Kế toán nguyên vật liệu - Công cụ dụng cụ tại Công ty 789 - BQP

g nền kinh tế quốc dân xây dựng cơ bản là quá trình xây dựng mới, xây dựng lại, cải tạo, hiện đại hoá, khôi phục các nhà máy, xí nghiệp, đường xá… nhằm phục vụ cho đời sống xã hội. ở nước ta hiện nay hoà cùng với xu thế phát triển chung của đất nước, lĩnh vực đầu tư xây dựng cơ bản là lĩnh vực có tốc độ phát triển nhanh, hàng năm thu hút 30% tổng vốn đầu tư của cả nước. Để tồn tại và phát triển được các đơn vị sản xuất phải đảm bảo chủ trương sản xuất có lãi. Để đảm bảo được yêu cầu đó các doanh nghiệp phải không ngừng hoàn thiện, cải tạo máy móc thiết bị quy trình công nghệ, nâng cao tay nghề công nhân. Nguyên vật liệu là khâu đầu vào của quá trình sản xuất, là yếu tố cấu thành lên thực tế sản phẩm. Do đó các doanh nghiệp rất coi trọng đến vấn đề nguyên vật liệu, phải tiết kiệm, giảm chi phí đang là vấn đề hữu hiệu nhất. Nhận thức rõ vấn đề này qua thời gian thực tập Công ty 789 - Bộ Quốc phòng em được biết công tác kế toán, đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ của công ty đã đi vào nề nếp đáp ứng được yêu cầu quản lý NVL-CCDC trong công ty ở mức độ nhất định. Tuy nhiên nếu hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán NVL-CCDC thì công ty sẽ đạt hiệu quả hơn. Thấy rõ được tầm quan trọng của công tác kế toán NVL-CCDC ở Công ty 789 - Bộ Quốc phòng. Vì vậy em đã lưa chọn và tìm hiểu bảo vệ đề tài: "Kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ" cho kỳ thực tập tốt nghiệp của mình. Bố cục chuyên đề gồm: Phần một: Đặc điểm chung của Công ty 789 - Bộ Quốc phòng Phần hai: Thực trạng kế toán Công ty 789 - Bộ Quốc phòng Phần ba: Một số kiến nghị về công tác kế toán NVL- CCDC tại Công ty 789 - Bộ Quốc phòng Phần một Đặc điểm chung của Công ty 789 - Bộ Quốc phòng I. Quá trình hình thành và phát triển Công ty 789-Bộ Quốc phòng Công ty 789 - Bộ Quốc phòng là đơn vị chuyên ngành xây dựng cơ bản của quân đội, thuộc Cục quản lý hành chính - Bộ Tổng tham mưu - Bộ Quốc phòng. Với tiền thân là một xí nghiệp xây dựng và sửa chữa gọi tắt là Xí nghiệp 789 được thành lập ngày 19/7/1989 theo quyết định số 529/69/QĐTM-BQP của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng. Đến năm 1996 công ty được thành lập lại theo Quyêt định số 478/QĐ-QP ngày 19/8/1996. Trên cơ sở sáp nhập các doanh nghiệp. - Công ty 584 - Bộ Quốc phòng - Công ty 789 - Bộ Quốc phòng - Xí nghiệp khảo sát thiết kế - Bộ Quốc phòng Giấy chứng nhận kinh doanh số 110840 ngày 29/4/1996 của Uỷ ban Kế hoạch thành phố Hà Nội. Đến ngày 29/9/2003, Bộ Quốc phòng quyết định sát nhập: Công ty 189 với công ty 789 theo quyết định số 244/2003/QĐ-BQP. Công ty hiện nay có trụ sở chính tại 147- Hoàng Quốc Việt - Cầu giấy -Hà Nội. Ngoài ra công ty còn có 2 chi nhánh đặt tại miền Trung và miền Nam. - Chi nhánh tại miền Trung địa chỉ: 546A - Trưng Nữ Vương - phường Hoà Thuận - quận Hải Châu - TP. Đà Nẵng. - Chi nhánh miền Nam: số 2 - Trần Quốc Hoàn - phường 4 - quận Tân Bình - TP Hồ Chí Minh. Với địa bàn hoạt động của Công ty 789 - Bộ Quốc phòng trải dài trên 70 tỉnh, thành phố cả nước từ các tỉnh biên giới phía Bắc đến các tỉnh đồng bằng Nam bộ và Tây Nguyên. Đối tượng sản xuất kinh doanh của công ty là trong và ngoài quân đội mà chủ yếu là các công trình xây dựng theo yêu cầu của quân đội. Địa bàn hoạt động của công ty rộng. Vì vậy công tác quản lý của công ty gặp nhiều khó khăn nhưng do sự chỉ đạo kịp thời của cấp trên cùng với sự nỗ lực phấn đấu của cán bộ công nhân viên dưới sự lãnh đạo của Đảng uỷ - giám đốc công ty. Công ty đã vượt qua những khó khăn và luôn hoàn thành vượt mức chỉ tiêu sản xuất kinh doanh, đạt tốc độ tăng trưởng cao có một số năm mức tích luỹ trung bình đạt 200%/năm. Tạo ra tích luỹ ban đầu làm tăng năng lực sản xuất, giải quyết đủ việc làm, cải thiện đời sống cho người lao động, đóng góp một phần ngân sách nhà nước và quốc phòng. ĐVT: VNĐ Năm Chỉ tiêu 2004 2005 2006 1. Vốn kinh doanh 152.567.655.017 205.478.503.551 350.680.405.000 2. Vốn cố định 24.506.888.911 25.715.015.212 30.640.582.350 3. Vốn lưu động 127.220.908.761 179.766.483.339 320.039.867.700 4. Doanh thu thuần 161.568.835.341 192.813.664.047 201.763.560.000 5. Lợi nhuận trước thuế 356.017.379 4.129.577.203 5.450.372.000 6. Nộp NSNN 377.341.214 5.397.211.922 3.260.400.000 7. Lợi nhuận sau thuế 2.443.559.284 2.937.820.586 3.189.972.000 Công ty được Bộ Quốc phòng xếp hạng đạt danh hiệu hạng I và được nhà nước tặng thưởng Huân chương Lao động hạng nhì và huân chương kháng chiến hạng 3. Được Bộ Xây dựng tặng cờ đơn vị đạt chất lượng cao công trình sản phẩm xây dựng Việt Nam và 10 huy chương vàng cho công trình dân dụng và công nghiệp. II. Chức năng - nhiệm vụ và đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty 789 - Bộ Quốc phòng 1. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty 789 - Bộ Quốc phòng - Được chủ động kinh doanh và hạch toán kinh tế theo qui luật kinh doanh của doanh nghiệp. Trên cơ sở chức năng và nhiệm vụ quy định trong giấy phép và quyết định thành lập công ty. - Được ký kết các hợp đồng kinh tế với các tổ chức và thành phần kinh tế khác nhau. - Được vay vốn từ nguồn vốn của cơ quan nhà nước và tự chịu trách nhiệm trang trải các khoản nợ theo chế độ hiện hành. - Được đàm phán ký kết các hợp đồng kinh tế với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước. - Được đặt các đại diện, chi nhánh công ty trong và ngoài nước. 2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Với chức năng là một công ty xây dựng cơ bản, Công ty 789 - Bộ Quốc phòng hoạt động trong các lĩnh vực: - Xây dựng các công trình quốc phòng, công nghiệp dân dụng, giao thông, thuỷ lợi, công trình ngầm… - Khảo sát thiết kế đầu tư xây dựng - Đầu tư hạ tầng kinh doanh nhà - Trang trí nội thất, lắp đặt điện nước. - Khai thác đá, cát, sỏi, sản xuất kinh doanh vật tư, vật liệu. - Kinh doanh vật tư, xử lý hàng tồn đọng - Nhập khẩu thiêt bị sản xuất kinh doanh của công ty 3. Các công trình đã thi công - Công ty 789 - Bộ Quốc phòng trong những năm qua đã thi công và bàn giao một số hạng mục của quốc phòng, công nghiệ và ngoài quân đội như sau: - Nhà ăn Tổng cục II - Bộ Quốc phòng - Khu nhà ở cán bộ trường đặc nhiệm - Bộ Công an - Kho K899 - Tổng kho 765 - Cục quân khí - BQP - Khu chung cư Mỹ Đình - Hà Nội - Tường rào kho KV1 - Cục Quân khí - BQP - Kho K12 - Quân đoàn II - Bộ Quốc phòng Trên đây là một số hạng mục đã thi công hiện nay công ty còn đang thi công rất nhiều công trình đã và gần hoàn hành để bàn giao theo tiến độ. 4. Đặc điểm bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh và chức năng của từng bộ phận - Đặc điểm bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh Công ty 789-Bộ Quốc phòng. Bộ máy sản xuất của Công ty 789 - Bộ Quốc phòng được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh của Công ty 789 - Bộ Quốc phòng Giám đốc công ty Bí thư Đảng uỷ Phòng Tài chính kế toán Phòng Kế hoạch kỹ thuật Phòng Hành chính Xí nghiệp 179 Xí nghiệp 29 Xí nghiệp 379 Xí nghiệp 384 Xí nghiệp KSTK và TVĐT Chi nhánh miền Nam Chi nhánh miền Trung Phó giám đốc KT-KT Phó giám đốc Chi nhánh Quan hệ chỉ huy Quan hệ chỉ đạo - Chức năng của từng bộ phận trong Công ty 789 - Bộ Quốc phòng + Ban giám đốc công ty bao gồm giám đốc, phó giám đốc Trong đó: Giám đốc công ty là người có trách nhiệm tổ chức, sắp xếp bộ máy quản lý, cơ chế quản lý của một doanh nghiệp, chịu trách nhiệm toàn diện về hoạt động của công ty. Các phó giám đốc là người giúp việc cho giám đốc, đồng thời tham mưu và trực tiếp phụ trách mốtố mảng trong công ty do giám đốc phân công. + Phòng Kế hoạch kỹ thuật: có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất kinh doanh như kế hoạch tài chính, kế hoạch đầu tư thiết bị, kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản… từng tháng, quý, năm để trình lên giám đốc. Lập tiến độ thi công, lập dự toán, giám sát kỹ thuật tại công trình mà công ty nhận thi công đồng thời chịu trách nhiệm trước nhà nước và pháp luật về chất lượng công trình đó. + Phòng Tài chính kế toán: là cơ quan tham mưu cho giám đốc công ty trong việc thực hiện chế độ tài chính theo đúng quy định củann và quản trị, quản lý vốn kinh doanh, kiểm tra sử dụng vốn, vật tư, tài sản, tổ chức kế toán các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Theo dõi giá thành sản phẩm, lập các chứng từ thu chi, lập báo cáo tài chính, quyết toán năm, các báo cáo thống kê theo chế độ hiện hành. + Phòng Hành chính: quản lý về hồ sơ, quân số, thực hiện các kế hoạch chính sách, chế độ của nhà nước đối với cán bộ công nhân viên của công ty, lập và lưu giữ hồ sơ lao động, quản lý con dấu, tài liệu theo quy tắc bảo mật. + Các xí nghiệp đơn vị trực thuộc: trực tiếp quản lý các đội xây dựng của mình, được quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh nhưng chịu sự quản lý chung của công ty. III. Tình hình chung về công tác kế toán của Công ty 789 - BQP 1. Cơ cấu sơ đồ bộ máy kế toán Công ty 789 - BQP là một doanh nghiệp non trẻ, song đã sớm hoà nhập và khẳng định được vị trí của mình trên thương trường cùng với sự đi lên đó, bộ máy kế toán của công ty đã dần hoàn thiện và làm việc một cách có hiệu quả phù hợp với mô hình sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của công ty. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán vốn bằng tiền, lương Kế toán TSCĐ, NVL-CCDC Kế toán Tài chính Kế toán chi tiết giá thành sản phẩm Kế toán giá thành hợp Kế toán XN1789 Kế toán XN2789 Kế toán XN3789 Kế toán XN384 Kế toán XNKSTK Kế toán CN miền Trung Kế toán CN miền Nam 2. Chức năng từng bộ phận kế toán - Kế toán trưởng: là người tổ chức điều hành bộ máy kế toán và tài chính cho giám đốc đôn dốc, giám sát, kiểm tra và xử lý mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Tổ chức hạch toán giá thành hợp lý và các thông tin tài chính của công ty thành các báo cáo. - Kế toán giá thành hợp có nhiệm vụ tập trung toàn bộ báo cáo của các đơn vị nhỏ hơn, lập thành một báo cáo giá thành hợp để trình lên kế toán trưởng. Từ đây bộ máy kế toán được chia thành 2 bộ phận và cụ thể đó là bộ phận kế toán chi tiết và bộ phận kế toán giá thành hợp. + Bộ phận kế toán chi tiết bao gồm: -> Kế toán theo dõi vật tư, tài sản cố định, CCDC phải mở sổ theo dõi chi tiết từng loại vật tư, sau đó đến nguyên vật liệu, TSCĐ để từ đó đối chiếu với các bảng kê đã lập với kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, công nợ và kế toán giá thành hợp. -> Kế toán theo dõi giá thành sản phẩm: Tập hợp chứng từ, phân loại chi phí sản xuất, kiểm tra giá thành hợp, lập bảng phân bổ và các sổ chi tiết ghi vào chứng từ ghi sổ, sổ cái để xác định giá thành. -> Kế toán vốn bằng tiền, lương và các khoản trích theo lương quản lý chặt chẽ có hiệu quả vốn bằng tiền, quản lý về mặt thực hiện thu chi tiền mặt hàng tháng. Tính lương làm cơ sở tính lương và giá thành. + Bộ phận kế toán tại các xí nghiệp đảm bảo phần việc theo dõi hạch toán chi tiết vật tư, tiền lương, chi phí bằng tiền khác, tập hợp chi phí phát sinh ban đầu, các hợp đồng, công trình. Các xí nghiệp khảo sát thiết kế và TVĐT, Xí nghiệp 1789, 2789, 3789 là những đơn vị phụ thuộc lớn, đủ trình độ quản lý được phân cấp quản lý kinh tế tài chính nội bộ mức cao thì tổ chức kế toán riêng các xí nghiệp này hạch toán thông qua TK336. + Còn các đơn vị trực thuộc nhỏ như xí nghiệp 384, các chi nhánh miền Trung và miền Nam thì không tổ chức kế toán riêng mà chỉ bố trí nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu. Thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu rồi chuyển về phòng tài chính kế toán của công ty. 3. Hình thức và trình tự ghi sổ kế toán của Công ty 789 - BQP Là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh tương đối lớn nên hàng ngày có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Số lượng tài khoản lớn, để tiện cho việc công tác quản lý và hạch toán công ty đã lựa chọn hình thức kế toán là hình thức "Chứng từ ghi sổ" Với niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12 hàng năm và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Theo hình thức "Chứng từ ghi sổ" công ty đã sử dụng các loại sổ sách kế toán sau: - Sổ tổng hợp, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái các tài khoản. - Sổ ghi kế toán chi tiết: tiền mặt, TSCĐ, vật tư thanh toán. - Đơn vị tiền tệ công ty sử dụng: VNĐ (Việt Nam đồng) Trình tự ghi sổ của công ty theo sơ đồ sau: Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ Cái Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ quỹ Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng Phần II Thực trạng kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty 789 - BQP I. Cơ sở lý luận 1. Khái niệm và đặc điểm NVL, CCDC 1.1. Khái niệm - Khái niệm NVL Là đối tượng lao động thể hiện ở dạng vật chất phục vụ cho sản xuất chế tạo sản phẩm, phục vụ cho bán hàng, quản lý. - Khái niệm CCDC: Công cụ dụng cụ là tư liệu lao động nó không đủ điều kiện về thời gian sử dụng về giá trị để được coi là 1 TSCĐ. Công cụ dụng cụ có giá trị dưới 10 triệu, thời gian sử dụng dưới 1 năm, công cụ dụng cụ mang đầy đủ đặc điểm của 1 TSCĐ. 1.2. Đặc điểm - Đặc điểm NVL + NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất. + Khi tham gia vào chu kỳ sản xuất dưới tác động của lao động vật liệu bị tiêu hao hoàn toàn thay đổi hình dạng ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. + Giá trị của vật liệu khi xuất dùng được chuyển hết một lần vào chi phí, NVL vừa là yếu tố ban đầu vừa là bộ phận hàng tồn kho, vật liệu được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau. - Đặc điểm CCDC: + CCDC tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất mà vẫn giữ được hình thái ban đầu cho đến khi hư hỏng. + Giá trị CCDC được chuyển dần vào sản phẩm sản xuất ra hoặc được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, công cụ dụng cụ được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau. 2. Vai trò của NVL, CCDC - Nguyên vật liệu: + NVL có vai trò đặc biệt quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sxs kinh doanh và các chỉ tiêu của doanh nghiệp. + NVL là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở để cấu thành lên thực thể của sản phẩm đặc biệt đối với ngành xây dựng cơ bản thì chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng giá thành sản phẩm chỉ một biến động nhỏ về chi phí NVL cũng ảnh hưởng đến giá thành công trình. Từ đó ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Do vậy để quản lý và sử dụng NVL một cách có hiệu quả thì doanh nghiệp phải tổ chức công tác hạch toán kế toán NVL một cách khoa học, hạch toán đầy đủ, chính xác, kịp thời cho công tác tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Đồng thời hạch toán NVL là điều kiện quan trọng để quản lý, thúc đẩy việc cung cấp đầy đủ, kịp thời tránh tình trạng thiếu hụt, dư thừa, mất mát trong toàn bộ quá trình thi công của doanh nghiệp. Vậy NVL, CCDC có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 3. Phân loại NVL, CCDC * Nguyên vật liệu NVL được phân loại chi tiết theo thời gian từng thứ, từng loại, từng nhóm cả về mặt hiện vật và giá trị. Trên cơ sở xây dựng danh điểm vật tư, nhãn hiệu, thống nhất tên gọi, mã ký hiệu, đơn vị tính căn cứ vào vai trò tác dụng của NVL trong sản xuất vật liệu được phân loại thành: - Nguyên vật liệu chính: là các loại vật liệu tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất kinh doanh cấu thành lên thực thể của sản phẩm sản xuất ra. - Nguyên vật liệu phụ: là những NVL chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, nó kết hợp với NVL chính để cấu thành sản phẩm. - Nhiên liệu: là những thứ cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình sản xuất được bình thường nhiên liệu có thể tồn tại ở dạng rắn, lỏng. - Phụ tùng thay thế: là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị, TSCĐ. - Thiết bị xây dựng cơ bản gồm: vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản. - Phế liệu: là vật liệu thu hồi trong khi sản xuất hay thanh lý TSCĐ. - Nhóm vật liệu khác: là những vật liệu chưa kể ở trên như: bao bì, vật đóng gói… * Công cụ, dụng cụ: Công cụ dụng cụ căn cứ vào mục đích sử dụng nó được chia làm 3 loại: - Dùng để chế tạo sản phẩm, dịch vụ, phục vụ cho bán hàng hay quản lý doanh nghiệp. - Bao bì luân chuyển là bao bì chứa đựng sản phẩm vật tư, hàng hoá dùng nhiều lần, giá trị bao bì giảm dần vào chi phí. - Đồ dùng cho thuê bao gồm cả bao bì và CCDC sử dụng cho thuê cũng như bao bì luân chuyển và CCDC cũng được luân chuyển và chi phí cho thuê hoạt động. 4. Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ - Thực hiện đánh giá NVL - CCDC sao cho phù hợp với chuẩn mực kế toán. - Tổ chức chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ sách kế toán sao cho phù hợp với phương pháp kê khai hàng tồn kho mà doanh nghiệp đã và đang áp dụng. Từ đó việc ghi chép, phân loại, tổng hợp kế toán được chính xác, đầy đủ, kịp thời phản ánh số liệu có và tình hình biến động của NVL-CCDC. - Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình dự trữ và tiêu thụ vật liệu - công cụ dụng cụ phát hiện và xử lý kịp thời mọi tình huống thừa thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất, ngăn ngừa xử lý vật liệu, CCDC phi pháp, lãng phí. - Tham gia kiểm kê đánh giá vật liệu, CCDC theo chế độ quy định của nhà nước, lập báo cáo kế toán về NVL- CCDC cho công tác lãnh đạo và quản lý, phân tích kinh tế. 5. Nội dung kế toán NVL, CCDC 5.1. Khái niệm Là việc ghi chép kịp thời, chính xác, đầy đủ về số lượng và giá trị cụ thể từng loại theo từng kho, từng người phụ trách để từ đó cung cấp thông tin chi tiết cho người quản lý và được thực hiện ở hai là kho và phòng kế toán. 5.2. Chứng từ sử dụng * Chứng từ nhập kho NVL + Hợp đồng mua hàng, phiếu đặt hàng + Hoá đơn mua hàng + Biên bản kiểm nghiệm vật tư + Phiếu nhập kho + Biên bản kiểm kê hàng tồn kho + Thẻ kho, thẻ quầy * Chứng từ xuất kho NVL + Phiếu xuất kho + Phiếu xuất kho kiêm luân chuyển nội bộ + Biên bản giao nhận + Biên bản kiểm kê xác nhận thiếu. * Sổ sách sử dụng - Thẻ kho Được mở cho từng loại NVL thẻ kho được phát sau khi đã đăng ký sổ đăng ký thẻ kh. Thẻ kho dùng ở kho do thủ kho ghi chép chỉ phản ánh về số lượng mỗi chứng từ ghi vào một dòng thẻ kho ghi sổ lượng thực nhập, thực xuất. - Sổ số dư: được mởp do kế toán mở cho từng kho dùng cho cả năm kế toán, giao cho thủ kho trước ngày cuối của mỗi tháng để ghi lượng tồn kho NVL. Theo từng loại vật liệu được in sẵn xếp theo từng nhóm, từng loại. Sau khi được ghi số tồn vật liệu, thủ kho chuyển cho kế toán kiểm tra đối chiếu và tính tiền. - Bảng lũy kế nhập - xuất - tồn: thẻ quầy hàng, thẻ kế toán, chi tiết vật liệu, sổ đối chiếu luân chuyển. 5.3. Nội dung kế toán NVL, CCDC * Phương pháp thẻ song song - Theo phương pháp này thủ kho phản ánh tình hình nhập - xuất - tồn vật liệu theo số lượng trên thẻ kho ở phòng kế toán, phản ánh tình hình nhập - xuất - tồn vật liệu từng loại. Tương ứng với thẻ kho, theo dõi trên sổ chi tiết kế toán kể cả giá trị và số lượng. Thực hiện đối chiếu số liệu kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp căn cứ vào thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu về mặt giá trị. Phương pháp này áp dụng cho doanh nghiệp có quy mô nhỏ, ít vật liệu. Sơ đồ kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ thẻ kế toán chi tiết Tổng hợp nhập - xuất - tồn Kế toán tổng hợp Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu * Sổ đối chiếu luân chuyển: Được lập ở phòng Kế toán, lập cho từng kho. - Tại kho: Thủ kho phản ánh tình hình nhập xuất tồn vật liệu theo số lượng trên thẻ kho. - Tại phòng kế toán: dùng sổ đối chiếu luân chuyển để đối chiếu số lượng, giá trị từng danh biểu vật liệu theo từng kho. - Phương pháp này công việc dồn vào cuối tháng ghi chép trùng hợp, áp dụng cho doanh nghiệp có nhiều NVL. Sơ đồ kế toán chi tiết theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Kế toán tổng hợp Bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu * Phương pháp sổ số dư: - Tại kho: Thủ kho phản ánh tình hình nhập - xuất - tồn vật liệu theo số lượng trên thẻ kho định kỳ. Thủ kho tập hợp chứng từ xuất nhập phát sinh theo từng loại chứng từ sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ rồi gửi phòng kế toán và kèm theo chứng từ nhập - xuất. Ngoài ra, thủ kho còn phải tính được số dư ghi số dư từng loại vật liệu theo danh điểm vào sổ số dư. - Tại phòng kế toán: Định kỳ ké toán xuống kiểm tra sổ ghi chép của thủ kho. Khi nhận chứng từ nhập - xuất - tồn. Thủ kho tính giá từng chứng từ theo giá (hạch toán) tổng cộng số tiền và ghi số tiền ở phiếu giao nhận. Đồng thời ghi số tiền đã tính được vào bảng luỹ kế xuất tồn của từng loại vật liệu. Theo nhập riềng, xuất riêng, rồi cộng tiền từng loại vật tư lấy cả số dư định kỳ, xác định số dư cuối kỳ. Số dư này dùng đối chiếu "cột số tiền" trên sổ số dư phương pháp này do kế toán tính bằng cách: lấy số lượng tồn kho x giá hạch toán. - Phương pháp này tránh được sự trùng lặp giữa kho và phòng kế toán. Nhưng có nhược điểm là phương pháp này chỉ theo dõi về mặt giá trị không theo dõi về mặt số lượng. Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư. Phiếu giao nhận chứng từ xuất Phiếu nhập kho Sổ số dư Kế toán tổng hợp Bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn Thẻ kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Phiếu xuất kho Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 6. Kế toán tổng hợp NVL, CCDC 6.1. Hạch toán NVL, CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên * Khái niệm: Đây là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. * Tài khoản sử dụng, kết cấu, nội dung - Tài khoản sử dụng: TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu - Nội dung: Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của NVL theo giá trị hạch toán. - Kết cấu + Bên Nợ: +) Giá trị NVL nhập kho do mua ngoài: Tự chế, thuê ngoài gia công, chế biến, nhận góp vốn hoặc từ các nguồn khác. +) Giá trị NVL phát hiện thừa khi kiểm kê. + Bên Có: +) Giá trị thực tế của NVL xuất kho +) Chiết khấu thương mại khi mua hàng được hưởng. +) Trị giá NVL hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm kê. + Số dư bên nợ +) Trị giá nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. - TK sử dụng công cụ dụng cụ: TK 153 - công cụ dụng cụ - Nội dung: Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm công cụ dụng cụ theo giá hạch toán. - Kết cấu: + Bên Nợ: +) Giá trị công cụ dụng cụ tồn đầu kỳ +) Giá trị công cụ dụng cụ nhập kho do mua ngoài, thuê ngoài gia công, nhận góp vốn. +) Giá trị công cụ dụng cụ thừa khi kiểm kê phát hiện. + Bên Có: +) Giá trị thực tế công cụ dụng cụ xuất kho phục vụ cho các công trình, để bán… +) Chiết khấu thương mại: giảm giá hàng mua khi mua hàng. +) Các nghiệp vụ khác làm giảm giá trị công cụ dụng cụ, như mất mát, hao hụt khi kiểm kê phát hiện. - Số dư bên nợ +) Trị giá công cụ dụng cụ tồn cuối kỳ. * Trình tự hạch toán - Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: +) Mua hàng nhập kho đủ -> Vật liệu mua ngoài hàng và và hoá đơn cùng về, căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 152, 153 - giá mua thực tế chưa thuế Nợ TK 133 - thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112,331,311,341 - tổng số tiền đã trả hay phải trả -> Chiết khấu thương mại được hưởng khi mua hàng: Nợ TK111,112,331 - phần chiết khấu có thuế Nợ TK138.8 - phải thu mà chưa thu Có TK 152,153 - giá trị hàng giảm Có TK 133 - VAT giảm tương ứng. -> Mua hàng mà được hưởng chiết khấu thanh toán thì không được ghi vào giá trị hàng mua. Nợ TK 331 - trừ vào số phải trả cho người bán Nợ TK 111,112, 138.8 Có TK 515 Số chiết khấu thanh toán = Tổng số thanh toán x Tỉ lệ % được hưởng -> Hàng về thừa so với hoá đơn: Nếu nhập kho cả số thừa làm thủ tục nhập kho và theo dõi hàng trên hoá đơn và cả số thừa. Nợ TK 152, 153 - số thực nhập Nợ TK 133 - theo hoá đơn Có TK 111, 112, 331, 141 - theo hoá đơn Có TK 338.1 - phần thừa -> Khi có quyết định xử lý số hàng thừa Nếu trả lại hàng thừa: Số thừa trả lại bên bán Nợ TK 338.1 Có TK 152,153 Nếu mua luôn: Nợ TK 338.1 Nợ TK 133 Có TK 111,112,331 Không tìm ra nguyên nhân: Nợ TK 338.1 Có TK 711 Nếu không nhập hàng thừa thì ghi đơn: TK 002 để theo dõi: "Hàng hoá nhận giữ hộ" -> Hàng thiếu so với hoá đơn Thông báo cho các bên liên quan, quyết định xử lý rồi căn cứ vào hoá đơn ghi sổ. Nợ TK 152,153 - ghi số thực nhập Nợ TK 133 - theo hoá đơn Nợ TK 138.1 - tài sản thiếu trừ xử lý Có TK 111,112, 331,141 - tổng số thanh toán theo hoá đơn Khi có quyết định xử lý: Nếu nhận hàng về từ người bán: Nợ TK 152,153 Có TK 138.1 Nếu nhận tiền về vì không còn hàng Nợ TK 111,112,331 Có TK 138.1 Có TK 133 - thuế GTGT đầu vào giảm -> Nếu nhân viên thu mua hàng thiếu (làm thiếu) Nợ TK 334 - khấu trừ lương Nợ TK 138.8 - phải thu khác Có TK 138.1 - tài sản thiếu đã xử lý -> Hàng về hoá đơn chưa về Hàng về làm thủ tục nhập kho theo như bình thường nhưng chưa có hoá đơn nên doanh nghiệp ghi một giá tạm tính vì đến cuối tháng hoá đơn chưa về. Nợ TK 152,153 - giá tạm tính Có TK 331 Sang tháng hoá đơn về thì căn cứ vào hoá đơn ghi sổ, nếu hoá đơn ghi giá thấp hơn giá tạm tính hoặc giá tạm tính nhỏ hơn thì có 3 cách xử lý như sau: C1: Xoá bút toán tạm tính Nợ TK 331 Có TK 152,153 Rồi ghi lại bút toán thường Nợ TK 152,153 Có TK331 C2: ghi bổ sung trong trường hợp giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế. C3: ghi âm (ghi mực đỏ) Trường hợp giá tạm tính lớn hơn giá thực tế theo hoá đơn đ hoá đơn về hàng chưa về: Hoá đơn lưu vào tập hồ sơ (hoá đơn về hàng chưa về) nếu trong tháng hàng về thì làm thủ tục nhập kho như bình thường. Còn cuối tháng hàng chưa về thì phải theo dõi ở tài khoản hàng chưa về. Nợ TK 151 - Giá chưa thuế Nợ TK 133 - thuế VAT đầu vào Có TK 111,112,331 Sang tháng hàng về làm thủ tụcnhập kho: Nợ TK 152 Có TK 151 - "hàng đi đường đã về nhập kho" Hàng về không nhập kho đưa vào sản xuất Nợ TK 621 Nợ TK627 Nợ TK 641, 642 Có TK 151 +) Mua do nhập khẩu Căn cứ vào chứng từ hoá đơn và các chứng từ khác liên quan kế toán ghi như sau: Nợ TK 152,153 Giá trị NVL N - X Có TK 333.3 Thuế VAT X - N - K Có TK3331.2 Thuế VAT hàng N - K Có TK 333.2 Thuế tiêu thụ đặc biệt Nếu thuế VAT hàng X - K được khấu trừ: Nợ TK 133 Có TK 3331.2 Tăng do thuê ngoài gia công chế biến hay tự chế Khi sản xuất nhập kho hay tiêu thụ luôn: Nợ TK152,153 - nhập kho Nợ TK 632 - bán thẳng không qua kho Có TK15 - chi phí SXKD dở dang +) Tăng do nhận vốn góp Nợ TK 152,153 Có TK 411 +) Tăng do phát hiện thừa Nợ TK 152, 153 Có TK 338.1 +) Tăng do đánh giá lại Nợ TK 152,153 Có TK 412 +) Tăng do nhận biếu Nợ TK 152,153 Có TK 711 Nếu nhận lại NVL do sản xuất dùng không hết, XDCB, sửa chữa TSCĐ Nợ TK 152 Có TK 621,623, 627, 641, 642 * Kế toán tổng hợp giảm NVL +) Xuất vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh Nợ TK 621,627,641,642,623,241 Có TK 152,153 +) NVL giảm do xuất bán đ Nợ TK 632 Có TK 152,153 đ Nợ TK 111,112,131 Có TK 511 Có TK 333.1 +) Giảm do góp vốn đầu tư Nợ TK128,222 Có TK152,711,153 -> Giảm do xuất thuê ngoà gia công chế biến Nợ TK 154 Có TK 152,153 đ Chi phí liên quan gia công chế biến Nợ TK 154 Nợ TK 133 Có TK 112,111,331 đ NVL giảm do cho vay tạm thời không tính lãi Nợ TK 138.8 (cá nhân hay tập thể vay) Nợ TK 138.8 (cho nội bộ vay) Có TK 152,153 đ Giảm do trả lương (dùng trả lương công nhân) Nợ TK 632 Có TK 152,153 đ Giảm thiếu do kiểm kê phát hiện Nợ TK 138.1 Nợ TK 632 Có TK 152,153 đ Giảm do đánh giá lại Nợ TK 142 Có TK 152,153 Sơ đồ hạch toán NVL theo phương pháp KKTX tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ TK111,112,331,151 TK152 TK621,623,641,642 TK TK154 TK133 NK: NVL mua ngoài Xuất kho NVL cho SXKD, XDCB, SCL TSCĐ VAT NVL xuất thuê ngoài gia công Nhập kho NVL thuê ngoài, gia công chế biến TK 333 (2,3) TK111,112,331 CKTM Giảm giá NVL mua vào Thuế nhập khẩu phải nộp (nếu không được khấu trừ) TK133 VAT TK632 NVL xuất bán TK142,242 NVL xuất dùng cho SXKD TK632 NVL phát hiện thiếu khi kiểm kê TK222,223 NVL xuất kho đầu tư vào công ty liên kết TK138.1 NVL phát hiện thiếu khi kiểm kê TK 411 Được cấp hoặc nhận vốn góp vốn liên doanh liên kết NVL NVL xuất dùng cho SXKD, XDCB, SCL TSCĐ không hết TK 222,223 Thu hồi vốn góp vào công ty liên kết bằng NVL TK 338.1 NVL phát hiện thừa khi kiểm kê chờ xử lý TK621,622,627,641,642,241 6.2. Hạch toán NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ 6.2.1. Khái niệm - Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên liên tục tình hình biến động của các loại vật tư, hàng hoá, sản phẩm. Trên các tài khoản, phản ánh từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. Trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ xác định lượng tồn kho thực tế, từ đó xác định lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác trong kỳ. Công thức tính: = + - Phương pháp này mặc dù tiết kiệm được công sức ghi chép nhưng độ chính xác không cao, nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại hàng hoá, vật tư khác nhau, giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán. 6.2.2. Tài khoản sử dụng, nội dung kết cấu - Tài khoản sử dụng: TK 611.1 - mua nguyên vật liệu - Nội dung: TK này dùng để phản ánh tình hình thu mua tăng, giảm NVL, CCDC theo giá thực tế. - Kết cấu tài khoản: + Bên Nợ: giá trị tồn đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ + Bên Có: giá trị xuất trong kỳ và các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán. 6.2.3. Phương pháp hạch toán - Đầu kỳ kết chuyển vật liệu tồn kho Nợ TK 611.1 Có TK 152,151,153 - Mua NVL trong kỳ kế toán ghi: Nợ TK 611.1 Nợ TK 133 Có TK: 111,112,331,141 - NVL tăng do nguyên nhân khác, góp vốn Nợ TK611.1 Có TK411 Do biếu tặng: Nợ TK611.1 Có TK 711 - Nếu mua được hưởng chiết khấu thương mại giảm giá hay hàng bán bị trả lại Nợ TK 111, 112, 331 Có TK133 Có TK 611.1 - Cuối kỳ căn cứ và kết quả kiểm kê tính ra vật liệu tồn cuối kỳ: Nợ TK 152, 151, 153 Nợ TK 138.1 Nợ TK 632 Có TK 611.1 Vậy xác định giá trị NVL xuất dùng trong kỳ: Nợ TK 621, 627, 641, 642 Có TK 611.1 Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê ._.