Kế toán mua bán hàng trong nước tại liên hiệp Hợp tác xã (HTX) thương mại TP.HCM Sài Gòn CO.OP

CHÖÔNG I. CÔ SÔÛ LYÙ LUAÄN CUÛA KEÁ TOAÙN QUAÙ TRÌNH MUA BAÙN HAØNG HOAÙ NHÖÕNG VAÁN ÑEÀ CHUNG VEÀ TOÅ CHÖÙC KEÁ TOAÙN HAØNG HOAÙ I.1 Ñaëc dieåm hoaït ñoäng kinh doanh thöông maïi Khaùi nieäm: Quaù trình ñöa saûn phaåm töø lónh vöïc saûn xuaát ñeán lónh vöïc tieâu duøng thoâng qua hình thöùc mua baùn goïi laø löu chuyeån haøng hoaù. Haøng hoaù löu thoâng trong nöôùc goïi laø noäi thöông, haøng hoaù mua baùn ra nöôùc ngoaøi goïi laø kinh doanh xuaát nhaäp khaåu. Phaân loaïi haøng hoaù: Haøng hoaù trong kinh doanh thöông maïi thöôøng ñöôïc phaân theo caùc ngaønh nhö sau: + Haøng vaät tö, thieát bò + Haøng coâng ngheä phaåm tieâu duøng + Haøng löông thöïc – thöïc phaåm Ñaëc ñieåm hoaït ñoäng thöông maïi: Ngaønh thöông maïi thöïc hieän chöùc naêng noái lieàn giöõa saûn xuaát vaø tieâu duøng. Ñoái töôïng kinh doanh cuûa ngaønh thöông maïi laø haøng hoaù – ñoù laø nhöõng saûn phaåm lao ñoäng ñöôïc caùc doanh nghieäp thöông maïi mua veà ñeå baùn ra nhaèm ñaùp öùng nhu caàu saûn xuaát, tieâu duøng vaø xuaát khaåu. Quaù trình baùn haøng trong doanh nghieäp thöôøng ñöôïc thöïc hieän theo 2 phöông thöùc: baùn buoân vaø baùn leû. Ñaëc tröng cuûa baùn buoân laø baùn vôùi soá löôïng lôùn, khi chaám döùt quaù trình mua, baùn thì haøng hoaù chöa ñeán tay ngöôøi tieâu duøng maø phaàn lôùn haøng hoaù vaãn coøn trong lónh vöïc löu thoâng, hoaëc vaøo lónh vöïc saûn xuaát ñeå cheá bieán roài trôû laïi lónh vöïc löu thoâng. Coøn ñaëc tröng cuûa baùn leû haøng hoaù laø baùn tröïc tieáp cho ngöôøi tieâu duøng, keát thuùc quaù trình baùn leû laø haøng hoaù ñoù ñaõ vaøo lónh vöïc tieâu duøng.Hoaït ñoäng baùn buoân vaø baùn leû, tuy moãi hoaït ñoäng coù nhöõng ñaëc tröng khaùc nhau nhöng coù moái quan heä maät thieát vôùi nhau trong vieäc hoaøn thaønh phaân phoái löu thoâng haøng hoaù, thuùc ñaåy saûn xuaát vaø tieâu duøng trong xaõ hoäi phaùt trieån caân ñoái Trong caùc doanh nghieäp thöông maïi, voán haøng hoaù laø voán chuû yeáu nhaát vaø nghieäp vuï kinh doanh haøng hoùa laø nghieäp vuï phaùt sinh thöôøng xuyeân vaø chieám 1 khoái löôïng coâng vieäc raát lôùn… vaø quaûn lyù haøng hoaù laø noäi dung quaûn lyù quan troïng haøng ñaàu trong doanh nghieäp thöông maïi. Vì vaäy, vieäc toå chöùc toát coâng taùc keá toaùn löu chuyeån haøng hoaù coù yù nghóa heát söùc quan troïng ñoái vôùi toaøn boä coâng taùc keá toaùn cuûa doanh nghieäp. I.2 Nhieäm vuï cô baûn cuûa keá toaùn haøng hoaù - Ghi cheùp, phaûn aùnh ñaày ñuû, kòp thôøi veà tình hình löu chuyeån haøng hoaù ôû doanh nghieäp veà maët giaù trò vaø hieän vaät. Tính toaùn phaûn aùnh ñuùng ñaén trò giaù voán haøng nhaäp kho, xuaát kho vaø trò giaù voán cuûa haøng tieâu thuï. - Kieåm tra, giaùm saùt chaët cheõ tình hình thöïc hieän caùc chæ tieâu keá hoaïch veà quaù trình mua haøng, baùn haøng. Xaùc ñònh ñuùng keát quaû kinh doanh haøng hoaù. Ñoàng thôøi chaáp haønh ñuùng caùc cheá ñoä taøi chính veà chöùng töø, soå saùch nhaäp, xuaát kho, baùn haøng hoaù vaø tính thueá. Cung caáp thoâng tin toång hôïp vaø thoâng tin chi tieát caàn thieát veà haøng hoaù kòp thôøi phuïc vuï cho quaûn lyù hoaït ñoäng kinh doanh cuûa doanh nghieäp. - Theo doõi chaët tình hình toàn kho haøng hoaù, giaûm giaù haøng hoaù… toå chöùc kieåm keâ haøng hoaù ñuùng quy ñònh, baùo caùo kòp thôøi haøng toàn kho. I.3 Nguyeân taéc haïch toaùn haøng hoaù - Haïch toaùn haøng hoaù phaûi haïch toaùn chi tieát caû veà giaù trò vaø hieän vaät. Keá toaùn phaûi theo doõi töøng thöù, töøng chuûng loaïi quy caùch theo töøng ñòa ñieåm quaûn lyù vaø söû duïng. Luoân ñaûm baûo söï khôùp ñuùng veà giaù trò vaø hieän vaät giöõa thöïc teá vôùi soá lieäu treân keá toaùn toång hôïp vaø keá toaùn chi tieát - Trong töøng tröôøng hôïp cuï theå, neáu xeùt thaáy haøng hoaù coù khaû naêng giaûm giaù so vôùi thöïc teá ñaõ ghi soå keá toaùn, thì doanh nghieäp ñöôïc pheùp laäp döï phoøng giaûm giaù haøng toàn kho. Vieäc laäp döï phoøng giaûm giaù haøng toàn kho phaûi ñöôïc thöïc hieän theo ñuùng cô cheá quaûn lyù taøi chính hieän haønh. - Moät doan nghieä chæ ñöôïc aùp duïng moät trong hai phöông phaùp haïch toaùn haøng hoaù theo phöông phaùp keâ khai thöôøng xuyeân hoaëc phöông phaùp kieåm keâ ñinh kyø. Vieäc löïa choïn phöông phaùp haïch toaùn naøo phaûi caên vaøo ñaëc ñieåm, tính chaát, soá löôïng chuûng loaïi haøng hoaù vaø yeâu caàu quaûn lyù ñeå coù söï vaän duïng thích hôïp vaø phaûi ñöôïc thöïc hieän nhaát quaùn trong nieân ñoä keá toaùn. - Toå chöùc keá toaùn haøng hoaù phaûi ñaûm baûo nguyeân taéc kieåm tra, choáng thaát thoaùt, gian laän, vì vaäy keá toaùn haøng hoaù vaø thuû kho thöôøng ñöôïc giao cho 2 nhaân vieân ñoäc laäp I.4 Tính giaù haøng hoùa Haøng hoaù hieän coù ôû caùc doanh nghieäp bao giôø cuõng ñöôïc phaûi aùnh trong soå saùch keá toaùn vaø trong baùo caùo keá toaùn theo trò giaù voán thöïc teá – töùc laø ñuùng vôùi soá tieàn maø doanh nghieäp phaûi boû ra veà nhöõng haøng hoaù ñoù. Söï hình thaønh trò giaù voán haøng hoaù trong doanh nghieäp thöông maïi coù theå phaân bieät ôû caùc giai ñoaïn trong quaù trình vaän ñoäng cuûa haøng hoaù: trò giaù voán cuûa haøng hoaù taïi thôøi ñieåm mua haøng chính laø trò giaù mua thöïc teá phaûi thanh toaùn cho ngöôøi baùn theo hoaù ñôn (tính theo giaù baùn chöa coù thueá GTGT) Tröôøng hôïp caùc doanh nghieäp thöông maïi mua haøng chòu thueá tieâu thuï ñaëc bieät cuûa cô sôû saûn xuaát ñeå baùn thì ñöôïc khaáu tröø thueá GTGT laø 4% tính treân giaù haøng hoaù mua vaøo (trò giaù mua haøng hoaù theo hoaù ñôn ñöôïc ghi soå keá toaùn laø 96%). Theo thoâng tö 106/1999/TT BTC) Trò giaù voán haøng mua nhaäp kho = Trò giaù mua ghi treân hoaù ñôn + Chi phí thu mua + Thueá nhaäp khaåu (neáu coù) Tröôøng hôïp doanh nghieäp phaûi boû theâm chi phí ñeå sô cheá, phaân loaïi, choïn loïc nhaèm laøm taêng giaù trò hoaëc khaû naêng tieâu thuï cuûa haøng hoaù thì boä phaän giaù trò naøy cuõng ñöôïc tính vaøo trò giaù voán haøng mua nhaäp kho. Neáu doanh nghieäp coù toå chöùc saûn xuaát ñeå tao theâm nguoàn haøng thì giaù nhaäp kho laø giaù thaønh thöïc teá saûn xuaát ra saûn phaåm haøng hoaù. (3) Trò giaù voán cuûa haøng hoaù ñaõ tieâu thuï trong kyø = trò giaù voán haøng xuaát kho ñeå baùn + chi phí baùn haøng + chi phí quaûn lyù doanh nghieäp phaân boå cho löôïng haøng hoaù ñaõ tieâu thuï Trò giaù voán haøng hoaù xuaát baùn = trò giaù mua thöïc teá cuûa haøng hoaù xuaát kho ñeå baùn (keå caû thueá nhaäp khaåu) + chi phí mua haøng phaân boå cho haøng ñaõ baùn. Trò giaù mua thöïc teá haøng hoaù xuaát kho coù theå ñöôïc xaùc ñònh theo 1 trong 4 phöông phaùp: + Nhaäp tröôùc xuaát tröôùc (FIFO) + Nhaäp sau xuaát tröôùc (LIFO) + Bình quaân gia quyeàn + Thöïc teá ñích doanh Trong tröôøng hôïp doanh nghieäp ghi cheùp keá toaùn chi tieát haøng hoaù theo giaù haïch toaùn, cuoái thaùng khi ñaõ tính ñöôïc trò giaù mua thöïc teá cuûa haøng hoaù nhaäp kho keá toaùn seõ tính trò giaù mua thöïc teá haøng hoaù xuaát kho theo coâng thöùc: Trò giaù mua thöïc teá haøng hoaù xuaát kho = trò giaù haïch toaùn cuûa haøng hoaù xuaát kho trong thaùng * heä soá giaù haøng hoaù Trò giaù mua haøng hoaù + trò giaù mua thöïc teá toàn ñaàu thaùng haøng nk trong thaùng Heä soá giaù haøng hoaù = Trò giaù hh toàn kho + trò giaù haïch toaùn hh ñaàu thaùng nhaäp kho trong thaùng *Ñoái vôùi nhöõng doanh nghieäp thöông maïi noäp thueá theo phöông phaùp tröïc tieáp thì giaù nhaäp kho coøn bao goàm caû thueá GTGT noäp ôû khaâu mua haøng hoaù II. KEÁ TOAÙN NGHIEÄP VUÏ MUA HAØNG II.1 Caùc Phöông Thöùc Mua Haøng, Chöùng Töø, Vaø Thuû Tuïc Nhaäp Haøng II.1.1 Caùc phöông thöùc mua haøng Haøng mua trong nöôùc coù hai phöông thöùc nhaän haøng cô baûn: + Phöông thöùc 1: Beân mua nhaän haøng taïi kho hoaëc 1 ñòa ñieåm beân mua ñaõ quy ñònh tröôùc (mua haøng tröïc tieáp) + Phöông thöùc 2: Beân mua ñeán nhaän haøng taïi kho beân baùn hoaëc 1 ñòa ñieåm beân baùn quy ñònh tröôùc Caû hai phöông thöùc caàn xaùc ñònh traùch nhieäm haøng hoaù vaø chi phí beân baùn chuyeån sang cho beân mua khi beân mua nhaän haøng vaø kyù vaøo chöùng töø hôïp phaùp. Haøng nhaäp khaåu goàm nhaäp khaåu tröïc tieáp vaø nhaäp khaåu giaùn tieáp Thôøi ñieåm ghi cheùp haøng mua khi thoõa maõn cuøng luùc caùc ñieàu kieän sau : + Beân mua nhaän ñöôïc quyeàn sôû höõu haøng hoaù vaø ñaõ traû tieàn hoaëc chaáp nhaän thanh toaùn tieàn haøng. + Haøng mua veà laø ñeå baùn ra hoaëc gia coâng cheá bieán roài baùn ra. II.1.2 Chöùng töø vaø thuû tuïc nhaäp haøng Veà nguyeân taéc nhaäp haøng: tröôùc khi nhaäp kho haøng hoaù phaûi qua giai ñoaïn kieåm nhaän do nhaân vieân ñöôïc giao traùch nhieäm baûo quaûn haøng hoaù tröïc tieáp tieán haønh. Khi kieåm nhaän haøng hoaù phaûi caên cöù vaøo chöùng töø cuûa beân baùn, roài ñoái chieáu vôùi thöïc teá nhaän haøng veà soá löôïng vaø chaát löôïng ñeå laäp “bieân baûng kieåm nghieäm”. Bieân baûn kieåm nghieäm ñöôïc laäp thaønh 2 baûn: 1 baûn giao cho phoøng ban cung tieâu; 1 baûn giao cho phoøng keá toaùn. Trong tröôøng hôïp haøng khoâng ñuû quy caùch, phaåm chaát, soá löôïng so vôùi quaù ñôn thì laäp theâm 1 lieân keøm theo chöùng töø coù lieân quan göûi cho ñôn vò baùn vaät tö, haøng hoaù ñeå giaûi quyeát. Mua haøng coù hoaù ñôn beân baùn : caên cöù vaøo chöùng töø hoaù ñôn cuûa beân baùn vaø bieân baûn kieåm nghieäm ñeå boä phaän mua haøng hoaëc boä phaän saûn xuaát laäp “ phieáu nhaäp kho” 2 hoaëc 3 lieân, ngöôøi mang phieáu ñeán kho ñeå nhaäp. Sau khi nhaäp thuû kho ghi ngaøy, thaùng, naêm vaø cuøng ngöôøi nhaäp kyù vaøo phieáu, thuû kho giöõ lieân 2 ñeå ghi vaøo theû kho sau ñoù chuyeån cho phoøng keá toaùn, lieân 1 ñöôïc löu ôû nôi laäp phieáu, lieân 3( neáu coù) ngöôøi nhaäp giöõ. Mua haøng troâi noåi, beân baùn khoâng coù chöùng töø hoaù ñôn: Trong tröôøng hôïp mua haøng noâng, laâm, haûi saûn… ngöôøi baùn khoâng coù chöùng töø hoaù ñôn, ngöôøi mua baét buoäc phaûi laäp “phieáu keâ mua haøng” thay theá chöùng töø hoaù ñôn beân baùn, giaùm ñoác doanh nghieäp duyeät chi vaø töï chòu traùch nhieäm tröôùc phaùp luaät. Sau khi nhaän haøng xong ngöôøi mua vaø ngöôøi kyù vaøo phieáu, ngöôøi mua phaûi chuyeån phieáu cho ngöôøi coù thaåm quyeàn duyeät vaø laøm thuû tuïc nhaäp kho Nhaäp haøng töø lieân doanh, ñöôïc caáp phaûi laäp bieân baûn nhaän vaät tö haøng hoaù… Nhaäp haøng töø doanh nghieäp ñieàu chuyeån noäi boä, phaûi coù chöùng töø cuûa doanh nghieäp laäp“phieáu xuaát kho kieâm vaän chuyeån noäi boä”. Nhaäp haøng sau khi ñöa ñi gia coâng xong phaûi coù chöùng töø hoaù ñôn cuûa beân gia coâng. Kieåm keâ haøng hoaù phaùt hieän thöøa phaûi coù bieân baûn kieåm keâ haøng hoaù. Ñaùnh giaù taêng giaù trò haøng hoaù phaûi coù bieân baûn ñaùnh giaù laïi haøng hoaù Nhaäp haøng ñeå giöõ hoä, baùn kyù göûi, laøm ñaïi lyù: laäp bieân baûn nhaän haøng giöõ hoä, bieân baûn haøng kyù göûi. II.2 Keá Toaùn Caùc Nghieäp Vuï Mua Haøng II.2.1 Theo phöông phaùp keâ khai thöôøng xuyeân II.2.1.1 Taøi khoaûn söû duïng TK 165 “haøng hoaù” taøi khoaûn naøy coù 2 taøi khoaûn caáp 2 TK 1561 – giaù mua haøng hoaù phaûn aùnh thöïc teá trò giaù haøng hoaù mua vaøo nhaäp kho vaø xuaát ra, trò giaù haøng hoaù taêng giaûm khi ñaùnh giaù laïi… Keát caáu noäi dung phaûi aùnh vaøo TK 1561 Beân nôï: - Trò giaù haøng mua vaøo nhaäp kho theo giaù hoaù ñôn. - Thueá nhaäp khaåu hoaëc thueá haøng hoaù cho haøng hoaù mua vaøo nhaäp kho. - Trò giaù haøng hoaù nhaäp laïi sau khi thueâ ngoaøi gia coâng cheá bieán bao goàm giaù mua vaøo vaø chi phí gia coâng cheá bieán. - Trò giaù haøng hoaù phaùt hieän thöøa. - Keát chuyeån trò giaù haøng hoùa toàn kho cuoái kyø (neáu haïch toaùn theo pp kieåm keâ ñònh kyø) Beân coù: - Trò giaù thöïc teá cuûa haøng hoùa xuaát kho trong kyø (xuaát baùn ñaïi lyù, xuaát söû duïng). - Khoaûn giaûm giaù, bôùt giaù nhaän ñöôïc. - Trò giaù haøng hoaù traû laïi ngöôøi baùn. - Trò giaù haøng hoùa thieáu huït, maát, hö hoûng, keùm phaåm chaát. - Keát chuyeån trò giaù haøng hoaù toàn kho ñaàu kyø(neáu haïch toaùn theo pp kieåm keâ ñònh) Soá dö beân nôï: Trò giaù haøng hoaù thöïc teá toàn kho cuoái kyø TK 151 “Haøng mua ñang ñi ñöôøng” laø nhöõng haøng hoaù, vaät tö mua ngoaøi ñaõ thuoäc quyeàn sôû höõu cuûa doanh nghieäp nhöng chöa veà nhaäp kho. Keát caáu noäi dung phaûn aùnh: Beân nôï: Giaù trò vaät tö haøng hoaù ñang ñi ñöôøng Beân coù: Giaù trò vaät tö, haøng hoaù ñi ñöôøng ñaõ veà nhaäp kho hoaëc chuyeån giao thaúng cho khaùch haøng. Soá dö beân nôï: Giaù trò haøng hoaù vaät tö ñaõ mua nhöng coøn ñang ñi ñöôøng cuoái kyø II.2.1.2 Phöông phaùp phaûn aùnh moät soá nghieäp vuï kinh teá phaùt sinh (1)Trong kyø, khi mua haøng hoaù nhaäp kho, caên cöù vaøo hoaù ñôn mua haøng vaø phieáu nhaäp kho ghi: Nôï TK 156(1561): Trò giaù haøng mua theo hoaù ñôn (chöa thueá) Nôï TK 133: Thueá GTGT ñaàu vaøo Coù TK 111,112,331,141,311: Toång giaù thanh toaùn Tröôøng hôïp haøng hoaù mua vaøo thuoäc dieän chòu thueá tieâu thuï ñaëc bieät thì giaù mua haøng hoaù treân hoaù ñôn laø toång giaù thanh toaùn. Neáu ñöôïc phaùp khaáu tröø thueá theo 1 tyû leä (%) quy ñònh thì haïch toaùn trò giaù haøng hoaù mua vaøo vaø nhaäp kho theo giaù thanh toaùn tröø ñi soá thueá ñöôïc khaáu tröø Tröôøng hôïp haøng mua veà chuyeån baùn thaúng khoâng qua nhaäp kho: Nôï TK 632: Trò giaù mua theo hoaù ñôn cuûa haøng ñaõ baùn. Nôï TK 157: Trò giaù mua theo hoaù ñôn cuûa haøng ñaõ baùn. Nôï TK 133: Thueá GTGT ñaàu vaøo. Coù TK 111,112,141,331: toång giaù thanh toaùn theo hoaù ñôn Tröôøng hôïp ñaõ nhaän ñöôïc hoaù ñôn mua haøng nhöng ñeán cuoái kyø haøng hoaù vaãn chöa ñöôïc kieåm nhaän nhaäp kho, caên cöù vaøo chöùng töø ghi: Nôï TK 151: Trò giaù mua theo hoaù ñôn Nôï TK 133: Thueá GTGT ñaàu vaøo Coù TK 111,112,141,331: Toång giaù thanh toaùn Thaùng sau haøng veà nhaäp kho, ghi: Nôï 156(1561) Coù 151 (2)Tröôøng hôïp xuaát kho haøng hoaù ñeå sô cheá, phaân loaïi choïn loïc nhaèm laøm taêng giaù trò vaø khaû naêng tieâu thuï cuûa haøng hoaù: (2.1) phaûn aùnh giaù trò mua thöïc teá haøng xuaát kho Nôï TK 154 Coù TK 156(1561) (2.2) phaûn aùnh chi phí phaùt sinh trong quaù trình sô cheá Nôï TK 154 Coù TK 111,112,331,141,334,338… (2.3) phaûn aùnh trò giaù thöïc teá haøng hoaù sau khi sô cheá nhaäp laïi kho (=trò giaù thöïc teá xuaát kho + chi phí sô cheá) (3) Tröôøng hôïp ñöôïc giaûm giaù veà loâ haøng ñaõ nhaäp vì do haøng khoâng ñuùng quy caùch trong hôïp ñoàng quy ñònh Nôï TK 331,111,112 Coù TK 156(1561) (4)Mua haøng thieáu so vôùi hoaù ñôn Caên cöù vaøo hoaù ñôn vaø bieân baûn kieåm nghieäm, ghi: Nôï TK 156(1561): Trò giaù haøng thöïc nhaäp tính theo giaù hoaù ñôn Nôï 133: Thueá GTGT ñaàu vaøo Nôï TK 138(1381): Trò giaù haøng thieáu chôø xöû lyù Coù TK 331: toång soá tieàn phaûi thanh toaùn. Khi coù keát quaû xöû lyù: Neáu loãi do beân baùn giao thieáu vaø ñöôïc beân baùn giao theâm soá haøng thieáu, caên cöù vaøo trò giaù haøng ñeå ghi: Nôï TK 1561(1561) Coù TK 138(1381) Neáu loãi do ngöôøi aùp taûi, aùp taûi thöôøng, ghi: Nôï TK 138(1388) Coù TK 138(1381) Neáu thieáu doanh nghieäp chòu coi nhö khoaûn thieät haïi, ghi : Nôï TK 632 Coù TK 138(1381) (5)Mua haøng thöøa so vôùi hoaù ñôn *Tröôøng hôïp 1: chæ nhaäp kho theo soá löôïng ghi treân hoùa ñôn, phaàn coøn thöøa giöõ hoä ngöôøi baùn. Caên cöù vaøo hoaù ñôn, phieáu nhaäp kho ghi: Nôï TK 156(1561): Trò giaù haøng mua nhaäp kho (giaù chöa thueá) Nôï TK 133: Thueá GTGT ñaàu vaøo Coù 331: Toång giaù thanh toaùn Caên cöù vaøo bieân baûn kieåm nghieäm vaø hoaù ñôn, ghi giaù trò haøng giöõ hoä Nôï TK 002 Khi xuaát traû beân baùn ghi: Coù TK 002 *Tröôøng hôïp 2: Nhaäp kho toaøn boä Caên cöù vaøo hoaù ñôn, phieáu nhaäp kho, bieân baûn kieåm nghieäm, ghi: Nôï TK 156(1561): Trò giaù haøng nhaäp kho (tính theo giaù chöa thueá) Nôï TK 133: thueá GTGT ñaàu vaøo Coù TK 331: Toång giaù trò phaûi thanh toaùn theo hoaù ñôn. Coù TK 3381: Trò giaù haøng thöøa chôø xöû lyù Neáu beân baùn ñoàng yù baùn luoân soá haøng thöøa, ghi Nôï TK 3381: Trò giaù haøng thöøa chôø xöû lyù theo giaù baùn chöa thueá Nôï TK 133: Thueá GTGT ñaàu vaøo Coù TK 331: toång soá tieàn phaûi thanh toaùn theâm Neáu beân baùn khoâng ñoàng yù baùn maø nhaän laïi haøng thöøa, doanh nghieäp phaûi xuaát kho traû laïi haøng, caên cöù vaøo phieáu xuaát kho, ghi: Nôï TK 3381 Coù TK 156(1561) II.2.2 Theo phöông phaùp kieåm keâ ñònh kyø II.2.2.1 Taøi khoaûn söû duïng: 151,156,157,611 (6112) TK 611 “mua haøng” loaïi taøi khoaûn quaûn lyù, khoâng coù soá dö cuoái kyø. TK naøy coù 2 taøi khoaûn caáp 2 TK 6111 –Mua nguyeân vaät lieäu duøng ôû coâng ty thöông maïi mua coâng cuï TK 6612 – Mua haøng hoaù duøng ôû coâng ty thöông maïi mua haøng hoaù Keát caáu vaø noäi dung TK 611(6112) Beân nôï: - Trò giaù thöïc teá haøng toàn kho ñaàu kyø - Trò giaù thöïc teá göûi baùn nhöng chöa xaùc ñònh tieâu thuï ñaàu kyø. - Trò giaù thöïc teá haøng mua ñang ñi ñöôøng ñaàu kyø. - Trò giaù thöïc teá haøng mua vaøo trong kyø, hoaëc haøng baùn bò traû laïi. Beân coù: - Keát chuyeån trò giaù thöïc teá haøng hoaù toàn kho cuoái kyø. - Keát chuyeån trò giaù thöïc teá haøng göûi baùn chöa xaùc ñònh tieâu thuï cuoái kyø. - Keát chuyeån trò giaù haøng ñang ñi ñöôøng cuoái kyø. - Trò giaù haøng hoaù xuaát kho trong kyø. - Soá tieàn ñöôïc giaûm giaù veà soá haøng ñaõ mua khoâng ñuùng quy caùch, phaåm chaát nhö trong hôïp ñoàng kyù keát Taøi khoaûn 6112 khoâng coù soá dö Taøi khoaûn naøy coù theå chia thaønh 2 caáp: 61121 “giaù mua haøng hoaù”; 61122 “chi phí mua haøng” II.2.2.2 Phöông phaùp phaûn aùnh caùc nghieäp vuï kinh teá phaùt sinh Caùc nghieäp vuï kinh teá phaùt sinh haïch toaùn gioáng nhö pp keâ khai thöôøng xuyeân nhö ñaõ trình baøi treân, chæ ghi thay Nôï TK 151,156 baèng nôï TK 6112. Ñoái vôùi haøng xuaát kho chæ ghi TK 6112 vaøo cuoái thaùng sau khi tính ñöôïc trò giaù haøng xuaát. Tuy nhieân ñaàu thaùng nhôù ghi ñònh khoaûn Nôï TK 611(6112) Coù TK 151,153,156 Cuoái thaùng kieåm keâ thöïc teá, soá lieäu haøng toàn kho ñöôïc ghi vaøo caùc taøi khoaûn töông öùng: Nôï TK 151,153,156 Coù TK 611(6112) III. KEÁ TOAÙN CAÙC NGHIEÄP BAÙN HAØNG III.1 Nhöõng vaán ñeà chung veà baùn haøng III.1.1 Khaùi nieäm doanh thu: Doanh thu chæ bao goàm toång giaù trò cuûa caùc lôïi ích kinh teá doanh nghieäp ñaõ thu hoaëc seõ thu ñöôïc. III.1.2 Ñieàu kieän ghi nhaän doanh thu: Doanh thu baùn haøng ñöôïc ghi nhaän khi thoaõ maõn ñoàng thôøi 5 ñieàu kieän sau: + Doanh nghieäp ñaõ chuyeån giao phaàn lôùn ruûi ro vaø lôïi ích gaén lieàn vôùi quyeàn sôû höõu saûn phaåm hoaëc haøng haùo cho ngöôøi mua. + Doanh nghieäp khoâng coøn naém quyeàn quaûn lyù haøng hoaù nhö ngöôøi sôû höõu haøng hoaù hoaëc kieåm soaùt haøng hoaù + Doanh thu ñöôïc xaùc ñònh töông ñoái chaéc chaéc. + Doanh nghieäp ñaõ thu hoaëc seõ thu ñöôïc caùc lôïi ích kinh teá töø giao dòch baùn haøng. + Xaùc ñònh ñöôïc chi phí lieân quan ñeán giao dòch. III.2 Caùc phöông thöùc baùn haøng, thuû tuïc chöùng töø keá toaùn III.2.1 Caùc phöông thöùc baùn haøng: a) Baùn buoân: Baùn haøng trong nöôùc coù 2 phöông thöùc baùn haøng cô baûn + Baùn haøng qua kho: Haøng hoaù ñöôïc mua vaøo vaø döï tröõ trong kho sau ñoù xuaát ra baùn. Coù hai caùch giao haøng: - Beân baùn giao haøng taïi kho beân baùn: khi giao haøng xong keá toaùn ghi nhaän doanh thu baùn haøng vaø haøng ñi treân ñöôøng, traùch nhieäm haøng hoaù, chi phí thuoäc veà beân mua. - Beân baùn giao haøng taïi ñòa ñieåm do beân mua quy ñònh ñaõ thoaõ thuaän ghi treân hôïp ñoàng. Haøng ñang ñi treân ñöôøng traùch nhieäm haøng hoaù vaø chi phí thuoäc veà beân baùn, keá toaùn ghi doanh soá baùn haøng taïi thôøi ñieåm coâng ty giao haøng cho beân mua, beân mua chaáp nhaän vaø kyù treân hoaù ñôn baùn haøng + Giao haøng vaän chuyeån thaúng: Xeùt theo tính chaát vaän chuyeån haøng hoaù haøng ñöôïc mua ñi baùn laïi ngay maø khoâng phaûi nhaäp kho. Xeùt theo tính chaát ñoái töôïng tham gia thì coù ít nhaát 3 ñoái töôïng cuøng tham gia mua baùn, neân goïi laø baùn haøng giao tay ba. b) Baùn leû: Vieäc baùn leû ñöôïc tieán haønh theo caùc phöông thöùc: + Phöông thöùc baùn haøng thu tieàn taäp trung: Phöông thöùc naøy taùch rôøi nghieäp vuï baùn haøng vaø nghieäp vuï thu tieàn. Nhaân vieân thu ngaân coù nhieäm vuï vieát hoaù ñôn thu thu tieàn giao cho khaùch haøng ñeå khaùch haøng nhaän tieàn ôû quaày haøng do nhaân vieân baùn haøng giao. Cuoái ngaøy (cuoái ca) nhaân vieân thu tieàn toång hôïp tieàn xaùc ñònh doanh soá, nhaân vieân giao haøng caên cöù vaøo soá haøng ñaõ giao theo hoaù ñôn laäp baùo caùo baùn haøng ñoái chieáu vôùi soá haøng hieän coøn ñeå xaùc ñònh soá haøng thöøa, thieáu + Baùn haøng thu tieàn tröïc tieáp: Nhaân vieân baùn haøng tröïc tieáp thu tieàn vaø giao haøng cho khaùch haøng. Cuoái ngaøy(cuoái ca) nhaân vieân baùn haøng kieåm tieàn laøm giaáy noäp tieàn, kieåm keâ haøng hoaù hieän coøn ôû quaày vaø xaùc ñònh löôïng haøng haùo baùn ra trong ngaøy(ca), sau ñoù laäp baùo caùo baùn haøng ñeå xaùc ñònh doanh soá, ñoái chieáu vôùi soá tieàn ñaõ noäp theo giaáy noäp tieàn Ngoaøi hai phöông thöùc treân, trong baùn leû coøn coù caùc hình thöùc khaùc nhö baùn leû töï phuïc vuï, baùn haøng töï ñoäng, baùn haøng qua ñieän thoaïi… III.2.2 Chöùng töø vaø thuû tuïc keá toaùn a) Baùn buoân: Keá toaùn phaûi laäp hoaù ñôn baùn haøng vaø phieáu xuaát kho haøng hoaù theo maãu quy ñònh Hoaù ñôn laø caên cöù ñeå ngöôøi baùn ghi nhaän doanh thu vaø caùc soå chi tieát coù lieân quan, laø chöùng töø cho ngöôøi mua vaän chuyeån haøng treân ñöôøng, laäp phieáu nhaäp kho, thanh toaùn tieàn mua haøng. Hoaù ñôn do ngöôøi baùn laäp thaønh 3 lieân (ñaët giaáy than vieát 1 laàn) lieân 1 löu, lieân 2 giao cho ngöôøi mua, lieân 3 duøng cho ngöôøi baùn laøm chöùng töø rhu tieàn hoaëc cuoái ngaøy mang cuøng tieàn maët, seùc noäp cho keá toaùn laøm thuû tuïc nhaäp quyõ vaø ghi soå keá toaùn coù lieân quan, nhöõng hoaù ñôn ñaõ thu baèng tieàn maët ngöôøi baùn phaûi ñoùng daáu “ñaõ thanh toaùn” Keá toaùn coù theå laäp hoaù ñôn kieâm phieáu xuaát kho.Ngöôøi baùn laäp 3 hoaëc 4, 5 lieân tuyø theo yeâu caàu cuûa ñôn vò, sau ñoù chuyeån cho keá toaùn tröôûng hoaëc thuû tröôûng duyeät. Tröôøng hôïp thanh toaùn ngay thì hoaù ñôn kieâm phieáu kho ñöôïc chuyeån ñeán thuû quyõ laøm thuû tuïc thu tieàn, thuû quyõ ñoùng daáu “ñaõ thanh toaùn”. Lieân 1 löu lieân 2, 3 (4, 5 neáu coù) ngöôøi mua mang ñeán kho nhaän haøng, sau khi giao haøng ngöôøi mua vaø thuû kho kyù vaøo caùc lieân, lieân 2 giap cho ngöôøi mua laøm chöùng töø ñi ñöôøng, lieân 3 thuû kho giöõ laïi ñeå ghi vaøo theû kho vaø chuyeån ñeán phoøng keá toaùn ñeå ghi soå vaø laøm thuû tuïc thanh (toaùn neáu chöa traû tieàn). Lieân 4, 5 chæ löu haønh noäi boä theo yeâu caàu cuûa ñôn vò khoâng coù giaù trò thanh toaùn vaø ñi ñöôøng b) Baùn leû: Keá toaùn phaûi laäp hoaù ñôn baùn haøng theo maãu quy ñònh. Hoaù ñôn ñöôïc laäp 2 lieân, lieân 1 löu, lieân 2 giao cho khaùch haøng. Cuoái ngaøy laäp baùo caùo baùn haøng haèng ngaøy cuøng vôùi tieàn maët baùn trong ngaøy veà phoøng keá toaùn hoaëc coù theå ñònh kyø 2, 3, 4, 5, ...ngaøy. Ñeán cuoái kyø hoaëc cuoái thaùng, keá toaùn phaûi tính giaù voán haøng xuaát baùn trong kyø vaø ghi soå keá toaùn moät laàn. Ñeå laäp ñöôïc baùo caùo baùn haøng, ngöôøi baùn giöõ vaø ghi haèng ngaøy vaøo theû quaày haøng, tröôùc khi söû duïng phaûi ñaêng kyù vôùi keá toaùn. khi xuaát kho haøng ñeå giao cho cöûa haøng baùn leû phaûi laäp “phieáu xuaát kho kieâm vaän chuyeån noäi boä” nhöng chöa ghi giaûm haøng toàn kho maø ghi giaûm haøng ôû kho vaø taêng haøng ôû caùc cöûa haøng , quaày haøng treân soå, theû keá toaùn chi tieát. III.3 Keá toaùn caùc nghieäp vuï baùn haøng III.3.1 Taøi khoaûn söû duïng TK 156 “Haøng hoaù” TK 157 “Haøng göûi ñi baùn” TK 511 “Doanh thu baùn haøng vaø cung caáp dòch vuï” TK 512 “Doanh thu noäi boä” TK 521 “Chieát khaáu thöông maïi” TK 531 “Haøng baùn bò traû laïi” TK 532 “Giaûm giaù haøng baùn” TK 632 “Giaù voán haøng baùn “ TK 6112 “Mua haøng hoaù” (neáu doanh nghieäp haïch toaùn theo pp kieåm keâ ñònh kyø) Vaø moät soá taøi khoaûn khaùc coù lieân quan III.3.2 Phöông phaùp phaûn aùnh moät soá nghieäp vuï kinh teá phaùt sinh III.3.2.1 Baùn buoân a) PP haïch toaùn keâ khai thöôøng xuyeân * Baùn haøng qua kho + Phöông thöùc chuyeån haøng (1) Phaûn aùnh trò giaù haøng hoùa xuaát göûi baùn Nôï TK 157 Coù TK 156(1561) (2) Khi khaùch haøng thanh toaùn hoaëc chaáp nhaän thanh toaùn Nôï TK 111, 112, 131: Toång giaù thanh toaùn Coù TK 511: Doanh thu baùn haøng Coù TK 33311: Thueá GTGT ñaàu ra (3) Keát chuyeån trò giaù voán haøng mua göûi baùn ñaõ xaùc ñònh tieâu thuï Nôï TK 632 Coù TK 157 (4) Trò giaù bao bì xuaát göûi keøm vaø tính giaù rieâng leû Nôï TK 1388 Coù TK 1532 Coù TK 133 – thueá GTGT cuûa bao bì xuaát kho (phaûi coù chöùng töø chöùng minh) (5) Caùc khoaûn chi hoä cho beân mua Nôï TK 1388 Coù TK 111,112 (6)Khoaûn thu ñöôïc tieàn bao bì, tieàn chi hoä Nôï TK 111,112 Coù TK 1388 + Phöông thöùc nhaän haøng tröïc tieáp (1) Phaûn aùnh doanh thu baùn haøng Nôï TK 111,112,131: Toång giaù thanh toaùn Coù TK 511: Doanh thu tính theo giaù baùn chöa thueá Coù TK 33311: Thueá GTGT ñaàu ra (2) Phaûn aùnh trò giaù haøng hoùa xuaát ra ñeå baùn tieâu thuï Nôï TK 632 Coù TK 156(1561) *Baùn buoân vaän chuyeån thaúng: (1a) Trò giaù haøng mua ñöôïc vaän chuyeån baùn thaúng Nôï TK 157: Trò giaù mua chöa coù thueá Nôï TK 133: Thueá GTGT ñaàu ra Coù TK 111,112,331: Toång giaù thanh toaùn (1b) Tröôøng hôïp mua haøng baùn thaúng giao nhaän tröïc tieáp tay ba vôùi nhaø cung caáp vaø khaùch haøng Nôï TK 632: Trò giaù haøng mua chöa thueá Nôï TK 133: Thueá GTGT ñaàu vaøo Coù TK 111, 112, 331: Toång giaù thanh toaùn (2) Phaûn aùnh trò giaù voán haøng vaän chuyeån baùn thaúng ñaõ ñöôïc tieâu thuï. Nôï TK 632 Coù TK 157 (3) Phaûn aùnh doanh thu baùn haøng Nôï TK 111, 112, 131: Toång giaù thanh toaùn Coù TK 511: Doanh thu baùn haøng Coù TK 3331: Thueá GTGT ñaàu ra Neáu doanh nghieäp baùn haøng khoâng tham gia thanh toaùn, keá toaùn chæ theo doõi soá hoa hoàng ñöôïc höôõng töø nghieäp vuï moâi giôùi haøng cho nhaø cung caáp, hoaëc khaùch haøng Nôï TK 111,112,131 Coù TK 511 Neáu coù phaùt sinh chi phí moâi giôùi Nôï 641 Coù 111,112,141… (4) Baùn haøng phaùt sinh thöøa + Göûi baùn Nôï TK 157 Coù TK 156(1561) + Khaùch haøng nhaän haøng, ghi doanh thu Nôï TK 131 Coù TK 511 Coù TK 3331 + Ghi nhaän giaù voán Nôï TK 632 Coù TK 157 + Theo doõi haøng thöøa Nôï TK 157 Coù TK 3381 Giaû söû haøng thöøa do beân baùn xuaát nhaèm, beân baùn ñieàu chænh laïi soå saùch, ñoàng yù baùn luoân, khaùch haøng ñoàng yù, chöa thu tieàn + Giaûi quyeát giaù goác haøng thöøa Nôï TK 3381 Coù TK 1561 + Baùn luoân chöa thu tieàn Nôï TK 131 Coù TK 511 Coù TK 3331 +Keát chuyeån giaù voán haøng thöøa Nôï TK 632 Coù TK 157 (5) Baùn haøng phaùt sinh thieáu +Ghi nhaän doanh thu thöïc teá Nôï TK 131 Coù TK 511 Coù TK 3331 + Giao theo soá thöïc teá Nôï TK 632 Coù TK 157 + Theo doõi haøng thieáu Nôï TK 1381 Coù TK 157 Giaûi quyeát haøng baùn thieáu gioáng tröôøng hôïp mua haøng bò thieáu (6) Baùn haøng thoâng qua ñaïi lyù: Ghi nhaän doanh thu, giaù voán, sau ñoù ghi nhaän khoaûn hoa hoàng Nôï TK 641 Nôï TK 133 Coù TK 131,111 (7) Baùn haøng ñoåi vaät thö haøng hoaù phuïc vuï saûn xuaát kinh doanh ghi nhaän doanh thu giaù voán vaø ghi: Nôï TK 152,153,156 Coù TK 131 (8) Baùn haøng cho caùc ñôn vò tröïc thuoäc Nôï TK 136 Coù Tk 512 Coù TK 3331 Nôï TK 632 Coù TK 1561 (9) Baùn haøng coù chieát khaáu thöông maïi Nôï TK 521 Nôï TK 3331 Coù TK 111,112,131 (10) Giaûm giaù haøng baùn Nôï TK 532 Nôï TK 3331 Coù TK 111,112,131 (11) Haøng bò traû laïi Nôï TK 531 Nôï TK 3331 Coù TK 131 Nôï TK 156,157 Coù TK 632 b) PP keá toaùn kieåm keâ ñònh kyø: Töông töï nhö pp keâ khai thöôøng xuyeân, nhöng khoâng coù buùt toaùn giao haøng baùn khi xuaát haøng göûi baùn, cuoái kyø tính giaù voán haøng baùn môùi ghi: Nôï TK 632 Nôï TK 157: Haøng göûi coøn Nôï TK 138 (1388): Haøng maát coù ngöôøi boài thöôøng Coù TK 611(6112) Trong tröôøng hôïp haøng thieáu, thöøa khoâng xaùc ñònh nguyeân nhaân thì ñöôïc tính vaøo giaù voán haøng baùn ** Ñoái vôùi doanh nghieäp noäp thueá GTGT tröïc tieáp, khi baùn haøng laäp hoaù ñôn khoâng ghi thueá GTGT, vì vaäy giaù thöïc thu treân hoaù ñôn haïch toaùn heát vaøo doanh thu Nôï TK 111,112,131 Coù TK 511,512 Cuoái thaùng tính thueá GTGT tröïc tieáp ghi: Nôï TK 511,512 Coù TK 3331 Caùc buùt toaùn khaùc gioáng nhö pp keâ khai thöôøng xuyeân. III.3.2.2 Baùn leû Chöùng töø söû duïng ghi cheùp doanh thu goàm: Baùo caùo baùn haøng vaø giaáy noäp tieàn baùn haøng Phöông phaùp phaûn aùnh (1) Khi xuaát kho giao haøng baùn leû cho cöûa haøng, cho quaày. Keá toaùn ghi chi tieát taøi khoaûn kho theo ñòa chæ luaân chuyeån noäi boä Nôï TK 156 - Chi tieát kho, quaày, cöûa haøng nhaän baùn Coù 156 - Kho haøng chính (2) Cuoái ngaøy khi nhaän ñöôïc baùo caùo baùn haøng, vaø giaáy noäp tieàn keá toaùn ghi nhaän doanh thu baùn haøng. Nôï TK 111 Toång soá tieàn thu ñöôïc nhaäp quyõ Coù TK 511: Doanh thu baùn haøng Coù TK 3331: Thueá GTGT ñaàu ra Tröôøng hôïp coù phaùt sinh tình hình thöøa, thieáu tieàn haøng thì phaûi tìm ra nguyeân nhaân thì laäp bieân baûn chôø xöû lyù + Neáu noäp thöøa so vôùi doanh thu baùn haøng Nôï TK 111: Soá tieàn thöïc noäp Coù TK 511: Doanh thu baùn haøng Coù TK 3331: Thueá GTGT ñaàu ra Coù TK 3381: Soá tieàn thöøa chöa roõ nguyeân nhaân + Neáu noäp tieàn baùn haøng thieáu so vôùi doanh thu baùn haøng Nôï TK 111: Soá tieàn thöïc noäp Nôï TK 1381: Soá tieàn thieáu chöa roõ nguyeân nhaân Coù TK 511: doanh thu baùn haøng Coù TK 3331: Thueá GTGT ñaàu ra (3) Phaûn aùnh trò giaù voán haøng mua xuaát kho ñaõ baùn Nôï TK 632 Coù TK 156(1561) IV. KEÁ TOAÙN CHI PHÍ MUA HAØNG + Chi phí mua haøng hoùa goàm coù: Chi phí vaän chuyeån, chi phí boác dôõ, baûo quaûn haøng hoaù töø nôi mua veà ñeán kho doanh nghieäp. Chi phí baûo hieåm haøng hoùa Tieàn thueâ kho baõi Caùc khoaûn hao huït töï nhieân trong ñònh möùc ôû quaù trình thu mua. Caùc chi phí khaùc phaùt sinh trong quaù trình thu mua haøng hoùa: Coâng taùc cuûa nhaân vieân thu mua, phí uyû thaùc nhaäp khaåu… + Taøi khoaûn söû duïng: 156(1562) TK1562 - Chi phí mua haøng hoaù: bao goàm chi phí lieân quan tröïc tieáp ñeán quaù trình mua haøng nhö: chi phí baûo hieåm , tieàn thueâ kho, thueâ baõi beán, chi phí vaän chuyeån, boùc xeáp, baûo quaûn ñöa haøng hoaù töø nôi mua veà ñeán kho, caùc khoaûn hao huït töï nhieân trong ñònh möùc phaùt sinh trong quaù trình thu mua haøng hoaù Keát caáu vaø noäi dung phaûn aùnh: Beân nôï: Chi phí mua haøng hoa._.ù thöïc teá phaùt sinh lieân quan tôùi khoái löôïng haøng hoaù mua vaøo, ñaõ nhaäp kho trong kyø. Beân coù: Chi phí mua haøng hoùa ñaõ tính cho khoái köôïng haøng hoaù ñaõ tieâu thuï trong kyø Soá dö beân nôï: Chi phí mua haøng hoaù coøn laïi cuoái kyø + Phöông phaùp haïch toaùn (1)Phaûn aùnh chi phí thu mua phaùt sinh trong kyø Nôï TK 1562: Chi phí mua phaùt sinh trong kyø Nôï TK 133: Thueá GTGT ñöôïc khaáu tröø Coù TK 111, 112, 141, 331: Chi phí vaän chuyeån boác dôõ Coù TK 111, 112, 331: chi phí baûo hieåm, baûo quaûn, tieàn thueâ kho baõi Coù TK 153, 1421: chi phí bao bì luaân chuyeån Coù TK 111, 112, 141: Chi phí giao dòch khaùc (2) Cuoái kyø tính toaùn phaân boå chi phí thu mua ñeå tính trò giaù voán haøng xuaát baùn trong kyø Nôï TK 632 Coù TK 1562 V. KEÁ TOAÙN HAØNG HOÙA DÖÏ TRÖÕ V.1 Phaïm vi döï tröõ haøng hoùa Löïc löôïng haøng hoùa döï tröõ bao goàm toaøn boä haøng hoùa thuoäc quyeàn sôû höõu cuûa ñôn vò naèm ôû ñòa ñieåm vaø traïng thaùi khaùc nhau nhö : - Haøng hoùa döï tröõ taïi kho. - Haøng mua ñang ñi ñöôøng. - Haøng chôø kieåm nghieäm. - Haøng nhôø ñôn vò khaùc baùn hoä. - Haøng göûi ñi beân mua chöa nhaän. - Haøng baùn bò traû laïi nhôø giöõ hoä. - Haøng hoùa chôø baùn ôû caùc quaày, cöûa haøng. - Haøng hoùa ñang gia coâng, cheá bieán. V.2 Nhieäm vuï cuûa keá toaùn döï tröõ haøng hoùa + Chaáp haønh ñaày ñuû caùc nguyeân taéc, thuû tuïc, chöùng töø veà nhaäp, xuaát haøng hoùa, phaûn aùnh kòp thôøi söï vaän ñoäng cuûa haøng hoùa, giaùm ñoác chaët cheõ vieäc toân troïng ñònh möùc döï tröõ. + Giaùm ñoác chaët cheõ vieäc baûo quaûn haøng hoaù, ñaûm baûo an toaøn veà soá löôïng vaø chaát löôïng, kòp thôøi ngaên chaën, phaùt hieän nhöõng haønh vi tham oâ, laõng phí laøm thieät haïi hö hoûng haøng hoùa. + Ñaûm baûo quan heä ñoái chieáu giöõa trò giaù vaø hieän vaät, giöõa keá toaùn toång hôïp vaø keá toaùn chi tieát. Nghieâm chænh thöïc hieän cheá ñoä kieåm keâ ñònh kyø ñaûm baûo söï phuø hôïp giöõa soá lieäu thöïc teá vaø soá lieäu soå saùch. + Toå chöùc thöïc teá keá toaùn kho haøng theo höôùng tieát kieäm chi phí treân cô sôû öùng duïng coâng ngheä thoâng tin. V.3 Haïch toaùn haøng hoùa ôû nôi baûo quaûn V.3.1 Taïi kho Taïi kho thuû kho tieán haønh ghi cheùp treân caùc theû kho theo töøng loâ haøng hoaëc theo töøng maët haøng Theû kho do phoøng keá toaùn laäp vaø sau khi ghi ñaày ñuû caùc chæ tieâu: teân ,nhaõn hieäu, quy caùch, ñôn vò tính, maõ soá haøng hoùa seõ giao cho thuû kho ñeû ghi cheùp haøng ngaøy Haøng ngaøy thuû kho caên cöù vaøo phieáu nhaäp kho, phieáu xuaát kho ghi caùc coät töông öùng trong theû kho. Ñònh kyø thuû kho seõ laäp baùo caùo kho Theû kho Ngaøy laäp theû………… Soá tôø…… Teân nhaõn hieäu haøng hoaù Quy caùch: Ñôn vò tính: Maõ soá: Soá thöù töï Chöùng töø Dieãn giaûi Ngaøy nhaäp xuaát Soá löôïng Kyù xaùc nhaän cuûa keá toaùn Soá Ngaøy thaùng Nhaäp Xuaát Toàn V.3.2 Taïi quaày cöûa haøng Ñeå quaûn lyù ñöôïc haøng hoùa ôû quaày haøng vaø xaùc ñònh ñöôïc löôïng haøng baùn ra trong ca (ngaøy) nhaân vieân baùn haøng phaûi môû theû quaày haøng cho töøng maët haøng ñeå ghi cheùp haïch toaùn nghieäp vò haøng ngaøy. Theû quaày haøng laø cô sôû ñeå laäp baùo caùo haøng baùn sau 1 ca (ngaøy) Theû quaày haøng Teân haøng: Quy caùch: Ñôn vò tính: Ñôn giaù: Ngaøy thaùng Teân ngöôøi baùn haøng Toàn ñaàu ca( ngaøy) Nhaäp trong ngaøy Xuaát baùn Xuaát khaùc Toàn ca cuoái ngaøy Töø kho Nhaäp khaùc Soá löôïng Thaønh tieàn Soá löôïng Thaønh tieàn Coäng Ngoaøi vieäc ghi cheùp veà maët soá löôïng vaø giaù trò nhö treân, nhaân vieân baùn haøng coù theå ghi cheùp theo chæ tieâu giaù trò Nhaân vieân baùn haøng nhaän haøng ñeå baùn vaø tính thaønh tieàn theo giaù baùn leû vaø chòu traùch nhieäm veà soá haøng ñaõ nhaän, baùn ñeán ñaâu noäp tieàn ñeán ñoù. Ñònh kyø kieåm keâ soá haøng ôû quaày ñoái chieáu vôùi soá tieàn chöa thanh toaùn, xaùc ñònh thöøa thieáu tieàn baùn haøng. Nhaân vieân baùn haøng phaûi môû soå nhaän haøng vaø thanh toaùn Soå Nhaän Haøng Vaø Thanh Toaùn Chöùng töø Dieãn giaûi Trò giaù haøng ñaõ nhaän Soá tieàn ñaõ noäp Soá tieàn coøn laïi Ghi chuù Soá ngaøy V.3.3 Taïi phoøng keá toaùn Keá toaùn toång hôïp söû duïng taøi khoaûn 156 ñeå theo doõi veà soá hieän coù vaø söï bieán ñoäng cuûa haøng hoùa trong kyø (pp keâ khai thöôøng xuyeân) Keá toaùn chi tieát theo doõi töøng loaïi haøng hoùa löu chuyeån qua kho caû veà chæ tieâu hieän vaät vaø chæ tieâu giaù trò Keá toaùn chi tieát haøng toàn kho ñöôïc tieán haønh treân caùc soå, theû chi tieát vaø baûng keâ Trong thöïc teá caùc doanh nghieäp thöông maïi thöôøng aùp duïng phöông phaùp ghi theû hoaëc phöông phaùp soå soá dö ñeå ghi cheùp. CHÖÔNG II. GIÔÙI THIEÄU TOÅNG QUAN VEÀ LIEÂN HIEÄP HTX THÖÔNG MAÏI TP.HCM SAØI GOØN CO.OP I. SÔ LÖÔÏC VEÀ QUAÙ TRÌNH VAØ PHAÙOTRIEÅN CUÛA LIEÂN HIEÄP HTX THÖÔNG MAÏI TP.HCM SAØI GOØN CO.OP I.1. Giôùi thieäu veà Lieân Hieäp HTX Thöông Maïi TP.HCM I.1.1.Vaøi neùt sô löôïc veà Lieân Hieäp HTX Thöông Maïi TP.HCM Lieân Hieäp HTX Thöông Maïi TP.HCM laø moät ñôn vò kinh doanh caùc loaïi dòch vuï mang tính chaát toång hôïp treân caùc lónh vöïc: kinh teá, vaên hoaù, ñôøi soáng, xaõ hoäi nhaèm phuïc vuï cho saûn xuaát vaø tieâu duøng cuûa ngöôøi daân Lieân Hieäp HTX Thöông Maïi TP.HCM coù teân giao dòch ngoaïi hoái laø: SAI GON UNION OF TRADING CO.OPERATIVES (vieát taét laø SAI GON CO.OP) Truï sôû ñaët taïi : 199-205 Nguyeãn Thaùi Hoïc Quaän 1 TP.HCM Ñieän thoaïi : 84.8.8370560 – 8370594 – 8360143 Fax : 84.8.8370560 Maõ soá thueá : 0301175691-1 Cô quan chuû quaûn : Uyû Ban Nhaân Daân Thaønh Phoá Hoà Chí Minh Khi thaønh laäp lieân hieäp coù toång soá voán ñaêng kyù laø 23.134.329.000 ñoàng trong ñoù Voán ñeàu leä : 1.050.000.000 ñoàng Voán coâng nôï cuûa nhaø nöôùc : 198.000.000 ñoàng Voán tích luyõ khoâng chia : 21.885.392.000 ñoàng I.1.2. Lónh vöïc kinh doanh cuûa Lieân Hieäp HTX Thöông Maïi TP.HCM Laøm ñaïi lyù phaân phoái: Lieân hieäp laøm toång ñaïi lyù cho caùc coâng ty tieâu duøng haøng ñaàu theá giôùi, vôùi coâng vieäc chính laø phaân phoái vaø tieâu thuï caùc saûn phaåm nhaäp khaåu vaø noäi ñòa treân phaïm vi caû nöôùc. Hoaït ñoäng mua baùn kinh doanh noäi ñòa: Ñaây laø hoaït ñoäng chuû yeáu vaø chieám phaàn lôùn trong toång doanh thu cuûa Lieân Hieäp Hoaït ñoäng xuaát nhaäp khaåu Quan heä hôïp taùc quoác teá: Quan heä hôïp taùc laâu daøi, beàn vöõng vôùi caùc lieân minh HTX quoác teá (ICA), caùc toå chöùc HTX Thuïy Ñieån, Nhaät, Singapore nhaèm trao ñoåi thoâng tin, tö vaán, chuyeån giao coâng ngheä nhaèm huaán luyeän, ñaøo taïo,… I.2. Quaù trình hình thaønh vaø phaùt trieån cuûa Lieân Hieäp HTX Thöông Maïi TP.HCM I.2.1. Lòch söû hình thaønh Tieàn thaân cuûa SAI GON CO.OP laø HTX Mua Baùn Thaønh Phoá ñöôïc chính thöùc thaønh laäp vaøo thaùng 10/1975 vôùi ñôn vò thí ñieåm laø HTX phöôøng Caây Sung Quaän 7(nay laø HTX mua baùn phöôøng 14 Quaän 8).Nhôø coù ñieàu kieän kinh teá phuø hôïp cuøng vôùi söï vaän ñoäng cuûa Ñaûng vaø caùc caáp chính quyeàn, loaïi hình HTX ñaõ phaùt trieån vaø lan roäng khaép caùc phöôøng, xaõ, quaän, huyeän cuûa thaønh phoá, luùc cao ñieåm coù ñeán 300 HTX vaø 18 coâng ty HTX quaän huyeän vôùi toång soá xaõ vieân leân ñeán 1000.000 ngöôøi. Vôùi söï phaùt trieån maïnh meõ nhö theá, thaùng 06/1976 Ban Vaän Ñoäng HTX tieâu thuï vaø thöông maïi ra ñôøi theo quyeát ñònh soá 379/QÑ-UB ngaøy 26/06/1976 cuûa Uyû Ban Nhaân Daân Thaønh Phoá. Thaùng 04/1978 Ban vaän ñoäng HTX tieâu thuï vaø HTX thöông maïi ñoåi teân thaønh Ban Quaûn Lyù HTX tieâu thuï vaø HTX mua baùn theo quyeát ñònh soá 54/QÑ-UB ngaøy 13/04/1978 cuûa UBND Thaønh Phoá vôùi chöùc naêng chæ ñaïo phong traøo quaûn lyù kinh doanh Tuy nhieân, naêm 1989 caû nöôùc thöïc hieän bieán ñoåi sang cô cheá thò tröôøng vaø ña daïng caùc thaønh phaàn kinh teá thì HTX cuõng bò caïnh tranh gay gaét daãn ñeán tình traïng thua loã, thanh lyù, chæ coøn laïi 7 ñôn vò : Q1, Q3, Q5, Q6, Q11, Q.Taân Bình, Q.Bình Thaïnh nhöng chæ hoaït ñoäng caàm chöøng.Thaùng 02/1989 theo quyeát ñònh soá 258/QÑ-UB ngaøy 12/05/1989 Lieân Hieäp mua baùn Thaønh Phoá ra ñôøi treân cô sôû toå chöùc laïi vaø tieáp nhaän lao ñoäng, cô sôû vaät chaát kyõ thuaät, voán quyõ hieän coù cuûa Ban Quaûn Lyù HTX Tieâu Thuï vaø HTX Mua Baùn coù saùt nhaäp caùc ñôn vò khaép Thaønh Phoá döôùi daïng caùc ñôn vò tröïc thuoäc vôùi chöùc naêng kinh doanh vaø ñöôïc pheùp xuaát nhaäp khaåu. Sau moät thôøi gian hoaït ñoäng do cô cheá thò tröôøng thay ñoåi, döïa vaøo luaät HTX ñöôïc Quoác Hoäi thoâng qua ngaøy 20/06/1994, caên cöù vaøo Luaät toå chöùc HÑND vaø UBND ngaøy 21/02/1997 cuûa Chính Phuû veà ñaêng kyù HTX vaø toå chöùc hoaït ñoäng cuûa Lieân Hieäp HTX Thöông Maïi Thaønh Phoá. Thaùng 03/1999 ñoåi teân thaønh Hieäp HTX Thöông Maïi TP.HCM Hieän nay Hieäp HTX Thöông Maïi TP.HCM goàm 19 thaønh vieân: HTX Thöông Maïi Dòch Vuï Beán Ngheá Quaän. 1 HTX Thöông Maïi Quaän. 3 HTX Thöông Maïi Baøn Côø Quaän. 3 HTX Thöông Maïi Ñoâ Thaønh HTX Thöông Maïi Dòch Vuï Phöôøng 6 Quaän. 4 HTX Thöông Maïi Vaân Ñoàn HTX Thöông Maïi Tieâu Duøng Phöôøng 14 Quaän. 8 HTX Thöông Maïi Dòch Vuï Quaän. 11 HTX Thöông Maïi Dòch Vuï Taân Thôùi Hieäp HTX Thöông Maïi Taân Bình HTX Thöông Maïi Dòch Vuï Phuù Nhuaän HTX Thöông Maïi Dòch Vuï Phöôøng 5 Quaän.Phuù Nhuaän HTX Thöông Maïi Dòch Vuï Gia Ñònh HTX Thöông Maïi Caàu Boâng HTX Thöông Maïi Caàu Kinh HTX Thöông Maïi Dòch Vuï Bình Chaùnh HTX Thöông Maïi Dòch Vuï Cuû Chi HTX Thöông Maïi Dòch Vuï Ñoáng Ña HTX Tieâu Duøng Phöôøng 14 Q.8 I.2.2. Quaù trình phaùt trieån Tröôùc naêm 1993, ngöôøi daân Vieät Nam haàu nhö raát xa laï vôùi hình thöùc mua baùn sieâu thò, nhöng voán ñaõ raát phoå bieán ôû nhieàu nöôùc treân theá giôùi. Hoaït ñoäng thöông maïi thôøi baáy giôø chæ chuû yeáu dieãn ra ôû chôï, caùc cöûa haøng, caùc nôi baùn leû,… vì vaäy naûy sinh nhöõng vaán ñeà nhö noùi thaùch, mua laàm haøng giaû, haøng keùm chaát löôïng, haøng quaù haïng söû duïng, chaát löôïng veä sinh keùm … luoân laø noãi lo laéng cuûa ngöôøi tieâu duøng Tröôùc thöïc tieãn ñoù, Lieân Hieäp HTX Thöông Maïi TP.HCM nhaän thaáy ñaây laø thôøi ñieåm thuaän lôïi ñeå phaùt trieån roäng vaø ña daïng hoaù hoaït ñoäng cuûa heä thoáng baùn leû Thaønh Phoá. Ñôøi soáng cuûa ngöôøi daân Thaønh Phoá ngaøy caøng cao, nhu caàu ngaøy caøng phaùt trieån thì vieäc ñi mua saém ôû caùc sieâu thò ngaøy caøng ñöôïc öa chuoäng Töø tình hình thöïc teá ñöôïc nhaän ñònh, ngaøy 01/06/1996 sieâu thò ñaàu tieân ñöôïc thaønh laäp môû ñaàu cho hoaït ñoäng caùc sieâu thò vôùi teân goïi Co.op Mart Coáng Quyønh vôùi dieän tích 732m2, toång soá voán ñaàu tö 6350 trieäu ñoàng. Co.op Mart Coáng Quyønh chính laø söï khôûi ñaàu cho haøng loaït heä thoáng sieâu thò SAI GON CO.OP sau naøy. Sau moät naêm hoaït ñoäng hoaït ñoäng kinh doanh ñem laïi hieäu quaû cao, cuoái naêm 1997 toång doanh soá ñaït 58 tyû ñoàng, chöùng toû khaû naêng nhaïy beùn cuûa thò tröôøng, höôùng ñi ñuùng cuûa laõnh ñaïo Lieân Hieäp Töø söï khôûi ñaàu thaønh coâng vôùi Co.op Mart Coáng Quyønh ñeán nay Lieân Hieäp ñaõ coù moät heä thoáng sieâu thò roäng khaép thaønh phoá, traõi daøi ra ôû caùc tænh goàm: Co.op Mart Traàn Höng Ñaïo(727 Traàn Höng Ñaïo Q.5) Co.op Mart Haäu Giang (88 Haäu Giang Q.6) Co.op Mart Ñaàm Sen (3 Hoaø Bình Q.11) Co.op Mart Nguyeãn Ñình Chieåu (168 Nguyeãn Ñình Chieåu Q.3) Co.op Mart Thaéng Lôïi (Tröôøng Chinh Q. Taân Bình) Co.op Mart Ñinh Tieân Hoaøng (127 Ñinh Tieân Hoaøng Q.Bt) Co.op Mart Phuù Laâm (Baø Hom Q.6) Co.op Mart Phuù Myõ Höng (Q.7) Co.op Mart Ga Hoaø Höng Co.op Mart Caàn Thô (Tp.Caàn Thô) Co.op Mart Nguyeãn Kieäm (Q.Goø Vaáp) Co.op Mart Xa Loä Haø Noäi Co.op Mart Coáng Quyønh (189 Coáng Quyønh Q.1) Co.op Mart Quy Nhôn (Tp.Quy Nhôn) Co.op Mart Cao Thaéng (q.3) laø söï keát hôïp giöõa Lieân Hieäp HTX Thöông Maïi TP.HCM vaø HTX Ñoâ Thaønh chuyeân kinh doanh may maëc, thôøi trang, giaøy deùp, quaø löu nieäm Co.op Mart Caàu Kinh (684 Xoâ Vieát Ngheä Tónh Q.Bình Thaïnh) laø söï keát hôïp giöõa Lieân Hieäp HTX Thöông Maïi TP.HCM vaø HTX Caàu Kinh, chuyeân kinh doanh caùc maëc haøng thieát yeáu phuïc vuï cho sinh hoaït haøng ngaøy nhö thöïc phaåm, hoaù myõ phaåm, ñoà duøng gia ñình Co.op Mart Myõ Tho (Thaønh Phoá Myõ Tho, Tieàn Giang). Beân caïnh ñoù Lieân Hieäp HTX Thöông Maïi TP.HCM coøn ñaàu tö vaøo caùc lónh vöïc khaùc nhö: Trung Taâm Dòch Vuï Quaûng Caùo Toång Ñaïi Lyù Phaân Phoái Gillete Cöûa Haøng Thöông Hieäp HTX Beán Thaønh Xí Nghieäp Nöôùc Chaám Nam Döông: laø ñôn vò tröïc thuoäc Lieân Hieäp HTX Thöông Maïi TP.HCM chuyeân saûn xuaát caùc loaïi nöôùc töông vaø töông ôùt coù nhaõn hieäu Nam Döông, truï sôû taïi 467 Beán Chöông Döông Quaän 8 TP.HCM.Xí nghieäp coù heä thoáng ñaïi lyù phaân phoái khaép caû nöôùc Trung Taâm Vi Tính Ñoàng Khôûi: Chuyeân kinh doanh caùc loaïi maùy tính, söõa chöõa, caøi ñaët phaàm meàm, truï sôû 81 Ñoàng Khôûi II. CHÖÙC NAÊNG NHIEÄM VUÏ CUÛA LIEÂN HIEÄP HTX THÖÔNG MAÏI TP.HCM SAØI GOØN CO.OP Lieân Hieäp HTX Thöông Maïi TP.HCM laø moät toå chöùc kinh doanh cuûa taäp theå xaõ vieân cuøng toaøn theå caùn boä coâng nhaân vieân treân ñòa baøn thaønh phoá. Laø hình thaùi lieân keát veà maët kinh teá – xaõ hoäi cuûa nhöõng toå chöùc thöông nghieäp HTX vaø caùc thaønh phaàn kinh teá khaùc töï nguyeän gia nhaäp Lieân Hieäp II.1 Chöùc Naêng Lieân Hieäp HTX Thöông Maïi TP.HCM ñöôïc xaùc nhaän laø ñôn vò kinh teá cuûa taäp theå nhaân vieân lao ñoäng phuïc vuï cho nhu caàu ñôøi soáng vaø saûn xuaát cho moïi taàng lôùp trong xaõ hoäi vôùi caùc chöùc naêng chính: - Trôï thuû cho doanh nghieäp quoác doanh phaân phoái haøng theo giaù chæ ñaïo ñeán tay ngöôøi tieâu duøng vaø laøm ñaïi lyù uyû thaùc thu mua cho caùc ñôn vò nhaø nöôùc. - Mua baùn haøng thö doanh theo giaù thoõa thuaän ñeå taêng quyõ haøng phuïc vuï cho ngöôøi tieâu duøng - Lieân Hieäp HTX Thöông Maïi TP.HCM laø ñaïi dieän phaùp nhaân cho toaøn boä heä thoáng sieâu thò Co.op Mart trong vieäc vay voán, tìm nhaø cung caáp, ñaïi dieän noäp thueá… II.2 Nhieäm Vuï Lieân Hieäp HTX Thöông Maïi TP.HCM coù nhöõng nhieäm vuï chính nhö sau: - Tröïc tieáp kinh doanh xuaát nhaäp khaåu. - Laøm ñaàu moái tröïc tieáp giao dòch mua haøng, sau ñoù phaân phoái laïi cho caùc sieâu thò ñeå baùn leû ñeán ngöôøi tieâu duøng vaø caùc ñoái töôïng khaùc. - Tieáp nhaän ñaàu thö vaø hoïc hoûi kinh nghieäm töø heä thoáng HTX tieâu duøng quoác teá vaø caùc ñôn vò kinh teá nöôùc ngoaøi ñeå phaùt trieån king doanh vaø saûn xuaát noäi ñòa. - Quaûn lyù caùc ñôn vò tröïc thuoäc nhö: sieâu thò, caùc xí nghieäp, caùc cöûa haøng vaø caùc trung taâm dòch vuï. III. QUYEÀN VAØ NGHÓA VUÏ CUÛA LIEÂN HIEÄP HTX THÖÔNG MAÏI TP.HCM SAØI GOØN CO.OP III.1 Quyeàn Lieân Hieäp HTX Thöông Maïi TP.HCM laø ñôn vò kinh teá haïch toaùn ñaày ñuû, coù tö caùch phaùp nhaân, coù con daáu vaø môû taøi khoaûn taïi ngaân haøng ñeå hoaït ñoäng theo quy ñònh cuûa nhaø nöôùc, coù caùc quyeàn sau: Ñöôïc quyeàn hoaït ñoäng baèng voán coå phaàn, huy ñoäng voán töø caùc ñôn vò tröïc thuoäc vaø caùc ñôn vò ngoaøi ngaønh theo nguyeân taéc töï nguyeän cuøng coù lôïi. Ñöôïc ñoäc laäp veà taøi chính vaø quaûn lyù daân chuû. Bình ñaúng veà quyeàn haïn vaø nghóa vuï vôùi caùc thaønh phaàn kinh teá khaùc, ñöôïc nhaø nöôùc khuyeán khích, giuùp ñôõ, baûo trôï theo phaùp luaät. III.2 Nghóa Vuï Toå chöùc haïch toaùn theo quy ñònh cuûa nhaø nöôùc. Noäp thueá ñuùng thôøi gian quy ñònh. Thöïc hieän ñaày ñuû caùc quy ñònh, luaät do nhaø nöôùc ban haønh IV. CÔ CAÁU TOÅ CHÖÙC BOÄ MAÙY QUAÛN LYÙ CUÛA LIEÂN HIEÄP HTX THÖÔNG MAÏI TP.HCM SAØI GOØN CO.OP TOÅNG ÑAÏI LYÙ PHAÂN PHOÁI P.XUAÁT NHAÄP KHAÅU P.NHAÂN SÖÏ BAN KIEÅM SOAÙT P.QUAÛN TRÒ HAØNH CHÍNH XÍ NGHIEÄP NÖÔÙC CHAÁM NAM DÖÔNG CAÙC PHOØNG CHÖÙC NAÊNG CAÙC ÑÔN VÒ TRÖÏC THUOÄC LIEÂN DOANH VÔÙI HTX THAØNH VIEÂN BAN TOÅNG GIAÙM ÑOÁC HOÄI ÑOÀNG QUAÛN TRÒ P.KINH DOANH ÑAÏI HOÄI HTX THAØNH VIEÂN P.QUAN HEÄ XAÕ VIEÂN P.KEÁ TOAÙN TAØI VUÏ P.NGHIEÂN CÖÙU PHAÙT TRIEÅN P.ÑIEÄN TOAÙN BAN CHAÁT LÖÔNG ISO P.KYÕ THUAÄT DÖÏ AÙN P.MARKETING IV.1 Sô Ñoà Boä Maùy Quaûn Lyù BAÙN LEÛ Co.op Mart Coáng Quyønh Co.op Mart Haäu Giang Co.op Mart Nguyeãn Kieäm Co.op Mart Quy Nhôn Co.op Mart Caàn Thô Co.op Mart Phuù Laâm Co.op Mart Thaéng Lôïi Co.op Mart Traàn Höng Ñaïo Co.op Mart Xa Loä Haø Noäi Co.op Mart Phuù Myõ Höng Co.op Mart Ga Saøi Goøn Co.op Mart Nguyeãn Ñình Chieåu Co.op Mart Ñinh Tieân Hoaøng Co.op Mart Myõ Tho Co.op Mart Ñaàm Sen Co.op Mart Cao Thaéng Cöûa Haøng Beán Thaønh Co.op Mart Caàu Kinh IV.2 Chöùc Naêng Nhieäm Vuï Vaø Moái Quan Heä Giöõa Caùc Boä Phaän IV.2.1 Hoäi Ñoàng Quaûn Trò (HÑQQT) Ñöôïc baàu thoâng qua ñaïi hoäi thaønh vieân, ñaïi dieän cho caùc thaønh vieân thöïc hieän chöùc naêng quaûn lyù hoaït ñoäng cuûa Lieân Hieäp, bao goàm 7 thaønh vieân: + Chuû tòch HÑQT: Ñieàu haønh chung laø ngöôøi chòu traùch nhieäm toå chöùc thöïc hieän caùc nhieäm vuï vaø quyeàn haïn cuûa HÑQT. + Phoù chuû tòch HÑQT: Coù traùch nhieäm giuùp HÑQT thöïc hieän caùc nhieäm vuï vaø quyeàn haïnh cuûa HÑQT, chuyeân trach hoaït ñoäng quan heä xaõ vieân, thi ñua tuyeân truyeàn, phaùt trieån maïng löôùi sieâu thò nhoû + UÛy vieân: Laàn löôït phuï traùch veà ñaàu tö, taøi chính vaø kieåm toaùn,phu traùch chieán löôït phaùt trieån keá hoaïch ñaøo taïo vaø quan heä ñoái ngoaïi, phuï traùch phaùt trieån HTX thaønh vieân IV.2.2 Ban Laõnh Ñaïo Ban laõnh ñaïo goàm: Toång Giaùm Ñoác caùc Phoù Toång Giaùm Ñoác vaø Keá Toaùn Tröôûng + Toång Giaùm Ñoác (TGÑ): Laø ñaïi dieän phaùp nhaân cuûa Lieân Hieäp chòu traùch nhieäm tröôùc HÑQT vaø tröôùc phaùp luaät veà hoaït ñoäng cuûa Lieân Hieäp, laø ngöôøi coù quyeàn cao nhaát phuï traùch moïi hoaït ñoäng cuûa Lieân Hieäp. + Caùc Phoù Toång Giaùm Ñoác : Giuùp TGÑ ñieàu haønh moät soá lónh vöïc theo söï phaân coâng cuûa TGÑ vaø chòu moïi traùch nhieäm veà nhieäm vuï ñöôïc phaân coâng, hoå trôï TGÑ trong vieäc ñieàu haønh vaø quaûn lyù, thöôøng chòu traùch nhieäm khoái taøi chính, khoái nhaân söï, khoái kinh doanh, khoái marketing. - Phoù TGÑ Thöôøng Tröïc: phuï traùch coâng taùc ñaàu tö taøi chính, coù quyeàn thay TGÑ kyù caùc hôïp ñoàng lieân doanh, lieân keát. - Phoù TGÑ phuï traùch kinh doanh vaø marketing: ñöôïc pheùp thay TGÑ kyù caùc hôïp ñoàng kinh teá, hôïp ñoàng dòch vuï, thnah lyù hôïp ñoàng vôùi caùc ñôn vò kinh teá trong vaø ngoaøi nöôùc + Keá Toaùn Tröôûng: giuùp TGÑ chæ ñaïo, toå chöùc thöïc hieän caùc coâng taùc keá toaùn, thoáng keâ. IV.2.3 Ban Kieåm Soaùt Ban kieåm soaùt laø cô quan hoaït ñoäng ñoäc laäp vôùi HÑQT, coù nhieäm vuï kieåm tra, giaùm saùt caùc hoaït ñoäng cuûa HÑQT, TGÑ, caùc ñôn vò thaønh vieân veà vieäc thöïc hieän luaät HTX, ñieàu leä, noäi quy nghò quyeát,… coù lieân quan ñeán toå chöùc vaø hoaït ñoäng cuûa Lieân Hieäp.Ban kieåm soaùt do ñaïi hoäi thaønh vieân tröïc tieáp baàu ra, goàm 3 ngöôøi: 1 tröôûng ban, 1 phoù ban vaø 1 uyû vieân IV.2.4 Caùc Phoøng Ban Chuyeân Moân Caùc phoøng chuyeân moân coù chöùc naêng tham möu, giuùp vieäc HÑQT vaø TGÑ trong quaûn lyù vaø ñieàu haønh coâng vieäc + Phoøng quaûn trò haønh chính: Quaûn lyù vaø ñieàu ñoäng caùn boä coâng nhaân vieân theo söï phaân coâng cuûa caáp treân. Quaûn lyù heä thoáng cô sôû vaät chaát vaø xaây döïng cô baûn cuûa Lieân Hieäp nhaèm ñaûm baûo cho hoaït ñoäng kinh doanh dieãn ra troâi chaûy. Thöïc hieän cheá ñoä baûo hieåm lao ñoäng tieàn löông. Theo doõi, kieåm tra vieäc chaáp haønh quy cheá laøm vieäc vaø noäi quy cuûa Lieân Hieäp + Phoøng nhaân söï Phaân coâng traùch nhieäm cho töøng toå ngaønh hang, goàm 4 toå : Thuyû saûn, noâng saûn, may maëc - giaøy deùp vaø coâng ngheä saønh söù. + Phoøng quan heä xaõ vieân: Theo doõi caùc HTX thaønh vieân + Ban chaát löôïng ISO + Phoøng nghieân cöùu phaùt trieån Hoaïch ñònh phaân tích vaø ñaùnh giaù caùc phöông aùn caûi tieán vaø phaùt trieån Lieân Hieäp. Höôùng daãn vaø toå chöùc caùc phöông aùn phaùt trieån Lieân Hieäp treân cô sôû phoái hôïp caùc phoøng ban vaø caùc ñôn vò cô sôû. Phoái hôïp caùc phoøng chöùc naêng Lieân Hieäp xaây döïng vaø xuùc tieán caùc döï aùn ñaàu tö trong vaø ngoaøi nöôùc. Phoái hôïp vôùi HTX Thuïy Ñieån nhaèm môû roäng ñaøo taïo cho caùn boä coâng nhaân vieân. + Phoøng keá toaùn taøi vuï Chòu traùch nhieäm veà soå saùch keá toaùn, thöïc hieän quyeát toaùn kinh doanh treân nguyeân taéc tuaân thuû caùc thoâng tin, chæ thò do nhaø nöôùc ban haønh. Thöïc hieän caùc dòch vuï ngoaïi hoái vaø thanh toaùn cho khaùch haøng keå caû thanh toaùn quoác teá Chòu söï chæ ñaïo tröïc tieáp cuûa phoù TGÑ thöôøng tröïc + Phoøng kyõ thuaät döï aùn: mua saém trang thieát bò, xaây döïng cô baûn + Phoøng kinh doanh Toå chöùc mua haøng hoùa töø caùc ñôn vò saûn xuaát kinh doanh vaø caùc nguoàn haøng khaùc trong nöôùc. Tieáp nhaän nguoàn haøng nhaäp khaåu cuûa Lieân Hieäp Coù traùch nhieäm theo doõi, phaûn, quaûn lyù haøng hoaù, xaây döïng chieán löôïc giaù. Baùn leû haøng hoaù cho caùc HTX thöông maïi, caùc coâng ty thöông nghieäp, caùc trung taâm thöông maïi, caùc chôï,… trong thaønh phoá vaø caùc tænh Tham möu cho ban giaùm ñoác trong vieäc quy hoaïch maïng löôùi baùn leû + Phoøng ñieän toaùn: Laø trung taâm xöû lyù döõ kieän vi tính cuûa toaøn Lieân Hieäp + Phoøng xuaát nhaäp khaåu: thöïc hieän hai chöùc naêng quaûn lyù vaø kinh doanh Chöùc naêng quaûn lyù - Tieán haønh xaây döïng caùc keá hoaïch ngaén haïn, daøi haïn veà hoaït ñoäng kinh doanh xuaát nhaäp khaåu, thöïc hieän xin Quota xuaát nhaäp khaåu. - Laäp caùc baùo caùo ñònh kyø, baùo coaù thoáng keâ theo quy ñònh cuûa caáp treân vaø caùc ngaønh chöùc naêng. - Soaïn thaûo caùc vaên kieän lieân quan ñeán hoaït ñoäng xuaát nhaäp khaåu - Quaûn lyù vaø theo doõi caùc hoaït ñoäng kinh doanh cung öùng xuaát nhaäp khaåu ñeå ñaït ñöôïc hieäu quaû kinh teá cao. Chöùc naêng kinh doanh - Chuaån bò ñaøm phaùn - Kyù keát thöïc hieän caùc hôïp ñoàng kinh teá mua baùn vôùi nöôùc ngoaøi. + Phoøng marketing Hoaïch ñònh chieán löôïc marketing chung cho hoaït ñoäng thöông maïi cuûa toaøn Lieân Hieäp. Toå chöùc nghieân cöùu vaø thu thaäp thoâng tin, phaân tích vaø ñaùnh giaù caùc cô hoäi marketing. Xaây döïng vaø toå chöùc thöïc hieän caùc keá hoaïch vaø chöông trình marketing. Phoái hôïp vôùi caùc ñôn vò cô sôû, caùc phoøng ban cuûa Lieân Hieäp trong vieäc trieån khai thöïc hieän caùc hoaït ñoäng veà marketing. Thöïc hieän caùc dòch vuï veà quaûng caùo, hoäi chôï trieån laõm, laøm haøng khuyeán maõi,… nhaèm phuïc vuï cho coâng taùc marketing. Thöôøng xuyeân toå chöùc ñaùnh giaù ruùt kinh nghieäm vieäc trieån khai thöïc hieän caùc chöông trình vaø hoaït ñoäng marketing, baùo caùo vôùi ban toå chöùc giaùm ñoác cuûa Lieân Hieäp. Nhaân vieân trong taát caû caùc phoøng ñeàu chòu söï quaûn lyù tröïc tieáp cuûa tröôûng, phoù phoøng ñeå coù söï phoái hôïp trong coâng vieäc moät caùch nhòp nhaøng, naâng cao naêng suaát, hieäu quaû trong quaù trình hoaït ñoäng V.TOÅ CHÖÙC COÂNG TAÙC KEÁ TOAÙN TAÏI LIEÂN HIEÄP HTX THÖÔNG MAÏI TP.HCM SAØI GOØN CO.OP V.1 Cô caáu toå chöùc boä maùy V.1.1 Sô ñoà boä maùy keá toaùn Phoøng keá toaùn Lieân Hieäp goàm 7 boä phaän haïch toaùn khaùc nhau nhöng coù moái lieân heä vôùi nhau thoâng qua vieäc chöùng töø theo sô ñoà sau : Keá toaùn toång hôïp Keá toaùn haøng hoaù Keá toaùn tieàn maët Keá toaùn coâng nôï Keá toaùn ngaân haøng Keá toaùn taøi saûn Thuû quyõ Boä phaän nhaäp lieäu Coâng nôï phaûi traû noäi ñòa Coâng nôï phaûi thu khaùch haøng Coâng nôï phaûi thu noäi boä Xuaát nhaäp khaåu TRÖÔÛNG PHOØNG KEÁ TOAÙN PHOÙ PHOØNG KEÁ TOAÙN V.1.3 Chöùc Naêng Nhieäm Vuï Cuûa Caùc Thaønh Vieân + Tröôûng phoøng: Laø trôï lyù ñaéc löïc cuûa ban giaùm ñoác, cung caáp caùc thoâng tin chuû yeáu veà keát quaû kinh doanh cuûa Lieân Hieäp. + Phoù phoøng: Laø trôï lyù cuûa tröôûng phoøng, thöïc hieän nhöõng coâng vieäc tröôûng phoøng giao, coù quyeàn quyeát ñònh nhöõng nghieäp vuï trong khaû naêng khi tröôûng phoøng vaéng. + Keá toaùn toång hôïp: Coù chöùc naêng toång hôïp, kieåm tra, ñoái chieáu soá lieäu töø caùc phaàn keá toaùn khaùc ñeå tieán haønh haïch toaùn, ñònh khoaûn vaø laäp baùo caùo taøi chính, taát caû caùc soá lieäu ñöôïc nhaäp vaøo maùy vi tính cuoái thaùng in ra soå saùch ñeå theo doõi + Keá toaùn haøng hoaù: Theo doõi vaø haïch toaùn quaù trình mua, baùn haøng cuûa Lieân Hieäp, caùc khoaûn phaûi traû khaùch haøng. Theo doõi tình hình nhaäp xuaát haøng hoaù, kieåm keâ haøng toàn kho,…lieân heä vôùi phoøng kinh doanh noäi ñòa trong vieäc cung caáp thoâng tin veà tình hình thieáu thöøa haøng ñeå coù quyeát ñònh phuø hôïp, ñoái chieáu vôùi thuû kho ñeå xöû lyù cheânh leäch. + Keá toaùn tieàn maët: Chòu traùch nhieäm môû soå quyõ ñeå theo doõi caùc khoaûn phaûi thu, chi baèng tieàn maët vaø tính soá toàn quyõ baèng tieàn maët taïi moïi thôøi ñieåm. + Keá toaùn coâng nôï: Theo doõi, kieåm tra, ñoân ñoác, thu hoài caùc khoaûn phaûi thu, thanh toaùn caùc khoaûn phaûi traû.Thöôøng xuyeân ñoái chieáu coâng nôï ñeå phaùt hieän nhöõng baát hôïp lyù trong thanh toaùn, töø ñoù ñeà xuaát ñeå coù bieän phaùp xöû lyù kòp thôøi. + Keá toaùn ngaân haøng: Theo doõi caùc khoaûn thanh toaùn qua ngaân haøng. + Keá toaùn taøi saûn: Theo doõi tình hình taêng giaûm taøi saûn, coâng cuï duïng cuï. + Thuû quyõ: Phuï traùch coâng vieäc, xuaát quyõ tieàn maët taïi Lieân Hieäp, tieán haønh thu, chi tieàn maët caên cöù vaøo phieáu thu, phieáu chi, taïm öùng. V.2 Coâng Taùc Keá Toaùn V.2.1 Luaân Chuyeån Vaø Xöû Lyù Chöùng Töø Phoøng keá toaùn xöû lyù vaø ghi soå caùc chöùng töø goác nhaän ñöôïc töø caùc ñôn vò tröïc thuoäc vaø caùc phoøng chöùc naêng, coâng vieäc goàm: - Boä phaän nhaäp lieäu trong phoøng keá toaùn seõ keùo döõ lieäu töø phoøng kinh doanh xuoáng kieåm tra soá lieäu, tính hôïp phaùp, hôïp leä cuûa chöùng töø. - Chöùng töø keá toaùn ñöôïc luaân chuyeån qua boä phaän keá toaùn coù lieân quan ñeå leá toaùn vieân phaûn aùnh vaøo soå saùch vaø laäp baûn keâ. Sau ñoù chöùng töø goác ñöôïc saép xeáp theo teân nhaø cung caáp theo thöù töï A, B, C… vaø löu giöõ taïi phoøng keá toaùn cuûa Lieân Hieäp trong voøng 10 naêm V.2.2 Taøi Khoaûn Söû Duïng Lieân Hieäp HTX Thöông Maïi TP.HCM söû duïng heä thoáng taøi khoaûn thoáng nhaát do boä taøi chính ban haønh ngaøy 01/01/1996 coù söûa ñoåi boå sung theo thoâng tö soá 89. Tuy nhieân ñeå tieän lôïi trong coâng taùc keá toaùn Lieân Hieäp môû moät soá taøi khoaûn chi tieát sau: + Taøi khoaûn 156 “haøng hoaù” tuyø theo tröôøng hôïp mua baùn maø môû caùc taøi khoaûn chi tieát khaùc nhau ñeå theo doõi ñoái töôïng cho phuø hôïp TK 1561KK: mua baùn haøng qua kho. TK 1561KD: mua baùn haøng qua phoøng kinh doanh TK 1561UT: haøng hoaù xuaát nhaäp khaåu + Taøi khoaûn 331 “phaûi traû cho ngöôøi baùn “ TK 331A: phaûi traû trong nöôùc TK 331B: phaûi traû nöôùc ngoaøi Ngoaøi ra keá toaùn coøn söû duïng caùc taøi khoaûn 511KD, 551KK, 511UT töông öùng vôùi töøng loaïi haøng Caùc taøi khoaûn khaùc: 515, 635, 136M, 338A…. V.3 Hình Thöùc Keá Toaùn Taïi Lieân Hieäp V.3.1 Hình Thöùc Keá Toaùn Lieân Hieäp söû duïng hình thöùc keá toaùn Nhaät Kyù Chung Chöùng töø goác vaø caùc baûn phaân boå Maùy tính Soå chi tieát Soå caùi Soå quyõ Baûng toång hôïp chi tieát Baûn caân ñoái taøi khoaûn Soå nhaät kyù chung Baùo Caùo Taøi Chính Chuù giaûi : Ghi vaøo cuoái thaùng : Ghi ñònh kyø, haèng ngaøy: Ñoái chieåu, kieåm tra: Lieân Hieäp HTX Thöông Maïi TP.HCM söû duïng maùy vi tính trong coâng taùc keá toaùn, cuï theå laø thoâng qua phaàn meàm ASC. Moãi keá toaùn vieân coù moät maät khaåu rieâng, tuyø thuoäc noäi dung coâng vieäc ñöôïc giao seõ caäp nhaät döõ lieäu töø chöùng töø leân maùy tính vaø in ra soå mình quaûn lyù. V.3.2 Trình Töï Ghi Soå Do quy moâ vaø maïng löôùi kinh doanh cuûa Lieân Hieäp khaù roäng lôùn neân keá toaùn Lieân Hieäp ghi soå theo hình thöùc Nhaät Kyù Chung ñeå tieän theo doõi,tính toaùn vaø xöû lyù caùc soá lieäu.Haèng ngaøy caên cöù vaøo chöùng töø goác ñaõ xöû lyù laáy soá lieäu tröïc tieáp ghi vaøo soå nhaät kyù hoaëc baûn keâ coù lieân quan, hoaëc caùc soå theû keá toaùn chi tieát. Quaù trình ghi cheùp naøy hoaøn toaøn ñöôïc thöïc hieän baèng maùy vi tính thoâng qua phaàn meàm keá toaùn ASC ñaõ ñöôïc thieát keá saün. Coâng vieäc chuû yeáu cuûa keá toaùn vieân laø nhaäp lieäu vaøo maùy, kieåm tra ñoái chieáu, caùc phaàn coøn laïi nhö : toång hôïp soá lieäu, leân baûn keâ, ghi nhaät kyù,…, laäp baùo caùo taøi chính hoaøn toaøn do maùy töï laøm Heä thoáng maùy tính taïi Lieân Hieäp ñöôïc trang bò toát vaø ñöôïc noái maïng vôùi caùc ñôn vò tröïc thuoäc ñöôïc caäp nhaät moãi ngaøy nhaèm giuùp quaûn kyù toát caùc ñôn vò tröïc thuoäc, cuoái thaùng kieåm tra vaø in soå chi tieát, caùc baûng keâ, chöùng töø caàn thieát lieân quan cho caùc ñôn vò tröïc thuoäc. Haèng ngaøy khi nghieäp kinh teá phaùt sinh keá toaùn seõ nhaäp lieäu löu tröõ trong maùy, ñeán cuoái ngaøy seõ ñöôïc löu tröõ vaøo 2 maùy chuû. Cuoái thaùng hoaëc cuoái quyù seõ ñöôïc in ra caùc loaïi soå saùch V.3.3 Caùc Loaïi Soå Saùch Söû Duïng Soå caùi chi tieát Soå chi tieát ngoaïi teä Soå nhaät kyù Sô ñoà chöõ T Baûng caân ñoái soá phaùt sinh Soå chi tieát coâng nôï Baûng toång hôïp coâng nôï Soå soá dö coâng nôï theo haïng traû Soå chi tieát tieàn Soå chi tieát haøng hoùa Toång hôïp nhaäp xuaát toàn Baùo caùo baùn haøng Thueá GTGT ñaàu vaøo Thueá GTGT ñaàu ra V.3.4 Heä Thoáng Baùo Caùo Taøi Chính Heä thoáng baùo caùo keá toaùn taïi HTX ñöôïc quy ñònh theo heä thoáng baùo caùo taøi chính doanh nghieäp Vieät Nam, goàm 4 maãu baùo caùo sau: - Baûng caân ñoái keá toaùn - Baùo caùo keát quaû hoaït ñoäng kinh doanh - Baùo caùo köu chuyeån tieàn teä - Thuyeát minh baùo caùo taøi chính Muïc ñích cuûa vieäc laäp baùo caùo taøi chính + Toång hôïp vaø trình baøy moät caùch toång quaùt toaøn dieän tình hình taøi saûn, coâng nôï, nguoàn voán vaø keát quaû hoaït ñoäng kinh doanh cuûa HTX trong moät kyø keá toaùn + Cung caáp caùc thoâng tin kinh teá taøi chính chuû yeáu cho vieäc ñaùnh giaù thöïc traïng taøi chính cuûa HTX, ñaùnh giaù tình hình vaø keát quaû hoaït ñoäng cuûa HTX trong kyø hoaït ñoäng ñaõ qua vaø nhöõng döï ñoaùn töông lai.Thoâng tin cuûa baùo caùo taøi c._.