Kế toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh tại Tổng Công ty cổ phần Vật tư Nông nghiệp Nghệ An (chứng từ ghi sổ - Ko lý luận - máy)

ả kinh doanh nói riêng luôn được xem là công cụ hữu hiệu để quản lý và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Có điều đó chính là vì vai trò xương sống huyết mạch của lưu chuyển hàng hóa trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại - là chuỗi vận động xuyên suốt kể từ khâu thu mua hàng hóa cho đến khi bán hàng, xác định kết quả kinh doanh cuối cùng. Do vậy việc tổ chức một cách khoa học công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh cũng đồng nghĩa với việc quản lý tốt tình hình tiêu thụ và quay vòng vốn, làm cơ sở vững chắc để ban lãnh đạo đưa ra các quyết định quan trọng ảnh hưởng đến sự tồn tại và phương hướng phát triển trong tương lai của doanh nghiệp. Xuất phát từ những vấn đề lý luận nói trên và qua thời gian thực tập tại Tổng công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp Nghệ An em nhận thấy công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh tại Tổng Công ty đã có những chuyển biến tích cực và đạt được những thành tựu nhất định. Tuy nhiên bên cạnh đó là những hạn chế cần được hoàn thiện trong thời gian tới. Chính vì vậy em đã quyết định lựa chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh tại Tổng công ty CP Vật tư Nông nghiệp Nghệ An” cho báo cáo chuyên đề. Chuyên đề của em ngoài lời mở đầu và kết luận, kết cấu nội dung gồm có: Chương I: Tổng quan về Tổng công ty CP Vật tư Nông nghiệp Nghệ An Chương II: Thực trạng kế toán lưu chuyển hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh tại Tổng công ty Chương III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa và XĐKQKD tại Tổng công ty CP Vật tư Nông nghiệp Nghệ An. Em xin chân thành cảm ơn các cô chú anh chị ở Tổng công ty CP Vật tư Nông nghiệp Nghệ An và cô giáo PGS. TS Phạm Thị Gái đã hướng dẫn tận tình để em hoàn thành báo cáo này. Hà Nội, ngày 30 tháng 4 năm 2009 Sinh viên Nguyễn Thị Tuyết Mai CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP NGHỆ AN 1.1. Quá trình hình thành và phát triển: Tổng công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp Nghệ An với thương hiệu AGRIMEXHA là một tên tuổi lớn và lâu năm trong làng kinh doanh vật tư nông nghiệp của cả nước. Được thành lập ngày 06/06/1960 với tiền thân là Công ty Tư liệu sản xuất Nghệ Tĩnh, trải qua gần 50 năm hoạt động Tổng công ty đã có nhiều mốc phát triển lịch sử có ý nghĩa quan trọng. Cho dù thực hiện nhiệm vụ cấp phát, cung ứng hay kinh doanh vật tư nông nghiệp (VTNN) phục vụ cho bà con nông dân trong tỉnh hay cả nước thì Tổng công ty cũng luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của mình. Tháng 5/ 1990, Tổng công ty là một trong số các đơn vị được chọn tiến hành thí điểm tách Tỉnh Nghệ Tĩnh thành hai tỉnh Nghệ An và Hà Tĩnh, hoạt động theo mô hình Tổng công ty với tên gọi Tổng công ty Vật Tư Nông nghiệp Nghệ An. Năm 1995 đánh dấu cột mốc Tổng công ty tham gia vào lĩnh vực nhập khẩu uỷ thác phân bón và xuất khẩu uỷ thác nông sản với Tổng Công ty Nông nghiệp Việt Nam. Năm 1992 Tổng công ty đầu tư xây dựng 1 phân xưởng sản xuất NPK ở Thành phố Vinh, năm 1996 thêm 1 cơ sở ở Đô Lương và năm 1997, một phân xưởng sản xuất ở Yên Thành. Năm 1999, Tổng công ty quyết định xây dựng dây chuyền thiết bị theo công nghệ mới với công suất là 5 vạn tấn/năm. Năm 2005, Tổng công ty là một trong các doanh nghiệp đầu tiên của tỉnh thực hiện cổ phần hóa doanh nghiệp theo QĐ số 816/QĐ/UB – ĐMDN ngày 18/03/2005 của UBND tỉnh Nghệ An với số vốn điều lệ ban đầu là 46 tỉ đồng. Sau khi chuyển đổi Tổng công ty đã bổ sung thêm nhiều ngành nghề kinh doanh mới. Ngoài việc sản xuất, kinh doanh xuất nhập khẩu các mặt hàng truyền thống của Tổng công ty như phân bón, nông sản, giống cây trồng và thức ăn chăn nuôi, thuốc BVTV, thuốc thú y; Tổng công ty còn mở đại lý xăng dầu, kinh doanh trong lĩnh vực khách sạn nhà hàng, dịch vụ tổng hợp, kinh doanh vật liệu xây dựng và khai thác khoáng sản. Tháng 1 năm 2009, công ty chính thức đổi tên thành Tổng công ty cổ phần Vật tư Nông nghiệp Nghệ An. Tên giao dịch quốc tế: Agrimexna, Jstock Comppany Trụ sở văn phòng: 98 – Nguyễn Trường Tộ - TP Vinh – Nghệ An Điện thoại: 0383.853836 Số Fax: 0383.853836 MST: 2900326255 Những năm qua, Tổng Công ty CP Vật tư Nông nghiệp Nghệ An luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao và là lá cờ đầu trong mọi phong trào ở tỉnh Nghệ An Công ty đã được Chính phủ, các cấp, bộ, ngành TW và UBND tỉnh ghi nhận tặng thưởng nhiều danh hiệu thi đua cao quí cho tập thể và cá nhân như: - Huân chương Lao động hạng Nhất (1996) - Giải Bạc Chất lượng Việt Nam (1997) - Giải Vàng Chất lượng Việt Nam.(1998,1999,2000) - Anh hùng Lao động trong thời kỳ đổi mới (2000) - Giải thưởng Chất lượng Quốc tế Châu Á- Thái Bình Dương (2003) - Huân chương Độc lập hạng Ba (2004) - Cúp vàng ISO của Bộ Khoa học công nghệ (từ 2006 đến 2008) Chúng ta có thể thấy rõ vai trò của Tổng công ty trong nền kinh tế thông qua một số chỉ tiêu tài chính ở bảng 1 như sau: Biểu số 1: Một số chỉ tiêu tài chính của công ty giai đoạn 2006 – 2008 Đơn vị: VND Chỉ tiêu 2006 2007 2008 Tổng Doanh thu 808.559.266.713 1.005.721.517.774 2192.877.695.343 Tổng chi phí 790.222.927.668 966.183.093.809 2.141.568.482.131 Thuế TNDN 0 4.117.750.413 7.185.155.519 Tổng LNST 18.336.339.045 35.421.653.552 44.124.058.693 Tổng Tài sản 352.361.144.384 430.881.926.141 499.406.522.180 Vốn chủ sở hữu 55.601.189.462 89.486.070.789 142.413.670.217 TNBQ/người/tháng 2.600.000 3.700.000 4.800.000 Nguồn: Báo cáo tài chính công ty 3 năm 2006-2007-2008 Qua bảng trên, ta có thể thấy Tổng công ty nhiều năm liền kinh doanh hiệu quả, có điều kiện mở rộng quy mô tài sản cũng như nguồn vốn. Doanh thu liên tục tăng mạnh, đặc biệt là trong năm 2008 (tăng 218% so với năm 2007). Nguồn VCSH các năm tuy chiếm tỉ trọng chưa cao nhưng liên tục được bổ sung và lợi nhuận tăng trưởng tốt. 1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và kinh doanh. Tổng công ty CP VTNN Nghệ An thực hiện việc tổ chức quản lý kinh doanh ở cả Tổng công ty và các trạm vật tư nông nghiệp trực thuộc. Việc tổ chức bộ máy quản lý hiện nay về căn bản vẫn dựa trên mô hình của Tổng công ty VTNN Nghệ An trước đây là theo mô hình trực tuyến chức năng, giữ nguyên các phòng ban chức năng chỉ thay đổi ban giám đốc công ty theo đúng mô hình công ty cổ phần với Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát. Có thể khái quát tổ chức bộ máy quản lý của Tổng công ty qua sơ đồ 1 sau đây: Sơ đồ 1 - Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Tổng CTY CPVTNN NA BAN GIÁM ĐỐC P. Tổ chức - HC Phòng Kinh doanh P. Kế toán- Tài vụ Nhà máy sản xuất NPK Sao vàng Kho trung chuyển Trạm vật tư Nông nghiệp Huyện Đội xe vận tải HỘI ĐÔNG QUẢN TRỊ ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG BAN KIỂM SOÁT Chú thích Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong tổ chức quản lý của công ty như sau: Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có quyết định cao nhất tại Tổng công ty. Đại hội đồng cổ đông có quyền quyết định những công việc quan trọng liên quan đến định hướng phát triển của công ty. Đó là những quyết định liên quan đến cổ phần; bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, quyết định mức thù lao, thưởng cho Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và một số quyền hạn khác đã được pháp luật cho phép. Hội đồng quản trị là cơ quản lý cao nhất có quyền nhân danh Tổng công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Tổng công ty giữa hai nhiệm kỳ Đại hội (trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông). Nhiệm kỳ của Hội đồng quản trị là 5 năm và Hội đồng quản trị bao gồm 5 người. Ban kiểm soát gồm có 3 thành viên, là cổ đông của Tổng công ty. Ban kiểm soát do Đại hội đồng cổ đông bầu có trách nhiệm giám sát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị điều hành công ty. Ban giám đốc là bộ phận đứng đầu Tổng công ty có trách nhiệm quản lý, giải quyết các vấn đề mang tính chiến lược, chiến thuật trong tất cả các hoạt động của Tổng công ty. Trong đó: Tổng giám đốc là người phụ trách chung, đứng đầu bộ máy quản lý của Tổng công ty. Tổng giám đốc là người chịu trách nhiệm cao nhất trong công tác quản lý của Tổng công ty, đồng thời chịu trách nhiệm trước cấp trên, Nhà nước và pháp luật về hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như về mọi mặt của Tổng công ty. Quyết định phương hướng sản xuất kinh doanh, quản lý toàn diện để công ty hoạt động kịp thời, hiệu quả. Hiện tại Tổng giám đốc cũng là Chủ tịch Hội đồng quản trị của Tổng công ty. Phó Tổng giám đốc phụ trách kinh doanh là người giúp việc cho Tổng giám đốc điều hành công tác kinh doanh của Tổng công ty. Phó Tổng Giám đốc kinh doanh kiêm Trưởng phòng kinh doanh nên phải trực tiếp điều hành công tác nghiệp vụ cụ thể của phòng Kinh doanh. Phó Tổng giám đốc phụ trách Tổ chức hành chính có trách nhiệm tham mưu cho Tổng Giám đốc về các lĩnh vực công tác tổ chức trong toàn công ty. Phó Tổng Giám đốc kiêm trưởng phòng tổ chức hành chính nên phải trực tiếp thực hiện chức năng của phòng tổ chức hành chính. Các sai sót của phòng do Phó Tổng giám đốc chịu trách nhiệm. Để tăng cường hơn nữa chất lượng phục vụ sản xuất Ban giám đốc sẽ cùng với các phòng chức năng đi cơ sở (chủ yếu là kho, quầy) của các kho, các trạm để kiểm tra toàn diện các mặt hoạt động nhằm đưa chất lượng phục vụ ngày càng tốt lên. Phòng Kinh doanh hoạt động cụ thể trên các lĩnh vực tiếp nhận và cung ứng phân bón. Phòng còn có các đại diện ở ngoại tỉnh phải chịu trách nhiệm toàn bộ từ khâu nhận hàng, bán hàng, nộp thuế VAT nhập khẩu hoặc chuyển chứng từ nộp thuế VAT nhập khẩu về phòng tài vụ đúng hạn, thanh lý hợp đồng, thanh toán tiền hàng. Phòng cũng phụ trách mua nông sản để xuất khẩu, thực hiện cung cấp thông tin, báo cáo nhanh, viết hoá đơn bán hàng, ký hợp đồng vận tải theo từng năm đối với các xe đăng ký vận tải hàng Tổng công ty. Phòng Tài vụ có nhiệm vụ ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, sử dụng kinh phí của Tổng công ty; kê khai - nộp và kiểm tra kế hoạch nộp thuế hàng tháng, hàng quý, năm. Tổng công ty có các đơn vị trực thuộc hạch toán phụ thuộc đồng thời đóng vai trò là các đại lý tiêu thụ (các trạm huyện ) nên phòng còn chịu trách nhiệm kiểm tra toàn bộ các hoạt động tài chính, tình hình quản lý sử dụng các nguồn vốn, chi phí của các đơn vị trực thuộcTổng công ty . Phòng chịu trách nhiệm lập báo cáo quyết toán đảm bảo thời gian quy định của Nhà nước và in ấn biểu mẫu theo từng loại nghiệp vụ thanh toán, quyết toán để thực hiện thống nhất chung trong toàn công ty. Phòng Tổ chức hành chính có nhiệm vụ tham mưu cho Ban giám đốc về các khâu công việc thuộc phạm vị công tác tổ chức như: Tuyển dụng, đề bạt, bố trí và sắp xếp lao động trong toàn ngành. Lập quy hoạch cán bộ để có kế hoạch đào tạo, sử dụng nhằm từng bước thực hiện tiêu chuẩn hoá cán bộ theo yêu cầu công tác trong giai đoạn mới. Ngoài ra phòng còn lập kế hoạch trang bị bảo hộ lao động cho toàn công ty. Kiểm tra việc thực hiện an toàn lao động để tránh rủi ro trong sản xuất. Các trạm vật tư nông nghiệp huyện thực hiện kế hoạch bán ra các mặt hàng do Tổng công ty giao. Mở đủ quầy ốt để phục vụ nhu cầu bán lẻ trên địa bàn, tăng cường kiểm tra việc bán hàng của các ốt do trạm quản lý. Trạm phân công một bộ phận nhân viên làm nhiệm vụ bán hàng tại trạm và đưa hàng đi nơi khác để bán. Các trạm có trách nhiệm nộp đủ các khoản nghĩa vụ như khấu hao, phân bổ, BHXH, thuế doanh thu phần hàng trạm tự kinh doanh; lập và gửi đầy đủ các báo cáo quyết toán về văn phòng tổng công ty đúng thời gian quy định. Nhà máy phân bón Sao vàng phụ trách sản xuất, đảm bảo đáp ứng đầy đủ, kịp thời loại sản phẩm chính do công ty giao kế hoạch quý, năm. Nhà máy được Tổng Giám đốc uỷ quyền ký hợp đồng lao động với số lao động ngoài cơ quan phục vụ sản xuất thời vụ và bốc dỡ hàng hoá tại nhà máy. Trạm tiếp nhận hàng hoá Cửa lò có nhiệm vụ tiếp nhận toàn bộ số hàng hoá nhập vào các cảng trong tỉnh theo kế hoạch công ty, chịu trách nhiệm từ khi tàu vào cảng cho đến khi dỡ hết hàng trên tàu. Nếu là hàng rời thì tổ chức đóng gói và xuất theo kế hoạch của công ty, xuất hàng theo lệnh điều chuyển hoặc hoá đơn xuất kho của công ty. 1.3. Đặc điểm tổ chức kế toán 1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán luôn là công cụ quan trọng phục vụ điều hành và quản lý trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Ý thức được điều này, Tổng công ty đã chú trọng tới việc tổ chức công tác kế toán một cách khoa học và hợp lý. Tổng Công ty hoạt động trên địa bàn rộng, mỗi trạm trực thuộc đều có một bộ phận kế toán nên công ty áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung, vừa phân tán. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Tổng công ty như sau: Sơ đồ 2 - Cơ cấu tổ chức phòng kế toán Kế toán trưởng Kế toán vật tư Kế toán công nợ Kế toán ngân hàng Thủ quỹ Kế toán trạm huyện Kế toán tổng hợp Kế toán thuế Kế toán trưởng là người phụ trách chung, điều hành chỉ đạo tực tiếp kế toán tại Tổng công ty. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm với ban giám đốc về các nghiệp vụ tài chính và phải thường xuyên kiểm tra hoạt động kinh doanh, kịp thời phát hiện các sai sót và tham mưu cho Tổng giám đốc. Kế toán tổng hợp tại Tổng công ty được kế toán trưởng kiêm nhiệm, chỉ đạo hướng dẫn chung công tác nghiệp vụ. Kế toán tổng hợp có trách nhiệm theo dõi việc quản lý và sử dụng công cụ lao động, tài sản cố định (TSCĐ), tình hình tăng giảm TSCĐ, phân bổ công cụ lao động xuất dùng trong kỳ, theo dõi tài chính tại các đơn vị trực thuộc, kiểm tra và lên báo cáo định kỳ. Kế toán ngân hàng phụ trách theo dõi thu chi tiền gửi, đối chiếu xác nhận với ngân hàng hàng tháng. Đồng thời theo dõi các khoản vay, lập kế hoạch vay và hoàn thành hồ sơ thủ tục vay ngân hàng, theo dõi và lập các phiếu thu, phiếu chi. Kế toán công nợ phụ trách mảng thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp, theo dõi phải thu, phải trả, công nợ nội bộ và các khoản phải thu, phải trả khác, theo dõi và thanh lý các hợp đồng kinh tế. Ngoài ra kết toán công nợ cũng chịu trách nhiệm lập và tính bảng lương hàng tháng, theo dõi thanh toán lương và các khoản trích theo lương. Kế toán vật tư theo dõi nhập xuất vật tư, thường xuyên so sánh đối chiếu số liệu với thủ kho của các kho để nắm được số liệu vật tư tồn kho, theo dõi và tổng hợp báo cáo vật tư của các trạm huyện. Kế toán vật tư cũng kiêm trách nhiệm tính giá thành sản phẩm phân hỗn hợp NPK do nhà máy tại trụ sở ở ngoại thành TP Vinh sản xuất. Kế toán thuế phụ trách theo dõi và lập các bảng quyết toán thuế hàng tháng phát sinh tại Tổng công ty, cập nhập thuế phát sinh tại các kho và trạm huyện. Thủ quỹ phụ trách quỹ tiền mặt tại Tổng công ty, thực hiện thu chi khi có chứng từ hợp lý, hợp lệ. Thủ quỹ thường xuyên đối chiếu với kế toán thanh toán và xác nhận số dư cuối ngày. Định kỳ (hàng quý) lập biên bản kiểm kê tiền mặt gửi kế toán trưởng. Kế toán tại các trạm huyện có trách nhiệm lập báo cáo tài chính, lập tờ khai, báo cáo vật tư, chuyển chứng từ về công ty theo thời gian quy định. Kế toán tại các trạm huyện cung phải thường xuyên liên hệ với kế toán công ty để nắm bắt những thông tin cần thiết trong lĩnh vực tài chính. 1.3.2. Hình thức sổ kế toán Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức sổ kế toán là Chứng từ ghi sổ và phương pháp ghi sổ bằng kế toán máy. Sau đây là sơ đồ ghi sổ tại Tổng công ty : Sơ đồ 3 - Trình tự ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ Chứng từ kế toán Sổ quỹ CHỨNG TỪ GHI SỔ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Tổng Công ty đi vào áp dụng kế toán máy kể từ năm 2004, phần mềm đang được sử dụng hiện nay là phần mềm kế toán của công ty cổ phần dầu khí Petrolimex. Việc ghi sổ trên máy tính được thực hiện theo quy trình như sau: Sơ đồ 4 - Trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính Sổ kế toán tổng hợp. Sổ kế toán chi tiết CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI BÁO CÁO TÀI CHÍNH PHẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY VI TÍNH Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra 1.3.3. Một số đặc điểm kế toán - tài chính khác Chính sách kế toán áp dụng Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 hàng năm và kết thúc vào ngày 31/12 cùng năm. Tổng công ty CP Vật tư Nông nghiệp Nghệ An Hà Nội thực hiện kế toán và lập BCTC theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) là phương pháp khấu trừ, thuế GTGT tăng đầu vào được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng hàng hóa dịch vụ chịu thuế GTGT và không chịu thuế GTGT. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên và tính giá theo phương pháp bình quân gia quyền. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập trên cơ sở chênh lệch kớn hơn giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá trị thuần của hàng tồn kho là giá bán ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. Công ty sử dụng đơn vị tiền tệ trong ghi chép là VNĐ, trong xuất nhập khẩu (XNK) có phát sinh ngoại tệ thì việc hạch toán ngoại tệ áp dụng theo tỉ giá mua và bán ngoại tệ của ngân hàng giao dịch. Phương pháp khấu hao TSCĐ là phương pháp khấu hao đường thẳng theo thời gian sử dụng ước tính theo quyết định 206/2003/AĐ – BTC ngày 12/12/03 của BTC Công ty được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) trong hai năm 2005 – 2006 và được giảm 50% thuế trong thời hạn hai năm kể từ năm 2007. Hệ thống chứng từ Chứng từ kế toán được xem là bước đầu tiên trong quy trình kế toán, chứng minh tính hợp lý, hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, vừa là phương tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh tế đó. Chứng từ kế toán đang áp dụng tại Tổng công ty rất đa dạng. Bên cạnh việc tuân thủ hệ thống chứng từ bắt buộc theo mẫu có sẵn mà Nhà nước ban hành như: Hệ thống chứng từ tiền mặt, chứng từ tiền lương, chứng từ hàng tồn kho, chứng từ tài sản cố định... Kế toán Tổng công ty còn in thêm một số chứng từ cần thiết phù hợp đặc điểm sản xuất kinh doanh và nhu cầu trong hạch toán như: Nhật ký vận tải, hóa đơn thanh toán cước phí vận chuyển, phiếu kế toán kết chuyển chi phí... Hệ thống tài khoản Nhờ đi vào áp dụng kế toán máy nên hệ thống tài khoản chi tiết của Tổng công ty khá gọn nhẹ nhưng hợp lý. Tổng công ty chỉ mã hóa TK chi tiết đến cấp 2 còn trên máy sẽ theo dõi theo từng đối tượng cụ thể. Ví dụ như TK 112 được chi tiết theo loại tiền:TK 1121 – VND và TK 1122 – USD. Khi nhập mã TK, màn hình máy tính sẽ tự động mở ra 3 ngân hàng giao dịch của công ty là Ngân hàng Quốc tế Vinh, ngân hàng Công Thương Vinh và Ngân hàng Techcombank Vinh. Tương tự, một số TK khác như TK 632 được chi tiết thành: TK 6321- Giá vốn hàng hóa, TK 6322- Giá vốn cung cấp dịch vụ. TK 641 chi tiết thành: TK 6411- chi phí nhân viên, TK 6412 chi phí vật liệu bao bì, TK 6414 – chi phí khấu hao TSCĐ. TK 136 được chi tiết theo từng trạm vật tư huyện.... Báo cáo tài chính Tổng công ty tuân thủ hệ thống báo cáo tài chính (BCTC) mà nhà nước quy định tại quyết định số15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Tuy nhiên do đặc điểm của công ty là có các đơn vị trực thuộc (các trạm vật tư nông nghiệp huyện) hạch toán phụ thuộc nên trong hệ thống báo cáo của công ty ngoài các BCTC của toàn công ty còn có các báo cáo lập theo văn phòng công ty, theo trạm huyện. Các báo cáo được lập theo từng quý và theo năm như: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối số phát sinh, bảng kê TSCĐ... CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA VÀ XĐKQKD TẠI TỔNG CTY CP VTNN NGHỆ AN 2.1. Đặc điểm hàng hóa và các phương thức tiêu thụ: Đặc điểm hàng hóa Vật tư nông nghiệp là một loại hàng hóa đặc biệt, giữ vai trò quan trọng trong việc nâng cao năng suất và chất lượng cây trồng, ảnh hưởng gián tiếp đến đời sống con người. Vì vậy, mỗi sản phẩm từ khi sản xuất đến khi tiêu thụ đều phải đáp ứng đầy đủ những tiêu chuẩn hết sức chặt chẽ. Các sản phẩm kinh doanh của Tổng công ty CP VTNN Nghệ An rất đa dạng và phục vụ cho nhiều nhu cầu khác nhau nhưng nhìn chung có những đặc điểm sau: Phân bón là sản phẩm kinh doanh chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng lượng hàng hóa kinh doanh của Tổng công ty với hơn 20 loại phân bón khác nhau như phân Urea, Kalyclorua, DAP, phân lân, NPK... Trong đó sản phẩm phân bón NPK do Tổng công ty tự sản xuất nhưng doanh thu chủ yếu của Tổng công ty vẫn là từ các mặt hàng khác. Thuốc bảo vệ thực vật – thú y và thức ăn gia súc cũng là một lĩnh vực kinh doanh của Tổng công ty. Các mặt hàng gồm có: Thuốc và dụng cụ trừ sâu, thuốc trừ cỏ Forxone, cám ăn con cò, vắc xin thú y... Ngoài ra Tổng cty cũng tham gia nghiên cứu và kinh doanh giống cây trồng. Các giống lúa tám thơm, Q5, CR203, X23, C70, Nếp 352, Q.Ưu1, Q.Ưu 6 ngô lai... của Tổng cty hiện rất được bà con ưa chuộng. Như vậy, xuất phát từ đặc điểm hàng hóa kinh doanh và qua nhu cầu thị trường vật tư nông nghiệp nước ta hiện nay, ta có thể thấy các sản phẩm kinh doanh của công ty đều mang tính ổn định, có tính liên tục cao, thiết thực đối với đời sống và nhu cầu về sản phẩm của Tổng Công ty là khá lớn. Các phương thức tiêu thụ Hiện tại, Tổng công ty đang áp dụng các hình thức tiêu thụ chính là bán buôn qua kho trực tiếp, bán hàng qua đại lý VTNN huyện và bán qua các văn phòng đại diện ngoại tỉnh. Để thu hút khách hàng, Tổng công ty còn xây dựng những chính sách giá cả khác nhau tùy theo khu vực, tùy theo khách hàng... Về sự phân quyền trong hoạt động bán hàng, Tổng Công ty đảm nhiệm việc bán buôn qua kho (gồm có bán buôn trực tiếp và gửi bán đại lý), dưới đại lý quản lý việc bán lẻ. Đối với các văn phòng đại diện ngoại tỉnh thì bán theo chỉ đạo trực tiếp của phòng kinh doanh. Với hình thức bán buôn qua kho, Tổng công ty bán buôn qua hợp đồng theo giá trị lớn, hàng được chia ra để nhận nhiều lần. Giá bán là giá đã thỏa thuận trong hợp đồng hoặc giá thị trường tại thời điểm nhận hàng. Theo hợp đồng kinh tế đã ký, đến ngày giao hàng khách hàng có thể đến kho của Tổng công ty để nhận hàng hoặc Tổng Công ty sẽ vận chuyển hàng đến địa điểm đã nhất trí trong hợp đồng, phí vận chuyển do hai bên thỏa thuận. Với hình thức gửi hàng đại lý, Tổng công ty cho đại lý hưởng chiết khấu thương mại với giá thấp hơn thị trường từ 200 – 300 đồng/Kg để đại lý giảm giá cho bà con nông dân và bán đúng giá quy định để hưởng hoa hồng đại lý. Tỷ lệ hoa hồng này chỉ được thực hiện khi các đại lý thanh toán tiền mua hàng cho Công ty đúng hạn và được tính vào chi phí bán hàng của Tổng Công ty. Hình thức thanh toán Tổng công ty áp dụng là trả ngay bằng tiền mặt, trả bằng tiền gửi ngân hàng, thanh toán chậm và thanh toán qua L/C đối với trường hợp xuất khẩu. Để khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh và tăng độ mật thiết, Tổng công ty luôn có các chính sách như chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại cho khách hàng. Thời điểm cho khách hàng hưởng chiết khấu thanh toán là khi đã thanh quyết toán toàn bộ hợp đồng. Thông thường Tổng công ty áp dụng chiết khấu thanh toán 1,5 % trên hóa đơn bán hàng cho những khách hàng mua hàng trả tiền ngay trong vòng 30 ngày. Như vậy với khối lượng khách hàng rất lớn của Tổng công ty đòi hỏi kế toán tiêu thụ phải quản lý được chính xác tình hình thanh toán của khách hàng để đôn đốc việc thanh toán nợ, tránh bị chiếm dụng vốn. Ngoài ra, số lượng nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra thường xuyên, liên tục và trải ra trên nhiều địa điểm trong cả nước đòi hỏi hệ thống chứng từ, sổ sách của Tổng công ty cũng được thiết kế cho phù hợp với khối lượng giao dịch lớn. Trình tự hạch toán và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng: Ø Hệ thống TK sử dụng: TK 156, TK 157, TK 632, TK 5111, TK 641, TK 642. Các TK này được chi tiết theo từng mặt hàng và nội dung.Ví dụ TK 156 được chi tiết thành: TK 1561 – Giá mua hàng bán TK 1562 – Chi phí thu mua. TK 1561 lại được chi tiết theo từng mặt hàng: Urê, DAP.... Chính vì vậy, tổng công ty cũng sử dụng TK 1561 để phản ánh giá vốn của mặt hàng NPK do Tổng công ty sản xuất mà không sử dụng TK 155 – Thành phẩm. Ø Chứng từ sử dụng: Trong hạch toán lưu chuyển hàng hóa, các chứng từ Tổng công ty thường sử dụng là: Hợp đồng kinh tế, lệnh điều động nội bộ, hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, biên bản giao nhận hàng hóa, bảng thanh toán hàng đại lý.... Ø Sổ sách sử dụng: Tổng công ty mở đầy đủ các sổ chi tiết và sổ cái cho tất cả các tài khoản như: sổ chi tiết TK 1561, sổ cái TK 1561, sổ chi tiết TK 5111, sổ cái TK 5111... Ø Quy trình hạch toán: Căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán Tổng Công ty vào phần hành “hàng hóa” để nhập nội dung các chứng từ. Sau đó, phần hành kế toán sẽ tự động nhập các số liệu vào các sổ chi tiết và sổ tổng hợp. Có thể khái quát trình tự hạch toán và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng theo sơ đồ 5 sau đây: Sơ đồ 5 - Hạch toán và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng Hóa đơn GTGT Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ … Sổ chi tiết, TK131, 33311, 5111, 157, 1561,157 Sổ cái TK 131,136. 33311, 5111, 157, 136, 112.... Sổ tổng hợp chi tiết TK131, 157,136 Kế toán viên cập nhập các chứng từ gốc Bảng cân đối SPS các TK 131, 3331, 5111, 157, 136, 112, 1561 Báo cáo tài chính Tổng hợp chi tiết TK 1561, TK 1331, TK 1121, TK 331 Ghi chú: ghi hàng ngày Kế toán viên thực hiện Sổ Tổng hợp chi tiết TK 1561, TK 1331, TK 1121, TK 331 Ghi cuối kỳ Máy tính tự động K/c 2.2. Thu mua và nhập kho hàng hóa Các phương thức mua hàng Hiện nay, ngoài sản phẩm phân bón NPK với thương hiệu Sao Vàng do Tổng công ty tự sản xuất và cung ứng, Tổng công ty phải thu mua các mặt hàng phân bón còn lại như phân Urê, phân DAP các loại, phân lân, Kali... Tổng Công ty CP VTNN NA có hai nguồn mua hàng là mua hàng nội địa và hàng nhập khẩu. Các đối tác cung cấp hàng nội địa cho Tổng công ty chủ yếu là là các công ty sản xuất phân bón trong ngành như Tổng Công ty Phân bón và Hóa chất Dầu khí, Công ty Phốt phát Lâm Thao, Công ty Phân bón Bình Điền,.... Trong điều kiện sản xuất phân bón trong nước mới chỉ đáp ứng được khoảng hơn 55% nhu cầu, còn lại vẫn phải nhập khoảng 40 %. Tổng công ty cũng là một trong số các doanh nghiệp nhập khẩu phân bón lớn trên thị trường VTNN cả nước. Tuy nhiên, trong khuôn khổ của báo cáo này, em xin không đề cập đến phương thức mua hàng và phương thức thanh toán với nhà cung cấp cũng như hóa đơn chứng từ liên quan đến việc nhập khẩu hàng hóa mà chỉ chú trọng đến hoạt động thu mua trong nước của Tổng công ty CP VTNN NA. Phương thức thanh toán với nhà cung cấp đang áp dụng tại Tổng công ty là một trong những phương pháp sau: trả bằng chuyển khoản, trả chậm đối với một số nhà cung cấp quen, đặt trước tiền đối với các nhà cung cấp mới và hình thức thư tín dụng (L/C) đối với nhà nhập khẩu. Tổ chức thu mua hàng hóa: Tổng công ty kinh doanh mặt hàng phân bón, cây giống phục vụ cho sản xuất nông nghiệp nên doanh thu phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố thời vụ. Mặt khác, thị trường phân bón nước ta đang diễn biến rất phức tạp chịu ảnh hưởng của thị trường phân bón thế giới nên với mỗi giai đoạn khác nhau thì nhu cầu và môi trường kinh doanh cũng khác nhau. Phòng kinh doanh là bộ phận có trách nhiệm theo dõi chung tốc độ lưu chuyển hàng hóa của Tổng công ty, theo dõi nhu cầu thị trường trong nước và thế giới cũng như hàng hóa trong Tổng công ty để xác định nhu cầu hàng. Trên cơ sở đó phòng sẽ xây dựng kế hoạch thu mua, tổ chức triển khai hoạt động xúc tiến để tìm kiếm đối tác trong nước và quốc tế để nhập hàng. Sau khi nghiên cứu nhà cung cấp phù hợp và kế hoạch thu mua được Tổng giám đốc phê duyệt, phòng kinh doanh sẽ làm các thủ tục cần thiết để ký hợp đồng mua hàng cho Tổng công ty. Căn cứ vào thoả thuận đã ký trong hợp đồng, nhà cung cấp sẽ vận chuyển thẳng tới địa điểm đã thoả thuận cho Tổng công ty, phần chi phí vận chuyển có thể do Tổng công ty hay nhà cung cấp chịu. Hiện nay Tổng công ty đang tổ chức 17 trạm vật tư cấp huyện và 4 vùng kho trung chuyển tại: Cửa Lò, Móng Cái, Quy Nhơn và TP Hồ Chí Minh để dự trữ hàng. Trong đó, kho Cửa Lò là tổng kho của Tổng công ty. Từ đây sẽ cung cấp hàng cho các trạm VTNN huyện. trong báo cáo này, em xin lấy các ví dụ ở kho Cửa Lò. Thủ tục và quy trình luân chuyển chứng từ thu mua Chứng từ sử dụng trong thu mua gồm có: Hợp đồng kinh tế, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, biên bản kiểm nghiệm hàng hóa nhập kho, biên bản giao nhận hàng hóa... Thủ tục thu mua và nhập kho Mỗi lần nhập hàng, Tổng công ty đều cử cán bộ đi kiểm tra hàng nhập, đi kèm với hàng thường có phiếu kiểm tra chất lượng của nơi sản xuất tuy nhiên nếu có nghi ngờ cán bộ thu mua của Tổng công ty sẽ lấy mẫu để kiểm nghiệm (đối với các lô hàng nhập khẩu và nhà cung cấp mới thì đây là điều kiện bắt buộc). Nếu hàng giao nhận đã được đảm bảo thì cán bộ thu mua sẽ ký xác nhận vào “Biên bản giao nhận hàng hóa” do bên cung cấp lập để làm thủ tục nhập kho. Tại kho, sau khi kiểm tra chất lượng, khối lượng lô hàng cán bộ kho chính thức làm thủ tục nhập kho. Trên phiếu nhập kho, thủ kho chỉ có trách nhiệm ghi các chỉ tiêu số lượng, quy cách bao bì, màu sắc của hàng nhập thực tế. Chỉ tiêu đơn giá và thành tiền do kế toán ghi khi nhận được chứng từ. Phiếu nhập kho được lập làm 2 liên (đặt giấy than viết một lần), trong đó: Liên 1: Giao cho thủ kho viết thẻ kho, lưu kèm tập thẻ kho Liên 2: Cuối tháng chuyển lên phòng kế toán để nhập số liệu vào phiếu nhập kho. Thông thường, hàng và hóa đơn về cùng một lúc. Phòng kinh doanh sẽ là nơi nhận hóa đơn GTGT và chuyển về cho phòng kế toán. Phòng kế toán tiến hành nhập hóa đơn GTGT vào máy tính. Khi thực hiện xong hợp đồng cán bộ hai bên sẽ lập biên bản thanh lý hợp đồng. Trường hợp hàng về mà hóa đơn chưa về, quá trình quản lý và ghi sổ được chia làm hai bước: Kế toán hàng hóa căn cứ vào phiếu nhập kho để nhập vào máy nội dung của phiếu nhập kho theo đơn giá đã được thỏa thuận trong hợp đồng nhưng chưa phản ánh thuế GTGT. Khi hóa đơn GTGT về, kế toán thanh toán căn cứ vào hóa đơn để phản ánh thuế GTGT. Trình tự hạch toán nghiệp vụ thu mua và thanh toán với người._. bán Ø TK sử dụng: TK 331, TK 33311, TK 1561, TK 1562 Hiện nay ở Tổng Công ty mọi nghiệp vụ mua hàng dù thanh toán dưới hình thức nào (thanh toán trước hay trả chậm) đều được hạch toán thông qua TK 331. Do vậy Tổng công ty sử dụng linh hoạt TK này để ghi định khoản vào cả bên Nợ và bên Có TK 331 Ø Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT (liên 2) của nhà cung cấp, Ủy nhiệm chi, giấy báo Nợ của Ngân hàng... Ø Sổ sách sử dụng Kế toán theo dõi hàng hóa trên các sổ chi tiết và sổ cái của các tài khoản: TK 1561, TK 1562, TK 1331, TK 1121, TK 331. Ø Quy trình ghi sổ Căn cứ để ghi sổ là hóa đơn GTGT, kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán và định khoản ngay trên các hóa đơn, số liệu được tự động kết chuyển vào Sổ chi tiết TK 1561, TK 331. Phần mềm tự động lập một chứng từ ghi sổ hàng tháng để vào sổ cái các TK trên. Để thanh toán cho người bán, kế toán viết ủy nhiệm chi cho nhân hàng thanh toán và nhận giấy báo Nợ của ngân hàng. Khi nhận được giấy báo Nợ của ngân hàng, kế toán nhập vào máy số liệu để vào sổ chi tiết TK 331, TK 1121. Phần mềm kế toán máy cũng lập chứng từ ghi sổ để vào sổ cái các TK trên. Cuối quý, kế toán tiến hành lập Sổ tổng hợp phát sinh để đối chiếu. Ví dụ 1: Ngày 01/11/2008 Theo Hợp đồng kinh tế số 1210/2008, Tổng công ty VTNN Nghệ An mua của Công ty TNHH MTV Phân đạm và Hóa chất dầu khí Miền Bắc lô hàng 3.000 tấn Phân Urê Phú Mỹ với đơn giá 4530/kg. Hàng được giao tại Kho Cửa Lò. Tuân thủ thủ tục mua hàng và quá trình luân chuyển chứng từ nghiệp vụ mua hàng trên ta có mẫu hóa đơn GTGT số 55668 mà nhà cung cấp giao cho Tổng công ty (Biểu số 2) và nội dung nhập HĐ GTGT số 55668 (biểu số 3) trên máy tính. Từ nội dung phiếu nhập hóa đơn này, phần mềm kế toán sẽ tự động kết chuyển vào sổ chi tiết TK 1561 , TK 331 – MTV Miền Bắc (biểu số 4) và lập chứng từ ghi sổ số 312 (biểu số 5) để vào sổ cái các TK trên. Ngày 3/11/2008 kế toán thanh toán lập Ủy nhiệm chi (biểu số 6) gửi ngân hàng Techcombank để ngân hàng chuyển tiền trả cho công ty MTV HC và DK Miền Bắc. Đồng thời cũng nhận được giấy báo Nợ của Ngân hàng, kế toán nhập vào máy, số liệu được chuyển vào Sổ chi tiết TK 331 - MTV Miền Bắc. Cuối quý kế toán lập Sổ tổng hợp chi tiết thanh toán với nhà cung cấp (biểu số 7) để đối chiếu và so sánh số phát sinh. Các mẫu bảng biểu lần lượt như sau: Biểu số 2: HÓA ĐƠN (GTGT) Mẫu: 01GTKT-3LL (Liên 2: giao cho khách hàng) AA/2008B Ngày 01 tháng 11 năm 2008 CR 55668 Đơn vị bán hàng: CT TNHH MTV Phân Đạm và Hóa chất Dầu khí Miền Bắc Địa chỉ:.............................................................................................................. Số tài khoản:..................................................................................................... Họ tên người mua:............................................................................................ Đơn vị mua hàng: Công ty CP –Tổng công ty Vật tư Nông nghiệp NA Điạ chỉ: 98 – Nguyễn Trường Tộ - TP Vinh – Nghệ An Số tài khoản:.................................................................................................... Hình thức thanh toán: Chuyển khoản. MST : 290032655 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 1 Phân Urê Tấn 3.000 4.530.000 13.590.000.000 Cộng tiền hàng: 13.590.000.000 Thuế suất GTGT: 5 % Tiền thuế GTGT: 679.500.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 14.269.500.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười bốn tỷ hai trăm sáu mươi chín triệu năm trăm nghìn chẵn Người mua hàng Người mua hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu số 3: Nội dung hóa đơn GTGT 55668 cập nhập vào máy tính Chứng từ Hóa đơn GTGT Số hóa đơn 55668 Mã khách hàng HC&DK Miền Bắc MST Nội dung Nhập hàng của CT TNHH MTV Phân đạm và Hóa chất Dầu khí Miền Bắc TK Nợ 331 Ngày lập CT 01/11/2008 Ngày hạch toán 01/11/2008 Tên Hàng hóa ĐVT SL Giá mua Kho Thành tiền TK Nợ TK Có Urê Phú mỹ Tấn 3.000 4.530.000 KT1 13.590.000.000 1561 331 Thuế suất 5% TK thuế 1331 Tiền thuế 679.500.000 Tổng thanh toán 14.269.500.000 Biểu số 4: CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 501 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền NỢ CÓ 1. Mua 2000 tấn Phân Urê Phú Mỹ 1561 – Ur Phú mỹ 331 – MTV MB 13.590.000.000 2. Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ 1331 331 – MTV MB 679.500.000 Biểu số 5 (trích): SỔ CHI TIẾT TK 331 Công ty TNHH MTV Phân bón và Hóa chất dầu khí Miền Bắc Từ ngày 01/10/2008 đến 31/12/2008 CT Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT NỢ CÓ B C D E 1 2 Số dư đầu kỳ 2.500.000 ........... 556608 01/11 Thu mua 3000 tấn Urê P. Mỹ 1561 Ur -P 13.590.000.000 VAT lô hàng 1331 679.500.000 52/BN 03/11 Trả tiền hàng bằng CK 1121 Tech 14.250.000.000 ..... Cộng PS 30.250.000.000 33.291.497.200 Dư cuối kỳ 3.038.997.200 Biểu số 6: ỦY NHIỆM CHI Số: 11 Liên2 (Lưu tại đơn vị) Lập ngày: 03/11/2008 CHUYỂN KHOẢN, CHUYỂN TIỀN, THƯ ĐIỆN Tên đơn vị trả tiền: Công ty CP – Tổng Công ty Vật tư Nông nghiệp Nghệ An Phần do ngân hàng ghi: Tài khoản nợ .......................................Tài khoản có …………………………..........................................………. Số tiền bằng số 14.250.000.000 Số tài khoản: ************** Tại Ngân hàng: Thương mại CP kỹ thương Việt Nam – CN Vinh Tên đơn vị nhận tiền: Công ty TNHH MTV Phân đạm vàHóa Chất Dầu khí Miền Bắc Số tài khoản: ************** Tại Ngân hàng: Thương mại CP kỹ thương Việt Nam CN Đống Đa -Hà Nội Số tiền bằng chữ: Mười bốn tỷ hai trăm năm triệu đồng chẵn. Nội dung thanh toán: TT tiền mua hàngtheo HĐKT số 1210/2008 Đơn vị trả tiền Kế toán Chủ TK Đăng ký Ngân hàng A Ghi sổ ngày…………….. Kế toán T. phòng kế toán Ngân hàng B Ghi sổ ngày:....................... Kế toán T. phòng kế toán Biểu số 7 (trích): Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán TK 331 - Phải trả nhà cung cấp Từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/12/2008 Tên NCC DƯ ĐÀU KỲ PHÁT SINH DƯ CUỐI KỲ NỢ CÓ NỢ CÓ NỢ CÓ Công ty TNHH MTV PĐ& HC DK Miền Bắc 2.500.000 30.250.000.000 33.291.497.200 3.038.997.200 ...... .... ..... ..... ...... .... ..... Cộng tổng 2.326.877.000 187.496.512.700 297.611.852.400 352.196.751.000 1.247.550.000 222.506.984.300 2.3. Kế toán bán hàng 2.3.1. Kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu 2.3.1.1. Kế toán doanh thu Như đã giới thiệu ở trên, doanh thu từ kinh doanh các mặt hàng vật tư nông nghiệp của Tổng công ty là từ bán buôn trực tiếp cho khách hàng và bán hàng qua đại lý. Ø Tài khoản sử dụng Để phản ánh doanh thu bán hàng, Tổng công ty sử dụng TK 5111 – Doanh thu hàng hóa cho cả hai trường hợp xuất bán trực tiếp cho khách hàng và xuất bán cho các đại lý hạch toán phụ thuộc. Ø Chứng từ sử dụng Với mỗi trường hợp xuất hàng, Tổng công ty lại sử dụng các chứng từ khác nhau, gồm có các chứng từ nguồn phản ánh mục đích bán hàng như hợp đồng kinh tế, lệnh điều động nội bộ... các chứng từ thực hiện như hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, biên bản giao nhận hàng hóa, bảng thanh toán hàng đại lý... Ø Sổ sách sử dụng Để theo dõi doanh thu bán hàng, kế toán Tổng công ty mở sổ Báo cáo bán hàng cho từng mặt hàng, Sổ chi tiết TK 5111 và sổ tổng hợp số phát sinh TK 5111... Ø Quy trình ghi sổ Đối với trường hợp bán buôn trực tiếp thì căn cứ ghi sổ là hóa đơn GTGT, doanh thu được ghi nhận ngay khi xuất hàng. Khách hàng khi có nhu cầu sẽ liên hệ với Ban giám đốc Tổng công ty đề nghị mua hàng. Căn cứ vào đề nghị cung cấp hàng hóa, phòng kinh doanh có nhiệm vụ xem xét khả năng thanh toán của khách hàng cũng như khả năng cung cấp hàng hiện tại của Tổng Công ty. Nếu chấp nhận bán hàng thì hai bên sẽ fax các điều khoản thỏa thuận và họp mặt ký kết hợp đồng kinh tế. Khi xuất hàng bán, phòng kinh doanh viết hóa đơn GTGT. Sơ đồ luân chuyển hóa đơn GTGT như sau: Sơ đồ 6 - Quy trình luân chuyển hóa đơn GTGT Khách hàng TGĐ & kế toán trưởng Kế toán thanh toán Phòng KD Ký duyệt Lập HĐ GTGT Ký hợp đồng Ghi sổ Thủ kho Phiếu xuất kho Hóa đơn GTGT được phòng kinh doanh lập thành 3 liên (đặt qua máy viết hóa đơn), khách hàng cầm hóa đơn xuống kho để thực hiện giao nhận hàng. Liên 1: Lưu tại gốc Liên 2: Giao cho người mua hàng Liên 3: Giao cho phòng kế toán nhập số liệu và lưu. Căn cứ vào hóa đơn do phòng kinh doanh chuyển xuống, trong đó nêu đầy đủ thông tin về khách hàng, chủng loại, số lượng, đơn giá, thành tiền của từng loại hàng, tổng tiền hàng, tiền thuế GTGT và cộng thanh toán, thủ kho tiến hành lập phiếu xuất kho, giao hàng và lập biên bản giao nhận với khách hàng. Sau khi thủ tục tại kho hoàn thành, bộ phận kho thông báo lên Tổng công ty để xác nhận. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên Liên 1: Thủ kho viết thẻ kho, lưu kèm tập thẻ kho. Liên 2: Giao cho khách hàng. Liên 3: Cuối tháng chuyển lên phòng kế toán để đối chiếu. Trường hợp khách hàng không đến nhận tại kho mà hàng do Tổng công ty phụ trách vận chuyển thì phiếu xuất kho được giao hai liên cho bộ phận vận tải. Sau khi giao hàng và khách ký xác nhận vào phiếu xuất, một liên khách hàng giữ và một liên được đem về kho. Ví dụ 2: Ngày 17/11/2008, Tổng công ty xuất hàng bán 100 tấn phân Đạm Phú Mỹ (kho Cửa Lò) cho doanh nghiệp tư nhân (DNTN) Hoành Sơn – Hà Tĩnh theo Hợp đồng mua bán nguyên tắc số 25 -10/HĐMBNT đã ký giữa hai công ty ngày 25/10/2008. Sau khi tuân thủ thủ tục bán hàng như trên ta có nghiệp vụ xuất hàng theo hóa đơn GTGT số 22627 (biểu số 8). Hóa đơn được kế toán nhập liệu vào máy với các thông tin như biểu số 9. Số liệu sau khi được nhập vào máy sẽ tự động kết chuyển vào báo cáo bán hàng khối VP Tổng công ty mục chi tiết Urê Phú Mỹ (biểu sổ 10) và sổ chi tiết TK 5111. Biểu số 8: HÓA ĐƠN (GTGT) Mẫu số 01 GTKT – 3LL Liên 3: Nội bộ 2008B Ngày 17 tháng 11 năm 2008 AK 22627 Đơn vị bán hàng: CTCP – Tổng CTY Vật tư Nông nghiệp Nghệ An Địa chỉ: 98 – Nguyễn Trường Tộ - TP Vinh – Nghệ An. Số TK Điện thoại:.............................................Mã số................................................. Họ tên người mua:............................................................................................ Đơn vị mua hàng: Công ty tư nhân Hoành Sơn Điạ chỉ: ............................................................................................................. Hình thức thanh toán: Chuyển khoản. MST..................................................... STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 1 Urê Phú mỹ Tấn 100 5.200.000 520.000.000 Cộng tiền hàng: 520.000.000 Thuế suất GTGT: 5 % Tiền thuế GTGT: 26.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán : 546.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm bốn mươi sáu triệu đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu số 9: Nội dung hóa đơn GTGT22627 cập nhập vào máy ngày 17/11 Thông tin Hóa đơn GTGT Số hóa đơn 22627 Mã khách hàng DNTN Hoành Sơn Người mua hàng Hoàng Văn Hải Mã số thuế xxxx Nội dung Bán hàng cho DNTN Hoành Sơn TK Nợ 1311 Ngày hạch toán 17/11/2008 Ngày lập chứng từ 17/11/2008 Tên hàng hóa ĐV SL Giá bán Kho Thành tiền TK Nợ TK Có Urê Phú Mỹ Tấn 100 5.200.000 KT1 520.000.000 5111 131 Thuế suất 5% TK thuế 3331 Tiền thuế 26.000.000 Tổng thanh toán 546.000.000 Biểu số 10 (trích): BÁO CÁO BÁN HÀNG KHỐI VP TỔNG CTY Từ 01/10/2008 đến 31/12/2008 Tên hàng: Phân Urê Phú Mỹ CT Diễn giải TK ĐƯ Doanh thu Các khoản tính trừ SH NT SL ĐG Thành tiền thuế 532 Khác ... .... .... ... ... .... ... .... ... HĐ 22627 17/11 B/hàng DN Hoành Sơn 131 100.000 5.200 520.000.000 .... ... ... .... ... .... ... Cộng 51.267.200.000 15.000.000 DT thuần 51.252.200.000 Đối với trường hợp xuất bán nội bộ cho các đại lý, căn cứ ghi sổ doanh cũng là hóa đơn GTGT tuy nhiên doanh thu không được ghi nhận ngay mà phải chờ cuối tháng, khi các trạm huyện gửi báo cáo bán hàng, bảng thanh toán hàng đại lý và bảng kê hóa đơn bán ra Tổng công ty mới xuất hóa đơn một lần cho tất cả khối lượng hàng đã tiêu thụ. Còn trong tháng, khi xuất hàng cho đại lý là các trạm huyện, Tổng công ty ghi sổ theo nội dung phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Khi trạm huyện gọi điện yêu cầu phòng kinh doanh Tổng công ty xuất hàng, phòng kinh doanh lập “Lệnh điều động nội bộ”. Lệnh điều động nội bộ sau khi được kế toán trưởng phê duyệt về việc xuất hàng xuống các trạm huyện là cơ sở để bộ phận kế toán Tổng công ty lập “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ”. Quy trình luân chuyển Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được thực hiện theo sơ đồ 7 như sau: Sơ đồ 7 – Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Trạm vật tư TGĐ & kế toán trưởng Kế toán Phòng kinh doanh Ký duyệt Lệnh điều động nội bộ Gọi điện yêu cầu xuất hàng Phiếu xuất kho kiêm v/c nội bộ Thủ kho Xuất kho Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được lập làm 3 liên: Liên 1: Lưu tại phòng kế toán Liên 2: Giao cho các trạm Liên 3: Giao kho Trong trường hợp xuất bán nội bộ Tổng công ty chưa lập Hóa đơn GTGT ngay mà kế toán chỉ tiến hành vào máy số liệu của Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ theo chỉ tiêu số lượng (do Tổng Công ty tính giá xuất theo phương pháp bình quân gia quyền). Đến cuối quý, khi máy tính kết xuất được giá vốn xuất bán thì máy tính sẽ tự động cập nhập thông tin về giá trị xuất trên các chứng từ sổ sách liên quan. Tại trạm huyện, khi xuất bán hàng cho khách kế toán trạm xuất hóa đơn bán lẻ. Định kỳ 10 ngày các trạm sẽ làm công tác báo cáo nhanh về Tổng công ty để thông báo số lượng hàng bán được ( mục đích là để kế toán theo dõi nhanh chỉ tiêu số lượng phục vụ công tác quản trị và điều chuyển giữa các kho khi cần thiết). Cuối tháng, khi các trạm báo cáo cụ thể về tình hình tiêu thụ các mặt hàng qua bảng thanh toán hàng đại lý và bảng kê hóa đơn GTGT thì khi đó phòng kinh doanh mới lập hóa đơn GTGT cho khối lượng hàng tiêu thụ trong tháng của đại lý. Doanh thu bán hàng qua đại lý lúc này mới được ghi nhận vào báo cáo bán hàng khối trạm huyện và lên Sổ chi tiết TK 5111 – doanh thu hàng hóa. Ví dụ 3: Ngày 04/11/2008 theo yêu cầu của Xí nghiệp Vật tư Nông nghiệp và Dịch vụ tổng hợp Tương Dương, lệnh điều động nội bộ số 14238NB/2008, kho Cửa Lò xuất cho xí nghiệp một số mặt hàng theo phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ số 014251 (biểu số 11). Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ sẽ được kế toán nhập số liệu vào máy với các thông tin như biểu số 12. Biểu số 11 : PHIẾU XUẤT KHO Mẫu số:03PXX – 3LL KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ PA/2008K Số 012451 Liên 3: Nội bộ Ngày 04 tháng 11 năm 2008 Căn cứ vào lệnh điều động số 14238/NB ngày 14/12/2008 của BGĐvề việc xuất hàng cho Xí nghiệp Vật tư Nông nghiệp và Dịch vụ tổng hợp Tương Dương. Họ tên người vận chuyển:................................................................................ Phương tiện vận chuyển:.................................................................................. Xuất tại kho: KT1 – 79 Nghi Tân Nhập tại kho: KT12 – Tương Dương TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư Mã hàng ĐV Tính SL ĐG Thành tiền 1 Phân urê phú mỹ bao 50kg Ur –P Tấn 5.000 2 Phân urê TQ bao 50kg Ur – T Tấn 2.000 3 Lân lâm thap bao 50kg P - LT Tấn 3.000 Cộng 10.000 Xuất ngày 04 tháng 12 năm 2008 Nhập ngày 4 tháng 11 năm 2008 Người lập phiếu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 12: Nội dung cập nhập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Chứng từ Phiếu xuất kho kiêm v/chuyển nội bộ 012451 Kho nhập KT 12 Địa chỉ XN VTNN và DVTH Tương Dương Người nhập hàng Nguyễn Văn An Nội dung Xuất hàng cho trạm Tương Dương TK Nợ 15712 Ngày lập CT 04/11/2008 Ngày hạch toán 04/11/2008 Tên hàng ĐV Kho SL Giá bán Thành tiền TK Nợ 157 TK Có 156 Urê Pmỹ Tấn KT01 10 xxxx 157 1561 Urê TQ Tấn KT01 5 xxxx 157 1561 Lân lâm thao Tấn KT01 5 xxxx 157 1561 Vào cuối tháng 11, căn cứ vào bảng thanh toán hàng đại lý do trạm Tương Dương gửi lên (biểu số 13) và bảng kê hóa đơn bán hàng do XN VTNN&DVTH Tương Dương (biểu số 14) gửi lên. Sau khi xuất hóa đơn số 22639 cho trạm (biểu số 15). Kế toán nhập nội dung hóa đơn vào máy. Tuân thủ quy trình ta có mẫu Báo cáo bán hàng các trạm huyện - Phân Urê Phú mỹ quý IV(biểu số 16) Biểu số 13: BẢNG THANH TOÁN HÀNG ĐẠI LÝ Ngày 30 tháng 11 năm2008 Quyển số 1425 Số 04 Nợ TK 136 CóTK 112 Căn cứ Hợp đồng số........ngày........tháng.........năm về việc bán hàng đại lý. Chúng tôi gồm: Ông Trương Văn Thành Chức vụ: Trưởng Phòng kinh doanh. Đại diện Tổng công ty CP VTNN Nghệ An Bà: Nguyễn Thị Tâm Chức vụ: Giám đốc XN VTNN và DVTH Tương Dương Thanh quyết toán số hàng đại lý từ ngày 30/11/2008 đến ngày 31/12/2008 như sau: Tên SP ĐV Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Tổng số Số hàng đã bán trong kỳ Số lượng tồn cuối kỳ SL ĐG Thành tiền Urê P mỹ Tấn 1,25 10 11,25 10725 5.000 53.625.000 525 Urê T.quốc Tấn 0,12 5 5,12 4800 4500 21.600.000 320 ...... ... Cộng 483.256.200 Số tiền còn Nợ kỳ trước:12.000.000 III. Số tiền phải thanh toán đến kỳ này: 495.256.200 - Số tiền đã được thanh toán: 185.162.810 - Hoa hồng: 11.000.000 - Thuế GTGT nộp hộ: 24.162.810 - Tiền hàng đã ứng: 150.000.000 IV. Số tiền thanh toán kỳ này V. Số tiền nợ còn lại: 310.093.390 Giám đốc đơn vị gửi hàng đại lý Đại diên nhận bán hàng đại lý Kế toán trưởng đơn vị gửi hàng đại lý (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Người lập bảng (Ký, họ tên) Biểu số 14: BẢNG KÊ HÓA ĐƠN BÁN HÀNG Trạm Tương Dương Tháng 11 năm 2008 Hóa đơn Khách hàng Mã kho Giá số chưa VAT VAT Thanh toán Mã Ngày tháng 014157 01/11 Nguyễn Thị Huyền – kiốt số 4 KT12 12.500.000 625.000 13.125.000 ... ... ... ... ... ... ... 014165 28/12 Hồ Văn Liên – kiót số 2 KT12 6.000.250 300.012 6.300.262. Cộng 459.093.390 24.162.810 483.256.200 Biểu số 15: HÓA ĐƠN (GTGT) Mẫu số 01GTKT – 3LL Liên 3: nội bộ AK/2008B Ngày 30 tháng 11 năm 2008 22639 Đơn vị bán hàng: CTCP – Tổng CTY Vật tư Nông nghiệp Nghệ An Địa chỉ:............................................................................................................. Họ tên người mua:........................................................................................... Đơn vị mua hàng: XN VTNN và DVTH Tương Dương Điạ chỉ:.............................................................................................................. Hình thức thanh toán: Chuyển khoản. MST : ............................ STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 1 Urê Phú mỹ kg 10.725 5.000. 53.625.000 2 Urê Tquốc kg 4.800 4.500 21.600.000 … Cộng tiền hàng: 483.256.200 Thuế suất GTGT: 5 % Tiền thuế GTGT: 24.162.810 Tổng cộng tiền thanh toán:507.419.010 Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm linh bảy triệu bốn trăm mười chín nghìn không trăm mười đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu số 16: BÁO CÁO BÁN HÀNG TRẠM HUYỆN Từ 01/10/2008 đến 31/12/2008 Tên, nhãn hiệu, quy cách hàng: Phân Urê Phú Mỹ CT Diễn giải TK ĐƯ Doanh thu khoản tính trừ SH NT SL ĐG Thành tiền Thuế Khác 22632 30/11 XN VTNN Nam Đàn 136 25,350 126.750.000 .... ... ..... ... ... ... .... ... 22639 30/11 XN VTNN và DVTH T-Dương 136 10,725 53.625.000 Cộng DT thuần 656.000 3.130.000.000 Số liệu doanh thu được máy tính phản ánh vào sổ chi tiết TK 5111(biểu số 17) như sau: Biểu số 17: SỔ CHI TIẾT TK 5111 Doanh thu hàng hóa Từ 01/10/2008 đến 31/12/2008 NT SH Diễn giải TK ĐƯ PS Nợ PS Có 17/11 HĐ 22627 B/hàng cho DN TN Hoành Sơn 131 520.000.000 .... ..... ..... ..... ..... ..... 30/11 HĐ 22639 Tiêu thụ T11 XD Tương Dương 136 483.256.200 ... .... .... ... ... .... Cộng 534.100.220.000 534.100.220.000 2.3.1.2. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Khi cho khách hàng hưởng chiết khấu thương mại do mua hàng với khối lượng lớn, giá bán phản ánh trên hoá đơn của Tổng công ty là giá đã giảm giá (đã trừ chiết khấu thương mại) nên khoản chiết khấu thương mại này không được hạch toán vào TK 521 – Chiết khấu thương mại. Trường hợp giảm giá hàng bán là khoản mà Tổng ty chấp nhận một cách đặc biệt trên giá đã thỏa thuận vì các lí do như hàng vận chuyển đến bị kém phẩm chất hoặc hàng bị sai quy cách (nhằm hạn chế tối đa trường hợp hàng bán bị trả lại). Chính vì thế, kế toán công ty không sử dụng TK 531 – Hàng bán bị trả lại mà chỉ sử dụng TK 532 – Giảm giá hàng bán. Ø Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT, biên bản giảm giá hàng mua, công văn yêu cầu giảm giá hàng mua. Ø Sổ sách sử dụng: Sổ cái TK 532, sổ chi tiết TK 5111 Do số lượng nghiệp vụ phát sinh ít, căn cứ vào các chứng từ có liên quan ở trên: biên bản giảm giá hàng mua, hóa đơn GTGT, kế toán Tổng công ty cập nhập thẳng các nội dung vào Sổ Cái TK 532. Ví dụ 4: Ngày 29/10 năm 2008, sau khi công văn yêu cầu giảm giá hàng mua số 1610/CTTNHH HAcủa công ty TNHH Hải Anh được Tổng giám đốc công ty chấp nhận, phòng kinh doanh lập biên bản giảm giá (biểu số 18) kế toán nhập vào máy Sổ Cái TK 532 (biểu số 19) có nội dung lần lượt như sau: Biểu số 18: BIÊN BẢN GIẢM GIÁ HÀNG BÁN Ngày 29/10/2008 Đơn vị yêu cầu: Công ty TNHH Hải Anh Người yêu cầu: Bà Nguyễn Hải Anh – Giám đốc đại diện công ty TNHH Hải Anh Hóa đơn được yêu cầu: Hóa đơn Số 22605 ngày 16/10/2008 dựa trên nội dung công văn số 2010/DNTNHS Mặt hàng Lý do giảm ĐG theo hóa đơn SL (tấn) Tỉ lệ giảm Thành tiền Urê P. mỹ Vỏ bao thiếu lớp 5.000.000 100 3% 150.000 Cộng 15.000.000 Vat giảm 750.000 Tổng giá trị thanh toán giảm: 15.750.000 Giám đốc đại diện Giám đốc đại diện CT CP Tổng CTVTNN Nghệ An CTTNHH Hải Anh Biểu số 19: SỔ CÁI TÀI KHOẢN 532 Từ ngày 01/10/2008 đến 31/12/2008 NỢ CÓ PS 15.000.000 15.000.000 CT Diễn giải PS Nợ PS Có TKĐƯ SH NT GG 29/10 30/11 Giảm giá HĐ 22605 – Hà Anh 15.000.000 131 31/12 15.000.000 5111 Tổng PS 15.000.000 15.000.000 Cuối kỳ 2.3.2. Kế toán giá vốn hàng bán Ø Phương pháp tính giá vốn hàng bán Hiện nay, Tổng công ty đang áp dụng phương pháp giá bình quân gia quyền để tính giá vốn hàng xuất bán. Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế hàng hóa mua đầu kỳ và nhập trong tháng, trong kỳ của Tổng công ty và các trạm huyện, các kho ngoại tỉnh, căn cứ vào lượng hàng được xác định là đã tiêu thụ của Toàn công ty, cuối quý máy tính sẽ tự động kết xuất giá vốn hàng bán của từng mặt hàng. Máy tính có thể kết xuất giá vốn theo từng tháng khi đã có tổng hợp số liệu tiêu thụ để phục vụ cho nhu cầu quản trị. Giá đơn vị bình quân gia quyền được xác định theo công thức sau: Giá trị tồn đầu kỳ Số lượng tồn đầu kỳ Giá trị nhập trong kỳ Số lượng nhập trong kỳ + = + Giá đơn vị bình quân gia quyền Giá trị tiêu thụ trong kỳ được xác định theo công thức: Trị giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ = Đơn giá bình quân x Số lượng tiêu thụ + Chi phí thu mua Chi phí thu mua hàng hóa, chi phí vận chuyển, lưu kho, lưu bãi được tập hợp theo từng lô hàng. Nếu chi phí thu mua phát sinh cho nhiều mặt hàng cùng một lúc thì chi phí thu mua được phân bổ cho từng mặt hàng theo tiêu thức khối lượng. Tuy nhiên, hiện nay kế toán Tổng công ty phân bổ toàn bộ chi phí thu mua phát sinh trong kỳ của một mặt hàng cho tất cả khối lượng đã tiêu thụ của mặt hàng đó. Nếu hàng tồn kho nhiều thì cách phân bổ như thế này sẽ làm phản ánh sai lệch giá vốn trong kỳ của Tổng công ty. Ví dụ 5: Căn cứ vào số liệu tiêu thụ quý IV tập hợp từ tất cả các kho, phòng kế toán chạy phần “giá vốn hàng bán” trong phần hành hàng hóa, giá vốn mặt hàng urê Phú Mỹ của Tổng công ty được xác định như sau: Chỉ tiêu Số lượng (tấn) Giá trị Tồn đầu quý 5.000 29.040.000.000 Nhập trong quý 25.000 128.035.000.0000 Tiêu thụ trong quý 14.550 CP thu mua trong quý 124. 295.500 29.040.000.000 5.000 128.035.000.000 25.000.0000 + = Đơn giá bình quân gia quyền + 5.150.000/tấn = Giá vốn hàng xuất bán trong kỳ: Trị Giá vốn Urê tiêu thụ = 14.550 x x 5.150.000 + 124.295.500 = 75.056.795.000 Ø Sổ sách sử dụng: Do số lượng hàng hóa mà đơn vị quản lý lớn, đa dạng về chủng loại và trong điều kiện kế toán máy nên đơn vị không sử dụng sổ chi tiết giá vốn cho từng mặt hàng mà chỉ sử dụng sổ tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán cho toàn Tổng công ty. Các sổ được sử dụng là : sổ chi tiết, sổ cái TK 1561, TK 1562, TK 157 Các sổ này được chi tiết cho từng mặt hàng, từng kho hàng, sổ cái TK 632. Ø Quy trình hạch toán: Giá vốn sẽ do máy tính tự tính và cập nhập lên Sổ chi tiết hàng hóa và các sổ sách, chứng từ có liên quan khi có toàn bộ thông tin về hệ thống hàng hóa nhập và tiêu thụ trong tháng. Kế toán máy sẽ tự tổng tổng hợp sổ tổng hợp chi tiết giá vốn và sổ cái TK 632. Ở nội dung này kế toán chủ yếu đối chiếu chi tiết kho hàng vào cuối mỗi tháng, cuối quý Tổng công ty thực hiện áp dụng kế toán chi tiết hàng hóa được theo phương pháp thẻ song song. Quy trình ghi sổ được khái quát theo sơ đồ 8 sau: Sơ đồ 8 - Kế toán chi tiết kho hàng Phiếu nhập Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Sổ chi tiết hàng hóa Sổ tổng hợp N-X - T Kế toán Tổng hợp Thẻ kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu Quá trình kế toán chi tiết kho hàng cụ thể như sau: Ở kho, để theo dõi tình hình biến động của hàng hóa trong kho, thủ kho sử dụng thẻ kho. Cuối tháng, cuối quý dựa trên thẻ kho của từng mặt hàng, thủ kho sẽ kết xuất ra Báo cáo kho để theo dõi tổng quát sự biến động của các hàng hóa trong kho. Mỗi một loại hàng được ghi trên một dòng trong báo cáo với các thông tin: Mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, số lượng tồn đầu tháng, nhập trong tháng và tồn cuối tháng. Báo cáo kho sẽ được thủ kho dùng để đối chiếu với biểu N – X - T của kế toán về mặt số lượng. Ở phòng kế toán, hàng hóa được theo dõi chi tiết về cả mặt số lượng và giá trị trên Sổ Chi tiết hàng hóa và Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn hàng hóa. Sổ chi tiết do kế toán lập cho từng mặt hàng tương ứng với thẻ kho. Hàng ngày căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán sẽ ghi sổ chi tiết hàng hóa theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị, mỗi chứng từ gốc được ghi trên một dòng sổ. Riêng trường hợp xuất bán, kế toán chỉ theo dõi theo chỉ tiêu số lượng. Cuối quý khi máy tính kết xuất GVHB kế toán mới tính ra số lượng tồn và giá trị tồn cho từng mã hàng. Cuối mỗi cuối quý kế toán máy lập bảng cân đối N – X - T hàng hóa theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị cho các mã hàng hóa theo từng kho. Căn cứ vào sổ chi tiết hàng hóa, kế toán lấy dòng cộng trên Sổ chi tiết của mỗi hàng hóa để ghi vào một dòng bảng cân đối N – X – T ở chỉ tiêu tiền để tính ra giá trị tồn cho cả kho hàng hóa. Ví dụ 6: Vào tháng 12, khi kế toán máy xác định được giá vốn của mặt hàng Urê quý IV là 5.150.000 đồng/tấn máy tính sẽ tự động kết chuyển giá vốn cho các nghiệp vụ ở ví dụ 1 và ví dụ 2 vào Sổ chi tiết TK 1561 – Quý IV (biểu số 20) và lên bảng cân đối Nhập - Xuất - Tồn (biểu số 21) cho kho tại Cửa Lò. Bảng cân đối Nhập - xuất - tồn sẽ được dùng để đối chiếu báo cáo kho của thủ kho cuối tháng 12 (biểu số 22 ). Cuối quý IV, máy tính cũng tập hợp giá vốn của tất cả mặt hàng của toàn Tổng Công ty lên Sổ tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán (biểu số 23) - và cái TK 6321(biểu số 24) Biểu số 20 (trích ): Sổ chi tiết hàng hóa TK 1561 Urê Phú Mỹ - Kho Cửa Lò Từ ngày 01/10/2008 đến 31/12/2008 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng ĐG Nhập Xuất Tồn SH NT SL (Tấn) Thành tiền VNĐ SL (Tấn) Thành tiền VNĐ SL (Tấn) Thành tiền VNĐ Dư đầu quý 5280 1.200 6.336.000.000 PN 01/11 Nhập hàng theo HĐ 55668 3311 – MTV MB 4.530 3.000 13.590.000.000 7.200 30.216.000.000 …. PX 014251 04/11 Xuất kho theo lệnh điều động số14238/NB 15712 4.950 10 4.950.000 6.600 15.968.732.400 HĐ 22627 17/11 Xuất hàng theo HĐ22627 6321 5150 100 515.000.000 8.020 18.237.300.00 Cộng phát sinh 16.300 82.790.000.000 15.800 80.371.000.000 1.700 8.755.000.000 Biểu số 21 (trích): Bảng cân đối Nhập – Xuất – Tồn hàng hóa Kho Cửa Lò – KT1 Từ 01/10/2008 đến 30/12/2008 Tên hàng Mã hàng ĐV Tồn đầu quý Nhập trong quý Xuất trong quý Tồn cuối quý Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Urê Phú Mỹ Ur -P Tấn 1.200 6.336.000.000 16.300 82.790.000.000 15.800 80.371.000 1.700 8.755.000.000 Urê TQuốc Ur -T Tấn 2.500 10.000.000 15.000 20.410.620.000 12.000 54.000.000.000 5.500 16.000.0000 … … … … ... … … … … … … Tổng 52.000.440.000 496.900.140.000 434.672.498.720 194.863.020.000 Biểu số 22 (trích): Báo cáo kho Kho Cửa Lò – KT1 Ngày 30/12/2008 STT Mã hàng Tên hàng ĐV Số lượng tồn cuối tháng 1 Ur -P Urê Phú Mỹ Tấn 1.700 2 Ur -T Urê Trung Quốc Tấn 5.500 … … … … Cộng Biểu số 23 (trích): Sổ tổng hợp chi tiết TK 6321 Từ ngày 01/10/2008 đến 31/12/2008 STT Tên hàng hóa Giá vốn hàng bán 1. Phân bón Urê Phú mỹ 75.056.795.000 Urê Trung Quốc 22.000.610.000 ... 2. Lúa giồng ... Tổng 392.400.677.000 Biểu số 24 (trích): SỔ CÁI TK 6321 Từ ngày 01/10/2008 đến 31/12/2008 Phát sinh Diễn giải PS Nợ PS Có TKĐƯ 1.559.000 131 19.102.000 1541 292.400.677.000 1561 ... .... .... 67.101.119.609 159 428.320.400.000 911 Tổng PS 488.320.000.000 488.320.400.000 Cuối kỳ Trong quý IV năm 2008, một số mặt hàng Tổng công ty do nhập khẩu nhiều trong các tháng trước đó bị rớt giá mạnh nên có thời điểm Tổng công ty phải xả bớt hàng bằng cách bán ngang giá hoặc thấp hơn giá mua vào vì nếu để tiếp tục tồn kho phân bón sẽ bị giảm chất lượng. Một số mặt hàng thậm chí còn bị thua lỗ như phân DAP, SA... dẫn đến quý IV năm 2008 tình hình lợi nhuận không được cao như mong đợi, khác với các năm trước đó thị trường phân bón quý IV thường rất sôi động. Để kiểm soát tình hình bán hàng, cuối quý Tổng công ty mở bảng Tổng hợp chi tiết bán hàng cho từng mặt hàng theo biểu 25 sau đây: Biểu 25 (trích): BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT BÁN HÀNG STT Loại._.