Kế toán hành chính sự nghiệp tại Phòng Tài chính kế hoạch huyện Hải Hậu

n tượng xã hội, hoạt động tài chính để từ đó đề ra các quyết định đúng đắn thúc đẩy sản xuất xã hội phát triển. Bên cạnh đó trong cơ chế quản lý kinh tế: Tài chính luôn luôn là tổng hòa các mối quan hệ kinh tế tổng thể các nội dung và giải pháp tài chính, không chỉ có nhiệm vụ khai thác các nguồn lực tài chính - tăng thu nhập - tăng trưởng kinh tế mà còn phải quản lý và sử dụng có hiệu quả mọi nguồn lực. Điều đó đòi hỏi các hoạt động tài chính cần phải được quản lý chặt chẽ bằng pháp luật bằng các công cụ, biện pháp có hiệu lực để tăng cường tính pháp chế. Là một sinh viên thực tập tại phòng Tài chính kế toán huyện Hải Hậu, em được biết rằng công tác kế toán tài chính được hình thành và phát triển có nề nếp rất vững vàng đáp ứng được yêu cầu quản lý thu chi ngân sách quá trình thực tập nhờ sự chỉ đạo của cán bộ viên chức trong phòng cùng sự chỉ đạo của các thầy cô trong trường và sự nỗ lực của bản thân phần nào đã sáng tỏ kế toán ngân sách trong cơ quan hành chính sự nghiệp. Công tác kế toán tại phòng Tài chính kế toán huyện Hải Hậu có tầm ảnh hưởng và vai trò rất quan trọng trong việc điều phối các khoản thu chi ngân sách phục vụ cho các hoạt động của các phòng ban thành viên. Chuyên đề: Kế toán hành chính sự nghiệp. Báo cáo thực tập tốt nghiệp chuyên đề "Hành chính sự nghiệp" gồm có 3 phần: Chương I: Khái quát chung về phòng TCKT huyện Hải Hậu Chương II: Thực tế Kế toán Hành chính sự nghiệp tại đơn vị dự toán phòng TCKT Chương III: Nhận xét và kết luận Đây là Báo cáo thực tập kết quả của hơn một tháng thực tập nghiêm túc kết hợp với sự giúp đỡ rất nhiệt tình của các Bác - Cô chú sự hướng dẫn chi tiết của các thầy cô giáo. Song với thời gian quá ít ỏi tại phòng TCKT cùng với sự non kém về kinh nghiệm nên không tránh khỏi những khiếm khuyết thiếu sót rất mong nhận được các ý kiến đóng góp xây dựng để báo cáo được hoàn thiện hơn. Ngày 15 tháng 6 năm 2005 CHƯƠNG I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ HOẠCH HUYỆN HẢI HẬU I. Vị trí địa lý kinh tế chính trị xã hội của phòng Tài chính kế hoạch - Phòng Tài chính kế Hoạch trực thuộc UBND huyện Hải Hậu được thành lập vào năm 1945, phòng TCKH nằm ở trung tâm thị trấn Yên Định - Huyện Hải Hậu - Trước đây phòng có tên là phòng Tài chính thương nghiệp đến tháng 7 năm 2001 được đổi tên thành phòng Tài chính kế hoachj hoạt động theo sự chỉ đạo của UBND huyện Hải Hậu và quy định của sở tài chính Nam Định. II. Chức năng- Đặc điểm hoạt động 1. Chức năng Phòng Tài chính kế hoạch giúp UBND huyện Hải Hậu quản lý Nhà nước đối với các lĩnh vực quy hoạch kế hoạch phát triển kinh tế xã hội tài chính, đầu tư đăng ký kinh doanh. 2. Đặc điểm hoạt động - Phòng Tài chính kế hoạch giúp UBND huyện hướng dẫn và tổ chức thực hiện nhiệm vụ quản lý về tài chính, ngân sách Nhà nước trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật. - Hướng dẫn các đơn vị dự toán huyện, ban tài chính xã xây dựng dự toán ngân sách huyện theo hướng dẫn của sở tài chính vật giá trình UBND huyện xem xét để trình hội đồng nhân dân huyện quyết định. - Lập phương án phân bổ dự toán ngân sách huyện lập dự án điều chỉnh trong trường hợp cần thiết theo quy định - Kiểm tra việc quản lý tài chính ngân sách của chính quyền cấp xã và các cơ quan đơn vị hành chính Nhà nước thuộc huyện quản lý. - Phối hợp với các cơ quan thuế trong việc quản lý công tác thu ngân sách Nhà nước trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật. Phối hợp với kho bạc Nhà nước thực hiện cấp phát đầy đủ kịp thời đúng quy chế - chế độ tiêu chuẩn cho các đối tượng sử dụng ngân sách Huyện. Trong những năm trở lại đây với công cuộc xây dựng và phát triển kinh tế hết sức mạnh mẽ theo đường lối đổi mới cùng với sự phát triển vượt bậc cuả cấp ủy chính quyền và toàn dân nên kinh tế của huyện đã có những bước chuyển dịch vượt bậc. Cơ cấu kinh tế có bước chuyển dịch theo hướng phát triển tỷ trọng ngành công nghiệp dịch vụ giảm dần tỷ trọng ngành nông nghiệp. Bên cạnh đó toàn huyện cũng không ngừng đổi mới nâng cao cơ sở công nghệ vật chế - triển khai các chương trình tiến bộ khoa học kỹ thuật và công nghệ áp dụng vào nông nghiệp, đồng thời chuyển đổi từ thâm canh sang chuyên canh sản xuất các mặt hàng sản phẩm có giá trị cao. Từ những chủ trương và những hướng đi phù hợp việc quản lý chặt chẽ của cấp ủy đã nâng cao được đời sống nhân dân toàn huyện. III. Đặc điểm, hình thức tổ chức phòng TCKH 1. Đặc điểm - Phòng Tài chính kế hoạch bao gồm 10 thành viên. Nguyễn Quốc Trọng Trưởng phòng Nguyễn Viết Tiến Phó phòng Trần Đức Nhậm Phó phòng Trần Xuân Liêm Chuyên viên Nguyễn Mạnh Dũng Chuyên viên Trần Thị Thủy Cán sự Lã Mạnh Khải Cán sự Phạm Thị Xuân Cán sự Trần Thị Thúy Ngà Cán sự Trần Thị Thu Hường Cán sự - Phòng Tài chính kế hoạch là cơ quan quản lý thu chi ngân sách cũng như tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh trên địa bàn toàn huyện. - Căn cứ vào chuyên môn phòng được giao nhiệm vụ hạch toán thu chi, quản lý ngân sách Nhà nước cho UBND huyện hàng qúy - hàng năm. - Phòng Tài chính kế hoạch đã và đang đảm nhiệm tốt nhiệm vụ Nhà nước giao cho, đảm nhiệm chức năng quản lý về ngân sách huyện. - Tổng hợp thu chi ngân sách Nhà nước trên địa bàn toàn huyện, hướng dẫn và kiểm tra quyết toán ngân sách cấp xã - cấp huyện, tổng quyết toán ngân sách tài chính trên địa bàn huyện theo quy định. 2. Hình thức tổ chức phòng Tài chính kế hoạch - Phòng Tài chính kế hoạch là một đơn vị dự toán cấp I trực tiếp quản lý 11 phòng ban trong huyện. Căn cứ vào các điều kiện cụ thể của đơn vị về quy mô địa bàn hoạt động mà UBND huyện trực tiếp quản lý và chi phối 11 phòng bao gồm: + Phòng tư pháp + Phòng tài chính kế hoạch + Phòng công thương + Phòng văn hóa + Phòng thanh tra + Phòng tổ chức xã hội + Phòng nông nghiệp và phát triển nông thôn. + Phòng Y tế + Phòng Thủy sản + Đài phát thanh + Ủy ban dân số SƠ ĐỒ BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ HOẠCH Trưởng phòng Phó phòng Phó phòng phụ trách kế hoạch Ngân sách Huyện Ngân sách xã Xổ số Đơn vị dự toán tài chính Kế toán thu kiêm chuyên quản lý ngân sách xã Tổng hợp ngân sách xã kiêm thẩm định XDCB Chuyên quản lý NS xã kiêm thẩm định XDCB Chuyên quản lý NS xã kiêm đăng ký KD Kế toán xổ số Thủ qũy Kế toán thu ngân sách Thủ qũy kiêm hành chính cơ quan Tổng hợp ngân sách kiêm kế toán chi Như vậy ta thấy kế toán tài chính đóng vai trò quan trọng trong mọi hoạt động của đơn vị là một đơn vị dự toán cho toàn bộ khôí hành chính sự nghiệp về phân cấp quản lý thì các đơn vị trên trực thuộc vào nguồn kinh phí của UBND huyện điều tiết và chi phối dưới sự kiểm soát của phòng Tài chính kế hoạch. 3. Tổ chức công tác kế toán Để có thể quản lý được nguồn kinh phí một cách chặt chẽ và theo dõi được tình hình sử dụng nguồn kinh phí thì bộ phận kế toán của phòng được chia công việc cụ thể. Tổ chưc hệ thống kế toán với các bộ phận phân cấp đi sâu vào từng chuyên môn, ngành kế toán đơn vị tổ chức hệ thống mẫu biểu, chứng từ kế toán tổ chức hạch toán mọi hoạt động kinh tế tài chính xảy ra trong quá trình hoạt động của đơn vị. + Bộ phận kế toán bao gồm. - Kế toán thu ngân sách. - Kế toán tổng hợp ngân sách xã kiêm thẩm định dự toán công trình xây dựng cơ bản trong toàn huyện. - Kế toán chuyên quản ngân sách xã giúp đỡ hướng dẫn ngân sách xã và kiểm tra kế toán ngân sách kiêm đăng ký kinh doanh. - Kế toán đơn vị dự toán trực tiếp thanh toán chi trả lương và các khoản chi khác của 11 phòng ban. + Với nhiệm vụ là tính toán và phản ánh số liệu tình hình luân chuyển và sử dụng ngân sách, kiểm tra giám sát, tình hình thực hiện kế hoạch thu chi tổ chức kỷ luật về thanh toán giữ gìn và sử dụng nguồn kinh phí Nhà nước cấp nhằm phát hiện- ngăn ngừa tham ô, lãng phí theo dõi và kiểm tra tình hình phân phối sử dụng kinh phí, tình hình chấp hành dự toán thu chi và quyết toán. + Căn cứ vào ưu - nhược điểm của hình thức kế toán được áp dụng vào các đơn vị hành chính sự nghiệp. Căn cứ vào quy mô đặc điểm hoạt động - yêu cầu và trình độ quản lý, điều kiện trang thiết bị kỹ thuật, tính toán trong công tác kế toán phòng tài chính kế hoạch huyện Hải Hậu đã áp dụng hình thức kế toán "Chứng từ ghi sổ". SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN CỦA HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ Chứng từ gốc (Bảng tổng hợp CTG) Chứng từ ghi sổ Sổ kế toán chi tiết Sổ qũy Sổ đăng ký CTGS Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tài chính Ghi chú: ghi hàng tháng Ghi cuối tháng quan hệ đối chiếu Đặc trưng của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là: Việc ghi sổ cái căn cứ vào chứng từ ghi sổ. - Hàng ngày (định ký) căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ để lập chứng từ ghi sổ - Căn cứ số liệu chứng từ ghi sổ đăng ký, chứng từ ghi sổ sau đó ghi vào sổ cái các tài khoản liên quan. - Sau khi ghi hết các chứng từ ghi sổ vào sổ cái kế toán tiến hành cộng sổ tính số dư cuối kỳ, kiểm tra đối chiếu và lập bảng cân đối kế toán. - Sau đó tiền hành kiểm tra khớp đúng số liệu ở bảng chi tiết số phát sinh, số liệu ở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, số liệu ở sổ qũy của thủ qũy. - Sau khi đối chiếu số liệu đảm bảo sự phù hợp chính xác, căn cứ vào số liệu của bảng tổng hợp chi tiết (sau khi đối chiếu khớp với số liệu ở sổ cái) và bảng cân đối kế toán, kế toán sẽ tiến hành lập báo cáo tài chính. CHƯƠNG II THỰC TẾ KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP TẠI ĐƠN VỊ DỰ TOÁN PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ HOẠCH I. Công tác lập dự toán 1. Căn cứ lập dự toán - Căn cứ vào khối lượng công việc và nhiệm vụ được cấp trên giao của năm kế hoạch. - Căn cứ vào chính sách, chế độ hiện hành, các tiêu chuẩn định mức thu - chi Nhà nước quy định. - Căn cứ vào tình hình thu - chi của đơn vị năm kế hoạch để lập được dự toán ngân sách. 2. Quy trình lập dự toán Bước 1: Công tác chuẩn bị - Xin ý kiến thủ trưởng đơn vị về tình hình thu chi ngân sách và nhiệm vụ công tác của đơn vị trong năm kế hoạch. - Thu thập, tập trung ý kiến - kiến nghị của các phòng các tổ chức để năm được nhu cầu chi tiêu phục vụ cho công tác chuyên môn để từ đó xác định chính xác góp phần vào dự toán ngân sách năm kế hoạch. - Để năm kế hoạch không mắc phải những thiếu sót chi tiêu chưa hợp lý như trong năm báo cáo thì người lập dự toán phải rút ra - nhìn nhận và bổ sung kịp thời để năm kế hoạch hoàn thành tốt nhiệm vụ ngân sách. - Tổng kết đánh giá tình hình chi tiêu của đơn vị năm báo cáo để đưa ra được phương hướng, nhiệm vụ thực hiện trong năm kế hoạch được hoàn thiện và tốt hơn. - Tính toán nhu cầu chi tiêu của các phòng ban trực thuộc năm kế hoạch. Bước 2: Lập dự toán. - Sau khi đã hoàn thành công tác chuẩn bị lập dự toán ngân sách kế toán thông qua ý kiến của thủ trưởng đơn vị để lập dự toán ngân sách theo từng phòng ban trực thuộc. - Kế toán lên dự toán các khoản chi: qũy tiền lương công tác phí và các khoản chi tiêu khác phục vụ cho công tác chuyên môn của các phòng ban trực thuộc. - Xem xét đánh giá các dự toán nếu thấy hợp lý đúng với kế hoạch cấp trên giao thì kế toán chuyển thành dự toán chi của đơn vị. Bước 3: Quyết toán. Dựa vào các biểu mẫu kế toán tính toán số liệu chính xác dự toán của từng đơn vị theo từng chương loại - khoản, hạng mục đơn vị cần sử dụng trình lên cấp trên. II. Lập dự toán chi 1. Căn cứ lập dự toán chi - Căn cứ vào dự toán năm đã lập. - Căn cứ vào chỉ tiêu khối lượng công việc, nghiệp vụ chuyên môn phát sinh trong từng qúy của đơn vị. - Căn cứ vào chính sách, chế độ, tiêu chuẩn định mức Nhà nước quy định để lên được dự toán chi phù hợp. - Căn cứ vào tình hình thực hiện tháng cuối qúy trước xây dựng dự toán chi. 2. Cách lập dự toán chi - Lập dự toán cho từng qúy, tháng cho phù hợp với tình hình công tác trong qúy, tháng. - Các khoản chi định mức cả năm như tiền lương phụ cấp lương là những khoản ít thay đổi nhất vì lương tính theo bậc, chức vụ công tác… nên ta lấy dự toán năm chia cho 4 sẽ được dự toán qúy sau đó lấy dự toán qúy chia 3 ta sẽ được dự toán tháng. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ============== DỰ TOÁN CHI NĂM 2005 Đơn vị: Phòng Tài chính kế hoạch huyện Hải Hậu Đơn vị: 1000đ Nhóm Nội dung Tổng Chia ra Qúy I Qúy II Qúy III Qúy IV I Thanh toán cá nhân 125.000 31.300 31.300 31.200 31.200 II Nghiệp vụ chuyên môn 107.000 47.000 30.000 20.000 10.000 III Sửa chữa mua sắm Tài sản 30.000 10.000 10.000 10.000 IV Các khoản chi khác 12.000 5.000 3.000 2.000 2.000 Cộng 274.000 93.300 74.300 63.200 43.200 Kế toán Phụ trách kế toán Thủ trưởng đơn vị (ký) (ký) (ký) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ============== DỰ TOÁN CHI NĂM 2005 Đơn vị: Phòng Tài chính kế hoạch Đơn vị: 1000đ Nhóm Nội dung Tổng Chia ra Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 I Thanh toán cá nhân 31.300 10.045 10.045 10.045 II Nghiệp vụ chuyên môn 30.000 15.000 8.000 7.000 III Sửa chữa mua sắm Tài sản 10.000 5.000 5.000 IV Các khoản chi khác 3.000 1.000 1.000 1.000 Cộng 74.300 31.450 24.450 18.450 Kế toán Phụ trách kế toán Thủ trưởng đơn vị (ký) (ký) (ký) III. Công tác kế toán tại đơn vị dự toán phòng Tài chính kế hoạch 1. Kế toán quan hệ với kho bạc Đầu qúy kế toán phải lập kế hoạch "tiền mặt" gửi về kho bạc về các khoản chi tiêu để từ đó kho bạc Nhà nước đưa ra chính sách phù hợp đáp ứng nhu cầu của đơn vị. Khi lập kế hoạch kế toán phải căn cứ vào dự toán kinh phú cũng như nhu cầu chi tiêu của đơn vị. Nhu cầu chi tiêu của đơn vị đã được hoạch định và xác định chính xác đầy đủ, kế toán quan hệ với kho bạc Nhà nước, căn cứ vào tình hình cụ thể mà có thể rút tiền về nộp qũy để chi tiêu hoặc chuyển khoản thanh toán. Cụ thể: Rút tiền bằng: "Giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt" Giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt do kế otán lập dựa trên cơ sở dự toán kinh phí đã được thủ trưởng đơn vị phê duyệt để rút dự toán ngân sách bằng tiền mặt. Khi có nhu cầu sử dụng kinh phí bằng tiền mặt kế toán căn cứ vào dự toán và kế hoạch tiền mặt lập ba liên " Giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt" trình thủ trưởng và kế toán kiểm tra ký duyệt sau đó làm theo chứng từ gốc (nếu có) nộp vào kho bạc để nhận tiền mặt kiểm tra - xem xét tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ kho bạc cấp tiền mặt và trả lại một liên giấy rút dự toán đã được xác lập cho người nhận tiền. Giấy rút tiền dự toán này là cơ sở để lập phiếu thu nhập qũy tiền mặt là căn cứ để ghi sổ kế toán nguồn kinh phí ở đơn vị. Ví dụ minh họa: Ngày 6/5/2005 kế toán viết "Giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt" số 13 để chi lương và phụ cấp cho công nhân viên chức là: 8.186.178 VNĐ Trong đó: lương chính là: 8.070.178đ Phụ cấp lương: 116.000đ Ngày 13/5/2005 kế toán viết "Giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt số 14 số tiền: 7.236.000đ để chi Công tác phí: 2.000.000đ Vật tư văn phòng: 786.000đ Chi phí nghiệp vụ chuyên môn: 3.450.000đ Chi khác: 1.000.000đ Không ghi vào khu vực này GIẤY RÚT DỰ TOÁN NGÂN SÁCH Mẫu số: C2-04/85 KIÊM LĨNH TIỀN MẶT Niên độ: 2005 Ngân sách: Địa phương Số: 13 Thực chi Tạm ứng (Khung nào không sử dụng thì gạch chéo) Đơn vị lĩnh tiền: Phòng Tài chính - Kế hoạch Phần do CBNN ghi Nợ TK Có TK Mã số ĐVSDNS: 3113190189 Mã địa bàn 19 Tên CTMT Mã CTMT Tài khoản 321 - 01 - 002 Tại: Kho bạc Nhà nước huyện Hải Hậu Họ tên người lĩnh tiền: Phạm Thị Xuân Giấy CMND số 162331086 Cấp ngày 25/02/1998 Nơi cấp công an tỉnh Nam Định Nội dung thanh toán Mã nguồn Chương Loại Khoản Mục Tiểu Mục Số tiền Tiền lương tháng 5/2005 Phụ cấp lương chính 5/2005 100 102 01 01 8.070.178 116.000 Cộng 8.186.178 Tổng số tiền ghi bằng chữ: Tám triệu một trăm tám mươi sáu ngàn một trăm bảy mươi tám đồng chẵn. Đơn vị lĩnh tiền Ngày 6 tháng 5 năm 2005 Người nhận tiền (Đã nhận đủ tiền) CBNN ghi sổ và trả tiền Ngày….. Kế toán Chủ tài khoản Thủ qũy Kế toán Kế toán trưởng Giám đốc Không ghi vào khu vực này GIẤY RÚT DỰ TOÁN NGÂN SÁCH Mẫu số: 02-04/85 KIÊM LĨNH TIỀN MẶT Niên độ: 2005 Ngân sách: Địa phương Số: 14 Tạm ứng Thực chi (Khung nào không sử dụng thì gạch chéo) Đơn vị lĩnh tiền: Phòng Tài chính - Kế hoạch Phần do CBNN ghi Nợ TK Có TK Mã số ĐVSDNS: 3113190189 Mã địa bàn 19 Tên CTMT Mã CTMT Tài khoản 321 - 51 - 00.000.02 Tại: Kho bạc Nhà nước huyện Hải Hậu Họ tên người lĩnh tiền: Phạm Thị Xuân Giấy CMND số 162331086 Cấp ngày 25/02/1998 Nơi cấp công an tỉnh Nam Định Nội dung thanh toán Mã nguồn Chương Loại Khoản Mục Tiểu Mục Số tiền Công tác phí Vật tư văn phòng Chi phí NVCM Chi khác 113 110 119 134 2.000.000 786.000 3.450.000 1.000.000 Cộng 7.236.000 Tổng số tiền ghi bằng chữ: Bảy triệu hai trăm ba sáu nghìn đồng chẵn Đơn vị lĩnh tiền Ngày 6 tháng 5 năm 2005 Người nhận tiền (Đã nhận đủ tiền) CBNN ghi sổ và trả tiền Ngày….. Kế toán Chủ tài khoản Thủ qũy Kế toán trưởng Giám đốc Giấy rút dự toán là căn cứ để lập phiếu thu, nhập vào qũy tiền mặt và là chứng từ gốc để ghi sổ theo dõi nguồn kinh phí của phòng. Khi thủ qũy rút tiền từ kho bạc về căn cứ vào giấy rút dự toán đã được kho bạc trả lại và đã xác nhận rút tiền, kế toán căn cứ vào giấy rút vào sổ theo dõi nguồn kinh phí từng mục cụ thể và lập phiếu thu thu về qũy tiền mặt. Đơn vị: Phòng Tài chính - Kế hoạch Địa chỉ: Hải Hậu - Nam Định PHIẾU THU Quyển số Số: 20 Nợ TK111 Có TK 461 Họ và tên người nộp tiền: Phạm Thị Xuân Địa chỉ: Phòng Tài chính kế hoạch Lí do: Rút dự toán ngân sách nhập qũy Só tiền: 15.422.178đ (Viết bằng chữ): Mười lăm triệu bốn trăm hai mươi ngàn một trăm bảy mươi tám đồng chẵn. Kèm theo 2 chứng từ gốc. Phụ trách kế toán (Ký, họ tên) Người lập biểu (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Mười lăm triệu bốn trăm hai mươi hai ngàn một trăm bảy mươi tám đồng chẵn. Phụ trách kế toán (Ký, họ tên) Ngày tháng năm 2005 Người lập biểu (Ký, họ tên) Rút dự toán kiêm chuyển khoản để thanh toán. "Giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản, chuyển tiền thư điện, cấp séc bảo chi" do kế toán lập trên cơ sở dự toán đã được phê duyệt để "rút dự toán ngân sách bằng chuyển khoản, chuyển tiền thư điện cấp séc bảo chi chuyển trả cho đối tượng được hưởng. Khi có nhu cầu sử dụng dự toán ngân sách bằng chuyển khoản kế toán căn cứ vào dự toán được duyệt tiến hành lập 4 liên "Giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản - chuyển tiền thư điện cấp séc báo chi hoặc 5 liền (trường hợp với đối tượng được hưởng tại ngân hàng) trình thủ trưởng kế toán trưởng kiểm tra ký duyệt sau đó kèm theo chứng từ gốc (nếu có) nộp vào kho bạc sau khi xem xét tính hợp lý hợp lệ của chứng từ kho bạc sẽ chuyển tiền theo yêu cầu của đơn vị đồng thời gửi trả lại cho đơn vị một liên chứng từ đã được kho bạc xác nhận. Căn cứ vào giấy rút dự toán bằng chuyển khoản do kho bạc trả lại kế toán ghi vào sổ kế toán nguồn kinh phí. Ví dụ minh họa. Ngày 13 tháng 5 năm 2005 kế toán làm thủ tục rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản số 15 nộp tiền bảo hiểm cho cơ quan quản lý số tiền 2.003.001đ. Ngày 18/5/2005 kế toán làm thủ tục rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản số 16 trả tiền điện thắp sáng cho chi nhánh điện huyện Hải Hậu số tiền 450.000đ. Không ghi vào khu vực này GIẤY RÚT DỰ TOÁN NGÂN SÁCH Mẫu số: 02 KIÊM CHUYỂN KHOẢN CHUYỂN TIỀN Niên độ: 2005 THU ĐIỆN CẤP SÉC BẢO CHI Số: 15 Ngân sách: Địa phương Tạm ứng Thực chi (Khung nào không sử dụng thì gạch chéo) Đơn vị trả tiền: Phòng Tài chính - Kế hoạch Mã số ĐVSDNS: 3113190189 Mã địa bàn 19 Tên CTMT Mã CTMT Tài khoản 321 - 01 - 002 Tại: Kho bạc Nhà nước huyện Hải Hậu Đơn vị nhận tiền: Bảo hiểm xã hội huyện Hải Hậu Địa chỉ: Huyện Hải Hậu tỉnh Nam Định Số tài khoản: 943 - 13 - 001 Tại kho bạc Nhà nước huyện Hải Hậu Nội dung thanh toán Mã nguồn Chương Loại Khoản Mục Tiểu Mục Số tiền Thanh toán tiền bảo hiểm tháng 5/2005 018 13 01 100 106 1.480.482 522.522 Cộng 2.003.004 Tổng số tiền ghi bằng chữ: Hai triệu không trăm linh ba ngàn không trăm linh bốn đồng chẵn. Đơn trả lĩnh tiền Ngày 6 tháng 5 năm 2005 Người nhận tiền (Đã nhận đủ tiền) CBNN ghi sổ và trả tiền Ngày….. Kế toán Chủ tài khoản Kế toán Kế toán trưởng Giám đốc Kế toán Kế toán trưởng Giám đốc Không ghi vào khu vực này GIẤY RÚT DỰ TOÁN NGÂN SÁCH Mẫu số: 02 KIÊM CHUYỂN KHOẢN CHUYỂN TIỀN Niên độ: 2005 THU ĐIỆN CẤP SÉC BẢO CHI Số: 16 Ngân sách: Địa phương Tạm ứng Thực chi (Khung nào không sử dụng thì gạch chéo) Đơn vị trả tiền: Phòng Tài chính - Kế hoạch Mã số ĐVSDNS: 3113190189 Mã địa bàn 19 Tên CTMT Mã CTMT Tài khoản 321 - 01 - 002 Tại: Kho bạc Nhà nước huyện Hải Hậu Đơn vị nhận tiền: Chi nhánh điện huyện Hải Hậu Địa chỉ: Huyện Hải Hậu tỉnh Nam Định Số tài khoản: 4311 - 01 - 00005 Tại Ngân hàng (KBNN) Nông nghiệp và PTNN Hải Hậu Nội dung thanh toán Mã nguồn Chương Loại Khoản Mục Tiểu Mục Số tiền Chuyển trả tiền điện thắp sáng 018 13 01 109 450.000 Cộng 450.000 Tổng số tiền ghi bằng chữ: Bốn trăm năm mươi ngàn đồng. Đơn vị trả tiền Ngày 6 tháng 5 năm 2005 Người nhận tiền (Đã nhận đủ tiền) CBNN ghi sổ và trả tiền Ngày….. Kế toán Chủ tài khoản Kế toán trưởng Giám đốc Kế toán trưởng Giám đốc 2. Kế toán thanh toán a. Nội dung - Kế toán thanh toán là một khâu rất quan trọng trong công tác kế toán nó cần thiết cho mọi cơ quan thanh toán là việc sử dụng tiền, kinh phí để giải quyết một số các mối quan hệ kinh tế giữa các chủ thể trong mối quan hệ kinh tế. - Các mối quan hệ nghiệp vụ thanh toán trong phòng Tài chính kế hoạch bao gồm: các khoản nợ phải thu và các khoản nợ phải trả, cụ thể: + Các khoản phải thu + Tạm ứng + Các khoản phải nộp theo lương + Phải trả CNV viên chức b. Nhiệm vụ - Kế toán thanh toán có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép, phản ánh kịp thời đầy đủ chính xác và rõ ràng các khoản nợ phải thu - phải trả theo từng đối tượng từng khoản nợ. - Vận dụng hình thức thanh toán hợp lý để đảm bảo thanh toán kịp thời đúng hạn các khoản phải thu nợ phải trả. 2.1. Thanh toán tạm ứng - Khoản tạm ứng là một khoản tiền mặt giao cho người nhận tạm ứng để giải quyết công việc cụ thể nào đó hoặc có thể sử dụng vào việc riêng. - Người được tạm ứng nhất thiết phải là công viên chức hoặc cán bộ làm theo hợp đồng của đơn vị. - Tiền tạm ứng phải được trình bày rõ ràng mục đích sử dụng đúng mục đích đó. QUY TRÌNH THANH TOÁN TẠM ỨNG Nhu cầu tạm ứng Giấy đề nghị tạm ứng Các chứng từ có liên quan Sổ đăng ký CTGS Sổ cái Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết các tài khoản (tài khoản tạm ứng) Thực hiện công việc - Sau khi hoàn thành công việc người nhận tạm ứng phải viết giấy đề nghị thanh toán số tiền tạm ứng định kèm với chứng từ gốc để thanh toán và số tiền tạm ứng chi không hết phải nộp vào quỹ. Nếu không thanh toán kịp thời kế toán có quyền trừ vào lương hàng tháng được lĩnh. - Phải thanh toán dứt điểm số tiền tạm ứng kỳ trước mới cho tạm ứng tiếp kỳ sau. - Kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi từng người tạm ứng - từng khoản tạm ứng - từng lần tạm ứng và thanh toán tạm ứng để nắm rõ để đưa ra được các biện pháp xử lý kịp thời. Ví dụ minh hoạ. Ngày 18/5/2005 bà Trần Thị Thuỷ viết giấy đề nghị tạm ứng để tập huấn luật ngân sách với số tiền 2.000.000đ Đơn vị : Phòng Tài chính kế hoạch Địa chỉ : Hải Hậu - Nam Định GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN Ngày 18 tháng 5 năm 2005 Kính gửi: Phòng Tài chính kế hoạch Tên tôi là: Trần Thị Thuỷ Địa chỉ: Phòng Tài chính kế hoạch Đề nghị cho tạm ứng số tiền 2.000.000đ Viết bằng chữ: Hai triệu đồng chẵn. Lý do tạm ứng: Đi tập huấn luật ngân sách Thời hạn thanh toán hết ngày 28/5/2005. Ngày….tháng 5 năm 2005 Trưởng phòng Phụ trách kế toán Phụ trách bộ phận Người tạm ứng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sau khi viết giấy đề nghị tạm ứng, người nhận tạm ứng đưa cho phụ trách - trưởng phòng kế toán ký duyệt số tiền tạm ứng. Chuyển giấy đề nghị tạm ứng cho kế toán thanh toán viết phiếu chi rồi đưa cho thủ quỹ lĩnh tiền. Đơn vị: Phòng Tài chính - Kế hoạch Địa chỉ: Hải Hậu - Nam Định PHIẾU CHI Ngày 18 tháng 5 năm 2005 Quyển số Số: 20 Nợ TK111 Có TK 461 Họ và tên người nộp tiền: Trần Thị Thuỷ Địa chỉ: Phòng Tài chính kế hoạch Lí do: Tạm ứng đi tập huấn luật ngân sách Số tiền: 2.000.000đ (Hai triệu đồng). Kèm theo 1 chứng từ gốc. Trưởng phòng (Ký, họ tên) Phụ trách kế toán (Ký, họ tên) Người lập biểu (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền: Hai triệu đồng. Thủ quỹ (Ký, họ tên) Ngày tháng năm 2005 Người nhận tiền (Ký, họ tên) Khi cán bộ tạm ứng thanh toán kế toán thanh toán căn cứ vào bảng thanh toán đã duyệt kèm theo các chứng từ gốc để lập giấy thanh toán tạm ứng - phiếu thu hay phiếu chi số tiền chênh lệch khi tạm ứng cho cán bộ. Sau khi đi tập huấn về bà Trần Thị Thuỷ đã đề nghị thanh toán số tiền tạm ứng 2.000.000đ (hai triệu đồng) gồm các chứng từ gốc kèm theo. Kế toán lập bảng thanh toán tạm ứng như sau: Đơn vị: Phòng Tài chính kế hoạch Địa chỉ: Hải Hậu - Nam Định GIẤY THANH TOÁN TẠM ỨNG Ngày 22 tháng 5 năm 2005 Họ tên người thanh toán: Trần Thị Thuỷ Số Địa chỉ: Phòng Tài chính kế hoạch Nợ TK 312 Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng sau Có TK 111 Diễn giải Số tiền I. Số tiền tạm ứng 1. Số tiền tạm ứng các đợt trước chưa chi tiết 2. Số tiền ký này Phiếu chi số 24 ngày 18 tháng 5 năm 2005 2.000.000 II. Số tiền đã chi 1. Chứng từ số…. 2….. 2.000.000 III. Chênh lệch 1. Số tiền tạm ứng không hết (I - II) 2. Chi quá số tạm ứng (II - I) 0 Trưởng phòng Phụ trách kế toán Kế toán thanh toán Người thanh toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Kế toán sau khi đã tập hợp chứng từ gốc theo từng mẫu phiếu, căn cứ vào phiếu thu - phiếu chi thủ quỹ xem xét lại số tiền bằng số và chữ sau đó đóng dấu kèm theo chứng từ gốc ghi vào sổ quỹ tiền mặt Mẫu số: S11 - H Thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu tiền ký vào phiếu thu và vào sổ quỹ theo dõi tiền mặt rồi chuyển phiếu thu kèm chứng từ gốc cho kế toán theo dõi tạm ứng để kế toán theo dõi tạm ứng vào sổ theo dõi chi tiết các tái khoản theo đối tượng bà Trần Thị Thuỷ số tiền 2.000.000đ vào cột phát sinh có theo mẫu số: S 43 - H Bộ (Sở)….. Đơn vị: Phòng Tài chính kế hoạch SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN Tên tài khoản: Tạm ứng Số hiệu: 312 Đối tượng: Trần Thị Thuỷ Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số phát sinh Số dư Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có 18/5 18/5 Số dư đầu kỳ Chi tạm ứng 2.000.000 23/5 23/5 Thanh toán tạm ứng 2.000.000 Cộng 2.000.000 2.000.000 Người ghi sổ Phụ trách kế toán Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.2. Kế toán thanh toán tiền lương Tiền lương là số tiền thù lao lao động phải trả cho công nhân viên chức - người lao động dựa trên số chất lượng lao động của mỗi người để bù đắp lại hao phí sức lao động của họ trong quá trình lao động. Khoản chi phí tiền lương là khoản chi chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi thường xuyên của đơn vị, vì nó có tác động lớn đến hiệu quả công tác kéo của viên chức trong đơn vị. Do vậy đơn vị phải tuân thủ nghiêm chế độ tiền lương ưu đãi cho viên chức theo quy định của Nhà nước. QUY TRÌNH KẾ TOÁN THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ THANH TOÁN BẢO HIỂM Bảng chấm công Bảng thanh toán tiền lương Bảng kê trích nộp bảo hiểm Phiếu chi các chứng từ liên quan Sổ đăng ký CTGS Sổ cái Chứng từ ghi sổ Sau khi vào sổ kế toán kẹp phiếu thanh toán tạm ứng kèm chứng từ gốc để lập chứng từ ghi sổ vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản theo định khoản. Nợ TK 661 2.000.000 Có TK 321 2.000.000 Trường hợp: Số tiền tạm ứng nhỏ hơn số tiền thanh toán thì kế toán căn cứ vào phần chênh lệch trên giấy thanh toán tạm ứng kèm theo chứng từ gốc để lập phiếu chi trả số tiền chi quá tạm ứng rồi trình kế toán trưởng thủ trưởng đơn vị ký duyệt. Sau đó chuyển phiếu chi kèm theo chứng từ gốc cho người có giấy thanh toán đến thủ trưởng ký nhận. Căn cứ vào phiếu chi thủ quỹ chi trả tiền, ký vào phiếu chi và vào sổ quỹ, chuyển phiếu chi kèm chứng từ gốc cho kế toán theo dõi tạm ứng vào sổ theo dõi chi tiết tạm ứng theo dõi đối tượng vào cột phát sinh có. Sau đó kế toán kẹp phiếu chi kèm theo chứng từ gốc lập chứng từ ghi sổ vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và vào sổ cái các tài khoản theo định khoản. Nợ TK 661 Số thực chi Có TK 312 Số tiền đã tạm ứng Có TK 111 Số tiền chênh lệch Trường hợp: Số tiền tạm ứng bằng số tiền thanh toán thì trên giấy thanh toán tạm ứng phần chênh lệch bằng 0. Nợ TK 661 Số tiền thực chi Có TK 312 Số tiền đã tạm ứng Kế toán tiền lương phải hạch toán đúng thời gian số chất lượng và kết quả lao động của người lao động, tính đúng - thanh toán kịp thời tiền lương và các khoản liên quan khác liên quan đến viên chức. Tính toán phân bổ hợp lý chính xác tiền lương và các khoản BHXH - BHYT cho cơ quan đơn vị mình. Định ký tiến hành phân tích tình hình chi tiêu quỹ lương cung cấp thông tin cần thiết cho lãnh đạo đơn vị. * Căn cứ để tính lương. - Bảng tính lương tháng trước. - Mức lương tăng giảm hoặc thay đổi - Bảng chấm công - Các khoản khấu trừ * Cách tính lương và các khoản khấu trừ + Mức lương ngạch bậc = x + Phụ cấp lương = x + = x Phụ cấp x 6% + = - Ví dụ minh hoạ Tính tiền lương của ông: Nguyễn Văn Tiến Phòng Tài chính kế hoạch tháng 5/2005. * Lương cơ bản = Hệ số lương x Mức lương tối thiểu = 2,58 x 290.000 = 748.200đ * Phụ cấp chức vụ = Mức lương cơ bản x Hệ số chức vụ 290.000 x 0,1 = 290.000đ * Các khoản giảm trừ - BHXH = (748.200 + 29.000) x 5% - BHYT = (748.200 + 29.000) x 1% Vậy tổng số lương thực lĩnh của ông Tiến. = Lương cb + PCCV - Các khoản giảm trừ = 748.200 + 29.000 - (38.860 + 7.772) = 730.568đ BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG CÁN BỘ THÁNG 5 NĂM 2005 Đơn vị: Phòng Tài chính kế hoạch. STT Họ và Tên Chức vụ Hệ số lương Hệ số PCCV Tổng hệ số Tổng mức lương Các khoản khấu trừ lương Tiền lương thực nhận Ký nhận BHXH BHYT Cộng 1 Nguyễn Quốc Trọng TP 3,56 0,2 3,76 1.090.400 54.520 10.904 65.424 1.024.976 2 Nguyễn Viết Tiến PP 2,58 0,1 2,68 777.200 38.860 7.772 46.632 730.568 3 Trần Đức Nhậm PP 4,06 0,1 4,16 1.206.400 60.320 12.064 72.384 1.134.016 4 Trần Xuân Kiên NV 3,31 3,31 959.900 47.995 9.599 57.954 901.946 5 Trần Thị Thuỷ NV 2,81 2,81 814.900 40.745 8.14._.