Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Hoàng Châu

MỞ ĐẦU Xây dựng cơ bản là một ngành sản xuất vật chất độc lập tạo lên cơ sở hạ tầng cho xã hội, tạo nền móng phát triển của mỗi Quốc gia. Đứng trên xu thế khu vực hoá toàn cầu hoá thị trường xây dựng cơ bản đang diễn ra một cách đa dạng và phức tạp. Các doanh nghiệp luôn luôn đẩy mạnh tiến độ thi công nâng cao chất lượng công trình để nâng cao uy tín với các doanh nghiệp khác đó là sự cạnh tranh trong thị trường cơ bản. Trong xây dựng cơ bản việc sản xuất cái gì, sản xuất cho ai đã được các chủ đầu tư có yêu cầu rất cụ thể, rất chi tiết trong hồ sơ thiết kế. Vấn đề còn lại các nhà đầu tư xác định cần phải làm như thế nào để vừa đảm bảo công trình vùa tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian xây dựng sao cho giá bán ( giá dự thầu) có thể cạnh tranh được. Vì vậy để tồn tại và phát triển trong một thị trường có sự cạnh tranh, giải pháp quan trọng là phải sử dụng có hiệu quả các nguồn lực, đòi hỏi các doanh nghiệp xây lắp phải xắp xếp công việc và thực hiện một cách khoa học, phải nắm bắt kịp thời, đầy đủ mọi thông tin cụ thể, chi tiết. Để có được điều đó các doanh nghiệp phải nghiên cứu để tìm ra cho mình một mô hình tổ chức, quản lý vá thực hiện công việc một cách tốt nhất, nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty. Trong đó có công tác kế toán Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ của các bộ phận Công ty. Nhìn chung công tác hạch toán nói chung và việc hạch toán quản lý Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ ở các doanh nghiệp xây dựng cở bản hiện nay còn nhiều thiếu sót và chưa phù hợp với chế độ kế toán hiện hành . Xuất phát từ thực tế với kiến thức về kế hoạch đã được trang bị trong thời gian học tập tại trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội với việc nhận thức về vai trò và tầm quan trọng của Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ của các bộ phận trong các doanh nghiệp sản xuất. Do đó em chọn đề tài KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU CÔNG CỤ DỤNG CỤ tại Công ty TNHH HOÀNG CHÂU làm chuyên đề thực tập chuyên ngành. Kết cấu của chuyên đề thực tập tốt nghiệp chuyên ngành được trình bầy những nội dung sau: Chương I: Tổng quát về Công ty TNHH HOÀNG CHÂU. Chương II: Thực trạng công tác kế toán về nguyên vật liệu công cụ dụng cụ ở Công ty TNHH HOÀNG CHÂU. Chương III: Các giải pháp hoàn thiện chuyên đề công tác kế toán công cụ dụng cụ ở Công ty TNHH HOÀNG CHÂU. PHẦN I TỔNG QUAN CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH HOÀNG CHÂU I - Quá trình hình thành và phát triển của Công ty. 1- Thời gian thành lập Công ty. Công ty TNHH Hoàng Châu được thành lập theo quyết định số 4486/GP- Thành lập doanh nghiệp ngày 10 tháng 08 năm 1999 do UBND tỉnh Hưng Yên, đăng ký kinh doanh số 07027/ Giấy đăng ký kinh doanh ngày 16 tháng 10 năm 1999 do sở kế hoạch đầu tư tỉnh Hưng Yên cấp. Tên giao dịch: Công ty TNHH Hoàng Châu Địa chỉ: Văn Lâm - Hưng Yên Điện thoại: 03213.994.321 Mã số thuế: 0100934250 Vốn điều lệ: 30.000.000.000 VNĐ Tài khoản giao dịch: Ngân hàng Công Thương Hưng yên. Số tài khoản: 102010000062086 2- Những thời điểm mang tính bước ngoặt của Công ty Trong những năm gần đây với sự thay đổi lớn mạnh của đât nước phù hợp với công cuộc công nghiệp hoá hiện đại hoá của Đất Nước, Phù hợp với cơ chế thị trường. Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, Công ty đã và đang tham gia thi công nhiều dự án có giá trị lớn trên cả nước. Tất cả các dự án Công ty tham gia đều đảm bảo chất lượng và được chủ đầu tư đánh giá cao. Trong những năm qua Công ty đã chú trọng đầu tư các dây truyền thiết bị thi công hiện đại như: Dây truyền thi công nền đường, mặt đường BTN, BTXM và dây truyền thi công khác theo tiêu chuẩn AASHTO, và TCVN phù hợp với công nghệ thi công mới, cùng với sự phát triển của đất nước và ngành giao thông vận tải. Song song với việc đầu tư dây truyền thi công hiện đại Công ty còn tập hợp đông đảo đội ngũ kỹ sư, chuyên gia, chuyên viên công nhân chuyên nghiệp, thợ lành nghề được đào tạo cơ bản để tham gia thi công và quản lý dự án. Ngoài gia Công ty còn làm nghĩa vụ kê khai thuế và nộp thuế đầy đủ với Nhà nước. 3- Các chỉ tiêu phán ánh quá trình hình thành phát triển của Công ty. * Chỉ tiêu đã đạt được: Bảng 1.1 BẢNG KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY NĂM 2005, 2006, 2007 (ĐVT: 1000đ) STT Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 1 Tổng doanh thu 9.575.000 12.980.000 23.270.900 2 Tổng chi phí 6.740.000 9.370.000 15.940.750 3 Tổng lợi nhuận 2.835.000 3.610.000 7.330.150 4 Thu nhập bình quân / 1 lao động 1.230 1.540 1.750 5 Số lao động bình quân 791 815 823 6 Số vốn kinh doanh 52.560.000 55.030.000 65.900.000 7 Nộp ngân sách nhà nước 1.570.000 1.984.000 3.227.140 Nguồn: Báo cáo tài chính của Công ty năm 2005, 2006, 2007 Để đạt được kết quả như trên đó chính là những nỗ lực cố gắng của tập thể giám đốc và cán bộ công nhân viên của Công ty. Bên cạnh đó lợi nhuận các năm cao từ các dự án của Công ty đã tái đầu tư vào thiết bị thi công hiện đại như dây truyền thi công khác theo tiêu chuẩn AASHO, TCVN… Ngoài ra Công ty làm nghĩa vụ kê khai và nộp thuế đầy đủ với Nhà Nước. Ngoài việc nâng cao chất lượng sản phẩm, thiết bị thi công, Công ty còn có chủ trương cải thiện đời sống của cán bộ công nhân viên ngày càng tốt hơn cả về chất lượng và số lượng. Bố trí đủ việc làm, thời gian làm việc đều đặn hợp lý không ảnh hưởng tới sức khoẻ người lao động, hạn chế tới mức tối thiểu các rủi ro trong làm việc.Bằng uy tín và chất lượng xây lắp kỹ thuật Công ty đã dần khẳng định được vị thế của mình trên thị trường và nâng cao sức cạnh tranh với các Công ty khác. II - Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. Sơ đồ 1.1 2- Đặc điểm tổ chức của Công ty. Công ty có tổng số lao động là 791 người lao động trực tiếp( Trong đó cán bộ khoa học kỹ thuật là 194 người, số công nhân lành nghề là 257 người). Ngoài ra Công ty còn thuê hợp đồng với trên 100 người / năm, thời gian hợp đồng thường là 5 năm những người mới được tuyển dụng sẽ được tham gia vào các khoá đào tạo chuyên môn ngắn hạn để có đủ trình độ nắm bắt và thực hiện tốt công việc của mình. Đặc điểm chính của Công ty là xây lắp do vậy Công ty chuyên nhận đấu thầu xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, công trình kỹ thuật hạ tầng và thi công các loại nền móng công trình. Xây dựng đầu tư phát triển kinh doanh nhà ở. Xây dựng các công trình giao thông các tuyến đường quốc lộ có quy mô từ nhỏ đến lớn. Ngoài gia Công ty còn hoạt động dịch vụ tư vấn đấu thầu và hợp đồng kinh tế về thiết bị xây dựng, mua sắm vật tư thiết bị các công trình dân dụng, giao thông thuỷ lợi. Điều đó giúp cho tay nghề của công nhân được nâng cao và doanh thu của Công ty cũng được tăng lên tạo lòng tin đối với khách hàng, tạo cơ sở vững chắc cho sự tồn tại và phát triển bền vững. 3- Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy quản lý. Bộ máy tổ chức của Công ty TNHH Hoàng Châu được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng bao gồm hội đồng quản trị, tổng giám đốc và các phòng ban cụ thể như sau: - Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý cao nhất của Công ty có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề có liên quan đến mục đích quyền lợi của Công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của đại hội cổ đông. Chủ tịch hội đồng quản trị là người hợp pháp của Công ty chịu trách nhiệm trước cơ quan Nhà Nước và pháp luật. - Tổng giám đốc: là người đại diện pháp nhân của Công ty trong mọi giao dich quản lý và điều hành chung mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. - Phòng kế toán: Là cơ quan tham mưu cho giam đốc Công ty về công tác tài chính kế toán, thực hiện giám sát viên của nhà nước tại Công ty, chịch trách nhiệm trước cơ quan tài chính cấp trên và pháp luật. - Phòng kế hoạch tiếp thị: Có chức năng khai thác thị trường, nắm bắt nhu cầu người tiêu dùng, tuyên truyền hoạt động quảng cáo của Công ty. Ngoài ra phòng kế hoạch còn có chức năng hướng dẫn và kiểm tra, phân tích hoạt động tài chính, tổng hợp hoạt động kinh doanh của Công ty để báo cáo thường xuyên cho giám đốc. - Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ cải tiến kỹ thuật, theo dõi kiểm tra chất lượng sản phẩm xây lắp trước khi xây dựng, sau khi hoàn thành và bàn giao cho khách. - Phòng vật tư: Đáp ứng nhu cầu về vật tư, hàng hoá cho từng đội xây lắp nhằm đảm bảo cho quá trình thi công, chất lượng công trình theo kế hoạch đã đặt ra. - Phòng tổ chức hành chính: Là phòng tham mưu cho giám đốc và thực hiện mô hình tổ chức, quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên đồng thời hưỡng dẫn tổng hợp tình hình hoạt động của Công ty, tiếp nhận quản lý phân phối và lưu trữ tài liệu, công văn đi và công văn đến, thực hiện công tác văn thư tiếp khách. III - Quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. Là một Công ty xây dựng với chức năng chủ yếu là xây lắp theo thị hiếu người tiêu dùng có nhu cầu. Do vậy địa bàn hoạt động của Công ty rất rộng vì vậy Công ty tách ra làm 4 ban điều hành dự án với 12 đội thi công nhằm đảm bảo tiến độ, chất lượng công trình. Sau đây là quy trình sản xuất của công ty: Sơ đồ 1.2 SƠ ĐỒ QUY TRÌNH SẢN XUẤT Ban ĐHDA Khu vực Phú Thọ Ban ĐHDA Khu vực Hà Nội Ban ĐHDA Khu vực Quảng Bình Đội CT1 Đội CT2 Ban ĐHDA Khu vực Sơn La Đội CT3 Đội CT4 Đội CT5 Đội CT6 Đội CT7 Đội CT8 Đội CT9 Đội CT10 Đội CT11 Đội CT12 IV- Tổ chức công tác kế toán. 1- S ơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Công tác tổ chức bộ máy kế toán khoa học đòng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính hiệu quả của công tác kế toán. Để đáp ứng nhu cầu của công tác quản lý và hoạch toán phù hợp với tình hình của Công ty theo đúng chế độ kế toán tài chính. Bộ máy kế toán của Công ty tổ chức theo mô hình kế toán tập chung. Sơ đồ 1.3 SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU KẾ TOÁN TIÊU THỤ KẾ TOÁN THANH TOÁN THỦ QUỸ KẾ TOÁN TỔNG HỢP NHÂN VIÊN KẾ TOÁN CÁC ĐỘI XÂY DỰNG 2 - Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán. Phòng kế toán có nhiệm vụ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, theo dõi, điều phối vốn, vay vốn cho phòng kinh doanh, cho lĩnh vực sản xuất, đôn đốc và quản lý chặt chẽ vốn nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty. Mỗi nhân viên kế toán đảm nhận công tác kế toán chuyên môn riêng. - Kế toán trưởng: Làm nhiệm vụ bao quát, theo dõi sát điều hành vốn cho các phòng ban, thực hiện các phương án kinh doanh. - Kế toán tổng hợp đồng thời là phó phòng kế toán: làm nhiệm vụ mở sổ theo dõi tổng hợp các khoản chi phí dựa trên phiếu chi và giấy thanh toán, tạm ứng, chi phí nguyên vật liệu để kết chuyển vào các khoản nhằm tính giá thành sản phẩm, sác định kết quả kinh doanh, phân bổ tiền lương cho công nhân. - Kế toán tiêu thụ: Làm nhiệm vụ tổng hợp các chứng từ xuất kho, bán hàng, kiểm tra chứng từ lập, định khoản vào sổ theo dõi hàng xuất, tồn kê khai tính thuế, doanh thu hàng tháng thuế giá trị gia tăng. Cuối liên đội kế toán chuyển giá vốn kinh doanh để xác định kết quả kinh doanh. - Kế toán nguyên vật liệu: Làm nhiệm vụ tổng hợp các hoá đơn nhậm xuất nguyên vật liệu, kiểm tra chứng từ, vào sổ chi tiết, sổ cái, cuối niên độ kế toán tiến hành phân bổ vào các khoản chi phí NVL cho sản xuất trong kỳ để làm cơ sở cho tính giá thành sản phẩm. - Kế toán thanh toán: Làm nhiệm vụ kiểm tra chứng từ tạm ứng, các khoản công nợ các thư tín thanh toán về nhập khẩu phát sinh lập định khoản, vào sỏ chi tiết. - Kế toán tài sản cố định: Làm nhiệm vụ theo dõi tình hình TSCĐ tính khấu hao và sác định giá trị còn lại của TSCĐ nhằm có biện pháp quản lý TSCĐ. - Thủ quỹ: Làm nhiệm vụ suất và chi tiền mặt. Mỗi khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thủ quỹ ghi dõ phiếu thu, phiếu chi làm cơ sở ghi nhận sau này. - Nhân viên kế toán tại các đội xây dựng ( Kế toán công trình): Có trách nhiệm theo dõi các hoạt động kinh tế phát sinh, là người thu nhập số liệu thống kê ban đầu, cung cấp các số liệu chứng từ liên quan về phòng kế toán của Công ty để phục vụ công tác hoạch toán chung tại Công ty. Ngoài ra bộ phận kế toán có thể coi là một khâu quan trọng trong bộ máy quản lý chung toàn Công ty và còn có quan hệ khăng khít với các phòng ban khác cụ thể như: + Với lãnh đạo Công ty: Dựa vào số liệu được tổng hợp tại phòng kế toán lãnh đạo Công ty có thể nắm bắt được tình hình kinh tế, quản lý và sản xuất kinh doanh từ đó đưa ra các quyết định đúng đắn và kịp thời. + Với các phòng ban khác: Bộ phận kế toán cung cấp một cách đày đủ các thông tin có liên quan để có biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý và làm việc của cán bộ công nhân viên trong Công ty. Như vậy phòng kế toán không chỉ có chức năng tổng hợp tình hình hoạt động của Công ty mà còn góp phần hỗ trợ đắc lực cho các bộ phận khác hoạt động có hiệu quả hơn. 3- Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Công ty. Hiện nay, Công ty đang áp dụng hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ chung để phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian trước khi ghi vào các sổ tổng hợp. Tất cả trình tự ghi chép từ hạch toán chi tiết đến hạch toán tổng hợp đều được thực hiện trên hệ thống máy tính. Công ty TNHH Hoàng Châu đang sử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là hình thức tổ chức sổ kế toán bao gồm việc xác định số lượng sổ kế toán cần thiết, phản ánh nghiệp vụ phát sinh và các loại sổ sách kế toán theo trình tự thời gian. Các lại sổ sách chứng từ có liên quan : Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu xuất kho, Hoá đơn …Sổ chi tiết tài sản cố định, Sổ chi tiết vật tư hàng hoá, Sổ chi tiết các tài khoản, Sổ cái, Báo cáo tài chính (Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính). Sau đây là trình tự ghi sổ kế toán Sơ đồ 1.4 SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN Ở CÔNG TY Sổ quỹ Chứng từ kế toán Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số Phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết GHI CHÚ: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loài đã kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi sổ vào sổ cái. Các chứng từ kế toán sau khi ghi sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng, kế toán phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ Sổ cái lập bảng cân đối phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng làm báo cáo tài chính cuối liên độ kế toán trình nên cơ quan quản lý cấp trên. PHẦN II . THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY TNHH HOÀNG CHÂU I – KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY TNHH HOÀNG CHÂU. 1- Khái niệm Nguyên Vật Liệu . Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá, chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất dưới tác động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất của sản phẩm và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển kết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố sản xuất, là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm mới, là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất. Đối với các doanh nghiệp sản xuất (Công nghiệp, nông nghiệp xây dựng cơ bản …), Nguyên vật liệu là yếu tố quan trọng, Chi phí vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn tổng số chi phí để tạo ra sản phẩn. Do vậy Nguyên vật liệu không chỉ quyết định đến số lượng sản phẩm mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm. Một hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp không thể thực hiện được nếu không đủ ba yếu tố: Lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động. Trong đó con người với tư cách là chủ thể lao động sử dụng tư liệu lao động và đối tượng lao động để tạo ra của cải vật chất. Chi phí về Nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành và sản phẩm là toàn bộ phần dự trữ quan trọng trong doanh nghiệp. Nó không chỉ làm đầu vào trong quá trình sản xuất mà còn là bộ phận của hàng tồn kho, được theo dõi bảo quản và lập dự phòng khi cần thiết. Có thể nói Nguyên vật liệu có vai trò quan trọng trong sản xuất kinh doanh, vì vậy công tác tổ chức hạch toán Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất được thực hiện một cách toàn diện để tạo điều kiện quản lý Nguyên vật liệu, thúc đẩy việc cung cấp đầy đủ, kịp thời, đồng bộ những Nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất. - Đánh giá Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ 2.1. Đánh giá Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ nhập kho Là việc xác định giá vốn thực tế của Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ theo tổng nguồn thu nhập. * Nhập kho do mua ngoài. Trị giá vốn thực tế = Giá mua Chưa thuế + Thuế GTGT được khấu trừ + Chi phí thu mua - Các khoản giảm trừ Trong đó giá chi phí thu mua bao gồm: Chi phí vận chuyển bốc dỡ, sắp xếp bảo quản, phân loại, đóng gói, chi phí bảo hiểm ( nếu có) tiền thuê kho, thuê bãi, tiền công tác chi phí của cán bộ thu mua hao hụt tự nhiên. * Nhập kho do mua ngoài gia công, chế biến. Trị giá vốn = Giá thuê + Giá vốn thực tế + Các chi phí liên quan * Nhập kho do được biếu tặng, viện trợ, tài trợ. Trị giá thực tế = Giá hợp lý + Chi phí phát sinh * Nhập kho do nhận góp vốn liên doanh. Trị giá vốn thực tế = Giá ghi trên biên bản giao nhận + Các chi phí phát sinh 2.2. Đánh giá Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ xuất kho Trong điều kiện của kinh tế thị trường một giá, giá trị thực tế là giá hình thành trên thị trường tự do cạnh tranh của nhiều thành phần kinh tế cho việc tính toán giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ việc nhập, xuất tồn kho trở lên phức tạp, tốn nhiều công sức có khi không thể thực hiện được. Căn cứ vào giá trị thực tế của Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ xuất kho bằng phương pháp sau: a. Phương pháp tính theo giá đích danh Theo phương pháp này, khi xuất kho căn cứ vào số lượng xuất thuộc lô hàng nào mà đơn giá thực tế của lô hàng đó để tính giá trị vốn thực tế xuất kho, áp dụng đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và chủng loại vật tư ít. b. Theo phương pháp bình quân gia quyền. Trị giá vốn thực tế được tính căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá bình quân như sau: Trị giá vốn thực tế = Số lượng xuất kho x Đơn giá bình quân gia quyền Trong đó: Đơn giá bình quân gia quyền = Trị giá vốn tồn đầu kỳ + trị giá vốn nhập trong kỳ ------------------------------------------------------------ Số lượng tông đầu kỳ + số lượng nhập trong kỳ Phương pháp đơn giá bình quân được tính cho từng loại, từng thứ vật tư, hàng hoá. c. Phương pháp nhập trước, xuất trước Phương pháp này được dựa trên giả thuyết Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ nhập trước thì được xuất hết xong mới xuất đến lần nhập sau. Giá trị thực tế của Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ xuất dùng được tính theo giá trị nhập kho lần trước sau đó mới tính giá trị nhập lần sau. d. Phương pháp nhập sau, xuất trước Phương pháp trên giả thiết Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ nhập kho sau cùng được xuất trước tiên, giá thực tế Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ của xuất kho được tính theo giá thành nhập kho lần sau cùng mới tính theo lần nhập trước đó. e. Phương pháp khác Trường hợp doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán trong kế toán chi tiết nhập xuất Nguyên vật liệu thì cuối kỳ kế toán phải tính hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và hạch toán của Nguyên vật liệu để tính giá trị thực tế của Nguyên vật liệu dùng xuất trong kỳ theo công thức: Giá trị thực tế của NVL xuất dùng trong kỳ = Giá hạch toán của NL, VL xuất dùng trong kỳ x Hệ số chênh lệch giữa Giá thực tế và giá hạch toán của NL, Vl Hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và Giá hạch toán của NL, VL = Giá thực tế của NVL tồn kho đầu kỳ + Giá thực tế của NVL nhập kho trong kỳ ---------------------------------------------------------- Giá hạch toán của NVL tồn đầu kỳ + Giá hạch toán của NVL nhập trong kỳ 3 - Phân loại Nguyên Vật Liệu và Công cụ dụng cụ . Trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp thường sử dụng rất nhiều các loại có tính Nguyên Vật Liệu Và Công cụ dụng cụ năng lý hoá và mục đích sử dụng khác. Vì vậy, để quản lý và hạch toán Nguyên Vật Liệu Và Công cụ dụng cụ được thuận tiện và chính xác cần phải phân loại và đánh giá Nguyên Vật Liệu Và Công cụ dụng cụ. 3.1. Phân loại Nguyên Vật Liệu. Phân loại Nguyên vật liệu là điều kiện quan trọng, có ý nghĩa lớn trong công tác quản lý và hạch toán nhằm đảm bảo việc sử dụng Nguyên vật liệu hiệu quả tuỳ thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp mà Nguyên vật liệu được phân thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính ( Bao gồm cả bán thành phẩm ), Vật liệu phụ, Nhiên liệu, Phụ tùng thay thế, Vật liệu và các thiết bị xây dựng cơ bản, Vật liệu khác. Ngoài ra, căn cứ theo nguồn hình thành và mục đích sử dụng thì gồm các Nguyên vật liệu loại sau: - Nguyên vật liệu do mua ngoài, nhận góp vốn, viện trợ, biếu tặng, Nguyên vật liệu tự chế, Nguyên vật liệu dùng cho quản lý phân xưởng sản xuất, cho bán hàng và cho quản lý doanh nghiệp. 3.2. Phân loại công cụ dụng cụ Tương tự như Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất bao gồm những loại sau: - Công cụ dụng cụ, Bao bì luân chuyển, Đồ dùng cho thuê, Công cụ dụng cụ cho sản xuất kinh doanh, cho quản lý doanh nghiệp và các nhu cầu khác, Công cụ dụng cụ phân loại phổ biến nhiều lần Việc phân chia như trên giúp cho kế toán dễ dàng tổ chức ghi chếp các tài khoản để phản ánh tình hình hiện có và biến động của Nguyên Vật Liệu Và Công cụ dụng cụ trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Tạo điều kiện thuận lợi cho việc sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp đồng thời cũng thuận lợi cho việc đối chiếu kiểm tra và hạch toán được dễ dàng hơn. II. HẠCH TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY 1 - Chứng từ sử dụng và thủ tục nhập kho, xuất kho. 1.1. Chứng từ sử dụng Để đảm bảo cho công việc quản lý, sử dụng vật tư, công cụ, dụng cụ trong công tác sản xuất và chất lượng sản phẩm được tốt, Công ty đã sử dụng những chứng từ có tính chất đặc thù như sau: Giấy yêu cầu mua vật tư có sự phê duyệt của giám đốc. Biên bản duyệt giá Hợp đồng mua bán vật tư Biên bản kiểm nghiệm chất lượng vật tư, dụng cụ Biên bản bàn giao hàng hóa Hóa đơn tài chính (ghi rõ tên, chủng loại, quy cách, xuất xứ) Chứng chỉ chất lượng hàng hóa 1.2. Thủ tục nhập kho Quy trình luân chuyển phiếu nhập kho: Theo quy định tất cả các vật liệu khi về đến Công ty đều phải làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho. Khi nhận được hoá đơn của người bán gửi tới hoặc của nhân viên mua vật tư đem về Công ty. Ban vật tư của công ty sẽ đối chiếu với kế hoạch thu mua để giải quyết. Trước khi nhập kho vật liệu trưởng ban kiểm tra phải tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm vật tư, kiểm tra về số lượng, chất lượng, quy cách, phẩm chất vật tư.Căn cứ vào hoá đơn, giấy báo nhận hàng bán vật tư, lập phiếu nhập vật tư thành hai bản, người phụ trách ký vào hai bản đó rồi chuyển xuống cho Thủ kho để làm căn cứ nhập vật tư. Hoá đơn người bán hàng được chuyển cho kế toán thanh toán để làm thủ tục thanh toán với người bán . Căn cứ vào phiếu nhập kho Thủ kho tiến hành kiểm nhận vật tư nhập kho ghi số lượng thực nhập và cùng với người bán hàng ký vào hai liên . Nếu phát hiện thừa, thiếu nguyên vật tư khi nhập kho hoặc không đúng quy cách phẩm chất đó thì Thủ kho báo cho ban vật tư biết để giải quyết .Nếu có sự khác biệt lớn về chất lượng và số lượng của vật tư giữa hoá đơn và thực nhập thì phải lập biên bản kiểm nghiệm . Phiếu nhập kho chia làm 3 liên: Liên 1: Lưu tại phòng kế toán Liên 2: Giao cho cán bộ vật tư Liên 3: Giao cho thủ kho để theo dõi số lượng làm cơ sở đối chiếu với kế toán. Phiếu nhập kho phải có đầy đủ chữ ký của đơn vị, kế toán trưởng và thủ kho thì mới hợp lệ. Nội dung của phiếu nhập kho là theo dõi số tiền và số lượng vật tư * Minh hoạ thủ tục nhập kho : Gồm Giấy yêu cầu mua vật tư, biên bản kiểm nghiệm vật tư, biên bản bàn giao vật tư, hoá đơn bán hàng, phiếu nhập kho: Bảng 2.1. Mẫu phiếu yêu cầu mua vật tư: ĐƠN VỊ:CÔNG TY TNHH HOÀNG CHÂU CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐỊA CHỈ: VĂN LÂM - HƯNG YÊN Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Hưng yên, ngày 06 tháng 03 năm 2009 GIẤY YÊU CẦU MUA VẬT TƯ Kính gửi: ÔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY TNHH HOÀNG CHÂU. BCH công trình đề nghị Ông duyệt cấp cho một số vật tư sau: STT Tên vật tư,quy cách, chất lượng Mục đích sử dụng ĐVT Số lượng Ghi chú 1 Đá 1x2 Phục vụ thi công m3 200 2 Cát Phục vụ thi công m3 50 Rất mong ông quan tâm giải quyết! Ghi chú: - Phải ghi rõ thông số kỹ thuật chủ yếu của các loại vật tư yêu cầu, tiến độ yêu cầu. - Gửi phiếu yêu cầu vật tư trước 03 ngày kể từ ngày sử dụng (đối với vật tư thông thường) hoặc tối thiểu trước 1 ngày đối với loại vật tư cần đặt hàng. GIÁM ĐỐC BCH CÔNG TRÌNH CÁN BỘ KÝ THUẬT NGƯỜI YÊU CẦU (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sau khi được xác nhận của Tổng giám đốc và các phòng ban, nhân viên phòng Kế hoạch - tiếp thị tiến hành đi mua vật tư. Khi mua vật tư thì nhân viên thu mua vật liệu cần xem xét về chất lượng vật tư và giá cả với nhà cung cấp, sau khi có sự nhất trí của hai bên thì lập Biên bản duyệt giá và hợp đồng mua bán. Khi vật tư về, cán bộ vật tư và ban chỉ huy công trường cùng thủ kho tiến hành kiểm nghiệm về chất lượng, chủng loại và quy cách của vật tư. Bảng 2.2. Mẫu biên bản kiểm nghiệm vật tư Đơn vị: Công ty TNHH Hoàng Châu CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Địa chỉ: Văn Lâm – Hưng Yên Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Ngày 06 tháng 03 năm 2009 Căn cứ theo yêu cầu ngày 06, tháng 03, năm 2009 của ông Đỗ Văn Minh Ban kiểm nghiệm gồm : + Bà Hoa Thị Hằng : Chức vụ . TP tài vụ . Trưởng ban + Ông Nguyễn Thái Sơn : Chức vụ . T.P kế hoạch. + Ông Nguyễn Văn Hùng : Chức vụ . Cán bộ vật tư + Bà Nguyễn Thị Bình : Chức vụ . Thủ kho STT Tên nhãn hiệu , quy cách ,vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm ĐVT Số lượng theo chứng từ Thực tế kiểm nghiệm Đúng quy cách Không đúng quy cách A B C D E 1 2 3 1 Đá 1 x 2 m 3 200 200 0 2 Cát m 3 50 50 0 Ý kiến kiểm nghiệm: Đảm bảo chất lượng đồng ý nhập kho công ty . Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (Ký họ tên ) (Ký họ tên ) (Ký họ tên ) Khi số vật tư đó đã đảm bảo chất lượng, chủng loại thì cần phải có biên bản bàn giao vật tư. Có biên bản đó giúp cho ban chỉ huy công trình nắm được số lượng vật tư theo yêu cầu đã về đủ hay chưa, cũng như giúp thủ kho theo dõi để đối chiếu khối lượng với nhà cung cấp. Từ đó làm căn cứ để lập bảng tổng hợp giá trị thanh toán (đối với vật tư mua với số lượng lớn và nhiều lần như: Thép, xi măng, cát, đá ... và còn giúp cho một số phòng quyết toán được lượng vật tư. Bảng 2.3. Mẫu biên bản bàn giao vật tư: Đơn vị: CÔNG TY TNHH HOÀNG CHÂU CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Địa chỉ: Văn Lâm – Hưng Yên Độc lập - tự do - hạnh phúc BIÊN BẢN BÀN GIAO VẬT TƯ Ngày 06 tháng 03 năm 2009 Bên giao: Công ty TNHH Thương Mại v à XD Thế Cường Ông (Bà): Huỳnh Vũ Linh Chức vụ: CB Vật tư Bên nhận: Công ty TNHH Hoàng Châu 1. Ông (Bà): Vũ Thùy Linh Chức vụ: Thủ kho Cùng nhau tiến hành bàn giao thiết bị, vật tư theo số lượng sau: STT Tên nhãn hiệu, vật tư ĐVT Số lượng Ghi chú 1 Đá 1 x 2 M3 200 2 Cát M3 50 NGƯỜI GIAO NGƯỜI NHẬN (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Cùng với biên bản bàn giao vật tư thì Hoá đơn giá trị gia tăng là một căn cứ không thể thiếu để lập phiếu nhập kho vật liệu. Bảng biểu 2.4: HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu số 01GTKT-3L Liên hai : giao khách hàng GT199- B Ngày 06 tháng 03 năm 2009 Số 0026139 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Thương Mại và XD Thế Cường Địa chỉ : Đình Dù - Văn Lâm - Hưng Yên Điện thoại : 03213 952336 Mã số : 2600.306.441 Họ tên người mua : Nguyễn Kim Hùng Đơn vị : Công ty TNHH Hoàng Châu Địa chỉ : Đình Dù - Văn Lâm - Hưng Yên Hình thức thanh toán : TM Mã số : 0100934250 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3= 1x 2 1 Đá 1 x 2 m3 200 120.000 24.000.000 2 Cát m3 50 60.000 3.000.000 Cộng tiền hàng 27.000.000 Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT: 2.700.000 Tổng cộng tiền thanh toán 29.700.000 Số tiền viết bằng chữ : Hai m ươi chín triệu bảy trăm ngàn đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) Căn cứ vào biên bản bàn giao và hóa đơn mua hàng của đơn vị kế toán có trách nhiệm lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho phải căn cứ vào hợp đồng mua hàng, hóa đơn bán hàng, yêu cầu mua vật tư được Tổng giám đốc phê duyệt, bộ phận quản lý vật tư lập phiếu nhập kho (gồm 03 liên) và người lập phiếu phụ trách bộ phận bán hàng giao hàng đến kho. Khi xong việc nhập kho, thủ kho ghi ngày tháng nhập và cùng người giao hàng ký tên vào các liên giao cho người nhập hàng 1 liên làm cơ sở thanh toán, 01 liên lưu tại nơi nhập phiếu, 01 liên điền đầy đủ mã vật tư vào thẻ và giao cho kế toán kiểm tra, đối chiếu và chuyển cho kế toán Chứng từ ghi sổ làm căn cứ ghi sổ kế toán. Phiếu nhập kho nhằm xác nhận số vật tư, sản phẩm, hàng hóa nhập kho làm căn cứ để ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với những người có liên quan và ghi sổ kế toán. Bảng biểu 2.5 Đơn vị: Công ty TNHH Hoàng Châu Địa chỉ: Văn Lâm – Hưng Yên Mẫu số: 01 – VT Theo QĐ số 15 – TC/CĐKT Ngày 20/03/06 của BTC PHIẾU NHẬP KHO Lập ngày 06 tháng 03 năm 2009 Nợ : 152 Có : 331126502 Họ, tên người giao hàng : Công ty TNHH Thương Mại và XD Thế Cường Theo hoá đơn số 0026139 Ngày 06 Tháng 03 năm 2009 Nhập tại kho : Công ty STT Tên, nhãn hiệu , phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Đá 1 x 2 m 3 200 200 120.000 24.000.000 2 Cát m 3 50 50 60.000 3.000.000 Cộng 27.000.000 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Hai mươi bảy triệu đồng chẵn . Ngày 06 tháng 03 năm 2009 Người lập Người giao hàng Thủ kho T.P KHVT KT trưởng Giám đốc (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) 1.3. Thủ tục xuất kho Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho: Khi có nhu cầu sử dụng Nguyên vật liệu Và Công cụ dụng cụ, các đội trưởng lập phiếu yêu cầu xin lĩnh vật tư gửi lên phòng kế hoạch tiếp thị. Phòng kế hoạch tiếp thị xem xét kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao của mỗi loại sản Nguyên vật liệu Và Công cụ dụng cụ phẩm duyệ._.