Kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần phần mềm quản lý Doanh nghiệp FAST (nhật ký chung - Ko lý luận - máy)

ang tỏ ra phù hợp với nhu cầu quản lí kế toán đối với các Doanh nghiệp tại Việt Nam. Đứng đầu trong lĩnh vực cung cấp phần mềm kế toán tại Việt Nam hiện nay là Công ty cổ phần phầm mềm quản lí doanh nghiệp FAST. Với sản phẩm và dịch vụ đa dạng, chất lượng cao, cùng với qui trình quản lí kinh doanh hiệu quả, doanh thu của FAST liên tục gia tăng qua các năm, đưa FAST trở thành Công ty hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực phát triển và triển khai ứng dụng phần mềm kế toán và quản trị toàn diện doanh nghiệp. Có được thành quả trên là nhờ sự đóng góp không nhỏ của công tác kế toán của Công ty, đặc biệt là kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả tiêu thụ. Qua thời gian thực tập tại phòng kế toán của Công ty, em quyết định chọn viết chuyên đề thực tập: ” Hoàn thiện kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần phẩn mềm quản lí doanh nghiệp FAST.” Chuyên đề của em gồm có ba chương: Chương 1: Tổng quan về Công ty cổ phần phần mềm quản lí doanh nghiệp FAST. Chương 2: Thực trạng kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết qủa kinh doanh tại Công ty. Chương 3: Hoàn thiện kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty. Em xin chân thành cảm ơn các anh chị phòng kế toán công ty FAST và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quang đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦM MỀM FAST 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Tên công ty Tên tiếng việt: Công Ty Cổ Phần Phần Mềm Quản Lý Doanh Nghiệp. Tên tiếng anh: The Fast Software Company. Tên viết tắt: FAST. Logo: Ngày thành lập công ty: 11-06-1997. Hình thức sở hữu: Cổ phần. Vốn đăng ký kinh doanh vào đầu năm 2008 là 10,000,000,000đ (10 tỷ đồng), được chia thành 1,000,000 cổ phần, trị giá của mỗi cổ phần là 10,000đ. Công ty cổ phần phần mềm quản lí doanh nghiệp FAST được thành lập ngày 11 tháng 6 năm 1997, là công ty đầu tiên ở Việt Nam có định hướng chuyên sâu trong lĩnh vực cung cấp giải pháp phần mềm quản lí doanh nghiệp. FAST được thành lập bởi các chuyên gia có kinh nghiệm trong lĩnh vực phần mềm tài chính kế toán, ngân hàng và quản trị doanh nghiệp với mục tiêu kết hợp sự hiểu biết về nghiệp vụ, công nghệ, phương thức hỗ trợ khách hàng và kinh nghiệm thực tế để tạo ra các sản phẩm chất lượng cao cho thị trường. Các sản phẩm và dịch vụ của FAST đang góp phần giúp hàng ngàn khách hàng quản lý tốt hơn công việc sản xuất kinh doanh hàng ngày của họ. Các khách hàng này đang cung cấp rất nhiều sản phẩm và dịch vụ cho người sử dụng, cho nền kinh tế quốc dân và xuất khẩu ra thế giới. Ban đầu khi mới thành lập qui mô của công ty còn rất nhỏ bé. Công ty chỉ có khoảng 17 nhân viên và doanh thu mỗi năm là 1,45 tỉ đồng. Sau đó, được sự tín nhiệm ngày càng cao của thị trường, cùng với sự gia tăng doanh thu, qui mô của công ty ngày càng được mở rộng. Năm 1998, công ty thành lập chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh. Năm 1999 Công ty mở thêm văn phòng đại diện tại Đà Nẵng, và bắt đầu từ năm 2009 văn phòng đại diện tại Đà Nẵng cũng trở thành một chi nhánh độc lập của công ty. Số lượng nhân viên cũng ngày càng gia tăng. Từ 17 nhân viên ban đầu, đến nay Công ty đã có 300 nhân viên. Năm 2010, công ty phấn đấu có khoảng 360 nhân viên. Một số chỉ tiêu tài chính quan trọng của công ty trong những năm gần đây Đvt: tỉ đồng Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 1.Doanh thu 10,48 14,29 33,26 2.LNST 0,5 0,67 0,58 3.Thuế phải nộp NS 0,028 0,064 0,034 4.VLĐốn góp 1 2,37 5,94 5.LNST/Doanh thu 4,77% 4,69% 1,74% Bảng 1.1: Một số chỉ tiêu tài chính của công ty trong những năm gần đây Qua bảng trên cho thấy : Doanh thu của Công ty liên tục tăng trong các năm: năm 2006 doanh thu tăng 36,35% so với năm 2005, năm 2007 doanh thu tăng 23,27% so với năm 2006. Tuy nhiên tỉ lệ LNST/Doanh thu lại giảm qua các năm, đặc biệt là năm 2007 tỉ lệ này rất thấp so với các năm trước cho thấy công ty vẫn chưa tiết kiệm tốt chi phí để tăng lợi nhuận. Vốn góp qua các năm cũng biến động rất mạnh: Năm 2006 vốn góp tăng thêm 1,37 tỉ (137%) so với năm 2005, năm 2007 vốn góp tăng thêm 3,57 tỉ (150,63%) so với năm 2006 thể hiện qui mô vốn góp của công ty ngày càng mở rộng, với tình hình kinh doanh phát triển và uy tín ngày càng cao, công ty đã thu hút thêm được các cổ đông đầu tư. 1.2. Tổ chức bộ máy hoạt động của Công ty Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức các bộ phận, phòng ban chức năng Hội đồng quản trị P.tổng hợp(FHO) Ban giám đốc Giám đốc kĩ thuật Giám đốc điều hành TT NC & PT SP (FRD) P.NC & PT HTTT DN (FRD2) P.tư vấn & hỗ trợ thực hiện dự án (FSI) Văn phòng Đà Nẵng (FĐN) Văn phòng SG (FSG) Văn phòng Hà Nội (FHN) Hội đồng quản trị Chức năng nhiệm vụ - Xác định chiến lược phát triển dài hạn của công ty. Ban giám đốc Chức năng nhiệm vụ Cùng HĐQT xây dựng chiến lược kinh doanh và phát triển công ty Điều hành công ty thực hiện hoàn thành các chiến lược đặt ra Hoàn thành phát triển kinh doanh theo kế hoạch đặt ra Đảm bảo sự rõ ràng, minh bạch trong công ty thông qua việc xây dựng và triển khai thực hiện các quy định, chế độ, chính sách chung của công ty về tổ chức nhân sự, lương, tài chính kế toán… Duyệt kế hoạch năm cho từng chi nhánh, bộ phận. Tổ chức và nhân sự Giám đốc công ty Giám đốc điều hành Giám đốc kỹ thuật Các Giám đốc các chi nhánh. Phòng tổng hợp FHO Chức năng nhiệm vụ Phòng tổng hợp thực hiện chức năng trợ lý thư ký cho giám đốc công ty. Tổ chức và nhân sự Thư ký tổng hợp Trung tâm nghiên cứu và phát triển sản phẩm FRD Chức năng nhiệm vụ Đảm bảo về sản phẩm cho kinh doanh và cạnh tranh của công ty thông qua việc nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới. Đào tạo công nghệ và sản phẩm mới cho các bộ phận kinh doanh Triển khai thực hiện các hợp đồng tư vấn ứng dụng Hỗ trợ các bộ phận kinh doanh trong một số trường hợp sửa đổi sản phẩm theo các yêu cầu đặc thù. Tổ chức nhân sự Giám đốc kĩ thuật Trưởng, phó phòng kĩ thuật Trưởng, phó phòng nghiệp vụ Các trưởng nhóm phụ trách các dòng s/p hoặc các phần hành nghiệp vụ. Các đơn vị kinh doanh FHN, FSG, FĐN Chức năng nhiệm vụ Các đơn vị kinh doanh có chức năng nhiệm vụ kinh doanh thông qua việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ cho các khách hàng tại khu vực địa bàn quản lý. Mô hình chung về tổ chức của các chi nhánh Công ty có các đơn vị kinh doanh - chi nhánh sau: FHN - Văn phòng Hà Nội FSG - Chi nhánh tại TP HCM FĐN – Chi nhánh tại TP Đà Nẵng. Sơ đồ tổ chức của mỗi đơn vị kinh doanh thường mềm dẻo, thay đổi tùy từng thời điểm cho phù hợp với tình hình thực tế. Sơ đồ 1.2: Mô hình tổ chức của văn phòng Hà Nội Giám đốc điều hành Phòng Kinh doanh Phòng Marketting Phòng tư vấn ứng dụng Phòng lập trình và ứng dụng Phòng bảo hàng và chăm sóc khách hàng Văn phòng và kế toán Phòng kinh doanh Chức năng nhiệm vụ Đảm bảo đầu ra, hợp đồng cho chi nhánh/bộ phận thông qua việc tìm kiếm, giới thiệu sản phẩm, tư vấn giải pháp cho khách hàng và thỏa thuận ký kết hợp đồng (bán hàng) Tổ chức các công việc quảng cáo, hội thảo, tiếp thị phục vụ việc bán hàng. Tổ chức và nhân sự Trưởng phòng kinh doanh Các nhân viên kinh doanh Các trợ lý kinh doanh về tiếp thị và trợ lý về tư vấn ứng dụng HTTT. Phòng marketing Chức năng nhiệm vụ Đánh giá thị trường tiềm năng về nhu cầu sản phẩm, số lượng khách hàng… thông qua khảo sát, phân tích… Quản lý và phát triển thương hiệu bền vững thông qua PR, quảng cáo, truyền thông... Thúc đẩy mục tiêu chiến lược của Công ty thông qua việc sử dụng các công cụ marketing (quảng cáo, hội thảo, tiếp thị, truyền thông...). Tổ chức và nhân sự Trưởng phòng Các nhân viên. Phòng tư vấn ứng dụng Chức năng nhiệm vụ Thực hiện các hợp đồng Hỗ trợ Phòng bán hàng trong demo, khảo sát ban đầu theo sự phân công khi có yêu cầu. Hỗ trợ Phòng bảo hành và chăm sóc theo sự phân công khi có yêu cầu. Tổ chức và nhân sự Trưởng phòng Phó phòng Thư ký trợ lý cho trưởng phòng Các trưởng nhóm (Team Leader) (có từ 2-5 nhân viên) Các nhóm tư vấn ứng dụng 1, 2, 3… Chuyên viên tư vấn ứng dụng (Application Consultant) nghiệp vụ và/hoặc lập trình ứng dụng. Thư ký dự án. Phòng lập trình ứng dụng Chức năng nhiệm vụ Lập trình sửa đổi theo yêu cầu của các hợp đồng của phòng tư vấn ứng dụng HTTT hoặc của phòng hỗ trợ và bảo hành. Tham gia vào xây dựng phương án thiết kế sơ bộ giải quyết bài toán của khách hàng trong giai đoạn khảo sát - bán hàng. Tham gia vào thực hiện hợp đồng và hỗ trợ bảo hành theo sự phân công khi có yêu cầu. Tổ chức và nhân sự Trưởng phòng Cán bộ lập trình Cán bộ tư vấn nghiệp vụ và kiểm tra sản phẩm. Phòng bảo hành và chăm sóc khách hàng Chức năng nhiệm vụ Bảo hành sản phẩm Hỗ trợ khách hàng trong quá trình sử dụng chương trình Chăm sóc khách hàng. Tổ chức và nhân sự Trưởng phòng Phó phòng Cán bộ hỗ trợ khách hàng qua điện thoại Cán bộ bảo hành trực tiếp tại khách hàng. Phòng kế toán Chức năng nhiệm vụ Thực hiện các công việc về kế toán: chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán, báo cáo thuế, báo cáo quản trị, theo dõi TSCĐ và CCLĐ… Thu tiền thực hiện hợp đồng. Tổ chức và nhân sự Kế toán trưởng Kế toán công nợ phải thu Thủ quỹ . Phòng hành chính Chức năng nhiệm vụ Quản lý, soạn thảo công văn, văn bản. Văn phòng; Lễ tân; Tổng đài Lái xe, tạp vụ Mua sắm và theo dõi bảo hành, sữa chữa TSCĐ và CCLĐ; Quản lý và bảo quản các TSCĐ và CCLĐ dùng chung toàn chi nhánh. Tổ chức và nhân sự Nhân viên trực tổng đài kiêm lễ tân. 1.3. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty 1.3.1. Các giai đoạn của quá trình sản xuất kinh Sơ đồ 1.3: Qui trình sản xuất kinh doanh của công ty Xác định thị trường, khách hàng, sản phẩm và dịch vụ Phát triển sản phẩm và dịch vụ Quảng cáo và tiếp thị Bán hàng cung cấp sp và dvụ: tư vấn thiết kế httt, sửa đổi sp theo yêu cầu, cài đặt và đào tạo. Hỗ trợ sử dụng và bảo hành sản phẩm Thu thập phản hồi của khách hàng 1.3.2. Các bước thực hiện một dự án/hợp đồng lớn Bảng 1.2: Các bước thực hiện một dự án/hợp đồng lớn Stt Công việc Stt Công việc 1. Khảo sát trước khi kí kết HĐ 10. Thiết lập hệ thống 2. Kí kết HĐ 11. Thiết kế lập trình 3. Thành lập tổ dự án phía Cty 12. Lập trình, test, tài liệu HDSD 4. Thành lập tổ dự án phía KH 13. Convert số liệu 5. Kế hoạch triển khai tổng thể 14. Kế hoạch cài đặt và đào tạo 6. Đào tạo cho người dùng chính 15. Cài đặt chương trình 7. Kế hoạch khảo sát 16. Cài đặt chương trình, đào tạo. 8. Thực hiện khảo sát 17. Hỗ trợ sử dụng 9. Thiết kế thiết lập hệ thống 18. Nghiệm thu 1.4. Tổ chức công tác kế toán của công ty 1.4.1. Khái quát tổ chức bộ máy kế toán tại đơn vị Kế toán VP FHN: Kế toán cho văn phòng FHN Báo cáo thuế toàn công ty. Kế toán VP FSG Kế toán cho VP FSG Kế toán cho FHO, FRD. Kế toán VP FĐN Kế toán cho VP FĐN. Kế toán FHO Kế toán quản trị cho toàn công ty. Theo dõi hệ thống chung Chức năng nhiệm vụ Phòng kế toán có các chức năng nhiệm vụ sau: Thực hiện các công việc về kế toán: chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán, báo cáo thuế, báo cáo quản trị, theo dõi TSCĐ và CCLĐ… Thu tiền thực hiện hợp đồng. Tổ chức và nhân sự Kế toán trưởng Kế toán công nợ phải thu Thủ quỹ . Sơ đồ 1.4: Tổ chức bộ máy phòng kế toán FHN. Kế toán trưởng Kế toán công nợ 1 Thủ quĩ Kế toán công nợ 2 1.4.2. Khái quát về chế độ kế toán tại đơn vị Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ- BTC do Bộ Tài Chính ban hành ngày 20/03/2006. Hình thức kế toán áp dụng là Nhật kí chung. Doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán Fast Accouting (từ năm 2007 về trước) và Fast Book (từ năm 2008). Hệ thống chứng từ kế toán Do đặc thù kinh doanh là bán phần mềm và các dịch vụ, Công ty sử dụng rất nhiều chứng từ khác nhau theo qui định của Bộ Tài Chính bao gồm hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn phù hợp. Tất cả các chứng từ phát sinh nhập vào hệ thống kế toán trên máy của công ty đều được in ra và lưu trữ. Các chứng từ gồm Bảng 1.3: Hệ thống chứng từ của Công ty Stt Chứng từ Phiếu thu, chi tiền mặt Giấy nộp tiền mặt và giấy báo có của ngân hàng Ủy nhiệm chi, giấy rút tiền mặt Hóa đơn bán hàng Chứng từ phải trả (hóa đơn mua hàng trả chậm, tk 331) Bảng phân bổ lương Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ Bảng phân bổ chi phí chờ phân bổ (tk 1429) Bảng trích chi phí phải trả Các bút toán xử lý số dư (write off small balances) Các chứng từ phải trả nội bộ (tk 336) Các chứng từ phải thu nội bộ (tk 136) Các bút toán tăng giảm nguồn VLĐốn, phân bổ lãi lỗ. Các bút toán còn lại khác (không kể các bút kết chuyển cuối kỳ). Các bảng kê chứng từ Bảng 1.4: Các bảng kê chứng từ Stt Bảng kê Ghi chú Bảng kê phiếu thu tiền mặt Chứng từ số 1 Bảng kê phiếu chi tiền mặt Chứng từ số 2 Sổ chi tiết tài khoản ngân hàng (Theo từng tiểu khoản) Chứng từ số 3+4 Bảng kê hóa đơn bán hàng Chứng từ số 5 Bảng kê hóa đơn mua hàng trả chậm (tk 331) Chứng từ số 6 Bảng kê các phiếu kế toán Chứng từ số 7+14 Chế độ tài khoản kế toán Danh mục tài khoản thống nhất chung toàn công ty, mọi việc chỉnh sửa do FHO chịu trách nhiệm . Hiện nay Công ty đang sử dụng hệ thống tài khoản thống nhất theo qui định của Quyết định số 15/2006/QĐ- BTC do Bộ Tài Chính ban hành ngày 20/03/2006. Do đặc thù về đặc điểm sản phẩm dịch vụ và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh nên hệ thống TK kế toán của Công ty có một số đặc trưng nhất định: Công ty có mở thêm hai chi nhánh ở TP HCM và TP Đà Nẵng, đây là các đơn vị hạch toán phụ thuộc, nên có các TK thanh toán nội bộ: TK 136 ( mở cho FSG và FĐN) và TK 336 (mở cho FHN). Để thuận tiện cho việc hạch toán và quản lí thông tin kế toán cũng như đáp ứng yêu cầu của quản trị nội bộ, Công ty còn chi tiết thêm một số tài khoản phù hợp. Một số tài khoản được mở thêm tài khoản cấp 3, cấp 4, cấp 5. Mặt khác, hệ thống tài khoản của công ty cũng được sửa chữa thường xuyên cho phù hợp với tình hình kinh doanh của Công ty cũng như những thay đổi của môi trường kinh doanh. Là ngành dịch vụ có những nét đặc thù riêng, Công ty không sử dụng TK 621- chi phí NVL trực tiếp, và TK 622- chi phí NC trực tiếp trong hạch toán chi phí. Hệ thống sổ sách kế toán Doanh nghiệp sử dụng một hệ thống sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết để đáp ứng yêu cầu kế toán theo qui định. Các sổ kế toán tổng hợp có đầy đủ các yếu tố theo qui định của chế độ sổ kế toán. Các sổ kế toán chi tiết gồm: Sổ quĩ tiền mặt Sổ kế toán chi tiết quĩ tiền mặt Sổ tiền gửi ngân hàng Sổ TSCĐ Sổ chi tiết thanh toán với người bán Sổ chi tiết bán hàng …. Các sổ kế toán tổng hợp gồm: Sổ nhật kí chung Sổ nhật kí đặc biệt chi tiền Sổ nhật kí đặt biệt thu tiền Sổ nhật kí đặc biệt bán hàng Sổ Cái Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản. Trình tự ghi sổ Sơ đồ 1.5:Trình tự ghi sổ kế toán của Công ty chứng từ gốc Sổ quĩ NKĐB NK chung Sổ Cái BCĐTK Báo cáo kế toán Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Trên cơ sở các chứng từ gốc, kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy vào các phần hành kế toán liên quan của phần mềm bằng phần mềm kế toán FB. Từ đây, máy sẽ tự động chuyển số liệu vào các sổ chi tiết và sổ tổng hợp và lên các báo cáo bằng chương trình kế toán FB. Các phương pháp kế toán Phương pháp tính khấu hao: Doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng. Nguyên tắc ghi nhận và vốn hoá các khoản chi phí đi trả trước: Chi phí trả trước được vốn hoá để phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh bao gồm những khoản chi phí : Chi phí thuê ngoài gia công Chi phí thanh toán tiền thuê văn phòng Chi phí mua công cụ dụng cụ không thuộc diện TSCĐ Phương pháp phân bổ chi phí trả trước: theo đường thẳng Nguyên tắc ghi nhận chi phí phải trả: Những khoản chi phí chưa chi nhưng được ước tính để ghi nhận vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kì là chi phí trích trước lương tháng 13, cơ sở để xác định giá trị của chi phí này là bảng thanh toán lương và mức lương hàng tháng của nhân viên . Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành, chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại: Chi phí thuế thu nhập hiện hành được xác định trên cơ sở thu nhập chịu thuế và thuế suất TNDN trong năm hiện hành. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CHI PHÍ, DOANH THU VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QUẢN LÍ DOANH NGHIỆP FAST 2.1. Đặc điểm về chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Với đặc thù của ngành nghề kinh doanh phần mềm máy tính và các dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ nói chung và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần phần mềm quản lí doanh nghiệp FAST nói riêng, nên kế toán chi phí- doanh thu- xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty có một số đặc điểm chính như sau: Sản phẩm của công ty phần lớn là dịch vụ và các phần mềm kế toán, không mang hình thái vật chất cụ thể như hàng hoá thông thường khác, quá trình sản xuất ra sản phẩm đồng thời là quá trình tiệu thụ, nghĩa là các dịch vụ được thực hiện trực tiếp với khách hàng như cài đặt chương trình kế toán, dịch vụ bảo trì, dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ…do đó, công ty không sử dụng tài khoản 154- chi phí sản xuất kinh doanh dở dang để tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Là ngành dịch vụ có những đặc thù riêng, Công ty không sử dụng các tài khoản TK 622- chi phí nhân công trực tiếp, và TK 621- chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong hạch toán chi phí. Với tình hình kinh doanh ngày càng phát triển, Công ty đã mở thêm hai chi nhánh tại TP HCM và Đà Nẵng, trụ sở chính đặt tại Hà Nội. Các bộ phận này có thể thực hiện hộ các hợp đồng cho nhau, do đó công ty sử dụng TK 512- Doanh thu bán hàng nội bộ chủ yếu để theo dõi các khoản thực hiện hộ hợp đồng giữa các bộ phận, cũng như chi tiết TK 623 thành 6329- giá vốn thuê nội bộ và TK 911 thành TK 9119- xác định kết quả kinh doanh nội bộ. Công ty chính FHN cuối năm lập báo cáo tài chính của riêng HN và tổng hợp với các quyết toán do chi nhánh FSG, FDN gửi ra để lên báo cáo tài chính nộp cơ quan thuế. Các chi nhánh FSG và FĐN là các đơn vị hạch toán phụ thuộc, báo cáo hàng tháng thuế đầu vào và đầu ra cho cơ quan thuế TP HCM.và TP Đà nẵng, quyết toán cuối năm doanh thu, chi phí và lãi lỗ để chuyển ra FHN báo cáo thuế toàn công ty. Bên cạnh bộ máy kế toán tài chính, công ty còn xây dựng cho mình bộ máy kế toán quản trị cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời nhằm thoả mãn nhu cầu của nhà quản trị các cấp của công ty. Với yêu cầu chung là: Hạch toán được lợi nhuận cho từng bộ phận. Các bộ phận hạch toán lợi nhuận (Profit centers) gồm có : FHO,FCT,FRD – Bộ phận quản lý chung toàn công ty và FHN, FSG, FĐN – Các bộ phận kinh doanh. Các đơn vị cơ sở gồm FXHN,FYSG và FXDN. Hạch toán tất cả các nghiệp vụ phát sinh theo mã bộ phận để phục vụ hạch toán lỗ lãi theo bộ phận, phân chia lợi nhuận theo kết quả kinh doanh cho các bộ phận. Hạch toán chi phí theo nhân viên để theo dõi những khoản chi cho nhân viên cụ thể. Liên quan đến các hợp đồng phải chỉ rõ doanh thu, thu tiền và chi phí theo hợp đồng để phục vụ hạch toán lỗ lãi theo hợp đồng và đánh giá hiệu quả làm việc của các nhân viên. Hạch toán chi tiết chi theo các vụ việc đối với kỳ nghỉ, triển lãm… để phục vụ phân tích quản trị và lập ngân sách cho các năm tiếp theo. Hạch toán số liệu kịp thời để phục vụ báo cáo tuần, tháng, quý và năm. 2.2. Kế toán chi phí 2.2.1. Kế toán giá vốn hàng bán 2.2.1.1.Tài khoản sử dụng TK 632- giá vốn hàng bán. Tại công ty Tài khoản này được dùng để theo dõi trị giá vốn liên quan đến lập trình phát triển sản phẩm (R&D) và thực hiện hợp đồng. TK 632 được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 như sau: 6321 – Giá vốn liên quan đến R&D 6322 – Giá vốn trực tiếp thực hiện hợp đồng 6323 – Giá vốn thuê ngoài thực hiện hợp đồng 6329 – Giá vốn thuê nội bộ thực hiện hợp đồng. Tài khoản này sử dụng tương ứng với tài khoản 51239- Doanh thu cung cấp dịch vụ nội bộ, cuối kì được kết chuyển vào TK 9119- xác định kết quả nội bộ. TK 6329FCT- chi phí thuê FCT thực hiện hợp đồng TK 6329FDN- chi phí thuê FDN thực hiện hợp đồng TK 6329FHN- chi phí thuê FHN thực hiện hợp đồng TK 6329FHO- chi phí thuê FHO thực hiện hợp đồng TK 6329FRD- chi phí thuê FRD thực hiện hợp đồng TK 6239FSG- chi phí thuê FSG thực hiện hợp đồng. Tk 627 – CF trực tiếp thực hiện hợp đồng và R&D Tk 627 dùng để tập hợp chi phí của các bộ phận sau: FRD (toàn bộ CF của FRD sẽ tập hợp trên TK627). Các bộ phận tư vấn ứng dụng, bảo hành, lập trình của các chi nhánh/bộ phận kinh doanh. Các chi phí trả chung như tiền nhà, tiền điện… sẽ được phân bổ theo một quy định đặt ra. Các chi phí như tscđ, cclđ… sẽ được theo dõi theo bộ phận sử dụng để hạch toán. Các chi phí trực tiếp như ôtô, văn phòng phẩm… sẽ được phân bổ theo một quy định đặt ra. Cuối tháng sẽ kết chuyển 627 vào 632. Các chi phí trực tiếp cho R&D sẽ k/c vào tiểu khoản 6321. Các chi phí liên quan đến thực hiện hợp đồng (kể cả của FRD) sẽ k/c vào tiểu khoản 6322. TK 627 được chi tiết thành 6 TK cấp 2 theo qui định của Bộ Tài chính và mở thêm các TK cấp 3, cấp 4 cho phù hợp với yêu cầu quản lí của Công ty. Các khoản mục chi phí của Tài khoản 627- chi phí sản xuất chung Chi phí nhân viên phân xưởng: Lương : Lương cơ bản, ăn ca, phụ cấp đi lại công tác phí, lương kinh doanh, các khoản phụ cấp tính vào lương, lương tháng 13. Bảo hiểm : KPCĐ, BHXH, BHYT. Chi phí vật liệu: Pho to in ấn tài liệu. Chi phí vật liệu khác. Chi phí dụng cụ sản xuất: Công cụ lao động : máy tính, máy in, bàn ghế, tủ, linh kiện, phụ kiện máy tính… Tài liệu, tạp chí, sách chuyên môn. Chi phí khấu hao TSCĐ. Chi phí dịch vụ mua ngoài: Thuê nhà Điện nước Thuê bao điện thoại: điện thoại cố định, di động, internet Ôtô : xăng dầu, vé cầu đường, bảo hiểm, sửa chữa bảo dưỡng, chi phí khác. Công tác phí : phòng ở, đi lại, chi phí khác Đào tạo tư vấn : đào tạo cho nhân viên, tư vấn về quản lí Sửa chữa văn phòng, CCLĐ; Thuê ngoài lập trình sản phẩm. Chi phí bằng tiền khác: Chi phí văn phòng : Giấy in, viết; Mực in; Bút, files, đồ dùng văn phòng; Photo, in ấn tài liệu quản lí; Báo chí đại chúng… Tiếp khách, quà tặng (không thuộc bán hàng, tiếp thị) Chi phí bằng tiền khác Tài khoản 1369 - phải thu về thực hiện hợp đồng cho các bộ phận. Tài khoản này chỉ sử dụng cho FHN. Tài khoản này được sử dụng tương ứng với TK 6329- Thuê nội bộ thực hiện hợp đồng, phản ánh số phải trả bộ phận khác thực hiện hộ hợp đồng. TK 1369 được hạch toán theo mã bộ phận: TK 1369FSG- phải thu về thực hiện hợp đồng cho FSG. TK 1369FDN- phải thu về thực hiện hợp đồng cho FSG. Tài khoản 3369- phải trả cho FHN thực hiện hợp đồng hộ. Tài khoản này chỉ sử dụng tại FSG và FDN, mã hạch toán luôn là FHN. Tài khoản này được sử dụng tương ứng với TK 6329- Thuê nội bộ thực hiện hợp đồng, phản ánh số phải trả cho bộ phận khác tiền thực hiện hộ hợp đồng (các khoản thực hiện hộ hợp đồng giữa các bộ phận ngoài FHN với nhau cũng được hạch toán vòng qua TK 3369FHN). 1369,3369 (9) (10) (8) (7) (6) (5) (4) (3) (2) (1) 911 632 111,112,152… 627 242,335 152,153 2.2.1.2. Sơ đồ hạch toán 136,336 331,111,112… 133 214 334,338 Sơ đồ 2.1 : Hạch toán tổng hợp chi phí sản xuất chung và giá vốn hàng bán. Giải thích: (1) Chi phí nhân viên. (2) Chi phí công cụ, dụng cụ lao động. (3) Chi phí theo dự toán. (4) Chi phí khấu hao TSCĐ. (5) Các chi phí mua ngoài. (6) Chi phí do bộ phận khác chi trả hộ. (7) Các khoản thu hồi ghi giảm chi phí sản xuất chung. (8) Cuối kì kết chuyển sang TK giá vốn. (9) Phản ánh chi phí thực hiện hộ hợp đồng cho bộ phận khác. (10) Cuối kì kết chuyển vào TK xác định kết quả. 2.2.1.3. Chứng từ gốc sử dụng Phiếu chi. Uỷ nhiệm chi. Bảng phân bổ KH TSCĐ. Chứng từ phân bổ tiền lương hàng tháng Chứng từ phân bổ CCLĐ hàng tháng Hoá đơn mua hàng hóa, dịch vụ. Các chứng từ phải thu, phải trả nội bộ. Các bút toán phân bổ, kết chuyển cuối kì. 2.2.1.4. Sổ chi tiết, sổ tổng hợp, các báo cáo Sổ chi tiết Sổ chi tiết tài khoản 627, sổ chi tiết TK 632, được mở chi tiết cho từng tiểu khoản. Sổ tổng hợp Sổ cái của một tài khoản (TK 627, 632). Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản (TK 627,TK 632). Các báo cáo Báo cáo chi phí theo tiểu khoản Báo cáo chi phí theo khoản mục phí Báo cáo chi phí theo phòng ban, hợp đồng, vụ việc. Bảng 2.1: Sổ chi tiết tài khoản 632. CÔNG TY CỔ PHẨN PHẦN MỀM QUẢN LÍ DOANH NGHIỆP FAST 18 Nguyễn Chí Thanh- Ba Đình- Hà Nội SỔ CHI TIẾT CỦA MỘT TÀI KHOẢN (Trích) TÀI KHOẢN 6322- GIÁ VỐN TRỰC TIẾP THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG TỪ NGÀY 01/02/2009 ĐẾN NGÀY 28/02/2009 ĐVT: VNĐ CHỨNG TỪ KHÁCH HÀNG DIỄN GIẢI TK Đ.Ứng SỐ PHÁT SINH NGÀY SỐ NỢ CÓ 28/02/2009 PK3 902030 627>6322,627 627112 6.450.000 28/02/2009 PK3 902030 627>6232,627 627112 10.470.000 28/02/2009 PK3 902030 627>6232,627 627112 14.685.000 28/02/2009 PK3 902030 627>6232,627 627113 1.540.000 28/02/2009 PK3 902030 627>6232,627 627113 1.055.000 28/02/2009 PK3 902030 627>6232,627 627114 2.355.000 28/02/2009 PK3 902030 627>6232,627 627311 82.900.000 28/02/2009 PK3 902030 627>6232,627 627312 2.465.209 28/02/2009 PK3 902030 627>6232,627 627313 20.660 28/02/2009 PK3 902030 627>6232,627 627314 315.000 ………….. …………….. ……………… …………. ………………… …… TỔNG PHÁT SINH NƠ: 519.025.694 GIÁM ĐỐC CÁC BỘ PHẬN KẾ TOÁN TRƯỞNG ( Kí, họ tên) Ngày 29 tháng 02 năm 2009 GIÁM ĐỐC (Kí, họ tên, đóng dấu) TỔNG PHÁT SINH CÓ: 519.025.694 Bảng 2.2: Sổ cái TK 632 CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QLDN 18 Nguyễn Chí Thanh- Quận Ba Đình- Hà Nội SỔ CÁI CỦA MỘT TÀI KHOẢN (Trích) TÀI KHOẢN: 632- GIÁ VỐN HÀNG BÁN TỪ NGÀY 01/02/2009 ĐẾN NGÀY 28/02/2009 CHỨNG TỪ KHÁCH HÀNG DIỄN GIẢI TK Đ.Ứng SỐ PHÁT SINH NGÀY SỐ NỢ CÓ 28/02/2009 PK3 902030 627>632-6322,627 627112 6.450.000 28/02/2009 PK3 902030 627>632-6322,627 627112 10.470.000 28/02/2009 PK3 902030 627>632-6322,627 627112 14.685.000 ……………… ……………… ………………….. …………. ………….. 28/02/2009 PK3 902030 632>911-9111,632 9111 168.000.000 28/02/2009 PK3 902030 632>911-9111,632 9111 107.142.346 28/02/2009 PK3 902030 632>911-9111,632 9111 188.882.073 28/02/2009 PK3 902030 632>911-9111,632 9111 206.201.275 TỔNG PHÁT SINH NỢ: 519.025.694 KẾ TOÁN TRƯỞNG ( Kí, họ tên) Ngày 29 tháng 02 năm 2009 GIÁM ĐỐC (Kí, họ tên, đóng dấu) GIÁM ĐỐC CÁC BỘ PHẬN TỔNG PHÁT SINH CÓ: 519.025.694 Bảng 2.3: Sổ tổng hợp chữ T của TK 632 SỔ TỔNG HỢP CHỮ T CỦA MỘT TÀI KHOẢN ( Trích) TÀI KHOẢN 632- GIÁ VỐN HÀNG BÁN TỪ NGÀY 01/02/2009 ĐẾN NGÀY 28/02/2009 TK Đ.Ư TÊN TK SỐ PHÁT SINH NỢ CÓ 627 Chi phí sản xuất chung 519.025.694 6271 Chi phí nhân viên phân xưởng 421.074.400 62711 Lương 421.074.400 627112 Ăn ca 31.620.000   627113  Phụ cấp đi lại công tác phí   4.950.000  ……………….. …………………………………….  …………………………..  …………………….  TỔNG PHÁT SINH NỢ: 519.025.694 KẾ TOÁN TRƯỞNG ( Kí, họ tên) Ngày 29 tháng 02 năm 2009 GIÁM ĐỐC (Kí, họ tên, đóng dấu) GIÁM ĐỐC CÁC BỘ PHẬN TỔNG PHÁT SINH CÓ: 519.025.694 Bảng 2.4 : Sổ chi tiết Tài khoản 6329FSG CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP FAST 18- Nguyễn Chí Thanh- Ba Đình-Hà Nội SỔ CHI TIẾT CỦA MỘT TÀI KHOẢN TÀI KHOẢN 6329FSG- THUÊ FSG THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG TỪ NGÀY 01/02/2009 ĐẾN NGÀY 28/02/2009 CHỨNG TỪ KHÁCH HÀNG DIỄN GIẢI TK Đ.Ứng SỐ PHÁT SINH NGÀY SỐ NỢ CÓ  27/02/2009 PK1 0902025 CTFSG FHN cắt doanh số cho FSG(HĐ Bảo hành Tổng cty đường thủy năm 2008 70% giá trị) 1369FSG 24 150 000 PK1 0902025 CTFSG FHN cắt doanh số cho FSG(HĐ Bảo hành vật tư TB đường sắt 50% lần 1) 1369FSG 1 250 000 PK1 0902025 CTFSG FHN cắt doanh số cho FSG (PL hợp đồng MInh hoàng 100%) 1369FSG 4 000 000 PK1 0902025 CTFSG FHN Cắt doanh số cho FSG(cty cP dịch vụ HK sân bay NB 40%) 1369FSG 4 290 000 PK1 0902025 CTFSG FHN cắt doanh số cho FSG(tm và DV cổng vàng phần còn lại) 1369FSG 6 500 000 PK1 0902025 CTFSG FHN cắt doanh số cho FSG(PL tm và DV cổng vàng phần còn lại) 1369FSG 3 900 000 PK1 0902025 CTFSG FHN cắt doanh số cho FSG(PL cty tNHH Thành An HN phần còn lại 50%) 1369FSG 3 250 000 PK1 0902025 CTFSG FHN cắt doanh số cho FSG(HĐ Vine 30%) 1369FSG 22 768 200 PK1 0902027 Phải trả FDN tiền thức hiện hợp đồng phân bón hóa chất dầu khí Miền trung Tây nguyên 1369FSG 13 000 000 Bảng 2.5: Bảng phân bổ chi phí sản xuất chung. BẢNG PHÂN BỔ CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG TK 627- CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG TỪ NGÀY 01/02/2009 ĐẾN NGÀY 28/02/2009 ĐVT: VNĐ TK-du Tên TK-du C6271 C6272 C6273 C6274 C6277 C6278 TỔNG CỘNG 112 Tiền gửi ngân hàng 3.253.094 7.000.844 6.311.716 3.550.000 20.115.654 1121 Tiền VNĐ gửi ngân hàng 3.253.094 7.000.844 6.311.716 3.550.000 20.115.654 112113 Tiền VNĐ gửi ngân hàng- CN Ba Đình 3.253.094 7.000.844 6.311.716 3.550.000 20.115.654 136 Phải thu nội bộ 759.090 759.090 1368 Phải thu nội bộ khác 759.090 759.090 13682 Chi trả hộ cho bộ phận khác 759.090 759.090 13682FSG Chi trả hộ cho FSG 759.090 759.090 141 Tạm ứng 1.903.175 6.276.370 8.179.545 142 Chi phí trả trước ngắn hạn 34.099.222 34.099.222 1421 Chi phí trả trước ngắn hạn- CCLĐ 11.565.222 11.565.222 1422 Chi phí trả trước ngắn hạn- tiền thuê nhà 22.534.000 22.534.000 214 Hao mòn TSCĐ 16.538.926 16.538.926 2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình 16.538.926 16.538.926 331 Phải trả người bán 174.457 17.000.000 17.174.457 3311 Phải trả người bán- đang theo dõi 174.457 17.000.000 17.174.457 33111 Phải trả người bán không phải TSCĐ 174.457 17.000.000 17.174.457 334 Phải trả người lao động 422.158.800 422.158.800 TỔNG CỘNG: 427.489.526 7.000.844 34.099.222 16.538.926 29.588.086 4.309.090 519.025.694 KẾ TOÁN TRƯỞNG (kí, họ tên) Ngày 29 tháng 02 năm 2009 GIÁM ĐỐC (Kí, họ tên, đóng dấu) 2.1.2.5. Qui trình kế toán Chứng từ gốc Sổ cái Sổ chi tiết Sổ tổng hợp chữ T Các báo cáo liên quan Phân hệ kế toán chi phí Phân hệ kế toán liên quan Sơ đồ 2.2 : Qui trình kế toán chi phí sản xuất chung. Số liệu chuyển sang các phân hệ khác Từ các chứng từ gốc, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào các phân ._.