi lên phòng kế toán vật liệu theo dõi. 3.1.2. Đối với vật liệu xuất kho. Vật liệu xuất kho của Xí nghiệp chủ yếu xuất cho các phân xưởng sản xuất để sản xuất ra sản phẩm cung ứng trên thị trường ngoài ra Xí nghiệp còn xuất vật liệu ra ngoài để thu gia công chế biến hoặc xuất để nhượng bán cho các đơn vị sản xuất khác. Với mỗi một mục đích xuất kho Xí nghiệp sử dụng một loại Phiếu xuất kho khác nhau. Căn cứ vào kế hoạch và tình hình sản xuất, xét thấy nhu cầu xin lĩnh vật tư. Phân xưởng lập Phiếu xuất kho với sự cho phép của người phụ trách vật liệu. Sau đó Phiếu xuất kho được chuyển lên cho bộ phận cung tiêu duyệt. Sau đó người nhận sẽ cùng thủ kho xuống kho nhận hàng. Thủ kho sẽ ghi số lượng thực xuất vào Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho có thể lập riêng cho từng thứ hoặc nhiều thứ vật liệu cùng loại, cùng một kho. Phiếu xuất kho lập làm 3 liên, một liên lưu lại trên cuốn sổ của phân xưởng hai liên còn lại thủ kho giữ để ghi thẻ kho và chuenr cho phòng kế toán. Biểu số 5 Phiếu xuất kho Ngày 15 tháng 11 năm 2003 Số 5111 - Mẫu số: 02-VT QĐ số: 114 - TC/CĐKT Ngày 1/1/1995 của BTC Họ và tên người nhận hàng: Chị Liên - bộ phận quản lý Số 3/11 Xuất kho Nợ Xuất tại kho: Bông Có STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư sản phẩm hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Bông gầm ý Kg 1908 1908 4.293.000 4.293.000 Viết bằng chữ: Bốn triệu hai trăm chín mưoi ba nghìn đồng. - Đối với trường hợp chi Xí nghiệp đưa vật liệu đến các đơn vị nhận gia công chế biến thì dùng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ do phòng xuất nhập khẩu lập thành 2 liên (đối với di chuyển nội bộ giữa các kho trong Xí nghiệp, thành ba liên đối với việc chuyển đến các đơn vị nhận gia công chế biến). Khi xuất kho và người vận chuyển ký vào phiếu trong trường hợp lập thành 2 liên thì một liên giao cho người thủ kho nhập để vào thẻ kho sau đó gửi lên cho phòng xuất khẩu, một liên giao cho thủ kho xuất để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển đến cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán. Trường hợp lập thành 3 liên thì một liên giao cho người vận chuyển làm chứng từ đi đường và thanh toán nội bộ, hai liên còn lại tương tự như trường hợp trên. Biểu 6 Mẫu số 03 - Vật tư - 3LL Ban hành theo QĐ số 1141TC/C Ngày 1/1/1995 của BTC Phiếu xuất kho AA - 02 - B Kiêm vận chuyển nội bộ Quyển số 126 Ngày 17 tháng 11 năm 2003 Số 126 Liên 3 dùng thanh toán nội N0 0031778 Căn lệnh điều động số… ngày…. tháng…. năm 2003 của Xí nghiệp may Minh Hà về việc mang đi gia công ngoài. Họ và tên người vận chuyển: Trần Văn Thảo - hợp đồng số…. Phương tiện vận chuyển: Phòng XNK - Xí nghiệp may Minh Hà. Xuất tại kho: Công cụ Xí nghiệp may Minh Hà. Nhập tại kho: Cơ sở sản xuất cơ điện dệt thuê Nam Định. Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư MS ĐVT Số lượng Đơn giá bình quân Thành tiền Thực xuất Thực nhập Phục hồi bản kim văng ý Cái 1780 1780 Ngày xuất 17/11/2003 Người lập quỹ (Đã ký) Thủ kho xuất (Đã ký) Người vận chuyển (Đã ký) Thủ kho nhận (Đã ký) Khi xuất hiện nghiệp vụ nhượng bán vật tư cho các đơn vị khác, Xí nghiệp sử dụng dụng hoá đơn kiêm Phiếu xuất kho, Phiếu này lập thành ba liên, một liên giao cho khách hàng, một liên giao cho thủ kho để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán, liên còn lại giao cho phòng vật tư. Biểu số 7 hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Liên dùng để thanh toán N0 0666877 Đơn vị bán hàng: Xí nghiệp may Minh Hà Địa chỉ: Vĩnh Trị - Yên Trị 0 6 0 0 0 0 1 7 3 5 -1 Điện thoại: Mã số: Họ và tên người mua: Đặng Văn Nghĩa Đơn vị: Xí nghiệp chế tạo thiết bị cơ điện Hà Nội. Địa chỉ: Số tài khoản: Hình thức thanh toán: . Mã số: STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Sợi N 54/1 cotton Kg 50 30.909 1.545.450 Cộng tiền hàng: 1.545.450 Thuế suất thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 1.545.45 Tổng cộng tiền thanh toán: 1.699.995 Số tiền viết bằng chữ: Một triệu sáu trăm chín mươi chín nghìn chín trăm chín năm đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) 3.2. Hạch toán chi tiết vật liệu. Để phù hợp với đặc điểm vật liệu kho tàng của Xí nghiệp và để công tác kế toán đạt hiệu quả cao Xí nghiệp đã hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ só dư. Trình tự hạch toán cụ thể ở Xí nghiệp như sau: 3.2.1. Quy trình hạch toán ở kho. Hạch toán chi tiết vật liệu được thực hiện trên thẻ kho. Thẻ kho do thủ kho lập khi có chứng từ nhập, xuất, thủ kho sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, chính xác của chứng từ, đối chiếu số vật liệu nhập hoặc xuất ghi trên chứng từ rồi ghi số thực tế nhập, thực tế xuất trên chứng từ vào thẻ kho, tính ra số vật liệu tồn kho trên thẻ kho với số liệu có trong kho. Các chứng từ nhập, xuất vật liệu hàng ngày được thủ kho sắp xếp, phân loại riêng cho từng thứ, loại và định kỳ gửi lên phòng kế toán để ghi sổ. Biểu 8 Đơn vị: Xí nghiệp may Minh Hà Bộ phận kho bông Thẻ kho Ngày lập thẻ Mẫu số 03 - vật tư - 3LL Ban hành theo QĐ số 1141TC/C Ngày 1/1/1995 của BTC Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, sản phẩm hàng háo Bông gầm ý. Đơn vị: Kg Mã số Ngày Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của KTT N Số phiếu NT Nhập Xuất Tồn x N x Tòn đầu tháng 0 7 10/11 Chị Anh 10.333,4 3 15/11 Chị Liên 1908 5 21/11 Chị Hoa 8426,4 Tồn cuối kỳ 10.333,4 10.333,4 0 3.2.2. Quy trình hạch toán ở phòng kế toán. Định kỳ kế toán vật liệu xuống kho hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho. Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập xuất, kế toán vật liệu kiểm tra các chứng từ rồi nhập số liệu vào máy tính. Máy sẽ in ra để xem tính có đúng không, nếu tính đúng thì máy sẽ tiếp tục tính giá cho các Phiếu xuất theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn cho từng loại vật liệu. Cuối tháng kế toán in các "bảng kê chứng từ nhập, xuất vật liệu", "báo cáo nhập xuất tồn kho vật liệu" và "Sổ số dư" cho từng kho. Trong bảng liệt kê các chứng từ nhập, xuất vật liệu bao gồm hai phần. Phần liệt kê các chứng từ xuất, phần liệt kê các chứng từ xuất, phần liệt kê các chứng từ nhập. Bảng này liệt kê tất cả các chứng từ nhập, xuất trong tháng theo thứ tự từng chứng từ phát sinh, từng danh điểm vật tư, kèm theo số lượng và đơn giá của từng chứng từ. Biểu số 9 Bảng liệt kê các chứng từ Nhập - Xuất - Tồn kho vật liệu Tháng 11/2003 Kho bông Record # TK Nợ Đơn giá Số lượng Thành tiền 01 331 13.908,68 150.000 2.086.302.000 02 331 16.050 199.974 3.209.582.700 03 331 2.250 10.333,4 23.250.150 04 331 15.437,52 195.169 3.012.925.341 ………………………. Cộng 263.329 9.159.581.115 Record # TK Nợ Đơn giá Số lượng Thành tiền 01 6211 50.368,68 4.999.046 2.513.628.828 02 6211 40.594,6 39.241,7 1.593.0011.115 03 6211 2.250 10.333,4 23.250.150 04 6211 7.781,13 27.038,6 108.112.862 …………………….. Cộng 573.378 8.737.092.721 Bảng tổng hợp xuất kho vật liệu được mở cho từng kho, chi tiết cho từng danh điểm, từng loại vật liệu, mỗi danh điểm vật tư được theo dõi trên một dòng của bảng. Nó theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị của từng loại vật liệu nhập, xuất, tồn trong tháng. (Xem biểu 10) Số liệu tổng cộng trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu cùng với số liệu trên bảng liệt kê các chứng từ nhập xuất kho vật liệu được kế toán đối chiếu với số liệu trên thẻ kho của thủ kho. Từ số liệu trên thẻ kho, kế toán vật liệu lập sổ số dư vào cuối tháng. Sổ số dư được lập để theo dõi cho một năm, mỗi danh điểm trên vật tư được theo dõi trên một dòng. Khi lập xong sổ số dư ta sẽ đối chiếu với bảng tổng hợp nhập xuất tồn. (Xem biểu 11) 4. Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. Cùng với việc hạch toán chi tiết vật liệu hàng ngày thì kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là việc không thể thiếu được trong công tác kế toán vật liệu. 4.1. Tài khoản sử dụng. Xí nghiệp may Minh Hà loà đơn vị sản xuất kinh doanh có quy mô lớn. Do vậy vật liệu có vị trí rất quan trọng trong quá trình sản xuất và chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản phẩm và tài sản dự trữ. Xí nghiệp bao gồm các phân xưởng sản xuất lớn, các nghiệp vụ nhập, xuất vật tư nhiều, chính vì vậy muốn theo dõi tình hình nhập, xuất vật tư cho từng phân xưởng và tình hình tồn kho vật tư tại mọi thời điểm, Xí nghiệp đã sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp vật liệu. Phục vụ cho công việc hạch toán tổng hợp vật liệu xí nghiệp có sử dụng các tài khoản sau: - Tài khoản 152: nguyên vật liệu được chi tiết thành các tiểu tài khoản sau: + 152.1: Nguyên vật liệu chính. + 152.2: Nguyên vật liệu phụ + 152.3: Nhiên liệu + 152.4: Phụ tùng thay thế + 152.5: Phế liệu. - Tài khoản 154, 621, 6272 được chi tiết như sau: + TK 154.1, 621.1, 6272.1 - Phân xưởng sợi A. + TK 154.2, 621.2,._.