Kế toán lưu chuyển hàng hóa tại Công ty TNHN TNNT

0.000đ Sáng lập viên : Công ty lấy tên : Công ty TNHH TTNT Mã số thuế : 0302601769 Ngành nghề : Mua bán dầu nhớt, mỡ bôi trơn các loại. Hiện nay công ty có duy nhất trụ sở đặt tại 24 Lâm Văn Bền, P. Tân Kiểng, Quận 7 – Tp. Hồ Chí Minh. II. Chức năng và nhiệm vụ kinh doanh của Công ty TTNT: II.1 - Chức năng: Tổ chức kinh doanh mua bán các loại dầu nhớt và mỡ bôi trơn động cơ Tích cực khai thác thị trường, mở rộng phạm vi hoạt động kinh doanh trên mọi hình thức: buôn bán, bán sỉ, bán lẻ, phục vụ đến nơi người tiêu dùng. II.2 – Nhiệm vụ : Nắm bắt nhu cầu thị trường, tổ chức xây dựng và thực hiện các phương án kinh doanh có hiệu quả. Cải thiện điều kiện lao động, nâng cao trình độ quản lý cán bộ chuyên môn. Từng bước nâng cao đời sống kinh tế cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty. Quản lý và sử dụng vốn kinh doanh theo đúng chế độ chính sách, đảm bảo hiệu quả kinh tế. Thực hiện nghiêm túc, đầy đủ chính sách, chủ trương và chế độ báo cáo tài chính Nhà nước. Làm tốt công tác bảo hộ và an toàn lao động trật tự xã hội, bảo vệ môi trường. III. Cơ cấu tổ chức quản lý trong Công ty TTNT GIÁM ĐỐC P. Giám Đốc GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC III.1 – Cơ cấu tổ chức: III. Cơ cấu tổ chức quản lý trong Công ty TTNT: III.2 – Giới thiệu chung về bor65 máy quản lý: Giám đốc: Người đứng đầu Công ty, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động và kết quả kinh doanh của Công ty. Quyết định mọi chiến lược kinh doanh do phòng kinh doanh đề xuất, quan hệ giao dịch với khách hàng, ký kết các hợp đồng kinh tế, thực hiện các kế hoạch đã đề ra nhằm đạt hiệu quả cao nhất trong kinh doanh. Được quyền quyết định về số lượng, tổ chức các bộ phận kinh doanh sao cho hợp lý và đạt hiệu quả cao. Có quyền bổ sung năng lương, ký kết các hợp đồng lao động, tổ chức tuyển dụng và nâng bậc lương theo quy định của Nhà nước. Phòng kinh doanh : Trưởng phòng kinh doanh và 4 nhân viên kinh doanh. Kinh doanh dầu nhớt, mỡ bôi trơn các loại. Nhân viên kinh doanh có nhiệm vụ tiếp cận với khách hàng và thực hiện các hoạt động bán hàng, giao dịch và tìm đại lý, thị trường tiêu thụ. Trưởng phòng kinh doanh phụ trách hỗ trợ nhân viên kinh doanh trong việc khai thác thị trường, tìm thêm khách hàng mới, chịu trách nhiệm trước Ban Giám Đốc về mọi hoạt động kinh doanh của Công ty. Phòng kế toán – Tài chính : gồm một kế toán viên và kế toán trưởng Theo dõi về mọi mặt của hoạt động kinh doanh của Công ty một cách chính xác nhất thông qua các số liệu báo cáo, theo dõi và điều chỉnh các kế hoạch về tài chính của Công ty, thực hiện các chỉ tiêu phải nộp Nhà nước. Kho: Là nơi tập trung hàng hoá trước và sau khi tiêu thụ, là nơi theo dõi nhập xuất lượng hàng thực tế. Thủ kho: Phụ trách nhập và xuất hàng theo đúng quy định, cuối ngày nộp thẻ kho cho kế toán, cuối tháng phối hợp với kế toán kiểm tra hàng tồn kho và làm báo cáo tồn kho cuối tháng. IV. Khó khăn, thuận lợi và phương hướng hoạt động của Công ty TTNT: IV.1 – Thuận lợi: Công ty ở 1 quận ngoại thành từ đây Công ty có thể giao hàng tới các khu chế xuất, khu công nghiệp, không bị giới hạn bởi giờ giấc giao và nhận hàng bằng xe tải. Các điểm kinh doanh Quận 5, quận 6 . . . thuận lợi. Dễ dàng lấy thông tin từ thị trường nhờ có đội ngũ nhân viên tiếp thị trẻ và năng động. IV.2 – Khó khăn: Đối với các khách hàng nằm ở khu công nghiệp, khu chế xuất ở Bình Dương, Biên Hoà còn khó khăn trong việc chuyển hàng. Số lượng nhân viên trong công ty rất ít do đó một người thường phải làm nhiều việc. Điều này đã gây ảnh hưởng không nhỏ đối với tốc độ làm việc chung trong Công ty. IV.3 – Phương hướng hoạt động của Công ty: Tìm thêm khách hàng, mở rộng thị trường nhằm làm tăng doanh số bán hàng, tăng doanh thu, để tăng lợi nhuận. Cải thiện cuộc sống của công nhân viên ngày càng tốt hơn và mở rộng quy mô của Công ty. V. Bộ máy kế toán của công ty TTNT: V.1 – Cơ cấu : Do công ty có quy mô nhỏ nên bộ máy kế toán cũng đơn giản, gồm một kế toán trưởng và một kế toán viên. Ngoài ra, Công ty còn thuê ngoài dịch vụ tư vấn kiểm toán Gia Cát để hỗ trợ thêm công việc, lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế vào cuối tháng. V.2 – Chức năng và nhiệm vụ: Do bộ máy kế toán có quá ít nhân viên, nên kế toán viên phải kiêm nhiệm nhiều công việc cùng một lúc: Kế toán bán hàng : Theo dõi tình hình nhập khẩu tồn kho của hàng hoá ở cửa hàng và ở công ty. Kiểm tra toàn bộ chứng từ xuất hàng tiêu thụ, xuất hoá đơn tài chính. Hàng ngày cập nhật và theo dõi chi tiết doanh thu của từng mặt hàng. Kế toán thanh toán và ngân hàng: Cập nhật và theo dõi sổ chi tiết tài khoản tiền mặt, tiền gởi NH. Cập nhật và theo dõi sổ kế toán chi tiết tài khoản tiền vay tại các ngân hàng. Cuối ngày đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết tài khoản tiền gởi, tiền vay ngân hàng với sổ ngân hàng. Cuối tháng tham giam việc kiểm quỹ tiền mặt. Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi cập nhật việc thanh toán nợ và công nợ giữa công ty và khách hàng. Cuối tháng, kế toán viên tập hợp các chứng từ rối nộp cho công ty tư vấn kiểm toán Gia Cát để công ty này lập báo cáo tài chính và báo cáo thuế theo từng tháng, quý, năm. Kế toán trưởng có nhiệm vụ kiểm tra, đối chiếu số liệu từ các báo cáo của công ty Gia Cát với số liệu của kế toán viên. Sau đó làm công tác phân tích, đánh giá hiệu quả kinh doanh của công ty và tư vấn cho Ban Giám Đốc các vấn đề về tài chính trong công ty. V.3 – Hình thức kế toán : Hình thức kế toán mà công ty TTNT chọn là hình thức kế toán nhật ký chung. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi theo thứ tự vào sổ nhật ký chung, sau đó ghi vào sổ cái các tài sản có liên quan. Chứng từ sử dụng: Hoá đơn mua hàng, hoá đơn bán hàng, phiếu theo dõi bán hàng, sổ nhật ký chung, sổ cái, bảng kê nhập – xuất – tồn, nhật ký mua hàng, nhật ký bán hàng, sổ phụ ngân hàng, phiếu xuất kho. VI. Quy mô và phạm vi hoạt động của Công ty: Công ty mang tính chất là nhà phân phối, đại lý bán buôn, làm trung gian giữa nhà sản xuất và các điểm kinh doanh nhỏ khác, do đó, lợi nhuận chủ yếu của công ty là phần hoa hồng được hưởng từ nhà sản xuất. Hay nói cách khác là phần chênh lệch giữa giá bán của nhà sản xuất cho công ty và giá bán buôn mà nhà sản xuất quy định cho. Tùy theo nhu cầu thị trường tiêu thụ, mà công ty thu được lợi nhuận nhiều hay ít. Công ty TNHH TTNT Địa chỉ : 24 Lâm Văn Bền, P. Tân Kiểng, Q.7 – Tp. HCM MST : 0302601764 NHẬT KÝ CHUNG Tháng : 08 Năm : 2005 Nợ Có Tổng số phát sinh Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Số hiệu Ngày Nợ Có 02-08-05 PT01-1156 02-08-05 Nhớt các loại HĐ66801 111 14,900,000 02-08-05 PT01-1156 02-08-05 Nhớt các loại HĐ66801 511-1 410,497,406 13,545,400 02-08-05 SP 02-08-05 Trả tiền công ty Caltex 331 410,497,406 02-08-05 SP 02-08-05 Trả tiền công ty Caltex 112-02 ………. ………. ……………… 20-08-05 20-08-05 Tính lương 6421 - 20-08-05 20-08-05 Tính lương 334 25-08-05 25-08-05 Chi lương 334 - 25-08-05 25-08-05 Chi lương 1111 ……….. ……….. ……….. 31-08-05 31-08-05 Giá vốn hàng bán 632 - 31-08-05 31-08-05 Giá vốn hàng bán 1561 31-08-05 KC 31-08-05 Kết chuyển thuế GTGT 3331 - ……… ……… ……… 31-08-05 KC 31-08-05 Xác định lãi lỗ 4212 - 31-08-05 KC 31-08-05 Xác định lãi lỗ 911 - Sổ này có …… trang, đánh từ số 1 Ngày mở sổ : Tp. HCM, Ngày tháng năm Người giữ sổ Kế toán Trưởng Giám Đốc Công ty TNHH TTNT Địa chỉ : 24 Lâm Văn Bền, P. Tân Kiểng, Q.7 – Tp. HCM MST : 0302601764 SỔ CÁI Nợ Có Tên tài khoản : Hàng hoá Số hiệu : 156 Tháng : 5 SDĐK Năm : 2005 T - SPS SDCK Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải NKC Trang số TK Đối xứng Số tiền Số hiệu Ngày Nợ Có 2-8-05 2-8-05 Nhớt các loại HĐ 111 0 31-8-05 Giá vốn hàng bán 632 0 Sổ này có ……..trang, đánh từ số 1 đến …….. Ngày mở sổ : Tp. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm Người giữ sổ Kế toán Giám đốc Công ty TNHH TTNT Địa chỉ : 24 Lâm Văn Bền, P. Tân Kiểng, Q.7 – Tp. HCM MST : 0302601764 SỔ CHI TIẾT MUA HÀNG Tháng : 08 Năm : 2005 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK Đối xứng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Số hiệu Ngày 2-8-05 1373 2-8-05 Revtex 4T(1) 331 Lít 1,200 21,226 25,471,200 2-8-05 1373 2-8-05 Plus – 4T (1) 331 Lít 720 23,736 17,089,920 2-8-05 1373 2-8-05 Super– 4T (1) 331 Lít 2,400 26,036 62,486,400 2-8-05 1373 2-8-05 150 – 2T (1) 331 Lít 720 24,682 17,771,040 2-8-05 1373 2-8-05 Havoline-F3(1) 331 Lít 720 31,091 22,385,520 2-8-05 1373 2-8-05 Five Star 40 (4) 331 Lít 480 17,795 8,541,600 2-8-05 1373 2-8-05 Five Star 50(4) 331 Lít 480 20,455 9,818,400 2-8-05 1373 2-8-05 Havoline (4) 331 Lít 720 27,409 19,734,480 2-8-05 1373 2-8-05 Valor HD40 (18) 331 Lít 1,440 12,738 18,342,720 2-8-05 1373 2-8-05 Valor HD50 (18) 331 Lít 1,800 13,044 23,479,200 2-8-05 1373 2-8-05 Valor HD50 (25) 331 Lít 1,500 12,921 19,381,500 …………. …………. Tổng cộng 12,180 231,133 244,501,980 Tp. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm Người giữ sổ Kế toán Giám đốc Công ty TNHH TTNT Địa chỉ : 24 Lâm Văn Bền, P. Tân Kiểng, Q.7 – Tp. HCM MST : 0302601764 SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG Tháng : 08 Năm : 2005 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK Đối xứng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Số hiệu Ngày Tổng cộng 0 0 0 Tp. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm Người giữ sổ Kế toán Giám đốc PHẦN II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TẾ TẠI DOANH NGHIỆP I. KHÁI QUÁT CHUNG, ĐẶC ĐIỂM VÀ NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ: Lưu chuyển hàng hoá là quá trình vận động của hàng hoá, khép kín một vòng luân chuyển của hàng hoá trong các Doanh nghiệp thương mại dịch vụ đưa hàng hoá từ nơi sản xuất đến tay người tiêu dùng thông qua phương thức mua bán. Lưu chuyển hàng hoá bao gồm ba khâu: mua vào, dự trữ và bán ra. Trong điều kiện kinh doanh hiện nay, các Doanh nghiệp thương mại cần tính toán dự đoán khả năng kinh doanh để quyết định lượng hàng hoá mua vào và để đảm bảo mức dự trữ hàng hoá hợp lý, tránh để số lượng hàng hoá tồn kho quá lớn, kéo dài vòng luân chuyển của hàng hoá. Xu hướng chung là cần giảm lượng hàng hoá dự trữ, đảm bảo tiết kiệm chi phí, tránh qua nhiều khâu trung gian trong quá trình mua bán hàng hoá. Tuỳ theo đối tượng, khối lượng hàng bán và giá bán ta có thể phân biệt giữa lưu chuyển hàng hoá bán buôn và lưu chuyển hàng hoá bán lẻ. Nếu đối tượng là đơn vị sản xuất hoặc đơn vị thương mại khác, mau hàng với khối lượng lớn và giá bán thấp hơn giá bán lẻ thì đây là lưu chuyển hàng hoá bán buôn. Khi kết thúc giai đoạn buôn bán, hàng hoá vẫn còn nằm ở lĩnh vực lưu thông. Hàng hoá lưu thông trong giai đoạn buôn bán vẫn chưa đến tay người tiêu dùng nên chưa có giá trị sử dụng. Nếu đối tượng là người tiêu dùng, cơ quan, đoàn thể mua về để sử dụng trong nội bộ, giá bán thỏa thuận trên cơ sở thuận mua vừa bán, hoặc do Doanh nghiệp tự quyết định (trừ những mặt hàng chủ đạo như xăng, dầu, ….). Khi kết thúc giai đoạn bán lẻ, hàng hoá sẽ tách khỏi lĩnh vực lưu thông để đi vào lĩnh vực tiêu dùng nên đã có giá trị sử dụng. Đặc điểm của hoạt động kinh doanh thương mại chi phối đến công tác kế toán là có quá nhiều hàng hoá, nhưng có thể chia ra làm hai ngành hàng chủ yếu: nông – lâm sản – thực phẩm và ngàng hàng công nghệ phẩm. Ngoài chức năng chính là mua – bán, doanh nghiệp còn có những chức năng phụ như hoạt động đầu tư tài chính, … góp phần làm tăng lợi nhuận cho Doanh nghiệp. Với những đặc điểm nêu trên, kế toán lưu chuyển hàng hoá có nhiệm vụ: ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác tình hình thực hiện kế hoạch về lưu chuyển hàng hoá ở doanh nghiệp. Đảm bảo an toàn cho hàng hoá trong suốt quá trình lưu chuyển. Phải tính đúng giá vốn của hàng đã tiêu thụ để xác định chính xác kết quả lãi lỗ của Doanh nghiệp. Cung cấp đầy đủ số liệu cho công tác phân tích về tình hình kinh doanh và hiệu quả kinh doanh của Doanh nghiệp. Công ty kinh doanh mặt hàng dầu nhờn các loại, nhưng chủ yếu là dầu nhờn dành cho xe gắn máy của công ty dầu nhớt Caltex Việt nam. Dưới đây là một số mặt hàng nhập trong tháng 8 năm 2005, có kèm theo bảng giá mua và bán – đều do nhà sản xuất quy định. STT MẶT HÀNG ĐVT GIÁ MUA GIÁ BÁN 1 Revtex 4T (1) Lít 21.226 26.320 2 Plus – 4T (1) Lít 23.736 29.450 3 Super – 4T (1) Lít 26.036 32.640 4 150 – 2T (1) Lít 24.628 30.600 5 Havoline – F3 (1) Lít 31.091 38.800 6 Five Star 40 (4) Lít 17.795 23.000 7 Five Star 50 (4) Lít 20.455 26.250 8 Havoline (4) Lít 27.409 33.750 9 Valor HD 40 (18) Lít 12.738 16.800 10 Valor HD 50 (18) Lít 13.044 17.500 11 Valor HD 50 (25) Lít 12.921 17.000 12 Valor HD 40 (200) Lít 11.334 14.500 13 Valor HD 50 (200) Lít 11.789 14.900 14 Canopus 68 (18) Lít 12.273 16.800 15 Canopus 68 (200) Lít 11.168 15.700 II. Công tác tổ chức và cách thức thu mua hàng hoá: Điều kiện, phạm vị hàng mua: Hàng có ở công ty phải là hàng do công ty bỏ tiền mua về, phải thực sự có quyền sở hữu về hàng, hàng mua về phải với mục đích để bán, hàng hoá phải hội đủ các điều kiện trên mới được ghi vào doanh số mua. Ngoài ra, những loại hàng được mua về nhà chưa biết để dùng hay để bán, hoặc để lẫn lộn giữa hàng để dùng và để bán, kể cả hàng thiếu hụt trong quá trình vận chuyển từ đơn vị bán về công ty, do công ty chịu cũng được ghi vào doanh số bán. Chỉ trừ các trường hợp: vật tư, tài sản cố định được mua về không nhằm mục đích để bán, hàng nhập từ các nguồn như sản xuất gia công về, được biếu tặng, được cấp, được góp vốn và hàng thừa trong quá trình luân chuyển là không được ghi vào doanh số mua. Phương thức mua hàng: Lượng hàng nhập vào trong tháng không ổn định, tuỳ theo thị trường tiêu thụ nhiều hay ít, hàng bán nhanh hay chậm mà công ty nhập hàng theo nhu cầu thị trường. Trước khi nhập hàng, nhân viên phòng kinh doanh phải biết được lượng hàng tồn kho vào thời điểm này, thông qua kho và đoq61i chiếu số liệu với phòng kế toán. Đây là căn cứ để lên danh sách hàng mua chính xác. Hàng nhập phải thoả mãn lượng tồn kho không còn hoặc còn ít, có khả năng tiêu thụ nhiều nhất trong tuần. Phòng kinh doanh lên kế hoạch về số lượng hàng cần nhập một cách hợp lý, tránh hàng nhập về quá nhiều mà không tiêu thụ hết, hoặc quá ít không đủ khả năng tiêu thụ, hoặc hàng về mà không được người mua chấp nhận. Và chuyển phiếu này cho phòng kế toán lập phiếu mua hàng nhằm xác định giá trị của lô hàng, tránh trường hợp doanh nghiệp mất khả năng thanh toán cho người bán, sau đó sẽ chuyển phiếu này cho giám đốc ký duyệt. Kế toán quá trình mua hàng: Chứng từ sử dụng gồm có: đơn đặt hàng, ủy nhiệm chi, hoá đơn mua hàng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (nếu có). Đơn đặt hàng: dùng để báo cho nhà sản xuất biết những mặt hàng nào mà công ty muốn mua. Do thư ký phòng kinh doanh lập theo lệnh của trưởng phòng kinh doanh, sau đó trình lên giám đốc ký duyệt rồi chuyển fax đến nhà sản xuất, bản gốc chuyển cho phòng kế toán dùng để tính tổng giá trị đơn hàng. Ủy nhiệm chi: do kế toán lập sau khi nhận được đơn đặt hàng từ phòng kinh doanh, dùng để chuyển trả tiền đơn đặt hàng cho nhà sản xuất thông qua ngân hàng. Sau khi trình giám đốc ký tên, đóng dấu thì kế toán sẽ đem đến ngân hàng làm thủ tục chuyển tiền. Sau khi hàng về tới kho của doanh nghiệp, nhân viên quản lý kho chịu trách nhiệm toàn bộ về hàng hoá sau khi đã nhập kho. Chuyển giao hoá đơn mua hàng cho phòng kế toán làm căn cứ vào sổ kho và sổ cái. Toàn bộ chứng từ của lô hàng nhập được lưu giữ tại phòng kế toán. Khi nhận được hoá đơn mua hàng, kế toán sẽ nhập vào sổ cái tài khoản 156 và nhật ký mua hàng, đồng thời ghi định khoản: Nợ 1561 : Trị giá mua hàng chưa thuế Nợ 133 : Thuế giá trị gia tăng Có 111, 112 hoặc 331 : tổng giá thanh toán. II.1 – Công tác tổ chức mạng lưới tiêu thụ hàng hoá: Nhân viên phòng kinh doanh có trách nhiệm về doanh thu của công ty, lực lượng này sẽ “nuôi sống” toàn bộ máy. Khách hàng sẽ đặt hàng tại phòng kinh doanh, có thể trực tiếp đến công ty nhưng đa phần là trực tiếp qua điện thoại. Khi có hàng xuất, phòng kinh doanh sẽ lập phiếu bán hàng (mẫu này theo quy định của công ty) rồi chuyển cho phòng kế toán để lập hoá đơn tài chính, chuyển cho kho để xuất hàng theo đúng hoá đơn. Từ kho hàng sẽ được xuất đi, nhân viên giao hàng chịu trách nhiệm thu tiền (nếu khách hàng trả tiền ngay) và nộp quỹ ngay trong ngày, đồng thời đêm về liên 3 (liên xanh) nộp tại phòng kế toán). Hàng hoá được xác định là tiêu thụ khi thoả mãn các điều kiện: Hàng hoá phải thông qua quá trình mua, bán và thanh toán theo một phương thức thanh toán nhất định. Hàng hoá chuyển quyền sở hữu từ doanh nghiệp thương mại (bên bán) sang bên mua và doanh nghiệp thương mại đã thu được tiền hay một loạt hàng hoá khác hoặc được người mua chấp nhận nợ. Hàng hoá bán ra phải thuộc diện kinh doanh của doanh nghiệp, doanh nghiệp mua vào hoặc gia công chế biến rồi bán ra. II.2 – Nhiệm vụ kế toán trong doanh nghiệp thương mại dịch vụ: Đặc điểm cơ bản của hoạt động kinh doanh thương mại dịch vụ là thực hiện việc tổ chức lưu thông hàng hoá, dịch vụ, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao trong tiêu dùng xã hội. Trong quản lý kinh doanh ở các doanh nghiệp thương mại dịch vụ, kế toán giữ vai trò rất quan trọng, là công cụ để điều hành quản lý các hoạt động kinh doanh diễn ra trong doanh nghiệp, thực hiện việc bảo vệ tài sản, vật tư tiền vốn của doanh nghiệp nhằm đảm bảo quyền chủ động sản xuất kinh doanh tự chủ về tài chính. Để thực hiện tốt vai trò là công cụ quản lý đắc lực cho việc điều hành doanh nghiệp, kế toán trong các doanh nghiệp thương mại dịch vụ cần thực hiện tốt các nhiệm vụ cơ bản sau: Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư tiền vốn trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp qua đó tính toán chính xác kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ. Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, kỷ luật thu nộp, thanh toán, phát hiện kịp thời các hành vi tham ô lãng phí tài sản, tiền vốn của Nhà nước, của tập thể. Cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, trung thực và hữu ích phục vụ cho việc điều hành quản lý Doanh nghiệp. III.3 – Phương pháp đánh giá hàng hoá nhập kho và xuất kho: 1. Giá nhập kho: tuỳ trường hợp mà giá nhập kho được tính như sau: Giá trị nhập kho = a/ Được cấp, thành lập: giá ghi trên biên bản cấp vốn. b/ Mua: giá mua thực tế c/ Từ liên doanh: giá trị do HĐLD quyết định d/ Chế biến : chi phí chế biến thực tế f/ Được tặng : giá thực tế trên thị trường x Các chi phí trực tiếp để có hàng nhập kho như vận chuyển, bốc dỡ …. 2. Phương pháp tính giá xuất kho: Kế toán chỉ được áp dụng trong một các phương pháp tính giá xuất kho, muốn thay đổi phương pháp tính giá khác, phải chấm dứt kỳ báo báo kế toán và phải giải thích rõ ràng trong “Bảng thuyết minh báo cáo tài chính”, các phương pháp đó là: Nhập trước, xuất trước (còn gọi là FIFO – First In First Out). Nhập sau, xuất trước (còn gọi là LIFO – Last In First Out). Bình quân gia truyền Thực tế đích danh Giá hạch toán. Mỗi phương pháp tính giá xuất kho thích hợp trong một môi trường nhất định. Khi giá tương đối bình ổn, dùng phương pháp nhập trước, xuất trước, dễ làm, chính xác. Khi giá biến động tăng hoặc giảm, dùng phương pháp nhập sau, xuất trước tính giá hợp lý hơn. Khi giá giao động lúc tăng, lúc giảm, dùng phương pháp bình quân. Khi tính hiệu quả từng lô hàng, sử dụng giá thực tế đích danh. Là doanh nghiệp thương mại, công ty TTNT thực chất là nhà phân phối của công ty dầu nhờn Caltex Việt nam, lợi nhuận của công ty chính là khoảng chênh lệch giữa giá mua và giá bán (đều do công ty Caltex quy định, nếu có thay đổi giá sẽ thông báo trước 1 tháng) sau khi đã trừ tất cả mọi chi phí phát sinh. Đo đó, phương pháp tính giá xuất kho mà công ty sử dụng là phương pháp nhập trước xuất trước. Một số ví dụ thực tế tại doanh nghiệp, xét ở thời điểm là tháng 08/2005 Ngày 02/08/05, xuất bán cho công trình giao thông công cộng quận 5, địa chỉ : 587 Nguyễn Trãi, P.7, Quận 5, MST : 0301295038 – 1 lô hàng gồm 5 phuy nhớt Valor HD 50 (200) trị giá 14.900.000đ (14.900 x 5), đã có thuế, thu ngay bằng tiền mặt, kế toán ghi: - Phản ánh doanh thu: Nợ TK 111 : 14.900.000đ Có TK 511 : 13.545.400đ TK 3331 : 1.354.5400đ (13.545.400 x 10%) - Phản ánh giá vốn : Nợ 632 : 11.789.000đ (11.789đ x 200L x 5) Có TK 1561 : 11.789.000đ Ngày 07 tháng 08, bán cho công ty TNHH Việt Sơn, địa chỉ : số 1 Xa Lộ Hà Nội, P. Thảo Điền, Quận 2, MST : 0301152144 – 1, lô hàng gồm : 20 thùng Revtex 4T (1) = 26.320đ x 24 x 20 = 12.633.600đ 10 thùng Plus – 4T (1) = 29.450đ x 24 x 10 = 7.068.000đ 25 thùng Super – 4T (1) = 32.640đ x 24 x 25 = 19.584.000đ (1 thùng = 24 bình x 1L/bình) Và 6 thùng Five Star 40 (4) = 23.000 x 6 x 4 x 6 = 3.312.000đ 6 thùng Five Star 50 (4) = 26.250 x 6 x 4 x 6 = 3.780.000đ 6 thùng Havoline (4) = 33.750 x 6 x 4 x 6 = 4.860.000đ (1 thùng = 6 can x 4L/can) Tổng cộng = 51.237.600đ Thu trước ½ trị giá lô hàng bằng tiền mặt, số còn lại trả chậm trong vòng 30 ngày, kế toán ghi: - Phản ánh doanh thu : Nợ 111 : 25.618.800đ Nợ 131 : 25.618.800đ Có : 46.579.600đ Có 3331 : 4.657.960đ (10% x 46.579.600) - Phản ánh giá vốn : 20 thùng Revtex 4T (1) = 21.226đ x 24 x 20 = 10.188.480đ 10 thùng Plus – 4T (1) = 23.736đ x 24 x 10 = 5.696.640đ 25 thùng Super – 4T (1) = 26.036đ x 24 x 25 = 15.621.600đ (1 thùng = 24 bình x 1L/bình) Và 6 thùng Five Star 40 (4) = 17.795 x 6 x 4 x 6 = 2.562.480đ 6 thùng Five Star 50 (4) = 20.455 x 6 x 4 x 6 = 2.946.520đ 6 thùng Havoline (4) = 27.409 x 6 x 4 x 6 = 3.946.896đ (1 thùng = 6 can x 4L/can) Tổng cộng = 40.511.616đ Nợ TK 632 : 40.511.616đ Có : 40.511.616đ  II.4 – Các loại chứng từ sử dụng và trình xử lý chứng từ kế toán hàng hoá: Quá trình đưa sản phẩm từ lĩnh vực sản xuất đến lĩnh vực tiêu dùng thông qua hình thức mua bán gọi là lưu chuyển hàng hoá. Tuỳ thuộc vào hình thức II.5. Kế toán mua hàng : Chứng từ : Tùy đối tượng hàng mua mà có những phương pháp kế toán quá trình mua hàng phù hợp và các chứng từ phát sinh. Về nguyên tắc trước khi nhập kho hàng hóa phải qua giai đoạn kiểm nhận do nhân viên được giao trách nhiệm bảo quản hàng hóa trực tiếp tiến hành. Nếu nhận hàng tại một địa điểm do bên bán thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế thì người đại diện bên mua phải có “Giấy ủy nhiệm” do Doanh nghiệp mua hàng cấp. Khi kiểm nghiệm hàng hóa phải căn cứ vào chứng từ của bên bán, rồi đối chiếu với thực tế nhận hàng về số lượng và chất lượng để lập “Biên bản kiểm nghiệm”. Tuy nhiên biên bản này chỉ mang tính chất hướng dẫn, nhằm làm căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản, biên bản thường dùng trong trường hợp nhập kho với số lượng lớn, các loại vật tư có tính chất phức tạp, quý hiếm. Trong trường hợp hàng hóa, vật tư nhập không đúng quy cách, phẩm chất, số lượng so với chứng từ hóa đơn, thì lập thêm 1 liên kèm theo chứng từ có liên quan gửi chi đơn vị bán vật tư, hàng hóa để giải quyết. - Tùy thuộc vào nguồn gốc xuất xứ của hàng nhập để tính giá nhập kho đúng. * Mua hàng có hóa đơn bên bán : (thông thường là hàng công nghệ phẩm) - Căn cứ vào hóa đơn của bên bán và “Biên bản kiểm nghiệm” lập 2 liên (vật tư, hàng hóa mua ngoài) hoặc 3 liên (vật tư tự sản xuất), người nhập mang phiếu đến kho để nhập. Sau khi nhập, thủ kho ghi ngày, tháng, năm và cùng người nhập ký vào phiếu, thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán, liên 1 lưu ở nơi lập phiếu, liên 3 (nếu có) người nhập giữ. - Thực tế tại Công ty TTNT sau khi đã fax đơn đặt hàng đến Công ty Caltex và làm thủ tục chuyển tiền xong thì tài xế của Công ty sẽ cầm theo giấy giới thiệu đến kho Caltex tại Bình Dương để nhận hàng có kèm hóa đơn và phiếu xuất kho do Công ty Caltex lập. - Khi hàng về đến Công ty, thủ kho sẽ căn cứ vào hóa đơn và phiếu xuất kho của bên bán để kiểm nhập hàng (nếu có phát sinh thừa, thiếu hàng thì mới lập biên bản), rồi nhập vào thẻ kho và chuyển hóa hơn cho kế toán nhập vào sổ chi tiết mua hàng. Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ mua hàng : Tài khoản sử dụng : TK 156 “Hàng hóa” có hai tài khoản cấp 2 : TK 1561 “Giá mua hàng hóa” Phản ánh trị giá mua cửa hàng hóa tại kho, tại quầy. TK 1562 “Chi phí thu mua hàng hóa” : Phản ánh chi phí thu mua hàng hóa. TK 151 “Hàng phí thu mua hàng hóa” : Phản ánh trị giá của các loại hàng hóa, vật tư mua ngoài Doanh nghiệp đã nhập được quyền sở hữu nhưng chưa về nhập kho Doanh nghiệp, còn đang trên đường vận chuyển, ở các bến bãi hoặc đã về đến Doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho. Số dư bên Nợ : Trị giá vật tư, hàng hóa đang đi đường cuối kỳ. Phương pháp hạch toán : - Đối với Doanh nghiệp chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ : Khi mua hàng về nhập kho, thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền tạm ứng ….. kế toán ghi. Nợ TK 156 (1561) : Giá mua hàng hóa (chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 (1311) : thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Có TK 111 : Số đã thanh toán bằng tiền mặt. Có TK 112 : Số đã thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Có TK 141, 311 : số đã thanh toán bằng tiền tạm ứng hay tiền vay ngắn hạn … Có TK 331 : Tổng giá thanh toán của hàng hóa mua vào. * Khi mua hàng, phát sinh các chi phí như chi phí vận chuyển, bốc, dỡ, lưu kho, lưu bãi …, kế toán ghi. Nợ TK 156 (1562) : Chi phí thu mua (chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 (1331) : thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK : 111, 112, 311 : số chi phí thu mua đã thanh toán. * Trường hợp mua hàng với phương thức trả chậm, khi thanh toán tiền hàng Nếu không được hưởng chiết khấu thanh toán : Nợ TK 331 Có TK 111, 112, 311 + Nếu thanh toán trong thời hạn được chiết khấu thanh toán, số chiết khấu được hưởng ghi tăng doanh thu hoạt động tài chính và ghi giảm nợ phải trả cho người bán : Nợ TK 331 : tổng số tiền còn nợ Có TK 111, 112, 311 : số tiền thực trả Có TK 515 : chiết khấu thanh toán tính trên tổng số tiền còn nợ Dưới đây là toàn bộ chứng từ mua hàng của Công ty TTNT quy trình hạch toán cụ thể trong tháng 8 năm 2005. CaltexLubricants Vietnam Limited Công ty tnhh Dầu nhờn Caltex Việt Nam Tel : 848 – 8244115 Fax : 848 – 8244116 Ký hiệu/Series : AA/2005T – HCM Số/No : 001373 HÓA ĐƠN (GTGT) VAT INVOICE (Liên 2 : Giao khách hàng / 2 nd copy – To Customer) Ngày 02 tháng 8 năm 2005 Đơn vị bán hàng/Seller : Công ty TNHH Dầu nhờn Caltex Việt Nam – Chi nhánh TP. HCM CaltexLubricants Vietnam Limited – HCM Branch Địa chỉ/Address : Lấu 6 số 65 Nguyễn Du, Quận 1, TP. HCM Tên và mã khách hàng / Customer name & ID : Công ty TNHH TTNT 5272 Địa chỉ / Address : 24 Lâm Văn Bền, P. Tân Kiểng, Q.7 MST : 0302601769 Đơn đặt hàng số / Order No : 66801 Phương thức giao hàng : Tại kho Phương thức thanh toán : CA Xuất tại kho : Sóng thần – TP. HCM STT Tên và quy cách hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Revtex 4T (1) Plus – 4T (1) Super – 4T (1) 150 – 2T (1) Havoline – F3 (1) Five Star 40 (4) Five Star 50 (4) Havoline (4) Valor HD 40 (18) Valor HD 50 (18) Valor HD 50 (25) Valor HD 50 (200) Valor HD 50 (200) Canopus 68 (18) Canopus 68 (200) Lít Lít Lít Lít Lít Lít Lít Lít Lít Lít Lít Lít Lít Lít Lít 1.200 720 2.400 720 720 480 480 720 1.440 1.800 1.500 4.000 4.800 360 2.000 21.226 23.736 26.036 24.682 31.091 17.795 20.455 27.409 12.738 13.044 12.921 11.334 11.789 12.273 11.168 24.471.200 17.089.920 62.486.400 17.771.040 22.385.520 8.541.600 9.818.400 19.734.480 18.342.720 23.479.200 19.381.500 45.336.000 56.587.200 4.418.280 22.336.000 Cộng tiền hàng / Sales total : Thuế suất GTGT (VAT) : 10% Tiền thuế GTGT/VAT : Tổng số tiền thanh toán / Invoice Total : Tổng số tiền viết bằng chữ / Total amount in words : 373.179.460 37.317.946 410.497.406 Khách hàng Customer Thủ kho Store Keeper Người viết HĐ Prepared by Giám đốc Manager CÔNG TY TNHH DẦU NHỜN CALTEX VIỆT NAM Số : …………………………./ST 2005 PHIẾU XUẤT KHO Ngày ….. tháng ….. năm 2005 Người nhận hàng : Số CMND / Giấy phép lái xe : ngày cấp : nơi cấp : Địa chỉ : Lý do xuất : STT Tên sản phẩm Mã hàng hóa ĐVT Số lượng Ghi chú Yêu cầu Thực xuất 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 Người lập phiếu Người giao hàng Người nhận hàng Sau khi nhận được Hóa đơn GTGT, kế toán ghi : Nợ 1561 : 373.179.460 đồng Nợ 133 : 37.317.946 đồng Có 112 : 410.497.406 đồng II.6. Kế toán bán hàng : Chứng từ : * Bán buôn : - Kế toán phải lập hóa đơn bán hàng và phiếu xuất kho hàng hóa. - Hóa đơn là căn cứ để người bán ghi sổ doanh thu bán hàng và các sổ kế toán có liên quan, là chứng từ cho người mua vận chuyển hàng trên đường, lập phiếu nhập kho, thanh toán tiền mua hàng và ghi sổ kế toán. Hóa đơn do người bán hàng lập 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần), liên 1 lưu, liên 2 giao cho người mua và làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán đơn vị mua, liên 3 dùng cho người bán làm chứng từ thu tiền hoặc cuối ngày mang cùng tiền mặt, séc nộp cho kế toán làm thủ tục nhập quỹ và ghi sổ kế toán có liên quan (nếu đã thu tiền) Tại Công ty TTNT quá trình bán hàng gồm các bước sau : Nhân viên kinh doanh làm phiếu đặt hàng, trình giám đốc ký duyệt rồi chuyển cho thư ký phòng kinh doanh làm phiếu theo dõi bán hàng, sau đó đưa qua kế toán lập hóa đơn có chữ ký và đóng dấu của giám đốc, thủ kho đóng dấu xuất kho vào phiếu theo dõi bán hàng trước khi xuất hàng. Dưới đây là toàn bộ chứng từ phát sinh trong quá trình bán hàng của Công ty TTNT. CÔNG TY TNHH TTNT NHÀ PHÂN PHỐI DẦU NHỜN CALTEX ĐC : 24 Lâm Văn Bền, P. Tân Kiểng, Q.7, TP. HCM ĐT : 8.554943 – 8.533122 Fax : 8.531922 PHIẾU THEO DÕI KHÁCH HÀNG NPT : Khách hàng : Trang số : năm 2005 Bảng hiệu : Mã số KH : Địa chỉ : N.Nghề : Điện thoại : NR : MST : Sang trang số ….. Ngày ……/…../2005 HTTT : Ngày Sản phẩm Số lượng Đơn giá Thành tiền Người nhận hàng ký và ghi tên Người thanh toán ký và ghi tên XIN QUÍ KHÁCH LƯU Ý : Khi nhận hàng xin ký vào Ô nhận hàng Khi thanh toán xin ký vào Ô thanh toán Người giao hàng Thủ kho Người lập phiếu ._.