Kế toán nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp thương mại

Phaàn I GIÔÙI THIEÄU SÔ LÖÔÏC VEÀ CHI NHAÙNH COÂNG TY XNK TOÅNG HÔÏP I chi nhanh tp.Hoà Chí Minh Lòch söû hình thaønh vaø phaùt trieån cuaû coâng ty xuaát nhaäp khaåu toång hôïp I ( GENERALEXIM) Ngayø 15/12/1981 theo quyùeât ñònhh cuûa Boä Thöông Maïi Vieät Nam,Cty XNK Toång Hôïp I ( THE Vietnam National General Export_Import Corporation _Generation)ra ñôøi ,tieàn thaân laø Cty XNK vaø chuyeån khaâuû tröïc thuoäc boä ngoaò thöông Ñaây laø moät Coâng ty chuyeân kinh doanh xuaát nhaäp khaåu haøng hoùa tröïc tieáp thuoäc Boä Thöông maïi. Coâng ty XNK Toång hôïp I laø moät trong nhöõng Coâng ty ñaàu ñaøn cuûa Boä Thöông maïi. Coâng ty coù chi nhaùnh ñaët taïi caùc trung taâm Thöông maïi lôùn nhö : Thaønh Phoá Hoà Chí Minh, Haûi Phoøng, Ñaø Naüng. Teân goïi cuaû coâng ty : COÂNG TY XNK TOÅNG HÔÏP I Teân giao dòch : THE VIETNAM NATIONAL GENERALEXIM EXPORT IMPORT CORPORATION . Teân vieát taét : GENERALEXIM 1.1Giôí thieäu veà chi nhaùnh Chi nhaùnh XNK Toång Hôïp I taïi TPHCM laø moät ñôn vò môùi ñöôïc thaønh laäp töø ñaàu naêm 1993. Tieàn thaân cuûa chi nhaùnh laø Xí nghieäp saûn xuaát cheá bieán haøng xuaát khaåu taïi TPHCM (teân giao dòch thöông maïi laø PROMEXIM) chi nhaùnh ñöôïc pheùp kinh doanh haàu heát caùc chuûng loaïi maët haøng, ñöôïc caáp caùc maët haøng maø nhaø nöôùc quaûn lyù hoaëc caùc nhoùm maët haøng thuoäc nhoùm maø nhaø nöôùc quaûn lyù theo keá hoaïch ñònh höôùng. 1.2Voán ñieàu leä : Hình thöùc sôû höõu voán : Voán nhaø nöôùc giao vaø voán töï coù cuaû doanh nghieäp Trong ñoù : Voán coá ñònh :1970798270VND Voán löu ñoäng : 9097982349VND 1.3Maïng löôùi hoaït ñoäng Truï soå chính : Ñiaï chæ : 46 NGOÂ QUYEÀN - HAØ NOÄI ÑIEÄN THOAÒ : 04.8264009/04.8257555 Fax: 04.8259894 Telex : 8411827GNRL-VAÄN TAÛI Caùc chi nhaùnh GENERALEXIM - tp HCM Ñiaï chæ : 26B LEÂ QUOÁC HÖNG -QUAÄN 4 -TPHCM Ñieän thoaò : 089400869/ 089559058 -9400211 GENERALEXIM-TP HAÛI PHOØNG Ñiaï chæ : 57-ÑIEÄN BIEÂN PHUÛ - TP HAÆ PHOØNG Ñieän thoaò : 03.1842835/03.1823258 Fax : 03-1841927 GENERALEXIM-TP ÑAØ NAÜNG Ñòa chæ : 133- HOAØNG DIEÄU - TP ÑAØ NAÜNG Ñieän thoaò : 05.11822709 Fax : 0511824077 1.4 Caùc ngaân haøng maø chi nhaùnh giao dòch Eimbank Vietcombank Saøi Goøn Coâng Thöông Ngaân haøng Haøng Haûi VN VCB Bình Taây ACB Phöông Ñoâng Maritimebank Saigonbank Vinasiambank Vibank Noâng Nghieäp vaù Phaùt Trieån Noâng Thoân 2. Muïc tieâu nhieäm vuï toång quaùt cuûa Coâng ty XNK Toång Hôïp I Caên cöù vaøo ñieàu leä hoaït Ñoäng cuûa Coâng ty XNK Toång Hôïp I chi nhaùnh taïi TPHCM ñöôïc hoaït ñoäng vôùi caùc chöùc naêng chính nhö sau: 2.1 Trong hoaït ñoäng kinh doanh XNK cuûa Coâng ty ñöôïc pheùp: * Nhaäp khaåu: Goàm caùc maët haøng nhö: Inox, phuï gia trong coâng nghieäp thöïc phaåm, theùp caùc loaïi, vaùn eùp phuû nhöïa, xe maùy, caùc loaïi maùy. * Xuaát khaåu : Goàm caùc maët haøng noâng saûn nhö: caø pheâ haït, haït ñieàu, gaïo, caùc saûn phaåm myõ ngheä töø goã. 2.2 Thöïc hieän toå chöùc saûn xuaát, kinh doanh thöông maïi vaø xuaát nhaäp khaåu: Trong quaù trình thöïc hieän caùc noäi dung kinh doanh ñöôïc pheùp, Coâng ty XNK Toång hôïp I chi nhaùnh TPHCM luoân luoân tìm thò tröôøng môùi, phaùt huy thò tröôøng cuõ vaø coù chuû tröông thu heïp thò tröôøng trung gian hoaëc caùc thò tröôøng khoâng coù söùc caïnh tranh, luoân ñöôïc tín nhieäm cuûa khaùch haøng trong vaø ngoaøi nöôùc. Hieän nay Coâng ty thöôøng xuyeân hôïp taùc kinh doanh vôùi caùc toå chöùc kinh teá thöông maïi nöôùc ngoaøi. Chính vì vaäy naêng löïc cuûa Coâng ty ngaøy caøng ñöôïc cuøng coá vaø phaùt trieån, hieäu quaû cuûa Coâng ty töøng böôùc naâng cao. 3. CÔ CAÁU TOÅ CHÖÙC CUÛA CTY XNK TOÅNG HÔÏP 1 CHI NHAÙNH TP . HCM Boä maùy hoaït ñoäng cuûa Chi Nhaùnh ñöôïc toå chöùc theo moâ hình tröïc tuyeán vaø ñöôïc laõnh ñaoï tröïc tieáp bôûi moät giaùm ñoác ,moâó phoøng ban ñöôïc quûan lyù bôûi moät tröôûng phoøng .Caùc phoøng ban phaûi laäp keá hoaïch haøng thaùng ,quùy ,naêm ñaêng kyù döaï treân caùc chæ tieâu veà kim ngaïch cuõng nhö lôò nhuaän döïa treân cô sôû caùc chæ tieâu chi nhaùnh giao vaø heä soâù löông caù nhaân giaùm ñoác coù quyeàn chòu traùch nhieäm tröoác coâng ty töø ñoù giaùm saùt chaët cheõ hoaït ñoäng kinh doanh vaø chæ ñaïo kòp thôøi nhanh choùng 1 . GIAÙM ÑOÁC P. GIAÙM ÑOÁC P.TCHC P.KEÁ TOAÙN BP. THOÁNG KEÂ PHOØNG XNK 1,2,3 KHO 3.1 Tình hình nhaân söï Toång soá caùn boä nhaân vieân cuûa chi nhaùnh naêm 1999laø 29 ngöôøi , naêm 2000 laø 30 ngöôøi ,naêm 2001 laø 29 ngöôøi ,naêm 2002 laø 29 ngöôøi coøn naêm 2003 laø 30 ngöôøi qua ñoù ta thaáy soá löôïng nhaân vieân töông ñoâí oån ñònh qua caùc naêm Trình ñoä vaên hoaù cuûa caùn boä coâng nhaân vieân trong chi nhaùnh :Ñaò hoïc hoaëc ñang hoïc ñaïi hoïc .Veà chuyeân moân nghieäp vuï cuûa caùn boä coâng nhaân vieân maáy naêm qua ñaõ coù söï tieán boä ñaùng keå .Soá ñoâng caùn boä coâng nhaân vieân vöaø coá gaéng hoaøn thaønh nghieäm vuï vöaø hoïc theâm ngoaò ngöõ ,tin hoïc . 3.2 nhieäm vuï cuûa caùc phoøng ban * Giaùm ñoác: - Chòu traùch nhieäm chæ ñaïo chung vaø quyeát ñònh caùc maët hoaït ñoäng trong quaûn lyù kinh doanh, toå chöùc ñôøi soáng vaø ñieàu haønh hoaït ñoäng cuûa Coâng ty. - Chòu traùch nhieäm tröôùc Coâng ty XNK Toång hôïp I vaø Boä Thöông Maïi. - Caên cöù vaøo chuû tröông chính saùch cuûa Nhaø Nöôùc vaø söï chæ ñaïo cuûa Coâng ty xaây döïng caùc keá hoaïch, chöông trình coâng taùc vaø toå chöùc thöïc hieän coù hieäu quaû caùc nhieäm vuï muïc tieâu ñeà ra vôùi tinh thaàn naêng ñoäng, saùng taïo, phuø hôïp vôùi yeâu caàu ñoåi môùi cô cheá quaûn lyù vaø ñaëc ñieåm cuûa Coâng ty. - Thöïc hieän nguyeân taéc taäp trung daân chuû, toå chöùc thoâng tin hai chieàu phaûn hoài moät caùch nhanh choùng kòp thôøi, chi ñaïo ñoåi môùi caùch thöùc laøm vieäc. - Giaùm ñoác coù quyeàn ñieàu haønh boå nhieäm hay mieãn nhieäm caùc nhaân vieân ñang coâng taùc taò chi nhaùnh * Phoù giaùm ñoác - Laø ngöôøi giuùp vieäc cho Giaùm ñoác, ñaïi dieän khi Giaùm ñoác vaéng maët ñeå giaûi quyeát caùc vaán ñeà coâng vieäc phaùt sinh vaø ñieàu toaøn boä chi nhaùnh Coâng ty. - Ñaïi dieän Giaùm ñoác chi nhaùnh ñi hoäi hoïp, quan heä coâng taùc vôùi caùc cô quan ban ngaønh khaùc khi coù söï uyû thaùc, uyû quyeàn cuûa Giaùm ñoác. - Chòu traùch nhieäm tröôùc Giaùm ñoác veà nhöõng phaàn coâng vieäc ñöôïc giao. * Phoøng toå chöùc haønh chính: - Chòu traùch nhieäm quaûn lyù vieäc söû duïng con daáu cuûa cô quan. - Thöøa leänh Ban Giaùm Ñoác kyù caùc vaên baûn veà haønh chính, quaûn trò vaø caùc giaáy tôø khaùc nhö: giaáy giôùi thieäu, coâng leänh vaø moät soá giaáy tôø khaùc do Giaùm ñoác phaân coâng. - Löu tröõ theo doõi toaøn boä hoà sô lyù lòch goác cuûa CBCNV - Ñeà xuaát tham möu cho laõnh ñaïo trong keá hoaïch ñaøo taïo, caân nhaéc vaø khen thöôûng, kyõ thuaät, naâng löông, kyù hôïp ñoàng nhaän vieäc, thoâi vieäc cho CBCNV. - Döï thaûo quy cheá laøm vieäc vaø noäi dung chung cô quan. - Giuùp Ban Giaùm Ñoác theo doõi vaø thöïc hieän caùc chính saùch, cheá ñoä vaø phaùp luaät cuûa nhaø nöôùc. - Theo doõi quaûn lyù thöïc hieän caùc baûn tin, thö tín baèng ñieän fax, telex töø caùc nôi khaùc gôûi tôùi, ñi caùc nôi trong vaø ngoaøi nöôùc. - Ñaùnh maùy caùc vaên baûn, hoà sô taøi lieäu cho caùc Phoøng ban vaø Ban Giaùm Ñoác, giao ban noäi boä vaø caùc cuoäc hoïp. - Quaûn lyù theo doõi taøi saûn, duïng cuï nhaø cöûa, phöông tieän cuûa Coâng ty, leân keá hoaïch baûo quaûn, söûa chöõa cô quan vaø caùc thieát bò, phöông tieän duïng cuï. - Toång hôïp thoáng keâ soá lieäu töø caùc phoøng nghieäp vuï xuaát nhaäp khaåu 1, 2, 3 vaø baùo caùo ñònh kyø cho Ban Giaùm Ñoác. *Phoøng Keá toaùn taøi vuï - Giuùp Ban Giaùm Ñoác xaây döïng caùc keá hoaïch taøi chính cuûa doanh nghieäp. - Döï thaûo caùc baûn thanh quyeát toaùn, keát toaùn haøng kyø ñeå Ban Giaùm Ñoác xeùt duyeät. - Toång hôïp phaân tích tình hình thu chi taøi chính cuûa doanh nghieäp, quaûn lyù theo doõi caùc nguoàn voán cuûa ñôn vò. - Löu tröõ theo doõi, quaûn lyù toaøn boä hoà sô soå saùch, chöùng töø, taøi lieäu, taøi saûn vaø caùc phöông tieän laøm vieäc thuoäc phaïm vi Phoøng ñang söû duïng vaø quaûn lyù. - Thöôøng xuyeân kieåm tra, theo doõi vaø baûo quaûn tieàn maët theo ñuùng cheá ñoä taøi chính cuûa nhaø nöôùc. * Caùc phoøng XNK 1, 2, 3 - Chòu traùch nhieäm veà caùc hôïp ñoàng XNK. - Ñaûm baûo caùc thuû tuïc, nguyeân taéc, cheá ñoä chính saùch vaø phaùp luaät kinh doanh XNK. - Cuøng vôùi caùc ngaønh chöùc naêng höõu quan, thöïc hieän toát coâng taùc kieåm tra phaåm chaát, giao nhaän haøng hoùa vaø caùc thuû tuïc XNK haøng hoùa. - Trình leân Giaùm Ñoác caùc phöông aùn kinh doanh vaø keá hoaïch döï aùn trong vieäc phaùt trieån Coâng ty. - Chòu traùch nhieäm baûo quaûn söû duïng, löu trö toaøn boä hoà sô taøi lieäu thuoäc phaïm vi Phoøng ñang söû duïng quaûn lyù. 4. NHÖÕNG THUAÄN LÔÏI VAØ KHOÙ KHAÊN TRONG HOAÏT ÑOÄNG KINH DOANH CUÛA CHI NHAÙNH: 4.1. Thuaän lôïi : 4.1.1 nhöõng ñieåm maïnh töø beân trong GENERALEXIM thaùnh coâng nhö ngaøy hoâm nay ñaàu tieân phaæ keå ñeán taøi laõnh ñaïo vaø quan taâm saâu saéc ñuùng möc1 cuûa ban giaùm ñoác ,caùn boä quaûn lyù vaø ñoäi nguõ caùn boä coâng nhaân vieân coù tính chuyeân nghieäp . Thöôøn xuyeân ñöôïc caäp nhaät thoâng tin kieán thöùc môùi Taäp theå caùn boä coâng nhaân vieân cuûa GENERALEXIM luoân coù moái quan heä ñoaøn keát toát vôùi nhau trong coâng vieäc cuõng nhö ngoaøi xaõ hoäi ,ñaây laø neùt ñaëc thuø rieâng cuûa chi nhaùnh trong nhieàu naêm nay ,moät theá maïnh ngaøy caøng ñöôïc phaùt huy .Beân caïnh ñoù ban giaùm ñoác kòp thôøi ñöa ra chuû tröông phuø hôïp trong kinh doanh .Töøng böôùc khaúng ñònh mình treân thò tröôøng ñoái thuû caïnh tranh Trong quaù trình hoaït ñoäng cuûa chi nhaùnh ñaõ tìm cho mình moät höôùng ñi thích hôïp trong coâng vieäc troïn lónh vöïc kinh doanh , maët haøng kinh doanh ,ña daïng hoaù phöông thöùc kinh doanh Coù söï phaân c6ng hôïp lyù töø khaâu ñaøm phaùn ,kyù keát hôïp ñoàng cho ñeán vieäc chuaûn bò caùc thuû tuïc haûi qua ,thanh toaùn ,löu tröõ vaø quaûn lyù hoà sô ñöôïc thöïc hieän nhanh goïn vaø it1 sai soùt .Beân caïnh söï phaân coâng hôïp lyù veà quyeàn haønh vaø nghiaø vuï cho neân coù söï phoái hôïp aên yù giöaõ caùc coâng ñoaïn vôùi nhau nhaát laø vieäc ghi cheùp trong keá toaùn ,traùnh ñöôïc söï quaù taûi cuõng nhö khoâng coù söï choàng cheùo trong coâng vieäc .Mang laïi hieäu quûa cao trong hoaït ñoäng kinh doanh . 4.1.2 Tình hình thò tröôøng Thò tröôøng coù vai troø heát söùc quan troïng trong vieäc phaùt trieån ôû taát caû caùc ngaønh vaø caùc maët haøng. Caùc nhaø kinh doanh cho raèng moät quoác gia coù daân soá leân tôùi 70 trieäu ngöôøi laø thò tröôøng" beùo bôû" haáp daãn caùc nhaø ñaàu tö kinh doanh trong vaø ngoaøi nöôùc. 4.1.2 Moâi tröôøng kinh teá Trong nhöõng naêm gaàn ñaây, neàn kinh teá Vieät Nam töông ñoái oån ñònh, xoùa boû cheá ñoä quan lieâu, bao caáp, bieát hoøa nhaäp vaøo neàn kinh teá theá giôùi, hoaït ñoäng theo cô cheá thò tröôøng coù söï quaûn lyù vó moâ cuûa Nhaø Nöôùc. Beân caïnh ñoù Vieät nam coù moái quan heä ngoaïi thöông vaø hôïp taùc kinh teá vôùi hôn nhieàu nöôùc treân theá giôùi, do vaäy kim ngaïch xuaát khaåu taêng 20% naêm. Vaø trong nhöõng naêm tôùi, Vieät nam seõ coøn môû roäng nhieàu hôn nöõa moái quan heä ngoaïi giao vôùi caùc nöôùc vì ñaây khoâng chæ laø yù ñònh chuû quan cuûa Vieät nam maø coøn laø mong muoán cuûa nhieàu nöôùc treân theá giôùi. 4.1.3 Phaùp lyù: Song song vôùi vieäc thöïc hieän ñöôøn loái ñoåi môùi kinh teá cuûa Vieät Nam thì vaãn giöõ ñöôïc oån ñònh veà chính trò. Chính trò oån ñònh laø tieàn ñeà phaùt trieån, taïo moâi tröôøng thuaän lôïi ñeå thu huùt ñaàu tö nöôùc ngoaøi vaøo Vieät nam. Thöïc vaäy, töø khi coù luaät ñaàu tö nöôùc ngoaøiñöôïc thöïc hieän hôn 1000 ñôn vò kinh teá lieân doanh vôùi nöôùc ngoaøi, söû duïng voán nöôùc ngoaøi vôùi toång soá voán ñaàu tö leân ñeán treân 11,5 tyû USD ñaõ vaø ñang goùp phaàn ñaùng keå vaøo coâng cuoäc phaùt trieån kinh teá vaø giaûi quyeát vieäc laøm cho ngöôøi lao ñoäng ôû nöôùc ta. Vôùi nhöõng ñieàu kieân treân ñaõ taïo theâm cho Vieät Nam coù tieáng noùi chung treân thò tröôøng cuûa theá giôùi noùi chung vaø Chi Nhaùnh Coâng Ty XNK Toång Hôïp I noùi rieâng theo kòp neàn kinh teá phaùt trieån cuûa theá giôùi. 4.1.4 Moâi tröôøng xaõ hoäi Trong nhöõng naêm gaàn ñaây, daân soá ôû TPHCM ñaõ gia taêng ñaùng keå, chu yeáu laø gia taêng cô hoïc, do Thaønh phoá laø nôi taäp trung mua baùn, ñaàu tö nhieàu nhaát,coù nhieàu cô hoäi tieán thaân vaø thu nhaäp cao. 4.2. Khoù khaên 4.2.1 khoù khaên do bieán doäng thò tröôøng Do khaû naêng cung caáp chöa cao, maët khaùc nhu caàu tieâu duøng cho saûn xuaát vaø ñôøi soáng cuõng bò haïn cheá bôûi saûn xuaát chöa phaùt trieån vôùi toác ñoä nhanh, thu nhaâïp daân cö coøn thaáp. Moät khi caû "cung" laãn "caàu" chöa cao thì hoaït ñoäng kinh doanh XNK chöa theå phaùt trieân mau leï cho duø trong ñieàu kieän kinh teá "môû".Nhöõng yeáu toá khaùch quan treân taùc ñoäng caû hai thò tröôøng trong nöôùc vaø ngoaøi nöôùc. 4.2.2 Khoù khaên töø phiaù chi nhaùnh Ngoaøi ra coøn coù nhöõng yeáu toá khaùch quan aûnh höôûng ñeán tình hình kinh doanh cuûa Chi Nhaùnh Coâng ty nhö thuû tuïc haønh chính coøn phöùc taïp tuy ñaõ trieån khai moät cöûa moät daáu, luaät thueá ñaõ ñöôïc söûa ñoåi nhieàu laàn nhöng vaãn chöa phuø hôïp vaø chöa taïo ñieàu kieän thuaän lôïi cho ngaønh phaùt trieån kinh doanh cuõng nhö môû roäng thò tröôøng. Cô sôû vaät chaát kyõ thuaät cuûa Coâng ty chöa caûi tieán nhieàu, laõnh vöïc kinh doanh chöa roäng vaø voán kinh doanh coøn laø vaán ñeà nan giaûi. Nhöng ñoái vôùi ñoäi nguõ caùn boä CNV coù trình ñoä cao, am hieåu nhieài lónh vöïc, coù tinh thaàn hoïc hoûi, chòu khoù vaø traùch nhieäm cao ñaõ ñöa Chi Nhaùnh Coâng ty XNK Toång Hôïp I vöôït qua nhöõng khoù khaên ñeå ñaït ñöôïc nhöõng keát quaû ñaùnh khích leä. 4. 2.3 haïn cheá Ñeå ñaït ñöôïc toác doä taêng tröôûng so vôùi caùc nöôùc trong khu vöïc coøn phuï thuoäc vaøo nhöõng noã löïc chuû quan, bieát taän duïng cô hoâïi vaø söû duïng moät caùch tinh teá nhöõng haïn cheá, khoâng thuï ñoäng ñeå xua tan cô hoäi. Vaø moät trong nhöõng bieän phaùp ñoù laø phaûi ñaàu tö nghieân cöùu töï hoaøn thieän vaø naâng cao hieäu quaû hoaït ñoäng. 4.2.4 PHÖÔNG HÖÔÙNG PHAÙT TRIEÅN CUÛA CTY TRONG NÖÕNG NAÊM TÔÙI Vôùi nhöõng khoù khaên neâu treân cuøng vôùi nhöõng khoù khaên cuûa ñaát nöôùc ,ñeû coù theå thöïc hieän thaéng lôïi nhieäm vuï keá hoaïch naêm 2003 .Chi nhaùnh xaùc ñònh 3 chöông trình coäng taùc roïng ñieåm nhö sau : Chöong trình khaùc phuïc taâm lyù ngaùn ngaïi thieáu tin töôûng vaø maát phöông höôùng hieän coù trong moät boä phaän CBCNV 1. chöông trình khaéc phuïc taâm lyù ngaùn ngaïi ,thieáu tin töôûng vaø maát phöông höôùng hieän coù trong moät boä phaän CB-CNV Ñaùnh giaù ñuùng veà phaåm chaát ,naêng löïc hieän taïi cuûa ñoäi nguõ CB-CNV khaúng ñònh vai troø quyeát ñònh thaønh coâng cuûa ñôn vò laø ñoäi nguõ CB-CNV .Ñaûm baûo cho löïc löôïng lao ñoäng tích cuïc ngaøy caøng taêng veà soá löôïng vaø nieàm tin ,veà loøng nhieät tình taâm huyeát vôùi söï toàn taïi vaø phaùt trieån cuûa ñon vò Taïo ñieàu kieän ñeå moät soá CB-CNV töøng böôùc khaéc phuïc taâm lyù ngaùn ngaïi coâng vieäc ,coù nieàm tin vaøo chính mình vaø tìm ñöôïc muïc tieu phöông höôùng coâng taùc vaø phaán ñaáu Taïo ñieàu kieän thuaänn lôò trong coâng taùc ,trong vieäc giao vieäc ,trao ñoåi cuï theå tyû mæ veà coâng vieäc ,trao ñoåi caùc coâng vieäc caàn thieát .... Seõ laø nhöõng bieän phaùp haøng ñaàu cuûa chöông trình coâng taùc naøy b/ Chöông trình coâng taùc keá toaùn Muïc tieu cuûa chöông trình naøy laø taïo ra söï chuyeån bieán thöïc söï trong coâng vieäc ,thöôøng xuyen ruùt ra kinh nghieâïm ñeå daàn daàn khaúng ñònh ñöôïc caùch laøm coù xu höôùng lau dai vöõng chaéc Ghi cheùp ñuùng ,ñuû ,kòp thôøi vaø chính xaùc nhöõng gì phaùt sinh ,theo doõi chi tieát töøng maët haøng ,töøng khaùch nôï vaø baùo caùo thöôøng xuyeân vôùi giaùm ñoác c/ Chöông trình hoaøn thieän caùc muïc tieâu coù tính ñònh höôùng cho quaù trình xaây döïng ñôn vò veà maët toå chöùc cuûng coá hoaøn thieän noäi quy ,quy ñònh neà neáp vaø cheá ñoä coâng taùc Noäi dung chính cuûa chöông trình naøy laø : nhöõng muïc tieâu coù tính ñònh höôùng cho quaù trính xaây döïng ñôn vò ,veà toå chöùc phaûi khaéc phuïc ñöôïc caùc tö töôûng noân noùng ,hoaëc hôøi hôït thieáu chieà saâu .Caùc muïc tieâu phaûi phuïc vuï cho vieäc cuûng coá taêng cöôøng söï ñoaøn keáùt noäi boä ,tính töông thaân töông aùi vaø söû söï vaên minh vaên hoaù Noäi quy ,quy ñònh caùc cheá ñoä coâng taùc ,neà neáp kyû cöông ...cuõng phaûi ñöôïc xem xeùt ,raø soaùt laïi quy ñinh cho phuø hôïp roõ raøng coâng taùc ñaøo taïo caùn boä ,coâng ñoaøn ,ñoaøn theå ,thi ñua khen ngôïi .... Caùc chöông trình coâng taùc treân quaùn trieät caùc quan dieåm chæ ñaïo veà phöông höôùng nhieäm vuï naêm2003 cuûa chi boä seõ ñöôïc chính quyeàn ,coâng ñoaøn chi nhaùnh caùc boä phaän chuyeân moân chuaån bò cuï theå veà noäi dung ,phaân coâng phuï traùch ,ñònh lòch trình vaø caùc noäi dung khaùc thaät ñaày ñuû roõ raøng vaø taäp theå CB-CNV seõ thaûo luaän taïi ñaïi hoäi coâng nhaân vien chöùc naêm 2003 5 . Maët haøng kinh doanh, doanh soá lôïi nhuaän: Töø khi thaønh laäp Coâng ty XNK toång hôïp I chi nhaùnh TPHCM laø xí nghieäp saûn xuaát cheá bieán haøng xuaát khaåu nhö : Caùc saûn phaåm myõ ngheä töø goã Noâng saûn Xe maùy Caùc loaïi traùi caây Cho ñeán nay Coâng ty ñaõ môû roäng khaùch haøng, caûi tieán naâng caáp nhieàu maët haøng nhö: + Veà xuaát khaåu : Haït ñieàu Caø pheâ + VEÀ NHAÄP KHAÅU Höông caùc loaïi Inox Phuï gia trong coâng nghieäp thöïc phaåm Phuï tuøng maùy caét coû Theùp caùc loaïi Gaïch men Vaùn eùp PHAÀN II COÂNG TAÙC TAØI CHÍNH KEÁ TOAÙN I . TOÅ CHÖÙC KEÁ TOAÙN TAÏI COÂNG TY 1.veà hình thöùc Toå chöùc keá toaùn taïi coâng ty: Beân caïnh vieäc thöïc hieän caùc coâng taùc keá toaùn cuûa chi nhaùnh ,phoønh keá toaùn coøn tieán haønh thöïc hieän caùc coâng taùc kieåm tra ,toång hôïp cac baùo bieåu keá toaùn vaø ghi soå keá toaùn töø ñoù laäp caùc baùo caùo taøi chính chung cho toaøn ñôn vò . 2.toå chöùc boä maùy keá toaùn taïi chi nhaùnh Boä maùy keá toaùn cuûa chi nhaùnh ñöôïc toå chöùc khaù goïn gaøng ,hoä lyù .Phuø hôïp vôùi quy moâ hoaït ñoäng cuûa chi nhaùnh .Phoøng keá toaùn cuûa chi nhaùnh goàm 4 nhaân vieân ñöôïc toå chöùc thaønh boä phaän keá toaùn theo sô ñoà sau : Sô ñoà toå chöùc boä mayù keá toaùn Keá toaùn tröôûng Phoù keá toaùn tröôûng Keá toaùn vieân ngaân haøng Keá toaùn vieân Nhieäm vuï chöùc naêng cuûa töøng thaønh vieân trong boä maùy keá toaùn : Keá toaùn tröôûng : Ngöôøi giuùp GIAÙM ÑOÁC chi nhaùnh chæ ñaïo toaøn boä coâng taùc keá toaùn ,thoáng keâ , thoâng tin kinh teá vaù hoaïch toaùn theo cô cheá quaûn lyù môí ,ñoàng thôøi laøm nhieäm vuï kieåm soaùt vieân taùi chính cuaû nhaø nöôùc taïi chi nhaùnh chòu traùnh nhieäm veà boä veà hoaït ñoäng saûn xuaát kinh doanh cuaû toaøn chi nhaùnh vaø phaân tích keát quûa hoaït ñoäng kinh doanh cuûa chi nhaùnh töø ñoù ñeà ra phöông höôùng giaûi quyeát khoù khaên vaø phaùt huy tieàm löïc cuûa chi nhaùnh. Keá toaùn phoù : Kieâm keá toaùn toång hôïp ,kieâm keá toaùn haøng hoaù …. -Nhieäm vuï cuûa keá toaùn toång hôïp laø caên cuù vaøo soå chi tieát ,töø ñoù seõ leân soå chi tieát toång hôïp vôùi taát caû caùc baùo caùo keá toaùn chi tieát ,keá toaùn chi tieát ñoái chieáu vôùi taát caû caùc soå saùch coù lieân quan .Töø chöùng töø ghi soå vaùo soå caùi caùc taøi khoaûn coù lieân quan ,laäp “ baûng caân ñoái taøi khaûon “ caên cuù vaøo soå caùi ,baûng caân ñoái taøi khoaûn ñeå leân baûng toång keát taøi saûn vaø caùc quyeát toaùn cuûa coâng ty . Nhieäm vuï cuûa keá toaùn haøng hoaù laø ghi cheùp phaûn aùnh chính xaùc kòp thôøi caùc nghieäp vuï kinh teá phaùt sinh trong quaù trình löu chuyeån haøng hoaù ,cung caáp ñaày ñuû soù lieäu cho vieäc quaûn lyù kinh doanh . Kieåm tra chaët cheõ quaù trình mua baùn haøng hoaù ,phaûn aûnh chính xaùc tình hình döï tröõ haøng hoaù ,chaáp haønh dònh möùc döï tröõ haøng hoaù ,tính toaùn phaûn aùnh chính xaùc giaù nhaäp haøng ,xuaát haøng Keá toaùn vieân ngaân haøng : -Coù nhieäm vuï theo doõi tieàn göûi ngaân haøng ,vieäc chuyeån tieàn ñi vaø nhaän tieàn veà vaø thanh toaùn vôùi nhöõng khaùch haøng trong vaø ngoaøi nöôùc ñeå phaûn aûnh vaøo taøi khoaûn cuûa chi nhaùnh taïi caùc ngaân haøng chính xaùc ,nhaän soå phuï cuûa ngaân haøng vaø coùn coù nhieäm vuï môû L/C khi coâng ty tham gia vaøo vieäc mua haøng hoaù . Keá toaùn vieân : Goàm keá toaùn thanh toaùn ,keá toaùn coâng nôï - keá toaùn thanh toaùn : coù nhieäm vuï thanh toaùn vôùi ngöôøi mua , ngöôøi baùn ,thanh toaùn vôùi ngaân saùch nhaø nöôùc …. . Ngoaøi ra keá toaùn thanh toaùn coøn phaûi theo doõi caùc khoaûn phaûi thu ,phaûi traû ,chi tieát theo töøng khaùch haøng . Traùnh nhöng tröôøng hôïp vi phaïm cheá ñoä ñi chieám duïng voán hoaëc ñeå chieám duïng voán khoâng hôïp lyù , kieåm tra giaùm saùt caùc ñôn vò laøm aên vôùi chi nhaùnh ñeå xem khaû naêng thanh toaùn coâng nôï cuûa khaùch haøng ,ñoàng thôøi giaùm saùt caùc khoaûn taïm öùng cuûa coâng nhaân vieân chi nhaùnh baèng caùch tröø löông . II. Cheá ñoä keá toaùn aùp duïng taïi coâng ty 1/ Nieân ñoä keá toaùn cuûa chi nhaùnh ñöôïc baét ñaàu töø ngaøy 1/1 keát thuùc vaøo ngaøy 31/12 GENERALEXIM laäp baùo caùo taøi chính nhaèm ñaùnh giaù toång hôïp toaøn dieän tình hình keát quûa hoaït ñoäng kinh doanh cuûa chi nhaùnh trong moãi kyø haïch toaùn Baùo caùo taøi chính laø caên cöù qua troïng cho vieäc ñeà ra quyeát ñònh veà quaûn lyù ñieàu haønh quùa trình hoaït ñoäng kinh doanh cuûa chi nhaùnh Ñôn vò söû duïng tieàn teä : VND , USD , EUR Caùc phöông thöùc keá toaùn Nguyeân taéc ñaùnh giaù taøi saûn coá ñònh : giaù mua thöïc teá treân hoùa ñôn taøi chính Phöông ohaùp khaáu hao : thôøi gian söû duïng höõu ích hoaëc tyû leä khaáu hao TSCÑ Ñaùnh giaù haøng toàn kho : theo phöông phaùp kieåm keâ thöôøng xuyeân Nguyeân taéc ñaùnh giaù haøng toàn kho : nhaäp tröoác xuaát tröôùc Phöông phaùp xaùc ñònh giaù trò haøng toàn kho cuoái kyø soá löôïng haøng toàn kho nhaân vôùi ñôn giaù taïi thôøi ñieåm nhaäp kho Chi nhaùnh aùp duïng phöông phaùp tính thuùeâ GTGT theo phöông phaùp khaáu tröø Phöông phaùp tính giaù xuaát kho : chi nhaùnh xuaát kho theo giaù ñích danh Chi nhaùnh ñaõ söû duïng keá toaùn excel ñeå xöû lyù soá lieäu keá toaùn vaø cung caáp nhöõng thoâng tin veà taøi chính moät caùch kòp thôøi Hình thöùc toå chöùc coâng taùc keá toaùn : nuûa taäp trung nöûa phaân taùn Hình thöùc soå keá toaùn : Hính thöùc soå keá toaùn maø chi nhaùnh aùp duïng laø hình thöùc nhaät kyù soå caùi . theo hình thöùc naøy raát thuaän tieän cho keá toaùn trong vieäc ghi cheùp ,noù deã hieåu ,caùc maãu soå goïn ,soá löôïng hôïp . SÔ ÑOÀ HÌNH THÖÙC KEÁ TOAÙN Soå Caùi Chöùng Töø Ghi Soå Soå Quyõ Baûng Toång Hôïp Chöùng Töø Goác Chöùng Töø Goác > Soå Hoaëc Theû Keá Toaùn Baûng Toång Hôïp Chi Tieát Baûng Caân Ñoái Soå Dö vaø Phaùt Sinh Soå Ñaêng Kyù Chöùng Töø Ghi Soå Baùo Caùo Taøi Chính Ghi chuù : Ghi haøng ngaøy hoaëc ñònh kyø Quan heä ñoái öùng Ghi cuoái thaùng Trình töï ghi soå: Trình töï ghi cheùp soå keá toaùn trong hình thöùc chöùng töø ghi soå nhö sau : Haøng ngaøy nhaân vieân keá toaùn phuï traùch töøng phaàn haønh caên cöù vaøo caùc chöùng töø goác ñaõ kieåm tra laäp caùc chöùng töø ghi soå. Ñoái vôùi nhöõng nghieäp vuï kinh teá phaùt sinh nhieàu vaø thöôøng xuyeân, chöùng töø goác sau khi kieåm tra ñöôïc ghi vaøo baûng toång hôïp chöùng töø goác.cuoái thaùng hoaëc ñònh kì caên cöù vaøo baûng toång hôïp chöùng töø goác laäp chöùng töø ghi soå. Chöùng töø ghi soå sau khi laäp xong ñöôïc chuyeån ñeán keá toaùn tröôûng (hoaëc ngöôøi ñöôïc keá toaùn tröôûng uûy quyeàn) kí duyeät roài chuyeån cho boä phaän keá toaùn toång hôïp vôùi ñaày ñuû caùc chöùng töø goác keøm theo ñeå boä phaän naøy ghi soå ñaêng kí chöùng töø ghi soå vaø sau ñoù ghi vaøo soå caùi. Cuoái thaùng khoùa soå tìm ra toång soá tieàn cuûa caùc nghieäp vuï kinh teá phaùt sinh trong thaùng treân soã ñaêng kí chöùng töø ghi soå vaø toång soá phaùt sinh nôï, toång soá phaùt sinh coù cuûa töøng taøi khoaûn treân soå caùi, tieáp ñoù caên cöù vaøo soå caùi laäp baûng caân ñoái soá phaùt sinh cuûa taøi khoaûn toång hôïp. Sau khi kieåm tra ñoái chieáu khôùp vôùi soá lieäu,baûng caân ñoái phaùt sinh ñöôïc söû duïng ñeå laäp baûng caân ñoái keá toaùn vaø caùc baùo bieå keá toaùn khaùc. Ñoái vôùi nhöõng taøi khoaûn coù môû soå hoaëc theû keá taoùn chi tieát thì chöùng töø goác sau khi söû duïng ñeå laäp chöùng töø ghi soå vaø ghi vaøo caùc soå keá toaùn toång hôïp ñöôïc cvhuyeån tôùi boä phaän keá toaùn chi tieát coù lieân quan ñeå laøm caên cöù ghi vaøo soå hoaëc theû keá toaùn chi tieát theo yeâu caàu cuûa töøng taøi khoaûn.cuoái thaùng coäng caùc soå hoaëc theû keá toaùn chi tieát vaø caên cöù vaøo soå hoaëc theû keá toaùn chi tieát laäp caùc baûng toång hôïp chi tieát theo töøng taøi khoaûnm toång hôïp ñeå ñoái chieáu vôùi soå caùi thoâng qua baûng caân ñoái sdoá phaùt sinh.caùc baûng toång hôïp chi tieát, sau khi kieåm tra ñoái chieáu soá lieäu cuøng vôùi baûng caân ñoái soá phaùt sinh ñöôïc laøm caên cöù ñeå laäp caùc baùo caùo taøi chính. Chöùng töø söû duïng cuûa coâng ty Teân chöùng töø Soá hieäu chöùng töø Hoaù ñôn GTGT 01/GTKT-3LL Hoaù ñôn baùn haøng 02/GTKT-3LL Baûng keâ thu mua haøng noâng laâm thuyû saûn 04/GTGT Phieáu thu 01TT Phieáu chi 02TT Giaáy ñeà nghò taïm öùng 03TT Giaáy thanh toaùn tieàn taïm öùng 04TT Baûng kieåm keâ quyõ 07A-TT Phieáu nhaäp kho 01-VT Phieáu xuaát kho 02-VT Phieáu xuaát kho kieâm vaän chuyeån noäi boä 03-VT Baûng thanh toaùn tieán löông 02-LÑTL Bieân baûng kieåm keâ haøng hoaù 08-VT Bieân baûn xaùc nhaän coâng nôï Bieân baûn giao nhaän TSCÑ 01/TSCÑ Bieân baûn thanh lyù TSCÑ 03/TSCÑ BAÛNG CAÂN ÑOÁI KEÁ TOAÙN Ngaøy 31 thaùng 12 naêm 2003 Ñôn vò tính : ñoàng Taøi saûn Maõ soá Soá ñaàu naêm Soá cuoái kyø (1) (2) (3) (4) A.Taøi saûn löu ñoäng vaø ñaàu tö ngaén haïn 100 15,927,446,383 20,073,736,710 I. Tieàn 110 403,900,557 355,736,602 1. Tieàn maët toàn quyõ (keå caû ngaân phieáu) 111 4,699,943 21,559,47 2.Tieàn göûi ngaân haøng 112 399,200,614 334,171,125 II. Caùc khoaûn phaûi thu 130 9,951,385,516 4,276,323,852 1. Phaûi thu cuûa khaùch haøng 131 4,892,562,744 4,276,323,852 2. Traû tröôùc cho ngöôøi baùn 132 670,214,072 3,379,653,602 3. Thueá GTGT ñöôïc khaáu tröø 133 109,129,216 159,743,275 4. Caùc khoaûn phaûi thu khaùc 138 4,454,418,071 3,601,489,931 5.Döï phoøng caùc khoaûn phaûi thu khoù ñoøi 138 -174,965,587 -174,965,587 III. Haøng toàn kho 140 5,016,615,601 5,226,037,713 1.Coâng cuï, duïng cuï trong kho 143 126,366,745 126,366,745 ø2.Chi phí saûn xuaát, kinh doanh dôû dang 144 109,806,366 1,761,768,312 3. Haøng hoùa toàn kho 146 4,780,442,490 3,337,902,656 IV Taøi saûn löu ñoäng khaùc 150 556,515,509 3,749,706,328 1.Taïm öùng 151 135,757,647 138,767,990 2.Chi phí traû tröôùc 152 401,069,080 408,091,071 3.Caùc khoaûn theá chaáp,kyù cöôïc, kyù quyõ ngaén haïn 155 18,717,982 3,202,847,276 B.Taøi saûn coá ñònh vaø ñaàu tö daøi haïn 200 1,438,499,588 1,343,222,648 I. Taøi saûn coá ñònh 210 1,438,499,588 1,343,222,648 1. Taøi saûn coá ñònh 211 1,438,499,588 1,343,222,648 - Nguyeân giaù 212 2,661,107,570 2,674,719,593 - Giaù trò hao moøn luõy keá 213 -1,222,607,982 -1,331,495,945 Toång coäng taøi saûn 250 17,865,945,971 21,916,942,364 NGUOÀN VOÁN A. Nôï phaûi traû 300 12,982,886,238 19,864,286,921 I. Nôï ngaén haïn 310 12,909,644,281 19,828,289,419 1. Vay ngaén haïn 311 605,000,000 1,167,761,811 2.Vay quaù haïn 312 8,946,267,646 3.Phaûi traû cho ngöôøi baùn 313 8,365,511,937 3,210,540,318 4.Ngöôøi mua traû tieàn tröôùc 314 3,303,830,496 -218,423,146 5. Thueá vaø caùc khoaûn phaûi noäp Nhaø nöôùc 315 -271,453,178 139,700,652 6.Phaûi traû coâng nhaân vieân 316 152,663,133 814,918,457 7.Phaûi tra cho caùc ñôn vò noäi boä 317 755,104,895 5,767,544,681 8.Caùc khoaûn phaûi traû, phaûi noäp khaùc 318 998,986,998 26,066,502 II.Nôï khaùc 330 73,241,957 35,506,502 1. Chi phí phaûi traû 331 72,741,957 500,000 2.Taøi saûn thöøa chôø söû lyù 332 500,000 3,052,655,443 B. Nguoàn voán chuû sôû höuõ 400 3,383,295,733 3,127,899,355 I.Nguoàn voán – quyõ 410 3,383,295,733 3,127,899,355 1.nguoàn voán kinh doanh 411 2,817,899,355 15,317,676 2.Cheânh leäch tyû giaù 413 78,392,362 186,466,071 3 Quyõ phaùt trieån kinh doanh 414 173,226,985 107,399,486 4.Laõi chöa phaân phoái 416 349,811,564 -74,427,145 II. Nguoàn kinh phí, quyõ khaùc 420 -36,270,533 -74,427,145 2. Quyõ khen thöông phuùc lôïi 422 -36,270,533 21,916,942,364 TOÅNG COÄNG NGUOÀN VOÁN 17,865,945,971 21,916,942,364 CAÙC CHÆ TIEÂU NGOAØI BAÛNG CAÂN ÑOÁI Soá ñaàu naêm Soá cuoái kyø Ngoaïi teä caùc loaïi 1,855.65 213,651,141 Nguoàn voán khaáu hao cô baûn hieän coù 595,153,985 704,042,948 Phaân tích baûng caân ñoái keá toaùn cuûa coâng ty XNK Toång Hôïp I chi nhaùnh TP Hoà Chí Minh naêm 2003 Qua baûng caân ñoái keá toaùn "Thuoäc baùo caùo taøi chính naêm 2003" ñaõ theå hieän phaàn naøo tình hình hoaït ñoäng cuûa chi nhaùnh Coâng ty taïi thôøi ñieåm 31 thaùng 12 naêm 2003 nhö sau : Toång giaù trò taøi saûn Khaû naêng thanh toaùn hieän haønh = Toång soá nôï phaûi traû 39,782,888,335. = = 1,211 ( laàn ) 32,847,173,159. Gía trò thuaàn cuûa TSCÑ vaø ñaàu tö ngaén haïn Khaû naêng thanh toaùn nôï ngaén haïn = Toång nôï ngaén haïn 36,001,183,093. = 32,737,933,700. =1,099( laàn ) Caùc khoaûn tieàn vaø töông ñöông tieàn Khaû naêng thanh toaùn nhanh = Toång nôï ngaén haïn 14,987,346,527. = 32,737,933,700. = 0,45( laàn ) * Taøi saûn löu ñoäng vaø ñaàu tö ngaén haïn : ñaàu naêm chieám tyû troïng 43% töông ñöông 15.927.446.383 ñoàng thôøi ñeán cuoái naêm chieám tyû troïng 56% töông ñöông 20.073.719.716 ñoàng töùc taêng 4.146.273.333 töông ñöông 14%. Ñieàu nayø cho thaáy quy moâ kinh doanh cuûa Chi Nhaùnh ngaøy caøng taêng. * Cô caáu söû duïng voán: Do ñaây laù Chi Nhaùnh xuaát nhaäp khaåu neân giaù trò taøi saûn löu ñoäng vaø ñaàu tö ngaén haïn chieám 89% so vôùi toång coäng taøi saûn cuûa Coâng ty do: +Tuy ñaõ giaûm ñöôïc khoaûn phaûi thu cuûa khaùch haøng nhöng vaãn coøn toàn taïi quaù nhieàu.nhö soá ñaàu naêm laø 4,892,562,744. ñoàng ,cuoái naêm : 4,276,323,8._.