Kế toán nguyên liệu, vật liệu tại Công ty XNK và Đầu tư xây dựng Hà Nội

tham gia vào một chu kỳ sản xuất, bị tiêu hao toàn bộ và chuyển dịch giá trị một lần vào giá trị công trình mới tạo ra. Đặc điểm nổi bật của doanh nghiệp xây lắp là chi phí nguyên liệu, vật liệu thường chiếm tỉ trọng rất lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, từ 70% đến 80%, do đó việc quản lý và sử dụng tiết kiệm, hợp lý nguyên liệu, vật liệu là vấn đề được các nhà quản lý luôn quan tâm hàng đầu nhất là trong môi trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay. Quy luật đào thải khắc nghiệt của nền kinh tế thị trường buộc các doanh nghiệp phải tìm mọi cách nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm trong đó có việc giảm mức tiêu hao nguyên liệu, vật liệu. Tuy nhiên đây không phải là một công việc đơn giản bởi vì giảm chi phí nguyên liệu, vật liệu nhưng vẫn phải đảm bảo tiến độ thi công, đảm bảo chất lượng cho các công trình. Những đặc điểm trên cho thấy nguyên liệu, vật liệu có vai trò hết sức quan trọng trong doanh nghiệp xây lắp, nó không chỉ ảnh hưởng đến chất lượng công trình mà còn ảnh hưởng đến lợi nhuận, đến khả năng cạnh tranh và uy tín của doanh nghiệp. Do đó cần phải tổ chức công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu nhằm đạt tới sự hoàn thiện trong việc quản lý và sử dụng, đáp ứng các yêu cầu đặt ra của thực tế. 1.2. Yêu cầu của công tác quản lý nguyên liệu, vật liệu Là tài sản dự trữ sản xuất, thường xuyên biến động lại chiếm tỉ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm xây lắp vì vậy việc quản lý nguyên liệu, vật liệu sao cho vừa tiết kiệm vừa có hiệu quả là bài toán làm đau đầu không ít các nhà quản lý. Trên thực tế điều này chỉ có thể thực hiện được khi doanh nghiệp làm tốt công tác quản lý nguyên liệu, vật liệu ở tất cả các khâu từ khâu thu mua, vận chuyển, bảo quản cho đến khâu dự trữ và sử dụng. + ở khâu thu mua đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý về số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá cả và chi phí thu mua nguyên liệu, vật liệu theo đúng tiến độ, thời gian, phù hợp với kế hoạch sản xuất, thi công của đơn vị mình. Muốn vậy thì cần phải cân nhắc ngay từ đầu trong việc lựa chọn nguồn cung ứng nguyên liệu, vật liệu, địa điểm, thời gian giao hàng cũng như về phương tiện và cước phí vận chuyển. Đồng thời phải dự đoán trước được những biến động về cung cầu và giá nguyên liệu, vật liệu trên thị trường để có biện pháp điều chỉnh thích hợp. + ở khâu bảo quản cần chú trọng đầu tư nâng cấp hệ thống kho tàng, bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại nguyên liệu, vật liệu nhằm đảm bảo an toàn và hạn chế tới mức thấp nhất tình trạng hao hụt, hư hỏng, mất mát. + ở khâu dự trữ cần xây dựng các định mức dự trữ thích hợp cho từng loại nguyên liệu, vật liệu trong từng giai đoạn tránh tình trạng ứ đọng hay khan hiếm nguyên liệu, vật liệu từ đó ảnh hưởng đến tốc độ luân chuyển vốn và tiến độ thi công các công trình. + ở khâu sử dụng cần sử dụng tiết kiệm, hợp lý trên cơ sở định mức dự toán chi phí nguyên liệu, vật liệu đã đề ra. Nhiệm vụ của các nhà quản lý là phải thường xuyên kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng nguyên liệu, vật liệu nhằm phát hiện và ngăn chặn kịp thời tình trạng sử dụng lãng phí, không đúng mục đích, tình trạng bớt xén, đưa các loại nguyên liệu, vật liệu sai quy cách, phẩm chất vào trong thi công... Đồng thời có chính sách khuyến khích việc phát huy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật nhằm hạ thấp mức tiêu hao nguyên liệu, vật liệu như tận dụng các phế liệu thu hồi hay sử dụng vật liệu rẻ tiền thay thế. 1.3. Nhiệm vụ của kế toán nguyên liệu, vật liệu Xuất phát từ vai trò và đặc điểm của nguyên liệu, vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp, kế toán nguyên liệu, vật liệu cần thực hiện tốt những nhiệm vụ sau : - Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của nguyên liệu, vật liệu cả về giá trị và hiện vật. Tính toán đúng đắn trị giá vốn thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập và xuất kho. - Thông qua việc ghi chép, phản ánh để kiểm tra, giám sát tình hình thu mua, dự trữ và tiêu hao nguyên liệu, vật liệu nhằm phát hiện và xử lý kịp thời tình trạng nguyên liệu, vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất hay tình trạng sử dụng lãng phí và phi pháp nguyên liệu, vật liệu. - Tham gia kiểm kê, đánh giá nguyên liệu, vật liệu theo đúng chế độ quy định của Nhà nước, tiến hành phân tích tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, sử dụng, dự trữ và bảo quản nguyên liệu, vật liệu, lập báo cáo và cung cấp các thông tin cần thiết về nguyên liệu, vật liệu phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp. 2. Phân loại và đánh giá nguyên liệu, vật liệu 2.1. Phân loại nguyên liệu, vật liệu Trong doanh nghiệp xây lắp, nguyên liệu, vật liệu bao gồm nhiều loại khác nhau với nội dung kinh tế, vai trò, công dụng, tính chất lí, hóa khác nhau. Để quản lý chặt chẽ và hạch toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp thì cần phải tiến hành phân loại nguyên liệu, vật liệu. Phân loại nguyên liệu, vật liệu là việc sắp xếp nguyên liệu, vật liệu thành từng loại, từng nhóm khác nhau theo các tiêu thức nhất định. - Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò và công dụng của nguyên liệu, vật liệu trong quá trình xây lắp, nguyên liệu, vật liệu được chia thành các loại sau: + Nguyên liệu, vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm xây lắp như: xi măng, gạch, gỗ, sắt, thép... + Vật liệu phụ: là các loại vật liệu có tác dụng phụ trợ, được sử dụng để làm tăng chất lượng, hoàn chỉnh sản phẩm xây lắp hoặc phục vụ cho công tác quản lý như: các loại phụ gia, sơn, xà phòng... + Nhiên liệu: dùng để phục vụ cho các phương tiện vận tải, máy móc thiết bị thi công như: xăng, dầu, than, củi... + Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế, sửa chữa các phương tiện vận tải, máy móc thiết bị thi công . + Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị, phương tiện được sử dụng cho công tác xây dựng cơ bản ( cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình ). + Vật liệu khác: là các loại vật liệu được loại ra trong quá trình xây lắp như: gạch, gỗ, sắt, thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định. - Căn cứ vào nguồn nhập, nguyên liệu, vật liệu được chia thành các loại sau: + Nguyên liệu, vật liệu mua ngoài + Nguyên liệu, vật liệu tự sản xuất + Nguyên liệu, vật liệu thuê ngoài gia công chế biến + Nguyên liệu, vật liệu do nhận vốn góp liên doanh, vốn cổ phần + Nguyên liệu, vật liệu do cấp trên cấp + Nguyên liệu, vật liệu được thưởng, được biếu, tặng - Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng, nguyên liệu, vật liệu được chia thành: + Nguyên liệu, vật liệu trực tiếp dùng vào hoạt động xây lắp + Nguyên liệu, vật liệu dùng cho các nhu cầu khác như quản lý doanh nghiệp, quản lý tổ, đội sản xuất ... 2.2. Đánh giá nguyên liệu, vật liệu Đánh giá nguyên liệu, vật liệu là việc xác định giá trị của nó theo những nguyên tắc nhất định. Theo quy định hiện hành ( Chuẩn mực số 02 - Hàng tồn kho ), kế toán nhập, xuất, tồn kho nguyên liệu, vật liệu phải phản ánh theo giá gốc ( giá vốn thực tế ) 2.2.1. Giá thực tế nguyên liệu, vật liệu nhập kho Trong doanh nghiệp xây lắp, nguyên liệu, vật liệu được nhập từ nhiều nguồn khác nhau. Giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu trong các trường hợp được xác định như sau : - Đối với nguyên liệu, vật liệu mua ngoài Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá ( nếu có ) Chi phí thu mua Giá mua ghi trên hoá đơn Giá vốn thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho - + = Trong đó giá mua ghi trên hoá đơn bao gồm cả các loại thuế không được hoàn lại như thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt và được xác định như sau: + Đối với doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng ( GTGT ) theo phương pháp khấu trừ thì giá mua ghi trên hoá đơn là giá mua không có thuế GTGT + Đối với doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp trên GTGT thì giá mua ghi trên hoá đơn là tổng giá thanh toán phải trả cho người bán ( bao gồm cả thuế GTGT ) Chi phí thu mua là các khoản chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tổ chức thu mua, vận chuyển nguyên liệu, vật liệu từ nơi giao của đơn vị bán về nhập kho an toàn theo yêu cầu quản lý của đơn vị mua như : chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, chi phí thuê kho bãi, tiền phạt, tiền bồi thường, chi phí môi giới, hao hụt trong định mức... - Đối với nguyên liệu, vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất Giá vốn thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho là giá thành sản xuất thực tế - Đối với nguyên liệu, vật liệu thuê ngoài gia công chế biến Giá vốn thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho là giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất thuê ngoài gia công chế biến cộng với (+) chi phí vận chuyển, bốc dỡ đến nơi nhận thuê gia công và từ nơi đó về doanh nghiệp + chi phí phải trả cho người nhận gia công chế biến. Trong đó chi phí phải trả cho người nhận gia công chế biến được xác định như sau : + Đối với nguyên liệu, vật liệu gia công chế biến thuộc diện chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì chi phí gia công phải trả không bao gồm thuế GTGT đầu vào. + Đối với nguyên liệu, vật liệu gia công chế biến thuộc diện chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì chi phí gia công phải trả là tổng số tiền phải thanh toán cho bên nhận gia công chế biến ( bao gồm cả thuế GTGT đầu vào ). - Đối với nguyên liệu, vật liệu do nhận vốn góp liên doanh, vốn cổ phần Giá vốn thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho là giá thoả thuận giữa các bên tham gia góp vốn liên doanh, vốn cổ phần + các chi phí liên quan đến việc tiếp nhận ( nếu có ) - Đối với nguyên liệu, vật liệu do cấp trên cấp Giá vốn thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho là giá ghi trên biên bản bàn giao nguyên liệu, vật liệu + các chi phí liên quan đến việc tiếp nhận ( nếu có ) - Đối với nguyên liệu, vật liệu được thưởng, được biếu, tặng Giá vốn thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho là giá thị trường tại thời điểm tiếp nhận + các chi phí liên quan đến việc tiếp nhận ( nếu có ) - Đối với phế liệu nhập kho Giá vốn thực tế của phế liệu nhập kho là giá ước tính có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu 2.2.2. Giá thực tế nguyên liệu, vật liệu xuất kho Để tính trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho, tuỳ theo đặc điểm hoạt động, tuỳ theo yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán mà doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các phương pháp sau đây, tuy nhiên phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng. - Tính theo phương pháp đích danh Phương pháp tính theo giá đích danh được áp dụng đối với doanh nghiệp có ít loại nguyên liệu, vật liệu hoặc nguyên liệu, vật liệu ổn định và có tính tách biệt. Theo phương pháp này trước hết phải theo dõi, quản lý được số lượng và đơn giá thực tế nhập kho của từng lô hàng. Sau đó khi xuất kho nguyên liệu, vật liệu thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá thực tế nhập kho của lô hàng đó để tính ra giá thực tế xuất kho. - Tính theo phương pháp bình quân gia quyền Theo phương pháp này thì giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho được tính như sau: Số lượng nguyên liệu, vật liệu xuất kho Đơn giá bình quân Giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho x = trong đó đơn giá bình quân có thể tính theo một trong các cách sau: + Cách 1 + Giá thực tế nguyên liệu, vật liệu nhập trong kỳ Số lượng nguyên liệu, vật liệu nhập trong kỳ Giá thực tế nguyên liệu, vật liệu tồn đầu kỳ Số lượng nguyên liệu, vật liệu tồn đầu kỳ Đơn giá bình quân = + Cách tính này tuy đơn giản, dễ thực hiện nhưng độ chính xác không cao, việc tính toán dồn vào cuối kỳ sẽ ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung.  + Cách 2 Trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ Đơn giá bình quân = Số lượng nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ Cách tính này tương đối đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình biến động nguyên liệu, vật liệu trong kỳ tuy nhiên nó có nhược điểm là chưa tính đến sự biến động của nhân tố giá cả trong kỳ. + Cách 3 Trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập Số lượng nguyên liệu, vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập Đơn giá bình quân = Cách tính này cho phép khắc phục nhược điểm của hai cách trên nhưng tốn rất nhiều công sức và phải tính toán nhiều lần. - Tính theo phương pháp nhập trước xuất trước Theo phương pháp này trước hết phải xác định được đơn giá thực tế của từng lần nhập kho và giả định là nguyên liệu, vật liệu nào nhập kho trước thì xuất trước. Sau đó căn cứ vào số lượng xuất kho để tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc : nguyên liệu, vật liệu xuất kho trước được tính theo đơn giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu thuộc lần nhập trước, số còn lại của lần xuất trước ( nếu có ) sẽ được tính theo đơn giá thực tế của lần nhập tiếp theo. Phương pháp này thường được sử dụng trong trường hợp giá cả ổn định và có xu hướng giảm. - Tính theo phương pháp nhập sau xuất trước Theo phương pháp này trước hết phải xác định được đơn giá thực tế của từng lần nhập kho và giả định là nguyên liệu, vật liệu nào nhập kho sau thì xuất trước. Sau đó căn cứ vào số lượng xuất kho để tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc : nguyên liệu, vật liệu xuất kho trước được tính theo đơn giá thực tế của lần nhập cuối cùng, số còn lại ( nếu có ) sẽ được tính theo đơn giá thực tế của lần nhập trước đó. Phương pháp này thường được sử dụng trong trường hợp lạm phát. 3. Kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu Kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu đòi hỏi phải phản ánh cả về số lượng và giá trị của từng loại, từng nhóm, từng thứ nguyên liệu, vật liệu theo từng kho, từng người phụ trách vật chất và phải được tiến hành đồng thời ở cả kho và phòng kế toán. Các doanh nghiệp cần tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và lựa chọn phương pháp kế toán phù hợp với đặc điểm của đơn vị mình nhằm nâng cao hiệu quả của công tác quản lý nguyên liệu, vật liệu. 3.1. Chứng từ sử dụng Căn cứ vào chế độ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp xây lắp ban hành theo Quyết định 1864/1998/QĐ/BTC ngày 16/12/1998 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán về nguyên liệu, vật liệu bao gồm: - Phiếu nhập kho ( mẫu 01-VT ) - Phiếu xuất kho ( mẫu 02-VT ) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu 03-VT ) - Thẻ kho ( mẫu 06-VT ) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá ( mẫu 08-VT ) Ngoài ra doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ mang tính chất hướng dẫn như : - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức ( mẫu 04-VT ) - Biên bản kiểm nghiệm ( vật tư, sản phẩm, hàng hoá ) ( mẫu 05-VT ) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( mẫu 07-VT ) Các chứng từ phải lập đủ số liên, theo đúng quy định trong chế độ và phải ghi chép đầy đủ, kịp thời, đúng với thực tế nghiệp vụ kinh tế phát sinh.Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ sẽ do kế toán trưởng của đơn vị quy định. 3.2. Phương pháp kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu Kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu thường được thực hiện theo các phương pháp sau: 3.2.1. Phương pháp ghi thẻ song song - Nguyên tắc : ở kho chỉ ghi chép về mặt số lượng còn ở phòng kế toán ghi chép cả về số lượng và giá trị của từng loại nguyên liệu, vật liệu. - Trình tự ghi chép ở kho : Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập, xuất nguyên liệu, vật liệu, thủ kho ghi số lượng nguyên liệu, vật liệu thực nhập, thực xuất vào thẻ hoặc sổ kho có liên quan. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn trên thẻ kho với số tồn nguyên liệu, vật liệu thực tế tại kho. Hàng ngày hoặc định kỳ 3-5 ngày một lần, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho nguyên liệu, vật liệu về phòng kế toán. - Trình tự ghi chép ở phòng kế toán : Phòng kế toán mở thẻ hoặc sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu cho từng loại nguyên liệu, vật liệu tương ứng với thẻ kho của từng kho để theo dõi cả về số lượng và giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ 3-5 ngày một lần, khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu của thủ kho chuyển đến, kế toán phải kiểm tra từng chứng từ, ghi đơn giá, tính thành tiền rồi ghi vào thẻ hoặc sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu liên quan. Cuối tháng kế toán cộng thẻ hoặc sổ tính ra tổng số nhập, xuất và tồn kho của từng loại nguyên liệu, vật liệu rồi đối chiếu với thẻ kho của thủ kho đồng thời lập báo cáo tổng hợp nhập, xuất, tồn kho về giá trị để đối chiếu với bộ phận kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu. - Ưu, nhược điểm và phạm vi áp dụng : + Ưu điểm : Đơn giản, dễ áp dụng, dễ kiểm tra đối chiếu. + Nhược điểm : Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về mặt số lượng, khối lượng ghi chép tương đối lớn. + Phạm vi áp dụng : áp dụng đối với doanh nghiệp có ít chủng loại nguyên liệu, vật liệu, khối lượng nhập, xuất không nhiều, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán còn hạn chế. Sơ đồ 1 : Kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song Thẻ kho Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Thẻ hoặc sổ chi tiết NL,VL Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho NL,VL Kế toán tổng hợp : Ghi hàng ngày hoặc định kỳ : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra 3.2.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Nguyên tắc : ở kho chỉ ghi chép về mặt số lượng còn ở phòng kế toán ghi chép cả về số lượng và giá trị của từng loại nguyên liệu, vật liệu. - Trình tự ghi chép ở kho : Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên liệu, vật liệu giống như phương pháp ghi thẻ song song - Trình tự ghi chép ở phòng kế toán : Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại nguyên liệu, vật liệu ở từng kho dùng cho cả năm nhưng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Sau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho nguyên liệu, vật liệu của thủ kho chuyển đến, kế toán phải kiểm tra lại rồi lập các bảng kê nhập, bảng kê xuất theo từng loại nguyên liệu, vật liệu. Cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu trong bảng kê để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển đồng thời đối chiếu số liệu trên sổ đó với thẻ kho và với bộ phận kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu. - Ưu, nhược điểm và phạm vi áp dụng : + Ưu điểm : Khối lượng ghi chép của phòng kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. + Nhược điểm : Việc ghi sổ vẫn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về mặt số lượng ; hạn chế tác dụng của kiểm tra vì công việc đối chiếu số liệu chỉ được thực hiện vào cuối tháng. + Phạm vi áp dụng : áp dụng đối với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, chủng loại và khối lượng nhập, xuất nguyên liệu, vật liệu không thường xuyên. Sơ đồ 2 : Kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Bảng kê nhập Bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Kế toán tổng hợp : Ghi hàng ngày hoặc định kỳ : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra 3.2.3. Phương pháp sổ số dư - Nguyên tắc : ở kho ghi chép về mặt số lượng còn ở phòng kế toán ghi chép về mặt giá trị - Trình tự ghi chép ở kho : Hàng ngày hoặc định kỳ 3-5 ngày sau khi ghi thẻ kho, thủ kho tập hợp toàn bộ các chứng từ nhập, xuất kho phát sinh trong ngày, trong kỳ và phân loại theo từng nhóm nguyên liệu, vật liệu theo quy định. Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ, thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ ( một bản chứng từ nhập, một bản chứng từ xuất ) rồi giao cho phòng kế toán kèm theo phiếu nhập, xuất nguyên liệu, vật liệu. Cuối tháng, thủ kho căn cứ vào thẻ kho đã được kế toán kiểm tra ghi số lượng tồn cuối tháng của từng loại nguyên liệu, vật liệu vào sổ số dư. Sổ số dư được kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trước ngày cuối tháng kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ. Ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền. - Trình tự ghi chép ở phòng kế toán : Khi nhận được chứng từ nhập, xuất nguyên liệu, vật liệu của thủ kho, kế toán kiểm tra lại chứng từ, ghi đơn giá tính thành tiền rồi ghi vào từng chứng từ. Sau đó tổng hợp giá trị nguyên liệu, vật liệu nhập, xuất kho theo từng nhóm nguyên liệu, vật liệu ghi vào bảng kê luỹ kế nhập, bảng kê luỹ kế xuất. Căn cứ vào các bảng kê trên kế toán lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nguyên liệu, vật liệu mở cho từng kho đồng thời tính ra giá trị của từng nhóm, từng loại nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối tháng trên bảng này. Kế toán đối chiếu số liệu vừa tính được với số dư trên sổ số dư ( do kế toán tính bằng cách lấy số lượng tồn kho x đơn giá ) và với bộ phận kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu. - Ưu, nhược điểm và phạm vi áp dụng : + Ưu điểm : Tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm được khối lượng công việc ghi chép vì chỉ ghi sổ theo nhóm nguyên liệu, vật liệu và theo chỉ tiêu giá trị. + Nhược điểm : Do chỉ ghi sổ theo nhóm nguyên liệu, vật liệu và theo chỉ tiêu giá trị nên không biết được sự biến động của từng loại nguyên liệu, vật liệu, khó kiểm tra khi đối chiếu thấy không khớp đúng. + Phạm vi áp dụng : áp dụng đối với doanh nghiệp có các nghiệp vụ nhập, xuất nguyên liệu, vật liệu phát sinh thường xuyên và đã xây dựng được hệ thống danh điểm nguyên liệu, vật liệu. Sơ đồ 3 : Kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp sổ số dư Thẻ kho Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Bảng kê chứng từ xuất kho Sổ số dư Bảng kê chứng từ nhập kho Bảng luỹ kế xuất Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho NL,VL Bảng luỹ kế nhập Kế toán tổng hợp : Ghi hàng ngày hoặc định kỳ : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra 4. Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu 4.1. Tài khoản sử dụng Kế toán chủ yếu sử dụng Tài khoản 152 - “ Nguyên liệu, vật liệu ” Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại nguyên liệu, vật liệu theo trong kho của doanh nghiệp. Tài khoản 152 có thể mở chi tiết theo từng loại, từng nhóm nguyên liệu, vật liệu tuỳ theo yêu cầu quản lý. Kết cấu: + Bên Nợ . Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, chế biến, nhận góp vốn liên doanh hoặc từ các nguồn khác. . Trị giá nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê + Bên Có . Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho dùng vào sản xuất, kinh doanh, để bán, thuê ngoài gia công chế biến hoặc góp vốn liên doanh. . Trị giá nguyên liệu, vật liệu trả lại người bán hoặc được giảm giá . Trị giá nguyên liệu, vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê + Dư Nợ Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ. Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan như : - Tài khoản 111 - “ Tiền mặt ” - Tài khoản 112 - “ Tiền gửi ngân hàng ” - Tài khoản 133 - “ Thuế GTGT được khấu trừ ” - Tài khoản 331 - “ Phải trả cho người bán ”... 4.2. Phương pháp kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu Cách 1 trang : Sơ đồ 4 : Nguyên liệu, vật liệu đang đi trên đường về nhập kho. : Mua ngoài nguyên liệu, vật liệu nhập kho. : Mua ngoài nguyên liệu, vật liệu nhập kho dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc dùng để sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc phục vụ cho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi, dự án ( Giá mua bao gồm cả thuế GTGT đầu vào ). (4a) : Nhập khẩu nguyên liệu, vật liệu nhập kho. (4b) : Thuế GTGT hàng nhập khẩu được khấu trừ. (5) : Nhập khẩu nguyên liệu, vật liệu nhập kho dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc dùng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế GTGT hoặc dùng cho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi, dự án. (6) : Nguyên liệu, vật liệu tăng do nhận vốn góp liên doanh, vốn cổ phần, được cấp trên cấp,được thưởng, được biếu, tặng. (7) : Nguyên liệu, vật liệu tăng do đánh giá lại (8) : Nguyên liệu, vật liệu tăng do nhận lại vốn góp liên doanh (9) : Nguyên liệu, vật liệu tăng do đi vay (10) : Nhập kho nguyên liệu, vật liệu tự sản xuất hoặc thuê ngoài gia công chế biến hoặc nhập kho nguyên liệu, vật liệu thừa khi kết thúc hợp đồng xây dựng hay trị giá phế liệu thu hồi nhập kho. (11) : Nguyên liệu, vật liệu xuất dùng không hết nhập lại kho (12) : Nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê (13) : Trị giá nguyên liệu, vật liệu trả lại cho người bán hoặc khoản giảm giá nguyên liệu, vật liệu (14) : Trị giá nguyên liệu, vật liệu thiếu hụt, mất mát (15) : Xuất kho nguyên liệu, vật liệu dùng trực tiếp cho chế tạo sản phẩm xây lắp (16) : Xuất kho nguyên liệu, vật liệu dùng cho công tác xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn TSCĐ, cho các nhu cầu sản xuất kinh doanh khác (17) : Xuất kho nguyên liệu, vật liệu cho hoạt động khoán xây lắp nội bộ (18) : Xuất kho nguyên liệu, vật liệu tự sản xuất hoặc đem thuê ngoài gia công chế biến (19a) : Xuất kho nguyên liệu, vật liệu đem góp vốn liên doanh với đơn vị khác ( Giá trị nguyên liệu, vật liệu do hội đồng liên doanh đánh giá lớn hơn giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho ) (19b) : Xuất kho nguyên liệu, vật liệu đem góp vốn liên doanh với đơn vị khác ( Giá trị nguyên liệu, vật liệu do hội đồng liên doanh đánh giá nhỏ hơn giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho ) (20) : Xuất kho nguyên liệu, vật liệu để cho vay tạm thời (21) : Xuất kho nguyên liệu, vật liệu để bán hoặc gửi bán (22) : Nguyên liệu, vật liệu giảm do đánh giá lại 5. Tổ chức công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu ở những doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán là chương trình được thiết kế để xử lý tự động những thông tin cập nhật từ chứng từ gốc ban đầu theo quy trình kế toán đã được ấn định sau đó in ra các sổ sách và báo cáo có liên quan. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm kế toán khác nhau như : Sas, Cads, Effect, Fast...Khi đưa những phần mềm này vào sử dụng, bộ phận kế toán không còn phải thực hiện một cách thủ công một số khâu công việc như : ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp, lập báo cáo kế toán mà chỉ cần phân loại, bổ sung thông tin chi tiết vào chứng từ gốc, nhập dữ liệu từ chứng từ vào máy, kiểm tra, phân tích số liệu trên các sổ, báo cáo kế toán để có thể đưa ra các quyết định phù hợp. Ngoài ưu điểm trên nó còn cho phép cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, với độ chính xác cao thông qua tính năng ưu việt của máy tính và kỹ thuật tin học, phục vụ kịp thời cho công tác quản trị doanh nghiệp. Khi đưa phần mềm kế toán vào sử dụng, doanh nghiệp sẽ phải tiến hành mã hoá các đối tượng cần quản lý. Mã hoá là cách thức để thực hiện việc phân loại, gắn ký hiệu và xếp lớp các đối tượng này. Nó cho phép nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng, chính xác các đối tượng trong quá trình xử lý thông tin tự động đồng thời cho phép tăng tốc độ xử lý, giảm thời gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ. Việc xác định các đối tượng cần mã hoá hoàn toàn tuỳ thuộc vào yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Thông thường các đối tượng sau đây cần phải được mã hoá khi tổ chức kế toán nguyên liệu, vật liệu trên máy vi tính : + Danh mục tài khoản + Danh mục nguyên liệu, vật liệu + Danh mục nhóm nguyên liệu, vật liệu + Danh mục kho nguyên liệu, vật liệu + Danh mục khách hàng, nhà cung cấp + Danh mục chứng từ + Danh mục vụ việc ... Khi tiến hành mã hoá các đối tượng cần phải đảm bảo mã hoá đầy đủ, đồng bộ, có hệ thống cho tất cả các đối tượng cần quản ký, đảm bảo tính thống nhất và nhất quán, phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Lưu ý : + Mã phải là duy nhất trong danh mục. + Mã phải dễ nhớ để tiện cho việc cập nhật và tra cứu. + Trong trường hợp danh điểm có phát sinh theo thời gian thì khi xây dựng hệ thống mã phải tính đến vấn đề mã hoá cho các danh điểm sẽ phát sinh. + Trường hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị thành viên và số liệu được cập nhật tại các đơn vị này sau đó được gửi về và tổng hợp toàn công ty thì đối với một số danh điểm phải thống nhất trong toàn công ty, một số khác phải xây dựng để tránh trùng lặp giữa các đơn vị thành viên. Sau đây là một số cách thức để tiến hành mã hoá các danh mục : - Mã hoá theo cách gợi nhớ đến tên và đặc điểm của danh điểm. Ví dụ mã hoá đá kích thước 1 cm x 2 cm là DA1x2, kích thước 2 cm x 4 cm là DA2x4... - Mã hoá bằng cách đánh số lần lượt tăng dần theo phát sinh của các danh điểm, bắt đầu từ 1. Phương pháp này thường được áp dụng trong trường hợp số lượng danh điểm lớn, khi đó các phát sinh mới bao giờ cũng nằm ở phía dưới khi liệt kê theo vần ABC. Ví dụ mã hoá kho nguyên liệu, vật liệu của công trình mới, công trình số 28 như sau : KHO28. - Trong mã ta chia thành các nhóm khác nhau và nhóm không chỉ có một cấp mà có thể có đến 2 - 3 cấp. Ví dụ đối với doanh nghiệp có các khách hàng trải rộng trên toàn quốc thì có thể nhóm theo tỉnh hoặc thành phố, giả sử khách hàng ở Hà Nội bắt đầu bằng HN, ở Hải Phòng bắt đầu bằng HP... Tuỳ thuộc vào đặc điểm cụ thể của đơn vị mình mà doanh nghiệp sẽ lựa chọn cách thức mã hoá cho phù hợp. Phần 2 Thực trạng công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu ở Công ty Xuất nhập khẩu và đầu tư xây dựng Hà Nội 1. Giới thiệu khái quát về công ty 1.1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty Xuất nhập khẩu và Đầu tư xây dựng Hà Nội, địa chỉ 369 đường Trường Chinh, là một doanh nghiệp Nhà nước được thành lập theo Quyết định số 6335/QĐ-UB ngày 9/12/1993 của ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội. Khi mới đi vào hoạt động, Công ty có nhiệm vụ là : - Kinh doanh, sản xuất, chế biến lương thực, nông lâm sản, dược liệu, tiểu thủ công mỹ nghệ và hàng tiêu dùng. - Kinh doanh nhà ở, đầu tư, nhận thầu, xây dựng các công trình công nghiệp, nông nghiệp, dân dụng và xây dựng khác phục vụ cho nhu cầu trong và ngoài nước. - Kinh doanh xuất nhập khẩu. Từ sau Quyết định số 1995/QĐ-UB ngày 26/3/2002, Công ty được bổ sung thêm nhiệm vụ : - Thi công lắp đặt hệ thống cấp thoát nước, đường dây và trạm biến áp đến 35 KVA. - Kinh doanh khí đốt gas. Hiện nay Công ty chuyển hướng hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xây dựng và đang từng bước khẳng định mình trên con đường đã chọn, trở thành một thành viên vững mạnh trong Tổng Công ty Đầu tư và Phát triển nhà Hà Nội. Những năm gần đây C._.