Kế toán lưu chuyển hàng hoá Nhập khẩu với việc nâng cao hiệu quả kinh doanh ở Công ty XNK chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS) - Bộ thương mại

t động ngoại thương luôn giữ vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân cũng như trong chiến lược phát triển kinh tế của mỗi quốc gia, trong đó có Việt Nam. Nước ta còn nghèo, trình độ trang thiết bị kỹ thuật phục vụ sản xuất còn rất lạc hậu. Việc tiếp thu sự tiến bộ khoa học - kỹ thuật công nghệ của các nước đóng vai trò quan trọng trong việc đẩy nhanh tốc độ phát triển kinh tế mà nhất là trong quá trình công nghiệp hoá và hiện đại hoá ở nước ta hiện nay. Hoạt động kinh doanh nhập khẩu một mặt tạo điều kiện cho sự phát triển của nền kinh tế trong nước, mặt khác góp phần giải quyết những vấn đề xã hội quan trọng như: vốn, việc làm, công nghệ, sử dụng hiệu quả nguồn tài nguyên. Hiệu quả kinh doanh nhập khẩu hàng hoá, vật tư phụ thuộc vào rất nhiều nhân tố như: năng lực của nhà quản lý, tình hình thị trường thế giới, khả tài chính của đơn vị... nhưng một nhân tố giữ vai trò then chốt là thông tin kế toán về quá trình nhập khẩu của doanh nghiệp. Hạch toán kế toán là một công cụ quản lý. Nó đảm bảo cung cấp các thông tin một cách chính xác, đầy đủ và kịp thời về tình hình sản xuất và kinh doanh, cho phép doanh nghiệp đạt được ba mục tiêu chiến lược: lợi nhuận, vị thế và an toàn. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán nhập khẩu cũng như ý nghĩa của việc nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp trong cơ chế thị trường, qua quá trình học tập, nghiên cứu và thời gian thực tập tại Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS), em chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu với việc nâng cao hiệu quả kinh doanh ở Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS) - Bộ thương mại”. Ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề gồn ba phần chính sau: Phần I: Cơ sở lý luận của việc tổ chức công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu. Phần II: Tình hình công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu ở Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS). Phần III: Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu ở Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS). Nội dung của chuyên đề tập trung làm rõ lý luận về kinh doanh nhập khẩu và công tác kế toán hoạt động nhập khẩu, đánh giá tình hình chung về công tác kế toán của đơn vị, phân tích quy trình kinh doanh và kế toán nhập khẩu và đề xuất phương hướng, biện pháp hoàn thiện và nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS). Được sự hướng dẫn của cô giáo Thạc sĩ Phạm Bích Chi, được sự giúp đỡ của các chuyên viên phòng kế toán tài chính và các cán bộ phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, em đã hoàn thành bài chuyên đề của mình. Song do trình độ còn hạn chế và thời gian thực tập có hạn, bài viết của em không tránh khỏi những khiếm khuyết, em mong được sự góp ý, chỉ bảo của các thầy giáo, cô giáo, các chuyên viên kế toán, cán bộ kinh doanh của Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS). Em xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, năm 2000 Sinh viên Nguyễn Thị Thu Hương Phần I Cơ sở lý luận của việc tổ chức công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu I. Một số vấn đề về hoạt động kinh doanh nhập khẩu, nhiệm vụ và ý nghĩa của công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu. 1. Vai trò của hoạt động nhập khẩu. Hoạt động kinh tế đối ngoại được hình thành và phát triển trên cơ sở phân công lao động quốc tế. Nó ngày càng được mở rộng do ảnh hưởng và tác động trực tiếp của cuộc cách mạng khoc học - kỹ thuật, nó tạo điều kiện thúc đẩy nền kinh tế các nước phát triển. Hoạt động kinh tế đối ngoại thường rất đa dạng, phong phú như: hoạt động ngoại thương, du lịch, đầu tư quốc tế, chuyên giao công nghệ... Cũng như xuất khẩu, nhập khẩu là một hoạt động quan trọng thuộc lĩnh vực ngoại thương, đó là việc mua hàng hoá từ nước ngoài về tiêu thụ ở thị trường trong nước hoặc tái xuất khẩu, được thực hiện bởi các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu theo các hợp đồng đã ký kết với nước ngoài. Hoạt động nhập khẩu có một vị trí đáng kể trong nền kinh tế quốc dân nói chung cũng như đối với từng doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu nói riêng. Trước hết, nhập khẩu để bổ xung các hàng hoá, vật liệu mà trong nước không sản xuất được, hoặc sản xuất không đáp ứng được nhu cầu. Trong điều kiện nền kinh tế nước ta còn thấp kém, kỹ thuật lạc hậu, thiếu vốn, trình độ quản lý còn hạn chế thì việc nhập khẩu máy móc, thiết bị, vật tư, vốn, công nghệ... sẽ tạo điều kiện giải quyết những bế tắc và thúc đẩy sự phát triển sản xuất trong nước. Hai là, nhập khẩu còn để thay thế nghĩa là, nhập khẩu những hàng hoá, vật tư mà nếu sản xuất trong nước sẽ không có lợi bằng nhập khẩu. Hai mặt nhập khẩu bổ sung và nhập khẩu thay thế nếu được thực hiện tốt sẽ tác động tích cực đến sự phát triển cân đối nền kinh tế quốc dân. Trong đó, cân đối trực tiếp giữa ba yếu tố của sản xuất: công cụ lao động, đối tượng lao động và lao động, đóng vai trò quan trọng nhất. Như vậy, nhập khẩu được coi như một phương pháp sản xuất gián tiếp. Hoạt động nhập khẩu còn để tranh thủ khai thác mọi tiềm năng, thế mạnh về công nghệ kỹ thuật, trình độ quản lý của nước ngoài cũng như tăng cường giao lưu quốc tế nhằm mở rộng quan hệ đối ngoại trên trường quốc tế. Bên cạnh đó, nhập khẩu còn là một bộ phận khấu thành cán cân xuất nhập khẩu, có tác động tích cực đến xuất khẩu, giải quyết việc làm cho người lao động, cung cấp hàng hoá và dịch vụ để đáp ứng mọi nhu cầu và thị hiếu tiêu dùng, làm dồi dào, phong phú hơn thị trường hàng hoá nội địa... Trong điều kiện nền kinh tế nước ta hiện nay, vai trò của nhập khẩu được thể hiện ở các khía cạnh sau: Thứ nhất, nhập khẩu tác động mạnh mẽ đến sự đổi mới trang thiết bị và công nghệ sản xuất, tạo điều kiện đẩy nhanh quá trình xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật, chuyển dịch cơ cấu kinh tế theo hướng công nghiệp hoá và hiện đại hoá đất nước, bổ sung kịp thời những mặt mất cân đối của nền kinh tế, đảm bảo cho xự phát triển cân đối và ổn định. Thứ hai, nhập khẩu có tác động trực tiếp đến sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Hàng năm, nhập khẩu cung cấp cho các doanh nghiệp từ 60- 90% các nguyên vật liệu chính yếu, các dây chuyền công nghệ, máy móc phục vụ cho sản xuất, khoảng 2,86 triệu tấn xăng dầu, gần 4.000 tấn sắt thép các loại, trên 2 triệu tấn phân bón,... Nhập khẩu góp phần ổn định và phát triển sản xuất trong nước, đồng thời giúp cho các doanh nghiệp tận dụng được mọi thế so sánh của đât nước. Thứ ba, nhập khẩu có vai trò tích cực trong việc thúc đẩy xuất khẩu. Sự tác động này thể hiện ở chỗ: nhập khẩu tạo đầu vào để sản xuất nguồn hàng xuất khẩu và tạo môi trường thuận lợi cho việc xuất khẩu hàng hoá ra nước ngoài. Thứ tư, hoạt động nhập khảu mang lại lợi nhuận cho các nd, từ đó thúc đẩy các doanh nghiệp mở rộng hoạt động kinh doanh, nâng cao hiệu quả kinh doanh và hiệu quả xã hội. ở đây, nhập khẩu vừa thoả mãn nhu cầu trực tiếp cho tiêu dùng trong nước cả về số lượng và chất lượng, vừa đảm bảo đầu vào cho sản xuất tạo việc làm ổn định cho người lao động, góp phần cải thiện và nâng cao mức sống người lao động. Thứ năm, nhập khẩu là một bộ phận cấu thành cán cân xuất nhập khẩu - chỉ tiêu dùng để đánh giá trình độ phát triển kinh tế của một nước: một nền kinh tế ở trạng thái tốt nếu cán cân đó cân bằng hay xuất siêu. ở nước ta, trong những năm gần đây cán cân thương mại vẫn kéo dài tình trạng nhập siêu, nhưng nhập khẩu vẫn giữ một vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy xuất khẩu, từ đó từng bước cân bằng lại cán cân thương mại. Như vậy, nhập khẩu tác động một cách trực tiếp và quyết định đến sản xuất và đời sống trong nước. 2. Điều liện để một doanh nghiệp tham gia hoạt động kinh doanh nhập khẩu. Theo Nghị định số 33/CP ngày 19/4/1994 của Chính phủ về quản lý Nhà nước đối với hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu: mội doanh nghiệp không phân biệt thành phân kinh tế, hội đủ những điều kiện sau được cấp giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu: - Doanh nghiệp được thành lập theo đúng luật và cam kết tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành. - Doanh nghiệp Việt Nam muốn kinh doanh xuất nhập khẩu, ký hợp đồng mua bán với nước ngoài đều phải xin giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu do Bộ Thương mại cấp. - Các doanh nghiệp phải hoạt động theo đúng ngành hàng đã đăng ký và có số vốn lưu động tối thiểu tương đượng 200.000 USD (riêng các doanh nghiệp thuộc các tỉnh miền núi và các tỉnh có khó khăn về kinh tế thì số vốn lưu động tối thiểu tương đương 100.000 USD). - Doanh nghiệp phải có đội ngũ các nhà kinh doanh có kiến thức về kinh doanh quốc tế, luật pháp và tập quán buôn bán, am hiểu sâu sắc tình hình thị trường trong và ngoài nước, có khả năng đàm phán, thương thuyết trong ký kết và thực hiện các hợp đồng thương mại. 3. Các phương thức và hình thức kinh doanh nhập khẩu. Nhập khẩu là một lĩnh vực hoạt động kinh tế rất phong phú và đa dạng, được tiến hành theo nhiều phương thức và hình thức khác nhau. a. Phương thức nhập khẩu: Nhập khẩu bao gồm hai phương thức: Nhập khẩu theo Nghị định thư và nhập khẩu ngoài nghị định thư. Nhập khẩu theo Nghị định thư: là phương thức mà các doanh nghiệp phải tuân theo các chỉ tiêu pháp lệnh của Nhà nước thực hiện các hợp đồng kinh tế bằng văn bản. Chính phủ Việt Nam sau khi ký kết Nghị định thư hoặc Hiệp định thư để nhận hàng hoá, sau đó giao cho đơn vị nhập khẩu trực tiếp nhận thực hiện. Việc thanh toán tiền hàng nhập khẩu, có thể Nhà nước đứng ra trả tiền hoặc cam kế trả tiền hoặc uỷ nhiệm cho doanh nghiệp thanh toán. Đối với số ngoại tệ thu được phải nộp vào quỹ tập trung của Nhà nước thông qua tài khoản của Bộ thương mại và được thanh toán trả bằng tiền Việt Nam tương ứng với số ngoại tệ đã nộp căn cứ vào tỷ giá khoán do Nhà nước quy định. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, đa số các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu được chủ động trong hoạt động kinh doanh của mình nên số lượng các đơn vị kinh doanh theo phương thức này rất ít, chỉ trừ những đơn vị hoạt động trong lĩnh vực đặc biệt. Nhập khẩu ngoài Nghị định thư (hay còn gọi là phương thức nhập khẩu tự cân đối): là phương thức hoạt động trong đó các doanh nghiệp phải tự cân đối về tài chính và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nước, theo phương thức này, doanh nghiệp hoàn toàn chủ động tổ chức hoạt động nhập khẩu từ khâu đầu tiên đến khâu cuối cùng. Đơn vị phải tự tìm nguồn, bạn hàng, tổ chức giao dịch, ký kết và thực hiện hợp đồng trên cơ sở tuân thủ những chính sách, chế độ kinh tế của Nhà nước. Đối với sô ngoại tệ thu đươck không phải nộp vào quỹ ngoại tệ tập trung mà có thể bán ở trung tâm giao dịch ngoại tệ hoặc ngân hàng. Nhập khẩu theo phương thức này tạo cho các doanh nghiệp được năng động, sáng tạo, độc lập trong hạch toán kinh doanh phù hợp với cơ chế thị trường. b. Hình thức nhập khẩu: Hiện nay tồn tại hai hình thức chủ yếu là nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác. Nhập khẩu trực tiếp: là hình thức nhập khẩu mà trong đó các đơn vị kinh doanh nhập khẩu được Nhà nước cấp giấy phép hoạt động nhập khẩu, trực tiếp giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá với nước ngoài. Chính vì vậy, không phải doanh nghiệp nào cũng được quyền kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp mà chỉ có một số đơn vị hội đủ mọi điều kiện theo quy định của Nhà nước về kinh doanh xuất nhập khẩu mới được quyền nhập khẩu trực tiếp. Nhập khẩu uỷ thác: là hình thức nhập khẩu áp dụng đối với các doanh nghiệp được Nhà nước cấp giấy phép nhập khẩu nhưng chưa có đủ điều kiện để trực tiếp đàm phán, ký kết, thực hiện hợp đồng với nước ngoài hoặc là chưa thể trực tiếp lưu thông hàng hoá giữa trong nước và ngoài nước nên phải uỷ thác cho đưon vị khác có chức năng nhập khẩu hộ hàng hoá cho mình. Theo hình thức này, đơn vị giao uỷ thác là đơn vị được tính doanh số, đơn vị nhận uỷ thác chỉ là đơn vị làm đại lý và được hưởng hoa hồng theo tỷ lệ thoả thuận giữa hai bên ghi trong hợp đồng uỷ thác nhập khẩu. Kinh doanh theo hình thức nào còn tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của mỗi doanh nghiệp, nhưng vấn đề quan trọng là hiệu quả kinh doanh - yếu tố đảm bảo cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển trên thương trường. Vì vậy, có những đơn vị kinh tế vừa tổ chức kinh doanh nhập khẩu theo hình thức trực tiếp vừa theo hình thức nhập khẩu uỷ thác. Nhìn chung, tổ chức hoạt động nhập khẩu theo hình thức trực tiếp có lợi hơn bởi vì trong trường hợp này doanh nghiệp có điều kiện nắm bắt các thông tin và tín hiệu thị trường nước ngoài một cách toàn diện, chính xác, kịp thời. Hơn nữa, đơn vị không bị chia xẻ và có điều kiện mở rộng quan hệ cũng như nâng cao uy tín đối bạn hàng nước ngoài. 4. Phương thức thanh toán hợp đồng ngoại thương trong hoạt động nhập khẩu. Trước hết, hợp đồng kinh tế ngoại thương (hay còn gọi là hợp đồng mua bán quốc tế hoặc hợp đồng xuất nhập khẩu) được hiểu là sự thoả thuận bằng văn bản giữa hai bên chủ thể có quốc tịch khác nhau, trong đó một bên gọi là bên bán (bên xuất khẩu) có nghĩa vụ phải chuyển vào quyền sở hữu của bên kia là bên mua (bên nhập khẩu) một tài sản gọi là hàng hoá. Bên mua có trách nhiệm trả tiền và nhận hàng. Hợp đồng kinh tế ngoại thương yêu cầu phải ghi rõ và đầy đủ các điều kiện về hàng hoá, số lượng, chất lượng, thời gian, địa điển giao nhận hàng, phương thức thanh toán, thủ tục giải quyết tranh chấp giữa người bán và người mua. Phương thức thanh toán chính là một điều kiện quan trọng bậc nhất trong các điều kiện thanh toán. Phương thức thanh toán chỉ ra người bán dùng cách nào để thu tiền về còn người mua dùng cách nào để trả tiền. Về thanh toán tiền hàng chỉ được thực hiện dựa trên những chứng từ hợp lệ làm cơ sở pháp lý cho việc giao và nhận hàng. Hiện nay, trong quan hệ buôn bán quốc tế, người ta áp dụng rất nhiều phương thức thanh toán và mỗi phương thức thanh toán đều có ưu, nhược điểm riêng của nó. Tuy nhiên, doanh nghiệp áp dụng phương thức nào còn phụ thuộc vào những điều khoản đã ký kết trong hợp đồng và tập quán thanh toán quốc tế. Mỗi phương thức thanh toán đồi hỏi kế toán phải nắm vững đặc điểm các khâu công việc, các thủ tục liên quan, giao dịch với ngân hàng, với nhà cung cấp, với khách hàng, với hải quan... cũng như ưu điểm và điều kiện áp dụng của nó để tuỳ thuộc vào những hợp đồng cụ thể để áp dụng một cachs linh hoạt và hữu hiệu nhất. Chúng ta có chia ra làm hai nhóm phương thức thanh toán sau: a. Phương thức thanh toán không phụ thuộc chứng từ (không kèn chứng từ): Phương thức thanh toán này có đặc điểm sau: - Căn cứ để đòi tiền, trả tiền không phụ thuộc chứng từ mà căn cứ vào hoá đơn trên cơ sở thực giao, thực thanh. - Quyền lợi của người bán ít đươc đảm bảo hơn so với người mua hay ta còn gọi là phương thức thanh toán không an toadfn. - Phương thức thanh toán này áp dụng khi: + Hai bên đối tác tin cậy lẫn nhau. + Người bán quá tự tin vào mặt hàng của mình. + Hai bên đối tác hoạt động cùng một không gian (giáp giới, có thể gặp mặt tại biên giới để thanh toán...). - Ngân hàng chỉ đóng vai trò trung gian chứ không có trách nhiệm trả tiền, nhiều nhất ngân hàng chỉ đứng ra làm người bảo lãnh nhưng sự bảo lãnh này còn tuỳ thuộc vào luật từng nước. Bảo lãnh có thể chỉ đảm bảo về uy tín hoặc là sự chấp nhận thanh toán (Acception). - Vì thanh toán không phụ thuộc chứng từ nên không áp dụng được công nghệ khoa học - kỹ thuật tiên tiến và ngành ngân hàng. Các phương thức thanh toán không phụ thuộc chứng từ bao gồm: Thứ nhất, phương thức chuyển tiền ( Remittance): là phương thức thanh toán đơn giản nhất trong đó khách hàng yêu cầu ngân hàng của mình chuyển một số tiền nhất định đến một người hoặc một đơn vị kinh tế nào đó ở một địa điểm nhất định bằng phương thức chuyển tiền mà khách hàng yêu cầu. Trình tự nghiệp vụ được tiến hành như sau: Sơ đồ 1: Trình tự nghiệp vụ chuyển tiền Ngân hàng chuyển tiền (3) Ngân hàng đại lý Nhập khẩu (1) Xuất khẩu (4) (2) Trong đó: (1): Người bán giao hàng và gửi chứng từ cho người mua (qua thuyền trưởng hoặc qua bưu điện). (2): Sau khi kiểm tra toàn bộ chứng từ thấy hợp lệ, người mua viết giấy yêu cầu chuyển tiền, nhờ ngân hàng chuyển số tiền nhất định đến người xuất khẩu. (3): Trên cơ sở giấy yêu cầu chuyển tiền của khách hàng, ngân hàng lập điện chuyển tiền (T/T - Telegrphic transfer) hoặc thư chuyển tiền (M/T - Mail transfer). (4): Ngân hàng thông báo sẽ trả tiền cho nhà xuất khẩu. Phương thức này có ưu điểm là thủ tục đơn giản, phí thanh toán không cao, cho nên nó được áp dụng trong trong thanh toán lô hàng có giá trị nhỏ hoặc thanh toán các khoản chi phí dịch vụ ngoại thương, trả tiền vận tải, bảo hiểm, hoa hồng, bồi thường thiệt hại... Tuy nhiên, trong phương thức này đơn vị nhập khẩu có thể rủi ro do chứng từ giả, cho nên trong nhiều trường hợp các nhà nhập khẩu được hàng rồi mới chuyển tiền trả nhà xuất khẩu. Thứ hai, phương thức thanh toán băng thư bảo đảm trả tiền (Letter of Guarantee L/G). Phương thức thư đảm bảo trả tiền là phương thức thanh toán trong đó ngân hàng của nước người mưa theo yêu cầu của người mua viết cho người bán một bức thư gọi là thư đảm bảo trả tiền, đảm bảo với người bàn là sau khi ngân hàng đã đến địa điểm do người mua quy định thì sẽ trả tiền hàng cho người bán. Trình tự nghiệp vụ thư đảm bảo trả tiền như sau: Sơ đồ 2: Trình tự nghiệp vụ thư đảm bảo trả tiền Ngân hàng mở L/G (2) Ngân hàng thông báo Nhập khẩu (4) Xuất khẩu (3) (1) (5) Trong đó: (1): Dựa vào điều khoản của hợp đồng mua bán đã ký kết, người nhập khẩu viết giấy yêu cầu mở thư đảm bảo gửi tới ngân hàng của mình. Giấy yêu cầu phải ghi rõ: địa điểm nhận hàng. (2): Ngân hàng phát hành thư bảo đảm gửi tới ngân hàng thông báo ở nước người xuất khẩu, cam kết sẽ trả tiền cho người bán khi hàng đến địa điểm quy định ở nước người mua. (3): Ngân hàng thông báo nội dung thư bảo đảm đến người xuất khẩu. (4): Nội xuất kiểm tra nội dung thư bảo đảm nếu chấp nhận thì gửi hàng và kèm chứng từ hàng hoá cho người mua . (5): Người mua sau khi nhận xong hàng thì trả tiền cho người bán bằng phương pháp chuyển tiền. Theo phương pháp này thì quyền lợi của người bán ít được bảo đảm hơn, do đó ngân hàng phải quy định rõ thời hạn người mua phải trả tiền. Thứ ba, phương pháp thanh toán ghi sổ (Open Account): là phương thức thanh toán trong đó người bán lập một quyển sổ hoặc mở một tài khoản trên đó ghi lại các khoản nở của người mua về tiền hàng và các chi phí có liên quan đến việc mua hàng. Người mua theo định kỳ được thoả thuận sẽ thanh toán số tiền trên tài đó cho người bán. Như vậy, theo phương thức thanh toán này người mua và người bán có quan hệ trực tiếp với nhau không có sự tham gia của ngân hàng, thích hợp với phương thức tiêu thụ hàng đổi hàng. b. Nhóm phương thức thanh toán phụ thuộc chứng từ: Nhóm phương thức thanh toán phụ thuộc chứng từ có những đặc điểm sau: - Việc thanh toán dựa trên chứng từ do người bán xuất trình, chứng từ phải quy định rõ: số lượng chứng từ, loại chứng từ... - Quyền lợi của người bán đã được đảm bảo hơn do ngân hàng không chỉ là trung gian thu phí dịch vụ mà có trách nhiệm với người bán, người mua tuỳ từng góc độ khác nhau (có thể là giúp người bán khống chế chứng từ với người mua hoặc là người trực tiếp cam kết trả tiền cho người bán). - Phương thức thanh toán này được áp dụng trong phạm vi rộng với hầu hết các điều kiện, cơ sở giao hàng: cả tin cậy hay không tin cậy lẫn nhau, mua bán trả tiền ngay (L/C at sight) hoặc mua bán trả tiền sau (L/C differ)... - Do cơ sở thanh toán dựa vào chứng từ nên có thể áp dụng công nghệ khoa học kỹ thuật vào ngân hàng trên cơ sở tiêu chuẩn hoá chứng từ giữa các ngân hàng. Hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu đều tham gia thanh toán theo nhóm phương thức này trừ một vài trường hợp đặc biệt, thuộc về nhóm phương thức này gồm có: Thứ nhất, phương thức nhờ thu (Collection of payment): là phương thức thanh toán trong đó người bán sau khi giao hàng xong hoặc sau khi cung ứng một dịch vụ nào đó cho khách hàng thì sẽ ký phát một tờ hối phiếu để đòi tiền người mua, uỷ thác cho ngân hàng thu hộ số tiền ghi trên tờ hối phiếu đó. Có hai loại phương thức nhờ thu: Nhờ thu phiếu trơn (Clean collection): là phương thức thanh toán trong đó người xl sau khi đã giao hàng ký phát một hối phiếu gửi tới ngân hàng nhờ ngân hàng thu hộ tiền từ người mua, còn các chứng từ về hàng hoá thì gửi trực tiếp cho người mua để người mua đi nhận hàng. Trình tự nghiệp vụ nhờ thu phiếu trơn như sau: Sơ đồ 3: Trình tự nghiệp vụ nhờ thu phiếu trơn Ngân hàng đại diện cho người xuất khẩu (3) Xuất khẩu (1) Xuất khẩu (4) (2) (5) Ngân hàng đại diện cho người xuất khẩu (6) (5) Trong đó: (1): Người bán giao hàng cho người mua, gửi chứng từ về hàng hoá cho người mua. (2): Sau khi giao hàng xong người bán ký phát một tờ hối phiếu gửi tới ngân hàng mình nhờ ngân hàng thu hộ tiền từ người mua kèm theo một chỉ thị nhờ thu. (3): Trên cơ sở chỉ thị nhờ thu hộ thu của người bán, ngân hàng sẽ viết thư uỷ thác nhờ thu gửi tới ngân hàng nước người mua. Nội dụng thu uỷ thác phải dựa cơ bản trên chỉ thị nhờ thu và URC (Uniform Rules for the collection). (4): Ngân hàng thu sau khi nhân được chỉ thị nhờ thu và hối phiếu đi kèm xuất trình cho người mua, yêu cầu người mua trả tiền hoặc chấp nhận tờ hối phiếu. (5): Người nhập khẩu nhận hối phiếu thì trả tiền hoặc chấp nhận tờ hối phiếu rồi gửi lại ngân hàng. Ngân hàng đại diện cho bên người mua chuyển tiền nếu người mua trả tiền hoặc hoàn lại hối phiếu đã được chấp nhận hoặc từ chối cho ngân hàng người bán. (6): Ngân hàng bên bán chuyển tiền hoặc hoàn lại hối phiếu từ chối trả tiền cho người bán. Nừu hối phiếu được chấp nhận trả tiền, ngân hàng sẽ giữ lại, khi đến hạn trả tiền ngân hàng sẽ đòi tiền người mua và thực hiện chuyển tiền. Theo phương thức thanh toán này, việc nhận hàng của người mua hoàn toàn tách rời khỏi khâu thanh toán, do đó người mua có thể nhận hàng và không trả tiền hoặc trả tiền chậm trẽ. Đối với người áp dụng phương thức này cũng có điều bất lợi vì nếu hối phiếu đến sớm hơn chứng từ, người mua phải trả tiền ngay trong khi không biết việc giao hàng cho người bán có đúng hợp đồng hay không. Nhờ thu kèm chứng từ : là phương thức thanh toán trong đó người uỷ thác cho ngân hàng thu hộ tiền ở ngườ mua không nhưngx căn cứ vào hối phiếu mà còn căn cứ vào bộ chứng từ gửi hàng kèm theo với điều kiện là nếu người mua trả tiền hay chấp nhận trả hối phiếu thì ngân hàng mới trả bộ chứng từ gửi hàng cho người mua để nhận hàng. Qua đó ta có nhận xét: + Nhờ thu kèm chứng từ đảm bảo quyền lợi đối với người bán trong vấn đề thu tiền hàng vì người xuất khẩu đã nhờ ngân hàng khống chế bộ chứng từ không chế quyền định đoạt hàng hoá đối với người mua. + Việc không chế chứng từ và đảm bảo quyền lợi người bán chỉ thực hiện được trong trường hợp người mua có thiện chí đối với việc đi nhận hàng. Ngân hàng chỉ đóng vai trò trung gian chớ không có trách nhiệm trả tiền cho người bán. + Thời gian thu tiền về thường chậm. Phương thức này chỉ áp dụng khi giữa các công ty có quan hệ thương mại thường xuyên và có uy tín. Thứ hai, phương thức tín dụng chứng từ (L/C - Letter of Credit): là phương thức được áp dụng phổ biến nhất. Phương thức tín dụng chứng từ là một sự thoả thuận bằng văn bản trong đó ngân hàng (được gọi là ngân hàng phát hành) theo yêu cầu của một khách hàng (được gọi là người yêu cầu) hoặc nhân danh chính mình cam kết trả một số tiền nhất định cho một người thứ ba (được gọi là người hưởng lợi) hoặc chấp nhận các hối phiếu do người này ký phát hoặc uỷ quyền cho một ngân hàng khác tiến hành việc thanh toán, chấp nhận hoặc chiết khấu các hối phiếu đó khi các chứng từ quy định được xuất trình phù hợp với các điều kiện dặt ra trong thư tín dụng. Trình tự nghiệp vụ tín dụng chứng từ như sau: Sơ đồ 4: Trình tự nghiệp vụ tín dụng chứng từ Ngân hàng phát hành L/C (2) Xuất khẩu (4) Xuất khẩu (3) (7) (5) Ngân hàng thông báo (1) (6) (6) (8) Trong đó: (1): Người nhập khẩu viết giấy yêu cầu mở L/C (Application for Letter of Credit) gửi tới ngân hàng của mình. (2): Căn cứ vào giấy yêu cầu mở L/C của người nhập khẩu, ngân hàng sẽ phát hành L/C và thông báo L/C đến ngân hàng thông báo nằm ở nước xuất khẩu. (3): Ngân hàng thông báo nhận được L/C thì thông báo nội dung thư tín dụng cho nhà xuất khẩu. (4): Người xuất khẩu sau khi nhận được L/C nếu chấp nhận thì tiến hành giao hành. Nếu không chấp nhận L/C thì yêu cầu người nhập khẩu và ngân hàng phát hành sửa đổi bổ sung xong rồi mới giao hàng. (5): Người xuất khẩu sau khi giao hàng xong lập một bộ chứng từ thanh toán theo yêu cầu thư tín dụng và xuất trình cho ngân hàng thông báo để chuyển tới ngân hàng mở L/C để đòi tiền. (6): Ngân hàng phát hành (ngân hàng được chỉ định thanh toán) sau khi nhận được chứng từ phải kiểm tra chứng từ. Nếu thấy phù hợp với thư tín dụng thì trả tiền cho người xuất khẩu hoặc chấp nhận hối phiếu. Nếu thấy không phù hợp thì từ chối thanh toán. (7): Ngân hàng mở thư tín dụng sau khi trả tiền cho người xuất khẩu sẽ truy đòi tiền người nhập khẩu và chuyển bộ chứng từ hàng hoá cho người nhập khẩu. (8): Người nhập khẩu nhận được chứng từ thì kiểm tra chứng từ, nếu thấy hoàn toàn phù hợp với L/C thì trả tiền cho ngân hàng phát hành. Nếu thấy không phù hợp thì từ chối thanh toán, trách nhiệm thuộc về ngân hàng phát hành. Trong giao dịch trên thị trường thế giới, phổ biến hơn cả là phương thức nhờ thu và phương thức tín dụng chứng từ. Song phương thức thanh toán tín dụng chứng từ có nhiều ưu điểm hơn so với phương thức nhờ thu. Đối với người bán, nó đảm bảo chắc chắn thu được tiền. Đối với người mua, nó đảm bảo rằng việc trả tiền cho người bán chỉ được thực hiện một khi bán đã xuất trình đầy đủ bộ chứng từ hợp lệ và ngân hàng đã kiểm tra bộ chứng từ đó. Với ưu điểm đó, tín dụng chứng từ là phương thức thanh toán chủ yếu được áp dụng ở Việt Nam. Ngoài hai phương thức thanh toán trên người ta còn dùng phương thức thanh toán thư uỷ thác mua và phương thức treo. * Phương thức thư uỷ thác (A/P - Authority to Purchase): là phương thức thanh toán trong đó ngân hàng nước người mua, theo yêu cầu của người mua sẽ viết thư yêu cầu cho ngân hàng đại lý của nó ở nước người bán yêu cầu ngân hàng này phát hành một thư uỷ thác mua, trong đó cam kết sẽ trả tiền cho người bán với điều kiện người bán xuất trình bộ chứng từ phù hợp với nội dung của thư uỷ thác mua. * Phương thức thanh toán treo qua tài khoản ở nước ngoài (Escrow Account): Người xuất khẩu và ngươi nhập khẩu thoả thuận treo tài khoản ở nước nhập khẩu để ghi Có số tiền của nhà xuất khẩu bằng tiền của nước nhập khẩu hoặc bằng ngoại tệ tự do, số tiền này dùng để mua lại hàng của nước nhập khẩu. Trong các phương thức thanh toán trên thì hối phiếu và séc là hai phương tiện thanh toán hay được sử dụng: - Hối phiếu (Bill of Exchange): là một tờ mệnh lệnh trả tiền vô điều kiện do một người ký phát cho người khác, yêu cầu người này khi nhìn thấy phiếu hoặc đến một ngày xác định trong tương lai phải trả một số tiền nhất định cho một người nào đó, hoặc theo lệnh của người này trả cho người khác hoặc trả cho người cầm phiếu. - Séc (Cheque): là một từ mệnh lệnh của người có tài khoản mở ở ngân hàng, ra lệnh cho ngân hàng trích một số tiền nhất định ở tài khoản để cho người cầm séc. Tóm lại, xét cho cùng thì việc lựa chọn phương thức thanh toán nào đều xuất phát từ yêu cầu của người bán là thu tiền nhanh, đầy đủ, đúng và từ yêu cầu của của người mua là nhập hàng đúng số lương, đúng chất lượng và đúng hạn. Để áp dụng được yêu cầu quản lý và hiệu quả của các hoạt động kinh doanh nhập khẩu, kế toán nhập khẩu phải thực hiện tốt những yêu cầu và nhiệm vụ đặt ra cho công tác này. 5. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của công tác kế toán nghiệp vụ nhập khẩu. Nhập khẩu là một hoạt động kinh doanh ngoại thương, nó không giống như việc buôn bán trong nước mà nó là hoạt động kinh doanh thương mại ở phạm vi quốc tế. Do vậy, hoạt động nhập khẩu rất phức tạp. Nó phức tạp từ khâu ký kết hợp đồng, tổ chức thực hiện, thanh lý hợp đồng đến các khâu bán hàng và thu tiền hàng. Nó liên quan đến nhiều yếu tố trong và ngoài nước mà mỗi đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu khó kiểm soát một cách toàn diện và chặt chẽ. Chính bởi sự phức tạp đó mà kết toán hoạt động nhập khẩu đóng vai trò là một công cụ phục vụ đắc lực cho quản trị nội bộ và điều hành công việc kinh doanh một các hiệu quả. Kế toán nhập khẩu là việc ghi chép, phản ánh, giám đốc các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kể từ khi tiến hành mua hàng, trả tiền cho nhà xuất khẩu đến khi hàng về, chuyển bán, thu tiền hàng đồng thời phản ánh, truy cứu trách nhiệm, đôn đốc xử lý các trường hợp thừa thiếu, tổn thất hàng hoá theo đúng chế độ quy định. Tổ chức hợp lý và đúng đắn công tác kế toán nhập khẩu là tạo ra một hệ thống chứng từ sổ sách, sau khi đó ghi chép và lưu chuyển chúng cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh nhập khẩu của doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác, toàn diện cho quản lý và giám đốc mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh. Kế toán nhập khẩu đảm bảo việc phản ánh, theo dõi việc thực hiện các hợp đồng kinh tế, tập hợp, phân bổ chi phí một cách chính xác, ghi nhận doanh thu, phản ánh sự biến động tài sản, vốn, vật tư, thanh lý hợp đồng, xác định hiệu quả kinh doanh đến việc lựa chọn thị trường, bạn hàng, khách hàng, mặt hàng, lĩnh vực kinh doanh có hiệu quả. Đồng thời, xác định thị trường, mặt hàng tiềm năng phục vụ cho việc lập chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Kế toán nhập khẩu là công cụ phục vụ cho quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, đảm bảo cho công việc kinh doanh được thông suốt, là yếu tố quan trọng để xác định hiệu quả kinh doanh, góp phần vào sự trường tồn và phát triển của doanh nghiệp. Hơn nữa, việc tổ chức hợp lý công tác kế toán nhập khẩu còn giúp cho toàn bộ hệ thống kế toán vận hành một cách nhịp nhành, ăn khớp và đạt hiệu quả cao. II. Công tác kế toán nghiệp vụ nhập khẩu. Hoạt động nhập khẩu được theo dõi toàn diện ở cả khâu nhập khẩu, tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu và xác định kết quả kinh doanh. Tổ chức công tác kế toán nhập khẩu bao gồm việc tổ chức hệ thống chứng từ, luân chuyển chứng từ, tổ chức hệ thống sổ sách kế toán, hệ thống ._.báo cáo và tổ chức bộ máy kế toán nhằm thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ của kế toán. Tổ chức hợp lý, đúng đắn công tác kế toán nhập khẩu là tạo ra một hệ thống chứng từ sổ sách và sự vận động của chúng cho phù hợp với đặc điểm của hoạt động kinh doanh nhập khẩu, đáp ứng được yêu cầu về cung cấp thông tin kịp thời, chính xác và toàn diện cho quản lý mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động. Nội dung chủ yếu của tổ chức công tác kế toán nhập khẩu bao gồm: - Tổ chức hạch toán ban đầu: tổ chức hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ một cách khoa học, hợp lý phục vụ cho việc ghi sổ, tổng hợp số liệu. - Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất. - Tổ chức hệ thống sổ sách và lập các báo cáo kế toán. 1. Một số chứng từ trong hạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu. Chứng từ kế toán là một minh chứng bằng giấy tờ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã thực sự hoàn thành. Thông qua việc lập chứng từ mà kế toán kiểm tra được tính chất hợp lý, hợp lệ của các nghiệp vụ kinh tế. Chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý cho mọi số liệu ghi chép, phản ánh trong sổ sách kế toán và mọi số liệu thông tin kinh tế trong doanh nghiệp. Chứng từ kế toán là căn cứ để kiểm tra việc chấp hành chính sách, quy định tài chính và là căn cứ để xác định trách nhiệm vật chất của những người có liên quan. Đồng thời, chứng từ kế toán là bằng chứng để giải quyết mọi sự tranh chấp, khiếu nại, khiếu tố xảy ra giữa các bên. Chứng từ kế toán thường xuyên vận động, sự vận động liên tục, kế tiếp nhau từ giai đoạn này sang giai đoạn khác của chứng từ gọi là luân chuyển chứng từ, hay nói cách khác luân chuyển chứng từ là sự vận động của chứng từ từ khi lập cho đến khi lưu trữ nó. Lập chứng từ và luân chuyển chứng từ là hai mặt thống nhất của phương pháp chứng từ. Vì vậy, song song với việc tổ chức hợp lý chứng từ là việc tổ chức hợp lý quá trình luân chuyển chứng từ. Tổ chức hợp lý quá trình luân chuyển chứng từ là việc xác đinh đường đi của các loại chứng từ sao cho giảm đến mức tối đa việc ghi chép sổ kế toán không bị trùng lặp, thuận tiện cho việc đối chiếu và kiểm tra. Tổ chức hợp lý việc luân chuyển chứng từ sẽ giúp cho thông tin kinh tế phục vụ cho quản trị nội bộ doanh nghiệp được khoa học, nhanh chóng và chính xác. Trong hoạt động nhập khẩu bộ chứng từ làm cơ sở cho việc nhận hàng, thanh toán và ghi sổ thường bao gồm: - Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice): là chứng từ cơ bản của khâu thanh toán, là yêu cầu của người bán đòi người mua phải trả số tiền hàng ghi trên hoá đơn. Hoá đơn thương mại là cơ sở cho việc theo dõi, thực hiện các hợp đồng và khai báo hải quan, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán và phương thức chuyên chở hàng. Hoá đơn thương mại được lập thành nhiều bản và dùng vào nhiều việc khác nhau: xuất trình cho ngân hàng để đòi tiền hàng, xuất trình cho công ty bảo hiểm để tính phí bảo hiểm, cho cơ quan quản lý ngoại hối để xin cấp ngoại tệ, cho hải quan để tính thuế. - Vận đơn đường biển (Bill of Lading): là một chứng từ chuyên chở bằng đường biển do người chuyên chở hoặc người đại diện của họ cấo cho người gửi hàng sau khi đã xếp hàng lên tàu hoặc sau khi đã nhận hàng để xếp. Vận đơn đường biển có ý nghĩa rấo quan trọng trong buôn bán quốc tế, nó là chứng từ giao nhận hàng hoá, chứng minh việc thực hiện hợp đồng mua bán, là chứng từ khổng thể thiếu trong thanh toán, bảo hiểm, khiếu nại... - Vận đơn đường không (Air waybill hoặc Aircraft Bill of Lading): là chứng từ do cơ quan vận tải hàng không cấp cho người gửi hàng để xác nhận việc đã nhận hàng để chở. Vận đơn đường hàng không cũng có ý nghĩa rất quan trọng, nó là chứng từ giao nhận hàng hoá, là chứng từ dùng cho thanh toán, bảo hiểm, khiếu nại... - Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate): là chứng từ do bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm và được dùng để điều tiết quan hệ giữa tổ chức bảo hiểm và người được bảo hiểm. Trong mối quan hệ này, tổ chức bảo hiểm nhận bồi thường cho những tổn thất xảy ra vì những rủi ro mà hai bên đã thoả thuận trong hợp đồng bảo hiểm, còn người được bảo hiểm phải nộp phí bảo hiểm. - Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of Quanlity): là chứng từ xác nhận chất lượng của hàng thực giao và chứng minh phẩm chất phù hợp với các điều khoản của hợp đồng. Giấy chứng nhận phẩm chất có thể do người cung cấp hàng cũng có thể do cơ quan kiểm nghiệm cấp, tuỳ thuộc vào thoả thuận giữa hai bên mua bán. - Giấy chứng nhận số lượng, trọng lượng (Certificate of Quanlity, Weight): là chứng từ xác định số lượng, trọng lượng của hàng hoá thực giao. Giấy chứng nhận này cũng có thể do người cung cấp hoặc tổ chức kiểm nghiệm hàng xuất nhập khẩu, tuỳ theo sự thoả thuận trong hợp đồng. - Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin): là chứng từ do nhà sản xuất hoặc cơ quan có thẩn quyền (thường là Phòng thương mại) cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác hàng hoá. - Giấy chứng nhận kiểm dịch: là chứng từ do cơ quan kiểm dịch cấp xác nhận hàng đã được kiểm tra và xử lý chống các bệnh dịch. - Giấy chứng nhận vệ sinh (Saniry Certificate): là chứng từ do cơ quan có thẩm quyền kiểm tra về phẩm chất hàng hoá hoặc về y tế cấp cho chủ hàng xác nhận hàng hoá đã được kiểm tra và không vi trùng gây bệnh cho người sử dụng. - Phiếu đóng gói (Packing List): là bảng kê khai tất cả hàng hoá trong một kiện hàng (hoàm, hộp, container)... Phiếu đóng gói được lập khi đóng gói hàng hoá tạo điều kiện cho việc kiểm tra hàng hoá trong mỗi kiện. Ngoài ra còn có các chứng từ khác như: Phiếu nhập kho, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, bảng kê tính thuế, các chứng từ vận chuyển, bốc dỡ hàng hoá khác, giấy đề nghị tạm ứng cho cán bộ nghiệp vụ, giao hàng, giấy báo Nợ, giấy báo Có, phiếu thu, phiếu chi, tờ khai hải quan, bảng kê chi tiết hàng nhập. 2. Các tài khoản sử dụng hạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu. Các doanh nghiệp kinh doanh hàng hoá xuất nhập khẩu thường sử dụng các tài khoản sau: Tài khoản 144 “Thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn”: là tài khoản tài sản, tài khoản này phản ánh tài sản hoặc tiền của doanh nghiệp mang thế chất, ký cược, ký quỹ ngắn hạn tại ngân hàng, công ty tài chính, kho bạc Nhà nước... Tài khoản này thường được mở chi tiết cho từng nội dung thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn và ghi theo giá trị đem thế chấp. - Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường”: là tài khoản tài sản, tài khoản này phản ánh các giá trị của các loại hàng hoá, vật tư mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa nhập về kho của doanh nghiệp, còn đang trên đường vận chuyển ở bến cảng, bến bãi đã về đến doanh nghiệp nhưng còn đang chờ kiểm nghiệm để nhập kho. - Tài khoản 1561 “Giá mua hàng hoá”: Tài khoản này phản ánh sự biến động tăng và giảm hàng hoá theo giá thực tế (giá mua + thuế nhập khẩu) hàng đã nhập kho. - Tài khoản 1562 “Chi phí mua hàng”: tài khoản này phản ánh: + Chi phí thu mua hàng hoá thực tế phát sinh liên quan tới số hàng đã nhập trong kỳ (chi phí vận chuyển bảo quản hàng hoá, chi phí thuê kho bãi, chi phí bảo hiểm hàng hoá, hao hụt trong định mức...). + Tình hình phân bổ chi phí thu mua cho khối lượng hàng hoá đã tiêu thụ và hàng tồn thực tế cuối kỳ (bao gồm hàng tồn kho, hàng gửi bán chưa chấp nhận thanh toán, ký gửi, hàng gửi đại lý). - Tài khoản 133 “Thuế GTGT được khấu trừ”: tài khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã được khấu trừ và còn được khấu trừ. Tài khoản này chỉ áp dụng cho đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Tài khoản này có hai tài khoản chi tiết: + Tài khoản 1331 - Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ. + Tài khoản 1332 - Thuế GTGT được khấu trừ của tài sản cố định. - Tài khoản 3331 “Thuế GTGT phải nộp”: tài khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu ra, số thuế GTGT phải nộp, số thuế GTGT đã nộp và còn phải nộp vào ngân sách nhà nước, tài khoản này áp dụng cho cả đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và phương pháp khấu trừ. Tài khoản này có hai tài khoản chi tiết: + Tài khoản 33311 - Thuế GTGT đầu ra. + Tài khoản 33312 - Thuế GTGT hàng nhập khẩu. - Tài khoản 3333 “Thuế xuất, nhập khẩu”: là tài khoản phản ánh số thuế nhập khẩu, xuất khẩu phải nộp và đã nộp cho ngân sách nhà nước. - Tài khoản 611 “Mua hàng” - Chi tiết 6112: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hàng hoá mua vào trong kỳ giá trị hàng hoá mua vào đối với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kyd. - Tài khoản 632 “Giá vốn hàng hoá” - Tài khoản này dùng để phản ánh giá vốn của thành phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ xuất bán trong kỳ. Ngoài các tài khoản trên, kế toán còn sử dụng các tìa khoản khác như: tài khoản 111 “Tiền mặt”, tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng”, tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng”, tài khoản 1388 “Phải thu khác”, tài khoản 311 “Vay ngắn hạn ngân hàng”, tài khoản 331 “Phải trả nhà cung cấp”, tài khoản 153 (1532) “Bao bì tính giá riêng”, tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng”, tài khoản 413 “Chênh lệch tỷ giá”, tài khoản 641 “Chi phí bán hàng”, tài khoản 621 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”, tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”,... Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể sử dụng thêm một số tài khoản sáng tạo thêm (được sự chấp nhận của cơ quan quản lý) để phục vụ cho việc hạch toán và đáp ứng yêu cầu quản trị nội bộ, nhằm cung cấp thông tin cho các nhà quản lý nhanh chóng đầy đủ, kịp thời và chính xác. 3. Các phương pháp hạch toán hàng tồn kho và trị giá hàng xuất bán. 3.1. Phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi, phản ánh một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá trên sổ sách kế toán sau mỗi lần phát sinh nghiệp vụ mua hoặc bán, được hạch toán trên tài khoản 632. Theo phương pháp này, các tài khoản kế toán hàng tồn kho được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng giảm của hàng hoá. Vì vậy, giá trị hàng hoá tồn kho trên sổ kế toán có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Cuối kỳ kế toán căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế hàng tồn kho, so sánh, đối chiếu với số liệu hàng tồn kho trên sổ kế toán. Về nguyên tắc, số tồn kho thực tế luôn phù hợp với số tồn kho trên sổ kế toán. Tuy nhiên, nếu có chênh lệch phải truy tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời. Phương pháp KKTX bảo đảm tính chính xác tình hình lưu chuyển hàng hoá tồn kho và nó được sử dụng ở các doanh nghiệp thương mại kinh doanh hàng hoá hưũ hình có giá trị lớn. Với phương pháp này, công việc kế toán được rải đều trong kỳ kế toán, cuối kỳ có ngay được số tồn kho trên sổ sách để đối chiếu, theo dõi quản lý. 3.2. Phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK). Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ hàng hoá trên sổ sách kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị của hàng hoá đã xuất trong thời kỳ theo công thức Trị giá hàng xuất = Tổng trị giá hàng nhập ± Chênh lệch giá trị tồn kho cuối kỳ và đầu kỳ Theo phương pháp KKĐK, mọi biến động của hàng hoá không theo dõi hoặc phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Giá trị của hàng mua và nhập kho trong kỳ được theo dõi, phản ánh trên tài khoản 611 - Mua hàng. áp dụng phương pháp KKĐK, các tài khoản kế toán hàng tồn kho chỉ sử dụng ở đầu kỳ kế toán để kết chuyển số dư đầu kỳ và cuối kỳ kế toán để phản ánh giá trị thực tế hàng tồn kho cuối kỳ. Theo phương pháp này, kế toán không phản ánh giá vốn của từng nghiệp vụ xuất bán mà giá vốn hàng bán được xác định vào cuối kỳ trên cơ sở số liệu của tài khoản 611. Phương pháp này được áp dụng ở các đơn vị có nhiều chủng loại hàng hoá với quy cách, mẫu mã khác nhau, giá trị thấp, hàng hoá xuất bán thường xuyên. Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, giảm nhẹ khối lượng công việc của kế toán. Tuy nhiên độ chính xác về hàng hóa xuất bán bị ảnh hưởng của chất lượng công tác quản lý tại kho, quầy, bến bãi, công việc kế toán tập trung nhiều vào cuối tháng. Với hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho ở trên, tuỳ thuộc vào đặc điểm hàng hoá kinh doanh của đơn vị mình để sử dụng phương pháp hợp lý nhằm quản lý chặt chẽ vật tư hàng hoá từ đó tăng vòng quay của vốn, đồng thời giảm mọi thiệt hại cho đơn vị mình. 3.3. Các phương pháp tính giá trị hàng xuất bán. Trị giá hàng bán ra được tính một lần vào cuối tháng để các định giá trị thực tế hàng hoá bán ra và kết quả nghiệp vụ bán hàng. Có nhiều phương pháp tính trị giá hàng xuất bán, mỗi phương pháp có những ưu điểm, nhược điểm nhất định, được áp dụng trong những điều kiện nhất định và có kết quả nhất định. Trị giá hàng xuất bán có thể được xác định bằng các phương pháp sau: - Phương pháp giá trị thực tế đích danh: Theo phương pháp này, trị giá hàng hoá được xác định theo từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào kho cho đến lúc xuất bán, khi xuất bán hàng hoá nào sẽ tính theo giá trị thực tế của hàng hoá đó. Ưu điểm của phương pháp này là tính giá hợp lý, khoa học, áp dụng với hàng hoá có giá trị cao và có tính cách biệt, sử dụng trong kinh doanh bán buôn. Tuy nhiên, phương pháp chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô hàng nhập kho, đòi hỏi công tác bảo quản và hạch toán chi tiết hàng nhập kho phải được tiến hành tỉ mỉ. - Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO): Theo nguyên tắc kế toán quốc tế, phương pháp này dựa trên giả thiết rằng những hàng hoá mới nhất, những hàng nhập sau cũng là những hàng được bán ra trước nhất. Vì vậy, giá thực tế của hàng hoá xuất bán được tính trên cơ sở kượng xuất và giá thực tế của lần nhập liền trước. Phương pháp này có ưu điểm là côgn việc tính giá được tiến hành thường xuyên trong kỳ hạch toán, không phụ thuộc vào số lần nhập, xuất hàng hoá, việc tính giá hàng hoá khá đơn giản. Tuy nhiên, chất lượng của công tác tính giá phụ thuộc vào sự ổn định của giá hàng hoá trên thị trường, chỉ áp dụng ở những doanh nghiệp ít danh điểm hàng hoá, giá cả hàng hoá tương đối ổn định, số lần nhập, xuất mỗi loại nhiều. - Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ (Bình quân gia quyền): Theo phương pháp này, căn cứ vào tình hình tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán tính giá trị bình quân của một đơn vị hàng hoá, sau đó căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lượng xuất trong kỳ để tính giá thực tế của hàng hoá xuất bán. Công thức tính như sau: Giá đơn vị bình quân = Giá thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Lượng hàng hoá thực tế tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Sau đó, xác định giá trị thực tế của hàng hoá xuất bán trong kỳ: Giá thực tế hàng hoá xuất bán = Số lượng hàng xuất bán * Giá đơn vị bình quân Phương pháp này có ưu điểm là tương đối hợp lý, không phụ thuộc vào số lần nhập kho. Tuy nhiên, công việc kế toán tập trung nhiều vào cuối kỳ, chỉ sử dụng ở những doanh nghiệp có ít danh điểm hàng hoá, số lần nhập xuất mỗi loại nhiều, giá cả có thể có sự thay đổi đột ngột. - Phương pháp đơn vị bình quân liên hoàn (bình quân sau mỗi lần nhập): Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập, kế toán phải tính giá đơn vị bình quân của hàng hoá sau đó căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lượng xuáat giữa hai lần nhập kế tiếp nhau để tính ra giá xuất. Phương pháp này có ưu điểm là hợp lý, công việc được tiến hành đều đặn trong tháng, tuy nhiên khối lượng công việc nhiều, dùng cho doanh nghiệp có ít danh điểm hàng hoá, số lần nhập xuất mỗi loại không nhiều, cho phép ứng dụng máy tính và công tác kế toán. - Phương pháp hệ số giá cả: Theo phương pháp này, kế toán sử dụng giá hạch toán để theo dõi hàng hoá nhập xuất trong kỳ. Đồng thời căn cứ vào các chứng từ thu mua, nhập kho hàng hoá cuối kỳ kế toán sẽ xác định được tổng giá trị thực tế hàng nhập kho. Trên cơ sở đó, kế toán tính được hệ số giá cho từng loại hàng hoá. Hệ số giá = Giá thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Giá hạch toán hàng hoá tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Từ đó, kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế: Giá thực tế hàng hoá xuất kho = Hệ số giá * Giá hạch toán hàng xuất kho Ưu điểm của phương pháp này là không phụ thuộc vào cơ cấu hàng hoá kinh doanh nhiều hay ít. Tuy nhiên, đòi hỏi phải xây dựng được hệ thống giá hạch toán khoa học, công việc tính toán dồn nhiều vào cuối tháng. Doanh nghiệp lựa chọn phương pháp nào phải đảm bảo tính nhất quán ít nhất trong một niên độ kế toán. Trường hợp thay đổi phải có sự diễn giải trên báo cáo thuyết minh giải trình sự ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh do thay đổi phương pháp tính giá. Điều này rất quan trọng vì khi giá cả hàng hoá trên thị trường biến động thì mỗi phương pháp cho một kết quả khác nhau. Khi giá cả hàng hoá có xu hướng tăng, phương pháp tính LIFO sẽ cho kết quả giá vốn hàng bán ra là cao nhất, lợi nhuận tính thuế là thấp nhất. Ngược lại, phương pháp FIFO sẽ cho kết quả giá vốn hàng bán ra là thấp nhất, lợi nhuận tính thuế là cao nhất. Nếu sử dụng phương pháp giá bình quân sẽ cho ta kết quả nằm giữa hai phương pháp trên. 4. Kế toán nghiệp vụ nhập hàng. 4.1. Nhập khẩu trực tiếp. a. Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX: * Đối với các doanh nghiệp nộp thếu GTGT theo phương pháp khấu trừ, quá trình hạch toán nghiệp vụ nhập hàng như sau: - Khi đơn vị nhập khẩu chuyển tiền mở L/C: + Trường hợp đơn vị có ngoại tệ tiền gửi ngân hàng mở L/C thì chỉ cần theo dõi chi tiết số tiền gửi ngoại tệ dùng mở L/C - Tài khoản 1122 - Chi tiết mở thư tín dụng. + Trường hợp đơn vị nhập khẩu phải vay ngân hàng mở L/C thì phải ký quỹ một tỷ lệ nhất định theo trị giá tiền mở L/C, khi ký quỹ kế toán ghi: Nợ TK 1122 - Tiền gửi ngoại tệ Có TK 311 - Vay ngắn hạn. - Căn cứ vào thông báo hàng nhập khẩu đã về đến cửa khẩu, tiến hành làm thủ tục hải quan, kế toán phản ánh giá trị vật tư, hàng hoá, thiết bị nhập khẩu theo giá thực tế của hàng nhập khẩu, kế toán ghi: Nợ TK 151, 156, 152, 211 - (Trị giá của lô hàng tính theo giá mua thực tế). Nợ (Có) TK 413 - Chênh lệch tỷ giá Có TK 3333 - Thuế nhập khẩu Có TK 331 - Phải trả nhà cung cấp Có TK 1122 - Tiền gửi ngoại tệ - Phản ánh thuế GTGT phải nộp của hàng nhập khẩu: Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 3331(33312)-Thuế GTGT phải nộp hàng nhập khẩu - Khi nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT, căn cứ vào biên lai nộp thuế, kế toán ghi: Nợ TK 3333 - Thuế nhập khẩu Nợ TK 3331(33312) - Thuế GTGT phải nộp Có Tk 111, 112 - (số thuế đã nộp) - Khi thực hiện thanh toán cho nhà xuất khẩu, căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng, kế toán ghi: Nợ TK 331 - (Tổng giá trị hợp đồng) Có TK 1122 - (Số tiền phải trả cho ngân hàng) Có TK 144 -(Số tiền ký quỹ mở L/C) - Lệ phí mở L/C, phí thanh toán, căn cứ vào các phiếu chi, giấy báo nợ, kế toán ghi: Nợ TK 156 (1562) - Chi phí mua hàng Có TK 1122 - Tiền gửi ngoại tệ Có (Nợ) TK 413 - Chênh lệch tỷ giá - Khi nhập kho hàng hoá, căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho, ghi: Nợ TK 156 (1561) - (Trị giá mua của hàng nhập kho) Nợ TK 153 (1532) - (Trị giá bao bì tính giá riêng) Có TK 151 - ( Tổng giá trị hàng nhập kho) - Trường hợp hàng kiểm nhận, không nhập kho mà tiêu thụ trực tiếp hoặc gửi bán ngay, ghi: Nợ TK 632 - (Người mua nhận hàng trực tiếp tại cảng) Nợ TK 157 - (Chuyển hàng gửi bán ngay không không qua kho) Có TK 151 - Trong thực tế khi mua hàng tại các hội chợ triển lãm do các nước đem sang nước ta, sau khi hoàn thành các thủ tục mua, thanh toán bằng ngoại tệ, kế toán ghi các lút toán tương tự như trên. - Căn cứ vào các biên lai, phiếu chi về chi phí mua hàng nhập khẩu, kế toán ghi: Nợ TK 156 (1562) - Chi phí mua hàng Có Tk 111, 112, ... - Khi kiểm nghiệm hàng hoá nhập kho, nếu phát hiện thiếu: trong định mức và ngoài định mức, kế toán ghi: Nợ TK 156 (1562) - (Giá trị hao hụt trong định mức) Nợ TK 1388 - (Giá trị hao hụt ngoài định mức) Có TK 151 - (Tổng trị giá hao hụt) - Nếu được giảm giá, ghi: Nợ TK 331 - (Giá trị được giảm giá, chiết khấu) Có TK 156 (1561) - (Giá trị được giảm giá, chiết khấu) - Chiết khấu mua hàng được hưởng: Nợ TK 331 - Trừ vào số tiền hàng phải trả Nợ TK 111, 112 - Số tiền người bán trả lại Nợ TK 1388 - Số được người bán chấp nhận Có TK 711 - Số triết khấu thanh toán được hưởng Ta có thể tóm lược trình tự hạch toán nghiệp vụ nhập hàng của hình thức nhập khẩu trực tiếp qua sơ đồ sau: TK 111, 112, 331 TK 151 TK 157 TK 413 CLTG Giá HT Trị giá lô hàng nhập kho giá TT Trị giá hàng gửi bán Trị giá hàng bán trực tiếp TK 632 TK 144 Hàng NK Ký quỹ NH TK 3333 Nộp thuế NK Số thuế NK phải nộp TK 33312 Nộp thuế GTGT Thuế GTGT khấu trừ TK 133 TK 156, 211, 152 Trị giá hàng nhập kho Hao hụt ngoài định mức Hao hụt trong định mức TK 1388 Giảm giá TK 1562 TK 331, 11,112 TK 711 Chiết khấu được hưởng Sơ đồ 5: Hạch toán nghiệp vụ nhập hàng theo phương pháp KKTX * Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: hạch toán nghiệp vụ nhập hàng tương tự như trên, chỉ khác ở bút toán phản ánh thuế GTGT của hàng nhập khẩu. Nợ TK 151, 1561, 152, 211 ... Có TK 3331 (33312) - (Số thuế GTGT phải nộp hàng nhập khẩu) b. Hạch toán hàng tồn theo phương pháp KKĐK - Kế toán tiến hành kết chuyển hàng hoá tồn kho đầu kỳ, ghi: Nợ TK 611 (6112) - (Trị giá hàng tồn đầu kỳ) Có TK 151, 156, 157 - (Trị giá hàng tồn đầu kỳ) - Căn cứ vào chứng từ, hoá đơn, phiếu nhập kho hàng hoá trong kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 611 ( 6112) - Mua hàng Nợ (Có) TK 413 - Chênh lệch tỷ giá Có TK 1112, 1122, 331 - (Giá mua thực tế) Có TK 3333 - Thuế nhập khẩu phải nộp - Tính thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp, kế toán ghi: Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 3331 (33312) - Thuế GTGT phải nộp hàng nhập khẩu - Khi nộp thuế GTGT và thuế nhập khẩu, căn cứ vào phiếu chi, kế toán ghi: Nợ TK 3333 - Thuế nhập khẩu phải nộp Nợ TK 3331 (33312) - Thuế GTGT phải nộp hàng nhập khẩu Có TK 111, 112 - (Tổng số tiền nộp thuế) - Cuối kỳ kết chuyển giá trị hàng tồn cuối kỳ và trị giá hàng xuất thiêu thụ trong kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 151, 156, 157 - Trị giá hàng tồn cuối kỳ Nợ TK 632 - Trị giá hàng xuất trong kỳ Có TK 611 (6112) - Mua hàng Ta có thể tóm tắt quá trình hạch toán nghiệp vụ nhập hàng theo phương pháp KKĐK như sau: Sơ đồ 6: Hạch toán nghiệp vụ nhập hàng theo phương pháp KKĐK TK 151, 156, 157 TK 6112 TK 413 CLTG Giá hạch toán Giá mua thực tế K/C giá trị hàng tồn cuối kỳ Trị giá hàng xuất bán trong kỳ TK 632 TK 3333 Nộp thuế NK Số thuế NK phải nộp TK 33312 Nộp thuế GTGT Thuế GTGT khấu trừ TK 133 K/C giá trị hàng tồn đầu kỳ TK 151, 156, 157 TK 111, 112, 331 Giảm giá, bớt giá được hưởng TK 711 Chiết khấu được hưởng * Trường hợp doanh nghiệp nọpp thuế theo phương pháp trực tiếp thì việc hạch toán tương tự và chỉ khác ở bút toán xác định thuế GTGT hàng nhập khẩu như sau: Nợ TK 611 (6112) - Mua hàng Có TK 3331 (33312) - Thuế GTGT phải nộp hàng nhập khẩu 4.2. Nhập khẩu uỷ thác. a. Nhập khẩu uỷ thác tại đơn vị nhận uỷ thác. Đơn vị nhập khẩu uỷ thác là đơn vị làm dịch vụ nhập khẩu hàng hoá cho đơn vị giao uỷ thác nhập khẩu, trực tiếp thực hiện nhiệm vụ đàm phán, ký kết hợp đồng, tổ chức tiếp nhận hàng nhập khẩu hoặc uỷ quyền cho bên giao uỷ thác nhận, thanh toán với nhà cung cấp nước ngoài tiền mua hàng nhập khẩu, kết thúc dịch vụ uỷ thác đơn vị được hưởng hoa hồng tính theo tỷ lệ quy định trong hợp đồng và không phải chịu thuế GTGT trên số hoa hồng được hưởng. Trình tự hạch toán nhập khẩu uỷ thác như sau: - Khi nhận tiền do đơn vị giao uỷ thác nhập khẩu chuyển đến, căn cứ vào phiếu thu kế toán ghi: Nợ TK 1112, 1122 - Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng ngoại tệ Có TK 3388 - Các khoản phải trả phải nộp khác - Đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu mở L/C, kế toán ghi: Nợ TK 144 - Thế chấp, ký quỹ, ký cược ngắn hạn Có TK 1112, 1122 Ngân hàng báo Có số tiền mở L/C, kế toán ghi: Nợ TK 1122 - Tiền gửi ngân hàng ngoại tệ Có TK 311 - Vay ngắn hạn - Khi nhận được hàng do bên nước ngoài chuyển đến, ghi: Nợ TK 1561 - (Hàng đã nhập kho) Nợ TK 151 - Hàng mua đang đi đường Có TK 331 - Phải trả nhà cung cấp - Khi đơn vị nhận uỷ thác trả tiền cho người bán, kế toán ghi: Nợ TK 331 - Phải trả nhà cung cấp Có TK 1112, 1122 Có TK 144 - Thế chấp, ký quỹ, ký cược ngắn hạn - Khi giao hàng cho đơn vị giao uỷ thác, kế toán ghi: Nợ TK 3388 - Các khoản phải trả khác Có TK 151, 1561 - Nếu đơn vị giao uỷ thác nhập khẩu nhờ đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu nộp hộ thuế nhập khẩu và thuế GTGT, ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 3388 - Các khoản phải trả khác Khi nộp thuế, kế toán căn cứ vào biên lai nộp thuế ghi sổ và chuyển chứng từ gốc cho đơn vị giao uỷ thác: Nợ TK 3388 - Các khoản phải trả khác Có TK 111, 112 - Tính ra số hoa hồng được hưởng: Nợ TK 111, 112, 3388 Nợ (Có) TK 413 (Trao đổi bằng ngoại tệ) Có TK 511 (Số hoa hồng được hưởng) - Kết chuyển hoa hồng: Nợ TK 511 (Số hoa hồng được hưởng) Có TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh. Ta có thể tóm tắt quá trình nhập khẩu uỷ thác tại đơn vị nhận uỷ thác như sau: Sơ đồ 7: Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác (tại đơn vị nhận uỷ thác) TK 511 TK 3388 TK 1112, 1122 TK 331 Hoa hồng uỷ thác Đơn vị giao uỷ thác nộp tiền Thanh toán tiền hàng TK 111, 112 Nộp hộ thuế, phí Ký quỹ NH Tiền ký quỹ trừ vào tiền hàng TK 144 Nhận hàng nhập kho TK 151, 156 Giao hàng cho đơn vị giao uỷ thác b. Nhập khẩu uỷ thác tại đơn vị giao uỷ thác. - Phản ánh số tiền cho bên nhận uỷ thác để nhập khẩu hàng hoá và nộp thuế nhập khẩu: Nợ TK 138 (1388) Có TK 111, 112... - Kiểm nhận hàng hoá theo thông báo: Nợ TK 151: Trị giá mua thực tế hàng nhập khẩu đang đi đường cuối kỳ. Nợ TK 156 (1561): Trị giá thực tế hàng nhập khẩu đã kiểm nhận, nhập kho. Nợ TK 157: Trị giá thực tế hàng nhập khẩu chuyển đi tiêu thụ. Nợ (hoặc Có) TK 413: Phần chênh lệch tỷ giá. Có TK 138 (1388): Giá mua hàng nhập khẩu theo tỷ giá hạch toán. Có TK 333( 3333): Thuế nhập khẩu phải nộp. - Số thuế VAT phải nộp của hàng nhập khẩu: Nợ TK 133 (1331) Có TK 3331 (33312) - Khi nhận thông báo đã nộp thuế nhập khẩu và thuế VAT của bên nhận uỷ thác: Nợ TK 333: Số thuế nhập khẩu (3333) và thuế VAT (33312) đã nộp Có TK 138 (1388): Trừ vào số tiền đặt trước. Có Tk 338 (3388): Phải trả bên nhận uỷ thác. - Số hàng đi đường kỳ trước đã kiểm nhận bàn giao cho người mua hay người bán hoặc chuyển về nhập kho: Nợ TK 632: Giao trực tiếp cho người mua tại cảng hoặc sân bay. Nợ TK 157: Gửi bán Nợ TK 156 (1561): Nhập kho Có TK 151: Trị giá mua thực tế hàng nhập khẩu đi đường kỳ trước đã kiểm nhận, bàn giao. - Hoa hồng uỷ thác được tín vào chi phí thu mua: Nợ TK 156 (1562) Có TK liên quan 111, 112... III. Kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu. Đối với doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ, kế toán nghiệp vụ bán hàng như sau: 1. Bán buôn qua kho. - Nếu bên mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền, ghi: Bút toán 1: Phản ánh doanh thu: Nợ TK 111, 112, 131, ... - (Tổng giá thanh toán) Có TK 3331 - Thuế GTGT đầu ra Có (Nợ) TK 413 - Chênh lệch tỷ giá Có TK 511 - Doanh thu bán hàng (Giá chưa có thuế GTGT đầu ra) Có TK 512 - Doanh thu nội bộ (Giá chưa có thuế GTGT đầu ra) Bút toán 2: Kết chuyển giá vốn: Nợ TK 632 - Giá vốn (Giá chưa có thuế GTGT đầu vào) Có TK 152, 156 (1561)- (Giá chưa có thuế GTGT đầu vào) - Nếu xuất kho hàng hoá gửi bán đi: Bút toán 1: Phản ánh giá trị hàng gửi bán: Nợ TK 157 - Giá chưa có thuế GTGT đầu vào Có TK 156 - Giá chưa có thuế GTGT đầu vào Bút toán 2: Khi người mua trả tiền: Nợ TK 111, 112, 131, ... (Tổng giá thanh toán) Có TK 3331 - Thuế GTGT đầu ra Có TK 511 - Doanh thu bán hàng (Giá chưa có thuế GTGT đầu ra) Có TK 512 - Doanh thu nội bộ (Giá chưa có thuế GTGT đầu ra) Bút toán 3: Kết chuyển giá vốn: Nợ TK 632 - Giá vốn (Giá chưa có thuế GTGT đầu vào) Có TK 157 - (Giá chưa có thuế GTGT đầu vào) 2. Bán buôn không qua kho: - Nếu người mua trả tiền ngay thì xác định là doanh thu, kế toán ghi: Bút toán 1: Phản ánh doanh thu: Nợ TK 111, 112, 131, ... - (Tổng giá thanh toán) Có TK 3331 - Thuế GTGT đầu ra Có TK 511 - Doanh thu bán hàng (Giá chưa có thuế GTGT đầu ra) Có TK 512 - Doanh thu nội bộ (Giá chưa có thuế GTGT đầu ra) Bút toán 2: Kết chuyển giá vốn: Nợ TK 632 - Giá vốn (Giá chưa có thuế GTGT) Có TK 111, 112, 311 - Nếu mua hàng vận chuyển thẳng cho khách hàng, khách hàng chưa thanh toán: Nợ TK 157 - Hàng gửi bán Có TK 111, 112, 311 Khi trả tiền, ghi: Nợ TK 111, 112, 131, ... - Tổng giá thanh toán Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp Có TK 511- Doanh thu bán hàng (Giá chưa có thuế GTGT) Có TK 512 - Doanh thu nội bộ (Giá chưa có thuế GTGT) Kết chuyển giá vốn: Nợ TK 632 - Giá vốn (Giá chưa có thuế GTGT) Có TK 157 - (Giá chưa có thuế GTGT) 3. Bán hàng theo hình thức hàng đổi hàng. Nguyên tắc: Hàng hoá xuất kho coi như bán, hàng hoá nhận về coi như mua. Việc trao đổi hàng này còn tuỳ thuộc và tỷ lệ trao đổi. Bước 1: Nhận hàng do đổi hàng. + Hàng hoá chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Nợ TK 1561, 211 (Hàng đã nhận và nhập kho) Nợ TK 331 (Chưa nhận hàng) Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp Có TK 511 - (Doanh thu ngoài thuế) + Hàng hoá chịu thuế theo phương pháp khấu trừ: Bút toán 1: Phản ánh doanh thu Nợ TK 1561 - Hàng hoá Có TK 511 - Doanh thu chưa có thuế GTGT) Bút toán 2: Số thuế GTGT: Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp Bước 2: Kết chuyển giá vốn hàng xuất kho do đổi hàng. Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK 1561 - Hàng hoá Có TK 111, 112, 311 - Cuối kỳ, kế toán tính, xác định số thuế GTGT được khấu trừ, số thuế GTGT phải nộp trong kỳ: + Số thuế GTGT được khấu trừ trong kỳ, ghi: Nợ TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ + Khi nộp thuế GTGT vào ngân sách nhà nước Nợ TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp Có TK 111, 112, ... + Trường hợp đơn vị được cơ quan có thẩm quyền cho phép hoàn lại thuế GTGT đầu vào, khai nhận được tiền ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ + Trường hợp đơn vị được giảm thuế GTGT: Nếu số thuế GTGT được giảm trừ vào số thuế GTGT phải nộp, kế toán ghi: Nợ TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp Có TK 721 - Thu nhập bất thường Nếu số thuế GTGT được giảm được ngân sách nhà nước tr._.triển ổn định và an toàn, đòi hỏi Công ty không ngừng hoàn thiện công tác quản lý, trong đó có công tác hạch toán kế toán, nhằm phát huy mọi lợi thế mà Công ty có được cũng như hạn chế được những rủi ro hay khó khăn mà doanh nghiệp phải đương đầu trong tương lai. ở chương sau, em xin đề cập tới vấn đề nay. Phần III Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS). I. Cơ sở lý luận cho việc hoàn thiện công tác kế toán nhập khẩu. Nền kinh tế nước ta đang từng bước chuyển sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, các đơn cị kinh tế đều có sự cạnh tranh gay gắt để tồn tại. Trong kinh doanh, các doanh nghiệp phải thực hiện nguyên tắc lấy thu bù chi và có lãi. Do đó, để tổ chức, quản lý hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao, người lãnh đạo cần phải nắm được đầy đủ các thông tin về hoạt động kinh doanh của mình một cách kịp thời và chính xác. Hạch toán kế toán là nguồn cung cấp thông tin quan trọng cho quản lý. Trong sự đổi mới cơ chế quản lý kinh tế của nước ta và bối cảnh thế giới hiện nay, hoạt động xuất nhập khẩu ngày càng trở lên đa dạng, phức tạp và mang tính cạnh tranh cao. Các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu phải đối mặt thường xuyên với sự thay đổi chính sách của Nhà nước, với sự biến động của môi trường kinh doanh quốc tế. Chính vì vậy, muốn đạt được hiệu quả kinh doanh đòi hỏi các doanh nghiệp không ngừng hoàn thiện công tác tổ chức và quản lý hoạt động kinh doanh ở đơn vị mình. Để đạt được mục tiêu đó, công tác kế toán phải không ngừng được hoàn thiện. Hoàn thiện công tác kế toán trước hết là nâng cao trình độ chuyên môn, đổi mới trang thiết bị phục vụ công tác kế toán, hoàn thiện phương pháp kế toán và bộ máy kế toán nhằm đáp ứng tốt nhu cầu thông tin phục vụ cho quản trị doanh nghiệp. Hoàn thiện công tác kế toán phải đảm bảo những nguyên tắc sau: Thứ nhất, nắm vững chức năng, nhiệm vụ của hạch toán kế toán nói chung và của kế toán nói riêng. Cùng một lúc nó phải phản ánh, vừa phải giám đốc quá trình kinh doanh nhập khẩu. Vì vậy, cần phải hoàn thiện từ bộ máy kế toán đến công tác hạch toán để góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp trong môi trường luôn có biến động mà khó có thể kiểm soát được. Thứ hai, việc hoàn thiện phải xuất phát tư đặc điểm của hoạt động nhập khẩu. Là một hoạt động kinh doanh như các hoạt động khác, mục tiêu chiến lược hoạt động kinh doanh nhập khẩu là đạt lợi nhuận cao nhất với chi phí thấp nhất. Như vậy, tăng lợi nhuận và giảm cho phí kinh doanh chính là động lực cho việc hoàn thiện công tác kế toán và nâng cao chất lượng thông tin kế toán. Thứ ba, hoàn thiện phải dựa trên chuẩn mực, quy định của pháp luật nói chung và chế độ, chính sách tài chính kế toán nói riêng. Hoạt động nhập khẩu có mô hình kinh doanh, những chính sách qui định riêng và là một hoạt động khá phức tạp do đó tổ chức hạch toán nhập khẩu cũng có nhửng nét khác biệt so với các hoạt động khác nên không thể tránh khỏi có sai sót khi thực hiện. Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ nhập khẩu được hiểu là sửa chữa những sai sót, những yếu tố chưa khoa học trong quá trình thực hiện nhằm nâng cao hiệu quả của công tác kế toán cũng như đáp ứng nhu cầu cho quản lý. Hoàn thiện công tác kế toán là qúa trình từ nhận thức làm thay đổi thực tế và xuất phát từ thực tế bổ sung thêm cho nhận thức và lý luận .Việc hoàn thiện này phải dựa trên những chuẩn mực nhát định . Thứ tư, hoàn thiện công tác kế toán phải bảo đảm nguyên tắc kinh doanh là đạt hiệu quả cao. Do đó, hoàn thiện là phải luôn bám sát mục tiêu của hoạt động kinh doanh với các thông tin kế toán phải nhặy bén, thiết thực, thị trường từ đó phục vụ cho công việc kinh doanh nhập khẩu thường xuyên đúng thời điểm và đúng lúc . Một vấn đề quan trọng là việc hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán nhập khẩu nói riêng phải được thực hiện từ cấp nhà nước cho đến từng đơn vị. Trên giác độ vĩ mô đó là việc ban hành các thông tư, các văn bản hướng dẫn, kịp thời tiếp nhận các ý kiến phản hồi bổ sung, sửa chửa nhằm hoàn thiện chế độ kế toán. ở giác độ vi mô, đó là việc chấp hành, tuân thủ các chế độ trong phạm vi và qui mô hoạt động của từng doanh nghiệp, đồng thời đề xuất, kiến nghị các bất cập phát sinh khi áp dụng để Nhà nước có biện pháp điều chỉnh. Ngoài việc chấp hành những nguyên tắc trên khi hoàn thiện công tác kế toán nhập khẩu, thì bản thân bộ phận kế toán ở Công ty đòi hỏi phải đạt được những điều kiện sau . Một là, phải có đội ngũ cán bộ, kế toán có trình độ nghiệp vụ, nắm vững các nghiệp vụ ngoại thương tức là am hiểu về hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, các chế định tài chính và thanh toán, có khả năng giao dịch và thanh quyết toán các hợp đồng. Muốn tổ chức và tiến hành công tác kế toán tốt thì phải có đội ngũ kế toán viên giỏi, có kinh nghiệm thực tiễn và đặc biệt là phải có trình độ nghiệp vụ. Cán bộ kế toán phải là những người nhiệt tình trong công việc, hoàn thành tốt công việc được phân công, đồng thời phải thường xuyên kiểm tra, đối chiếu công việc thực hiện. Đảm bảo nguyên tắc thống nhất quản lý, phòng kế toán phải có hạt nhân vững chắc và giầu kinh nghiệm mà trước hết là Kế toán trưởng. Hai là, để thực hiện tốt công tác ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ nhập khẩu, kế toán phải thông thạo ngoại ngữ thông dụng giao dich mà hiện nay là tiếng Anh. Hoạt động nhập khẩu là hoạt động kinh doanh buôn bán với các công ty nước ngoài, trong các văn bản hay trong đàm phán ký kết đều sử dụng băng tiếng Anh. Vì vậy, chỉ có thông thạo ngoại ngữ, kế toán mới hiểu rõ được nội dung của chứng từ, từ đó phản ánh chính xác và đầy đủ trên sổ sách kế toán, góp phần nâng cao các thông tin kế toán. Ba là, hoàn thiện công tác kế toán là giảm tính toán các bước trung gian, ghi chép và xử lý số liệu nhằm nâng cao năng suất lao động kế toán, đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin chính xác, kịp thời đầy đủ cho công tác quản lý. Để thực hiện được điều đó đòi hỏi đội ngũ cán bộ kế toán không ngừng giỏi về thao tác, xử lý trên máy tính mà còn phải hiểu và sử dụng thành thạo phần mền kế toán trong phân tích, phản ánh, xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị và lập báo cáo kế toán ttheo định kỳ. II. Một số nhận xét về công tác kế toán nhập khẩu và phương hướng hoàn thiện những tồn tại ở Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS). Cùng với sự chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường, nâng cao hiệu quả kinh doanh luôn là mục tiêu được đặt lên hàng đầu cho ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên toàn Công ty. Tuy mới được bàn giao sang Phòng thương mại và công nghiệp và đổi sang mô hình kinh doanh vừa làm dịch vụ kỹ thuật vừa kinh doanh xuất nhập khẩu, Công ty từng bước tự khẳng định mình, phát triển và đứng vững trên thị trường. Bên cạnh đó, Công ty luôn chú trọng việc đảm bảo việc làm, ổm định thu nhập và nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên trong Công ty. Hiện nay, Công ty có một cơ ngơi đồ sộ, trang thiết bị kỹ thuật hiện đại với đội ngũ công nhân viên có trình độ tay nghề cao, có kinh nghiệm và trình độ quản lý giỏi. Hệ thống quản lý nói chung và bộ máy kế toán nói riêng không ngừng được hoàn thiện và nâng cao để đáp ứng nhu cầu, nhiệm vụ hoạt động kinh doanh. Qua thời gian thực tập tại Công ty, trên cơ sở những kiến thức đã được trang bị tại trường, yêu cầu của công tác quản lý hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu hiện nay và tình hình thực tế công tác kế toán tại doanh nghiệp tôi xin mạnh dạn đưa ra một số nhận xét và đề xuất một số ý kiến có thể hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nhập khẩu, từ đó góp phần tăng cường quản lý, nâng cao hiệu quả kinh doanh ở Công ty. 1. Một số điểm nổi bật về công tác kế toán ở Công ty. Thứ nhất, trong điều kiện của cơ chế quản lý mới, tương ứng với mô hình quản lý và đặc điểm của lĩnh vực hoạt động kinh doanh, hệ thống kế toán của Công ty được tổ chức tương đối gọn và hoàn chỉnh, có kế hoạch xắp xếp và chỉ đạo từ trên xuống. Xuất phát từ đặc điểm là kinh doanh xuất nhập khẩu và dịch vụ kỹ thuật, Công ty đã lựa chọn mô hình tổ chức công tác kế toán tập trung là phù hợp. Việc hạch toán được tập trung tại phòng kế toán tài chính của Công ty, còn các đơn vị cơ sở như xưởng gốm thực hiện hạch toán báo sổ theo dõi và quy định của kế toán trưởng. Các đơn vị này có nhiệm vụ ghi chép, thu thập kiểm tra chứng từ ban đầu của hoạt động kinh doanh, định kỳ chuyển chứng từ và sổ sách cho phòng kế toán để tổng hợp. Mô hình này không những tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra và giám sát tình hình tái chính trong việc ra quyết định quản lý và chỉ đạo kinh doanh kịp thời của ban Giám đốc công ty mà còn tạo điều kiện cho công tác phân công lao động, chuyên môn hoá theo các phần hành kế toán, nâng cao trình độ nghiệp vụ, ý thức trách nhiệm của cán bộ kế toán. Thứ hai, các phần hành kế toán được phân công tương đối rõ ràng cho từng kế toán viên trong phòng, có sự phối hợp chặt chẽ và đồng bộ giữa các phần hành với nhau, đảm bảo tính thống nhất về phạm vi, phương pháp tính toán, ghi chép. Từ đó tạo cho việc kiểm tra, đối chiếu được dễ dàng và phát hiện những sai sót để sửa chữa kịp thời, đảm bảo cung cấp những trung thực những thông tin giúp ban lãnh đạo, các ngành có chức năng đánh giá được hiệu quả kinh doanh trong kỳ, qua đó xây dựng được kế hoạch kinh doanh phù hợp với yêu cầu của thị trường. Thứ ba, về chứng từ và luân chuyển chứng từ. Công ty sử dụng và chấp hành nghiêm chỉnh mọi hoá đơn chứng từ theo đúng mẫu và quy định của Bộ Tài Chính. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh trên các hoá đơn, chứng từ phù hợp về cả số lượng, nguyên tắc ghi chép cũng như yêu cầu của công tác quản lý chứng từ. Chứng từ là những cơ sở ban đầu để thực hiện công việc hạch toán, do đó các chứng từ đều được đánh số thứ tự thời gian và được kiểm tra thường xuyên về nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm tra chứng từ gốc kèm theo, kiểm tra về các con số, các chữ ký, kiểm tra các định khoản... Việc kiểm tra này giúp cho việc tổng hợp, phân loại thông tin kinh tế để ghi sổ tổng hợp và chi tiết. Do đặc điểm của từng hoạt động nhập khẩu là thực hiện theo từng hợp đồng nên Công ty quản lý theo từng hợp đồng, từng khoản mục, từng khách hàng tạo điều kiện cho việc tìm kiếm, kiểm tra khi cần thiết. Bên cạnh việc tổ chức kiểm tra chứng từ thường xuyên, kế toán không ngừng hợp lý hoá các thủ tục lập và sử lý chứng từ như: giảm các thủ tục xét duyệt, ký chứng từ đến mức tối đa, đồng thời thức hiện chương trình luân chuyển chứng từ theo đúng quy định và phù hợp với yêu cầu của nghiệp vụ kinh doanh. Khi áp dụng luật thuế GTGT, công tác quản lý chứng từ thuế GTGT đầu ra và thuế GTGT đầu vào được chia làm hai mảng rõ ràng thuận tiện cho việc kê khai thuế GTGT và thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước. Thứ tư, Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ để phản ảnh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hình thức này khá đơn giản về quy trình hạch toán. với hình thức ghi sổ này, công việc kế toán được phân đều trong tháng thuận tiện cho việc đối chiếu và kiểm tra. Công ty sử dụng máy vi tính trong ghi chép xử lý số liệu nên đã khắc phục được nhược điểm của hình thức ghi sổ này là giảm được khối lượng ghi chép chung, giảm mức độ nhầm lẫn về con số, đồng thời tiến độ lập báo cáo và cung cấp chỉ tiêu nhanh, đầy đủ, chính xác, kịp thời. Thứ năm, hệ thống tài khoản Công ty sử dụng trong hạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu được chi tiết tương đối phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty. Với đặc điểm là tham gia hoạt động xuất nhập khẩu, Công ty đã chi tiết hết các tài khoản 1121, 1122 theo từng ngân hàng giao dịch và tài khoản 131, 331 chi tiết theo từng khách hàng, cùng với việc trang bị máy tính cho công tác kế toán nên công tác quản lý ngoại tệ và công nợ của từng khách hàng, từng nhà cung cấp rất đơn giản và thuận tiện, có thể cung cấp thông tin một cách nhanh chóng khi cần thiết, nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Thứ sau, Công ty áp dụng phương pháp KKTX để hạch toán hàng tồn kho. Phương pháp này đảm bảo cung cấp thông tin thường xuyên, chính xác về tình hình biến động của hàng hoá nhập khẩu trên các mặt: tiêu thụ, dự trữ và cung ứng, tạo ra sự quản lý và bảo quản tốt hàng hoá cả về số lượng và giá trị. Trong hạch toán chi tiết hàng tồn kho, kế toán áp dụng phương pháp thẻ song song là rất phù hợp. Thứ nhất là vì số danh điểm hàng hoá nhập kho của Công ty ít và thường xuyên được theo dõi theo từng lô hàng nhập khẩu có giá trị lớn. Thứ bẩy, là một đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá Công ty thường xuyên phải sử dụng đến ngoại tệ để giao dịch, trong khi tỷ giá ngoại tệ biến động thường xuyên và khó có thể kiểm soát được, Công ty đã sử dụng tỷ giá thực tế để ghi chép là khá đơn giản. khoản chênh lệch tỷ giá không được hạch toán vào tài khoản 431 - Chênh lệch tỷ giá, nếu chênh lệch tỷ giá tăng kế toán phản ánh vào tài khoản 711 - Thu nhập tài chính, nếu chênh lệch tỷ giá giảm thì phản ánh trên tài khoản 811 - Chi phí tài chính. Thứ tám, việc hạch toán nhập khẩu uỷ thác tại Công ty tương đối đơn giản. Toàn bộ số tiền nhận của đơn đơn vị uỷ thác cho việc thực hiện hợp đồng hoặc hợp đồng hoặc nộp hộ thuế, trả hộ các chi phí, kế toán phản ánh vào bên Có tài khoản 3388. Khi Công ty thực hiện hợp đồng uỷ thác, toàn bộ số tiền chi ra thì được phản ánh vào bên Nợ tài khoản 3388. Đến khi kết thúc hợp đồng, chênh lệch của tài khoản 3388 được kết chuyển sang tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng phản ánh hoa hồng uỷ thác nhập khẩu Công ty được hưởng. Thứ chín, công tác quản lý và tổ chức hoạt động nhập khẩu tại Công ty hết sức chặt chẽ. Một hợp đồng nhập khẩu được thức hiện phải được sự phê chuẩn của Giám đốc công ty sau khi đã xem xét phương án kinh doanh và sự tham mưu của Phó giám đốc, Kế toán trưởng. Cuối cùng, đội ngũ cán bộ và nhân viên kế toán trong Công ty có trình độ nghiệp vụ, nắm vững và am hiểu các kỹ thuật nghiệp vụ trong kinh doanh xuất nhập khẩu, các chế định tài chính và thanh toán, có trình độ ngoại ngữ và sử dụng thành thạo các phần mền kế toán. Đặc biệt, các cán bộ kế toán là những người nhiệt tình và có trách nhiệm trong công việc. Bên cách đó, tôi nhận thấy còn một số vấn đề cần phải nghiên cứu và tiếp tục hoàn thiện. 2. Một số vấn đề cần nghiên cứu và tiếp tực hoàn thiện. Thứ nhất, trong hạch toán nhập khẩu tực tiếp có một số điểm cụ thể như sau: Một là, khi Công ty tiến hành ký quỹ để mở L/C thì lại coi đó là khoản ứng trước cho nhà xuất khẩu, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 331 - Phải trả cho nhà cung cấp Có TK 1122 - Tiền gửi ngân hàng ngoại tệ Và khi nhận được giấy báo nợ của ngân hàng kế toán ghi sổ số tiền còn lại theo định khoản trên. mặc dù, hạch toán như vậy là làm giảm được một phần khối lượng ghi chép nhưng lại phản ánh không đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Trên thực tế, nhà xuất khẩu chưa nhận số tiền ký quỹ của Công ty, mà theo nội dung nghiệp vụ kinh tế đó thì tài sản là tiền gửi ngân hàng ngoại tệ của Công ty giảm đi trong khi tài sản khác là các khoản ký quỹ tăng lên, còn theo như sự phản ánh của Công ty thì có nghĩa là tiền gửi ngoại tệ giảm và nợ phải trả giảm (có nghĩa là tài sản giảm và nguồn vốn giảm). Hạch toán như vậy ta không thể tránh khỏi sự nhầm lẫn giữa khoản mở L/C cho hàng nhập khẩu của nhà cung cấp này với nhà cung cấp khác cho dù Công ty quản lý theo từng hợp đồng nhập khẩu và trên đó ghi rõ từng nghiệp vụ và số tiền phát sinh kèm theo. Để hạch toán rõ ràng và phản ánh đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tôi thiết nghĩ Công ty nên hạch toán số tiền đó qua tài khoản 144 - Thế chấp, ký quỹ, ký ngắn hạn, có nghĩa là hạch toán số tiền đó như một khoản ký quỹ và khi thanh toán cho nhà xuất khẩu mới ghi giảm số tiền đó trên tài khoản này và lúc đó tài sản của Công ty mới thực sự bị giảm xuống. Trình tự hạch toán như sau: + Khi ký quỹ mở L/C, kế toán ghi số tiền ký quỹ theo định khoản: Nợ TK 144 - (Chi tiết theo hợp đồng mở L/C) Có TK 1122 -Tiền gửi ngân hàng ngoại tệ + Khi thực hiện thanh toán cho nhà xuất khẩu, căn cứ vào giấy báo nợ cuả ngân hàng, kế toán ghi : Nợ TK 331- (Tổng giá trị hợp đồng ) Có TK 1122 - ( Số tiền trả cho ngân hàng ) Có TK 144 - ( Số tiền ký quỷ mở L/C) Hai là, trong hạch toán nghiệp vụ nhập hàng, khi nhận được giáy thông báo hàng đã về đến sân bay đến cảng, kế toán không phản ánh giá trị lô hàng đó thuộc quyền sở hửu của công ty ngay lúc đó qua tài khoản 151 - Hàng mua đang đi đường, mà sau khi công ty đã làm mọi thủ tục Hải quan nhận hàng và nhập kho kế toán mới phản ánh theo bút toán : Nợ TK 156- (Tổng giá trị hợp đồng ) Có TK 331- Phải trả nhà cung cáp Có TK 3333 -Thếu nhập Khẩu Như vậy, việc xác định lô hàng thuộc quyền sở hửu của công ty là sai thời điểm. Ba là, trong chế độ kế toán mới, theo quy định của Bộ tài chính thì nhửng khoản chi phí kliên quan đến việc thu mua hàng hoá trừ tiền hàng và thuế nhập khẩu, phát sinh trước lúc nhập kho hoặc tiêu thụ trực tiếp thì phải hạch toán vào TK 1562- Chi phí thu mau hàng hoá, đến cuối kỳ tiến hành phân bổ cho hàng hoá bán ra. Những khoản chi phí lưu thông, chi phí tiếp thị và các khoản chi phí khác phát sinh trong quá trình tiêu thụ thì phải hạch toán vào TK 641 - Chi phí bán hàng . Những chi phí chung liên quan đến hoạt động quản lý chung của doanh nghiệp thì phải hạch toán vào TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp . Trên thực tế, ở Công ty dịch vụ kỹ thuật xuất nhập khẩu thì những khoản chi phí liên quan đến thu mua hàng nhập khẩu lại vừa được phản ánh vào TK 641 và TK 642 Chứ không được phản ánh vào tài khoản 1562.Ví dụ như các chi phí giao dịch qua ngân hàng trong quá trình nhập hàng như: phí mở L/C, phí tu chỉnh L/C, điện phí, phí chuyển tiền, phí Telex, Fax,... Được phản ánh vào TK 642 (6425). Các chi phí phát sinh trong quá trình làm thủ tục nhận hàng như phí vận chuyển, phí giám định chất lượng, phí thuê kho bãi, tiền bốc xếp, phí hành chính,... được phản ánh vào TK 641(6418). Cuối kỳ các chi phí này được kết chuyển toàn bộ để xác định kết quả kinh doanh, chứ không phân biệt chi phí, như vậy nên khó có thể xác định được chính xác giá trị vốn của hàng hoá tiêu thụ, dẫn đến không xác định chính xác kết quả kinh doanh của từng mặt hàng. Đồng thời, chúng ta sẽ gặp khó khăn trong việc xây dựng một chiến lược kinh doanh hợp lý . Để giải quyết vấn đề này, tôi thiết nghĩ nên hạch toán riêng từng khoản chi phí một cách rõ ràng. Các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng mới hạch toán vào tài khoản 641, các chi phí liên quan đến quản lý doanh nghiệp mới hạch toán vào tài khoản 642. Riêng chi phí thu mua phát sinh trong quá trình nhập hàng phải phản ánh vào tài khoản 1562, cuối kỳ phân bổ chi phí thu mua cho số hàng tiêu thụ trong kỳ và số hàng tồn còn lại theo công thức : Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn cuối kỳ = Chi phí thu mua tồn đầu kỳ + Chi phi thhu mua phát sinh trong kỳ * Trị giá mua hàng tồn cuối kỳ Trị giá mua hàng xuất tiêu thụ trong kỳ + Trị giá mua hàng trong kỳ Trong đó giá trị hàng tồn cuối kỳ là tổng giád trị trên các tài khoản : +Tài khoản 151- Hàng mua đang đi đường + Tài khoản 1561 - Hàng hoá tồn kho + Tài khoản 157 - Hàng gửi bán Sau đó xác định chi phí thu mua bán ra trong kỳ: Chí phí thu mua phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ = Chi phí thu mua tồn đầu kỳ + Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ - Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn cuối kỳ Từ kết quả đó, phản ánh chi phí mua hàng phân bổ cho số hàng hoá bán ra theo bút toán sau: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK 1562- (Chi phí thu mua phân bổ cho số hàng tiêu thụ) Qua đó, tôi xin nêu ra phương hướng hoàn thiện công tác hạch toán nhập khẩu trực tiếp theo sơ đồ sau: Sơ đồ 16: Hoàn thiện công tác hạch toán nhập khẩu trực tiếp tại Công ty IMS TK 1112, 1122 TK 151 TK 157 TK 144 TK 331 TK 632 TK 156, 152, 211 TK 632 TK 133 TK 3333 TK 33312 TK 1562 Ký quỹ L/C Thanh Toán trừ vào tiền quỹ mở L/C Thanh toán tiền cho nhà cung cấp Trị giá hàng gửi bán Trị giá hàng bán trực tiếp Nộp thuế NK Số thuế NK phải nộp Trị giá hàng nhập kho Nộp thuế GTGT Thuế GTGTphải nộp Tập hpọ chi phí thu mua Cuối kỳ phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ trong kỳ Thứ hai, hoạt động nhập khẩu chủ yếu được thực hiện trên cơ sở hợp đồng đã ký kết việc mua và bán thường theo giá trị từng lô hàng, sổ danh điểm hàng hoá của công ty ít, số lần nhập kho không nhiều nhập về thuờng giao thẳng cho khách hàng tại cầu cảng hoặc sân bay. Hơn nữa, trong hạch toán hàng tồn kho, công ty áp dụng phương pháp KKTX và phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết hàng hoá giữa kho với phòng kế toán nên hàng hoá được phản ánh thường xuyên, liên tục về tình hình nhập - xuất - tồn kho và công việc kế toán được rải đều trong tháng. Việc lựa chọn phương pháp tính giá trị hàng xuất bán theo giá bình quân gia quyền (giá bình quân cuối tháng hay giá bình quân cả kỳ dự trữ) lại làm cho công việc dồn vào cuối tháng là chưa hợp lý. Tôi thiết nghĩ Công ty nên sử dụng gía thực tế đích danh trong xác định giá xuất bán hoặc xuất dùng đơn giản và chính xác hơn . Thứ ba, về sổ kế toán, sổ theo giỏi chi tiết hàng tồn kho có một số điểm sau : + Trong mẫu sổ chi tiết theo dõi ngoại tệ, Công ty vừa hạch toán tổng hợp số ngoại tệ theo đồng Việt nam, vừa theo dõi chi tiết số lượng ngoại tệ trên cùng một số. Hơn nữa, Công ty sử dụng tỷ giá thực tế trong ghi chép nhưng trong kết cấu của sổ lại không có cột phản ánh tỷ giá, do vậy khi phát sinh tỷ giá lại. Đồng thời, xuất phát từ nhược điểm của máy vi tính là số ký tự trên một trang màn hình bị giới hạn và trong giao dịch Công ty sử dụng nhiều loại ngoại tệ trên tài khoản 007 - Ngoại tệ các loại và trong mẫu sổ nên được bổ sung thêm cột tỷ giá . Phương hướng hoàn thiện như sau: Mẫu cũ của Công ty là: Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS) -------------------------------------------------------------------------- Báo chi tiết số phát sinh tài khoản 1122 Ngoại tệ gửi ngân hàng Trang: Số dư đầu kỳ:....................... Đơn vị: Đồng Ngày Số CT Nội dung TK ĐƯ Phát sinh nợ Phát sinh cóVND PS Nợ USD PS Có USD Tổng cộng số dư cuối kỳ Mẫu sổ hoàn thiện như sau: Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS) -------------------------------------------------------------------------- Báo chi tiết số phát sinh tài khoản 1122 Ngoại tệ gửi ngân hàng Trang: Số dư đầu kỳ:....................... Đơn vị: Đồng Ngày Số CT Nội dung TK ĐƯ Phát sinh Nợ Phát sinh Có Số tiền Tỷ giá Số tiền Tỷ giá Tổng cộng số dư cuối kỳ + Hiện nay, Công ty vận dụng hình thức thẻ song song trong hạch toán chi tiết hàng tồn kho, với mẫu sổ cũ mặc dù có đủ các cột phản ánh số lượng và giá trị hàng nhập - xuất - tồn kho, nhưng sự bố trí các cột như vậy chưa thực sự hợp lý và rất dễ bị nhầm lẫn khi kiểm tra vì nó không rõ ràng theo từng mục nhập - xuất - tồn. Tôi thiết nghĩ Công ty nên bố trí lại vị trí giữa các cột trong sổ. Mẫu sổ cũ của Công ty: Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS) -------------------------------------------------------------------------- Báo chi tiết số phát sinh tài khoản 1561 - Hàng hoá Trang: Số dư đầu kỳ:....................... Đơn vị: Đồng Cấp Nội dung TK ĐƯ Số lượng đầu kỳ Dư Nợ đầu kỳ Số lượng nhập (km) Số lượng xuất (km) PS Nợ trong kỳ PS Có trong kỳ Số lượng cuối kỳ Dư Nợ cuối kỳ Tổng cộng SDCK Mẫu sổ hoàn thiện: Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS) -------------------------------------------------------------------------- Báo chi tiết số phát sinh tài khoản 1561- Hàng hoá Trang: Đơn vị: Đồng Ngày Số CT Nội dung TK ĐƯ Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL Tiền SL Tiền SL Tiền SL Tiền Cộng Thứ tư, hiện nay Công ty chưa áp dụng phương pháp dự phòng giảm giá tài sản, nhưng đây là phương pháp được áp ở rất rất nhiều nước trên thế giới bởi nó thể hiện nguyên tắc thận trọng trong kinh doanh. Dự phòng giảm giá tài sản được lập sẽ giảm chi phí, do đó làm giảm lãi trong liên độ kế toán nên nó phản ánh sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong một niên độ kế toán. Thêm vào đó, giá cả hàng hoá trên thị trường luôn luôn biến động do nhiều yếu tố chủ quan và khách quan khác nhau, đặc biệt là đối với các máy móc, thiết bị, vật liệu hiện đại - những mặt hàng nhập khẩu chủ yếu của doanh nghiệp, thời gian kưu chuyển hàng hoá kéo dài có thể sẽ bị giảm giá do hao mòn vô hình hay đối với những khoản thu khách hàng không có khả năng trả. Vì vậy, dự phòng giảm giá tài sản chính là nguồn bù đắp khi tài sản thực sự giảm giá, do đó nó làm giảm bớt các rủi ro và thiệt hại cho Công ty. Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải tuân theo các nguyên tắc và quy định sau: - Chi trích dự phòng với những mặt hàng mà giá thị trường tại thời điểm lập báo cáo quyết toán giảm xuống so với giá trị trên sổ sách, chỉ lập dự phòng cho những hàng hoá được phép kinh doanh, có chứng từ, hoá đơn hợp lệ. -Việc lập dự phòng chỉ thực hiện vào cuối niên độ kế toán cho từng mặt hàng tồn kho, căn cứ vào sự biến động của giá cả hàng hoá và những bằng chứng tin cậy tại thời điểm lập dự phòng. -Không được lấy phần tăng giá của mặt hàng này để bù đắp cho phần giảm giá của mặt hàng khác. Dự phòng giảm giá của hàng tồn kho của niên độ trước chưa dùng đến được hoàn nhập hết vào cuối niên độ kế toán sau, sau đó mới lập lại dự phòng cho niên độ kế toán tiếp theo sau. Để phản ánh tình hình biến động của các khoản dự phòng giảm giá tồn kho, kế toán sử dụng tài khoản 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Tài khoản này được mở chi tiết cho từng mặt hàng và kết cấu như sau: Bên Nợ: - Hoàn nhập dự phòng. - Xử lý mức thiệt hại do hàng tồn kho thực tế giảm xuống. Bên Có: Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Dư Có: Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho chưa sử dụng. Khi lập dự phòng giảm giá trị hàng tồn kho ghi trên sổ kế toán với giá thị trường của hàng tồn kho tại thơì điểm kiểm kê, nếu giá thị trường nhỏ hơn thì ta lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho thực tế: Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho = Số lượng vật tư, hàng hoá * Giá trị vật tư, hàng hoá ghi trên sổ kế toán - Giá trị vật tư, hàng hoá trên thị trường Và tương tự như lập dự phòng tồn kho hàng hoá, trước khi lập bảng kê dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi, ta phải đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng, dự đoán số khách hàng không trả được mợ và chỉ lập dự phòng phỉa thu khó đòi cho những khách hàng đang nợ doanh nghiệp có đầy đủ chứng từ, hoá đơn hợp lệ, ghi rõ thời gian thanh toán: Mức dự phòng khó đòi = Số nợ thu khó đòi * Số phần trăm có khả năng mất Phản ánh tình hình biến động của các khoản phải thu khó đòi kế toán sử dụng tài khoản 139 - Dự phòng phải thu khó đòi và được ghi cho từng khoản nợ khó đòi. Căn cứ vào các mức dự phòng vừa tính, kế toán tiến hành ghi sổ và phản ánh theo sơ đồ sau: Sơ đồ 17: Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho TK 721 TK159,139 TK 6426 Hoàn nhập dự phòng trước vào ngày 31/12/ N Lập dự phòng cho niên độ N vào ngày 31/12/ N Xử lý thiệt hại do giảm giá trong niên độ N TK 156 Trên đây, tôi đã nêu lên một số vấn đề cần nghiên cứu và đưa ra một vài phương hướng hoàn thiệ những nhược điểm còn chưa hợp lý nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động trong công tác kế toán nhập khẩu tại Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS). Song để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh ở Công ty không chỉ hoàn thiện công tác kế toán mà đòi hỏi công tác tổ chức và quản lý nó cũng không ngừng được nâng cao và hoàn thiện. Kết luận Sự chuyển dịch sang nền kinh tế thị trường só sự quản lý của Nhà nước ta hiện nay đòi hỏi mỗi đơn vị kinh tế phải phát huy tính chủ động, sáng tạo trong tổ chức hoạt động kinh doanh theo đúng quy định của Nhà nước vừa đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, vừa góp phàn thúc đẩy sự tăng trưởng nền kinh tế quốc dân. Xuất phát từ yêu cầu đó, cùng với quá trình tổ chức hoạt động kinh doanh, các doanh nghiệp không ngừng hoàn thiện công tác quản lý nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh ở đơn vị mình, trong đó có hoàn thiện công tác kế toán - một công cụ phục vụ đắc lực cho quản lý. Trong thời gian thực tập đi sâu tìm hiểu hoạt động kinh doanh nhập khẩu và xuất nhập khẩu, được sự hướng dẫn của Cô giáo thạc sĩ Phạm Bích Chi và sự giúp đỡ tận tình của các cô, chú Phòng kế toán - Tài chính và phòng kinh doanh xuất nhập khẩu em đã hoàn thành bài viết của mình. Do thời gian thực tế và kiến thức còn hạn chế, bài viết không thể đề cập hết mọi vấn đề của đề tài và không tránh khỏi những khiếm khuyết, em rất mong được sự góp ý của các thầy cô và các cô chú trong cơ quan để chuyên đề được hoàn thiện hơn. Chuyên đề đã đề cập được những nội dung sau: - Về lý luận: Chuyên đề nêu lên được những đặc điểm cơ bản của hoạt động lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu và tổ chức công tác kế toán nhập khẩu. - Về thực tế: Chuyên đề nêu lên tình hình hạch toán kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu và phân tích hiệu quả kinh doanh nhập khẩu tại Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS). Từ lý luận và thực tế đó, phần cuối của chuyên đề nêu lên một vài nhận xét và một số phương hướng hoàn thiện công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh ở Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS). Một lần nữa, em xin chân thành cám ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của cô giáo cùng các cô chú trong công ty. Danh mục tài liệu tham khảo 1. Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp Chủ biên: PTS. Đặng Thị Loan - NXB Giáo dục 11/1996 2.Hệ thống kế toán doanh nghiệp NXB Tài chính 1995 3.Phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh Chủ biên: PGS.PTS Phạm Thị Gái - NXB Giáo Dục 1998 4.Phân tích hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu Tập thể tác giả trường ĐH Ngoại thương - NXB Giáo Dục 1994 5.Tổ chức và nghiệp vụ kinh doanh thương mại quốc tế. PTS. Trần Chí Thành - NXB Thống Kê 1994 6.Kế toán hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu PGS. PTS Lê Gia Lục - NXB Giáo Dục 1995 7.Thông tư thuế GTGT của hàng nhập khẩu 18/11/1998 8.Thông tư hướng dẫn kế toán thuế GTGT và thuế thu nhập doanh nghiệp Mục lục ._.