Kế toán nghiệp vụ bán và thanh toán hàng bán tại Công ty TNHH Nhà nước 1 thành viên Thương mại Dịch vụ và XNK

hà nước quan tâm sửa đổi bổ sung, nhằm phù hợp với yêu cầu quản lý và phù hợp với các thị trường có tính phổ biến ở các nước phát triển. Cơ chế thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp thương mại nói riêng phải năng động sáng tạo, phải thực hiện hạch toán độc lập, nghĩa là lấy thu bù chi và có lợi nhuận, nếu không sẽ không thể đứng vững và tồn tại được trước sự cạnh tranh gay gắt của thị trường. Hiện nay cơ chế quản lý kinh tế tài chính ở nước ta đã và đang có những đổi mới sâu sắc một cách toàn diện. Chúng ta đã và đang định hướng, điều chỉnh các mục tiêu kinh tế ở từng giai đoạn của một nền kinh tế thị trường năng động, có sự quản lý, kiểm soát của hàng loạt các chính sách kinh tế mới được ban hành để nâng cao và đặt đúng vai trò, vị trí của những công việc quản lý, điều hành và kiểm soát nền kinh tế bằng biện pháp kinh tế, bằng Pháp luật và các công cụ quản lý kinh tế khác. Kế toán với tư cách là công cụ quản lý cần có sự đổi mới không chỉ dừng lại ở việc ghi chép chính xác, kịp thời và lưu giữ các dữ liệu mà quan trọng hơn là thiết lập một hệ thống có tổ chức thông tin có ích cho việc quản lý kinh tế. Do đó kế toán về mặt bản chất chính là một hệ thống đo lường, xử lý và truyền đạt những thông tin có ích cho các quyết định kinh tế cũng có thể nói kế toán là một môn khoa học, là một nghệ thuật ghi chép phân loại tổng hợp và lý giải các nghiệp vụ tài chính diễn ra ở một tổ chức làm căn cứ cho các quyết định kinh tế. Kế toán là trung tâm hoạt động tài chính của hệ thống thông tin quản lý, nó giúp cho các nhà quản lý kinh doanh có khả năng xem xét toàn diện về hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Nhận thức được ý nghĩa quan trọng của các vấn đề nói trên, là một sinh viên Trường đại học kinh tế quốc dân thực tập tại Phòng kế toán của Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu, trong quá trình nghiên cứu, học hỏi với những kiến thức được trang bị trong nhà trường dưới sự chỉ bảo, hướng dẫn tận tình của thầy giáo Phan Trung Kiên cùng các anh, chị, em trong phòng kế toán của Công ty tôi đã đi sâu tìm hiểu thực tế của công tác hạch toán kế toán đồng thời mạnh dạn đi sâu nghiên cứu đề tài : Kế toán nghiệp vụ bán và thanh toán hàng bán tại Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu, với mong muốn hoàn thiện hơn nữa những kiến thức được học tập taị Nhà trường. Vì thời gian và khả năng có hạn nên báo cáo thực tập này của tôi chắc chắn còn nhiều khiếm khuyết, tôi rất mong được các thầy, cô giáo và các bác, các cô, chú trong Phòng kế toán Công ty góp ý kiến chỉ bảo để tôi hoàn thiện hơn kiến thức của mình. Tôi xin chân thành cám ơn! Kết cấu đề tài tốt nghiệp của tôi gồm ba phần: Chương 1: Tổng quan về Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và XNK Chương 2: Thực trạng kế toán nghiệp vụ bán và thanh toán hàng bán tại Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán và thánh toán hàng bán tại Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ XNK 1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu Công ty TNHH một thành viên Thương mại - dịch vụ và xuất nhập khẩu (tên viết tắt: EXSECO) nằm trong khu liên cơ tại Ngõ 149, Giảng Võ, Đống Đa, Hà Nội. Công ty là một đơn vị thuộc Liên minh HTX Việt nam, được chuyển đổi theo quyết định số 1268/QĐ - LMHTX ngày 22/ 11/ 2005, với các chức năng: Kinh doanh thương mại và xuất nhập khẩu tổng hợp, kinh doanh khách sạn, ăn uống giải khát... Là một Công ty mới được chuyển đổi từ Công ty thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu, nhưng dưới sự lãnh đạo của ban giám đốc và tinh thần nhiệt tình công tác của toàn thể cán bộ nhân viên, công ty đã phát huy được hết khả năng của cơ sở vật chất sẵn có để kinh doanh có hiệu quả, đảm bảo đời sống của người lao động và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Công ty là một đơn vị hạch toán độc lập, có đầy đủ tư cách pháp nhân, có tài khoản riêng tại Ngân hàng, có con dấu riêng. Hiện nay Công ty là một đơn vị làm ăn có lãi và nộp đủ thuế cho ngân sách nhà nước. Ta có thể sơ qua một số chỉ tiêu mà Công ty đạt được trong một số năm qua như sau: Bảng 1: Kết quả kinh doanh của công ty qua một số năm ĐVT: 1000đ Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Tổng doanh thu 5,462,561 8,589,657 10,754,610 Các khoản giảm trừ 42,786 90,563 208,946 Doanh thu thuần 5,419,775 8,499,094 10,545,664 Giá vốn hàng bán 2,906,952 5,327,546 6,879,521 Lợi nhuận gộp 2,512,823 3,171,548 3,666,143 Chi phí tài chính 791,220 857,529 898,612 Chi phí quản lý doanh nghiệp 645,578 789,239 764,337 Lợi nhuận thuần từ HĐKD 1,076,025 1,524,780 2,003,194 Thuế TNDN 301,287 426,938 560,894 Lợi nhuận sau thuế 774,738 1,097,842 1,442,300 Thông qua bảng kết quả kinh doanh, ta thấy rằng tuy con rất trẻ nhưng Công ty TNHH một thành viên Thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu đã rất cố gắng để lợi nhuận qua các năm đều tăng. Lợi nhuận năm 2007 tăng 86% so với năm 2005 đạt 1,442,300,000 đồng. Công ty đặt mục tiêu chung trong những năm tới là đảm bảo sự tăng trưởng và phát triển thị trường truyền thống, khai thác thêm thị trường mới, nâng cao đời sống nhân viên. 2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh Thông qua các hoạt động kinh doanh và dịch vụ Công ty góp phần vào quá trình lưu thông hàng hoá từ khâu sản xuất đến khâu tiêu dùng, từ thành thị tới nông thôn, đồng thời cung cấp nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất. Tham gia tích cực vào chương trình xuất khẩu và nhập khẩu theo quy định của nhà nước nhằm góp phần thúc đẩy sản xuất trong nước. Công ty tổ chức các hoạt động kinh doanh thương mại tổng hợp với các ngành nghề sau: Nội thương hàng tiêu dùng, kinh doanh khách sạn, cung ứng vật tư, đại lý ký gửi mua bán hàng hoá, thu mua nông lâm hải sản. Sản phẩm và mặt hàng chính của Công ty: a. Trong nước: Buôn bán hàng tiêu dùng, buôn bán hàng tư liệu sản xuất, buôn bán hàng lương thực thực phẩm, đại lý mua bán ký gửi hàng hoá, kinh doanh khách, kinh doanh dịch vụ công cộng, sản xuất hàng tiêu dùng, lương thực, thực phẩm, thủ công mỹ nghệ. b. Xuất nhập khẩu: - Nhập khẩu hàng tiêu dùng - Nhập thiết bị máy móc. Hiện nay công ty đang kinh doanh hơn 200 mặt hàng khác nhau song có thể phân ra thành các mảng lớn, từ các mảng này lại được chia thành từng nhóm, trong mỗi nhóm bao gồm nhiều loại, từ các loại này mới được chi tiết thành từng mặt hàng cụ thể tuỳ theo trọng lượng, quy cách, mẫu mã của sản phẩm. - Mỹ phẩm: Bao gồm các nhóm hàng như là dầu gội đầu, dầu xả, sữa dưỡng da, sữa tắm. - Tẩy rửa: Bao gồm các nhóm hàng như là tẩy quần áo, tẩy đồ gia dụng, tẩy vệ sinh phòng bếp, phòng khách, tẩy kính, bồn vệ sinh. - Thực phẩm: Như là chân gà, cánh gà , thịt gà, mỳ chính. * Hàng hoá của công ty có những đặc điểm sau: Đa dạng, phong phú về mẫu mã, chủng loại, trọng lượng...Các sản phẩm hầu hết là hàng tiêu dùng, dễ vận chuyển, bảo quản. Có kích thước nhỏ, giá trị thấp, thường được quản lý theo thùng, hộp. - Đều được mã hoá trên máy vi tính để thuận lợi cho công tác quản lý. 3. Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của công ty Bộ máy kinh doanh bao gồm những Cán bộ công nhân viên có trình độ chuyên môn cao, nghiệp vụ vững vàng có đủ khả năng tổ chức quản lý chỉ đạo hoạt động kinh doanh của Công ty. Bộ máy hoạt động của Công ty được tổ chức gọn nhẹ, khoa học phù hợp với đặc điểm kinh doanh và điều lệ hoạt động của công ty bao gồm : Ban giám đốc và các phòng chức năng. Mỗi phòng đều có chức năng và quyền hạn rõ ràng song có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong quá trình hoạt động kinh doanh sao cho toàn bộ các hoạt động đều diễn ra nhịp nhàng ăn khớp, nhằm thực hiện thống nhất các mục tiêu của doanh nghiệp. Có thể biểu diễn cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty Ban Giám đốc công ty Phòng Tổ chức hành chính Phòng Xuất Nhập Khẩu Phòng Kinh Doanh Dịch Vụ Phòng Kế toán Trung tâm phân phối sản phẩm Phòng bảo vệ Ghi chú: Quản lý trực tuyến Cơ cấu bộ máy của công ty gồm: - Ban Giám đốc: Đứng đầu Công ty là Tổng Giám đốc Công ty do Liên minh hợp tác xã Việt nam bổ nhiệm. Tổng Giám đốc Công ty tổ chức điều hành mọi hoạt động của Công ty theo chế độ thủ trưởng và chịu trách nhiệm toàn diện trước cơ quan và tập thể Cán bộ công nhân viên của Công ty. Giúp việc Tổng giám đốc có 1 kế toán trưởng và 1 phó Tổng Giám đốc do Tổng Giám đốc đề nghị và được Liên minh Hợp tác xã Việt Nam bổ nhiệm. - Phòng Tổ chức hành chính: là đơn vị tham mưu giúp giám đốc chỉ đạo quản lý về tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, xây dựng kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, tuyển dụng nguồn lực, ban hành các qui chế nội bộ. Giải quyết các chế độ chính sách và quyền lợi của nhân viên trong công ty. - Phòng Kế toán: Phụ trách phòng kế toán là kế toán trưởng do Liên minh các Hợp tác xã Việt Nam bổ nhiệm theo đề nghị của Tổng Giám đốc Công ty. Kế toán trưỏng là người giúp việc Tổng Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Công ty về mặt quản lý kinh tế của đơn vị. Ngoài những việc trên Kế toán trưởng còn có trách nhiệm quan trọng: Hàng ngày phải theo dõi mọi hoạt động của Công ty, lập chứng từ, ghi sổ. Cuối tháng cộng các sổ sách, đối chiếu, lập báo cáo trình lên Công ty. - Phòng kinh doanh dịch vụ: Là phòng quản lý và kinh doanh các phòng khách của công ty. - Phòng xuất nhập khẩu: Là phòng đảm trách trong lĩnh vực kinh doanh buôn bán ngoại thương, nhập xuất hàng hoá với nước ngoài. - Trung tâm phân phối sản phẩm: Đứng đầu là giám đốc trung tâm (Tương đương trưởng phòng) đảm nhận việc phân phối sản phẩm ra bên ngoài và các chức năng khác. - Phòng bảo vệ: Là phòng đảm trách về lĩnh vực an ninh trong cơ quan và bảo vệ tài sản của cơ quan. 4. Tổ chức kế toán 4.1. Tình hình tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của công ty đóng vai trò quan trọng, là một bộ phận không thể tách rời, cánh tay phải đắc lực trợ giúp Ban giám đốc trong việc kiểm tra, giám sát mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính diễn ra trong đơn vị. Phòng kế toán cung cấp thông tin thường xuyên, liên tục, đầy đủ và kịp thời góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Do xuất phát từ đặc điểm kinh doanh của công ty là trên nhiều lĩnh vực thương mại, dịch vụ và xuất nhập khẩu do đó phòng kế toán phải cung cấp đầy đủ tất cả các thông tin, trên tất cả các lĩnh vực vì vậy nhiệm vụ của bộ máy kế toán được thể hiện qua những nội dung chính sau: - Ghi chép, tính toán số liệu một cách trung thực và chính xác về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, tính toán đúng đắn chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các khoản chi phí khác. - Kiểm tra, giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch kinh doanh, tình hình thanh toán với người mua, người bán, nghĩa vụ đối với nhà nước. Đồng thời kiểm tra việc bảo vệ tài sản, vật tư, hàng hoá phát hiện những hiện tượng tiêu cực trong kinh doanh. - Cung cấp thông tin chính xác, trung thực và đầy đủ về mọi mặt hoạt động kinh doanh trong đó chủ yếu là nghiệp vụ bán hàng nhằm phục vụ cho việc điều hành và quản lý kinh doanh trong đơn vị đồng thời phục vụ cho công tác kiểm tra, kiểm soát của nhà nước đối với hoạt động kinh doanh của công ty. Như vậy kế toán bán hàng là công tác quan trọng của doanh nghiệp nhằm xác định số lượng và giá trị của lượng hàng hoá bán ra cũng như doanh thu của doanh nghiệp. Song để phát huy được vai trò và thực hiện tốt các nhiệm vụ đã nêu trên đòi hỏi phải tổ chức công tác kế toán thật khoa học và hợp lý đồng thời cán bộ kế toán phải nắm vững nội dung của tổ chức công tác kế toán. Việc lựa chọn hình thức tổ chức công tác Kế toán là nội dung quan trọng của Công ty. Vì nó quyết định đến mô hình tổ chức bộ máy kế toán, liên quan đến việc sử dụng hợp lý các bộ máy Kế toán, đồng thời đảm bảo việc thực hiện đầy đủ chức năng nhiệm vụ Kế toán. Do thành lập trong thời gian chưa hẳn là dài vì vậy công ty kinh doanh gọn chủ yếu là bán buôn và làm nhà phân phối các sản phẩm, phòng kế koán được tổ chức gọn nhẹ và khoa học. Nhân viên được đào tạo các trường kinh tế tài chính với những hiểu biết rộng, năng lực cao nhiều kinh nghiệm trong nghề. Tổ chức khoa học và hợp lý công tác kế toán nói chung và bộ máy kế toán nói riêng không những đảm bảo được những yêu cầu trong việc thu nhận, hệ thống hoá và cung cấp thông tin kế toán, phục vụ cho yêu cầu quản lý kế toán tài chính mà còn giúp đơn vị quản lý chặt chẽ tài sản, ngăn ngừa những hành vi làm tổn hại đến tài sản của đơn vị. Xuất phát từ tình hình thực tế đó công ty đã tổ chức bộ máy kế toán của mình theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2: Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Kế toán trưởng Phó phòng kế toán Thủ qũy Thủ kho Kế toán bộ phận Cơ cấu bộ máy kế toán của Công ty gồm : - Kế toán trưởng: + Giúp giám đốc Công ty chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác kế toán thống kê của Công ty. + Lập kế hoạch, tìm nguồn vốn tài trợ, vay vốn ngân hàng của Công ty. + Tổ chức thực hiện và kiểm tra thực hiện các chế độ, thể lệ kế toán, các chính sách, chế độ kinh tế tài chính trong Công ty cũng như chế độ chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, chế độ sổ kế toán, chính sách thuế, chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng. + Có nhiệm vụ báo cáo tài chính theo yêu cầu quản lý và theo quy định của Nhà nước cũng như của các ngành chức năng. - Phó phòng kế toán có nhiệm vụ: Trợ giúp kế toán trong công việc thường ngày, giải quyết công việc cho kế toán trưởng khi kế toán trưởng đi vắng. - Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm theo dõi tiền mặt trong két và các khoản thu - chi hàng ngày. - Thủ kho: Phụ trách quản lý hàng hoá, công cụ dụng cụ, thực hiện các nghiệp vụ nhập xuất hàng hoá, công cụ dụng cụ trên cơ sở các chứng từ hợp lệ đã được kế toán trưởng, giám đốc ký duyệt. - Kế toán bộ phận: Là kế toán nằm tại các phòng chuyên trách như: Trung tâm phân phối sản phẩm, phòng xuất nhập khẩu, phòng kinh doanh dịch vụ. + Kế toán trung tâm phân phối sản phẩm: Đảm nhiệm công việc ghi chép tổng hợp tình hình kinh doanh cũng như thu chi của Trung tâm, làm số liệu báo cáo tình hình bán hàng cũng như kết quả bán hàng của Trung tâm để kế toán trưởng tập hợp lại tạo nên báo cáo tổng hợp của toàn công ty. Ngoài ra kế toán Trung tâm còn theo dõi lượng, quản lý lượng hàng nhập, xuất, tồn trên máy để cuối tháng đối chiếu với số thực có dưới kho, tính toán tiền lương và các khoản trích theo lương; Tính toán số thuế VAT mà trung tâm phải nộp. + Kế toán phòng kinh doanh dịch vụ: Đảm nhận công việc ghi chép tổng hợp tình hình kinh doanh cũng như thu chi của phòng mình, làm số liệu báo cáo tình hình kinh doanh cũng như kết quả kinh doanh của phòng để kế toán trưởng tập hợp lại tạo nên báo cáo tổng hợp của toàn công ty. + Kế toán phòng xuất nhập khẩu: Đảm nhận công việc ghi chép tổng hợp tình hình kinh doanh cũng như thu chi của phòng mình, làm số liệu báo cáo tình hình bán hàng cũng như kết quả kinh doanh của phòng để kế toán trưởng tập hợp lại, tạo nên báo cáo tổng hợp của toàn công ty. Giữa các phần hành kế toán có sự phối hợp chặt chẽ và đồng bộ, đảm bảo tính thống nhất về phương pháp tính toán và ghi chép từ đó tạo điều kiện cho việc kiểm tra, đối chiếu được dễ dàng, phát hiện nhanh chóng các sai sót để kịp thời sửa chữa. 4.2. Tình hình tổ chức công tác kế toán Để bắt kịp tốc độ phát triển kinh tế của nước ta cũng như trên toàn thế giới, cùng sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật và sự thay đổi trong cơ chế quản lý của Nhà nước đã có những ảnh hưởng, tác động mạnh mẽ đến việc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp, đòi hỏi tổ chức công tác kế toán phải thật khoa học, hợp lý nhằm cung cấp thông tin một cách kịp thời, đầy đủ và trung thực, đáp ứng yêu cầu của cơ chế quản lý trong thời đại mới. Thực chất của việc tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp là việc tổ chức ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ Kinh tế – Tài chính phát sinh bằng những phương pháp khoa học của kế toán, phù hợp với chính sách, chế độ quản lý kinh tế và đặc điểm tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp. Nội dung của việc tổ chức công tác kế toán trong Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và Xuất Nhập Khẩu trong điều kiện ứng dụng máy vi tính gồm những vấn đề cơ bản sau : 4.2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán Đây là khâu đầu tiên của công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin, biến đổi thành thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán viên kiểm tra chứng từ rồi định khoản đến từng tài khoản chi tiết (tiểu khoản, tiết khoản) ngay trên chứng từ, phân loại chứng từ theo đối tượng, nghiệp vụ... rồi nhập số liệu chứng từ vào máy, kiểm tra tính khớp đúng giữa số liệu trên máy với số liệu trên chứng từ gốc. Sơ đồ 3: Khái quát công tác kế toán Chứng từ gốc Sổ chi tiết cácTK có liên quan quan Sổ Nhật ký chung Sổ Nhật ký đặc biệt Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái các TK có liên quan Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu. Một số chứng từ được sử dụng trong công ty gồm có: - Phiếu thu - Phiếu chi - Giấy báo nợ - Giấy báo có - Giấy đề nghị tạm ứng - Báo cáo thanh toán tạm ứng - Biên bản giao nhận TSCĐ - Biên bản thanh lý TSCĐ - Đơn đặt hàng của khách hàng - Phiếu lên hàng - Hoá đơn GTGT - Hoá đơn nội bộ - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Phiếu xuất nhập hàng ngày - Phiếu nhận hàng của nhân viên bán hàng - Phiếu xuất kho. 4.2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán Công ty đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất do Bộ Tài chính quy định. Hệ thống tài khoản của Công ty bao gồm các tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2, tài khoản trong bảng cân đối kế toán và tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán. Sau đây là một số TK được sử dụng nhiều trong việc hạch toán của công ty: - TK111 “Tiền mặt”: Phản ánh số hiện có và tình hình thu, chi tiền mặt tại quĩ. Tài khoản 111 có 3 tài khoản cấp 2: + TK111(1): Tiền Việt Nam + TK111(2): Ngoại tệ + TK111(3): Vàng, bạc, đá quý, kim khí quý - TK112 “Tiền gửi ngân hàng”: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của tiền gửi ngân hàng. Tài khoản 112 gồm có 3 tài khoản cấp 2: + TK112(1): Tiền Việt Nam + TK112(2): Ngoại tệ + TK112(3): Vàng, bạc, kim khí quí, đá quí - TK 131 “Phải thu của khách hàng”: Dùng để theo dõi các khoản phải thu của các đối tác kinh doanh trong mua bán, giao dịch. TK này được công ty mở chi tiết theo từng đối tượng. - TK 156 “Hàng hoá” : Phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm hàng hoá trong các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ và những cơ sở sản xuất có tổ chức hoạt động kinh doanh hàng hoá. Tài khoản 156 gồm có 2 tài khoản cấp 2 : + TK156(1) : Trị giá mua hàng hoá + TK156(2) : Chi phí thu mua hàng hóa - TK 331 “Phải trả người bán”: Phản ánh các khoản phải trả cho nhà cung cấp. - TK 611 “Mua hàng” : Phản ánh trị giá vốn của hàng luân chuyển trong tháng (Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ). - TK 157 “Hàng gửi đi bán” : Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hàng hoá, sản phẩm đã gửi hoặc chuyển đến cho khách hàng như gửi bán đại lý, ký gửi nhưng chưa được khách hàng chấp nhận thanh toán. - TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” : Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán của hoạt động sản xuất kinh doanh. - TK 521 “Chiết khấu thương mại” : Tài khoản này dùng để phản ánh khoản chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua hàng do việc người mua hàng đã mua hàng (sản phẩm, hàng hóa), dịch vụ với khối lượng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thương mại ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết mua,bán hàng. Tài khoản 521 có 3 tài khoản cấp 2 : + TK 521(1) : Chiết khấu hàng hoá + TK521(2) : Chiết khấu thành phẩm + TK521(3) : Chiết khấu dịch vụ - TK 632 “Giá vốn hàng bán” : Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vốn của thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ, giá thành sản xuất của sản phẩm xây, lắp (Đối với doanh nghiệp xây, lắp) bán trong kỳ. - TK 641 “Chi phí bán hàng” : Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ như chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí đóng gói sản phẩm... Tài khoản này được mở thành 7 tài khoản cấp 2 tương ứng với các nội dung của CPBH. - TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” : Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chi phí quản lý chung của doanh nghiệp như chi phí về lương nhân viên bộ phận quản lý, chi phí vật liệu văn phòng, khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp... Tài khoản này được mở thành 8 tài khoản cấp 2 tương ứng với nội dung của từng loại CPQLDN. - TK 3331 “Thuế GTGT phải nộp” : Phản ánh số thuế GTGT đầu ra, số thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp, số thuế GTGT được khấu trừ, số thuế GTGT đã nộp và còn phải nộp vào NSNN. Tài khoản 3331 có 2 tài khoản cấp 3: + Tài khoản33311 “Thuế GTGT đầu ra” + Tài khoản 33312 “Thuế GTGT hàng nhập khẩu” - TK 911 “ Xác định kết quả ”: Tài khoản này dùng để xác định kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh và các hoạt động khác của doanh nghiệp. 4.2.3 Tổ chức hệ thống sổ kế toán Sổ kế toán: Là những tờ sổ hoặc quyển sổ theo mẫu nhất định có liên quan chặt chẽ với nhau dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng phương pháp kế toán trên cơ sở số liệu của chứng từ kế toán. Sổ kế toán gồm 2 loại: Sổ chi tiết và sổ tổng hợp được mở ghi chép, quản lý, lưu trữ và bảo quản theo chế độ kế toán hiện hành. Tổ chức hệ thống sổ kế toán là việc xây dựng nên các mẫu sổ cần thiết, có thể liên quan chặt chẽ với nhau, qui định việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo đúng phương pháp kế toán trên cơ sở số liệu chứng từ kế toán. Tổ chức sổ kế toán phải đảm bảo nguyên tắc: Mỗi DN chỉ có một hệ thống sổ kế toán chính thức, kết cấu, phương pháp ghi sổ phải phù hợp với trình độ kế toán, nhân viên quản lý. Nếu như tổ chức chứng từ kế toán nhằm cung cấp các thông tin riêng rẽ về nghiệp vụ kinh tế phát sinh và làm cơ sở hoạt động tổng hợp và chi tiết thì hệ thống sổ sách kế toán sẽ là công việc tiếp theo để xử lý các thông tin ban đầu nhằm cung cấp các thông tin tổng hợp, có hệ thống theo từng thời điểm không gian và thời gian về đối tượng quản lý. Vì vậy có thể nói rằng tổ chức hợp lý hệ thống sổ kế toán là khâu quan trọng, một hệ thống sổ kế toán khoa học là một hệ thống sổ đơn giản, gọn nhẹ, tiện lợi cho công việc ghi chép, giảm tới mức thấp nhất công việc ghi chép của kế toán nhưng vẫn đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ về các mặt đáp ứng tốt nhất yêu cầu quản lý. Căn cứ vào quy mô và điều kiện hoạt động của doanh nghiệp, công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu đã lựa chọn theo hình thức sổ kế toán Nhật ký chung. * Hình thức sổ nhật ký chung - Sổ cái: là bảng liệt kê số dư, chi tiết số phát sinh, tài khoản đối ứng của từng tài khoản theo thứ tự hệ thống tài khoản áp dụng. - Nhật kí chung: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Bên canh đó thực hiên việc phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản (định khoản kế toán) để phục vụ việc ghi Sổ cái. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật ký để ghi Sổ cái theo trình tự nghiệp vụ phát sinh. - Các sổ kế toán chi tiết được mở bao gồm: + Sổ tài sản cố định + Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hoá + Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh + Sổ chi tiết chi phí trả trước, chi phí phải trả + Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay + Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán + Sổ chi tiết thanh toán nội bộ + Sổ chi tiết thanh toán tạm ứng + Sổ chi tiết thuế GTGT 4.2.4 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Để cung cấp thông tin kế toán cho yêu cầu quản lý nội bộ và cho các cơ quan chức năng, Công ty thiết lập hệ thống báo cáo bao gồm: * Báo cáo nội bộ: - Định kỳ hàng tháng: Báo cáo quỹ, Báo cáo chấm công lao động. - Định kỳ quý: Báo cáo lãi lỗ về tiêu thụ sản phẩm hàng hoá; Báo cáo tình hình thu chi tiền mặt, ngoại tệ; Báo cáo công nợ; Báo cáo chi phí, thu nhập bất thường. * Báo cáo tài chính: gồm 4 loại theo quy định của chế độ kế toán: Vì là một Công ty có hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra thường xuyên, liên tục lên các nghiệp vụ phát sinh nhiều. Để đảm bảo chính xác của thông tin kế toán, kịp thời xử lý khối lượng công việc và nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ kế toán. Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu đã áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán. Việc kết chuyển dữ liệu, tổng hợp, in ấn sổ sách, báo cáo sẽ do máy tính thực hiện hoàn toàn. Kế toán chỉ việc lưu trữ chứng từ gốc, các sổ tổng hợp, các sổ chi tiết do máy in ra vào các hồ sơ kế toán. 5. Nội dung tổ chức công tác kế toán ở Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và Xuất Nhập Khẩu trong điều kiện kế toán trên máy Để bắt kịp tốc độ phát triển kinh tế của nước ta cũng như trên toàn thế giới, cùng sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật và sự thay đổi trong cơ chế quản lý của Nhà nước đã có những ảnh hưởng, tác động mạnh mẽ đến việc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp, đòi hỏi tổ chức công tác kế toán phải thật khoa học, hợp lý nhằm cung cấp thông tin một cách kịp thời, đầy đủ và trung thực, đáp ứng yêu cầu của cơ chế quản lý trong thời đại mới. Thực chất của việc tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp là việc tổ chức ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ Kinh tế – Tài chính phát sinh bằng những phương pháp khoa học của kế toán, phù hợp với chính sách, chế độ quản lý kinh tế và đặc điểm tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp. Trong những năm gần đây việc áp dụng kế toán máy vào công việc kế toán ngày càng trở nên thông dụng, phổ biến. Trong bối cảnh đó Công ty cũng đã áp dụng kế toán máy vào trong công tác ghi chép với việc tự viết cho mình một phần mềm kế toán khá hoàn chỉnh, nhằm phù hợp hơn với tình hình hạch toán của doanh nghiệp. Máy vi tính cũng như phần mềm kế toán là sản phẩm của con người và do con người tạo ra, chính vì vậy để cho máy hiểu được thao tác cũng như việc ghi chép số liệu kế toán thì một công việc không thể thiếu đó là mã hoá các đối tượng như: mã hoá khách hàng, mã hoá sản phẩm, và các đối tượng khác. * Mã hoá hàng hoá: Do sự đa dạng, phong phú về chủng loại, mẫu mã, chất lượng hàng hóa, vì vậy công ty đã tiến hành phân loại, sắp xếp và mã hoá một cách có hệ thống tất cả các mặt hàng, cho phép kế toán nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng, chính xác tên hàng hoá mà mình muốn tìm bằng cách phân ra thành từng nhóm hàng. VD. Nhóm mỹ phẩm, nhóm chất tẩy rửa, nhóm thực phẩm, trong mỗi nhóm lại phân ra ví dụ Mỹ phẩm có những nhãn hiệu nào, trong nhãn hiệu đó thì có những sảm phẩm gì? trong sản phẩm đó lại có các loại dung tích khối lượng ra sao. Chẳng hạn nhóm dầu gội VO5 trong nhóm này lại có dầu gội Henna, dầu gội Kiwi đã được công ty mã hoá như sau: DG12037: Dầu gội Henna . Trong đó DG: Dầu gội 12037: Là mã hàng( 5 ký tự cuối trong mã đăng ký in trên SP). Các mặt hàng khác cũng được mã hoá tương tự * Mã hoá khách hàng: - Mã hoá công nợ phải thu khách hàng Ví dụ: Khách hàng là Công ty Thịnh Thái 131TTHIN: Phải thu khách hàng – công ty Thịnh Thái - Mã hoá công nợ phải trả người bán. Ví dụ: Công ty TNHH thương mại A Nam. 331ANNAM: Phải trả người bán - Công ty TNHH Thương mại An Nam Các đối tượng khác được mã hoá tương tự CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN VÀ THANH TOÁN HÀNG BÁN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ XNK 1. Đặc điểm các phương thức bán hàng và phương thức thanh toán tại công ty 1.1. Các phương thức bán hàng Đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, bán hàng là khâu cuối cùng của một chu kỳ kinh doanh. Đó là khâu then chốt quyết định việc sản xuất kinh doanh có được liên tục hay gián đoạn, từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp thương mại, tổ chức tiêu thụ sản phẩm là vấn đề xương sống, quyết định đến sự tồn tại và phát triển của bản thân mỗi doanh nghiệp. Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu bên cạnh hàng loạt các sản phẩm có chất lượng tốt, đa dạng, phong phú về mẫu mã, kiểu dáng thì việc đa dạng hoá phương thức bán hàng cũng có thể được coi là một thế mạnh của công ty. Hiện nay công ty đang áp dụng các phương thức bán hàng sau : - Bán buôn: Cụ thể có 2 hình thức : + Bán trực tiếp qua kho: Công ty xuất hàng trực tiếp tại kho cho khách hàng, hàng được coi là bán khi khách hàng đã nhận hàng và ký xác nhận vào chứng từ bán hàng. Song thực tế phương thức này không được áp dụng nhiều vì công ty đại đa số chỉ cung cấp cho các đại lý lớn, các siêu thị lớn, hoặc các công ty đặt hàng trước thông qua các hợp đồng thương mại và luôn có đội ngũ nhân viên bán hàng sẵn sàng giao hàng đến đúng địa chỉ mà khách hàng yêu cầu bằng các phương tiện vận chuyển sẵn có như xe máy, ô tô. + Bán hàng không qua kho: áp dụng đối với những lô hàng lớn mà đã có hợp đồng đặt trước: Như các mặt hàng thực phẩm nhập trực tiếp từ các nước như: Úc, Ba Lan khi hàng về đến cảng sẽ được chuyển thẳng đến cho người mua. - Bán lẻ: Nhân viên bán hàng trực tiếp đi giao hàng và thu tiền khách hàng, đến cuối ngày phải nộp lại số tiền bán được trong ngày cho thủ quỹ. Trường hợp khách hàng chưa thanh toán ngay thì nhân viên bán hàng sẽ ghi nhận nợ và yêu cầu khách hàng thanh toán trong một ngày xác định gần nhất không quá một tuần. * Thủ tục chứng từ : Khi xuất bán hàng đại lý, và các siêu thị công ty sử dụng hoá đơn GTGT theo đúng chế độ quy định. Thông thường hoá đơn sẽ được gửi ngay cho khách hàng khi chuyển hàng tới. Doanh thu ._.