Kế toán nguyên vật liệu & công cụ dụng cụ tại Công ty Nhựa Y tế - Tổng Công ty Thiết bị nhựa y tế Việt Nam

h có hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, sử dụng vốn một cách tiết kiệm nhất mà vẫn mang lại lợi nhuận tối đa. Để đạt được những yêu cầu đó, doanh nghiệp cần phải quan tâm đến tất cả các khâu trong quá trình sản xuất để làm thế nào giảm được chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm. Về vấn đề trước mắt đặt ra là doanh nghiệp phải hạch toán đầy đủ chính xác vật liệu, công cụ dụng cụ, một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất vì thiếu nó quá trình sản xuất của một doanh nghiệp sẽ không thể tiến hành được. Cũng như vật liệu, thì công cụ dụng cụ cũng đóng một vai trò cần thiết trong quá trình sản xuất vì nó là yếu tố kết hợp với vật liệu để tạo thành một thực thể hoàn chỉnh của một sản phẩm. Do vậy, việc hạch toán chính xác vật liệu, công cụ dụng cụ là một vấn đề quan trọng đến việc hạch toán đầy đủ, một cách cẩn thận về chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, đồng thời góp phần làm giảm sự thất thoát và lãng phí vật tư. Như vậy, nếu việc quản lý về vật liệu, công cụ dụng cụ được tiến hành một cách chặt chẽ sẽ làm giảm chi phí về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và lúc đó lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ tăng lên một cách chính đáng. Tuy nhiên, qua quá trình thực tập tại Công ty, được tiếp xúc với công tác kế toán ở công ty, qua đó thấy được tầm quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong sản xuất kinh doanh. Em muốn hiểu thêm nữa về phần kế toán này và em đã lựa chọn đề tài: “Kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty Nhựa y tế – Tổng công ty thiết bị nhựa y tế Việt Nam” nhằm kết hợp giữa lý luận và thực tiễn, củng cố được phần lý thuyết đã được học và nghiên cứu, để xử lý thành thạo các tình huống kế toán trong thực tế hoạt động kinh doanh, đồng thời nắm vững và tuân thủ chế độ tài chính, kế toàn hiện hành. Qua quá trình thực tập tại Công ty Nhựa y tế được sự giúp đỡ và chỉ bảo tận tình của các cô, chú, anh chị trong phòng tài chính kế toán đã giúp em và tạo điều kiện tốt nhất để em hoàn thành chuyên đề thực tập của mình. Do sự hiểu biết còn có hạn chế nên chuyên đề không thể tránh khỏi nhiều sai sót. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của cô giáo Lê Bình và các cô, chú, anh chị trong phòng tài chính kế toán của Công ty Nhựa y tế đã giúp em hoàn thành chuyên đề của mình. chương I Các vấn đề chung của kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ 1.1. Khái niệm, đặc điểm và vai trò của NL, VL và CCDC trong sản xuất kinh doanh. 1.1.1 Khái niệm và đặc điểm của NL, VL và CCDC trong sản xuất kinh doanh. * Khái niệm. - Nguyên liệu, vật liệu. Nguyên liệu, vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất là đối tượng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp dịch vụ, là cơ sở vật chất cấu tạo nên cơ sở vật chất của sản phẩm. - Công cụ dụng cụ. Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không thoả mãn định nghĩa và tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định hữu hình. Ngoài ra những tư liệu lao động không có tính bền vững như đồ dùng bằng sành sứ, thuỷ tinh, giày, dép và quần áo làm việc… dù thoả mãn định nghĩa và tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định hữu hình nhưng vẫn coi là công cụ dụng cụ. * Đặc điểm. - Nguyên liệu, vật liệu: + Chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất chế tạo sản phẩm và cung cấp dịch vụ. + Khi tham gia vào quá trình sản xuất nguyên liệu, vật liệu thay đổi hoàn toàn hình thái vật chất ban đầu và giá trị được chuyển toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh. - Đặc điểm công cụ, dụng cụ. + Tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu, giá trị bị hao mòn dần dịch chuyển từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Công cụ dụng cụ thường có giá trị nhỏ hoặc thời gian sử dụng ngắn được quản lý và hạch toán như tài sản lưu động. 1.1.2. Vai trò của NL, VL và CCDC trong sản xuất kinh doanh. Nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ có vai trò hết sức quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nếu thiếu nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ thì không thể tiến hành được hoạt động sản xuất vật chất nói chung và từng doanh nghiệp nói riêng. Trong doanh nghiệp sản xuất, chi phí về vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn từ 55% đến 60% tổng giá trị sản phẩm. Do vậy việc cung cấp nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ kịp thời có ảnh hưởng to lớn đến viẹec thực hiện kế hoạch sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp. Việc cung cấp nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ còn có sự quan tâm đến chất lượng, chất lượng sản phẩm phụ thuộc trực tiếp vào chất lượng của nguyên liệu vật liệu. Mà chất lượng của sản phẩm là một điều kiện kiên quyết của doanh nghiệp có uy tín và đứng vững trên thị trường. Bên cạnh chất lượng sản phẩm được đảm bảo thì phải nói đến giá cả, giá thành sản phẩm hợp lý sẽ tạo cho doanh nghiệp có sức mạnh cạnh tranh cao trong cơ chế thị trường hiện nay. Điều đó khiến doanh nghiệp phải quản lý nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ từ khâu thu mua, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu chặt chẽ nhằm hạ thấp chi phí sản xuất trong chừng mực nhất định, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ trong sản xuất còn là cơ sở để tăng thêm sản phẩm cho xã hội. Có thể nói rằng nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ giữ vị trí quan trọng không thể thiếu được trong quá trình sản xuất sản phẩm. 1.2. Phân loại và đánh giá NL, VL và CCDC. 1.2.1. Phân loại nguyên liệu vật liệu và CCDC. Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh sử dụng nhiều loại, thứ nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ có vai trò, chức năng và có các đặc tính lý, hoá….khác nhau. Để tiến hành công tác quản lý và hạch toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ có hiệu quả thì cần phải phân loại nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ. Phân loại nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ là căn cứ vào các tiêu thức nhất định để chia nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ sử dụng trong doanh nghiệp thành từng loại, từng nhóm và từng thứ. * Phân loại NL, VL theo vai trò, tác dụng của NL, VL trong quá trình sản xuất. Căn cứ vào vai trò, tác dụng của nguyên liệu, vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh thì nguyên liệu vật liệu được chia thành các loại sau trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. - Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài). Là các loại nguyên liệu, vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất cấu thành thực thể vật chất của sản phẩm. Ví dụ: + Sắt thép trong các doanh nghiệp cơ khí, vải trong các doanh nghiệp may, nhựa P750J; RCD, Kim 2525, 1838… + Nửa thành phẩm mua ngoài. Là những chi tiết, bộ phẩm sản phẩm do doanh nghiệp mua về để lắp ráp hoặc gia công chế tạo sản phẩm Ví dụ: - Nguyên vật liệu phụ: Là những loại nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành thực thể của sản phẩm, nhưng có vai trò nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất. Ví dụ: Hộp đựng bơm tiêm; Thùng đựng bơm tiêm. - Căn cứ vào công dụng, vật liệu phụ được chia thành các nhóm: + Nhóm vật liệu làm tăng chất lượng nguyên liệu, vật liệu chính. + Nhóm vật liệu làm tăng chất lượng sản phẩm. + Nhóm vật liệu đảm bảo điều kiện cho quá trình sản xuất. - Nhiên liệu: Là loại vật liệu phụ trong quá trình sản xuất sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng. Nhiên liệu có thể tồn tại ở các thể rắn, thể lỏng, hoặc thể khí. Ví dụ: LP gas; EO gas - Dùng để tiệt trùng bơm tiêm. - Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết, phụ tùng máy móc, thiết bị được dự trữ để sử dụng cho việc sửa chữa, thay thế các bộ phận của TSCĐ hữu hình. Ví dụ: Vật tư thay thế máy ép, máy đóng gói, thiết bị văn phòng. - Thiết bị xây dựng cơ bản: Là những loại vật liệu, thiết bị phục vụ cho hoạt động xây dựng cơ bản hoặc tái tạo tài sản cố định đối với vật liệu này còn bao gồm thiết bị cần lắp, không cần lắp dụng cụ vào vật kết cấu lắp đặt các công trình xây dựng cơ bản. Ví dụ: phụ tùng thay thế lababo, vòi nước. - Vật liệu khác: Là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất vật liệu thu được, phế liệu thu hồi ở quá trình thanh lý tài sản cố định. Ví dụ: Không có - Phân loại nguyên liệu vật liệu căn cứ vào mục đích, công cụ của vật liệu cũng như nội dung quy định phản ánh chi phí vật liệu được chia thành 2 loại sau: + Nguyên vật liệu dùng trực tiếp sản xuất. + Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác. Tác dụng: - Phân loại vật liệu qua các cách trên giúp cho người quản lý nhận biết được từng loại, từng thứ vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh cũng như vai trò tác dụng của nó, từ đó đưa ra các quyết định về quản lý và hạch toán từng loại nhằm nâng cao hiệu quả việt huy động và sử dụng từng loại vật liệu ấy. - Ngoài ra, trong công tác quản lý vật liệu, từng loại vật liệu trong cách phân loại trên được chia thành từng thứ, từng nhóm khác nhau. Để giúp cho doanh nghiệp quản lý được từng nhóm, từng thứ vật liệu thì các doanh nghiệp thường xây dựng danh điểm vật liệu tức là quy định cho môĩ thứ vật liệu một số hiệu riêng. * Phân loại công cụ, dụng cụ theo yêu cầu, quản lý ghi chép kế toán. * Trong công tác quản lý và hạch toán công cụ dụng cụ được chia làm 3 loại. + Công cụ, dụng cụ. + Bao bì luân chuyển. + Đồ dùng cho thuê. Để phục vụ cho công tác quản lý và kế toán chi tiết nguyên vật liệu công cụ, dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất, có thể căn cứ vào đặc tính lý, hoá của từng loại để chia thành từng nhóm… * Phân loại công cụ, dụng cụ theo phương pháp phân bổ. Căn cứ vào các phương pháp phân bổ, yêu cầu quản lý và ghi chép kế toán thì công cụ, dụng cụ trong các doanh nghiệp được chia thành các loại sau: Công cụ, dụng cụ chuyên dùng cho sản xuất. Dụng cụ đồ nghề. Quần áo bảo hộ lao động. Khuôn mẫu đúc sẵn. Các loại bao bì dùng để chứa đựng hàng hoá vật liệu. Công cụ dụng cụ lao động. Đồ dùng cho thuê. Bao bì luân chuyển. 1.2.2. Đánh giá NL, VL và CCDC. * Nguyên tắc đánh giá NL, VL và CCDC. Đánh giá nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ là thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của chúng theo nguyên tắc nhất định. Về nguyên tắc kế toán hàng kho còn tồn ( trong đó bao gồm cả nguyên liệu vật liệu và công cụ, dụng cụ) phải được ghi nhận theo nguyên tắc giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Số danh điểm nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ. * Giá gốc nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ nhập, xuất kho. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ trong DN được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, nên nội dung các yếu tố cầu thành giá gốc của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ được xác định theo từng trường hợp nhập, xuất. - Trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho. + Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ mua ngoài nhập kho được tính theo công thức sau: Giá gốc nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ mua ngoài nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn sau khi trừ đi các khoản CKTM giảm giá + Các loại thuế không được hoàn lại + Chi phí có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng Các chi phí có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng bao gồm: Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho (chi phí bao bì, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho, thuê bãi…) + Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ tự chế biến nhập kho được tính theo công thức sau: Giá gốc vật liệu, CCDC nhập kho = Giá gốc vật liệu xuất kho + Chi phí chế biến Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm những chi phí có liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất như: Chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định, chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chế biến nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ. + Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ thuê ngoài chế biến nhập kho, được tính theo công thức sau: Giá gốc nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ mua ngoài nhập kho = Giá gốc nguyên liệu, vật liệu xuất kho thuê ngoài chế biến + Tiền công phải trả cho người chế biến + Chi phí vận chuyển bốc dỡ và các chi phí có liên quan trực tiếp khác + Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ nhập góp liên doanh, góp cổ phần hoặc thu hồi vốn góp được ghi nhận theo giá thực tế do Hội đồng định đánh giá lại và đã được chấp thuận cộng với các chi phí tiếp nhận nếu có: Giá thực tế vật liệu, CCDC nhập kho = Giá do hội đồng liên doanh đánh giá và chấp nhận + Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ nhận biếu tặng được tính bằng công thức sau: Giá gốc nguyên liệu, vật liệu và CCDC nhập kho = Giá trị hợp lý ban đầu của những NLVL & CCDC tương đương + Các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc tiếp nhận + Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ được cấp tính bằng công thức sau: Giá gốc nguyên liệu, vật liệu và CCDC nhập kho = Giá ghi trên sổ của đơn vị cấp trên hoặc giá được đánh giá lại theo giá trị thuần + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí có liên quan trực tiếp khác + Giá gốc của phế liệu thu hồi là giá ước tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được GIá thực tế vật liệu, CCDC nhập kho = GIá ước tính, giá có thể sử dụng được hoặc bán được - Đối với hàng nhập khẩu: + Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ mua ngoài (hàng nhập khẩu) được tính theo công thức sau: Giá thực tế VL và CCDC nhập kho = Giá mua nhập khẩu (CIF) + Thuế nhập khẩu + Chi phí thu mua thực tế - Giảm giá triết khấu (nếu có) - Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ xuất kho. Do giá gốc của nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ nhập kho từ các nguồn nhập khác nhau đã trình bày ở trên, để tính giá gốc hàng xuất kho, kế toán có thể sử dụng một trong các phương pháp tính giá trị hàng xuất kho sau: + Tính theo giá trị đích danh: Giá thực tế VL, CCDC xuất kho = Số lượng x Đơn giá Giá trị thực tế của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ xuất kho tính theo giá thực tế của từng lô hàng nhập, áp dụng đối với doanh nghiệp sử dụng ít thứ nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ có giá trị lớn và có thể nhận diện được. + Tính theo giá nhập trước xuất trước. Trong phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho tại thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ tồn kho. Giá thực tế VL, CCDC xuất kho = Số lượng xuất kho x Đơn giá thực tế thứ tự từng lần nhập trước + Tính theo giá nhập sau, xuất trước. Trong phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước đó. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được mua hoặc xuất sau và hàng tồn kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho. Giá thực tế VL, CCDC xuất kho = Số lượng xuất kho x Đơn giá thực tế thứ tự từng lần nhập sau + Tính theo giá bình quân gia quyền (tại thời điểm nhập kho hoặc cả kỳ dự trữ). Giá trị của loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tương tự đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ (bình quân gia quyền cuối kỳ). Giá trị trung bình có thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình doanh nghiệp (bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập). Giá trị thực tế NL, VL và CCDC xuất kho = Số lượng NL, VL & CCDC xuất kho x Đơn giá bình quân gia quyền Trong đó giá đơn vị bình quân có thể tính một trong các phương án sau: (Phương án 1: Tính theo giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ (còn gọi là giá bình quân gia quyền toàn bộ luân chuyển trong kỳ). Đơn giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ = Giá trị thực tế NL, VL & CCDC tồn kho đầu kỳ + Giá trị thực tế NL, VL và CCDC nhập kho trong kỳ Số lượng NL, VL & CCDC tồn kho đầu kỳ + Số lượng NL, VL và CCDC nhập kho trong kỳ (Phương án 2: Tính theo giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập (còn gọi là giá bình quân gia quyền liên hoàn) Đơn giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập = Giá trị thực tế NL, VL & CCDC tồn kho trước khi nhập + Giá trị thực tế NL, VL và CCDC nhập kho của từng lần nhập Số lượng NL, VL & CCDC tồn kho trước khi nhập + Số lượng NL, VL và CCDC nhập kho của từng lần nhập + Phương pháp giá hạch toán. Các doanh nghiệp có chủng loại vật liệu, công cụ dụng cụ lớn, việc nhập xuất vật liệu, công cụ diễn ra thường xuyên. Vì vậy, doanh nghiệp có thể sử dụng giá hạch toán để kế toán chi tiết nhập xuất vật liệu, công cụ dụng cụ. Giá hạch toán là giá ổn định, thống nhất được sử dụng lâu dài trong doanh nghiệp. Sử dụng giá hạch toán cần chú ý: chỉ được hạch toán trên sổ kế toán chi tiết, còn số tổng hợp thì phản ánh theo giá thực tế. Việc tính giá thực tế của vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất kho theo giá thực tế được thực hiện theo công thức sau: Hệ số chênh lệch giá hạch toán và giá thực tế của từng loại VL, CCDC (H) = Giá thực tế VL, CCDC tồn kho đầu kỳ + Giá thực tế VL, CCDC nhập kho trong kỳ Giá thực tế VL, CCDC tồn kho đầu kỳ + Giá hạch toán VL, CCDC nhập kho trong kỳ Giá trị thực tế NL, VL và CCDC xuất dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ) = Giá hạch toán VL, CCDC xuất dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ) x Hệ số giá chênh lệch 1.3. Nhiệm vụ kế toán nguyên liệu, vật liệu và CCDC. Để phát huy vai trò, chức năng của kế toán trong công tác quản lý nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ trong doanh nghiệp, kế toán cần thực hiện tốt các nhiệm vụ cơ bản sau: - Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời số lượng, khối lượng phẩm chất, quy cách và giá trị thực tế của từng loại, từng thức nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ xuất và tồn kho. - Vận dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán, phương pháp tính giá nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ nhập, xuất kho. Hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận, phòng ban chấp hành các nguyên tắc, thủ tục nhập, xuất và thực hiện nghiêm chỉnh chế độ chứng từ kế toán. - Mở các loại sổ (thẻ) kế toán chi tiết theo từng thứ nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ theo đúng chế độ, phương pháp quy định. - Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch mua hàng, tình hình dự trữ và sử dụng nguyên liệu, vật kiệu và công cụ, dụng cụ theo dự toán, tiêu chuẩn, định mức chi phí và phát hiện các trường hợp vật tư ứ đọng hoặc bị thiếu hụt, tham ô, lãng phí, xác định nguyên nhân và biện pháp xử lý. - Tham gia kiểm kê và đánh giá nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ theo chế độ quy định của Nhà nước. - Cung cấp thông tin về tình hình nhập, xuất tồn kho nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ phục vụ công tác quản lý. Định kỳ tiến hành phân tính tình hình mua hàng, bảo quản và sử dụng nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ. 1.4. Thủ tục quản lý nhập – xuất kho nguyên liệu, vật liệu, CCDC và các chứng từ kế toán liên quan. 1.4.1. Thủ tục nhập kho. Bộ phận cung cấp vật tư căn cứ vào kế hoạch mua hàng và hợp đồng mua hàng đã ký kết, phiếu báo giá để tiến hành mua hàng. Khi hàng về đến nơi, nếu xét thấy cần thiết có thể lập ban kiểm nghiệm để kiểm nhận và đánh giá hàng mua về các mặt số l]ợng, khối lượng, chất lượng và quy cách, căn cứ vào kết quả kiểm nghiệm, ban kiểm nghiệm lập: “Biên bản kiểm nghiệm vật tư”. Sau đó bộ phận cung cấp hàng lập “Phiếu nhập kho” trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm giao cho người mua hàng làm thủ tục nhập kho. Thủ kho sau khi cân, đong, đo, đếm sẽ ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập và sử dụng để phản ánh số lượng nhập và tồn của tưngf thứ vật tư vào thẻ kho, trường hợp phá hiện thừa, thiếu lượng nhập và tồn của vật tư, sai qui cách, phẩm chất, thủ kho phải báo cho bộ phận cung ứng biết và cùng người giao lập biên bản. Hàng ngày hoặc định kỳ thủ kho chuyển giao phiếu nhập kho để ghi sổ kế toán cho kế toán vật tư làm căn cứ. 1.4.2. Thủ tục xuất kho. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kinh doanh các bộ phận sử dụng vật tư viết phiếu xin lĩnh vật tư. Căn cứ vào phiếu xin lĩnh vật tư bộ phận cung cấp vật tư viết phiếu xuất trình giám đốc duyệt. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kinh doanh các bộ phận sử dụng vật tư đã viết vào phiếu, thủ kho xuất vật liệu và ghi số thực xuất vào phiếu xuất, sau đó ghi số lượng xuất kho và tồn kho của từng thứ vật tư vào thẻ kho. Hàng ngày hoặc định kỳ thủ kho chuyển phiếu xuất kho kế toán vật tư, kế toán tính giá hoàn chỉnh phiếu xuất để lấy số liệu ghi sổ kế toán. 1.4.3. Các chứng từ kế toán có liên quan. Chứng từ kế toán sử dụng được quy định theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ số 1141/TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính và các quyết định khác có liên quan, bao gồm: Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 – VT) Phiếu xuất kho (Mộu số 02 – VT) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03 – VT) Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu số 08 – VT) Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (Mẫu số 02 – BH) Hoá đơn bán hàng. Hoá đơn GTGT. Đối với các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước, phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định của mẫu biểu, nội dung và phương pháp lập. Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Ngoài ra tuỳ thuộc vào tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp, kế toán có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn, như: Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu số 04 – VT) Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu số 05 – VT) Phiếu báo cáo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu số 07-VT) 1.5. Phương pháp kế toán chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ. Hiện nay, chế độ kế toán quy định việc hạch toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ được thực hiện đồng thời ở kho và ở phòng kế toán được tiến hành theo các phương pháp sau: Phương pháp thẻ song song. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Phương pháp sổ số dư. Mỗi một phương pháp trên đều có những ưu điểm, nhược điểm riêng trong việc ghi chép, phản ánh, kiểm tra, đối chiếu số liệu. Kế toán căn cứ vào điều kiện cụ thể từng doanh nghiệp về quy mô, chủng loại vật tư sử dụng, trình độ và yêu cầu quản lý, trình độ của nhân viên kế toán, mức độ ứng dụng tin học trong công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ để lựa chọn và áp dụng phương pháp kế toán chi tiết vật liệu thích hợp, phát huy hiệu quả của công tác kế toán. 1.5.1. Phương pháp ghi thẻ song song. - Nguyên tắc hạch toán. + ở kho: Thủ kho ghi chép tình hình Nhập – Xuất – Tồn trên thẻ kho về mặt số lượng. + ở phòng kế toán: Sử dụng Sổ (thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép tình hình Nhập – Xuất – Tồn của từng tứ vật tư về mặt số lượng và giá trị. - Trình tự kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song. (1). Hàng ngày căn cứ vào chứng từ Nhập – Xuất kho vật tư hợp pháp, hợp lệ thủ kho tiến hành nhập, xuất kho và ghi số lượng nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ thực tế nhập, xuất vào chứng từ sau đó ghi vào thẻ kho và tính sổ tồn kho sau mỗi lần nhập, xuất. Hàng ngày sau khi ghi xong vào thẻ kho, thủ kho phải chuyển những chứng từ Nhập – Xuất cho phòng kế toán có kèm theo giấy giao nhận chứng từ do thủ kho lập. (2) Hàng ngày hoặc định kỳ ghi nhận được chừng từ nhập – xuất vật tư, kế toán phải kiểm tra chứng từ kế toán, hoàn chỉnh chứng từ: ghi đơn giá, tính thành tiền phân loại chứng từ sau đó ghi vào sổ (thẻ) kế toán chi tiết. (3) Định kỳ hoặc cuối tháng kế toán chi tiết vật tư và thủ kho đối chiếu số liệu giữa thẻ kho với Sổ (thẻ) kế toán chi thết. (4) Căn cứ vào số liệu tổng hợp từ các sổ (thẻ) kế toán chi tiết để lập bảng kê tổng hợp nhập – xuất – tồn, mỗi thứ vật tư ghi một dòng sau đó tổng hợp theo từng nhóm, từng loại nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ. Số liệu này dùng để đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp. - Ưu điểm, nhược điểm. + Ưu điểm: Việc ghi sổ đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, phát hiện sai sót trong việc ghi chép quản lý. + Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn bị trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, khối lượng ghi chép nhiều. Công việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu dồn vào ngày cuối tháng không đảm bảo yêu cầu kịp thời của kế toán. Sơ đồ trình tự kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp thẻ song song Chứng từ nhập Thẻ kho Sổ chi tiết VL, CCDC Chứng từ xuất Bảng tổng hợp N-X-T Sổ tổng hợp 1 2 1 2 3 4 5 Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 1.5.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Nguyên tắc hạch toán: Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi số lượng nhập, xuất tồn trên thẻ kho, kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để theo dõi số lượng giá trị nhập, xuất , tồn cuả từng thứ vật liệu công cụ, dụng cụ. - Trình tự kế toán chi tiết theo phươn pháp sổ đối chiếu luân chuyển. (1). Thủ kho tiến hành quy định công việc tương tự theo phương pháp thẻ song song. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập – xuất kho vật tư hợp pháp, hợp lệ thủ kho tiến hành nhập, xuất kho và ghi số lượng vật liệu, nguyên liệu, dụng cụ thực nhập, thực xuất vào chứng từ sau đó ghi vào thẻ kho và tính số tồn kho sau mỗi lần nhập xuất. Hàng ngày sau khi ghi xong vào thẻ kho, thủ kho phải chuyển những chứng từ nhập – xuất cho phòng kế toán có kèm theo giấy giao nhận chứng từ do thủ kho lập. (2). Định kỳ kế toán mở Bảng kê tổng hợp xuất , xuất trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất theo từng thứ nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ luân chuyển trong tháng theo chỉ tiêu trên số lượng và giá trị. (3). Căn cứ vào số tổng hợp trên Bảng thống kê để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, mỗi thứ ghi một dòng vào ngày cuối tháng. Sổ đối chiếu được mở và dùng cho cả năm. (4). Cuối tháng đối chiếu số lượng nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập, xuất tồn của từng thứ vật liệu, công cụ, dụng cụ trên thẻ kho với sổ luân chuyển (5). Đối chiếu giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập – xuất, tồn trên sổ đối chiếu luân chuyển với sổ kế toán tổng hợp. - Ưu điểm, nhược điểm: + Ưu điểm: Giảm được khối lượng ghi sỏo kế toán do chỉ ghi một lần vào ngày cuối tháng. + Nhược điểm: Việc ghi sổ kế toán vẫn bị trùng lập với thủ kho về mặt số lượng. Việc kiểm tra, đối chiếu chỉ tiến hành vào kỳ kế toán do đó hạn chế chức năng của kế toán. Sơ đồ trình tự kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phiếu nhập Thẻ kho Sổ chi tiết VL, CCDC Phiếu xuất Sổ kế toán tổng hợp (1) 4 5 Bảng kê nhập Bảng kê xuất (1) (2) (2) Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 1.5.3.Phương pháp sổ số dư. - Nguyên tắc kế toán chi tiết. + Thủ kho: dùng thẻ kho để ghi chép số lượng Nhập – Xuất – Tồn và cuối kỳ phải ghi số tồn kho đã tính được trên thẻ kho vào của từng thứ nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ vào cột số lượng trên sổ số dư. + Kế toán: Lập bảng tổng hợp giá trị Nhập – Xuất – Tồn kho của từng nhóm nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ của từng kho và ghi giá trị tồn kho cuối kỳ của từng thứ nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ vào số tiền trên sổ số dư để có số liệu đối chiếu với Bảng tổng hợp giá trị Nhập – Xuất – Tồn kho về mặt giá trị. Sổ số dư được lập và dùng cho cả năm. - Trình tự ghi sổ. (1). Hàng ngày hoặc định kỳ, sau ghi thẻ kho xong thủ kho tập hợp và phân loại chứng từ nhập, xuất phát sinh trong kỳ theo từng nhóm vật tư. (2). Thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) của từng nhóm nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ đínhkèm chứng từ gốc gửi cho kế toán vật tư. (3). Kế toán chi tiết vật liệu, khi nhận được phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) của từng nhóm nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ đính kèm chứng từ gốc phải kiểm tra việc phân loại chứng từ và ghi giá hạch toán trên từng chứng từ gốc, tổng cộng số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất. Sau đó lập bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho theo từng kho. (4). Kế toán chi tiết vật liệu căn cứ vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn (nếu vật tư được bảo quản ở nhiều kho). (5). Cuối tháng căn cứ vào thẻ kho, thủ kho ghi số lượng vật liệu, công cụ, dụng cụ vào sổ số dư sau đó chuyển cho phòng kế toán. Sổ số dư do kế toán lập cho từngkho và dùng cho cả năm giao cho thủ kho trước ngày cuối tháng. (6). Khi nhận sổ số dư, kế toán kiểm và ghi chỉ tiêu giá trị vào sổ số dư sau đó đối chiều giá trị trên Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho hoặc bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn với số sổ dư. - Ưu điểm, nhược điểm: + Ưu điểm: Giảm nhẹ khối lượng ghi chép hàng ngày do kế toán chi tiết vật liệu chỉ. Theo dõi về mặt giá trị của từng nhóm vật tư tránh được việc trụng lặp với thủ kho, công việc kế toán tiến hành đều trong tháng, thực hiện việc kiểm tra giám sát thường xuyên của kế toán. + Nhược điểm: Khó phát hiện được nguyên nhân khi đối chiếu phát hiện ra sai sót và đòi hỏi yêu cầu, trình độ quản lý của thủ kho và kế toán phải cao. Sơ đồ trình tự kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ số dư Chứng từ nhập Thẻ kho Sổ số dư Chứng từ xuất Sổ tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn (5) Bảng giao nhận chứng từ nhập Bảng giao nhận chứng từ xuất (2) (2) (4) (1) (1) Bảng lũy kế Nhập - Xuất - Tồn (3) (3) (6) Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 1.6. Kế toán tổng hợp NL, VL và CCDC. 1.6.1. Các phương pháp kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kê khai thường xuyên theo dõi phản ánh tình hình hiện có, tình hình biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho…. Hiện nay, phương pháp này được sử dụng phổ biến ở nước ta. 1.6.2. Các tài khoản chủ yếu sử dụng. * TK 151. Hàng mua đang đi trên đường. Kế toán sử dụng TK 151 – Hàng mua đang đi trên đường để phản ánh giá t._.rị vật tư, hàng hoá mua ngoài đã thuộc quyền sử hữu của doanh nghiệp, còn đang trên đường vận chuyển, đang ở bến bãi, bến cảng hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho. - Kết cấu và nội dung TK 151 – Hàng mua đang đi trên đường. Bên nợ: + Giá trị vật tư hàng hoá đã mua đang đi trên đường. Bên có: + Giá trị vật tư hàng hoá đang đi trên đường đã nhập kho hoặc chuyển giao thẳng cho các bộ phận sử dụng, cho khách hàng. Số dư bên Nợ. + Giá trị vật tư hàng hoá đã mua nhưng chưa về nhập kho (hàng đi đường). * Tài khoản 152: Nguyên liệu, vật liệu. Kế toán sử dụng TK 152: Nguyên liệu, vật liệu, để phản ánh giá trị hiện có, tình hình biến động tăng, giảm các loại nguyên liệu, vật liệu trong kho của doanh nghiệp. - Kết cấu nội dung TK 152: Nguyên liệu, vật liệu. Bên Nợ: + Giá trị thực tế nguyên liệu, vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, chế biến, nhận góp liên doanh hoặc nhập từ các nguồn khác. + Trị giá nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê. Bên có: + Trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu xuất kho dùng cho sản xuất kinh doanh, để bán, thuê ngoài gia công chế biến, hoặc góp vốn liên doanh. + Trị giá nguyên liệu, vật liệu trả lại cho người bán hoặc được giảm giá. + Trị giá nguyên liệu, vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê. Số dư bên Nợ. + Trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ. TK 152: được mở chi tiết cho từng loại NL, VL theo yêu cầu của Dn. * TK 153.Công cụ, dụng cụ. Kế toán sử dụng TK 153 – Công cụ, dụng cụ để phán ánh giá trị hiện có, tình hình biến động tăng, giảm các loại công cụ, dụng cụ trong kho của doanh nghiệp. - Kết cấu và nội dung TK 153 – Công cụ, dụng cụ. Bên Nợ: + Trị giá thực tế công cụ, dụng cụ nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài chế biến, nhận góp vốn liên doanh. + Giá trị công cụ, dụng cụ cho thuê nhập lại kho. + Trị giá thực tế công cụ, dụng cụ thừa phát hiện khi kiểm kê. Bên Có: + Trị giá thực tế công cụ, dụng cụ xuất kho sử dụng cho sản xuất, kinh doanh, cho thuê hoặc góp vốn liên doanh. + Trị giá công cụ, dụng cụ trả lại cho người bán hoặc được người bán giảm giá. + Trị giá công cụ, dụng cụ phát hiện thiếu khi kiểm kê. Số dư bên Nợ: + Trị giá thực tế công cụ, dụng cụ tồn kho. TK153 có 3 tài khoản cấp 2: TK 1531: Công cụ, dụng cụ. TK 1532: Bao bì luân chuyển. TK 1533: Đồ dùng cho thuê. * TK 331: Phải trả cho người bán. Kế toán sử dụng TK 331: Phải trả cho người bán. Bên Nợ: + Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp. + Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, khối lượng sản phẩm xây lắp hoàng thành bàn giao. + Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hoá dịch vụ đã giao theo hợp đồng. + Chiết khấu thanh toán được bán chấp thuận cho doanh trừ vào nợ phải trả. + Số kết chuyển về giá trị vật tư, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại cho người bán. Bên có: + Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp. + Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của sổ vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức. Số dư bên Có: + Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây dựng. Số dư bên Nợ (nếu có) + Phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể. TK 331: Phải trả cho người bán cần phải mở chi tiết theo từng người bán, từng khoản thanh toán, từng lần thanh toán. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng tài khoản khác: TK 111; TK 112; TK 113; TK 141, TK 161; TK162…. 1.6.3. Phương pháp kế toán tổng hợp các trường hợp tăng nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ. 1.6.3.1. Kế toán tổng hợp tăng nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng do mua ngoài. * Trường hợp hàng nhập kho và hoá đơn cùng về. Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho và chứng từ khác có liên quan. - Nếu mua hàng trong nước. Nợ TK 152, TK 153 – (Giá mua thực tế) Nợ TK 133 (1331) – Thuế GTGT được khấu trừ) “nếu có” Có TK 111, 112, 331….(Tổng giá thanh toán) - Nếu mua hàng nhập khẩu. + Nếu nguyên liệu, vật liệu, CCDC nhập khẩu dùng cho hoạt động SXKD hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. Kế toán phản ánh giá trị VL, CCDC nhập khẩu bao gồm tổng số tiền thanh toán cho người bán, thuế nhập khẩu phải nộp, chi phí thu mua, vận chuyển. Nợ TK 152, TK 153 (CIF + thuế nhập khẩu) Có TK 111, TK 112, TK 331 – (Số tiền đã trả, phải trả cho người bán và chi phí vận chuyển, bốc dỡ). Có TK 333 (TK 3333) – Thuế xuất, nhập khẩu (Chi tiết thuế nhập khẩu). Có TK 413 – (Chênh lệch tỷ giá tăng) - Nếu chênh lệch tỷ giá nhỏ hơn tỷ giá giao dịch thực tế thì số chênh lệch tỷ giá giảm được ghi vào bên Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá. - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của vật tư, hàng hoá và thuế GTGT hàng nhập khẩu. Nợ TK133 (TK 1331) – Thuế GTGT được khấu trừ của vật tư, hàng hoá) Có TK333 (TK33312) – Thuế GTGT hàng nhập khẩu. + Doanh nghiệp chuyển tiền nộp thuế. Nợ TK 333 (TK 3331, TK 3333) Có TK 111, TK 112. + Nếu nguyên liệu, vật liệu, CCDC nhập khẩu dùng cho hoạt động SXKD hàng hoá, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc dùng vào hoạt động sự nghiệp, chương trình, dự án, văn hóa, phúc lợi… được trang trải bằng nguồn kinh phí khác thì thuế GTGT phải nộp của hàng nhập khẩu được tính vào giá trị VL, CCDC. Nợ TK 152, TK153 – (Theo giá thực tế) Có TK 111, 112, 311 – Số tiền đã trả, phải trả và chi phí thu mua. Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. (TK3333 – Thuế xuất, nhập khẩu – Chi tiết thuế nhập khẩu) (TK33312– Thuế GTGT hàng nhập khẩu) Có TK 413 (Chênh lệch tỷ giá tăng) Nếu chênh lệch tỷ giá ghi trên sổ kế toán nhỏ hơn tỷ giá giao dịch thực tế thì số chênh lệch tỷ gía giảm được ghi vào bên Nợ TK413. Các trường hợp cần chú ý: + Trường hợp đơn vị bán hàng được hưởng chiết khấu thanh toán do trả tiền sớm. Nợ TK 111, 112 Nợ TK 331 Có TK 711 + Trường hợp doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thương mại do mua khối lượng lớn hoặc được giảm giá hàng mua do hàng sai qui cách, kém phẩm chất hoặc trả lại hàng đã mua do người bán. Nợ TK331- Trừ vào nợ phải trả (Nếu chưa trả tiền cho người bán) Nợ TK111, 112 – Số tiền được trả lại (Nếu đã đưa tiền cho người bán) Nợ TK138 (1388) – Số tiền được người bán chấp nhận Có TK152, 153- (Số giảm giá hàng mua được hưởng hoặc số hàng mua trả lại theo giá không có thuế) Có TK133 (1331)- (Thuế GTGT đầu vào tương ứng với số được giảm giá hoặc hàng mua trả lại nếu có) + Trường hợp doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thanh toán do không được ghi giảm giá hàng mua, được ghi nhận là doanh thu tài chính Nợ TK331- Trừ vào nợ phải trả (Nếu chưa trả tiền cho người bán) Nợ TK111, 112- Số tiền được trả lại (Nếu đã đưa tiền cho người bán) Nợ TK138 (1388)- Số tiền được người bán chấp nhận Có TK515- Doanh thu hoạt động tài chính (Chiết khấu thanh toán được hưởng) * Trường hợp hàng về nhập kho nhưng chưa có hoá đơn - Trường hợp hàng về nhập kho, nhưng chưa nhận được hoáđơn, kế toán không ghi sổ ngay, lưu phiếu nhập vào hồ sơ “hàng về chưa có hoá đơn” - Nếu trong tháng nhận được hoá đơn, căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập ghi vào sổ như trường hợp hàng về hóa đơn cùng về. - Nếu đến cuối tháng vẫn chưa nhận được hoá đơn, kế toán tạm tính giá để ghi sổ kế toán. Nợ TK152, 153- (Giá tạm tính) Có TK331- Phải trả cho người bán + Sang tháng sau khi nhận được hoá đơn, kế toán tiến hành điều chỉnh lại sổ kế toán theo một trong ba cách sau. * Xoá giá tạm tính đã ghi sổ tháng trước bằng bút đỏ, sau đó ghi sổ theo giá trị thực tế bằng mực thường (giá hoá đơn = giá tạm tính) Ghi bút toán đỏ để huỷ bút toán đã tính giá tháng trước Nợ TK153, 152- bút toán đỏ Có TK331- bút toán đỏ Ghi tăng công cụ, dụng cụ theo giá thực tế và thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Nợ TK 153, 152 – Giá trị tăng Nợ TK 133 (1331) – Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331 – Phải trả người bán + Điều chỉnh sổ kế toán theo số chênh lệch giữa số đã ghi sổ kế toán theo giá tạm tính và giá ghi trên hoá đơn. Nếu giá tạm tính lớn hơn giá mua ghi trên hoá đơn. Nợ TK 152, 153 – Chênh lệch thừa (ghi bút đỏ) Nợ TK 133 (1331) – Thuế theo hoá đơn Có TK 331 – Phải trả cho người bán Nếu giá tạm tính nhỏ hơn giá mua ghi trên hoá đơn. Nợ TK 152, 153 – Chênh lệch thiếu Nợ TK 133 (1331) – Thuế theo hoá đơn Có TK 331 – Phải trả cho người bán * Trường hợp hàng mua đang đi trên đường. Trường hợp trong tháng khi hoá đơn về nhưng chưa nhận được hàng, kế toán không ghi sổ ngay, lưu hoá đơn vào sổ “Hàng mua đang đi trên đường”. - Nếu trong tháng hàng về, căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập ghi sổ kế toán như trường hợp hàng về hoá đơn cũng về. Nếu cuối tháng hàng vẫn chưa về căn cứ vào hoá đơn kế toán ghi. Nợ TK 151 – Ghi theo giá hoá đơn Nợ TK 133 (1331) – Thuế GTGT đầu vào (nếu có) Có TK111, 112, 141, 331… Tổng giá thanh toán. Sang tháng, sau khi hàng về căn cứ vào phiếu nhập kế toán ghi: Nợ TK152, 153: Nếu hàng nhập kho (ghi theo giá hoá đơn) Nợ TK621, 627, 641, 642 – Chuyển cho các bộ phận sử dụng. Có TK 151 – Số hàng đi đường đã về (ghi theo giá hoá đơn) * Trường hợp hàng thừa, thiếu, sai qui cách phẩm chất. - Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn. Về nguyên tắc khi phát hiện thừa phải làm văn bản báo cáo cho các bên liên quan biết để cùng xử lý. Tuỳ từng trường hợp kế toán ghi sổ như sau: + Nếu nhập kho toàn bộ số hàng. Nợ TK152, 153: Trị giá toàn bộ số hàng (giá không thuế GTGT) Nợ TK133 (1331) – Thuế GTGT tính theo giá hoá đơn. Có TK331 – Tổng giá thanh toán theo hoá đơn Có TK338 (3381) Trị giá số hàng thừa chưa có thuế GTGT. + Căn cứ vào quyết định xử lý tuỳ từng trường hợp kế toán ghi sổ như sau: + Nếu trả lại người bán số hàng thừa. Nợ TK 338 (3381) Trị giá hàng thừa đã xử lý Có TK152, 153 – Trả lại số hàng thừa. + Nếu đồng ý mua lại số hàng thừa. Nợ TK338 (3381) – Trị giá hàng thừa đã xử lý Nợ TK133 (1331) – Thuế GTGT của số hàng thừa (nếu có) Có TK632 – Số thừa không rõ nguyên nhân. + Nếu nhập kho theo hoá đơn thì số hàng thừa coi như giữ hộ và ghi Nợ TK002 – Số hàng thừa. Khi trả lại số hàng thừa ghi Có TK002 * Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn. * Kế toán chỉ ghi sổ hàng thực nhận, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận hàng thông báo cho bên bán biết kế toán ghi sổ. Nợ TK152, 153 – Trị giá số hàng thực nhận (giá chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 (1331) – Thuế GTGT theo hoá đơn (nếu có) Nợ TK 138 (1381) – Trị giá hàng thiếu chưa có thuế GTGT Có TK331 – Tổng giá thanh toán theo hoá đơn. - Khi căn cứ vào từng trường hợp cụ thể kế toán ghi vào các TK có liên quan. + Nếu người bán giao tiếp số thiếu. Nợ TK152, 153 – Số thiếu do người bán giao Có TK138 (1381) – Số thiếu được xử lý + Nếu người bán không còn vàng. Nợ TK331 – Ghi giảm số tiền trả cho người bán Có TK128 (1381) - Xử lý do thiếu Có TK133 (1331) – Thuế GTGT của số hàng thiếu + Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường Nợ TK138 (1388), 334 – Cá nhân bồi thường Có TK138 (1381) – Xử lý số thiếu Có TK133 (1331) – Thuế GTGT của số hàng thiếu. + Nếu số thiếu không xác định được nguyên nhân. Nợ TK 632 – Các khoản mất mát, hao hụt của vật tư, CCDC sau khi trừ đi phần bồi thường của cá nhân hoặc tập thể. Có TK 138 (1381) – Xử lý thiếu. - Trường hợp kém phẩm chất, sai qui cách, không đảm bảo hợp đồng. Số hàng này có thể được giảm giá hoặc trả lại cho người bán. Khi xuất kho giao cho chủ hàng hoặc số được giảm giá. Nợ TK331, 111, 112 – Tổng giá thanh toán Có TK 152, 153 – Số được giảm giá hoặc trả lại Có TK 133 (1331) – Thuế GTGT giảm trừ - Khi phát sinh các khoản chi phí thu mua vật liệu, công cụ, dụng cụ (vận chuyển, bốc dỡ….) căn cứ vào các chứng từ có liên quan kế toán ghi sổ như sau: Nợ TK 152, 153 – Chi phí thực tế chưa có thuế GTGT. Nợ TK133 (1331) – Thuế GTGT đầu vào (nếu có) Có TK111, 112, 331 – Tổng giá thanh toán. Các trường hợp nhập khác. - Nhập VL, CCDC tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến. Nợ TK 152, 153 – Theo giá thành thực tế. Có TK 154 – Giá thành thực tế vật liệu tự sản xuất hoặc thuê ngoài gia công. - Tăng VL, CCDC do nhận vốn góp liên doanh của các đơn vị khác được cấp phát: Nợ TK152, 153 – Giá thực tế Có TK411 – Giá thực tế. - Tăng VL, CCDC do được viện trợ, biếu tặng: Nợ TK 152, 153: - Giá trị hợp lý ban đầu. Có TK 711 – Giá trị hợp lý ban đầu - Tăng VL, CCDC do thu hồi vốn góp liên doanh. Nợ TK 152, 153 – Theo giá thực tế. Có TK 128, 222 – Giá thực tế. - Tăng do sản xuất dùng không hết hoặc phế liệu thu hồi nhập kho. Nợ TK152, 153 Có TK 621, 627, 641, 642, 154, 711 - Tăng VL, CCDC do kiểm kê phát hiện thừa. Nợ TK 152, 153 – Giá thực tế thừa. Có TK632 – Số thừa trong định mức. Có TK338 (3381) – Thừa ngoài định mức - Tăng do đánh giá lại: Khi có quyết định của Nhà nước hoặc cơ quan thẩm quyền về đánh giá lại tài sản. Doanh nghiệp tiến hành kiểm kê và đánh giá lại tài sản. Nếu đánh giá lại có giá > giá ghi trên sổ kế toán DN phần chênh lệch tăng kế toán ghi: Nợ TK 152, 153 – Phần chênh lệnh. Có TK 412 – Chênh lệch đánh giá lại 1.6.4. Phương pháp kế toán giảm nguyên liệu, vật liệu. Nguyên liệu, vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất chủ yếu giảm là do nhu cầu sản xuất sản phẩm, phục vụ quản lý sản xuất trong phạm vi các phân xưởng các bộ phận sản xuất phục vụ cho các bộ phận bán hàng cho quản lý doanh nghiệp và một số nhu cầu khác (góp vốn liên doanh, nhượng bán, cho vay…) - Xuất vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh. Căn cứ vào giá thực tế vật liệu xuất kho kế toán ghi. Nợ TK 621, 627, 641, 642, 241 Có TK 152 – Giá thực tế VL xuất dùng. - Xuất vật liệu tự chế biến hoặc thuê ngoài chế biến. Nợ TK154 (Chi tiết thuê gia công hoặc tự gia công) Có TK152 - Xuất VL góp vồn liên doanh với các đơn vị khác. + Căn cứ vào giá trị vốn góp do hội đồng liên doanh đánh giá và giá thành thực tế vật liệu xuất kho để xác định phần chênh lệch + Nếu giá trị vốn góp do liên doanh đánh giá lớn hơn giá thực tế VL xuất kho phần chênh lệch ghi Có TK 412: Nợ TK 128,222 - Trị giá vốn góp do HĐLD đánh giá lại Có TK 152 - Trị giá thực tế VL xuất kho Có TK 412 - Phần chênh lệch tăng + Nếu giá trị vốn góp liên doanh đánh giá nhỏ hơn giá thực tế VL xuất kho, phần chênh lệch ghi Nợ TK 412 Nợ TK 128, 222 - Trị giá vốn góp do HĐLD đánh giá lại Nợ TK 412 - Phần chênh lệch giảm Có TK 152 - Giá thực tế xuất kho - Xuất VL cho vay tạm thời Nợ TK 138 (1388) - Cá nhân, tập thể vay tạm thời Nợ TK 136 (1368) - Cho vay nội bộ tạm thời Có TK 152 - Giá vật liệu cho vay thực tế - Xuất vật liệu bán, trả lương, thưởng, biếu, tặng (theo giá thực tế) Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu - Kiểm kê phát hiện thiếu Nợ TK 138 (1388) - Thiếu cá nhân phải bồi thường Nợ TK 334 - Khấu trừ vào lương Nợ TK632 - Thiếu trong định mức Nợ TK 138 (1381) - Thiếu ngoài định mức Có TK 152 - Trị giá vật liệu thiếu hụt - Đánh giá giảm nguyên liệu, vật liệu theo quyết định Nhà nước Nợ TK 412 - Chênh lệch đánh giá lại tài sản Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) TK627,644,642 TK632,138,334 TK 152 TK 621 TK128,222 TK 154 TK 632 TK 412 TK111,112,141,331 TK 151 TK 411 TK 154 TK125,222 TK632,338(3281) TK 711 Mua ngoài vật liệu Xuất chế tạo sản phẩm Hàng đi đường nhập kho Xuất cho sản xuất chính, cho bán hàng, cho quản lý doanh nghiệp TK 133(1) Thuế GTGT được khấu trừ Nhận cấp phát, nhận góp vốn liên doanh Góp vốn liên doanh Xuất VL tự chế hay thuê ngoài chế biến Nhận lại vốn góp liên doanh Xuất bán trảlương, trả thưởng tặng biếu Phát hiện thừa khi kiểm kê Phát hiện thiếu khi kiểm kê VL được tặng, thưởng, viện trợ... Đánh giá giảm vật liệu VL thuê ngoài chế biến, tự chế nhập kho Đánh giá tăng vật liệu  1.6.5. Phương pháp kế toán xuất dùng công cụ, dụng cụ: Do đặc điểm của CCDC tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh nên để tính toán chính xác giá trị CCDC chuyển dịch vào chi phí sản xuất kinh doanh kế toán phải áp dụng phương pháp phân bổ thích hợp. Việc tính toán phân bổ giá thực tế CCDC xuất dùng vào chi phí sản xuất kinh doanh có thể thực hiện được 1 lần hoặc nhiều lần tuỳ thuộc vào giá trị và thời gian sử dụng - Xuất công cụ dụng cụ + Phương pháp phân bổ 1 lần: Phương pháp này áp dụng đối với những CCDC xuất dùng đều đặn hàng tháng, giá trị xuất dùng tương đối nhỏ. Theo phương pháp này khi xuất dùng CCDC toàn bộ giá trị CCDC được chuyển hết 1 lần vào chi phí SXKD, căn cứ vào giá trị thực tế xuất kho, kế toán ghi: Nợ TK 627 (6273) - Xuất dùng ở phân xưởng Nợ TK 641 (6413) - Xuất dùng ở bộ phận tiêu dùng Nợ TK 642 (6423) - Xuất dùng chung cho toàn DN Có TK 153 (1531) - Giá trị thực tế CCDC xuất kho + Phương pháp phân bổ dần giá trị (từ 2 lần trở lên): Phương pháp này được áp dụng đối với những CCDC có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài. Theo phương pháp này khi xuất công cụ, dụng cụ người ta phân bổ 50% giá trị vào các đối tượng sử dụng. Khi nào báo hỏng, mất, hết thời gian sử dụng người ta sẽ phân bổ nốt 50% giá trị còn lại Số phân bổ lần đầu = 50% giá trị xuất dùng Sổ phân bổ lần 2 = Giá trị báo hỏng - Phiếu liệu thu hồi (nếu có) - Số bồi thường (nếu có) 2 Khi xuất dùng công cụ, dụng cụ căn cứ vào giá trị thực tế xuất kho, kế toán ghi: Nợ TK 142 (1421), 242 Giá trị thực tế xuất dùng Có TK 153 (1531) Đồng thời phân bổ 50% giá trị xuất dùng vào các đối tượng sử dụng Nợ TK 627, 641, 642 50% giá trị xuất dùng Có TK 142, (1421),242 Khi công cụ, dụng cụ báo hỏng, mất, hết thời hạn sử dụng sẽ phân bổ nốt giá trị còn lại Nợ TK 152 - Phế liệu thu hồi (nếu có) Nợ TK 138 (1388), 334 - Số bồi thường (nếu có) Nợ TK 627, 641, 642 - Số phân bổ lần 2 Có TK 142 (1421), 242 - Giá trị còn lại CCDC + Phương pháp phân bổ nhiều lần (từ 3 lần trở lên): Phương pháp này được áp dụng với những công cụ, dụng cụ xuất dùng với quy mô lớn, giá trị cao, mục đích thay thế mới trang bị hàng loạt, có tác dụng phục vụ cho nhiều kỳ hạch toán a. Khi xuất dùng, kế toán ghi: Nợ TK 142 (1421), 242 Giá thực tế xuất dùng Có TK 153 (1531) b. Phản ánh giá trị phân bổ mỗi lần Nợ TK 627,641,642 Có TK 142 (1421), 242 Các kỳ tiếp theo, kế toán phản ánh số phân bổ giống bút toán 2(b). Khi báo hỏng, mất hoặc hết thời gian sử dụng sau khi trừ phế liệu thu hồi, số bồi thường của người làm mất hỏng... giá trị còn lại sẽ được phân bổ tiếp vào chi phí sản xuất kinh doanh tương tự như phương pháp phân bổ 2 lần - Xuất bao bì luân chuyển + Khi xuất dùng bao bì luân chuyển Nợ TK 142 (1421), 242 Giá thực tế của bao bì Có TK 153 (1532) luân chuyển xuất dùng + Phân bổ giá trị hao mòn của bao bì tính vào chi phí của kỳ sử dụng Nợ TK 152 - Tính vào giá trị của vật liệu mua ngoài Nợ TK 641 - Tính vào chi phí bán hàng Có TK 142 (1421), 242 - Giá trị hao mòn của bao bì + Khi thu hồi bao bì luân chuyển nhập kho Nợ TK 153 (1532) Giá trị còn lại của bao bì Có TK 142(1421), 242 - Xuất đồ dùng cho thuê + Khi chuyển công cụ, dụng cụ thành đồ dùng cho thuê hoặc đồ dùng cho thuê mua ngoài nhập kho Nợ TK 153 (1533) - Giá thực tế của đồ dùng Nợ TK 133 (1331) - Thuế GTGT (nếu có) Có TK 153 (1531) - Chuyển CCDC thành đồ dùng Có TK 111,112,331 - Tổng giá thanh toán + Khi xuất đồ dùng cho thuê Nợ TK 142 (1421), 242 Giá thực tế xuất dùng Có TK 153 (1533) của đồ dùng cho thuê + Xác định giá trị hao mòn của đồ dùng cho thuê Nợ TK 635 - Nếu hoạt động cho thuê không thường xuyên Nợ TK 627 - Nếu hoạt động cho thuê thường xuyên Có TK 142 (1421), 242 - Giá trị hao mòn của đồ dùng + Đồng thời phản ánh số thu về cho thuê đồ dùng Nợ TK 111,112,131 - Tổng số thu về cho thuê Có TK 515 - Nếu là hoạt động không thường xuyên Có TK 511 - Nếu là hoạt động thường xuyên Có TK 333 (3331) - Thuế GTGT phải nộp + Khi thu hồi đồ dùng cho thuê Nợ TK 153 (1533) Phần giá trị còn lại Có TK 142 (1421), 242 Sơ đồ kế toán tổng hợp CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên (Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) TK1381,334 TK 153 TK154 TK 128,222 TK 632 TK 412 TK111,112,141,331 TK 151 TK 411 TK 711 TK154 TK 128, 222 Mua ngoài CCDC Xuất CCDC loại phân bổ 1 lần Hàng đi đường nhập kho TK 1331 Thuế GTGT được khấu trừ Nhận cấp phát, góp vốn CCDC thuê ngoài, tự chế xuất kho Xuất CCDC góp vốn liên doanh CCDC thuê ngoài, tự chế, nhập kho Xuất CCDC bán, trả lương, trả thưởng, tặng Phát hiện thừa khi kiểm kê Kiểm kê phát hiện thiếu Đánh giá giảm CCDC Nhận viện trợ, biếu tặng Đánh giá tăng CCDC Xuất dùng CCDC loại phân bổ dần Phân bổ dần vào chi phí TK627,641,642 TK 142,242 Sơ đồ kế toán tổng hợp CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên (Tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) TK 153 TK111,112,331 TK 151, 411 Tăng do mua ngoài (tổng giá thanh toán) Xuất chế tạo sản phẩm Tăng do các nguyên nhân Xuất dùng cho các nhu cầu khác ở TK 621 TK 142,242 CCDC phân bổ nhiều lần Phân bổ dần vào chi phí SX chính TK 627, 641 phân xưởng, CPBH, CPQLDN 1.7. Kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ, dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên và liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư, hàng hóa, sản phẩm, trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế. Từ đó xác định lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác trong kỳ theo công thức: Giá trị vật liệu, CCDC xuất trong kỳ = Giá trị VL, CCDC tồn đầu kỳ + Tổng giá trị VL, CCDC tăng trong kỳ - Giá trị VL, CCDC tồn cuối kỳ 1.7.1. Các TK chủ yếu sử dụng: TK 611, TK 151, TK 152, TK 153 * TK 611 - Mua hàng: TK 611 - Mua hàng dùng để phản ánh trị giá nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hoá mua trong kỳ - Kết cấu và nội dung TK 611 Bên Nợ + Kết chuyển trị giá thực tế của vật tư, hàng hoá tồn kho đầu kỳ + Trị giá thực tế của NVL, CCDC, hàng hoá mua vào trong kỳ, hàng hoá đã bán bị trả lại Bên Có: + Kết chuyển trị giá thực tế của VL, CCDC, hàng hoá tồn kho cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê) + Trị giá thực tế VL, CCDC, hàng hoá mua vào trả lại cho người bán hoặc được giảm giá TK 611 cuối kỳ không có số dư TK 611 - Mua hàng có 2 TK cấp 2 TK 6111 - Mua nguyên liệu, vật liệu TK 6112 - Mua hàng hoá * TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu dùng để phản ánh số kết chuyển giá trị của các loại NVL tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. - Kết cấu và nội dung TK 152 Bên Nợ: + Kết chuyển trị giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ Bên Có: + Kết chuyển trị giá thực tế NVL đầu kỳ Số dư bên Nợ + Phản ánh trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ * TK 153 - Công cụ, dụng cụ Kết cấu và nội dung tương tự TK 152 * TK 151 - Hàng mua đang đi đường TK 151 - Hàng mua đang đi đường dùng để phản ánh số kết chuyển đầu kỳ và cuối kỳ giá trị của từng loại hàng đang đi trên đường. Kết cấu và nội dung Bên Nợ + Kết chuyển trị giá thực tế hàng mua đang đi trên đường cuối kỳ Bên Có + Kết chuyển trị giá thực tế hàng mua đang đi trên đường đầu kỳ Số dư bên Nợ + Giá trị hàng đang đi đường cuối kỳ Ngoài ra trong quá trình hạch toán còn sử dụng một số TK có liên quan như: TK 111, TK112, TK 133, TK 331...Các tài khoản này có kết cấu và nội dung giống nhau như phương pháp kê khai thường xuyên 1.7.2. Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu: - Đầu kỳ kinh doanh, kết chuyển giá trị hàng tồn kho theo từng loại: Nợ TK 611 - Mua hàng Có TK 152, TK 153 Có TK 151 - Hàng mua đang đi đường - Trong kỳ kinh doanh khi mua nguyên liệu, vật liệu, CCDC. Căn cứ vào các hoá đơn mua hàng, các chứng từ, phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 611 - Giá thực tế VL, CCDC thu mua Nợ TK 133 (1331) - Thuế GTGT đầu vào (nếu có) Có TK 111,112,331... - Tổng giá thanh toán Chú ý: Trường hợp doanh nghiệp mua NVL, CCDC, không đúng quy cách phẩm chất thì số hàng đó sẽ được giảm giá hoặc trả lại. Khi đó kế toán ghi: Nợ TK 111,112,331... - Tổng giá thanh toán Có TK 611 - Giá mua chưa có thuế Có TK 133 (1331) - Thuế GTGT (nếu có) - Số chiết khấu thanh toán được hưởng khi mua hàng được ghi tăng doanh thu hoạt động tài chính Nợ TK 111,112,138 (1388),331... Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính - Các nghiệp vụ khác làm tăng VL,CCDC trong kỳ Nợ TK 611 - Trị giá thực tế VL tăng Có TK 411 - Nhận vốn cổ phần,vốn cấp phát Có TK 311,338,336 - Tăng do đi vay Có TK 128,222 - Nhận lại vốn góp liên doanh - Cuối kỳ, kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê tính ra trị giá NVL, CCDC tồn kho cuối kỳ, biên bản xử lý số mất mát thiếu hụt Nợ TK 152,153 - Giá trị NVL, CCDC tồn kho cuối kỳ Nợ TK 151 - Hàng đi đường cuối kỳ Nợ TK 138,334 - Mất mát thiếu hụt cá nhân phải đền Nợ TK 138 (1381) - Số thiếu hụt chưa rõ nguyên nhân Nợ TK 632 - Số thiếu hụt trong định mức Có TK 611 - Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ và thiếu hụt - Giá trị nguyên liệu, vật liệu tính vào chi phí sản xuất được xác định bằng cách lấy tổng số phát sinh bên Nợ của TK 611 trừ đi số phát sinh bên Có TK 611 trừ đi số phát sinh bên Có TK 611 (bao gồm số tồn kho cuối kỳ, số mất mát, số trả lại, số giảm giá hàng mua...) rồi phân bổ cho các đối tượng sử dụng (dựa vào định mức hoặc tỷ lệ định mức). Nợ TK 627,641,642,621 Có TK 611 (6111) - Mua nguyên liệu, vật liệu - Đối với công cụ, dụng cụ Việc hạch toán công cụ, dụng cụ nhỏ cũng được tiến hành tương tự như đối với vật liệu. Trường hợp công cụ, dụng cụ xuất dùng trong kỳ có giá trị lớn cần trừ dần vào chi phí của nhiều kỳ (qua kiểm kê lượng đã xuất dùng, đang sử dụng), kế toán ghi: Nợ TK 142 (1421), 242 Giá thực tế xuất dùng Có TK 611 - Căn cứ vào số lần phân bổ xác định mức chi phí công cụ, dụng cụ trừ dần vào từng kỳ Nợ TK 627,641,642 Có TK 142 (1421), 242 Sơ đồ kế toán tổng hợp NVL, CCDC theo phương pháp kiểm kê định kỳ (Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) TK 611 TK 138,334,632 TK 151,152,153 TK 411 TK 412 TK 711 Giá trị VL, CCDC tồn đầu kỳ Giá trị VL, CCDC tồn cuối kỳ Giá trị VL, CCDC mua vào TK 133 Thuế GTGT được Nhận vốn góp liên doanh, cấp phát Giảm giá được hưởng hàng trả lại Giá trị thiếu hụt mất mát Nhận viện trợ, tặng thưởng Đánh giá tăng VL, CCDC TK 151,152,153 TK142(1421),242 Giá trị CCDC xuất dùng lớn Phân bổ dần vào chi phí SXKD TK 111,112,331 TK 111,112,331 TK 133 Thuế GTGT được TK621,627,641,642 Giá trị VL, CCDC nhỏ xuất dùng 1.7.3. Kế toán dự phòng giảm giá VL, CCDC tồn kho * Nguyên tắc lập dự phòng giảm giá VL, CCDC tồn kho Dự phòng giảm giá vật tư tồn kho là dự phòng phần giá trị dự kiến bị tổn thất sẽ ảnh hưởng đến kết quả SXKD do giảm giá vật tư tồn kho, tồn kho có thể xảy ra trong năm kế hoạch. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra do vật tư, sản phẩm, hàng hoá tồn kho bị giảm giá, đồng thời cũng để phản ánh đúng giá trị thực hiện thuần tuý hàng tồn kho do DN khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch toán Giá trị thực hiện thuần tuý của hàng tồn kho = Giá gốc của hàng tồn kho - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào cuối niên độ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải được thực hiện theo đúng các quy cách của chế độ tài chính DN hiện hành. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cho từng thứ, từng loại vật tư, hàng hoá, sản phẩm tồn kho nếu có bằng chứng tin cậy về sự giảm giá có thể xảy ra. Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào số lượng, giá trị hàng tồn kho xác định khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cho niên độ tiếp theo Doanh nghiệp phải căn cứ vào tình hình giảm giá, số lượng hàng tồn kho thực tế của từng loại vật tư, hàng hoá để xác định mức dự phòng theo công thức: Mức dự phòng cần lập năm tới cho hàng tồn kho i = Số lượng hàng tồn kho i cuối niên độ x Mức giảm giá của hàng tồn kho i * Tài khoản sử dụng - TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho phản ánh các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho khi có những bằng chứng tin cậy về sự giảm giá thường xuyên, liên tục của hàng tồn kho của DN Kết cấu và nội dung: Bên Nợ: + Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hoàn nhập làm giảm giá vốn hàng bán Bên Có: + Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập tính vào giá vốn hàng bán. Số dư Bên Có + Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho * Phương pháp kế toán Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Só dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. - Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm. Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho - Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập Nợ TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632 - Giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) - Trong niên độ kế toán tiếp theo, nếu hàng tồn kho không bị giảm giá đã sử dụng vào SXKD hoặc đã bán, ngoài bút toán phản ánh giá trị hàng tồn kho đã dùng hay đã bán, kế toán còn phải hoàn nhập số dự phòng giảm giá đã lập cho các loại hàng tồn kho này, kế toán ghi sổ: Nợ TK 159 - Hoàn nhập dự phòn._.