Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty TNHH Thương mại & In Việt Tiến

ônng ty TNHH Thương Mại và in Việt Tiến đã có mặt trên thị trường từ nhiều năm nay. Công ty luôn giữ được uy tín với khách hàng về mặt chất lượng sản phẩm cũng như số lượng sản phẩm được giao đúng hẹn, đúng hợp đồng được ký kết, mặc dù đã có những thời kỳ gặp khókhăn nhưng hiện nay Công ty đã khẳng định được vị trí của mình trong lĩnh vực in. Để phát huy được kết quả đạt được, Công ty đã không ngừng mở rộng qui mô sản xuất, hiện đại hoá dây chuyền công nghệ sản xuất, tuyển thêm những công nhân lành nghề. Với một vị trí sản xuất, yếu tố cơ bản để đảm bảo quy trình sản xuất tiến hành bình thường, liên tục đó là nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ – cơ sở tạo nên hình thái vật chất của sản phẩm. Trong các doanh nghiệp kinh tế công nghiệp chi phí về vật liệu, công cụ dụng cụ thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí để sản xuất ra sản phẩm nó có tác động rất lớn đến hiệu quả của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Bởi vậy, sau khi đã có một dây chuyền sản xuất hiện đại, một lực lượng lao động tốt, thì vấn đề mà các doanh nghiệp công nghiệp nói chung và công nghiệp in Việt Tiến nói riêng luôn phải quan tâm đến đó là nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Các doanh nghiệp cần phải quản lý chặt chẽ vật tư từ khâu thu mua đến khâu bảo quản, dự trữ và sử dụng, vừa đáp ứng được đầy đủ nhu cầu sản xuất, tiết kiệm để hạ giá thành sản phẩm, vừa để chống mọi hiện tượng xâm phạm tài sản của đơn vị hoặc cá nhân. Để làm được điều này, các doanh nghiệp cần phải sử dụng các công cụ quản lý mà kế toán làm một công cụ giữ vai trò trọng yếu nhất. Xuất phát từ lý do trên, là một học sinh trường Trung học Kinh Tế Hà Nội, được thực tập tại bộ phận kếtoán của Công ty TNHH Thương Mại và in Việt Tiến em xin lựa chọn nghiên cứu chuyên đề: “Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ” tại Công ty TNHH Thương Mại và in Việt Tiến. Nhằm đi sâu tìm hiểu thực tế về công tác kế toán nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ, tìm ra những ưu điểm và hạn chế trong các công tác quản lý và hạch toán vật liệu của Công ty, từ đó rút ra những kinh nghiệm học tập và đề xuất một số ý kiến với mong muốn hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty TNHH Thương Mại và in Việt Tiến. Nội dung báo cáo gồm 3 chương: CHƯƠNG I: Các vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ CHƯƠNG II: Thực tế công tác kế toán tại Công ty CHƯƠNG III: Nhận xét và kiến nghị về công tác nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty. Chương I: Các vấn đề chung về kế toán nguyuên vật liệu, công cụ dụnG 1.1 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ trong sản xuất kinh doanh. 1.1.1 Khái niệm và đặc điểm của nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu là đối tượng lao động , một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất là cơ sở vật chất cấu tạo nên thực thể của sản phẩm. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vật liệu tham gia vào một chu kỳ sản xuất để chế tạo ra sản phẩm và khi tham gia vào sản xuất vật liệu thay đổi hoàn toàn hình thái ban đầu, giá trị được chuyển toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất. Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không có đủ các tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng qui định đối với tài sản cố định, tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất khác nhau mà vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu, giá trị bị hao mòn dần được dịch chuyển từng lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Tuy nhiên, công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn và được mua sắm bằng vốn lưu động. 1.1.2 Vai trò của nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ trong sản xuất kinh doanh. Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên liệu vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên sản phẩm nên chi phí về các loại vật liệu thường chiếm tỉ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và qúa trình sản phẩm. Vì vậy mà nguyên liệu, vật liệu có vai trò rất quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Công cụ dụng cụ có vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp nó tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, có tác dụng hỗ trợ, trợ giúp, đảm bảo an toàn và tham gia gián tiếp vào hoạt động sản xuất kinh doanh. 1.2.Phân loại và đánh giá nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ 1.2.1.Phân loại nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, vật liệu, công cụ dụng cụ bao gồm nhiều loại, nhiều thứ có tính năng lý, hóa học khác nhau, có công dụng và mục đích sử dụng khác nhau. Vì vậy để quản lý và hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ. Trước tiên, đối với vật liệu, căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò và chức năng của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Theo cách phân loại này vật liệu được chia thành các loại như sau: - Nguyên liệu, vật liệu chính ( bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm, hàng hoá): là những loại nguyên liệu và vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu thành nên thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm như sắt, thép trong các doanh nghiệp cơ khí, vải trong các doanh nghiệp may. Nửa thành phẩm mua ngoài là những chi tiết bộ phận sản phẩm do doanh nghiệp mua về để lắp ráp hoặc gia công để tạo ra sản phẩm. Ví dụ: Doanh nghiệp sản xuất xe đạp mua lốp, xích… lắp ráp thành xe đạp. - Vật liệu phụ: là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm. Nhưng có tác dụng nhất định và cần thíêt cho quá trình sản xuất. Ví dụ: thuốc nhuộm, thuốc tẩy , sơn… -Nhiên liệu: là những thứ vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm diễn ra bình thường . Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể rắn: than, củi…; thể lỏng như xăng dầu; thể khí như hơi đốt, khí ga…/ - Phụ tùng thay thế: là những chi tiết, phụ tùng mày móc mà doanh nghiệp mua về để phục vụ cho việc thay thế các bộ phận của phương tiện vận tải, máy móc thiết bị như vòng bi, vòng đệm, xăm lốp… -Thiết bị xây dựng cơ bản và vật kết cấu: +Thiết bị xây dựng cơ bản: là những thiết bị được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản ( bao gồm thiết bị cần lắp và không cần lắp) như thiết bị vệ sinh, thiết bị thông gío, thiết bị truyền hơi ấm, hệ thống thu lôi. +Vật kết cấu: là những bộ phận của sản phẩm xây dựng cơ bản mà doanh nghiệp tự sản xuất hoặc mua của doanh nghiệp khác để lắp ráp vào công trình xây dựng cơ bản. Ví dụ: vật kết cấu bê tông đúc sẵn, vật kết cấu bằng kim loại đúc sẵn. - Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu đặc trưng, các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất vật liệu nhặt được, phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định. Ngoài ra tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý chi tiết cụ thể của từng loại doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại được chia thành từng nhóm từng thứ một cách chi tiết. Tiếp đó căn cứ vào mục đích công dụng của vật liệu cũng như nội dung quy định phản ánh chi tiết vật liệu trên các loại tài khoản kế toán, vật liệu được chia thành 2 loại: *Nguyên liệu vật liệudùng trực tiếp cho sản xuất và chế tạo sản phẩm. *Vật liệu dùng cho các nhu cầu khác: ví dụ vật liệu phục vụ cho quản lý phân xưởng, bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp Cũng như vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất khác nhau cũng có sự phân chia khác nhau song cùng nhìn chung công cụ dụng cụ được chia thành các loại sau: -Dụng cụ giá lắp chuyên dùng cho sản xuất -Dụng cụ đồ nghề -Dụng cụ quản lý -Quần áo bảo hộ lao động -Khuôn mẫu đúc sẵn -Lán trại tạm thời -Các loại bao bì dùng để chứa đựng hàng hoá, vật liệu +Trong công tác quản lý dụng cụ được chia thành 3 loại: -Công cụ dụng cụ lao động -Bao bì luân chuyển -Đồ dùng cho thuê Ngoài ra còn có thể phân chia công cụ dụng cụ đang dùng và công cụ dụng cụ trong kho. Cũng tương tự như vật liệu tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp mà công cụ dụng cụ được chia thành từng nhóm chi tiết hơn. 1.2.2. Đánh giá nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ Đánh giá vật liệu công cụ dụng cụ là dùng tiền đề biểu hiện giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất đinh. Về nguyên tắc, kế toán nhập , xuất tồn kho vật liệu, công cụ dung cụ phải phản ánh theo giá thực tế. Trị gía thực tế nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ nhập kho tính theo giá gôc. Vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp được chia thành từ nhiều nguồn khác nhau vì thế giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập. Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho do mua ngoài Giá thực tế Giá mua Thuế nhập Chi phí Cáckhoản Vl,CCDC mua = ghi trên + khẩu + thu mua - giảm giá hàng Ngoài nhập kho hoá đơn ( nếu có) thực tế mua trả lại Chú ý: nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế thì giá mua ghi trên hoá đơn là giá mua chưa có thuế GTGT. Còn nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc đối tượng không chịu thuế GTGT thì giá mua ghi trên hoá hơn hoặc giá trị vật liệu mua về là giá trị mua đã có thuế GTGT. Chi phí thu mua bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, sắp xếp, bảo quản, phân loại, đóng gói, chi phí bảo hiểm ( nếu có), tiền thuê kho, thuê bãi, tiền công tác phí của cán bộ thu mua, hao hụt tự nhiên trong định mức Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho do tự gia công chế biến. Giá gốc Giá thực tế Chi phí VL, CCDC = VL, CCDC + gia công Nhập kho xuất kho chế biến Đối với VL, CCDC nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến Giá gốc = Giá thực tế VL + Chi phí chế + Chi phí vận VL, CCDC CCDC xuất kho biến phải trả chuyển đi và về Đối với vật liệu , công cụ dụng cụ nhận góp liên doanh, góp cổ phần Giá gốc = Giá do hội đồng liên doanh VL, CCDC nhập kho đánh giá và chấp nhận -Trị giá thực tế VL, CCDC xuất kho +Phương pháp tính giá đích danh : theo phương pháp này giá trị thực tế VL,CCDC nhập kho theo từng lô, từng lần nhập và số lượng xuất kho mỗi lần +Phương pháp bình quân gia quyền ( tại thời điểm nhập kho hoặc cuối kỳ): theo phương pháp này giá thực tế VL, CCDC xuất dùng trong kỳ được tính theo đơn giá bình quân Giá thực tế VL = Số lượng VL x Đơn gía CCDC xuất dùng CCDC xuất dùng bình quân Phương pháp đơn gía bình quân cả kỳ dự trữ Giá đơn vị Giá thực tế VL, CCDC + Giá thực tế VL, CCDC Bình quân = tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ Cả kỳ Số lượng VL, CCDC + Số lượng Vl, CCDC Dự trữ tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ Phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước Giá thực tế VL, CCDC tồn Giá đơn vị bình = kho đầu kỳ ( cuối kỳ trước) Quân cuối kỳ trước Số lượng VL, CCDC tồn kho đầu kỳ ( cuối kỳ trước) +Phương pháp nhập trước xuất trước Giá thực tế = Đơn giá thực tế VL x Số lượng VL Xuất kho CCDC từng lần nhập trước CCDC xuất dùng +Phương pháp nhập sau xuất trước Giá thực tế = Đơn giá thực tế VL x Số lượng Vl Xuất kho CCDC từng lần nhập sau CCdc xuất dùng +Phương pháp giá hạch toán : Phương pháp này áp dụng đối với những doanh nghiệp sử dụng nhiều loại VL, CCDC và việc nhập xuất diễn ra liên tục: công thức của nó; Giá thực tế Vl = Giá hạch toán VL x Hệ số chênh CCDC xuất kho CCDC xuất kho lệch giá Hệ số chênh lệch Giá thực tế VL, CCDC x Giá thực tế VL, CCDC Giá hạch toán và = tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ Giá thực tế của từng Giá hạch toán VL, x Giá hạch toán VL, Loại VL, CCDC CCDC tồn đầu kỳ CCDC nhập trong kỳ 1.3. Nhiệm vụ của kế toán VL, CCDC Xuất phát từ yêu cầu và vị trí của vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất, kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ caanf thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời số lượng, chất lượng và giá thực tế cua từng loại, từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ nhập – xuất – tồn kho vật liệu công cụ dụng cụ Vận dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán v hướng dẫn việc kiểm tra chấp hành các nguyên tắc thủ tục nhập, xuất thực hiện đầy đủ, đúng qui chế, chế độ hạch toán ban đầu về vật liệum công cụ dụng cụ(lập chứng từ , luân chuyển chứng từ) mở các loại dổ dách, thẻ chi tiết về vật liệu, công cụ dụng cụ. Kiểm tra việc thực hịên kế hoạch thu mua, tình hình dự trữ và tiêu hao vật liệu, công cụ dụng cụ, phát hiện và xử lý kịp thời vật liệu, công cụ dụng cụ thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất ngăn ngừa việc sử dụng lãng phí vật liệu, công cụ dụng cụ. Tham gia kiểm kê, đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ theo chế độ qui định của nhà nước, lập báo cáo về vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý điều hành, phân tích kinh tế. 1.4 Thủ tục quản lý nhập- xuất kho NL,VL, CCDC và các chứng từ kế toán có liên quan +Thủ tục nhập vật liệu, công cụ dụng cụ: Căn cứ vào phiếu báo nhận hàng, có thể lập ban kiểm nhận để kiểm nhận vật liệu mua về cả số lượng và chất lượng, quy cách. Ban kiểm nhận căn cứ vào kết quả thẹc tế ghi vào “ Biên bản kiểm nghiệm vật tư” . Dau đó bộ phận cung ứng sẽ lập “phiếu xuất kho” vật tư trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nhận rồi giao cho thủ kho. Thủ kho sẽ ghi sổ số vật liệu thực nhập vào phiếu nhập và thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. Trường hợp phát hiện thừa, thiếu, sai quy cách phẩm chất, thủ kho phải báo cho bộ phận cung ứng biết và cùng người giao lập biên bản. +Thủ tục xuất vật liệu, công cụ dụng cụ: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất các bộ phận sản xuất viết phiếu xin lĩnh vật tư căn cứ vào phiếu xin lĩnh vật tư kế toán viết phiếu xuất kho. Căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho xuất vật liệu, công cụ dụng cụ ghi vào phiếu nhập số thực xuất và ghi vào thẻ kho. Sau khi ghi xong vào thẻ kho thủ kho chuyển chứng từ cho phòng kế toán để ghi sổ. +Các chứng từ kế toán có liên quan: Theo chế đô chứng từ kế toán ban hành theo quyết định số 1141 TC/CĐKT ngày 1\11\1995 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính các chứng từ kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ bao gồm: Phiếu nhập kho ( mẫu số 01-VT) Phiếu xuất kho (mẫu số 02- VT) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( mãu số 03-VT) Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (mẫu số 08- VT) Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho( mẫu số 02- BH) Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy đinh của Nhà Nước tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình của doanh nghiệp, có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như: Phiếu xuất vật tư theo hạn mức( mẫu số 04-VT) biên bản kiểm nghiệm vật tư( mẫu số 05-VT), phiếu bảo vật tư còn lại cuối kỳ ( mẫu số (07-VT) Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng qui định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập. Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 1.5 Phương pháp kế toán chi tiết NL, VL, CCDC Trong các doanh nghiệp sản xuất quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ do nhiều bộ phận, đơn vi tham gia. Song việc quản lý tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ hàng ngày phải được thực hiện ở kho và ở phòng kế toán thông qua chứng từ kế toán, từng danh điểm vật liệu, công cụ dụng cụ. Vì thế việc hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ được thực hiện đồng thời ở kho và phòng kế toán qua các phương pháp sau: +Phương pháp thẻ song song Ơ kho: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập- xuất thủ kho ghi sổ số lượn vật liệu, công cụ dụng cụ thực tập, thực xuất vào thẻ kho. Sau khi vào thẻ kho thủ kho chuyển những chứng từ nhập- xuất cho phòng kế toán kèm theo giáy giao nhận chứng từ do thủ kho lập Ơ phòng kế toán: Mở sổ hoặc thẻ chi thiết vật liệu, công cụ dụng cụ cho từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ cho đúng với thẻ kho của từng kho để theo dõi về số lượng và gía trị. Cuối tháng, kế toán và thủ kho đối chiếu số liệu trên thẻ kho với sổ chi tiết vật liêụ ,công cụ dụng cụ. Ngoài ra để đối chiếu số liệu với sổ tổng hợp cần phải tổng hợp số liệu từ các sổ chi tiết vào bảng kê tổng hợp nhập – xuất , tồn theo từng nhóm, từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ. Thẻ kho Sơ đồ của phương pháp này Chứng từ xuất Chứng từ nhập Sổ chi tiết VL, CCDC Sổ tổng hợp Bảng tổng hợp Nhập xuất tồn Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu,K tra +Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Ơ kho: mở thẻ kho để theo dõi số lượng theo từng danh điểm vật liệu cộng cụ dụng cụ Ơ phòng kế toán: mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép phản ánh tổng số vật liệu, công cụ dụng cụ luân chuyể trong tháng, trên cơ sở các chứng từ nhập – xuất của từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ và mỗi loại vật liệu, công cụ dụng cụ được ghi một dòng. Cuối tháng đối chiếu số lượng vật liệu, công cụ dụng cụ trên thẻ kho với sổ đối chiếu luân chuyển, đối chiếu giá trị ( số tiền) với sổ tổng hợp. Sơ đồ: phương pháp đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Phiếu xuất Phiếu nhập Sổ đối chiếu Luân chuển Bảng kê xuất Bảng kê nhập Sổ kế toán Tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra + Phương pháp sổ số dư: Ơ kho: hàng ngày sau khi ghi thẻ kho xong thủ kho tập hợp chứng từ nhập- xuất và phát sinh trong kỳ, phân loại và lập phiếu giao nhận chứng từ nhập- xuất, ghi số lượng, số hiệu chứng từ của từng nhóm vật liệu, công cụ dụng cụ xong đính kèm theo phiếu xuất –nhập giao cho phòng kế toán. Cuối tháng căn cứ vào thẻ kho thủ kho ghi số lượng vật liệu, công cụ dụng cụ vào sổ số dư và sau đó chuyển cho phòng kế toán. Sổ số dư do kế toán lập cho từng kho, dùng cho cả năm, giao cho thủ kho trước ngày cuối tháng. Ơ phòng kế toán: khi nhận được chứng từ nhập- xuất vật liệu, công cụ dụng cụ ở kho, kế toán phải kiểm tra việc phân loại, tính tiền cho từng chứng từ, tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ, ghi vào bảng luỹ kế nhập, xuất sau đó căn cứ vào đó đẻ lập bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn, bảng này được mở rộng cho từng kho. Khi nhận sổ số dư kế toán kiểm tra và ghi chỉ tiêu giá trị vào sổ số dư sau đó đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn với sổ số dư Sơ đồ phương pháp sổ số dư Bảng luỹ kế nhập Phiếu giao nhận Chứng từ nhập Chứng từ nhập Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn Sổ số dư Thẻ kho Sổ tổng hợp Bảng luỹ kế xuất Phiếu giao nhận Chứng từ xuất Chứng từ xuất 1.6 Kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ TK 151: Hàng mua đang đi trên đường : phản ánh giá trị vật tư, hàng hoá đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng chưa về nhập kho còn đang trên đường vận chuyển , đang ở bến cảng, bến bãi và tình hình hàng về. Kết cấu nội dung (TK 151) Bên nợ:Giá trị vật tư, hàng hoá đã mua đang đi trên đường. Bên có: Giá trị vật tư, hàng hoá đang đi trên đường đã nhập kho hoặc chuyển giao thẳng cho các bộ phận sử dụng, cho khách hàng. Số dư bên Nợ: Giá trị vật tư hàng hoá đã mua nhưng chưa nhập kho( hàng đi đường) -TK 152: Nguyên liệu, vật liệu: dùng để phản ánh giá trị hiện có, tình hình biến động của các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế. -Kết cấu nội dung( TK 152) +Bên Nợ: Trị giá thực tế NL,VL nhập kho do mua ngoài, tự chế , thuê ngoài chế biến, nhận góp vốn liên doanh hoặc từ các nguồn khác. Trị giá NL, VL thừa phát hiện khi kiểm kê +Bên có: Trị giá thực tế NL, VL xuất kho Trị giá NL, VL trả lại người bán hoặc được giảm giá. Trị giá NL, VL thiếu hụt khi kiểm kê. + Số dư bên Nợ: Phản ánh trị giá thực tế NL, VL tồn kho cuối kỳ. Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng DN mà mở chi tiết theo các loại sau: TK 152.1-Vật liệu chính TK 152.4- Phụ tùng thay thế TK 152.2- Vật liệu phụ TK 152.5- Thiết bị XDCB TK152.3- Nhiên liệu TK152.8- Vật liệu khác -TK 153: Công cụ dụng cụ: phản ánh trị giá hiện có , tình hình biến động của các loại CCDC theo giá thực tế. -Kết cấu nội dung(TK 153) +Bên nợ: Trị giá thực tế CCDC nhập kho do mua ngoài,tự chế biến, thuê ngoài chế biến Giá trị CCDC cho thuê nhập lại kho Giá trị thực tế CCDC thừa phát hiện khi kiểm kê. +Bên có: Trị giá thực tế CCDC xuất kho. Trị giá CCDC trả lại cho người bán hoặc được giảm giá. Trị giá CCDC phát hiện thiếu khi kiểm kê. +Số dư bên Nợ: Trị giá thực tế CCDC tồn kho. Tk 153 có 2 tài khoản cấp 2: TK153.1- Công cụ dụng cụ TK153.2- Bao bì luan chuyển TK153.3-Đồ dùng cho thuê -TK331:Phải trả người bán: phản ánh quan hệ thanh toán giữa DN với người bán, người nhận thầu về các khoản vật tư, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký. -Kết cấu và nội dung( TK331) +Bên Nợ: Phản ánh số tiền đã trả cho người bán vật tư hàng hoá,người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp. Số tiền ứng trước cho người cung ứng lao vụ, người nhận thầu. Số tiền người bán chấp thuận cho DN giảm trừ vào nợ phải trả. Số kết chuyển về trị giá vật tư hàng hoá thiếu hụt kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán. +Bên Có: Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá,người cung ứng dịch vụ và người nhận thầu xây dựng. Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức. Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung ứng, người nhận thầu xây dựng +Số dư bên Có: Số tiền còn phải trả người bán hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả +Số dư bên Nợ( nếu có): phản ánh số tiền tạm ứng trước cho người bán hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả Tk331 được mở chi tiết cho từng đối tượng cụ thể. Ngoài các tài khoản trên kế toán còn sử dụng các tài khoản như: TK111,TK 112, TK141, TK521, TK627, TK641, TK642… Phần II Thực tế công tác nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty tnhh thương mại và in việt tiến I . Đặc điểm , tình hình chung ở công ty tnhh thương mại và in việt tiến 1.Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp: Trải qua nhiều năm cải tạo, xây dựng và phát triển, từ buổi khởi đầu là một xí nghiệp công tư hợp doanh và tiếp theo tập hợp thêm các cơ sở sản xuất chủ yếu khác. Trong giai đầu, sản xuất chủ yếu là công nghệ in TYPÔ với trang thiết bị lạc hậu, cũ nát, các công đoạn sản xuất chủ yếu bằng thủ công . Nhưng dưới sự lãnh đạo của tập thể lãnh đạo Công ty, cán bộ công nhân viên đều phấn đấu vượt qua khó khăn và luôn hoàn thành kế hoạch. Vài năm gần đây, trước sự thay đổi của cơ chế vận hành nền kinh tế theo hướng phát triển nền kinh tế thị trường. Thực hiện mục tiêu công nghiệp hoá-hiện đại hoá, nghành in cả nước đã có sự đột biến quan trong, công nghệ in ốp xét phát triển mạnh, công nghệ in TYPÔ của công ty đã trở nên lạc hậu, có nguy cơ không đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của bạn hàng về chắt lượng cũng như thời gian. Trước tình hình đó Công ty đã mạnh dạn đổi mới tư duy, đã nhanh chóng ốp xét hoá các thiết bị in, thu hẹp công nghệ in TYPÔ, thay thế khâu sắp chữ thủ công bằng sắp chữ vi tính, mặt khác tiếp cận mở rộng thêm thị trường đã xây dựng được một dây chuyền công nghệ ốp xét tương đối hoàn chỉnh với dàn in ốp xét của Nhật, Đức, Liên Xô, các công đoạn cũng từng bước, từng năm cơ khí hoá tự động, đời sống của công nhân viên được cải thiện từng bước năm sau cao hơn năm trước. Một vài tài liệu thể hiện sự phát triển năng lực in Năm Tổng số CNV Sản phẩm trang in13x19 (1000 tr) Giá trị sản lượng thực hiện (đ) Giá trị số lượng hàng hoá (tr) 2001 187 442 629.845 1.445.694 2002 171 460 754.728 2.371.971 2003 161 449 827.963 2.606.332 Sản phẩm làm ra của công ty ngày càng có chất lượng, có uy tín, đời sống công nhân viên ngày càng được cải thiện Thể hiện: Năm 2001 2002 2003 Doanh thu 7.500.000 8.500.000 10.500.000 Lãi 40.000 45.000 60.000 Thu nhập BQ 450 500 600 2.Chức năng , nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị kế toán. Công ty TNHH Thương Mại và in Việt Tiến là một doanh nghiệp tư nhân nhiệm vụ chính của công ty là in các tài liệu , in vở, công tác giáo dục. Song song với việc chính nêu trên Công ty đã khái thác có hiệu quả nguồn vốn đầu tư của các cổ đông, phấn đấu có lãi và nâng cao dần phúc lợi cho người lao động. Sản phẩm của công ty rất đa dạng và phong phú, chủ yếu sản xúât theo đơn đặt hàng. Cụ thể như: +Các loại giấy tờ phục vụ cho công tác quản lý hành chính, biểu mẫu, chứng từ, hoá đơn, sổ sách kế toán tài chính, các chủng loại về cơ số kiểm soát, phục vụ các hoạt động dịch vụ kinh doanh, dịch vụ văn hóa nghệ thuật, thể dục thể thao. +Các loại nhãn hàng bao bì, công nghiệp in nhiều mầu, các caratô thiết bị sản xuất và tiêu dùng, tranh ảnh áp phích quảng cáo văn hoá nghệ thuật và hàng hoá. +Báo chí, tập san và bản in. Trong mấy năm gần đây, một sản phẩm quan trọng của Công ty là sách giáo dục. Nhà xuất bản giáo dục là một bạn hàng có nhu cầu in ấn lớn, số lượng đầu sách hàng năm tăng lên không ngừng. Các nhà in đều coi sách giáo dụclà một đối tượng quan trọng mặc dù giá công in sách giáo khoa không cao nhưng số lượng đồ sộ của nó góp phần quan trọng trong viêc duy trì hoạt động sản xuắt thường xuyên, tạo đủ việc làm cho người lao động. Công ty TNHH Thương Mại và in Việt Tiến tuy mới in sách giao dục mấy năm gần nhưng đã có uy tín, kỹ thuật, sản phẩm đã đạt được trên 90% đầu sách loại A, sản lượng in từ chỗ vài chục triệu trang in một năm, tới nay đã nâng lên hơn 200 triệu trang một năm. Công ty luôn xác định việc in sách giáo dục là công việc phục vụ lâu dài và phấn đấu tăng sản lượng dần lên 600-800 triệu trang in một năm.Khai thác nguồn vốn vay để trang bị máy móc đóng sách, tăng thêm năng lực, đáp ứng sự phát triển của giáo dục. Ngoài việc in sách giáo dục , việc in vé số cũng góp phàn không nhỏ vào công việc hàng năm của Công ty. Sản lượng thực hiện trung bình 150 triêu vé số in5 lượt ( 4 màu và số nhảy phát quang) tương đương 500 triệu trang in13x19. Bởi vậy duy trì nâng cao chất lượng mẫu mã và kỹ thuật in, thực hiện liên kết để giành thêm nhiều hợp đồng in, kể cả in phục vụ cho các loại hình xổ số khác cũng chính là mục đích lâu dài của Công ty. Ngoài ra Công ty còn đáp ứng những nhu cầu cần thiết khác về in ấn phục vụ cho cơ quan, đơn vị như sách , báo truyện, tạp chí, tranh ảnh, bưu thiếp…các sản phẩm này tuy có số lượng không ổn định song cũng góp phần đáng kể làm tăng thêm doanh thu cho Công ty, giải quyết việc làm và đời sống cho cán bộ công nhân viên trong công ty. -Đặc biệt tổ chức sản xuất: Công ty TNHH Thương Mại và in Việt Tiến là loại hình donah nghiệp sản xuất nhỏ, sản phẩm sản xuất ra phụ thuộc vào đơn đặt hàng và thông qua yêu cầu theo từng hợp đồng của khách hàng nên chủng loại sản phẩm rất phong phú.Ngày nay với trang thiết bị máy móc hiện đại, phù hợp với quy trình in, quy trình sản xuâta đều được chuyên môn hoá theo lao động và máy móc, đặ biệt hiện nay chỉ còn rất ít chi tiết sản phẩm được làm thủ công , sản phẩm sản xuất ra đóng gói và giao ngay cho khách hàng từ phân xưởng hoàn thiện. 3.Công tác tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất và tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Thương Mại và inViệt Tiến: 3.1.Các mặt hàng sản xuất chủ yếu hiện nay của doanh nghiệp: -Các loại giấy tờ phục vụ cho công tác quản lý hành chính, biểu mẫu, chứng từ hoá đơn, các loại vé có số kiểm soát… Các loại nhãn hàng bao bì công nghiệp, tranh ảnh, áp phích… Báo chí, tập san, bản in Sản phẩm quan trọng nhất là sách giáo dục 3.2 Quy trình công nghệ sản xuất Dựa vào đặc tính công nghệ, Công ty tổ chức theo mô hình sau: Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất ở Công ty TNHH Thương Mại và in Việt Tiến Kế toán sản xuất Khách hàng Thiết kế kỹ thuật Công tác phim Vi tính Chụp ảnh Bình bản Phơi bản In Phân xưởng hoàn thiện Tổ KCS Tổ sách 1 Tổ sách 2 Do đặc điểm cũng như tính chất sản xuất của công ty TNHH Thương Mại và In Việt Tiến khi nhận được hợp đồng ký kết của khách hàng, với tài liệu ban đầu, bản thảo, đánh máy tranh ảnh… phòng kế hoạch sản xuất chuyển xuống các bộ phận và quy trình sản xuất được đưa qua các bước công nghệ sau: —phòng thiết kế kỹ thuật: Khi nhận được tài liệu gốc phòng thiết kế trên cơ sở nội dung in thiết kế nên các yêu cầu in —Phòng vi tính: Đưa bản thiết kế vào vi tính, điều chỉnh bố trí các trang in, tranh ảnh, dòng cột, kiểu chữ… và sẽ chụp ảnh nếu có yêu cầu của khách hàng. —Bình bản: trên cơ sở các tài liệu, phim ảnh. Phòng bình bản làm nhiệm vụ bố trí tất cả các loại chữ (chữ , hình ảnh) có cùng một màu vào các tấm mica theo từng trang in. —Phân xưởng phơi bản: Trên cơ sở các tấm mica của bộ phận bình bản chuyển sang, bộ phận phơi bản có nhiệm vụ chế bản vào khuân nhôm hoặc kẽm. —In: Khi nhận được các chế bản khuân in nhôm và kẽm ( đã được phôi)bộ phận in offset sẽ tiến hành in hàng loạt theo các chế bản khuân in đó. —Phân xưởng hoàn thiện:tuỳ theo mẫu đặt hàng , bán thành phẩm, mà gia công chế biến tiếp. Với sản phẩm là sách báo, thì phải gấp thành tay thay sách( một tay sách gồm 16 trang in khổ 13x19 hoặc 8 trang in khổ 19x27 ) rồi đóng các tay sách thành quyển vào bìa sách. Nếu sản phẩm làm tem, nhã hàng thì phải cắt nhỏ hoặc phải cắt màng bóng, in số nhảy.Sau khi hoàn thiện khâu gia công , thành phẩm được chuyển vào kho. 3.3. Công tác tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức sản xuất: 3.3.1.Công tác tổ chức bộ máy quản lý: Công ty TNHH TM và in Việt Tiến áp dụng cơ cấu quản lý theo chức năng nghĩa vụ là nhiệm vụ quản lýđược phân chia cho 3 phòng chức năng với những nhiệm vụ riêng biệt mang tính chất chuyên môn hoá, như vậy các phân xưởng sản xuất sẽ nhận được lệnh từ Giám đốc đồng thời cả 3 phòng chức năng. Mục đích áp dụng cơ cấu quản lý này là để giảm bơt khâu trung gian, tăng hiệu quả sản xuất sản phẩm theo đúng đơn đặt hàng( hợp đồng kinh tế) vào các mặt, thời gia, chất lượng… đồng thời còn giảm bớt gánh nặng quản lý cho giám đốc. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Với đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình công ty đã tổ chức bộ máy quản lý sản xuất theo hình thức tập trung. Giám đốc Phân xưởng in Phân xưởng chế bản Phân xưởng hoàn thiện Phó giám đốc Phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh Phòng tổ chức hành chính Phòng kế toán tài vụ Phân xưởng cơ khí -Chức năng ,nhiệm vụ của từng phòng ban: + Giám đốc: là người chỉ huy cao nhất, chịu trách nhiệm trước Công ty, với khách hàng và tập thể công nhân viên trong Công ty giúp việc cho giám đốc là một phó giám đốc và một kế toán trưởng. + Phó giám đốc : Thay mặt giải quyết công việc của giám đốc khi giám đốc vắng mặt , trực tiếp phụ trách lĩnh vực về hành chính, quản trị trong đơn vị. ._.