Kế toán nguyên vật liệu - Công cụ dụng cụ ở Công ty cổ phần sông đà 7.02 tại Hoà Bình

nhập của mình để bù đắp những chi phí bỏ ra và có lợi nhuận. Để thực hiện những yêu cầu đó các đơn vị phải quan tâm tới tất cả các khâu trong quá trình thi công từ khi bỏ vốn ra cho đến khi thu được vốn về, đảm bảo thu nhập cho đơn vị thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách nhà nước và thực hiện tái sản xuất mở rộng. Muốn vậy các đơn vị xây lắp phải thực hiện tổng hoà nhiều biện pháp, trong đó biện pháp quan trọng hàng đầu không thể thiếu được là thực hiện quản lý kinh tế trong mọi hoạt động xây lắp của doanh nghiệp. Hạch toán kế toán là một trong những công cụ có hiệu quả nhất để phản ánh khách quan và giám đốc có hiệu quả quá trình hoạt động xây lắp của Doanh nghiệp. Chi phí vật liệu là một trong những yếu tố của qúa trình sản xuất kinh doanh, thông thường chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn khoảng từ 70% giá trị công trình. Vì thế công tác quản lý nguyên vật liệu có ý nghĩa vô cùng quan trọng, thông qua công tác quản lý nguyên vật liệu có thể làm tăng hoặc giảm giá thành công trình. Từ đó buộc các doanh nghiệp phải quan tâm tới việc tiết kiệm triệt để chi phí nguyên vật liệu, làm sao cho với một lượng chi phí nguyên vật liệu như cũ sẽ làm ra được nhiều sản phẩm xây lắp hơn, tức là làm cho giá thành giảm đi mà vẫn đảm bảo chất lượng. Bởi vậy làm tốt công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là nhân tố quyết định làm hạ thấp chi phí giảm giá thành, tăng thu nhập cho doanh nghiệp, đây là một yêu cầu thiết thực, một vấn đề đang được quan tâm nhiều trong quá trình thi công xây lắp của các doanh nghiệp xây lắp hiện nay. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong việc quản lý chi phí sản xuất của doanh nghiệp. Trong thời gian thực tập tại Công Ty Cổ Phần Sông Đà 7.02 em đã đi sâu tìm hiểu, nghiên cứu đề tài"Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công Ty Cổ Phần Sông đà 7.02 tại Hoà Bình " làm báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình. Trong quá trình nghiên cứu về lý luận thực tế để hoàn thành đề tài em đã nhận được sự tận tình giúp đỡ của thầy, cô giáo trong Khoa Kế Toán - Trong Trường, cùng các anh chị, các cô chú trong phòng Tài chính Kế toán Công Ty Cổ Phần Sông Đà 7.02. Thông qua lý luận để tìm hiểu thực tiền, đồng thời từ thực tiễn làm sáng tỏ kiến thức học hỏi ở trường. Tuy nhiên do thời gian và trình độ chuyên môn còn hạn chế, nên báo cáo của em không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Em mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thày cô giáo, các cô chú, anh chị trong phòng Tài chính Kế toán - Công Ty Cổ Phần Sông Đà 7.02 tại Hoà Bình cùng các bạn sinh viên để bài viết của em thêm hoàn thiện. Nội dung của báo cáo này ngoài lời mở đầu và kết luận được chia làm 3 phần: Phần thứ nhất: Sơ lược về quá trình hình thành- phát triển và Tổ chức bộ máy kế toán của Công Ty Cổ Phần Sông Đà 7.02 tại Hoà Bình. Phần thứ hai : Tình hình thực tế hạch toán kế toán Nguyên vật liệu - Công cụ dụng cụ ở Công Ty Cổ Phần Sông Đà 7.02 tại Hoà Bình. Phần thứ ba: Một số nhận xét và ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán Nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ ở Công Ty Cổ Phần Sông đà 7.02 tại Hoà Bình . Phần thứ I. Sơ lược về quá trình hình thành - phát triển và tổ chức bộ máy kế toán của Công Ty Cổ Phần Sông Đà 7.02 tại Hoà Bình I. Đặc điểm tình hình chung ở Công ty cổ phần sông đà 702 . Công Ty Cổ Phần Sông Đà 702 là một doanh nghiệp Nhà nước hạch toán độc lập trực thuộc - Tổng công ty Sông Đà . Hiện nay trụ sở làm việc của Công Ty Cổ Phần đóng tại Phường Hữu Nghị - Thị xã Hoà Bình - Tỉnh Hoà Bình. 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công Ty. Công Ty Cổ Phần Sông Đà 7.02 là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tổng Công Ty Sông Đà được thành lập năm 1976 với tên gọi ban đầu là Công ty SX bê tông . Công ty có nhiệm vụ tổ chức sản xuất các loại vật liệu xây dựng nhằm phục vụ xây dựng các công trình trong và ngoài Tổng công ty Sông Đà đồng thời bổ xung thêm nhiều nghành nghề kinh doanh phù hợp với tình hình nhiệm vụ và sự phát triển lớn mạnh không ngừng về quy mô tổ chức, năng lực sản xuất kinh doanh đa chức năng như: Khai thác và sản xuất đá, sản xuất bê tông thương phẩm, bê tông đúc sẵn, khoan khai thác nước; sản xuất các sản phẩm cơ khí xây dựng; chế biến nông lâm sản và sản xuất đồ gỗ dân dụng; xây lắp các công trình thuỷ điện, thuỷ lợi, giao thông, công nghiệp và dân dụng ... Được sự chỉ đạo của Ban lãnh đạo Tổng công ty Sông Đà, Chi nhánh Cồng Ty Sông đà 7 tại Hoà Bình. Nhận nhiệm vụ mới, chủ trương chính sách của nhà nước của lãnh đạo của Tổng Công Ty Sông Đà đã đổi tên là Công Ty Cổ Phần Sông đà 7.02 và được thành lập để tiếp tục hoàn thành các công trình trực thuộc Công ty Sông đà 7 cũ đang thi công dở dang tại Tỉnh Hoà Bình. Để phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế đang chuyển đổi từng ngày, Công Ty Cổ Phần Sông Đà 7.02 Hoà Bình xác định nhiệm vụ chính của Đơn vị là : Sản xuất vật liệu xây dựng (SX bê tông thương phẩm , đá dăm, cát... ) Xây dựng các công trình thuỷ điện, thuỷ lợi và giao thông. Xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng và trang trí nội thất. Xây dựng công trình ngầm. Xây dựng các công trình điện thế 500KV, hệ thống cấp thoát nước. Sản xuất và gia công các sản phẩm cơ khí xây dựng. Khoan nổ mìn và khai thác mỏ. Chế biến nông lâm sản và sản xuất đồ gỗ dân dụng. Thực hiện các nhiệm vụ khác mà Tổng công ty giao. 2. Đặc điểm tổ chức quản lý của Công Ty Cổ Phần Sông đà 7.02: Hiện nay, Công ty cổ Phần Sông Đà 7.02 có khoảng 542 cán bộ công nhân viên với 8 đơn vị trực thuộc : 7 Đội xây lắp, 01 xưởng sản xuất đá và cơ quan Công Ty . Sơ đồ bộ máy quản lý của Công Ty Cổ Phần Sông đà 7.02 giám đốc Chủ Tịch Hội đồng QT Phó giám đốc Phòng KTCL Phòng VT CG Phòng KT KH Phòng TCHC Phòng TCKT Xuất phát từ yêu cầu của sản xuất kinh doanh, bộ máy tổ chức của Công ty Cổ Phần Sông Đà được tổ chức như sau : Công Ty thực hiện quản lý tập trung hoạt động sản xuất kinh doanh theo hình thức tham mưu đồng thời tăng cường tính chủ động cho các tổ, đội. Tại các Đội sản xuất có bộ máy và cơ cấu tổ chức riêng phù hợp với từng loại hình sản xuất kinh doanh, từng công trình thi công và chịu sự quản lý của Công Ty . * Ban Giám đốc bao gồm: + Giám đốc Công Ty: Là người chịu trách nhiệm cao nhất về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh và chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị Công Ty . + Phó Giám đốc phụ trách kinh tế: Là người giúp việc cho Giám đốc Công Ty trong việc điều hành các hoạt động kinh tế của đơn vị. + Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật: Là người giúp việc cho giám đốc Công Ty về các vấn đề kỹ thuật, mỹ thuật chất lượng sản phẩm ; kỹ thuật, tiến độ thi công các công trình. * Phòng Tài chính - Kế toán: Là một phòng chức năng trong Công Ty giúp Giám đốc Công Ty trong lĩnh vực Tài chính Kế toán. Chức năng của Phòng Tài chính Kế toán là: Cung cấp thông tin để lãnh đạo Công Ty biết được tình hình sử dụng các loại tài sản, lao động vật tư, tiền vốn, doanh thu, chi phí, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh; tính đúng đắn của các giải pháp đã đề ra và thực hiện trong sản xuất kinh doanh ... phục vụ cho việc điều hành, quản lý hoạt động của Công Ty một cách kịp thời, hiệu quả, phân tích, đánh giá tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh từ đó đề ra các biện pháp, quyết định phù hợp về đường lối phát triển của Công Ty. Kiểm tra kiểm soát toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công Ty theo đúng pháp luật của Nhà nước, theo cơ chế quản lý mới và theo đúng pháp lệnh Kế toán thống kê, điều lệ tổ chức Kế toán Nhà nước, điều lệ Kế toán trưởng và các quy định khác của Công ty. * Phòng Kinh tế-Kế hoạch: Giúp giám đốc Công Ty trong việc thực hiện toàn bộ công tác Kinh tế - Kế hoạch, công tác hợp đồng kinh tế định mức đơn giá sản xuất , công tác lập và chỉ đạo kế hoạch sản xuất và việc lập quản lý, triển khai thực hiện các dự án trong phạm vi toàn Công Ty theo cơ chế quản lý mới theo đúng pháp lệnh hợp đồng kinh tế và các quy định khác của Nhà nước, Tổng Công ty. *Phòng Vật tư cơ giới: Giúp giám đốc Công Ty trong các lĩnh vực như: Công tác đầu tư tái đầu tư thiết bị, quản lý, sửa chữa và bảo dưỡng, công tác sử dụng thiết bị ,vật tư thiết bị và hồ sơ thiết bị. * phòng Tổ chức- Hành chính: Giúp giám đốc Công Ty về công tác tổ chức lao động và tiền lương, công tác hành chính, văn phòng, đối ngoại, đời sống y tế của cán bộ công nhân viên chức. Đào tạo nâng cao tay nghề cho công nhân kỹ thuật ... * Phòng Kỹ thuật chất lượng: Giúp Giám đốc Công Ty xây dựng chiến lược định hướng phát triển của Công ty, lập và chỉ đạo kế hoạch sản xuát tháng, quý, năm; công tác quản lý kỹ thuật, theo dõi lập biện pháp khối lượng và tiến độ thi công tại các công trình. Quản lý các công tác đầu tư xây dựng cơ bản, phân tích hoạt động về quản lý kỹ thuật, quản lý chi phí sản xuất, xây dựng công trình, sản phẩm, an toàn và bảo hộ lao động trong toàn Công Ty . II. Tổ chức công tác kế toán của Công ty Cổ Phần Sông đà 7.02: Việc tổ chức thực hiện chức năng nhiệm vụ, nội dung công tác kế toán trong doanh nghiệp do bộ máy kế toán đảm nhận. Việc tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán sao cho hợp lý, gọn nhẹ và hoạt động có hiệu quả là điều kiện quan trọng để cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác và đầy đủ, hữu ích cho đối tượng sử dụng thông tin, đồng thời phát huy và nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán. Để đảm bảo được những yêu cầu trên, việc tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp phải căn cứ vào việc áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán, vào đặc điểm tổ chức vào quy mô sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vào hình thức phân công quản lý, khối lượng, tính chất và mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế tài chính cũng như yêu cầu, trình độ quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ quản lý và cán bộ kế toán. Việc tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán ở công ty có mối quan hệ chặt chẽ với hình thức tổ chức công tác kế toán. Hiện nay việc tổ chức công tác kế toán ở Công Ty tiến hành theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán. Theo hình thức tổ chức này thì toàn bộ công việc kế toán được thực hiện tập trung tại phòng kế toán của công ty và tại các đội trực thuộc, các đội không tổ chức bộ phận kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hướng dẫn, thực hiện hạch toán ban đầu, thu thập kiểm tra chứng từ về phòng tài chính kế toán của công ty. Bộ máy kế toán của cơ quan công ty bao gồm 7 người và các nhân viên kinh tế ở các đội, được phân công công tác như sau: + Kế toán trưởng Công Ty : Giúp giám đốc công tác tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, tài chính thông tin kinh tế trong toàn đơn vị theo cơ chế quản lý mới và theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê, điều lệ tổ chức kế toán nhà nước và điều lệ kế toán trưởng hiện hành. - Tổ chức bộ máy kế toán, đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ và đội ngũ cán bộ tài chính kế toán trong công ty. Phổ biến hướng dẫn thực hiện và cụ thể hoá kịp thời các chính sách, chế độ, thể lệ tài chính kế toán nhà nước và của Công ty. - Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công Ty và Kế toán trưởng Công ty về toàn bộ công tác tài chính kế toán. -Tổ chức việc tạo nguồn vốn và sử dụng các nguồn vốn. + Phó kế toán trưởng: Thay mặt Kế toán trưởng Công Ty điều hành công tác tài chính kế toán trong toàn công ty khi Kế toán trưởng đi vắng. Phó Kế toán trưởng giúp Kế toán trưởng trong các lĩnh vực sau: - Chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ kế toán cho các thành viên trong phòng và các đội, trực thuộc phù hợp với chế độ Tài chính Kế toán hiện hành. - Lập và giao kế hoạch cho các đơn vị trực thuộc. - Tổ chức kiểm tra kế toán. - Tổ chức phân tích các hoạt động kinh tế. - Chỉ đạo lập và thực hiện kế hoạch tài - chính tín dụng. - Kiểm tra đôn đốc các đơn vị và các kế toán viên trong phòng Tài chính Kế toán hoàn thành nhiệm vụ phân công. + Kế toán tổng hợp. - Theo dõi công tác thu vốn và công nợ các công trình do công ty thi công. - Kiểm tra và tổng hợp báo cáo quyết toán toàn công ty theo chế độ quy định. - Thực hiện quyết toán đối với các đội trực thuộc Công Ty. Hướng dẫn, kiểm tra các Đội trưởng thực hiện quyết toán chi phí các công trình theo đúng chế độ quy định. - Kiểm tra đôn đốc các các kế toán viên trong phòng Tài chính Kế toán hoàn thành nhiệm vụ phân công + Kế toán Thuế và Nhật ký chung . - Xác định các khoản Thuế phải nộp ngân sách. - Lập kê khai Thuế và quyết toán Thuế với các cục thuế. - Kiểm tra, sử lý các chứng từ kế toán trước khi vào Nhật ký chung. - Lập báo quyết toán Tài chính ty theo chế độ quy định. + Kế toán TSCĐ và đầu tư dài hạn . - Theo dõi TSCĐ và tính hình biến động của TSCĐ trong Công Ty . - Theo dõi thanh lý TSCĐ, Kiểm tra quyết toán sửa chữa lớn TSCĐ, tái đầu tư, lập hồ sơ thủ tục về đầu tư xây dựng cơ bản, quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản. - Theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ . - Lập các báo cáo về TSCĐ theo yêu cầu quản lý của Tổng Công ty. + Kế toán tiền lương, tiền gửi, tiền vay và thanh toán. - Theo dõi tiền vay và tiền gửi ngân hàng - Theo dõi thanh toán với ngân sách - thanh toán nội bộ, thanh toán với đơn vị cung cấp, các khoản phải thu của khách hàng. - Lập các chứng từ thanh toán với Ngân hàng. - Lập phiếu thu- chi. - Theo dõi thanh toán tạm ứng - Theo dõi thanh toán lương, BHXH . + Kế toán vật tư-công cụ dụng cụ. - Theo dõi tình hình Nhập – Xuất – Tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty - Lập phiếu nhập, xuất vật tư + Thủ quỹ kiêm kế toán vật tư : - Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch tiền mặt doanh từng tháng - Bảo quản theo dõi sổ số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ của quỹ. - Ghi chép thường xuyên việc thu- chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. - Thanh toán các khoản bằng ngân phiếu hoặc tiền mặt. ở phòng kế toán sau khi nhận được các chứng từ ban đầu, theo sự phân công thực hiện các công việc kế toán từ kiểm tra phân loại, xử lý chứng từ, lập các chứng từ, nhật ký cho tới việc ghi sổ tổng hợp, hệ thống hoá số liệu và cung cấp thông tin kế toán phục vụ yêu cầu quản lý. Đồng thời dựa trên các báo cáo kế toán đã lập tiến hành phân tích các hoạt động kinh tế để giúp lãnh đạo công ty trong việc quản lý, điều hành hoạt động của các công trình. Kế toán trưởng Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán thanh toán, Ngân hàng, nguyên vật liệu kế toán TH CP SX và GT Kế toán TSCđ, thủ quỹ Kế toán nhật ký chung - Hình thức kế toán là hệ thống sổ kế toán sử dụng để ghi chép, hệ thống hoá và tổng hợp số liệu từ các chứng từ kế toán theo một trình tự và phương pháp ghi chép nhất định. Hình thức tổ chức hệ thống kế toán bao gồm: số lượng các loại sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp kết cấu sổ, mối quan hệ, kiểm tra, đối chiếu giữa các sổ kế toán, trình tự và phương pháp ghi chép cũng như việc tổng hợp số liệu đó lập báo cáo kế toán. Để thuận lợi cho việc sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán công ty đã áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung và sử dụng gần hết các tài khoản do Bộ Tài chính ban hành. Niên độ kế toán được Công Ty áp dụng từ 01/01 đến 31/12 và kỳ kế toán Công Ty làm theo một năm 4 quý. Sơ đồ ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung. Chứng từ gốc (7) (5) (4) (1) (3) (1) (2) Sổ cái Sổ NK chung Sổ, thẻ KTchi tiết Sổ NK đặc biệt Bảng tổng hợp số liệu chi tiết (6) Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Trình tự ghi sổ: (1). Hàng tháng căn cứ chứng từ gốc hợp lệ lập điều khoản kế toán rồi ghi vào sổ nhật ký chung theo thứ tự thời gian rồi từ sổ nhật ký chung ghi vào sổ cái. (2) tổng hợp cần mở thêm các sổ nhật ký đặc biệt thì cũng căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ nhật ký đặc biệt rồi cuối tháng từ sổ nhật ký đặc biệt ghi vào sổ cái. (3) Các chứng từ cần hạch toán chi tiết đồng thời được ghi vào sổ kế toán chi tiết. (4) Lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết từ các sổ kế toán chi tiết. (5) Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh các tài khoản (6) Kiểm tra đối chiếu số liệu sổ cái và bảng tổng hợp số liệu chi tiết. (7) Tổng hợp số liệu lập bảng báo cáo kế toán. Một số chỉ tiêu Đơn vị đã đạt được : Khái quát tình hình sử dụng và dơ hữu vốn tại Công Ty theo số liện báo cáo Quyết toán năm 2003 Công Ty có tổng số vốn là : 75.972.977.549. đồng. Trong đó : +/ Nợ phải trả : 52.583.819.310 đồng +/ Nguồn vốn chủ sở hữu : 23.389.158.239 đồng +/ Vốn cố định : 8.922.943.753 đồng +/ Vốn lưu động : 15.616.360.145 đồng Cơ sở vật chất, kỹ thuật của Công Ty ước tính đến hết tháng 6 năm 2005 như sau : +/ Tổng số vốn lưu động và đầu tư ngắn hạn : 78.972.977.549 đ +/ TSCĐ và ĐT ngắn hạn : 24.374.469.571 đ Là Đơn vị kinh doanh xây lắp được nhà nước khoán thu bù chi nên lương của CB CNV cũng được khoán theo sản phẩm hoàn thành . Là Đơn vị làm ăn có hiệu quả trong nhiều năm, đờ sống CB CNV trong Công Ty được đảm bảo ổn định với mức lương bình quân khoảng 1.100.000 đồng / người / tháng . Là một Đơn vị kinh doanh của Công Ty có quy mô, bộ máy tổ chực hoạt động tương đối ổn định với tổng số CB CNV trong Công Ty là : 326 người, trong đó nhân viên quản lý : 148 người . Thu nhập bình quân CB CNV được tổng hợp Bảng dưới đay : Chỉ tiêu Kế hoạch Thực hiện Kỳ này Kỳ trước 1. Tổng quỹ lương 293.400.000 277.100.000 179.300.000 2. Tổng thu nhập 293.400.000 277.100.000 179.300.000 3.Tiền lương bình quân 900.000 850.000 550.000 4. Tổng thu nhập bình quân ( Đồng / người / tháng ) 900.000 850.000 550.000 Do tổng quỹ lương toàn Công Ty tăng nên thi nhập của người lao động cũng tăng rõ rệt . Nhìn vào báo cáo Tài chính của Công Ty năm 2003 và năm 2004 ta thấy doanh thu năm 2003 đạt : 13.510.000.000 đồng, đến năm 2004 đạt : 16.285.000.000 đồng vượt xấp sỉ 26 % so với năm 2003. Trong đó lợi nhuận của năm 2004 tăng - Lợi nhuận năm 2003 360.450.000 đồng - Lợi nhuận năm 2004 449.980.000 đồng Tăng 89.530.000 đồng Với kết quả khả quan và đáng tự hào như vậy nhất định Công ty sẽ ngày càng phát triển hang năm Công Ty đã đóng góp vào Ngân sách Nhà nước hàng trăn triệu đồng qua việc nộp thuế tài nguyên, Thuế Thu nhập doanh nghiệp. Cụ thể trong năm 2004 vừa qua số thuế Chi nhánh đa nộp vào Ngân sách nhà nước . Thuế tài nguyên 60.000.000 đồng Tuy vậy hoạt động sản xuất kinh doanh của Công Ty còn nhiều khó khăn một phần do Công Ty hoạt động sản xuất kinh doanh riêng biệt trong thời gian còn ngắn, một phần do cơ chế thịu trường diễn ra nhanh chóng cấp thiết vậy nên công tác tổ chức sản xuất kinh doanh chưa đạt hiệu quả cao nhất, tiến đọ thi công các công trình còn chậm, máy móc thiết bị cũ chưa đáp ứng được nhu cầu thị trường dẫn đến hiệu quả sử dụng máy chưa cao, ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh. Trong năm 2005 Công Ty sẽ cải thiện máy móc nhắm nâng cao hiệu quả của Công Ty . phần thứ II Tình hình thực tế hạch toán kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ ở Công Ty Cổ Phần sông Đà 7.02 1. Phân loại vật liệu công cụ dụng cụ ở Công ty: Để tiến hành thi công xây dựng nhiều công trình khác nhau đáp ứng nhu cầu thị trường công ty phải sử dụng một khối lượng nguyên vật liệu rất lớn bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau, mỗi loại vật liệu công cụ, dụng cụ có vai trò, tính năng lý hoá riêng. Muốn quản lý tốt và hạch toán chính xác vật liệu công cụ dụng cụ thì phải tiến hành phân loại vật liệu- công cụ dụng cụ một cách khoa học, hợp lý. Tại Công ty cũng tiến hành phân loại VL-CCDC. Song việc phân loại vật liệu chỉ để thuận tiện và đơn giản cho việc theo dõi, bảo quản nguyên vật liệu- công cụ dụng cụ ở kho. Nhưng trong công tác hạch toán do sử dụng mã vật tư nên công ty không sử dụng tài khoản cấp II để phản ánh từng loại vật liệu công cụ dụng cụ mà Công ty đã xây dựng mỗi thứ vật tư một mã số riêng, như quy định một lần trên bảng mã vật tư ở máy vi tính bởi các chữ cái đầu của vật liệu công cụ dụng cụ. Vì vậy tất cả các loại vật liệu sử dụng đều hạch toán tài khoản 152 "nguyên liệu vật liệu" các loại công cụ dụng cụ sử dụng đều hạch toán vào tài khoản 153 "công cụ dụng cụ". Cụ thể ở Công ty sử dụng mã vật tư như sau: * Đối với vật liệu của công ty được phân loại như sau: + NVL không phân loại thành NVL chính, vật liệu phụ mà được coi chúng là vật liệu chính: "Là đối tượng lao động chủ yếu của công ty, là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm xây dựng cơ bản. Nó bao gồm hầu hết các loại vật liệu mà Công ty sử dụng như: xi măng, sắt, thép, gạch, ngói, vôi ve, đá, gỗ… Trong mỗi loại được chia thành nhiều nhóm khác nhau, ví dụ: xi măng trắng, xi măng P400, xi măng P500, thép F 6A1, thép F10A1, thép F 20A2… thép tấm, gạch chỉ, gạch rỗng, gạch xi măng. + Nhiên liệu: Là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc, xe cộ như xăng, dầu. + Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị mà công ty sử dụng bao gồm phụ tùng thay thế các loại máy móc như máy cẩu, máy trộn bê tông, máy nghiền đá... và phụ tùng thay thế của xe ô tô như: săm lốp ô tô. + Phế liệu thu hồi: bao gồm các đoạn thừa của thép, tre, gỗ không sử dụng được nữa, vỏ bao xi măng… Công ty bảo quản vật liệu, công cụ dụng cụ tại kho tập trung của Công ty ; ngoài ra tại mỗi công trình cũng có một kho riêng nhằm giữ cho vật liệu không bị hao hụt thuận lợi cho việc cấp phát vật liệu để tiến hành thi công xây dựng. Vì vậy, các kho bảo quản phải khô ráo, tránh ô xy hoá vật liệu - công cụ dụng cụ, các kho có thể chứa các chủng loại vật tư giống hoặc khác nhau. Riêng các loại cát, sỏi, đá vôi được đưa thẳng tới công trình. Công ty xác định mức dự trữ cho sản xuất, định mức hao hụt, hợp lý trong quá trình vận chuyển bảo quản dựa trên kế hoạch sản xuất do phòng vật tư cơ giới đưa ra. Để phục vụ cho yêu cầu của công tác hạch toán và quản lý NVL, công cụ dụng cụ công ty đã phân loại NVL một cách khoa học nhưng Công ty chưa lập sổ danh điểm và mỗi loại VL Công ty sử dụng bởi chữ cái đầu là tên của vật liệu. Yêu cầu đối với thủ kho ngoài những kiến thức ghi chép ban đầu, còn phải có những hiểu biết nhất định các loại nguyên vật liệu của ngành xây dựng cơ bản để kết hợp với kế toán vật liệu ghi chép chính xác việc nhập, xuất bảo quản NVL trong kho. * Đối với công cụ - dụng cụ như sau: - Công cụ dụng cụ: dàn giáo, mác, cuốc, xẻng. - Bao bì luân chuyển: vỏ bao xi măng. - Đồ dùng cho thuê: các loại máy móc phục vụ thi công. 2. Tổ chức công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công Ty Hiện nay Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung, tuy nhiên cũng có một số vận dụng mẫu sổ phù hợp với thực tế và phát huy tốt các chức năng của kế toán. Cụ thể khi vật liệu, công cụ dụng cụ mua về đến kho của Công ty trình tự hạch toán được tiến hành như sau: 2.1. Thủ tục nhập kho: 2.1.1. Trường hợp nhập vật liệu, công cụ dụng cụ từ nguồn mua ngoài: Theo chế độ kế toán quy định, tất cả các loại vật liệu công cụ dụng cụ về đến Công ty đều phải tiến hành kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho. Khi vật liệu, công cụ dụng cụ được chuyển đến Công ty, người đi nhận hàng (nhân viên tiếp liệu) phải mang hoá đơn của bên bán vật liệu, Công ty cụ dụng cụ lên phòng vật tư cơ giới, trong hoá đơn đã ghi rõ các chỉ tiêu: chủng loại, quy cách vật liệu, khối lượng vật liệu, đơn giá vật liệu, thành tiền, hình thức thanh toán. Căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán, phòng vật tư cơ giới xem xét tính hợp lý của hoá đơn, nếu nội dung ghi trong hoá đơn phù hợp với hợp đồng đã ký, đúng chủng loại, đủ số lượng, chất lượng đảm bảo, thì đồng ý nhập kho số vật liệu đó đồng thời nhập thành 2 liên phiếu nhập kho. Người lập phiếu nhập kho phải đánh số hiệu phiếu nhập và vào thẻ kho rồi giao cả 2 liên cho người nhận hàng. Người nhận hàng mang hoá đơn kiêm phiếu xuất kho và 2 liên phiếu nhập kho tới để nhận hàng. Thủ kho tiến hành kiểm nhận số lượng và chất lượng ghi vào cột thực nhập rồi ký nhận cả 2 liên phiếu nhập kho, sau đó vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho phải chuyển cho kế toán vật liệu một liên phiếu nhập còn một liên phiếu nhập phải chuyển cho kế toán công nợ (kèm theo hoá đơn kiêm phiếu xuất kho) để theo dõi thanh toán. Đồng thời kế toán vật liệu phải đối chiếu theo dõi kế toán công nợ để phát hiện những trường hợp thủ kho còn thiếu phiếu nhập kho chưa vào thẻ kho hoặc nhân viên tiếp liệu chưa mang chứng từ hoá đơn đến thanh toán nợ. Kế toán theo dõi công nợ phải thường xuyên theo dõi thông báo số nợ của từng người. Thủ tục nhập kho được biểu diễn theo sơ đồ sau: Sơ đồ 04 Hoá đơn nhập kho Phiếu Hoá đơn Nhập kho Ban kiểm nghiệm Phòng vật tư cơ giới Vật liệu, công cụ, dụng cụ Biên bản kiểm nghiệm Phòng kế toán Hàng tháng nhân viên giữ kho mang chứng từ của mình lên phòng kế toán công ty để đối chiếu số liệu giữa phiếu nhập kho và thẻ kho, đồng thời kế toán rút sổ số dư cuối tháng và ký xác nhận vào thẻ kho. Từ những chứng từ gốc sau đây, kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ sẽ tiến hành công việc của mình  Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01/GTGT - 3LL Liên 2: Giao cho khách hàng FD/99 - B Ngày 8/6/2004 N0: 00538 Đơn vị bán hàng: Cửa hàng vật liệu xây dựng số 27B Địa chỉ: Thanh Xuân - Hà Nội Số TK : _ _ _ _ _ _ _ _ 0 3 5 1 0 6 0 2 0 5 1 1 Điện thoại: 8588553 MS: Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Văn Hùng Đơn vị: Công Ty Cổ Phần Sông đà 7.02. Địa chỉ: P. Hữu Nghị- Thị xã Hoà Bình Số TK:  _ _ _ _ _ _ _ _ _ 1 5 9 5 0 1 0 4 0 0 Hình thức thanh toán: TM Mã số STT Hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Coppha tôn m2 350 220.000 77.000.000 Cộng 77.000.000 Thuế VAT: 5% tiền thuế VAT 3.850.000 Tổng cộng tiền thanh toán 80.850.000 Số tiền viết bằng chữ: Tám mươi triệu tám trăm năm mươi ngàn đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Đơn vị bán có thể sử dụng hoá đơn kiêm phiếu xuất kho để thay cho hoá đơn bán hàng. Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho là căn cứ để đơn vị bán hạch toán doanh thu và người mua hàng làm chứng từ để ghi sổ kế toán. Căn cứ vào hoá đơn và số hàng thực tế đã về, phòng vật tư cơ giới viết phiếu nhập kho ngày 8/4/2004 - Số 538. Thủ kho xác định số lượng và đơn giá tiến hành nhập kho. Mẫu số 03 Đơn vị: Cửa hàng VLXD 27B Phiếu nhập kho Thanh xuân - Hà Nội Ngày 8/06/2004 Số 154 Tên người mua: Nguyễn Văn Hùng Theo hoá đơn số 538 ngày 8/6/2004 của cửa hàng vật liệu xây dựng số 27B Thanh Xuân - Hà Nội. STT Tên quy cách sản phẩm, hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập 1 Cốp pha tôn m2 350 350 220.000 77.000.000 Cộng 77.000.000 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Bảy mươi bảy triệu đồng chẵn. Ngày 08 tháng 4 năm 2004. Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)  Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01/GTGT - 3LL Liên 2: Giao cho khách hàng EC/99 - T Ngày 10/6/2004 N0: 02162 Đơn vị bán hàng: CT thương mại Hà Thành Địa chỉ: 36A - Đường Láng Số TK : _ _ _ _ _ _ _ _ Điện thoại: 7562.346 MS: Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Văn Hùng Đơn vị: Công Ty Cổ Phần Sông Đà 7.02. Địa chỉ: P. Hữu Nghị- Hoà Bình Số TK:  _ _ _ _ _ _ _ _ _ 1 5 9 5 0 1 0 4 0 0 Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số STT Hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 Xi măng Hoàng Thạch Cước vận chuyển kg kg 40.000 40.000 810 30 32.400.000 120.000 Cộng 32.520.000 Thuế VAT: 5% tiền thuế VAT 1.626.000 Tổng cộng tiền thanh toán 34.146.000 Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi tư triệu, một trăm bốn sáu nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Mẫu số 03 Đơn vị: Công Ty Cổ Phần Sông đà 7.02 Phiếu nhập kho Số 162 Hữu Nghị- Hoà Bình Ngày 10/6/2004 Tên người mua: Nguyễn Văn Hùng Nhập vào kho:Công TY STT Tên quy cách sản phẩm, hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập 1 Xi măng Hoàng Thạch kg 40.000 40.000 840 33.600.000 Cộng 33.600.000 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Ba mươi ba triệu sáu trăm ngàn đồng chẵn. Ngày 10 tháng 6 năm 2004. Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đối với công cụ dụng cụ: Do công cụ dụng cụ trong mỗi công trình XDXB có số lượng ít hơn so với vật liệu. Vì thế cả khâu vận chuyển và bảo quản công cụ dụng cụ đơn giản hơn vật liệu. Căn cứ vào yêu cầu công cụ dụng cụ nhân viên tiếp liệu thu mua mang hoá đơn về như sau:  Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01/GTGT - 3LL Liên 2: Giao cho khách hàng I/99 - F Ngày 9/6/2004 N0: 622 Đơn vị bán hàng: Cửa hàng ki ốt số I chợ Tân Thành Địa chỉ: P. Tân Hoà - Hoà Bình Số TK : _ _ _ _ _ _ _ _ Điện thoại: 852456 MS: Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Văn Hùng Đơn vị: Công Ty Cổ Phần 7.02 Địa chỉ: Hữu Nghị – Hoà Bình Số TK:  _ _ _ _ _ _ _ _ _ 1 5 9 5 0 1 0 4 0 0 Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS STT Hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 Xẻng Bàn văn phòng Cuốc Chiếc Chiếc Chiếc 20 4 20 12.000 350.000 6.000 240.000 1.400.000 120.000 Cộng 1.760.000 Thuế VAT: 5% tiền thuế VAT 88.000 Tổng cộng tiền thanh toán 1.848.000 Số tiền viết bằng chữ: Một triệu tám trăm bốn mươi tám nghìn đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Đơn vị: Công Ty Cổ Phần SĐ7.02 Phiếu nhập kho Số 161 Ngày 10/6/2004 Tên người nhập: Nguyễn Văn Hùng Theo hoá đơn số 622 ngày 9/6/2004 STT Tên quy cách sản phẩm, hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập 1 2 3 Xẻng Bàn máy tính focmica Cuốc Chiếc Chiếc Chiếc 20 4 20 20 4 20 12.000 350.000 6.000 240.000 1.400.000 120.000 Cộng 1.760.000 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Một triệu bảy trăm sáu mươi ngàn đồng chẵn. Ngày 10 tháng 4 năm 2004. Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.1.2. Nhập do di chuyển nội bộ. Căn cứ vào yêu cầu di chuyển kho của sản xuất và quản lý, phòng vật tư cơ giới lập phiếu di chuyển nội bộ gồm 2 liên. Người di chuyển mang 2 liên đến thủ kho xuất hàng, ghi thẻ kho sau đó xuất hàng theo số thực xuất và ký nhận song song giữ lại một liên để giao cho kế toán vật liệu, một liên đưa cho người di chuyển mang đến kho nhập, thủ tục nhập hàng và ký nhận ở phần thực nhập rồi vào._.