Kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần kinh doanh phát triển nhà và Đô thị Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU Trong điều kiện hiện nay, để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp phải tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả mà hiệu quả cuối cùng phải được phản ánh thông qua chỉ tiêu tổng lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh và tỷ suất của nó. Để đạt được mục tiêu trên thì doanh thu bán hàng phải lớn hơn chi phí bỏ ra (bao gồm giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp). Như vậy, doanh thu bán hàng và kết quả bán hàng là hai mặt của một vấn đề, chúng có mối quan hệ tỷ lệ thuận với nhau trong đó doanh thu là điều kiện tiên quyết, quyết định cuối cùng của hoạt động kinh doanh. Trong hoạt động kinh doanh, ngoài việc mua sắm các yếu tố đầu vào, tiến hành sản xuất hoặc thu mua tạo ra sản phẩm, doanh nghiệp phải tiến hành tiêu thụ để thu tiền về tạo nên doanh thu của mình. Đây là bộ phận quan trọng quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp. Xuất phát từ tầm quan trọng của vấn đề nêu trên, qua quá trình thực tập tại Công ty cổ phần Kinh doanh phát triển nhà và Đô thị Hà Nội, được sự giúp đỡ của Ban giám đốc, các cán bộ Ban Tài chính - Kế toán, cùng sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo PGS.TS - Nguyễn Ngọc Quang, em xin đi sâu vào nghiên cứu đề tài: "Kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần Kinh doanh phát triển nhà và Đô thị Hà Nội". Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung gồm 3 phần: Chương 1: Tổng quan về Công ty Cổ phần Kinh doanh phát triển nhà và Đô thị Hà Nội Chương 2: Thực trạng về tổ chức kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần Kinh doanh phát triển nhà và Đô thị Hà Nội . Chương 3: Hoàn thiện kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần Kinh doanh phát triển nhà và Đô thị Hà Nội . Mặc dù đã rất cố gắng song vì bản thân chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế nên chuyên đề chắc chắn không tránh khỏi khiếm khuyết. Do vậy em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp để hoàn thiện hơn chuyên đề của mình. Em xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày tháng năm 2008 Sinh viên: Nguyễn Hồng Giang CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN KINH DOANH PHÁT TRIỂN NHÀ VÀ ĐÔ THỊ HÀ NỘI 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Thực hiện Nghị định 388/CP của Chính phủ về việc sắp xếp lại các doanh nghiệp Nhà nước, Công ty kinh doanh phát triển nhà Thanh Trì được thành lập theo Quyết định số 1389/QĐ-UB ngày 03/4/1993 của UBND Tp. Hà Nội trên cơ sở sáp nhập 03 xí nghiệp: Xí nghiệp Xây dựng Thanh Trì. Xí nghiệp gạch Thanh Trì. Xí nghiệp Kinh doanh Phát triển nhà Thanh Trì. Trụ sở chính của Công ty đặt tại xã Tứ Hiệp, huyện Thanh Trì, Hà Nội. Công ty Kinh doanh phát triển nhà Thanh Trì được UBND Tp. Hà Nội và Trọng tài kinh tế cấp giấy phép kinh doanh số 108004 ngày 26/4/1993. Khi mới thành lập, Công ty chịu sự quản lý Nhà nước của UBND huyện Thanh Trì và hướng dẫn chuyên môn của Sở Xây dựng Hà Nội. Tháng 02 năm 2000, Công ty chuyển sang trực thuộc Tổng Công ty Đầu tư phát triển nhà Hà Nội. Tháng 11 năm 2005 Công ty Kinh doanh phát triển nhà Hà Nội chuyển thành Công ty Cổ phần Kinh doanh Phát triển nhà và Đô thị Hà Nội. Một số chỉ tiêu tài chính của công ty qua cac năm 2006 – 2007 Đơn vị: đồng Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 So sánh Doanh thu tiêu thụ 115.343.493.670 130.589.333.121 113,21% Vốn chủ sở hữu 24.345.923.764 27.612.159.125 113,41% Số cán bộ nhân viên 300 350 Thu nhập bình quân 2.500.000 3.000.000 120% Lợi nhuận sau thuế 8.704.396.786 10.963.658.147 125,95% Qua những chỉ tiêu trên ta thấy được kết quả mà Công ty Cổ phần Kinh doanh phát triển nhà và Đô thị Hà Nội đạt được qua các năm thể hiện mô hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty có hiệu quả. Quy mô hoạt động của Công ty năm 2007 đã được mở rộng hơn cả về chiều sâu và chiều rộng so với năm 2006 thể hiện: Số lượng cán bộ nhân viên tăng lên từ 300 người lên 350 người đồng thời thu nhập bình quân cũng tăng lên từ 2.500.000đ lên 3.000.000đ/người tương ứng với tăng 120%. Bên cạnh đó mô hình quản lý của Công ty năm 2007 so với năm 2006 cũng có hiệu quả hơn thể hiện tốc độ tăng trưởng của Doanh thu tiêu thụ so với tốc độ tăng trưởng của Lợi nhuận sau thuế tăng chậm hơn (113,21% < 125,95%), điều này có nghĩa là Công ty đã biết tiết kiệm các chi phí trong kinh doanh một cách hợp lý. Hay nói cách khác hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty năm 2007 cao hơn so với năm 2006. Công ty Cổ phần Kinh doanh Phát triển nhà và đô thị Hà Nội là đơn vị kinh tế tự chủ, hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, được mở tài khoản tại Ngân hàng (kể cả tài khoản ngoại tệ) và được sử dụng con dấu riêng theo qui định của pháp luật. Công ty được giao nhiệm vụ ban đầu là: - Kinh doanh nhà, mua nhà cũ cải tạo lại để bán hoặc cho thuê. - Nhận thầu các công trình kỹ thuật đô thị, các công trình phục vụ nông nghiệp. - Tổ chức sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng, dịch vụ xây dựng, sửa chữa nhà cửa và trang trí nội ngoại thất. - Tổ chức dịch vụ tư vấn nhà đất. Thông tin môi giới nhà đất. - Nhận thầu thi công san lấp mặt bằng các công trình thủy lợi nội 1.2. Đặc điểm tổ chức, quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty 1.2.1. Tổ chức quản lý của Công ty Công ty chịu sự quản lý của Tổng Công ty Đầu tư và Phát triển nhà Hà Nội. Công ty được điều hành được điều hành bởi một giám đốc và hai phó giám đốc. Một phó giám đốc phụ trách tổ chức hành chính, một phó giám đốc phụ trách kỹ thuật. Giám đốc lãnh đạo chung toàn Công ty, trực tiếp chỉ đạo mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm trước Nhà nước, đồng thời đại diện cho quyền lợi của cán bộ công nhân viên toàn Công ty. Công ty có 30 đầu mối trực thuộc. - 3 phòng nghiệp vụ: kế hoạch - kỹ thuật, tổ chức hành chính, tài vụ. - 3 Ban quản lý dự án: dự án Đại Kim - Định Công, dự án Trung tâm dịch vụ thương mại Thanh Trì và dự án các khu đô thị mới. - 13 đội xây dựng. - 4 đội sản xuất gạch. - 1 đội xe thi công cơ giới. - 2 trung tâm môi giới nhà đất. - 1 đội gia công cơ khí và mộc. - 1 cửa hàng kinh doanh vật liệu xây dựng. - Các Ban quản lý dự án tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng những quy định của Nhà nước về đầu tư và xây dựng, chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo của Ban giám đốc Công ty. - Các Đội thi công xây lắp, thi công cơ giới, sản xuất vật liệu… được tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh trong những lĩnh vực được Công ty giao, được hạch toán theo phương thức hạch toán báo sổ. Với mô hình tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất như trên Công ty có điều kiện quản lý chặt chẽ và năng động mọi hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đảm bảo đạt hiệu quả kinh tế ở mức cao nhất. GIÁM ĐỐC PGĐ Phụ trách kỹ thuật PGĐ Phụ trách dự án (OMR) PGĐ nội chính Phòng tài chính kế toán Phòng hành chính quản trị Phòng Tổ chức lao động Phòng quản lý dự án Phòng kế hoạch tổng hợp XN xây lắp 1 XN xây lắp 2 XN xây lắp 3 XN xây lắp 4 XN xây lắp 5 XN đầu tư và tư vấn nhà đất 1 XN đầu tư và tư vấn nhà đất 2 Đội thi công cơ giới Ban quản lý dự án Ban QL và khai thác toà nhà HĐQT Sơ đồ 1.1: Bộ máy tổ chức củaCông ty Cổ phần Kinh doanh Phát triển nhà và Đô thị Hà Nội 1.2.2. Mối quan hệ giữa các phân xưởng phòng ban với nhau 1. Giám đốc Lãnh đạo công ty, quản lý điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, phụ trách chung, trực tiếp chỉ đạo mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Chịu trách nhiệm chính trước pháp luật, Tổng Công ty, UBND thành phố về nhiều mặt. 2. PGĐ phụ trách kỹ thuật Được phân công giúp việc cho giám đốc về công tác lập kế hoạch, triển khai thực hiện và kiểm tra giám sát việc thực hiện kế hoạch, kiểm tra quản lý xây lắp, quản lý chất lượng công trình, kỹ thuật thi công công trình. Quản lý thực hiện công tác an toàn lao động và phòng chống thiên tai, chỉ đạo các phòng ban, ban chức năng xây dựng kế hoạch đầu tư ngắn, dài hạn cho toàn công ty. 3. PGĐ phụ trách hoạt động nội chính: Tham mưu hỗ trợ giám đốc công ty trong việc quản lý về các hoạt động nội chính. Chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty và liên đới chịu trách nhiệm trước nhà nước, UBND thành phố, Tổng công ty về các mặt mình phụ trách. 4. PGĐ phụ trách quản lý dự án (OMR): Tham mưu hỗ trợ giám đốc Công ty trong các hoạt động kinh doanh, phát triển dự án đầu tư kinh doanh nhà và đô thị, chịu trách nhiệm trước GĐ công ty và liên đới chịu trách nhiệm trước nhà nước, UBND thành phố. Quản lý theo dõi mọi diễn biến của các dự án trong công ty đã, đang và sắp thực hiện theo kế hoạch của Công ty và Tổng Công ty. 5. Phòng hành chính quản trị: Giúp giám đốc Công ty theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động chung, hoạt động hành chính kinh tế, xã hội của toàn công ty và các đơn vị trực thuộc theo đúng pháp luật và thủ tục hành chính nhà nước, theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động hành chính và sản xuất kinh doanh, kế toán các đơn vị, phòng ban trực thuộc công ty. 6. Phòng kế hoạch tổng hợp: Tham giúp việc cho lãnh đạo công ty: - Công tác lập, triển khai, kiểm tra kế hoạch. - Kiểm tra, quản lý xây lắp, quản lý chất lượng công trình, kỹ thuật thi công. - An toàn lao động, phòng chống thiên tai. - Xây dựng kế hoạch đầu tư ngắn và dài hạn cho công ty. 7. Phòng quản lý dự án: Phòng quản lý dự án thuộc Công ty Cổ phần Kinh doanh Phát triển nhà và Đô thị Hà Nội có chức năng tham mưu cho Ban lãnh đạo Công ty trong các hoạt động kinh doanh phát triển dự án. Tham mưu cho Giám đốc công ty trong việc chỉ đạo các ban quản lý dự án chuẩn bị điều kiện soạn thảo hợp đồng, việc lựa chọn đơn vị tư vấn, soạn thảo quản lý theo dõi hợp đồng kinh tế giữa các bên liên quan. 8. Phòng kế toán tài chính Tham mưu cho ban lãnh đạo, hạch toán phân tích hoạt động kinh tế, phản ánh đầy đủ các thông tin một cách chính xác nhất, kịp thời nhất tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh để giúp cho ban lãnh đạo tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh. 9. Phòng tổ chức lao động Tham mưu cho Giám đốc Công ty quản lý nhà nước về các mặt: - Công tác tổ chức cán bộ. - Công tác quản lý lao động tiền lương. - Quản lý thực hiện chế độ, chính sách đối với người lao động. - Thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra các đơn thư tố cáo, khiếu nại, công tác quân sự, bảo vệ an ninh nội bộ, trưởng phòng chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty những công việc được giao. 10. Các xí nghiệp xây lắp, đội thi công cơ giới, ban quản lý dự án, ban quản lý và khai thác toà nhà: Quản lý việc thi công các công trình, trực tiếp kiểm tra báo cáo tiến độ thi công của các công trình đang thực hiện, có nhiệm vụ thông báo tình hình thực hiện kế hoạch với các phòng ban trên Công ty thực hiện các thông báo, quyết định của Giám đốc công ty. 1.3. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Kinh doanh Phát triển nhà và Đô thị Hà Nội : - Lĩnh vực hoạt động: + Xây dựng, lắp đặt các công trình dân dụng công nghiệp. + Xây dựng, lắp đặt các công trình kỹ thuật đô thị. + Tổ chức kinh doanh vật liệu xây dựng. + Thi công các công trình về cấp thoát nước, chiếu sáng. + Thiết kế và thi công nội ngoại thất. + Tổ chức dịch vụ tư vấn nhà đất thông tin môi giới nhà đất, nhận thầu thi công san lấp mặt bằng, công trình thuỷ lợi nội đồng và giao thông nông thôn. + Nhận thầu xây dựng các công trình công nghiệp, đường dây, trạm biến áp kinh doanh vận tải hàng hoá đường bộ. + Kinh doanh khách sạn, dịch vụ du lịch vui chơi giải trí. + Lập, quản lý và thực hiện các dự án đầu tư, xây dựng và lắp đặt các công trình dân dụng, giao thông đô thị. + Xây dựng và lắp đặt trạm cung ứng nước sạch, kinh doanh thương mại hàng hoá và dịch vụ. + Liên doanh liên kết với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước để mở rộng và phát triển sản xuất kinh doanh. 1.4. Tình hình tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp 1. Bộ máy kế toán của công ty được sắp xếp tương đối gọn nhẹ gồm 01 trưởng phòng, 01 phó phòng và 05 CBCNV.Trong đó có 2 thạc sĩ kinh tế, 04 người tốt nghiệp đại học và một người tốt nghiệp cao đẳng. Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ máy Kế toán TRƯỞNG PHÒNG PHÓ PHÒNG Tổng hợp BCTC NV 1: Kế toán quỹ TM, KT công nợ, KT 1 à 2 DA, theo dõi 2 à 3 đơn vị trực thuộc NV 2: Kế toán ngân hàng, TSCĐ, BH, kiểm kê, KT 1 à 2 DA, theo dõi 2 à 3 đơn vị trực thuộc NV 3: Kế toán doanh thu, KT thuế, KT vật tư, KT kinh phí CT, theo dõi 2 à 3 đơn vị trực thuộc NV 4: Kế toán các dự án, lập và theo dõi thực hiện các báo cáo quản trị NV 5: Thủ quỹ, văn thư Trưởng phòng: phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty và Nhà nước về việc tổ chức thực hiện các chức năng nhiệm vụ của Phòng TCKT đã được nêu trên. - Điều hành, tổ chức các hoạt động trong phạm vi Công ty về công tác tài chính kế toán. - Xây dựng KH tài chính của Công ty, kết hợp với các phòng, Ban Công ty xây dựng quy chế tiền lương, tiền thưởng, KH SXKD. Phân tích hoạt động SXKD, giúp cho lãnh đạo Công ty tổ chức tốt hơn hoạt động SXKD. - Hướng dẫn công tác hạch toán kế toán thống kê trong toàn phạm vi Công ty. Chỉ đạo việc kiểm tra thực hiện các quy định của Nhà nước như Luật thuế, Luật kế toán, chế độ báo cáo tài chính và quy chế quản lý tài chính của Công ty. - Chỉ đạo, kiểm tra hoạt động tài chính của các Ban quản lý trực thuộc Công ty. - Nghiên cứu, áp dụng và phổ biến các văn bản chế độ mới về công tác tài chính kế toán, áp dụng tin học trong công tác kế toán. Phó phòng: Giúp việc cho Trưởng phòng, chỉ đạo công tác tài chính kế toán khi Trưởng phòng vắng mặt, chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về các nhiệm vụ được Trưởng phòng phân công. - Chỉ đạo, theo dõi công tác kế toán các dự án đầu tư theo đúng quy định của Nhà nước. - Theo dõi chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, xác định đúng đối tượng tập hợp chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành. - Xác định chính xác giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ. - Lựa chọn phương pháp tập hợp, phân bổ chi phí và tính giá thành sản phẩm thích hợp. - Xây dựng trình tự hạch toán chi phí và tính giá thành hợp lý. - Hạch toán xác định kết quả và phân phối lợi nhuận. - Lập, kiểm tra, đối chiếu báo cáo tài chính khối văn phòng, các đơn vị phụ thuộc Công ty. - Tổng hợp báo cáo tài chính toàn Công ty theo quy định của Bộ Tài chính. - Báo cáo Trưởng phòng về việc thực hiện các công việc được giao. - Theo dõi công tác tài chính kế toán của 2 đến 3 đơn vị trực thuộc Công ty (Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về tình hình thực hiện công tác tài chính kế toán của đơn vị được phân công phụ trách). Nhân viên 1: Thực hiện việc kế toán quỹ tiền mặt, quản lý chi phí, theo dõi các khoản công nợ, (bao gồm: thanh toán với khách mua hàng, nhà cung cấp, người tạm ứng, khoản phải thu phải trả khác, công nợ nội bộ Công ty, v.v…). Các khoản công nợ hàng tháng có đối chiếu và xác nhận công nợ. - Kiểm tra tính hợp lệ hợp lý của các chứng từ trước khi lập phiếu thu, chi khi đã được Giám đốc duyệt. - Mở sổ sách theo dõi tình hình thu chi quỹ, công nợ theo từng khách hàng. Chứng từ hạch toán đúng tài khoản đối ứng, lưu chứng từ theo đúng số phát sinh tài khoản. - Kiểm kê quỹ, lập báo công nợ định kỳ hoặc đột xuất khi có yêu cầu của Phụ trách Phòng. - Kế toán từ 02 đến 03 dự án đầu tư: Theo dõi tình hình thu chi vốn đầu tư phát sinh của dự án theo đúng quy định của Nhà nước. Thực hiện báo sổ đúng thời hạn và nội dung quy định. - Theo dõi kiểm tra tình hình thực hiện công tác tài chính kế toán của các đơn vị được phân công (Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về tình hình thực hiện công tác Tài chính kế toán của đơn vị, Ban QLDA được phân công phụ trách). - Báo cáo Trưởng phòng về việc thực hiện các nhiệm vụ được giao. Nhân viên 2: Kế toán ngân hàng, theo dõi tài sản cố định, công cụ dụng cụ, bảo hiểm XH, hướng dẫn và tổng hợp kiểm kê tài sản và công nợ; thực hiện công tác kế toán từ 02 đến 03 dự án đầu tư. Theo dõi công tác tài chính kế toán của 02 đến 03 đơn vị trực thuộc Công ty. - Kiểm tra tính hợp lý của các chứng từ trước khi lập chứng từ thu, chi tiền gửi, tiền vay ngân hàng khi đã được Giám đốc duyệt. - Mở sổ sách theo dõi tình hình thu chi tiền gửi, tiền vay ngân hàng. Chứng từ hạch toán đúng tài khoản đối ứng, lưu chứng từ theo đúng số phát sinh tài khoản. - Theo dõi TSCĐ và công cụ dụng cụ: Mở sổ sách theo dõi TSCĐ và DCDC theo đúng quy định của Nhà nước. Quản lý chặt chẽ tình hình sử dụng và sự thay đổi của từng TSCĐ trong Công ty. - Tính và phân bổ khấu hao TSCĐ cho các bộ phận sử dụng. Tham gia lập kế hoạch và theo dõi tình hình sửa chữa TSCĐ. - Kiểm tra giá trị CCDC nhập, xuất, tồn kho. Phản ánh chính xác kịp thời tình hình biến động của từng loại CCDC. Phát hiện kịp thời vật liệu tồn đọng, kém phẩm chất để có biện pháp xử lý nhằm hạn chế ở mức thiệt hại thấp nhất. - Phân bổ giá trị CCDC sử dụng vào chi phí SXKD. - Tổ chức hướng dẫn các nhân viên hạch toán tiền lương ở các bộ phận theo chế độ ghi chép về lao động và tiền lương. Tính và phân bổ các khoản trích theo lương. - Theo dõi tình hình trích nộp bảo hiểm XH, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. - Kế toán dự án đầu tư: Theo dõi tình hình thu chi vốn đầu tư phát sinh của dự án theo đúng quy định của Nhà nước. Thực hiện báo sổ đúng thời hạn và nội dung quy định. - Theo dõi kiểm tra tình hình thực hiện công tác tài chính kế toán của các đơn vị được phân công. (Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về tình hình thực hiện công tác Tài chính kế toán của đơn vị mình phụ trách). - Báo cáo Trưởng phòng về việc thực hiện các nhiệm vụ được giao. Nhân viên 3: Kế toán doanh thu, kế toán thuế, kế toán vật liệu, kinh phí cấp trên, theo dõi công tác tài chính kế toán của 2 đến 3 đơn vị trực thuộc công ty. - Phản ánh chính xác đầy đủ kịp thời tình hình nhập, xuất, tồn kho và tiêu thụ hàng hoá. - Xác định giá vốn hàng bán có liên quan đến doanh thu thực hiện, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, các loại thuế (Thuế GTGT, thu nhập doanh nghiệp…). - Lập hoá đơn bán hàng theo đúng tình hình phát sinh doanh thu, chứng từ làm căn cứ lập hoá đơn phải được kiểm tra và lưu bản chính theo đúng thứ tự thời gian phát sinh. Khi ghi nhận doanh thu phải đảm bảo các điều kiện, nguyên tắc hạch toán doanh thu (khi người mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, khi sản phẩm hoàn thành, hàng hoá được tiêu thụ, bên A chấp nhận khối lượng thực hiện và đề nghị xác định doanh thu…). - Kiểm tra giá trị vật liệu nhập, xuất, tồn kho. Phản ánh chính xác kịp thời tình hình biến động của từng loại vật liệu. Phát hiện kịp thời vật liệu tồn đọng, kém phẩm chất để có biện pháp xử lý nhằm hạn chế ở mức thiệt hại thấp nhất. - Phân bổ giá trị vật liệu vào chi phí SXKD. - Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ trước khi lập tờ khai thuế. Nộp thuế đúng quy định của Nhà nước. - Lập quyết toán thuế đúng thời gian và nội dung quy định. - Theo dõi kiểm tra tình hình thực hiện công tác tài chính kế toán của các đơn vị được phân công. (Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về tình hình thực hiện công tác Tài chính kế toán của đơn vị được phân công phụ trách). - Báo cáo Trưởng phòng về việc thực hiện các nhiệm vụ được giao. Nhân viên 4: Thực hiện công tác kế toán 03 đến 04 dự án đầu tư. Lập các báo cáo quản trị của Phòng TCKT; theo dõi công tác tài chính kế toán của 2 đến 3 đơn vị trực thuộc công ty. (Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về tình hình thực hiện công tác Tài chính kế toán của đơn vị được phân công phụ trách). - Kế toán dự án đầu tư: Theo dõi tình hình thu chi vốn đầu tư phát sinh của dự án theo đúng quy định của Nhà nước. - Lập các báo cáo quản trị của Phòng TCKT đúng thời gian và nội dung quy định. - Báo cáo Trưởng phòng về việc thực hiện các nhiệm vụ được giao. Nhân viên 5: Thủ quỹ (gồm quỹ tiền mặt của VP Công ty, của 1 đến 2 dự án) kiêm văn thư lưu trữ công văn đi công văn đến, các văn bản có liên quan đến phòng TCKT theo hệ thống quản lý chất lượng ISO: 9001 : 2000. - Kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ trước khi thực hiện thu chi quỹ. - Lập báo cáo thu chi quỹ hàng ngày, bảo quản tốt chất lượng tiền thu chi. - Thực hiện kiểm kê quỹ thường xuyên hàng tháng hoặc đột xuất khi có yêu cầu của Giám đốc hoặc Phụ trách Phòng. - Công tác văn thư: mở sổ theo dõi các công văn đi, công văn đến của Phòng. Lưu trữ theo từng loại văn bản. - Báo cáo Trưởng phòng về việc thực hiện các nhiệm vụ được giao. 1.4.1. Hình thức kế toán tại Công ty 1.4.1.1. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán Công ty a) Những quy định chung Là một Công ty các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên, do vậy công tác hạch toán của công ty khá phức tạp, tuy vậy việc vận dụng vẫn tuân theo nền tảng là những quy chế của chế độ kế toán Việt Nam và những quy định do Bộ Tài chính ban hành: - Niên độ kế toán công ty áp dụng từ ngày 01/01 hàng năm và kết thúc vào ngày 31/12 năm đó, kỳ hạch toán tại Công ty được tính theo tháng. - Đơn vị tiền tệ mà Công ty sử dụng trong ghi chép, báo cáo quyết toán là đồng nội tệ: Việt Nam đồng (VNĐ). - Phương pháp hạch toán : Công ty sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ. - Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định: Công ty áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng. - Phương pháp tính thuế GTGT: Công ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. - Công ty Công ty cổ phần Kinh doanh phát triển nhà và Đô thị Hà Nội áp dụng chế độ kế toán máy bắt đầu từ tháng 02/2005. Phần mềm kế toán MISA – SME, Phiên bản 7.5 - Phần mềm kế toán Doanh nghiệp vừa và nhỏ được Công ty lựa chọn sử dụng. b) Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán Tổ chức chứng từ: là giai đoạn đầu tiên để thực hiện ghi sổ và lập báo cáo do đó tổ chức chứng từ nhằm mục đích giúp quản lý có được thông tin kịp thời chính xác đầy đủ để đưa ra quyết định kinh doanh. Ngoài ra còn tạo điều kiên cho việc mã hoá thông tin và vi tính hoá thông tin và là căn cứ để xác minh nghiệp vụ, căn cứ để kiểm tra kế toán và là cơ sở để giải quyết các tranh chấp kinh tế. Công ty đã đăng ký sử dụng hầu hết các chứng từ trong hệ thống chứng từ kế toán thống nhất do Bộ Tài chính ban hành, như: Hóa đơn GTGT, Hợp đồng kinh tế, giấy đề nghị mua hàng, giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu thu, phiếu chi, séc chuyển khoản, bảng kiểm kê quỹ, Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản đánh giá lại TSCĐ, Hợp đồng thanh lý TSCĐ, Hoá đơn bán hàng của người bán, phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư, phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức, phiếu xuất kho... Chứng từ phản ánh lao động như Bảng chấm công, phiếu hoàn thành sản phẩm, Giấy chứng nhận đau ốm thai sản... Ngoài các chứng từ do Bộ Tài chính ban hành, Công ty còn sử dụng một số mẫu chứng từ do công ty tự thiết kế (Giấy đề nghị, bản đối chiếu, hợp đồng kinh tế…) Quy trình luân chuyển chứng từ: Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị, Kế toán Công ty tiến hành định khoản, phản ánh nghiệp vụ trên chứng từ theo hệ thống ghi sổ kế toán tại đơn vị. Nội dung của việc tổ chức ghi sổ kế toán bao gồm: - Phân loại chứng từ kế toán theo các phần hành theo đối tượng. - Định khoản các nghiệp vụ trên chứng từ - Ghi sổ các chứng từ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Trong năm tài chính, chứng từ được bảo quản tại kế toán phần hành. Khi báo cáo quyết toán được duyệt, các chứng từ được chuyển vào lưu trữ. Nội dung lưu trữ bao gồm các công việc sau: - Lựa chọn địa điểm lưu trữ chứng từ - Lựa chọn các điều kiện để lưu trữ - Xây dựng các yêu cầu về an toàn, bí mật tài liệu - Xác định trách nhiệm vật chất của các đối tượng có liên quan đến việc lưu trữ chứng từ. Khi có công việc cần sử dụng lại chứng từ sau khi đã đưa vào lưu trữ, kế toán công ty tuân thủ các yêu cầu: - Nếu sử dụng cho các đối tượng trong doanh nghiệp phải xin phép Kế toán trưởng. - Nếu sử dụng cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp thì phải được sự đồng ý của Kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị. Hủy chứng từ: Chứng từ được hủy sau một thời gian quy định cho từng loại. Các giai đoạn trên của chứng từ kế toán có quan hệ mật thiết với nhau mà bất cứ một chứng từ nào cũng phải trải qua. Đây là quy trình luân chuyển chứng từ mà Kế toán Công ty Công ty cổ phần Kinh doanh phát triển nhà và Đô thị Hà Nội thực hiện rất chặt chẽ và hiệu quả. c) Hệ thống Tài khoản kế toán Từ khi thành lập, Công ty cổ phần Kinh doanh phát triển nhà và Đô thị Hà Nội áp dụng Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các Công ty theo Quyết định số 1141/TC-CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành. Hiện nay Công ty đăng ký sử dụng hệ thống tài khoản áp dụng theo phương pháp kiểm kê định kỳ do Bộ Tài chính ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006. Theo Quyết định này, Công ty đã xoá bỏ các tài khoản cũ như 009 – nguồn vốn khấu hao cơ bản và đã bổ sung thêm các tài khoản mới như 821- Chi phí thuế Thu nhập doanh nghiệp theo chuẩn mực mới của Bộ Tài chính. Tuy nhiên do giá thuê lại đất và thuê nhà xưởng trong Khu công nghiệp, khu đô thị mới do hai bên thỏa thuận và quyết định dựa trên khung giá cho thuê Nhà nước quy định nên Công ty không sử dụng các tài khoản chiết khấu thương mại (TK 521), giảm giá hàng bán (TK 532) và không có hàng bán bị trả lại nên Công ty cũng không sử dụng tài khoản Hàng bán bị trả lại (TK 531). Để vận dụng có hiệu quả và linh động Công ty đã xây dựng cho mình một hệ thống tài khoản kế toán riêng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh cụ thể, Công ty đã chi tiết thêm một số tiểu khoản cho phù hợp với loại hình kinh doanh của mình. Ví dụ: Tài khoản 112 - Tiền gửi Ngân hàng: Công ty cổ phần Công ty Cổ phần Kinh doanh phát triển nhà và Đô thị Hà Nội giao dịch với một số Ngân hàng nên tài khoản này được chi tiết như sau: 1121S: Tiền Việt Nam gửi Ngân hàng Sacombank 1121T: Tiền Việt Nam gửi Ngân hàng Techcombank 1121V: Tiền Việt Nam gửi Ngân hàng Vietcombank 1121HH: Tiền Việt Nam gửi Ngân hàng Hàng hải Việt Nam 1121ĐTPT: Tiền Việt Nam gửi Ngân hàng Đầu tư phát triển Việt Nam Với tài khoản 241: Xây dựng cơ bản dở dang: 2412: Xây dựng cơ bản 24121: Xây dựng cơ bản Khu công nghiệp Nam Sách 24122: Xây dựng cơ bản Khu công nghiệp Phúc Điền 24123: Xây dựng cơ bản Khu công nghiệp Tân Trường Với tài khoản 411- Nguồn vốn kinh doanh 4111HT: Nguồn vốn hỗ trợ đền bù GPMB 4112VG: Nguồn vốn do các cổ đông đóng góp Với tài khoản 632: Giá vốn hàng bán: 6321: Giá vốn hàng bán Khu công nghiệp Nam Sách 6322: Giá vốn hàng bán Khu công nghiệp Phúc Điền 6323: Giá vốn hàng bán Khu công nghiệp Tân Trường d) Hệ thống sổ sách kế toán Công ty Công ty cổ phần Kinh doanh phát triển nhà và Đô thị Hà Nội căn cứ vào các công văn, quyết định, chỉ thị mới nhất của Bộ Tài chính trên cơ sở tình hình thực tế tại Công ty để vận dụng một cách thích hợp hệ thống sổ sách theo quy định của chế độ kế toán tài chính doanh nghiệp. Công ty đã đăng ký sử dụng hình thức kế toán Chứng từ Ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra, kế toán tiến hành ghi chép vào sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp để cho ra tài liệu cuối cùng là hệ thống Báo cáo tài chính. Sơ đồ 1.3: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ quỹ tiền mặt và sổ tài sản Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ theo phần hành Sổ cái tài khoản Sổ/ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết theo đối tượng Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra: * Quá trình ghi chép của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: + Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. + Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái. Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán. * Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ tại Công ty Cổ phần Kinh doanh phát triển nhà và Đô thị Hà Nội như sau: - Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan. - Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh. - Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết. * Tại Công ty hiện đang sử dụng các loại sổ sách sau : - Chứng từ ghi sổ; - Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; - Sổ Cái: Công ty mở Sổ Cái cho tất cả các tài khoản mà Công ty sử dụng. Tại Công ty, Sổ Cái sẽ tổng hợp cho cả năm, mỗi sổ dùng cho một tài khoản ghi phát sinh có và phát sinh nợ. Phát sinh có trên Sổ Cái được lấy từ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo tổng số. Phát sinh Nợ trên Sổ Cái được phản ánh chi tiết theo từng Tài khoản đối ứng có lấy từ các Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ có liên quan. - Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết. e) Hệ thống báo cáo tài chính Để tiện cho việc kiểm tra, giám sát, Công ty Cổ phần Kinh doanh phát triển nhà và Đô thị Hà Nội sử dụng hệ thống báo cáo tài chính do Nhà nước ban hành. Kết thúc mỗi quý, kế toán các phần hành tiến hành tổng hợp, đối chiếu và tính ra số dư cuối kỳ các tài khoản, chuyển cho kế toán tổng hợp tiến hành lập báo cáo tài chính, gồm: - Bảng cân đối kế toán - Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh - Thuyết minh báo cáo tài chính - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Báo cáo lao động và thu nhập của người lao động Các báo cáo này là cơ sở để giải trình cho tất cả các hoạt động của một kỳ kế toán. Ngoài ra để phục vụ cho nhu cầu quản lý kinh tế, tài chính, yêu cầu chỉ đạo, điều hành của Ban giám đốc, công ty c._.