Kế toán nguyên vật liệu - Công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần nguyên vật liệu thuốc lá Ngân Sơn

………………...6 1-Phân loại NVL-CCDC…………………………………………………………6 1.1-Phân loại NVL………………………………………………………………6 1.2-Phân loại CCDC……………………………………………………………..8 2-Đánh giá NVL-CCDC…………………………………………………………8 2.1-Nguyên tắc đánh giá NVL-CCDC…………………………………………..8 2.2-Đánh giá NVL-CCDC………………………………………………………9 III-Kế toán chi tiết NVL-CCDC……………………………………………..12 1-Chứng từ sử dụng…………………………………………………………….13 2-Các phương pháp kế toán chi tiết NVL-CCDC………………………………13 IV-Kế toán tổng hợp NVL-CCDC……………………………………………18 1-Kế toán tổng hợp NVL-CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên……18 1.1-Đặc điểm của phương pháp KKTX………………………………………..18 1.2-Tài khoản sử dụng…………………………………………………………18 1.3-Phương pháp kế toán và các nghiệp vụ chủ yếu…………………………..20 2- Kế toán tổng hợp NVL-CCDC theo phương pháp kiểm kê định kỳ…………21 2.1-Đặc điểm của phương pháp KKĐK………………………………………..21 2.2- Tài khoản sử dụng…………………………………………………………21 2.3- Phương pháp kế toán và các nghiệp vụ chủ yếu…………………………..23 Chương II-Thực trạng công tác kế toán NVL-CCDC tại công ty cổ phần Ngân sơn………………………………………….24 I-Đặc điểm của công ty cổ phần Ngân Sơn…………………………………….24 1-Quá trình hình thành và phát triển của công ty………………………………24 2-Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh ……………………26 3-Tổ chức công tác kế toán tại công ty…………………………………………29 II-Thực trạng tổ chức công tác NVL-CCDC tại công ty cổ phần Ngân Sơn……32 1-Công tác phân loại NVL-CCDC tại công ty………………………………….32 2-Đánh giá NVL-CCDC ……………………………………………………….33 3-Thủ tục nhập-xuất NVL-CCDC tại công ty………………………………….35 4-Phương pháp kế toán chi tiết NVL-CCDC …………………………………..41 5-Kế toán tổng hợp nhập xuất kho NVL-CCDC tại công ty Ngân Sơn.............49 5.1-Tài khoản kế toán sử dụng…………………………………………………49 5.2-Kế toán tổng hợp các nghiệp vụ chủ yếu…………………………………..51 chương III-Nhận xét và đưa ra ý kiến hoàn thiện về công tác kế toán NVL-CCDC tại Công ty cổ phần ngân sơn........................................................................................................60 1-Nhận xét chung về công tác kế toán NVL-CCDC tại Công ty Cổ phần Ngân Sơn.......................................................................................................................60 2-ý kiến nhận xét nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán NVL-CCDC tại Công ty Cổ phần Ngân Sơn…………………………………………………….61 Kết luận……………………………………………………………………63 Lời nói đầu Nền kinh tế nước ta đã và đang chuyển sang nền kinh tế thi trường có sự điều tiết của nhà nước, cơ chế quản lý kinh tế tài chính có sự đổi mới về cả chiều rộng lẫn chiều sâu đã tác động rất lớn tới các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Hoạt động sản xuất kinh doanh trong nền kinh tế thị trường các doanh nghiệp phải đứng vững trước sự cạnh tranh hết sức gay gắt, chịu sự tác động của các quy luật kinh tế như quy luật cạnh tranh, quy luật giá trị và quy luật cung cầu. Do đó để đứng vững tồn tại và phát triển được thì hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp phải mang tính hiệu quả tức là phải đem lại lợi nhuận. Lợi nhuận chính là mục đích theo đuổi của các doanh nghiệp. Nó là tiền đề để các doanh nghiệp tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường. Trong đó, nguyên vật liệu là cơ sở cấu thành nên thực thể của sản phẩm và chiếm khoảng 60% đến 70% chi phí giá thành sản xuất. Vì vậy hạch toán kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ nói riêng là rất cần thiết đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra thường xuyên liên tục góp phần không nhỏ vào việc tiết kiệm nhiên liệu, hạ giá thành sản phẩm làm tăng sức cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường. Nhận thức được tầm quan trọng và vai trò tích cực của công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ nên em đã đi sâu vào nghiên cứu đề tài: “ Kế toán nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ tại công ty cổ phần nguyên vật liệu thuốc lá ngân sơn ” Bao gồm các mục sau: Chương I: Cơ sở lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ. Chương II: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ tại công ty Cổ phần nguyên vật liệu thuốc lá Ngân Sơn.. Chương III: Nhận xét và đưa ra ý kiến hoàn thiện về công tác kế toán nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần nguyên vật liệu thuốc lá Ngân Sơn. Song do thời gian thực tập không dài và trình độ hiểu biết của em không sâu cùng với sự giúp đỡ của ban lãnh đạo Công ty, các cô chú anh chị trong công ty đặc biệt là phòng kế toán và sự chỉ bảo tận tình của cô giáo Nguyễn Thị Dung trong thời gian qua nên em hoàn thành được chuyên đề thực tập này. Vì vậy em xin chân thành gửi lời cảm ơn sâu sắc tới cô giáo Nguyễn Thị Dung cùng các cô, chú, anh chị phòng kế toán đã tạo điều kiện cho em được học hỏi nâng cao kiến thức, giúp em có cái nhìn sâu rộng hơn về công tác chuyên môn không chỉ trong lý thuyết mà còn trong thực tế. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội , ngày 22 tháng 7 năm 2006 Học sinh Nguyễn Thị Nhung Chương I Cơ sở lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ I. Khái niệm, đặc điểm của kế toán NVL-CCDC. 1.1.Khái niệm, đặc điểm của NVL. 1.1.1. Khái niệm. NVL là đối tượng lao động và là một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất đó là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. 1.1.2. Đặc điểm. -NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh không giữ nguyên được hình tháI vật chất ban đầu. -NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh. -Giá trị của NVL được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra hoặc vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Chi phí về các loại vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất. Do vậy việc quản lý chặt chẽ vật liệu trong quá trình sản xuất nhập thu mua, dự trữ bảo quản có ý nghĩa rất lớn trong việc tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản xuất. 1.2. Khái niệm, đặc điểm của CCDC. 1.2.1.Khái niệm. CCDC là những tư liệu lao động không đủ các tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng theo quy định để trở thành tài sản cố định. 1.2.2.Đặc điểm. -CCDC thường tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh và luôn giữ được hình tháI ban đầu khi tham gia vào sản xuất kinh doanh. -Giá trị của CCDC bị hao mòn dần và chuyển dịch từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh. 2.Nhiệm vụ của kế toán NVL-CCDC. Để đáp ứng được yêu cầu quản lý kế toán vật tư hàng hoá trong doanh nghiệp cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Vận dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán NVL-CCDC. - Hướng dẫn việc kiểm tra chấp hành các nguyên tắc, thủ tục nhập xuất. Thực hiện đầy đủ đúng chế độ hạch toán ban đầu. - Tổ chức chi chép phản ánh chính xác đầy đủ kịp thời số lượng, chất lượng và giá trị thực tế giá gốc của NVL-CCDC từng loại, từng thứ. - Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật tư, hàng hoá và kế hoạch sử dụng NVL-CCDC. - Tổ chức công tác kế toán phù hợp với phương pháp kế toán tồn kho cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo và phân tích cho hoạt động sản xuất kinh doanh. II.Phân loại và đánh giá NVL-CCDC. 1.Phân loại NVL-CCDC. Trong mỗi doanh nghiệp, do tính chất đặc thù trong hoạt động sản xuất kinh doanh nên cần phảI sử dụng nhiều loại NVL-CCDC khác nhau. Mỗi loại NVL-CCDC lại có vai trò công dụng, tính chất lý, hoá học khác nhau do đó việc phân loại NVL-CCDC có cơ sở khoa học là điều kiện quan trọng để có thể quản lý một cách chặt chẽ và hạch toán chi tiết NVL-CCDC phục vụ yêu cầu quản trị doanh nghiệp. 1.1.Phân loại NVL. * Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp thì NVL được phân thành các loại sau: -Nguyêu liệu, vật liệu chính: là đối tượng lao động cấu thành nên thực thể sản phẩm. Các doanh nghiệp khác nhau thì sử dụng NVL chính không giống nhau. VD: ở doanh nghiệp cơ khí NVL chính là sắt, thép. Doanh nghiệp sản xuất đường thì NVL chính là mía. Còn doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo thì NVL chính là đường, bột nha. Có thể sản phẩm của DN này làm NVL cho DN khác. Đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích để tiếp tục gia công chế biến được coi là NVL chính. - Vật liệu phụ: là những loại vật liệu khi sử dụng chỉ có tác dụng có thể làm chất lượng sản phẩm hoàn chỉnh hoặc đảm bảo cho các CCDC hoạt động được bình thường như thuốc tẩy, thuốc nhuộm, dầu nhờn, cúc áo, chỉ may, giẻ lau, xà phòng. - Nhiên liệu: là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh gồm xăng, dầu, than, củi, khí gas. - Phụ tùng thay thế: là các loại phụ tùng chi tiết được sử dụng để thay thế sửa chữa những máy móc, thiết bị phương tiện vận tải. - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm những vật liệu thiết bị công cụ khí cụ vật kết cấu dùng cho công tác xây dựng cơ bản. - Vật liệu khác: là những vật liệu chưa được xếp vào các loại trên thường là những vật liệu được loại từ quá trình SX hoặc phế liệu thu hồi từ thanh lý TSCĐ. Ngoài ra, tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết của doanh nghiệp mà trong từng loại NVL trên chia thành từng nhóm, từng thứ. Cách phân loại này là cơ sở để xác định mức tiêu hao, định mức dự trữ cho từng loại, từng thứ NVL là cơ sở để tổ chức hạch toán chi tiết NVL trong doanh nghiệp. * Căn cứ vào nguồn hình thành NVL được chia làm hai nguồn: - NVL nhập từ bên ngoài: do mua ngoài, nhận góp vốn liên doanh, nhận biếu tặng. - NVL tự chế: do doanh nghiệp tự sản xuất VD: Doanh nghiệp chế biến chè tổ chức đội trồng chè cung cấp nguyên liệu cho bộ phận chế biến. Cách phân loại này làm căn cứ cho việc lập kế hoạch thu mua và kế hoạch sản xuất NVL là cơ sở để xác định trị giá vốn thực tế NVL nhập kho. * Căn cứ vào mục đích công dụng của NVL có thể chia thành: - NVL dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh gồm: + NVL dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm. + NVL dùng cho nhu cầu quản lý ở các phân xưởng, bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp. - NVL dùng cho nhu cầu khác: + Nhượng bán. + Đem góp vốn liên doanh. + Biếu tặng. 1.2.Phân loại CCDC. Công cụ dụng cụ được phân loại theo các tiêu thức sau: * Theo yêu cầu quản lý và yêu cầu ghi chép gồm: - Công cụ dụng cụ. - Bao bì luân chuyển. - Đồ dùng cho thuê. * Theo mục đích và nơi sử dụng gồm: - Dùng cho sản xuất kinh doanh. - Dùng cho quản lý. - Dùng cho các nhu cầu khác. * Theo giá trị và giá trị sử dụng bao gồm: - Loại phân bổ một lần. - Loại phân bổ hai lần. - Loại phân bổ nhiều lần. * Theo nguồn hình thành: - CCDC nhập từ bên ngoài: + Do mua từ bên ngoài. + Nhận vốn góp liên doanh. + Nhận biếu tặng. - CCDC tự chế: do doanh nghiệp tự sản xuất. 2. Đánh giá NVL-CCDC. 2.1. Nguyên tắc đánh giá NVL-CCDC. Đánh giá NVL-CCDC là việc xác định giá trị của NVL-CCDC ở những thời điểm nhất định và theo những nguyên tắc quy định. Khi đánh giá NVL-CCDC cần phải tuân thủ các nguyên tắc sau: * Nguyên tắc giá gốc ( theo chuẩn mực 02 - hàng tồn kho ). NVL-CCDC phải được đánh giá theo giá gốc, giá gốc hay còn được gọi là trị giá vốn thực tế của NVL-CCDC là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để có được NVL-CCDC đó ở địa điểm và trạng thái hiện tại. * Nguyên tắc thận trọng. NVL-CCDC được đánh giá tri giá gốc nhưng trường hợp giá trị thuần có thể được thể hiện. Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất kinh doanh trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng thực hiện nguyên tắc thận trọng bằng cách trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Kế toán đã ghi sổ theo giá gốc và phản ánh khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho do đó trên báo cáo tài chính trình bày thông qua hai chỉ tiêu sau: Trị giá vốn thực tế NVL-CCDC. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. * Nguyên tắc nhất quán. Các phương pháp kế toán trong đánh giá NVL-CCDC phải đảm bảo tính nhất quán tức là kế toán đã chọn phương pháp nào thì phảI áp dụng phương pháp đó, nhất quán trong niên độ kế toán. Doanh nghiệp có thể thay đổi phương pháp đã chọn nhưng phải đảm bảo phương pháp thay thế cho phép trình bày thông tin kế toán một cách trung thực và hợp lý hơn, đồng thời phải giải thích được ảnh hưởng của sự thay đổi đó. * Sự hình thành trị giá vốn thực tế của NVL-CCDC được phân biệt ở các thời điểm khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. - Thời điểm mua xác định trị giá vốn thực tế hàng mua. - Thời điểm nhập kho xác định trị giá vốn thực tế hàng nhập. - Thời điểm xuất kho xác định trị giá vốn thực tế hàng xuất. - Thời điểm tiêu thụ xác định trị giá vốn thực tế hàng tiêu thụ. 2.2. Đánh giá NVL-CCDC. a. Xác định trị giá vốn thực tế của vật tư nhập kho. Trị giá vốn thực tế của vật tư nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập. + Trị giá Giá Chi phí vận Giảm giá vốn thực tế nhập kho mua chuyển bốc dỡ hàng mua * Nhập do mua ngoài: + = + Trường hợp NVL-CCDC mua vào được sử dụng cho đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thì giá mua là giá chưa có thuế. + Trường hợp NVL-CCDC mua vào được sử dụng cho đối tượng không chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ hoặc sử dụng cho các mục đích phúc lợi, các dự án thì giá mua bao gồm cả thuế GTGT. * Nhập do tự sản xuất. Trị giá vốn thực tế nhập kho = Giá thành SX của NVL-CCDC gia công chế biến * Nhập do thuê ngoài gia công chế biến. Trị giá vốn Giá vốn hàng Số tiền phải Chi phí thực tế = xuất kho thuê + trả cho người + vận chuyển bốc hàng nhập kho ngoài GCCB nhận GCCB dỡ khi giao nhận * Nhập do vốn góp liên doanh. + = Trị giá hàng Giá do hội đồng Chi phí khác phát sinh nhập kho liên doanh thoả thuận khi tiếp nhận NVL-CCDC * Nhập do được cấp: Giá vốn hàng nhập kho = Giá ghi trên biên bản giao nhận + Chi phí PS khi nhận * Nhập do được biếu tặng hoặc tài trợ. Giá vốn hàng nhập kho = Giá trị hợp lý + Chi phí khác phát sinh NVL-CCDC b. Đánh giá NVL-CCDC xuất kho. - Là việc dùng tiền biểu thị giá trị NVL-CCDC theo những nguyên tắc nhất định. - Kế toán nhập-xuất NVL-CCDC phải được đánh giá theo giá gốc, theo quy định của chuẩn mực số 02-hàng tồn kho. -Tuy nhiên ở một số doanh nghiệp để giảm bớt khối lượng ghi chép tính toán hàng ngày kế toán tiến hành tổng hợp các chứng từ liên quan đến nhập-xuất-tồn lên sổ chi tiết phù hợp với hình thức kế toán chi tiết mà đơn vị sử dụng. - Đánh giá NVL-CCDC xuất kho theo các phương pháp sau: * Phương pháp đích danh. - Nội dung: Theo phương pháp này, NVL-CCDC xuất kho thuộc lô hàng nào thì được tính theo đơn giá gốc của chính lô hàng đó. - Ưu điểm: Độ chính xác cao của giá vốn NVL-CCDC xuất dùng và có sự theo dõi chặt chẽ đúng kết quả hoạt động SXKD. - Nhược điểm: Rất phức tạp trong việc quản lý và bảo quản hàng hoá - Điều kiện áp dụng: thường được áp dụng cho những đơn vị ít mặt hàng. * Phương pháp nhập trước-xuất trước. - Nội dung: Theo phương pháp này, người ta giả thiết cho rằng lô hàng nào nhập trước sẽ được xuất ra trước. Vì vậy kế toán phải theo dõi số lượng, đơn giá gốc của từng lần nhập trên sổ kế toán. Để khi xuất ra sẽ sử dụng đến đơn giá gốc của lô hàng nhập trước tiên khi hết số lượng lô hàng nhập trước thì tiếp tục tính theo đơn giá gốc của lô hàng nhập tiếp theo đó. - Ưu điểm: Công việc không bị dồn vào cuối tháng. - Nhược điểm: Đòi hỏi phải theo dõi chặt chẽ, không phản ánh được chính xác các nghiệp vụ phát sinh. Vì vậy theo phương pháp này khi giá của NVL-CCDC tăng thì giá trị của NVL-CCDC giảm và ngược lại. * Phương pháp nhập sau-xuất trước. Theo phương pháp này, người ta giả thiết lô hàng nào nhập sau thì xuất ra trước. Vì vậy khi xuất kho để bán người ta tính đơn giá sau cùng khi nào hết lô hàng sau cùng thì tính tiếp theo đơn giá của lô hàng nhập trươc đó. * Phương pháp bình quân. - Có ba phương pháp. - Trị giá vốn thực tế của NVL-CCDC xuất kho được căn cứ vào số lượng NVL-CCDC xuất kho. - Công thức: Giá thực tế xuất kho = Số lượng xuất x Đơn giá bình quân + Giá bình quân cả kỳ dự trữ: - Công thức: = Đơn giá BQ Trị giá thực tế tồn kho đầu kỳ + Thực tế nhập kho cả kỳ dự trữ Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ - Ưu điểm: Đơn giản dễ tính. - Nhược điểm: Độ chính xác không cao, khối lượng công việc dồn vào cuối tháng. + Giá bình quân sau mỗi lần nhập: - Công thức: Đơn giá BQ sau mỗi lần = nhập Trị giá NVL-CCDC tồn trước lần + Trị giá NVL-CCDC nhập nhập n lần thứ n Số lượng tồn trước lần nhập thứ n + Số lượng nhập lần thứ n - Ưu điểm: độ chính xác cao, công việc được phân bổ nhiều lần trong tháng. - Nhược điểm: Tốn nhiều công , phức tạp. + Giá bình quân cuối kỳ trước (đầu kỳ này): = ĐGBQ cuối kỳ trước Giá trị thực tế NVL-CCDC tồn đầu kỳ này của NVL-CCDC Số lượng thực tế NVL-CCDC tồn đầu kỳ này * Phương pháp tính theo giá hạch toán. - Giá hạch toán của NVL-CCDC là giá do doanh nghiệp tự quy định và được sử dụng thống nhất trong doanh nghiệp một thời gian dài. Hàng ngàydùng giá hạch toán để ghi rõ chi tiết giá trị vật liệu nhập, xuất. Cuối kỳ, kế toán tình ra trị giá vốn thực tế của NVL-CCDC xuất kho theo hệ số giá. Hệ Số = Giá - Công thức: Trị giá vốn NVL tồn đầu kỳ + Trị giá vốn NVL nhập trong kỳ Trị giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ +Trị giá hạch toán NVL nhập trong kỳ x = Trị giá vốn thực tế Trị giá hạch toán Hệ số giá (H) Của NVL-CCDC xuất kho NVL-CCDC xuất kho III. Kế toán chi tiết NVL-CCDC. Kế toán chi tiết NVL-CCDC là việc hạch toán kết hợp giữa thu kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập-xuất kho nhằm đảm bảo theo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động của từng loại, từng nhóm NVL-CCDC về số lượng và giá trị. Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và vận dụng phương pháp hạch toán chi tiết NVL-CCDC phù hợp để góp phần tăng cường quản lý NVL. 1. Chứng từ kế toán sử dụng. Trong hoạt động SXKD của doanh nghiệp, Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến nhập-xuất NVL-CCDC đều phải lập chứng từ đầy đủ kịp thời, dúng chế độ quy định. Theo chế độ kế toán ban hành theo QĐ1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 và theo QĐ 885/1998/QĐ/BTC ngày 16/7/1998 của Bộ trưởng bộ tài chính các chứng từ về vật tư hàng hoá, NVL-CCDC bao gồm: +Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT). +Phiếu xuất kho ( Mẫu 02-VT). +Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03-VT). +Biên bản kiểm kê vật tư tài sản hàng hoá (Mẫu 08-VT). +Hoá đơn GTGT - Mẫu số 01 GTKT -2 LN. +Hoá đơn bán hàng -Mẫu 02 GTKT- 2LN. +Hoá đơn cước vận chuyển (Mẫu 03-BH). Đối với các chứng từ này phải lập kịp thời đầy đủ theo quy định về mẫu biểu, nội dung phương pháp lập. Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kế toán phát sinh. Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, của doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn sau: + Phiếu xuất vật tư theo hạn mức ( Mẫu 04-VT). + Biên bản kiểm nghiệm ( Mẫu 05-VT). + Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( Mẫu 07-VT). 2. Các phương pháp hạch toán chi tiết. 2.1. Phương pháp ghi thẻ song song. *Nội dung: + ở kho: - Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hinhg nhập-xuất-tồn của NVL-CCDC theo chỉ tiêu số lượng. - Khi nhận chứng từ N-X-T thủ kho phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập-thực xuất vào chứng từ, vào thẻ kho cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trên thẻ kho, định kỳ thủ kho gửi các chứng từ N-X-T. Phân loại theo từng thứ NVL-CCDC cho phòng kế toán. + ở phòng kế toán: - Kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết để ghi chép tình hình N-X-T từng NVL-CCDC theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. - Kế toán ghi nhận được chứng từ N-X-T của thủ kho gửi lên kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ căn cứ vào các chứng từ N-X-T để ghi vào sổ kế toán chi tiết NVL-CCDC mỗi chứng từ được ghi một dòng. - Cuối tháng, kế toán lập bảng kê N-X-T sau đó đối chiếu : Đối chiếu sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho. Đối chiếu số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê N-X-T với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp. Đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế. Sơ đồ khái quát theo phương pháp thẻ song song Thẻ kho Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Sổ kế toán chi tiết Bảng kê N-X-T Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu * Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu. * Nhược điểm: Ghi chép có sự trùng lặp nhiều. * Điều kiện áp dụng: đối với những doanh nghiệp có ít chủng loại NVL-CCDC. 2.2.Phương pháp sổ số dư. *Nội dung: + ở kho: - Chỉ theo dõi về mặt số lượng. - Hằng ngày hoặc là định kỳ sau khi ghi thẻ kho song thủ kho tập hợp chứng từ N-X-T phát sinh trong kỳ phân loại theo từng nhóm quy định. Căn cứ vào phân loại theo từng nhóm chứng từ thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ kèm theo phiếu X-N giao cho phòng kế toán. - Cuối tháng, căn cứ vào số lượng hàng tồn kho ghi trên thẻ kho thủ kho ghi vào sổ số dư cột số lượng. - Sau khi ghi xong sổ số dư thủ kho sẽ trả sổ số dư cho phòng kế toán ghi cột số tiền. + ở phòng kế toán: - Chỉ theo dõi về mặt giá trị. - Hằng ngày sau khi nhận được những chứng từ N-X-T do thủ kho gửi lên kế toán phân loại chứng từ và lập bảng tổng hợp chứng từ gốc (nếu cần). Sau đó căn cứ vào chứng từ để lên bảng kê N-X-T mở cho từng kho về mặt số lượng. - Cuối tháng, kế toán tiến hành tổng hợp số liệu trên bảng kê và tính ra giá trị tồn kho để ghi lên sổ số dư cột số tiền. * Ưu điểm: -Giảm bớt khối lượng ghi chép hằng ngày. - Kiểm tra giám sát thường xuyên đối với việc N-X-T hằng ngày. * Nhược điểm: - Khó phát hiện sai sót. - Việc tìm kiếm sai sót chênh lệch, phức tạp. - Yêu cầu trình độ quản lý của thủ kho và kế toán cao. * Điều kiện áp dụng: Doanh nghiệp có nhiều loại NVL-CCDC, việc N-X-T diễn ra thường xuyên. Sơ đồ khái quát theo phương pháp sổ số dư Thẻ kho Sổ kế toán tổng hợp Bảng luỹ kế xuất Bảng luỹ kế nhập Bảng kê tổng hợp N-X-T Phiếu giao nhận chứng từ Phiếu giao nhận chứng từ Phiếu xuất kho Sổ số dư Phiếu nhập kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 2.3. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. * Nội dung: + ở kho: - Theo dõi về mặt số lượng. - Mở thẻ kho và sổ chi tiết theo dõi về mặt số lượng từng danh điểm NVL-CCDC. + ở phòng kế toán: - Theo dõi về mặt giá trị. - Mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép phản ánh tổng số NVL-CCDC luân chuyển trong tháng và tồn cuối tháng theo cả hai chỉ tiêu số lượng và chất lượng. - Sổ đối chiếu luân chuyển dùng cho cả năm và chỉ ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở chứng từ, bảng kê N-X-T. * Ưu điểm: - Giảm bớt được khối lượng ghi chép. - Dễ đối chiếu. * Nhược điểm: - Bị trùng lặp nhiều do thủ kho và kế toán đều theo dõi về mặt số lượng. - Công việc bị dồn nhiều vào cuối tháng * Điều kiện áp dụng: Doanh nghiệp có nhiều loại NVL-CCDC, việc N-X-T diễn ra thường xuyên. Sơ đồ khái quát theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Sổ kế toán tổng hợp Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Bảng kê nhập Phiếu xuất Phiếu nhập Thẻ kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu IV. Kế toán tổng hợp NVL-CCDC. Kế toán tổng hợp NVL-CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên 1.1. Đặc điểm của phương pháp kê khai thường xuyên. * Khái niệm: Là phương pháp kế toán phải tổ chức ghi chép một cách thường xuyên liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho của NVL-CCDC trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. * Đặc điểm: - Theo dõi mọi biến động tăng giảm và số dư của NVL-CCDC được phản ánh trên TK 152, 153. - Việc xác định giá vốn của NVL-CCDC xuất kho căn cứ vào các chứng từ xuất kho và tính theo các phương pháp tính giá xuất kho của NVL-CCDC đã nêu ở trên. 1.2. Tài khoản sử dụng. Để hạch toán các khoản NVL-CCDC kế toán sử dụng một số tài khoản sau: - TK 151: Hàng đang đi đường. - TK 152 : Nguyên vật liệu. - TK 153 : Công cụ dụng cụ. - TK 133, TK 621, 627, 641, 642 và các TK thanh toán như TK 331… * TK 151 ( Hàng đang đi đường). - Nội dung: Dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của các gía trị hàng đang đi đường tại doanh nghiệp. - Kết cấu: Nợ TK 151 Có - Phản ánh giá trị NVL-CCDC, hàng hoá đã mua nhưng chưa về nhập kho đang đi đường, phát sinh trong kỳ. - Phản ánh giá trị NVL-CCDC, hàng hoá đi đường đã về nhập kho hoặc chuyển thẳng sản xuất phát sinh trong kỳ. Dư cuối kỳ: Phản ánh giá trị NVL-CCDC hàng hoá hiện đang đi đường tại doanh nghiệp. * TK 152 ( Nguyên vật liệu ). - Nội dung: Dùng để phản ánh số hiện có và các khoản tăng giảm đối với NVL tại doanh nghiệp. - Kết cấu: Nợ TK 152 Có - Phản ánh giá trị NVL nhập kho trong kỳ. - Phản ánh giá trị NVL trong kho tăng do kiểm kê. - Phản ánh giá trị NVL xuất kho trong kỳ. - Phản ánh giá trị NVL trong kho giảm do kiểm kê. Dư cuối kỳ: Phản ánh giá trị NVL tồn kho tại doanh nghiệp. - Nguyên tắc: + TK 152 phải được hạch toán theo phương pháp giá gốc. + TK 152 phải được hạch toán chi tiết theo từng kho bảo quản và theo từng thứ, từng loại cả về mặt giá trị, số lượng. * TK 153 ( Công cụ dụng cụ). - Nội dung: Dùng để hạch toán số hiện có và tình hình tăng giảm các loại CCDC tại doanh nghiệp. - Kết cấu: Nợ TK 153 Có - Phản ánh giá trị CCDC nhập kho trong kỳ. - Phản ánh giá trị CCDC trong kho tăng do kiểm kê. - Phản ánh giá trị CCDC xuất kho trong kỳ. - Phản ánh giá trị CCDC trong kho giảm do kiểm kê. Dư cuối kỳ: Phản ánh giá trị CCDC tồn kho tại doanh nghiệp. 1.3.Phương pháp kế toán NVL-CCDC. TK 152, 153 Sơ đồ hạch toán NVL-CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 621 TK 111,112,331 (7) (1) (13) TK 412 TK 133 (12) TK 111,112,331 (11) TK 136,138 (10) TK 128,222 (9) TK 154 (8) TK 627,641,642 (6) TK 627,641,642 (5) TK 412 (4) TK 338 (3) TK 411, 154, 128,222 (2) TK 151 TK 133 Chú thích: Mua ngoài. Hàng đi đường nhập kho. Nhận vốn góp liên doanh, do tự chế hay thuê ngoài gia công chế biến, nhận lại vốn góp liên doanh. Phát hiện thừa chưa rõ nguyên nhân. Đánh giá giảm NVL-CCDC. NVL-CCDC sử dụng không hết nhập lại kho. Xuất dùng cho sản xuất. Xuất dùng khác. Xuất kho để tự chế thuê ngoài, gia công chế biến. (10) Xuất góp vốn liên doanh. (11) Xuất NVL-CCDC di chuyển nội bộ, xuất thiếu chưa rõ nguyên nhân. (12) Xuất trả lại. (13) Đánh giá tăng NVL-CCDC. Kế toán tổng hợp NVL-CCDC theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Đặc điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ. * Khái niệm: Là phương pháp hạch toán căn cứ vào kỳ kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp từ đó tính ra trị giá NVL-CCDC xuất ra trong kỳ theo công thức sau. * Công thức: - + = Trị giá NVL-CCDC Trị giá NVL-CCDC Trị giá NVL-CCDC Trị giá NVL-CCDC xuất dùng trong kỳ tồn đầu kỳ nhập trong kỳ tồn cuối kỳ * Đặc điểm: - Phương pháp này chỉ phản ánh trị giá vốn thực tế của NVL-CCDC tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. - Trị giá vốn của NVL-CCDC nhập-xuất kho hàng ngày được phản ánh theo TK 611 ( Mua hàng). - Chú ý: Đầu kỳ kế toán tiến hành kết chuyển giá trị của NVL-CCDC tồn đầu kỳ sang TK 611. 2.2. Tài khoản sử dụng. Để hạch toán các khoản NVL-CCDC kế toán sử dụng một số tài khoản sau: - TK 151: Hàng đang đi đường. - TK 152 : Nguyên vật liệu. - TK 153 : Công cụ dụng cụ. - TK 611: Mua hàng. * TK 611 ( Mua hàng). - Nội dung: Dùng để phản ánh tình hình N-X-T của NVL-CCDC tại doanh nghiệp thực hiện hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. - Kết cấu: Nợ TK 611 Có - Phản ánh giá trị kết chuyển tồn đầu kỳ của NVL-CCDC. - Phản ánh giá trị NVL-CCDC nhập vào trong kỳ. - Phản ánh giá trị NVL-CCDC đã bán bị trả lại. - Phản ánh giá trị kết chuyển tồn cuối kỳ của NVL-CCDC. - Phản ánh giá trị của NVL-CCDC xuất dùng trong kỳ. - Phản ánh giá trị của NVL-CCDC mua vào được giảm giá, chiết khấu. x - Chú ý: TK 611 không có số dư cuối kỳ. * TK 151 ( Hàng đang đi đường). - Nội dung: Dùng để phản ánh giá trị của hàng đi đường về chưa nhập kho. - Kết cấu: Nợ TK 151 Có Dư đầu kỳ: Phản ánh hàng hoá vật tư đang đi đường ở đầu kỳ. - Phản ánh giá trị thực tế NVL-CCDC đi đường cuối tháng chưa về nhập kho. - Kết chuyển giá trị thực tế NVL-CCDC đi đường đầu kỳsang TK 611. Dư cuối kỳ: Phản ánh giá trị NVL-CCDC tại thời điểm cuối kỳ. 2.3.Phương pháp kế toán NVL-CCDC. Sơ đồ hạch toán NVL-CCDC theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 151,152,153 TK 611 TK 151,152,153 (1) (7) TK 138,334, 632 (6) TK 621,627,641,642 (5) (4) TK 128,222,154.. (3) TK 411 (2) TK 111,112,131.. Chú thích: Kết chuyển tồn đầu kỳ. Mua mới trong kỳ. Nhận cấp phát… Nhận lại vốn góp, chuyển từ sản xuất sang. Kết chuyển tồn cuối kỳ. Xuất dùng. Số thiếu hụt. Chương II Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ tại công ty cổ phần nguyên vật liệu thuốc lá ngân sơn I. Đặc điểm chung của công ty cổ phần NVL thuốc lá Ngân Sơn. 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty. Công ty cổ phần Ngân Sơn là một doanh nghiệp nhà nước hoạt động trong lĩnh vực sản xuất vật liệu thuốc lá và sản phẩm chủ yếu là các loại thuốc lá. Công ty cổ phần Ngân Sơn là một chi nhánh của công ty cổ phần thuốc lá Việt Nam được thành lập vào ngày 27 tháng 4 năm 1997 theo quyết định số 80/QĐ-UBND TP Lạng Sơn. Trước đây, Công ty có tên gọi là Công ty thuốc lá Bắc trực thuộc tổng công ty thuốc lá Việt Nam. Đến ngày 31 tháng 8 năm 2000 công ty được đổi tên là Công ty cổ phần nguyên vật liệu thuốc lá Ngân Sơn. Bao gồm hai văn phòng đại diện chính: - Văn phòng A đặt tại thị xã Phủ Lỗ – Huyện Sóc Sơn - Đông Anh- Hà Nội. - Văn phòng B đặt tại Khu công nghiệp Tiên Sơn-Thị xã Bắc Ninh-Tỉnh Bắc Ninh. Với vị trí tương đối nằm cạnh quốc lộ 1A và tuyến đường sắt Hà Nội-Lạng Sơn đây là khu công nghiệp của Lạng Sơn nơi tập chung một số cơ sở công nghiệp tỉnh Lạng Sơn. Nằm trên vùng đất đã được hoạch định địa giới cấp phát phi công nghiệp nơi tập trung một số vùng đất để trồng cây thuốc lá với trữ lượng lớn thuận lợi cho việc cung cấp nguyên vật liệu. Nằm cạnh trục đường giao thông quan trọng nên công ty cổ phần Ngân Sơn có điều kiện hợp tác kinh tế cung ứng vật tư tiêu thụ sản phẩm và hợp tác khoa học kỹ thuật. Sau gần 10 năm hoạt động qua nhiều thời kỳ kinh tế chuyển đổi công ty cổ phần Ngân Sơn đã trải qua nhiều thăng trầm nhiều l._.