Kế toán nguyên vật liệu & công cụ dụng cụ tại Nhà xuất bản Thống kê Hà Nội

i trò cấu thành nên thực thể vật chất sản phẩm. Giá trị nguyên liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm (70% đ 80%). Quản lý chặt chẽ, sử dụng hợp lý tiết kiệm trên cơ sở các định mức và dự toán chi phí có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, tích luỹ cho doanh nghiệp. Kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ có ý nghĩa quan trọng với tư cách là công cụ phục vụ cho công tác quản lý nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ. Do đó phản ánh tình hình sử dụng nguyên vật liệu giúp cho doanh nghiệp thấy rõ ưu nhược điểm của mình trong công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu sản xuất sản phẩm thì công tác kế toán phải được coi trọng và được tổ chức một cách hợp lý khoa học, phù hợp với quy mô sản xuất của doanh nghiệp. Để đạt được mục tiêu cuối cùng của sản xuất kinh doanh là lợi nhuận, các đơn vị sản xuất kinh doanh phải quan tâm đến tất cả các khâu trong quá trình sản xuất mà điều quan trọng là doanh nghiệp phải lựa chọn nguyên vật liệu như thế nào để cho ra sản phẩm tốt. Từ các vấn đề phân tích trên, em quyết định chọn đề tài thực tập tốt nghiệp: Kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ tại Nhà xuất bản Thống kê Hà nội. Nội dung chính của chuyên đề gồm 3 phần: * Phần thứ nhất: Các vấn đề chung về kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ. * Phần thứ hai: Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu ở Nhà xuất bản Thống kê. * Phần thứ ba: Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Nhà xuất bản Thống kê. Tài liệu tham khảo gồm có: 1. Kế toán doanh nghiệp sản xuất (Đề cương bài giảng). 2. Kế toán doanh nghiệp cần biết. 3. Hệ thống kế toán doanh nghiệp cần biết. 4. Hệ thống kế toán doanh nghiệp. 5. Kế toán doanh nghiệp hỏi và đáp. 6. Các loại chứng từ, biển sổ sách kế toán của phòng kế toán - Nhà xuất bản Thống kê. Với trình độ có hạn của một học sinh và những vấn đề đã trình bày trong chuyên đề không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót. Vì vậy, em mong nhận được sự chỉ bảo, góp ý của các thầy giáo, cô giáo và cán bộ kế toán của Nhà xuất bản Thống kê. Trong quá trình thực tập, em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của Nhà xuất bản Thống kê và các cán bộ phòng kế toán. Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn các thầy giáo, cô giáo, các cán bộ phòng kế toán, những người đã tận tình giúp đỡ để em có thể hoàn thành được chuyên đề này. Chương I Các vấn đề chung về kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ I. Khái niệm, đặc điểm và vai trò của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ trong sản xuất kinh doanh: I.1. Khái niệm và đặc điểm của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ: ă Vật liệu là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá. Ngoài ra, vật liệu coàn là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm mới, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định. Dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra sản phẩm mới về mặt giá trị của sản phẩm mới tạo ra. ăCông cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động không có đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định của tài sản cố định. Công cụ, dụng cụ thường tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất khác nhau nhưng trong quá trình sử dụng chúng vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu. Về mặt giá trị, chúng bị hao mòn dần và chuyển dịch từng phần giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Vì công cụ, dụng cụ có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn nên được mua sắm bằng nguồn vốn lưu động. Tuy vật liệu và công cụ, dụng cụ có đặc điểm và tính chất khác nhau song chúng đều là yếu tố cấu thành sản phẩm. Do vậy, việc tổ chức kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ một cách khoa học, hợp lý, có ý nghĩa thiết thực và hiệu quả sẽ giúp cho việc tổ chức công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh đảm bảo được yêu cầu quản lý. I.2. Vai trò của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ: Do vật liệu và công cụ, dụng cụ thuộc tài sản lưu động, giá trị của chúng thuộc vốn lưu động dự trữ của doanh nghiệp cho nên việc quản lý vật liệu, công cụ, dụng cụ là một yếu tố khách quan đối với doanh nghiệp. Để tổ chức tốt công tác quản lý vật liệu, công cụ, dụng cụ đòi hỏi phải tổ chức quản lý chặt chẽ từ khâu thu mua, dự trữ và sử dụng. Trong quá trình thu mua thì phải quản lý về chất lượng, quy cách, phẩm chất, chủng loại và chi phí thu mua. Trong khâu dự trữ đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng định mức dự trữ, xác định rõ giới hạn dữ trữ tối thiểu, tối đa cho mỗi loại vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh tiến hành thuận lợi, không bị ngưng trệ hay vật tư quá nhiều gây ứ đọng vốn. Khâu bảo quản vật tư là quan trọng nhất đối với tổ chức quản lý vật liệu công cụ dụng cụ. Nó đòi hỏi doanh nghiệp phải có đầy đủ kho tàng, lán trại để bảo quản vật tư đồng thời tuỳ loại vật tư phải bảo quản phù hợp tránh hư hỏng, mất mátvà mất phẩm chất làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, đến giá thành và lợi nhuận của doanh nghiệp. Việc sử dụng hợp lý tiết kiệm nhằm ngăn ngừa các hiện tượng hư hao, mất mát và lãng phí vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh cho phép hạ tầng thấp giá thành sản phẩm, hạ thấp chi phí đến mức thấp nhất đồng thời làm tăng lợi nhuận và có tích luỹ cho doanh nghiệp. Do vậy, trong khâu sử dụng cần phải thực hiện tốt công tác ghi chép và phản ánh tình hình xuất dùng, sử dụng vật tư trong sản xuất. Tóm lại, vật liệu và công cụ, dụng cụ có một vai trò quan trọng trong việc sản xuất kinh doanh do đó công tác quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ luôn là một yêu cầu cần thiết và được các nhà quản lý quan tâm. II. Phân loại và đánh giá nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ: Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu và công cụ, dụng cụ bao gồm rất nhiều loại, nhiều thứ khác nhau. Mỗi loại được sử dụng có nội dung kinh tế, chức năng, tính năng khác nhau. Vì vậy, để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết với từng thứ, từng loại vật liệu và công cụ, dụng cụ thì doanh nghiệp phải tiến hành phân loại. II.1. Phân loại vật liệu theo vai trò và tác dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất: ã Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài) là đối tượng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp, là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm. VD: động cơ, vỏ hộp....(trong sản xuất máy bơm nước) ã Vật liệu phụ: Vật liệu phụ cũng là đối tượng lao động nhưng vật liệu phụ không phải là cơ sở vật chất chủ yếu hình thanh nên sản phẩm mới.Vật liệu phụ chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm , làm tăng chất liệu nguyên vật liệu chính và sản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, cho sản xuất, bảo quản và bao gói sản phẩm. VD: dung môi, sơn... ã Nhiên liệu: bao gồm các loại ở thể lỏng, khí, rắn...như xăng, dầu, than, củi hơi đốt để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện, máy móc... ã Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải. ã Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị, phương tiện lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản của doanh nghiệp. ã Phế liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng... Trên thực tế, tuỳ thuộc vào yêu cầu trong quản lý và kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp trong từng loại vật liệu nêu trên lại được chia thành từng thứ, từng nhóm một cách chi tiết hơn. Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ vật liệu trên cơ sở phân loại vật liệu, doanh nghiệp cần phải sử dụng “Sổ danh điểm vật liệu”. II.2. Phân loại công cụ, dụng cụ theo phương pháp phân bổ, theo yêu cầu quản lý và ghi chép kế toán: Công cụ, dụng cụ dùng trong các doanh nghiệp bao gồm các loại: - Dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất. - Dụng cụ đồ nghề. - Dụng cụ quản lý. - Quần áo bảo hộ lao động. - Khuôn mẫu đúc sẵn. - Lán trại tạm thời. - Các loại bao bì dùng để chứa đựng hàng hoá, vật liệu. Trong công tác quản lý công cụ, dụng cụ được chia thành 3 loại: - Công cụ, dụng cụ lao động. - Bao bì luân chuyển. - Đồ dùng cho thuê. II.3. Các phương pháp đánh giá hàng tồn kho: Đánh giá vật liệu, công cụ, dụng cụ là dùng chỉ tiêu tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu, công cụ, dụng cụ theo những nguyên tắc nhất định. Về nguyên tắc đánh giá vật liệu, công cụ, dụng cụ phải đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất nghĩa là phải đánh giá đúng theo giá trị thực tế của vật liệu, công cụ, dụng cụ tức là kế toán phải phản ánh đầy đủ chi phí thực tế doanh nghiệp bỏ ra để có được vật liệu, công cụ, dụng cụ đó. Trong quá trình hạch toán, tuỳ từng điều kiện cụ thể người ta có thể sử dụng một trong hai cách đánh giá vật liệu, công cụ, dụng cụ, Đó là đánh giá theo giá hạch toán hoặc theo giá thực tế. II.3.1. Đánh giá vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho: Trong các doanh nghiệp, trị giá thực tế của vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập vào được xác định theo từng nguồn nhập. + Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ mua ngoài nhập kho được tính theo công thức sau: Giá gốc nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ mua ngoài. Giá mua ghi trên hoá đơn sau khi trừ đi các khoản chiết khấu thương mại giảm giá Các loại thuế không được hoàn lại Chi phí có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng = + + Chi phí có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng bao gồm: Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho ( chi phí bao bì, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho, thuê bãi). + Đối với vật liệu, công cụ, dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến nhập kho: Giá gốc của vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho Giá gốc của vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất thuê chế biến Tiền công phải trả cho người chế biến Chi phí vận chuyển bốc dỡ và các chi phí có liên quan trực tiếp khác = + + + Đối với vật liệu, công cụ, dụng cụ do doanh nghiệp tự gia công chế biến nhập kho được tính theo công thức sau: Giá gốc VL, CCDC nhập kho = Giá gốc VL xuất kho + Chi phí gia công chế biến Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm những chi phí có liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất như: Chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định, chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chế biến nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ. - Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ nhận góp liên doanh vốn cổ phần hoặc thu hồi vốn góp được ghi nhận theo giá thực tế do Hội đồng đánh giá lại và đã dược chấp thuận cộng với các chi phí tiếp nhận (nếu có). - Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ nhận biếu tặng: Giá gốc NL,VL và CCDC nhập kho Giá trị hợp lý ban đầu của những NL, VL, CCDC tương đương Các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc tiếp nhận = + - Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ được cấp: Giá gốc NL, VL và CCDC nhập kho Giá ghi trên sổ của đơn vị được cấp trên hoặc giá được đánh giá lại theo giá trị thuần Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí có liên quan trực tiếp khác = + + Giá gốc của phế liệu thu hồi là giá ước tính theo giá trị thuần có thể thực hiện. II.3.2. Đánh giá vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất kho: Do giá gốc của nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ nhập kho từ các nguồn nhập khác như đã trình bày ở trên, để tính giá gốc hàng xuất kho, kế toán có thể sử dụng một trong các phương pháp tính giá trị hàng tồn kho sau: - Phương pháp tính theo giá đích danh: Giá trị thực tế của NL, VL, CCDC xuất kho tính theo giá thực tế của từng lô hàng nhập, áp dụng đối với doanh nghiệp sử dụng ít NL, VL và CCDC có giá trị lớn và có thể nhận diện được. - Phương pháp bình quân gia quyền: Giá trị của loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ (bình quân gia quyền cuối kỳ). Giá trị trung bình có thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình doanh nghiệp (bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập). Giá trị thực tế NL, VL và CCDC xuất kho Số lượng NL,VL và CCDC xuất kho Đơn giá bình quân gia quyền = ´ Trong đó giá đơn vị bình quân có thể tính một trong các phương án sau: Phương án 1: Tính theo giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ (còn gọi là giá bình quân gia quyền toàn bộ luân chuyển trong kỳ). Đơn giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ = Giá trị thực tế NL, VL và CCDC tồn kho đầu kỳ Số lượng NL, VL và CCDC tồn kho đầu kỳ + + Giá trị thực tế NL, VL và CCDC nhập kho trong kỳ Số lượng NL, VL và CCDC nhập kho trong kỳ Phương án 2: Tính theo giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập (Còn gọi là giá bình quân gia quyền liên hoàn) Đơn giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập = Giá trị thực tế NL, VL và CCDC tồn kho trước khi nhập Số lượng NL, VL và CCDC tồn kho trước khi nhập + + Giá trị thực tế NL, VL và CCDC nhập kho của từng lần nhập Số lượng NL, VL và CCDC nhập kho của từng lần nhập - Phương pháp nhập trước, xuất trước: Trong phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho tại thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. - Phương pháp nhập sau, xuất trước: Trong phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước đó. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo gia của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho. II.3.2.1. Đánh giá NL, VL và CCDC theo giá hạch toán: Đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn, sản xuất nhiều mặt hàng thương sử dụng nhiều loại, nhóm, thứ NL,VL và CCDC hoạt động nhập xuất NL, VL và CCDC diễn ra thường xuyên, liên tục nếu áp dụng nguyên tắc tính theo giá gốc (giá trị thực tế) thì rất phức tạp, khó đảm bảo yêu cầu kịp thời cầu của kế toán. Doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống giá hạch toán để ghi chép hang ngày trên phiếu nhập, phiếu xuất và ghi sổ kế toán chi tiết NL, VL và CCDC. Giá hạch toán là giá do kế toán của doanh nghiệp tự xây dựng, có thể là giá kê hoạch hoặc giá trị thuần có thể thực hiện được trên thị trường. Giá hạch toán được sử dụng thống nhất trong toàn doanh nghiệp và được sử dung tương đối ổn định, lâu dài.. Trường hợp có sự biến động lớn về giá cả doanh nghiệp cần xây dựng lại hệ thống giá hạch toán. Kế toán tổng hợp NL, VL và CCDC phải tuân thủ nguyên tắc theo giá trị thực tế. Cuối tháng kế toán phải xác định hệ số chênh lệch giữa giá trị thực tế và giá trị hạch toán của từng thứ (nhóm hoặc loại) NL, VL và CCDC để điều chỉnh giá hạch toán xuất kho thành giá trị thực tế. Hệ số chênh lệch giữa giá trị thực tế và giá hạch toán của từng loại NL, VL và CCDC được tính theo công thức sau: Giá thực tế tồn kho đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ Hệ số giá chênh lệch giá = Giá hạch toán tồn đầu kỳ + Giá hạch toán nhập trong kỳ Giá thực tế của NL, VL và CCDC xuất kho = Giá hạch toán của NL, VL và CCDC xuất kho ´ Hệ số chênh lệch giá Sau đó tính giá trị thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho. II.3.2.2. Sử dụng giá mua thực tế: Vật liệu, công cụ dụng cụ được thu mua nhập kho thường xuyên từ nhiều nguồn khác nhau cho nên giá thực tế của từng lần, từng đợt nhập kho không hoàn toàn giống nhau.Vì vậy, khi xuất nhập kho, kế toán phải tính toán xác định được giá thực tế xuất kho cho các đối tượng sử dụng khác nhau.Để tính giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phương pháp sau: + Phương pháp tính theo giá thực tế bình quân gia quyền (giá thực tế bình quân tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ). Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ Hệ số giá vật liệu (CCDC) = Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ Đơn giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho = Số lượng vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho ´ Đơn giá thực tế bình quân Phương pháp này có ưu điểm là phản ánh tương đối chính xác giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho đồng thời thuận tiện cho kế toán quản lý từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ qui về một giá. + Phương pháp tính theo giá thực tế tồn đầu kỳ: Giá thực tế tồn đầu kỳ Đơn giá thực tế đầu kỳ = Số lượng tồn đầu kỳ Giá thực tế xuất kho = Số lượngvật liệu (CCDC) xuất kho ´ Đơn giá thực tế tồn đầu kỳ + Phương pháp tính theo giá thực tế đích danh: Phương pháp này thường được áp dụng đối với các doanh nghiệp có ít chủng loại nguyên vật liệu hoặc nguyên vật liệu ổn định và nhận diện được. Theo phương pháp này, đơn giá tính cho nguyên vật liệu xuất kho bằng giá nguyên vật liệu nhập kho của chính lô hàng đó. NVL được xác định theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập cho đến lúc xuất dùng, khi xuất kho nguyên vật liệu thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lượng và đơn giá thực tế nhập kho của lô hàng đó để tính ra được trị giá thực tế xuất kho. Phương pháp này thường được áp dụng với các nguyên vật liệu có giá trị cao và có tính chất cách biệt. Ưu điểm của phương pháp này là theo dõi chính xác về giá thực tế, lúc nhập và lúc xuất kho của từng lô hàng cho nên nó giúp cho việc hạch toán kế toán được kịp thời. Nhưng đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý theo dõi chặt chẽ từng lô hàngvà nhận diện được từng lô hàng. + Phương pháp tính theo giá nhập trước, xuất trước: Theo phương pháp này số vật liêụ nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước thì mới đến số nhập sau theo giá thực tế của số hàng xuất. Như vậy, giá thực tế của vật liệu (công cụ dụng cụ) tồn chính là giá thực tế của vật liệu nhập kho thuộc các lần mua sau cùng. +Phương pháp tính theo giá nhập sau, xuất trước: Theo phương pháp này phải xác định được đơn giá thực tế của từng lần nhập nhưng khi xuất sẽ căn cứ vào số lượng xuất và đơn giá thực tế nhập kho lần cuối sau đó mới lần lượt đến các lần nhập trước để tính giá thực tế xuất kho.Như vậy, giá thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế vật liệu tính theo đơn giá của các lần nhập đầu kỳ. ã Trong doanh nghiệp sản xuất công cụ dụng cụ, khi xuất dùng công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ, doanh nghiệp có thể sủ dụng phương pháp phân bổ 1 lần (phân bổ ngay 100% giá trị) giống như vật liệu. Tuy nhiên khi xuất dùng công cụ dụng cụ có giá trị tương đối lớn, doanh nghiệp phải sử dụng phương pháp phân bổ nhiều lần (phân bổ nhiều kỳ). Sổ phân bổ nhiều kỳ được tính như sau: Giá trị thực tế CCDC xuất dùng Giá trị CCDC xuất dùng phân bổ cho từng kỳ = Số kỳ sử dụng III. Nhiệm vụ kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ: Để đáp ứng được yêu cầu quản lý kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất cần được thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: + Thực hiện việc đánh giá phân loại vật liệu - công cụ dụng cụ phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nước và yêu cầu quản trị doanh nghiệp. + Tổ chức chứng từ tài khoản kế toán phùhợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu công cụ dụng cụ trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản xuất. + Tham gia việc phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình thanh toán với người bán, người cung cấp và tình hình sử dụng vật liệu - công cụ dụng cụ trong quá trình sản xuất kinh doanh. IV. Thủ tục quản lý nhập - xuất kho nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ và các chứng từ kế toán liên quan: Trong các doanh nghiệp sản xuất, các hoạt động xuất, nhập kho nguyên vật liệu công cụ dụng cụ luôn xảy ra. Để quản lý theo dõi chặt chẽ tình hình biến động hiện có của vật liệu, công cụ dụng cụ, kế toán phải lập chứng từ cần thiết một cách kịp thời, đầy đủ và chính xác theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đã được Nhà nước ban hành. Những chứng từ hợp lệ này là cơ sở tiến hành ghi chép trên thẻ kho trên sổ kế toán, kế toán giám sát tình hình biến động và số lượng hiện có của từng thứ vật liệu nhằm thực hiện có hiệu quả việc quản lý nguyên vật liệu phục vụ đầy đủ nhu cầu cho sản xuất kinh doanh. Theo chế độ chứng từ kế toán qui định ban hành theo quyết định 1141/TC/QD/CDKT ngày 1.11.1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Các chứng từ kế toán về vật liệu công cụ dụng cụ bao gồm: - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Biên bản kiểm kê vật tư - sản phẩm - hàng hoá - Hoá đơn kiểm phiếu xuất kho - Hoá đơn cước phí vận chuyển - Hoá đơn thuế GTGT Ngoài các chứng từ bắt buộc các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như: - Phiếu xuất vật tư theo hạng mức - Biên bản kiểm nghiệm vật tư - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Đối với những chứng từ kế toán thống nhất theo qui định của nhà nước bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng qui định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập. Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, các cá nhân và liên quan. V. Phương pháp kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ: Yêu cầu quản lý đòi hỏi phải cung cấp thông tin kịp thời đầy đủ từng loại vật tư theo hiện vật hay theo từng kho, từng thủ quỹ. Do đó, ta phải tiến hành tổ chức công tác kế toán chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ. Việc quản lý hàng tồn kho ở doanh nghiệp do nhiều đơn vị, bộ phận tham gia những việc quản lý tình hình nhập - xuất - tồn kho vật tư, hàng hoá do bộ phận kho và phòng kế toán thực hiện. Vì vậy việc hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ giữa phòng kế toán với kho có thể áp dụng một trong 3 phương pháp sau: V.1. Phương pháp thẻ song song: ã Nguyên tắc hạch toán: Tại kho ghi chép về việc số lượng, tại phòng kế toán ghi chép cả về số lượng và giá trị của vật liệu công cụ dụng cụ. Sơ đồ hạch toán vật liệu công cụ dụng cụ theo phương pháp thẻ song song Sơ đồ 1: Thẻ kho 1 1 Chứng từ nhập 3 Chứng từ xuất 2 2 Sổ chi tiết VL.CCDC Bảng tổng hợp N-X-T Sổ tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Giải thích: 1. Căn cứ vào chứng từ nhập xuất, thủ kho ghi số lượng vật liệu, công cụ dụng cụ thực nhập thực xuất vào thẻ kho. 2. Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận dược chứng từ nhập, xuất kế toán phải kiểm tra chứng từ, ghi đơn giá, tính thành tiền(hoàn chỉnh chứng từ) phân loại chứng từ sau đó ghi vào thẻ hay sổ chi tiết vật liêụ, công cụ dụng cụ. 3.Cuối kỳ kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. 4.Từ sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ kế toán tiến hành lập bảng N-X-T. 5.Kế toán đối chiếu số lượng của bảng N-X-T với sổ kế toán trong hộp. ãƯu, nhược điểm: Phương pháp ghi thẻ song song đơn giản dễ làm, dễ đối chiếu kiểm tra, dễ phát hiện sai sót trong việc ghi chép và quản lý nhưng ghi chép trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, khối lượng ghi chép nhiều. Công việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu vào cuối tháng do đó hạn chế chức năng của kế toán. ãPhạm vi áp dụng: Thích hợp tại các doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, khối lượng chứng từ ít, không thường xuyên và trình độ của cán bộ kế toán còn hạn chế. V.2. Phương pháp đối chiếu sổ luân chuyển: ã Nguyên tắc hạch toán: Tại kho theo dõi số lượng vật liệu công cụ dụng cụ. Tại phòng kế toán theo dõi cả về số lượng và giá trị. Sơ đồ hạch toán: Sơ đồ 2 Thẻ kho 1 1 Phiếu nhập 4 Phiếu xuất 2 2 Bảng kê nhập Sổ đối chiếu Bảng kê xuất 3 luân chuyển 3 5 Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Giải thích: (1). Căn cứ vào chứng từ nhập xuất thủ kho ghi số lượng vật liệu, công cụ dụng cụ thực nhập thực xuất vào thẻ kho. (2). Căn cứ vào chứng từ nhập xuất kế toán lên thẻ kê nhập - xuất (3). Từ bảng kê nhập - xuất kế toán lên sổ đối chiếu luân chuyển. (4). Cuối tháng kiểm tra đối chiếu số lượng vật liệu, công cụ dụng cụ trên thẻ kho với sổ đối chiếu luân chuyển. (5). Kiểm tra đối chiếu số tiền (giá trị) trên sổ đối chiếu luân chuyển với sổ kế toán tổng hợp. ã Ưu, nhược điểm: + Ưu điểm: Giảm được khối lượng ghi sổ kế toán do chỉ ghi một lần vào ngày cuối tháng. + Nhược điểm: - Việc ghi sổ kế toán vẫn bị trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. - Việc kiểm tra đối chiếu tiến hành vào ngày cuối tháng do đó hạn chế chức năng của kế toán. ã Phạm vi áp dụng: Thích hợp tại các doanh nghiệp không nhiều nhiệm vụ nhập - xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ. V.3. Phương pháp sổ số dư: ã Nguyên tắc hạch toán: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép về mặt số lượng N-X-T. Cuối tháng phải ghi sổ tồn kho đã được tính trên thẻ kho vào sổ số dư cột số lượng. Kế toán ghi sổ số dư để theo dõi cho từng kho cả năm để ghi số tồn kho của từng thứ, từng nhóm, từng loại vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị. Sơ đồ hạch toán: Sơ đồ 3 Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Phiếu giao nhận Phiếu giao nhận chứng từ nhập chứng từ xuất Sổ số dư Bảng luỹ kế nhập Bảng luỹ kế xuất Sổ tổng hợp Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Giải thích: (1). Thủ kho căn cứ vào chứng từ N-X để lên thẻ kho. (2). Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ, thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất: ghi số lượng, số hiệu chứng từ của từng nhóm VL, CCDC xong đính kèm theo phiếu nhập, xuất giao cho phòng kế toán. (3). Căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất VL, CCDC kế toán kiểm tra ghi giá hạch toán và tính giá thành tiền cho các chứng từ rồi ghi vào bảng luỹ kế nhập - xuất. (4).Từ bảng luỹ kế nhập, xuất kế toán nhập bảng N-X-T. (5).Cuối tháng căn cứ vào thẻ kho ghi số lượng VL, CCDC vào sổ số dư sau đó chuyển cho phòng kế toán. Sổ số dư do kế toán lập cho từng kho và dùng cho cả năm giao cho thủ kho trước ngày cuối tháng. (6). Khi nhận sổ số dư kế toán kiểm tra và ghi chỉ tiêu giá trị vào sổ số dư sau đó đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp N-X-T với sổ số dư và sổ tổng hợp. ã Ưu, nhược điểm của phương pháp sổ số dư : +Ưu điểm: Giảm nhẹ khối lượng ghi chép hàng ngày, công việc kế toán tiến hành đều trong tháng, thực hiện việc kiểm tra giám sát thường xuyên của kế toán, tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán. + Nhược điểm: Rất khó khăn khi kiểm tra các sai sót nhầm lẫn vì kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị còn muốn biết số hiện có và tình hình tăng giảm của từng thứ VL, CCDC về mặt hiện vật thì phải xem số liệu trên thẻ kho. Đòi hỏi yêu cầu trình độ quản lý của thủ kho và kế toán phải cao ã Phạm vi áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp sản xuất có khối lượng, các nghiệp vụ nhập - xuất nhiều, thường xuyên, nhiều chủng loại vật tư và với điều kiện doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch toán N-X, đã xây dựng hệ thống danh điểm, cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ vững vàng. VI. Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ: Theo chế độ kế toán hiện hành, doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo hai phương pháp : kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ. ãPhương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi một cách thường xuyên liên tục, có hệ thống tình hình N-X-T kho NVL, CCDC trên sổ kế toán. ã Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư hàng hoá, sản phẩm trên các TK phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế và lượng mất kho dùng cho SXKD và các mục đích khác. Độ chính xác của phương pháp này không cao. VI.1: Trường hợp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên: Là phương pháp ghi chép, phản ánh thường xuyên liên tục và có hệ thống tình hình N-X-T kho các loại VL, CCDC thành phẩm hàng hoá. ãTài khoản kế toán sử dụng: - TK152: Nguyên vật liệu, TK153: CCDC. Ngoài ra còn sử dụng TK 111, 112, 133, 151, 154, 621, 627, 641, 642. Trình tự hạch toán VL, CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên thể hiện qua các sơ đồ sau: * Sơ đồ kế toán tổng hợp VL theo phương pháp kê khai thường xuyên: (Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) TK 111, 112, 141, 331 TK 152 TK 621 Mua ngoài vật liệu Xuất chế tạo sản phẩm TK 133 TK 151 Thuế GTGT TK 627, 641, 642 Hàng đi đường nhập kho Xuất cho SXC, cho bán hàng, cho quản lý DN TK 411 TK 128, 222 Nhận cấp phát, nhận góp vốn Góp vốn liên doanh liên doanh TK 154 TK 154 VL thuê ngoài chế biến, Xuất VL tự chế hay tự chế nhập kho thuê ngoài chế biến TK 128, 222 TK 632 Nhận lại vốn góp LD Xuất bán trả lương, trả thưởng tặng biếu TK 632, 338 (3381) TK 632, 138, 334 Phát hiện thừa khi kiểm kê Phát hiện thiếu khi kiểm kê TK 711 TK 412 VL được tặng thưởng Đánh giá giảm VL Viện trợ Đánh giá tăng VL * Sơ đồ kế toán tổng hợp CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên: Sơ đồ kế toán tổng hợp VL - CCDC (Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) VI.2.Trường hợp áp dụng kiểm kê định kỳ: Là phương pháp không theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục tình hình nhập - xuất - tồn VL, CCDC, thành phẩm, hàng hoá trên tài khoản tồn kho tương ứng. Khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, kế toán sử dụng TK 611 “mua hàng” để theo dõi tình hình mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo giá thực tế. Sơ đồ kế toán tổng hợp VL, CCDC theo phương pháp kiểm kê định kỳ (Thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ) TK 151, 152, 153 TK 611 TK 151, 152, 153 Giá trị VL, CCDC tồn đầu kỳ Giá trị VL, CCDC tồn cuối kỳ TK 111, 112, 331 TK 111, 112, 331 ._.