Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp với việc tăng cường hiệu quả quản trị chi phí tại xí nghiệp xây lắp điện - Công ty điện lực 1 (nhật ký chứng từ)

sao phải quản lý vốn tốt, có hiệu quả đồng thời khắc phục được tình trạng thất thoát lãng phí trong quá trình sản xuất, giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng tính cạnh tranh cho doanh nghiệp. Ra đời và phát triển cùng với sự xuất hiện và tồn tại của nền sản xuất hàng hóa, hạch toán là một phạm trù kinh tế khách quan, một công cụ quản lý có hiệu quả không thể thiếu được trong hệ thống quản lý kinh tế trên toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Điều đó tất yếu phải đòi hỏi công tác kế toán có sự đổi mới tương ứng phù hợp với nhu cầu quản lý mới với yêu cầu của nền kinh tế thị trường là lấy thu bù chi để hoạt động sản xuất kinh doanh có lãi. Để đạt được yêu cầu đó, các doanh nghiệp luôn xác định hạch toán chi phí và tính giá thành là khâu trung tâm của công tác kế toán, do đó đòi hỏi công tác kế toán phải tổ chức sao cho khoa học, kịp thời, đúng đối tượng theo chế độ quy định nhằm cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết đồng thời đưa ra các biện pháp, phương hướng hoàn thiện để nâng cao vai trò quản lý chi phí và tính giá thành, thực hiện tốt chức năng “ là công cụ phục vụ đắc lực cho quản lý ” của kế toán. Chi phí được tập hợp một cách chính xác kết hợp với việc tính đầy đủ giá thành sản phẩm sẽ làm lành mạnh hoá các quan hệ kinh tế tài chính trong doanh nghiệp, góp phần tích cực vào việc sử dụng hiệu quả các nguồn đầu tư, đảm bảo sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề trên, qua thời gian thực tập tại Xí nghiệp xây lắp Điện – Công ty Điện Lực I, được sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo Trần Văn Thuận và các cán bộ Phòng Tài vụ của xí nghiệp, em đã đi sâu vào nghiên cứu công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm và chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp với việc tăng cường hiệu quả quản trị chi phí tại xí nghiệp xây lắp Điện – Công Ty Điện Lực I” Nội dung luận văn gồm 3 phần: Phần 1: Những lý luận cơ bản về hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp xây lắp Phần 2: Thực trạng kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Xí nghiệp xây lắp Điện- Công ty Điện lực I. Phần 3: Hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm với việc tăng cường quản trị chi phí tại Xí nghiệp xây lắp Điện. Phần 1 Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp xây lắp 1.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh xây lắp có ảnh hưởng đến kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Xây dựng cơ bản là một trong những ngành sản xuất vật chất quan trọng mang tính chất công nghiệp, có chức năng xây dựng và lắp đặt, tái sản xuất tài sản cố định tạo ra cơ sở vật chất cho nền kinh tế quốc dân, tăng tiềm lực kinh tế, quốc phòng cho đất nước. Chính vì vậy, một bộ phận không nhỏ của thu nhập quốc dân nói chung, của tích lũy nói riêng cùng với vốn đầu tư, tài chính hỗ trợ của nước ngoài được sử dụng trong lĩnh vực xây dựng cơ bản. Trong quá trình đầu tư xây dựng cơ bản các doanh nghiệp xây lắp giữ một vai trò quan trọng. Cũng như các ngành sản xuất khác, quá trình sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp xây lắp thực chất là quá trình biến đổi đối tượng lao động thành sản phẩm. Tuy nhiên, xây dựng cơ bản lại có những đặc điểm kinh tế kĩ thuật đặc trưng khác hẳn các ngành khác thể hiện rõ nét ở hoạt động kinh doanh và sản phẩm của ngành đó là: + Thông thường, hoạt động xây lắp được thực hiện thông qua hình thức nhận thầu. Vì vậy các doanh nghiệp muốn thắng thầu và kinh doanh có lãi thì phải xây dựng được một giá đấu thầu hợp lý dựa trên các định mức, đơn giá xây lắp cơ bản, giá thị trường và khả năng của doanh nghiệp. + Sản phẩm xây lắp được tạo ra bởi công nghệ xây lắp, đó là các công trình, hạng mục công trình, vật kiến trúc... mang tính tổng hợp về mặt kinh tế, chính trị, kĩ thuật có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, mang tính đơn chiếc, thời gian thi công xây lắp rất dài, địa điểm thi công phân tán... vừa mang tính đa dạng lại vừa mang tính độc lập. Mỗi sản phẩm lại có một phương thức kĩ thuật thi công riêng biệt, gồm những giai đoạn nhất định dẫn đến giá trị từng công trình khác nhau. Do đó, việc tổ chức quản lý và hạch toán sản phẩm xây lắp nhất thiết phải được lập dự toán thiết kế, dự toán thi công. Trong suốt quá trình xây lắp phải lấy giá dự toán làm thước đo cả về mặt giá trị và kĩ thuật. + Chất lượng công trình xây lắp phụ thuộc vào nhiều yếu tố như khảo sát, thiết kế, thi công... đặc biệt là trong khâu thi công, mà thời gian sử dụng của một sản phẩm lại rất lâu dài vì vậy trong quá trình xây lắp phải tổ chức quản lý và hạch toán sao cho có thể giám sát chặt chẽ chất lượng công trình đảm bảo đúng dự toán , thiết kế. + Sản phẩm xây lắp hoàn thành không nhập kho mà tiêu thụ ngay theo giá dự toán hoặc giá thỏa thuận với chủ đầu tư từ trước (giá đấu thầu) nên tính chất hàng hóa của sản phẩm thể hiện không rõ.Điều đó có nghĩa là tác động của yếu tố thị trường thể hiện không rõ do giá cả được quy định trước khi tiến hành xây dựng, thi công thông qua hợp đồng giao nhận thầu. + Sản phẩm xây lắp mang tính cố định, nơi sản xuất cũng là nơi sau này khi sản phẩm hoàn thành sẽ đưa vào sử dụng, nó được tạo bởi vật liệu xây lắp, máy móc thiết bị thi công xây lắp và lao động theo từng địa điểm thi công, chịu ảnh hưởng của các nhân tố khách quan như thời tiết... nên rất dễ dẫn đến tình trạng mất mát, hao hụt, lãng phí vật tư, hư hỏng tài sản làm tăng chi phí sản xuất dẫn đến khó khăn trong công tác quản lý, sử dụng và hạch toán chi phí. + Tổ chức sản xuất trong các doanh nghiệp xây lắp ở nước ta hiện nay phổ biến theo phương thức khoán gọn các công trình, hạng mục công trình hay khối lượng công việc cho các đơn vị trong nội bộ doanh nghiệp (xí nghiệp, tổ, đội sản xuất). Trong giá khoán gọn không chỉ có tiền lương mà còn có đủ chi phí về vật liệu, công cụ dụng cụ thi công, chi phí chung của bộ phận nhận khoán. + Công trình phải được thực hiện bảo hành trong một thời gian nhất định đã được thỏa thuận từ trước, thông thường chủ đầu tư sẽ giữ lại 5% giá trị công trình để ràng buộc trách nhiệm của các đơn vị thi công. 1.2 Bản chất và nội dung kinh tế của chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm xây lắp 1.2.1 Chi phí xây lắp 1.2.1.1 Khái niệm chi phí xây lắp Để sản xuất kinh doanh, bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng phải có đầy đủ 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, đó là: Lao động của con người Đối tượng lao động Tư liệu lao động. Ba yếu tố này kết hợp với nhau trong quá trình sản xuất sẽ tạo ra những sản phẩm, dịch vụ đáp ứng nhu cầu của con người. Lượng tiêu hao được biểu hiện bằng tiền của các yếu tố trên để sản xuất ra các sản phẩm và dịch vụ được gọi là chi phí. Trong các đơn vị xây lắp, chi phí sản xuất là toàn bộ chi phí về lao động sống của con người và lao động vật hoá phát sinh trong quá trình sản xuất và cấu thành nên giá thành sản phẩm xây lắp. Mọi chi phí đều được biểu hiện bằng tiền, trong đó chi phí về tiền công, tiền trích BHXH, BHYT và KPCĐ là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống, còn chi phí khấu hao tài sản cố định, nguyên liệu, vật liệu… là biểu hiện bằng tiền của lao động vật hoá. Chi phí sản xuất của doanh nghiệp kinh doanh xây lắp phát sinh thường xuyên trong suốt quá trình hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Nhưng để phục vụ cho quá trình quản lý và hạch toán kinh doanh chi phí phải được tính toán tập hợp theo từng thời kỳ: hàng tháng, hàng quý, hàng năm…phù hợp với kỳ báo cáo. Trong đó, chỉ những chi phí sản xuất mà doanh nghiệp phải bỏ ra trong kỳ mới được tính vào chi phí sản xuất trong kỳ. Trong các doanh nghiệp nói chung và trong các doanh nghiệp kinh doanh xây lắp nói riêng có rất nhiều các khoản chi phí khác nhau, do đó việc quản lý chi phí sản xuất không thể chỉ căn cứ vào số liệu tổng hợp mà phải theo dõi, tập hợp riêng số liệu của từng loại chi phí, từng nhóm chi phí. Vì vậy, việc tiến hành phân loại chi phí là rất cần thiết đối với tất cả các doanh nghiệp. 1.2.1.2 Phân loại chi phí xây lắp Chi phí sản xuất trong doanh nghiệp xây lắp bao gồm nhiều loại, có nội dung kinh tế khác nhau, công dụng khác nhau mà yêu cầu quản lý đối với từng loại cũng khác nhau. Để lập kế hoạch và tính chính xác giá thành, khống chế và thống nhất các loại chi phí, nhằm nghiên cứu các yếu tố phát sinh trong quá trình hình thành giá thành sản phẩm, yêu cầu khách quan đặt ra là: phải phân loại chi phí thành từng nhóm riêng theo từng tiêu thức nhất định. Trên cơ sở đó, phân tích tình hình biến động của từng loại chi phí, tìm ra những nhân tố ảnh hưởng đến sự biến động đó để đưa ra những biện pháp quản lý hữu hiệu nhất. Phân loại chi phí sản xuất là việc sắp xếp những chi phí sản xuất vào từng loại, từng nhóm khác nhau theo những tiêu thức nhất định. Việc hạch toán chi phí theo từng tiêu thức sẽ nâng cao tính chi tiết của thông tin, là cơ sở cho việc phấn đấu hạ chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng và tăng cường hạch toán kế toán trong các đơn vị xây lắp. Thông thường, khi phân loại chi phí người ta thường dựa vào 2 tiêu thức quan trọng nhất đó là nội dung kinh tế ban đầu của chi phí và chức năng của chi phí đối với toàn bộ quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Hiện nay, chi phí sản xuất sản phẩm xây lắp được phân loại theo các tiêu thức sau: Phân loại chi phí sản xuất theo yếu tố Phân loại chi phí sản xuất theo mối quan hệ giữa chi phí với quá trình sản xuất. Phân loại chi phí sản xuất theo khoản mục giá thành Tuy nhiên, xuất phát từ đặc điểm của sản xuất kinh doanh xây lắp và phương pháp lập dự toán trong kinh doanh xây lắp là lập dự toán cho từng đối tượng theo khoản mục giá thành nên phương pháp tập hợp chi phí này được sử dụng phổ biến nhất trong các doanh nghiệp kinh doanh xây lắp. Theo cách phân loại này chi phí sản xuất được chia thành các khoản mục sau: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: là toàn bộ vật liệu chính, vật liệu phụ, cấu kiện, các bộ phận kết cấu công trình sử dụng trong quá trình xây lắp. Nó không bao gồm giá trị nguyên vật liệu phục vụ cho máy thi công, vật liệu quản lý đội, công trình, chi phí nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất chung. Chi phí nhân công trực tiếp: là chi phí tiền lương cơ bản, phụ cấp... của các công nhân trực tiếp sản xuất để hình thành sản phẩm xây lắp. Chi phí sử dụng máy thi công: là toàn bộ chi phí trực tiếp phát sinh trong quá trình sử dụng máy thi công để thực hiện khối lượng xây lắp bằng máy bao gồm chi phí khấu hao máy móc, tiền thuê máy, tiền lương công nhân điều khiển máy, chi phí về nhiên liệu, động lực dùng cho máy thi công... Chi phí sản xuất chung: là những khoản chi phí phục vụ cho sản xuất của đội, công trình xây dựng nhưng không được tính trực tiếp bao gồm tiền lương cho nhân viên quản lý đội, các khoản trích theo lương phải trả cho công nhân trực tiếp xây lắp, nhân viên điều khiển máy thi công, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác. Cách phân loại này có tác dụng phục vụ quản lý sản xuất theo định mức, cung cấp số liệu cho công tác tính giá thành sản phẩm, phân tích tình hình thực hiện giá thành từ đó làm tài liệu tham khảo để lập định mức chi phí và kế hoạch giá thành cho kỳ sau. Tóm lại, mỗi cách tập hợp chi phí sản xuất đều có ý nghĩa riêng phục vụ cho từng đối tượng quản lý, từng đối tượng cung cấp thông tin cụ thể nhưng giữa các cách phân loại này luôn bổ sung cho nhau nhằm quản lý có hiệu quả toàn bộ chi phí phát sinh trong phạm vi từng doanh nghiệp, trong từng thời kỳ nhất định. 1.2.2 Giá thành sản phẩm xây lắp 1.2.2.1 Khái niệm giá thành sản phẩm xây lắp Để thi công một công trình hay hoàn thành một khối lượng công việc nhất định cần phải đầu tư vào quá trình sản xuất, thi công một khối lượng chi phí nhất định. Những chi phí này cấu thành nên giá thành công trình hay hạng mục công trình hoàn thành. Như vậy, giá thành sản phẩm xây lắp bao gồm toàn bộ chi phí sản xuất (gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung) tính cho từng công trình hay hạng mục công trình, khối lượng công tác xây lắp hoàn thành đến một giai đoạn quy ước đã hoàn thành, nghiệm thu, bàn giao và chấp nhận thanh toán. Nói cách khác, chi phí sản xuất chỉ là một mặt thể hiện sự hao phí, để đánh giá chất lượng kinh doanh của các doanh nghiệp thì chi phí sản xuất phải được xem xét trong mối quan hệ với mặt thứ hai cũng là một mặt quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh đó là kết quả sản xuất thu được. Quan hệ so sánh đó đã hình thành nên chỉ tiêu “ Giá thành sản phẩm” Giá thành sản phẩm xây lắp là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về lao động sống và lao động vật hóa để hoàn thành một khối lượng xây lắp theo quy định. Về bản chất, giá thành là kết quả của việc chuyển dịch giá trị của các yếu tố chi phí vào sản phẩm xây lắp, công việc, lao vụ hoàn thành. Trong giá thành sản phẩm chỉ bao gồm những chi phí chi ra trực tiếp hoặc gián tiếp vào quá trình sản xuất phải được bồi hoàn để tái sản xuất ở doanh nghiệp mà không bao gồm những chi phí phát sinh trong kỳ kinh doanh của doanh nghiệp. 1.2.2.2 Phân loại giá thành sản phẩm xây lắp Hiện nay có hai cách phân loại giá thành: Phân loại theo thời điểm và nguồn số liệu để tính giá thành Phân loại theo phạm vi tính giá thành Phân loại theo thời điểm và nguồn số liệu để tính giá thành Chỉ tiêu giá thành được chia thành giá thành kế hoạch, giá thành dự toán và giá thành thực tế. Giá thành dự toán (Zdt): là tổng số các chi phí dự toán để hoàn thành khối lượng sản phẩm xây lắp. Giá thành dự toán được xác định trên cơ sở các định mức theo thiết kế được duyệt và khung giá quy định đơn giá xây lắp áp dụng vào từng lãnh thổ, từng địa phương do cấp có thẩm quyền ban hành. Zdt = Giá trị dự toán – lãi định mức Giá trị dự toán là chi phí cho công tác xây dựng, lắp ráp các cấu kiện, lắp đặt các máy móc thiết bị…bao gồm các chi phí trực tiếp, chi phí chung và lãi định mức. Đây là cơ sở để xây dựng lập kế hoạch khối lượng các công tác xây lắp và thanh toán công tác hoàn thành, là căn cứ để tính kết quả kinh doanh của doanh nghiệp và để kiểm tra chỉ tiêu giá thành sản phẩm xây lắp của doanh nghiệp. Giá thành kế hoạch (Zkh): là giá thành được xây dựng từ những điều kiện kinh tế cụ thể của doanh nghiệp trên cơ sở phấn đấu hạ giá thành sản phẩm so với dự toán bằng các biện pháp tăng cường quản lý kỹ thuật, thi công, vật tư, các định mức đơn giá áp dụng trong các doanh nghiệp xây lắp. Zkh= Giá thành dự toán – mức hạ giá thành dự toán Với doanh nghiệp không có giá thành dự toán thì giá thành kế hoạch được xác định khi bước vào kinh doanh trên cơ sở giá thành thực tế năm trược và các định mức kinh tế kỹ thuật của doanh nghiệp. Nó bao gồm các chi phí gắn liền với sản xuất và tiêu thụ sản phẩm theo một danh mục thống nhất theo từng ngành sản xuất. Giá thành thực tế (Ztt): Là giá thành phản ánh toàn bộ chi phí thực tế để hoàn thành bàn giao khối lượng xây lắp mà doanh nghiệp đã nhận thầu. Giá thành này bao gồm các chi phí theo định mức như các khoản thiệt hại trong sản xuất, các khoản bội chi, lãng phí vật tư, lao động tiền vốn trong quá trình sản xuất và quản lý của doanh nghiệp được phép tính vào giá thành. Giá thành thực tế được xác định vào cuối kỳ kinh doanh. Giá thành dự toán mang tính chất xã hội. Nhờ việc so sánh giá thành thực tế với giá thành dự toán cho phép đánh giá trình độ quản lý của doanh nghiệp xây lắp đó trong mối quan hệ với các doanh nghiệp xây lắp khác. Việc so sánh giá thành thực tế với giá thành kế hoạch cho phép đánh giá sự tiến bộ hay non yếu cuả doanh nghiệp xây lắp trong điều kiện cụ thể về cơ sở vật chất, trình độ tổ chức quản lý của bản thân doanh nghiệp đó. 1.2.3 Mối quan hệ giữa chi phí và giá thành sản phẩm xây lắp Đối với công tác quản trị doanh nghiệp, việc tính đúng, tính đủ chi phí sản xuất có vai trò quan trọng trong việc xác định chính xác giá thành sản phẩm. Chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm là hai chỉ tiêu có quan hệ chặt chẽ với nhau trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm. Chi phí biểu hiện mặt hao phí còn giá thành biểu hiện mặt kết quả của quá trình sản xuất. Đây là hai mặt thống nhất của một quá trình, vì vậy chúng giống nhau về chất. Giá thành và chi phí xây lắp đều bao gồm chi phí về lao động sống và lao động vật hoá trong quá trình tạo ra sản phẩm. Tuy nhiên, do bộ phận chi phí sản xuất giữa các kỳ không đều nhau nên giá thành và chi phí sản xuất khác nhau về lượng, điều đó được thể hiện qua sơ đồ sau: Tổng giá thành sản phẩm = CPSX dở dang đầu kỳ + CPSX phát sinh trong kỳ - CPSX dở dang cuối kỳ Như vậy, nếu chi phí sản xuất là tổng hợp những chi phí phát sinh trong một thời kỳ nhất định thì giá thành sản phẩm lại là tổng hợp những chi phí chi ra bất kỳ ở kỳ nào nhưng gắn liền với việc sản xuất và hoàn thành một khối lượng công việc xây lắp nhất định được nghiệm thu, bàn giao, thanh toán. Về mặt kế toán, hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm là hai bước công việc liên tiếp gắn bó hữu cơ với nhau, tập hợp chi phí sản xuất là cơ sở để tính giá thành sản phẩm. Do vậy, sự chính xác của công tác hạch toán chi phí sản xuất quyết định tính chính xác của công tác tính giá thành. Từ mối quan hệ giữa chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm như đã phân tích ở trên thì việc quản lý giá thành nhất thiết phải gắn liền với quản lý chi phí sản xuất và hạch toán chi phí sản xuất sao cho hợp lý, đúng đắn là một yêu cầu có tính chất quyết định đối với quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 1.3 Kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm trong doanh nghiệp xây lắp 1.3.1 Kế toán chi phí xây lắp 1.3.1.1 Đối tượng và phương pháp hạch toán chi phí xây lắp Đối tượng hạch toán chi phí xây lắp Đối tượng hạch toán chi phí sản xuất là một giới hạn nhất định về địa điểm, thời gian phát sinh mà các chi phí được tập hợp theo đó. Sản xuất xây lắp có quy trình công nghệ phức tạp, loại hình sản xuất đơn chiếc, thường phân chia thành nhiều khu vực, bộ phận thi công, mỗi hạng mục đều có thiết kế riêng, cấu tạo vật chất của chúng rất khác nhau, mỗi hạng mục lại có dự toán riêng. Đơn vị tính giá thành có thể là hạng mục công trình hoàn thành. Vì vậy, tuỳ theo công việc cụ thể, trình độ quản lý của mỗi doanh nghiệp xây lắp mà đối tượng hạch toán chi phí khác nhau, có thể là: Công trình, hạng mục công trình. Đơn đặt hàng. Đội thi công, đội xây lắp, xí nghiệp xây lắp. Việc xác định đối tượng hạch toán chi phí sản xuất là khâu đầu tiên và quan trọng của tổ chức hạch toán quá trình sản xuất. Xác định đúng đối tượng hạch toán chi phí sản xuất phù hợp với đặc điểm tình hình hoạt động sản xuất, đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất và yêu cầu quản lý chi phí sản xuất của doanh nghiệp mới giúp cho việc tổ chức tốt công việc kế toán tập hợp chi phí sản xuất. Từ khâu ghi chép ban đầu, tổng hợp số liệu, tổ chức tài khoản kế toán, sổ chi tiết đều phải theo đúng đối tượng tập hợp chi phí sản xuất đã xác định. Phương pháp hạch toán chi phí xây lắp Phương pháp hạch toán chi phí là một phương pháp hay một hệ thống phương pháp được sử dụng để tập hợp và phân loại chi phí sản xuất theo đối tượng hạch toán chi phí. Tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp, phương thức sản xuất... mà phương pháp tập hợp chi phí có sự khác nhau. Trong doanh nghiệp xây lắp có những phương pháp tập hợp chi phí sau: Phương pháp hạch toán chi phí theo công trình, hạng mục công trình: Hàng tháng chi phí sản xuất phát sinh liên quan đến công trình, hạng mục công trình nào sẽ được tập hợp cho công trình, hạng mục công trình đó. Phương pháp hạch toán chi phí theo đơn đặt hàng: Các chi phí sản xuất phát sinh sẽ được tập hợp và phân loại theo từng đơn đặt hàng, khi đơn đặt hàng hoàn thành thì tổng số chi phí phát sinh kể từ khi khởi công đến khi hoàn thành chính là chi phí của đơn đặt hàng đó. Phương pháp hạch toán chi phí theo đơn vị thi công: Theo phương pháp này, các đơn vị thi công thực hiện công tác kế toán nội bộ, các chi phí phát sinh được thực hiện theo từng đơn vị thi công và trong từng đơn vị đó chi phí lại được tập hợp theo từng đối tượng chịu chi phí như công trình, hạng mục công trình. Cuối cùng, toàn bộ chi phí phát sinh thực tế ở từng đơn vị thi công được so sánh với dự toán để xác định kết quả hạch toán kế toán nội bộ. Khi việc xây lắp hoàn thành thì phải tính riêng giá thành cho từng công trình hay hạng mục công trình bằng phương pháp thích hợp. 1.3.1.2 Chứng từ kế toán chi phí sản xuất Chứng từ phản ánh chi phí lao động: Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội Chứng từ phản ánh chi phí vật tư: Bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ, Bảng kê hoá đơn mua vật liệu, công cụ dụng cụ không nhập kho mà sử dụng ngay cho sản xuất. Chứng từ phản ánh khấu hao TSCĐ: Bảng tính và phân bổ KHTSCĐ. Chứng từ phản ánh dịch vụ mua ngoài: Hoá đơn bán hàng, Hóa đơn GTGT, Chứng từ chi tiền mặt. Chứng từ phản ánh các khoản chi bằng tiền khác. 1.3.1.3 Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm giá thực tế của toàn bộ vật liệu chính, phụ, các cấu kiện, bộ phận rời lẻ (trừ vật liệu dùng cho máy thi công) dùng cho việc xây dựng lắp đặt các công trình. Vật liệu sử dụng cho công trình nào, hạng mục công trình nào thì tính trực tiếp cho công trình đó. Trường hợp không tính riêng được thì phải phân bổ cho từng công trình, hạng mục công trình theo định mức tiêu hao, theo khối lượng thực hiện… Ta có công thức phân bổ như sau: Chi phí vật liệu phân bổ cho từng đối tượng = Tổng chi phí vật liệu cần phân bổ x Tỷ lệ (hệ số) phân bổ Tỷ lệ (hệ số) phân bổ = Tổng tiêu thức phân bổ của từng đối tượng Tổng tiêu thức phân bổ của tất cả các đối tượng Tuỳ theo đặc điểm hạch toán của từng doanh nghiệp mà lựa chọn một trong các phương pháp: LIFO, FIFO, bình quân gia quyền, bình quân sau mỗi lần nhập, hệ số giá và phương pháp giá thực tế đích danh để xác định chi phí nguyên vật liệu xuất kho. Tài khoản sử dụng: TK 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: TK này dùng để phản ánh chi phí nguyên liệu, vật liệu phát sinh liên quan trực tiếp đến việc xây dựng hay lắp đặt các công trình. Tài khoản này được mở chi tiết theo từng công trình xây dựng, lắp đặt (công trình, hạng mục công trình, các giai đoạn công việc, khối lượng xây lắp có dự toán riêng) và có kết cấu như sau:Bên Nợ: Trị giá nguyên liệu, vật liệu xuất dùng trực tiếp cho hoạt động xây lắp. Bên Có: Trị giá nguyên liệu, vật liệu trực tiếp sử dụng không hết nhập lại kho. Kết chuyển hoặc tính phân bổ giá trị NL, VL thực tế sử dụng cho hoạt động xây lắp trong kỳ vào TK 154 để tính giá thành công trình xây lắp. TK 621 không có số dư cuối kỳ. Trình tự hạch toán Trình tự hạch toán CPNVLTT được thể hiện qua sơ đồ sau: TK 152,111,112,141… TK 621 TK 154 Giá trị vật liệu dùng trực tiếp Kết chuyển chi phí xây lắp công trình vật liệu trực tiếp TK 133 TK 152 Thuế GTGT của Vật liệu dùng không NVL mua vào hết nhập lại kho Sơ đồ 1.1: Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 1.3.1.4 Kế toán chi phí nhân công trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp trong giá thành xây lắp là những khoản tiền phải trả, phải thanh toán cho công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm, trực tiếp tham gia xây dựng công trình. Nó bao gồm cả lương chính, lương phụ và các khoản phụ cấp nhưng nó không bao gồm tiền lương và các khoản phụ cấp của công nhân vận hành máy thi công. Để tính toán chính xác chi phí nhân công trực tiếp phải đi từ hạch toán tiền lương lao động, hạch toán công việc giao khoán. Trên cơ sở đó tính toán và phân bổ tiền lương vào các đối tượng tập hợp chi phí. Tiêu chuẩn để phân bổ chi phí nhân công trực tiếp có thể là chi phí tiền công định mức, giờ công định mức, khối lượng sản phẩm sản xuất... Các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ căn cứ vào tỷ lệ trích quỹ. Hạch toán thời gian lao động: được tiến hành theo từng loại công nhân viên, theo từng công việc được giao và cho từng đối tượng hạch toán chi phí và tính giá thành sản phẩm. Theo dõi thời gian lao động được tiến hành trên Bảng chấm công. Chứng từ này sau khi được kiểm tra xác nhận ở đội sản xuất và các phòng ban có liên quan thì được chuyển về phòng kế toán. Kế toán tiền lương lấy đây làm căn cứ để tính lương và theo dõi trên tài khoản chi phí có liên quan. Hạch toán khối lượng công việc giao khoán: Chứng từ ban đầu được sử dụng để hạch toán là Hợp đồng giao khoán. Hợp đồng giao khoán được ký theo từng phần công việc, giai đoạn công việc, theo hạng mục công trình hoàn thành và được xác nhận kết quả rồi chuyển về phòng kế toán làm căn cứ để tính lương. Tính lương, trả lương và tổng hợp, phân bổ tiền lương: Hàng tháng, căn cứ vào Bảng chấm công, Hợp đồng giao khoán và các chứng từ có liên quan khác để lập chứng từ thanh toán lương và kiểm tra việc thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên. Bảng thanh toán tiền lương được lập hàng tháng theo từng đội sản xuất, bộ phận thi công và phòng ban. Việc tổng hợp, phân bổ tiền lương vào các tài khoản chi phí cho các đối tượng sử dụng được thực hiện trên Bảng phân bổ tiền lương và BHXH. Chi phí nhân công trực tiếp thường được tính cho từng đối tượng chịu chi phí có liên quan. Trường hợp chi phí nhân công trực tiếp liên quan đến nhiều đối tượng mà không hạch toán riêng được thì có thể tập hợp chung sau đó chọn tiêu thức phân bổ thích hợp để phân bổ cho các đối tượng chịu chi phí có liên quan. Tiêu thức phân bổ có thể là tiền công định mức, giờ công sản xuất, hệ số... Chi phí NCTT phân bổ cho từng đối tượng = Tổng chi phí NCTT trong kỳ x Tổng tiêu thức phân bổ của từng đối tượng Tổng tiêu thức phân bổ của các đối tượng Tài khoản sử dụng TK 622 – chi phí nhân công trực tiếp. Tài khoản này dùng để tập hợp chi phí và kết chuyển chi phí về tiền công của công nhân trực tiếp sản xuất vào tài khoản tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, có kết cấu như sau: Bên Nợ: Tiền lương, tiền công lao động của nhân công trực tiếp tham gia vào quá trình xây lắp. Bên Có: Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp vào bên Nợ TK 154 CPSXKDDD TK 622 không có số dư cuối kỳ. Trình tự hạch toán Trình tự hạch toán chi phí nhân công trực tiếp được thể hiện qua sơ đồ sau: TK 334 TK 622 TK 154 Tiền lương và phụ cấp Kết chuyển chi phí phải trả cho CNTT nhân công trực tiếp TK 141 Tạm ứng lương Sơ đồ 1.2: Kế toán chi phí nhân công trực tiếp 1.3.1.5 Kế toán chi phí sử dụng máy thi công Máy thi công là những máy móc thiết bị chạy bằng động cơ được sử dụng trực tiếp cho công tác thi công công trình, đó là những máy hoạt động đòi hỏi phải có người điều khiển, phải cung cấp năng lượng… như máy trộn bê tông, máy xúc… Chi phí sử dụng máy thi công là những chi phí trực tiếp có liên quan đến việc sử dụng máy thi công bao gồm: Chi phí khấu hao cơ bản, chi phí sửa chữa máy móc thiết bị thi công, tiền lương công nhân điều khiển máy và các chi phí bằng tiền khác. Do đặc điểm hoạt động của máy thi công trong XDCB mà chi phí sử dụng máy thi công được chia làm hai loại: Chi phí thường xuyên Chi phí tạm thời Muốn xác định chi phí sử dụng máy thi công được chính xác, kịp thời cho các đối tượng trước hết phải tổ chức tốt khâu hạch toán công việc hàng ngày của máy trên phiếu theo dõi hoạt động của máy thi công. Định kỳ, mỗi xe, máy được phát một nhật trình do công nhân điều khiển ghi rõ trên máy: đối tượng phục vụ, khối lượng hoàn thành, số ca lao động thực tế, số ca ngừng nghỉ và có chữ ký của cán bộ kỹ thuật. Cuối tháng, chuyển về phòng kế toán làm căn cứ để kiểm tra, phân tích chi phí sử dụng máy. Tài khoản sử dụng TK 623 - Chi phí sử dụng máy thi công. Tài khoản này được dùng để tập hợp và phân bổ chi phí sử dụng xe, máy thi công phục vụ trực tiếp cho hoạt động xây lắp công trình. Tài khoản này chỉ sử dụng để hạch toán chi phí sử dụng xe, máy thi công đối với những doanh nghiệp xây lắp thực hiện xây, lắp công trình theo phương thức thi công hỗn hợp giữa thủ công và máy. Trường hợp doanh nghiệp thực hiện xây lắp công trình hoàn toàn theo phương thức bằng máy thì không sử dụng TK 623 mà phải hạch toán trực tiếp vào TK 621, 622, 627. TK 623, có kết cấu như sau: Bên Nợ: Các chi phí liên quan đến máy thi công (chi phí nguyên vật liệu cho máy thi công, chi phí tiền lương và các khoản phụ cấp lương cho công nhân điều khiển máy…) Bên Có: Kết chuyển chi phí sử dụng máy thi công. Tài khoản 623 không có số dư cuối kỳ. Tài khoản này có các TK cấp 2 như sau: TK 6231- Chi phí nhân công: Phản ánh các khoản lương, phụ cấp... phải trả cho công nhân trực tiếp điều kiển và phục vụ máy thi công.Tài khoản này không phản ánh các khoản trích theo lương (BHXH, KPCĐ, BHYT) tính trên lương của công nhân sử dụng máy thi công. TK 6232- Chi phí vật liệu: Phản ánh chi phí nhiên liệu, vật liệu phục vụ máy thi công. TK 6233- Chi phí dụng cụ sản xuất: Phản ánh chi phí công cụ, dụng cụ sản xuất phục vụ máy thi công. TK 6234- Chi phí khấu hao máy thi công: Phản ánh khấu hao máy móc thi công sử dụng vào hoạt động xây lắp công trình. TK 6237- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho hoạt động của máy thi công. TK 6238- Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh chi phí bằng tiền khác phục vụ cho hoạt động của máy thi công. Trình tự hạch toán Hạch toán chi phí sử dụng máy thi công phụ thuộc vào hình thức sử dụng máy thi công tại mỗi doanh nghiệp, cụ thể là: 1) Doanh nghiệp tổ chức đội máy thi công riêng biệt và đội máy thi công có tổ chức hạch toán kế toán riêng 2) Doanh nghiệp không tổ chức đội máy thi công riêng biệt hoặc có tổ chức đội máy thi công riêng biệt nhưng không tổ chức hạch toán kế toán riêng cho đội máy thi công 3)Doanh nghiệp không tổ chức đội máy thi công riêng biệt, máy thi công được sử dụng cho từng đội xây dựng công trình để thực hịện các khối lượng thi công bằng máy. Ta có thể khái quát trình tự hạch toán chi phí sử dụng máy thi công theo sơ đồ sau (trường hợp doanh nghiệp thi công hỗn hợp không tổ chức đội máy thi công riêng biệt): TK152,153,111 TK 623 TK 154 Tập hợp chi phí NVL Kết chuyển CPSDMTC TK 334,338 Tập hợp chi phí nhân công TK 111,214… Chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí khấu hao Sơ đồ 1.3: Kế toán chi phí sử dụng máy thi công 1.3.1.6 Kế toán chi phí sản xuất chung Chi phí sản xuất chung là nh._.ững khoản chi phí trực tiếp phục vụ cho sản xuất của đội xây lắp, công trình xây dựng nhưng không được tính trực tiếp cho từng đối tượng cụ thể. Nó bao gồm: lương nhân viên quản lý đội, khoản trích về BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định trên tiền lương phải trả công nhân trực tiếp xây lắp, công nhân sử dụng máy thi công và nhân viên quản lý đội, khấu hao tài sản cố định dùng chung cho cả đội và một số chi phí khác. Cuối kỳ hạch toán, do chi phí sản xuất chung có liên quan đến nhiều công trình, hạng mục công trình nên cần thiết phải phân bổ khoản mục chi phí này theo tiêu thức phù hợp. Công thức phân bổ chi phí sản xuất chung: Mức CPSX chung phân bổ cho từng đối tượng = Tổng CPSX chung cần phân bổ x Tổng tiêu thức phân bổ của đối tượng Tổng tiêu thức phân bổ của tất cả các đối tượng Để phân bổ chi phí sản xuất chung người ta thường sử dụng một số tiêu thức chủ yếu như: phân bổ theo định mức, theo tiền lương của công nhân sản xuất... Tài khoản sử dụng Để hạch toán chi phí sản xuất chung, kế toán sử dụng TK 627 “ Chi phí sản xuất chung". Tài khoản này có kết cấu như sau: Bên Nợ: - Tập hợp các chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ. Bên Có: - Khoản ghi giảm chi phí sản xuất chung. - Phân bổ và kết chuyển chi phí sx chung vào tài khoản tính giá thành. Tài khoản 627 không có số dư cuối kỳ và gồm 6 tài khoản cấp hai sau: TK 6271- Chi phí nhân công: Phản ánh các khoản lương, phụ cấp... phải trả cho nhân viên quản lý đội, tiền ăn ca của nhân viên quản lý đội, của công nhân xây lắp, các khoản trích về BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định trên tiền lương phải trả công nhân trực tiếp xây lắp và nhân viên quản lý đội. TK 6272- Chi phí vật liệu: Phản ánh chi phí nhiên liệu, vật liệu phục vụ cho đội xây dựng. TK 6273- Chi phí dụng cụ sản xuất: Phản ánh chi phí công cụ, dụng cụ sản xuất phục vụ cho đội xây dựng. TK 6274- Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh khấu hao tài sản cố định dùng chung cho đội xây dựng. TK 6277- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho hoạt động của đội xây dựng. TK 6278- Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh chi phí bằng tiền khác phục vụ cho hoạt động của đội xây dựng. Trình tự hạch toán chi phí sản xuất chung được khái quát theo sơ đồ sau: TK 152,153,214,111… TK 627 TK 154 Tập hợp chi phí sản xuất chung Phân bổ, kết chuyển chi phí sản xuất chung TK 111, 138, 152 Các khoản ghi giảm chi phí sản xuất chung Sơ đồ 1.4: Kế toán chi phí sản xuất chung 1.3.1.7 Kế toán tổng hợp chi phí sản xuất Để tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp, kế toán sử dụng tài khoản 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”. Bên Nợ: Các chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ liên quan đến thi công, xây lắp công trình. Bên Có: - Giá thành sản phẩm hoàn thành bàn giao. - Giá trị phế liệu thu hồi, giá trị sản phẩm hỏng không sửa chữa được. Dư Nợ: - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang hiện có. Trình tự kế toán tổng hợp TK 621 TK 154 TK632 K/c CPNVLTT Giá thành KLXL hoàn thành, bàn giao TK 622 K/c CPNCTT TK 152, 153 TK 623 Giá trị VL nhập lại kho K/c CPSD máy thi công TK 627 K/c CPSXC Sơ đồ 1.5: Kế toán tổng hợp chi phí xây lắp 1.3.2 Kiểm kê đánh giá sản phẩm dở dang Sản phẩm dở dang trong xây dựng có thể là công trình, hạng mục công trình dở dang chưa hoàn thành, khối lượng xây lắp thi công dở dang bất kỳ chưa được bên chủ đầu tư nghiệm thu, thanh toán. Đánh giá sản phẩm dở dang là tính toán, xác định phần chi phí sản xuất cho khối lượng làm dở cuối kỳ theo những nguyên tắc nhất định. Để đánh giá sản phẩm dở dang một cách chính xác trước hết cần kiểm kê khối lượng xây dựng hoàn thành trong kỳ đồng thời xác định đúng đắn mức độ hoàn thành theo quy ước ở từng giai đoạn thi công để xác định khối lượng sản phẩm dở dang, phát hiện những tổn thất trong quá trình thi công. Đặc điểm của sản phẩm xây lắp là kết cấu phức tạp, việc xác định chính xác mức độ hoàn thành của nó là rất khó khăn. Vì vậy, khi đánh giá sản phẩm làm dở, kế toán cần kết hợp chặt chẽ với các bộ phận kỹ thuật, bộ phận tổ chức lao động để xác định mức độ hoàn thành của khối lượng sản phẩm dở dang một cách chính xác nhất. Trên cơ sở kết quả kiểm kê sản phẩm làm dở đã tổng hợp được kế toán tiến hành đánh giá sản phẩm làm dở. Phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang trong xây lắp phụ thuộc vào phương thức thanh toán khối lượng xây lắp hoàn thành giữa bên nhận thầu và bên giao thầu. Các phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang: Phương pháp đánh giá sản phẩm làm dở theo tỷ lệ sản phẩm hoàn thành tương đương. Phương pháp đánh giá sản phẩm làm dở theo giá dự toán Ngoài ra, đối với một số công việc như nâng cấp, sửa chữa hoàn thiện hoặc xây dựng các công trình có giá trị nhỏ, thời gian thi công ngắn theo hợp đồng được bên chủ đầu tư thanh toán toàn bộ sau khi hoàn thành thì giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ là toàn bộ chi phí thực tế từ khi thi công đến thời điểm kiểm kê, đánh giá. Tính giá thành sản phẩm xây lắp 1.3.3.1 Đối tượng tính giá thành sản phẩm xây lắp Xác định đối tượng tính giá thành là công việc đầu tiên trong công tác tính giá thành của kế toán. Doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm sản xuất, kinh doanh sản phẩm hàng hoá, căn cứ vào tính chất sản xuất và đặc điểm cung cấp, sử dụng của từng loại sản phẩm để xác định đối tượng tính giá thành thích hợp. Trong ngành xây dựng cơ bản, sản phẩm có những đặc thù riêng nên đối tượng tính giá thành thường là các công trình hay các khối lượng công việc có thiết kế và dự toán riêng đã hoàn thành. Trường hợp trong doanh nghiệp xây lắp có tổ chức phân xướng sản xuất phụ thì đối tượng tính giá thành là một đơn vị hoàn thành hay lao vụ hoàn thành. Việc xác định đối tượng tính giá thành là căn cứ để kế toán mở các thẻ tính giá thành sản phẩm phục vụ cho quá trình kiểm tra tình hình thực hiện giá thành sản phẩm, tính toán hiệu quả, xác định chính xác thu nhập. 1.3.2.2 Các phương pháp tính giá thành sản phẩm Phương pháp tính giá thành là phương pháp sử dụng số liệu từ phần tập hợp chi phí sản xuất của kế toán để tính ra tổng giá thành và giá thành đơn vị sản phẩm hay lao vụ hoàn thành theo các khoản mục giá thành đã quy định. Chi phí sản xuất của đơn vị được tập hợp hàng tháng trong các sổ chi tiết và tổng hợp. Căn cứ vào số liệu chi phí đã tập hợp cho từng đối tượng, kế toán giá thành phải vận dụng phương pháp tính giá thành thích hợp để tính tổng giá thành theo kỳ quy định. Trong doanh nghiệp xây lắp thường có các phương pháp tính giá thành như sau: Phương pháp tính giá thành trực tiếp Phương pháp tổng cộng chi phí Phương pháp tỷ lệ Phương pháp kết hợp Phương pháp tính giá thành trực tiếp Đây là phương pháp tính giá thành giản đơn, được áp dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp xây lắp.Vì sản phẩm xây lắp đơn chiếc nên đối tượng tập hợp chi phí cũng là đối tượng tính giá thành. Z = D+ C - D Trong đó: Z: Giá thành sản phẩm xây lắp. C: Tổng chi phí xây lắp đã tập hợp theo đối tượng. D: Giá trị công trình dở dang đầu kỳ. D: Giá trị công trình dở dang cuối kỳ. Nếu sản phẩm dở dang không đáng kể thì chi phí sản xuất đã tập hợp được trong kỳ cho mỗi đối tượng tính giá thành là giá thành sản phẩm hoàn thành trong kỳ. Z = C Phương pháp tổng cộng chi phí Phương pháp này được áp dụng với việc xây lắp các công trình lớn, phức tạp, quá trình xây lắp có thể thông qua các đội xây lắp khác nhau mới hoàn thành được công trình. Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất trong trường hợp này là các đội xây lắp còn đối tượng tính giá thành là sản phẩm hoàn thành cuối kỳ. Công thức tính như sau: Z = D + C + C+…+ C- D Trong đó: C, C, …,C: là chi phí sản xuất ở từng đội sản xuất hay từng hạng mục công trình của một công trình. Phương pháp tỷ lệ Được áp dụng khi giới hạn tập hợp chi phí là nhóm hạng mục công trình nhưng đối tượng tính giá là hạng mục công trình. Khi đó, phải căn cứ vào tổng số chi phí thực tế và tổng chi phí kế hoạch hoặc tổng số giá trị dự toán của tất cả các hạng mục công trình có liên quan để xác định tỷ lệ phân bổ. Trong đó chi phí kế hoạch được tính riêng cho từng công trình, hạng mục công trình. Giá thành hạng mục công trình = Tỷ lệ phân bổ x Chi phí kế hoạch (giá trị dự toán từng hạng mục công trình) Trong đó: Tỷ lệ phân bổ = Tổng chi phí thực tế X 100 Tổng chi phí kế hoạch của hạng mục công trình liên quan Phương pháp kết hợp Là phương pháp được áp dụng phổ biến trong việc tính giá thành đơn vị sản phẩm xây lắp, thường kết hợp phương pháp tính trực tiếp với phương pháp tổng cộng chi phí khi đối tượng hạch toán chi phí là các giai đoạn công việc, hoặc kết hợp phương pháp tính trực tiếp với các phương pháp hệ số hoặc tỷ lệ khi đối tượng hạch toán chi phí là nhóm nhà của, vật kiến trúc, hạng mục công trình xây lắp… 1.3.4 Sổ kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm xây lắp Chúng ta biết rằng các chứng từ, các hình thức ghi sổ, trình tự ghi chép, hệ thống hoá các thông tin sẽ tạo nên các mô hình chi phí nhất định cho một doanh nghiệp cụ thể. Do quy trình công nghệ xây lắp thường là phức tạp, cho nên hầu hết các doanh nghiệp xây lắp đều ghi sổ theo hình thức “Nhật ký- chứng từ”. Hình thức Nhật ký- Chứng từ là một hình thức có nhiều ưu điểm, phù hợp với những loại hình kinh doanh phức tạp, quy mô lớn, đơn vị có trình đôộ quản lý cao, phù hợp với các đơn vị có nhu cầu chuyên môn hoá cao. Theo hình thức này quy trình hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh được tiến hành như sau: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ chi phí như: Phiếu nhập kho, Bảng phân bổ vật liệu, Bảng phân bổ tiền lương…ghi trực tiếp vào các bảng kê số 4, số 5 và số 6 và các sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh. Căn cứ vào kế hoạch phân bổ chi phí và kế hoạch trích trước chi phí từ bảng kê số 6 để ghi vào bảng kê số 4, 5 theo khoản mục chi phí. Cuối tháng, quý khoá sổ bảng kê số 4, 5, 6 và xác định tổng số phát sinh. Ly số liệu tổng cộng để ghi vào Nhật ký – Chứng từ số 7. Cuối tháng, quý cộng số liệu trên Nhật ký – Chứng từ số 7 và lấy số tổng cộng ghi vào Sổ Cái TK 621, 622, 623, 627, 154. Số liệu tổng cộng trên các Sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong NK-CT số 7 được dùng để lập các báo cáo tài chính. Quy trình ghi sổ kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm được thể hiện qua sơ đồ sau: Chứng từ chi phí, bảng phân bổ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng kê số 4 Bảng kê số 6 Bảng kê số 5 Nhật ký chứng từ số 7 Sổ cái TK loại 6, TK 154 Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Sơ đồ 1.10: Quy trình ghi sổ kế toán chi phí xây lắp và tính giá thành sản phẩm theo hình thức Nhật ký chứng từ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 1.4 Một số chỉ tiêu phân tích chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm nhằm nâng cao hiệu quả quản trị chi phí 1.4.1 ý nghĩa của việc phân tích chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Trong quá trình sản xuất kinh doanh, để đạt được hiệu quả cao nhất, doanh nghiệp phải khai thác và phát huy mọi năng lực sản xuất, ứng dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật nhằm tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm. Đối với ngành xây lắp, vì chi phí được dự toán nên việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp được tập hợp theo khoản mục nên để đi sâu vào phân tích chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm thì ta phải đi sâu phân tích giá thành theo khoản mục chi phí. Giá thành sản phẩm là một chỉ tiêu chất lượng phản ánh và đo lường hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời, chỉ tiêu giá thành còn giữ chức năng thông tin và kiểm tra về chi phí, giúp cho người quản lý có cơ sở để đề ra quyết định đúng đắn, kịp thời. Phân tích giá thành sản phẩm là cách tốt nhất để biết nguyên nhân và nhân tố làm chi phí biến động ảnh hưởng tới giá thành so với mức dự kiến ban đầu. Từ đó, cấp quản lý có những quyết định tối ưu hơn trong hạt động kinh doanh. 1.4.2 Các chỉ tiêu phân tích giá thành sản phẩm 1.5.2.1 Các chỉ tiêu đánh giá chung tình hình thực hiện kế hoạch giá thành sản phẩm Các bước tiến hành phân tích giá thành sản phẩm xây lắp theo khoản mục chi phí: So sánh giá thành thực tế với giá thành dự toán (Giá thành kế hoạch) nhằm xác định chênh lệch tuyệt đối, từ đó rút ra kết luận doanh nghiệp đã tiết kiệm hay vượt chi về giá thành. Tính tỷ trọng số chênh lệch trong tổng chi phí của từng khoản mục và trong tổng giá thành dự toán. Các phương pháp tính: Chênh lệch giá thành thực tế so với giá thành dự toán: Về số tuyệt đối = Ztt – Zdt Về tỷ trọng = Nếu tỷ lệ trên < 1 thì doanh nghiệp đã hạ được giá thành thực tế so với giá thành dự toán. Khi đó chênh lệch giá thành theo số tuyệt đối sẽ mang dấu“ _”. Dựa vào công thức chung để phân tích từng khoản mục cụ thể. Trước hết ta tính tỷ trọng từng khoản mục chi phí dự toán so với tổng giá trị dự toán. Từng khoản mục chi phí dự toán Tỷ trọng (%) = x 100 Tổng giá trị dự toán Ta tính tiếp tỷ trọng từng khoản mục chi phí thực tế so với tổng giá thành thực tế: Chi phí thực tế từng khoản mục Tỷ trọng (%) = x 100 Tổng giá trị thực tế từng khoản mục Sau khi tính được 2 tỷ trọng trên, ta so sánh:Về mặt số lượng: Chênh lệch = Chi phí thực tế từng khoản mục – Chi phí dự toán từng khoản mục Nếu giá trị chênh lệch mang dấu (+) thì doanh nghiệp đã tăng chi phí so với dự toán. Nếu giá trị chênh lệch mang dấu(-) thì doanh nghiệp đã tiết kiệm chi phí sản xuất. Về mặt tỷ trọng: Chênh lệch = Tỷ trọng từng khoản mục thực tế – tỷ trọng từng khoản mục dự toán Nếu chênh lệch mang dấu (+) thì tỷ trọng thực tế tăng Nếu chênh lệch mang dấu (-) thì tỷ trọng thực tế giảm. ảnh hưởng của sự thay đổi mỗi khoản mục chi phí tới tổng giá thành không chỉ thể hiện ở số chênh lệch tuyệt đối mà còn thể hiện ở tỷ trọng của mỗi khoản mục trong tổng số chung. Bảng phân tích giá thành sẽ thể hiện rõ điều đó. Số TT Khoản mục chi phí Dự toán Thực tế Chênh lệch Số tiền Tỷ trọng Số tiền Tỷ trọng Số tiền Tỷ trọng 1 CPNVLTT 2 CPNCTT 3 CPSDMTC 4 CPSXC Tổng giá thành Bảng số 1.1: Bảng phân tích giá thành theo khoản mục chi phí Phân tích khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Trong ngành xây lắp, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành. Chi phí nguyên vật liệu = S Mức tiêu hao vật liệu i x Đơn giá vật liệu i Biến động khoản mục chi phí này do ảnh hưởng của hai nhân tố: Nhân tố 1: Mức tiêu hao vật liệu Nhân tố này phản ánh trình độ sử dụng vật liệu tiết kiệm hay lãng phí. Nhân tố 2: Đơn giá vật liệu Nhân tố này phụ thuộc vào hai yếu tố giá mua và chi phí thu mua. Phân tích khoản mục chi phí nhân công trực tiếp Đánh giá chung: Chênh lệch lương tuyệt đối = Quỹ lương thực tế - Quỹ lương kế hoạch Nếu chênh lêch mang đấu (-) thì chi hụt quỹ lương Nếu chênh lệch mang đấu (+) thì vượt chi quỹ lương. Chênh lệch tương đối quỹ lương = Quỹ lương thực tế - Quỹ lương kế hoạch x Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch sản xuất Nếu chênh lệch mang dấu (-) thì tiết kiệm tương đối quỹ lương. Nếu chênh lệch mang dấu (+) thì vượt chi không hợp lý quỹ lương. Nguyên nhân tăng, giảm quỹ lương: Quỹ lương (L) = Số lao động (N) x Mức tiền lương bình quân/ người (l). Có hai nhân tố ảnh hưởng đến quỹ lương với mức độ ảnh hưởng là: Nhân tố 1: Số lao động D= (- N) x l Nhân tố 2: Mức tiền lương bình quân/người DL= N x (l- l) Phân tích chi phí sử dụng máy thi công Chi phí sử dụng máy thi công bao gồm: Chi phí tiền lương nhân viên điều khiển máy, chi phí vật liệu, dụng cụ, khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí khác bằng tiền. Phân tích chi phí sử dụng máy thi công chỉ xác định mức chênh lệch tuyệt đối giữa chi phí thực tế so với kế hoạch và dựa vào nội dung từng khoản để rút ra nhận xét phù hợp. Phân tích chi phí sản xuất chung. Chi phí sản xuất chung gồm có: Tiền lương nhân viến phân xưởng, các khoản trích theo lương của công nhân sản xuất, nhân viên quản lý, chi phí vật liệu, dụng cụ, khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài… Tương tự như đối với chi phí sử dụng máy thi công, phân tích chi phí sản xuất chung chỉ xác định chênh lệch tuyệt đối giữa chi phí thực tế vói chi phí kế hoạch, dựa vào nội dung từng khoản để đánh giá và rút ra kết luận đúng đắn. Tính toán tỷ lệ thực hiện kế hoạch giá thành của toàn bộ sản phẩm xây lắp. Tỷ lệ % thực hiện kế hoạch giá thành =x100 Trong đó: Q, Q: là khối lượng sản phẩm xây lắp dự toán và thực tế.Z, Z: là giá thành sản phẩm xây lắp thứ i theo dự toán và thực tế. Tỷ lệ trên < 1 có nghĩa là doanh nghiệp đã hạ được giá thành thực tế so với dự toán. 1.4.2.2 Các chỉ tiêu đánh giá tình hình thực hiện giá thành trong nhiều năm So sánh giá thành của kỳ đang nghiên cứu với giá thành những kỳ trước đã thực hiện theo từng khoản mục nhằm xác định số chênh lệch từ đó rút ra kết luận và các biện pháp tăng cường hoặc giảm bớt các khoản mục. Tính tỷ trọng của số chênh lệch trong tổng chi phí trong từng khoản mục và so sánh tỷ trọng đó trong nhiều kỳ. Các chỉ tiêu đánh giá: Chênh lệch giá thành nhiều kỳ liên tiếp: Về mặt số lượng = Z - Z Về mặt tỷ trọng = Z, Z: là giá thành kỳ gốc và kỳ nghiên cứu. Nếu tỷ trọng < 1 thì doanh nghiệp đã hạ được giá thành so với giá thành kỳ gốc. Tỷ trọng từng khoản mục so với tổng chi phí: Tỷ trọng từng khoản Từng khoản mục chi phí kỳ gốc = x100% mục ở kỳ gốc Tổng giá thành kỳ nghiên cứu Tỷ trọng từng khoản Từng khoản mục chi phí kỳ nghiên cứu = x100% mục ở kỳ nghiên cứu Tổng giá thành kỳ nghiên cứu Ta so sánh: Về số tuyệt đối: Chênh lệch = Chi phí thực tế từng khoản mục kỳ nghiên cứu - Chi phí thực tế từng khoản mục kỳ gốc Nếu chênh lệch mang dấu (-) thì doanh nghiệp đã tiết kiệm chi phí, cần phát huy biện pháp kỳ nghiên cứu áp dụng. Nếu chênh lệch mang dấu (+) thì doanh nghiệp đã lãng phí chi phí sản xuất, cần phải có biện pháp xử lý. Về tỷ trọng: Chênh lệch = Tỷ trọng kỳ nghiên cứu – tỷ trọng kỳ gốc Nếu chênh lệch mang dấu (-) thì tỷ trọng thực tế giảm. Nếu chênh lệch mang dấu (+) thì tỷ trọng thực tế tăng. Có thể tập hợp và so sánh chi phí qua bảng sau: Số TT Khoản mục chi phí Kỳ gốc Kỳ nghiên cứu Chênh lệch Số tiền Tỷ trọng Số tiền Tỷ trọng Số tiền Tỷ trọng 1 CPNVLTT 2 CPNCTT 3 CPSDMTC 4 CPSXC Tổng giá thành Bảng số 2: Bảng phân tích giá thành qua một số năm Giá kỳ gốc có thể là giá dự toán, giá kế hoạch hay giá thực tế năm trước hoặc có thể so sánh với cả 3 loại giá để xem xét tình hình thực hiện giá thành của kỳ nghiên cứu so với dự toán, kế hoạch và năm trước như thế nào. Phần 2 Thực trạng kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại xí nghiệp xây lắp điện 2.1 Những đặc đIểm kinh tế - kỹ thuật của Xí nghiệp xây lắp đIện - công ty điện lực i ảnh hưởng đến kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của xí nghiệp xây lắp điện Xí nghiệp xây lắp Điện, là doanh nghiệp nhà nước chuyên ngành về xây dựng các công trình đường dây, trạm biến áp, trực thuộc Công ty Điện Lực I (Tổng công ty Điện Lực Việt Nam), được thành lập theo Quyết định số 523 NL/TCCB-LĐ ngày 23 tháng 10 năm 1992 của Bộ Năng lượng trên cơ sở sáp nhập hai xí nghiệp là: Xí nghiệp xây lắp Điện và Xí nghiệp lắp điện hạ thế trực thuộc Sở Điện lực Hà Nội. Trụ sở giao dịch chính của xí nghiệp đặt tại số 1-3 An Dương - Quận Tây Hồ - Hà Nội. Xí nghiệp Xây lắp điện là đơn vị có tư cách pháp nhân không đầy đủ, được mở tài khoản, được sử dụng con dấu riêng để quan hệ giao dịch với các đơn vị trong và ngoài ngành. Trong nhưng năm qua, cùng với sự phát triển của nền kinh tế quốc dân, Xí nghiệp xây lắp điện đã và đang mở rộng cả về quy mô lẫn cơ cấu. Các hoạt động của Xí nghiệp luôn mang lại hiệu quả và lợi ích thiết thực cho đất nước, góp phần làm giảm tổn thất điện năng, đem ánh sáng đến mọi miền tổ quốc đặc biệt là đồng bào vùng sâu vùng xa. Thành lập khi đất nước mới chuyển sang nền kinh tế thị trường, hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và xây lắp nói riêng còn gặp nhiều khó khăn nhưng trong 10 năm hoạt động Xí nghiệp đã gặt hái được nhiều thành công. Hàng trăm công trình hạ thế mới được xây dựng, hàng trăm trạm biến áp và hàng ngàn đường đây điện trung, cao áp, cáp ngầm và nổi từ 6KV đến 110KV trên khắp mọi miền: Rừng núi, đồng bằng, vùng sâu, vùng xa thuộc điện lực các tỉnh, thành phố trên toàn miền Bắc từ Hà Tĩnh trở ra, được đại tu, sửa chữa. Đặc biệt, Xí nghiệp là đơn vị duy nhất được Tổng công ty Điện lực Việt Nam và Công ty Điện lực I uỷ quyền quản lí thi công đường dây 35KV từ Pà Háng đi Sầm Nưa (CHDCND Lào) .Trong tương lai Xí nghiệp chắc chắn sẽ gặt hái được nhiều thành công hơn nữa. Xí nghiệp xây lắp Điện là một doanh nghiệp có qui mô nhỏ, bắt đầu đi vào hoạt động năm 1992 với số vốn kinh doanh là 2.119 triệu đồng: Trong đó: Vốn lưu động: 1.519 triệu đồng Vốn cố định: 600 triệu đồng Theo nguồn vốn : Vốn ngân sách: 2.047 triệu đồng Vốn tự bổ xung: 72 triệu dồng Đơn vị tính: Đồng Bảng số 2.1: Một số kết quả hoạt động trong 3 năm 2000, 2001, 2002 của xí nghiệp 2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp Xí nghiệp thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ, chế độ thủ trưởng trong quản lý, điều hành mọi hoạt động của Xí nghiệp trên cơ sở thực hiện quyền làm chủ tập thể của cán bộ công nhân viên Xí nghiệp. Để thực hiện chức năng nhiệm vụ được giao, Giám đốc Xí nghiệp tổ chức các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ trong các lĩnh vực công tác. Xí nghiệp thành lập ra các đội thi công trực thuộc, các đội này đều có chức năng thực hiện các nhiệm vụ thi công xây dựng, san nền, thi công các công trình... Các đội có bộ máy điều hành riêng gồm: đội trưởng, phó đội trưởng, các ban nghiệp vụ và bộ phận trực tiếp sản xuất, hoạt động trên cơ sở giấy phép hành nghề được cơ quan có thẩm quyền cấp. Xí nghiệp được công ty giao cho một số tài sản như: Nhà xưởng, máy móc thiết bị, cơ sở vật chất tương ứng để bảo đảm sản xuất, tự chịu trách nhiệm về mọi hoạt động và kết quả kinh doanh của mình, thực hiện chế độ lời ăn lỗ chịu. Đặc điểm loại hình sản xuất của Xí nghiệp là xây lắp các công trình điện có qui mô nhỏ phổ biến ở mức: 100 đến 600 triệu đồng, phân tán hầu hết các tỉnh phía Bắc từ Hà Tĩnh trở ra. Để thực hiện nhiệm vụ chuyên môn hoá cũng như đảm bảo thực hiện tốt phương án sản xuất kinh doanh, Xí nghiệp sử dụng mô hình quản lí là mô hình trực tuyến. Trong Xí nghiệp, các phòng ban chức năng, các đội xây lắp và các phân xưởng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, cùng chịu sự quản lý của Giám đốc- người chịu mọi trách nhiệm trước cấp trên và cơ quan Nhà Nước về hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. Trên cơ sở nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Xí nghiệp xây lắp Điện được xây dựng như sau: Đội xây dựng 1 Giám đốc Đội xây dựng 2 Phòng hành chính Xưởng cơ khí Phòng kế hoạch Phòng tổ chức Phòng tài vụ Ban máy tính cntt P.giám đốc xdcb-hc p.giám đốc kế hoạch sx đội điện 1 đội điện 2 đội điện 3 đội điện 4 đội điện 5 đội điện 6 đội điện 8 đội điện 7 đội điện 9 đội điện 10 đội điện 11 đội điện 12 đội điện 14 đội điện 15 p. kỹ thuật p.vật tư B.an toàn p.giám đốc kỹ thuật : Chỉ đạo : Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý tại Xí nghiệp xây lắp Điện Giám đốc Là người đứng đầu Xí nghiệp, đại diện cho cán bộ công nhân viên của Xí nghiệp. Giám đốc có nhiệm vụ bao quát chung mọi hoạt động và phụ trách tất cả các phòng ban trong xí nghiệp. Bên cạnh đó, Giám đốc còn có trách nhiệm tổ chức thực hiện các quyết định của Công ty, Bộ, Ngành liên quan, xây dựng các qui chế nội bộ Xí nghiệp. Phó giám đốc + Phó Giám đốc kỹ thuật: Phụ trách các phòng Kỹ thuật, Ban an toàn - Bảo hiểm lao động, Ban máy tính công nghệ thông tin, các đội xây lắp điện. + Phó giám đốc Hành chính - Xây dựng cơ bản: Phụ trách phòng hành chính quản trị, các đội xây dựng. + Phó giám đốc Kế hoạch sản xuất: Phụ trách phòng Kế hoạch, Xưởng cơ khí, có nhiệm vụ phụ trách công tác xây dựng và triển khai kế hoạch đầu vào, công tác thanh quyết toán các công trình, trợ giúp Phó giám đốc kỹ thuật trong các công tác quản lí kỹ thuật và chỉ đạo hoạt động của các tổ chức đoàn thể trong xí nghiệp. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng Xí nghiệp gồm có 407 cán bộ CNV trong đó nhân viên quản lý là 48 người được phân công vào các phòng ban theo trình độ chuyên môn và năng lực một cách hợp lý. Trong qúa trình hoạt động các phòng ban phối hợp với nhau thực hiện các chức năng nhiệm vụ một cách hiệu quả. + Phòng Hành chính: Là phòng có nghiệp vụ, chức năng thực hiện công tác tổng hợp hành chính, quản trị, văn thư bảo mật, tuyên truyền, lưu trữ trong xí nghiệp. Phòng hành chính còn có các bác sĩ chăm sóc sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp và có một tổ xe con phục vụ cán bộ đi công tác. + Phòng Kế hoạch: có chức năng chỉ đạo, chỉ huy tổ chức thực hiện các mặt công tác sau: Kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch về công tác tài chính, lao động tiền lương, công tác chuẩn bị đầu tư, xây dựng, giao nhận thầu xây lắp các công trình và thực hiện công tác thanh quyết toán các công trình và thống kê báo cáo tài chính của xí nghiệp. + Phòng Kĩ thuật: Có chức năng thực hiện công tác quản lí xây dựng công trình của xí nghiệp, nhằm đảm bảo xây dựng công trình đúng thiết kế được duyệt, đúng tiến độ và quy chế XDCB hiện hành, đảm bảo chất lượng, hiệu quả kinh tế, ngoài ra còn kiểm tra đôn đốc công tác thanh tra kỹ thuật an toàn và thực hiện công tác bảo hộ lao động. + Phòng Tổ chức lao động tiền lương: là phòng nghiệp vụ, có chức năng quản lí công tác bộ máy, quản lí cán bộ, quản lí công tác đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công tác thi đua khen thưởng, công tác lao động tiền lương và thực hiện các chế độ chính sách về lao động tiền lương. + Phòng Tài vụ: có nhiệm vụ hạch toán kế toán thống kê, kiểm tra phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của toàn Xí nghiệp. + Phòng Vật tư: Có chức năng quản lí, tổ chức cung ứng vật tư thiết bị, đảm bảo việc sử dụng có hiệu quả các vật tư thiết bị của Xí nghiệp. + Ban An toàn (Ký hiệu: Ban AT) Là bộ phận chuyên môn, có chức năng tổ chức, thực hiện, kiểm tra việc thực hiện các chỉ thị, quy trình, quy phạm Kỹ thuật an toàn - an toàn lao động của Nhà Nước, của ngành Điện và của Công ty Điện lực I trong Xí nghiệp. Các thành viên trong ban an toàn trong khi kiểm tra hiện trường sản xuất, nếu phát hiện thấy các vi phạm an toàn kỹ thuật, kỷ luật lao động có nguy cơ xảy ra sự cố thiết bị hoặc gây tai nạn lao động, có quyền đình chỉ hoặc yêu cầu người phụ trách đình chỉ công việc để thi hành các biện pháp nhằm đảm bảo an toàn cho người và thiết bị đồng thời phải báo cáo với ban giám đốc. + Ban Máy tính và công nghệ thông tin (Kí hiệu: ban MT và CNTT). Là bộ phận chuyên môn, có chức năng quản lí hoạt động của hệ thống máy tính toàn xí nghiệp và phát triển công nghệ thông tin ứng dụng trong sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. + Các đội Xây lắp điện, Xưởng cơ khí, Đội xây dựng ( gọi chung là Đội) Tổ chức thi công các công trình xây lắp điện, xây dựng kiến trúc, sản xuất các cấu kiện, chế tạo các sản phẩmcơ khí đảm bảo đúng thiết kế, chất lượng, hiệu quả theo kế hoạch Xí Nghiệp đề ra. 2.1.3 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp Xây lắp điện Xí nghiệp được quyền tổ chức, thành lập giải thể hoặc sáp nhập các bộ phận sản xuất kinh doanh, dịch vụ và quản lí trong nội bộ để thực hiện phương án sản xuất kinh doanh có hiệu quả nhất. Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp gồm có: - Các đội xây lắp điện Do đặc tính của công tác xây lắp, Xí nghiệp tổ chức thành 17 đội, mỗi đội có từ 15 đên 30 người, bao gồm một đội trưởng, một đội phó, một kĩ thuật viên, một nhân viên kinh tế và các công nhân. Các đội điện có nhiệm vụ chủ yếu là: Tổ chức, quản lí và thi công công trình theo hợp đồng kinh tế do Xí nghiệp kí kết và theo thiết kế được duyệt. Làm thủ tục quyết toán từng giai đoạn và toàn bộ công trình. Ngoài ra, khi các công trình có qui mô lớn như: Công trình đường dây 35KV Sầm Nưa-Lào (năm 1997), công trình cải tạo đường dây trung áp và các trạm biến áp Thành phố Hà Nội thuộc dự án “cải tạo lưới điện ba thành phố Hà Nội, Hải Phòng, Nam Định (năm1999)... phải huy động nhiều đội cùng tham gia thi công, xí nghiệp sẽ thành lập ban chỉ huy công trường để chỉ đạo, tổ chức thi công. Cơ cấu tổ chức các đội xây lắp được thể hiện ở sơ đồ sau: Kỹ thuật viên Nhân viên kinh tế Công nhân Thủ kho đội trưởng đội phó Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức các đội xây lắp tại Xí nghiệp Xây lắp điện Các đội phụ trợ Do tính chất và nhu cầu của sản phẩm xây lắp, ngoài các đội xây lắp điện còn cần phải có các đơn vị phụ trợ phục vụ cho việc tổ chức và thi công các công trình xây lắp. Các đội phụ trợ bao gồm: - Đội xe: Có nhiệm vụ vận chuyển vật tư, thiết bị đến chân công trình, xe cẩu dùng để cẩu cáp và dựng cột điện... Cơ cấu của đội xe bao gồm: Tổ trưởng, nhân viên kinh tế, các lái xe, lái phụ và tổ sửa chữa. - Xưởng cơ khí: chuyên gia công chế biến xà sắt, hộp bảo vệ công tơ, hòm compozit phục vụ cho các công trình điện trong xí nghiệp và các đơn vị trong ngành... Cơ cấu của xưởng gồm có: Một quản đốc, một nhân viên kinh tế, công nhân cơ khí bậc cao và thợ lành nghề. - Đội xây dựng: chuyên xây vỏ trạm, đúc cột điện loại nhỏ, xây dựng các nhà trạm điện, làm cac bảng, ván, cốt pha... Đội gồm có: một đội trưởng, một nhân viên kĩ thuật, một nhân viên kinh tế, các công nhân bậc cao, thợ mộc, thợ xây. * Các bước công việc trong thi công xây lắp công trình của Xí nghiệp Để thực hiện và hoàn thành một công trình xây lắp cần phải trải qua các bước sau: Bước 1: Chuẩn bị - Phòng kế hoạch: Ký kết hợp đồng với bên A Lập dự toán, bảng phân giao vật tư. Giao nhiệm vụ cho đội điện... thi công bằng lệnh điều động. Tổ chức giao tuyến thi công, giải phóng mặt bằng thi công. - Phòng kỹ thuật: Chuẩn bị tài liệu thiết kế giao cho đơn vị thi công. Giao bản vẽ gia công cơ khí - Phòng vật tư: Căn cứ vào bảng phân giao vật tư, tuỳ theo tiến độ thi công phòng vật tư xuất kho các loại vật tư xí nghiệp có, đối với những loại mặt hàng không có trong kho của xí nghiệp, phòng vật tư sẽ tìm nguồn ._.trong năm mặc dù xí nghiệp vẫn nhận được nhiều công trình nhưng do các công trình đều có quy mô nhỏ làm cho tổng giá thành của xí nghiệp cũng nhỏ đi. Nhìn chung, qua 3 năm 2000, 2001, 2002 ta thấy về cơ cấu các khoản mục chi phí biến động không lớn lắm, nhưng trong những năm tiếp theo, Xí nghiệp phải phấn đấu hơn nữa để ngày càng gặt hái được nhiều thành công hơn trong lĩnh vực hoạt động của mình đồng thời ngày càng củng cố được chỗ đứng của mình trên thị trường trong nước và quốc tế. phần 3 hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm với việc tăng cường quản trị chi phí tại Xí nghiệp Xây lắp điện Xí nghiệp xây lắp điện là một doanh nghiệp Nhà Nước với số vốn ban đầu không phải là lớn, trải qua quá trình hoạt động Xí nghiệp đã dần dần phát triển và đạt được uy tín lớn trong lĩnh vực hoạt động của mình. Xí nghiệp không những cố gắng phấn đấu hoàn thành vượt mức nhiệm vụ kế hoạch do Công ty Điện lực I giao mà còn rất năng động trong việc tìm kiếm cách tiếp cận thị trường, mở rộng loại hình kinh doanh, thu hút khách hàng và ký kết thêm các hợp đồng kinh doanh xây lắp tùy thuộc vào quy mô tính chất và điều kiện cụ thể của mỗi công trình. Đối với mỗi dự án, Xí nghiệp đều lập hồ sơ dự thầu, lập ra các dự án tối ưu để giành thầu công trình, tạo công ăn việc làm cho người lao động, mang lại lợi ích cho toàn Xí nghiệp. Có được thành công đó là do sự cố gắng nỗ lực trên mọi mặt của toàn Xí nghiệp. 3.1 sự cần thiết phảI hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại xí nghiệp xây lắp điện Một doanh nghiệp muốn đứng vững và tồn tại trong sự cạnh tranh khắc nghiệt của cơ chế thị trường thì phải biết khai thác, phát huy khả năng, thế mạnh của mình phải biết xác định chính xác các khoản chi phí bỏ ra, không ngừng nghiên cứu tìm tòi áp dụng công nghệ tiên tiến nhằm tăng năng suất lao động, hạ giá thành sản phẩm. Để đáp ứng được yêu cầu đó các doanh nghiệp phải chú trọng tới công tác tổ chức hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm sao cho công tác đó được tiến hành một cách đúng đắn và khoa học nhất. Cũng như các phần hành kế toán khác nói chung để đáp ứng được yêu cầu quản lý của đơn vị, công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm cũng cần phải bảo đảm các nguyên tắc kế toán đó là: + Nguyên tắc tính đúng, tính đủ + Nguyên tắc kịp thời Bởi vì, giá thành là một chỉ tiêu kinh tế tổng hợp phản ánh chất lượng hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Muốn sử dụng chỉ tiêu giá thành vào quản lý thì cần thiết phải tổ chức tính đúng, tính đủ giá thành của các loại sản phẩm mà doanh nghiệp tạo ra. Tính đúng giá thành là tính toán chính xác và hạch toán đúng nội dung kinh tế của chi phí đã phát sinh để sản xuất ra sản phẩm. Vì vậy, phải xác định đúng đồi tượng tính giá thành, sử dụng đúng phương pháp tính giá thành và giá thành phải được tính trên cơ sở số liệu kế toán tập hợp chi phí sản xuất một cách chính xác. Tính đủ là tính toán đầy đủ mọi hao phí đã bỏ ra trên cơ sở hạch toán kinh doanh, loại bỏ mọi yếu tố bao cấp để tính đầy đủ đầu vào theo đúng chế độ quy định. Tính đủ cũng đòi hỏi loại bỏ những chi phí không liên quan hoặc những khoản chi phí mang tính chất tiêu cực, lãng phí, không hợp lý, những khoản thiệt hại không được quy định trách nhiệm đầy đủ. Trong hai nguyên tắc cơ bản trên thì nguyên tắc tính đúng, tính đủ thường hay bị vi phạm do các nguyên nhân khách quan và chủ quan của doanh nghiệp, điều này dẫn đến rất nhiều khó khăn trong công tác quản lý chi phí và tính giá thành sản phẩm của các doanh nghiệp đó. Sở dĩ như vậy là do nếu doanh nghiệp không hạch toán đầy đủ và chính xác các khoản mục chi phí thì không thể đánh giá đúng kết quả sản xuất để từ đó đề ra các biện pháp để tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm và các biện pháp quản lý cần thiết nhằm thúc đẩy hoạt động của doanh nghiệp mình. Nếu doanh nghiệp phát huy được những ưu điểm để hạ giá thành sản phẩm thì không những tăng được lợi nhuận mà còn thực hiện tốt được trách nhiệm của mình đối với Nhà nước cũng như các cán bộ công nhân viên. Chính vì vậy, tính đúng tính đủ chi phí trong giá thành sản phẩm có tầm quan trọng vô cùng to lớn đòi hỏi các doanh nghiệp phải luôn quan tâm tới công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm một cách khoa học nhất dựa trên những căn cứ sau: - Chế độ tài chính kế toán hiện hành. - Tính chất đặc thù của ngành, lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp. - Quy mô, hình thức sản xuất và trình độ quản lý của doanh nghiệp. - Yêu cầu và tính đặc thù trong quản lý của doanh nghiệp. - Trình độ chung của bộ máy kế toán của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần chủ động thực hiện theo các căn cứ trên để không những nâng cao được vị thế của mình trên thị trường mà còn đóng góp vào sự nghiệp phát triển chung của ngành XDCB và của đất nước. Tuy nhiên, trong tính đa dạng và phức tạp của thực tế hàng ngày, tại mỗi doanh nghiệp có phát sinh các đặc điểm riêng. Nó đòi hỏi phải luôn hoàn thiện công tác kế toán doanh nghiệp cho phù hợp. Do đó, hoàn thiện công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm là một đòi hỏi khách quan và cần thiết cho các doanh nghiệp. Việc hoàn thiện dựa trên những nguyên tắc nhất định: Thứ nhất: Nắm vững chức năng và nhiệm vụ của tổ chức hạch toán kế toán nói chung và hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành nói riêng. Song song với sự phản ánh là sự giám đốc quá trình kinh doanh một cách có hiệu quả. Do vậy, cần hoàn thiện toàn bộ công tác kế toán nhằm tăng cường mức độ chính xác và tốc độ phản ánh thông tin về tài sản, công nợ, đưa ra các giải pháp tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của xí nghiệp. Thứ hai: Hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm phải dựa trên các đặc trưng khác biệt giữa hoạt động kinh doanh xây dựng cơ bản và các hoạt động kinh doanh khác. Thứ ba: Kết hợp giữa tính thống nhất và đa dạng về nội dung, phương pháp hạch toán. Nội dung, phương pháp hạch toán đều giựa trên pháp lệnh thống kê, các chế độ về chứng từ kế toán, chế độ tài khoản kế toán, chế độ báo cáo kế toán, song cũng cần phải dựa trên những đặc điểm riêng của hoạt động xây lắp điện mà có sự sửa đổi bổ sung cho phù hợp. Đây là quá trình tác động hai chiều từ sửa chữa những sai sót, thiếu khoa học trong thực tiễn để bổ sung hoàn thiện dần về mặt lý luận sau đó dùng thực tế để chứng minh và kiểm nghiệm tính đúng đắn của lý luận đó. Thư tư: Kết hợp hài hoà, sáng tạo giữa máy móc thiết bị hiện đại với tiềm năng tri thức của con người. Chỉ có như vậy mới đem lại hiệu qủa kinh tế cao nhất cho công tác kế toán nói chung và công tác kế toán chi phí sản xuất, tính giá thành nói riêng. Thứ năm: Bảo đảm nguyên tắc phục vụ theo yêu cầu của kinh doanh trên cơ sở thực hiện đúng các quy định về pháp luật. Nguyên tắc này đòi hỏi khi hoàn thiện công tác kế toán phải nhạy bén chân thực phù hợp với các quy luật thị trường về kinh doanh đồng thời phải tuân thủ theo đúng các cơ chế, chính sách, luật định, khi có những vấn đề bất cập nảy sinh thì cần thiết phải có đề xuất kiến nghị lên cơ quan Nhà nước có thẩm quyền để có các biện pháp điếu chỉnh cho phù hợp. 3.2 Đánh giá kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại xí nghiệp xây lắp điện 2.2.1 Những ưu điểm - Tổ chức quản lí Mô hình tổ chức của xí nghiệp xây lắp điện phù hợp với các điều kiện kinh tế - kỹ thuật của mình. Các bộ phận quản lý và sản xuất được tổ chức mang tính chuyên môn hoá cao, từng phòng ban chức năng và bộ phận sản xuất đã đi sâu vào thực hiện nhiệm vụ của mình. Chế độ thủ trưởng và trách nhiệm cá nhân được thực hiện nghiêm ngặt. Sự phân cấp chức năng quản trị hợp lý tạo điều kiện thuận lợi cho các cán bộ quản lý có thể độc lập giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng của mình. Đội ngũ cán bộ quản lý có trình độ cao, được bố trí công việc khá phù hợp với ngành nghề của mình. Về công tác đào tạo: Xí nghiệp rất chú ý và coi trọng công tác đào tạo đặc biệt là công tác bồi dưỡng nghiệp vụ, đào tạo lao động...Đồng thời có tổ chức thii tay nghề giỏi nhằm khuyến khích người lao động có tinh thần học hỏi cao. Mô hình quản lý theo trực tuyến chức năng lại càng giúp cho Xí nghiệp phát huy được khả năng sẵn có của bản thân và khắc phục được nhược điểm tồn tại. - Tổ chức sản xuất Bộ máy sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp gọn nhẹ và năng động, các phòng ban chức năng phục vụ có hiệu quả đã giúp ban lãnh đạo xí nghiệp rất nhiều trong công tác quản lí kinh tế, tổ chức sản xuất, giám sát thi công và tổ chức kế toán khoa học. Các đội thi công được bố trí theo sự chuyên môn hoá với quy mô thích hợp - Bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của Xí nghiệp được tổ chức chặt chẽ với quy trình làm việc khoa học, cán bộ kế toán có trình độ, năng lực và nhiệt tình, được bố trí hợp lý tạo điều kiện nâng cao trách nhiệm trong công việc được giao, góp phần đắc lực vào công tác hạch toán kế toán và quản lí kinh tế tài chính của Xí nghiệp. - Công tác kế toán Công tác kế toán tại xí nghiệp đã thực sự thể hiện và phát huy được vai trò trong việc cung cấp thông tin cho quản lý. + Thứ nhất về tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán: Xí nghiệp đã tuân thủ đúng hệ thống tài khoản theo chế độ kế toán Việt Nam và theo sự cụ thể hoá của Công ty cho phù hợp với đặc điểm của ngành. Hệ thống tài khoản của xí nghiệp không nhiều, những tài khoản chi tiết còn đơn giản nhưng cũng phản ánh được đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Xí nghiệp sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán. Phương pháp này tương đối phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, khả năng và yêu cầu quản lý của Xí nghiệp. Nó cho phép phản ánh kịp thời và thường xuyên tình hình sản xuất kinh doanh tại xí nghiệp. + Thứ hai về hệ thống sổ kế toán Xí nghiệp áp dụng hình thức sổ Nhật ký - Chứng từ theo quy định của công ty. Đây là hình tức sổ phức tạp nhất nhưng nó phù hợp với quy mô, loại hình, đặc điểm sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. Đối với hệ thống sổ chi tiết, được lập trên cơ sở các nhu cầu về quản lý của Xí nghiệp đã đảm bảo quan hệ đối chiếu với sổ tổng hợp, cung cấp những thông tin chi tiết cần thiết cho quản lí. Nhìn chung, các sổ sách công ty đang sử dụng đã đáp ứng được yêu cầu quản lý đặt ra, đảm bảo được sự thống nhất về phạm vi và phương pháp tính toán các chỉ tiêu kế toán và các bộ phận có liên quan. + Thứ ba về hệ thống báo cáo tài chính Mặc dù kế toán thủ công vẫn là chủ yếu nhưng Xí nghiệp luôn cố gắng lập các báo cáo định kì theo quy định đủ và đúng hạn. Ngoài ra, Xí nghiệp còn phải lập các báo cáo theo yêu cầu của Công ty (lập hàng tháng) để Công ty nắm được tình hình hoạt động của Xí nghiệp. + Thứ tư là hệ thống chứng từ kế toán Xí nghiệp sử dụng hệ thống chứng từ theo quy định của Bộ Tài Chính và một số chứng từ theo quy định riêng của ngành. Sau quá trình luân chuyển. Các chứng từ được lưu ở hồ sơ từng công trình riêng biệt, rất thuận lợi cho việc kiếm tra sau này. + Thứ năm là việc áp dụng máy tính trong công tác kế toán Xí nghiệp đã đưa việc áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán đã giúp ích rất nhiều trongviệc tổng hợp số liệu và lên báo cáo. Cố được những thành tựu trên đây là do sự cố gắng nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên trong toàn xí nghiệp, trong đó có một phần đóng góp không nhỏ của phòng tài vụ đã thực hiện tốt vai trò quản lý tài chính của mình. 2.2.2 Những tồn tại Công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại xí ngiệp đã phát huy được rõ vai trò của mình trong những năm qua. Tuy nhiên, bên cạnh những thành tựu đó, việc hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm vần còn một số tồn tại nhất định. - Việc luân chuyển chứng từ Cũng như các doanh nghiệp xây lắp khác, Xí nghiệp có điạ bàn hoạt động rộng, các công trình của xí nghiệp được tiến hành trên khắp các tỉnh, thành cho nên việc thanh toán chứng từ của các đội lên xí nghiệp thường bị chậm chễ là điều không thể tránh khỏi. Chứng từ thanh toán chậm dẫn đến việc hạch toán không kịp thời, làm cho khối lượng công việc bị dồn vào một thời điểm có thể dẫn đến nhưng sai sót không đáng có trong công tác hạch toán như: ghi thiếu, ghi nhầm làm ảnh hưởng đến việc cung cấp thông tin cho người quản lí ra quyết định và đồng thời cũng làm ảnh hưởng đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. - Việc sử dụng tài khoản để hạch toán Hiện nay, việc tập hợp các chi phí phát sinh như: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp và chi phí sử dụng máy thi công tại Xí nghiệp đều không thông qua các tài khoản: TK 621, TK 622, TK 623 mà được tập hợp đưa thẳng vào TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Mặc dù, việc tập hợp như vậy có thể đơn giản hơn trong công tác hạch toán chi phí công trình nhưng lại không đúng theo quy định hiện hành của chế độ kế toán. Hơn nữa, việc tập hợp như vậy làm cho việc theo dõi từng khoản mục chi phí là tương đối khó khăn. Kế toán chi phí không thể có ngay số liệu của từng khoản mục chi phí mà phải tiến hành bóc tách từ những khoản tạm ứng. - Phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang ở xí nghiệp, nhìn chung các công trình thường có quy mô vừa và nhỏ nên phương thức hạch toán với chủ đầu tư là thanh toán khi công trình hoàn thành, giá thành công trình là toàn bộ chi phí phát sinh từ lúc khởi công công trình đến khi bàn giao, chi phí dở dang được đánh giá hàng tháng là toàn bộ chi phí phát sinh từ lúc khởi công cho đến cuối tháng đó. Vì vậy, xí nghiệp có giá trị sản phẩm dở dang khá lớn. Đặc biệt đối với nhiều công trình có giá trị lớn, thời gian thi công kéo dài từ năm này qua năm khác như vậy phương thức thanh toán sau khi hoàn thành toàn bộ công trình lớn dẫn đến tình trạng vốn bị ứ đọng trên công trình. - Về công tác kế toán quản trị Kế toán quản trị giữ một vai trò rất quan trọng trong công tác kế toán tại bất kì một công ty nào. Tuy nhiên tại xí nghiệp kế toán quản trị vẫn chưa thực sự được quan tâm. Công tác kế toán mới chỉ thiên về chức năng kế toán tài chính (tính toán, tập hợp số liệu vào các bảng biểu, báo cáo theo quy định) chứ chưa coi trọng việc lập baó cáo mang tính chất nội bộ, chỉ sử dụng trong Xí nghiệp. 3.3 một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại xí nghiệp xây lắp điện Công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm nói riêng muốn được hoàn thiện tốt thì chức năng, nhiệm vụ của hạch toán kế toán phải được nắm vững. Hơn nữa cần xuất phát từ những đặc trưng cơ bản của các đơn vị sản xuất kinh doanh để có hướng hoàn thiện thích hợp. Hoàn thiện chính là việc sửa chữa những cái sai, những cái chưa khoa học để đi đến những cái đúng, những cái theo quy định. Qua thời gian thực tập tại Xí nghiệp Xây lắp điện, được sự chỉ bảo tận tình của các cán bộ tại Phòng Tài vụ xí nghiệp, em đã có điều kiện tìm hiểu hoạt động sản xuất kinh doanh và thực trạng công tác kế toán tại xí nghiệp. Dưới góc độ là một sinh viên thực tập em xin phép mạnh dạn đưa ra một số ý kiến về những tồn tại trong công tác quản lý và tổ chức hạch toán chi phí và tính giá thành sản phẩm cùng phương hướng hoàn thiện những tồn tại đó ở Xí nghiệp xây lắp Điện - Công ty Điện Lực I như sau: 3.3.1. Về việc luân chuyển chứng từ Việc luân chuyển chứng từ tại xí nghiệp nhiều khi bị chậm chễ làm ảnh hưởng đến công tác hạch toán và kết quả hoạt động kinh doanh. Vì vậy, để khắc phục tình trạng này, phòng tài vụ nên có những quy định về thời gian giao nộp chứng từ thanh toán để hạn chế tối thiểu những trường hợp chi phí phát sinh kỳ này nhưng kỳ sau mới được hạch toán hoặc công việc dồn ép vào những ngày cuối tháng. Đối với các công trình, Xí nghiệp nên điều động nhân viên phòng tài vụ xuống tận công trình để giám sát, kiểm tra việc ghi chép, cập nhật chứng từ… đảm bảo công tác hạch toán được kịp thời và chính xác. 3.3.2 Việc sử dụng tài khoản để tập hợp chi phí Việc hạch toán thẳng chi phí sản xuất vào TK 154, mặc dù giúp việc hạch toán chi phí được đơn giản hơn nhưng lại không đúng với chuẩn mực kế toán và khó khăn trong việc theo dõi riêng từng khoản mục chi phí. Vì vậy, theo em xí nghiệp nên sử dụng các tài khoản 621, 622, 623, 627 để tập hợp riêng từng khoản mục chi phí và cuối kỳ mới kết chuyển sang tài khoản 154. Tương ứng với các tài khoản kế toán sẽ lập sổ chi tiết cho từng tài khoản, cụ thể ở từng đội, từng công trình. Như vậy, việc theo dõi và quản lý các khoản mục sẽ thuận lợi và dễ dàng hơn. 3.3.3. Phương pháp quản lý và hạch toán chi phí - Đối với chi phí nguyên vật liệu Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành công trình xây lắp vì vậy việc tiết kiệm chi phí là mối quan tâm hàng đầu của xí nghiệp. Tiết kiệm chi phí không có nghĩa là cắt xén bớt lượng nguyên vật liệu định mức cho thi công công trình mà theo quan điểm là hạn chế những hao hụt trong bảo quản, thi công và vận chuyển. Vì vậy để thực hiện được mục tiêu này xí nghiệp nên: Thiết lập mối quan hệ ổn định với một số nhà cung cấp, giữ uy tín trong quan hệ kinh doanh và nên ký hợp đồng mua vật tư với các nhà cung cấp trong thời gian dài với địa điểm và thời gian giao nhận vật tư được xác định phù hợp với yêu cầu công việc và tiến độ thi công công trình. Hơn nữa, việc giao nhận vật tư thoả thuận theo tiến độ thi công sẽ hạn chế được tình trạng hao hụt vật khi bảo quản trong thời gian dài, giảm được chi phí bảo vệ công trưòng. Do các công trrình ở xa xí nghiệp nên việc giao cho đội thi công tự lo một phần vật liệu cũng góp phần làm giảm bớt chi phí. Tuy nhiên, xí nghiệp mới chỉ sử dụng hoá đơn mua hàng để làm căn cứ ghi sổ chi phí vì vậy để đảm bảo chất luượng vật tư đưa tới công trình, xí nghiệp nên yêu cầu các đội phải lập biên bản giao nhận vật tư giữa bên cung ứng và bên thi công. Biên bản có thể được lập theo mẫu sau: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Biên bản giao nhận vật tư Ngày tháng năm Chúng tôi gồm: Ông (Bà): Đại diện bên cung ứng Ông (Bà): Đại diện bên nhận Đã tiến hành giao nhận số vật tư sau: STT Tên, quy cách, chủng loại vật tư Đơn vị tính Số lượng Tổng cộng Đại diện bên cung ứng Đại diện bên nhận (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) Biên bản này được lập tại thời gian và địa điểm giao nhận vật tư. sau đó nhân viên kinh tế của đội sẽ gửi biên bản này kèm theo các chứng từ gốc để làm căn cứ ghi sổ kế toán. Bên cạnh các biện pháp trên xí nghiệp cũng nên cố gắng giảm tới mức tối thiểu hao hụt trong quá trình bảo quản, vận chuyển và đặc biệt là khâu thi công. Để đảm bảo được yêu cầu này trứơc hết xí nghiệp cần phải tổ chức kho bãi đúng yêu cầu kỹ thuật, thường xuyên nâng cao chất lượng kho bãi và kiểm tra tình hình bảo quản vật liệu ở từng công trình thi công. Bên cạnh đó, xí nghiệp nên có chế độ thưởng phạt hợp lý với đội quản lý và bảo vệ kho bãi. Đối với những trường hợp vi phạm phải xử phạt thật nghiêm khắc đồng thời cũng phải có chế độ khen thưởng thích hợp đối với những lao động hoàn thành tốt công việc của mình. - Đối với chi phí nhân công Hiện nay tại xí nghiệp, chi phí nhân công thường được hạch toán vào tháng cuối cùng khi công trình hoàn thành. Như vậy, số liệu chi phí cụ thể theo từng tháng để đối chiếu, xem xét với khối lượng công việc thực hiện là không có. Theo em xí nghiệp nên hạch toán chi phí tiền lương hàng tháng dựa trên các chứng từ chủ yếu là các hợp đồng giao khoán, bảng chấm công và có sự giám sát của xí nghiệp trong việc tính trả lương hay tính tạm ứng ở các công trình. Biện pháp này có tác dụng nâng cao năng suất lao động và nâng cao được ý thức trách nhiệm của người công nhân, đồng thời đẩy nhanh tiến độ thi công đảm bảo thời gian bàn giao công trình. Ngoài ra, để tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi sổ kế toán, cung cấp ngay thông tin về khoản mục chi phí nhân công trực tiếp, xí nghiệp có thể lập bảng kê chi phí nhân công cho từng đội như sau: Bảng kê chi phí nhân công Đội…. TT Tên công trình CPNCTT của công nhân xí nghiệp Cpnctt của lao động thuê ngoài Cpnctt của nhân công hợp đồng Cộng Cộng - Chi phí sản xuất chung Hiện nay, việc hạch toán khoản mục chi phí này có một điều đáng nói đó là việc phân bổ chi phí vận chuyển của từng đội xe cho từng công trình. Dựa trên số ca xe từ bảng phân bổ và định mức của từng loại xe, kế toán sẽ có số liệu về khoản chi phí vận chuyển này. Việc tính chi phí dựa trên cơ sở định mức như vậy sẽ phát sinh một khoản chênh lệch so với thực tế, tạo ra khoản tồn vào cuối năm. Vì vậy để việc hạch toán được chính xác hơn, theo em xí nghiệp nên phân bổ chi phí của đội xe theo số chi phí thực tế phát sinh mà không nên phân bổ theo định mức. Cuối tháng, kế toán sẽ tập hợp toàn bộ chi phí phát sinh của đội xe (Theo từng loại xe) sau đó chia cho tổng số ca xe thực hiện sẽ có đơn giá thực tế của từng ca xe phân bổ cho từng công trình. - Đối với chi phí quản lý doanh nghiệp Tại xí nghiệp, chi phí QLDN định kỳ hàng năm kết chuyển sang chi phí chờ kết chuyển (TK 142), sau đó khi công trình hoàn thành sẽ phân bổ vào chi phí trong kỳ. Việc phân bổ này dựa trên tiêu thức doanh thu của từng công trình là hợp lý. Tuy nhiên, xí nghiệp nên lấy chi phí cần phân bổ là tổng CPQLDN phát sinh trong năm chứ không nên lấy một tỷ lệ cố định là 6% để phản ánh thực trạng sản xuất kinh doanh hàng năm của xí nghiệp. - Phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang Chi phí dở dang được đánh giá hàng tháng bao gồm toàn bộ chi phí từ khi khởi công cho đến cuối tháng đó, đồng thời xí nghiệp cũng áp dụng phương thức thnah toán sau khi công trình hoàn thành toàn bộ nên có thể dẫn đến tình trạng vốn bị ứ động trên công trình.Vì vậy, theo em với những công trình lớn, có điểm dừng kỹ thuật nhất định thì xí nghiệp nên yêu cầu bên chủ đầu tư thanh toán theo điểm dừng kỹ thuật. Như vậy xí nghiệp sẽ thu hồi vốn nhanh, tăng vòng quay của vốn tránh tình trạng phải vay vốn để thi công, góp phần làm tăng lợi nhuận của xí nghiệp. 3.3.4. Về công tác kế toán quản trị Kế toán quản trị giữ một vai trò rất quan trọng trong công tác kế toán tại bất kì một công ty nào. Tuy nhiên, tại xí nghiệp kế toán quản trị vẫn chưa thực sự được quan tâm. Công tác kế toán mới chỉ thiên về chức năng kế toán tài chính (tính toán, tập hợp số liệu vào các bảng biểu, báo cáo theo quy định) chứ chưa coi trọng việc lập báo cáo mang tính chất nội bộ sử dụng trong Xí nghiệp. Để các thông tin chi phí mang lại hiệu quả cao cho quá trình ra quyết định của các nhà lãnh đạo, hàng năm xí nghiệp nên tiến hành phân tích giá thành từ đó giúp cho các nhà quản trị có thể nhận biết được những nhân tố có ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến giá thành sản phẩm, đồng thời cũng giúp cho các nhà lãnh đạo biết được tình hình quản lý và sử dụng chi phí sản xuất của các đơn vị thi công. Qua đó có thể đề ra những biện pháp hữu hiệu và kịp thời để có thể hạn chế được các nhân tố tiêu cực và phát huy được những nhân tố tích cực. 3.3.5. Về việc áp dụng máy tính trong công tác kế toán Tại xí nghiệp việc áp dụng máy tính trong công tác kế toán đã giúp ích rất nhiều trong việc xử lý, lưu trữ thông tin kế toán. Thông tin kế toán được cập nhật hàng ngày, xử lý nhanh chóng, chính xác làm giảm đi rất nhiều khối lượng công việc kế toán. Tuy nhiên, để tăng cường hơn nữa khả năng khai thác và sử dụng có hiệu quả máy vi tính trong công tác kế toán xí nghiệp nên tổ chức các khoá bồi dưỡng nghiệp vụ cho các nhân viên kế toán cũng như đầu tư mua sắm chương trình kế toán mới nhằm đáp ứng tốt hơn yêu cầu của quản lý trong giai đoạn hiện nay. 3.4 Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị chi phí tại xí nghiệp xây lắp điện Đất nước ta đang hòa mình vào sự phát triển chung của thế giới với nhiều kế hoạch và chỉ tiêu kinh tế đặt ra, điều này đòi hỏi phải có sự nỗ lực tham gia của các doanh nghiệp. Chính vì vậy, mỗi doanh nghiệp đều tích cực tối đa hóa lợi nhuận và một trong các phương pháp để đạt được lợi nhuận cao đó là giảm chi phí để hạ giá thành sản phẩm. Sau một thời gian thực tập tại xí nghiệp xây lắp điện, xuất phát từ đặc điểm của xí nghiệp, em xin đưa ra một số biện pháp giảm chi phí nhằm hạ giá thành sản phẩm như sau: 3.4.1. Giảm chi phí nguyên vật liệu Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành xây lắp thường từ 60% đến 80%, do đó việc tiết kiệm chi phí này trong cả hoạt động cung ứng và sử dụng luôn là vấn đề rất đáng quan tâm. Dựa vào khối lượng công việc hiện có, xí nghiệp tiến hành giao việc mua nguyên vật liệu phục vụ thi công cho các đội sản xuất trên cơ sở định mức nguyên vật liệu đã lập. Để tiết kiệm và quản lý chặt chẽ hơn khoản mục chi phí này, xí nghiệp nên thực hiện một số nội dung cơ bản sau: - Thường xuyên đối chiếu giữa giá cả thị trường với hoá đơn do nhân viên cung ứng vật tư cung cấp để phát hiện ra những sai sót bất thường trong quá trình mua vật tư phục vụ sản xuất. Để thực hiện tốt công việc này đòi hỏi xí nghiệp phải thiết lập được một mạng lưới các nhà cung cấp thường xuyên vừa đảm bảo được tiến độ thi công lại vừa giám sát được số lượng cũng như giá cả vật tư. - Giảm tối thiểu hao hụt trong vận chuyển, thi công và bảo quản vật tư. Để làm được điều này xí nghiệp nên thực hiện đồng bộ các biện pháp như: + Luôn theo dõi, đột xuất kiểm tra quá trình vận chuyển, thu mua, nhập, xuất, bảo quản vật tư. + Tích cực duy trì phương thức cung ứng vật tư đến tận chân công trình. - Xây dựng chế độ thưởng phạt thoả đáng, luôn nâng cao ý thức trách nhiệm, phát huy tính sáng tạo của cán bộ công nhân viên trong sử dụng vật tư. - áp dụng công nghệ mới vào sản xuất nhằm hạn chế hao phí vật tư. 3.4.2. Giảm chi phí nhân công trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp là một khoản mục chi phí có tỷ trọng không nhỏ trong giá thành sản phẩm. Muốn giảm được chi phí nhân công thì chỉ bằng cách tăng năng suất lao động của các công nhân vì tăng năng suất lao động chính là việc giảm mức hao phí lao động cho một đơn vị sản phẩm hoàn thành. Để tăng được năng suất lao động Xí nghiệp cần phải: - Thường xuyên ứng dụng kỹ thuật mới vào sản xuất nhằm cải tiến điều kiện hoạt động cho công nhân viên. - Tổ chức sắp xếp khối lượng thi công theo một trình tự khoa học, hợp lý để cung cấp kịp thời vật tư và máy móc thiết bị cho thi công. - Xây dựng một chế độ thưởng phạt hợp lý để khuyến khích công nhân tăng năng suất lao động. 3.4.3. Giảm chi phí sử dụng máy thi công Hiện nay, tại xí nghiệp máy thi công hoàn toán là do thuê ngoài vì vậy để giảm khoản mục chi phí này các đội cần tìm và khai thác nhiều nơi cho thuê, xí nghiệp cũng nên quan tâm đến giá cả và chất lượng. Trong tương lai, khi khối lượng công việc nhiều hơn, máy móc thiết bị hiện đại hơn có thể đảm nhiệm nhiều công việc cho người lao động thì xí nghiệp nên đầu tư mua sắm những loại máy mà xí nghiệp sử dụng nhiều nhất để vừa chủ động trong công việc vừa giảm bớt được khoản mục chi phí này. 3.4.4. Giảm chi phí sản xuất chung Chi phí sản xuất chung là một khoản mục chi phí gồm rất nhiều loại và đôi khi không có những chứng từ gốc để xác minh. Vì vậy, xí nghiệp nên có những quy chế cụ thể cho từng loại chi phí và tiến hành so sánh, đánh giá từng loại chi phí ở từng thời kỳ để tìm ra những biến động bất thường và lý do của nó đồng thời các khoản chi phí hợp lý cần phải được giả quyết kịp thời để đảm bảo thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Kết luận Trong nền kinh tế thị trường, cạnh tranh để tồn tại và phát triển giữa các doanh nghiệp là một tất yếu khách quan. Bởi vậy doanh nghiệp một là phải hoàn thiện mình để tiến lên phía trước chiến thắng trong cạnh tranh hoặc là doanh nghiệp sẽ tụt hậu, trượt khỏi quỹ đạo chung của nền kinh tế, làm ăn thua lỗ dẫn đến phá sản nếu không biết phát huy những tiềm năng và nắm bắt kịp thời sự thay đổi trên thương trường. Việc hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm là một trong những vấn đề mà doanh nghiệp quan tâm hàng đầu. Để hạ thấp chi phí và hạ giá thành sản phẩm nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường, hoàn thiện công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm là việc cần thiết của mỗi doanh nghiệp. Là công cụ quản lí quan trọng, kế toán nói chung, kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành nói riêng luôn phải được cải tiến để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công tác quản lí ở từng giai đoạn phát triển của nền kinh tế. Ngành xây dựng cơ bản đã tạo nên một cơ sở vật chất cho xã hội, tăng cường tiềm lực kinh tế và quốc phòng cho đất nước. Trải qua một quá trình học tập, nghiên cứu và thời gian thực tập tại Xí nghiệp Xây lắp điện, em nhận thấy rằng đi đôi với việc học tập nghiên cứu lý luận thì việc tìm hiểu thực tế cũng rất quan trọng. Đây là thời gian giúp cho sinh viên áp dụng những kiến thức của mình vào công tác thực tế. Mặt khác, nó còn tạo cho sinh viên hiểu đúng, hiểu sâu hơn những kiến thức mình có và bổ sung thêm những kiến thức mà chỉ thực tế mới có được. Trong quá trình thực tập tại Xí nghiệp xây lắp điện- công ty Điện Lực I, được sự giúp đỡ tận tình của các thầy cô giáo trong khoa kế toán, đặc biệt là thầy giáo Trần Văn Thuận cùng các cán bộ phòng tài vụ ở xí nghiêp, em đã hoàn thành luận văn tốt nghiệp của mình với đề tài:”Hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành với việc tăng cường công tác quản trị tạiXí nghiệp xây lắp Điện - Công Ty Điện Lực I”. Trong bản luận văn này, em đã mạnh dạn trình bày một số kiến nghị của mình với nguyện vọng giúp cho xí nghiệp hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sao cho hợp lí và đúng chế độ tài chính kế toán mới được ban hành để xí nghiệp đạt được những thành tích cao hơn nữa, tự khẳng định mình trên thị trường. Mặc dù em đã rất cố gắng nhưng do trình độ nhận thức còn hạn chế và trong thời gian thực tập ngắn nên không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo, của ban giám đốc và các cán bộ phòng tài vụ để chuyên đề được hoàn thiện hơn và nhận thức của em được đầy đủ hơn nữa. Em xin chân trọng cảm ơn thầy giáo Trần Văn Thuận, các thầy cô giáo trong khoa kế toán cùng các cán bộ Phòng tài vụ của xí nghiệp xây lắp Điện đã hướng dẫn em hoàn thành bản luận văn này. Hà Nội, ngày 07 tháng 05 năm 2002 Sinh viên Tống Thị Bảo Ngọc ._.