Kế toán mua hàng và bán hàng của Công ty TNHH tư vấn trang trí nội thất và xây dựng Song Nguyễn

kinh tế cơ bản của kinh doanh thương mại là lưu chuyển hàng hoá. Trong sản xuất hàng hoá, các doanh nghiệp để tồn tại và phát triển đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải năng động, kinh doanh phải có lãi nếu không sẽ không thể đứng vững trước sự cạnh tranh của các doanh nghiệp khác. Muốn vậy các doanh nghiệp phải tổ chức tốt nghiệp vụ kế toán về kế toán, phân tích tình hình và khả năng kế toán của chính bản thân doanh nghiệp để từ đó nắm và làm chủ được tình hình tài chính của mình, thông qua đó có những biện pháp tích cực xử lý tốt tình hình công nợ. Mặt khác, hoạt động sản xuất kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng luôn diễn ra trong mối liên hệ phổ biến với hoạt động của các doanh nghiệp khác và các cơ quan quản lý của Nhà nước, mối liên hệ này tồn tại một cách khác quan trong tất cả các hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp từ quá trình mua sắm các loại vật tư, công cụ dụng cụ, tài sản cố định…, đến quá trình thực hiện quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm hay cung cấp dịch vụ, quá trình mua bán các loại chứng khoán… Từ đố có thể nói, hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn gắn liền với các nghiệp vụ kế toán. Xuất phát từ vấn đề đó, qua quá trình thực tập tại Công ty TNHH tư vấn trang trí nội thất & xây dựng Song Nguyễn, được sự hưỡng dẫn nhiệt tình của cô giáo Phạm Thu Hiền và sự giúp đỡ của các cán bộ trong phòng kế toán Công ty, tôi tiến hành ngiên cứu đề tài: Kế toán mua hàng và bán hàng cuả công ty TNHH tư vấn trang trí nội thất và xây dựng Song Nguyễn. Tìm hiểu cơ sở lý luận và thực tiễn về vấn đề kế toán của người mua và người bán. Tiến hành hạch toán các nghiệp vụ kế toán phải thu ở khách hàng và phải trả người bán. - Đề ra giải pháp hoàn thiện công tác hạch toán các nghiệp vụ kế toán. Đề tài tập trung nghiên cứu mối quan hệ giao dịch trong mua vật tư bán sản phẩm hàng hoá theo phương thức trả chậm và các nghiệp vụ kế toán phải thu của khách hàng và phải trả cho người bán tại cty TNHH tư vấn trang trí nội thất và xây dựng Song Nguyễn. Địa bàn nghiên cứu: Cty TNHH tư vấn trang trí nội thất và xây dựng Song Nguyễn. Kết thúc nghiên cứu: 16/6/2007 Phần I giới thiệu chung về cơ sở thực tập I. quá trình hình thành và phát triển của công ty Cty TNHH tư vấn xây dựng Song Nguyễn được thành lập từ năm 2005 đến nay đã được 6 năm. Trụ sở chính của cty nằm ở Hoàn Kiếm, Hà Nội Tên Cty : Cty TNHH tư vấn trang trí nội thất và xây dựng Song Nguyễn Tên giao dịch: Song Nguyen construction – internal design and consultation company ĐC: 28 Hàng Cân - Hoàn Kiếm - Hà Nội ĐT: 048283722 Fax: 048283722 MST: 0101866966 II. cơ cấu tổ chức quản lý của công ty tnhh tư vấn trang trí nội thất và xây dựng song nguyễn 2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty Xuất phát từ chức năng nhiệm vụ của cty nên cty tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng. Lãnh đạo cty là GĐ , giúp việc cho GĐ là PGD và các tổ chức năng khác. Giám đốc Phó Gám đốc Tổ kế toán tài vụ Tổ bán hàng Tổ kho Tổ bảo vệ Tổ bán hàng Hoàn Kiếm Tổ bán hàng D2.2 Giảng Võ Tổ bán Kim Mã Tổ bán Thành Công Tổ bán Thống Nhất Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý GĐ là người có quyền lực cao nhất, có trách nhiệm lớn nhất tại cty trước ban lãnh đạo công ty tnnhh tư vấn trang trí nội thất và xây dựng Song Nguyễn. Kế toán trưởng là người chỉ huy trực tiếp đơn vị, lãnh hội ý kiến của cấp trên, hoạch định chiến lược cho cấp dưới thực hiện, là người bao quát toàn bộ tình hình hoạt động kinh doanh của đơn vị, thông qua cac phòng ban chức năng để từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh sáng cho cty. PGĐ là người giúp biệc chính cho cty trưởng, cùng với chị em tổ kho làm công tác nghiên cứu thị trường, thị hiếu của khách hàng, tìm hiểu nguồn hàng và mua hàng để bán, dự trữ hàng hoá thời vụ, tổ chức bán ra đôn đốc khâu tiêu thụ để tránh hàng bị tồn đọng nhiều. Tổ kế toán tài vụ gồm 10 người, là một bộ phận không thể thiếu được của bất kỳ một đơn vị kinh doanh nào và đối với cty cũng vậy. Tổ kế toán làm nhiệm vụ ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ hạch toán. tại phòng ban kế toán có sự phân công rõ ràng, mỗi nhân viên phụ trách một mảng công việc cụ thể và tất cả các thành viên liên kết với nhau tạo thành chuỗi mắt xích quản lý vốn, tiền hàng, tài sản của cty, cung cấp các thông tin cần thiết và tham mưu cho ban lãnh đạo đưa ra các quyết định đúng đắn trước sự biến động liên tục của thị trường nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh. Tổ bán hàng gồm 39 nhân viên được chia làm 05 tổ bán hàng. Các tổ bán hàng này được sắp xếp bán hàng theo ca và đều nằm dưới sự chỉ đạo kinh doanh của ban lãnh đạo. Mỗi tổ bán hàng đều có một tổ trưởng, phụ trách mọi công việc của tổ mình như sắp xếp nhân lực, tổ chức đẩy mạnh bán ra, cùng anh chị em phấn đấu hoàn thành vượt mức kế hoạch được giao. Các tổ bán hàng đều phải quản lý các mặt hàng về số lượng nhập, xuất, tồn thông qua việc kiểm kê định kỳ (3 ngày một lần). Tổ kho gồm 04 nhân viên, mọi việc của kho đều được tiến hành theo kế hoạch đề ra và sự chỉ đạo của cấp trên như là tiến hành nghiệp vụ dự trữ bảo quản hàng hoá tránh thất thoát hàng, chịu trách nhiệm trong từng lần nhập xuất hàng; tiến hành phân loại hàng hoá theo đúng chủng loại kích cỡ, sắp xếp hàng hoá gọn gàng để tạo thuận lợi cho việc lấy hàng được dễ dàng nhanh chóng, tận dụng triệt để diện tích kho. Ngoài ra tổ kho còn làm nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, đề xuất các phương án kinh doanh cho lãnh đạo cty nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh. Tổ bảo vệ gồm có 06 nhân viên làm nhiệm vụ giữ an ninh, bảo vệ tài sản, hàng hoá tại các điểm bán hàng. 2.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của cty Phòng kế toán tài chính là một trong những phòng ban chính của cty thực hiện công tác tài chính kế toán của cty. Để thực hiện được các chức năng nhiệm vụ kế toán, bộ máy kế toán của cty được tổ chức theo hình thức tập trung theo sơ đồ sau: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán viên Thủ quỹ, thống kê, lao động tiền lương Kế toán quầy hàng kế toán công nợ bán, kho và chi phí kế toán công nợ mua quầy kim Mã Quầy Thống Nhất Quầy Thành Công Quầy D2.1 Giảng Võ Quầy D2.2 Giảng Võ Kế toán trưởng chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động công tác kế toán tại cty , làm nhiệm vụ theo dõi thu, chi hàng ngày của đơn vị thông qua quỹ tiền mặt. Cuối tháng tập trung kế toán kép, xác định kết quả kinh doanh, phân tích hoạt động tài chính của đơn vị, kiểm soát trực tiếp tình hình kế toán tiền hàng cho nhà cung cấp, giúp ban lãnh đạo trong kinh doanh nên có kế hoạch bán những mặt hàng gì? Thủ quỹ, thống kê, lao động tiền lương (01 nhân viên): làm nhiệm vụ quản lý thu chi quỹ tiền mặt, séc. Thống kê tình hình mua, bán hàng hoá tại cty, hàng ký căn cứ vào các chứng từ có liên quan (bảng chấm công) kế toán sẽ tính lương cho cán bộ, nhân viên. Theo dõi các khoản vay ngắn hạn của ngân hàng và của cán bộ, nhân viên trong cty hàng tháng trên cơ sở đó tính lãi vay phải trả. Kế toán theo dõi kho, chi phí và công nợ bán (01 nhân viên) sẽ làm các nhiệm vụ sau: + Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá + Theo dõi toàn bộ chi phí phát sinh tong khâu mua, bán và quản lý kinh doanh +Theo dõi bán buôn hàng hoá cho các đơn vị trong nội bộ công ty, các đơn vị sản xuất kinh doanh, theo dõi xuất bán lẻ cho các quầy bán trong cty + Theo dõi công nợ phải thu Kế toán theo dõi công nợ mua (01 nhân viên): Theo dõi tình hình mua bán, kế toán với nhà cung cấp. Kế toán viên (01 nhân viên): Viết phiếu thu, phiếu chi, định khoản kế toán trên chứng từ thu, chi, làm nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát 04 nhóm máy ở D2 Giảng Võ. Kế toán quầy hàng được phân công như sau: + Một nhân viên kế toán làm nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát 05 nhóm máy ở D2 Giảng Võ, nhặt tồn kho hàng tuần để kế toán tiền hàng cho nhà cung cấp theo số lượng bán được + Một nhân viên kế toán làm nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát tại quầy Thống Nhất và quầy May mặc quần áo. + Một nhân viên kế toán làm nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát tại quầy Thành Công và quầy Mỹ phẩm ở D2 Giảng võ. + Một nhân viên kế toán làm nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát tại quầy Kim Mã và quầy đồ nguội ở D2 Giảng Võ. + Một nhân viên kế toán làm nhiệm vụ tập trung (tình hình nhập, xuất, tồn tiền thu từ bán hàng) toàn cty một tháng một lần khi các kế toán quầy lên cân đối chuyển sang đồng thời tiến hành làm mã số, mã vạch các loại hàng hoá tại đơn vị. Tóm lại, các nhân viên kế toán đều phải theo dõi cập nhật hàng ngày tình hình tiêu thụ hàng hoá trong bán buôn và bán lẻ. Giữa các bộ phận kế toán thường xuyên có sự trao đổi đối chiếu số liệu đảm bảo cuối tháng khi lên sổ tổng hợp được chính xác. Kế toán kho đối chiếu với kế toán quầy tình hình xuất, nhập hàng hoá trong nội bộ cty. Kế toán công nợ đối chiếu với kho phần hàng nhập, dự trữ trong kho, đối chiếu với quầy hàng hoá nhập thẳng không qua dự trữ trong kho. Để phù hợp với đặc điểm và quy mô kinh doanh và công tác kế toán được thuận lợi trong ghi chép và quản lý, cty vận dụng hình thức ghi sổ kế toán: Nhật ký chứng từ. Sơ đồ Trình tự ghi sổ kế toán tại cty TNHH tư vấn trang trí nội thất và xây dựng Song Nguyễn Chứng từ gốc Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ và thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng hoặc định kỳ : Ghi quan hệ đối chiếu Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê có liên quan. Cuối tháng khoá sổ các Nhật ký chứng từ kiểm tra đối chiếu số liệu trên các chứng từ và lấy số tổng cộng của các Nhật ký chứng từ ghi vào sổ Cái. Đối với các tài khoản phải mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết thì chứng từ gốc sau khi ghi vào Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê được chuyển sang các bộ phận kế toán chi tiết để ghi vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản đối chiếu với sổ Cái. Cuối kỳ kế toán khoá sổ ở sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết tong Nhật ký chứng từ, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập bảng cân đối kế toán và các báo biểu kế toán khác. III. Tình hình lĩnh vực kinh doanh và sp chủ yếu 3.1. Tình hình lao động Lao động là một trong ba yếu tố chủ yếu của quá trình sản xuất, sự tác động của yếu tố lao động đến sản xuất được thể hiện trên hai mặt đó là số lượng lao động và năng suất lao động. Trong từng thời kỳ nhất định thì số lượng lao động nhiều hay ít, cơ cấu hợp lý hay không hợp lý đều ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với ngành thương mại thì yêu cầu về lao động đòi hỏi ở kinh nghiệm, hiểu biết về thị trường, nhạy bén trong kinh doanh…là điều kiện quan trọng quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy việc tổ chức lao động là một vấn đề cần chú trọng và quan tâm theo dõi ở mọi thành phần doanh nghiệp nói chung và cty TNHH tư vấn trang trí nội thất và xây dựng Song Nguyễn nói riêng. Đánh giá chung về tình hình lao động của cty được thể hiện trong biểu 1. Qua biểu 1 ta thấy do dặc điểm của ngành nghề kinh doanh nên nhìn chung tổng số lượng lao động của cty luôn ổn định, qua các năm hầu như không có sự thay đổi. Công nhân viên của cty chủ yếu là lao động trực tiếp, còn lại là lao động gián tiếp chiếm một số lượng nhỏ. lao động nữ cũng chiếm một số lượng lớn trong tổng số lao động so với lao động nam bởi vì ở bộ phận bán hàng cần sự khéo léo của các nhân viên nữ hơn. Qua biểu 1 ta thấy đội ngũ lao động của cty có chất lượng tương đối cao, hầu hết các nhân viên của cty đều đã được đào tạo qua các trường đại học, sơ cấp và trung học chuyên nghiệp. Đây là điều kiện thuận lợi để cty phát huy hơn nữa thế mạnh của mình trên thị trường. Biểu 1: Tình hình sử dụng lao động của cty năm 2005 STT Chỉ tiêu Năm 2005 Số lượng (người) Cơ cấu(%) I. Tổng số lao động 63 100,00 1. Phân theo trình độ - Đại học 17 26,99 - Trung học chuyên nghiệp 28 44,44 - Sơ cấp 18 28,57 2. Phân theo lĩnh vực - Lao động trực tiếp 41 65,08 - Lao động gián tiếp 22 34,92 3. Phân theo giới tính - Nam 10 15,87 - Nữ 53 84,13 (Nguồn: cty TNHH tư vấn trang trí nội thất và xây dựng Song Nguyễn)3.2 Tình hình tài sản và nguồn vốn của cty Vốn là một trong những yếu tố quan trọng để tạo lập nên quá trình sản xuất kinh doanh, vốn của doanh nghiệp được thể hiện qua các tài sản sử dụng trong kinh doanh và được tạo thành từ các nguồn khác nhau. Qua biểu 2 “Tình hình tài sản và nguồn vốn của cty ta có thể đánh giá khái quát thực trạng tài sản và nguồn vốn của cty tại một thời điểm nhất định. Qua biểu 2 ta thấy tổng nguồn vốn cũng như tài sản của cty năm 2006 so với năm 2005 tăng lên một lượng là 155.457.747 đồng tương ứng với 10,17%. Rõ ràng là quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của cty năm 2006 lớn hơn năm 2005, cty đã có rất nhiều cố gắng huy động vốn cho sản xuất trong năm. Để cụ thể hơn ta có thể phân tích theo từng khía cạnh. Nếu phân tích ở khía cạnh tài sản: Trong cty TSLĐ và đầu tư ngắn hạn chiếm tỷ trọng lớn và ngày càng tăng. Nguyên nhân của sự gia tăng này là do sự tăng lên quá mạnh của tiền, hàng tồn kho và các khoản phải thu. Đối với các khoản phải thu và hàng tồn kho thì thực sự đây là những nhân tố gây khó khăn, giảm sức mạnh tài chính đối với cty, nhưng sự tăng lên 255,41% của tiền thực sự đáng khích lệ vì nó sẽ là nhân tố tạo nên sức mạnh cho cty trong việc kế toán. Phân tích theo khía cạnh nguồn hình thành vốn ta thấy nguồn vốn nợ phải trả chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số vốn và ngày càng tăng, trong đó nguồn vốn chính phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh là nguồn vốn vay ngân hàng thông qua các khoản nợ ngắn hạn. Trong một thời gian phát triển cty không ngừng tích luỹ và ngày càng lớn mạnh tính đến năm 2005 nguồn vốn của cty đạt được là 1.683.979.995 đồng IV. Thị trường tiềm năng Cty TNHH tư vấn trang trí nội thất và xây dựng Song Nguyễn chủ yếu bán sp của mình cho thị trường trong nước đặc biệt là các tỉnh miền bắc: như HN, HP, QN…. Sp của cty bán ra chủ yếu là cho các cty tư nhân, các DN vùa và nhỏ cùng với một số DN nước ngoài v. Quy trình công nghệ SXSP SP của cty chủ yếu là nhập từ nước ngoài về cùng vói đội ngũ công nhân viên của cty mua nvl về qua máy móc cty cùng với anh em công nhân chế tạo thành sp như: thạch cao, sơn bả tường… đúng tiêu chuẩn đáp ứng nhu cầu của khách hàng.Cung với đội ngũ tư vấn khách hàng 24/24h của cty tạo độ tin cậy cao cho khách hàng đến với cty VI. Thực trạng SX KD của cty qua 2 năm Biểu 2: Kết quả sản xuất kinh doanh của cty qua 2 năm Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 So sánh - Tổng doanh thu 12.323.273.773 12.505.047.228 181.773.455 1.doanh thu thuần 12.323.273.773 12.505.047.228 181.773.455 2. Giá vốn hàng bán 11.702.831.527 11.849.522.931 146.691.404 3. Lợi tức gộp 620.442.246 655.524.297 35.082.051 4. Chi phí bán hàng, quản lý 605.973.312 666.506.061 60.532.749 5. Lợi nhuận từ HĐKD 14.468.934 - 10.981.764 -25.450.698 - Các khoản thu khác 13.022.609 25.171.149 12.148.540 - Các khoản chi khác 14.932.545 8.796.974 - 6.135.571 6. Lợi nhuận bất thường - 1.909.936 16.374.175 18.284.111 7. Tổng lợi tức trứơc thuế 12.558.998 5.392.411 - 7.166.587 (Nguồn: Phòng tài chính kế toán) Qua biểu 3 ta thấy lợi nhuận của cty đạt được năm 2004 cao hơn so với năm 2005, nhưng doanh thu năm 2005 lại tăng so với năm 2004. Điều này chứng tỏ đứng trước sự cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trong điều kiện thị trường ngày càng khắc nghiệt, rất khó khăn trong việc tồn tại và phát triển buộc cty phải tăng các khoản chi phí như: Chi phí bao bì, bao gói, các khoản chi phí mua ngoài khác có liên quan đến tình hình bán hàng nhằm đẩy mạnh tốc độ tiêu thụ hàng hoá. Hơn nữa việc hợp nhất khoản chi phí quản lý và chi phí bán hàng vào một khoản mục đó là chi phí bán hàng đã làm cho việc phân bổ chi phí cho hàng tiêu thụ trong kỳ hạch toán tăng lên dẫn đến lợi nhuận trong kỳ giảm. Vì vậy cty cần phải xác định các khoản chi phí cho hợp lý để có những biện pháp điều chỉnh kịp thời Phần II Thực trạng công tác mua hàng - bán hàng tại doanh nghiệp I. Hình thức kế toán mua hàng bán hàng tại doanh ngiệp Theo nghĩa chung nhất kế toán là việc dùng tiền để giải quyết các mối quan hệ về kimh tế, tài chính giữa bên phải trả và bên nhận tiền. Trong đó các quan hệ về mua bán, trao đổi đơn thuần không thuộc về quản lý tài chính mà chỉ có quan hệ về kế toán bằng cách chấp nhận, từ chối, thưởng phạt về vật chất thông qua mua bán có liên quan đến việc hình thành và sử dụng quỹ tiền tệ mới được coi là quan hệ tài chính. Mỗi một doanh nghiệp thực hiện hoạt động kinh doanh trên thị trường đều phải đặt mình trong mối quan hệ tài chính với nhiều tổ chức và đơn vị khác nhau. Mỗi một quan hệ mới ra đời là gắn liền với nó có một quá trình kế toán mới phát sinh, cho nên quan hệ kế toán trong doanh nghiệp được hiểu là một loại quan hệ kinh tế xảy ra khi doanh nghiệp có quan hệ phải thu, phải trả với các con nợ và chủ nợ của mình về một khoản vay nợ tiền vốn cho kinh doanh. Mọi qua hệ kế toán đều tồn tại trong sự cam kết vay nợ giữa chủ nợ với con nợ về một khoản tiền theo điều khoản đã quy định có hiệu lực trong thời hạn cho vay. Tính chất liên tục kế tiếp của các chu kỳ kinh doanh, cũng như sự mất cân đối thường xuyên hoặc có tính chất thời điểm trong quan hệ cung cầu về vốn cho hoạt động của doanh nghiệp luôn là những nguyên nhân làm nảy sinh các quan hệ kế toán. Nếu như doanh nghiệp không lâm vào tình trạng suy thoái hay phá sản, nếu như loại trừ được các khoản nợ nần không hợp pháp, không lành mạnh, thì có thể nhìn vào tính chất rộng lớn, đa phương và phức tạp của quan hệ kế toán để đánh giá mức độ tăng trưởng của một doanh nghiệp trên thương trường. Các quan hệ kế toán bao giờ cũng phải được theo dõi quản lý trên các góc độ khác nhau của khoản tiền nợ. Trong doanh nghiệp thường có các loại kế toán sau: Quan hệ kế toán giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp phát sinh trong quá trình mua sắm vật tư, tài sản, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ. Quan hệ kế toán giữa doanh nghiệp với khách hàng phát sinh trong quá trình doanh nghiệp tiêu thụ sản phẩm hàng hoá, lao vụ dịch vụ ra bên ngoài. Quan hệ kế toán giữa doanh nghiệp với ngân sách Nhà nước phát sinh trong quá trình doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ của mình đối với ngân sách Nhà nước về thuế và các khoản khác như phí và lệ phí. Quan hệ giữa doanh nghiệp với các bên đối tác liên doanh, phát sinh khi doanh nghiệp tham gia liên doanh với các doanh nghiệp khác. Thuộc loại quan hệ này gồm có các nghiệp vụ liên quan đến việc nhận hoặc góp vốn, thu hồi hặc trả vốn, phân chia kết quả. Quan hệ kế toán nội bộ phát sinh giữa doanh nghiệp với người lao động trong doanh nghiệp và quan hệ giữa doanh nghiệp với chính các đơn vị trực thuộc hoặc giữa các doanh nghiệp thành viên với nhau. Quan hệ kế toán với các đối tượng khác: gồm các mối quan hệ như quan hệ kế toán với ngân hàng và các chủ tín dụng về các khoản tiền vay, thế chấp, ký quỹ, ký cược, quan hệ kế toán các khoản phải thu, phải trả khác. Ii. phương pháp xác định giá trị thực tế của hàng xuất kho Có rất nhiều tiêu thức để làm cơ sở cho việc phân loại các nghiệp vụ kế toán. Tuy nhiên dưới góc độ cung cấp thông tin cho quản lý, kế toán thường phân loại các nghiệp vụ kế toán dựa trên các tiêu thức cơ bản sau: Dựa vào đặc điểm của hoạt động kế toán, các nghiệp vụ kế toán có thể chia thành hai loại + Kế toán các khoản phải thu: Là bộ phận vốn của doanh nghiệp có trách nhiệm thu hồi. Khoản này thường phát sinh khi doanh nghiệp bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ cho người thứ hai mà chưa thu được tiền. Nội dung các khoản nợ này bao gồm: * Phải thu của khách hàng * Phải thu nội bộ * Tạm ứng * Phải thu khác * Chi phí trả trước * Khoản thế chấp ký quỹ, ký cược + Kế toán các khoản phải trả: Là số tiền vốn mà doanh nghiệp đi vay hoặc đi chiếm dụng của các đơn vị, tổ chức, cá nhân và do vậy doanh nghiệp có trách nhiệm phải kế toán. Nội dung các khoản nợ phải trả bao gồm: * Vay ngắn hạn, vay dài hạn * Nợ dài hạn đến hạn trả * Phải trả người bán * Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước * Phải trả công nhân viên * Chi phí phải trả * Phải trả nội bộ * Phải trả phải nộp khác * Nhận ký quỹ, ký cược Căn cứ vào thời hạn kế toán có thể chia thành ba loại sau + Kế toán trả trước: Là trả tiền trước khi giao hàng một khoảng thời gian nhất định. Khoảng thời gian này tuỳ thuộc vào các bên tham gia. Kế toán trước tiền hàng có nghĩa là bên mua ứng trước tiền hàng cho chủ hàng, cấp tín dụng cho bên bán hàng trong một thời gian nhất định để bảo đảm việc nhận hàng theo mong muốn. Thông thường kế toán theo phương thức này ảnh hưởng trực tiếp đến công nợ phải thu phải trả của người mua và người bán. Trong trường hợp này người bán sẽ được tạo điều kiện về mặt tín dụng và được bảo đảm về kế toán. Nhưng về phía người mua thì ngược lại, chịu rủi ro trước mắt về khoản tiền vốn bỏ ra trong tương lai có giá trị hơn nhiều những gì mà họ bỏ ra trong thời điểm hiện tại. + Kế toán trả ngay: Là việc trả tiền ngay khi giao hàng. Phương thức này bảo đảm tính sòng phẳng trong quan hệ mua bán, song chỉ phù hợp với những nghiệp vụ có số tiền kế toán nhỏ. Với những nghiệp vụ có giá trị lớn thì phương thức này không ưa thích lắm vì trên thực tế một doanh nghiệp thường có nhiều hoá đơn cần được kế toán tại một thời điểm, do đó họ có những khó khăn về mặt tài chính. Hơn nữa tâm lý chung của nhà kinh doanh thường gặp là bao giờ cũng mong kích thích tiêu thụ, đẩy nhanh tốc độ lưu thông hàng hoá, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Do vậy các doanh nghiệp thường chấp nhận các phương thức khác, trong đó chủ yếu là phương thức trả sau. + Kế toán trả sau: Là việc kế toán sau khi giao nhận hàng một khoản thời gian nhất định. Nếu như kế toán trả trước là người bán được cấp tín dụng từ phía người mua thì kế toán trả sau có tính chất ngược lại, người mua được chiếm dụng vốn của người bán. Mức độ rủi ro với khoản phải thu này phụ thuộc vào khả năng tín dụng của người mua. Do vậy người bán khi chấp nhận kế toán theo phương thức này kèm theo một số điều kiện về tín dụng khác đối với người mua. Đa số các doanh nghiệp hiện nay áp dụng phương thức trả trước và trả sau, trong đó trả sau là chủ yếu. Chính hai phương thức này góp phần tạo nên các khoản nợ phải thu và nợ phải trả trong doanh nghiệp. Nhiệm vụ kế toán các nghiệp vụ kế toán Phản ánh và theo dõi kịp thời các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong kinh doanh chi tiết theo từng đối tượng, từng kgoản nợ theo thời gian kế toán. Ghi chép kịp thời trên hệ thống chứng từ sổ sách chi tiết, tổng hợp của phần hành các khoản nợ phải thu và phải trả. Thực hiện giám sát chế độ kế toán công nợ và tình hình chấp hành các kỷ luật kế toán tài chính tín dụng. Tổng hợp và xử lý nhanh thông tin về tình hình công nợ, tránh dây dưa công nợ và góp phần cải thiện tốt tình hình tài chính của doanh nghiệp. Kế toán là một bộ phận quan trọng trong công tác tài chính, ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả của công tác này. Hoạt động kế toán phát sinh ngay từ đầu quá trình sản xuất đến tận khâu cuối cùng của quá trình này thể hiện ở mối quan hệ dưới đây: + Trong quan hệ kế toán với các nhà cung ứng: sự chậm trễ kế toán gây ảnh hưởng đến kết quả sản xuất do hàng cung ứng chậm hoặc do tình trạng gián đoạn trong sản xuất gây ra. + Trong quan hệ kế toán với Nhà nước hoặc cấp trên: các khoản kế toán không đúng hạn hoặc gian lận trong kế toán có thể là nguyên nhân của những quyết định gây ảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp (thu hồi giấy phép kinh doanh, bị phạt hoặc có thể bị truy tố trước pháp luật). + Trong quan hệ kế toán với khách hàng: doanh nghiệp cần tránh để bị lạm dụng vốn, tăng nhanh vòng quay của vốn. + Trong quan hệ kế toán với công nhân viên: việc kế toán đúng hạn tạo thuận lợi cho sản xuất nhờ nâng cao ý thức và trách nhiệm của người lao động. III. phương pháp bán hàng tại công ty tnhh tư vấn trang trí nội thất và xây dựng song nguyễn 3.3.1. Một số quy định chung về kế toán Hoạt động kế toán nói riệng và hoạt động kế toán tài chính nói chung đều phải tuân thủ các nguyên tắc chung trong quản lý tài chính. Các nghiệp vụ kế toán phải bảo đảm theo đúng quy định hiện hành về công tác quản lý tài chính. Hoạt động kế toán trong doanh nghiệp gồm hai loại, các hoạt động phải thu và các hoạt động phảin trả, và chúng phải tuân thủ theo các nguyên tắc hạch toán sau: - Theo dõi kế toán từng đối tượng, từng khoản kế toán nhằm đôn đốc thực hiện nghiêm chỉnh chế độ kế toán đúng hạn. - Cần có các biện pháp thúc đẩy, đôn đốc việc chi trả và thu hồi các khoản công nợ kịp thời. Chấp hành kỷ luật kế toán và thu nộp ngân sách, giải quyết dứt điểm các khoản công nợ dây dưa, tồn đọng, cần sử lý hợp lý các khoản công nợ khó đòi. - Phải kế toán đúng hạn quy định của Nhà nước đối với các khoản nộp ngân sách và đúng thời hạn ký kết trong hợp đồng mua bán giữa các doanh nghiệp với nhau. - Không được phép bù trừ số dư cuối kỳ trong tài khoản kế toán số phải thu, phải trả của các đối tượng khác nhau. Mọi sai lầm trong ghi chép và quản lý việc kế toán làm thiệt hại đến tài sản của đơn vị phải được xác định trách nhiệm vật chất và xử lý thoả đáng theo chế độ quy định. - Kế toán các nghiệp vụ kế toán phải phản ánh rõ ràng, chính xác các nghiệp vụ phát sinh theo từng đối tượng, từng khoản kế toán ngăn chặn tình trạng vi phạm trong kế toán và tình trạng chiếm dụng vốn không hợp lý. 3.3.2. Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ mau hàng bán hàng của cty Trong hoạt động sản xuất kinh doanh mỗi doanh nghiệp đều hình thành nên rất nhiều mối quan hệ kế toán. Trong phạm vi luận van này chỉ đề cập đến các nghiệp vụ kế toán chủ yếu là: Các nghiệp vụ kế toán với nhà cung cấp và kế toán với khách hàng. 3.3.2.1. Hạch toán kế toán các nghiệp vụ kế toán với khách hàng (người mua) - Quan hệ kế toán với khách hàng nảy sinh khi doanh nghiệp bán vật tư, hàng hoá, tài sản thanh lý, dịch vụ hàng hoá của mình theo phương thức bán chịu hoặc phương thức trả trước. Số tiền khách hàng nợ được tính trong cơ cấu vốn lưu động của doanh nghiệp có thể chuyển hoá thành tiền trong thời hạn kế toán đã thoả thuận. Khả năng tài chính của khách hàng mua chịu có ảnh hưởng rất lớn tới độ chắc chắn thu hồi số tiền nợ phải thu ở khách hàng. Để tránh mất mát rủi ro do khách hàng mất hoặc giảm khả năng kế toán nợ, doanh nghiệp cần tổ chức tốt công tác kế toán với khách hàng. Chứng từ sử dụng: Các chứng từ làm căn cứ để ghi sổ kế toán các nghiệp vụ kế toán với người mua là: + Hoá đơn bán hàng + Phiếu xuất kho + Giấy báo có của ngân hàng + Hợp đồng cung ứng dịch vụ, hàng hoá Tài khoản sử dụng: Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình kế toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ. Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành. Nguyên tắc hạch toán + Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu và ghi chép theo từng lần kế toán. Đối tượng phải thu là khách hàng có quan hệ kinh tế chủ yếu với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hoá, nhận lao vụ, dịch vụ. + Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp lao vụ, dịch vụ thu tiền ngay (tiền mặt hoặc séc, hoặc đã thu qua ngân hàng). + Trong kế toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại khoản nợ có thể trả đúng thời hạn, khoản khó đòi hoặc không có khả năng thu hồi để có căn cứ trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoạc có biện pháp xử lý. + Mọi khoản kế toán với khách hàng đều phải được ghi chép, phản ánh vào sổ sách kế toán trên cơ sở các chứng từ có liên quan được lập theo đúng phương pháp, quy định như “hoá đơn giá trị gia tăng“, “hoá đơn kiêm xuất kho“, biên bản giao nhận hàng, các chứng từ kế toán tiền hàng, phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại, biên bản đối chiếu công nợ, biên bản bù trừ công nợ, biên bản xoá nợ… + Đối với khoản phải thu khách hàng bằng ngoại tệ thì ngoài việc quy đổi ra tiền Việt Nam theo phương pháp hạch toán thu chi ngoại tệ đang áp dụng tại doanh nghiệp, kế toán cần phải kết hợp theo dõi cả các loại nguyên tệ trên sổ chi tiết theo từng đối tượng khách hàng có quan hệ kế toán thường xuyên với doanh nghiệp. Kết cấu và nội dung phản ánh Bên nợ: + Số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm hàng hoá đã giao, lao vụ dịch vụ đã cung cấp và được xác định là tiêu thụ. + Số tiền thừa trả lại cho khách hàng Bên có: + Số tiền khách hàng đã trả nợ + Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng + Tiền giảm giá cho khách hàng sau khi có giao hàng và khách hàng có khiếu nại + Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại + Số tiền triết khấu bán hàng cho người mua Số dư bên nợ: + Số tiền còn phải thu của khách hàng Tài khoản này có thể có số dư bên có. Số dư bên có phản ánh số tiền nhận trước hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng theo chi tiết của từng của tài khoản này để ghi vào bên tài sản hoặc bên nguồn vốn. Phương pháp hạch toán * Với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ Trường hợp bán hàng thu tiền sau + Cung cấp dịch vụ hàng hoá cho người mua ghi: Nợ TK 131: Tổng giá kế toán Có TK 511: Giá bán chưa thuế Có TK 333 (3331): Thuế VAT đầu ra + Các khoản thu nhập thuộc hoạt động tài chính, hoạt động khác chưa thu được tiền Nợ TK 131: Tổng giá kế toán Có TK 711, 515, 121, 221: Số lãi hoặc giá gốc (giá bán chưa thuế) Có TK 333 (3331): Thuế VAT đầu ra + Số doanh thu của khối lượng hàng bán bị khách hàng trả lại Nợ TK 531: Doanh thu hàng bị trả lại Nợ TK 333 (3331): Thuế của phần hàng bán bị trả lại Có TK 131: Phải thu của khách hàng + Căn cứ vào văn bản xác nhận số tiền được giảm giá của lượng hàng dã bán cho khách hàng không phù hợp với quy cách, chất lượng trong hợp đồng, nếu khách hàng chưa kế toán số tiền mua hàng, ghi giảm trừ số tiền phải thu của khách hàng, ghi: Nợ TK 532: Giảm giá hàng bán Có TK 131: Phải thu của khách hàng + Giảm nợ ._.phải thu số triết khấu bán hàng thưởng cho người mua, ghi: Nợ TK 521: Triết khấu bán hàng Có TK 131: Phải thu của khách hàng + Nhận được tiền do khách hàng trả liên quan đến hàng hoá, lao vụ đã tiêu thụ, ghi: Nợ TK 111, 112, 113 Có TK 131: Số đã thu bằng tiền, chuyển khoản hoặc đang chuyển Trường hợp người mua ứng trước tiền hàng + Nhận tiền đặt trước Nợ TK 111, 112: Số tiền người mua đặt trước Có TK 131: (chi tiết đối tượng) + Khi giao hàng Nợ TK 131 (chi tiết đối tượng): Số tiền theo hoá đơn Có TK 511, 515, 711: Giá trị của hàng hoá Có TK 333 (3331): Thuế VAT phải nộp + Phản ánh số tiền thiếu do khách hàng kế toán bổ sung Nợ TK 111, 112, 113: Kế toán bổ sung Có TK 131: Phải thu của khách hàng + Trường hợp hàng không kế toán bằng tiền mà kế toán bằng hàng (theo phương thức đổi hàng), căn cứ vào giá trị trật tự, hàng hoá nhập kho do đổi hàng (tính theo giá trao đổi ghi trong hợp đồng kinh tế) trừ vào số nợ phải thu của khách hàng ghi: Nợ TK 152, 153, 154 hoặc Nợ TK 611: Mua hàng Có TK 131: Phải thu của khách hàng + Nếu có khoản nợ phải thu khó đòi thực sự không thể thu nợ được, phải xử lý xoá sổ, căn cứ vào biên bản xử lý xoá nợ ghi: Nợ TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 131: Phải thu của khách hàng Đồng thời ghi vào bên nợ 004 – Nợ khó đòi dã xử lý (tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán) nhằm tiếp tục theo dõi trong thời hạn quy định để có thể truy thu người mắc nợ số tiền đó. + Khi truy thu được khoản nợ khó đòi đã xử lý, ghi: Nợ TK 111: Tiền mặt Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng Có TK 711: Các khoản thu khác Đồng thời ghi có 004 – Nợ khó đòi đã xử lý + Phản ánh số tiền đặt trước còn thừa trả lại cho khách hàng Nợ TK 131 (chi tiết đối tượng) Có TK 111, 112, 311: Tiền thừa trả lại * Với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp Các bút toán hạch toán cũng tương tự như doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ, chỉ khác là tính trực tiếp cho TK 131. Các bút toán ghi nhận doanh thu hoạt động kinh doanh, hoạt động tài chính, hoạt động bất thường ghi theo giá đã có thuế. Tài khoản 3331 không được sử dụng trong các bút toán này. Sổ sách sử dụng + Hạch toán chi tiết: Các khoản kế toán được theo dõi trên sổ chi tiết kế toán với người mua. Sổ chi tiết này cũng không mang tính chất bắt buộc về hình thức tuỳ theo yêu cầu của quản lý và việc cung cấp thông tin doanh nghiệp có thể mở và lựa chọn mẫu sổ phù hợp với doanh nghiệp mình. Cuối tháng hoặc cuối quý kế toán tổng hợp số liệu trên sổ chi tiết kế toán với người mua, lấy đó làm căn cứ để lập “bảng tổng hợp chi tiết kế toán với người mua” + Hạch toán tổng hợp: Các nghiệp vụ kế toán được vào sổ phù hợp, tuỳ theo tình hình thực tế và hình thức sổ kế toán sử dụng trong doanh nghiệp. Sơ đồ : Hạch toán của tài khoản 131 TK 511 TK 131 TK521,531,532 Doanh thu bán sản phẩm hàng Giảm nợ phải thu khách hàng hoá, cung cấp dịch vụ chiết khấu, giảm giá TK 3331 TK 111,112, 113 Nợ phải thu đã thu Khách hàng ứng trước TK 711 TK 331 Thu khác phát sinh phải thu Thu nợ bù trừ nợ phải trả TK 152,153 Thu nợ phải thu bằng vật tư, hàng hoá TK 139 Nợ khó đòi đã được xử lý 3.3.2.2. Hạch toán các nghiệp vụ kế toán với nhà cung cấp Nghiệp vụ kế toán với các nhà cung cấp thường xẩy ra trong quan hệ mua bán vật tư, hàng hoá, dịch vụ giữa doanh nghiệp với các người bán. nghiệp vụ kế toán chỉ phát sinh khi doanh nghiệp mua hàng theo phương thức trả chậm tiền hàng hoặc trả trước tiền hàng so với thời điểm thực hiện việc giao nhận hàng. Trong cả hai tình huống trên đều dẫn đến quan hệ nợ nần giữa doanh nghiệp với người bán sẽ nảy sinh một khoản tiền nợ phải thu với nhà cung cấp. Chứng từ sử dụng Hạch toán tổng hợp và chi tiết công nợ phải trả, phải thu với các nhà cung cấp đều dựa trên bộ chứng từ bán hàng gồm: hợp đồng mua bán, hoá đơn bán hàng, chứng từ lập khi giao bán hàng, ứng trước tiền, đặt cọc…, và các chứng từ kế toán tiền hàng mua khi đến hạn trả hoặc trực tiếp hoặc thông qua ngân hàng gồm: phiếu chi, giấy báo nợ hoặc sao kê báo nợ. Tài khoản sử dụng Tài khoản 331 – Phải trả người bán Khoản phải trả người bán là giá trị các loại vật tư, thiết bị, dụng cụ, công cụ, hàng hoá, dịch vụ…mà doanh nghiệp đã nhận của người bán hay người cung cấp chưa kế toán tiền hàng kể cả khoản phải trả cho người nhận thầu vê XDCB hay sửa chữa lớn tài sản cố định. Nguyên tắc hạch toán + Phải chi tiết theo từng đối tượng phải trả và ghi chép theo từng lần kế toán. + Trường hợp mua hàng trả tiền ngay (tiền mặt, séc hoặc đã trả qua ngân hàng) thì không phản ánh vào tài khoản phải trả cho người bán. + Mọi khoản kế toán với người bán hay người cung cấp đều phải được phản ánh vào sổ sách kế toán trên cơ sở các chứng từ có liên quan được lập theo đúng phương pháp quy định. + Đối với khoản phải trả người bán bằng ngoại tệ thì ngoài việc quy đổi ra tiền Việt Nam theo phương pháp hạch toán thu chi ngoại tệ đang áp dụng tại doanh nghiệp. Kết cấu và nội dung phản ánh Bên nợ: + Số tiền đã trả cho người bán hay người cung cấp và người nhận thầu + Số tiền ứng trước cho người bán + Số tiền người bán chấp thuận giảm giá cho doanh nghiệp + Giá trị vật tư, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán + Chiết khấu kế toán được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp trừ vào nợ phải trả + Các nghiệp vụ khác phát sinh làm giảm nợ phải trả người bán Bên có: + Phản ánh tổng số tiền hàng phải trả cho người bán + Số tiền ứng thừa được người bán trả lại + Các nghiệp vụ khác làm tăng nợ phải trả người bán Số dư có: + Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu XDCB. + Tài khoản này có thể có số dư bên nợ – phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể. Phương pháp hạch toán * Với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ + Khi mua vật tư hàng hoá, tài sản cố định đưa vào sử dụng nhưng chưa trả tiền thì căn cứ vào hoá đơn bán hàng và biên bản giao nhận tài sản cố định, kế toán ghi: Nợ TK 152, 153, 156, 211, 213: Giá chưa thuế Nợ TK 133: Thuế VAT được khấu trừ Có TK 331: Tổng giá kế toán + Trường hợp đơn vị có tiến hành đầu tư XDCB theo phương thức giao thầu từng bộ phận, khi nhận khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao, căn cứ vào hợp đồng giao thầu, biên bản bàn giao, hoá đơn và khối lượng xây dựng cơ bản hoàn thành, kế toán ghi: Nợ TK 241 (chi tiết công trình): Giá giao thầu chưa có thuế GTGT Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331 ( chi tiết đối tượng): Tổng giá kế toán + Khi nhận lao vụ, dịch vụ của người cung cấp sử dụng trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh mà chưa trả tiền, kế toán ghi: Nợ TK 621, 627, 641, 642: Giá mua chưa có thuế GTGT Nợ TK 133 (1331): Thuế VAT được khấu trừ Có TK 331: Tổng giá kế toán + Phản ánh số chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua trả lại được người bán chấp nhận trừ vào số nợ phải trả Nợ TK 331: Tổng số chiết khấu, giảm giá hàng trả lại Có TK 152, 153, 156, 211, 213: Số chiết khấu, giảm giá hàng mua trả lại theo giá chưa thuế Có TK 133: Thuế VAT tính trên số chiết khấu, giảm giá hàng mua trả lại + Khi kế toán tiền hàng cho người bán Nợ TK 331: Số tiền đã kế toán Có TK 111, 112, 311, 341: Kế toán bằng tiền mặt, tiền gửi, đi vay Có TK 131: Kế toán bù trừ * Với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp Các bút toán ghi cho TK 331 là tương tự chỉ khác các bút toán ghi nhận giá trị vật tư, hàng hoá, tài sản cố định mua vào, giá trị các khoản mua chưa sử dụng trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh là được ghi theo tổng giá kế toán (đã có thuế). Sổ sách sử dụng + Hạch toán chi tiết: Các khoản kế toán được theo dõi trên sổ chi tiết kế toán với người bán. Tuỳ theo tính chất của đối tượng hạch toán và yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ quản lý mà kết cấu sổ được xây dựng một cách phù hợp. Cuối tháng hoặc cuối quý sổ chi tiết kế toán với người bán được tổng hợp số liệu và khoá sổ. Căn cứ vào số liệu này kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết kế toán với người bán. + Hạch toán tổng hợp: Các nghiệp vụ kế toán được đưa vào các sổ phù hợp tuỳ theo hình thức sổ được lựa chọn trong doanh nghiệp. Sơ đồ : Hạch toán tài khoản 331 TK 111,112 TK331 TK 211,213 Trả nợ phải trả, ứng trước tiền Mua chịu TSCĐ, phải trả cho cho nhà cung cấp nhà cung cấp tài sản TK 152,153,156 (611) TK241 Giảm nợ phải trả cho chiết khấu Mua chịu công trình XDCB giảm giá, trả lại hàng mua phải trả người nhận tiền TK152,153,156 (611) Mua chịu vật tư hàng hoá phải trả nhà cung cấp TK 627, 641, 642 Mua DV chi cho kinh doanh phải trả nhà cung cấp TK 133 (1331) Thuế GTGT được khấu trừ iv. các nghiệp vụ kế toán phát sinh mua hàng, bán hàng + Kế toán bằng tiền mặt: là hình thức kế toán trực tiếp các khoản mua bán, hợp đồng thông qua việc chi trả trực tiếp bằng tiền mặt. Hình thức kế toán này thực tế chỉ phù hợp với các loại hình trong giao dịch với số lượng nhỏ, đơn giản bởi đối với các khoản mua bán có giá trị lớn việc kế toán trở nên phức tạp, không bảo đảm an toàn và hiệu qủa. Thông thường hình thức này được áp dụng kế toán với các công nhân viên chức, với nhà cung cấp hoặc khách hàng có giá trị giao dịch nhỏ. Kế toán bằng tiền mặt bao gồm các loại hình kế toán như: kế toán bằng tiền Việt Nam, kế toán bằng ngân phiếu, hối phiếu ngân hàng và các loại giấy tờ có giá trị như tiền mặt và kế toán bằng vàng bạc, đá quý. + Kế toán không dùng tiền mặt: Công việc kế toán chỉ liên quan đến hai bên mua và bán, trong kế toán không dùng tiền mặt (kế toán chuyển khoản) thì tiền thực hiện các chức năng kế toán không dùng tiền mặt (kế toán chuyển khoản) thì tiền thực hiện các chức năng kế toán, ngoài hai bên mua và bán còn có ngân hàng. Kế toán không dùng tiền mặtcó ý nghĩa quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, nó đảm bảo an toàn tuyệt đối vốn bằng tiền trong các doanh nghiệp. Các hình thức không dùng tiền mặt để kế toán bao gồm các loại hình kế toán cơ bản sau: + Kế toán bằng séc: séc là một loại chứng từ do ngân hàng phát hành cho đơn vị có tài khoản tiền gửi tại ngân hàng sử dụng để kế toán các khoản chi tiêu hoặc rút tiền mặt về quỹ. Séc gồm 2 loại là séc tiền mặt và séc kế toán. Séc tiền mặt là chứng từ do đơn vị có tài khoản tại ngân hàng sử dụng để thay tiền mặt kế toán các khoản chi tiêu, kế toán các hợp đồng mua bán, cung ứng. + Kế toán bằng uỷ nhiệm chi: Uỷ nhiệm chi là lệnh chi tiền do chủ tài khoản phát hành yêu cầu ngân hàng trình tiền từ tài khoản tiền gửi của đơn vị để trả cho người được hưởng sau khi đơn vị đã nhận vật tư hàng hoá dịch vụ. Uỷ nhiệm chi chỉ thực hiện khi hàng hoá đã được chuyển giao, lao vụ đã được cung ứng.Uỷ nhiệm chi không thể dùng để trả trước, ứng trước tiền hàng, trừ một số trường hợp thể lệ kế toán hay ngân hàng đồng ý. + Kế toán bằng uỷ nhiệm thu: Uỷ nhiệm thu là hình thức uỷ nhiệm của chủ tài khoản ở cùng hoặc khác ngân hàng theo hợp đồng đã ký kết. Hình thức này được áp dụng khi các bên có tín nhiệm lẫn nhau trong quan hệ kinh tế. + Kế toán bằng thư tín dụng: Thư tín dụng là thư uỷ nhiệm của ngân hàng bên mua cho ngân hàng bên bán trả tiền cho người bán hàng hay cung ứng lao vụ theo các điều kiện ghi trong thư tín dụng và trong số tiền mà người mua đã ký gửi trước ở ngân hàng bên mua. Hình thức này chỉ áp dụng kế toán với các tổ chức kinh tế có tài khoản tại các ngân hàng ở trong cùng một hệ thống, đặc biệt phát huy ưu thế trong kế toán quốc tế. v. hạch toán kế toán các nghiệp vụ 5.1. Các chỉ số về hoạt động kế toán của doanh nghiệp * Vòng quay các khoản phải thu Vòng quay các khoản phải thu phản ánh tốc độ chuyển đổi các khoản phải thu thành tiền mặt của doanh nghiệp. Công thức: Vòng quay các khoản phải thu = Doanh thu thuần Số dư bình quân các khoản phải thu Số dư bình quân các khoản phải thu = Số dư đầu kỳ + Số dư cuối kỳ 2 Vòng quay các khoản phải thu càng lớn, chứng tỏ tốc độ thu hồi các khoản phải thu là tốt vì doanh nghiệp không phải đầu tư nhiều vào các khoản phải thu (không phải cấp tín dụng cho khách hàng). * Kỳ thu tiền trung bình Kỳ thu tiền trung bình phản ánh số ngày cần thiết để thu được các khoản phải thu (số ngày của một vòng quay các khoản phải thu). Vòng quay các khoản phải thu càng lớn thì kỳ thu tiền càng nhỏ lại. Công thức: Kỳ thu tiền trung bình = 360 Vòng quay các khoản phải thu Tuy nhiên kỳ thu tiền trung bình cao hay thấp trong nhiều trường hợp chưa thể có kết luận chắc chắn mà còn phải xem xét lại các mục tiêu và chính sách của doanh nghiệp như: mục tiêu mở rộng thị trường, chính sách tín dụng của doanh nghiệp. * Mức tiết kiệm vốn trong kế toán do tăng số vòng quay các khoản phải thu nên doanh nghiệp có thể tiết kiệm được một số vốn nhất định để sử dụng vào công việc khác. Công thức: Vtktt = M0 * K1 - Vtto 360 Vtktt: Giá trị vốn tiết kiệm được trong kế toán các khoản phải thu Mo: Doanh thu thuần trong kỳ K1: Kỳ thu tiền trung bình Vtto: Số dư trung bình các khoản phải thu kỳ báo cáo 5.2. Phân tích tình hình và khả năng kế toán của doanh nghiệp Phân tích khả năng kế toán là xem xét tài sản của doanh nghiệp có đủ trang trải các khoản nợ phải trả trong ngắn hạn hay không. Để phân tích doanh nghiệp có thể sử dụng các chỉ tiêu sau: * Hệ số khả năng kế toán tổng quát Hệ số khả năng kế toán tổng quát = Tổng tài sản Nợ ngắn hạn và nợ dài hạn Hệ số kế toán tổng quát là mối quan hệ giữa tổng tài sản mà doanh nghiệp đang sử dụng với tổng số nợ phải trả. Nếu hệ số này < 1 là báo hiệu sự phá sản của doanh nghiệp, vốn chủ sở hữu bị mất toàn bộ, tổng tài sản hiện vó không đủ trang trả nợ mà doanh nghiệp phải kế toán. * Hệ số khả năng kế toán hiện hành Hệ số khả năng kế toán hiện hành = Tổng TSLĐ và đầu tư ngắn hạn Nợ ngắn hạn Hệ số khả năng kế toán hiện hành là công cụ đo lường khả năng kế toán nợ ngắn hạn. Hệ số này tăng lên cho thấy có thể tình hình tài chính được cải thiện tốt hơn hoặc có thể hàng tồn kho bị ứ đọng… Vì vậy để phân tích chính xác cần nghiên cứu các khoản mục riêng biệt của tài sản lưu động và nợ ngắn hạn. * Hệ số khả năng kế toán nhanh Hệ số khả năng kế toán nhanh = Tiền + Đầu tư tài chính ngắn hạn + Nợ phải thu Nợ ngắn hạn Hệ số khả năng kế toán nhanh là chỉ tiêu phản ánh giá khắt khe hơn về khả năng kế toán. nó phản ánh nếu không bán hết hàng tồn kho thì khả năng kế toán của doanh nghiệp sẽ ra sao? Thông qua phân tích khả năng kế toán của doanh nghiệp để có biện pháp đề xuất khắc phục tháo gỡ khó khăn nếu doanh nghiệp gặp phải những vướng mắc trong kế toán công nợ. Phần Iii thực trạng công tác kế toán mua hàng, bán hàng tại công ty tnhh tư vấn trang trí nội thất và xây dựng song nguyễn i. Đặc điểm địa bàn nghiên cứu cty 1. Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm kinh doanh tại cty cty tổ chức kinh doanh tổng hợp về ngành nội thất và xây dựng như: Ngành nội thất và xây dựng nhưu sau: bột bả sơn sất thép ….phục vụ cho các chủ đầu tư xây dựng Ngoài ra, cty còn có nhiệm vụ tổ chức quá trình nghiên cứu thị trường, khai thác nguồn hàng, tổ chức bảo quản dự trữ hàng bán, đảm bảo chất lượng, tổ chức cung ứng hàng hoá cho các đơn vị trực thuộc khác của của công ty. Mạng lưới kinh doanh của cty bao gồm 04 điểm bán: + Điểm bán chính tại 28 hàng cân – Hoàn Kiếm - HN + Điểm bán Kim Mã: 166 Nguyễn Thái Học, Ba Đình, Hà Nội. + Điểm bán Thống Nhất: 61 Đê La Thành, Hà Nội. + Điểm bán Thành Công: Tại chợ Thành Công, Ba Đình, Hà Nội. Phương thức bán hàng tự chọn thu tiền trực tiếp gồm 03 Đại lý: Đại lý sắt thép Đại lý xi măng Đại lý cung cấp về đồ nội thất Tại 03 điểm bán trên thì chủ yếu bán lẻ là chính và mậu dịch viên thu tiền trực tiếp của khách hàng. Nguồn mua hàng của cty: hàng hoá được mua từ rất nhiều nguồn hàng khác nhau, từ các thành phần kinh tế, các đơn vị sản xuất kinh doanh khác nhau và theo nguyên tắc giá mua cộng với chi phí trong khâu mua là thấp nhất, hàng mua phải có địa chỉ nguồn gốc rõ ràng cộng với sự đảm bảo về chất lượng đặt lên hàng đầu. Với cách thức mua hàng như vậy thì khâu quản lý và tiêu thụ hàng hoá tại cty khá thuận lợi, hàng hoá luôn đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của người dân trên các khía cạnh như: chất lượng hàng hoá, giá cả hợp lý, mẫu mã hàng hoá… tạo ra một sự tin tưởng đối với khách hàng khi mua hàng tại đơn vị. Cty thường mua hàng với các hình thức sau: + Mua trực tiếp từ các đơn vị sản xuất: như Công ty xi măng Hoàng Mai, Công ty vật liệu xây dựng Hà Nội… + Mua trong nội bộ công ty: Trạm kinh doanh số 1, Trung tâm thương mại Đinh Tiên Hoàng, … + Mua qua các công ty thương mại khác, các công ty TNHH, các nhà đại lý, cty tư nhân…không đổi đối chiếu số liệu đảm bảo cuối tháng khi lên sổ tổng hợp được chính xác. Kế toán kho đối chiếu với kế toán quầy tình hình xuất, nhập hàng hoá trong nội bộ cty. Kế toán công nợ đối chiếu với kho phần hàng nhập, dự trữ trong kho, đối chiếu với quầy hàng hoá nhập thẳng không qua dự trữ trong kho. Để phù hợp với đặc điểm và quy mô kinh doanh và công tác kế toán được thuận lợi trong ghi chép và quản lý, cty vận dụng hình thức ghi sổ kế toán: Nhật ký chung 2. Kết quả sản xuất kinh doanh của cty qua 2 năm Biểu 3: Kết quả sản xuất kinh doanh cảu cty qua 2 năm Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 So sánh - Tổng doanh thu 12.323.273.773 12.505.047.228 181.773.455 1.doanh thu thuần 12.323.273.773 12.505.047.228 181.773.455 2. Giá vốn hàng bán 11.702.831.527 11.849.522.931 146.691.404 3. Lợi tức gộp 620.442.246 655.524.297 35.082.051 4. Chi phí bán hàng, quản lý 605.973.312 666.506.061 60.532.749 5. Lợi nhuận từ HĐKD 14.468.934 - 10.981.764 -25.450.698 - Các khoản thu khác 13.022.609 25.171.149 12.148.540 - Các khoản chi khác 14.932.545 8.796.974 - 6.135.571 6. Lợi nhuận bất thường - 1.909.936 16.374.175 18.284.111 7. Tổng lợi tức trứơc thuế 12.558.998 5.392.411 - 7.166.587 (Nguồn: Phòng tài chính kế toán) Qua biểu 3 ta thấy lợi nhuận của cty đạt được năm 2004 cao hơn so với năm 2005, nhưng doanh thu năm 2005 lại tăng so với năm 2004. Điều này chứng tỏ đứng trước sự cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trong điều kiện thị trường ngày càng khắc nghiệt, rất khó khăn trong việc tồn tại và phát triển buộc cty phải tăng các khoản chi phí như: Chi phí bao bì, bao gói, các khoản chi phí mua ngoài khác có liên quan đến tình hình bán hàng nhằm đẩy mạnh tốc độ tiêu thụ hàng hoá. Hơn nữa việc hợp nhất khoản chi phí quản lý và chi phí bán hàng vào một khoản mục đó là chi phí bán hàng đã làm cho việc phân bổ chi phí cho hàng tiêu thụ trong kỳ hạch toán tăng lên dẫn đến lợi nhuận trong kỳ giảm. Vì vậy cty cần phải xác định các khoản chi phí cho hợp lý để có những biện pháp điều chỉnh kịp thời. ii. Phương pháp nghiên cứu 2.1 Phương pháp chung 2.1.1. Phương pháp duy vật biện chứng Là phương pháp nghiên cứu các hiện tượng kinh tế xã hội trong mối quan hệ hữu cơ tác động qua lại lẫn nhau để thấy được mức độ ảnh hưởng của mỗi yếu tố đến tổng thể khách quan. 2.1.2. Phương pháp duy vật lịch sử nghiên cứu và đánh giá sự vật hiện tượng phải coi trọng các quan điểm lịch sử, các sự vật tương đồng đã xảy ra trước đó. 2.2. Phương pháp cụ thể Phương pháp hạch toán kế toán + Phương pháp chứng từ: Là một phương pháp thông tin và kiểm tra sự hình thành các nghiệp vụ kinh tế. + Phương pháp đối ứng tài khoản: Là phương pháp thông tin và kiểm tra quá trình vận động của tài sản theo loại hoặc từng bộ phận của tài sản. + Phương pháp tổng hợp cân đối kế toán: là phương pháp khái quát tình hình tài sản và kết quả kinh doanh của đơn vị hạch toán trong từng thời kỳ nhất định. Phương pháp chuyên khảo:Tham khảo và thu thập ý kiến nhận xét của người có kinh nghiệm cũng như thông tin từ sách báo, tạp chí. Phương pháp thống kê kinh tế: + Thu thập số liệu: từ nguồn số liệu sơ cấp (điều tra tại công ty) và nguồn số liệu thứ cấp (có sẵn tại sổ sách kế toán của công ty). + Xử lý số liệu: chủ yếu số liệu trên máy vi tính. Phần iV kết quả nghiên cứu i. Một số vấn đề chung về cty ảnh hưởng đến công tác kế toán mua hàng và bán hàng Cty TNHH tư vấn trang trí nội thât và xây dựng Song Nguyễn là một công ty TNHH nên rất cần vốn để bổ sung cho vốn kinh doanh. Vì vậy cty phải quản lý tình hình thu hồi tiền, tình hình công nợ và kế toán công nợ một cách chặt chẽ, chính xác để tránh những rủi ro, thất thoát tiền vốn trong quá trình bán hàng nhằm tăng hiệu quả kinh doanh. Nhưng trên thực tế, để tồn tại được trên thị trường thì nhiều khi cty phải chấp nhận rủi ro, mạo hiểm. Có những đơn vị khi cty đi mua hàng phải đặt cọc tiền trước để tạo sự tin cậy của mình với đơn vị bạn và cho đến khi hết thời hạn đã ký kết trong hợp đồng thì mới lấy được tiền đặt cọc về ( thưòng là đối với những hàng hoá khan hiếm), còn tuỳ theo điều kiện thoả thuận trong hợp đồng mà hàng tháng cty có thể nhận được số tiền lãi trích ra từ số tiền đặt cọc do đơn vị bạn chi trả hoặc không. Việc đặt trước một lượng tiền lớn như vậy sẽ gây khó khăn trong việc quay vòng vốn cho cty. Hơn nữa, do mang đặc điểm của nghành xây dựng , kinh doanh nhiều mặt hàng. Đối với kế toán luôn có nhiệm vụ theo dõi, quản lý đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đó. Trong khi đó điều kiện cơ sở vật chất để phục vụ cho công tác kế toán của cty chưa được trang bị đầy đủ, việc ứng dụng phần mềm kế toán máy của cty chưa thực sự hiệu quả. Điều này đòi hỏi rất lớn ở sự nỗ lực, khắc phục ở bộ phận kế toán ở cty , đặc biệt là đối với kế toán kế toán luôn thường xuyên theo dõi, chi tiết các khoản công nợ của khách hàng, quản lý các nghiệp vụ theo hình thức kế toán. Bởi mỗi một hình thức bán hàng thì cty sẽ lựa chọn một phương thức kế toán cho phù hợp nhất mà có lợi cho cả hai bên, có thể là kế toán ngay hoặc kế toán trả chậm, chính vì vậy quản lý theo phương thức kế toán sẽ giúp cty tránh được sự nhầm lẫn trong việc kế toán với nhà cung cấp. Nhưng với số lượng khách hàng giao dịch lớn như vậy cho nên sự nhầm lẫn trong kế toán là điều mà cty không tránh khỏi. ii. Hạch toán nợ phải thu của cty 2.1. Đặc điểm khách hàng của cty Khách hàng của cty là người tiêu dùng và các chủ thầu xây dựng. Có hai phương thức bán hàng mà cty đang áp dụng đó là bán buôn và bán lẻ. Đối với hình thức bán lẻ thì chủ yếu bán cho khách hàng là người tiêu dùng, khách hàng sẽ kế toán trực tiếp bằng tiền mặt hoặc ngân phiếu, còn đối với hình thức bán buôn thì khách hàng của cty thường là các đơn vị hoạt động kinh doanh, kể cả các Bách hóa khác trực thuộc trong công ty, các cơ quan Nhà nước. Với hình thức này sẽ giúp cho hàng hoá tiêu thụ nhanh, tránh sự tồn động của hàng hoá vì khối lượng bán ra lớn đồng thời có tác dụng giữ mối quan hệ làm ăn lâu dài và mở rộng quan hệ hợp tác kinh doanh với nhiều bạn hàng khác nhau, từ đó có thể mở rộng quy mô kinh doanh, tăng sức cạnh tranh của cty trên thị trường. Muốn vậy, cty phải thực hiện phương thức bán hàng trả chậm, nhưng để quay vòng vốn nhanh cty rất ít khi để cho khách hàng nợ dài hạn, tuỳ theo chữ tín trong kinh doanh mà khách hàng phải trả chậm theo sự thoả thuận giữa hai bên, xác định nợ hẹn thời gian kế toán. 2.2. Một số quy định chung của cty đối với phương thức bán hàng trả chậm Cty TNHH tư vấn trang trí nội thất và xây dựng Song Nguyễn trước mọi hoạt động kinh doanh cty Gđ là người quyết định đối với việc bán hàng trả chậm hay không, để đi đến quyết định đó thì cty căn cứ vào sự tín nhiệm, độ tin cậy của mình đối với khách hàng, thường là những khách hàng có quan hệ mua bán qua lại với cty, khách hàng trong nội bộ công ty, các đơn vị hành chính. Đối với khách hàng trong nội bộ công ty sẽ cung ứng đầy đủ số lượng hàng không giới hạn mức nợ tối đa, còn đối với khách hàng ngoài công ty giá trị nợ sẽ giới hạn từ 10 triệu trở xuống. Việc thu hồi công nợ sẽ do một nhân viên trong cty chuyên làm nhiệm vụ giao hàng chịu trách nhiệm, tuỳ từng thời điểm mà cty quy định thời gian kế toán khác nhau nhưng thông thường là không quá 10 ngày. Trong công nợ phải thu chứng từ phản ánh tại các đại lý là phiếu thu. Căn cứ vào phiếu thu kế toán đối chiếu với từng mã khách hàng để phân bổ trực tiếp cho từng hoá đơn. Qua biểu 4 ta thấy tổng số nợ phải thu của cty tính đến cuối năm 2006 là 243.652.905 đồng, trong đó công ty cổ phần siêu thị XNK TM VN là khách hàng nợ cty nhiều nhất chiếm 41,57%, trong tổng số nợ tiếp theo là công ty vật liệu xây dựng – Hà Nội chiếm 41,09%, Bộ ngoại giao chiếm 6,30%… Các khách hàng này đều là khách hàng có uy tín và có quan hệ làm ăn thường xuyên với cty. Biểu 4. Các khách hàng nợ chính của cty tính đến cuối năm 2006 STT Khách hàng Giá trị (đồng) Cơ cấu (%) 1 Cty TNHH thương mại Minh Hương 2.515.224 1,03 2 Công ty cổ phần XNK TM VN 101.286.228 41,57 3 Công ty vật liệu xây dựng Hà Nội 100.106.916 41,09 4 Cty Mạnh Hùng 10.061.832 4,13 5 Công ty TNHH Thiên Phát 221.489 0,09 6 Công ty môi trường 4.120.000 1,69 7 Công ty vật liệu điện lạnh 2.296.000 0,94 8 Công ty chế biến thực phẩm Quốc Tế 416.625 0,17 9 Công ty LG Vina 467.992 0,19 10 Công ty DV TM Hoàn Kiếm 157.503 0,06 11 Công ty TNHH dịch vụ Kim Liên 3.899.164 1,60 12 Bộ ngoại giao 15.355.800 6,30 13 Công ty CP thép tứ Bỉ 455.400 0,19 14 Cty hoá bán đồ nội thất 259.996 0,11 15 Công ty TM kết nối Tùng Lân 460.383 0,19 16 Công ty TNDV Thịnh Thái 250.000 0,10 17 Công ty đầu tư Trúc Bạch 689.999 0,28 18 Công ty TNHH An Thịnh Phát 430.000 0,18 19 Công ty TNHH Linh Lan 88.242 0,04 20 Công ty TNHH Quang Hùng 117.112 0,05 Tổng 243.652.905 100 Có thể nói việc tồn tại các khoản nợ phải thu đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng như đối với cty TNHH tư vấn trang trí nội thất và xây dựng Song Nguyễn là không thể tránh được, nó là một trong những yếu tố không thể thiếu được để cty tiến hành sản xuất kinh doanh. Song cty không chỉ căn cứ vào uy tín và mức độ làm ăn thường xuyên của khách hàng mà để hạn chế rủi ro có thể gặp trong việc bán hàng của các đại lý cty, thì cty cần thẩm định kỹ mức độ rủi ro hay uy tín của khách hàng, Đồng thời cần đánh giá kỹ những ảnh hưởng của chính sách bán chịu đối với lợi nhuận của cty, để đánh giá mức độ rủi ro có thể gặp trong việc bán chịu cty cần xem xét các yếu tố sau: - Số lượng hàng hoá bán ra - Giá bán hàng hoá - Các chi phí phát sinh thêm do việc tăng các khoản nợ phải thu - Các khoản chiết khấu chấp nhận - Thời gian thu hồi nợ bình quân đối với các khoản nợ 2.3. Nội dung hạch toán các nghiệp vụ mau hàng bán hàng với khách hàng a. Trình tự hạch toán kế toán bán buôn qua kho Theo phương thức này hàng hoá được bán buôn trực tiếp tại kho của cty, thông thường cty giao hàng theo hợp đồng kinh tế đã ký kết từ trước. Khi xuất hàng giao cho khách, thủ kho lập hoá đơn GTGT và giao cho khách liên 2, hoá đơn GTGT sẽ làm căn cứ để cuối tháng kế toán tính và kê khai thuế GTGT phải nộp cty tiêu thụ. Tất cả các trường hợp bán buôn dù đã thu được một phần tiền trước hoặc chưa thu được tiền đều phản ánh trên tài khoản 131. Ví dụ: Ngày 09/01/2006 Xuất kho bán buôn cho cty TNHH thương mại Minh Hương một lô hàng: Giá bán chưa thuế 1.363.650 đồng (thuế GTGT 10%) Chưa thu tiền. Thủ kho viết hoá đơn GTGT số 099065 giao cho khách. Biểu 1 : Mẫu hoá đơn bán hàng của cty. Hoá đơn ( GTGT ) Mẫu số 01 GTKT - 311 Liên 2 : giao cho khách hàng KQ/ 01 - B Ngày 9 tháng 1 năm 2006 N9: 099065 Đơn vị bán hàng : Song Nguyễn Địa chỉ : 28 Hàng Cân – HK - HN Số tài khoản:…………………. Điện thoại :……………………………..Mã số :………………………. Họ và tên người mua : cty TNHH Thương mại Minh Hương Địa chỉ ………………………………….Số tài khoản ………………… Hình thức kế toán : 131…… .Mã số………………………… STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1*2 1 Bóng đèn cái 30 8636 259.080 2 Bút điện cái 100 3182 318.200 3 Bóng đèn tuýp cái 30 16364 490.920 4 Dây điện Cuộn 50 5909 295.450 Cộng tiền hàng 1.363.650 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 136.365 Tổng cộng tiền kế toán 1.500.015 Số tiền viết bằng chữ : một triệu năm trăm nghìn không trăm mười lăm đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 099065 ngày 09/01/2006 kế toán ghi: Nợ TK 131: 1.500.015 đồng Có TK 511 : 1.363.650 đồng Có TK 3331 : 136.365 đồng Đồng thời căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán kết chuyển giá vốn hàng bán: Công ty TNHH tư vấn trang trí nội thất và xây dựng Song nguyễn Mẫu số 01-VT Mã số thuế: 0100106764-1 Phiếu xuất kho QĐ số 1141-TC/CĐKT Cty: Ngày 9 tháng 1 năm 2006 Ngày 1-11-1995 của BTC Số:……...65……… Họ tên người nhận hàng: cty TNHH thương mại Minh Hương Lý do xuất kho: Bán buôn Xuất tại kho: 28 Hàng Cân – HK - HN STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (Sản phẩm hàng hoá) Mã số Đơn vị Số lượng Đơn giá mua Thành tiền A B C D 1 2 3 1 Bóng đèn cái 30 7000 210000 2 Bút điện cái 100 2400 240000 3 Bónh đèn tuýp cái 30 13200 396000 4 Dây điện Cuộn 50 4800 240000 Cộng 1086000 Ngày……..tháng ……năm 2006 Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán tiến hành định khoản như sau: Nợ TK 632: 1.086.000 đồng Có TK 156: 1.086.000 đồng Trường hợp bán buôn khi khách hàng mua với số lượng lớn, hoặc kế toán tiền hàng trước thời hạn thì cty có thể ưu đãi cho khách một khoản chiết khấu từ 1% - 2% cty sẽ chi bằng tiền mặt, kế toán sẽ phản ánh khoản này vào chi phí bán hàng. Ví dụ: Ngày 05/02/2006 Tổng cục hậu cần mua một lô hàng trị giá xuất kho là 4.750.000 đồng. Giá bán chưa thuế GTGT: 5.462.500 đồng (thuế GTGT 10%). Chưa kế toán tiền. Do chưa đến hạn kế toán nhưng khách hàng kế toán bằng tiền mặt trước thời hạn nên cty ưu đãi cho khách một khoản chiết khấu là 1% và chi ngay bằng tiền mặt. Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 131 : 6.008.750 đồng Có TK 511: 5.462.500 đồng Có TK 3331: 546.250 đồng Phản ánh số tiền đã thu được : Nợ TK 111: 6.008.750 đồng Có TK 131: 6.008.750 đồng Đồng thời kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK 632: 4.750.000 đồng Có TK 156: 4.750.000 đồng Căn cứ vào phiếu chi tiền mặt kế toán phản ánh vào sổ chi tiết phí: Nợ TK 641: 60.0._.