Kế toán lưu chuyển hàng hóa & X.định kết quả tiêu thụ hàng hóa của Công ty TNHH PT & CN Gia Long - Nghiệp vụ

ạch toán kế toán là một công cụ trợ giúp đắc lực, vì nó cung cấp cho nhà quản lý thị trường kinh tế chính xác, kịp thời và hữu ích. Vai trò đó xuất phát từ thực tế khách quan của hoạt động quản lý, từ bản chất của hoạt động quản lý kế toán nói chung và hoạt động quản lý lưu chuyển hàng hóa. Kế toán tiêu thụ hàng hóa trong doanh nghiệp có vai trò rất quan trọng, nó phản ánh năng lực sản xuất, trình độ kinh doanh tạo cơ sở vật chất của doanh nghiệp. Quy mô hoạt động của tiêu thụ hàng hóa là một trong những lợi thế để chiếm lĩnh không chỉ ở thị trường hàng hóa mà cả thị trường vốn. Đối với doanh nghiệp thương mại như công ty TNHH phát triển công nghệ và thương mại Gia Long không trực tiếp sản xuất ra sản phẩm thì việc lưu chuyển hàng hóa là quan trọng. Nó là hoạt động chủ yếu có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả tiêu thụ của công ty. Vì vậy việc quản lý sử dụng có hiệu quả và hạch toán chính xác số lượng và giá trị hiện có cũng như sự biến động của hàng hóa, cũng như vốn của Gia Long compurter đòi hỏi chính xác và kịp thời. Nhận thấy tầm quan trọng của hoạt động lưu chuyển hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ em mạnh dạn tìm hiểu về kế toán lưu chuyển hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa của công ty TNHH phát triển và công nghệ Gia Long. Trong quá trình nghiên cứu do trình độ lý luận và nhận thức còn hạn chế nên báo cáo của em không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong được sự góp ý , giúp đỡ của ban giám đốc, anh chị trong công ty và thầy Phan Thanh Đức. Báo cáo của em gồm 3 phần: Phần I: Tìm hiểu chung về tổ chức kế toán doanh nghiệp. Phần II:Thực tế nghiệp vụ kế toán lưu chuyển hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại công ty TNHH phát triển và công nghệ Gia Long. Phần III: Nhận xét. PHẦN I TÌM HIỂU CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN VÀ CÔNG NGHỆ GIA LONG. 1. Tìm hiểu chung về công tác kế toán tại đơn vị. 1.1. Tổ chức bộ máy kế toán. Với quy mô và đặc điểm kinh doanh của công ty, công ty TNHH phát triển và công nghệ Gia Long áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung. Phòng kế toán chịu tránh nhiệm thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, tài chính trong toàn bộ doanh nghiệp. Ở các cửa hàng, chỉ bố trí nhân viên bán hàng hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu( lập hóa đơn, xuất bán vật tư, hàng hóa,vào sổ theo dõi chi tiết) để hàng ngày hoặc định kỳ ngắn chuyển chứng từ về phòng kế toán doanh nghiệp để kế toán kiểm tra, phân loại, ghi sổ chứng từ và chi tiết các nghiệp vụ trên, ghi sổ tổng hợp và lập báo cáo tài chính. Trong điệu kiện có thể, kế toán trưởng phân công cho các nhân viên hạch toán ở các đơn vị phụ thuộc thực hiện một số phần hành công việc kế toán và thống kê ngay tại đơn vị phụ thuộc và định kỳ lập báo cáo đơn giản về các phần hành công việc được giao gửi về phòng kế toán( kèm theo các chứng từ kế toán để kiểm tra và ghi sổ kế toán.) Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty bao gồm các bộ phận phần hành kế toán sau: - Bộ phận kế toán vốn bằng tiền, vay và thanh toán. - Bộ phận kế toán tổng hợp và kiểm tra kế toán. - Bộ phận kế toán vật tư- hàng hóa, tài sản cố định. - Bộ phận kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. - Bộ phận kế toán tiêu thụ hàng hóa, thuế. - Bộ phận kế toán khác . - Các nhân viên kế toán, bán hàng ở các cửa hàng. Sơ đồ bộ máy kế toán công ty TNHH phát triển và công nghệ Gia Long ( Theo hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung) Kế toán trưởng (Trưởng phòng kế toán) Bộ phận kế toán vật tư- hàng hóa, tài sản cố định Bộ phận kế toán vốn bằng tiền, vay và thanh toán Bộ phận kế toán tổng hợp và kiểm tra kế toán Bộ phận kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Bộ phận kế toán tiêu thụ, thuế Bộ phận kế toán khác Nhân viên kế toán ở các cửa hàng 1.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận. - Kế toán trưởng: Là người trực tiếp chỉ đạo về mặt nghiệp vụ, giám sát các hoạt động trong phòng kế toán, là người giúp lãnh đạo nắm bắt các thông tin tài chính và hạch toán kinh tế của công ty, đồng thời là người chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về mọi hoạt động về công tác kế toán tài chính. Kế toán viên bao gồm 6 người, trong đó mỗi người chuyên trách một hoặc hai phần hành kế toán. * Kế toán thu chi có nhiệm vụ : - Cập nhập chứng từ thu chi tiền mặt và phân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay đồng thời quản lý các sổ chi tiết và sổ cái tiền mặt. - Lập phiếu thu chi tiền mặt, quản lý quỹ tiền mặt. * Kế toán hàng hóa có nhiệm vụ: theo việc nhập xuất hàng hóa của các phòng kinh doanh. - Lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng hóa cuối kỳ hạch toán - Lưu các phiếu nhập kho và xuất kho - Quản lý các sổ chi tiết và các sổ cái liên quan đến hàng hóa đồng thời có thể xem các sổ và báo cáo khác. * Kế toán công nợ - Theo dõi sổ chi tiết phải trả và phải thu của khách hàng - Báo cáo lại tình phải thu của khách hàng để xác định doanh thu. * Kế toán thuế có nhiệm vụ: - Theo dõi tình hình thuế đầu ra và đầu vào - Kê khai thuế và nộp thuế cho cơ quan thuế. * Thủ quỹ có nhiệm vụ: bảo quản và thu chi tiền mặt, ngân phiếu khi có chứng từ hợp lệ. Hàng ngày ghi chép các nghiệp phát sinh vào sổ quỹ tiền mặt, kiểm kê số lượng tồn quỹ và đối chiếu số liệu trên, thực hiện đúng nguyên tắc về quản lý quỹ do nhà nước ban hành. 1.3. Tổ chức công tác kế toán. Với đặc thù kinh doanh của công ty là kinh doanh các thiết bị văn phòng, thiết bị điện tử tin học , địa bàn hoạt động rộng khắp nên công ty đã áp dụng hình thức kế toán nhật ký- chứng từ theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006. Hình thức kế toán Nhật ký – chứng từ phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty là các nghiệp vụ phát sinh nhiều và thường xuyên. Các sổ kế toán bao gồm: các nhật ký chứng từ, bảng kê ( Bảng kê số 1, bảng kê số 8, bảng kê số 11…) và sổ cái và các báo cáo theo mẫu quy định của kế toán hiện hành ( bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kết quả hoạt đông kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính) -Hạch toán hàng tồn kho, công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. - Giá xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. - Khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng. - Phương pháp tính thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ ( tùy từng mặt hàng mà thuế có thể 5% hay 10%) - Việc lập sổ sách kỳ kế toán từ 01/01 đến 31/12 năm ( niên độ kế toán là một năm) - Đơn vị sử dụng là: Việt Nam đồng. Trình tự ghi sổ kế toán của công ty theo hình thức Nhật ký- chứng từ như sau: Chứng từ gốc Bảng kê Nhật ký chứng từ (NKCT) Thẻ và các sổ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Hằng ngày căn cứ vào hóa đơn, chứng từ hàng hóa nhập, xuất kho, phiếu thu, phiếu chi… Kế toán tại các cửa hàng lập phiếu nhập kho, xuất kho đối với hàng hóa, sau đó vào thẻ kho, căn cứ vào thẻ hàng hóa lên bẳng tổng hợp nhập- xuất- tồn kho hàng hóa. Đồng thời căn cứ vào hóa đơn nhập, xuất kho kế toán cửa hàng vào sổ công nợ, sổ chi tiết cũng như sổ tổng hợp công nợ hàng mua và công nợ của hàng bán. Định kỳ(là 01 tháng) kế toán cửa hàng chuyển các bảng tổng hợp hàng hóa mua vào, hàng bán lên phòng tài chính kế toán công ty. Mọi công việc được diễn ra trong vòng một tháng. Căn cứ vào bảng cân đối công nợ hàng mua, hàng bán của các cửa hàng chuyển lên, kế toán phòng tài chính kế toán công ty lấy số liệu ghi trực tiếp vào các nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, lên bảng cân đối tài khoản 131 toàn công ty. Cuối tháng khóa sổ, cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ và thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng,cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái. Số liệu tổng cộng ở sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong nhật ký chứng từ, bảng kê và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. Cuối năm căn cứ vào sổ cái, sổ tổng hợp chi tiết kế toán tổn hợp sẽ lên bảng cân đối kế toán toàn công ty, lập báo cáo tài chính. PHẦN II THỰC TẾ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HÓA CỦA CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ THƯƠNG MẠI. 2.1 Kế toán chi tiết hàng hóa. Kế toán chi tiết hàng hóa chiếm phần lớn thời gian và công sức trong công tác kế toán vật tư. Kế toán chi tiết hàng hóa phản ánh cả về số lượng và giá trị, chất lượng của từng loại hàng hóa theo từng kho và từng người phụ trách. Công ty Gia Long áp dụng kế toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp thẻ song song, hàng hóa ở kho sử dụng thẻ kho, còn bộ phận kế toán vật tư sử dụng thẻ kế toán chi tiết. 2.1.1 Chứng từ sử dụng. - Nhập kho hàng hóa: Hàng hóa của công ty nhập kho sử dụng chứng từ là các biên bản xác nhận bàn giao khối lượng hàng hóa và phiếu xuất kho. Khi có một lô hàng được xác nhận là đã nhập kho của công ty, trước khi nhập kho kế toán phải căn cứ vào: Phiếu bàn giao ( Biên bản bàn giao) của đơn vị cung cấp hàng. Ví dụ 1: Ngày 05 tháng 10 năm 2007- công ty nhập 01 lô hàng trị giá 28.000.000 chưa bao gồm thuế GTGT 5%, chưa trả tiền cho công ty cổ phần thế giới số Trần Anh, có biên bản giao như sau: Biểu số 1: Công ty CP thế giới Số Trần Anh 1174 Đường Láng- Đống Đa –Hà Nội. BIÊN BẢN BÀN GIAO THIẾT BỊ Ngày 05 tháng 10 năm 2007 Người nhận hàng: Chị Thanh- Công ty TNHH phát triển công nghệ và thương mại Gia Long. Địa chỉ: 14- Thái Hà- Đống Đa –Hà Nội. Nội dung: Máy in canon 1210,…. Kho: Kho hàng 1174- Đường Láng STT Mặt hàng ĐVT S.Lượng Đơn giá Thành tiền 1 Máy in laser canon 1210 Chiếc 08 2.203.000 17.642.000 2 USB Tracend 1 GB Chiếc 20 220.000 4.400.000 3 Monitor Samsung 17’’793 Chiếc 03 1.992.000 5.976.000 Cộng tiền hàng 28.000.000 Thuế VAT 5% 1.400.000 Tổng tiền 29.400.000 Cộng thành tiền( bằng chữ): Hai mươi chín triệu bốn trăm nghìn đồng chẵn. Lập biểu Người mua Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Đã Ký) (Đã ký) ( Đã Ký) (Đã ký) (Đã ký) ( Số liệu phòng kế toán cung cấp) Khi lập biên bản bàn giao thiết bị đồng thời lập phiếu nhập kho như sau: Biểu số 2: Đơn vị:Cty TNHH PT CN& TM Gia Long Địa chỉ:14- Thái Hà – Hà Nội. PHIẾU NHẬP KHO Ngày 05 tháng 10 năm 2007 Số 0508001 Người giao hàng: Chị Nguyễn Thị Phương Đơn vị:Công ty CP thế giới số Trần Anh Nội dung: Nhập mua hàng hóa Tài khoản có: 331- Phải trả người bán STT Mã kho Tên hàng hóa TK ĐVT Số lượng Đơn Giá Thành tiền 1 14-TH Máy in laser canon 1210 156 Chiếc 08 2.203.000 17.642.000 2 14-TH USB Tracend 1 GB 156 Chiếc 20 220.000 4.400.000 3 14-TH Mornitor Samsung 17’’793 156 Chiếc 03 1.992.000 5.976.000 Cộng tiền hàng 28.000.000 Thuế VAT 5% 1.400.000 Tổng tiền 29.400.000 Cộng thành tiền(bằng chữ): Hai mươi chín triệu bốn trăm nghìn đồng chẵn. Nhập ngày 05 tháng 10 năm 2007 Người giao hàng Người nhận hàng Thủ kho ( Đã Ký) (Đã ký) ( Đã Ký) ( Số liệu phòng kế toán cung cấp) - Xuất kho thành phẩm, hàng hóa. Khi hàng hóa xuất kho bán cho khách hoặc xuất xuống các cửa hàng trực thuộc của công ty, thì kế toán sử dụng phiếu xuất kho, phiếuxuất kho nội bộ. - Nếu xuất hàng bán trực tiếp cho khách hàng thì kế toán sử dụng phiếu xuất kho theo quy định của bộ tài chính. Ví dụ 2: Ngày 04 tháng 10 năm 2007 xuất bán 10 máy in Laser canon 2900( Đầu tháng tồn 10 chiếc- Giá 2.500.000 đồng/1 chiếc) tại 45 Tạ Quang Bửu giá chưa thuế là 25.000.000 đồng, thuế GTGT 5%. Khách hàng nợ tiền sẽ thanh toán bằng chuyển khoản vào tháng 11/2007. Với trường hợp này kế toán chỉ phải viết 01 phiếu xuất kho khi xuất hàng cho khách với giá xuất kho theo phương pháp cả kỳ bình quân dữ trữ là 2.500.000 đồng/1 chiếc. Biểu số 3: Đơn vị; Cty TNHH PT&CN GL PHIẾU XUẤT KHO Mẫu số 02 Địa chỉ: 14-Thái Hà-ĐĐ-HN Ngày 04 tháng 10 năm 2007 Nợ: 632 Số: 05/6 Có: 156(K-14-TH) -Họ, tên người nhận hàng: Trần Quang Minh Địa chỉ:45-Tạ Q.Bửu -Lý do xuất bán: Xuất bán -Xuất tại kho: 14-TH Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư( sản phẩm, hàng hóa) Mã số ĐVT Số lượng thực tế Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 1 Máy in laser canon 2900 Chiếc 10 2.500.000 25.000.000 Tổng cộng 25.000.000 Cộng thành tiền ( bằng chữ): hai mươi năm triệu đồng chẵn. Xuất, ngày 04 tháng 10 năm 2007. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho ( Ký ,Họ tên) ( Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) ( Số liệu phòng kế toán cung cấp) - Nếu xuất hàng cho cửa hàng trực thuộc của công ty thì kế toán sử dụng phiếu xuất kho nội bộ. Ví dụ 3: Ngày 05 tháng 10 năm 2007 xuất xuống cửa hàng ở Lê Thanh Nghị một số vật tư văn phòng phẩm. Cửa hàng ở Lê Thanh Nghị viết 01 giấy đề nghị xuất vật tư hàng hóa như sau: Biểu số 4: Công ty TNHH PT CN& TM Gia Long PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT TƯ, HÀNG HÓA Hà Nội, Ngày 05 tháng 10 năm 2007 Số : 0007957 Người đề nghị: Nguyễn Tuấn Anh Bộ phận kinh doanh- Lê Thanh Nghị Xuất tại Kho 14-TH Số TT Tên vật tư ĐVT S.lượng Đơn giá Ghi chú 1 Bàn phím máy tính Chiếc 05 2 Chuột PS 2 Chiếc 10 3 Ram DDR 256MB cái 15 4 DVDRW Liteon Cái 05 5 USB 512 MB DIT Cái 20 Tổng cộng: 5 mã vật tư Người đề nghị Thủ kho Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Số liệu phòng kế toán) Sau khi nhận được giấy đề nghị xuất vật tư hàng hóa như trên.kế toán kho -14 TH làm phiếu xuất kho nội bộ cho cửa hàng trực thuộc như sau: Biểu số 5: Đơn vị: Cty TNHH PT&CN GL PHIẾU XUẤT KHO NỘI BỘ Mẫu số 02 Địa chỉ: 14 TH-ĐĐ-HN Ngày 05 tháng 10 năm 2007 Nợ: 632 Số: 05/6 Có: 156( K 14-TH) Họ,tên người nhận hàng: Nguyễn Tuấn Anh Địa chỉ:Bộ phận kinh doanh- 218-220 Lê Thanh Nghị. Lý do xuất kho: Xuất nội bộ Xuất tại kho : 14 TH Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư( sản phẩm, hàng hóa) Mã số ĐVT Số lượng đề nghị Số lượng thực tế Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 1 Bàn phím máy tính Chiếc 05 05 2 Chuột PS 2 Chiếc 10 10 3 Ram DDR 256 MB Cái 15 15 4 DVD RW Liteon Cái 05 05 5 USB 512 MB DTI Cái 20 20 Tổng = 5 mã vật tư Cộng thành tiền ( bằng chữ): ………….. Xuất, Ngày 05Tháng10 năm 2007 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ Kho (Ký,họ tên) (Ký, họ tên) (Ký,họ tên) ( Ký ,họ tên) Ký,họ tên) 2.1.2. Kế toán chi tiết hàng hóa Đối với công ty Gia Long computer là một doanh nghiệp chuyên kinh doanh các mặt hàng điện tử, máy tính và các thiết bị máy tính, đó là mặt hang rất đa dạng về chủng loại, quy cách khác nhau. Đây cũng chính là sự chủ động trong công việc kinh doanh của công ty. Để phục vụ tốt hơn cho công việc kinh doanh, công ty luôn tạo điều kiện thuận lợi cho việc luân chuyển hàng hóa. Tại công ty kế toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp thẻ song song. Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng Kế toán tổng hợp Phiếu xuất kho Bảng tổng hợp nhập xuất, tồn kho vật tư Thẻ kế toán chi tiết vật tư Thẻ kho Phiếu nhập kho Với phương pháp này công việc cụ thể của từng bộ phận như sau: - Kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập xuất tồn hàng hóa về sản lượng. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Ở Thẻ kho được mở cho từng danh điểm hàng hóa. - Ở phòng kế toán: Phòng kế toán mở thẻ kế toán chi tiết theo từng danh điểm hàng hóa tương ứng với thẻ kho mở ở kho. Thẻ này có nội dung tương tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển tới, nhân viên kế toán hàng hóa kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá vào thẻ kho và tính ra số tiền. Sau đó, lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào các thẻ kế toán chi tiết hàng hóa có liên quan. Cuối tháng, tiến hành cộng thẻ kế toán chi tiết hàng hóa theo từng danh điểm và đối chiếu với thẻ kho. Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi toán tiết, kế toán vật tư phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho về mặt giá trị của từng loại vật tư. Số liệu của bảng này được đối chiếu với số liệu của phần kế toán tổng hợp. Ngoài ra, để quản lý chặt chẽ thẻ kho, nhân viên kế toán vật tư còn mở sổ đăng ký thẻ kho, khi giao thẻ cho chủ, kế toán phải ghi vào sổ. Từ ví dụ 1 và 2 trên từ phiếu nhập kho và phiếu xuất kho ta vào thẻ kho như sau: Biểu số 6: Công ty TNHH THẺ KHO PTCN& TM Gia Long Tháng 10 Tên vật tư, thiết bị: Máy in laser canon Đơn vị: Chiếc Số TT Ngày tháng Số chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ: - Máy in laser canon 2900 - Máy in laser canon 1120 10 1 1 04/10 05/10 Bán lẻ cho KH Minh máy in laser canon 2900 10 00 2 05/10 125/10…. Nhập máy in laser canon 1210 …08 … …09. …3.. ….06/10 126/10 Nhập .. .. …. ….. Cộng cuối kỳ Thủ kho Kế toán (ký,họ tên) (ký, họ tên) Từ thẻ kho trên cuối tháng kế toán vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật tư: Biểu số 7: CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ &THƯƠNG MẠI GIA LONG BẢNG TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN KHO VẬT TƯ THÁNG 10 NĂM 2007 Đơn vị tính: nghìn đồng Số TT Tên, quy cách vật tư, SP hàng hóa Đơn vị tính Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ Sản lượng Đơn giá Thành tiền Sản lượng Đơn giá Thành tiền Sản lượng Đơn giá Thành tiền Sản lượng Đơn giá Thành tiền 1 Máy in laser canon 1210 Chiếc 1 2.230. 2.230. 08 2.203 17.624 09 2.206 19.854 2 Máy in laser canon 2900 Chiếc 10 2.500 25.000 10 2.500 25.000 0 0 0 …3 Máy in laser canon 1210 Chiếc 10 2.230 22.300 19 2.218 42.154 Máy tính ĐNA( P4:3.0) Bộ .. … Tổng cộng Hà Nội, Ngày 31 tháng 10 năm 2007 Người lập biểu Kế toán ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên) 2.2 Kế toán tổng hợp lưu chuyển hàng hóa. 2.2.1 Kế toán quá trình mua hàng. * Phương thức mua hàng tại công ty TNHH phát triển công nghệ và thương mại Gia Long. Vì đặc điểm kinh doanh của công ty là chuyên kinh doanh các thiết bị, linh kiện điện tử, tin học viễn thông. Đây là mặt hàng kinh doanh đang thông dụng và có sự biến đổi lớn trong thị trường. Do đó công tác quản lý kinh doanh là rất quan trọng, luôn phải tìm hiểu thị trường cung cấp mới, giá cả hợp lý, phương thức thanh toán thuận tiện và đặc biệt là sự nhiệt tình trong công tác chuyển hàng. Để theo dõi được một cách chặt chẽ giá đầu vào kế toán áp dụng phương thức mua hàng trực tiếp là chủ yếu. Phương thức mua hàng trực tiếp là phương thức mà công ty Gia Long mua hàng trực tiếp tại đơn vị bán và thanh toán trực tiếp cho đơn vị bán không qua đơn vị trung gian. * Tính giá hàng mua Hiện nay hàng hóa của công ty mua vào được áp dụng 2 loại thuế suất thuế giá trị gia tăng(GTGT) là 5% và 10% Hàng hóa chịu thuế GTGT 5% gồm: Máy vi tính, máy in laser, máy in màu, các linh kiện máy tính, mực in…. Hàng hóa chịu thuế GTGT 10% gồm: Máy fax, các thiết bị vật tư, mực fax... - Giá trị hàng mua vào bao gồm giá thực tế mua vào giá ghi trên hóa đơn của người bán( giá chua có thuế GTGT) cộng với các khoản thuế không hoàn lại( nếu có) và các chi phí thu mua phát sinh( chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí thuê bãi …) trừ các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua được hưởng. * Tài khoản sử dụng Để kế toán quá trình mua hàng tại đơn vị kế toán sử dụng tài khoản 156” Hàng hóa”, Tài khoản 331” Phải trả người bán:, 133” Thuế GTGT đầu vào” - Nội dung và kết cấu tài khoản 156” Hàng hóa” Tài khoản này phản ánh giá trị hiện có biến động tăng, giảm của hàng hóa tại kho, tai quầy của doanh nghiệp, chi tiết theo từng kho, từng quầy, từng loại, từng nhóm, từng thứ hàng hóa. Bên nợ :- Phản ánh các nghiệp vụ làm tăng giá hàng hóa tại kho, tại quầy( giá mua vào và chi phí thu mua) Bên có: - Phản ánh giá trị mua thực tế hàng hóa xuất kho, xuất quầy. - Khoản giảm giá hàng mua, chiết khấu thương mại khi mua hàng hóa và hàng mua trả lại. - Phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ. Dư nợ:- Giá trị thực tế hàng hóa tồn kho, tồn quầy. Tài khoản 156 có các tài khoản chi tiết như sau: Tài khoản 1561” Giá mua hàng hoá “ phản ánh giá trị hàng hóa hiện có tại kho, tại quầy và tình hình biến động tăng, giảm hàng hóa tại kho, tại quầy trong kỳ theo giá trị mua thực tế. Tài khoản 1562” Chi phí thu mua hàng hóa “ Phản ánh tình hình chi phí thu mua và phân bổ chi phí thu mua hàng hóa (không bao gồm chi phí thu mua hàng hóa bất động sản) - Nội dung kết cấu của tài khoản 331” Phải trả người bán” Tài này dùng để theo dõi toàn bộ các khoản thanh toan với người bán, người cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ…( kể cả tiền ứng trước cho người bán) Bên nợ: - Số tiền đã trả cho người bán( kể cả ứng trước) - Giảm giá hàng mua được hưởng - Trị giá hàng mua được hưởng Bên có: - Số tiền phải trả cho người bán - Số tiền thừa được người bán trả lại Tài khoản này có thể có vừa số dư bên Nợ, vừa có số dư bên Có Dư nợ:- Số tiền trả thừa hoặc ứng trước cho người bán Dư có:- Số tiền còn nợ người bán Tài khoản”Phải trả người bán” được mở chi tiết theo từng chủ nợ, khách nợ không được bù trừ khi lên bảng cân đối nếu khác đối tượng thanh toán. - Nội dung và kết cấu tài khoản 133” thuế giá trị gia tăng được khấu trừ” Tài khoản này sử dụng đối với các doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Nội dung phản ánh và kết cấu của tài khoản 133 “ thuế GTGT được khấu trừ” như sau: Bên nợ:- Phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Bên có:- Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ trong kỳ. - Các nghiệp vụ khác làm giảm thuế GTGT đầu vào( Số không được khấu trừ, số đã được hoàn lại, số thuế của hàng mua trả lại,…) Dư nợ: Phản ánh số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ hay hoàn lại nhưng chưa nhận. Tài khoản 133 được chi tiêt thành 2 tài khoản: + Tài khoản 1331” Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa dịch vụ” + Tài khoản 1332” Thuế GTGT được khấu trừ của tài sản cố định" -Kế toán trên sổ Ví dụ 4: Ngày 6/10/2007 công ty TNHH phát triển công nghệ thương mại Gia Long mua 10 chiếc máy inlaser canon 1210 của công ty máy tính Hà Nội. Tổng giá chưa thuế là 22.300.000, giá chưa bao gồm thuế GTGT 5 %. Số tiền trên được thanh toán bằng tiền mặt là 03 ngày. Cước vận chuyển công ty TNHH thương mại và vận tải Thiên Lâm Khi hàng hóa đã về nhập kho của công ty. Kế toán căn cứ vào các chứng từ mua hàng hóa sau: Biểu số 8: HÓA ĐƠN GIÁ TRI GIA TĂNG Mẫu số: 01 GTKT-3LL Liên 2 ( giao cho khách hàng) LH/2006B Ngày 06 tháng 10 năm 2007 0080701 Đơn vị bán: Công ty máy tính Hà Nội Địa chỉ: 131 Lê Thanh Nghị -Hai Bà Trưng –Hà Nội. Điện thoại: (04) 8693859 Mã số thuế: 0015161501 Họ tên người mua hàng: Lê Việt Dũng Đơn vị : Công ty TNHH phát triển công nghệ và thương mại Gia Long Địa chỉ: 14- Thái Hà –Đống Đa - Hà Nội Số tài khoản:… Hình thức thanh toán : Tiền mặt Mã số thuế :0101273973 TT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Máy in laser canon Chiếc 10 2.230.000 22.300.000 1210 Cộng tiền hàng 22.300.000 Thuế suất GTGT 5% 1.115.000 Cộng thanh toán 23.415.000 Số tiền bằng chữ: hai mươi ba triệu bốn trăm mười lăm nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)  Biểu số 9: HÓA ĐƠN Mẫu số :01 GTKT- 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG NA/2006B Liên 2( giao khách hàng) 0039375 Ngày 06 tháng 10 năm 2007 Đơn vị bán:Công ty TNHH thương mại và vận tải Thiên Lâm Địa chỉ:53B- Ngô Gia Tự -Long Biên –Hà Nội Điện thoại: 048775589 Mã số thuế: 2600325379 Họ tên người mua hàng: Lê Việt Dũng Đơn vị : Công ty TNHH phát triển công nghệ và thương mại Gia Long Địa chỉ: 14- Thái Hà-Đống Đa- Hà Nội Số tài khoản:…. Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số thuế: 0101273973 STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Cước vận chuyển máy in canon 1210 Chuyến 01 400.000 400.000 Cộng tiền hàng Thuế GTGT 05% Cộng thanh toán 400.000 20.000 420.000 Số tiền bằng chữ: bốn trăm hai mươi nghìn đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Kế toán làm phiếu Nhập kho: Biểu số 10: Đơn vị: Cty TNHH PT Cn& TM GL Mẫu số: 02 Địa chỉ: 14- TH- Hà Nội PHIẾU NHẬP KHO Ngày 06 tháng 10 năm 2007 Nợ :156:22.300.000. số : 11/6 Có :331: 22.300.000 Họ tên người nhận hàng:Chu Thanh Hà Địa chỉ: Thủ kho 14- TH Lý do nhập kho: Mua hàng Xuất tai kho: K 131- LTN S TT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư( Sản phẩm hàng hóa) Mã số ĐVT Số lượng thực tế Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 1 Máy in laser canon Chiếc 10 2.230.000 22.300.000 1210 Tổng cộng 22.300.000 Cộng thành tiền( bằng chữ): Hai mươ hai triệu ba trăm nghìn đồng chẵn. Nhập, ngày 06 tháng 10 năm 2007 Giám đốc Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký,họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên) Cùng ngày 06 tháng 10 năm 2007 công ty Gia Long phải thanh toán số tiền thuê xe vận chuyển cho công ty TNHH thương mại và vận tải Thiên Lâm Biểu số 11: Cty TNHH PT CN& TM GL PHIẾU CHI Số :156 14-TH- HN Ngày 06 tháng 10 năm 2007 NỢ:331 CÓ:111 Họ và tên người nhận tiền: Hà Khắc Dũng Địa chỉ : Công ty TNHH thương mại và vận tải Thiên Lâm Lý do chi: Trả tiền hàng theo hóa đơn số 0054528 ngày 06 /10/2007 Số tiền:420.000 (viết bằng chữ): Bốn trăm hai mươi nghìn đồng chẵn Kèm theo 01 chứng từ Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Đến ngày 06 tháng 10 năm 2007 công ty Gia Long phải thanh toán số tiền còn nợ ở ví dụ 3 theo đúng cam kết. Kế toán viên viết phiếu chi: Biểu số 12: Cty TNHH PT CN& TM GL PHIẾU CHI Số :156 14-TH- HN Ngày 06 tháng 10 năm 2007 NỢ:331 CÓ:111 Họ và tên người nhận tiền: Công ty máy tính Hà Nội Địa chỉ : 131- Lê Thanh Nghị - Hà Nội Lý do chi: Trả tiền hàng theo hóa đơn số 0080701 ngày 06 /10/2007 Số tiền:23.415.000 (viết bằng chữ): Hai mươi ba triệu bốn trăm nghìn đồng. Kèm theo 01 chứng từ Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Từ ví dụ 4 và các chứng từ ban đầu như vậy. Với hình thức sổ kế toán mà công ty áp dụng là hình thức nhật ký chứng từ thì kế toán vào các bảng như sau: Biểu số 13: CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ THƯƠNG MẠI GIA LONG NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Ghi có tài khoản: 1111- Tiền mặt Việt Nam Tháng 10 năm 2007 Số TT Ngày TK 331 Tổng phát sinh có 1 06/10/07 23.415.000 23.415.000 06/10/07 420.000 420.000 … ……. ….. …….. Cộng 1.356.235.456 1.356.235.456 Lập, ngày 31 tháng 10 năm 2007 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký. Họ tên) (Ký. Họ tên) Cơ sở lập nhật ký chứng từ số 1 là các phiếu chi tiền mặt ở trên. Biểu số 14: CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ THƯƠNG MẠI GIA LONG NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5 Có tài khoản: 331 – Phải trả cho người bán Tháng 10 năm 2007 Số TT Tên đơn vị bán Số dư đầu tháng Ghi có tài khoản 331 Ghi nợ tài khoản 331 Số dư cuối tháng Nợ Có N 1331 N 156 Cộng có 331 C 111 Cộng nợ 331 Nợ Có 1 Cty CP thế giới sô Trần Anh 1.400.000 28.000.000 29.400.000 2 Cty máy tính Hà Nội 1.115.000 22.300.000 23.415.000 23.415.000 23.415.000 3 Cty TNHH TM& VT Thiên Lâm 420.000 420.000 ….. ……. Cộng 1.140.235.113 1.356.235.456 Lập, ngày 31 tháng 10 năm 2007 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Căn cứ để lập nhật ký chứng từ số 5 là các phiếu chi tiền, phiếu nhập kho.. Biểu số 15: CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ THƯƠNG MẠI GIA LONG BẢNG KÊ SỐ 8 Tài khoản: 156- Hàng hóa Tháng 10 năm 2007 Số dư đầu kỳ: 945.245.651 Số TT Ngày Có 331 Cộng nợ Nợ 632 Cộng có 1 04/10/07 25.000.000 25.000.000 2 05/10/07 29.400.000 29.400.000 3 06/10/07 23.415.000 23.415.000 4 06/10/07 420.000 420.000 5 6 7 8 … 26 Cộng 1.140.235.113 1.140.235.113 1.120.787.154 1.120.787.154 Số dư cuối kỳ: 945.693.610 Lập, ngày 31 tháng 10 năm 2007 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên) Biểu số 16: CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ & THƯƠNG MẠI GIA LONG Số dư đầu năm SỔ CÁI TÀI KHOẢN 156 NỢ CÓ 945.245.651 Tài khoản đối ứng Tháng 10 331 1.140.235.113 Cộng phát sinh nợ 1.140.235.113 Cộng phát sinh có 1.120.787.154 Lũy kế PS Nợ 1.140.235.113 Lũy kế PS Có 1.120.787.154 Dư nợ cuối tháng 954.693.610 Dư có cuối tháng Lập, ngày 31 tháng 10 năm 2007 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Căn cứ vào các chứng từ số 5, bảng kê số 8 ta lập được sổ cái tài khoản 156- Hàng hóa ở trên. Biểu số 17. CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ & THƯƠNG MẠI GIA LONG Số dư đầu năm SỔ CÁI TÀI KHOẢN 331 NỢ CÓ 665.035.000 Tài khoản đối ứng Tháng 10 111 1.356.235.456 Cộng phát sinh Nợ 1.356.235.456 Cộng phát sinh Có 1.235.258.689 Lũy kế phát sinh Nợ 1.356.235.456 Lũy kế phát sinh Có 1.235.258.689 Dư nợ cuối tháng Dư có cuối tháng 544.058.233 Lập, ngày 31 tháng 10 năm 2007 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) 2.2.2 Kế toán quá trình bán hàng. * Phương thức bán hàng và thủ tục chứng từ: Là một đơn vị kinh doanh đơn thuần, công ty TNHH phát triển công nghệ và thương mại Gia Long chủ yếu bán hàng theo phương thức bán lẻ là chính. Khi bán hàng trực tiếp cho khách, đặc biệt là các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp tư nhân thì việc đầu tiên mà bộ phận bán hàng phải làm là: làm báo giá cho bên mua. Khi được bên mua xác định là lấy hàng thì công ty thảo hợp đồng kinh tế. Hợp đồng kinh tế này phải có đủ chữ ký, chức danh của 2 bên mua và bán. Khi đã ký xong hợp đồng kinh tế, kế toán kho sẽ làm phiếu xuất hàng đúng theo hợp đồng và nhân viên phòng kỹ thuật sẽ mang thiết bị đến tại cơ quan mua để lắp đặt và làm biên b ản bàn giao và nghiệm thu kỹ thuật. Khi đã bàn giao xong phòng kế toán công ty sẽ xuất hóa đơn tài chính đúng bằng giá trị của hợp đồng và đợi bên mua thanh toán. Khi bên mua thanh toán cho công ty, t._.