Kế toán lưu chuyển hàng hóa ở Công ty cổ phần Gas Petrolimex

thiện quá trình lưu chuyển hàng hĩa của cơng ty mình. Muốn phân tích, xem xét, đánh giá và đưa ra quyết định đúng đắn của quá trình lưu chuyển hàng hĩa bên cạnh việc nghiên cứu thị trường thì phân tích số liệu, thơng tin của kế tốn cung cấp cũng là một trong những cơng việc rất quan trọng. Từ những con số đĩ mà cơng ty cĩ thể phân tích, đánh giá được điểm mạnh, điểm yếu của mình để phát huy cái tốt, hạn chế, khắc phục cái chưa tốt. Biết được xu thế phát triển hiệu quả hoạt động kinh doanh của các cơng ty qua các chỉ số, các báo cáo. Muốn các thơng tin kế tốn luơn chính xác đúng đắn để các doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt nhất thì phải hồn thiện hơn cơng tác kế tốn nĩi chung và kế tốn lưu chuyển hàng hĩa nĩi chung để thơng tin kế tốn ngày càng phát huy được tác dụng của mình, khơng chỉ phản ánh đúng đắn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, khơng chỉ đưa ra các con số mà cịn đưa ra được ý nghĩa của các con số đĩ, đưa ra được những chiến lược cho các doanh nghiệp ngày càng phát triển. Trong thời gian thực tập ở cơng ty cổ phần Gas Petrolimex, được thực hành, được làm quen với các cơng việc kế tốn thực tế, các số liệu, thơng tin kế tốn thực tế em càng thấy được tầm quan trọng của kế tốn, của các con số, của các thơng tin kế tốn. Cơng ty cổ phần Gas Petrolimex là một cơng ty thương mại lớn, quá trình lưu chuyển hàng hĩa là quá trình xuyên suốt hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty. Vì vậy em chọn đề tài “ Một số ý kiến nhằm hồn thiện kế tốn lưu chuyển hàng hĩa ở cơng ty cổ phần Gas Petrolimex” làm đề tài cho chuyên đề tốt nghiệp của mình. Để nghiên cứu sâu và xuyên suốt quá trình hoạt động kinh doanh của cơng ty và từ đĩ đưa ra một số kiến nghị nhằm hồn thiện hơn nữa cơng tác kế tốn quá trình này của cơng ty, phần nào đĩng gĩp vào quá trình phát triển của cơng ty. Đề tài của em gồm ba chương: Chương I: Tổng quan về cơng ty cổ phần Gas Petrolimex Chương II: Thực tế kế tốn lưu chuyển hàng hĩa tại cơng ty cổ phần Gas Petrolimex Chương III: Một số ý kiến đĩng gĩp nhằm hồn thiện kế tốn lưu chuyển hàng hĩa tại cơng ty cổ phần Gas Petrolimex Tuy đã rất cố gắng nhưng do chưa cĩ nhiều kiến thức thực tế, và do kiến thức cịn hạn chế nên chuyên đề khơng tránh khỏi những thiếu sĩt, em rất mong nhận được sự đĩng gĩp ý kiến của các thầy cơ giáo và các bạn để em hồn thiện hơn chuyên đề của mình. Em xin chân trọng cảm ơn T.S Phạm Thị Thủy, và các anh chị phịng kế tốn của cơng ty cổ phần Gas Petrolimex đã giúp đỡ em rất nhiều trong thời gian qua để em cĩ thể hồn thành chuyên đề thực tập của mình! CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ CƠNG TY CỔ PHẦN GAS PETROLIMEX 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển cơng ty 1.1.1. Gai đoạn từ năm 1998 đến năm 2003 Để phù hợp với sự phát triển nhanh chĩng của thị trường Gas Việt Nam. Tổng cơng ty xăng dầu đã quyết định tách bộ phận kinh doanh Gas thành đơn vị độc lập, chuyên kinh doanh về Gas và khi đốt hĩa lỏng (LPG) nhằm mang lại sự chuyên nghiệp, hiệu quả hơn trong việc phân phơi mặt hàng này trong thị trường Việt Nam. Cơng ty Gas petrolimex trực thuộc tổng cơng ty xăng dầu Việt Nam chính thức được thành lập ngày 25/12/1998 do Bộ trưởng Bộ Thương Mại đã kí quyết định số 1653/QĐ-BTM. Cơng ty là một cơng ty nhà nước, cĩ tư cách pháp nhân, được hạch tốn độc lập, cĩ con dấu riêng, cĩ tài khoản ngân hàng riêng. Đây là thời điểm đánh dầu một quá trình kinh doanh mới, đánh dấu một thời kỳ phát triển mới của việc kinh doanh Gas của tổng cơng ty xăng dầu Việt Nam. Trên đà phát triển đĩ cơng ty Gas Petrolimex đã đầu tư xây dựng nhiều cơng trình mới, cải thiện và nâng cao cơ sở vật chất hạ tầng của cơng ty, nhằm phục vụ tốt nhất cho quá trình kinh doanh Gas của cơng ty, nhằm mang lại hiệu quả kinh doanh cao cho cơng ty. 1.1.2. Giai đoạn từ năm 2003 đến 2006 Vào ngày 03/12/2003 cơng ty đã nhận được quyết định chính thức chuyển thành cơng ty cổ phần do Bộ trưởng Bộ Thương mại đã kí quyết định số 1669/2003/QĐ-BTM về việc chuyển Cơng ty Gas thành Cơng ty cổ phần Gas Petrolimex. Giấy phép kinh doanh số 0103003549 đăng kí lần đầu ngày 14/01/2004 do Sở kế hoạch đầu tư Thành phố Hà Nội cấp với vốn điều lệ ban đầu là: 150.000.000.000 đồng .Chuyển sang một hình thức hoạt động mới là cơ hội và cũng là thách thức của cơng ty. Nhưng do cĩ sự lãnh đạo nhạy bén, sáng suốt, cĩ sự thay đổi kịp thời về cầu trúc quản lý các chi nhánh để nâng cao tính tự lập và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của các chi nhánh tại các tỉnh. Nhằm hồn thiện hơn cơ chế quản lý của cơng ty. Năm 2005 cơng ty đã quyết định tái cấu trúc các chi nhánh Gas trực thuộc tại các tỉnh khác như Hải Phịng, Đà Nẵng, Sài Gịn, Cần Thơ thành các cơng ty TNHH một thành viên. Cải cách này cĩ tác dụng khuyến khích các cơng ty con này hoạt động hiệu quả hơn, tách bạch hơn, gĩp phần tạo ra sự phát triển lớn mạnh của cơng ty. Vào năm 2005 cơng ty đã gĩp vốn thành lập cơng ty TNHH Taxi Gas Petrolimex với vốn điều lệ là 66 tỷ đồng và gĩp vốn vào cơng ty TNHH cơ khí Gas PMG với vốn điều lệ 22 tỷ đồng. Đây là hình thức gĩp vốn khá hay và hiệu quả của cơng ty, khơng chỉ tạo điều kiện tăng thêm thu nhập cho cơng ty, mà cịn đánh dấu những bước khám phá mới, những bước xâm nhập mới vào những ngành khác. 1.1.3. Giai đoạn từ năm 2006 đến năm nay Hịa cùng sự phát triển của thị trường chứng khốn trong nước cơng ty cổ phần Gas Petrolimex đã quyết định niêm yết cổ phiếu của cơng ty trên thị trường chứng khốn, nhằm tăng nguồn vốn kinh doanh tạo điều kiện cho sự mở rộng và phát triển của cơng ty. Ngày 24/11/2006, Cơng ty cổ phần Gas Petrolimex chính thức niêm yết cổ phiếu tại Trung tâm giao dịch chứng khốn TPHCM, theo quyết định số 65/GPNY-UBCK ngày 20/10/2006 do Uỷ ban chứng khốn Nhà nước cấp, mã chứng khốn là PGC với 20.000.000 cổ phần mệnh giá 10.000 đồng/cổ phần được. Và tính đến năm 2007, cơng ty đã phát hành và niêm yết thành cơng 5.000.000 cổ phần tương ứng với 50 tỷ đồng mệnh giá cổ phiếu 10.000 đ/cổ phần. Tại thời điểm 31/12/2007, vốn điều lệ của cơng ty là 250 tỷ đồng. Bên cạnh đĩ là những kế hoạch mở rộng cơng ty về khu vực kinh doanh cũng như cơ sở hạ tầng phục vụ cho việc kinh doanh của đơn vị. Năm 2006, cơng ty đã tiếp nhận bàn giao 9 trạm sang chiết nạp Gas trực thuộc các Cơng ty xăng dầu Quảng Ninh, Phú Thọ, Hà Nam Ninh, Quảng Bình, Nghệ Tĩnh, Thừa Thiên Huế, Phú khánh, Tiền Giang, Vũng Tàu giúp cho việc kinh doanh được mở rộng về khối lượng Gas cung cấp và về thị trường tại mọi miền của tổ quốc. Cũng trong năm 2006 cơng ty đã lập dự án triển khai đầu tư hệ thống kho LPG tại khu cơng nghiệp Đình Vũ- Hải Phịng và dự án kho Đà Nẵng với tổng dự tốn của hai dự án này là khoảng 200 tỷ đồng. Năm 2007 cơng ty đã bắt đầu đi vào khởi cơng hệ thống kho LPG tại khu cơng nghiệp Đình Vũ – Hải phịng với vốn đầu tư 115 tỷ đồng. Cơng trình này hồn thành sẽ mang lại một hứa hẹn lớn cho việc phát triển kinh doanh Gas tại thị trường Hải Phịng rất cĩ tiềm năng. Cũng trong năm 2007 cơng ty đã phối hợp với các cơng ty thành viên quyết định tái cấu trúc cơng ty TNHH Taxi Gas Petrolimex chuyển sang cơng ty cổ phần và đến cuối năm 2007 cơng ty chiếm 23% vốn điều lệ tương ứng với 20,28 tỷ đồng. Việc chuyển đổi này đã phần nào gĩp phần cho cơng ty Taxi Gas Petrolimex phát triển tốt hơn. Xem xét về sự phát triển của cơng ty cổ Phần Gas Petrolimex trong những năm gần đây thơng qua một vài chỉ tiêu để thấy được tình hình hoạt động kinh doanh của cơng ty: Đơn vị:100.000đ Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Tổng giá trị tài sản 540.410 618.752 690.314 843.083 748.968 Doanh thu thuần 887.409 1.122.742 1.275.124 1.494.969 1.688.226 Lợi nhuận sau thuế 30.502 93.539 34.014 46.732 2.231 EPS 2.033 đ/cp 6.236 đ/cp 1.975 đ/cp 1.974 đ/cp 67đ/cp Qua bảng số liệu cĩ thể thấy rằng kết quả hoạt động kinh doanh của cơng ty chia làm hai chặng, từ năm 2004 đến năm 2007 phản ánh sự phát triển, đến năm 2008 ta thấy sự suy giảm. Trong bốn năm từ năm 2004 đến năm 2007 các chỉ tiêu phản ánh tài sản và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp tăng khá nhanh, nĩ đánh dầu một sự phát triển khá bền vững của cơng ty. Tổng tài sản đều tăng ở các năm, và lên cao nhất vào năm 2007 là hơn 800 tỷ đồng, tài sản tăng cũng là cơ sở cho sự tăng trưởng của các chỉ tiêu phản ánh kết quả. Doanh thu cũng tăng lên hàng năm do sản phẩm của cơng ty ngày càng chiếm được ưu thế trên thị trường, năm 2007 doanh số bán đã lên đến gần 1500 tỷ đồng gấp rưỡi so với năm 2004. Mặc dù doanh số tăng hàng năm nhưng lợi nhuận của cơng ty tăng giảm khơng đều kéo theo EPS cũng tăng giảm khơng đều. Năm 2005 đạt lợi nhuận sau thuế cao nhất, con số này lên tới hơn 93 tỷ đồng đã tạo đà cho cơng ty bước vào thị trường chứng khốn khơng mấy khĩ khăn. Cĩ sự tăng giảm lợi nhuận khơng đều ở các năm khơng tương xứng với doanh thu hàng năm là do chi phí hoạt động kinh doanh của các năm là khác nhau, năm 2005 là năm cơng ty chi phí một cách hợp lý nhất dẫn đến lợi nhuận cao nhất. Đến năm 2008 các chỉ tiêu về tài sản và hiệu quả kinh doanh của cơng ty cĩ dấu hiệu suy giảm so với năm 2007. Tổng tài sản giảm gần 100 tỷ đồng, đặc biệt là lợi nhuận sau thuế giảm mạnh. Năm 2008 là năm cĩ lợi nhuận sau thuế và EPS thấp nhất trong vịng năm năm qua. Tuy nhiên doanh thu của năm 2008 khơng hề giảm mà cịn rất cao, chứng tỏ thị trường gas cũng vẫn cĩ tiềm năng phát triển. Doanh thu cao mà lợi nhuận thấp là do chi phí phục vụ cho sản xuất kinh doanh cao. Trong bối cảnh nền kinh tế suy thối trầm trọng như hiện nay đạt được kết quả này cũng là một cố gắng rất lớn của lãnh đạo và cơng nhân viên của cơng ty. Mặc dù cĩ dấu hiệu của suy thối nhưng gas vẫn là một trong những mặt hàng ngày càng được sử dụng nhiều, với một thị trường tiềm năng, và đội ngũ cán bộ cơng nhân viên năng động, sáng tạo cơng ty hồn tồn cĩ thể kỳ vọng một kết quả kinh doanh tốt hơn trong năm 2009. 1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty 1.2.1. Mặt hàng kinh doanh Ban đầu chỉ kinh doanh gas nhưng do cĩ tiềm năng phát triển nên cơng ty đã mở rộng hoạt động kinh doanh của mình về các sản phẩm, dịch vụ phục vụ cho việc kinh doanh gas và các dịch vụ khác. Trong đĩ xuất nhập khẩu và kinh doanh gas hĩa lỏng vẫn là mặt hàng kinh doanh chính và chủ yếu chiểm đến hơn 90% doanh thu của cơng ty. Phát triển kinh doanh gas là một trong chiến lược hàng đầu của cơng ty, vì gas là một nhiên liệu sạch rất tốt cho mơi trường lại tiện lợi dễ dùng nên ngày càng được ưa chuộng hơn. Cơng ty cung cấp gas dưới hai dạng gas rời và gas bình. Một số mặt hàng khác mà cơng ty kinh doanh là kinh doanh kho bãi chứa gas cho những cơng ty dùng gas, mua gas nhiều mà khơng cĩ bể chứa, dịch vụ vận chuyển gas và cung cấp các thiết bị vật tư, phụ kiện như van bình, bồn chứa, bình, bếp gas … để phục vụ cho việc sử dụng gas. Ngồi ra cơng ty cịn làm dịch vụ tư vấn đầu tư, chuyển giao cơng nghệ, bảo dưỡng, sửa chữa, lắp đặt các dịch vụ thương mại và dịch vụ cĩ liên quan đến phục vụ kinh doanh gas theo qui định của pháp luật. Bên cạnh đĩ cơng ty cịn lấn sân sang kinh doanh địa ốc và bất động sản, liên kết kinh doanh taxi, và liên kết sản xuất vỏ bình gas. Tuy khơng phải ngành nghề kinh doanh chính nhưng cơng ty đã cĩ nhiều thành tựu trên các lĩnh vực này, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả hoạt động và lợi nhuận cho cơng ty. 1.2.2. Tổ chức hoạt động kinh doanh Đầu vào Cơng ty cổ phần Gas Petrolimex là một cơng ty thương mại mua sản phẩm để bán. Nguồn đầu vào của cơng ty bao gồm cả nhập khẩu lẫn trong nước. Cả hai nguồn này đều phải đảm bảo chất lượng sau đĩ đến giá cả hợp lý để cơng ty cĩ được hiệu quả kinh doanh cao nhất, ngày càng nâng cao uy tín và thương hiệu của Gas Petro. Trình độ cơng nghệ Kinh doanh Gas là một trong những ngành kinh doanh phải yêu cầu độ an tồn cao và kỹ thuật hiện đại. Bởi vì gas là chất dễ gây cháy nổ, hỏa hoạn ảnh hưởng lớn đến độ an tồn và sinh mạng của người sử dụng. Việc dự trữ gas của cơng ty tại các kho, bể và việc trữ gas trong bình gas để phục vụ người tiêu dùng cần phải được áp dụng trình độ cơng nghệ cao để bảo đảm an tồn. Do đĩ, cơng ty đã đầu tư cơng nghệ hiện đại trong quá trình dự trữ, sang chiết, xử lý các sản phẩm để tạo mức độ an tồn cao nhất cho nhân viên trực tiếp tiếp xúc với gas của cơng ty, các thiết bị cung cấp cho khách hàng cũng được sử dụng cơng nghệ tiên tiến đảm bảo độ an tồn cao cho người sử dụng. Đối với việc dự trữ gas, cơng ty cĩ hệ thống kho bể chứa khá nhiều với sức chứa lớn, là một trong những cơng ty cĩ hệ thống kho bể cĩ sức chứa lớn, thiết bị đĩng nạp hiện đại xứng tầm trên khu vực và thế giới. Để cung cấp gas nhanh chĩng, kịp thời đáp ứng nhu cầu của khách hàng tốt nhất, cơng ty đã xây dựng những kho, bể chứa tại các khu vực trọng điểm với sức tiêu thụ lớn. Bên cạnh việc dự trữ gas tại cơng ty an tồn, hiệu quả thì việc đảm bảo độ an tồn cho bình gas là một vấn đề hết sức quan trọng. Cơng ty luơn chú trọng đến việc bảo dưỡng vỏ bình gas, mà cụ thể là việc sơn sửa và kiểm định nhằm nâng cao an tồn cho người sử dụng và làm cho mẫu mã, bao bì luơn mới, thẩm mỹ cao nâng cao uy tín cho cơng ty. Với xưởng bảo dưỡng đầu tiên được xây dựng tại Đức Giang – Gia Lâm –Hà Nội được xây dựng vào năm 2001 với vốn đầu tư là 7,184 tỷ đồng. Ngồi ra cơng ty cịn cung cấp cho khách hàng chọn bộ sản phẩm gas cao nhất, những phụ kiện đi kèm đều được nhập khẩu từ các hãng cĩ uy tín trên thế giới như: Comap-Pháp, Cavagn - Italy, SRG - Đức, Rego - Mỹ, Fisher - Mỹ. Về cả vỏ bình và phụ kiện đi kèm đều đảm bảo an tồn cho khách hàng với tỉ lệ rủi ro thấp tạo điều kiện nâng cao chất lượng sản phẩm, và uy tín cho cơng ty. Quảng bá thương hiệu Gas Petro là một trong những thương hiệu gas được biết đến từ khá lâu, gắn liền với quá trình hình thành và phát triển của gas Việt Nam. Là thương hiệu đã cĩ bề dày phát triển, và cĩ tiếng trong thị trường gas Việt Nam, cùng với lỗ lực xây dựng và quảng bá thương hiệu của mình với khách hàng trên một quy mơ rộng lớn, ở hầu hết các tỉnh thành trên cả nước. Thương hiệu Gas Petro khơng chỉ đảm bảo an tồn chất lượng mà cịn để lại trong lịng khách hàng về cách phục vụ chu đáo và tận tình của nhân viên. Với điều kiện về cơ sở vật chất kỹ thuật tốt, thương hiệu nổi tiếng, Gas Petro ngày càng được biết đến nhiều hơn, và được người tiêu dùng tin dùng. Chiến lược giá Giá là một nhân tố hết sức quan trọng tác động lớn đến việc tiêu thụ trên thị trường. Với các chuyên gia nghiên cứu về giá khá nhiều kinh nghiệm, mục tiêu vừa đảm bảo hiệu quả kinh doanh, tăng khả năng cạnh tranh và chủ động trong hệ thống phân phối của mình. Cơng ty đã xây dựng chiến lược giá khá linh hoạt phù hợp với từng thời kỳ sản xuất kinh doanh và phù hợp với sự biến động của thị trường tạo điều kiện thuận lợi cho các chi nhánh, các cơng ty con cĩ những chiến lược mở rộng thị trường hiệu quả nhất. Chiến lược giá là một chiến lược hết sức nhạy cảm vì thế đang được cơng ty rất chú trọng. Để đảm bảo cho cơng ty hoạt động hiệu quả nhất, tiêu thụ tốt nhất và mang lại lợi ích cao nhất cho cơng ty. Phương thức phân phối Phân phối sản phẩm của mình là một việc hết sức quan trọng, trong doanh nghiệp kinh doanh thương mại thì khâu này càng quan trọng hơn. Do cĩ uy tín cao nên việc phân phối của cơng cơng ty cũng khá thuận lợi. Hệ thống kênh phân phối được xây dựng trên cơ sở năng động, linh hoạt, hài hịa giữa các kênh phân phối để mang lại hiệu quả cao nhất cho cơng ty. Cơng ty phân phối sản phẩm qua việc bán buơn, bán lẻ, qua các đại lý trực thuộc cơng ty, qua các hãng khác Tiềm năng phát triển và vị thế thị trường. Gas là một nhiên liệu ngày càng được ưa chuộng và cĩ tiềm năng phát triển ở trên thế gới nĩi chung và Việt Nam nĩi riêng. Vì là một nhiên liệu sạch, khơng gây ơ nhiễm mơi trường như một số chất đốt khác. Mơi trường của chúng ta đang bị ơ nhiễm rất nặng lề, việc tìm và sử dụng những nhiên liệu sạch ngày càng được khuyến khích và ưa chuộng vì cả cộng đồng. Khơng chỉ tốt cho cộng đồng mà nĩ cịn mang lại cho cá nhân người sử dụng những lợi ích thiết thực, gas cịn là một nhiên liệu cho nhiệt độ và năng suất tỏa nhiệt lớn. Là nhiên liệu cĩ thể thỏa mãn tốt các nhu cầu của người tiêu dùng do đĩ tiềm năng phát triển của gas là rất cao. Thực tế đã chứng minh cho điều này, những năm gần đây thị trường gas trở lên khá sơi động. Gas dùng cho tiêu dùng ngày càng được ưa chuộng, và là sự lựa chọn của nhiều gia đình, kể cả những gia đình cĩ mức sống trung bình. Khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển các đồ dùng, máy mĩc sử dụng gas ngày càng đa dạng, tiện dụng. Một số ngành cơng nghiệp đã dùng gas thay thế cho nhiên liệu khác, với mức độ sử dụng cao. Đặc biệt trong ngành giao thơng vận tải đã cĩ những xe ơtơ, xe máy chạy bằng gas, vừa thuận tiện lại vừa khơng gây ơ nhiễm. Chính vì những ưu điểm của gas rất phù hợp với sự phát triển của thời đại nên tiềm năng phát triển của nĩ rất cao 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của cơng ty 1.3.1. Cơ cấu tổ chức của cơng ty cổ phần Gas Petrolimex Là một cơng ty lớn trong lĩnh vực kinh doanh gas, cĩ mạng lưới phân phối rộng khắp cả nước. Cơng ty khơng ngừng cải thiện bộ máy tổ chức để mang lại hiệu quả kinh doanh cao nhất và phục vụ tốt nhất nhu cầu của khách hàng. Tổ chức theo mơ hình cơng ty mẹ con, bên trên là tổng cơng ty cĩ trụ sở tại Hà Nội, bên dưới là bốn cơng ty con, hai cơng ty liên kết, và thuộc sự quản lý của tổng cơng ty cịn cĩ các cửa hàng bán lẻ gas trên địa bàn cả nước.(sơ đồ 2) Tổng cơng ty quản lý chung cả hệ thống, là trung ương đầu lão chỉ đạo cho tồn cơng ty. Cuối năm, cuối quý cơng ty nhận báo cáo tài chính của các cơng ty con để hợp nhất với tổng cơng ty. Tham gia vào quản lý tại các cơng ty liên kết và quản lý trực tiếp các cửa hàng bá lẻ, các kho chứa và chiết nạp gas trên địa bàn tồn cơng ty. Các cơng ty con của cơng ty: Các cơng ty này hoạt động độc lập, hạch tốn riêng cuối kỳ nộp báo cáo tài chính cho tổng cơng ty, để tổng cơng ty hợp nhất các báo cáo này và thơng báo kết quả hoạt động kinh doanh chính thức của cơng ty. Các cơng ty con tự tổ chức kinh doanh, tiêu thụ hàng hĩa, lấy nguồn hàng tại tổng cơng ty theo giá bán. Các cơng ty con này được đặt tại những thành phố cĩ tiềm năng phát triển việc kinh doanh gas, là những thành phố phát triển, cĩ thị trường tiêu thụ rộng lớn hứa hẹn nhiều thành cơng cho các cơng ty con này. Các cơng ty con bao gồm : Cơng ty TNHH Gas Petrolimex Cần Thơ Cơng ty TNHH Gas Petrolimex Sài Gịn Cơng ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng Cơng ty TNHH Gas Petrolimex Hải Phịng Tổ chức quản lý các cơng ty con được khái quát theo sơ đồ 2 Các cơng ty con này được tổ chức quản lý như một cơng ty TNHH thơng thường. Đứng đầu là giám đốc, sau là phĩ giám đốc và các phịng ban trực thuộc như phịng kế tốn, phịng kinh doanh. Tuy khơng lớn và đầy đủ như ở tổng cơng ty nhưng bộ máy hoạt động của các cơng ty con này cũng phải đủ để giúp cơng ty hoạt động hiệu quả nhất. Bên dưới là các cửa hàng trực thuộc của các cơng ty con trên địa bàn thành phố đĩ. Các cơng ty này nhập hàng từ tổng cơng ty và bán tại các cửa hàng của nĩ. Cơng ty tổ chức hạch tốn doanh thu chi phí và xác định kết quả kinh doanh của cơng ty đĩ. Các cơng ty liên kết của tổng cơng :  Cơng ty CP taxi Gas Sài Gịn Petrolimex Cơng ty TNHH cơ khí Gas PMG Hai cơng ty này là hai cơng ty liên kết mà cơng ty kết hợp đầu tư, với tỷ lệ gĩp vốn khá cao, cơng ty cĩ khả năng chi phối khá lớn đến hai cơng ty này. Đây là hai cơng ty hoạt động khá hiệu quả và bổ trợ khá nhiều cho việc kinh doanh của cơng ty Gas Petrolimex. Cơng ty CP taxi Gas Sài Gịn Petrolimex luơn nghiên cứu, đầu tư vào việc phát triển và đưa vào sử dụng taxi chạy bằng gas. Cơng ty này đã và đang tiếp tục cho ra đời những taxi chạy bằng gas rất hiệu quả vừa tiết kiệm hơn chạy bằng xăng mà lại đỡ gây ơ nhiễm mơi trường. Hơn thế nếu cơng trình này thành cơng, cơng ty CP taxi Gas Sài Gịn Petrolimex sẽ cung cấp dịch vụ taxi chạy hồn tồn bằng gas, mở ra một nguồn tiêu thụ mới rất hấp dẫn cho các cơng ty gas. Cơng ty TNHH cơ khí Gas PMG là một cơng ty chuyên sản xuất và bảo dưỡng vỏ bình gas, liên kết kinh doanh với cơng ty này giúp cho việc bảo dưỡng vỏ bình của cơng ty được đảm bảo hiệu quả hơn, thuận lợi hơn. Cơng ty này cịn là nguồn cung cấp vỏ bình cho cơng ty. Đây là hai cơng ty liên kết hoạt động khá tốt, khơng chỉ giúp ích nhiều cho hoạt động của cơng ty mà cịn mang lại lợi nhuận cho cơng ty. Các phịng ban trực thuộc của cơng ty trực tiếp giúp cho sự điều hành quản lý cơng ty một cách hiệu quả nhất. Các phịng ban này được chỉ đạo trực tiếp bởi ban giám đốc cơng ty. Chi nhánh gas và các cửa hàng tại các tỉnh: Cơng ty cĩ các chi nhánh và cửa hàng cĩ trên khắp các thành phố và tỉnh thành trên cả nước, với tư cách là các cửa hàng bán lẻ được hạch tốn tại tổng cơng ty. Các cửa hàng ở các tỉnh được quản lý thơng qua chi nhánh của cơng ty tại tỉnh đĩ. Khi cĩ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh các cửa hàng này chuyển cho các chi nhánh, các chi nhánh này tập hợp các chứng từ lại và chuyển lên tổng cơng ty. Sự quản lý như vậy rất hợp lý, vừa cĩ thể quản lý tốt việc bán hàng ở cơng ty vừa cĩ thể tập hợp đầy đủ và tập trung các chứng từ phát sinh. Các cửa hàng bán lẻ ở Hà Nội: Là các cửa hàng bán lẻ tại địa bàn Hà Nội và dưới sự chỉ đạo trực tiếp của tổng cơng ty. Các cửa hàng này nộp các chứng từ, hĩa đơn cho tổng cơng ty nhập và hạch tốn. Các kho gas và các trạm chiết nạp gas cũng dưới sự chỉ đạo trực tiếp của tổng cơng ty. Tại các kho này cĩ những người thuộc các phịng ban của tổng cơng ty được chỉ đạo cơng tác tại các kho này. Bao gồm thủ kho, kế tốn bán hàng, người phụ trách kinh doanh, phụ trách kỹ thuật, và các cơng nhân vận chuyển hàng, chiết nạp gas cho khách. Các kho, trạm này là nơi nhận và dự trữ gas, xuất gas đi cho các cơng ty con, các chi nhánh, các đại lý, và các khách hàng cơng nghiệp của cơng ty. Sơ đồ 1 – Bộ máy quản lý cơng ty CÁC CƠNG TY CON BAN KIỂM SỐT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN TỔNG GIÁM ĐỐC Phịng xuất nhập khẩu Phịng kinh doanh Gas cơng nghiệp Phịng kinh doanh Gas dân dụng TM Phịng tổ chức hành chính Phịng tài chính kế tốn Phịng cơng nghệ đầu tư Kho Gas Đức Giang ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐƠNG CÁC CƠNG TY LIÊN DOANH, LIÊN KẾT Cơng ty TNHH Gas Petrolimex Hải Phịng Gịn Cơng ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng Cơng ty TNHH Gas Petrolimex Sài Gịn Cơng ty TNHH Gas Petrolimex Cần Thơ Cơng ty CP taxi Gas Sài Gịn Petrolimex PHỊNG BAN & ĐƠN VỊ QUẢN LÝ TRỰC TIẾP Chi nhánh Gas & Cửa hàng tại các Tỉnh Cơng ty TNHH cơ khí Gas PMG Hệ thống cửa hàng bán lẻ Hà Nội BABA 1.3.2. Cơ cấu quản lý của cơng ty cổ phần Gas Petrolimex Đại hội đồng cổ đơng: Là một cơng ty cổ phần, hội đồng cổ đơng là nơi tập hợp quyền lợi cao nhất của cơng ty. Đại hội đồng cổ đơng bao gồm tất cả các cổ đơng cĩ quyền biểu quyết, là những người, những đơn vị chủ sở hữu của cơng ty, ở cơng ty cổ phần Gas Petrolimex thì tổng cơng ty xăng dầu Việt Nam là đơn vị chiếm cổ phần cao nhất hơn 50%. Đại hội đồng cổ đơng quyết định những vấn đề được Luật pháp và điều lệ cơng ty quy định, như duyệt và quyết định những chương trình, những dự án lớn, định hướng phát triển của cơng ty, bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên của hội đồng quản trị, thành viên ban kiểm sốt, quyết định sửa đổi bổ xung điều lệ cơng ty. Đặc biệt các cổ đơng sẽ thơng qua các báo cáo tài chính hàng năm của cơng ty và ngân sách tài chính cho năm tiếp theo. Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý cơng ty, cĩ tồn quyền nhân danh cơng ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của cơng ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đơng. HĐQT cĩ trách nhiệm giám sát Tổng giám đốc điều hành và những người quản lý khác. Quyền và nghĩa vụ của HĐQT do Luật pháp và điều lệ cơng ty, các quy chế nội bộ của cơng ty và nghị quyết đại hội đồng cổ đơng quy định. Đứng đầu hội đồng quản trị là chủ tịch hội đồng quản trị cơng ty, ngồi ra là các thành viên của hội đồng quản trị. Ban kiểm sốt: Là cơ quan trực thuộc đại hội đồng cổ đơng, do đại hội đồng cổ đơng bầu ra. Ban kiểm sốt cĩ nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong điều hành hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính của cơng ty. Ban kiểm sốt hoạt động độc lập với hội đồng quản trị và ban tổng giám đốc. Ban tổng giám đốc: Tổng giám đốc điều hành là người đại diện theo pháp luật của cơng ty, quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của cơng ty và chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Các phĩ tổng giám đốc là người giúp việc cho tổng giám đốc và chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc về phần việc được phân cơng, chủ động giải quyết những cơng việc đã được tổng giám đốc uỷ quyền và phân cơng theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước và điều lệ của cơng ty. Các phịng ban nghiệp vụ: Các phịng, ban nghiệp vụ cĩ chức năng tham mưu và giúp việc cho ban tổng giám đốc, trực tiếp điều hành theo chức năng chuyên mơn và chỉ đạo của ban giám đốc. Cơng ty hiện cĩ 6 phịng nghiệp vụ với chức năng được quy định như sau: Phịng Tổ chức - Hành chính: Chức năng: Cĩ chức năng tham mưu giúp tổng giám đốc cơng ty tổ chức thực hiện các cơng tác tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh. Bố trí sắp xếp, quản lý, sử dụng lao động và giải quyết chế độ chính sách đối với người lao động. Đối với cơng ty gas yêu cầu độ an tồn rất cao, do đĩ phịng tổ chức hành chính cịn cĩ chức năng thanh tra kiểm tra đảm bảo an ninh trật tự, cơng tác an tồn phịng cháy chữa cháy, an tồn bảo hộ lao động. Nhiệm vụ: Nghiên cứu và đế xuất tham mưu cho tổng giám đốc cơng ty xây dựng và hồn thiện các phương án về mơ hình tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh của cơng ty. Tổ chức thực hiện cơng tác tuyển dụng, tiếp nhận và điều động, ký kết hợp đồng với người lao động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, thi đua, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ cơng nhân viên chức. Tổ chức cơng tác bồi dưỡng cán bộ cơng nhân viên trong cơng ty. Phịng Kinh doanh: Chức năng : Xây dựng chiến lược và các kế hoạch phát triển kinh doanh, tổ chức thực hiện lãnh đạo, chỉ đạo điều hành và giám sát các mặt hoạt động kinh doanh của tổng cơng ty, xem xét sự phù hợp với kế hoạch và chiến lược kinh doanh trong từng thời kỳ, đảm bảo kinh doanh cĩ hiệu quả. Nhiệm vụ : Xây đựng chiến lược kinh doanh, kế hoạch kinh doanh và các chính sách phân bổ nguồn lực, đảm vảo thực hiện cĩ hiệu quả mà các chiến lược và kế hoạch kinh doanh đã đề ra. Phân cơng kế hoạch cho các đơn vị trực thuộc, lãnh đạo, kiểm tra, giám sát việc thực hiện để đảm bảo hồn thành kế hoạch đề ra. Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch lưu chuyển, vận tải hàng hĩa, vỏ bình gas, các phụ kiện của tồn cơng ty. Lập kế hoạch và tổ chức các hoạt động xây dựng thương hiệu, quảng cáo, khuyến mại trên phạm vi tồn cơng ty. Nghiên cứu thị trường, chính sách của các đối thủ cạnh tranh để đề ra chính sách, chiến lược của cơng ty. Là một cơng ty thương mại, hoạt động mua bán là chủ yếu, đặc biệt là hoạt động bán hàng của cơng ty lại phân ra khá nhiều đối tượng do đĩ phịng kinh doanh của cơng ty đã được tách ra thành hai phịng kinh doanh là phịng kinh doanh gas dân dụng và thương mại ; phịng kinh doanh gas cơng nghiệp. Ngồi những chức năng nhiệm vụ trên mỗi phịng kinh doanh này lại cĩ thêm những chức năng nhiệm vụ riêng của mình. Phịng kinh doanh gas dân dụng và thương mại: Là phịng phụ trách về tồn bộ mảng xuất bán cho các đại lý ngồi ngành và các cửa hàng, và các cơng ty con. Đây là mảng khá rộng địi hỏi phịng phải đưa ra những chiến lược kinh doanh hợp lý, hiệu quả để việc kinh doanh ở lĩnh vực này ngày càng hiệu quả. Phịng cĩ nhiệm vụ xây dựng phương án triển khai lắp đặt các hệ thống cơng nghệ gas bình phục vụ khách hàng thương mại và dân dụng, điều động hàng hĩa, vỏ bình gas, phụ kiện; quản lý thu hồi cơng nợ bán hàng. Tổ chức, hướng dẫn chỉ đạo các chi nhánh mua bảo hiểm vỏ bình gas và hàng tồn kho. Phịng kinh doanh gas cơng nghiệp: Là phịng phụ trách xuất bán gas trực tiếp cho người sử dụng, nhưng người sử dụng ở đây là các nhà máy, xí nghiệp, cơng ty sản xuất. Với lượng sử dụng gas lớn các khách hàng này đang là mục tiêu của cơng ty. Nhiệm vụ của phịng là phải cĩ chiến lược quảng bá sản phẩm của mình đến những khách hàng này. Xây dựng và lập các phương án hỗ trợ khách hàng, quy trình trong cơng tác chăm sĩc khách hàng theo hợp đồng bảo hiểm. Triển khai kiểm tra việc vận chuyển hàng cho khách, việc an tồn trong vận chuyển gas với khối lượng lớn. Phịng Xuất nhập khẩu Chức năng: Cĩ chức năng kinh doanh, thực hiện các cơng tác xuất nhập khẩu các mặt hàng gas và phụ kiện cĩ liên quan. Nhiệm vụ : Tìm kiếm những nguồn hàng cĩ chất lượng cao, giá cả hợp lý, cĩ khả năng mang lại lợi nhuận cao cho cơng ty. Phải luơn nghiên cứu thị trường gas, và các phụ kiện nước ngồi, để biết được giá cả và sự biến động nguồn hàng từ đĩ đưa ra chiến lược tốt nhất cho cơng ty trong việc nhập khẩu hàng để cơng ty kinh doanh hiệu quả nhất. Phụ trách việc ký hợp đồng với nước nhà cung cấp nước ngồi, và quá trình xuất nhập khẩu về nhập kho hàng hĩa, các thủ tục để nhập khẩu hàng hĩa. Phịng Kế tốn - Tài chính: Chức năng: Tham mưu, giúp tổng giám đốc cơng ty tổ chức thực hiện và chỉ đạo, hướng dẫn các đơn vị trực thuộc cơng ty thực hiện đúng luật kế tốn, chế độ kế tốn hiện hành của Nhà nước. Quản lý và sử dụng vốn, tài sản và các hoạt động tài chính của cơng ty một cách hiệu quả. Nhiệm vụ: Phịng cĩ nhiệm vụ xây dựng kế hoạch tài chính tổng hợp và kế hoạch tài chính hàng năm của tồn cơng ty, chỉ đạo và tổ chức triển khai thực hiện các chính sách tài chính của nhà nước ban hành mới nhất. Tham gia xây dựng các định mức về chi phí, chiết khấu bán hàng và các định mức tài chính khác của cơng ty. Lập kế hoạch vốn đầu tư, theo dõi, giám sát và sử dụng cĩ hiệu quả vốn đầu tư. Tổng hợp báo cáo quyết tốn, báo cáo kiểm kê và các chế độ báo cáo khác theo quy định. Phịng Cơng nghệ đầu tư Chức năng: Hoạch định chiến lược phát triển khoa học cơng nghệ, ứng dụng khoa học cơng nghệ mới, nâng cấp hoặc thay thế máy mĩc thiết bị hiện đại cĩ tính kinh tế cao, tham gia giám sát các hoạt động đầu tư về máy mĩc, thiết bị của Cơng ty và các cơng trình đầu tư xây dựng cơ bản. Nhiệm vụ: Lập kế hoạch phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật trong tồn cơng ty, đầu tư các loại phương tiện vận chuyển, dây truyền sản xuất, cơng nghệ kho bể và ._.các thiết bị bồn bể. Lập, thẩm định, kiểm tra, trình duyệt và thực các dự án đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật mới, mở rộng nâng cấp cơ sở vật chất kỹ thuật hiện cĩ trong tồn cơng ty. Nghiên cứu, xây dựng, áp dụng và thử nghiệm các sản phẩm mới như Autogas, và phát triển mạng lưới bán lẻ gas cho ơ tơ ... Xây dựng mới, sửa đổi, tổ chức thực hiện, kiểm tra các quy chế đầu tư xây dựng cơ bản, nội quy, quy trình quy phạm vận hành máy mĩc thiết bị trên tồn cơng ty. Xây dựng và quản lý các định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho các máy mĩc, thiết bị trong quá trình sản xuất kinh doanh của cơng ty..... Phịng Quản lý kỹ thuật : Chức năng: Thống nhất quản lý, chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện cơng tác giao nhận, đo lường hao hụt kỹ thuật và hàng hĩa. Tổ chức quản lý, chỉ đạo cơng tác phát triển và ứng dụng cơng nghệ thơng tin và tự động hĩa trong sản xuất kinh doanh của cơng ty một cách cĩ hệ thống và hiệu quả. Tổ chức chỉ đạo cơng tác kỹ thuật an tồn, phịng cháy chữa cháy, phịng chống bão lụt, vệ sinh mơi trường. Tổ chức chỉ đạo quản lý cơng tác đào tạo nghiệp vụ cho cán bộ cơng nhân viên cơng ty và nhu cầu của khách hàng. Nhiệm vụ: Đề xuất, xây dựng, tổ chức thực hiện và kiểm tra các phương pháp đo tính hàng hĩa, quy chế giao nhận gas trong quá trình sản xuất kinh doanh trên tồn cơng ty theo tiêu chuẩn đo lường chất lượng của nhà nước. Nghiên cứu và hướng dẫn việc thực hiện cơng tác quản lý hao hụt trong sản xuất kinh doanh. Đề xuất các biện pháp quản lý cĩ hiệu quả. Nghiên cứu, thống nhất và chuẩn hĩa các phương pháp thử để đánh giá chất lượng gas. Quản lý thực hiện cơng tác bản quyền và sở hữu trí tuệ trên tồn cơng ty. Quản lý và tổ chức thực hiện chỉ đạo kiểm tra cơng tác kiểm định vỏ bình gas, các thiết bị do lường, các thiết bị cĩ yêu cầu nghiêm ngặt về cơng tác an tồn khác. Tổ chức quản lý, khai thác tồn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị kỹ thuật. Xây dựng các quy trình vận hành, khai thác, sửa chữa, thay thế, đầu tư mới trong tồn cơng ty thuộc lĩnh vực cơng nghệ thơng tin. Vậy dưới sự lãnh đạo của tổng giám đốc cơng ty các phịng ban, bộ phận, của cơng ty hoạt động một cách khá hiệu quả, cĩ sự trao đổi, liên hệ với nhau để khơng những làm tốt về chuyên mơn nghiệp vụ mà cịn thống nhất với nhau trong tồn cơng ty, tạo nên một khối thống nhất và khơng ngừng lớn mạnh. 1.4. Đặc điểm tổ chức kế tốn 1.4.1. Tổ chức bộ máy kế tốn Sơ đồ 2- Bộ máy kế tốn của cơng ty Kế tốn trưởng Phĩ phịng kế tốn Kế tốn chi tiết Kế tốn tại kho Chuyên viên tài chính Kế tốn TSCĐ Kế tốn TGNH Kế tốn kho hàng và tiêu thụ Kế tốn thuế Kế tốn cơng nợ Thủ quỹ Kế tốn tổng hợp Bộ phận tin học Chuyên viên phần cứng Chuyên viên phần mềm Kế tốn tiền mặt Cơng ty cổ phần Gas Petrolimex là một cơng ty mẹ, hoạt động sản xuất kinh doanh rất rộng do đĩ kế tốn lại càng quan trọng, khơng chỉ hạch tốn tại tổng cơng ty mà phịng kế tốn cịn phải hợp nhất báo cáo của các cơng ty con và theo dõi hoạt động của các cửa hàng. Nhiệm vụ chính của phịng tài chính kế tốn bao gồm các nhiệm vụ về cơng tác quản lý tài chính, cơng tác kiểm tra kế tốn và cơng tác hạch tốn kế tốn để hồn thành tốt ba nhiệm vụ chính địi hỏi phịng kế tốn phải hoạt động hiệu quả, cĩ sự tổ chức bộ máy tốt và phân cơng cơng việc một cách hợp lý nhất.Do khối lượng cơng việc nhiều nên phịng cĩ 14 người. Tuy cơng ty đã mới đầu tư chương trình kế tốn máy mới thay thế cho fast accounting đĩ là phần mềm gas accounting solution, với phần mềm viết riêng cho cơng ty, theo đúng đặc điểm hoạt động kinh doanh của cơng ty do đĩ đã giảm thiểu khá nhiều cơng việc của kế tốn. Theo sơ đồ 3 bộ máy tổ chức phịng kế tốn bao gồm: Kế tốn trưởng cơng ty: Là người đứng đầu phịng tài chính kế tốn của cơng ty, quản lý các nhân viên trực thuộc phịng đảm bảo cơng tác kế tốn được thực hiện hiệu quả đáp ứng nhu cầu phát triển sản xuất kinh doanh của trong tồn cơng ty, và báo cáo cho lãnh đạo quản lý chuyên mơn trực tiếp. Với nhiệm vụ chính là xây dựng nguyên tắc và quy trình hạch tốn kế tốn trong tồn cơng ty sao cho đảm bảo đúng quy định của pháp luật đề ra. Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm, và phối hợp để xây dựng kế hoạch kinh doanh, chính sách giá và các định mức chi phí. Vì là cơng ty cổ phần do đĩ kế tốn trưởng cơng ty phải đề xuất và chỉ đạo cơng tác đầu tư tài chính và vấn đề cổ phần, cổ phiếu của cơng ty, phân phối lợi nhuận sau thuế và tỷ lệ chia cổ tức. Ký duyệt sổ sách báo cáo, chứng từ, và các giấy tờ liên quan khác. Đại diện cơng ty theo uỷ quyền của tổng giám đốc thực hiện cơng bố thơng tin liên quan đến kết quả sản xuất kinh doanh, chỉ tiêu tài chính và một số nội dung khác cho cổ đơng. Phĩ phịng kế tốn cơng ty: Phĩ phịng cĩ nhiệm vụ chỉ đạo, điều hành cơng tác hạch tốn kế tốn và trợ giúp trưởng phịng quản lý nhân viên đảm bảo cơng tác tài chính kế tốn được thực hiện hiệu quả đáp ứng nhu cầu phát triển sản xuất kinh doanh trong tồn cơng ty. Với nhiệm vụ cụ thể là chỉ đạo thực hiện cơng tác hạch tốn kế tốn của tồn cơng ty, trực tiếp hưỡng dẫn nghiệp vụ cho nhân viên kế tốn ở cơng ty. Thực hiện cơng tác kiểm tra kế tốn tài chính nội bộ, chỉ đạo trực tiếp tham gia cơng tác kiểm tra các cơng ty con, cơng ty liên doanh, ký duyệt các chứng từ hay giấy tờ theo thẩm quyền. Đánh giá nhân viên trong phịng kế tốn và đề suất chế độ khen thưởng kỷ luật hợp lý, khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả. Kế tốn tổng hợp: Cĩ nhiệm vụ chính là trực tiếp thực hiện nghiệp vụ kế tốn tổng hợp và chi phí. Với nhiệm vụ chủ yếu là tập hợp quyết tốn, kiểm kê tồn cơng ty. Đơn đốc, kiểm tra, hướng dẫn và theo dõi các bộ phận kế tốn chi tiết lập và nộp sổ cái tài khoản, nhật ký chứng từ, phiếu kế tốn…lập bảng cân đối tài khoản, sổ kế tốn tổng hợp. Phối hợp và trực tiếp hồn thiện sổ sách, báo cáo quyết tốn, kiểm kê định kỳ để phục vụ cho các đồn kiểm tra cấp trên hoặc các cơ quan chức năng. Tham gia kiểm tra định kỳ và đột xuất các đơn vị trực thuộc. Trực tiếp phối hợp với phịng TCHC lập và quyết tốn nguồn lương của văn phịng cơng ty và tồn cơng ty; đối chiếu BHXH, BHYT, KPGĐ của đơn vị theo quy định. Trực tiếp soạn thảo văn bản, hướng dẫn nghiệp vụ cho các đơn vị trực thuộc. Tham gia xây dựng và quyết tốn chi phí với các đơn vị trực thuộc. Tổng hợp báo cáo nhanh tình hình tài chính của cơng ty hàng tháng. Trực tiếp thực hiện cơng tác kế tốn quản trị. Thường xuyên cập nhật các quy định mới của nhà nước ban hành về kế tốn và hướng dẫn cho nhân viên trong phịng và các đơn vị trực thuộc. Kế tốn chi tiết Kế tốn tài sản cố định, cơng cụ lao động và cơng nợ nội bộ: Trực tiếp thực hiện nghiệp vụ kế tốn xây dựng cơ bản và theo dõi các phát sinh liên quan đến tài sản cố định, cơng cụ, vật tư lao động và cơng nợ nội bộ. Với nhiệm vụ cụ thể là theo dõi và đánh giá hiệu quả các cơng trình đầu tư và sửa chữa TSCĐ, đồng thời theo dõi, đối chiếu, tạm ứng, quản lý cơng nợ, thanh tốn tốn với người nhận thầu, đơn vị thi cơng. Kiểm tra chứng từ, lập hồ sơ theo dõi liên quan đến phát sinh tăng giảm, thanh lý, nhượng bán của TSCĐ để tổ chức hạch tốn và trích khấu hao theo qui định của chế độ và kế hoạch của cơng ty. Kiểm kê CCDC, TSCĐ, VPP theo quý năm. Mở sổ theo dõi chi tiết cơng cụ, dụng cụ lao động từng bộ phận văn phịng cơng ty, tổ chức hạch tốn CCDC và cuối tháng đối chiếu số liệu, việc sử dụng của từng bộ phận. Viết phiếu nhập kho CCDC, VTSX kho gas. Hạch tốn lập bảng kê chi tiết theo từng khoản mục các chi phí về CCDC, VPP, thuê địa điểm kinh doanh, nhập xuất VTSX kho, các trạm nạp và xưởng bảo dưỡng đồng thời kiểm tra chứng từ, định mức khốn qui định. Ngồi ra kế tốn TSCĐ cịn kiêm nhiệm vụ theo dõi cơng nợ nội bộ với tổng cơng ty xăng dầu Việt Nam và các cơng ty con. Kế tốn tiền gửi ngân hàng kiêm cơng nợ phải trả: Vì cơng ty chủ yếu vẫn là hàng nhập khẩu, hình thức thanh tốn chủ yếu thơng qua ngân hàng do đĩ cĩ sự kết hợp kế tốn liên quan đến ngân hàng và phát sinh liên quan đến cơng nợ phải trả. Đối với tiền gửi ngân hàng: Theo dõi số dư tại ngân hàng và tình hình chuyển tiền, thanh tốn tiền với cơng ty của các cá nhân, đơn vị liên quan. Thường xuyên phối hợp với phịng kinh doanh quản lý kỹ thuật mở, thanh tốn LC, bảo lãnh. Phối hợp đơn đốc các cơng ty con, các cửa hàng, trạm chiết chuyển tiền về cơng ty đúng hạn nhằm hạn chế tối đa lãi vay ngân hàng. Phối hợp với phịng cĩ liên quan trong việc theo dõi quá trình thanh tốn mua và bán hàng của khách hàng cĩ giao dịch qua ngân hàng. Xây dựng và duy trì quan hệ với các ngân hàng để hỗ trợ cho cơng ty sử dụng vốn hiệu quả. Đối với nghiệp vụ cơng nợ phải trả: Theo dõi các điều khoản của hợp đồng và thường xuyên phân tích số liệu để phân loại cơng nợ đến hạn, cơng nợ quá hạn để báo cáo lãnh đạo phịng cân đối vốn. Kế tốn kho hàng và tiêu thụ: Với nhiệm vụ trực tiếp thực hiện nghiệp vụ kế tốn kho hàng và tiêu thụ. Với nghiệp vụ kho hàng: Thực hiện việc kiểm tra tồn bộ chứng từ nhập xuất của khối kinh doanh trực tiếp văn phịng cơng ty và các đơn vị trực thuộc. Theo dõi cân đối nhập xuất tồn hàng hố, vỏ bình tại các đơn vị trực thuộc. Đánh giá và báo cáo lãnh đạo phịng vịng quay hàng tồn kho của các đơn vị trực thuộc. Tham gia kiểm kê hoặc kiểm tra định kỳ và đột xuất các đơn vị trực thuộc về cơng tác quản lý hàng hố. Theo dõi, đề xuất xử lý hàng hố kém phẩm chất, khơng cần dùng chờ thanh lý và trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho theo quy định. Tổng hợp, kiểm tra tình hình nhập xuất tồn trong tồn cơng ty. Với nghiệp vụ tiêu thụ: Trực tiếp theo dõi và hạch tốn và lập báo cáo nhanh doanh thu, giá vốn của khối văn phịng cơng ty theo quy định. Tổng hợp và kiểm tra tình hình tiêu thụ trong tồn cơng ty. Kế tốn thuế kiêm mua hàng: Cĩ nhiệm vụ trực tiếp thực hiện nghiệp vụ kế tốn thuế và mua hàng. Đối với nghiệp vụ thuế: Kiểm tra chứng từ gốc đảm bảo đúng quy định của nhà nước về sử dụng hố đơn chứng từ và thuế GTGT, thuế xuất nhập khẩu. Kiểm tra số thuế được khấu trừ và thuế bán ra đúng với số trên hố đơn. Cập nhật thường xuyên các chính sách chế độ về thuế để triển khai theo qui định và hướng dẫn các đơn vị trực thuộc. Hàng tháng lập báo cáo, bảng kê khai thuế theo quy định của nhà nước và phối hợp với kế tốn ngân hàng để nộp thuế kịp thời. Cuối năm quyết tốn các loại thuế như thuế GTGT, Nhập khẩu, TNDN, TNCN, thuế mơn bài và các loại thuế khác với cơ quan thuế và xác nhận số ngân sách đã nộp trong năm với cục thuế thành phố Hà Nội. Đối với nghiệp vụ mua hàng: Kiểm tra chứng từ đầu vào của việc mua hàng hố, phụ kiện, vỏ bình gas… và định khoản vào phần mềm kế tốn. Định kỳ kiểm tra đối chiếu cơng nợ mua hàng với nhà cung cấp. Phối hợp với kế tốn ngân hàng trong việc thanh tốn với nhà cung cấp. Kế tốn cơng nợ phải thu: Cĩ nhiệm vụ theo dõi cơng nợ phải thu khách hàng. Cơng ty cĩ hệ thống cửa hàng, các chi nhánh và khách hàng cơng nghiệp rộng khắp cả nước do đĩ cơng nợ phải thu khá nhiều và chi tiết theo nhiều đối tượng. Nhiệm vụ cụ thể là theo dõi các số lượng các khách hàng của cơng ty, hợp đồng mua hàng và theo dõi cơng nợ của họ. Phân loại nợ đến hạn, nợ quá hạn để báo cáo lãnh đạo phịng cân đối vốn. Kế tốn tiền mặt: Cĩ nhiệm vụ theo dõi số dư tiền mặt tại quỹ của cơng ty. Định kỳ đối chiếu với thủ quỹ để kiểm tra lượng tiền tăng, giảm, và tồn quỹ. Viết phiếu thu, chi cho các nghiệp vụ phát sinh bằng tiền mặt. Thanh tốn tiền với các cơng ty, các cá nhân, đơn vị liên quan. Phối hợp với phịng liên quan để theo dõi quá trình thanh tốn mua và bán hàng của khách hàng bằng tiền mặt. Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm thực hiện việc thu, chi quản lý quỹ tiền mặt của cơng ty, đảm bảo quỹ tiền mặt được quản lý đúng và hiệu quả. Nhiệm vụ cụ thể là thu tiền mặt bán hàng tại văn phịng cơng ty, các đơn vị trực thuộc và khách hàng .Chi tiền mặt theo chứng từ được lãnh đạo phê duyệt. Cân đối lượng quỹ tiền mặt phục vụ chi tiêu bình thường hàng ngày. Đảm bảo định mức tồn quỹ tiền mặt thường xuyên và nộp tồn bộ số dư tồn quỹ tiền mặt cịn lại vào ngân hàng. Chịu trách nhiệm mở sổ quỹ riêng để theo dõi tồn quỹ tiền mặt trong ngày. Chuyên viên tài chính: Với nhiệm vụ trực tiếp thực hiện cơng tác phân tích, đánh giá cơ hội đầu tư và hỗ trợ trưởng phịng trong cơng tác quản lý vốn đầu tư gĩp phần nâng cao hiệu quả sản xuất cho cơng ty. Nhiệm vụ cụ thể là chuẩn bị các tài liệu phục vụ đại hội cổ đơng thường niên, đột xuất của cơng ty. Giúp trưởng phịng chỉ đạo và quản lý tài chính đối với các cơng ty con, cơng ty liên kết, phân tích đánh giá các cơ hội và đề xuất ý kiến cho trưởng phịng trong cơng tác đầu tư tài chính. Cân đối vốn kinh doanh, quản lý cổ đơng cũng như việc chuyển nhượng cổ phần cổ phiếu của cơng ty. Nghiên cứu và đề xuất các khoản đầu tư tài chính ngắn-trung-dài hạn và dự phịng giảm giá đầu tư ngắn hạn, quỹ dự phịng tài chính Kế tốn tại kho: Chịu trách nhiệm triển khai các nghiệp vụ liên quan đến cơng tác bán hàng và kế tốn tại kho, gĩp phần đảm bảo quản lý kho hiệu quả. Nhiệm vụ cụ thể là kiểm tra rà sốt số liệu phát sinh cơng nợ của khách hàng đại lý ngồi ngành về ga, vỏ bình gas và phụ kiện xuất qua kho Đức Giang. Kiểm tra giá và pháp lý chứng từ cĩ liên quan đến phịng kế tốn tài chính phát sinh tại kho gas Đức Giang. Thu, quản lý tiền bán hàng tại kho gas Đức Giang và nộp tiền kịp thời vào ngân hàng. Chịu trách nhiệm lập sổ quỹ và in báo cáo lưu hàng ngày để theo dõi tồn quỹ tiền mặt tại kho. Cĩ ý kiến đề xuất với lãnh đạo phịng về những vấn đề cĩ liên quan đến cơng tác quản lý hàng hố, vốn bằng tiền, cơng nợ… tại kho. Truyền số liệu liên quan đến cơng tác bán hàng tại kho về cơng ty. Bộ phận tin học: Bao gồm chuyên viên phần cứng và chuyên viên phần mềm. Chuyên viên phần cứng: Chịu trách nhiệm trang bị, bảo trì, sửa chữa trang thiết bị cơng nghệ thơng tin đảm bảo hỗ trợ tích cực nhất cho hoạt động của cơng ty. Nhiệm vụ cụ thể là tham mưu cho ban giám đốc và giúp việc cho trưởng phịng trong lĩnh vực đầu tư CNTT. Tập hợp nhu cầu, lên kế hoạch mua sắm trang bị mới, thiết bị CNTT. Đánh giá, lựa chọn, quản lý nhà cung cấp thiết bị, cung cấp dịch vụ. Tổ chức bảo trì, sửa chữa trang thiết bị CNTT. Cấp quyền và quản lý hệ thống tài khoản thư điện tử cho tồn bộ khối văn phịng. Quản lý hệ thống mạng nội bộ, sao lưu dữ liệu định kỳ. Xây dựng quy định và hướng dẫn sử dụng thiết bị. Tham gia các dự án đầu tư và ứng dụng cơng nghệ thơng tin của cơng ty. Phải bảo mật thơng tin của cơng ty. Chuyên viên phần mềm: Chịu trách nhiệm xây dựng và phối hợp xây dựng chương trình phần mềm hỗ trợ cho các hoạt động nghiệp vụ của cơng ty. Nhiệm vụ cụ thể là tham mưu cho ban giám đốc và trưởng phịng trong lĩnh vực đầu tư phát triển phần mềm quản lý. Tiếp nhận yêu cầu của các phịng ban, xây dựng yêu cầu kỹ thuật và tham gia lựa chọn đối tác cung ứng dịch vụ xây dựng phần mềm hỗ trợ cơng tác quản lý của cơng ty. Tham gia, giám sát các đơn vị phần mềm trong quá trình xây dựng và hồn thiện các phần mềm theo hợp đồng. Theo dõi quá trình ứng dụng phần mềm tại cơng ty, khắc phục và điều chỉnh thiếu sĩt hoặc lỗi thiết kế. Hỗ trợ các đơn vị, phịng ban trong quá trình sử dụng phần mềm. Tổ chức triển khai và hỗ trợ kỹ thuật trong cơng tác ứng dụng phần mềm chuyên dụng trong tồn cơng ty. Tham gia các dự án đầu tư và ứng dụng cơng nghệ thơng tin của cơng ty. Bảo mật và an tồn dữ liệu, khắc phục sự cố nhanh và hiệu quả. Bộ máy kế tốn của cơng ty cĩ sự chuyên mơn hĩa rất cao, thực hiện theo nguyên tắc phân cơng phân nhiệm. Các bộ phận của phịng cĩ sự làm việc độc lập cao nhưng đồng thời cĩ sự kết hợp với nhau chặt chẽ để giúp đỡ đồng thời kiểm tra lẫn nhau mang lại hiệu quả làm việc tốt nhất. 1.4.2. Tổ chức hệ thống sổ kế tốn Là một cơng ty hoạt động khá rộng, hàng ngày cĩ rất nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh do đĩ rất dễ gây nhầm lẫn, trùng lặp các nghiệp vụ hơn nữa do khối lượng cơng việc cho kế tốn khá nhiều do đĩ để phân cơng lao động hiệu quả, chuyên mơn hĩa cao và nâng cao năng suất của người lao động cơng ty đã sử dụng hình thức nhật ký chứng từ để ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mặc dù hình thức này cĩ mẫu sổ khá phức tạp nhưng với đội ngũ nhân viên kế tốn cĩ trình độ chuyên mơn cao và phần mềm kế tốn máy gas solution được thiết kế theo đúng đặc trưng của cơng ty do đĩ với hình thức ghi sổ này cơng việc kế tốn của cơng ty ngày càng hiệu quả, chuyên nghiệp và cho ra các báo cáo một cách rất chính xác. Hàng ngày khi cĩ nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế tốn cập nhật vào máy tính theo các kiểu mẫu chứng từ, máy tính sẽ tự động định khoản theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sau đĩ tự động cập nhật số liệu đĩ vào các bảng kê và nhật ký chứng từ đã được thiết kế đúng theo mẫu, đồng thời cập nhật số liệu vào những sổ thẻ chi tiết, các nhật ký chứng từ được ghi căn cứ vào các bảng kê. Đến cuối tháng máy tính tự động khĩa sổ cộng các số liệu trên nhật ký chứng từ để lập sổ cái liên quan. Từ các sổ, thẻ chi tiết cuối tháng cũng được cộng dồn để lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản. Từ sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiêt trong nhật ký chứng từ, bảng kê và bảng tổng hợp chi tiết được dùng máy tính lấy dữ liệu lập báo cáo theo quy định. Sơ đồ 3 – Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức nhật ký chứng từ Báo cáo tài chính Sổ cái Chứng từ gốc Bảng kê Nhật ký chứng từ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ, thẻ kế tốn chi tiết Máy tính Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng Ghi hàng ngày CHƯƠNG II: THỰC TẾ KẾ TỐN LƯU CHUYỂN HÀNG HĨA TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN GAS PETROLIMEX 2.1. Đặc điểm hàng hĩa và quá trình lưu chuyển hàng hĩa tại cơng ty 2.1.1. Đặc điểm hàng hĩa tại cơng ty Là một cơng ty lớn trong lĩnh vực kinh doanh gas ở Việt Nam cơng ty khơng chỉ kinh doanh gas mà cịn cung cấp cho khách hàng những thiết bị, vật tư, phụ kiện để phục vụ cho việc sử dụng gas một cách tốt nhất và an tồn nhất. Để phục vụ cho nhu cầu sử dụng của khách hàng cơng ty cung cấp gas dưới hai dạng là gas binh và gas rời. Gas bình: Là loại gas mà cơng ty đã đĩng nạp bình sẵn theo quy định đảm bảo an tồn. Loại gas bình của cơng ty rất đa dạng về chủng loại về khối lượng để đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng. Loại bình gas nhỏ như loại 12kg hoặc 13kg cơng ty cung cấp để phục vụ cho gian bếp của các gia đình, rất thuận tiện cả về việc sử dụng gas khơng quá nhiều, về diện tích để bình gas trong gian bếp rất gọn gàng. Loại bình lớn 45kg, 48kg là loại bình cĩ thể dùng trong gian bếp nhưng gian bếp của các nhà hàng khách sạn, với dung lượng sử dung gas khá lớn thì việc sử dụng loại bình to này là hợp lý và khá thuận tiện. Cùng với kinh doanh gas bình là các thiết bị, cơng cụ, phụ kiện đi kèm để phục vụ cho việc sử dụng gas hiệu quả và an tồn hơn. Trước tiên phải kể đến là bình chứa gas và các phụ kiện đi kèm như điều áp, ống dẫn gas, van … là những cơng cụ quan trọng đi kèm khi cung cấp gas. Tuy khơng phải là sản phẩm mà cơng ty cung cấp trên thị trường nhưng bình chứa gas và các phụ kiện là những thiết bị luơn gắn với việc cung cấp gas bình. Vì vậy khi cung cấp gas bình bắt buộc khách hàng phải đặt tiền cược vỏ bình ( bao gồm vỏ bình và các phụ kiện) tương đương với giá trị của nĩ. Gas bình cung cấp cĩ tốt hay khơng, cĩ đáp ứng được nhu cầu khách hàng hay khơng cịn phụ thuộc vào vỏ bình cĩ đầy đủ hay khơng. Do đĩ bên cạnh theo dõi lượng gas cịn phải theo dõi lượng vỏ bình tồn kho, lượng vỏ bình chứa gas, lượng vỏ bình rỗng để cĩ thể cung cấp kịp thời cho khách hàng. Bên cạnh đảm bảo chất lượng gas cơng ty cịn phải đảm bảo chất lượng vỏ bình và các phụ kiện để đảm bảo an tồn nhất cho khách hàng khi sử dụng gas. Cơng ty cịn cung cấp các thiết bị sử dụng gas như bếp gas, chảo… Gas rời: Là loại gas mà cơng ty bán theo thỏa thuận của khách hàng. Do gas là chất dễ cháy nổ nên khi khách hàng đặt mua gas rời thì cơng ty sẽ cĩ xe chuyên chở riêng đảm bảo an tồn và cung cấp tới tận nơi mà khách hàng trữ gas như kho gas hay bể chứa của khách hàng. Mặt hàng này giành cho các xí nghiệp sử dụng gas làm nhiên liệu trong quá trình sản xuất như sản xuất gốm, sứ, bĩng đèn, gạch men …và cho các tổng đại lý hoặc chi nhánh của cơng ty cĩ bể chứa gas. Việc cung cấp gas rời khơng kèm theo phụ kiện nhưng kèm theo cước vận chuyển gas của cơng ty phục vụ tận nơi cho khách hàng. 2.1.2. Đặc điểm quá trình lưu chuyển hàng hĩa tại cơng ty Quá trình lưu chuyển hàng hĩa gồm ba giai đoạn chính: Giai đoạn 1: Giai đoạn mua hàng Giai đoạn 2: Giai đoạn nhập kho Giai đoạn 3: Giai đoạn bán hàng Mỗi giai đoạn cĩ những đặc điểm khác nhau, nhưng lại thống nhất với nhau tạo thành một quá trình logic xuyên suốt quá trình hoạt động kinh doanh của cơng ty. Giai đoạn 1: Giai đoạn mua hàng Cơng ty mua hàng từ hai nguồn là mua trong nước và mua ở nước ngồi. Cơng ty ưu tiên nhập mua trong nước vì chi phí thấp, do đĩ khi nguồn gas trong nước khơng đủ đáp ứng nhu cầu thị trường thì cơng ty nhập hàng từ nước ngồi. Cơng ty khơng chỉ nhập khẩu gas mà cịn nhập một số phụ kiện như điều áp, van …để đảm bảo sự an tồn cho việc sử dụng và một số thiết bị cũng được cơng ty nhập khẩu về để cung cấp cho khách hàng những mặt hàng cao cấp để sử dụng gas tốt hơn, hiệu quả hơn. Là một cơng ty thương mại lớn, cung cấp hàng hĩa cho một thị trường khá rộng do đĩ nghiệp vụ mua hàng diễn ra thường xuyên với khối lượng lớn. Vì vậy cơng ty mua hàng thường thơng qua các hợp đồng thương mại và việc thanh tốn thường là chuyển khoản qua ngân hàng đối với nhập nội và qua thư tín dụng( L/C) đối với hàng hĩa nhập khẩu. Giai đoạn 2: Giai đoạn nhập kho hàng hĩa Khi mua hàng đã quy định nhập tại cảng nào và được nhân viên phịng xuất nhập khẩu nhận và kiểm tra hàng nhập, sau đĩ vận chuyển hàng đến kho của cơng ty. Vì gas là một hàng hĩa đặc biệt nên việc nhập kho hàng hĩa cũng phải rất cẩn thận đảm bảo an tồn và việc kiểm nhận hàng nhập kho cũng được chú ý nhiều. Khi nhập hàng vào kho phải đảm bảo nhiệt độ, độ ẩm để đảm bảo an tồn và chất lượng, khối lượng gas. Bắt đầu phân tách hàng hĩa để một phần đĩng bình một phần để bán gas rời theo chiến lược của cơng ty. Các phụ kiện và đồ dùng cũng được nhập kho sau khi kiểm tra số lượng, chất lượng. Giai đoạn 3: Giai đoạn tiêu thụ Cung cấp gas cho một thị trường hoạt động khá rộng lớn, với nhiều phương thức tiêu thụ tương ứng với các mặt hàng mà cơng ty cung cấp nên các nghiệp vụ tiêu thụ của cơng ty cũng khá đa dạng. Với đặc thù của việc kinh doanh gas việc tiêu thụ của cơng ty luơn phải đảm bảo an tồn cho người sử dụng và bên cạnh theo dõi lượng gas tiêu thụ cịn phải theo dõi lượng bình gas của cơng ty để nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Với số lượng khách hàng rất nhiều cơng ty thường theo dõi khách hàng theo nhĩm để dễ quản lý. 2.2. Kế tốn mua hàng tại cơng ty 2.2.1.Phương thức mua hàng và trình tự mua hàng tại cơng ty 2.2.1.1. Phương thức mua hàng Cơng ty nhập hàng từ hai nguồn cung cấp là trong nước và ở nước ngồi. Phương thức nhập nội : Cơng ty nhập từ cơng ty kinh doanh sản phẩm khí Dinh Cố. Nhưng do cơng suất cĩ hạn nên cơng ty này khơng đủ sản xuất phục vụ nhu cầu gas trong nước. Nguồn nhập nội cĩ chi phí thu mua thấp hơn, dễ vận chuyển hơn và cung cấp nhanh, kịp thời hơn. Một nguồn nhập nội tạm thời nữa mà cơng ty sử dụng là nhập mua trong nội bộ ngành hay mua lại hoặc trao đổi hàng hĩa với cơng ty khác cùng kinh doanh gas. Phương thức nhập khẩu : Khi gas trong nước khơng đủ đáp ứng thì phải nhập khẩu để phục vụ nhu cầu sử dụng gas trong nước, mặc dù hình thức này tốn kém chi phí hơn so với nhập nội. Cơng ty chủ yếu áp dụng hình thức nhập khẩu trực tiếp. Vì nguồn nhập khẩu là chủ nguồn hàng chủ yếu của cơng ty, cơng ty thường xuyên nhập khẩu với khối lượng lớn. Hơn nữa, Gas Petro là thương hiệu uy tín trên thị trường gas trong khu vực, cơng ty đã cĩ quan hệ tốt với một số cơng ty cung cấp gas cĩ tên tuổi trên thị trường như cơng ty PTT (Hãng xăng dầu quốc gia Thái Lan), Petronas (Hãng xăng dầu quốc gia Malaysia), Shell (Singapore), Nissho-Iwai, Poten&Partner, SK (Hàn Quốc), LG-Caltex (Hàn Quốc), Unique Gas (Thái Lan), Worldgas (Thái Lan), Petredex (Singapore), CPC (Đài Loan)...Các cơng ty này cịn là nơi cung cấp những phụ kiện đi kèm đảm bảo chất lượng và an tồn cho việc sử dụng gas. Dựa vào nhu cầu và lợi thế về uy tín cũng như mối quan hệ của mình, cơng ty chọn nhập khẩu trực tiếp là khá hợp lý. Giúp cơng ty tiết kiệm chi phí nhập mua hàng hĩa, dựa vào mối quan hệ của mình để lựa chọn những nhà cung cấp tốt nhất cả về số lượng và giá cả, và giúp cơng ty chủ động hơn trong việc nhập mua hàng. 2.2.1.2. Trình tự mua hàng Mua hàng là một khâu rất quan trọng của một cơng ty thương mại, nĩ chi phối nhiều đến kết quả hoạt động kinh doanh của cơng ty. Việc mua hàng phải diễn ra theo đầy đủ các bước để đảm bảo về chất lượng, số lượng hàng hĩa, đảm bảo việc cung cấp hàng hĩa kịp thời và đảm bảo định mức dự trữ hàng hĩa của cơng ty. Bước 1: Ký kết hợp đồng mua hàng Cơng ty mua hàng với khối lượng lớn nên việc mua hàng luơn được quy định thơng qua hợp đồng mua bán. Căn cứ vào định mức dự trữ hàng hĩa của cơng ty và nhu cầu của thị trường, phịng kinh doanh lập đề nghị mua hàng gửi phịng xuất nhập khẩu. Từ yêu cầu đĩ phịng xuất nhập khẩu tiến hành soạn thảo hợp đồng. Dù hợp đồng nhập khẩu hay nhập nội thì trong hợp đồng đều được nêu rõ những điều khoản quy định về chất lượng, khối lượng, định mức hao hụt của hàng hĩa. Quy định cụ thể về địa điểm giao nhận, điều kiện giao nhận và về giá cả cũng như việc thanh tốn tiền hàng. Sau khi soạn thảo xong hợp đồng mua hàng phịng xuất nhập khẩu trình giám đốc cơng ty xem xét, và giám đốc tiến hành ký kết hợp đồng với đối tác. Do việc nhập mua hàng hĩa của cơng ty diễn ra thường xuyên do đĩ cĩ riêng phịng xuất nhập khẩu phụ trách việc nghiên cứu thị trường, soạn thảo hợp đồng để giúp giám đốc cĩ quyết định đúng đắn nhất và đảm bảo nhu cầu một cách tốt nhất. Bước 2 : Chuẩn bị cho việc nhập hàng Khi hợp đồng đã được ký kết, bên bán chuẩn bị chuyển hàng thì cơng ty phải chuẩn bị về giấy phép nhập khẩu hàng hĩa( là cơng ty nhập khẩu lâu năm nên thủ tục nhập khẩu đơn giản hơn và hàng hĩa nhập khẩu của cơng ty là hàng hĩa được phép nhập khẩu). Khi được phép nhập khẩu cơng ty cần phải chuẩn bị về việc ký hợp đồng vận chuyển (nếu mua hàng theo giá FOB) ký hợp đồng bảo hiểm cho hàng hĩa trong quá trình vận chuyển. Bên cạnh đĩ cơng ty cịn phải mở thư tín dụng (L/C) để thanh tốn với nhà cung cấp ở nước ngồi. Hoặc giấy chứng nhận bảo lãnh thanh tốn của ngân hàng để gửi cho nhà cung cấp trong nước. Bước 3 : Nhận hàng và kiểm tra hàng Khi nhận được thơng báo thời gian hàng về thực tế, phịng xuất nhập khẩu sẽ tiến hành cử người đi kiểm tra nhận hàng. Do gas là hàng hĩa đặc biệt, chất lượng và khối lượng hàng hĩa này khơng thể kiểm tra đơn giản như các hàng hĩa thơng thường khác, gas cần phải cĩ cơ quan giám định riêng. Theo hợp đồng đã ký, trước khi chuyển hàng xuống tàu bên bán bằng chi phí của mình sẽ chỉ định cơ quan giám định độc lập thực hiện và cấp chứng thư giám định khối lượng và chất lượng hàng tại cảng xếp hàng. Khi hàng về cảng dỡ hàng của cơng ty, cả hai bên thống nhất chỉ định vinacontrol là cơ quan giám định độc lập thực hiện và cấp chứng thư giám định khối lượng, chất lượng hàng. Cùng với vận đơn, L/C, hợp đồng là hai chứng thư giám định chất lượng, khối lượng của hàng hĩa tại cảng xếp hàng và dỡ hàng là căn cứ để kiểm định hàng hĩa. Định mức hao hụt của gas là khá lớn vì là dạng lỏng, vận chuyển thường qua đường biển nên hao hụt cho phép là 5%. Thời gian làm hàng (Laytime) được quy định cụ thể trong hợp đồng mua hàng và cả hai bên phải thực hiện theo đúng thời gian quy định. Khi giao nhận hàng bên mua giao cho cơng ty bộ chứng từ bao gồm : Vận đơn (Bill of lading) ( 01 bản sao) Hĩa đơn GTGT phù hợp vớ nguồn gốc, xuất xứ hàng ( commercial invoice) (01 bản gốc) Chứng thư giám định chất lượng và chất lượng (certificate of quality and quantity) ( 01 bản sao) Biên bản giao nhận hàng (01 bản gốc) Bước 4 : Vận chuyển hàng hĩa và thanh tốn Sau khi nhận và kiểm đủ hàng, cơng ty tiến hành vận chuyển hàng nhập kho và ghi nhận nợ với nhà cung cấp. Các kho hàng của cơng ty thường ở các thành phố cảng hoặc thuận tiện cho việc vận chuyển từ cảng vào. Việc vận chuyển hàng hĩa cũng khá quan trọng luơn phải đảm bảo sự an tồn và hạn chế hao hụt hàng hĩa. Thời hạn thanh tốn được quy định rõ trong hợp đồng mua hàng. 2.2.2. Phương thức thanh tốn và nguyên tắc hạch tốn ngoại tệ 2.2.2.1. Phương thức thanh tốn Do mua hàng với số lượng lớn nên cơng ty thanh tốn với nhà cung cấp bằng tiền gửi ngân hàng. Thời hạn thanh tốn được quy định rõ trong hợp đồng mua hàng. Với mỗi hình thức nhập mua hàng thì phương thức thanh tốn và quy định thời hạn thanh tốn khác nhau. Mua hàng trong nước: Trước ngày giao hàng( thường là một tuần) bên mua phải cung cấp cho bên bán bản gốc bảo lãnh thanh tốn của ngân hàng. Bảo lãnh này phải cĩ giá trị tương đương với giá trị khối lượng hàng dự kiến giao nhận. Nếu cơng ty khơng thanh tốn đúng ngày đáo hạn thì bên bán cĩ quyền yêu cầu ngân hàng thanh tốn tiền hàng phù hợp với nội dung bảo lãnh. Và nếu thanh tốn chậm thì cơng ty phải chịu phạt theo hợp đồng quy định. Vì nguồn cung cấp gas trong nước khan hiếm nên việc thanh tốn tiền hàng trong nước luơn được cơng ty thực hiện đúng hẹn, để giữ chữ tín và được ưu tiên hơn trong việc mua hàng, song các thủ tục bảo lãnh của ngân hàng cũng được cơng ty thực hiện nghiêm túc theo yêu cầu của bên mua để đảm bảo cho việc thanh tốn. Cơng ty thường giao dịch với bên bán thơng qua ngân hàng Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank). Mua hàng ở nước ngồi: Khác với mua hàng trong nước, cơng ty khơng mở bảo lãnh tại ngân hàng mà cơng ty sử dụng hình thức thư tín dụng( L/C). Đây là hình thức thanh tốn hợp lý nhất cho các cơng ty xuất nhập khẩu dựa trên sự phát triển của hệ thống ngân hàng. Hình thức thanh tốn bằng L/C là hình thức thanh tốn cĩ thể đảm bảo cho việc thanh tốn cho người bán, và đảm bảo chất lượng, khối lượng hàng của bên mua thơng qua uy tín của ngân hàng. Cơng ty mở L/C tại ngân hàng Vietcombank, vì đây là ngân hàng lớn và cĩ quan hệ với nhiều ngân hàng trên thế giới, thuận tiện cho việc mở L/C. Trình tự mở L/C của cơng ty được tiến hành như sau: Sơ đồ 4 : Trình tự mở L/C tại cơng ty Phịng xuất nhập khẩu Soạn và chuyển bản hợp đồng mua hàng Kế tốn ngân hàng Lập yêu cầu mở L/C,chuyển bản hợp đồng mua hàng Ngân hàng Vietcombank K._.mua vào trong kỳ = - + Xác định giá hạch tốn HTK Xác đinh giá hạch tốn HTK cũng là một trong những cơng việc khá quan trọng ánh hưởng đến việc xác định chi phí trong kỳ kéo theo đến việc xác định lợi nhuận của cơng ty. Giá hạch tốn hiệu qủa là giá đảm bảo sát với giá thực tế mua vào trong kỳ để cĩ thể phản ánh gần với giá xuất thực tế tránh được những tác động do giá vốn xác định khơng sát gây lên như giá vốn khơng phù hợp với doanh thu sẽ gây ra những nhận đinh sai dẫn đến quyết định sai. Vậy cơng ty phải dựa vào giá cả những năm trước, những dự báo giá cả năm nay về gas nĩi riêng và các mặt hàng khác nĩi chung để từ đĩ đưa ra dự báo sát nhất với thực tế mà xác định giá hạch tốn hợp lý. Hạn chế được những nhược điểm của phương pháp xác định giá hạch tốn mà nhược điểm lớn nhất là khơng sát với giá thực tế trong kỳ. Lập báo cáo bộ phận Cơng ty nên lập báo cáo bộ phận để phân tích được hiệu quả hoạt động của cơng ty theo từng bộ phận từ đĩ mà ra các quyết định cho hợp lý, phát huy được mặt mạnh và hạn chế điểm yếu, cĩ những tác động kịp thời để mang lại hiệu quả hoạt động tốt nhất cho cơng ty. Do hoạt động trên nhiều địa bàn cơng ty cĩ thể phân chia bộ phận theo khu vực địa lý là các tỉnh, các chi nhánh của cơng ty; và chia theo các kênh phân phối, hình thức phân phối để xem xét hiệu quả của từng vùng, từng hình thức phân phối để tác động nhằm tác động làm cho doanh thu của cơng ty là cao nhất với chi phí thấp nhất mang lại hiệu quả cho hoạt động cho cơng ty. Biểu số 35: Báo cáo bộ phận theo chi nhánh BÁO CÁO BỘ PHẬN THEO CHI NHÁNH Chỉ tiêu CN Quảng Ninh CN Ninh Bình CN Hà Tĩnh …. Tổng Doanh thu Chi phí biến đổi Số dư đảm phí Chi phí cố định bộ phận Số dư bộ phận Chi phí cố định chung Lợi nhuận thuần Biểu số 36: Báo cáo bộ phận thưo hình thức tiêu thụ BÁO CÁO BỘ PHẬN THEO HÌNH THỨC TIÊU THỤ Chỉ tiêu Bán buơn Bán lẻ Hình thức khác Tổng Doanh thu Chi phí biến đổi Số dư đảm phí Chi phí cố định bộ phận Số dư bộ phận Chi phí cố định chung Lợi nhuận thuần Biểu số 37: Báo cáo bộ phận theo hình thức tiêu thụ bán buơn BÁO CÁO BỘ PHẬN THEO HÌNH THỨC TIÊU THỤ BÁN BUƠN Chỉ tiêu Bán buơn qua kho Bán buơn khơng qua kho Tổng Doanh thu Chi phí biến đổi Số dư đảm phí Chi phí cố định bộ phận Số dư bộ phận Chi phí cố định chung Lợi nhuận thuần KẾT LUẬN Thời gian vừa qua được thực tập tại cơng ty cổ phần Gas Petrolimex, được tiếp xúc và làm những cơng việc kế tốn thực tế em càng thấy được tầm quan trọng của kế tốn trong các doanh nghiệp. Kế tốn khơng chỉ phản ánh hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, khơng chỉ đơn thuần là ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà nĩ cịn là cơ sở để các doanh nghiệp vạch ra những kế hoạch, những dự tốn cho kỳ sau, năm sau, giúp các doanh nghiệp ngày càng phát triển lâu dài và bền vững. Kinh tế càng phát triển thì kế tốn quản trị càng phát triển nhằm mang lại những kết luận, những ý tưởng mới, những sáng kiến mới trong quá trình hoạt động kinh doanh từ những con số, những thơng tin kế tốn. Do đĩ yêu cầu về kế tốn khơng chỉ là đúng đắn mà cịn cần sáng tạo, biết phân tích và tìm ra được những ý tưởng từ thơng tin kế tốn. Nghiên cứu kế tốn vế quá trình lưu chuyển hàng hĩa ở một cơng ty thương mại khá lớn, em đã hiểu phần nào về hạch tốn kế tốn quá trình này. Tuy cơng ty hoạt động khá tốt, thơng tin kế tốn đã đảm bảo được nhiệm vụ của mình nhưng bên cạnh đĩ vẫn cịn tồn tại một số hạn chế. Em mong rằng những ý kiến nho nhỏ của mình sẽ phần nào hồn thiện hơn kế tốn lưu chuyển hàng hĩa của cơng ty. Được sự hướng dẫn tận tình, tỉ mỉ của TS Phạm Thị Thủy, kế hợp với sự chỉ bảo của các anh chị phịng kế tốn giúp em đã tích lũy thêm được kiến thức kế tốn của mình, giúp bổ xung được kiến thức thực tế để làm hành trang cho cơng việc của mình sau này. Em xin chân thành cảm ơn! PHỤ LỤC PL1: HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU GAS CONTRACT No. CFR - PGCHP/SOPEC- T2008 Between: PETROLIMEX GAS JOINT STOCK COMPANY Add : No.775 Giai Phong Road – Hoang Mai Dist – Hanoi, Vietnam Tel : (84) 4 - 8641212 Fax : (84) 4 - 8642249. (Hereinafter referred to as BUYER) And SOJITZ PETROLEUM CO. (SINGAPORE) PTE. LTD. 77 Robinson Road, #32-00 SIA Building, Singapore, 068896 Tel: +65 6428 9262 Fax: +65 6438 5587 (Hereinafter referred to as SELLER) It is agreed that Buyer agrees to buy and Seller agrees to sell on the terms and conditions as follows: Buyer Petrolimex Gas Joint Stock Company Address: No. 775 Giai Phong Road – Hoang Mai Dist – Hanoi, Vietnam Tel: (84) 4 - 8641212, Fax: (84) 4 - 8642249 Seller Sojitz Petroleum Co. (Singapore) Pte Ltd. Address: 77 Robinson Road, #32-00 SIA Building, Singapore, 068896 Tel: +65 6428 9262 Fax: +65 6438 5587 Product Pressurized L.P.G. mixture Specification As per the following specification: Item Unit Guarantee Test Method Odor Marketable Whethering at 95 Pct. Deg.C 2.2 max ASTM D1837 Vapour Pressure at 37.8 Deg.C. PSIG/KPA Report ASTM D1267 Average Molecular Weight Report Calculation Free Water Content Nil Visual Composition Pct.Vol. ASTM D2163 C3 Approx. 30-60 or UOP539 C4 Approx. 70-40 Pentane and Heavier 2.0 max Relative Density @ 15.6/15.6 degree C Report ASTM D1657 or D2598 Sulphur before odorised at 15.6 Deg.C ppm. wt 140 Max ASTM D2784, D6667 or UOP381 Copper Strip Corrosion No.1 max ASTM D1838 Residue on evaporation 100ML Pct. Vol. 0.05 max ASTM D2158 or D2598 Quantity and Delivery CFR shipments to Thuong Ly, Haiphong, Vietnam: 1,000MT+/-20% with operational tolerance at mutual agreement in one or two shipments every month shall be delivered to Thuong Ly Terminal, Hai Phong, Vietnam from June, 2008 to December, 2008. 5.2 During 26th-30th day of every month, Buyer shall advise Seller of the required three-day delivery range for the succeeding month. 5.3 In case Seller wants to adjust the Buyer’s nominated delivery date-range, such adjustment shall be informed within five working days upon receipt of Buyer’s nomination. Buyer and Seller shall discuss and mutually agree on the three-day delivery date range (s) within seven working days from Buyer’s initial nomination. Loss/shortage at discharge port less than 0.5% of the Bill of Lading quantity is acceptable and for the Buyer's account. Loss/shortage at discharge port exceeding 0.5% of the Bill of Lading quantity shall be for the Seller's account. When making a claim for cash adjustment under Clause 5 (Loss/Shortage) above, Buyers will assign to Sellers the contract of insurance, documents of title and all other shipping documents relating to the cargo, and their rights of action thereunder. Buyers hereby consent to the use by Sellers, in any action brought by Sellers against any third party under any such document, of Buyers’ name as plaintiffs and will furnish all such information and execute all such further documents as are necessary for the conduct of any such action. 6. Vessel nomination The vessel shall be in every way fit to carry the cargo of Pressurized L.P.G. Mixture with the above specification. The vessel shall have on board P&I certificate of international P&I clubs or equivalent, which in force (is effected) and other certificates, documents and equipment required from time to time by an applicable law and common agreed convention in sea transportation to enable her to be adequately seaworthy and suitable for uninterrupted passage to the berth at the port of destination. 7. Origin The cargo shall be from the Asian countries. 8. Price For CFR Thuongly, Haiphong, Vietnam, the price shall be based on Contract Price announced by Saudi Aramco (referred to as CP Price) for the month in which the delivery date range(s) between Seller and Buyer are agreed, plus a premium of US$41.00/MT (Forty-one US Dollar per metric ton). The final price payable for each metric ton of LPG will be calculated as per the following formula based on the actual cargo ratio: Price = [AAA x CPP + (1 - AAA) x CPB] + PREMIUM Whereas: "AAA" is actual propane composition (Vol. %) of the cargo stated in the Certificate of Quality issued by an independent inspector at loading port. "CPP" is Saudi Aramco CP price for propane for the month in which the delivery date range(s) between Seller and Buyer are agreed. "CPB" is Saudi Aramco CP price for butane for the month in which the delivery date range(s) between Seller and Buyer are agreed. 9. Laytime at Disport Laytime allowed for cargo discharge shall be 24 hours plus 6 hours NOR, SHINC for each cargo in case the quantity of each shipment is equal or less than 1,000 MT. In case the quantity of each shipment is more than 1,000 MT, laytime allowed for cargo discharge shall be 30 hours plus 6 hours NOR, SHINC for each cargo. Laytime to commence upon berthing, or 6 hours after NOR tendered, whichever is earlier and to count until last hose disconnected. Notice of Readiness tendered when the vessel is ready to discharge cargo at discharging port. Time waiting for tide and shifting shall not count as used Laytime. 10. Demurrage USD 8,000 PDPR prorated thereof for LPG/C “New Seaman” USD 7,000 PDPR prorated thereof for LPG/C “New Seaborn” As per actual Charter Party rate in case of substitute vessels 11. Payment Terms In US Dollars (without set-off or counterclaim) on B/L quantity, within 30 days from B/L date, B/L date inclusive, against invoice and usual shipping documents or Seller's LOI. Buyer to open in Seller’s favour an Irrevocable Documentary Letter of Credit in terms acceptable to Seller, through Bank for Foreign Trade of Vietnam latest by seven working days prior to each loading date. Buyer shall fax the LC swift message to Seller upon its issuance by 1800 hours Singapore time on the same day. In the event that payment falls due on a non-banking day in New York, then payment to be made for value on the last banking day prior to due date. Payment shall be made against the Seller’s presentation of the following documents or Seller’s LOI: 2/3 originals clean on board B/L marked "Freight Prepaid" or “Freight payable as arranged” as per mutual agreement showing destination and issued or endorsed to the order of Bank for Foreign Trade of Vietnam Operation Center. Signed Commercial Invoice in triplicate. Certificates of Quality and Certificate of Quantity issued by ITS or an Independent Surveyor at loading port related to LPG shipped in triplicate. Copy of Certificate of Origin issued by The Authorized Organization accepted by Vietnamese Customs Office for applying preferential duty rate for imported goods (in particular case of the cargoes from Thailand, the C/O from Thai Chamber of Commerce or Department of Foreign Trade Government of Thailand is acceptable). Copy of shipment particulars. Receipt of courier service of Article 20.c. All bank costs at Buyer’s bank for Buyer’s account and all bank costs at Seller’s bank for Seller’s account. 12. Quality and Quantity determination The quantity of cargo shall be determined by certificate of quantity and certificate of quality issued/certified by an independent inspector at load port shall be final and binding on both parties. Seller to appoint and pay inspector at loadport, Buyer to appoint and pay inspector at disport. 13. Darkness clause Should the vessel be unable to reach discharge berth on arrival due to port authority/ pilot or terminal restriction or shifting after dark then either the time waiting for pilot or shifting until 0600 hours next morning or until vessel fully berthed (whichever is the earlier) shall not count as used laytime. 14. Title and Risk Title to and risk of the Product shall pass from Seller to Buyer when such Product passes the flange connection to the manifold on board vessel at loadport. 15. Force Majeure Neither the Seller or the Buyer shall be liable in damages or otherwise for any failure or delay in performance of any obligation hereunder other than obligation to make payment, where such failure or delay is caused by force majeure, being any event, occurrence or circumstances reasonably beyond the control of that party, including without prejudice to the generality of the foregoing failure or delay caused by resulting from acts of gods, strikes, fires, flood, wars (whether declared or undeclared), riots, destruction of the material, delays of carriers due to breakdown or adverse weather, perils of sea, embargoes, accidents, restrictions imposed by the governmental authority including allocations, priorities, requisitions, quotas and price control. Buyer acknowledges that Seller is not a Producer of the Product. If Seller has notified or informed Buyer in writing, of the identity of the Seller's supplier, then any declaration of Force Majeure by such supplier shall be considered to be an event of Force Majeure affecting Seller. Force Majeure circumstances must be notified by cable by each party to the another within 05 days after the event happened and confirmed in writing within 07 days after cable together with a Certificate of Force Majeure issued by the Seller’s supplier or the competent Governmental Authorities for acceptance or non-acceptance. Beyond this time, Force Majeure circumstances shall not be taken into consideration. 16. Claims Any claim by Buyer or Seller shall be communicated to the other in writing to be received within 60 (sixty) days after the B/L date. In case of delayed delivery, the Seller shall pay to the Buyer a delay penalty of 0.5% of total invoice value for each three (03) days delay or pro rata for part thereof (counting from the last day of agreed 3-day delivery date range). But the total amount of penalty shall not exceed 5% of the total invoice value of the delayed shipment. The Buyer is entitled to cancel the shipment in the case of delay in delivery exceeding seven (07) days (Force Majeure circumstances are excepted) and impose upon the Seller a penalty of 5% of the delayed shipment. The Seller is responsible for paying a penalty mentioned above within 30 days after the receipt of the Buyer's claim. 17. Taxes/ Duties All taxes, including but not limited to tax on freight if any, duties at disport to be for Buyer’s account. 18. Commercial Terms and Conditions Incoterms 2000 plus latest amendments for CFR sales shall be applied. 19. Applicable Law This Agreement shall be construed and the relation between the parties determined in accordance with the Laws of England. All disputes arising in connection with this Agreement shall be finally settled by arbitration in London and court charges shall be borne by the losing party. 20. Notice of shipment and documents instructions: The Seller is bound to send by facsimile to the Buyer at least three (03) days before shipment with details as follows: Contract number ETD loading port Within two (02) working days after sailing of the carrying vessel from loadport, the Seller shall fax the following shipping documents to the Buyer Bill of Lading Commercial Invoice Certificate of Quality Certificate of Quantity Certificate of Origin issued by load port terminal Certificate of Origin issued by The Authorized Organization shall be faxed to Buyer within seven working days Notice of shipment particulars consisting of the following information: Contract, L/C No. Invoice amount. B/L No and date B/L quantity Name and nationality of vessel ETA to the respective terminal As soon as practicable after vessel's sailing, Seller shall courier directly to Buyer’s Hanoi Office at No. 775 Giai Phong Road, Hoang Mai Dist., Hanoi, Vietnam required documents (in triplicate) as follows : 1/3 set of original Bill of Lading Original Signed Commercial Invoice Certificates of Quality. Certificate of Quantity. Full set of Original Certificate of Origin issued by The Authorized Organization. 21. General conditions: By signing this Contract, all previous correspondence and negotiations connected with this transaction shall become null and void. This contract can be extended for another six months subject to mutual agreement. This Contract comes into effect from date of signature and shall expire when all settlements are completed. Any amendment and/or additional clause to these conditions shall be valid only if made in writing and duly confirmed by the parties. 22. P & C Clause Terms and conditions of this agreement to be kept strictly private and confidential and not to be reported. This Contract is made in English with 05 originals, 01 of which retained by the Seller and 04 retained by the Buyer. HANOI,December 1st, 2008 ON BEHALF OF THE BUYER ON BEHALF OF THE SELLER ………………………………… …………………………… Tran Van Thanh Rikuro Tanaka C.E.O Managing Director PL 2: HỢP ĐƠNG MUA HÀNG TRONG NƯỚC Cộng hồ xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------o0o--------- HỢP ĐỒNG MUA BÁN KHÍ HỐ LỎNG (LPG) Số: 30/2008/PVGAS TRADING-PETROLIMEX/B2 Căn cứ: - Bộ luật dân sự - Nước Cộng hồ xã hội chủ nghĩa Việt Nam ban hành ngày 27/06/2005 cĩ hiệu lực từ ngày 01/01/2006. - Luật Thương mại - Nước Cộng hồ xã hội chủ nghĩa Việt Nam ban hành ngày 27/06/2005 cĩ hiệu lực từ ngày 01/01/2006. - Khả năng cung cấp và nhu cầu của hai bên. Hơm nay, ngày 27 tháng 11năm 2008, chúng tơi gồm cĩ: CƠNG TY KINH DOANH SẢN PHẨM KHÍ - Địa chỉ : 101 Lê Lợi, TP. Vũng Tàu - Điện thoại : 84.64.561976 - Fax : 84.64.812599 - Tài khoản : 008.1000650343 Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam chi nhánh Vũng Tàu - Mã số thuế : 35001002710 - 023 - Đại diện : Ơng Nguyễn Ngọc Sơn Chức vụ: Tổng giám đốc (Sau đây được gọi là Bên Bán) CƠNG TY CỔ PHẦN GAS PETROLIMEX - Địa chỉ : Số 775 đường Giải Phĩng, Quận Hồng Mai, Hà Nội - Điện thoại : 04-8641212/8642243 - Fax : 04-8642249 - Tài khoản tiền VNĐ: 001.1.00.00.19997 Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam - Mã số thuế : 0101447725 - Đại diện : Ơng Trần Văn Thanh Chức vụ : Tổng giám đốc (Sau đây được gọi là Bên Mua) Hai bên thoả thuận ký kết Hợp đồng mua bán khí hố lỏng LPG với các điều kiện và điều khoản chính như sau: 1. Hàng hố - Khí hố lỏng LPG (Pressurized Liquefied Petroleum Gas). - Tỷ lệ Propane/Butane: 30/70-50/50 về khối lượng. - Các chỉ tiêu khác như phụ lục đính kèm. 2. Khối lượng 550 - 600 MT (mét tấn) ± 5% 3. Thời gian và địa điểm giao hàng 02 - 04/12/2008 tại kho của Bên Mua tại Trà Nĩc, Cần Thơ. 4. Giao nhận hàng - Hàng được Bên Bán vận chuyển bằng tàu chuyên dụng đến giao tại Cảng Trà Nĩc, Petrolimex Cần Thơ của Bên Mua. Bên Bán phải đảm bảo tàu đáp ứng đầy đủ các quy định hiện hành của cảng vụ khu vực Cần Thơ và thoả mãn điều kiện về luồng lạch ra vào khu vực cảng Trà Nĩc để cĩ thể giao hàng tại kho Bên Mua đúng thời gian quy định theo Hợp đồng. Mọi chi phí phát sinh do chậm trễ hoặc khơng giao được hàng theo quy định của Hợp đồng sẽ do Bên Bán chịu. - Chậm nhất 05 (năm) ngày trước ngày đầu tiên của khoảng giao hàng, Bên Bán hoặc đại lý hàng hải của Bên Bán phải thơng báo bằng văn bản cho Bên Mua tên tàu và ngày tàu dự kiến đến nằm trong khoảng 03 (ba) ngày giao hàng. 5. Thời gian làm hàng (Laytime) - Thời gian làm hàng là 24 (hai mươi tư) giờ trong điều kiện thời tiết bình thường và luồng lạch cho phép, khơng ngoại trừ Chủ nhật và ngày lễ. - Thời gian làm hàng bắt đầu được tính từ giờ thứ 07 (bảy) sau khi tàu phát NOR (thơng báo sẵn sàng làm hàng) hoặc từ lúc tàu cập cầu, tuỳ thuộc thời điểm nào sớm hơn, cho đến khi tháo ống bơm hàng, ngoại trừ các trường hợp: + Tàu đến sớm hơn ngày giao hàng dự kiến thì thời gian làm hàng sẽ được tính từ 06h00 sáng ngày giao hàng dự kiến hoặc từ lúc Bên Mua chấp thuận cho tàu vào làm hàng, tuỳ thuộc thời điểm nào sớm hơn. + Tàu đến muộn hơn ngày giao hàng dự kiến thì thời gian làm hàng sẽ được tính từ lúc tàu cập cầu. - Thời gian tàu đợi qua cầu Sơng Hàn hoặc đợi do tàu của Bên Bán đến muộn hơn tàu khác (theo thơng báo của cảng vụ) khơng được tính vào thời gian làm hàng. - Thời gian chậm trễ phát sinh do lỗi của Bên Bán hoặc do tàu của Bên Bán khơng được tính vào thời gian làm hàng. - Trường hợp thời gian làm hàng thực tế vượt quá thời gian làm hàng được quy định trên đây do: + Lỗi của Bên Bán thì Bên Bán phải bồi thường thiệt hại cho Bên Mua khoản tiền theo biểu đơn giá cước phí cảng hiện hành cho số giờ làm hàng chậm. + Lỗi của Bên Mua thì Bên Mua phải bồi thường thiệt hại cho Bên Bán khoản tiền phạt lưu tàu là 3000 USD/ngày (ba ngàn Đơ la Mỹ một ngày) cho số giờ làm hàng chậm. Căn cứ để xác định số giờ làm hàng chậm: Thơng báo sẵn sàng làm hàng (NOR) và Timesheet của tàu. 6. Giám định hàng - Hai bên thống nhất chỉ định Vinacontrol giám định khối lượng hàng và chất lượng (nếu cần) tại cảng dỡ hàng. Nếu cĩ thay đổi hai bên sẽ cùng bàn bạc và thống nhất. Chi phí giám định do Bên Mua chịu. - Chứng thư chất lượng do cơ quan giám định độc lập cấp tại cảng xếp hàng và chứng thư khối lượng do cơ quan giám định độc lập cấp tại cảng dỡ hàng là cơ sở để hai bên thanh tốn tồn bộ trị giá lơ hàng đã giao. - Trường hợp cĩ tranh chấp về khối lượng và chất lượng hàng, hai bên thống nhất chỉ định Trung tâm kỹ thuật tiêu chuẩn đo lường chất lượng tại Hải Phịng giám định lại. Kết quả giám định này là cuối cùng và ràng buộc cả hai bên. 7. Đơn giá hàng Giá bán tại kho của Bên mua được tính dựa theo cơng thức sau: P = (CP + Pre) x (1+%TNK) x (1+% GTGT) Trong đĩ: - P: đơn giá hàng được tính bằng Đơ la Mỹ cho một mét tấn hàng (USD/MT) đã bao gồm thuế nhập khẩu và thuế GTGT. Trong trường hợp Nhà nước thay đổi các thuế suất, các mức thuế trong cơng thức xác định giá bán trên đây sẽ được tự động điều chỉnh. - CP: Được tính dựa theo cơng thức sau: CP = %C3 x CPC3 + (1 - %C3) x CPC4 + CPC3/CPC4: là giá do Cơng ty Saudi Aramco của Ả-rập Xê-út cơng bố tháng 10/2006 cho một mét tấn Propane/một mét tấn Butane. + %C3: là % khối lượng Propane được xác định theo chứng thư giám định chất lượng do cơ quan giám định độc lập cấp tại cảng xếp hàng. 8. Thanh tốn - Căn cứ để lập hố đơn GTGT: Chứng thư giám định chất lượng do cơ quan giám định độc lập cấp tại cảng xếp hàng và chứng thư giám định khối lượng do cơ quan giám định độc lập cấp tại cảng dỡ hàng. - Trong vịng 05 (năm) ngày kể từ ngày hồn tất giao hàng, Bên Mua phải gửi cho Bên Bán bản gốc chứng thư khối lượng do cơ quan giám định độc lập cấp tại cảng dỡ hàng để Bên Bán phát hành hố đơn. - Trị giá của khối lượng hàng ghi trên hố đơn được xác định như sau: Trị giá = Đơn giá x khối lượng Trong đĩ: + Đơn giá : Được xác định theo điều 7 của Hợp đồng. + Khối lượng : Là khối lượng dỡ hàng được thể hiện trên chứng thư giám định khối lượng do cơ quan giám định độc lập cấp tại cảng dỡ hàng. - Thời hạn thanh tốn : Trong vịng 15 ngày kể từ ngày giao hàng. Ngày giao hàng là ngày thực hiện giám định được thể hiện trên chứng thư giám định khối lượng do cơ quan giám định độc lập cấp tại cảng dỡ hàng. - Phương thức thanh tốn : Chuyển khoản. - Đồng tiền thanh tốn : Đồng Việt Nam. - Tỷ giá chuyển đổi giữa Đơ la Mỹ và Đồng Việt Nam là trung bình cộng của tỷ giá bán ra (chuyển khoản) và tỷ giá mua vào (chuyển khoản) do Ngân hàng Ngoại Thương Hà Nội cơng bố vào ngày phát hành hố đơn. 9. Quyền sở hữu và rủi ro đối với hàng Quyền sở hữu và tồn bộ rủi ro của hàng sẽ được chuyển từ Bên Bán sang Bên Mua tại thời điểm hàng đi qua mặt bích giữa ống bơm hàng trên tàu của Bên Bán và ống nhận hàng vào kho của Bên Mua tại cảng dỡ hàng. 10. Bất khả kháng - Các trường hợp được coi là bất khả kháng nếu một trong hai bên khơng thực hiện được trách nhiệm và nghĩa vụ của mình quy định trong Hợp đồng này do những nguyên nhân khách quan xảy ra ngồi ý muốn, khơng lường trước được và nằm ngồi tầm kiểm sốt của mình. - Khi bất khả kháng xảy ra, bên bị ảnh hưởng phải thơng báo cho bên kia về sự kiện bất khả kháng trong vịng 03 (ba) ngày kể từ lúc phát sinh bất khả kháng, đồng thời cung cấp xác nhận của các cơ quan cĩ thẩm quyền xác thực sự kiện bất khả kháng và thời gian cần thiết khắc phục bất khả kháng trong vịng 10 (mười) ngày kể từ ngày gửi thơng báo nêu trên. - Khi sự kiện bất khả kháng xảy ra, bên bị ảnh hưởng phải cĩ những biện pháp cần thiết để ngăn chặn tổn thất, hậu quả xảy ra. - Nếu bất khả kháng kéo dài quá 30 (ba mươi) ngày so với ngày cuối cùng trong khoảng ba ngày giao hàng thì Bên Bán hoặc Bên Mua cĩ quyền chấm dứt hợp đồng. Bên dự định chấm dứt hợp đồng phải thơng báo cho bên kia chậm nhất 07 (bảy) ngày trước ngày dự kiến chấm dứt hợp đồng. 11. Phạt và bồi thường thiệt hại - Trường hợp một trong hai bên từ chối khơng giao/nhận hàng mà chưa cĩ sự đồng ý bằng văn bản của bên kia thì bên kia cĩ quyền phạt bên khơng giao/nhận hàng khoản tiền tương đương với 4% (bốn phần trăm) trị giá chuyến hàng (được xác định theo điều 8 của Hợp đồng). Căn cứ để xác định việc khơng giao/nhận hàng là văn bản thơng báo từ chối giao/nhận hàng. Trường hợp sau 07 (bảy) ngày kể từ ngày cuối cùng của khoảng giao hàng mà một trong hai bên vẫn khơng giao/nhận hàng thì được xem là bên đĩ khơng giao/nhận hàng. - Trường hợp một trong hai bên giao/nhận hàng khơng đủ so với khối lượng như quy định tại điều 2 thì bên kia cĩ quyền phạt bên giao/nhận hàng khơng đủ khoản tiền tương đương với 4% (bốn phần trăm) trị giá khối lượng hàng giao/nhận khơng đủ (được xác định bằng khối lượng hàng giao/nhận khơng đủ nhân với đơn giá hàng). Căn cứ để xác định việc giao/nhận hàng khơng đủ là biên bản giao/nhận hàng khơng đủ giữa hai bên. - Trường hợp một trong hai bên giao/nhận hàng chậm so với ngày cuối cùng của khoảng giao hàng thì bên kia cĩ quyền phạt bên giao/nhận hàng chậm khoản tiền tương đương với 0,5% (khơng phảy năm phần trăm) trị giá chuyến hàng (được xác định theo điều 8 của Hợp đồng) cho mỗi ngày giao hàng chậm nhưng khơng vượt quá 05 (năm) ngày. Nếu thời gian giao/nhận hàng chậm vượt quá 05 (năm) ngày thì bên bị vi phạm cĩ quyền từ chối giao/nhận chuyến hàng. 12. Khiếu nại và giải quyết tranh chấp - Các tranh chấp hay khiếu nại liên quan đến Hợp đồng này sẽ được hai bên giải quyết thơng qua thương lượng. - Mọi khiếu nại liên quan đến Hợp đồng phải được làm bằng văn bản và gửi trong vịng 30 ngày kể từ ngày giao hàng. - Nếu trong vịng 30 ngày kể từ ngày một bên đưa ra khiếu nại mà hai bên vẫn khơng giải quyết được thơng qua thương lượng thì tranh chấp đĩ sẽ được đưa ra Tồ án kinh tế Thành phố Hà Nội để giải quyết. Quyết định của tồ án là cuối cùng và ràng buộc cả hai bên. - Án phí sẽ do bên sai chịu, trường hợp cả hai bên cùng sai thì mỗi bên sẽ chịu một nửa mức án phí. 13. Các điều khoản khác - Hợp đồng này sẽ thay thế các thoả thuận trước đĩ (nếu cĩ) của hai bên về những vấn đề liên quan đến nội dung cam kết trong Hợp đồng. - Hai bên cam kết bảo mật các nội dung của Hợp đồng này theo thơng lệ thương mại. - Bất kỳ sự thay đổi hay bổ sung cho Hợp đồng này phải được làm bằng văn bản và phải cĩ đủ chữ ký của người cĩ thẩm quyền của cả hai bên. - Hợp đồng này được lập thành 04 bản gốc, mỗi bên giữ 02 bản cĩ giá trị pháp lý như nhau. ĐẠI DIỆN BÊN MUA ĐẠI DIỆN BÊN BÁN PHỤ LỤC SỐ 01 HĐKT 30/2008/PVGAS TRADING-PETROLIMEX/B2 Đặc tinh kỹ thuật hàng STT Tên chỉ tiêu Đơn vị tính Min Max Phương pháp thử 1 Áp suất hơi ở 37,8oC Kpa 350 1430 ASTM D1267-95 2 Hàm lượng lưu huỳnh ppm 140 ASTM D2784-98 3 Hàm lượng nước tự do %kl 0 0 4 Độ ăn mịn tám đồng trong 1 giờ ở 37,8oC - No.1 No.1 ASTM D1838-91 5 Tỷ trọng ở 15oC kg/l 0,51 0,56 ASTM D1657-91 6 Thành phần: + Ethane + Propane + Butane + Pentane và các chất nặng hơn %kl 30 40 2 60 70 2 ASTM D2163-91 7 Thành phần cặn sau khi bốc hơi 100ml ml 0,05 ASTM D2158-97 MỤC LỤC DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Sơ đồ 1 – Bộ máy quản lý cơng ty 14 Sơ đồ 2- Bộ máy kế tốn của cơng ty 21 Sơ đồ 3 – Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức nhật ký chứng từ 30 Sơ đồ 4 : Trình tự mở L/C tại cơng ty 39 Sơ đổ 5 - Trình tự ghi sổ phần hành kế tốn mua hàng 46 Sơ đồ 6 – Kế tốn chi tiết hàng tồn kho 85 Sơ đồ 7 - Trình tự ghi sổ phần hành tiêu thụ hàng hĩa 86 Sơ đồ 8 : Trình tự ghi sổ của hình thức nhật ký chung 126 Biểu số 1: Phiếu nhập mua hàng nhập khẩu 61 Biểu số 2: Phiếu nhập mua hàng nhập nội 62 Biểu số 3: Thẻ kho tại kho Trà Nĩc 63 Biểu số 4: Thẻ kho tại kho Thượng Lý 63 Biểu số 5: Bảng kê nhập mua nhĩm theo mặt hàng nhập khẩu 65 Biểu số 6: Bảng kê nhập mua nhĩm theo mặt hàng nhập nội 66 Biểu số 7: Sổ chi tiết hàng hĩa tại kho Trà Nĩc 67 Biểu số 8: Sổ chi tiết hàng hĩa tại kho Thượng Lý 68 Biểu số 9: Sổ tổng hợp chi tiết hàng hĩa 69 Biểu số 10: Bảng kê số 8 70 Biểu số 11: Nhật ký chứng từ số 6 71 Biểu số 12: Nhật ký chứng từ số 1 72 Biểu số 13: Nhật ký chứng từ số 2 73 Biểu số 14: Nhật ký chứng từ số 5 74 Biểu số 15: Sổ cái tài khoản 15151 75 Biểu số 16: Sổ cái tài khoản 156511 76 Biểu số 17: Sổ cái tài khoản 331 77 Biểu số 18: Sổ chi tiết tài khoản 5111 97 Biểu số 19: Sổ chi tiết tài khoản 51211 98 Biểu số 20: Nhật ký chứng từ số 8(TK 5111) 99 Biểu số 21: Nhật ký chứng từ số 8 (TK 51211) 100 Biểu số 22: Nhật ký sổ cái tài khoản 5111 100 Biểu số 25: Nhật ký chứng từ số 8 (TK 15611) 104 Biểu số 26: Sổ cái tài khoản 641 104 Biểu số 27: Sổ chi tiết tài khoản 5315 106 Biểu số 28: Nhật ký chứng từ số 1 107 Biểu số 29: Sổ cái tài khoản 53151 108 Biểu số 30: Sổ chi tiết chi phí 109 Biểu số 31: Nhật ký chứng từ số 10 110 Biểu số 32: Sổ cái tài khoản 641 111 Biểu số 33: Bản kê số 9 134 Biểu số 34: Sổ chi tiêt tài khoản 007 135 Biểu số 35: Báo cáo bộ phận theo chi nhánh 137 Biểu số 37: Báo cáo bộ phận theo hình thức tiêu thụ bán buơn 138 DANH SÁCH TỪ VIẾT TẮT BHXH: Bảo hiểm xã hội BHYT: Bảo hiểm y tế CCDC: Cơng cụ dụng cụ CNTT: cơng nghệ thơng tin EPS(earning per share): Thu nhập của một cổ phiếu GTGT: Giá trị gia tăng HĐQT : Hội đồng quản trị HH : Hàng hĩa HTK : Hàng tồn kho KPCĐ: Kinh phí cơng đồn LPG(Liquefied Petroleum Gas): Khí đốt hố lỏng NKCT: Nhật ký chứng từ TCHC: Tổ chức hành chính TGNH: Tiền gửi ngân hàng TNCN: Thu nhập cá nhân TNDN: Thu nhập doanh nghiệp TNHH: Trách nhiệm hữu hạn TSCĐ: Tài sản cố định VPP: Văn phịng phẩm VTSX: Vật tư sản xuất ._.