Kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với người bán tại Công ty bách hoá Hà Nội

LỤC LỜI NÓI ĐẦU Trong nền kinh tế quốc dân, doanh nghiệp thương mại có vai trò to lớn. Nó gắn sản xuất với tiêu dùng, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của đời sống xã hội, thúc đẩy sản xuất và các lĩnh vực khác của nền kinh tế phát triển, góp phần hình thành cơ cấu kinh tế hợp lý, đẩy nhanh tiến trình hội nhập kinh tế nước ta với các nước trong khu vực và trên thế giới, thực hiện các mục tiêu kinh tế xã hội của Đảng và Nhà nước trong từng giai đoạn. Từ khi chuyển đổi cơ chế kinh tế sang cơ chế thị trường có sự điều tiết vĩ mô của Nhà nước, hoạt động của doanh nghiệp thương mại có những khác biệt rất cơ bản so với hoạt động của nó trong cơ chế kế hoạch hóa tập trung. Doanh nghiệp thương mại phải tự tìm đầu vào, đầu ra cho mình, tự tổ chức quản ly kinh doanh sao cho có hiệu quả nhất. Để tồn tại và phát triển, doanh nghiệp thương mại phải tổ chức được tốt 3 khâu của quá trình lưu chuyển hàng hóa là mua vào - dự trữ - bán ra. Ba khâu này có quan hệ mật thiết với nhau. Mặc dù mục đích doanh nghiệp thương mại la tiêu thụ hàng hóa nhưng muốn có hàng để bán thường xuyên, liên tục thì các doanh nghiệp phải tổ chức thu mua và dự trữ. Chính việc thu mua, tổ chức nguồn hàng sẽ góp phần thực hiện chức năng, mục tiêu của doanh nghiệp. Qua đó cũng thể hiện sức mạnh kinh tế của doanh nghiệp để cạnh tranh với doanh nghiệp khác trên thị trường. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề đó, qua thời gian học tập tại trường cũng như tìm hiểu thực tế công tác kế toán ở Công ty Bách hóa Hà Nội em đã chọn đề tài: “Kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với người bán” làm nội dung của chuyên đề này. Trong thời gian thực tập tại công ty Bách hóa Hà Nội với kiến thức được học ở trường cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô, chú, anh, chị phòng Tài chính-Kế toán và cô Trần Hương, giảng viên khoa Kế Toán Trường Đại học Lao Động –Xã Hội đã giúp em hoàn thành chuyên đề này. PHẦN I ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA CÔNG TY BÁCH HOÁ HÀ NỘI 1. Quá trình hình thành và phát triển Xuất phát từ yêu cầu phát triển kinh tế của đất nước, ngày 28/9/1954, Bộ Công thương ra Quyết định số 97 thành lập công ty Bách hóa Hà Nội, với tên gọi ban đầu là Công ty Mậu dịch Bách hóa Hà Nội. Đội ngũ cán bộ công nhân viên ngày đầu thành lập chỉ gồm 20 người, cơ sở vật chất nghèo nàn, trải qua gần 50 năm hoạt động và trưởng thành Công ty đã có nhiều thay đổi về hinh thức tổ chức và tên gọi. Khi nền kinh tế chuyển sang cơ chế thị trường, để phù hợp với tình hình mới, ngày 23/6/1998 theo Quyết định số 289/QĐ-UB, UBNDTPHN ra quyết định đổi tên thành công ty Bách hóa Hà Nội và là tên giao dịch hiện nay của Công ty. Vào ngày 22/6/2005 theo quyết định 4312/QĐUB về việc sát nhập Công ty Bách hóa Hà Nội vào văn phòng Tổng Công ty Thương mại Hà Nội. Ngày nay đội ngũ của công ty đã đông đảo với 550 người đều có trình độ từ trung học trở lên hoặc đã được đào tạo cơ bản về công tác thương nghiệp. Ngày 1/8/2005 Công ty Bách hóa Hà Nội chính thức là đơn vị trực thuộc văn phòng Tổng công ty Thương mại Hà Nội. Công ty Bách hóa Hà Nội có trụ sở chính tại 45 Hàng Bồ-Hoàn Kiếm-Hà Nội. Đây là cơ quan đầu não duy trì hoạt động của Công ty. 1.2. Chức năng nhiệm vụ của Công ty 1.2.1 Chức năng Là một doanh nghiệp Nhà nước thuộc Tổng công ty Thương mại Hà Nội, Công ty luôn đảm trách đầy đủ chức năng của một Công ty Thương mại trong nền kinh tế thị trường. - Tổ chức các quá trình nghiệp vụ kinh doanh Thương mại bao gồm: nghiên cứu thị trường, khai thác nguồn hàng dự trữ và bảo quản hàng hóa, quảng cáo và giới thiệu sản phẩm, bán hàng cho các đơn vị trực thuộc và người tiêu dùng. - Quản lý mọi mặt của công ty: Quản lý kế hoạch lưu chuyển hàng hóa, báo cáo tiếp thị, quản lý việc sử dụng vốn, lao động quản lý về cơ sở vật chất, kỹ thuật, quản lý công tác kế toán. 1.2.2 Nhiệm vụ - Thực hiện mục đích kinh doanh theo đúng quyết định thành lập công ty. Kinh doanh những mặt hàng đã đăng ký, phục vụ nhu cầu của khách hàng nhằm kinh doanh có lãi. Bảo toàn và phát triển vốn được giao. - Tổ chức quản lý tốt lao động trong công ty và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước. 1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức kinh doanh của công ty 1.3.1 Đặc điểm tổ chức quản lý Từ khi thành lập cho đến nay, bộ máy quản lý của công ty đã có nhiều thay đổi để phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. Sơ đồ 1: Bộ máy quản lý kinh doanh của Công ty Bách hóa Hà Nội Ban giám đốc Phòng kế hoạch kinh doanh Phòng Tài chính - Kế toán Phòng tổ chức hành chính Phòng thanh tra bảo vệ Phòng y tế Cửa hàng bách hóa Trung tâm thương mại Tổng kho Trạm kinh doanh - Ban giám đốc gồm: 1 giám đốc và 2 phó giám đốc + Giám đốc là người đứng đầu đuợc nhà nước bổ nhiệm. Giám đốc có trách nhiệm lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của công ty. + Phó Giám đốc là người được Giám đốc ủy quyền phụ trách từng lĩnh vực cụ thể và chịu trách nhiệm về lĩnh vực mình được giao. - Hệ thống các phòng ban: + Phòng tổ chức hành chính: Quản lý bộ máy hành chính, phẩn bổ mạng lưới kinh doanh, hợp lý hóa việc sử dụng lao động… + Phòng y tế: Thực hiện công tác y tế dự phòng. Xây dựng kế hoạch chăm sóc, bồi dưỡng người lao động, đảm bảo sức khỏe cho cán bộ công nhân viên toàn công ty. + Phòng Kế hoạch - Kinh doanh: Tiến hành các hoạt động nghiên cứu, đánh giá nhu cầu tiêu dùng của khách hàng đẻ xác định chiến lược kinh doanh cho thị trường của công ty. Tổ chức hợp lý việc quản lý nguồn hàng, thực hiện ký kết hợp đồng với các bạn hàng. + Phòng Tài chính-Kế toán: Thực hiện công tác hạch toán kế toán của toàn công ty, quản lý tài chính, theo dõi tình hình sử dụng vốn, tình hình thu chi, kết quả kinh doanh. Phân tích hoạt động kinh tế để cung cấp thông tin cho lãnh đạo, lập báo cáo tài chính. + Phòng thanh tra: Thực hiện chức năng kiểm tra, kiểm soát các hoạt động của các phòng ban, các cửa hàng, bộ phận cá thể của công ty. - Các đơn vị trực thuộc công ty là một bộ phận quan trọng trong bộ máy hoạt động của công ty gồm: + Các cửa hàng bách hóa: Giảng Võ, Phố Huế, Bờ Hồ, Cát Linh… + Các trạm kinh doanh: Trạm kinh doanh số I, trạm kinh doanh số II… + Các trung tâm Thương mại, tổng kho. 1.3.2 Đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty Công ty Bách hóa Hà Nội trong những năm qua luôn là một đơn vị dẫn đầu của ngành Thương mại có uy tín rộng rãi đối với các cơ quan quản lý, bạn hàng, các tổ chức trong và ngoài nước. Là một doanh nghiệp Thương mại với mặt hàng kinh doanh chính là hàng tiêu dùng do vốn của Nhà nước cấp và vốn tự có. Mặt hàng kinh doanh, bao gồm tất cả các hàng tiêu dùng như: Văn phòng phẩm, bánh kẹo, may mặc, đồ gia dụng… Phương thức kinh doanh + Bán buôn: bao gồm bán buôn cho các đầu mối bán lẻ và các đơn vị trực thuộc. + Bán lẻ: diễn ra chủ yếu ở các cửa hàng bách hóa, trung tâm thương mại, trạm kinh doanh. Nguồn hàng chủ yếu: Công ty có quan hệ bạn hàng ở khắp nơi trong nước như: công ty bánh kẹo Hải Hà, công ty bánh kẹo Kinh Đô, công ty đường Biên Hòa… Chính nhờ có nguồn hàng phong phú nên công ty luôn đáp ứng được nhu cầu của thị trường. Mạng lưới kinh doanh: Trụ sở của công ty ở 45 Hàng Bồ, là nơi thâu tóm mọi hoạt động kinh doanh của công ty, duy trì hoạt động của các đơn vị cơ sở khắp nơi trong thành phố. Hệ thống đơn vị trực thuộc của công ty năm ở nhiều khu vực thuận lợi cho việc kinh doanh thương mại. Hầu hết các cửa hàng đều nằm ở vị trí thuận lợi cho việc kinh doanh luân chuyển hàng hóa. Mạng lưới các đơn vị kinh doanh được lãnh đạo công ty đôn đốc theo dõi quản lý chặt chẽ, các chế độ chính sách đều được thông báo kịp thời xuống các đơn vị để đảm bảo sự thống nhất đồng bộ. 1.4. Kết quả hoạt động kinh doanh Trong nhưng năm gần đây với sự cạnh tranh gay gắt của cơ chế thị trường nhưng công ty luôn đứng vững và phát triển đi lên. Hàng năm doanh thu của công ty ngày càng tăng cụ thể: Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 1. Doanh thu thuần 95.066.575.476 183.871.456.334 2. Lợi nhuận gộp 7.794.635.877 18.562.732.881 3. Lợi nhuận thuần 264.463.054 528.544.182 1.5. Hình thức kế toán và bộ máy kế toán áp dụng trong công ty 1.5.1. Hình thức kế toán Do đặc điểm về hoạt động kinh doanh, lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều. Vì vậy, hình thức kế toán áp dụng hiện nay là hình thức “Nhật ký chứng từ”. Nhật ký chứng từ là sổ kế toán tổng hợp, dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kính tế phát sinh theo bên có của các tài khoản, số phát sinh bên Nợ của mỗi tài khoản được phản ánh trên từng nhật ký chứng từ khác nhau, ghi Có các tài khoản có liên quan đối ứng, Nợ với tài khoản này và cuối tháng tập hợp vào sổ cái từ các nhật ký chứng từ đó. Kế toán căn cứ vào chứng từ gốc và các bảng phân bổ, sau khi kiểm tra tính hợp lý tiến hành ghi sổ kế toán chi tiết, bảng kê, nhật ký chứng từ liên quan. Từ nhật ký chứng từ, cuối tháng kế toán hạch toán vào các sổ tài khoản tương ứng. Mặt khác, từ các sổ chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết. Định kỳ từ sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết, bảng kê, nhật ký chứng từ lập báo cáo tài chính. Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Các bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái tài khoản Báo cáo tài chính Sơ đồ 2: Trình tự ghi sổ kế toán hình thức nhật ký chứng từ tại công ty Bách hóa Hà Nội Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 1.5.2.Tổ chức bộ máy kế toán Do là một đơn vị kinh doanh với nhiều đơn vị nhỏ nên công ty chọn mô hình kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Sơ đồ 3: Bộ máy kế toán của công ty Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán chi phí Kế toán vốn bằng tiền Phó phòng kế toán kiêm kế toán TSCĐ Kế toán thanh toán công ty Kế toán ở đơn vị hạch toán độc lập Kế toán ở đơn vị hạch toán tập trung Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức khá gọn nhẹ và khoa học. Phòng gồm 1 Kế toán trưởng, 1 Phó phòng kế toán và 4 nhân viên kế toán. Mỗi thành viên trong phòng đảm nhiệm những nhiệm vụ khác nhau nhưng đều nhằm mục đích chung là theo dõi, kiểm tra, ghi chép, tính toán một cách chính xác, đầy đủ kịp thời tình hình hoạt động kinh doanh của công ty. Cơ cấu bộ máy kế toán - Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm trước Giám đốc và cấp trên về công tác kế toán của công ty, là người phụ trách chung, tổng hợp số liệu, lập báo cáo kế toán định kỳ. - Phó phòng kế toán kiêm kế toán tài sản cố định: giúp đỡ kế toán trưởng quản lý, thực hiện, tổng hợp, kiểm tra đối chiếu số liệu để lên báo cáo kế toán. Ngoài ra còn theo dõi tài sản cố định của toàn công ty trong quá trình hoạt động kinh doanh. - Kế toán chi phí: chịu trách nhiệm hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí hàng ngày tại văn phòng công ty, cá thể công ty. Đồng thời theo dõ quản lý các tài khoản: TK1331, TK3331… - Kế toán tiền mặt chịu trách nhiệm viết phiểu thu, phiều chi tiền mặt phát sinh ở công ty, lập và theo dõi TK334 “Lương nhân viên khối văn phòng, cá thể của công ty” - Kế toán thanh toán công nợ: tiến hành ghi sổ từ các chứng từ gốc để vào bảng kê chi tiết, nhật ký chứng từ số 1, số 2. - Thủ qũy: quản lý quỹ tiền mặt, kho tích liệu của phòng kế toán trong công ty. Đối với các đơn vị trực thuộc công ty được phép hạch toán độc lập, bộ máy kế toán được tổ chức tương đối hoàn chỉnh và có nhiệm vụ mở các sổ kế toán theo đúng chế độ quy định, tiến hành hạch toán các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ. Định kỳ gửi báo cáo kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh lên phòng kế toán công ty. Còn đối với các đơn vị trực thuộc công ty nhưng hạch toán tập trung như văn phòng công ty, trung tâm thương mại, trạm kinh doanh số 1, 2… cũng có các nhân viên kế toán ghi chép và mở sổ kế toán. Định kỳ các đơn vị này sẽ nộp bảng kê và các chứng từ liên quan lên phòng kế toán công ty. Tại đây nhân viên kế toán sẽ tổng hợp số liệu của các đơn vị này, tính toán, theo dõi và lên báo cáo ở bộ phận hạch toán tập trung. Việc thực hiện hình thức tổ chức kế toán vừa tập trung, vừa phân tán ở công ty Bách hóa Hà Nội tạo điều kiện cung cấp thông tin kinh tế vừa chính xác kịp thời phục vụ cho công tác lãnh đạo và quản lý của công ty. 1.5.3. Chế độ kế toán áp dụng tại công ty Công ty áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 - Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào 31/12 hàng năm - Đơn vị tiền tệ sử dụng tiền tệ: đồng Việt Nam - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính thuế: Áp dụng phương pháp khấu trừ thuế. PHẦN II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY BÁCH HOÁ HÀ NỘI 2.1. Đặc điểm, nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với người bán 2.1.1. Phương thức mua hàng - Phương thức mua hàng trực tiếp: Doanh nghiệp cơ sở cán bộ cung ứng mang giấy ủy nhiệm nhận mua hàng đến bên cung cấp để nhận hàng theo quy định trong hợp đồng. Các chứng từ phải ghi đầy đủ nội dung để phòng kế toán kiểm tra ghi sổ số hàng về kho. - Phương thức chuyển hàng: Căn cứ vào điều kiện của hợp đồng đã ký với doanh nghiệp, bên cung cấp định ký chuyển hàng cho doanh nghiệp tại địa điểm quy định ghi trong hợp đồng. 2.1.2. Phương thức thanh toán - Thanh toán bằng tiền mặt - Thanh toán bằng séc - Thanh toán bằng ủy nhiệm chi 2.1.3. Phạm vi và thời điểm xác định mua hàng a. Phạm vi xác định mua hàng Hàng hóa được coi là hàng mua của doanh nghiệp phải đảm bảo các điều kiện sau: - Hàng phải thông qua hành vi mua bán và theo một thể thức thanh toán với người bán nhất định, là cơ sở cho việc chuyển quyền sở hữu về hàng hóa và tiền. - Hàng hóa phải có sự chuyển quyền sở hữu (người mua phải nhận được quyền sở hữu về hàng hóa và mất quyền sở hữu về tiền tệ. - Hàng hóa mua vào phải với mục đích bán ra hoặc mua vào để gia công sản xuất nhưng với mục đích để bán ra. b. Thời điểm xác định mua hàng - Đối với phương thức chuyển hàng + Khi hàng hóa đã về đến kho của doanh nghiệp và doanh nghiệp đã thanh toán với người bán hoặc chấp nhận thanh toán. + Doanh nghiệp đã thanh toán với người bán cho người bán nhưng cuối tháng vẫn chưa về kho của doanh nghiệp. - Đối với phương thức mua hàng trực tiếp thời điểm xác định mua hàng là khi cán bộ nghiệp vụ hoàn thành thủ tục ký nhận nợ hoặc thanh toán tiền cho người bán. - Đối với phương thức nhập khẩu thời điểm xác định hàng mua là khi cán bộ nghiệp vụ của doanh nghiệp đến ngân hàng chấp nhận trả tiền đơn vị xuất khẩu. 2.1.4. Giá cả hàng mua Đối với hoạt động kinh doanh thương mại giá mua là giá thực tế thanh toán cho người cung cấp, giá mua cao hay thấp tùy thuộc vào quan hệ cung cấp, tùy thuộc vào khối lượng hàng mua và phương thức thanh toán. Theo chế độ kế toán, tất cả hàng hóa phải phản ánh trên sổ kế toán theo nguyên tắc phí. Đó là toàn bộ số tiền doanh nghiệp phải bỏ ra để có được hàng hóa đó. Doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế Giá mua thực tế của hàng hóa = Giá thanh toán với người bán (không gồm VAT) + Chi phí thu mua Chi phí thu mua: vận chuyển, lưu kho, lưu bãi. 2.2. Thực trạng kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với người bán Ở công ty Bách hóa Hà Nội, mọi nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với người bán đều được tổ chức thực hiện tập trung. Công ty có một hệ thống các cửa hàng, trạm kinh doanh… Định kỳ, các cửa hàng, trạm kinh doanh lập kế hoạch từng các hàng hóa dự kiến tiêu thụ trong kỳ sau, rồi gửi lên phòng Kinh doanh của công ty, phòng Kinh doanh sẽ tổng hợp dự trù của các cửa hàng trạm kinh doanh rồi tiến hành mua hàng từ các công ty cung cấp sản phẩm hàng hóa. Sau khi hàng về nhập kho và được cán bộ mua hàng kiểm nhận xong, phòng Kinh doanh sẽ lập phiếu nhập kho và thông báo cho các cửa hàng, trạm kinh doanh từ kho công ty nhận hàng. Việc thanh toán với người bán do phòng Tài chinh-Kế toán đảm nhận, được tiến hành tùy thuộc vào từng phương thức thanh toán thỏa thuận giữa 2 bên. 2.2.1. Chứng từ và tài khoản sử dụng 2.2.1.1. Chứng từ sử dụng Công ty Bách hóa Hà Nội là đơn vị kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với người bán sử dụng các chứng từ sau: - Hóa đơn GTGT - Phiếu nhập kho - Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa mua vào - Giấy đề nghị chuyển tiền - Phiếu chi - Giấy báo nợ ………. Khi công ty mua hàng hóa, căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán ghi ngay sổ thuế GTGT đầu vào khấu trừ theo bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa mua vào và đó cũng là căn cứ để viết phiếu nhập kho. 2.2.1.2 Tài khoản sử dụng: Việc mua hàng và thanh toán với người bán có vai trò quan trọng quá trình kinh doanh của đơn vị. Ngoài việc thực hiện nghiêm ngặt các trình tự nghiệp vụ và thủ tục chứng từ để đảm bảo cho công tác giao nhận được tốt, còn phải tổ chức việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ này vào các tài khoản liên quan cho phù hợp với yêu cầu theo dõi, kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua hàng và thanh toán với người bán. Do vậy, công ty đã lựa chọn một số tài khoản cần thiết như: TK 156 “Hàng hóa” TK 1331 “Thuế GTGT với người bán” TK 331 “ Thanh toán với người bán” TK 111 “Tiền mặt” TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” TK 113 “Tiền đang chuyển” TK 311 Vay ngắn hạn” Ngoài ra, kế toán cũng sử dụng một số tài khoản khác như: TK 144 “Thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn” TK 151 “Hàng hóa đang đi trên đường” TK 002 “Vật tư, hàng hóa nhận gửi hộ, nhận gia công” TK 007 “Ngoại tệ các loại” TK 151 “Hàng mua đi đường” Tài khoản này sử dụng để phán ánh trị giá của các loại hàng hóa, vật tư mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của công ty nhưng chưa về nhập kho mà đang trên đường vận chuyển hoặc đã về đến công ty nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho - Bên Nợ: Trị giá hàng hóa, vật tư đang đi trên đường. - Bên Có: Trị giá hàng hóa, vật tư đang đi trên đường đã về nhập kho hoặc giao bán. Số dư bên Nợ: Phản ánh trị giá hàng hóa, vật tư đã mua nhưng còn đang đi trên đường. Tài khoản 156 “Hàng hóa” Tài khoản này được sử dụng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại hàng hóa của doanh nghiệp. Bên Nợ: + Trị giá hàng hóa phát hiện thừa, hàng hóa bị người mua trả lại. + Trị giá thực tế của hàng hóa mua vào. + Chi phí thu mua hàng hóa. + Kết chuyển trị giá hàng hóa tồn kho cuối kỳ. Bên Có: + Trị giá thực tế của háng hóa xuất kho. + Chiết khấu mua hàng được hưởng + Giảm giá hàng mua. + Trị giá hàng hóa phát hiện thiếu, hỏng, phẩm chất kém. - Số dư bên Nợ: phản ánh trị giá thực tế của háng hóa hiện có trong kho doanh nghiệp. + TK 1561: Giá mua hàng hóa. + TK 1562: Chi phí thu mua. + TK 1567: Hàng hóa bất động sản. Ngoài ra, kế toán cũng mở các tài khoản cấp 3 để theo dõi chi tiết cho từng mặt hàng. c. Tài khoản 1331: Tài khoản này được dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ. - Bên Nợ: Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. - Bên Có: + Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ + Thuế GTGT của háng trả lại. + Thuế GTGT đầu vào đã được hoàn lại. - Số dư bên Nợ: phản ánh số thuế GTGT đầu vào còn đuợc khấu trừ. c. Tài khoản 331: “Thanh toán với nguời bán” Tài khoản này được dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ. - Bên Nợ: + Chiết khấu, giảm giá, hàng mua trả lại. + Số tiền đã trả lại cho người cung cấp. + Số tiền ứng trước cho nhà cung cấp nhưng chưa nhận hàng. - Bên Có: phản ánh các khoản phải trả đến cuối kỳ. - Số dư bên Nợ: phản ánh số tiền doanh nghiệp ứng trước cho ngưòi bán nhưng chưa nhận hàng hóa. - Số dư bên Có: các khoản còn phải trả đến cuối kỳ. e. Tài khoản 111: “Tiền mặt” Phản ánh tình hình thu chi, tồn quỹ, tiền mặt tại quỹ của đơn vị. - Bên Nợ: + Các khoản tiền mặt nhập quỹ. + Kiểm kê phát hiện thừa. - Bên Có: + Các khoản tiền mặt đã xuất quỹ để trả với người bán. + Kiểm kê phát hiện thiếu. - Số dư bên Nợ: Các khoản tiền mặt còn tồn quỹ đến cuối kỳ.f. Tài khoản 112: “Tiền gửi ngân hàng” Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các khoản tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp. - Bên Nợ: Các khoản tiền gửi vào ngân hàng - Bên Có: Các khoản tiền rút ra khỏi ngân hàng - Số dư bên Nợ: Số tiền hiện còn tại ngân hàng. 2.2.2. Phương pháp hạch toán kế toán mua hàng và thanh toán với người bán 2.2.2.1. Trình tự hạch toán mua hàng trong nước TK 151 Hàng phát hiện thiếu khi kiểm kê Hàng mua đang đi đường Hàng mua đang đi đường nhập kho TK 411 TK 412 Mua hàng bằng nguồn vốn kinh doanh Trị hàng hàng hoá giảm khi đánh giá TK 338 TK 632 TK 133 TK 133 TK 1381 TK 412 TK 111, 112, 331 TK 156 TK 111, 112, 331 Mua hàng nhập kho Hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán, chiết khấu TM Thuế GTGT được khấu trừ Phát hiện thừa khi Giá vốn hàng bán kiểm kê Chênh lệch tăng do đánh giá lại Ví dụ: Ngày 05/08/2006 Công ty Bách hóa Hà Nội mua 1000 kg đường của công ty Đường Biên Hòa theo hóa đơn GTGT 17090. Với người bán chưa thanh toán, hàng nhập đủ kho. Giá mua chưa thuế: 10.000.000đ Thuế GTGT: 1.000.000đ Tổng thanh toán: 11.000.000đ Kế toán ghi: - Nợ TK 1561 10.000.000 Nợ TK 1331 1.000.000 Có TK 331 11.000.000 2.2.2.2. Trình tự hạch toán mua hàng nhập khẩu TK 3331 TK 133 Thuế GTGT HNK Nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu Thuế GTGT của vận chuyển Chi phí vận chuyển TK 111, 112 TK 311, 331 TK 156 Thanh toán tiền nhập khẩu Trị giá hàng hóa nhập khẩu TK 413 Chênh lệch Chênh lệch tỷ giá tỷ giá TK 3333 Nộp thuế nhập khẩu Thuế nhập khẩu Nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu Thuế GTGT của vận chuyển Chi phí vận chuyển Ví dụ:: Ngày 29/8/2006 công ty Bách hóa Hà Nội nhập khẩu một lô hàng điện tử ccu của công ty Sony Thái Lan với giá nhập khẩu :4.700USD.Tỉ giá thực tế 15.190đ/USD. Thuế suất thuế nhập khẩu :10%. thuế GTGT:10% Hàng đã nhập đủ kho chưa thanh toán .(tỷ giá hạch toán:15.000đ/USD Kế toán ghi : + Nợ TK 156: 79.425.300 Có TK 413: 893.000 Có TK 3333 7.139.300 Có TK 3331 71.393.000 + Nợ TK 133 7.942.530 Có TK 3331 7.942.530 * Khi mua hàng hoá nhập kho các khoản chi phí thu mua: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lưu bãi được hạch toán: 111, 112, 331 1562 632 Chi phí thu mua 133 Thuế GTGT của chi phí Cuối kỳ phân bổ chi phí thu mua 2.2.2.3. Trình tự hạch toán thanh toán với người bán TK 111, 112, 311 TK 331 TK 151, 156, 611 Trả tiền cho người bán Mua hàng chưa trả tiền TK 133 Thuế GTGT TK 151, 156, 611 Giảm giá hàng bán, hàng bị trả lại TK 133 Thuế GTGT TK 515 Chiết khấu thanh toán được hưởng Ví d ụ: Ngày 6/10/2006 Công ty Bách hóa Hà Nội thanh toán với người bán cho công ty Đường Biên hòa theo hóa đơn 17090 - Khi thanh toán cho nguời bán kế toán ghi: Nợ TK 331 11.000.000 Có TK 111 11.000.000 2.2.3. Sổ sách sử dụng: Hiện nay công ty Bách hóa áp dụng hình thức “Nhật ký –Chứng từ “nên kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với người bán phản ánh trên: -Sổ chi tiết thanh toán với người bán. -Nhật ký chứng từ số -Nhật ký chứng từ số 1. -Nhật ký chứng từ số2 . -Bảng kê số 8 . -Sổ cái các tài khoản. -Nhật kýchứng từ số 8 ……. Trình tự hạch toán : - Từ chứng từ gốc kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với người bán mở sổ chi tiết theo dõi với người bán và lên sổ nhật ký chứng từ số 5. - Đồng thời, cũng từ chứng từ gốc kế toán lập bảng kê số 8 để phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho.Cơ sở ghi là phiếu nhập kho . - Căn cứ vào bảng kê số 8 kế toán ghi NK-CT số 8. - Trong quá trình thanh toán với người bán, kế toán mở các sổ nhật ký chứng từ số 1 và nhật ký chứng từ số 2 . +Nhật ký chứng từ số1 phản ánh các nghiệp vụ mua hàng nếu thanh toán bằng tiền mặt. +Nhật ký chứng từ số 2 phản ánh các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với người bán bằng ủy nhiệm chi . - Cuối tháng kế toán căn cứ vào các nhật ký chứng từ vào sổ cái các tài khoản Hóa đơn (GTGT) Liên 2: (Giao khách hàng) Ngày 03 tháng 08 năm 2006 Mẫu số: 01 – KT – 3LL Số 1802 Đơn vị bán hàng: Công ty bánh kẹo Hải Châu Địa chỉ:……………………………………..Số tài khoản…………… Điện thoại:…………………………………..MS: 010028229-1 Họ tên người mua hàng: Nguyễn văn Tuấn Đơn vị: Công ty Bách hóa Hà Nội. Địa chỉ: 45 Hàng Bồ Số tài khoản 710A00064 Hình thức thanh toán : ủy nhiệm chi MS: 01001067610001 TT Tên hàng hóa Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Bánh Bông lan kem dâu hộp 400 18.000 7.200.000 Cộng tiền hàng 7.200.000 Thuế suất GTGT: 10% - Tiền thuế GTGT: 720.000 Tổng thanh toán 7.920.000 Số tiền mặt bằng chữ: Bảy triệu chín trăm hai mươi ngàn đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) V í dụ Ngày 01 tháng 08 năm 2006 công ty mua một lô hàng trị giá 20.000.000 (Thuế GTGT 10%) của Công ty phích nước Rạng Đông, thanh toán bằng tiền mặt, người mua là chị Nguyễn Vân Anh. Hóa đơn (GTGT) Liên 2: (Giao khách hàng) Ngày 01 tháng 08 năm 2006 Mẫu số: 01 – KT – 3LL HT /01 – B N0 017019 Đơn vị bán hàng: Công ty phích nước Rạng Đông. Địa chỉ:……………………………………..Số tài khoản…………… Điện thoại:…………………………………..MS: 010028229-1 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Vân Anh. Đơn vị: Công ty Bách hóa Hà Nội. Địa chỉ: 45 Hàng Bồ Số tài khoản 710A00064 Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: 01001067610001 TT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Ruột phích Chiếc 2.000 10.000 20.000.000 Cộng tiền hàng 20.000.000 Thuế suất GTGT: 10% - Tiền thuế GTGT: 2.000.000 Tổng thanh toán: 22.000.000 Số tiền mặt bằng chữ: Hai mươi hai triệu đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) PHIẾU NHẬP KHO - Tác dụng: nhằm xác nhận số lượng hàng hoá, sản phẩm nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán. - Căn cứ vào HĐGTGT và các chứng từ có liên quan để vào phiếu nhập kho. Đơn vị: Bách hóa Hà Nội Số: 45 Hàng Bồ Phiếu nhập kho Ngày 01 tháng 03 năm 2006 Mẫu số: 01 – VT QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20-03-2006 Số: 66/3 Nơi nhập hàng: Công ty phích nước Rạng Đông. Theo: Số hóa đơn 17019. Nhập tại kho: Công ty. Stt Tên, nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư (Sản phẩm hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Vỏ phích Rạng Đông Chiếc 2.000 10.000 20.000.000 Tổng tiền hàng: 20.000.000 Thuế VAT: 10% 2.000.000 Tổng thanh toán: 22.000.000 Viết bằng chữ: Hai mươi hai triệu VNĐ. Nhập ngày 01 tháng 03 năm 2006 Ngưòi giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Ví dụ: Ngày 5/8/2006 Công ty Bách hóa Hà Nội mua 1000kg đường của công ty đường Biên Hòa với giá thanh toán 11.000.000. Thuế VAT 10%. Chưa thanh toán cho người bán.. HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG MS:01-KT-3LL Liên 2:Giao cho khách hàng HT/01-B Ngày 5 tháng 8 năm 2006 Số:18092 Đơn vị bán hàng :Công ty đường Biên Hòa Địa chỉ : SốTK: Điện thoại : Mã số : Họ tên người mua hàng : Địa chỉ :45 Hàng Bồ Số TK:710A00064 Hình thức thanh toán :Mua chịu. Mã số:01001067640001 STT Tên hàng hóa Đơn vị tính Số lượng ĐG Thành tiền 1 Đường tinh khiết Kg 1.000 10.000 10.000.000 Cộng tiền hàng 10.000.000 Thuế suất GTGT :10%. Tiền thuế GTGT: 1.000.000 Tổng số tiền thanh toán : 11.000.000 Số tiền viết bằng chữ :Mười một triệu đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)  PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số 01 – VT Ngày 05 tháng 8năm 2006 QĐ Số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/3/2006 Số 1002 Nơi nhập hàng: Công ty Đường Biên Hòa Theo số hóa đơn: 18092 Nhập tại kho: Công ty STT Tên SP, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Đường tinh khiết Kg 1.000 1.0000 10.000 10.000.000 Tổng tiền hàng: 10.000.000 Thuế VAT: 10% 1.000.000 Tổng thanh toán: 11.000.000 Viết bằng chữ: Mười một triệu đồng chẵn. Kèm theo 01 chứng từ gốc Ngày 05 tháng 08 năm 2006 Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Hình thức thanh toán được áp dụng tại công ty Bách hóa Hà Nội Khi thanh toán bằng tiền mặt: Cán bộ mua hàng của đơn vị viết giấy đề nghị thanh toán tiền mua hàng rồi chuyển cho kế toán trưởng duyệt, sau đó kế toán thanh toán sẽ viết phiếu chi tiền mặt. Cán bộ mua hàng căn cứ vào phiếu chi xuống thủ quỹ lấy tiền trả nhà cung cấp. Công ty Bách hóa Hà Nội 45 Hàng Bồ Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc =========== GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN MUA HÀNG Tên tôi là: Nguyễn Vân Anh Là cán bộ nghiệp vụ của đơn vị Đề nghị công ty thanh toán tiền mua hàng Nội dung: Thanh toán tiền mua hàng theo hóa đơn 17019 ngày 01/08/2006 Số tiền là: 22.000.000đ. (Hai hai triệu đồng chẵn) Ngày 01 tháng 08 năm 2006 Kế toán Phụ trách Người mua hàng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Công ty Bách hóa Hà Nội Số 45 Hàng Bồ, Hà Nội Mẫu số 01 – TT Liên 1 Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20 tháng 03 năm 2005 của Bộ Tài chính PHIẾU CHI Số CT: 12/04 Ngày 07 tháng 08 năm 2006 22.000.0000 đồng Tài khoản ghi nợ: 3311 Tài khoản ghi có: 1111CT Xuất cho: A Phong nhận – Công ty phích nước Rạng Đông Địa chỉ: Về khoản: Trả tiền hàng HĐ 17019 Số tiền: 22.000.000 đồng. Bằng chữ: Hai mươi hai triệu đồng chẵn Kèm theo 01 chứng từ gốc. Ngày 01 tháng 08 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị KTtrưởng KTthanh toán Thủ quỹ Người nhận (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Thanh toán bằng ủy nhiệm chi Khi nhận được “Giấy đề nghị chuyển tiền” của bên bán, kế toán kiểm tra số tiền đó có đúng với số tiền trên hóa đơn tương ứng không? Nếu đúng sẽ viết giấy “ủy nhiệm chi” nộp cho ngân hàng phục vụ mình để ngân hàng trích tiền trả cho người cung cấp và lập giấy báo nợ. Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập - Tự do – Hạnh phúc ============= GIẤY ĐỀ NGHỊ CHUYỂN TIỀN Kính gửi: - Ban giám đốc công ty Bách hóa Hà Nội - Phòng Tài chính - Kế toán Công ty Bách hóa Hà Nội có mua của chúng tôi một số hàng theo các chứng từ sau: TT Số hóa đơn Ngày Thành tiền Ghi chú 1 18012 03/08/2006 7.920.000 Tổng cộng 7.920.000 Bằng chữ: Bảy triệu chín trăm hai mươi ngàn đồng chẫn Vậy đề nghị quý công ty trả cho chúng tôi số tiền trên Tên đơn vị được hưởng: Công ty bánh kẹo Hải Châu Tài khoản số: Tại ngân hàng: Vietcombank Rât mong quý công ty chuyển sớm Xin chân thành cảm ơn Hà nội, Ngày 03 tháng 08 năm 2006 Phòng Kế toán Phòng Kinh doanh Ngưòi đề nghị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) VIETCOMBANK UỶ NHIỆM CHI V._.