Kế toán hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Bao bỡ và In Nụng Nghiệp

anh nào thì kế toán luôn là một bộ phận quan trọng không thể thiếu được trong hệ thống quản lí tài chính của đơn vị. Nó là công cụ đắc lực điều hành và cung cấp các thông tin kinh tế, tài chính cho nhà quản lí và các bên liên quan. Kế toán đóng góp vai trò tích cực trong quá trình điều hành, quản lí nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Quá trình thực tập tại công ty Cổ phần Bao bì và In Nông Nghiệp em đã được vận dụng những kiến thức được học ở trường lớp và tìm hiểu thực tế công tác kế toán tại một doanh nghiệp. Qua quá trình tìm hiểu hoạt động sản xuât tại công ty em nhận thấy công tác kế toán nguyên vật liệu đóng vai trò rất quan trọng góp phần nâng cao hiệu quả của công ty. Là một trong yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, nguyên vật liệu chiếm hơn 60% tổng giá thành sản phẩm bao bì tại công ty cho nên để hạ giá thành sản phẩm cũng như nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động nói chung và nguyên vật liệu nói riêng thì công tác kế toán nguyên vật liệu cần được thực hiện tốt và không ngừng hoàn thiện. Do đó em quyết định chọn đề tài “ Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ phẩn Bao bì và In Nông Nghiệp” là luận văn tốt nghiệp. Luận văn gồm ba chương chính sau: Chương I : Cơ sở lý luận hạch toán nguyên vật liệu. Chương II: Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Bao bì và In Nông Nghiệp. Chương III: Phương hướng hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Bao bì và In Nông Nghiệp. CHƯƠNG I :CƠ SỞ LÝ LUẬN HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU 1.1. Ý nghĩa vai trò công tác hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 1.1.1. Đặc điểm, vai trò nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh. Bất kỳ nền sản xuất nào, kể cả nền sản xuất hiện đại đều có đặc trưng chung là sự tác động của con người vào các yếu tố lực lượng tự nhiên nhằm thoả mãn những nhu cầu nào đó của con người. Tất cả mọi vật mà lao động của con người tác động vào nhằm biến đổi nó theo mục đích của mình thì là đối tượng lao động. Nguyên vật liệu (NVL) là đối tượng lao động nhưng không phải bất cứ đối tượng lao động nào cũng là NVL. Chỉ khi đối tượng lao động đã có sự tác động của lao động, đã qua chế biến thì mới trở thành NVL. Chẳng hạn như quặng nhôm, quặng thiếc ... khi chúng còn nằm trong lòng đất thì chúng không phải là NVL, nhưng nhờ lao động có ích của con người khai thác lên để sản xuất công nghiệp thì chúng mới được coi là NVL. Trong các doanh nghiệp sản xuất, NVL là đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá, là một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất (Tư liệu lao động, sức lao động, đối tượng lao động) và là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, chi phí về NVL thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất tạo ra sản phẩm vì trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, nó bị tiêu dùng hoàn toàn và thay thế hình thái vật chất ban đầu hình thành nên thực thể của sản phẩm hay nói cách khác là giá trị của NVL được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới sáng tạo ra. Vì vậy, NVL không chỉ quyết định đến số lượng mà còn ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm, nói cách khác NVL giữ một vai trò quan trọng trong sản xuất. Với vị trí quan trọng của NVL trong sản xuất nên doanh nghiệp phải tổ chức công tác hạch toán kế toán NVL chặt chẽ ở các khâu: thu mua, bảo quản, sử dụng, dữ trữ phù hợp để thúc đẩy việc cung cấp kịp thời, đồng bộ các NVL cần thiết cho sản xuất. Kiểm tra giám sát thực hiện việc chấp hành các quy định về định mức, ngăn ngừa các hiện tượng hư hao mất mát lãng phí NVL qua các khâu của quá trình sản xuất nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong doanh nghiệp. 1.1.2. Yêu cầu quản lý NVL. Quản lý NVL là yêu cầu khách quan của mọi nền sản xuất xã hội, nhất là trong nền kinh tế hàng hoá phát triển như hiện nay. Trong điều kiện đó, các doanh nghiệp sản xuất phải đối mặt với nhiều vấn đề, đặc biệt là sự cạnh tranh gay gắt để có thể tồn tại và phát triển. Để đạt được điều đó thì đòi hỏi việc quản lý NVL phải đảm bảo những yêu cầu sau: - Thứ nhất: NVL là tài sản dự trữ sản xuất thường xuyên biến động, các doanh nghiệp phải tiến hành thu mua thường xuyên do đó khâu thu mua phải quản lý chặt chẽ về số lượng, chất lượng, giá cả, thời gian cung cấp, quy cách, chủng loại, đáp ứng đầy đủ thường xuyên, liên tục cho quá trình sản xuất. Phải thường xuyên phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua NVL để từ đó lựa chọn nguồn thu mua NVL sao cho đạt hiệu quả cao nhất. - Thứ hai: Phải tính toán đầy đủ, chính xác, kịp thời giá trị NVL hao hụt trong sản xuất, giá trị NVL có trong thành phẩm. Điều này yêu cầu khâu quản lý sử dụng phải được tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình sản xuất tiêu dùng trong sản xuất kinh doanh thường xuyên, liên tục, kịp thời. - Thứ ba: Phải tổ chức kho tàng bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng thứ NVL, đảm bảo chất lượng của NVL đưa vào sản xuất. Đồng thời hạn chế những mất mát hao hụt, rủi ro trong quá trình sản xuất, trong quá trình vận chuyển. Tóm lại, việc quản lý NVL từ khâu thu mua, vẩn chuyển, bảo quản, sử dụng, dự trữ là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý doanh nghiệp nói chung và kế toán NVL nói riêng. 1.1.3. Vai trò của kế toán với quản lý và sử dụng NVL. Hạch toán kế toán là việc ghi chép tính toán mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh ở đơn vị, cung cấp thông tin cho quản lý kinh tế để đề ra các biện pháp quản lý đúng đắn. Hạch toán kế toán NVL là việc ghi chép phản ánh đầy đủ tình hình thu mua, nhập xuất, dự trữ... NVL. Mặt khác, thông qua tài liệu kế toán NVL còn biết được chất lượng, chủng loại NVL có đảm bảo hay không, số lượng thiếu hay thừa đối với sản xuất để từ đó người quản lý đề ra các biện pháp thiết thực để quản lý tốt về giá cả, chất lượng... của NVL. Kế toán NVL có vai trò quan trọng trong việc quản lý và sử dụng NVL. Để phát huy được vai trò quản lý và sử dụng NVL, đòi hỏi công tác quản lý NVL phải đảm bảo những yêu cầu về quản lý nhất định. 1.1.4. Nhiệm vụ của kế toán NVL. Xuất phát từ đặc điểm yêu cầu của kế toán NVL, xuất phát từ vị trí của kế toán trong hệ thống quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp, Nhà nước đã xác định nhiệm vụ kế toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất như sau: - Ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, đánh giá, phân loại, tình hình nhập xuất và quản lý NVL. Từ đó đáp ứng được yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nước, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, tính giá thành thực tế của NVL đã thu mua và nhập kho. Đồng thời kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua NVL về số lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả và thời hạn cung cấp NVL đảm bảo đầy đủ, kịp thời. - Áp dụng đúng đắn các phương pháp về kỹ thuật hạch toán NVL, hướng dẫn kiểm tra các bộ phận, các đơn vị trong doanh nghiệp thục hiện đầy đủ các chế độ hạch toán về NVL (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ), mở các sổ, các thẻ kế toán chi tiết. Phải hạch toán đúng chế độ, đúng phương pháp quy định để đảm bảo sử dụng thống nhất trong công tác kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp quản lý chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi ngành và toàn bộ nền kinh tế quốc dân. - Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản dự trữ và sử dụng NVL. Từ đó phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất các biện pháp xử lý NVL thừa, thiếu, ứ đọng, kém chất lượng hoặc mất phẩm chất, giúp cho việc tính toán xác định số lượng và giá trị NVL thực tế đưa vào sản xuất sản phẩm. Phân bổ chính xác NVL đã tiêu hao vào đối tượng sử dụng để từ đó giúp cho việc tính toán giá thành được chính xác. 1.2. Phân loại và đánh giá NVL. 1.2.1. Phân loại NVL. Mỗi doanh nghiệp do tính chất đặc thù trong sản xuất kinh doanh nên sử dụng những loại NVL khác nhau. Phân loại NVL là việc làm thường xuyên, sắp xếp các loại NVL theo từng nội dung, tính chất thương phẩm của chúng nhằm phục vụ cho yều cầu của doanh nghiệp. Nhìn chung NVL được phân loại theo các cách sau: 1.2.1.1. Căn cứ vào nội dung kinh tế : NVL đươc chia thành các loại: - NVL chính (bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài): Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm sản xuất ra. Đối với bán thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất ra sản phẩm cũng được coi là NVL chính. - Vật liệu phụ: Là các loại vật liệu được sử dụng để làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất, bao gói sản phẩm như hoá chất, phụ gia, sơn, dầu nhờn, chỉ khâu, bao bì, xà phòng, ... - Nhiên liệu: Được phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho phương tiện vận tải, máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh như: xăng, dầu, than, củi, khí gas... - Phụ tùng thay thế: Gồm các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa những máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vật tải, công cụ, dụng cụ lao động... - Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp, công cụ, khí cụ, vật kết cấu,... dùng trong công tác xây lắp, xây dựng cơ bản. - Vật liệu khác: Là các loại vật liệu không được xếp vào các loại kể trên, các NVL này do quá trình sản xuất loại ra, phế liệu thu hồi từ việc thanh lý tài sản cố định, phế liệu từ sản phẩm hỏng, phế liệu từ các NVL chính ... 1.2.1.2. Căn cứ vào nguồn gốc NVL: NVL của doanh nghiệp được chia thành: - NVL mua ngoài. - NVL tự sản xuất, tự chế biến gia công. - NVL thuê ngoài gia công chế biến. - NVL nhận góp vốn. 1.2.1.3. Căn cứ vào mục đích, nội dung NVL: NVL của doanh nghiệp được chia thành: - NVL được dùng trực tiếp vào sản xuất kinh doanh. - NVL dùng cho các nhu cầu khác như quản lý phân xưởng, tổ đội sản xuất, quản lý doanh nghiệp, tiêu thụ sản phẩm. 1.2.2. Tính giá NVL. Tính giá NVL là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của NVL theo từng nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực thống nhất. Về nguyên tắc, NVL là tài sản lưu động nên phải đánh giá theo giá trị vốn thực tế, song do NVL có nhiều loại, nhiều thứ, lại được thường xuyên biến động trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh và do yêu cầu của công tác kế toán NVL là phản ánh kịp thời hàng ngày tình hình biến động tăng giảm, hiện có của NVL nên trong công tác kế toán công có thể đánh giá theo hạch toán NVL. 1.2.2.1. Đánh giá NVL theo giá vốn thực tế: Giá vốn thực tế của NVL = Giá mua NVL + Chi phí thu mua, chi phí gia công chế biến a. Giá vốn thực tế của NVL nhập kho: Bao gồm: ● Vật liệu mua ngoài: Giá thực tế là ghi trên hoá đơn (bao gồm cả các khoản thuế nhập khẩu, thuế khác nếu có) cộng với chi phí mua thực tế ( bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, bảo hiểm, chi phí thuê kho bãi, tiền phạt, tiền bồi dưỡng, chi phí nhân viên... trừ các khoản triết khấu giảm trừ (nếu có). Đối với doanh nghiệp sản xuất thuộc đối tượng phải nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì trên hoá đơn là giá vốn không bao gồm thuế GTGT đầu vào. Còn đối với doanh nghiệp sản xuất thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và doanh nghiệp sản xuất không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì trên hoá đơn là giá tổng thanh toán (bao gồm cả thuế GTGT đầu vào) ● Vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá vốn thực tế là giá thực tế của NVL xuất kho thuê chế biến gia công cộng với chi phí vận chuyển bốc dỡ đến nơi thuê chế biến và từ nơi chế biến về doanh nghiệp cùng với số tiền phải trả cho đơn vị nhận gia công chế biến. ● Vật liệu tự chế biến: Là giá thực tế của NVL xuất kho để chế biến cộng với chi phí chế biến. ● Vật liệu nhận vốn góp liên doanh: Giá thực tế là giá do HĐLD định giá và được đánh giá theo giá trị thực tế còn sử dụng được, hoặc theo giá ước tính. è Giá vốn thực tế có tác dụng to lớn trong công tác quản lý kế toán NVL. Nó được dùng để hạch toán tổng hợp tình hình nhập - xuất - tồn NVL, tính toán phân bổ chính xác NVL đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời phản ánh chính xác giá trị thực tế hiện còn của doanh nghiệp. b. Giá vốn thực tế của NVL xuất kho : Việc tính giá trị thực tế của NVL xuất kho có thể tính theo một trong các phương pháp sau: 5 phương pháp + Phương pháp theo hoá đơn mua thực tế tồn đầu kỳ: Theo phương pháp này, giá thực tế NVL xuất kho được tính theo công thức sau: Giá thực tế xuất kho = Số lượng NVL xuất kho * Đơn giá mua thực tế NVL tồn đầu kỳ + Phương pháp nhập trước, xuất trước: Phương pháp nhập trước, xuất trước dựa trên giả định là hàng nào nhập trước sẽ được xuất trước và lấy đơn giá mua thực tế của lần nhập đó để tính trị giá hàng xuất kho. Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo số lượng hàng tồn kho và đơn giá của những lô hàng nhập sau cùng. + Phương pháp đơn giá thực tế bình quân: Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập kho giá vốn thực tế bình quân của NVL được xác định theo công thức sau: Đơn giá thực tế bình quân = Trị giá thực tế NVL còn đầu kỳ + Trị giá mua thực tế NVL nhập trong kỳ Số lượng NVL còn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ Trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho theo từng lần xuất được tính theo công Giá thực tế NVL xuất kho = Đơn giá thực tế bình quân * Số lượng NVL xuất kho thức: Đơn giá thực tế bình quân được sử dụng để xác định trị giá vốn thực tế NVL xuất kho cho đến khi nhập lô hàng khác cần tính toán lại đơn giá thực tế bình quân để tính giá vốn thực tế của NVL xuất kho tiếp theo. Việc xác định đơn giá thực tế bình quân theo cách này còn gọi là tính theo đơn giá thực tế bình quân liên hoàn. Trong thực tế, đơn giá thực tế bình quân của NVL có thể tính bình quân cuối kỳ hạch toán. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp hạch toán NVL tồn kho cuối kỳ theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì việc tính đơn giá thực tế bình quân cần phải tính vào cuối kỳ. Đơn giá thực tế bình quân = Giá vốn thực tế NVL còn đầu kỳ + Giá vốn thực tế NVL trong cả kỳ Số lượng NVL còn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập kho trong cả kỳ Giá vốn thực tế của NVL còn cuối kỳ = Số lượng NVL còn cuối kỳ * Đơn giá thực tế bình quân Giá vốn thực tế của NVL xuất kho trong kỳ = Giá vốn thực tế của NVL còn đầu kỳ + Giá vốn thực tế của NVL nhập kho trong kỳ _ Giá vốn thực tế của NVL còn cuối kỳ ● Phương pháp đích danh: Theo phương pháp này, NVL xuất kho thuộc lô nào thì lấy đúng đơn giá NVL nhập kho của chính lô đó để tính giá vốn thực tế của NVL xuất kho. Giá vốn thực tế của NVL hiện còn trong kho được tính bằng số lượng từng lô NVL hiện còn nhân với đơn giá nhập kho của chính từng lô NVL đó, rồi tổng hợp lại. ● Phương pháp nhập sau, xuất trước: Phương pháp này được dựa theo giả định NVL nào nhập sau thì được xuất trước và trị giá NVL xuất kho được tính bằng căn cứ vào số lượng NVL xuất kho, đơn giá của những lô NVL nhập mới nhất hiện có trong kho. Trị giá của NVL tồn kho cuối kỳ được tính theo số lượng NVL tồn kho và đơn giá của những lô NVL cũ nhất và đơn giá của những lô NVL nhập sau khi xuất lần cuối tính đến thời điểm xác định số tồn kho. Theo phương pháp này, kế toán chi tiết nhập, xuất, tồn hàng ngày theo trị giá mua thực tế thì khi có nhu cầu thông tin về giá vốn thực tế của NVL xuất kho và tồn kho, kế toán cần phải tính toán chi phí thu mua thực tế cho NVL xuất kho và tồn kho theo các bước sau: Bước 1: Tính hệ số phân bổ chi phí thu mua thực tế theo công thức: Chi phí thu mua thực tế phát sinh trong kỳ cần phân bổ Hệ số chi phí thu mua thực tế phân bổ (Hp) Chi phí thu mua phân bổ cho NVL tồn đầu kỳ + = Trị giá mua của NVL tồn đầu kỳ + Trị giá mua của NVL nhập kho trong kỳ Bước 2: Tính chi phí thu mua thực tế phân bổ cho NVL xuất kho và tồn kho theo công thức: Chi phí thu mua thực tế phân bổ cho NVL xuất kho = Hp Trị giá mua của NVL xuất kho * Chi phí thu mua thực tế phân bổ cho NVL tồn kho cuối kỳ = Hp * Trị giá mua của NVL tồn kho cuối kỳ Bước 3: Tính giá vốn thực tế của NVL xuất kho trong kỳ hay tồn kho cuối kỳ bằng cách cộng chi phí thu mua phân bổ cho NVL xuất kho (hoặc tồn kho) vào giá trị mua của chúng. 1.2.2.2. Đánh giá NVL theo giá hạch toán: Giá hạch toán của NVL là loại giá do doanh nghiệp qui định (thường dùng giá kế hoạch hay giá mua tại một thời điểm nào đó) và được sử dụng trong một thời gian dài, ít nhất là một kỳ hạch toán. Dù sử dụng giá hạch toán để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng, song kế toán không được vi phạm nguyên tắc giá vốn thực tế trong việc phản ánh chi phí SXKD và trị giá tài sản hiện còn trên bảng cân đối kế toán. Bởi vậy trong trường hợp này sẽ xuất hiện một phương pháp tính giá vốn thực tế của NVL xuất kho và tồn kho. Đó là phương pháp hệ số giá. Theo phương pháp này, hàng ngày kế toán ghi sổ chi tiết NVL theo giá hạch toán, cuối kỳ tính hệ số giữa giá vốn thực tế với giá hạch toán của NVL hiện còn đầu kỳ và nhập kho trong kỳ theo công thức: Hệ số giá Giá vốn thực tế NVL còn đầu kỳ + Giá vốn thực tế NVL nhập kho trong kỳ Giá hạch toán NVL còn đầu kỳ + Giá hạch toán NVL trong kỳ = Hệ số giá của NVL có thể tính theo từng loại NVL, nhóm NVL hay từng NVL hay từng mặt NVL tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Căn cứ vào hệ số giá và giá hạch toán của NVL xuất kho trong kỳ hoặc hiện còn cuối kỳ để tính giá vốn thực tế của NVL xuất kho trong kỳ và hiện còn cuối kỳ theo công thức: Giá hạch toán của NVL xuất kho trong kỳ * Hệ số giá = Giá vốn thực tế của NVL xuất kho trong kỳ Giá vốn thực tế của NVL hiện còn cuối kỳ = Hệ số giá * Giá hạch toán của NVL còn cuối kỳ 1.3. Nội dung của hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp 1.3.1. Kế toán chi tiết NVL 1.3.1.1. Chứng từ kế toán sử dụng: Theo chế độ kế toán quy định ban hành kèm theo Quyết định Số:15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2005 Bộ Tài Chính, các chứng từ về kế toán NVL bao gồm: - Phiếu nhập kho (Mẫu số 01- VT); - Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 - VT); - Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu số 03 - VT); - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu số 04 – VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu số 05 - VT); - Bảng kê mua hàng (Mẫu số 06 – VT) - Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ (Mẫu số 07 – VT) - Hoá đơn GTGT (Mẫu số 01 – GTKT – 3LL); - Hoá đơn bán hàng thông thường (Mẫu số 02 – GTGT- 3LL); - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03 – PXK – 3LL) Việc sử dụng các chứng từ này tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế, hình thức sở hữu. Đối với các chứng từ thống nhất bắt buộc sử dụng phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập. Người lập phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mọi chứng từ kế toán về NVL phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian do kế toán trưởng quy định phục vụ cho việc phản ánh, tổng hợp kịp thời các bộ phận, các cá nhân có liên quan. 1.3.1.2. Sổ kế toán chi tiết NVL Tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng vào các sổ (thẻ) chi tiết như sau: - Sổ (thẻ) kho. - Sổ (thẻ) kế toán chi tiết NVL. - Sổ đối chiếu luân chuyển. - Sổ số dư. 1.3.1.3. Hạch toán kế toán chi tiết NVL Để đảm bảo cung cấp thông tin nhanh và thông tin định kỳ về tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL cả về chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu thành tiền theo từng thứ, từng nhóm, từng loại ở từng nơi bảo quản, sử dụng NVL, kế toán phải đảm bảo các yêu cầu sau: ● Tổ chức hạch toán chi tiết NVL ở từng kho và ở bộ phận kế toán doanh nghiệp. ● Theo dõi hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại, nhóm, thứ của NVL cả về chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị. ● Đảm bảo khớp đúng về nội dung các chỉ tiêu tương ứng giữa số liệu kế toán chi tiết với số liệu hạch toán chi tiết ở kho; giữa số liệu kế toán chi tiết với số liệu kế toán tổng hợp NVL. ● Cung cấp kịp thời các thông tin cần thiết hàng ngày, tuần kỳ theo yêu cầu quản trị NVL). è Trách nhiệm quản lý NVL trong doanh nghiệp liên quan đến nhiều bộ phận, nhưng việc quản lý trực tiếp nhập, xuất, tồn kho NVL do thủ kho và bộ phận kế toán hàng tồn kho đảm nhận. Vì vậy giữa thủ kho và kế toán phải có sự liên hệ, phối hợp trong việc sử dụng các chứng từ nhập, xuất kho để hạch toán chi tiết NVL. Doanh nghiệp có thể hạch toán kế toán chi tiết NVL theo các phương pháp sau: a. Phương pháp ghi thẻ song song: ● Nội dung: Ở Kho: Việc ghi chép hàng tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi về mặt số lượng. Khi nhận được các chứng từ nhập xuất vật liệu, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ rồi ghi sổ số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Cuối tháng, tính ra số tồn kho rồi ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho nhận các chứng từ nhập xuất đã được phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán. Ở Phòng Kế toán: Hàng ngày hay định kỳ 3 - 5 ngày, nhân viên kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho và nhận chứng từ nhập, xuất kho về phòng kế toán. Cuối tháng, kế toán cũng cộng số liệu trên các thẻ (sổ) chi tiết, sau đó căn cứ vào số liệu dòng cộng ở thẻ (sổ) chi tiết để ghi vào bảng kê nhập, xuất, tồn kho theo thứ, nhóm, loại NVL. Bảng kê này có thể được sử dụng như một báo cáo NVL cuối tháng. Có thể khái quát nội dung trình tự hạch toán kế toán chi tiết NVL theo phương pháp ghi thẻ song song như sau: THẺ KHO Chứng từ Nhập Chứng từ Xuất Sổ (Thẻ) hạch toán kế toán chi tiết NVL Bảng kê tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn (1) (1) (2) (2) Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu Sổ kế toán tổng hợp Sơ đồ 1.1: Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song Phương pháp này thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại NVL, khối lượng các nghiệp vụ phát sinh không thường xuyên, trình độ của nhân viên kế toán chưa cao. ● Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng của phương pháp ghi thẻ song song: + Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, đảm bảo độ tin cậy cao của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho + Nhược điểm: Khối lượng ghi chép lớn (đặc biệt trường hợp doanh nghiệp nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá), ghi chép trùng lắp chỉ tiêu số lượng giữa kế toán và thủ kho. + Điều kiện áp dụng: Thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, hàng hoá, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thường xuyên, trình độ của nhân viên kế toán chưa cao. b. Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển: ● Nội dung: Ở Kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép giống như phương pháp ghi thẻ song song. Ở Phòng Kế toán: Sổ đối chiếu luân chuyển được kế toán mở cho cả năm và được ghi vào cuối mỗi tháng. Sổ được dùng để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng NVL thuộc từng kho. Sổ theo dõi cả chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu thành tiền trong cả tháng của hàng nhập, xuất, tồn kho. Mỗi NVL được ghi một dòng trên sổ. Sau khi hoàn thành việc ghi sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán thực hiện đối chiếu số liệu trên sổ này với số liệu trên thẻ kho và số liệu trên sổ kế toán tài chính liên quan( nếu cần). Nội dung trình tự hạch toán kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được khái quát như sau: THẺ KHO Chứng từ Nhập Bảng kê Nhập Chứng từ Xuất Bảng kê Xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Sổ kế toán tổng hợp Sơ đồ 1.2: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển ● Ưu, nhược điểm của phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển + Ưu điểm: Với phương pháp này khối lượng ghi chép có giảm bớt so với phương pháp ghi thẻ song song. + Nhược điểm: Vẫn trùng lắp chỉ tiêu số lượng giữa ghi chép của thủ kho và kế toán. - Nếu không lập bảng kê nhập, bảng kê xuất NVL thì việc sắp xếp chứng từ nhập, xuất trong cả tháng để ghi sổ đối chiếu luân chuyển dễ phát sinh nhầm lẫn sai sót. Nếu lập bảng kê nhập, bảng kê xuất thì khối ghi chép vẫn lớn. - Việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán chỉ được tiến hành vào cuối tháng, vì vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. - Theo phương pháp này, để lập báo cáo nhanh hàng tồn kho cần phải dựa vào số liệu trên thẻ kho. Theo yêu cầu cung cấp thông tin nhanh phục vụ quản trị hàng tồn kho thì các doanh nghiệp không nên sử dụng phương pháp này. c. Phương pháp mức dư (Ghi sổ số dư) ● Nội dung: Ở Kho: Ngoài việc sử dụng thẻ kho để ghi chép tương tự hai phương pháp trên, thủ kho còn sử dụng số dư để ghi chép số tồn kho cuối tháng của từng NVL theo chỉ tiêu số lượng. Sổ số dư do kế toán lập cho từng kho, mở theo năm. Cuối mỗi tháng số dư được chuyển cho thủ kho để ghi số lượng hàng tồn kho trên cơ sở số liệu từ các thẻ kho. Trên sổ số dư NVL được sắp xếp theo thứ, nhóm, loại. Mỗi nhóm có dòng cộng nhóm, mỗi loại có dòng cộng loại. Ở Phòng Kế toán: Kế toán mở sổ theo dõi từng kho chung cho cả năm để ghi chép tình hình nhập xuất. Cuối tháng khi nhận được sổ số dư do thủ kho đưa lên, kế toán căn cứ vào số tồn kho cuối tháng do thủ kho tính và ghi ở sổ số dư, đơn giá hạch toán tính ra giá trị tồn kho để ghi vào cột số tiền trên sổ số dư. Việc kiểm tra, đối chiếu căn cứ vào cột số tiền tồn kho trên sổ số dư và bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn và số liệu kế toán tổng hợp. Nội dung, trình tự kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư có thể được khái quát như sau: (Sơ đồ 3) Thẻ kho Chứng từ Nhập Chứng từ Xuất Bảng kê Nhập Bảng kê Xuất Bảng luỹ kế Nhập Bảng luỹ kế Xuất SỔ SỐ DƯ Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu Sổ kế toán tổng hợp Sơ đồ 1.3: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư ● Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng phương pháp mức dư (Ghi sổ số dư). + Ưu điểm: - Giảm bớt được khối lượng ghi chép do kế toán chỉ ghi chỉ tiêu thành tiền của NVL theo nhóm và theo loại. - Kế toán thực hiện được việc kiểm tra thường xuyên đối với ghi chép của thủ kho trên thẻ kho vầ kiểm tra thường xuyên việc bảo quản NVL trong kho của thủ kho. - Công việc dàn đều trong tháng, nên đảm bảo cung cấp kịp thời các số liệu cần thiết phục vụ cho quản trị NVL. + Nhược điểm: - Do ở phòng kế toán chỉ ghi chỉ tiêu thành tiền của nhóm và loại NVL vậy để có thông tin về tình hình nhập, xuất, hiện còn của NVL nào đó phải căn cứ vào số liệu trên thẻ kho. - Khi cần lập báo cáo tuần kỳ về NVL phải căn cứ trực tiếp vào số liệu trên các thẻ kho. - Khi kiểm tra đối chiếu số liệu, nếu phát hiện sự không khớp đúng giữa số liệu trên sổ số dư với số liệu tương ứng trên bảng kê nhập, xuất, tồn kho thì việc tìm kiếm, tra cứu rất phức tạp. + Điều kiện áp dụng: - Nên áp dụng trong các doanh nghiệp sử dụng nhiều chủng loại NVL hay kinh doanh nhiều mặt hàng, tình hình nhập, xuất NVL xảy ra thường xuyên. - Doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thống đơn giá hạch toán sử dụng trong hạch toán chi tiết NVL và xây dựng được hệ thống danh điểm NVL hợp lý. Nhân viên kế toán NVL tồn kho có trình độ cao, đồng thời thủ kho của doanh nghiệp vừa có khả năng chuyên môn tốt, vừa ý thức được đầy đủ trách nhiệm trong quản lý NVL. 1.3.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Trong doanh nghiệp sản xuất, kế toán tổng hợp NVL có thể theo một trong hai phương pháp sau: 1.3.2.1. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên a.Tài khoản kế toán sử dụng ● Tài khoản 152“ Nguyên vật liệu ”: Tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm NVL theo giá thực tế. ● Tài khoản 151“ Hàng mua đang đi đường ”: Tài khoản này dùng để phản ánh giá vật tư mà doanh nghiệp đã mua, chấp nhận thanh toán với người bán nhưng chưa về kho doanh nghiệp. ● Tài khoản131“ Phải trả người bán ”: Tài khoản này dùng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp và người bán, người nhận thầu về các khoản vật tư hàng hoá, lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Tài khoản 131 được mở theo dõi chi tiết cho từng đối tượng cụ thể, từng người bán, từng người nhận thầu. ● Tài khoản159“ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho ”: Tài khoản này dùng để phản ánh bộ phận giá trị dự tính bị giảm sút so với giá gốc của hàng tồn kho nhằm ghi nhận các khoản lỗ hay phí tổn có thể phát sinh nhưng chưa chắc chắn và phản ánh giá trị thực tế thuần tuý của hàng tồn kho trên các báo tài chính. Tài khoản này là tài khoản điều chỉnh cho các tài khoản tồn kho trong đó có tài khoản 152. ● Ngoài ra còn có một số tài khoản liên quan khác được sử dụng như sau: TK 111, TK 112, TK 621, TK627, TK 641, TK 642, … b. Trình tự hạch toán kế toán NVL + Khi mua NVL: Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu). Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Có TK 111, 112, 331, 151. + Khi thanh toán tiền hàng: Nợ TK 111, 112, 331...: Tổng giá thanh toán. Có TK 711: Chiết khấu thanh toán được hưởng. Có TK 152: Giá mua chưa có thuế. Có TK 133 (1331): Thuế GTGT tương ứng với số giảm giá và hàng mua bị trả lại. + Khi nhập khẩu NVL: Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu nhập khẩu. Nợ (Hoặc Có) TK 413: Phần chênh lệch tỷ giá ngoại tệ. Có TK 111, 112, 311: Giá mua (CIF) vật liệu theo tỷ giá hạch toán. ● Số thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp ghi: Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 3331 (33312): Thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp + Khi xuất kho NVL: Nợ TK 621, 641, 642: Tập hợp chi phí sản xuất chung, bán hàng, QLD Có TK 152 (Chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu xuất dùng ● Trường hợp xuất NVL để sửa chữa lớn TSCĐ: Nợ TK 241 (2413 - Chi tiết công trình): Tập hợp chi phí sửa chữa lớn Có TK 152 (Chi tiết vật liệu): Giá thực tế NVL xuất dùng + Cuối kỳ, nếu giá trị vật liệu xuất sử dụng không hết nhập kho hay chuyển kỳ sau: Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu) Có TK 621, 6412, 6422, 2413 Các trường hợp khác làm giảm vật liệu (thiếu trong định mức, thiếu chờ xử lý, đánh giá giảm, xuất bán...) cũng được kế toán giá thực tế giảm ở bên Có TK 152 (Chi tiết vật liệu) đối ứng với bên Nợ của các TK có liên quan. Đối với các doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, về cơ bản, việc hạch toán các nghiệp vụ tăng, giảm NVL ._.cũng tiến hành tương tự như trong các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khâú trừ, chỉ khác trong giá thực tế vật liệu còn bao gồm cả thuế GTGT đầu vào. 1.3.2.2. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ a. Tài khoản kế toán sử dụng: ● Tài khoản: 151, 152. Theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì hai tài khoản này không được dùng để theo dõi tình hình nhập - xuất NVL trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển giá trị thực tế của NVL và hàng hoá đang đi đường vào lúc đầu kỳ, cuối kỳ vào tài khoản 611“ Mua hàng ”. ● Tài khoản 611 “ Mua hàng ” Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vốn của hàng luân chuyển trong tháng. Tài khoản 611 không có số dư và có 2 tài khoản cấp 2: + TK 6111: Mua NVL +TK 6112: Mua hàng hoá Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản liên quan khác giống như phương pháp kê khai thường xuyên. b. Phương pháp kế toán tổng hợp NVL: + Đầu kỳ kinh doanh , kết chuyển trị giá vật liệu còn lại chưa sử dụng đầu kỳ: Nợ TK 611 (6111 - Chi tiết vật liệu) Có TK 151, 152 + Khi mua NVL: Nợ TK 611 (6111 - Chi tiết vật liệu): Giá mua chưa thuế GTGT Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán + Các trường hợp tăng NVL khác (Nhận cấp phát, nhận vốn góp...) Nợ TK 611 (6111 - Chi tiết vật liệu) Có TK 411, 128, 222... + Số chiết khấu thanh toán khi mua vật liệu được hưởng: Nợ TK 111, 112, 331... Có TK 711: Ghi tăng thu nhập tài chính + Mua vật liệu được giảm giá hay vật liệu thu mua trả lại: Nợ TK 111, 112, 331...: Tổng giá thanh toán Có TK 611 (6111 - Chi tiết vật liệu) Có TK 133 (1331): Thuế GTGT tương ứng + Cuối kỳ kinh doanh, phản ánh giá trị vật liệu còn lại, chưa sử dụng: Nợ TK 151, 152 Có TK 611 (6111 - Chi tiết vật liệu) + Cuối tháng, căn cứ váo kết quả kiểm kê từ đó xác định giá trị vật liệu đã xuất dùng trong kỳ phân bổ cho đối tượng sử dụng: Nợ TK 621, 641, 642: Giá trị vật liệu sử dụng cho sản xuất, bán hàng, QLDN Có TK 611 (6111): Giá trị vật liệu xuất dùng. 1.3.3. Kiểm kê và hạch toán kết quả kiểm kê NVL 1.3.3.1. Kiểm kê Kiểm kê là việc sử dụng các kỹ thuật cân, đo, đong, đếm để xác nhận và đánh giá chính xác số lượng, chất lượng và giá trị của vật tư, hàng hoá, tài sản, tiền vốn, công nợ phải thu, công nợ phải trả... thực có tại thời điểm kiểm kê, bảo đảm cho số liệu kế toán phù hợp với thực tế. Hiện nay các doanh nghiệp có thể tiến hành kiểm kê theo các phương pháp: * Kiểm kê định kỳ: Là việc kiểm kê tiến hành theo định kỳ quy định, nằm trong dự kiến của dôanh nghiệp. Kiểm kê định kỳ thường được tiến hành vào cuối năm, trước khi lập báo cáo. * Kiểm kê đột xuất: Là việc kiểm kê diễn ra ngoài dự kiến của doanh nghiệp. Kiểm kê đột xuất thường được tiến hành trong các trường hợp đột xuất như hoả hoạn, thiên tai bất thường; chia, tách, hợp nhất, giải thể, chuyển đổi, phá sản, mua, bản, cho thuê doanh nghiệp; cổ phần hoá doanh nghiệp,... 1.3.3.2. Hạch toán kết quả kiểm kê Định kỳ, theo quy định (cuối năm), doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kê tất cả các loại vật tư, hàng hoá, tài sản, tiền,... nhằm tránh thất thoát, mất mát tài sản, bảo đảm cho số liệu trên sổ sách kế toán được chính xác, phù hợp với thực tế. Căn cứ vào kết quả kiểm kê và quyết định xử ký, kế toán sẽ phản ánh vào sổ sách các trường hợp thừa, thiếu, mất mát, hư hỏng, chênh lệch giá tài sản... Như vậy, hạch toán kiểm kê bao gồm hai giai đoạn công việc nối tiếp nhau, đó là hạch toán kết quả kiểm kê và hạch toán quyết định xử lý bộ phận tài sản, công nợ, thiếu hụt, mất mát hay dôi thừa. Trường hợp khi kiểm kê xác định được ngay bộ phận vật tư, hàng hoá dôi thừa hay thiếu hụt trong định mức, kế toán sẽ phản ánh ngay vào sổ sách. Ngược lại, đối với bộ phận giá trị vật tư, hàng hoá hao hụt hay dôi thừa chưa rõ nguyên nhân, phải chờ xử lý, kế toán phải phản ánh bộ phận hao hụt hay dôi thừa này trong thời gian chờ xử lý của cấp có thẩm quyền. Khi nhận được quyết định xử lý, kế toán sẽ ghi nhận cách thức xử lý từng bộ phận giá trị tài sản thừa, thiếu. 1.4 Các hình thức sổ kế toán 1.4.1. Hình Thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ (CT- GS) 1.4.1.1. Đặc trưng cơ bản và các loại sổ của hình thức kế toán CT-GS - Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “ Chứng từ ghi sổ ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Ghi theo trình tự thời gian trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ Cái. ● Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. ● Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo thứ tự trong sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ gốc đính kèm, phải được Kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán. - Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau: + Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ + Sổ Cái + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết 1.4.1.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ - Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập CT-GS. Căn cứ vào CT-GS để ghi vào sổ Đăng ký CT-GS, sau đó được dùng để ghi Sổ Cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập CT-GS được dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. - Cuối tháng phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng cân đối số phát sinh. - Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo Tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải bảo đảm tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký CT-GS. Tổng số dư Nợ và tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết. CHỨNG TỪ GỐC - Khái quát trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được trình bày ở Sơ đồ 4 sau đây: Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ đăng ký chứng từ SỔ CÁI BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT VL BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ 1.4.2. Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung (NKC) 1.4.2.1. Đặc trưng cơ bản và các loại sổ của hình thức kế toán NKC - Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán NKC: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó. Sau đó, lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. - Các loại sổ gồm: + Sổ Nhật ký chung + Sổ Cái + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. 1.4.2.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức NKC - Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số hiệu đã ghi trên sổ NKC để ghi vào sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ NKC, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào sổ kế toán chi tiết liên quan. - Cuối tháng, quý, năm, cộng số liệu trên sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh để đối chiếu với tổng phát sinh Nợ, Có trên NKC. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số hiệu ghi trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo Tài chính. Khái quát trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức NKC được miêu tả qua Sơ đồ 5 sau đây: SỔ NHẬT KÝ ĐẶC BIỆT CHỨNG TỪ GỐC NHẬT KÝ CHUNG SỔ CHI TIẾT VL, SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN SỔ CÁI BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT VL ; BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung 1.4.3. Hình thức Nhật ký - sổ cái 1.4.3.1. Đặc trưng cơ bản và các loại sổ của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái - Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái. - Các loại sổ gồm: + Nhật ký - Sổ Cái + Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. 1.4.3.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ cái - Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ ghi gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán ghi vào Nhật ký - Sổ cái, sau đó ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết. - Cuối tháng, phải khoá sổ và tiến hành đối chiếu khớp đúng số liệu giữa sổ Nhật ký - Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết). SỔ QUỸ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu CHỨNG TỪ GỐC Bảng tổng hợp chứng từ gốc SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT NHẬT KÝ - SỔ CÁI BÁO CÁO TÀI CHÍNH - Khái quát trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ cái được miêu tả qua Sơ đồ 6 sau đây: Sơ đồ 1.6: Trình tự ghi số kế toán theo hình thức nhật ký - sổ cái 1.4.4. Hình thức nhật ký chứng từ 1.4.4.1. Đặc trưng cơ bản và các loại sổ của hình thức kế toán Nhật ký chứng từ - Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chứng từ: Dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo vế Có của các tài khoản. - Các loại sổ gồm: + Nhật ký chứng từ + Bảng kê + Sổ Cái + Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. 1.4.4.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ: - Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. - Đối với các Nhật ký chứng từ được ghi căn cứ vào bảng kê, sổ chi tiết thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán, vào bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết vào Nhật ký chứng từ. - Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các bảng kê và Nhật ký chứng từ có liên quan. - Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký chứng từ, để kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, Bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái. - Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ và thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái. - Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký chứng từ, Bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập Báo cáo Tài chính. - Khái quát trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ cái được miêu tả qua Sơ đồ 7 sau đây: BẢNG KÊ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu CHỨNG TỪ GỐC VÀ CÁC BẢNG PHÂN BỔ NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT SỔ CÁI BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sơ đồ 1.7: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký - chứng từ 1.5. Phân tích tình hình quản lý và hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu Muốn cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp tiến hành được đều đặn, liên tục phải thường xuyên đảm bảo cho nó các loại NVL đủ về số lượng, kịp về thời gian, đúng về quy cách phẩm chất. Đây là một vấn đề bắt buộc mà nếu thiếu thì không thể có quy trình sản xuất sản phẩm được. Do đó song song với quá trình ghi chép phản ánh giá trị, số lượng doanh nghiệp cần phân tích tình hình sử dụng và dữ trữ đảm bảo cho sản xuất, góp phần tiết kiệm chi phí. 1.5.1. Chỉ tiêu phân tích tình hình cung cấp NVL 1.5.1.1. Cung cấp NVL theo số lượng Yêu cầu đầu tiên đối với việc cung ứng NVL cho sản xuất là phải đảm bảo đủ về số lượng. Vì: + Nếu cung cấp với số lượng quá lớn, dư thừa sẽ gây ra ứ đọng vốn do đó sẽ dẫn đến việc sử dụng vốn kém hiệu quả. + Nếu cung cấp không đủ về số lượng sẽ ảnh hưởng đến tính liên tục của quá trình sản xuất, kinh doanh. Phương pháp phân tích tình hình cung ứng NVL về số lượng là tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch cung cấp của từng loại NVL. Tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch cung ứng về khối lượng NVL loại i (i= 1, n) Số lượng NVL loại i thực tế nhập kho trong kỳ Số lượng NVL loại i cần mua (theo kế hoạch trong kỳ) = Số lượng NVL loại i (i=1, n) cần mua theo kế hoạch trong kỳ được xác định bằng nhiều cách. Song cách thông dụng nhất là tính lượng NVL cần dùng theo số lượng thành phẩm hoặc chi tiết cần sản xuất trong kỳ, theo công thức: Mi = q.mi Trong đó: Mi: Nhu cầu về số lượng loại NVL i trong kỳ. q: Số lượng sản phẩm hay chi tiết cần sản xuất trong kỳ. mi: Đinh mức hao phí NVL i cho một đơn vị sản phẩm hoặc chi tiết. 1.5.1.2. Cung cấp NVL theo chủng loại Cung cấp NVL theo chủng loại chủ yếu cần phân biệt NVL thay thế được và NVL không thay thế được. Vật liệu có thể thay thế được: Là vật liệu có giá trị sử dụng tương đương, khi sử dụng không làm thay đổi lớn đến chất lượng sản phẩm. Khi phân tích loại vật liệu này, ngoài các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng cần chú ý đến chỉ tiêu chi phí (giá cả các loại NVL thay thế) Vật liệu không thể thay thế được: Là vật liệu mà trong thực tế không có vật liệu khác thay thế hoặc nếu có thay thế sẽ làm thay đổi tính năng, tác dụng của sản phẩm. 1.5.2. Chỉ tiêu phân tích tình hình dự trữ NVL NVL dự trữ bao gồm tất cả các loại NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu, động lực, công cụ lao động nhỏ hiện có ở doanh nghiệp, đang chờ đợi để đưa vào tiêu dùng cho sản xuất sản phẩm. Dự trữ NVL cho sản xuất là một yêu cầu khách quan. Chỉ tiêu phân tích tình hình dự trữ NVL: + Dự trữ tuyệt đối: Là khối lượng từng loại NVL chủ yếu, biểu hiện bằng các đơn vị hiện vật như: tấn, kg, m, .. Đại lượng dự trữ tuyệt đối rất cần thiết, giúp cho doanh nghiệp tổ chức, xây dựng và hoàn thiện hệ thống kho tàng. + Dự trữ tương đối: Là số lượng NVL dự trữ đảm bảo sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp tiến hành liên tục trong khoảng thời gian bao nhiêu ngày. Dự trữ tương đối là rất cần thiết, giúp cho việc phân tích tình hình dự trữ các loại NVL chủ yếu trong doanh nghiệp. Dự trữ tương đối và dự trữ tuyệt đối có quan hệ mật thiết với nhau thông qua chỉ tiêu mức tiêu dùng (hoặc cung ứng) NVL bình quân cho một ngày đêm. M = t *m M: Dự trữ tuyệt đối. t: Dự trữ tương đối. m: Mức tiêu dùng NVL cho sản xuất trong một ngày đêm. Dự trữ biểu hiện bằng tiền: Là khối lượng NVL biểu hiện bằng giá trị, bằng tích số giữa đại lượng NVL dự trữ tuyệt đối với đơn giá mua các loại NVL. Chỉ tiêu dự trữ biểu hiện bằng tiền rất cần thiết cho xác định nhu cầu về vốn lưu động và tình hình cung ứng NVL. Phương pháp phân tích: So sánh số lượng NVL thực tế đang dự trữ theo từng loại với số lượng NVL cần dự trữ. Cao quá hoặc thấp quá đều không tốt 1.5.3. Chỉ tiêu phân tích tình hình sử dụng khối lượng NVL vào sản xuất Sử dụng tiết kiệm NVL là một trong những mục tiêu cơ bản để giảm chi phí NVL sản xuất, hạ giá thành sản phẩm sản phẩm, tăng mức lợi nhuận cho doanh nghiệp. Bởi vậy, việc phân tích tình hình quản lý và sử dụng NVL vào sản xuất sản phẩm phải được tiến hàng thường xuyên, định kỳ trên các mặt: Khối lượng NVL, định mức tiêu hao NVL để sản xuất ra đơn vị sản phẩm. + Để phân tích tình hình sử dụng khối lượng NVL, cần xác định chỉ tiêu khối lượng NVL dùng cho sản xuất sản phẩm. Lượng NVL dùng sản xuất sản phẩm Lượng NVL xuất cho sản xuất sản phẩm Lượng NVL còn lại chưa dùng đến = - Lượng NVL dùng sản xuất sản phẩm Lượng NVL xuất cho sản xuất sản phẩm = Lượng NVL còn lại chưa dùng đến, cuối kỳ kiểm kê thường có sự chênh lệch không đáng kể. Nếu lượng NVL còn lại chưa dùng đến bằng không thì: Lượng NVL cần dùng trong kỳ Hệ số đảm bảo NVL cho sản xuất Lượng NVL dự trữ đầu kỳ Lượng NVL nhập trong kỳ = + + Để phân tích mức độ đảm bảo khối lượng NVL cho sản xuất sản phẩm, cần tính hệ số: Các chỉ tiêu trên cần tính và phân tích cho từng loại NVL, đặc biệt đối với các loại NVL không thay thế được. Kết quả tính toán trên phản ánh mức sử dụng NVL vào sản xuất sản phẩm đã tiết kiệm hay lãng phí. 1.5.4. Chỉ tiêu phân tích mối quan hệ tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng NVL đến kết quả sản xuất kinh doanh. Việc cung ứng, dự trữ và sử dụng NVL cho sản xuất sản phẩm đảm bảo tốt đến kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sẽ cao. Đây là mối quan hệ nhân quả. Mối quan hệ này được biểu hiện ở công thức sau: Khối lượng sản phẩm sản xuất Khối lượng NVL tồn kho đầu kỳ Khối lượng NVL nhập trong kỳ Khối lượng NVL dự trữ cuối kỳ Mức tiêu dùng NVL cho sản xuất đơn vị sản phẩm + - = Trên cơ sở các nhân tố ảnh hưởng đến chỉ tiêu phân tích, kiến nghị những biện pháp thích hợp để đảm bảo việc cung ứng, dự trữ và sử dụng NVL tốt hơn, sản xuất ra nhiều sản phẩm hơn. 1.5.5 Phân tích hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu và tác động đối với chu kỳ kinh doanh Trong quá trình sản xuất doanh nghiệp luôn chú ý đến hiệu quả sử dụng các nguồn lực sao cho đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất với chi phí thấp nhất. Việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực phản ánh trực tiếp trình độ quản lý của chủ doanh nghiệp và có mối liên hệ chặt chẽ đến kết quả kinh doanh. Như vậy, việc phân tích quá trình sử dụng nguyên vật liệu - một trong ba yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất là thực sự cần thiết. Nguyên vật liệu nằm trong số những tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp, với đặc điểm thường xuyên vận động qua các giai đoạn khác nhau của quá trình tái sản xuất. Sau mỗi giai đoạn tài sản của doanh nghiệp thay đổi cả về hình thái vật chất và giá trị. Khi nghiên cứu quá trình tái sản xuất của tư bản sản xuất C.Mác đã nêu ra công thức chung về tuần hoàn của tư bản sản xuất qua ba giai đoạn như sau: T – H ... SX ... H’ – T’ Trong giai đoạn cung cấp (T – H) doanh nghiệp dùng tiền mua sắm các yếu tố sản xuất cần thiết phục vụ cho quá trình kinh doanh. Kết quả của giai đoạn cung cấp là tài sản dưới hình thái tiền tệ được chuyển thành tài sản dự trữ cho sản xuất. Giai đoạn sản xuất là giai đoạn kết hợp giữa lao động, tư liệu lao động, và đối tượng lao động để tạo ra sản phẩm. Trong giai đoạn này doanh nghiệp phải bỏ ra các loại chi phí khác nhau để thu được sản phẩm, biến đổi cả về hình thái và giá trị (H – H’) Giai đoạn cuối cùng là giai đoạn tiêu thụ sản phẩm hàng hoá đã làm ra, biến đổi từ hình thái hàng hoá sang hình thái tiền tệ (H’ – T’). Phần chênh lệch được sáng tạo ở khâu sản xuất, được thực hiện ở khâu tiêu thụ và biểu hiện dưới hình thức lợi nhuận. Như vậy, đối với một doanh nghiệp sản xuất, sự vận động của tài sản xét trong một quá trình liên tục, kế tiếp nhau không ngừng theo một trật tự nhất định tạo thành một chu trình khép kín gọi là sự tuần hoàn của tài sản. Từ một hình thái cụ thể nhất định sau một quá trình vận động, tài sản quay trở lại hình thái ban đầu gọi là một vòng tuần hoàn hay một vòng luân chuyển. Số vòng luân chuyển càng cao thì hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn càng lớn, kéo theo hiệu quả kinh doanh càng lớn và ngược lại. Tóm lại, phân tích tốc độ luân chuyển của tài sản nhằm đẩy nhanh tốc độ luân chuyển của tài sản ngắn hạn sẽ làm tăng hiệu quả sử dụng tài sản và kéo theo làm tăng hiệu quả kinh doanh. (H'i hinhdoanh nghie dlang caanh. Ke Việc phân tích dựa trên các chỉ tiêu sau: Tổng số luân chuyển thuần voanginhcaseNh nhac bảng = Hệ số luân chuyển tài sản ngắn hạn - (1) Tài sản ngắn hạn bình quân Hệ số luân chuyển của tài sản ngắn hạn hay số vòng quay của tài sản ngắn hạn cho biết trong kỳ kinh doanh, tài sản ngắn hạn quay được mấy vòng. Số vòng quay càng lớn, tốc độ luân chuyển của tài sản ngắn hạn càng cao, hiệu quả sử dụng tài sản càng cao và ngược lại. Thời gian của kỳ phân tích Thời gian của một vòng luân chuyển = - (2) Số vòng quay của tài sản ngắn hạn Thời gian của một vòng luân chuyển thể hiện số ngày cần thiết để cho tài sản ngắn hạn quay được một vòng. Thời gian của một vòng luân chuyển càng nhỏ thì tốc độ luân chuyển càng cao và ngược lại. Tài sản ngắn hạn bình quân = Hệ số đảm nhiệm của tài sản ngắn hạn (3) Tổng số luân chuyển thuần Hệ số đảm nhiệm của tài sản ngắn hạn hay Suất hao phí hao phí của tài sản ngắn hạn, hệ số này càng nhỏ thì chứng tỏ hiệu quả sử dụng tài sản càng cao, vốn lưu động tiết kiệm được càng nhiều. Qua chỉ tiêu trên ta cũng biết được để có một luân chuyển thuần doanh nghiệp cần đầu tư bao nhiêu tài sản ngắn hạn. Các bước tiến hành phân tích tốc độ luân chuyển của tài sản ngắn hạn được thực hiện như sau: Bước 1: Đánh giá chung tốc độ luân chuyển Đây là bước tính ra các chỉ tiêu và so sánh giữa kỳ gốc và kỳ phân tích để có thể đưa ra nhận định chính xác về xu hướng biến động cũng như ổn định của việc biến động tốc độ luân chuyển tài sản ngắn hạn. Các chỉ tiêu được phản ánh ở bảng sau: Chỉ tiêu Kỳ gốc Kỳ phân tích Chênh lệch tuyệt đối tương đối 1. Số vòng luân chuyển của tài sản ngắn hạn (vòng) 2. Thời gian một vòng luân chuyển của TSNH (ngày) 3. Hệ số đảm nhiệm của TSNH (lần) Biểu số 1.1: Đánh giá chung tốc độ luân chuyển Bước 2: Phân tích nhân tố ảnh hưởng đến một vòng luân chuyển của tài sản ngắn hạn Từ công thức (2) ta thấy thời gian một vòng luân chuyển bị ảnh hưởng bởi các nhân tố sau: + Tài sản ngắn hạn bình quân tham gia luân chuyển: Nếu các yếu tố khác không đổi thì nhân tố này tỉ lệ thuận với thời gian một vòng luân chuyển. + Tổng số luân chuyển : Nếu các yếu tố khác không đổi thì nhân tố này tỉ lệ nghịch với thời gian một vòng luân chuyển. Việc xác định mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến tốc độ luân chuyển của tài sản ngắn hạn được khái quát qua bảng sau: Chỉ tiêu Thời gian của một vòng luân chuyển ngắn hạn tính theo... Mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến thời gian 1 vòng luân chuyển TSNH kỳ phân tích so với kỳ gốc TSNH BQ tham gia luân chuyển và tổng số luân chuyển thuần kỳ gốc. TSNH BQ tham gia luân chuyển kỳ phân tích và tổng số luân chuyển thuần kỳ gốc TSNH BQ tham gia luân chuyển kỳ phân tích và tổng số luân chuyển kỳ phân tích Ảnh hưởng của nhân tố TSNH BQ Ảnh hưởng của nhân tố tổng luân chuyển thuần A 1 2 3 4 = 2 - 1 5 = 3 – 2 Thời gian của một vòng luân chuyển Biểu số 1.2: Xác định mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến tốc độ luân chuyển của tài sản ngắn hạn. Bước 3: Xác định số vốn lưu động tiết kiệm ( - ) hoặc lãng phí ( + ) do tốc độ luân chuyển của tài sản ngắn hạn thay đổi. Đẩy nhanh tốc độ luân chuyển của tài sản ngắn hạn sẽ góp phần giảm nhu cầu về vốn, cho phép làm ra nhiều sản phẩm, tạo ra nhiều doanh thu, giảm bớt khó khăn về thiếu vốn. Cụ thể khi tốc độ luân chuyển của tài sản ngắn hạn tăng thì với số vòng quay vẫn như cũ thì doanh nghiệp sẽ thu được lượng luân chuyển thuần nhiều hơn và ngược lại nếu lượng luân chuyển thuần không đổi, tốc độ luân chuyển thuần tăng lên thì doanh nghiệp sẽ cần ít tài sản ngắn hạn tham gia luân chuyển hơn. * = Số vòng quay của tài sản ngắn han Tài sản ngắn hạn bình quân Tổng số luân chuyển thuần Từ công thức trên ta thấy, tổng số luân chuyển thuần chịu ảnh hưởng của hai nhân tố: Tài sản ngắn hạn bình quan và số vòng quay của tài sản ngắn hạn. Bằng phương pháp thay thế liên hoàn ta xác định được ảnh hưởng của các nhân tố đó: + Nhân tố tài sản ngắn hạn tham gia luân chuyển Chênh lệch giá trị tài sản bình quân tham gia luân chuyển kỳ phân tích so với kỳ gốc Số vòng quay của tài sản ngắn hạn kỳ gốc * + Nhân tố số vòng quay tài sản ngắn hạn Chênh lệch số vòng quay của TSNH giữa kỳ phân tích so với kỳ gốc Giá trị tài sản ngắn hạn bình quân tham gia kỳ phân tích * Như vậy, các nhân tố này ảnh hưởng trực tiếp đến lượng luân chuyển thuần. 1 Thời gian 1 vòng luân chuyển Từ công thức xác định thời gian một vòng luân chuyển, có thể khái quát cách xác định số tài sản ngắn hạn tham gia luân chuyển tiết kiệm ( - ) hay lãng phí ( + ) ở kỳ phân tích so với kỳ gốc như sau: * Tổng số luân chuyển thuần = Tài sản ngắn hạn bình quân tham gia luân chuyển Thời gian của kỳ phân tích * 1 Như vậy, tài sản ngắn hạn bình quân tham gia luân chuyển chịu ảnh hưởng của 2 nhân tố: Tổng số luân chuyển thuần và thời gian 1 vòng luân chuyển. Trong đó số vốn tiết kiệm hay lãng phí do đẩy nhanh tốc độ luân chuyển của tài sản ngắn hạn sẽ là: * Chênh lệch về thời gian 1 vòng luân chuyển * Tổng số luân chuyển thuần kỳ phân tích = Số TSNH tiết kiệm ( - ) hay lãng phí (+) do tốc độ luân chuyển thay đổi Thời gian của kỳ phân tích Bước 4: Xác định nguyên nhân ảnh hưởng và biện pháp đẩy nhanh tốc độ luân chuyển của tài sản ngắn Muốn đẩy nhanh tốc độ luân chuyển của tài sản ngắn hạn thì doanh nghiệp cần áp dụng đồng bộ các biện pháp nhằm giảm bớt tài sản ngắn hạn và thời gian lưu lại của tài sản ngắn hạn trong từng khâu, từng giai đoạn trong kỳ kinh doanh từ khâu thu mua nguyên vật liệu, khâu dự trữ, khâu sản xuất, khâu tiêu thụ, giảm lượng tồn kho… Chu kỳ hoạt động đối với doanh nghiệp sản xuất như sau: Thời gian thu tiền Thời gian 1 vòng quay thành phẩm Chu kỳ hoạt động + + oc dntingtp ao chahanh Ct Trong đó: Thời gian 1 vòng quay 360 = Số vòng quay Số vòng quay thành phẩm Giá vốn thành phẩm tiêu thụ trong kỳ = Giá vốn thành phẩm bình quân Số vòng quay sản phẩm dở dang Giá thành công xưởng thành phẩm trong kỳ = Giá trị sản phẩm dở dang bình quân Số vòng quay vật tư dự trữ Giá trị vật tư sử dụng trong kỳ = Giá trị vật tư tồn kho bình quân trong kỳ Từ công thức này doanh nghiệp có thể nhận biết được số ngày sử dụng lượng vật tư tồn kho còn lại, số ngày cần thiết để bán hết lượng thành phẩm tồn kho, và số ngày cần thiết để biến đổi sản phẩm dở dang thành thành phẩm. Từ đó biết được khâu nào còn chậm để có biện pháp điều chỉnh phù hợp. Với vai trò là yếu tố chính cấu thành nên giá thành sản phẩm, Nguyên vật liệu có thể dựa trên phương pháp phân tích trên để phân tích được hiệu quả dự trữ, sử dụng nguyên vật liệu đồng thời thấy được vai trò trong nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn. 1.6. So sánh chuẩn mực kế toán Việt Nam và chuẩn mực kế toán quốc tế về hàng tồn kho 1.6.1 Chuẩn mực kế toán quốc tế về hàng tồn kho ( Inventories – IAS2) Chuẩn mực kế toán quốc tế về hàng tồn kho bao gồm các điểm chủ yếu sau: _ Phạm vi áp dụng: Chuẩn mực quy định cho tất cả các tồn kho là tài sản nhằm các mục đích sau: Giữ để bán trong quá trình hoạt động kinh doanh thông thường. Để bán sau quá trình sản xuất. Dưới dạng nguyên liệu hoặc vật liệu, công cụ, dụng cụ hoặc dùng trong quá trình sản xuất. Dùng để cung cấp dịch vụ. _ Nguyên tắc: Hàng tồn kho phải được ghi nhận theo giá thấp hơn giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được theo nguyên tắc thận trọng. _ Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: Chi phí thực tế ( Actual costs). Chi phí chuẩn ( Standard costs) Phương pháp bán lẻ (Retail method) _ Phương pháp tính giá xuất thực tế của hàng tồn kho: Giá đích danh (Specific Identification) Bình quân gia quyền (Weighted average cost) Nhập trước, xuất trước (First in, First out) _ Các khoản mục được ghi nhận là chi phí trong báo cáo sản xuất kinh doanh. Giá trị hàng tồn kho đã được bán ra. Điều chỉnh giảm xuống giá trị thuần có thể thực hiện được. Mất mát hàng tồn kho. Hao phí thất thường. Chi phí sản xuất không được phân bổ. 1.6.2. So sánh chuẩn mực kế toán Việt Nam với chuẩn mực kế toán quốc tế. Chuẩn mực kế toán Việt Nam được xây dựng trên cơ sở chuẩn mực kế toán quốc tế do đó mà chuẩn mực kế toán Việt Nam và chuẩn mực kế toán quốc tế có nhiều điểm tương đồng. Tuy nhiên, do sự vận dụng phù hợp với hoàn cảnh và trình độ phát triển của nền kinh tế xã hội Việt Nam nên vẫn có sự khác biệt giữa hai chuẩn mực này. Sự khác biệt đó được tóm tắt trong bảng sau: Tiêu thức Chuẩn mực kế toán quốc tế Chuẩn mực kế toán Việt Nam 1. Tính giá xuất NVL Tính theo giá thực tế Có thể tính theo giá thực tế hoặc hạch toán 2. Dự phòng giảm giá . Dự phòng được lập khi cấp quản lý nhận thấy giá trị thuần có thể thực hiện được nhỏ hơn giá gốc. Lập dự phòng khi kết thúc niên độ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính của năm khi có sự chắc chắn về dấu hiệu giá trị thuần có thể thực hiện được nhỏ hơn giá gốc . Hoàn nhập số dự phòng chưa sử dụng đến : Ghi giảm chi phí SXKD. Nếu khoản dự phòng phải lập cuối năm nay nhỏ hơn số đã lập cuối năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập vào giá vốn hàng bán. Biếu số 1. 3. So sánh chuẩn mực kế toán quốc tế và chuẩn mực kế toán Việt Nam về hàng tồn kho. CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VỀ HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ VÀ IN NÔNG NGHIỆP 2.1. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ VÀ IN NÔNG NGHIỆP 2.1.1. Khái quát chung về công ty. Công ty cổ phần Bao bì và In Nông nghiệp (Tên giao dịch quốc tế: Agriculture Printing and Packing Joint Stock Company _ App._. phiếu sản xuất, khi đưa ra hạn mức xuất vật liệu tương ứng cho mỗi phiếu sản xuất được đối chiếu với đơn đặt hàng. Nếu xảy ra tình trạng thiếu vật tư thì phân xưởng đó phải tự chịu trách nhiệm về số vật tư hao hụt đó. Việc cấp phát vật tư cũng được theo dõi chặt chẽ về tính hợp lý của việc cấp phát. * Về công tác hạch toán nguyên vật liệu a. Chế độ chứng từ và sổ sách taị công ty: Công ty đã thực hiện đúng theo Quyết định Số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính ngày 20 tháng 3 năm 2006 về chế độ chứng từ và sổ sách kế toán. _ Về hệ thống chứng từ hạch toán NVL: Hệ thống chứng từ đảm bảo đầy đủ theo quy định của chế độ kế toán hiên hành về Nguyên vật liệu. Trong đó chứng từ đóng vai trò quan trọng nhất trong quá trình sản xuất là Phiếu sản xuất được công ty thiết kế phù hợp có thể đáp ứng rất tốt yêu cầu quản lý chặt chẽ đối với lượng vật tư xuất kho. _ Về áp dụng phần mềm kế toán : Công ty sử dụng phần mềm kế toán trong kế toán nguyên vật liệu: Công ty đã sử dụng phần mềm Fast Accounting 2005 để làm giảm bớt khối lượng công tác kế toán đồng thời tăng sự chính xác kịp thời trong báo cáo kế toán. Mọi biến động về nhập xuất nguyên vật liệu được kế toán cập nhật ngay vào phần mềm do đó bất cứ lúc nào kế toán cũng theo dõi được số lượng, giá trị hiện có trên sổ sách của nguyên vật liệu nhập xuất tồn. _ Về hệ thống tài khoản : Kế toán xây dựng hệ thống tài khoản phù hợp với quy định và công tác hạch toán tại công ty. Đặc biệt trong đó kế toán đã sử dụng tài khoản 1523 để ghi chép vật liệu giấy cuộn được gia công cắt xén thành tờ sau đó mới chuyển xuống bộ phận sản xuất. Việc sử dụng tài khoản này giúp cho công tác kế toán được thực hiện thuận lợi hơn. b. Về hạch toán nguyên vật liệu: _ Về hạch toán chi tiết: Kế toán sử dụng phương pháp thẻ song song giúp cho việc theo dõi và đối chiếu giữa sổ sách tại kho và sổ sách tại phòng kế toán cũng như công tác kiểm kê thuận lợi. _ Về hạch toán tổng hợp: Hình thức ghi sổ hiện được áp dụng tại công ty là chứng từ ghi sổ. Hình thức sổ này tạo thuận lợi cho công tác kế toán sử dụng phần mềm kế toán tại công ty. Phương pháp hạch toán Nguyên vật liệu áp dụng tại công ty là kê khai thường xuyên giúp cho công ty quản lý nguyên vật liệu chặt chẽ và nắm được tình hình nhập, xuất, tồn của Nguyên vật liệu một cách thường xuyên và kịp thời. 3.2.2. Nhược điểm * Về tổ chức quản lý Công tác kiểm nghiệm vật tư nhập kho chưa được thực hiện chặt chẽ. Vật liệu nhập kho chỉ thông qua kiểm tra và số lượng và những hư hỏng có thể nhìn thấy ngay được. Bên cạnh đó, bộ phận quản lý kho cũng không lập biên bản kiểm nghiệm cho những vật liệu được nhập kho nên khi xảy ra trường hợp vật liệu hư hỏng khó quy được trách nhiệm. Trong quá trình sản xuất thường có các phế liệu thu hồi như giấy in hỏng, giấy in thử, lõi giấy cuộn... công ty chưa quản lý chặt chẽ những phế liệu thu hồi này. Phế liệu thu hồi được xử lý ngay tại phân xưởng sản xuất. Trên sổ danh điểm vật tư không có mã cho phế liệu thu hồi. Về công tác kiểm kê vật liệu tồn kho cuối kỳ trên sổ sách và trên thực tế. Công ty chưa thực hiện chặt chẽ mà chủ yếu dựa trên sự chính xác của công tác kế toán và quản lý kho. Công ty cũng không có các chứng từ liên quan đến công tác kiểm kê nguyên vật liệu. Về công tác dự trữ đảm bảo quá trình sản xuất: Công ty dữ trữ nguyên vật liệu cho cho 6 tháng sản xuất trong năm, việc dữ trữ đó luôn đảm bảo quá trình sản xuất không bị gián đoạn và đáp ứng kịp thời cho những đơn đặt hàng lớn. Tuy nhiên, việc dữ trữ trước sáu tháng nhu cầu nguyên vật gây ra tình trạng dư thừa nguyên vật liệu và làm tăng chi phí lưu kho bãi và bảo quản nguyên vật liệu đồng thời cần theo dõi để không dẫn đến tình trạng không sử dụng hết những nguyên vật liệu gần hết hạn sử dụng. Việc dữ trữ quá nhiều nguyên vật liệu cũng làm giảm hiệu quả sử dụng tài sản lưu động của công ty. * Về công tác hạch toán _ Tài khoản sử dụng : Công ty không sử dụng tài khoản 151 “ Hàng mua đang đi đường”. Mặc dù vật liệu mua được giao tại kho của công ty nhưng trong quá trình sản xuất đôi khi vẫn xảy ra trường hợp hoá đơn về nhưng hàng vẫn chưa về. Ví dụ như đối với những vật liệu nhập khẩu rất dễ xảy ra tình trạng này công ty thanh toán qua ngân hàng đã nhận được giấy báo Nợ nhưng hàng vẫn chưa cập cảng, hàng hóa đã thuộc quyền sở hữu của công ty nhưng chưa về kho. Do đó nếu không sử dụng tài khoản này sẽ dẫn đến tình trạng chờ lên sổ sách khiến cho phản ánh không chính xác vào thời điểm cuối tháng vi phạm nguyên tắc ghi chép đầy đủ kịp thời trong kế toán. _ Hach toán phế liệu thu hồi Công ty không tiến hành nhập kho phế liệu thu hồi mà do các phân xưởng tự xử lý nên trong hệ thống tài khoản không có tài khoản về phế liệu thu hồi và không kế toán phần phế liệu thu hồi được. _ Hạch toán kiểm kê vật liệu tồn kho Do việc kiểm kê tại công ty ít xảy ra trường hợp thừa thiếu vật tư nên Công ty không sử dụng các chứng từ phản ánh công tác kiểm kê và xử lý đối với vật tư thừa, thiếu, hỏng . Việc này khiến cho công tác quản lý nguyên vật liệu giảm đi tính chặt chẽ về xác định nguyên nhân hư hỏng thừa thiếu vật liệu rõ ràng và chính xác đồng thời hạch toán nghiệp vụ thiếu những chứng từ gốc phù hợp. Bên cạnh đó kế toán lại phản ánh giá trị nguyên vật liệu thừa thiếu bằng cách ghi giảm chi phí quản lý việc hạch toán này không phù hợp vì nguyên vật liệu chủ yếu dùng trong sản xuất sản phẩm. _ Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho Công ty không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, tài khoản 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” không có trong hệ thống tài khoản của công ty. Trong khi những vật liệu có giá trị lớn và đóng góp phần lớn tổng giá thành sản phẩm như giấy ngoại nhập, mực ngoại nhập, giấy nhôm là những vật liệu rất dễ hư hỏng, khó bảo quản. Đồng thời việc không tiến hành ghi chép đánh giá sự biến động giá cả thị trường sẽ khiến cho công ty bị động đối với sự lên xuống thất thường của giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho. Trong khi đó lượng tồn kho của công ty là rất cao, sự tăng giảm giá trị thực của nguyên vật liệu tạo ra khoản chi phí rất lớn. 3.3. MỘT SỐ Ý KIẾN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CP BAO BÌ & IN NÔNG NGHIỆP. 3.3.1. Sự cần thiết hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phẩn Bao bì và in Nông Nghiệp. Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất chiếm phần lớn tổng giá thành sản phẩm cho nên công tác kế toán nguyên vật liệu cần khoa học, hợp lý đảm bảo đem lại hiệu quả cao nhất quá trình sản xuất, góp phần tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm nhờ đó nâng cao tính cạnh tranh trên thị trường. Hoàn thiện công tác hach toán nguyên vật liệu là cần thiết và rất quan trọng. Tổ chức quản lý tốt nguyên vật liệu hanghanaađối với công ty sản xuất mang tính chất chiến lược nhằm cung cấp thông tin chính xác hiệu quả kịp thời cho nhà quản lý. Cụ thể nhà quản lý có thể quản lý tốt quá trình sử dụng nguyên vật liệu, nắm bắt rõ tình hình về hiệu quả sản xuất, xác định được những ưu nhược điểm trong việc thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu của từng bộ phận nhờ đó đưa ra các quyết định sáng suốt. Hơn nữa nhờ nắm bắt rõ thông tin về nguyên vật liệu nhà quản lý sẽ tính toán, phân tích hiệu quả sử dụng vốn lưu động liên quan đến tối thiểu hóa chi phí trong các khâu thu mua, dữ trữ và sử dụng nguyên vật liệu và thu hồi nguyên vật liệu thừa, phế liệu đảm bảo quá trình sản xuất, không gây tình trạng dư thừa và ứ đọng vốn. Việc thống kê quá trình thanh toán nguyên vật liệu cũng sẽ giúp nhà quản lý tính toán và phân tích chu kỳ kinh doanh đưa ra các biện pháp giảm thời gian chu kỳ quay vòng hàng tồn kho nhờ đó làm giảm thời gian chu kỳ kinh doanh một cách phù hợp làm tăng hiệu quả kinh doanh của công ty. 3.3.2 Nguyên tắc của việc hoàn thiện Hoàn thiện công tác kế toán là điều tất yếu tuy nhiên việc hoàn thiện đó phải đảm bảo những nguyên tắc cơ bản. Thực hiện việc hoàn thiện không trái với quy định của chế độ tài chính, kế toán hiện hành đồng thời phù hợp với xu hướng biến đổi của cơ chế quản lý kinh tế tài chính trong tương lai. Do mỗi doanh nghiệp có những đặc điểm về tổ chức quản lý và nghành nghề sản xuất khác nhau nên việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu đảm bảo được sự phù hợp, tính khoa học và có tính khả thi cao, phù hợp với trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán trong Công ty. 3.3.3 Những giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần bao bì và In Nông Nghiệp. g ty. Co phucn: hieYE 3.3.3.1. Về công tác quản lý nguyên vật liệu 3.3.3.1.1. Về tổ chức kiểm nghiệm vật tư mua về nhập kho Công ty nên tổ chức công tác kiểm nghiệm vật liệu trước khi nhập kho để tránh trường hợp sau đó mới phát hiện ra vật liệu thừa, thiếu, hỏng, sai quy cách thì khó quy trách nhiệm và gây thiệt hại cho công ty. Việc kiểm nghiệm do cán bộ vật tư phụ trách và tiến hành lập “biên bản kiểm nghiệm”. Trong trường hợp phát hiện ra vật tư thừa thiếu sai hỏng quy cách Công ty tiến hành lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư làm căn cứ pháp lý khi có tranh chấp tránh được nhiều thiệt hại cho công ty. Trong trường hợp vật tư đảm bảo thì cũng nên lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư để đảm bảo cho bên bán đã giao hàng đúng theo hợp đồng “Biên bản kiểm nghiệm” có thể theo mẫu sau: CÔNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ & IN NÔNG NGHIỆP CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 72 Trường Chinh, Ba Đình, Hà Nội Độc lập - tự do - hạnh phúc BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ NHẬP KHO Số: …… Ngày….. Tháng …. Năm Căn cứ vào hợp đồng số: Bên bán: Địa chỉ: Điện thoại: Bên mua: Công ty cổ phần bao bì và in Nông Nghiệp Địa chỉ: Số 72 Trường Chinh, Ba Đình, Hà Nội Điện thoại: (04) 8637890 Về việc: ………………………………… Ban kiểm nghiệm bao gồm: Ông Nguyễn Văn A: Đại diện bên mua - Trưởng ban Ông Nguyễn Văn B: Đại diện bên bán - Ủy viên …………………… Hai bên cùng kiểm nghiệm số vật liệu mà chi nhánh công ty …….. giao cho Công ty Cổ phần bao bì và In Nông Nghiệp, kết quả kiểm nghiệm như sau: đơn vị: STT Tên, quy cách, phẩm chất vật tư ĐVT Số lượng theo hóa đơn Kết quả kiểm nghiệm Số lượng đúng quy cách, phẩm chất SL sai quy cách, phẩm chất 1 2 Công ty đã tiến hành nhập kho số vật liệu trên ngày… tháng ….năm Đại diện bên bán Đại diện bên mua Biểu số 3.1: Biên bản kiểm nghiệm vật tư nhập kho 3.3.3.1.2. Công tác kiểm kê vật liệu tồn kho Công ty nên tổ chức công tác kiểm kê vật liệu tồn kho cuối kỳ chặt chẽ hơn. Ban kiểm kê nên có 5 người bao gồm: _ Thủ kho _ Kế toán vật tư _ Cán bộ phòng kinh doanh ( phụ trách thu mua) _ Cán bộ phòng điều độ sản xuất và KCS ( phụ trách sử dụng vật liệu) _ Một thành viên tổ bảo vệ. Như vậy, quá trình kiểm nghiệm chặt chẽ hơn và dễ dàng tìm ra nguyên nhân thiếu thừa, hỏng vật liệu. Về chứng từ bao gồm Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá thành phẩm, biên bản xử lý vật tư thiếu, thừa, hỏng. BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ, HÀNG HOÁ, THÀNH PHẨM đơn vị: STT Mã APP Tên vật tư Đvt SL sổ sách SL kiểm kê Chênh lệch Thừa Thiếu Hỏng 1 Biểu số 3.2: Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá, thành phẩm 3.3.3.2. Hạch toán nguyên vật liệu 3.3.3.2.1. Haạch toán vật tư trước nhập kho Sau khi tiến hành kiểm nghiệm và lập “Biên bản kiểm nghiệm” vật tư, cán bộ phòng vật tư tiến hành nhập kho và chuyển chứng từ lên phòng kế toán. Trong trường hợp có vật tư thiếu thừa, hư hỏng bên bán đền bù vào lần mua hàng sau. Công ty không hạch toán số thiếu đó vào tài khoản 152 mà nên hạch toán vào tài khoản 1381 “ Tài sản thiếu chờ xử lý” Ghi nhận như sau: Nợ Tk 152: Số vật tư nhận đúng quy cách, phẩm chất Nợ TK 1831: Số vật tư thiếu, hỏng Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 331: Nếu thanh toán sau Có TK 111: Nếu thanh toán ngay Đến lần sau khi nhận được số vật tư đền bù Công ty sẽ ghi nhận: Nợ TK 152: Số được bù Có Tk 1381: Số được bù 3.3.3.2.2. Hạch toán hàng mua đang đi đường Hiện nay, công ty nên sử dụng TK 151 “hàng mua đang đi đường” trong hạch toán NVL để phản ánh kịp thời, chính xác thông tin NVL trong báo cáo cuối tháng, cuối kỳ. Kết cấu của TK 151 như sau: Bên Nợ: Phản ánh nguyên vật liệu đang đi đường cuối tháng chưa về hoặc đã về Bên Có: Phản ánh giá trị hàng mua đang đi đường kỳ trước về nhập kho. Dư Nợ: Giá trị hàng mua đang đi đường cuối kỳ Trình tự hạch toán như sau: _ Trong tháng, nếu hóa đơn đã về nhưng hàng chưa về thì kế toán lưu hóa đơn vào tập hồ sơ “Hàng mua đang đi đường”. Nếu trong tháng hàng về thì ghi sổ bình thường. Nhưng nếu cuối tháng mà hàng vẫn chưa về thì căn cứ vào hóa đơn và các chứng từ liên quan, kế toán ghi: Nợ TK 151: Giá trị hàng mua đang đi đường Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 331: Tổng giá trị thanh toán _ Sang tháng sau, khi hàng về kho, căn cứ vào Phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 151 Việc hạch toán hàng mua đang đi đường được theo dõi trên Chứng từ ghi sổ. Cuối tháng, kế toán cộng sổ, lấy số liệu ghi vào sổ cái TK 151. 3.3.3.2.3. Hạch toán vật tư thừa thiếu, hỏng sau kiểm kê cuối kỳ: Do vật liệu của ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm nên giá trị vật tư thừa thiếu hỏng không nên phản ánh vào TK 642 mà phải phản ánh vào tài khoản 632 “giá vốn hàng bán” thì sẽ chính xác hơn. Khi xác định được nguyên nhân và có biện pháp xử lý đối với những vật tư thừa, thiếu, hỏng. Kế toán hạch toán như sau: _ Vật tư thừa: Nợ TK 152 : Giá trị vật tư thừa sau kiểm kê Có TK 632: Giá trị vật tư thừa sau kiểm kê _ Vật tư thiếu, hư hỏng Nợ TK 111, 334…: Xác định nguyên nhân và quy trách nhiệm Nợ TK 632: Giá trị nguyên vật liệu thiếu hỏng không xác định được nguyên nhân Có TK 152 : Giá trị vật tư thiếu, hư hỏng phải huỷ 3.3.3.3. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Theo nguyên tắc thận trọng kế toán, Kế toán ghi nhận tài sản không cao hơn giá thị trường. Mặt khác công ty có lượng dữ trữ vật liệu rất lớn đủ đáp ứng sản xuất trong sáu tháng do đó hàng hoá rất dễ dẫn đến tình trạng kém phẩm chất do quá hạn sử dụng và trong khoảng thời gian dài như vậy rất dễ bị ảnh hưởng biến động giá cả so với thị trường. Để chủ động bù đắp những tổn thất do sự giảm giá hàng tồn kho Công ty nên tiến hành lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu. Cuối kỳ ( sau 6 tháng hoặc cuối năm) Công ty thành lập một ban thẩm định mức giảm giá nguyên vật liệu. Mức giảm giá sẽ là mức chênh lệch giữa giá trị ghi sổ của nguyên vật liệu cao hơn giá trị thị trường tại thời điểm lập báo cáo. Mức chênh lệch có tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được của nguyên vật liệu tại kho so với giá trị gốc của nguyên vật liệu. Từ đó xác định số dự phòng cần lập. Công ty phải lập dự phòng giảm giá riêng cho từng loại vật tư sau đó tổng hợp thành tổng mức dự phòng cần lập: Phương pháp hạch toán như sau: _ Sau khi xác định số dự phòng cần lập, kế toán ghi: Số dự phòng cần lập Nợ TK 632 Có TK 159 _ Đến kỳ sau, xác định mức dự phòng mới cần lập, nếu lớn hơn mức dự phòng cũ đã lập thì tiến hành lập dự phòng bổ sung: Số dự phòng bổ sung thêm Nợ TK 632 Có TK 159 Nếu mức dự phòng mới nhỏ hơn mức dự phòng cần lập, công ty phải tiến hành hoàn nhập: Số dự phòng hoàn nhập Nợ TK 159 Có TK 632 Giá trị của nguyên vật liệu thể hiện trên báo cáo tài chính theo giá gốc nếu giá trị nhỏ hơn giá trị thuần có thể thực hiện được, theo giá trị thuần có thể thực hiện được đã điều chỉnh nếu giá gốc lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được) 3.3.3.4. Phân tích tình hình quản lý nguyên vật liệu và hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng rất cao gần 70% tổng giá thành sản phẩm tại công ty nên việc quản lý tốt nguyên vật liệu từ khâu thu mua, dự trữ đến khâu sử dụng là điều kiện cần thiết góp phần tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Việc hạ giá thành mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm và thu hút khách hàng thì cần đòi hỏi công ty phải có kế hoạch dự trữ hợp lý để không gây ứ đọng vốn. Do đặc thù là ngành kinh doanh bao bì và in nên vốn lưu động của công ty chiếm tỷ trọng khá cao trên 50%iechuta, dt vli iEO BI. Nên việc phân tích hiệu quả sử dụng vốn lưu động cũng góp phần giúp công ty đánh giá hiệu quả kinh doanh ra quyết định kinh doanh tốt hơn. Hiện tại, công ty chưa tổ chức phân tích quá trình thu mua, dự trữ, sử dụng nguyên vật liệu cũng như hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu góp phần vào hiệu quả sử dụng vốn lưu động của công ty. Do đó, em xin đưa ra một số giải pháp về phân tích quản lý và hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu như sau. 3.3.3.4.1 Phân tích tình hình quản lý nguyên vật liệu Việc theo dõi và phân tích tình hình quản lý nguyên vật liệu dựa trên số lượng, giá trị và chủng loại nguyên vật liệu. Hàng tháng, dựa trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu kế toán lập bảng phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu. _ Phân tích tình hình cung ứng nguyên vật liệu về mặt số lượng. Để phân tích được tình hình cung ứng, kế toán lập kế hoạch cung ứng dựa trên những đơn đặt hàng dài hạn và ước tính trong kỳ đối với những sản phẩm chủ yếu, sản phẩm không thay thế được. Cuối tháng dựa trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu kế toán tính ra tỉ lệ phần trăm hoàn thành kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu. Đặc biệt, cần chú ý đến nguyên vật liệu không thay thế được để đưa ra kết luận về tình hình cung ứng. _ Phân tích tình hình dự trữ. Đối với công ty cổ phần bao bì và in Nông Nghiệp, nguyên vật liệu được dự trữ cho nhu cầu sử dụng ước tính từ 3 – 6 tháng. Dựa trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn kế toán tính toán và lập bảng phân tích tình hình dự trữ. BẢNG PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH DỰ TRỮ STT Chỉ tiêu Giấy (tờ) Mực (kg) Giấy (kg) 1 Dự trữ đầu kỳ (1) 2,560,320 6,524.9 91,802.63 2 Nhập trong kỳ (2) 1,897,806 1,909.5 81,310.7 3 Sử dụng trong kỳ (3) 967,664 1,253.5 50,753.09 4 Hệ số đảm bảo NVL (4) = (1+2)/3 4.61 6.73 3.41 5 Tồn kho bình quân (5) 2,790,230 6,638.7 114,522.4 6 Hệ số quay kho (6) = 3/5 0.347 0.189 0.443 Biểu số 3.3: Bảng phân tích tình hình dự trữ Qua bảng phân tích ta thấy công ty đã dữ trữ quá dư do với lượng cần thiết cho sản xuất khiến cho hệ số quay kho khá chậm, gây ra tình trạng ứ đọng vốn lưu động ở mức cao và gây tốn kém chi phí lưu kho bãi, và bảo quản nguyên vật liệu. _ Phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu Dựa trên giá trị sản lượng sản xuất trong kỳ và chi phí nguyên vật liệu trong kỳ kế toán so sánh tỷ lệ hoàn thành thực tế so với kế hoạch. Tỷ lệ % hoàn thành KH sử dụng NVL = Tổng mức NVL sử dụng thực tế Giá trị tổng sản lượng thực tế Tổng mức NVL sử dụng KH Giá trị tổng sản lượng KH * Nếu tỷ lệ này lớn hơn 100% và lơn hơn so với tỷ lệ tổng sản lượng thực tế so với kế hoạch chứng tỏ nguyên vật liệu đã bị sử dụng lãng phí, kế toán cần tìm hiểu nguyên do và khắc phục. Phân tích hiệu quả dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu Việc phân tích hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu cho biết tình hình sử dụng nguyên vật liệu ảnh hưởng và góp phần vào hiệu quả sử dụng vốn lưu động của doanh nghiệp như thế nào. Dưới đây là bảng phân tích hiệu quả sử dụng vốn lưu động và nguyên vật liệu tồn kho trong 2 năm 2005 và 2006 dựa trên bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh ba năm 2004, 2005, 2006. PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ SỬ DỤNG TỔNG TSLĐ STT Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 1 Doanh thu thuần (1) 51279 97685.9 2 Lợi nhuận trước thuế (2) 6465 7728.6 3 VLĐ bình quân (3) =( (3.1)+(3.2) )/2 20324.65 21328.10 3.1 VLĐ đầu năm (3.1) 21598.4 19050.89 3.2 VLĐ cuối năm (3.2) 19050.89 23605.3 4 Sức sinh lợi của VLĐ (4) = (2)/(3) 0.32 0.36 5 Suất hao phí của VLĐ (5) = (3)/(2) 3.14 2.76 6 Số vòng quay của VLĐ (6) = (1) / (3) 2.52 4.58 7 Hệ số đảm nhiệm VLĐ (7) = (3) / (1) 0.21 0.21 8 Thời gian 1 vòng quay (8) = 360 / (6) 142.69 78.60 Biều số 3.4: Bảng phân tích hiệu quả sử dụng tổng TSLĐ BẢNG PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ SỬ DỤNG NGUYÊN VẬT LIỆU STT Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 1 Giá trị vật tư sử dụng trong kỳ (1) 25754.68 47999.077 2 Nguyên vật liệu tồn kho bình quân trong kỳ (2) = (2.1)+ (2.2)/2 7485.4 9296.9 2.1 NVL tồn kho đầu năm (2.1) 8445.3 6525.5 2.2 NVL tồn kho cuối năm (2.2) 6525.5 12068.3 3 Số vòng quay vật tư dự trữ (3) = (1)/(2) 3.44 5.16 4 Thời gian 1 vòng quay dự trữ (4)=360/3 104.63 69.73 Biếu số 3.5: Bảng phân tích hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu Từ số liệu ở hai bảng trên ta nhận xét thấy rằng sức sinh lợi của tổng tài sản lưu động không cao 0.32 và 0.36 tuy nhiên sức sinh lợi của tài sản cũng có chiều hướng tăng lên như vậy có thể kết luận rằng quy mô lợi nhuận mang lại là nhờ sự tăng lên của khối lượng sản phẩm bán ra. Bên cạnh đó, số vòng quay của tài sản lưu động cũng chưa cao năm 2005 2.52 còn năm 2006 lại tăng lên 4.58. Để tìm hiểu nguyên nhân, thì cần rà soát lại toàn bộ các yếu tố tạo ra vòng quay của tài sản lưu động đó là số vòng quay thành phẩm, số vòng quay sản phẩm dở dang, số vòng quay vật tư dự trữ. Trên là bảng phân tích hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu. Số liệu của bảng cho thấy công ty đã có lượng nguyên vật liệu tồn kho rất lớn chiếm hơn 90% giá trị hàng tồn kho. Đây cũng chính là yếu tố khiến cho số vòng quay và thời gian một vòng quay của hàng tồn kho thấp và làm cho chu kỳ kinh doanh dài hơn. + Thời gian thu tiền Thời gian 1 vòng quay thành phẩm Chu kỳ hoạt động + oc dntingtp ao chahanh Ct Như vậy, do giá trị tồn kho của công ty đủ đáp ứng cho nhu cầu sáu tháng nên số vòng quay vật tư dự trữ trong một năm của công ty rất thấp làm cho thời gian một vòng quay lớn làm tăng chu kỳ hoạt động. Do đó công ty cần điều chỉnh giảm lượng tồn kho bình quân sao cho đủ đáp ứng nhu cầu sản xuất mà vẫn không gây tồn đọng vốn không cần thiết và giảm chi phí bảo quản, lưu kho đối với lượng vật tư thừa này. Như vậy, việc phân tích dựa trên các số liệu kế toán về quá trình quản lý và hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu nói riêng và tài sản lưu động nói chung giúp cho công ty có thể nắm bắt và nhận biết rõ ràng về những nguyên nhân làm ảnh hưởng không tốt đến quá trình kinh doanh và đưa ra những biện pháp khắc phục tốt hơn. KẾT LUẬN Phần hành kế toán nguyên vật liệu đối với một công ty sản xuất đóng vai trò quan trọng trong công tác kế toán nhằm theo dõi ghi chép và quản lý khoa học, đầy đủ và chính xác hiệu quả yếu tố đầu vào của sản xuất góp phần tiết kiệm chi phí làm giảm giá thành sản phẩm, tính chính xác giá thành sản phẩm hoàn thành, làm tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh. Ngoài ra còn giúp cho nhà quản lí, lãnh đạo có những quyết định đúng đắn hợp lí trong điều hành sản xuất kinh doanh. Phát huy hiệu quả công cụ kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng thì việc không ngừng hoàn thiện tổ chức quản lý cũng như hạch toán là cần thiết. Công ty cổ phần bao bì & In Nông Nghiệp đã tổ chức, sắp xếp công tác kế toán nguyên vật liệu rất khoa học và gọn nhẹ bằng việc sử dụng phần mềm kế toán và quản lý chặt chẽ. Công tác kế toán nguyên vật liệu được thực hiện tốt đã góp phần không nhỏ vào kết quả kinh doanh của công ty. Tuy nhiên cũng có những tồn tại và hạn chế, em xin đưa ra một sô đề xuất nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán của công ty. Trong quá trình thực tập tại công ty cổ phần Bao bì và In Nông Nghiệp đã giúp em có điều kiện vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế. Tuy nhiên do điều kiện thời gian thực tập và trình độ bản thân có hạn nên bài viết của em không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy cô và phòng kế toán công ty cổ phần Bao bì và In Nông Nghiệp để chuyên đề thực tập của em được hoàn thiện hơn. Em xin trân thành cám ơn sự hướng dẫn của TS. Nguyễn Thanh Quý và sự giúp đỡ của phòng kế toán công ty Bao bì và In Nông Nghiệp đã giúp em hoàn thành luận văn tốt nghiệp này! Hà Nội, tháng 6 năm 2007 Sinh viên Cao Thanh Thuỷ DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Sách tham khảo PGS. TS Nguyễn Văn Công ( 2005) - Kế toán tài chính, Nhà xuất bản Tài chính. PGS.TS. Nguyễn Văn Công ( 2005) - Chuyên khảo về báo cáo tài chính và lập, đọc, kiểm tra, phân tích báo cáo tài chính, Nhà xuất bản Tài chính. TS. Phạm Huy Đoàn, CN. Nguyễn Thanh Tùng (2002) - Hệ thống kế toán doanh nghiệp; Hướng dẫn lập chứng từ kế toán; Hướng dẫn ghi sổ kế toán, Nhà xuất bản Tài chính. TS. Nghiêm Văn Lợi (2005) - Kế toán doanh nghiệp theo chuẩn mực kế toán mới, Nhà xuất bản Tài chính. Tài liệu tham khảo khác: Tạp chí kế toán số 41, 49, 52, 54. Tài liệu tại công ty CP bao bì và in Nông nghiệp ( Báo cáo kế toán, Hệ thống sổ sách chứng từ, Kỷ yếu công ty CP bao bì và in Nông nghiệp) CN. Nguyễn Thị Kim Dung (K42/2004) Luận văn “Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cường quản lý nguyên vật liệu tại nhà máy in Quân đội” CN. Nguyễn Thị Quỳnh (K44/2005) “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty In tạp chí Cộng sản” Website: www.appprintco.com.vn www. webketoan.vn MỤC LỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU Trang 1. Sơ đồ 1.1: Sơ đồ kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song 13 2. Sơ đồ 1.2: Sơ đồ kế toán chi tiết theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 14 3. Sơ đồ 1.3: Sơ đồ kế toán chi tiết theo phương pháp sổ số dư 16 4. Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ 23 5. Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung 25 6. Sơ đồ 1.6: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký-sổ cái 26 7. Sơ đồ 1.7: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký-chứng từ 28 8. Biểu số 1.1: Đánh giá chung tốc độ luân chuyển 35 9. Biểu số 1.2: Xác định mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến tốc độ luân chuyển của tài sản ngắn hạn 36 10. Biểu số 1.3: So sánh chuẩn mực kế toán Việt Nam với chuẩn mực kế toán quốc tế 40 11.Sơ đồ 2.1: Sơ đồ quy trình công nghệ in 43 12. Sơ đồ 2.2: Hình 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty 45 13. Biểu số 2.1: Các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán trong 3 năm 47 14. Biểu số 2.2: Các chỉ tiêu trên báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh trong 3 năm 48 15. Biểu số 2.3: Các chỉ tiêu phân tích tài chính 3 năm 49 16. Sơ đồ 2.3: Mô hình phân công lao động kế toán 52 17. Sơ đồ 2.4: Sơ đồ hình thức chứng từ ghi sổ 55 18. Biểu số 2.4: Hệ thống tài khoản sử dụng tại công ty cổ phần bao bì & in Nông Nghiệp 57 19. Biểu số 2.5 : Danh mục vật tư – kho vật liệu chính 62 20. Biểu số 2.6 : Bảng giá đơn vị bình quân quý I/2007 64 21. Biếu số 2.7: Hoá đơn giá trị gia tăng (1) 66 22.Biếu số 2.8: Phiếu nhập kho (1) 67 23.Biểu số 2.9 : Hóa đơn giá trị gia tăng (2) 68 24.Biếu số 2.10: Phiếu nhập kho (2) 69 25.Biểu số 2.11: Phiếu nhập mua nhập khẩu 70 26. Sơ đồ 2.5: Sơ đồ quy trình nhập kho vật tư 71 27. Biểu số 2.11: Phiếu sản xuất (1) 74 28. Biểu số 2.12: Phiếu xuất kho (1) 75 29. Biếu số 2.13 : Phiếu sản xuất (2) 77 30. Biểu số 2.14: Phiếu xuất kho (2) 77 31. Biểu số 2.15: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 78 32. Sơ đồ 2.6: Quy trình kế toán chi tiết nguyên vật liệu 79 33. Biểu số 2.16: Thẻ kho (1) 80 34. Biểu số 2.17: Thẻ kho (2) 81 35. Biểu số 2.18: Thẻ kho (3) 81 36. Biếu số 2.19: Sổ chi tiết nhập xuất tồn vật tư (1) 83 37. Biểu số 2.20: Sổ chi tiết nhập xuất tồn vật tư (2) 84 38. Biểu số 2.21 : Sổ chi tiết nhập xuất tồn vật tư (3) 85 39. Biểu số 2.22 : Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật tư tháng 3/2007 87 40. Biểu số 2.23: Sổ công nợ với người bán 88 41. Sơ đồ 2.7: Trình tự luân chuyển chứng từ phần hành nguyên vật liệu 90 42. Biểu số 2.24: Chứng từ ghi sổ ghi Nợ TK 152 91 43. Biểu số 2.25: Chứng từ ghi sổ ghi Có TK 152 92 44. Biểu số 2.26: Chứng từ ghi sổ tháng 3 năm 207 93 45. Biếu số 2.27: Sổ cái tài khoản 152 tháng 3/2007 94 45. Biểu số 2.28: Sổ cái tài khoản 621 tháng 3/2007 95 46. Biếu số 3.1: Biên bản kiểm nghiệm vật tư nhập kho 105 47. Biểu số 3.2: Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá, thành phẩm 106 48. Biểu số 3.3: Bảng phân tích tình hình dự trữ 111 49. Biểu số 3.4: Bảng phân tích hiệu quả sử dụng tổng TSLĐ 112 50. Biểu số 3.5: Bảng phân tích hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu 112 ĐÁNH GIÁ CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… ĐÁNH GIÁ CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… ._.