Kế toán nguyên vật liệu & công cụ dụng cụ ở Công ty Thiết bị đo điện

ột tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Vì vậy, việc tổ chức tốt công tác quản lý và hạch toán tốt về chi phí vật liệu không những đảm bảo cho việc tính toán giá thành đúng đắn mà còn là một biện pháp không thể thiếu được để phấn đấu tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm. Nhận thấy rõ tầm quan trọng của công tác kế toán vật liệu ở các doanh nghiệp nói chung và ở Công ty thiết bị đo điện nói riêng, em đã chọn đề tài “Kế toán Vật liệu và Công cụ, dụng cụ ở Công ty Thiết bị đo điện” để nghiên cứu trong thời gian thực tập tại Công ty. Nội dung của chuyên đề ngoài phần lời mở đầu và kết luận được chia làm ba phần như sau: Phần thứ nhất: Cơ sở lý luận của công tác tổ chức hạch toán kế toán  nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp  sản xuất. Phần thứ hai: Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ  ở Công ty thiết bị đo điện. Phần thứ ba: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch  toán kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ ở  Công ty Thiết bị đo điện. Phần thứ nhất Cơ sở lý luận của công tác tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất. I-/ Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất. 1-/ Vai trò và đặc điểm của nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất. Các yếu tố đầu vào quyết định sự tồn tại trong sản xuất kinh doanh vì chính nó tạo nên giá cả và chất lượng. Nhiệm vụ của các nhà quản lý là phải biết hiệu quả của yếu tố đầu vào, trong đó đối tượng đặc biệt quan tâm là tư liệu sản xuất, là nhân tố chủ yếu tác động đến chi phí và chất lượng sản phẩm. Tư liệu sản xuất bao gồm đối tượng lao động và tư liệu lao động, chúng sẽ tạo nên sản phẩm thông qua lao động sống của con người. Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là đối tượng lao động, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm chi phí về vật liệu thườn chiếm đến 70%. Vì vậy chi phí vật liệu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm đầu vào và hạ giá thành sản phẩm cũng như việc sử dụng hiệu quả vốn kinh doanh của doanh nghiệp. Nguyên vật liệu được đảm bảo đầy đủ, đồng bộ chất lượng là điều kiện quyết định khả năng tái sản xuất mở rộng. Khác với vật liệu, công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn, không đủ điều kiện, tiêu chuẩn quy định về mặt giá trị và thời gian sử dụng để trở thành tài sản cố định. Chúng được coi là tài sản lưu động và được mua sắm, dự trữ bằng nguồn vốn lưu động của doanh nghiệp như đối với vật liệu. Công cụ dụng cụ thường tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất khác nhau vẫn giữ nguyên được hình thái ban đầu và giá trị hao mòn dần, chuyển dịch từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. 2-/ Yêu cầu quản lý vật liệu. Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải tăng cường, nâng cao hiệu quả công tác quản lý nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ ở mọi khâu từ khâu thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ. ở khâu thu mua phải quản lý về khối lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí mua cũng như kế hoạch mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Phải thực hiện tốt công tác bảo quản đối với từng loại nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ tránh hư hỏng mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn. Việc sử dụng vật liệu phải hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức, dự toán chi phí nhằm hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập cho doanh nghiệp nên đòi hỏi phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ trong sản xuất kinh doanh. ở khâu dự trữ, doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được liên tục tránh gây ngừng trệ hoạt động sản xuất do thiếu hoặc ứ đọng vốn do thừa quá nhiều. 3-/ Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ. Để đáp ứng yêu cầu quản lý, kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Thực hiện đánh giá, phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. - Tổ chức chứng từ kế toán, tài khoản, sổ sách sử dụng phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ trong qúa trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Tham gia việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình thanh toán với người bán, người cung cấp và tình hình sử dụng nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ trong quá trình sản xuất kinh doanh. II-/ Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ. Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ là việc tổ chức, lựa chọn phương pháp hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp theo nguyên tắc hạch toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ đối với từng doanh nghiệp cụ thể. Việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ phải dựa trên cơ sở có hiệu quả, mục đích tập hợp hệ thống hoá và hợp lý hoá thông tin cho quản lý doanh nghiệp và Nhà nước trong lĩnh vực đầu tư, sử dụng, bảo toàn và phát triển vốn sản xuất trong kinh doanh. Việc tổ chức trong hạch toán nguyên vật liệu phải được tiến hành theo đúng nguyên tắc hạch toán nguyên vật liệu đối với từng doanh nghiệp sao cho phù hợp với chế độ và hiệu quả đối với công tác quản lý trong doanh nghiệp. Quá trình tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ có thể khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1 - Quá trình tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ. Tổ chức hạch toán NVL, CCDC Tổ chức hệ thống chứng từ Tổ chức công tác kiểm kê NVL, CCDC Tổ chức hạch toán chi tiết NVL, CCDC Tổ chức hạch toán tổng hợp NVL, CCDC Lựa chọn hình thức sổ kế toán tổng hợp Lựa chọn phương pháp hạch toán chi tiết thích hợp - PP thẻ song song - PP sổ đối chiếu luân chuyển - PP sổ số dư Lựa chọn phương pháp hạch toán - Phương pháp kiểm kê định kỳ - Phương pháp kê khai thường xuyên Ghi sổ chi tiết NVL, CCDC Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán Ghi sổ kế toán tổng hợp 1-/ Phân loại nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ. Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu thường có nhiều chủng loại, có vai trò, công dụng, tính chất lý, hoá khác nhau và thường xuyên biến động tăng giảm trong qúa trình sản xuất kinh doanh. Để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán vật liệu doanh nghiệp cần phải tiến hành phân loại vật liệu. Phân loại vật liệu là việc sắp xếp vật liệu thành từng nhóm theo các tiêu thức khác nhau. Yêu cầu của phân loại vật liệu là phải khoa học, hợp lý phù hợp với đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp và phải đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý và hạch toán vật liệu. Các phương pháp phân loại vật liệu gồm. 1.1 Phân loại theo vai trò và công dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Nguyên vật liệu chính: Là những loại nguyên vật liệu mà sau khi gia công, chế biến sẽ thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (kể cả bán thành phẩm mua vào). - Nguyên vật liệu phụ: là những loại nguyên vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức (dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rỉ, hương liệu...) - Nhiên liệu: là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh như than, củi, xăng dầu, khí đốt ... - Phụ tùng thay thế: là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị phương tiện vận tải... - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ...) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư chi xây dựng cơ bản. - Phí liệu: là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi báo, vải vụn...). Cách phân loại này cho thấy vai trò của từng chủng loại vật liệu trong quá trình tạo ra sản phẩm vf là cơ sở xây dựng các tài khoản cấp hai thích hợp để hạch toán. 1.2 Phân loại theo nguồn vật liệu. - Vật liệu mua ngoài: là những vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh được doanh nghiệp mua ngoài thị trường. Mua ngoài là phương thức cung ứng vật liệu thường xuyên của mỗi doanh nghiệp. - Vật liệu tự sản xuất: là những vật liệu do doanh nghiệp tự chế biến hay thuê ngoài chế biến để sử dụng cho sản xuất ở giai đoạn sau. - Vật liệu nhận góp vốn liên doanh hoặc được biếu tặng, cấp phát. Cách phân loại này giúp doanh nghiệp tính giá vật liệu được chính xác. Sau khi phân loại vật liệu, doanh nghiệp phải lập sổ danh điểm vật liệu. Sổ danh điểm vật liệu là sổ liệt kê toàn bộ các loại vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp theo từng phân nhóm hoặc từng kho. Sổ danh điểm phải quy định thống nhất mã số, tên gọi, quy cách, đơn vị tính, đơn giá hạch toán định mức dự trữ...của từng chủng loại vật liệu. Mã số của vật liệu phải thể hiện được loại, nhóm, thứ của vật liệu Bảng số 1 - Sổ danh điểm vật liệu, công cụ dụng cụ. A - NL, VL. Kí hiệu ( mã hoá) Tên, nhãn hiệu, quy cách NVL Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Ghi chú Nhóm Danh điểm NL, VL 1521.01 1521.01.01 1521.01.02 ...................... 1521.01.99 1521.02 1521.02.01 ..................... 1521.02.99 ...................... 1521.96 1521.99.01 Sổ danh điểm vật liệu rất có ích cho công tác quản lý và hạch toán vật liệu đặc biệt trong điều kiện cơ giới hoá công tác hạch toán ở doanh nghiệp. 2-/ Tính giá nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ. Trong hạch toán, kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ được tính theo giá thực tế (giá gốc). Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp hay phương pháp khấu trừ mà trong giá thực tế có thể có thuế VAT (nếu tính theo phương pháp trực tiếp) hay không có thuế VAT (nếu tính theo phương pháp khấu trừ). 2.1. Tính giá nhập nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Việc tính giá nhập nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được căn cứ vào nguồn nhập để xác định giá thực tế của chúng. a, Với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua ngoài: Giá thực tế gồm: giá mua ghi trên hoá đơn người bán cộng (+), thuế nhập khẩu (nếu có) và các khoản chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí thu mua độc lập, chi phí thuê kho bãi, tiền phạt lưu kho ...) trừ (-) các khoản chiết khấu, giảm giá hàng mua được hưởng. b, Với vật liệu tự sản xuất: Tính theo giá thành sản xuất thực tế. c, Với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến: Giá thực tế gồm giá trị vật liệu xuất chế biến cùng các chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ...) d, Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên doanh: giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định. e, Với vật liệu được tặng thưởng: Giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương. f, Với phế liệu: (sản phẩm hỏng, công cụ, dụng cụ hỏng, TSCĐ thanh lý) giá nhập vật liệu là giá có thể sử dụng, giá có thể bán được, giá ước tính hay giá trị thu hồi tối thiểu. 2.2. Đánh giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng. Đối với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo các đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp dựa vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán có thể sử dụng một trong các phương pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng: a, Phương pháp giá đơn vị bình quân: Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo giá trị bình quân (bình quân cả kỳ dự trữ, hay bình quân cuối kỳ trước, hoặc bình quân sau mỗi lần nhập). a.1. Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ: Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao. Hơn nữa công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến tính kịp thời và công tác quyết toán nói chung. a.2. Phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước. Phương pháp này cũng khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ, tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu kỳ này. a.3. Phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập. Phương pháp này có ưu điểm là khắc phục được nhược điểm của hai phương pháp trên vừa chính xác, vừa kịp thời. Tuy nhiên phải tính toán nhiều lần, tốn công sức, không phù hợp với kế toán bằng tay. Thích hợp với doanh nghiệp sử dụng chương trình kế toán máy và số nhập vật liệu trong không nhiều. b, Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO). Theo phương pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Cơ sở tính giá của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước và do vậy giá trị của vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng. Ưu điểm của phương pháp này là luôn cập nhật được thông tin về tình hình nhập - xuất nguyên vật liệu trong kỳ một cách chính xác, đặc biệt là rất thích hợp trong điều kiện giá cả ổn định và có xu hướng giảm. Nhược điểm: không thích hợp trong điều kiện lạm phát xảy ra, giá cả nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ có xu hướng tăng khi đó giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ cao nhất. c, Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO): Phương pháp này giả định lần mua mới nhất của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sẽ được xuất kho trước hết cho sản xuất. Tồn kho cuối kỳ còn lại trong kho sẽ gồm các mặt hàng được mua vào lúc đầu kỳ. Cơ sở tính giá của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu mua vào sau dùng làm giá thực tế của số nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua vào trước tiên. Ưu điểm: luôn cập nhật một cách chính xác về giá trị nhập và xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và rất thích hợp trong điều kiện giá cả lạm phát, khi đó giá trị của hàng hoá tồn kho cuối kỳ sẽ là thấp nhất. Nhược điểm: không phù hợp trong tình hình giá cả có xu hướng giảm. d, Phương pháp trực tiếp. Theo phương pháp này, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được tính theo đơn chiếc hay từng lô hàng và giữ nguyên từ lúc nhập vào đến lúc xuất dùng (trừ trường hợp điều chỉnh). Khi xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nào sẽ tính theo giá thực tế đích danh của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đó. Do đó, phương pháp này còn gọi là phương pháp giá thực tế đích danh hay phương pháp đặc điểm riêng biệt, thường được sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao có tính tách biệt lớn. Ưu điểm: Thuận lợi cho kế toán cho việc tính giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Nhược điểm: Không tính đến ảnh hưởng của biến động giá cả trên thị trường. e, Tính giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp giá hạch toán. Xuất phát từ thực tế cho thấy giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua vào trong từng lần nhập là khác nhau, và có thể chưa biết được giá thực tế của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhưng đã phải xuất dùng cho sản xuất. Do đó, để hạch toán kịp thời nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất sử dụng trong kỳ có thể sử dụng giá hạch toán. Giá hạch toán có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá tạm tính, thường lấy số tròn cuối tháng trước sau khi tính được giá thực tế tiến hành điều chỉnh giá hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng trong tháng theo giá thực tế. Nội dung của phương pháp này như sau: Bước 1: Đối với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua vào trong kỳ, có thể sử dụng hai loại giá: giá thực tế và giá hạch toán (giá hạch toán ghi trước, giá thực tế ghi sau vào cuối tháng). Bước 2: Đối với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sử dụng theo giá hạch toán. Bước 3: Cuối tháng sau khi tính được giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tiến hành điều chỉnh giá hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất sử dụng trong kỳ về giá thực tế theo công thức: Hệ số giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được tính chi tiết cho từng nhóm, từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Khi H = 1: Giá thực tế = giá hạch toán. Khi H > 1: Giá thực tế > giá hạch toán. Khi H < 1: Giá thực tế < giá hạch toán. Việc điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế cho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ được tính cho từng đối tượng có liên quan. Do đó, để thực hiện việc tính toán trên, trước hết phải phân loại, tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo từng nhóm, từng thứ sử dụng cho từng đối tượng theo giá hạch toán. Căn cứ vào đó làm cơ sở để lập bảng tính giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Bảng số 2: Bảng kê tính giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Bảng kê tính giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Chỉ tiêu Vật liệu, công cụ dụng cụ Giá hạch toán Giá thực tế I Giá trị NVL, CCDC tồn kho đầu kỳ II Giá trị NVL, CCDC nhập trong kỳ III Giá trị cộng tồn và nhập IV Hệ số giá hạch toán V Giá trị NVL, CCDC xuất trong kỳ VI Giá trị NVL, CCDC tồn cuối kỳ III-/ Kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Vật liệu, công cụ dụng cụ là một trong những đối tượng kế toán cần phải tổ chức hạch toán chi tiết không chỉ về mặt giá trị mà cả hiện vật, không chỉ theo từng kho mà phải chi tiết theo từng loại, từng nhóm và phải được tiến hành đồng thời ở cả kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho. 1-/ Chứng từ kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sử dụng. Chứng từ kế toán là phương pháp thông tin và kiểm tra về trạng thái và sự vận động của đối tượng hạch toán cụ thể nhằm phục vụ kịp thời cho lãnh đạo nghiệp vụ làm căn cứ phân loại tổng hợp kế toán. Các chứng từ được sử dụng trong hạch toán vật liệu ở doanh nghiệp thường bao gồm: - Hoá đơn bán hàng (nếu tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp). - Hoá đơn thuế giá trị gia tăng (nếu tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ). - Phiếu nhập kho. - Phiếu xuất kho. - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá. - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức. Nguyên tắc lập chứng từ kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là phải phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác theo đúng chế độ quy định ghi chép ban đầu về vật tư. Mỗi chứng từ phải chứa đựng đầy đủ các chỉ tiêu đặc trưng cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nội dung, quy mô của nghiệp vụ, thời gian và địa điểm xảy ra cũng như trách nhiệm pháp lý của các đối tượng liên quan. 2-/ Sổ kế toán chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ. Tuỳ thuộc theo phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các số (thẻ) kế toán chi tiết sau: - Số (thẻ) kho. - Số (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu( công cụ, dụng cụ). - Số đối chiếu luân chuyển. - Sổ số dư. ....... Số (thẻ) kho (mẫu số 06. VT) được sử dụng để theo dõi số lượng nhập - xuất - tồn kho của từng thứ vật liệu, công cụ, dụng cụ theo từng kho. Thẻ kho do phòng Kế toán lập và ghi các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu... sau đó giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ ở kho, không phân biệt kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp nào. Các sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư vật liệu được sử dụng để hạch toán tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu, công cụ, dụng cụ về mặt giá trị hoặc cả lượng và giá trị tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp. Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên, còn có thể mở thêm các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê luỹ kế tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu, công cụ, dụng cụ phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng kịp thời. 3-/ Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Hạch toán chi tiết là thực hiện việc ghi chép kịp thời, chính xác biến động tình hình nhập - xuất - tồn của nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ cả về giá trị và hiện vật cho từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong từng kho của doanh nghiệp. Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được thực hiện ở cả hai nơi, tại kho vật tư và ở phòng Kế toán, được thực hiện bởi thủ kho và kế toán vật tư. Trách nhiệm và quyền hạn của từng nhân viên này được thể hiện trong từng mô hình tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. 3.1. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp thẻ song song. a, Điều kiện áp dụng: - Doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư tài sản, hàng hoá. - Giá trị hàng hoá vật tư lớn cần phải thường xuyên kiểm tra, theo dõi. - áp dụng đối với kế toán được chuyên môn hoá và đã sử dụng máy tính trong công tác kế toán. b, Nguyên tắc mở sổ: - Thẻ kho do kế toán mở và giao cho thủ kho theo dõi về mặt hiện vật. - Sổ chi tiết mở theo thẻ kho để theo dõi số lượng và giá trị. c, Nguyên tắc hạch toán: - ở kho: Thủ kho ghi chép sự biến động nhập - xuất - tồn của vật tư về hiện vật trên thẻ kho, thẻ kho được mở cho từng loại vật tư theo bảng số 3. - ở phòng kế toán: kế toán vật tư theo dõi sự biến động nhập - xuất - tồn cả về giá trị và hiện vật trên sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo mẫu bảng số 4. Bảng số 3 - Mẫu thẻ kho Thẻ kho - Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư......... - Đơn vị tính.............Mã số................. Ngày nhập xuất Chứng từ Diễn Giải Số lượng Xác nhận của kế toán Số phiếu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn đầu kỳ Cộng Bảng số 4 - Sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Năm.................. Tên tài khoản.... Tên kho, quy cách vật liệu....... Số hiệu chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT Cộng Ngày ...tháng....năm Người ghi sổ Kế toán trưởng Trình tự hạch toán: - ở kho: Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập và xuất vật tư để thực hiện việc nhập, xuất vật tư. Sau đó căn cứ vào phiếu nhập xuất và thẻ kho cho từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. + Sau khi ghi xong thẻ kho định kỳ hàng ngày hoặc hàng tháng chuyển chứng từ cho phòng kế toán (trên cơ sở phiếu giao nhận chứng từ như bảng số 5) để kế toán vật tư ghi sổ kế toán. + Thủ kho có nhiệm vụ thường xuyên đối chiếu giữa số tồn thực tế và số tồn trên thẻ kho. + Cuối tháng, thủ kho tính ra số tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho từng loại trên thẻ kho. - ở phòng kế toán: + Định kỳ sau khi nhận được chứng từ do thủ kho chuyển đến, kế toán vật tư ghi đơn giá tính thành tiền cho từng chứng từ (phiếu nhập, xuất). Sau đó vào sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cả về giá trị và hiện vật. + Tính ra tổng số nhập, xuất, tồn kho từng loại vật liệu cả về hiện vật và giá trị. Sau đó đặt kế hoạch đối chiếu với thủ kho về số lượng. + Kế toán vật tư tiến hành đối chiếu với kế toán tổng hợp về mặt giá trị. Sau đó kế toán vật tư lập bảng kê nhập xuất tồn (bảng số 6). Để đảm bảo đối chiếu số liệu nhanh chóng, mở thẻ kho và sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo từng thứ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ghi trên sổ danh điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Bảng số 5: Phiếu giao nhận chứng từ Phiếu giao nhận chứng từ Từ ngày ...... đến ngày ..... năm ...... Nhóm NVL, CCDC Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền Người giao ký Người nhận ký Bảng số 6: Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn TT Danh điểm Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng SL TT SL TT SL TT SL TT Cộng Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu, dễ kiểm tra và có thể cung cấp thông tin thường xuyên về giá trị và hiện vật của từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập, xuất, tồn. Rất thích hợp trong những doanh nghiệp sử dụng ít loại vật liệu và áp dụng chế độ kế toán máy. Nhược điểm: ghi chép trùng lắp, không thích hợp cho doanh nghiệp sử dụng nhiều loại vật liệu và thực hiện ghi sổ bằng tay. Quá trình tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp thẻ song song được khái quát theo sơ đồ 2. Sơ đồ số 2: Khái quát hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Nhập kho Thẻ kho Xuất kho Thẻ chi tiết hoặc sổ chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ Bảng tổng hợp Nhập, xuất, tồn VL, CCDC Kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng 3.2 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. a, Điều kiện áp dụng: Đơn vị có nhiều chủng loại vật tư, giá trị không nhỏ, số lượng kho phân tán, kế toán vật tư kiêm nhiệm nhiều phần hành kế toán. b, Nguyên tắc ghi sổ: - ở kho: Nhiệm vụ của thủ kho giống như phương pháp thẻ song song. Ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của vật tư về hiện vật trên thẻ kho trên căn cứ các chứng từ nhập, xuất, sau đó chuyển cho phòng kế toán. - ở phòng kế toán: Kế toán vật tư theo dõi sự biến động nhập, xuất, tồn của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cả về hiện vật và giá trị trên sổ đối chiếu luân chuyển. Sổ đối chiếu luân chuyển được mở cho cả năng, mỗi loại vật liệu ghi một dòng, theo mẫu bảng số 7. Bảng số 7: Sổ đối chiếu luân chuyển vật tư. Sổ đối chiếu luân chuyển TT Loại vật tư hàng hoá (tên gọi, quy cách) ĐVT Số dư đầu năm Luân chuyển tháng 1 .... SL TT Nhập Xuất Tồn SL TT SL TT SL TT Trình tự ghi chép: - ở kho: trình tự ghi chép giống như phương pháp thẻ song song. - ở phòng kế toán: + Kế toán vật tư hàng ngày hoặc đầu kỳ sau khi nhận được chứng từ do thủ kho chuyển đến ghi đơn giá thành tiền. + Kế toán vật tư tiến hành phân loại chứng từ làm hai loại, phiếu nhập vật tư và phiếu xuất vật tư cả về giá trị và hiện vật. + Cuối tháng, dựa trên cơ sở số liệu của bảng kê nhập và bảng kê xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ vào sổ đối chiếu cho từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ cả về mặt giá trị và hiện vật. Mỗi loại vật liệu, công cụ dụng cụ ghi trên một dòng. + Cuối tháng, kế toán vật tư tính ra số tồn cả về giá trị và hiện vật cho từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ trên sổ đối chiếu luân chuyển. + Tiếp theo kế toán vật tư lập kế hoạch đối chiếu với thủ kho về hiện vật và với kế toán tổng hợp về giá trị. Nếu có chênh lệch do nhầm lẫn phải tiến hành tìm nguyên nhân và điều chỉnh. Ưu điểm: Tránh được sự ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán. Nhược điểm: Công việc kế toán thường dồn vào cuối kỳ, do đó việc lập báo cáo cũng không kịp thời và nếu có sai sót thì khó phát hiện. Quá trình tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được khái quát theo sơ đồ số 3. Sơ đồ số 3: Khái quát hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập Kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng 3.3. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp sổ số dư. a, Điều kiện áp dụng. áp dụng cho những đơn vị có nhiều chủng loại vật tư, mật độ nhập xuất cao, trình độ nhân viên kế toán cao. b, Nguyên tắc hạch toán: - ở kho: Thủ kho chỉ ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ về hiện vật trên thẻ kho, cuối tháng lấy số liệu trên thẻ kho lập sổ số dư và giao cho phòng kế toán (Bảng số 8: mẫu sổ số dư). - ở phòng kế toán: Kế toán vật tư chỉ theo dõi sự biến động nhập, xuất, tồn của vật liệu về mặt giá trị trên bảng kê luỹ kế nhập, xuất, tồn (Bảng số 9). Trình tự hạch toán. - ở kho: + Thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập, xuất để thực hiện việc nhập, xuất tồn vật liệu, công cụ dụng cụ và vào thẻ kho. Sau đó chuyển chứng từ nhập, xuất cho phòng kế toán trên cơ sở bảng giao nhận chứng từ. + Cuối tháng, thủ kho tính ra số tiền trên thẻ kho cho từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, lấy số tồn cuối kỳ ghi trên thẻ kho, vào sổ số dư về mặt hiện vật. + Sau khi lập xong sổ số dư, thủ kho gửi sổ số dư cho kế toán vật tư. - ở phòng kế toán: + Hàng ngày hoặc định kỳ, sau khi nhận được chứng từ do thủ kho chuyển đến kế toán vật tư ghi đơn giá tính thành tiền cho từng chứng từ phiếu nhập, xuất. + Định kỳ tổng hợp về mặt giá trị từng loại vật liệu nhập, xuất vào bảng kê luỹ kế nhập, xuất, tồn cho từng khoảng thời gian tương ứng. + Cuối tháng, kế toán vật tư tính ra số tồn cuối tháng cho từng loại vật liệu trên bảng kê luỹ kế nhập, xuất, tồn. Sau khi nhận được sổ số dư do thủ kho chuyển đến kế toán vật tư tính thành tiền cho từng loại vật liệu tồn kho trên sổ số dư. + Tiếp theo, kế toán vật tư tiến hành đối chiếu về giá trị giữa sổ số dư và bảng kê luỹ kế nhập, xuất, tồn. Nếu có chênh lệch phải tìm ra nguyên nhân và điều chỉnh. Kế toán vật tư tiến hành đối chiếu về giá trị với kế toán tổng hợp về giá trị vật liệu nhập, xuất, tồn. Bảng số 8: Mẫ sổ số dư. Sổ số dư TT Danh điểm ĐVT Tháng 1 Tháng 2 ........ Tháng .... SL TT SL TT SL TT SL TT Cộng Bảng số 9: Mẫu bảng kê luỹ kế nhập - xuất - tồn Bảng kê luỹ kế nhập - xuất - tồn TT Danh điểm Tồn đầu tháng Nhập Xuất Tồn 1 - 15 15 - 30 1 - 15 15 - 30 1 - 15 15 - 30 Cộng Ưu điểm: Tránh được sự ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán. Có thể cung cấp thông tin kịp thời cho người quản lý về giá trị vật liệu nhập, xuất, tồn. Nhược điểm: Nếu có nhầm lẫn và sai sót thường khó phát hiện, khó đối chiếu, kiểm tra. Do đó, phương pháp này thường được sử dụng ở những nơi có trình độ kế toán cao. Quá trình tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp sổ số dư được khái quát theo sơ đồ số 4. Sơ đồ số 4: Khái quát hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo ph._.ương pháp sổ số dư. Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng kê luỹ kế nhập, xuất, tồn NVL, CCDC Phiếu giao nhận chứng từ xuất Sổ số dư Kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng Như vậy, mỗi mô hình kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đều có những ưu nhược điểm khác nhau đòi hỏi kế toán mỗi doanh nghiệp phải lựa chọn, phân tích để dựa vào điều kiện cụ thể của đơn vị mình lựa chọn phương pháp phù hợp nhất, hiệu quả nhất, tận dụng được những ưu điểm vốn có của phương pháp. IV-/ Nội dung công tác kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu, công cụ dụng cụ. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là sự ghi chép biến động về mặt giá trị của vật liệu trên các sổ kế toán tổng hợp. Hiện nay, các doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương pháp hạch toán tổng hợp là phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ. Việc sử dụng phương pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, yêu cầu quản lý và trình độ nhân viên kế toán. A-/ Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. 1-/ Khái niệm, tài khoản sử dụng: Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và các tài khoản khác có liên quan. Để hạch toán nguyên vật liệu kế toán sử dụng các tài khoản sau: - Tài khoản 152:Nguyên vật liệu. Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của các nguyên vật liệu theo giá thực tế, có thể mở sổ chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ... tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán. Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệu trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện thừa, đánh giá tăng...) Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trong kỳ (xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn liên doanh, thiếu hụt, chiết khấu được hưởng...) Dư Nợ: Giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho (đầu kỳ hoặc cuối kỳ). - Tài khoản 151. Hàng mua đi đường: Tài khoản này dùng theo dõi các loại nguyên vật liệu, công cụ, hàng hoá... mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng chưa về nhập kho (kể cả số đang gửi kho người bán). Bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đường tăng. Bên Có: Phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng. Dư Nợ: Giá trị hàng đang đi đường (đầu hoặc cuối kỳ). - Tài khoản 331: Phải trả cho người bán. Tài khoản này dùng để theo dõi tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả cho người cung cấp, người bán vật tư, hàng hoá, dịch vụ, lao vụ, người nhận thầu xây dựng cơ bản, nhận thầu sửa chữa TSCĐ. Bên Nợ: - Số tiền đã trả cho người bán (kể cả tiền đặt trước). - Các khoản chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại được người bán chấp nhận trừ vào số nợ phải trả. - Các nghiệp vụ khác phát sinh làm giảm nợ phải trả người bán (thanh toán bù trừ, nợ vô chủ...) Bên Có: - Tổng số tiền phải trả cho người bán, người cung cấp vật tư, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ và người nhận thầu xây dựng cơ bản, nhận thầu sửa chữa lớn. - Số tiền ứng trước thừa được người bán trả lại. - Các nghiệp vụ khác phát sinh làm tăng nợ phải trả người bán (chênh lệch tăng tỷ giá, điều chỉnh tăng giá tạm tính...). TK 331 có thể đồng thời vừa có số dư bên Nợ lại vừa có số dư bên Có. Dư Nợ: Phản ánh số tiền ứng trước hoặc trả thừa cho người bán. Dư Có: Số tiền còn phải trả người bán, người cung cấp, người nhận thầu. Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khản liên quan khác như 111, 112, 133, 141, 128, 627, 641... 2-/ Hạch toán tình hình biến động tăng vật liệu đối với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ. Đối với các doanh nghiệp đã có đủ điều kiện để tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ (thực hiện việc mua, bán hàng hoá có hoá đơn, chứng từ, ghi chép kế toán đầy đủ), thuế VAT đầu vào được tách riêng, không ghi vào giá thực tế của vật liệu. Như vậy, khi mua hàng trong tổng giá thanh toán phải trả người bán, phần giá mua chưa thuế được ghi tăng giá vật liệu, còn phần thuế VAT đầu vào được ghi và số được khấu trừ. Cụ thể: a, Trường hợp mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về. Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho kế toán ghi. Nợ TK 152 : Giá thực tế vật liệu (chi tiết từng loại). Nợ TK 133 (1331) : Thuế VAT được khấu trừ. Có TK liên quan (331, 111, 112, 141...) Tổng giá thanh toán. - Trường hợp doanh nghiệp được hưởng chiết khấu mua hàng, giảm giá hàn mua hay hàng mua trả lại (nếu có) ghi: Nợ TK 332 : Trừ vào số tiền hàng phải trả. Nợ TK 111, 112 : Số tiền được người bán trả lại. Nợ TK 1388 : Số được người bán chấp nhận. Có TK 152 : (Chi tiết từng loại) số chiết khấu mua hàng, giảm giá  hàng mua được hưởng theo giá không có thuế. Có TK 1331 : Thuế VAT không được khấu trừ. b, Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn. Về nguyên tắc, khi phát hiện thừa, phải làm văn bản báo cho các bên liên quan biết để cùng xử lý. Về mặt kế toán, ghi như sau: - Nếu nhập toàn bộ: Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): Trị giá toàn bộ số hàng (giá không có thuế VAT) Nợ TK 133 (1331) : Thuế VAT tính theo số hoá đơn. Có TK 331 : Trị giá thanh toán theo hoá đơn. Có TK 3381 : Trị giá số hàng thừa chưa có thuế VAT. Căn cứ vào quyết định xử lý ghi: + Nếu trả lại cho người bán: Nợ TK 3381 : Trị giá hàng thừa đã xử lý. Có Tk 152 (chi tiết vật liệu): Trả lại số thừa. + Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 3381 : Trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế VAT) Nợ TK 133 (1331) : Thuế VAT của số hàng thừa. Có TK 331 : Tổng giá thanh toán số hàng thừa. + Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập: Nợ TK 3381 : Trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế VAT) Có TK 721 : Số thừa không rõ nguyên nhân. - Nếu nhập theo số hoá đơn: Ghi nhận số nhập như trường hợp (a) ở trên. Số thừa coi như giữ hộ người bán và ghi Nợ TK 002. Khi xử lý số thừa ghi Có TK 002 Đồng thời, căn cứ cách xử lý cụ thể hạch toán như sau: + Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 152 : Trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế VAT) Nợ TK 133 (1331) : Thuế VAT của số hàng thừa. Có TK 331 : Tổng giá thanh toán số hàng thừa. + Nếu thừa không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập: Nợ TK 152 : Trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế VAT) Có TK 721 : Số thừa không rõ nguyên nhân. c, Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn: Kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhận, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận, thông báo cho bên bán biết hoặc ghi sổ như sau: - Khi nhập: Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): Trị giá số thực nhập kho theo giá không có thuế. Nợ TK 1381 : Trị giá số thiếu (không có thuế VAT) Nợ TK 133 (1331) : Thuế VAT theo hoá đơn. Có TK 331 : Trị giá thanh toán theo hoá đơn. - Khi xử lý: + Nếu người bán giao tiếp số hàng còn thiếu: Nợ TK 152 : Người bán giao tiếp số thiếu. Có TK 1381 : Xử lý số thiếu. + Nếu người bán không còn hàng: Nợ TK 331 : Ghi giảm số tiền phải trả người bán. Có TK 1381 : Xử lý số thiếu. Có TK 133 (1331) : Thuế VAT của số hàng thiếu. + Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường. Nợ TK 1388, 334 : Cá nhân phải bồi thường. Có TK 133 (1331) : Thuế VAT của số hàng thiếu. Có TK 1381 : Xử lý số thiếu. + Nếu thiếu không xác định được nguyên nhân: Nợ TK 821 : Số thiếu không rõ nguyên nhân. Có TK 1381 : Xử lý số thiếu. Ngoài cách ghi trên, giá trị chờ xử lý ghi ở TK 138 (1381) có thể ghi nhận theo tổng giá thanh toán (cả thuế VAT). d, Trường hợp hàng kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo như hợp đồng. Số hàng này có thể được giảm giá hoặc trả lại cho người bán. Khi xuất kho giao trả hoặc số được giảm giá, ghi: Nợ TK 331, 111, 112 Có TK 152 (chi tiết vật liệu) Có TK 1331: Số thuế VAT của số hàng giao trả hoặc giảm giá. e, Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn. Kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “hàng chưa có hoá đơn”. Nếu trong tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng hoá đơn vẫn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán. Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu) Có TK 331. Sang tháng sau, khi hoá đơn về sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế bằng một trong ba cách: - Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ, rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thường. - Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ (nếu giá tạm tính > giá thực tế) hoặc bằng bút toán thường (nếu giá thực tế > giá tạm tính). - Cách 3: Dùng bút toán đảo ngược để xoá bút toán theo giá tạm tính đã gi, ghi lại giá thực tế bằng bút toán đúng như bình thường. g, Trường hợp hoá đơn về nhưng hàng chưa về. Kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ “Hàng mua đang đi đường”. Nếu cuối tháng, hàng về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng hàng vẫn chưa về thì ghi: Nợ TK 151 : Trị giá hàng mua theo hoá đơn (không có thuế VAT) Nợ TK 1331 : Thuế VAT được khấu trừ Có TK liên quan (331, 111, 112, 141...) Sang tháng sau, khi hàng về ghi. Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu) Nếu nhập kho. Nợ TK 621, 627 : Xuất cho sản xuất ở phân xưởng. Có TK 151 : Hàng đi đường kỳ trước đã về. h, Trường hợp nguyên vật liệu tự chế nhập kho hoặc thuê ngoài gia công, chế biến. Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thành sản xuất thực tế. Có TK 154 : Vật liệu thuê ngoài gia công hay tự sản xuất  nhập kho. i, Các trường hợp tăng vật liệu khác: Ngoài nguồn vật liệu mua ngoài và tự chế nhập kho, vật liệu của doanh nghiệp còn tăng do nhiều nguyên nhân khác như nhận liên doanh, đánh giá tăng, thừa... Mọi trường hợp phát sinh làm tăng vật liệu đều được ghi Nợ TK 152 theo giá thực tế, đối ứng với các TK thích ứng. Chẳng hạn: Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu tăng thêm. Có TK 411 : Nhận cấp phát, viện trợ, tặng thưởng, góp vốn... Có TK 412 : Đánh giá tăng vật liệu. Có TK 336 : Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ. Có TK 642 : Thừa trong định mức tại kho. Có TK 3381 : Thừa ngoài định mức chờ xử lý. Có TK 621, 627, 641, 642: Dùng không hết hoặc thu hồi phế liệu. Có TK 222, 128 : Nhận lại vốn góp liên doanh. Có TK 241 : Nhận kho thiết bị xây dựng cơ bản hoặc thu hồi  phế liệu từ XDCB, từ sửa chữa lớn TSCĐ. 3-/ Đặc điểm hạch toán tăng vật liệu trong các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp. Đối với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp (do chưa thực hiện đầy đủ các điều kiện về sổ sách kế toán, về chứng từ hoặc với các doanh nghiệp kinh doanh vàng bạc), do phần thuế VAT được tính vào giá thực tế vật liệu nên khi mua ngoài, kế toán ghi vào TK 152 theo tổng giá thanh toán. Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu mua ngoài (kể cả thuế VAT) Có TK liên quan (331, 111, 112, 311...) Số chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua, hàng mua trở lại: Nợ TK liên quan (331, 111, 112, 1388...) Có TK 152 (chi tiết vật liệu). Các trường hợp còn lại cũng hạch toán tương tự. 4-/ Hạch toán tình hình biến động giảm vật liệu: Vật liệu trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất sử dụng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh... Mọi trường hợp giảm vật liệu đều được ghi theo giá hạch toán ở bên Có của TK 152. a, Xuất vật liệu cho sản xuất, kinh doanh: Nợ TK 621: (chi tiết đối tượng) Xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ. Nợ TK 627 (6272 - chi tiết phân xưởng) Xuất dùng chung cho phân xưởng Nợ TK 641 (6412) - Xuất phục vụ cho bán hàng. Nợ TK 642 (6422) - Xuất cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 241 - Xuất cho XDCB hoặc sửa chữa lớn TSCĐ. Có TK 152 (chi tiết vật liệu) - Giá thực tế vật liệu xuất dùng. b, Xuất góp vốn liên doanh. Căn cứ vào giá gốc vật liệu xuất góp vốn và giá trị vốn góp được liên doanh chấp nhận, phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá trị vốn góp sẽ được phản ánh vào TK 412 “chênh lệch đánh giá lại tài sản” (nếu giá vốn > giá trị vốn góp thì ghi Nợ; giá vốn < giá trị vốn góp thì ghi Có TK 412 phần chênh lệch). Nợ TK 222 : Giá trị góp vốn liên doanh dài hạn. Nợ TK 128 : Giá trị góp vốn liên doanh ngắn hạn. Nợ (hoặc Có) TK 412: Phần chênh lệch. Có TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu xuất góp vốn  liên doanh. c, Xuất thuê ngoài gia công, chế biến: Nợ TK 154 : Giá thực tế vật liệu xuất chế biến. Có TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế. d, Giảm do cho vay tạm thời. Nợ TK 138 (1388) : Cho các cá nhân, tập thể vay tạm thời. Nợ TK 136 (1368) : Cho vay nội bộ tạm thời Có TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu cho vay. e, Giảm do các nguyên nhân khác (nhượng bán, phát hiện thiếu...) Nợ TK 632 : Nhượng bán, xuất trả lương, trả thưởng. Nợ TK 642 : Thiếu trong định mức tại kho. Nợ TK 1381 : Thiếu không rõ nguyên nhân, chờ xử lý. Nợ TK 138 (1388), 334: Thiếu cá nhân phải bồi thường. Có TK 152 : Giá thực tế vật liệu thiếu. TK 331, 111, 112, 141, 311... TK 152 TK 621 TK 627, 641, 642 ... TK 128, 222 TK 154 TK 1381, 642 ... TK 151 TK 411 TK 642, 3381 TK 128, 222 Thiếu phát hiện qua kiểm kê TK 412 Đánh giá giảm Đánh giá tăng Nhận lại vốn góp liên doanh TK 1331 Thừa phát hiện khi kiểm kê Xuất thuê ngoài gia công chế biến Xuất góp vốn liên doanh Nhận cấp phát, tặng thưởng vốn góp liên doanh... Hàng đi đường kỳ trước Tăng do mua ngoài Thuế VAT được khấu trừ Xuất cho chi phí sản xuất chung, bán hàng, quản lý, XDCB Xuất để chế tạo sản phẩm Sơ đồ số 5: Hạch toán tổng quá tật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ) TK 331, 111, 112, 141, 311 ... TK 152 TK 621 TK 151, 411, 222 TK 627, 641, 642 ... Vật liệu tăng do các nguyên nhân khác Xuất cho nhu cầu khác ở PX, xuất phục vụ bán hàng, quản lý, XDCB Tăng do mua ngoài (Tổng giá thanh toán) Xuất để chế tạo sản phẩm Dxxx Sơ đồ số 6: Hạch toán tổng quát vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp) B-/ Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. 1-/ Khái niệm và tài khoản sử dụng. Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật liệu, công cụ dụng cụ trên các tài khoản phản ánh từng loại mà chỉ phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế và lượng xuất dùng cho sản xuất và mục đích khác. Theo phương pháp này kế toán sử dụng các tài khoản sau: - TK 611 - Mua hàng (tiểu khoản 6111 - mua nguyên vật liệu): dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua). Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho đầu  kỳ và tăng thêm trong kỳ. Bên Có: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, xuất dùng,  xuất bán, thiếu hụt trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. - TK 152 - NVL: dùng để phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho, chi tiết từng loại. Bên Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ. Bên Có: Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ. Dư Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho. - TK 151: Hàng mua đi đường: Phản ánh giá trị số hàng mua (đã thuộc sở hữu của doanh nghiệp) nhưng đang đi đường hoặc đang gửi tại kho người bán. Bên Nợ: Giá thực tế hàng đang đi đường cuối kỳ. Bên Có: Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đường đầu kỳ. Dư Nợ: Giá thực tế hàng đang đi đường. Ngoài ra, trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng một số TK khác có liên quan như 133, 331, 111, 112... 2-/ Phương pháp hạch toán. - Đầu kỳ, kết chuyển giá trị hàng tồn kho theo từng loại. Nợ TK 611 (6111) Có TK 152 : Nguyên vật liệu tồn kho. Có TK 151 : Hàng đi đường (vật liệu đi đường) - Trong kỳ căn cứ vào các hoá đơn mua hàng (với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ). Nợ TK 611 (6111) : Giá thực tế vật liệu thu mua. Nợ TK 133 (1331) : Thuế VAT được khấu trừ. Có TK liên quan (111, 112, 331...) Tổng giá thanh toán - Các nghiệp vụ khác làm tăng vật liệu trong kỳ: Nợ TK 611 (6111) Có TK 411 : Nhận vốn liên doanh, cấp phát, tăng thưởng. Có TK 311, 336, 336: Tăng do đi vay. Có TK 128, 222 : Nhận lại vốn góp liên doanh. v.v... - Số chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại trong kỳ (với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ). Nợ TK 331, 111, 112... Tổng số chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua,  hàng mua trả lại. Có TK 133 (1331) : Thuế VAT không được khấu trừ. Có TK 611 (6111) : Trị giá thực tế. - Cuối kỳ, căn cứ vào biên bản kiểm kê vật liệu tồn kho và biên bản xử lý số mất mát, kế toán ghi: Nợ TK 152 : Nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ Nợ TK 151 : Vật liệu đi đường cuối kỳ. Nợ TK 138, 334 : Số thiếu hụt, mất mát cá nhân phải bồi thường. Nợ TK 1381 : Số thiếu hụt chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý. Nợ TK 642 : Số thiếu hụt trong định mức. Có TK 611 (6111): Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ và thiếu hụt. - Giá trị nguyên vật liệu tính vào chi phí sản xuất được xác định bằng cách lấy tổng số phát sinh bên Nợ TK 6111 trừ đi số phát sinh bên Có rồi phân bổ cho các đối tượng sử dụng (dựa vào mục đích sử dụng hoặc tỷ lệ định mức...) Nợ TK liên quan (621, 627, 641, 642) Có TK 611 (6111) Với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp đối với vật liệu mua ngoài giá thực tế gồm cả thuế VAT đầu vào, do vậy kế toán ghi Nợ TK 611 (6111) : Giá thực tế vật liệu mua ngoài Có TK liên quan (331, 111, 112...) Tổng giá thanh toán (kể cả thuế  VAT, thuế nhập khẩu) Các khoản chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại (nếu có): Nợ TK 331, 111, 112... Có TK 611 (6111) Các nghiệp vụ khác phát sinh ở thời điểm đầu kỳ, trong kỳ, cuối kỳ hạch toán tương tự như doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ. c-/ Đặc điểm hạch toán công cụ, dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên: 1-/ Khái niệm và tài khoản sử dụng: Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định để xếp vào TSCĐ (giá trị < 5.000.000 đ, thời gian sử dụng < 1 năm). Công cụ, dụng cụ bao gồm các loại sau: - Các loại bao bì dùng để chứa đựng vật liệu, hàng hoá trong quá trình thu mua, bảo quản và tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá. - Những dụng cụ, đồ nghề bằng thuỷ tinh, sành sứ, giầy dép chuyên dùng để làm việc... - Các loại bao bì bán kèm theo hàng hoá có tính giá riêng nhưng vẫn tính giá trị hao mòn để trừ dần vào giá trị bao bì trong quá trình dự trữ, bảo quản hay vận chuyển hàng hoá. - Các dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất. - Các lán trại tạm thời, giàn dáo, công cụ... trong ngành xây dựng cơ bản. Để quản lý theo dõi và phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho công cụ dụng cụ, kế toán sử dụng TK 153. Công cụ, dụng cụ TK này được chia làm 3 tiểu khoản: 1531: Công cụ, dụng cụ. 1532: Bao bì luân chuyển. 1533: Đồ dùng cho thuê. Nội dung phản ánh và hạch toán trên TK 153 tương tự TK 152. Tuy nhiên vì là tư liệu lao động, nên việc hạch toán xuất dùng công cụ dụng cụ cần phân biệt các trường hợp sau: 2-/ Phương pháp hạch toán. a, Hạch toán công cụ dụng cụ xuất dùng. Khi xuất dùng công cụ dụng cụ cần căn cứ vào quy mô và mục đích xuất dùng để xác định số lần phân bổ công cụ dụng cụ. - Trường hợp xuất dùng với giá trị nhỏ, số lượng không nhiều với mục đích thay thế, bổ sung một phần công cụ dụng cụ cho sản xuất thì toàn bộ giá trị xuất dùng tính hết vào chi phí trong kỳ (còn gọi là phân bổ một lần hay 100% giá trị) Nợ TK 627 (6273 - chi tiết PX): Xuất dùng ở phân xưởng. Nợ TK 641 (6413) - Xuất dùng cho tiêu thụ. Nợ TK 642 (6423) - Xuất dùng phục vụ cho quản lý doanh nghiệp. Có TK 153 (1531) - Toàn bộ giá trị xuất dùng. - Trường hợp xuất dùng công cụ dụng cụ với giá trị tương đối cao, quy mô tương đối lớn mà nếu áp dụng phương pháp phân bổ 100% giá trị thì chi phí sản xuất đột biến tăng thì kế toán áp dụng phương pháp phân bổ hai lần (còn gọi là phân bổ 50% giá trị). Theo phương pháp này kế toán sử dụng các bút toán: + Bút toán 1: Phản ánh toàn bộ giá trị xuất dùng. Nợ TK 142 (1421) Có TK 153 (1531) + Bút toán 2: Phân bổ 50% giá trị xuất dùng cho các đối tượng sử dụng công cụ dụng cụ. Nợ các TK liên quan (6273, 6413, 6423...) Có TK 142 (1421): 50% giá trị xuất dùng. Khi báo hỏng hoặc hết thời gian sử dụng. Nợ TK 138, 334, 111, 152... Phế liệu thu hồi hoặc bồi thường. Nợ các TK 6273, 6413, 6423 - Phân bổ nốt giá trị còn lại (trừ thu hồi) Có TK 142 (1421) - Giá trị còn lại (50% giá trị xuất dùng. - Trường hợp công cụ dụng cụ xuất dùng với quy mô lớn, giá trị cao với mục đích thay thế, trang bị mới hàng loạt, có tác dụng phục vụ cho nhiều kỳ thì toàn bộ giá trị xuất dùng được phân bổ dần vào chi phí (còn gọi là phương pháp phân bổ dần nhiều lần). Khi xuất dùng, kế toán phản ánh. + Bút toán 1: Phản ánh 100% giá trị xuất dùng. Nợ TK 142 (1421) Có TK 153 (1531) + Bút toán 2: Phản ánh giá trị phân bổ mỗi lần. Nợ các TK liên quan (6273, 6413, 6423) Có TK 142 (1421) - Giá trị phân bổ mỗi lần. Các kỳ tiếp theo, kế toán chỉ phản ánh bút toán phân bổ giá trị hao mòn (bút toán 2 ở trên) Khi báo hỏng, mất hay hết thời gian sử dụng, sau khi trừ phế liệu thu hồi hay số bồi thường của người làm mất, hỏng... giá trị còn lại sẽ được phân bổ vào chi phí kinh doanh tương tự như phân bổ 2 lần. b, Hạch toán xất dùng bao bì luân chuyển. - Khi xuất dùng kế toán ghi nhận toàn bộ giá trị xuất dùng. Nợ TK 142 (1421) - Giá thực tế. Có TK 153 (1532) - Giá thực tế. - Phân bổ giá trị hao mòn vào chi phí của kỳ sử dụng. Nợ TK 152 : Tính vào giá trị vật liệu mua ngoài. Nợ TK 6431 : Tính vào chi phí bán hàng. Có TK 142 (1421) - Giá trị hao mòn. - Khi thu hồi bao bì luân chuyển nhập kho. Nợ TK 153 (1532) - Giá trị còn lại Có TK 142 (1421) - Giá trị còn lại c, Hạch toán đồ dùng cho thuê. - Bút toán 1: Khi chuyển công cụ dụng cụ thành đồ dùng cho thuê hay đồ dùng cho thuê mua ngoài nhập kho. Nợ TK 153 (1533) - Giá thực tế đồ dùng cho thuê. Nợ TK 133 (1331) - Thuế VAT được khấu trừ. Có TK 153 (1531), 331, 111, 112... - Bút toán 2: Khi xuất đồ dùng cho thuê, ghi: Nợ TK 142 (1421) : Toàn bộ giá trị xuất dùng. Có TK 153 (1533) - Bút toán 3: Xác định giá trị hao mòn của đồ dùng cho thuê. Nợ TK 821 : Nếu hoạt động cho thuê không thường xuyên. Nợ TK 627 (6273) : Nếu hoạt động cho thuê là thường xuyên. Có TK 142 (1421) - Giá trị hao mòn. - Bút toán 4: Số thu về cho thuê. Nợ TK liên quan (111, 112, 131) - Tổng số thu cho thuê. Có TK 333 (3331) - Số thuế VAT phải nộp. Có TK 721 - Nếu là hoạt động không thường xuyên Có TK 511 - Nếu là hoạt động kinh doanh thường xuyên. - Bút toán 5: Khi thu hồi đồ dùng cho thuê, ghi: Nợ TK 153 (1533) - Giá trị còn lại Có TK 142 (1421) - Giá trị còn lại. D-/ hạch toán công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Cũng giống như hạch toán nguyên vật liệu, việc hạch toán công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ cũng sử dụng TK 611, (6111) mua hàng (mua nguyên vật liệu), TK 153, TK 151 và một số TK khác có liên quan như 111, 112, 133, 331... Việc hạch toán công cụ dụng cụ cũng được tiến hành tương tự như đối với vật liệu. Trường hợp công cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ nếu thấy giá trị lớn, cần trừ dần vào chi phí nhiều kỳ. (Qua kiểm kê lượng đã xuất dùng, đang sử dụng) ghi: Nợ TK 142 (1421) Có TK 611 (6111). Căn cứ vào số lần phân bổ, xác định mức chi phí công cụ trừ dần và từng thời kỳ. Nợ TK 627, 641, 642 Có TK 142 (1421) Tóm lại theo phương pháp kiểm kê định kỳ, khi xuất vật liệu, công cụ dụng cụ cho các mục đích thì kế toán không phản ánh theo từng chứng từ mà cuối kỳ mới xác định giá trị của chúng trên cơ sở kết quả kiểm kê hàng tồn kho. Sơ đồ số 7: Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ (tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp). Giá trị vật liệu, dụng cụ tồn đầu kỳ, chưa sử dụng Giá trị vật liệu, dụng cụ tồn cuối kỳ Chiết khấu, giảm giá, hàng bị trả lại Giá thực tế vật liệu, dụng cụ xuất dùng Giá trị vật liệu, dụng cụ tăng thêm trong kỳ (tổng giá thanh toán) TK 621, 627 ... TK 111, 112, 331 TK 151, 152, 153 TK 611 TK 111, 112, 331, 411 TK 151, 152, 153 DĐK Sơ đồ 8: Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ (tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ) TK 151, 152, 153 Giá trị vật liệu, dụng cụ tồn đầu kỳ, chưa sử dụng DĐK TK 611 TK 151, 152, 153 TK 111, 112, 331 Giảm giá được hưởng và giá trị hàng trả lại Giá trị vật liệu, dụng cụ tồn cuối kỳ TK 138, 334, 821, 642 TK 621, 627, 641, 642 TK 1421 Giá trị thiếu hụt, mất mát Giá trị CCDC xuất dùng lớn Phân bổ dần Giá trị VL, CCDC xuất dùng nhỏ TK 111, 112, 331 TK 711 Chiết khấu Giá trị VL, CCDC mua vào trong kỳ TK 1331 Thuế VAT được khấu trừ TK 411 Nhận vốn liên doanh cấp phát, tặng thưởng... TK 412 Đánh giá tăng vật liệu, công cụ dụng cụ V-/ Hạch toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu. Dự phòng giảm giá là xác nhận về phương diện kế toán một sự giảm giá trị tài sản do những nguyên nhân mà hậu quả của chúng không chắc chắn. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (nguyên vật liệu) được lập vào cuối niên độ kế toán nhằm ghi nhận bộ phận giá trị dự tính giảm sút so với giá gốc (giá thực tế) của hàng tồn kho nhưng chưa chắc chắn. Qua đó phản ánh được giá trị thực hiện thuần tuý của hàng tồn kho trên báo cáo tài chính. Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu được lập cho các loại nguyên vật liệu chính dùng cho sản xuất, các loại vật tư hàng hoá... mà giá trị thường thấp hơn giá ghi trên sổ kế toán. Những loại vật tư này là mặt hàng kinh doanh, thuộc sở hữu của doanh nghiệp, có chứng cứ hợp lý chứng minh giá vốn vật tư tồn kho. Phương pháp xác định dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Tài khoản sử dụng: TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá không dùng đến vào cuối niên độ kế toán. Bên Có: Trích dự phòng cần lập vào cuối niên độ Dư Có: Số dự phòng đã trích. Phương pháp hạch toán. - Cuối niên độ kế toán, hoàn nhập toàn bộ số dự phòng đã lập năm trước Nợ TK 159 Có TK 721 + Đồng thời, trích lập dự phòng cho năm tới Nợ TK 642 (6426) Có TK 159 - Trong niên độ tiếp theo, mọi biến động về giá cả hàng tồn kho (tăng, giảm) phản ánh ở TK 412. - Cuối niên độ kế toán tiến hành hoàn nhập và trích lập dự phòng như trên. Phần Thứ Hai Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty thiết bị đo điện I-/ Giới thiệu chung về Công ty thiết bị đo điện. 1-/ Quá trình hình thành và phát triển của Công ty thiết bị đo điện. Sau khi đất nước thống nhất, điện khí hoá trở thành một yêu cầu cấp thiết nhằm phục vụ cho quá trình công nghiệp hoá. Việc mở rộng mạng lưới điện làm nảy sinh nhu cầu lớn về các thiết bị điện. Một loạt các nhà máy sản xuất thiết bị phục vụ cho ngành điện được thành lập trong thời gian này để đáp ứng nhu cầu đó. Công ty thiết bị đo điện được thành lập ngày 1/4/1983 theo Quyết định số 176 - QĐ - CKLK của Bộ Cơ Khí Luyện Kim, tách ra từ một phân xưởng của nhà máy chế tạo biến thế cũ, lúc đó lấy tên là Nhà máy chế tạo thiết bị đo điện Hà Nội. Lúc mới thành lập nhà máy có khoảng 300 công nhân, 50% là nữ, với trình độ tay nghề của công nhân thấp, bình quân là 3/7. Nhà máy hoạt động với số vốn ban đầu do Nhà nước cấp là 10.283.000 đồng. Nhiệm vụ của nhà máy là sản xuất và sửa chữa các dụng cụ đo lường điện phục vụ cho ngành điện Việt Nam. Tuy nhiên các sản phẩm đo điện có giá thành cao, chất lượng thấp, hàng ngoại nhập nhiều nên nhà máy chuyển sang chế tạo các loại máy phát điện là chủ yếu. Đó là các loại máy phát điện có công suất từ 2 - 20 KW, ngoài ra có các loại thiết bị đo điện như công tơ điện các loại, đồng hồ Vôn - Ampe, các loại máy nắn dòng. Năm 1989, Nhà nước chuyển đổi cơ chế kinh tế từ bao cấp sang hạch toán kinh doanh, nhà máy trở thành một đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập, hoạt động sản xuất theo nhu cầu của thị trường. Cùng thời gian này, mạng lưới điện quốc gia ngày càng phát triển nên nhu cầu về máy phát điện giảm đáng kể, trong khi đó nhu cầu về thiết bị đo điện lại tăng lên. Nắm được xu hướng đó nhà máy quyết định chuyển hướng hoạt động sang việc chuyên chế tạo các thiết bị đo điện. Sự chuyển hướng đúng đắn đã giúp nhà máy đứng vững trước những khó khăn do cơ chế thị trường đưa đến. Cuối năm 1990, tận dụng lợi thế thương mại với địa điểm nằng ở trung tâm thành phố: Số 10 Trần Nguyên Hãn - Hoàn Kiếm - Hà Nội với diện tích đất rộng 11.750 m2, được sự cho phép của Bộ và thành phố nhà máy đã xây dựng nhà khách Bình Minh. Từ năm 1993, sau một vài năm hoạt động nhà khách được nâng cấp thành khách sạn, kinh doanh dịch vụ khách sạn đã trở thành một bộ phận trong hoạt động kinh doanh của nhà máy, tạo thêm nguồn tích luỹ cho nhà máy có điều kiện đổi mới công nghệ. Ngày 1/6/1994 Nhà máy đổi tên thành Công ty thiết bị đo điện cho phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh theo Quyết định số 173 - QĐ/TCCBĐT của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp nặng, tên giao dịch quốc tế là EMIC (Electrical Mesuring Instrucment Company). Công ty là một doanh nghiệp Nhà nước, một trong 9 thành viên của Tổng công ty thiết bị kỹ thuật điện, thuộc quyền quản lý của Bộ công nghiệp nặng nay là Bộ Công nghiệp. Tháng 1/1995, công ty ký hợp đồng chuyển giao công nghệ và xuất khẩu sản phẩm với hãng Landis & Gyr của Thuỵ Sĩ, một hãng chế tạo thiết bị đo điện hàng đầu thế giới. Nhờ đó sản phẩm của công ty đã đạt tiêu chuẩn quốc tế IEC521. Để nâng cao chất lượng sản phẩm năm 1996 công ty đã ký hợp đồng tư vấn với hãng APAVE của Pháp tư vấn cho công ty thực hiện chương trình quản lý chất lượng. Theo tiêu chuẩn ISO 9001 tháng 2/1999 công ty đã được Tổ chức tiêu chuẩn quốc tế cấp chứng chỉ công ty là doanh nghiệp Việt Nam đầu tiên đạt tiêu chuẩn này. Bên cạnh việc hợp tác quốc tế, công ty cũng luôn tự mình nghiên cứu chế tạo các sản phẩm mới, công ty đã đưa vào sản xuất một số loại công tơ điện mới mà điển hình là công tơ 3 pha ba giá tạo điều kiện giảm tiêu thụ điện năng vào giờ cao điểm cho ngành điện và các cơ sở sản xuất kinh doa._. - Phiếu chi sổ..... ........ II. Số tiến đã chi - Chứng từ số..... III. Chênh lệch (I-II) 1. Số tạm ứng chi không hết 2. Chi quá số tạm ứng Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Người thanh toán d. Nhập vật liệu từ việc thu hồi phế liệu hoặc xuất dùng không hết nhập lại kho: Nợ TK 152 Có TK 627,621,642,154 6.3. Kế toán tổng hợp xuất vật liệu. Quản lý việc xuất dùng vật liệu là một khâu hết sức quan trọng, không thể thiếu được trước khi vật liệu chuyển toàn bộ giá trị của nó vào giá trị sản phẩm chế tạo. Kế toán cần phải phản ánh và theo dõi vật liệu được xuất dùng cho mục đích gì, số lượng là bao nhiêu, chủng loại gì,... Với sản phẩm của công ty Thiết bị đo điện thì chi phí về vật liệu chiếm tỉ trọng lớn trong tổng chi phí (65%) nên chỉ cần một sự thay đổi nhỏ của chi phí nguyên vật liệu cũng dẫn đến sự biến động lớn của giá thành. Do vậy, đối với kế toán vật liệu ngoài việc xác định, theo dõi và phản ánh giá trị vật liệu xuất dùng còn phải tính phân bổ giá trị vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng tập hợp chi phí, đó là các sản phẩm chủ yếu có định mức tiêu hao vật liệu cho một đơn vị sản phẩm. Tổ chức tốt khâu hạch toán xuất dùng là tiền để cơ bản để hạch toán chính xác, đầy đủ giá thành sản phẩm. Vật liệu ở công ty Thiết bị đo điện xuất kho chủ yếu sử dụng cho sản xuất, quản lý và phục vụ cho quá trình sản xuất. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao vật tư của phòng kỹ thuật, nhân viên kinh tế ghi phiếu xuất kho, quản đốc phân xưởng ký duyệt sau đó nhân viên kinh tế mang lên phòng vật tư thống kê vật tư và trưởng phòng vật tư ký duyệt chuyển cho thủ kho. Căn cứ vào lượng tồn kho, thủ kho xuất vật liệu, kẹp phiếu xuất vào thẻ kho. Định kỳ kế toán vật liệu xuống kho rút phiếu xuất ở thẻ kho và đối chiếu kiểm tra, cuối tháng lên bảng phân bổ. Tuỳ theo mục đích sử dụng vật liệu xuất kho, kế toán phản ánh giá trị thực tế vật liệu xuất dùng vào bên có TK 152, đối ứng với nợ TK tương ứng. a. Xuất dùng cho sản xuất. Nợ TK 621 (chi tiết phân xưởng). Có TK 152 Ví dụ: Phiếu xuất kho số 513 ngày 20/12/1999, xuất lõi điện áp xuất khẩu cho phân xưởng lắp ráp số 2. Nợ TK 62115 : 13.001.000 Có TK 152 : 13.001.000 b. Xuất dùng cho sản xuất chung: Nợ TK 627 (chi tiết phân xưởng) Có TK 152 Ví dụ: căn cứ phiếu xuất kho số 30 ngày 3/12/1999, xuất dây đai 13x910 A36 cho phân xưởng lắp ráp 2. Nợ TK 62725 : 28.140 Có TK 152 : 28.140 c. Xuất dùng cho bán hàng và quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 641 (chi tiết) (6412 : chi phí bao bì, hòm, hộp). Nợ TK 642 (6422 : chi phí vật liệu cho các phòng ban). Có TK 152 d. Xuất vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến. Nợ TK 154 (15423) Có TK 152 Khi tập hợp chi phí thuê ngoài gia công, chế biến kế toán ghi: Nợ TK 611 Có TK 331,111,112... c. Xuất vật liệu đem bán. + Phản ánh Nợ TK 632 giá vốn Có TK 152 + Nợ TK 111,112,131 Có TK 51121 : trường hợp bán vật tư Có TK 51122 : trường hợp bán phế liệu Có TK 3331 : thuế VAT f. Trường hợp phát hiện thiếu qua kiểm kê. Nợ TK 642 : thiếu trong định mức Nợ TK 1381 : thiếu ngoài định mức chờ xử lý Nợ TK 334,1388 : bồi thường Có TK 152 g. Trường hợp xuất công cụ dụng cụ cho sản xuất, công ty sử dụng TK 142 để phản ánh giá trị xuất dùng. Nợ TK 627 (6273 : chi tiết phân xưởng). Có TK 142 Trong trường hợp này kế toán thực hiện phân bổ giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng một lần nhưng có lập sổ theo dõi từng đối tượng sử dụng và cuối năm có lên biểu kiểm kê. Ví dụ: theo bảng kê số 4 - tập hợp chi phí sản xuất theo từng phân xưởng tháng 12/1999 của công ty Thiết bị đo điện ta có: chi phí dụng cụ sản xuất cho phân xưởng lắp ráp II như sau: Nợ TK 62735 : 289.105.500 Có TK 142 : 289.105.500 * Sau khi tất cả các phiếu nhập, xuất vật liệu đã được ghi vào phân tích ra từng đối tượng sử dụng, từng nguồn nhập - xuất trên bảng kê nhập, xuất và căn cứ vào các NKCT số 1,5,7,... kế toán lập bảng kê số 3, tính giá thành thực tế nguyên vật liệu công cụ dụng cụ. ở công ty Thiết bị đo điện do sử dụng phần mềm kế toán nên kế toán vật liệu không sử dụng hạch toán mà khi nhập vật liệu kế toán hạch toán luôn bằng giá thực tế và khi xuất vật liệu lại hạch toán theo giá bình quân cả kỳ (máy tự động tính sau khi đã nhập số liệu vào máy). Vì vậy ở bảng kê số 3 của công ty chỉ có cột giá trị thực tế. Các số liệu trong bảng kê số 3 được tính toán như sau: - Số dư đầu tháng: lấy từ số dư cuối tháng của bảng kê số 3 tháng trước. - Số phát sinh Nợ: tổng số phát sinh Nợ của TK 152, lấy từ các NKCT số 1, số 5, số 7,... - Số phát sinh Có: lấy từ tổng số phát sinh, ở bảng kê xuất vật tư trong tháng. - Số dư cuối tháng: được xác định bằng (=) số dư đầu tháng cộng (+) số phtá sinh Nợ trừ (-) số phtá sinh Có. - Các dòng còn lại trong bảng kê là các dòng số liệu cụ thể để tổng hợp lên số phát sinh Nợ của TK 152, lấy từ NKCT số 1, số 5, số 7,... Cụ thể, ta có mẫu bảng kê số 3 của công ty Thiết bị đo điện trong tháng 12/1999 như sau: Bảng số 23: Bảng tính giá thành thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ Bảng kê số 3 tháng 12/1999 Từ ngày 01/12/1999 đến ngày 31/12/1999 STT Nội dung TK 152 I Số dư đầu tháng 10.317.239.713 II Số phát sinh Nợ 11.841.583.451 III Số phát sinh Có 10.331.262.687 IV Số dư cuối tháng 11.827.560.477 II.1 Từ NKCT số 1 (ghi có TK 111) 1.840.765.012 2 Từ NKCT số 2 (ghi có TK 331) 7.666.221.221 3 Từ NKCT số 7 (ghi có TK 62113 210.000 62114 19.082.000 62145 22.000 62722 125.000 6422) 15.069.135 4 Từ ghi có TK 15423: Chi phí vật liệu gia công 15.773.175 Từ ghi có TK 611 : Chi phí gia công 2.284.315.908 Để theo dõi việc xuất dùng vật liệu theo đúng đối tượng sử dụng, công ty sử dụng bảng phẩn bổ số 2: phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Kết cấu và nội dung chủ yếu của bảng phân bổ. - Các cột dọc phản ánh các loại vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng trong tháng theo giá thực tế. - Các dòng ngang phản ánh các đối tượng sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ. Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty Thiết bị đo điện tháng 12/1999 được trình bày theo bảng số 24 như sau: Bảng số 24 Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ Từ ngày 01/12/1999 đến ngày 31/12/1999 TK Tên tài khoản 152 153 Cộng PS 142 Chi phí trả trước 206.589.587 206.589.587 1542 Chi phí sản xuất - kinh doanh DD phụ 203.582.232 203.582.232 15421 Vận tải 3.887.305 3.887.305 15422 Sản xuất kinh doanh dở dang PX cơ dụng 16.641.508 16.641.508 154222 Chi tiết TUT cao thế 4.794.008 4.794.008 154223 CP KH phân xưởng cơ dụng (khuôn mẫu) 4.183.045 4.183.045 154224 Sửa chữa máy móc thiết bị 7.516.932 7.516.932 15423 Thuê bên ngoài gia công ..... 621 Chi phí NL,VL trực tiếp ..... 6211 Chi phí NVL công tơ 1 pha ..... 62111 PX đột dập (công tơ 1 pha) ..... 62112 PX cơ khí (công tơ 1 pha) ..... 62113 PX ép nhựa (công tơ 1 pha) ..... 62114 PX lắp ráp 1 (công tơ 1 pha) 62115 PX lắp ráp 2 (công tơ 1 pha) 627 Chi phí sản xuất chung 45.340.191 45.340.191 641 Chi phí bán hàng 227.741.875 227.741.875 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp 6.314.187 6.314.187 Tổng cộng 10.331.262.687 10.331.262.687 Kế toán ghi sổ Ngày tháng năm Kế toán trưởng * Cuối kỳ, kế toán lập sổ cái TK 152. Mẫu sổ cái TK 152 của công ty Thiết bị đo điện được trình bày như sau: Bảng số 25: Sổ cái tài khoản : tk 152 152 : Nguyên liệu, vật liệu Tháng 12/1999 Dư Nợ đầu kỳ : 10.317.239.713 Dự Có đầu kỳ : Các TK ghi Có Tháng 1 ..... Tháng 12 TK 111 1.840.765.012 TK 15423 15.773.175 TK 331 766.221.221 TK 611 2.284.315.908 TK 621 19.314.000 TK 627 125.000 TK 642 15.069.135 Phát sinh Nợ 11.841.583.451 Phát sinh Có 10.331.262.687 Số dư Nợ 11.827.560.477 Số dư Có Kế toán ghi sổ Ngày tháng năm Kế toán trưởng phần thứ III Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ ở công ty thiết bị đo điện I-/ Nhận xét về công tác kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ tại công ty Thiết bị đo điện. Sau hơn 10 năm đổi mới nền kinh tế nước ta đã thay đổi hoàn toàn. Việc chuyển đổi cơ chế từ tập trung bao cấp sang cơ chế thị trường đã tác động mạnh tới quan điểm và cách thức hoạt động của từng tế bào kinh tế. Các doanh nghiệp hiện nay không chỉ chú trọng đến việc hoàn thành tốt kế hoạch và bảo toàn vốn kinh doanh mà còn phải đề cao mục tiêu sản xuất kinh doanh có hiệu quả trên cơ sở tận dụng tối đa các nguồn lực sẵn có. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, quản lý và sử dụng vật tư trong sản xuất thực sự là một vấn đề quan trọng. Trong cơ chế cũ, toàn bộ yếu tố đầu vào đều do Nhà nước cung cấp, toàn bộ các yếu tố đầu ra lại do Nhà nước lo khâu phân phối, tiêu thụ. Nhiệm vụ duy nhất mà các xí nghiệp phải làm là sản xuất theo kế hoạch được giao mà ít quan tâm đến các chỉ tiêu chất lượng và giá thành sản phẩm. Trong cơ chế thị trường, toàn bộ quá trình cung ứng - sản xuất - tiêu thụ đều do các doanh nghiệp đảm nhiệm - kể cả các doanh nghiệp Nhà nước. Chính vì lý do đó vấn đề cung ứng vật tư phải đáp ứng được những yêu cầu của tình hình mới. Một doanh nghiệp chỉ có thể làm ăn có hiệu quả khi doanh nghiệp đó biết đưa ra những quyết định đúng đắn trong việc sử dụng đồng vốn của mình. Một quá trình cung ứng được đánh giá là tốt chỉ khi quá trình đó đáp ứng được yêu cầu chất lượng, thời gian cho sản xuất mà vẫn đảm bảo tiết kiệm trong tất cả các khâu. Thu mua - dự trữ - bảo quản và sử dụng vật tư. Công ty Thiết bị đo điện là một đơn vị sản xuất kinh doanh hạch toán kinh tế độc lập thuộc Bộ Công nghiệp, tự chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Công ty phải tự trang trải chi phí, lấy thu bù chi, đảm bảo có lãi. Để đứng vững trong cơ chế thị trường, công ty phải thực hiện nhiều cải cách lớn trong sản xuất và quản lý, đặc biệt là việc xây dựng lại một bộ máy quản lý gọn nhẹ và hoạt động có hiệu quả. Hiện nay, sau hơn mười bẩy năm xây dựng và trưởng thành, sản phẩm của công ty đã đạt tiêu chuẩn chất lượng quốc tế. Thành công này có sự góp phần to lớn của công tác quản lý nói chung và công tác quản lý vật liệu nói riêng đã không ngừng được hoàn thiện và phát triển. Qua tình hình ở công ty, về cơ bản công tác tổ chức quản lý và kế toán vật liệu là phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty. Hiện nay, công ty đang nỗ lực xây dựng và củng cố thêm cơ sở vật chất cho sản xuất, quản lý. Đó là việc nâng cao điều kiện làm việc tại các phân xưởng, văn phòng, đầu tư vào dây chuyền sản xuất. Bên cạnh đó, một yếu tố quan trọng nhất là sự đóng góp nhiệt tình của một đội ngũ cán bộ năng động và có năng lực, biết phối hợp lẫn nhau trong tất cả các lĩnh vực thu mua, dự trữ, bảo quản và kiểm tra, giám sát. A- Về công tác quản lý vật tư. Như ta đã biết, nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ là 2 yếu tố quan trọng bậc nhất trong quá trình sản xuất vì vậy công tác quản lý vật tư ở công ty Thiết bị đo điện có vai trò rất quan trọng, nó liên quan tới 4 bộ phận trong công ty đó là phòng vật tư. Các phân xưởng - kho vật tư - bộ phận kế toán, trong đó nhấn mạnh vai trò của bộ phận kế toán trong việc giám đốc các khâu. Thu mua - dự trữ - bảo quản - sử dụng vật tư của các bộ phận còn lại. 1. Thu mua - chức năng chính của phòng vật tư. Tại phòng vật tư, công tác thu mua được thực hiện theo kế hoạch thu mua đã tập sẵn. Kế hoạch này được xây dựng trên 3 cơ sở kế hoạch sản xuất, lượng vật liệu tồn kho và định mức tiêu hao vật tư. Trong đó, kế hoạch sản xuất phải dựa trên nhu cầu tiêu thụ sản phẩm trên thị trường. Bên cạnh nhu cầu thị trường cần phải quan tâm cả về số lượng sản phẩm tồn kho để tránh tình trạng tồn kho quá nhiều gây ứ đọng vốn. Số lượng cần sản xuất trong năm được xác định bằng công thức: = + - Từ số lượng sản phẩm cần sản xuất trong kỳ, cán bộ vật tư sẽ xác định lượng nguyên vật liệu cần mua. Nhu cầu nguyên vật liệu cần mua cũng phụ thuộc cả vào số lượng vật tư còn tồn kho cuối kỳ, lượng vật tư cần cho sản xuất và cả nhu cầu dự trữ cho kỳ tiếp theo. Như vậy nhu cầu nguyên vật liệu trực tiếp được xác định theo công thức: = + - Mà: = x Từ những cơ sở trên phòng vật tư sẽ lên kế hoạch mua vật tư. Kế hoạch thu mua vật tư là một bộ phận quan trọng trong kế hoạch sản xuất - tài chính - kỹ thuật của doanh nghiệp. Việc lập kế hoạch đúng, có khoa học giúp cho công ty tránh được tình trạng ứ đọng vật tư, ứ đọng vốn tạo điều kiện cho sản xuất được liên tục, luôn đảm bảo vật tư cho quá trình sản xuất. Để có thể thấy rõ hơn về ý nghĩa của việc lập kế hoạch thu mua vật tư ta hãy xem xét một vài số liệu sau của công ty. Chỉ tiêu Số đầu năm Số cuối năm Hàng tồn kho 20.615.920.788 18.486.112.787 1. NVL - CCDC 14.349.972.954 11.827.560.477 2. CPSX dở dang 4.654.550.065 2.057.221.679 3. Thành phẩm 1.611.397.769 4.601.330.631 ở đây ta thấy lượng hàng tồn kho cuối kỳ năm giảm so với đầu năm là 2.129.808.001 đồng (ằ10,33%). Cụ thể: lượng NVL, CCDC và CPSX dở dang ở thời điểm cuối năm giảm so với thời điểm đầu năm lần lượt là: 17,58% và 55,8%. Điều này dẫn đến việc nguồn dự trữ nhằm gối đầu cho sản xuất của năm sau giảm nhưng lại làm cho tình trạng ứ đọng vốn sản xuất cũng giảm, thoả mãn được một trong những yêu cầu của việc lập kế hoạch thu mua vật tư. Đi đôi với việc giảm tình trạng ứ đọng vốn là việc tăng hệ số quay vòng vốn. Trong năm 1999 số vòng quay của vốn lưu động trong kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty lớn góp phần vào việc tiết kiệm vốn. Số vòng quay của vốn lớn hay nhỏ phụ thuộc vào tổng doanh thu và vốn lưu động sử dụng bình quân: = Khi doanh thu lớn, vốn lưu động nhỏ dẫn đến vòng quay lớn. Khi doanh thu nhỏ, vốn lưu động lớn dẫn đến vòng quay nhỏ. Năm 1999 số vốn lưu động sử dụng bình quân cả năm của công ty là: 52.921.149.589,5 đồng và tổng doanh thu là: 128.200.000.000 đồng. Chứng tỏ số vòng quay của vốn lưu động lớn, có tác dụng làm giảm nhu cầu về vốn cho phép sản xuất ra nhiều sản phẩm hơn nữa. - Sau khi lên kế hoạch thu mua, công tác thu mua được giao cho nhân viên cung ứng của phòng vật tư. Nhân viên này sẽ chịu trách nhiệm với bên bán, lấy mẫu sản xuất thử. Nếu hàng mẫu đáp ứng được yêu cầu kỹ thuật nhân viên này có nhiệm vụ thoả thuận về giá cả, mua hàng, kiểm nghiệm, nhập kho, thanh toán tiền hàng và trả lại hàng hoá nếu không đảm bảo chất lượng của hàng mẫu. 2. Kho vật tư - trung tâm dự trữ và bảo quản. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, kho vật tư là một trong những bộ phận đóng vai trò quan trọng trong khâu chuẩn bị sản xuất. ở công ty Thiết bị đo điện các loại vật tư được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, số lượng lớn nên hệ thống kho tàng cũng được công ty hết sức quan tâm. Tại đây, công ty trang bị cho bộ phận dự trữ - bảo quản vật tư đầy đủ trang thiết bị cần thiết như phương tiện cân, đo, đong, đếm và vật tư luôn được ở trong điều kiện bảo quản khá tốt. Cùng với việc mở rộng sản xuất công ty cũng đã chú trọng đến việc mở rộng kho bãi để có thể đảm bảo tốt hơn công tác dự trữ và bảo quản vật tư, tránh tình trạng vật tư không đảm bảo yêu cầu kỹ thuật sản xuất. 3. Các phân xưởng sản xuất - bộ phận sử dụng. Đây là nơi đề đạt các yêu cầu thu mua và cũng chính là nơi tiêu thụ vật tư. Tại công ty các phân xưởng luôn cố gắng sử dụng tiết kiệm và bảo quản tốt vật tư trong quá trình sản xuất. Cuối mỗi kỳ nếu vật tư xuất dùng không hết còn lại với số lượng lớn nhân viên kinh tế phân xưởng tiến hành nhập lại kho để phục vụ cho việc kiểm kê. Nếu số lượng nhỏ có thể nhập vào kho ở phân xưởng để tiến hành sản xuất kỳ sau. Ngoài ra các phân xưởng cũng có trách nhiệm đưa ra các thông tin phản hồi về chất lượng và thông số kỹ thuật của các loại vật tư xuất dùng. Từ những điều đã nêu ở trên có thể thấy được nỗ lực của công ty Thiết bị đo điện trong việc áp dụng chế độ kế toán mới cho phù hợp với điều kiện sản xuất của mình cũng như điều kiện kinh tế mới. Qua đó ta cũng thấy được tầm quan trọng của công tác quản lý vật tư, hiểu được sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán phần hành vật tư nói riêng và công tác kế toán nói chung đối với các quyết định quản trị kinh doanh của công ty. B- Công tác kế toán vật tư. Bên cạnh công tác quản lý vật tư thì công tác kế toán vật tư cũng không kém phần quan trong, nó cũng góp phần vào việc hoàn thiện kế toán phần hành vật tư tại công ty Thiết bị đo điện nhìn chung công tác kế toán đã đáp ứng được yêu cầu về quản lý. Công tác kế toán được thiết kế khá hợp lý, bao quát được các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phối hợp được sự kiểm tra giám sát giữa các bộ phận có liên quan. Kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp được thực hiện khá đồng bộ, cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý. Trong việc hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ công ty đã có một số ưu điểm nổi bật đáng lưu ý như việc vận dụng hợp lý lý thuyết, chế độ kế toán cũng như việc ứng dụng công nghệ tin học vào thực tiễn của công ty giúp cho công tác kế toán trở nên phù hợp với đặc điểm sản xuất và trình độ chuyên môn của đội ngũ kế toán viên cụ thể là: + Để tiến hành theo dõi quản lý chặt chẽ, có hiệu quả một khối lượng vật tư đa dạng về chủng loại, quy cách công ty đã áp dụng phương pháp kế toán chi tiết sổ số dư. Trong quá trình vận dụng vào thực tiễn của công ty phương pháp này đã thực sự phát huy được hiệu quả, góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác kế toán. + Để giảm nhẹ công việc thủ công cho kế toán viên cũng như nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ cho phù hợp với điều kiện làm việc hiện đại công ty đã mạnh dạn áp dụng công nghệ tin học vào công tác kế toán. Hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm kế toán máy của công ty phần mềm FAST trong việc hạch toán kế toán, tiết kiệm được thời gian và công sức cho cán bộ kế toán. Mặc dù có những ưu điểm như trên phần hành kế toán vật liệu ở công ty cũng còn một số nhược điểm nhất định như: - Việc sử dụng TK 152 - nguyên vật liệu cho cả hai loại vật tư: nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ làm cho công tác quản lý và kế toán chưa đạt hiệu quả cao nhất. + Chưa tận dụng triệt để việc sử dụng các TK cấp 2 của loại TK vật liệu dẫn đến việc không chỉ rõ loại vật liệu sử dụng. - Việc chưa sử dụng đầy đủ thủ tục chứng từ trong khâu nhập vật liệu: thiếu biên bản kiểm nghiệm chất lượng vật tư khi nhập, có thể gây ảnh hưởng đến quá trình sản xuất. - Về việc sử dụng chưa hợp lý TK 142 - chi phí trả trước trong việc tính giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng gây nên sự không chính xác cho giá thành sản phẩm trong một vài trường hợp đặc biệt. - Phương pháp tính giá vật liệu xuất dùng hiện nay ở công ty cũng còn chưa hợp lý. Việc tính giá dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán. II-/ Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán. Qua quá trình nghiên cứu và tham khảo ý kiến của các cán bộ trong phòng kế toán tôi xin mạnh dạn đề xuất một vài giải pháp hy vọng phần nào đóng góp vào việc khắc phục những nhược điểm nêu trên của công tác kế toán, nâng cao hơn nữa chất lượng công tác kế toán tại công ty. 1-/ Về việc sử dụng TK 152 và TK 153 Hiện nay công ty sử dụng phần mềm kế toán trong việc mã hoá vật liệu để tiện theo dõi các loại vật tư nhưng lại nảy sinh một vấn đề là trong phần mềm kế toán chỉ có 8 kí tự trong hệ thống mã hoá. Mà khối lượng, chủng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty nhiều nên công ty đã phải gộp chung 2 loại vật tư là nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ lại làm một loại là nguyên vật liệu để chỉ sử dụng 1 loại TK 152. Điều này làm cho việc theo dõi, quản lý vật tư chưa được tốt cũng như trong công tác kế toán vật liệu không được rõ ràng, cụ thể. Hơn nữa thực tế cho thấy ở công ty lại chỉ sử dụng TK cấp 1 của TK nguyên vật liệu là TK 152 mà chưa sử dụng triệt để các loại TK cấp 2 của TK 152 như: TK 1521 : NVL chính. TK 1522 : NVL phụ. TK 1523 : Nhiên liệu TK 1524 : Phụ tùng thay thế TK 1525 : Thiết bị XDCB TK 1528 : Vật liệu khác. Để khắc phục nhược điểm này công ty nên trao đổi với bên thiết lập phần mềm kế toán mở rộng thêm hệ thống mã hoá để có thể sử dụng không chỉ hai loại TK cấp 1 của vật tư là TK 152 - NVL và TK 153 - CCDC mà còn có thể sử dụng các loại TK cấp 2 của từng loại TK vật tư như TK cấp 2 của TK 152 nêu ở trên và các TK cấp 2 của TK 153 - CCDC là: TK 1531 : CCDC TK 1532 : Bao bì luân chuyển. TK 1533 : Đồ dùng cho thuê. Cụ thể hơn ta có thể ví dụ: Vật tư của công ty đang được mã hoá có kí hiệu 3110025, theo hướng dẫn của công ty thì đây là quy định cho loại NVL chính thuộc nhóm lớn dây điện tử, còn kí hiệu 7191227 là loại công cụ, dụng cụ: đá mài. Như vậy khi nhìn vào các kí hiệu vật tư người ta không thể phân biệt được đâu là NVL, đâu là công cụ dụng cụ, đó đó nên mở rộng thêm hệ thống kí tự mã số để có thể ghi thêm số hiệu TK của loại vật tư, khi đó ta sẽ kí hiệu: 1521.3110025 : Dây điện từ. 4 chữ số đầu sẽ là số hiệu TK, các chữ số tiếp theo vẫn giữ nguyên ý nghĩa ban đầu của nó là quy định về nhóm lớn, nhóm nhỏ, hình dáng, kích cỡ, quy cách,... Tương tự ta có: 1523.6211067 : xăng dầu 1531.7191227 : đá mài 1532.9851207 : hộp cacton Đi đôi với việc sử dụng cả hai loại TK 152, 153 thì công ty nên xây dựng lại sổ danh điểm vật tư cho phù hợp với việc kí hiệu vật tư. 2-/ Xây dựng lại sổ danh điểm vật tư. Như đã biết, mẫu sổ danh điểm vật tư hiện tại ở công ty là: TT Danh điểm Tên vật tư Đơn vị tính .......... 1 2110305 Vít sắt mạ M3x5 cái 2 2110306 Vít sắt mạ M3x6 cái .......... .......... .......... 9.851207 Hộp cacton Ti cái Nhìn vào sổ danh điểm vật tư ta cũng không phân biệt được nguyên vật liệu, với công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu chính với nguyên vật liệu phụ. Nếu vật tư đã được mã hoá lại bằng việc mở rộng hệ thống kí tự thì theo tôi công ty cũng nên xây dựng lại sổ danh điểm vật tư dựa trên mã số vật tư. Mẫu sổ mới có thể là: TT Kí hiệu (mã hoá) Tên nhãn hiệu, quy cách Đơn vị tính Ghi chú Nhóm Danh điểm ....... ....... 1 1521.2 1521.2110305 Vít sắt mạ M3x5 cái ... ....... ....... ... 1521.3 1521.3110025 Dây điện từ 0,25 kg ... ....... ... ....... ... ....... 1532.9 1532.9851207 Hộp cacton Ti cái ... ....... 3-/ Về việc lập biên bản kiểm nghiệm chất lượng vật tư khi nhập về. Tại công ty Thiết bị đo điện thủ tục chứng từ khi nhập vật liệu mua bên ngoài còn thiếu biên bản kiểm nghiệm chất lượng vật tư. Việc này là do sau khi lên kế hoạch thu mua vật tư, phòng vật tư giao trách nhiệm cho nhân viên cung ứng vật tư. Nhân viên này sau khi tìm hiểu thị trường vật liệu, xác định loại vật liệu có chất lượng kỹ thuật và giá cả phù hợp với điều kiện sản xuất sẽ mang hàng về sản xuất thử. Nếu đảm bảo yêu cầu sẽ tiến hành mua tiếp. Như vậy ngay từ khi tìm hiểu thị trường nhân viên cung ứng vật tư đã phải đảm bảo về chất lượng hàng. Nhưng vấn đề đặt ra là việc liệu loại vật tư đó có giữ được chất lượng ban đầu sau khi được bảo quản trong thời gian dài hay không. Vì nếu trường hợp không sản xuất hết ngay thì phải nhập kho để dự trữ - bảo quản sau một thời gian chất lượng có thể thay đổi gây ảnh hưởng đến sản xuất và bộ phận tiếp liệu hay dự trữ, bảo quản sẽ phải chịu trách nhiệm về vấn đề này. Chính vì vậy công ty nên yêu cầu phòng vật tư lập biên bản kiểm nghiệm chất lượng vật tư khi mua về. 4-/ Về việc áp dụng phương pháp tính giá vật liệu xuất dùng. Đối với vật tư xuất dùng có nhiều phương pháp tính giá khác nhau như: phương pháp đơn vị bình quân; phương pháp nhập trước xuất trước; phương pháp nhập sau xuất trước; phương pháp tính theo giá hạch toán và phương pháp tính theo giá trực tiếp. Mỗi một phương pháp có những ưu, nhược điểm riêng phù hợp với điều kiện kinh doanh, trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán ở từng đơn vị khác nhau. Trước đây công ty Thiết bị đo điện áp dụng phương pháp tính giá hạch toán giá trị vật liệu xuất dùng nhưng do nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty nhiều nên phương pháp này không phù hợp. Hiện nay công ty áp dụng phương pháp đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ, là 1 trong 3 pương pháp đơn vị bình quân. Phương pháp này được tính như sau: = = x Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao, hơn nữa việc tính toán dần vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. Như đã nói ở phần I của chuyên đề, ngoài phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ còn có phương pháp đơn vị bình quân cuối kỳ trước và phương pháp đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập. Tuy nhiên phương pháp đơn vị bình quân cuối kỳ trước lại có nhược điểm là không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả trong kỳ tính toán với công thức tính là: = Còn theo phương pháp đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập ta có công thức tính sau: = Phương pháp này có ưu điểm là khắc phục được nhược điểm của 2 phương pháp trên, vừa chính xác, vừa kịp thời. Tuy nhiên phải tính toán nhiều lần, tốn công sức nhưng lại phù hợp với doanh nghiệp sử dụng chương trình kế toán máy và số nhập vật liệu trong kỳ không nhiều. Có thể nói với thực tế của công ty TBBĐ thì theo tôi công ty nên sử dụng phương pháp đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập. Vì vật tư của công ty thường được mua về theo kế hoạch cho từng tháng, từng quý của kỳ sản xuất cộng thêm việc công ty đã sử dụng chương trình kế toán máy như hiện nay. Đó là những điều kiện phù hợp với phương pháp. Việc thay đổi này có thể sẽ góp phần đem lại hiệu quả tốt hơn cho công tác kế toán do tính chính xác và tính kịp thời của phương pháp đem lại. 5-/ Về việc sử dụng TK 142 - Chi phí trả trước Hiện nay việc hạch toán CCDC xuất dùng được kế toán hạch toán vào TK 142 nhưng lại thực hiện phân bổ một lần cho tất cả các loại CCDC có giá trị khác nhau. Trong trường hợp giá trị CCDC xuất dùng lớn khi thực hiện phân bổ một lần sẽ làm cho giá thành đột nhiên tăng cao trong kỳ đó dẫn đến việc giá thành không chính xác. Do đó kế toán vật liệu nên thực hiện việc phân bổ giá trị của các loại công cụ dụng cụ xuất dùng theo phương pháp phân bổ 2 lần (với loại CCDC có giá trị tương đối cao) và theo phương pháp phân bổ nhiều lần (với loại CCDC có giá trị lớn), cụ thể: - Với trường hợp xuất dùng CCDC có giá trị tương đối cao, quy mô tương đối lớn thì kế toán áp dụng phương pháp phân bổ 2 lần (còn gọi là phân bổ 50% giá trị) khi xuất dùng kế toán phản ánh: + Bút toán 1: Phản ánh toàn bộ giá trị xuất dùng: Nợ TK 142 (1421) Có TK 153 (1531) + Bút toán 2: Phân bổ 50% giá trị xuất dùng cho các đối tượng sử dụng: Nợ TK có liên quan : 6273,6413,6423... Có TK 142 (1421) : 50% giá trị xuất dùng Khi báo hỏng, mất hoặc hết thời gian sử dụng. Nợ TK 138,334,111,152,... : phế liệu thu hồi hoặc bồi thường Nợ TK 6273,6413,6423 : phân bổ nốt giá trị còn lại (trừ thu hồi) Có TK 142 (1421) : giá trị còn lại (50% giá trị xuất dùng). - Với trường hợp xuất dùng CCDC có giá trị lớn, phục vụ cho nhiều kỳ thì toàn bộ giá trị xuất dùng được phân bổ dần vào chi phí. Kế toán phản ánh bút toán 1 như trường hợp trên, bút toán 2 là giá trị phân bổ mỗi lần. Các kỳ tiếp theo kế toán phản ánh bút toán phân bổ giá trị hao mòn. Khi báo hỏng, mất,... sau khi trừ phế liệu thu hồi, số bồi thường,... số còn lại sẽ phân bổ vào chi phí kinh doanh. 6-/ Về thủ tục giao nhận chứng từ giữa thủ kho và kế toán. Khi vật liệu về đến công ty, sau khi nhân viên kiểm tra chất lượng hàng mua về xong phòng vật tư mới viết phiếu nhập kho. Phiếu này do phụ trách cung tiêu ký rồi chuyển cho thủ kho ký nhận và vào thẻ kho. Theo định kỳ từ 5-7 ngày, kế toán vật liệu xuống kho lấy thẻ kho và phiếu nhập kho để đối chiếu, kiểm tra. Nếu khớp kế toán kí xác nhận vào thẻ kho. Nhưng việc giao nhận chứng từ giữa thủ kho và kế toán lại không được lập bảng kê giao nhận chứng từ. Điều này có thể dẫn đến trường hợp nếu xảy ra thất lạc, mất mát phiếu nhập kho và thẻ kho thì việc kiểm tra, xác định lại sẽ mất rất nhiều thời gian. Vì vậy công ty nên yêu cầu kế toán vật liệu và thủ kho lập bảng giao nhận chứng từ giữa thủ kho và kế toán. Kết luận Đối với các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu đóng một vai trò hết sức quan trọng (chiếm tỉ trọng cao trong giá thành sản phẩm), do đó việc quản lý vật liệu cần được chú trọng, trong đó có công tác hạch toán vật liệu. Công ty Thiết bị bưu điện là một doanh nghiệp sản xuất, sản phẩm được tiêu thụ ở nhiều nơi ở trong và ngoài nước. Sản phẩm của công ty phục vụ cho ngành kỹ thuật điện nên đòi hỏi phải có chất lượng cao. Nhận thức được tầm quan trọng của vật liệu đối với sự tồn tại của sản phẩm cũng như sự tồn tại của mình, trong những năm qua công ty đã rất quan tâm đến công tác hạch toán vật liệu. Thực tế cho thấy ở công ty thiết bị đo điện, công tác này đã được tổ chức và thực hiện khá tốt song vẫn còn một số vấn đề tồn tại cần được tiếp tục nghiên cứu và giải quyết để có thể nâng cao hơn nữa hiệu quả của việc quản lý vật liệu, góp phần thúc đẩy sự phát triển chung của cả công ty. Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại công ty, tôi đã vận dụng được cách vận dụng những kiến thức đã học trong nhà trường vào thực tế, đặc biệt trong phần hành vật tư. Với những kiến thức đã học tôi xin mạnh dạn đưa ra một số nhận xét và ý kiến như trên về công tác hạch toán vật liệu ở công ty Thiết bị đo điện. Do trình độ có hạn, thời gian thực tập ngắn và chưa có kinh nghiệm thực tế nên bản chuyên đề này không thể tránh khỏi những sai sót nhất định. Vì vậy, kính mong các cô chú trong phòng kế toán ở công ty chỉ bảo thêm để chuyên đề này được hoàn thiện hơn nữa. Cuối cùng, người viết bài này xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của các thầy cô giáo trong khoa, đặc biệt là đã tận tình giúp đỡ để bài viết này được hoàn thành. Xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo công ty Thiết bị đo điện, các cô chú trong phòng kế toán đã tận tình giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình tìm hiểu thực tế, thu thập và xử lý tài liệu viết bài. tài liệu tham khảo 1. Lý thuyết - thực hành KTTC VAT - Nguyễn Văn Công NXB Tài chính - 1999 2. Kinh tế quản trị và phân tích kinh doanh - Phạm Văn Được, Đặng Kim Cương. NXB Tài chính - 1997. 3. Giáo trình kinh tế quản trị - Nguyễn Minh Phương NXB Giáo dục 1998. 4. Kinh tế doanh nghiệp sản xuất - Đề cương bài giảng - Nguyễn Đình Huệ, Nguyễn Đình Đỗ. NXB Tài chính - 1999. 5. Giáo trình quản trị vật tư - Viện Đại học Mở - Hà Nội. 6. Một số luận văn khác. mục lục ._.