Kế toán nguyên liệu vật liệu tại Công ty may TNHH may Hưng Nhân

ới các doanh nghiệp sản xuất để có thể cạnh tranh và đứng vững trên thị trường nhân tố khẳng định chính là sản phẩm. Sản phẩm làm ra phải có chất lượng cao, mẫu mã đẹp, giá thành hạ và phải phù hợp với người tiêu dùng. Để đáp ứng được yêu cầu đó doanh nghiệp phải tiến hành các biện pháp đồng bộ quản lý tất cả các yếu tố liên quan đến quá trình sản xuất sản phẩm đặc biệt là việc tổ chức, quản lý và sử dụng các nguồn lực, trong đó nguyên liệu vật liệu là đối tượng lao động là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Trong các doanh nghiệp sản xuất, kế toán nguyên liệu vật liệu là một khâu quan trọng vì chi phí nguyên liệu vật liệu thường chiếm một tỷ lệ lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Sự thay đổi nguyên liệu vật liệu sẽ ảnh hưởng rất lớn quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến sản phẩm sản xuất ra. Vì vậy vấn đề đặt ra rất cần thiết và thiết thực là phải quản lý và sử dụng nguyên liệu vật liệu một cách chặt chẽ đảm bảo chi phí nguyên liệu vật liệu thấp nhất nhưng vẫn mang lại hiệu quả cao nhất. Thực hiện tốt công tác kế toán nguyên liệu vật liệu sẽ làm cho công tác quản lý và sử dụng nguyên liệu vật liệu về mặt hiện vật và giá trị đạt hiệu quả cao. Nhận thức được vai trò của công tác kế toán, đặc biệt là kế toán nguyên liệu vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là vấn đề trọng yếu. Vì thế em đã chọn đề tài: “Kế toán nguyên liệu vật liệu tại Công ty may TNHH may Hưng Nhân” với mục đích vận dụng lý luận đã được học ở trường kết hợp với thực tế công tác kế toán của Công ty em mong tìm ra những biện pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên liệu vật liệu của Công ty. Ngoài lời mở đầu và kết luận nội dung của đề tài gồm hai phần chính như sau: Phần 1. Thực tế công tác kế toán nguyên liệu vật liệu tại Công ty TNHH may Hưng Nhân Phần 2. Một số ý kiến nhằm góp phần hoàn thiện công tác hạch toán nguyên liệu vật liệu tại Công ty TNHH may Hưng Nhân. PHẦN I: THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY TNHH MAY HƯNG NHÂN. 1.1. Khái quát chung về Công ty TNHH may Hưng Nhân. 1.1.1. Lịch sử hình thành Công ty TNHH may Hưng Nhân tiền thân là Công ty liên doanh may xuất khẩu Tổng hợp Hưng Nhân được thành lập ngày 12 tháng 02 năm 1998 theo quyết định số 39 QĐ - UB của Chủ tịch UBND tỉnh Thái Bình. Công ty liên doanh may xuất khẩu Tổng hợp Hưng Nhân là Công ty liên doanh giữa Công ty may Đức Giang thuộc Tổng Công ty Dệt May Việt Nam và Xí nghiệp giấy Thái Bình thuộc Sở công nghiệp Thái Bình. Công ty liên doanh may xuất khẩu Tổng hợp Hưng Nhân đóng tại địa điểm thôn Văn, xã Phú Sơn, huyện Hưng Hà, tỉnh Thái Bình nay là khu Văn, thị trấn Hưng Nhân, huyện Hưng Hà, tỉnh Thái Bình. Là doanh nghiệp độc lập, sở hữu vốn Nhà nước, có tư cách pháp nhân, có tài khoản riêng tại ngân hàng, có con dấu theo quy định của Nhà nước. Đến tháng 11 năm 2006 do cơ chế quản lý và chuyển đổi nguồn vốn Xí nghiệp giấy Thái Bình giải thể, Công ty may Đức Giang cổ phần hoá công ty đổi tên là Công ty TNHH may Hưng Nhân theo điều lệ ngày 19 tháng 8 năm 2006 đã được đăng ký tại phòng đăng ký kinh doanh của Sở Kế hoạch - Đầu tư tỉnh Thái Bình ngày 12 tháng 10 năm 2006. Công ty TNHH may Hưng Nhân do Công ty cổ phần may Đức Giang làm chủ sở hữu, là Công ty TNHH Nhà nước hai thành viên. 1.1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh. - Đặc điểm sản xuất kinh doanh: Công ty TNHH may Hưng Nhân chuyên sản xuất gia công các mặt hàng may mặc phục vụ nhu cầu trong nước và ngoài nước. Trong đó sản xuất và kinh doanh phải tiến hành đồng bộ phải hướng đến mục tiêu chung là doanh thu và lợi nhuận của Công ty, cũng như để thực hiện nhiệm vụ nhỏ bé của mình để xây dựng và đổi mới đất nước. Mặt hàng sản xuất chủ yếu của Công ty là sản phẩm may mặc xuất khẩu trong đó mặt hàng gia công chiếm 80%, còn lại là hàng bán FOB (hàng mua đứt bán đứt đoạn, mua nguyên liệu bán thành phẩm) và hàng tiêu thụ nội địa. Số lượng chủng loại, mẫu mã sản phẩm chủ yếu phụ thuộc vào các hợp đồng kinh tế, các đơn đặt hàng của khách hàng, tập trung một số mặt hàng chính như áo sơ mi, áo Jắc két 2,3,4 lớp, áo choàng.... Vì Công ty liên doanh với Công ty may Đức Giang nên việc ký kết hợp đồng, cung cấp nguyên liệu vật liệu và việc tiêu thụ sản phẩm cho khách hàng mà chủ yếu là khách hàng nước ngoài là do Công ty may Đức Giang đảm nhiệm Công ty chỉ việc gia công sản phẩm hàng hoá cho kịp thời và đáp ứng theo yêu cầu của khách hàng. Vì vậy khách hàng chủ yếu của Công ty là Công ty may Đức Giang do đó mà vốn của Công ty thường không bị ứ đọng nhiều tạo điều kiện cho Công ty quay vòng vốn rất nhanh. Cơ sở sản xuất của Công ty đang dần được củng cố và phát triển. Ban đầu mới thành lập với số vốn 17,5 tỷ đồng, Công ty chỉ có 2 chuyền may, năng lực sản xuất 750.000 sản phẩm áo Jắc két quy đổi, tổng số lao động 950 người. Hiện nay tổng số vốn kinh doanh của Công ty trên 52 tỷ đồng, Công ty đã có 16 chuyền may với 2 xưởng sản xuất, năng lực sản xuất 1.500.000 sản phẩm áo Jắc két quy đổi, tổng số lao động 2.005 người, thị trường xuất khẩu gồm các nước như Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan.... Từ khi thành lập đến nay Công ty luôn chú trọng đến việc xây dựng chữ tín cho sản phẩm, chữ tín cho Công ty, xây dựng và bảo vệ thương hiệu của mình. Công ty rất coi trọng việc đầu tư, đổi mới trang thiết bị sản xuất và nâng cao trình độ tay nghề cho các bộ công nhân viên trong Công ty. Cơ sở sản xuất của Công ty đang dần được củng cố và phát triển đặc biệt các trang thiết bị máy móc công nghệ trong Công ty luôn được đổi mới bổ sung cho phù hợp với quy trình sản xuất nhanh và hiệu quả. Quy trình sản xuất của Công ty có đối tượng chế biến là vải, vải được cắt và may thành các chủng loại mặt hàng khác nhau, kỹ thuật sản xuất các cỡ vải của mỗi chủng loại mặt hàng có mức độ khác nhau, phụ thuộc vào số lượng chi tiết của từng loại hàng đó. do mỗi mặt hàng kể cả kích cỡ của mỗi mặt hàng có yêu cầu sản xuất riêng về loại vải, về thời gian hoàn thành cho nên tuỳ từng chủng loại mặt hàng khác nhau được sản xuất cùng trên một dây chuyền (cắt, may, là) nhưng không được tiến hành đồng thời cùng một thời gian và mỗi mặt hàng được may từ nhiều loại khác nhau hoặc nhiều loại khác nhau đựơc may cùng một loại vải. Do đó cơ cấu chi phí chế biến và định mức kỹ thuật của mỗi loại chi phí cấu thành sản lượng sản phẩm của từng mặt hàng là khác nhau. Quy trình sản xuất sản phẩm của Công ty là sản xuất phức tạp kiểu liên tục, sản phẩm được trải qua nhiều giai đoạn kế tiếp nhau. Các mặt hàng mà Công ty sản xuất có nhiều kiểu cách, chủng loại khác nhau. Song tất cả đều phải trải qua các giai đoạn cắt, là, đóng gói.... riêng với mặt hàng yêu cầu giặt mài hoặc thêu thì được thực hiện ở các phân xưởng sản xuất kinh doanh phụ. Có thể khái quát quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty TNHH may Hưng Nhân qua sơ đồ sau: Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Kho nguyên liệu Thêu May Giặt Cắt Kho phụ liệu Nhập kho Đóng hòm Bao bì Là KCS Nguyên vật liệu chính là vải được nhập từ kho nguyên liệu theo từng chủng loại vải mà phòng kỹ thuật đã yêu cầu cho từng mã hàng. Vải được đưa vào nhà cắt, tại đây vải được trải, đặt mẫu, đánh số và trở thành bán thành phẩm. Sau đó các bán thành phẩm được nhập kho nhà cắt và chuyển cho các tổ may. Ở các bộ phận may, việc may lại được chiia thành nhiều công đoạn như may cổ, tay, thân.... tổ chức thành một day chuyền, bước cuối cùng của dây chuyền may là hoàn thành sản phẩm. Trong quá trình may phải sử dụng các nguyên liệu phụ như cúc, chỉ, khoá, chun.... Cuối cùng khi sản phẩm may xong chuyển qua bộ phận là rồi chuyển qua bộ phận KCS để kiểm tra xem sản phẩm có đảm bảo chất lượng theo yêu cầu không. khi đã qua bộ phận KCS thì tất cả các sản phẩm được chuyển đến phân xưởng hoàn thành để đóng gói, đóng kiện. - Tổ chức bộ máy quản lý: Xuất phát từ đặc điểm là một Công ty với số lượng lao động lớn vì vậy Công ty TNHH may Hưng Nhân đang sử dụng cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng. Có thể khái quát mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty bằng sơ đồ sau: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Giám đốc Phó giám đốc Phòng Tổ chức hành chính Phòng Kỹ thuật Phòng Kế hoạch vật tư Phòng Kế toán tài vụ Tổ bảo vệ Phân xưởng sản xuất Ban cơ điện Tổ cắt Tổ KCS Tổ đóng gói Ghi chú: Quan hệ chức năng Quan hệ trực tuyến + Giám đốc: Là người lãnh đạo và quản lý tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty chịu trách nhiệm cao nhất trong Công ty. + Phó giám đốc: Là cấp dưới của Giám đốc cũng thực hiện nhiệm vụ tương đối quan trọng dưới sự chỉ đạo của Giám đốc. Khi giám đốc đi vắng Phó giám đốc có nhiệm vụ giúp giám đốc điều hành công việc trong Công ty . + Phòng Tổ chức - Hành chính: Làm nhiệm vụ quản lý cán bộ công nhân viên theo dõi, giám đốc về công tác đào tạo nhân lực, tổ chức hợp lý về số lao động, tổ chức việc làm tính lương cho toàn công ty. Đề bạt, năng lương cho cán bộ công nhân viên, thực hiện các chế độ chính sách với người lao động, chăm lo đời sống của cán bộ công nhân viên. Tham mưu cho giám đốc các nghiệp vụ về quản lý hành chính, nhân sự, tiền lương, bảo hiểm …. + Phòng Kế hoạch - Vật tư: Có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất, theo dõi các yếu tố nguyên vật liệu, các đơn đặt hàng, năng suất lao động của công nhân đảm bảo nguồn cung ứng đầu vào, tập kết nguyên phụ liệu đồng bộ phục vụ sản xuất, cân đối giao hàng đúng tiến độ, giúp ban giám đốc xây dựng kế hoạch sản xuất trong thời kỳ thực hiện. + Phòng kỹ thuật: Triển khai các nhiệm vụ quản lý kỹ thuật giám sát kỹ thuật theo yêu cầu thiết kế của khách hàng, thiết kế phối hợp các mẫu vải theo màu vải phù hợp. + Phòng Kế toán tài vụ: Có nhiệm vụ thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc theo đúng chế độ kế toán. Ghi chép hạch toán kinh doanh, thanh toán, quyết toán hợp đồng, trả lương cho cán bộ công nhân viên. Từ những kết quả đó, phòng kế toán có thể đưa ra kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp giúp Ban Giám đốc có thể hoạch định chính sách kinh doanh của Công ty. + Phân xưởng sản xuất: Các phân xưởng sản xuất có nhiệm vụ thực hiện việc sản xuất, tạo ra những sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng, đúng quy cách mẫu mã theo quy định để sản xuất đạt kết quả tốt, hạn chế tối đa sản phẩm hỏng đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. + Ban cơ điện: Thực hiện việc kiểm tra giám sát các thiết bị máy móc, kỹ thuật điện nước phục vụ cho sản xuất kinh doanh. + Tổ bảo vệ: Chịu trách nhiệm trông coi bảo vệ tài sản và giữ gìn trật tự an ninh chính trị và an toàn cho Công ty kết hợp cùng với Công an địa phương. + Tổ cắt: Có trách nhiệm tạo ra những bán thành phẩm theo quy cách, mẫu mã của phòng kỹ thuật. + Tổ KCS: Có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng sản phẩm đã hoàn thành theo đúng tiêu chuẩn chất lượng. + Tổ đóng gói: Thực hiện nhiệm vụ hoàn thành sản phẩm ở công đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất, kho thành phẩm hoàn thành. Qua mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cho thấy đó là hình thức tổ chức quản lý theo kiểu trực tuyến chức năng. Ưu điểm của nó là thay vì toàn bộ công việc đều đến tay giám đốc, phó giám đốc giải quyết, chịu trách nhiệm đối với công việc được giao thì nay được chia sẻ bớt cho các phòng ban chức năng gánh vác và chịu trách nhiệm đối với công việc được giao vì thế sẽ hạn chế được những quyết định sai lầm, gây thiệt hại, thói cửa quyền độc đoán, nhằm vụ lợi cá nhân. Mặt khác việc chia bớt quyền lực cho những người đứng đầu các phòng ban để tạo cho họ sự hưng phấn vào việc hoàn thành tốt những nghị quyết, mục tiêu đã đề ra. Khi công việc không thực hiện tốt thì cũng dễ dàng quy trách nhiệm tránh tình trạng đổ lỗi cho nhau và nhanh chóng tìm ra được nguyên nhân vì lỗi xảy ra ở ngay trong một lĩnh vực cụ thể. Tuy nhiên mô hình này có những hạn chế nhất định đó là khi có sự hiểu sai ý của cấp trên nên cấp dưới thực hiện không đúng như mong muốn gây hậu quả nhiều khi rất khó lường trước vì thế đòi hỏi các bộ phận phải thực sự có trình độ, hiểu nhanh ý của cấp trên. 1.1.2. Thực tế tổ chức kế toán của Công ty TNHH may Hưng Nhân. - Tổ chức bộ máy kế toán: Đội ngũ kế toán của Công ty với trình độ chuyên môn cao đã giúp cho Công ty về mọi mặt quản lý và hạch toán tài chính trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Căn cứ vào trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ kế toán, căn cứ vào khối lượng công việc, tính chất và mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế tài chính đồng thời xuất phát từ đặc điểm tổ chức và quy mô hoạt động kinh doanh của Công ty mà bộ phận kế toán áp dụng hình thức kế toán cho phù hợp. Bộ máy kế toán của Công ty được xây dựng theo mô hình tổ chức công tác kế toán tập trung vừa đảm bảo thực hiện các nhiệm vụ được giao vừa đảm bảo sự lãnh đạo và chỉ đạo tập trung, thống nhất của kế toán trưởng. Có thể khái quát mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty bằng sơ đồ sau: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành Kế toán thành phẩm và tiêu thụ Kế toán vốn bằng tiền Kế toán trưởng Kế toán NLVL và TSCĐ Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ tác nghiệp Phòng kế toán tài vụ của Công ty TNHH may Hưng Nhân được đặt dưới sự chỉ đạo của Ban giám đốc. Bộ máy kế toán của Công ty có trách nhiệm tổ chức thực hiện và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong Công ty tổ chức thu thập và xử lý thông tin kinh tế, thực hiện đầy đủ việc ghi chép và chế độ hạch toán kế toán theo quy định của Nhà nước. + Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ hướng dẫn chỉ đạo kiểm tra các công tác kế toán do kế toán viên thực hiện. Chịu trách nhiệm trước giám đốc, cấp trên và cơ quan Nhà nước về các thông tin mà kế toán viên cung cấp, điều hành toàn bộ phòng kế toán theo hoạt động chức năngchuyên môn kiểm tra chỉ đạo công tác quản lý, sử dụng vật tư, tiền vốn trong toàn công ty theo đúng chế độ tài chính mà nhà nước ban hành. + Kế toán nguyên liệu vật liệu và TSCĐ: Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ để vào sổ kế toán chi tiết vật tư. Cuối tháng tổng hợp lên sổ tổng hợp nhập xuất, lập bảng kê, bảng tính giá thực tế vật liệu và công cụ dụng cụ, bảng phân bổ vật liệu và công cụ dụng cụ từ các hóa đơn (hoặc hóa đơn kiêm phiếu xuất kho) của bên bán để vào sổ kế toán chi tiết thanh toán với người bán lên Nhật ký chứng từ. Tổ chức ghi chép, phản ánh số liệu về số lượng, hiện trạng và giá trị TSCĐ, tình hình mua bán và thanh lý TSCĐ. + Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành: Căn cứ vào bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ, bảng tổng hợp vật liệu xuất dùng, bảng phân bổ lương …. Và các nhật ký chứng từ có liê quan để ghi vào sổ tổng hợp chi phí sản xuất (có chi tiết cho từng phân xưởng) phân bổ chi phí sản xuất và tính giá thành cho từng mặt hàng cụ thể. + Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất kho thành phẩm, tình hình tiêu thụ và theo dõi công nợ của khách hàng. Mở số chi tiết bán hàng cho từng loại hàng. Mở thẻ theo dõi nhập xuất tồn thành phẩm. Sau đó theo dõi và vào sổ chi tiết bán hàng cho từng loại. + Kế toán vốn bằng tiền: Theo dõi tình hình thu chi sử dụng quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của công ty ở ngân hàng, hàng ngày đối chiếu số dư trên tài khoản của công ty ở ngân hàng với sổ ngân hàng, theo dõi tình hình thanh toán của Công ty cới các đối tượng như: Khách hàng, nhà cung cấp, nội bộ Công ty. Qua mô hình trên ta thấy Công ty tổ chức hạch toán kế toán theo hình thức tập trung. Phòng kế toán là trung tâm thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ khâu đầu đến khâu cuối cùng, thu nhận và xử lý chứng từ, luân chuyển ghi sổ kế toán chi tiết, tổng hợp và lập báo cáo kế toán, phân tích hoạt động kinh tế và hướng dẫn kiểm tra kế toán trong toàn Công ty, thông báo số liệu kế toán thống kê cần thiết cho Ban giám đốc và các cơ quan cấp trên. Các nhân viên kế toán có nhiệm vụ thu thập chứng từ kiểm tra, xử lý chứng từ dưới sự chỉ đạo giám sát của kế toán trưởng. Căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý cũng như điều kiện trang thiết bị mà kế toán áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ. Sơ đồ trình tự hạch toán của hình thức Nhật ký chứng từ Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Nhật ký chứng từ Bảng kê Thẻ và sổ kế toán chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu Ghi cuối hàng Theo sơ đồ này, hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc và các bảng phân bổ từ các phân xưởng và các phòng ban, kiểm tra đánh giá và phân loại các chứng từ lấy số liệu để ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ, bảng kê, thẻ và sổ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng kế toán kiểm tra đối chiếu số liệu, cộng và khoá sổ, lấy số liệu trên các Nhật ký chứng từ vào sổ cái. Số liệu từ thẻ và sổ kế toán chi tiết lên bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh theo từng tài khoản. Cuối cùng căn cứ vào số liệu ở bảng kê, Nhật ký chứng từ, sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết kế toán lập báp cáo tài chính. 1.2. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty TNHH may Hưng Nhân 1.2.1. Đặc điểm nguyên liệu vật liệu. Xuất phát từ đặc điểm sản xuất của Công ty là sản xuất gia công theo hợp đồng, mỗi hợp đồng có yêu cầu và mẫu mã, kiểu dáng khác nhau nên chủng loại sản phẩm phong phú đa dạng. Do vậy Công ty phải sử dụng một khối lượng nguyên liệu vật liệu lớn và nhiều loại khác nhau. Chỉ xét đến nguyên liệu vật liệu chính của Công ty là vải cũng có rất nhiều loại được phân thành các mã khác nhau: Ví dụ: Vải chính, vải nỉ, vải micrô....... Trong vải chính có các mã: ≠ 32, ≠75, ≠ 40, lục, tráng, greg... Phụ liệu cũng rất đa dạng như: Kim, chỉ các loại, mác chính, mác thành phẩm, chốt khoá, nẹp, ôrê, đệm...... Phần lớn nguyên liệu vật liệu của Công ty do bên đặt hàng gia công cung cấp, nguyên liệu vật liệu mua ngoài ít nên phòng kế hoạch phải đảm nhận. Với những đặc điểm trên công tác quản lý nguyên vật liệu là rất quan trọng. 1.2.2. Phân loại nguyên liệu vật liệu. Với số nguyên liệu vật liệu lớn và đa dạng, để phục vụ cho công tác quản lý điều tra giám sát sự biến động của nguyên liệu vật liệu tại kho, căn cứ vào nội dung kinh tế và chức năng của nguyên liệu vật liệu đối với quá trình sản xuất Công ty tiến hành phân loại vật liệu như sau: - Nguyên liệu vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên thực thể sản phẩm. Tại Công ty nguyên liệu vật liệu chính là Vải gồm nhiều loại với nhiều mã khác nhau như: Vải micrô, vải CR kẻ ka rô, vải màu..... - Nguyên liệu vật liệu phụ gồm các loại: + Nguyên liệu vật liệu phụ làm tăng chất lượng sản phẩm như: Cúc, chỉ, khoá, dây rút, nhãn, mác, mếch.... + Nguyên liệu vật liệu phụ phục vụ cho sản xuất và công tác quản lý như: Kim máy, phấn, bìa phác màu, bút chì.... - Phụ tùng: gồm các chi tiết phụ tùng dùng cho máy may như ổ chao, suất, vòng bi, dây cu doa.... Ngoài ra còn có xăng dầu, dầu nhờn.... Việc phân loại trên giúp cho Công ty quản lý vật liệu dễ dàng hơn kết hợp với việc phân loại kho bảo quản phù hợp giúp theo dõi tình hình biến động của nguyên liệu vật liệu chặt chẽ. 1.2.3. Đánh giá nguyên liệu vật liệu Nguyên liệu vật liệu của Công ty được nhập chủ yếu từ nguồn ngoài nước (do bên đặt hàng gia công chuyển sang) một số được mua trong nước. Nguyên liệu vật liệu mua ngoài được Công ty đánh giá trên hoá đơn chưa có VAT. - Đối với nguyên liệu vật liệu nhập trong kỳ: + Đối với nguyên liệu vật liệu mua ngoài: Giá thực tế nguyên liệu vật liệu nhập kho là giá mua chưa có thuế VAT đầu vào + Chi phí thu mua thực tế. Thông thường chi phí vận chuyển bốc dỡ do bên bán cung cấp nên đã tính vào giá bán. Vì vậy trị giá nguyên liệu vật liệu nhập kho là giá trên hoá đơn chưa có thuế VAT. + Đối với nguyên liệu vật liệu gia công do bên đặt hàng cung cấp, kế toán chỉ theo dõi về mặt số lượng không theo dõi về mặt giá trị. + Đối với phế liệu thu hồi: Trị giá thực tế nhập kho là giá ước tính có thể sử dụng đựơc (giá trị thị trường tại thời điểm đó). - Đối với nguyên liệu vật liệu xuất kho trong kỳ: Nguyên liệu vật liệu xuất kho chủ yếu dùng cho sản xuất, một số dùng cho chế mẫu, sản xuất thử, một số phế liệu được xuất bán ra ngoài. Hiện nay phương pháp tính giá nguyên liệu xuất kho được Công ty áp dụng là phương pháp bình quân gia quyền: Trị giá thực tế nguyên liệu vật liệu xuất kho = Số lượng nguyên liệu vật liệu xuất kho + Đơn giá bình quân Đơn giá bình quân = Trị giá thực tế nguyên liệu vật liệu tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế nguyên liệu vật nhập trong kỳ liệu Số lượng nguyên liệu vật liệu tồn đầu kỳ + Số lượng nguyên liệu vật liệu nhập trong kỳ VD1: Theo phiếu xuất kho số 11/01/2007 kế toán tính trị giá chỉ 50/3. 5000m/cuộn xuất kho như sau: (ĐVT: Đồng) Xuất cho phân xưởng 1: 10 cuộn chỉ 50/3.5000m/cuộn. Số lượng tồn đầu kỳ: 13 cuộn trị giá: 330.200. Số lượng nhập trong kỳ: 05 cuộn trị giá: 131.370. Đơn giá chỉ 50/3 5000m/cuộn bình quân tháng 1 = 330.200 + 131.370 13 + 5 = 25.642 Trị giá chỉ 50/3 5000m/cuộn xuất kho: 10 x 25.642 = 256.420 1.3. Hạch toán chi tiết nguyên liệu vật liệu tại Công ty TNHH may Hưng Nhân 1.3.1. Thủ tục nhập kho nguyên liệu vật liệu Hoạt động sản xuất kinh doanh chính của Công ty May TNHH Hưng Nhân là nhận may gia công hàng xuất khẩu do đó nguyên liệu vật liệu do bên đặt hàng gia công cung cấp chỉ có một số mới phải mua trong nước. - Đối với nguyên liệu vật liệu nhận về gia công: Khi hợp đồng gia công được ký kết, bên đặt hàng gia công sẽ gửi nguyên liệu vật liệu sang kèm theo tập Dugarco trong đó có ghi chi tiết các nguyên liệu vật liệu chính, vật liệu phụ về mặt số lượng, chủng loại, chất lượng của số nguyên liệu vật liệu đó và lập biên bản kiểm nhận hàng hóa, nguyên liệu vật liệu. Căn cứ vào tập Dugarco và biên bản kiểm nhận đó, phòng vật tư lập phiếu nhập kho thành 3 liên: + Liên 1: Lưu tại phòng vật tư + Liên 2: Giao cho người nhập hàng + Liên 3: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho Định kỳ phiếu nhập chuyển lên phòng kế toán để ghi sổ: VD 2: Theo hợp đồng gia công số 43 đã ký với ông Phạm Văn Nguyên ngày 03 tháng 01 năm 2007 của Công ty may Đức Giang. Khi nguyên liệu về đến Công ty, căn cứ vào tập Dugarco Công ty tiến hành kiểm nhận và lập biên bản kiểm nhận hàng hóa, nguyên liệu vật liệu. Biểu số 01 BIÊN BẢN KIỂM NHẬN HÀNG HÓA, NGUYÊN LIỆU VẬT LIỆU Ngày 13 Tháng 01 năm 2007 Căn cứ vào hợp đồng gia công 43 ngày 03 tháng 01 năm 2007 của Phạm Văn Nguyên. Hôm nay chúng tôi gồm có: Ông Nguyễn Văn Tuấn - Người giao hàng Ông Phạm Tuấn Đạt – Phòng kế hoạch làm Trưởng ban Bà Trần Thị Én – Kế toán trưởng Bà Đặng Ngọc Ánh – Thủ kho Đã kiểm nhận những mặt hàng ghi dưới đây: STT Tên hàng và quy cách phẩm chất ĐVT Số lượng Hoá đơn Thực nhập A B C 1 2 1. Vải chính màu chì m 5.206 5.206 2. Vải lót màu trắng m 1.853,3 1.853,3 3. Mex m 425 425 Người giao hàng Kế toán trưởng Thủ kho Ngày 03 tháng 01 năm 2007 Trưởng ban kiểm kê Căn cứ vào tập Dugarco và biên bản kiểm nhận hàng hóa nguyên liệu vật liệu, phòng vật tư lập phiếu nhập kho. Biểu số 02 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 03 tháng 01 năm 2007 Số: 02 Nợ:………. Có:………. Họ và tên người giao: Nguyễn Văn Tuấn Theo HĐGC số 43 ngày 03 tháng 01 năm 2007 của Công ty may Đức Giang Nhập tại kho: Nguyên liệu Số TT Tên nhãn hiệu Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 Vải chính màu chì m 5.206 Vải lót màu trắng m 1.853,3 Mex m 425 Cộng Ngày 03 tháng 01 năm 2007 Phụ trách cung tiêu (Đã ký) Người giao hàng (Đã ký) Thủ kho (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Thủ trưởng (Đã ký) VD3: Ngày 20 tháng 01 năm 2007 Công ty mua vật liệu của Công ty May Đức Giang. Khi vật liệu về đến Công ty, phòng vật tư tiến hành kiểm nhận thực tế và không cần lập biên bản kiểm nhận vì số lượng ít. Sau đó lập phiếu nhập kho như sau: Biểu số 03 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 20 tháng 01 năm 2007 Số: 10 Nợ:………. Có:………. Họ và tên người giao: Ông Quảng – phòng vật tư Theo HĐGC số 43 ngày 03 tháng 01 năm 2007 của Công ty may Đức Giang Nhập tại kho: Phụ liệu Số TT Tên nhãn hiệu Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1. Chỉ 40/2.4000m/cuộn Cuộn 5 2. Chỉ 50/3.5000m/cuộn Cuộn 5 Cộng 10 Ngày 20 tháng 01 năm 2007 Phụ trách cung tiêu (Đã ký) Người giao hàng (Đã ký) Thủ kho (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Thủ trưởng (Đã ký) 1.3.2. Thủ tục xuất kho nguyên liệu vật liệu. Căn cứ vào số nguyên liệu vật liệu được cung cấp và định mức vật tư sử dụng cho đơn đặt hàng để giao cho các tổ chức sản xuất. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất từng mã hàng có cân đối với số nguyên liệu vật liệu hiện có, phòng vật tư lập biểu xuất kho nguyên liệu vật liệu cho bộ phận chải cắt thành bán thành phẩm. Lúc này phòng kế hoạch mới hợp đồng gia công kiêm phiếu xuất nguyên liệu phụ. Hợp đồng này được lập thành 4 liên: - Một liên lưu lại phòng kế hoạch - Một liên giao cho thủ kho - Một liên lưu lại phòng kế toán - Một liên giao cho tổ sản xuất Thủ kho căn cứ vào hợp đồng gia công kiêm phiếu xuất nguyên phụ liệu để xuất nguyên vật liệu cho các phân xưởng tổ sản xuất. + Đối với nguyên liệu vật liệu do bên thuê gia công cung cấp thì toàn bộ các chứng từ đều phản ánh về mặt số lượng. + Đối với nguyên liệu vật liệu mua trong nước thì trị giá thực tế xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền. + Đối với phế liệu thu hồi bán ra ngoài thì chứng từ được lập là hóa đơn kiêm phiếu xuất kho. VD4: Ngày 23 tháng 01 năm 2007 các tổ sản xuất có nhu cầu sử dụng chỉ 50/3 như sau: Biểu số 04 PHIẾU XUẤT KHO Ngày 23 tháng 01 năm 2007 Số: 16 Nợ:………. Có:………. Họ và tên người nhận: Anh Kiên – PX 1 Lý do xuất kho: Sản xuất Nhập tại kho: Phụ liệu Số TT Tên nhãn hiệu Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1. Chỉ 50/3 5000m/cuộn m 10 10 Cộng Ngày 23 tháng 01 năm 2007 Phụ trách cung tiêu (Đã ký) Người giao hàng (Đã ký) Thủ kho (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Thủ trưởng (Đã ký) VD5: Ngày 31 tháng 01 năm 2007 Công ty bán lẻ trong tháng và lập hóa đơn phiếu xuất kho sau: Biểu số 05 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 1: lưu Ngày 31 tháng 01 năm 2007 Mẫu số: 01GTKT-3LL Ký hiệu: AA/02 Số: 0012620 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH may Hưng Nhân Địa chỉ: Phú Sơn – Hưng Hà – Thái Bình. Số tài khoản: Điện Thoại:……….... Mã số thuế: 10023421 Họ tên người mua hàng: Bán lẻ trong tháng Tên đơn vị: …………………. Địa chỉ: …………………… Số tài khoản: Hình thức thanh toán: .............. Mã số:……………… Số TT Tên hàng hóa dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 (đ) 3 = 1x 2 (đ) Áo nữ viền cổ lông (VC) Chiếc 08 59.091 472.728 Áo đỏ cổ lông TE Chiếc 31 16.364 507.284 Áo quả trám Chiếc 02 45.455 90.910 Cộng tiền hàng: 1.070.922 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 107.092 Tổng cộng tiền thanh toán: 1.178.014 Số tiền viết bằng chữ: Một triệu một trăm bảy mươi tám nghìn không trăm chín hai đồng chẵn. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ, tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ, tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu ghi rõ họ, tên) 1.3.3. Kế toán chi tiết nguyên liệu vật liệu. Kế toán chi tiết nguyên liệu vật liệu được thực hiện song song giữa kho và phòng kế toán. Để quản lý tình hình biến động nguyên liệu vật liệu phương pháp hạch toán chi tiết được Công ty áp dụng là phương pháp thẻ song song. * Quá trình hạch toán tại kho: Hạch toán chi tiết nguyên liệu vật liệu được thực hiện trên thẻ kho. Thẻ kho do thủ kho lập khi có chứng từ nhập xuất nguyên liệu vật liệu, Thủ kho sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, chính xác của chứng từ, đối chiếu với vật liệu nhập hoặc xuất kho thực tế với số liệu nhập xuất ghi trên chứng từ rồi ghi số thực nhập, thực xuất trên chứng từ vào thẻ kho. Tính ra số vật liệu tồn kho trên thẻ kho. Trên cơ sở đó đối chiếu, kiểm tra số liệu trên thẻ kho với số liệu hiện có trong kho. VD6: Căn cứ vào các phiếu nhập kho số 10 (biểu số 03) phiếu xuất kho số 16 (biểu 04) thủ kho tìm tờ thẻ kho loại chỉ 50/3 - 5000m/cuộn để ghi như sau: Biểu số 06 THẺ KHO Ngày lập thẻ 01 tháng 01 năm 2007 Tên, nhãn hiệu, quy cách sản phẩm: Chỉ 50/3 5000m/cuộn ĐVT: Cuộn Số TT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 01/2007 13 1. 10 20/1 Nhập kho 20/1 05 2. 16 23/1 Xuất kho 23/1 10 Cộng 05 10 Tồn cuối tháng 01/2007 08 Thẻ kho được thủ kho sử dụng để theo dõi số lượng nhập xuất tồn nguyên liệu vật liệu. * Quá trình hạch toán tại phòng kế toán: Trong tháng căn cứ vào phiếu nhập xuất kho mà thủ kho gửi lên phòng kế toán, sau khi kiểm tra tính chính xác hợp lý, hợp lệ của chứng từ và việc ghi chép hàng ngày trên thẻ kho của thủ kho. Sau khi kiểm tra đối chiếu số liệu trên chứng từ và số liệu trên thẻ kho, kế toán sẽ ký vào thẻ kho. Khi nhận được các chứng từ ở kho đã sắp xếp phân loại (nếu là chứng từ nhập) và theo từng đối tượng (nếu là chứng từ xuất) kế toán ghi giá trị vật tư mà tài khoản 331 phản ánh hoặc các tài khoản khác nếu có. Căn cứ vào đon giá bình quân để xác định cho từng thứ vật liệu kế toán ghi vào cột đơn giá và tính ra thành tiền ghi vào cột thành tiền. Trích sổ chi tiết nguyên liệu vật liệu: Biểu số 07 SỔ CHI TIẾT NGUYÊN LIỆU VẬT LIỆU Năm 2007 Tên, quy cách sản phẩm: Chỉ 50/3-5000m/cuộn Đơn giá bình quân: 25.642 đồng ĐVT: Cuộn Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Ghi chú SH NT SL TT SL TT SL TT Dư đầu tháng 01 13 330.200 Nhập kho 05 Xuất kho 10 256.420 Cộng cuối tháng 01 08 205.136 Sổ chi tiết được mở cho từng loại vật liệu, từng thứ vật liệu. mỗi loại được mở trên một tờ sổ riêng. 1.4 Kế toán tổng hợp nguyên liệu vật liệu tại Công ty TNHH may Hưng Nhân. Kế toán tổng hợp nguyên liệu vật liệu Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên với hệ thống sổ kế toán tổng hợp theo hình thức Nhật ký chứng từ, để theo dõi tình hình biến động về nguyên liệu vật liệu kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 152: Nguyên liệu vật liệu TK 1521 Nguyên liệu vật liệu chính (Vải chính, vải nỉ, ....) TK 1522: Nguyên liệu vật liệu phụ (Kim, chỉ, khoá, mếch....) TK 153: Công cụ dụng._.