Kế toán nguyên vật liệu - Công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần Cơ Khí May Gia Lâm

tư chiếm tỉ trọng lớn và là nhân tố chính cấu tạo nên sản phẩm vì vậy mua, quản lý, và sử dụng NVL là vấn đề có ý nghĩa rất lớn góp phần vào việc tiết kiệm chi phí, hạ giá thành và nâng cao chất lượng sản phẩm đó là kế toán mà kế toán NVL- CCDC luôn được xác định là một trong những khâu quan trọng nhất của toàn bộ công tác kế toán trong DNSX. Để đạt được những yêu cầu cần có, DN cần phải quan tâm đến tất cả các khâu trong quá trình SX để làm thế nào giảm được chi phí SX và hạ giá thành SP. Về vấn đề đặt ra trước mắt DN là phải hạch toán đầy đủ, chính xác NVL- CCDC một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình SX vì quá trình SX của một DN sẽ không thể tiến hành được, cũng như NVL- CCDC cũng đóng vai trò cần thiết trong quá trình SX, vì nó là quá trình kết hợp với VL để tạo thành một thực thể hoàn chủnh của một sản phẩm. Do đó việc hạch toán chính xác NVL- CCDC là một vấn đề quan trọng của việc hạch toán đầy đủ, một cách cẩn thận, về chi phí SX và giá thành SP, đồng thời góp phần làm giảm sự thất thoát và lãng phí vật tư. Như vậy, nếu việc quản lý về NVL- CCDC được tiến hành một cách đầy đủ, chặt chẽ sẽ làm giảm chi phí về NVL- CCDC và lúc đó lợi nhuận sẽ tăng lên một cách chính đáng. Tuy nhiên, trong quá trình thực tập tại công ty, được tiếp xúc với công tác kế toán ở công ty, em thấy được tầm quan trọng của công tác kế toán NVL- CCDC trong SX KD. Em muốn hiểu rõ hơn nữa về phần kế toán này, và em đã chọn lựa đề tài “ Kế toán NVL- CCDC “ tại Công Ty Cổ Phần Cơ Khí May Gia Lâm. Kết hợp giữa lý luận và thực tiễn củng cố được phần lý thuyết đã học và nghiên cứu để xử lý thành thạo các tình huống phát sinh trong thực tế hoạt động KD, đồng thời nắm vững và tuân thủ chế độ tài chính kế toán hiện hành. Ngoài phần mở đầu và kết luận chuyên đề của em được chia làm ba phần chính: Chương 1: Các vấn đề chung về kế toán NVL- CCDC. Chương 2: Thực tế công tác kế toán NVL- CCDC tại Công Ty Cổ Phần Cơ Khí May Gia Lâm. Chương 3: Nhận xét và kiến nghị về công tác kế toán NVL- CCDC tại Công Ty Cổ Phần Cơ Khí May Gia Lâm. Qua quá trình thực tập tại Công Ty Cổ Phần Cơ Khí May Gia Lâm được sự giúp đỡ của, chỉ đạo tận tình của các cô, các chú, các anh trong phòng Tổ Chức Kế Toán đã giúp đỡ em và tạo điều kiện tốt nhất để em hoàn thành chuyên đề thực tập của mình. Do sự hiểu biết còn hạn chế nên chuyên đề không thể tránh khỏi những sai sót em mong nhận được ý kiến đóng góp của cô chú, anh chị và các thầy cô giáo. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của cô giáo Phạm Thị Ngân và các cô chú, anh chị trong phòng Tài chính Kế toán đã giúp đỡ em rất nhiều trong thời gian qua để em hoàn thành chuyên đề của mình. CHƯƠNG 1: Các vấn đề chung về kế toán NVL-CCDC 1. Khái niện và đặc điểm vai trò của NVL-CCDC trong SXKD 1.1 Khái niệm và các đặc điểm của NVL-CCDC. • Khái niệm: - NVL trong các DNSX là đối tượng LĐ, một trong ba yếu tố căn bản để sử dụng trong quá trình SXKD, cung cấp dịch vụ, là cơ sở vật chất chế tạo nên cơ sở vật chất của SP. - CCDC là những tư liệu LĐ không thoả mãn định nghĩa và tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐHH. Ngoài ra những tư liệu LĐ không có tính bền vững như đồ dùng bằng sành sứ, gốm, thuỷ tinh, giầy dép ....... dù thoả mãn định nghĩa và tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐHH nhưng vẫn coi là CCDC. • Đặc điểm NVL-CCDC: - NVL: + Chỉ tham gia vào một chu kỳ SX chế tạo SP và cung cấp dịch vụ. + Khi tham gia vào quá trình SX NVL thay đổi hoàn toàn hình thái vật chất ban đầu và giá trị được chuyển toàn bộ một lần vào CPSXKD. - CCDC: + Tham gia vào nhiều chu kì SX, vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu, giá trị chỉ bị hao mòn dần dịch chuyển từng phần vào CPSXKD trong kỳ. + CCDC thường có giá trị nhỏ hoặc thời gian sử dụng ngắn được quản lý và hạch toán như tài sản lưu động. 1.2 Vai trò của NVL-CCDC trong SXKD. NVL-CCDC có vai trò hết sức quan trọng đối với hoạt động SXKD của DN. Nếu thiếu NVL-CCDC thì không thể tiến hành được hoạt động SX vật chất nói chung và từng DN nói riêng. Trong DN chi phí về VL thường chiếm tỉ trọng lớn từ 55%-60% tổng giá trị SP.Do vậy việc cung cấp NVL-CCDC kịp thời có ảnh hưởng to lớn đến việc thực hiện kế hoạch SXSP của DN. Việc cung cấp NVL-CCDC còn giữ vai trò quan trọng đối với chất lượng SP vì chất lượng SP phụ thuộc trực tiếp vào chất lượng của NVL-CCDC.Mà chật lượng SP là một trong những nhân tố quết định DN có uy tín và trụ vững trên thị trường hay không. Bên cạnh chất lượng SP được đảm bảo thì phải nói đến giá cả của SP. Giá cả của thành phẩm hợp lý sẽ tạo cho DN có sức mạnh cạnh tranhcao trong cơ chế thị trường hện nay. điều đó khiến DN phải quản lý NVL-CCDC chặt chẽ nhằm hạ thấp chi phí SX trong chừng mực nhất định. Giảm mức tiêu hao NVL-CCDC trong SX còn là cơ sở tăng thêm SP cho XH. Có thể nói rằng NVL-CCDC giữ vai trò quan trọng không thể tiếu được trong quá trình SX. 2. Phân loại và đánh giá NVL-CCDC 2.1 Phân loại NVL-CCDC 2.1.1 Phân loại NVL Việc phân loại NVL trong các DNSX thành các loại, các nhóm, các thứ theo tiêu thức phân loại nhất định tuỳ thuộc yêu cầu quản lý và phù hợp với từng DN. Vì vậy có một số tiêu thức phân loại như sau: a, Căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của NVL trong quá trình KD - NVL chính đối với DNXS NVL chính là đối tượng LĐ chủ yếu cấu thành nên thực thể SP như: sắt thép, xi măng........Trong XD cơ bản, bông trong các đơn vị dệt, vải trong các DN may........ Riêng bán thành phẩm mua ngoài là NVL với mục đích tiếp tục quá trình SXSP như sợi mua ngoài trong các đơn vị dệt. - VL phụ là loại VL chỉ có tác dụng phụ trong quá trình SX chế tạo SP hoặc phục vụ cho công tác quản lý SP, SX, bảo quản đóng gói SP như: Thuốc tẩy, thuốc nhuộm trong dệt.... - Nhiên liệu là loại VL bao gồm ở các thể: Lỏng, rắn, khí dùn để phục vụ cho công nghệ SXSP cho các phương tiện vận tải. - Thiết bị XD cơ bản là các loại thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp, công cụ, khí cụ, vật kết cấu, vật tư XD cho việc XDCB. - Vật liệu khác là loại VL thải ra trong quá trình SX để chế tạo SP gỗ, sắt, thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý TSCĐ Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết cụ thể của từng loại DN mà trong từng loại NVL nêu trên sẽ được chia thành từng nhóm, từng thứ, từng quy cách... b, Căn cứ vào nguồn gốc của NLVL - NVL mua ngoài - NVL thuê ngoài gia công chế biến - NVL tự gia công chế biến c, Căn cứ vào mục đích sử dụng - NVL trực tiếp dùng cho SXSP - NVL dùng cho nhu cầu khác: quản lý SX, QLBH, QLDN 2.1.2 Phân loại CCDC Cũng như NVL, CCDC trong các DNSX khác nhau cũng có sự phân chia khác nhau, song nhìn chung CCDC được chia thành các loại sau: - DC giá lắp dây chuyền dùng cho SX - DC đồ nghề - DC quản lý - DC quần áo bảo hộ - Khuân mẫu đúc các loại - Lán trại tam thời - Các loại bao bì dùng để đựng hàng hoá, VL Trong công tác QL CCDC được chia làm 3 loại: + CCDC lao động + Bao bì luân chuyển + Đồ dùng cho thuê Ngoài ra có thể chia CCDC thành CCDC đương dùng và CCDC trong kho. Tương tự đối với VL, trong từng loại CCDC cần được phân loại chi tiết thành từng nhóm, từng thứ...... tuỳ theo yêu cầu của trình độ quản lý trong DN 2.2 Đánh giá NVL-CCDC 2.2.1 Nguyên tắc đánh giá NVL-CCDC Để phục vụ công tác quản lý, hạch toán VL-CCDC phải thực hiện để đánh giá NVL-CCDC. Đánh giá NVL-CCDC dùng tiền để biểu thị giá trị của NVl-CCDC theo nguyên tắc nhất định. Kế toán Nhập - Xuất - Tồn kho NVL-CCDC phải phản ảnh theo giá trị thực tế. Tuy nhiên trong không ít DN để đơn giản hoá và giảm bớt khối lượng ghi chép, tính toán hàng ngày có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán tình hình Nhập- Xuất NVL-CCDC. Song dù đánh giá theo giá hạch toán thì kế toán vẫn phải đảm bảo việc phán ảnh tình hình N- X NVL-CCDc trên các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết theo giá thực tế 2.2.2 Giá gốc NVL-CCDC nhập- xuất kho Giá gốc NVL-CCDC nhập kho Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của NVL-CCDC bao gồm các khoản chi phí khác nhau. Giá gốc NVL-CCDC bao gồm: + Giá mua, chi phí mua, chiphí chế biến, chi phí liên quan trực tiếp khác có liên quan phát sinh để có hàng tồn kho ở địa điểm, trạng thái hiện tại + Nguồn nhập • Giỏ gốc NVL-CCDC nhập kho do mua ngoài: Bao gồm giá mua ghi trên hoá đơn, thuế nhập khẩu phải nộp, thuế tiêu thụ đặc biệt hàng nhập khẩu phải nộp (nếu có) , chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản,..... NVL –CCDC từ nơi thu mua về đến kho của DN , công tác chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc thu mua NVL- CCDC và số hao hụt tụ nhiên trong định mức • Giá gốc của NVL tự chế biến bao gồm: Giá thực tế của NVL, VL xuất kho chế biến và chi phí chế bíên • Giá gốc của NVL , VL thuê ngoài gia công chế biến bao gồm : giá thực tế của NVL , Vl xuất thuê ngoài gia công chế biếnvề đơn vị, tiền thuê ngoài gia công chế biến • Giá gốc NVL nhạn góp vốn liên doanh, cổ phần là giá trị được các bên tham gia góp vốn liên doanh thống nhất đánh giá chấp thuận Như vậy giá trị thực tế của NVL đựoc ghi nhận theo giá gốc. Nhưng nếu giá trị thuần của NVL NK có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì giá trị ghi nhận phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Trong đó giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính để hoàn thành SP và chi phí cần thiết cho việc tiêu thụ chúng b) Xác định giá trị của NVL- CCDC tồn kho Việc tính trị giá của NVL- CCDC tồn kho được thực hiện theo 1 trong 4 phương pháp quy định trong chuẩn mực kế toán số 02 : Hàng tồn kho đó là: - PP Bình quân gia quyền: Đối với PP này : ta xác định ĐG BQGQ theo công thức: TG TT tån kho tr­íc khi nhËp TrÞ gi¸ TT nhËp kho + §GBQ = SL tån kho tr­íc nhËp SL nhËp kho + §¬n gi¸ b×nh qu©n TrÞ gi¸ NVL tån kho SL NVL tån kho x = ĐGBQ được tính cho từng loại NVL và có thể là giá BQ cả kỳ hoặc giá mua BQ sau mỗi lần đặt hàng. Sử dụng PP này đơn giản , dễ làm nhưng khối lượng tính toán nhiều PP Nhập trước – Xuất trước (FIFO) Theo PP này , giả thiết số VL nào nhập trứoc kho thì xuất trước. Như vậy NVL tồn kho cuối kỳ là những NVL tồn kho mới nhập vào những lần nhập gần nhất trong kỳ §¬n gi¸ nh÷ng lÇn nhËp tr­íc SL xuÊt kho Tri gi¸ xuÊt kho = x TG nhËp trong kú TG xuÊt trong kú TG tån trong kú TG tån kho trong kú = + - Đây là PP làm cho DT hiện tại không phù hợp với chi phí hiện tại nhưng chỉ tiêu hàng tồn kho trên bảng cân đối kế toán đựoc đánh giá sát với giá thực tế tại thời điểm báo cáo PP Nhập sau- Xuất trước (LIFO) Theo PP này giả định là NVL được mua sau thì được xuất trước , đơn giá thực tế XK là đơn giá của lô nhập sau hoặc gần sau cùng Gi¸ TT NVL Xuất Kho §¬n gi¸ TT cña NVL nhËp sau cïng SL NVL XuÊt kho x = Đây là PP làm cho chi phí ( giá vốn hàng bán) phù hợp hơn vơi DT những chỉ tiêu hàng Tộn kho trên BC ĐKT không sát với giá thị trường tại thời điểm báo cáo. 3.Nhiệm vụ của kế toỏn NVL-CCDC Xuất phỏt từ vị trớ yờu cầu quản lý của NVL-CCDC trong DNSX cũng như vị trớ, vai trũ của kế toỏn trong quản lý kinh tế, quản lý DN, kế toỏn NVL-CCDC cần thực hiện tất các nhiệm vụ sau: - Tổ chức ghi chộp, phản ánh chính xác kịp thời số lượng, chất lượng và giỏ trị thực tế của từng loại, từng thứ NVL-CCDC nhập xuất tồn kho, NVL-CCDC tiờu hao sử dụng cho SX. - Vận dụng đỳng đắn cỏc phương pháp hạch toán Vl-CCDC, hướng đến việc kiểm tra, việc chấp hành các nguyên tắc, thủ tục nhập xuất thực hiện đầy đủ ấung chế độ hach toán ban đầu về NVL-CCDC (lập chứng từ, luôn chuyển chứng từ) mở các loại sổ sách, thẻ chi tiết về VL-CCDC đỳng chế độ, đỳng phương phỏp quy định giỳp cho việc lãnh đạo và chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi nghành và toàn bộ nền kinh tế. - Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình dự trữ, tiêu hao VL-CCDC phát hiện và xử lý kịp thời VL-CCDC thừa thiếu, ứ đọng kém phẩm chất. Ngăn ngừa việc sử dụng VL-CCDC phi pháp, lóng phớ. - Tham gia vào kiểm kê, đánh giỏ lại NVL-CCDC theo chế độ quy định của nhà nước, lập cỏc báo cáo kế taosn về NVL-CCDC công tác lãnh đạo quản lý, điều hành, phân tích kinh tế. 4. Thủ tục quản lý nhập- xuất kho NVL-CCDC và cỏc chứng từ kế toỏn cú liờn quan 4.1 Thủ tục nhập kho Bộ phận cung cấp vật tư cản cứ vào kế hoạch mua hàng và hợp đồng mua hàng đó kớ kết, phiếu bỏo giỏ để tiến hành mua hàng. Khi hàng về đến nơi nếu xột thấy cần thiết phải lập ban kiểm nghiệm để kiểm tra và đỏnh giỏ hàng mua về các mặt số lượng, chất lượng và quy cỏch. Căn cứ vào kết quả kiểm nghiệm, ban kiểm nghiệm lập” Ban kiểm nghiệm vật tư” Sau đú bộ phận cung cấp hàng lập” Phiếu nhập kho “ trờn cơ sở hoỏ đơn, giấy bỏo nhận hàng và biờn bản kiểm nghiệm giao cho người mua hàng làm thủ tục nhập kho. Thủ kho sau khi cõn, đong, đo, đếm sẽ ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập và sử dụng để phản ỏnh số lượng nhập, tồn của từng thứ vật tư vào thẻ kho. Từng trường hợp phỏt hiện thừa thiếu lượng nhập và tồn của vật tư sai quy cách, phẩm chất, thủ kho phải báo cho bộ phận cung ứng biết và cùng người giao lập biờn bản. Hàng ngày hoặc định kỳ thủ kho chuyển giao phiếu Nhập kho để ghi sổ kiểm tra cho kế toỏn vật tư làm căn cứ. 4.2 Thủ tục xuất kho Căn cứ vào kế họach SXKD của DN cỏc bộ phận sử dụng vật tư viết phiếu lĩnh vật tư, căn cứ vào kế hoạch SXKD cỏc bộ phận viết phiấu lĩnh vật tư, thủ kho xuất NVL-CCDC và ghi sổ thực xuất vào phiếu xuất. Sau đú ghi số lượng xuất kho và tồn kho của từng thứ vật tư vào thẻ kho. Hàng ngày hoặc định kỳ thủ kho chuyển phiếu cho kế toán vật tư, kế toỏn tớnh giỏ hoàn chỉnh phiếu xuất kho để lấy số liệu ghi sổ kế toỏn 4.3 Các chứng từ kế toỏn cú liờn quan theo chế độ công tác kế toán ban hành theo QĐ số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưỏng bộ Tài chính theo các chứng từ kế toán về NVL-CCDC bao gồm: - Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT) - Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT) - Phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03-VT-BLL) - Biờn bản kiểm kờ VT, SP, HH (Mẫu 08-VT) - Hoá đơn kiểm phiếu xuất kho (Mẫu 02-BH) Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng DN, cú thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như: - Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức (Mẫu 04-VT) - Biên bản kiểm nghiệm Vật tư (Mẫu 05-VT) - Phiếu vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 07-VT) Mọi chứng từ kế toỏn về NVL-CCDC phải được tổ chức luôn chuyển theo trình tự hợp lý, do kế toán trưởng quy định phục vụ cho việc phản ánh ghi chộp và tổng hợp số liệu kịp thời cuả bộ phận, các nhân tố liên quan 5. Phương pháp kế toán chi tiết NVL-CCDC Hiện nay chế độ kế toán quy định việc hạch toán NVL-CCDC được thực hiện đồng thời ở kho và phòng kế toán được tiến hành theo các phương pháp như sau: - Phương pháp ghi thẻ song song - Phương pháp sổ đối chiếu luôn chuyển - Phương pháp sổ số dư Mỗi một phương pháp trên đều có những ưu nhược điểm riêng trong việc ghi chộp, phản ánh, điều tra, đối chiếu số liệu, kế toán căn cứ vào điều kiện cụ thể từng DN về quy định, chủng loại, vật tư sử dụng, trình độ của nhân viên kế toán, mức độ ứng dụng tin học trong công tác kế toán NVL-CCDC để lựa chọn và áp dụng phương pháp kế toán chi tiết VL thích hợp phát huy hiệu quả công tác kế toán 5.1 Phương pháp ghi thẻ song song - Nguyờn tắc hạch toán + Ở kho: thủ kho ghi chộp tình hình Nhập- Xuất- Tồn trên thẻ kho về mặt số lượng + Ở phòng kế toán: Sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết để ghi chộp tình hình Nhập- Xuất- Tồn của từng thứ vật liệu về mặt số lượng và giá trị - Trình tự kế toán chi tiết theo phương pháp ghi thẻ song song 1) Hàng ngày căn cứ vào chứng từ N- X- T vật tư hợp pháp, hợp lệ thủ kho tiến hành nhập, xuất kho và ghi số lượng NVL-CCDC thực tế N- X- T. Hàng ngày sau khi ghi xong vào thẻ kho phải chuyển những chứng từ N- X cho phòng kế toán cú kèm theo giấy nhận chứng từ do thủ kho lập. 2) Hàng ngày hoặc định kỳ ghi nhận được chứng từ N- X vật tư, kế toỏn phải kiểm tra chứng từ kế toán, hoàn chỉnh chứng từ, ghi đơn giá, tính thành tiền phân loại chứng từ, sau đó ghi vào sổ (thẻ) kế toán chi tiết. 3) Định kỳ hoặc cuối kỳ kế toán chi tiết vật tư và thr kho đối chiếu số liệu giữa thẻ kho và sổ (thẻ) kế toán chi tiết. 4) Căn cứ vào số liệu tổng hợp từ cỏc sổ (thẻ) kế toán chi tiết để lập bảng kờ tổng hợp N- X- T. Mỗi thứ vật tư ghi một dũng, sau đó tổng hợp theo từng nhóm, từng loại NVL-CCDC. Số liệu này dựng để đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp. - Ưu nhược điểm: + Ưu điểm: việc ghi đơn giản, rừ ràng, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, phỏt hiện sai sút trong việc ghi chộp quản lý. + Nhược điểm: việc ghi chộp giữa kho và phòng kế toán cũng bị trùng lặp về chỉ tiêu, số lượng, khối lượng ghi chộp nhiều, cụng việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu dồn vào ngày cuối tháng nên không đảm bảo yêu cầu kịp thời của kế toán. Sơ đồ kế toán chi tiết VL-CCDC theo phương pháp ghi thẻ song song Sổ chi tiết VL-CCDC Bảng tổng hợp N-X-T Thẻ kho CT Xuất Sổ tổng hợp CT.Nhập Ghi chú : ghi hàng ngày đối chiếu kiểm tra ghi cuối tháng 5.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Nguyên tắc hạch toán Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi số lượng N- X- T trên thet khô, kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để theo dõi số lượng, giá trị N- X- T của từng thứ NVL-CCDC. -Trình tự kế toán chi tiết theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển (1) Thủ kho tiến hành quy định công việc tương tự theo phương pháp thẻ song song.Hàng ngày căn cứ vào chứng từ N- X kho vật tư hợp pháp, thủ kho tiến hành N- X kho và ghi số lượng NVL-CCDC thực nhập, thực xuất vào chứng từ, sau đó ghi vào thẻ kho và tính số tồn kho sau mỗi lần N-X. Hàng ngày sau khi ghi xong vào thẻ kho, thủ kho phải chuyển những chứng từ N- X kho cho phòng kế toán có kèm theo giấy giao nhận chứng từ do thủ kho lập. (2) Định kỳ kế toán mở bảng kê tổng hợp N- X trên cơ sở chứng từ N- X theo từng thứ NVL-CCDC luân chuyển trong tháng theo chỉ tiêu trên số lượng và giá trị. (3) Căn cứ vào sổ tổng hợp trên bảng thống kê để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, mỗi thứ ghi một dòng vào ngày cuối tháng, sổ đối chiếu luân chuyển được mở và dùng cho cả năm. (4) Cuối tháng đối chiếu số lượng NVL-CCDC N- X- T của từng thứ NVL-CCDC trên thẻ kho với số luân chuyển. (5) Đối chiếu giá trị NVL-CCDC N- X- T trªn cơ sở đối chiếu luân chuyển với sổ kế toán tổng hợp. - Ưu, Nhược điểm: + Ưu điểm: giảm được khối lượng ghi chép do chỉ ghi sổ một lần vào cuối tháng. + Nhược điểm: Ghi sổ kế toán vẫn bị trùng lặp với thủ kho về mặt số lượng. Việc kiêm tra, đối chiếu chỉ tiến hành vào kì kế toán do đó hạn chế chức năng của kế toán. Sơ đồ kế toán chi tiết VL theo phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển Phiếu xuất sổ kế toán tổng hợp Bảng kê xuất Thẻ kho Phiếu nhập Bảng kê nhập sổ chi tiết N-X-T Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu kiểm tra Ghi cuối tháng 5.3 Phương pháp sổ số dư (mức dư) - Nguyên tắc kế toán chi tiết + Thủ kho: dùng thẻ kho để ghi chép số lượng N- X- T và cuối kỳ phải ghi số tồn đã tính được trên thẻ kho của từng thứ NVL-CCDC vào cột số lượng trên sổ số dư. + kế toán: Lập bảng tổng hợp giá trị N- X- T kho của từng loại, nhóm NVL-CCDC của từng kho và giá trị tồn kho cuối kỳ của từng thứ NVL-CCDC váo số tiền trên sổ số dư để có số liệu đối chiếu với bảng tổng hợp giá trị N- X- T kho về mặt giá trị sổ số dư được lập và dùng cho cả năm. Trình tự ghi sổ Hàng ngày hoặc định kì sau khi ghi thẻ xong, thủ kho tập hợp và phân loại chứnh ừ N-X phát sinh trong kỳ theo từng nhóm vật tư. Thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ Nhập (Xuất) của từng nhóm NVL-CCDC đính kèm chứng từ gốc gửi cho kế toán vật tư. Kế toán chi tiết VL chỉ ghi nhận được phiếu giao nhận chứng từ Nhập (Xuất) của từng nhóm NVL-CCDC đính kèm chứng từ gốc, phải kiểm tra việc phân loại chứng từ và ghi giá hạch toán trên từng chứng từ gốc, tổng cộng số tiền ghi trên phiếu giao nhận chứng từ N- X sau đó lập bảng luỹ kế N- X- T theo từng kho. Kế toán chi tiết VL căn cứ vào bảng luỹ kế N- X- T kho để lập bảng tổng hợp N- X- T kho cuối kỳ (nêu vật tư được bảo quản tại nhiều kho). Cuối tháng căn cứ vào thẻ kho, thủ kho ghi số lượng NVL-CCDC vào sổ số dư, sau đó chuyển cho phòng kế toán, sổ số dư do kế toán lập cho từng kho và dùng cho cả năm giao cho thủ kho trước ngày cuối tháng. Khi nhận sổ số dư kế toán kiểm tra và ghi chỉ tiêu giá trị vào sổ số dư sau đó đối chiếu giá trị trên bảng luỹ kế N- X- T với sổ số dư. Ưu, nhược điểm + Ưu điểm: Giảm nhẹ khối lượng ghi chép hàng ngày do kế toán chi tiết VL chỉ theo dõi về mặt giá trị của từng nhóm vật tư tránh việc trùng lặp với thủ kho, công việc của kế toán tiến hành đều trong tháng thực hiện việc kiểm tra giám sát thường xuyên của kế toán. + Nhược điểm:Khi phát hiện được nguyên nhânkhi đối chiếu phát hiển sai sót và đòi hỏi yêu cầu trình độ quản lý của thủ kho và kế toán phải cao. Sơ đồ kế toán chi tiết VL theo phương pháp ghi sổ số dư CT nhập Thẻ kho CT xuất Bảng giao nhận CT xuất Sổ số dư Bảng giao nhận CT nhập Sổ tổng hợp N-X-T Bảng luỹ kế N-X-T Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu kiểm tra Ghi cuối tháng 6. Kế toán tổng hợp NVL-CCDC TK 152: NVL Kế toán sử dụng TK 152- NVL để phản ánh giá trị hiện có, tình hình biến động tăng giảm các loại NVL trong kho của DN Kết cấu và nội dung: Bên nợ + Trị giá thực tế NVL nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê gia công chế biến, nhận góp vốn liên doanh hoặc nhập từ các nguồn khác nhau + Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê Bên có + Giá trị thực tế NVL xuất kho dùng SXSP để bán, thuê ngoài gia công chế biến hoặc góp vốn liên doanh. + Giá trị NVL trả lại người bán hoặc được giảm giá + Trị giá NVL thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê Số dư bên nợ Trị giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ Tài khoản 152 được mở chi tiết cho từng loại NVL tuỳ theo yêu cầu quản lý của DN TK 153- CCDC Kế toán sử dụng TK 153- CCDC dùng để phản ánh trị giá hiện có, tình hình biến động tăng giảm các loại CCDC trong kho của DN Kết cấu và nội dung. Bên nợ + Trị giá thực tế CCDC nhập kho do mua ngoài, tự chế biến, nhận góp vốn liên doanh + Trị giá CCDC trả lại cho người bán hoặc người bán giảm giá + Trị giá CCDC phát hiện thiếu khi kiểm kê Bên có + Giá trị thực tế CCDC xuất kho sử dụng SXKD cho thuê hoặc góp vốn liên doanh + Giá trị CCDC trả lại cho người bán hoặc được người bán giảm giá + Trị giá CCDC phát hiện thiếu khi kiểm kê Số dư bên nợ + Trị giá thực tế CCDC tồn kho Tk 153 có ba tài khoản cấp 2: TK 1531- CCDC TK 1532- Bao bì luân chuyển TK 1533- Đồ dùng cho thuê TK 331- Phải trả người bán Kế toán sử dụng TK 331 để phán ánh tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả của DN cho người bán Vật tư, Hàng hoá, người cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã kí. Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ. Bên nợ + Số tiền đã trả cho người bán Vật tư hàng hoá, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp. + Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, khối lượng SP xây lắp hoàn thành bàn giao. + Số tiền được người bán chấp nhận giảm giá hàng hoá hoặc dịch vụ đã giao theo Hợp đồng. + Chiết khấu thanh toán được người bán chấp thuận cho DN trừ vào nợ phải trả. + Số kết chuyển về giá trị vật tư hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán. Bên có + Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp + Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của số vật tư, hàng hoá dịch vụ đã nhập khi có hoá đơn hay thông báo chính thức Số dư bên có + Số tiền phải trả cho người bán, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp Số dư bên nợ Phản ánh số tiền đã ứng trược cho người bán hoặc số đã trả nhiềi hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể Tk 331 Phải trả người bán cần mở chi tiết theo từng người bán, từng khoản thanh toán, từng lần thanh toán TK 133- Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ Kế toán sử dụng TK 133 để phản ánh số TGTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ Kết cấu và nội dung Bên nợ + Số TGTGT đầu vào được khấu trừ Bên có + Số TGTGT đầu vào đã được khấu trừ + Kết chuyển TGTGT đầu vào đã được hoàn lại + Số TGTGT hàng mua phải trả lại người bán Số dư nợ + Số TGTGT đầu vào còn được khấu trừ + Số TGTGT đầu vào được hoàn lại nộp ngân sách nhà nước chưa hoàn trả 6.1 Kế toán các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu liên quan đến NVL- CCDC 6.1.1 Phương pháp hạch toán tăng NVL 6.1.1.1 Kế toán tổng hợp nhập kho NVL a. Trường hợp Hàng và hoá đơn cùng về - Mua trong nước Nợ TK 152, 153 : Giá chưa có thuế Nợ TK 1331 : Thuế GTGT khấu trừ (nế có) Có TK 111, 112, 331.......: Tổng giá thanh toán - Mua hàng nhập khẩu + Nếu NVL-CCDC nhập khẩu dùng cho hoạt đọng SX hàng hoá dịch vụ chịu Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, kế toán phản ánh giá trị NVL-CCDC nhập khẩu bao gồm tổng số tiền thanh toán cho người bán, thuế nhập khẩu phải nộp, chi phí mua, chi phí vận chuyển . Nợ TK 152, 153 : Giá trị thực tế Có TK 111, 112, 331 : Số tiền đã trả, phải trả người bán và chi phí vận chuyển bốc dỡ Có TK 333 : Thuế nhập khẩu Có TK 413 : Chênh lệch tỉ giá tăng Nếu chênh lệch tỉ giá ghi trên sổ kế toán nhỏ hơn tỉ giá thực tế ghi: Nợ TK 413: Chênh lệch tỉ giá giảm Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của vật tư hàng hoá và thuế GTGT hàng nhập khẩu Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 333 (33312) : Thuế GTGT hàng nhập khẩu + Nếu NVL-CCDC nhập khẩu dùng cho hoạt động SX KD hàng hoá dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc chịu Thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp dùng vào hoạt động sự nghiệp, chương trình dự án, văn hoá, phúc lợi...... được trang trải bằng nguồn vốn kinh phí khác thì thuế GTGT phải nộp của hàng hoá nhập khẩu được tính vào giá trị NVl- CCDC Nợ TK 152, 153 : Giá thực tế Có TK 111, 112, 331 : Số tiền đã trả, phải trả, chi phí thu mua Có TK 333 : Thuế và các khoản phải nộp ngân sách nhà nước (Chi tiết: Có TK 33312 : Thuế GTGT hàng nhập khẩu 3333: Thuế nhập khẩu) Có TK 413 : Chênh lệch tỉ giá tăng Nếu chênh lệch tỉ giá ghi trên sổ kế toán nhỏ hơn tỉ giá giao dịch thực tế thì số chênh lệch tỉ giá giảm được ghi:Nợ TK 412 Các trường hợp cần chú ý: Trường hợp DN hưởng chiết khấu thương mại do mua khối lượng lớn hoặc được giảm giá do mua hàng sai quy cách, kém phẩm chất hoặc trả lại hàng đã mua do người bán ghi. Nợ TK 331: Trừ vào nợ phải trả (Nếu chưa trả người bán) Nợ TK 111, 112: Số tiền được trả lại (Nếu đã trả người bán) Nợ TK 138 (1381): Số tiền được người bán chấp thuận Có TK 152, 153: Số giảm giá hàng mua được hưởng hoặc số hàng mua trả lại theo giá không thuế Có TK 1331: Thuế GTGT đầu vào tương ứn với số được giảm giá Trường hợp DN được hưởng chiết khấu do thanh toán tiền hàng trước hạn không được ghi giảm giá hàng mua mà được ghi nhận là doanh thu hoạt động tài chính. Nợ TK 331: Trừ vào nợ phải trả (chưa trả người bán) Nợ TK 111, 112: Số được trả lại (đã trả người bán) Nợ TK 138 (1381): Số tiền được người bán chấp nhận Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính b. Trường hợp hàng nhập về nhưng chưa có hoá đơn - Trường hợp hàng nhập kho nhưng chưa nhận được hoá đơn, kế toán không ghi sổ ngay mà lưu phiếu nhập kho vào hồ sơ: “Hàng về chưa có hoá đơn”. - Nếu trong tháng nhận được hoá đơn, căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập ghi sổ như trường hợp hàng và hoá đơn cùng về. - Nếu đến cuối tháng hoá đơn vẫn chưa nhận được kế toán tạm tính giá để ghi sổ kế toán Nợ TK 152, 153: Giá tạm tính Có TK 331; Phải trả cho người bán Sang tháng sau khi nhận được hoá đơn, kế toán tiến hành điều chỉnh lại sổ kế toán theo một trong hai cách sau: Cách 1: Xoá giá tạm tính đã ghi sổ tháng trước bằng bút đỏ sau đó ghi sổ theo giá thực tế bằng mực thường. Cách 2: Điều chỉnh sổ kế toán theo số chênh lệch giữa số đã ghi sổ kế toán theo giá trị tạm tính và giá trị trên hoá đơn. + Nếu tạm tính lớn hơn giá trị mua trên hoá đơn Nợ TK 153 Nợ TK 1331 Có TK 331 + Nếu tạm tính nhỏ hơn giá mua ghi trên hoá đơn Nợ TK 153 Nợ TK 1331 Có TK 331 c. Trường hợp hàng mua đang đi đường - Trường hợp trong tháng khi hoá đơn về nhưng chưa nhận được hàng, kế toán không ghi sổ ngay mà lưu hoá đơn vào sổ “Hàng mua đang đi trên đường” - Nếu trong tháng hàng về, căn cứ theo hoá đơn và phiếu nhập ghi sổ kế toán như trường hợp hàng mua và hoá đơn cùng về, nếu cuối tháng hàng vẫn chưa về căn cứ vào hoá đơn ghi: Nợ TK 151: Giá trên hoá đơn. Nợ TK 133: Thuế GTGT nếu có. Có TK 111, 112, 141, 331: Tổng giá thanh toán Sang tháng sau, khi hàng về căn cứ vào phiếu nhập, kế toán ghi Nợ TK 152, 153: Giá hoá đơn Có TK 151 d. Trường hợp hàng thừa, thiếu, sai quy cách phẩm chất - Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn: Về nguyên tắc khi phát hiện thừa phải làm văn bẳn báo cáo cho bên liên quan biết để cùng xử lý, Tuỳ từng trường hợp kế toán ghi sổ như sau: Nợ TK 152, 153: Giá không thuế Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT theo hoá đơn Có TK 331: Tổng giá thanh toán Có TK 338 (3381): Giá trị hàng thừa chưa có Thuế GTGT Căn cứ vào quy định xử lý tuỳ từng trường hợp kế toán ghi sổ như sau: Nếu trả lại người bán số hàng thừa: Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa xử lý Có TK 152, 153 Nếu hàng thừa không có người nhận ghi giảm chi phí: Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa đã xử lý Có TK 632 Nếu hàng nhập kho theo hoá đơn thì số hàng thừa coi như giữ hộ và ghi: Nợ TK 002 Số hàng thừa. Khi giả lại số hàng thừa ghi: Có TK 002 e. Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn Kế toán chỉ ghi sổ số hàng thực nhận, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận hàng, thông báo cho bên bán biết, kế toán ghi sổ như sau: Nợ TK 152, 153: Giá chưa thuế. Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT theo hoá đơn. Nợ TK138 (1381): Trị giá hàng thiếu chưa có thuế GTGT. Có TK 331: Tổng giá thanh toán theo hoá đơn. Khi xử lý căn cứ vào từng trường hợp cụ thể kế toán ghi vào các tài khoản có liên quan Nếu người bán giao tiếp số hàng thiếu Nợ TK 152,153: Số thiếu Có TK 1381 Nếu người bán không có hàng Nợ TK 331: Ghi giảm số tiền trả cho người bán Có TK 1381 Có TK 1331: TGTGT hàng thiếu Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường Nợ TK 1388, 334: Cá nhân bồi thường Có TK 1381: Có TK 1331 Nếu số hàng thiếu không xác định được nguyên nhân._. Nợ TK 632: Các khoản mất mát, hao hụt của vật tư, CCDC sau khi trừ đi phần bồi thường cá nhân hoặc tập thể Có TK 1381: Xử lý số thiếu Trường hợp kém phẩm chất hoặc sai quy cách, không đảm bảo hợp đồng số hàng này có thể được giảm giá hoặc trả lại người bán. Khi xuất kho giao cho chủ hàng hoặc số được giảm giá: Nợ TK 331, 111, 112 Có TK 152, 153 Có TK 1331 Các trường hợp khác: Nhập NVL-CCDC tự chế biến hoặc thuê ngoài gia công chế biến Nợ TK 152, 153 Có TK 154 Tăng NVL-CCDC do nhận giá vốn liên doanh của các đơn vị khác được cấp phát . Nợ TK 152, 153 Có TK 411 -Tăng NVL-CCDC do được biếu, được tặng Nợ TK 152, 153: Giá trị hợp lý ban đầu Có TK 711 Tăng NVL-CCDC do thu hồi vốn góp liên doanh Nợ TK 152, 153 CÓ TK 128, 228: Giá thực tế Tăng do SX dùng không hết hoặc phế liệu thu hồi nhập kho Nợ TK 152, 153 CÓ TK 621, 627, 641, 642, 154, 711 -Tăng NVL-CCDC do kiểm kê phát hiện thừa Nợ TK 152, 153 Có TK 632 Có Tk 3381: Thừa ngoài định mức chờ xử lý Tăng đánh giá lại: khi có quyết định của nhà nước hoặc cơ quan có thẩm quỳên về đánh giá lại tài sản, DN tiến hành kiểm kê và đánh giá lại tài sản. Nếu đánh giá lại lớn hơn giá trị trên sổ, kế toán ghi phần chênh lệch Nợ TK 152, 153: Phần chênh lệch Có TK 142: Chênh lệch đánh giá lại tài sản 6.1.2. Phương pháp kế to¸n giảm NVL- CCDC 6.1.2.1 Kế toán tổng hợp xuât kho NVL- CCDC Xuất NVL dùng cho SXKD. Cản cứ vào giá trị thực tế NVL xuất kho kế toán ghi: Nợ TK 621, 627, 641, 642 Có TK 152 Xuất NVL tự chế hoặc thuê ngoài chế biến: Nợ TK 154 Có TK 152 Xuất NVL góp vốn, Liên doanh với các đơn vị khác, căn cứ vào giá trị vốn góp, vốn do hội đồng liên doanh đánh giá và giá thành thực tế VL xuất kho, phần chênh lệch ghi Có TK 142 Nợ TK 128, 222: Trị giá vốn góp do Hội đồng đánh giá Có TK 152: Trị giá thực tế VL xuất kho Có TK 142:chênh lệch Nếu giá trị Góp vốn liên doanh đánh giá nhỏ hơn giá trị thực tếNVL xuất kho phần chênh lệch ghi Nợ TK 412 Nợ TK128, 222 Có TK 412 Có TK 152 Xuất VL cho vay tạm thời Nợ Tk 138(8): Cá nhân tạm thời vay Nợ TK 136(8): Cho vay nội bộ tạm thời Có TK 152: Giá NVL cho vay thực tế Xuất NVL bán, trả lương, thưởng, tặng, biếu (theo giá thực tế) Nợ TK 632 Có Tk152: Giá vốn hàng bán Kiểm kê phát hiện thiếu NỢ TK 138(8): Thiếu cá nhân phải bồi thường Nợ TK 334: Khấu trừ voà lương Nợ TK 632: Thiếu trong định mức Nợ TK138: Thiếu ngoài định mức Có TK 152 Đơn giá giảm VL- CCDC theo quy định của nhà nước Nợ TK 412 Có TK 152: Chênh lệch đánh giá lại Sơ Đồ KT Tổng Hợp VL Theo PP Kê Khai Thường Xuyên Tính TGTGT Theo P2 Khấu Trừ 6.1.3 Kế toán xuất dùng CCDC Do đặc điểm của CCDC tham gia vào nhiều chu kì SXKD nên để tính toán chính xác giá trị CCDC chuyển dịch vào chi phí SXKD Kế toán phải áp dụng phương pháp phân bổ thích hợp. Việc tính toán phân bổ giá thực tế CCDC xuất dùng vào chi phí SXKD có thể thực hiện một lần hoặc nhiều lần tuỳ thuộc vào giá trị và thời hạn sử dụng. Xuất CCDC Phương pháp phân bổ một lần Phương pháp này áp dụng đối với những CCDC xuất dùng đều đặn hàng tháng, giá trị xuất dùng tương đối nhỏ, theo phương pháp này khi xuất dùng CCDC toàn bộ giá trị CCDC được chuyển hết một lần vào chi phí SXKD, Căn cứ vào giá trị thực tế xuất kho kế toán ghi: NỢ TK 627 Nợ TK 641 Nợ Tk 642 Có Tk 153 Phương pháp phân bổ dần giá trị (từ 2 lần trở lên): Phương pháp này được áp dụng đối với những CCDC có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài. Theo phương pháp này khi xuất dùng CCDC người ta phân bổ 50% giá trị vào các đối tượng sử dụng. Khi noà báo hỏng, mất, hết thời gian sử dụng người ta sẽ phân bổ nốt 50% giá trị còn lại Số phân bổ lần đầu = 50% giá trị xuất dùng Số bồi thường (nếu có) Số phân bổ lần 2 Giá trị báo hỏng - Phế liệu thu hồi - = 2 Khi xuất dùng CCDC căn cứ vào giá trị thực tế xuất kho kế toán ghi: Nợ TK 142, 242 Có TK 153: Giá thực tế xuất dùng Đồng thời phân bổ 50% giá trị xuất dùng vào đối tượng sử dụng Nợ TK 627, 641, 642 Có Tk 142, 242 / 50% giá trị xuất dùng Khi CCDC báo hỏng, mất, hết thời gian sử dụng sẽ phân bổ nốt giá trị còn lại Nợ Tk 152: Phế liệu thu hồi Nợ TK 138, 334: Số bồi thường Nợ Tk 641, 642, 627: Số phân bổ lần hai Có Tk 142, 242: Giá trị còn lại của CCDC Phương pháp phân bổ nhiều lần (3 lần trở lên): Phương pháp này được áp dụng đối với những CCDC xuất dùng với quy mô lớn, giá trị cao, mục đích thay thế trang bị hàng loạt, có tác dụng phục vụ cho nhiều kỳ hạch toán Khi xuất dùng Nợ TK 142, 242 Có TK 153 / Giá trị thực tế Phản ánh giá trị phân bổ mỗi lần Nợ TK 627, 641, 642 Có TK 142, 242 Xuất dùng bao bì luân chuyển Khi xuất dùng bao bì luân chuyển Nợ Tk 142, 242 Có Tk 153 / Giá trị thực tế Phân bổ giá trị hao mòn của bao bì tính vào chi phí của kỳ sử dụng Nợ TK 152: Chi phí của Vl mua ngoài Nợ TK 641: Chi phí bán hàng Có Tk 142, 242: Giá trị hao mòn Khi thu hồi bao bì luân chuyển nhập kho Nợ Tk 153(2) Có TK 142, 242 / Giá trị còn lại Xuất dùng cho thuê Khi chuyển CCDC thành đồ dùng cho thuê hoặc đồ dùng cho thuê mua ngoài nhập kho: Nợ Tk 153(1): Giá trị thực tế Nợ TK 13391): Thuế GTGT nếu có Có Tk 153(1): Chuyển CCDC thành đồ dùng Có Tk 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán Khi xuất đồ dùng cho thuê Nợ Tk 142(1), 242 Có TK 153 / Giá trị thực tế của đồ dùng cho thuê Xác định giá trị hao mòn của đồ dùng cho thuê Nợ Tk 635: Cho thuê không thường xuyên Nợ Tk 627: Cho thuê thường xuyên Có Tk 142(1), 242: Giá trị hao mòn Đồng thời phản ánh số thu về thuê đồ dùng: Nợ Tk 111, 112, 131: Tổng số thu về cho thuê Có TK 515: Hoạt động không thường xuyên Có TK 511: Hoạt động thường xuyên Có Tk 333(1): Thuế GTGT phải nộp Khi thu hồi đồ dùng cho thuê Nợ Tk 153(3) Có Tk 142(1), 242 / Giá trị còn lại Sơ đồ KTTH CCDC theo PP KK TXuyên Sơ Đồ KT TH CCDC Theo Phương Pháp Kê Khai Thường Xuyên (Tính TGTGT Theo Phương Pháp Trực Tiếp) 6.2 Kế toán tổng hợp NVL- CCDC theo phương pháp kê khai định kỳ : Phương pháp kê khai định kỳ là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại VT- HH- SP trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho Đầu kỳ và Cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê Cuối kỳ xác định lượng tồn thực tế. Từ đó xác định lượng xuất dùng cho SXKD và các mục đích khác trong kỳ theo chỉ tiêu: Giá trị VL,CCDC tồn CK Tổng giá trị NVL-CCDC tăng trong kỳ Giá trị VL,CCDC tồn ĐK Giá trị VL, CCDC Xuất trong kỳ = - + 6.2.1 Các tài khoản chủ yếu sử dụng TK 611: Mua hàng Kế toán sử dụng TK 611 Để phản ánh giá trị NVL- CCDC- HH mua trong kỳ Bên nợ: + Kết chuyển giá trị thực tế của VT- HH tồn kho đầu kỳ + Trị giá thực tế của NVl- CCDC- HH mua vào trong kỳ, HH đã bán bị trả lại Bên có: + Kết chuyển trị giá thực tế của NVL- CCDC- HH tồn kho Cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê) + Trị giá thực tế Vl- CCDC- HH mua vào trả lại cho người bán hoặc được giảm giá Tk 611: Cuối kỳ không có số dư TK 611: Mua hàng có 2 TK cấp 2: Tk6111: Mua NLVL Tk6112: Mua HH Tk 152- NLVL Kế toán sử dụng TK 152 để phản ánh số kết chuyển giá trị của các loại NVL tồn kho Đầu kỳ và Cuối kỳ Bên nợ: + Kết chuyển giá trị thực tế NVL tồn kho Cuối kỳ Bên có: + Kết chuyển giá trị thực tế NVL Đầu kỳ Số dư bên nợ + Phản ánh giá trị thực tế NVL tồn kho Cuối kỳ TK 153-CCDC Kết cấu như TK 152 TK 151- Hàng mua đang đi đường Kế toán sử dụng TK 151 để phản ánh số kết chuyển đầu kỳ và cuối kỳ trị giá của từng loại hàng đi trên đường Bên nợ + Kết chuyển giá trị thực tế Hàng mua đi trên đường Cuối kỳ Bên có: + Kết chuyển giá trị thực tế Hàng mua đi trên đường Đầu kỳ Số dư bên nợ: + Giá trị hàng đi đường Cuối kỳ Ngoài ra quá trình hạch toán còn sử dụng một số TK liân quan: TK 111, 112, 133, 331, .... Các Tk này có kết cấu và nội dung giống như Phương pháp kê khai thường xuyên 6.2.2 Phương pháp kế toán các nhgiệp vụ chủ yếu - Đầu kỳ KD, kết chuyển giá trị hàng hoá tồn kho theo từng loại Nợ Tk 611: Mua hàng Có TK 152, 153 Có TK 151 - Trong kỳ KD khi mua NVL- CCDC, căn cứ vào các hoá đơn mua Hàng, các chứng từ, các phiếu Nhập kho Nợ Tk611: Giá thực tế Nợ TK 133(1): Thuế GTGT đầu vào nếu có Có TK 11, 112, 331....: Tổng giá thanh toán Chú ý : Trường hợp DN mua CCDC- NVL không đúng quy cách, phẩm chất thì số hàng đó sẽ được giảm giá hoặc bị trả lại, khi đó kế toán ghi: Nợ Tk 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán Có TK 611: Giá mua chưa thuế Có TK 133(1): Thuế GTGT(nếu có) - Số chiết khấu thanh toán được hưởng khi mua Hàng được ghi tăng Doanh thu hoạt động tài chính Nợ Tk 111, 112, 138(1), 331 Có Tk 515:Doanh thu hoạt động tài chính - Các nghiệp vụ khác làm tăng NVL- CCDC trong kỳ Nợ TK 611: Trị giá VL tăng Có Tk 411: Nhận góp vốn cổ phần, vốn cấp phát Có Tk 311, 338, 336: Tăng do đi vay Có Tk 128, 122: Nhận lại góp vốn liên doanh - Cuối kỳ kế toán căn cứ vào kết quả tính ra trị giá NVL- CCDC tồn kho cuối kỳ, biên bản xử lý số mất mát, thiếu hụt. Nợ Tk 152, 153: Giá trị NVL- CCDC tồn kho Cuối kỳ Nợ Tk151: Hàng đi đường Cuối kỳ Nợ Tk 138, 334: Mất mát thiếu hụt cá nhân bồi thường Nợ Tk 1381: Số thiếu hụt chưa rõ nguyên nhân Nợ Tk 631: Số thiếu hụt trong định mức Có Tk611: Trị giá Hàng tồn kho Cuối kỳ và thiếu hụt - Giá trị NVL- CCDC tính vào chi phí SX được xác định bằng cách lấy tống số phát sinh nợ của Tk 611, trừ đi số phát sinh bên có Tk 611(bao gồm tồn kho cuối kỳ, số mất mát, số trả lại, số giảm giá hàng mua) rồi phân bổ cho các đối tượng sử dụng ( dựa vào Định mức hoặc tỉ lệ định mức). Nợ Tk 627, 641, 642, 621 Có Tk 6111 - Đối với CCDC: việc hạch toán CCDC nhỏ cũng được tiến hành tương tự như đối với NVL. Trường hợp CCDC xuất dùng trong kỳ có giá trị lớn cần trừ vào chi phí của nhiều kỳ (qua kiểm kê lượng đã xuất dùng, đang sử dụng) Nợ Tk 142(1), 242 Có TK 611 / Giá thực tế xuất dùng Căn cứ vào số lần phân bổ xác định định mức, chi phí CCDC trừ dần vào từng kỳ Nợ Tk 627, 641, 642 Có TK 142(1), 242 SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP NVL- CCDC THEO PHƯƠNG PHÁP KIỂM KÊ ĐỊNH KỲ 6.3 Kế toán dự phòng giảm giá Vl- CCDC Tồn kho Nguyên tắc lập dự phòng giảm giá NVL- CCDC tồn kho: Dự phòng giảm giá Vật tư tồn kho là dự phòng phần giá trị dự kiến bị tổn thất sẽ ảnh hưởng đến kết quả Kd do giảm giá vật tư tồn kho có thể xảy ra trong năm Kế hoặch. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra do Vật tư, Hàng hoá, Sản phẩm tồn kho bị giảm giá, đồng thời cũng phản ánh đúng giá trị thực hiện thuần tuý Hàng tồn kho DN khi lập Báo cáo Tài chính vào cuối kỳ hạch toán DP Giảm giá H tồn kho Giá trị thực hiện thuần tuý của H tồn kho Giá gốc của H tồn kho = - Dự phòng giảm giá Hàng tồn kho được lập vào cuối niên độ kế toán trước khi lập dự phòng giảm giá Hàng tồn kho phải lập cho từng thứ SP Vật tư, Hàng hoá, SP tồn kho nếu có bằng chứng tin cậy về sự giảm giá có thể xảy ra. Cuối niên đọ kế toán căn cứ vào số lượng, giá trị Hàng tồn kho, xác định khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cho niên độ tiếp theo. DN phải căn cứ vào tình hình giảm giá , số lượng Hàng tồn kho thực tế của từng loại Vật tư, Hàng hoá, SP để xác định mức dự phòng theo công thức: DP giảm giá của H tồn kho i x Số lượng H tồn kho i cuối niên độ Mức DP cần lập năm tới cho H tồn kho i = TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Kế toán sử dụng TK 159 để phán ánh các khoản dự phòng giảm giá Hàng tồn kho khi có những bằng chứng tin cậy về sự giảm giá thường xuyên, liên tục của hàng tồn kho DN Bên nợ: Giá trị dự phòng giảm giá Hàng tồn kho được hoàn nhập làm giảm giá vốn Hàng bán Bên có: Giá trị Dự phòng giảm giá Hàng tồn kho đã lập tính vào giá vốn hàng bán Số dư bên có Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn Phương pháp kế toán Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của Hàng tồn kho nhỏ Hơn giá gốc thì lập dự phòng giảm giá hàng tồn, số dự phòng giảm giá hàng tồn được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn lớn hơn giá trị thuần có thê thực hiện được của chúng Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kì kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lơn hơn được lập thêm Nợ Tk 632: Giá vốn hàng bán ( Chi tiết: Dự phòng giảm giá hàng tồn) Có TK: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Trường hợp kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn thành Nợ TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn Có TK 632: Giá vốn hàng bán (Chi tiết: Dự phòng giảm giá hàng tồn) Trong niên độ kế toán tiếp theo, nếu hàng tồn không bị giảm giá đã sử dụng vào SX KD hoặc đã bán ngoài bút toán phản ánh giá trị hàng tồn kho đã dùng hay đã bán, kế toán còn phải hoàn nhập số dự phòng giảm giá đã lập cho các loại hàng tồn kho này, kế toán ghi sổ: Nợ TK 159: Hoàn nhập dự phòng còn lại Có TK 632: Ghi giảm giá vốn hàng bán. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ NVL- CCDC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ MAY GIA LÂM Đặc điểm chung của công ty Quá trình hình thành và phát triển Được thành lập từ 22/9/1977 lúc đó tên tên gọi là: Xí nghiệp sửa chữa máy khâu với nhiệm vụ sửa chữa và chế tạo phụ tùng máy khâu phục vụ cho nghành may. Xí nghiệp là một đơn vị hạch toán độc lập dưới sự lãnh đạo của Bộ công nghiệp và liên hiệp các Xí nghiệp may. Được sự giúp đỡ nhiệt tình của Công Hoà Liên Bang Đức đã ba lần viện trợ từ năm 1979 đến năm 1986, Xí nghiệp đã trang bị đươợc nhiều máy móc, thiết bị đồng thời bộ máy quản lý của Xí nghiệp cũng được thay đổi để phù hợp với từng thời kỳ Ngày 6/1/1979 Xí nghiệp đổi tên thành Xí nghiệp cơ khí may Gia Lâm Ngày 24/1/1994 Xí nghiệp cơ khí may Gia Lâm đổi tên thành Công ty cổ phần cơ khí may Gia Lâm. Nhiệm vụ của công ty là SX KD các thiết bị, phụ tùng máy may. Tổng số vốn Kinh doang trong thời kỳ đầu chỉ có vài trăm ngàn, đến nay công ty đã có số vốn KD khoảng trên 14,2 tỷ đồng . Tổng số cán bộ công nhân viên cũng tăng giảm theo từng thời kỳ. Có thời điểm cao nhất là năm 1990 công ty có trên 350 Cán bộ công nhân viên. Đến nay công ty đã SX lại và ổn định tổ chức, tinh giảm biên chế để phù hợp với cơ chế mới, công ty chỉ còn 187 cán bộ công nhân viên. Đời sống và thu nhập của cán bộ công nhân viên trong công ty liên tục được tăng lên. Thu nhập bình quân mỗi cán bộ công nhân viên là trên 1.100.000 đồng/ tháng. Với những thành tích đạt được như trên, Công ty vinh dự được Nhà Nước tặng thưởng Huân Chương Lao Động Hạng Ba và Huân Chương Lao Động Hạng Nhì Ngày 28/1/2003 Bộ Công Nghiệp quết định chuyển Công Ty Cơ Khí May Gia Lâm thành Công Ty Cổ Phần Cơ Khí May Gia Lâm, theo Quyết định số 1200/2003 QĐ- BCN Công Ty Cổ Phần Cơ Khí May Gia Lâm là Sở hữu của các cổ đông được thành lập trên cơ sở Cổ phần hoá Doanh Nghiệp Nhà Nước. Công ty có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có tài khoản mở tại Ngân Hàng, có vốn điều lệ do các cổ đông góp vốn Tên công ty: Công Ty Cổ Phần Cơ khí May Gia Lâm Tên giao dịch đối ngoại: Gia Lam Swing Mechanical Joint Stock Company Tên giao dịch viết tắt: GL SMJS.C Trụ sở công ty: Số 104 Vũ Xuân Thiều- Sài Đồng- Gia Lâm- Hà Nội 1.2 Đặc điểm hoạt động SX KD của Công ty: - Chức năng: Công ty chuyên SX KD và Xuất - Nhập khẩu các loại nguyên phụ liệu, thiết bị phụ tùng nghành dệt may da giầy Nhiệm vụ: Công ty chuyên nhận cung cấp những sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng nên công ty tổ chức KD theo mô hình gọn nhẹ, đơn giản, nhưng hiệu quả theo quy trình công nghệ sau Nhiệt luyện, mạ, đánh bóng Tạo phôi NVL Bán TP mua ngoài Sơn KCS, đóng gói Gia công tinh lắp ráp Gia công chính xác Phân xưởng SX 1: Ở đây quản lý và sử dụng, phần lớn máy móc thiết bị gia công cơ khí chính xác như: Máy tiện, máy phay, máy bào, máy mài, máy soa, máy khoan, lò nhiệt luyện, bể mạ. Nhiệm vụ của Phân xưởng là làm các chi tiết, các cụng chi tiết, đòi hỏi yêu cầu kĩ thuật cao, độ chính xác cao phục vụ cho nguyên công lắp ráp hoàn thiện sản phẩm. Phân xưởng SX 2: Quản lý một số máy móc, thiết bị cần thiết cho việc lắp ráp. Tuỳ theo nhiệm vụ, từng phân xưởng được chia thành các tổ sản xuất phù hợp với từng công đoạn, từng loại máy móc, thiết bị theo quy trình công nghệ cụ thể sau: Phân xưởng 1 bao gồm: Hai tổ tiện Một tổ phay, bào Một tổ mai Hai tổ nguội Một tổ cơ điện- nhiệt luyện và mạ Phân xưởng 2 bao gồm: Một tổ nguội lắp ráp Một tổ nguội tinh Một tổ lắp đặt và bảo hành sản phẩm Một tổ tiện- mộc- đóng gói Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Trong quá trình xây dựng và phát triển Công Ty Cổ Phần Cơ Khí May Gia Lâmđã nhiều lần thay đổi cơ cấu tổ chức và quản lý. Cho đến nay thì cơ cấu tổ chức của Công ty đã có sự ổn định. Căn cứ vào chức năng quản lý hành chính, đặc điểm quy trình công nghệ máy móc, thiết bị. tính chất công việc và trình độ lao động mà bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo cơ cấu quản lý trực tuyến. Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty có thể được khái quát qua sơ đồ sau: PX SX Hội đồng quản trị Chủ tịch HĐQT Phó chủ tịch HĐQT 3 UV trong HĐQT Giám đốc Phó GĐ P. Tài vụ P. TC HC Ban Bảo Vệ P. KD P.KT và KTCLSP - HĐQT: Hội đồng quản trị có quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến định mức, qutền lợi của công ty - Ban kiểm soát: Gồm 3 thành viên do Đại hội đòng cổ đông bầu ra có nhiệm kỳ như nhiệm kỳ của HĐQT. - Chủ tịch HĐQT: Chủ tịch hội đồng quản trị có trách nhiệm theo giõi quá trình tổ chức thực hiện các quyết định của HĐQT. - Giám đốc công ty: Là người điều hành công ty và chịu trách nhiệm trước HĐQT về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công Ty Cổ Phần Cơ Khí May Gia Lâm Hiện nay công ty áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung Toàn bộ các công tác kế toán của công ty được tập trung tai phòng kế toán. Bộ máy kế toán thực hiện từ khâu thu nhận chứng từ, phân loại và xử lý chứng từ đến khâu ghi sổ và lập Báo cáo kế toán. Hiện nay Phòng Tài Vụ của công ty gồm 5 người, trong đó trình độ Đại Học có 4 người, Cao Đẳng 1 người. Mỗi nhân viên kế toán được giao nhiệm vụ phụ trách một mảng chuyên môn nhất định, cụ thể: Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm trước Giám Đốc về mọi mặt hoạt đông kinh tế của công ty, có trách nhiệm tổ chức và kiểm tra công tác hạch toán của đơn vị. Kế toán TSCĐ: Phụ trách theo giõi tình hình về TSCĐ của công ty Kế toán NVL- CCDC: Có nhiệm vụ theo giõi tình hình Nhập- xuất- tồn kho của NVL- CCDC. Kế toán tiền lương: Tính và chia lương, chia thưởng, chia các khoản thu nhập tính trả BHXH, các khoản phụ cấp khác cho NLĐ. Kế toán tổng hợp: Là người ghi chép, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế và tập hợp chi phí tình giá thành, xác định kết quả KD lãi, lỗ, của quá trình KD. SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN Kế toán trưởng KT.TSCĐ KT.NVL-CCDC KT.Lương KT.Tổng hợp NV.Hạch toán kinh tế Ghi chú: - Quan hệ chỉ đạo - Quan hệ đối chiếu, luân chuyển số liệu 1.5 Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty Xuất phát từ quy mô sản xuất, yêu cầu và trình độ quản lý của độ ngũ cán bộ kế toán công ty áp dụng phương pháp ghi sổ theo hình thức “ Nhật ký chứng từ” SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CT. Gốc Bảng kê B. Phân bổ Nhật ký chứng từ Sổ, thẻ KT chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính B.Tống hợp chi tiết Ghi chú: - Ghi hàng ngày - Ghi cuối tháng - Quan hệ đối chiếu Các chính sách kế toán của công ty Chế độ kế toán được áp dụng theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 Kỳ kế toán: 1 năm (năm dương lịch) Công ty hạch toán kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Công ty áp dụng phương pháp tính trị giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp Bình quân gia quyền. Công ty áp dụng phương pháp khấu hao TSCĐ theo phương pháp khấu hao đường thẳng . Hiện nay công ty áp dụng phương pháp tính Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Thực trạng kế toán nghiệp vụ NVL- CCDC tại công ty 2.1 Đặc điểm kế toán nghiệp vụ NVL- CCDC tại công ty cổ phần cơ khí may Gia Lâm. NVL- CCDC là đối tượng lao động, là nhân tố không thể thiếu được trong quá trình SX, việc cung cấp NVL có đầy đủ kịp thời hay không sẽ ảnh hưởng rất lớn đến việc thực hiện kế hoạch SX. Muốn SP của mình có thể đứng vững trên thị trường thì SP làm ra phải có uy tín, chất lượng cao, giá cả phù hợp. Để đạt được yêu cầu đó thì một trong những khâu vô cùng quan trọng đó là nguồn NVL và chất lượng NVL. Do đó công ty nhập NVL luôn phải tìm nguồn cung cấp đáng tin cậy với chất lượng cao, giá cả phải chăng. 2.1.1 Phân loại NVL Căn cứ vào công dụng của NVL trong quá trình SX, NVl được chia thành các loại sau: - NVL Chính: Chiếm tỉ trọng lớn, chủ yếu trong tổng giá trị thành phẩm NVL chính trong công ty bao gồm sắt, thép, gang các loại........ - NVL phụ: Là những NVL trợ giúp cho quá trình SX, tuy chiếm tỉ trọng nhỏ trong tổng giá trị Sản phẩm nhưng lại không thể thiếu được trong quá trình SX, NVL Phụ tại công ty bao gồm: Bulông, ốc vít........ - Nhiên liệu: Tại công ty nhiên liệu phục vụ cho quá trình SX KD bao gồm: Xăng, dầu. 2.1.2 Đánh giá NVL Ở công ty Cổ phần cơ khí may Gia Lâm, NVL được đánh giá theo giá thực tế - Đối với NVL nhập kho: Công ty sử dụng giá thực tế để xác định giá trị NVL nhập kho. Giá thực tế NVL Nhập kho là giá mua chưa có thuế GTGT cộng chi phí liên quan (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản.....) Giảm giá Chi phí thu mua vận chuyển - Đối với NVL Xuất kho: Công ty tính giá NVL xuất kho theo giá hạch toán. Theo phương pháp này toàn bộ NVL biến động trong kỳ được tính theo giá hạc toán. Cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế - Thuế nhập khẩu nêu có + + = Giá mua theo hóa đơn Giá vốn thực tế nhập kho Trong đó giá mua theo hóa đơn là giá không có Thuế GTGT Giá vốn thực tế VL xuất kho: Công ty áp dụng theo giá bình quân sau mỗi lần nhập (Thực hiện trong chương trình kế toán trên MVT ngay sau khi viaats phiếu nhập) theo công thức: Trị giá thực tế nhập kho Trị giá thực tế tồn kho trước nhập + = Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập của từng loại VL Số lượng nhập kho + Số lượng tồn kho trước khi nhập Ngày 10/03/2008 mua thép lá CT3, S= 1.5 của công ty Thương maị Thái Sơn 10.000 Kg, trị giá 62.300.000 đ. Hàng đã về nhập kho số lượng tồn kho trước khi nhập là 2.000đ, trị giá là 12.400.000đ . ĐGBQ sau mỗi lần nhập của thép lá CT3 S=1.5 12.400.000 + 62.300.000 = 6.225 đ = 2.000 + 1.000 Phương pháp này có ưu điểm là : Khi xuất kho đã biết hết giá của NVL- CCDC. Do vậy, cuối kỳ sẽ bớt được khâu điều chỉnh và giá trị tồn kho cuối kỳ sẽ sát với giá thực tế trên thị trường. 2.2 Hạch toán chi tiết NVL- CCDC tại công ty cổ phần cơ khí may Gia Lâm Hạch toán chi tiết NVL- CCDC là 1 bộ phận quan trọng trong tổ chức hạch toán NVL- CCDC. Do đặc điểm SX của công ty là SX nhỏ sửa chữa, chủng loại vật tư phức tạp và tổ chức kế toán tập trung nên công ty áp dụng phương pháp kế toán chi tiết là PP the song song. Việc ghi sổ được thực hiện ở 2 nơi là kho và P. Kế toán. CĂn cứ để ghi sổ là các phiếu N- X kho, hóa đơn kiêm phiếu Xuất Kho và các chứng từ khác. a. Thủ tục nhập kho VL Căn cứ vào Hợp đồng kinh tế định mức vật tư kĩ thuật và tiến độ giao hàng cho khách, bộ phận mua hàng (thuộc P. KD) lập giấy mua hàng trình Giám Đốc duyệt theo mẫu bảng 2.2( trích theo tháng 1 năm 2008). Sau khi được duyệt P. KD cử cán bộ mua hàng đi khảo sat, kí kết mua bán hoặc lập báo giá rồi làm thủ tục Xin mua vật tư. Nếu mua với số lượng nhiều, P. KD làm hợp đồng mua bán vật tư theo phương thức “ Mua tại cửa kho” , người bán sẽ chở vật tư đến cửa kho của công ty giao hàng theo hợp đồng đã kí kết giữa 2 bên: nếu mua với số lượng ít, cán bộ mua vật tư làm thủ tục tạm ứng tiền đi mua vật tư, sau khi đã được kiểm nhận và hàng nhập vào kho thì làm thủ tục thanh toán theo quy định của chế đọ kế toán và chế độ của công ty cụ thể như sơ đồ 2.6 Sơ đồ 2.6 Trình tự nhập kho NVL- CCDC Tại kho: thủ kho kiểm nhận số thực nhập và cán bộ kĩ thuật kiểm nghiệm chất lượng NVL- CCDC P.KD căn cứ vào biên bản kiểm nhận VT để viết phiếu nhập kho PNK Liên 2: Thủ kho dùng để ghi vào thẻ kho và chuyển cho KT VTư ghi sổ PNK Liên 1:Lưu ở P.KD P.NK liên 3: Dùng để thanh toán Báng 2.2 Công ty cổ phần cơ khí may Gia Lâm GIẤY ĐỀ NGHỊ MUA VẬT TƯ Số: 05/ KD Đơn vị đề nghị: P. KD 1. Lý do để mua vật tư STT Tên, loại SP, HH Số lượng Số hợp đồng, đơn đặt hàng 1 Tủ hồ sơ 5 ngăn kéo (1.5 x 0.8 x 0.6) 1.000 Cái HĐ số 01/KD ngày 15 tháng 1 năm 2008 2. Vật tư cần mua STT Tên, loại VT ĐVT SL cần dùng Số tồn kho SL cần mua 1 Thép gốc 25*25 Kg 60.000 5.000 55.000 2 Thép lá CT3 S=1,5 Kg 42.000 4.000 38.000 3 Thép lá CT3 S= 2 Kg 51.000 7.000 44.000 4 Que hàn điện ø 2.5 Kg 500 50 450 5 Bột sơn tĩnh điện Kg 2.000 200 1.800 6 Gass (49Kg/Bình) Bình 100 10 90 7 Vòng bi 6001 Vòng 20.000 2.000 18.000 8 Tay nắm tủ Chiếc 5.000 200 4.800 9 Khóa cửa tử Chiếc 5.000 100 4.900 Ngày 05 tháng 01 năm 2008 Giám đốc duyệt Trưởng P.KD (Kí) (Kí) Bảng 2.3 CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ MAY GIA LÂM GIẤY XIN MUA VẬT TƯ SỐ:10/ KD- MVT Đơn vị đề nghị: P.KD CĂn cứ vào nhu cầu vật tư dùng cho SX và giấy đề nghị mua vất tư Số 05/ KD ngày 05/01/2008 đã được Giám Đốc duyệt Căn cứ vào giá cả thị trường mà P. KD đã khảo sát P.KD đề nghị Giám Đốc cho mua vật tư sau đây: STT Tên VT ĐVT SL ĐG Số tiền Thuế VAT Địa chỉ người bán 1 Thép góc 25*25 Kg 7.000 6.500 45.500.000 4.550.000 CTTM Thái Sơn,Đức Giang 2 Thép lá CT3 S=1.5 Kg 5.000 6.200 31.000.000 3.100.000 3 Thép Lá CT3 S= 2 Kg 6.000 6.000 36.000.000 3.600.000 4 Que hàn điện ø 2.5 Kg 180 8.000 1.440.000 144.000 CT XNK Số 6 HBT-HN 5 Bột sơn tĩnh điện Kg 500 52.000 26.000.000 2.600.000 CTTNHH Đức Việt 6 Gass (49kg/bình) Bình 10 280.000 2.800.000 280.000 CTHH SellGAs 7 Vòng bi 6001 Vòng 5.000 3.500 17.500.000 1.750.000 CTXNK Số 6 HBT-HN 8 Tay nắm tủ Chiếc 700 2.000 1.400.000 140.000 CTXNK Số 6 HBT-HN 9 Khóa cửa tủ Chiếc 700 5.000 3.500.000 350.000 CTXNK Số 6 HBT-HN Bảng 2.4 CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ MAY GIA LÂM GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Ngày 11 tháng 3 năm 2008 Số: 12/KD Kính gửi: Giỏm đốc công ty Tờn tụi là: Nguyễn Đăng Dũng Địa chỉ: Phũng KD Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 20.000.000 (Viết bằng chữ): Hai mươi triệu đồng chẵn Lý do tạm ứng: Mua vòng bi 6001 và que hàn điện 2,5 theo giấy xin mua vật tư số 10/ KD ngày 10/ 3/ 2008 Thời hạn thanh toán : Sau khi vật tư được nhập kho tại công ty Giám Đôc Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sau khi được Giám đốc duyệt cán bộ mua hàng chuyển sang P. Kế toán viết phiếu chi để mua hàng Bảng Số: 2.5 công ty cổ phần cơ khí may Gia Lâm ngày 11 tháng 3 năm 2008 Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Đăng Dũng Địa chỉ: P. KD Lý do chi: Tạm ứng mua vòng bi 6001 và Que hàn 2,5 Số tiền: 20.000.000 (viết bằng chữ): Hai mươi triệu đồng chẵn Kèm theo: Giấy đề nghị tạm ứng Giám Đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người nhận tiền (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Khi hàng về công ty : Bộ phận kiểm nghiệm tiến hành kiểm tra chất lượng, số lượng,QCPC vật tư, làm biên bản xong chuyển các chứng rừ liên quan kèm theo Hợp đồng, hoá đơn, giấy biên nhận......đến phòng KD để viết P. NK Bảng 2.6 Hoá Đơn GTGT N: 0019987 Ngày 12 tháng 3 năm 2008 Đơn vị bán hàng: Công ty Thương Mại Thái Sơn Địa chỉ: Số 97- Đức Giang- Gia Lâm- Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại: Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Ngọc Tên đơn vị: Công ty cổ phần cơ khí may Gia Lâm Địa chỉ: Số 104- Vũ Xuân Thiều- Sài Đồng- Gia Lâm-Hà Nội Số rài khoản: Hình thức thanh toán: Chuyển khoản. MS: 0100385089001 STT Tªn HH, DVô §VT Sè L­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn A B C 1 2 3=1x2 1 ThÐp gãc 25*25 Kg 7.000 6.500 45.500.000 2 ThÐp L¸ CT3, S=1.5 Kg 5.000 6.200 31.000.000 3 ThÐp L¸ TC3, S=2 Kg 6.000 6.000 36.000.000 4 Chi phÝ vËn chuyÓn ®/Kg 18000 30 540.000 Céng tiÒn hµng: 113.040.000 ThuÕ suÊt GTGT 10% TiÒn ThuÕ GTGT:11.304.000 Tæng céng tiÒn thanh to¸n: 124.344.000 Sè tiÒn b»ng ch÷: Mét tr¨m hai m­¬i bèn triªu, ba tr¨m bèn m­¬i bèn ngµn ®ång ch½n Ng ười mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Bảng 2.7 Công ty cổ phần công nghiệp may Gia Lâm Biên bản kiểm nghịêm Ngày 12 tháng 3 năm 2008 Số :03/VT Căn cứ vào hoá đơn số 0019987 ngày 12/3 /2008 của công ty Thương Mại Thái Sơn Ban kiểm nghiệm gồm: Ông: Bùi Ngọc Quang- P.Kĩ Thuật- Trưởng ban Bà: Nguyễn Kim Hằng- P.Kỹ thuật- Uỷ viên Bà: Đỗ Thu Thảo- Thủ kho- Uỷ viên Đ• kiểm nghiệm các loại vật tư sau: STT Tªn nh·n hiÖu, QCPC VT­,SP,HH M· sè Ph­¬ng thøc kiÓm nghiÖm §VT SL theo chøng tõ KÕt qu¶ Ghi chó SL ®óng QCPC SL sai QCPC A B C D E 1 2 3 F 1 ThÐp gãc 022025 §o, ®Õm Kg 7000 7000 0 2 ThÐp l¸ CT3, S= 1.5 021015 ®o,®Õm Kg 5000 5000 0 3 ThÐp l¸ CT3,S=2 021021 ®o ®Õm Kg 6000 6000 0 ý kiến của ban kiểm nghiệm: Vật rư đảm bảo đúng QCPC và số lượng theo hoá dơn Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Bảng số 2.8 Công ty cổ phần cơ khí may Gia Lâm Phiếu nhập kho Ngày 12 tháng 3 năm 2008 Số:18/02 Nợ Tk: 152 Có Tk:112 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Đăng Ngọc (P. KD) Theo chứng từ số: HĐ 0019987 ngày 12/ 3/ 2008 của Công ty Thương Mại Thái Sơn Nhập tại kho: 02- Chị Phương STT Tªn QC VT­, HH M· VT­ §VT Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Theo chøng tõ Thùc tÕ 1 ThÐp goc 25x25 022025 Kg 7000 7000 6530 45710000 2 ThÐp l¸ CT3 S=1.5 021015 kg 5000 5000 6230 31150000 3 ThÐp l¸ CT 3, S=2 011020 kg 6000 6000 6030 36180000 Céng 113040000 (Bằng chữ: Một trăm mười ba triệu không trăm bốn mươi ngàn đỗng chẵn) TP.KD Người giao Thủ kho KT.Trưởng Giám Đốc (Ký) (Ký) (Ký) (Ký) (Ký) a) Thủ tục xuất kho NVL- CCDC NVL- CCDC sau khi mua về được sử dụng cho mục đích SXKD trong công ty. Khi có nhu cầu cần dùng đến NVL- CCDC thì căn cứ vào kế hoạc SX, lệnh SX, ._.