Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở Công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội

. Để đạt được điều này, thì vấn đề thông tin, đặc biệt là thông tin kế toán luôn luôn đòi hỏi kịp thời và chính xác. Thông tin kế toán giúp các nhà quản lý đưa ra các quyết định tài trợ cho hoạt động kinh doanh của mình một cách có hiệu quả. Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là hai chỉ tiêu quan trọng, phản ánh toàn bộ hao phí lao động sống và lao động vật hoá mà doanh nghiệp phải bỏ ra để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Tiết kiệm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp chính là tiết kiệm hao phí lao động xã hội. Hạ thấp chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp có nghĩa là tăng lợi nhuận, hoàn thành tốt chi tiêu kinh tế tài chính khác và có ý nghĩa với hạ thấp giá bán hàng hoá, nâng cao đời sống nhân dân. Mặt khác, công tác quản lý chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp còn là căn cứ quan trọng để đánh giá chất lượng kinh doanh của doanh nghiệp. Vì thế, ngoài vấn đề quan tâm để đẩy mạnh bán hàng, tăng doanh thu, doanh nghiệp cần thiết phải quan tâm đến hạ thấp chi phí kinh doanh. Để quản lý chi phí bán hàng cũng như chi phí quản lý doanh nghiệp cần thông qua kế toán - một công cụ quản lý có hiệu quả. hDo đó, kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có vị trí đặc biệt quan trọng trong các thành phần kế toán ở các công ty TNHH. Chính vì vậy, tổ chức kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phù hợp và khoa học có ý nghĩa quan trọng trong việc phấn đấu hạ thấp chi phí kinh doanh. Công ty TNHH (PMC) là một doanh nghiệp thương mại, chuyên kinh doanh xuất nhập khẩu các mặt hàng nông sản và hàng tiêu dùng. Mục đích của công ty là lợi nhuận. ở đây, thị trường vừa là cơ hội, vừa là thách thức đối với công ty trong việc tiêu thụ hàng hoá và nó phản hồi lại chính bằng kết quả thu được hay phải trả giá. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề trên, qua thời gian thực tập của công ty,được sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo thạc sỹ Phạm Đức Cường, sự giúp đỡ của các cán bộ phòng kế toán công ty TNHH (PMC), tôi quyết định đi sâu nghiên cứu đề tài: Hoàn thiện công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở công ty TNHH (PMC) Phần I Những vấn đề lý luận chung về kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp I. Lý luận chung về chi phí bán hàng và kế toán chi phí bán hàng 1. Khái niệm, phạm vi của chi phí bán hàng Trong nền kinh tế thị trường, vấn đề tiêu thụ hàng hoá luôn được đặt ra hàng đầu cho bất cứ một loại hình doanh nghiệp nào. Đối với doanh nghiệp thương mại với chức năng chủ yếu là lưu thông hàng hoá thì khâu bán ra có vai trò quyết định đến các khâu khác như mua vào, dự trữ . . . Do vậy các doanh nghiệp luôn luôn phấn đấu đẩy mạnh bán ra. Trong quá trình đó, cần thiết phải hao phí một lượng lao động xã hội bao gồm cả lao động sống và lao động vật hoá để tiêu thụ số thành phẩm, hàng hoá của doanh nghiệp. Biểu hiện bằng tiền của những khoản hao phí trên được gọi là chi phí bán hàng. Hay nói cách khác, chi phí bán hàng là những khoản chi để bảo quản, phân loại, chọn lọc, chỉnh lý, đóng gói hàng hoá và những chi phí phục vụ cho quá trình bán hàng hay chi phí quảng cáo, tiếp thị, giao dịch, chi phí nhân viên, hoa hồng và những chi phí khác. Cần phân biệt chi phí bán hàng với chi phí lưu thông và chi phí kinh doanh khác trong doanh nghiệp: - Chi phí bán hàng chỉ bao gồm những khoản chi phí phát sinh ở khâu dụ trữ hàng hoá như chi phí chọn lọc, bảo quản, phân loại, chỉnh lý, bao gói hàng hoá, chi phí vận chuyển bốc dỡ… và chi phí phục vụ bán hàng. - Chi phí phát sinh ở khâu mua hàng được tính vào giá trị vốn của hàng nhập kho như chi phí vận chuyển, bốc dỡ từ nơi mua về kho doanh nghiệp, chi phí bảo hiểm, tiền thuê kho bãi… - Chi phí giao thông bao gồm tất cả chi phí phát sinh ở khâu mua vào, dự trữ và bán ra. - Các khoản chi phí phục vụ hoạt động liên doanh liên kết, chi phí đầu tư ra bên ngoài, lãi tiền vay… được hạch toán chung vào chi phí hoạt động tài chính. - Các khoản chi phí khác phát sinh trong một kỳ kinh doanh nhưng không thể xác định được trước như chi phí thanh lý TSCĐ, hao hụt vật tư hàng hoá, tổn thất tài sản, chi phí do hoả hoạn, thiên tai bất ngờ và các khoản chi phí bất thường khác khi được tính vào chi phí bất thường. Như vậy, chi phí bán hàng là một bộ phận của chi phí lưu thông, là chi phí cơ bản cấu thành nên chi phí kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Chi phí bán hàng được bù đắp từ doanh thu bán hàng trong kỳ. Nhưng không phải tất cả chi phí phát sinh đều được coi là chi phí bán hàng mà có những khoản có thể được tính hoặc không được tính vào chi phí bán hàng. Nói chung, những hao phí lao động sống và lao động vật hoá phát sinh trong quá trình dự trữ và tiêu thụ hàng hoá đều được tính là chi phí bán hàng. Tuy nhiên, để đáp ứng yêu cầu của chế độ hạch toán kế toán, người ta cần tính vào chi phí bán hàng một phần thu nhập thuần tuý của xã hội như: BHXH, BHYT, KPCĐ… Mặc dù thực chất những khoản đó không phải là chi phí bán hàng mà là những khoản phân phối lại giữa các đơn vị với nhau. Phần này nhiều hay ít phụ thuộc vào đường lối kinh tế - tài chính của mỗi quốc gia trong từng thời kỳ. Theo quy định hiện hành, một số khoản sau không được tính vào chi phí bán hàng: - Các khoản chi mang tính phân phối lại như: thuế các loại, các quỹ… - Các khoản chi có nguồn bù đắp riêng như: lương chuyên gia, chi phí cho hội nghị công nhân viên, chi phí công tác Đoàn, Đảng, Đoàn thanh niên… - Phí liên quan đến việc phục vụ đời sống sinh hoạt văn hoá của công nhân viên như: nhà trẻ, câu lạc bộ… - Các khoản thiệt hại do thiên tai, hoả hoạn, lãi vay quá hạn, phạt do vi phạm hợp đồng… 2. Phân loại chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là một bộ phận chi phí quan trọng, phát sinh ở khâu tiêu thụ hàng hoá. Chi phí bán hàng phản ánh chất lượng công tác quản lý chi phí và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Yêu cầu quản lý chặt chẽ chi phí bán hàng là hết sức cần thiết. Qua đó phải kiểm tra, phân tích xu hướng biến động của chi phí bán hàng, đồng thời đề ra phương hướng phấn đấu tiết kiệm chi phí bán hàng, đề ra biện pháp hữu hiệu trong công tác quản lý. Để áp ứng yêu cầu quản lý chi phí bán hàng một cách có hiệu quả, người ta phải tiến hành phân loại chi phí. Phân loại chi phí bán hàng là việc xắp xếp các khoản chi phí bán hàng có cùng tính chất thành từng loại, từng nhóm theo một tiêu thức nhất định. Tuỳ theo yêu cầu quản lý mà có những cách thức phân loại chi phí khác nhau, mỗi một cách phân loại có mục đích và tác dụng riêng. Trong doanh nghiệp thương mại, chi phí bán hàng được phân loại theo cách sau: 2.1. Căn cứ vào nội dung chi phí thì toàn bộ chi phí bán hàng bao gồm : - Chi phí nhân viên: là các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản hàng hoá như các khoản tiền lương, BHYT, BHXH, KPCĐ và các khoản phụ cấp khác. - Chi phí vật liệu bao bì: là trị giá bằng tiền các loại bao bì, vật đóng gói dùng cho việc bảo quản, bán hàng hoá như chi phí về vật đóng gói, chi phí về nhiên liệu dùng cho bảo quản bốc dỡ, vận chuyển, vật liệu dùng để sửa chữa TSCĐ ở bộ phận bán hàng… - Chi phí dụng cụ đồ dùng: là giá trị bằng tiền các công cụ dụng cụ đồ dùng phục vụ cho quá trình chuẩn bị bán hàng và quá trình bán hàng như phương tiện tính toán, dụng cụ đo lường, các phương tiện làm việc ở khâu bán. - Chi phí khấu hao TSCĐ: là biểu hiện bằng tiền của phần hao mòn tài sản cố định, kể cả tài sản cố định hữu hình và tài sản cố định vô hình sử dụnh trong quá trình bảo quản hàng hoá và quá trình bán hàng như khấu hao nhà kho, cửa hàng, các phương tiện bốc xếp, phương tiện tính toán kiểm nghiệm… - Chi phí dịch vụ mua ngoài: là số tiền dùng để trả cho các đơn vị và các cá nhân bên ngoài do cung cấp các dịch vụ, lao vụ cho doanh nghiệp phục vụ cho quá trình bán hàng như tiền thuê kho, thuê bãi, thuê vận chuyển, tiền sửa chữa tài sản cố định thuê bên ngoài, tiền hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu… - Chi phí bảo hành sản phẩm: là chi phí để thực hiện công việc sửa chữa, chỗ hỏng hóc của sản phẩm mà doanh nghiệp đã bán cho khách hàng nhưng vẫn trong thời hạn doanh nghiệp cam kết đảm bảo chất lượng sản phẩm của mình. Chi phí cho công việc này nhằm tạo sự tín nhiệm của khách hàng đối với doanh nghiệp. - Chi phí bằng tiền khác: là những khoản chi phí chưa ghi vào các khoản đã trình bày như trên như chi phí quảng cáo, tiếp thị sản phẩm, chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng… Tác dụng của cách phân loại này: Tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong công tác tổ chức kế toán tổng hợp cũng như kế toán chi tiết chi phí bán hàng theo khoản mục chi phí. Cách phân loại này là cơ sở cho công tác đánh giá, phân tích chi phí bán hàng theo khoản mục, xác định được tỷ trọng từng khoản chi phí trong tổng chi phí phát sinh và xu hướng biến động của chúng, từ đó người ta xác định được trọng tâm công tác quản lý chi phí cũng như đưa ra biện pháp nhằm điều chỉnh và quản lý kịp thời đối với từng khoản mục chi phí. Cách phân loại này còn là tiền đề hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch chi phí bán hàng một cách khoa học thực tế. Do vậy, nó có tác dụng rất lớn đối với công tác quản lý chi phí bán hàng, góp phần tiết kiệm chi phí bán hàng. 2.2. Căn cứ vào mối quan hệ giữa doanh thu bán hàng với chi phí bán hàng thì chi phí bán hàng bao gồm nội dung sau: - Chi phí khả biến (chi phí biến đổi): là những chi phí khi doanh số bán hàng thay đổi ( tăng hoặc giảm ) thì số tiền chi phí cũng thay đổi theo chiều thuận (tăng hoặc giảm ) về số tiền, còn về tỷ xuất chi phí thì thay đổi không đáng kể. Sự tăng, giảm chi phí bán hàng với doanh số bán hàng không đồng nhất về tốc độ dối với từng nội dung chi phí. Có những khoản chi phí có tốc độ tăng nhanh hơn tốc độ tăng doanh số, ngược lại, có nhữngkhoản chi phí có tốc độ tăng chậm hơn tốc độ tăng doanh số. Vì vậy, tỷ suất chi phí có chiều hướng không đổi. Thuộc loại chi phí này gồm chi phí về tiền lương, tiền công, chi phí vật liệu bao bì. - Chi phí bất biến: là những chi phí khi doanh số bán hàng thay đổi (tăng hoặc giảm ), thì số tiền chi phí không thay đổi hoặc thay đổi không đáng kể (trừ những trường hợp đặc biệt khi doanh nghiệp trang bị mới thiết bị, thay đổi quy trình công nghệ). Tỷ suất chi phí bất biến lại có xu hướng thay đổi theo chiều tỷ lệ nghịch với doanh thu. Thuộc chi phí này có chi phí khấu hao TSCĐ, các loại công cụ, dụng cụ . . . Cách phân loại này cho ta thấy mối quan hệ giữa doanh số bán hàng với chi phí, từ đó xác định hướng cơ bản để hạ thấp chi phí bán hàng là tăng khối lượng hàng hoá tiêu thụ. Dựa vào cách phân chia loại này, người ta có thể nghiên cứu quy luật biến đổi các loại chi phí khác nhau, làm cơ sở cho công tác kế toán quản trị và phân tích hoạt động kinh tế. Sử dụng phương pháp toán học, người ta có thể khảo sát được sự ảnh hưởng của khối lượng hàng hoá tiêu thụ tới chi phí bán hàng, làm cơ sở cho công tác kế hoạch hoá, lập kế hoạch cho chi phí bán hàng, kế hoạch luân chuyển hàng hoá, kế hoạch lợi nhuận . . . Ngoài ra, cách phân loại này còn giúp nhà quản lý tiến hành phân tích điểm hoà vốn, xác định phương án giá hợp lý, nâng cao hiệu quả chi phí (vốn) bỏ ra, tạo điều kiện thực hiện tốt chế độ hạch toán kinh doanh. 2.3. Phân loại chi phí bán hàng theo đối tượng tập hợp chi phí thì toàn bộ chi phí bán hàng được chia thành chi phí chung và chi phí trực tiếp. - Chi phí chung: là những chi phí liên quan đến nhiều đối tượng chịu chi phí, nhiều địa điểm kinh doanh, nhiều nhóm hàng kinh doanh… Các chi phí này cuối kỳ tập hợp được phải phân bổ cho các đối tượng phải chi phí theo tiêu chuẩn hợp lý. - Chi phí trực tiếp: là những chi phí liên quan trực tiếp đến đối tượng chi phí như: một địa điểm kinh doanh, một nhóm hàng kinh doanh… Tác dụng các phân loại này nhằm đảm bảo cho việc hạch toán và phân bổ chi phí được đúng đắn, hợp lý, tạo điều kiện cho việc theo dõi chi tiết chi phí bán hàng theo địa điểm kinh doanh theo nhóm hàng kinh doanh nhằm tính toán chính xác chi phí bỏ ra và kết quả thu về của từng địa điểm kinh doanh, từng nhóm hàng kinh doanh từ đó giúp cho việc xác định phương án kinh doanh đúng đắn, đem lại hiệu quả cao. 2.4. Phân loại theo bản chất kinh tế thì chi phí bán hàng chia làm hai loại: - Chi phí thuần tuý: là những chi phí phát sinh do sự cần thiết thay đổi hình thái biểu hiện của hàng hoá. Nó không làm tăng giá trị sử dụng của hàng hoá và không sáng tạo ra giá trị mới của hàng hoá. Khoản chi phí này được bù đắp bởi một bộ phận giá trị thặng dư do khu vực sản xuất tạo ra. Thuộc loại chi phí này gồm chi phí vận chuyển, quảng cáo, bảo hành, chi phí nhân viên bán hàng… - Chi phí bổ sung: là chi phí phục vụ cho việc tiếp tục hoàn thiện quá trình sản xuất trong lĩnh vực lưu thông. Loại chi phí này làm tăng giá trị của hàng hoá tạo ra thu nhập quốc dân nhưng không tạo ra giá trị sử dụng của hàng hoá, và nó được bù đắp bởi phần giá trị mới của hàng hoá được tạo ra trong lĩnh vực lưu thông. thuộc loại chi phí này gồm có chi phí chọn lọc, bảo quản, đóng gói, chế biến bổ sung… Các phân loại này giúp ta hiểu sâu sắc về bản chất kinh tế của chi phí bán hàng và chức năng của ngành thương mại. Qua đó, ta xác định được khoản chi phí nào làm tăng thu nhập quốc dân trong quá trình bán hàng. Đồng thời, nó có tác dụng trong công tác quản lý chi phí bán hàng, góp phần hạ thấp chi phí bán hàng một cách hợp lý, giảm tối thiểu chi phí bất hợp lý. Ngoài ra, đối với các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu, chi phí bán hàng còn có thể được phân loại theo địa giới phát sinh chi phí bao gồm: Chi phí trong nước và chi phí ngoài nước. Trên đây là một số cách phân loại chi phí bán hàng trong doanh nghiệp có thể vận dụng cách phân loại chí phí trên một cách phù hợp, phục vụ cho công tác quản lý và hạch toán chi phí bán hàng có hiệu quả và tiết kiệm nhất. 3.Các nhân tố ảnh hưởng và biện pháp chủ yếu hạ thấp chi phí bán hàng 3.1. Các nhân tố Để có phương hướng và biện pháp tích cực nhằm hạ thấp chi phí bán hàng thì người làm công tác quản lý phải quan tâm xem xét tới sự ảnh hưởng của các nhân tố chủ quan và khách quan của chi phí bán hàng. Các nhân tố bao gồm: + ảnh hưởng mức luân chuyển hàng hoá và cấu thành luân chuyển hàng hoá. Chi phí bán hàng bao gồm cả chi phí bất biến và chi phí khả biến, trong đó bộ phận chi phí khả biến sẽ tăng lên khi mức tiêu thụ tăng, từ đó làm cho tổng số tiền chi phí bán hàng cũng tăng theo nhưng tỷ suất phí lại có xu hướng giảm. Cấu thành luân chuyển hàng hoá cũng ảnh hưởng đến chi phí bán hàng. Nếu doanh nghiệp kinh doanh các loại hàng hoá có tốc độ luân chuyển hàng hoá nhanh thì chi phí bán hàng sẽ giảm đi. Vậy nếu cấu thành hàng hoá gồm nhiều hàng luân chuyển nhanh sẽ hạ thấp được chi phí bán hàng. + ảnh hưởng của nhân tố sản xuất: sản xuất và phân bố sản xuất tạo điều kiện mở rộng luân chuyển hàng hoá. Việc phân bố sản xuất hợp lý sẽ giảm được chi phí bán hàng. + ảnh hưởng của công tác vận chuyển và việc tổ chức mạng lưới, trong đó công tác vận chuyển hàng hoá có ảnh hưởng trực tiếp dến chi phí bán hàng (chi phí vận chuyển). Vì vậy, tổ chức vận chuyển hợp lý (bao gồm lựa chọn con đường vận chuyển và phương tiện vận chuyển hợp lý) sẽ giảm được khoản chi phí này. Việc tổ chức mạng lưới kinh doanh xuất nhập khẩu ảnh hưởng trực tiếp tới việc mở rộng hoặc thu hẹp mức luân chuyển hàng hoá, từ đó làm giảm hoặc tăng chi phí bán hàng. + ảnh hưởng của năng suất lao động: Năng suất lao động trong các doanh nghiệp tăng lên sẽ tiết kiệm được lao động sử dụng, từ đó hạ thấp được chi phí tiền lương. Mức tăng của tiền lương bình quân luôn nhỏ hơn mức tăng của năng suất lao động, do đó hạ thấp được chi phí bán hàng. Việc sử dụng tiết kiệm chi phí bán hàng là cần thiết nhưng không vì thế mà ảnh xấu đến lưu chuyển hàng hoá xuất nhập khẩu, tức là việc hạ thấp chi phí bán hàng phải hợp lý. Hạ thấp chi phí bán hàng hợp lý là giảm những khoản chi không cần thiết và cũng có thể tăng những khoản chi không cần thiết khác. Đồng thời hạ thấp chi phí bán hàng phải đẩm bảo cho hoạt động kinh doanh được bình thường và có hiệu quả. 3.2. Các biện pháp Qua nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng tới chi phí bán hàng, có thể rút ra một số biện pháp để hạ thấp chúng. - Thứ nhất: Đẩy mạnh bán ra trong các doanh nghiệp xuất nhập khẩu là điều kiện cần thiết để hạ thấp chi phí bán hàng. Cần phải mở rộng lưu chuyển hàng hoá, nâng cao phẩm chất các mặt hàng kinh doanh, cải tiến cấu thành hàng hoá phù hợp với nhu cầu tiêu dùng, đảm bảo dự trỡ hàng hoá hợp lý, ngăn chặn và giải quyết hàng ứ đọng, kém phẩm chất, tránh hao hụt hàng hoá ngaòi định mức… - Thứ hai: Tổ chức tốt công tác quản lý chi phí bán hàng. Để tiết kiệm chi phí bán hàng cần vận dụng tốt các quy luật kinh tế, quy luật giá trị cùng với việc động viên mọi bộ phận, cá nhân thực hiện chi phí bán hàng, góp phần thực hiện tốt công tác quản lý chi phí. - Thứ ba: Phân bổ mảng kho tàng, trạm trại hợp lý, tăng cường cải tiến kỹ thuật phục vụ cho việc bốc dỡ, bảo quản và tiêu thụ hàng hoá. Đồng thời, sử dụng hợp lý hệ thống cửa hàng, quầy hàng, thuận tiện cho người tiêu dùng. Việc giao hàng nhận hàng sẽ giảm bớt được khâu trung gian không cần thiết. Điều này sẽ mở rộng việc luân chuyển hàng hoá nâng cao năng suất lao động, giảm bớt chi phí tiền lương, chi phí vận chuyển từ đó giảm bớt được chi phí bán hàng. - Thứ tư: Cần tổ chức công tác lao động hợp lý, giảm bứt lao động gián tiếp, tăng cường lao động trực tiếp làm nhiệm vụ kinh doanh nhằm nâng cao năng suất lao động tiết kiệm tiền lương. - Thứ năm : Cần tổ chức vận chuyển hàng hoá, sử dụng các phương tiện vận tải hợp lý, tận dụng công suất của phương tiện tạo ra nguồn hàng hai chiều, cải tiến công tác bốc dỡ hàng hoá tạo điều kiện giảm bớt chi phí bán hàng. -Thứ sáu: Tổ chức công tác kế toán, ghi chép, phản ánh một cách thường xuyên, liên tục, toàn diện, có hệ thống trước, trong và sau khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Từ đó, phát hiện ra các khoản chi tiêu bất hợp lý, kịp thời đưa ra các biện pháp hữu hiệu nhằm phấn đấu hạ thấp chi phí bán hàng. Đây là biện pháp được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Chính vì thế cần đi sâu, nghiên cứu kế toán chi phí bán hàng. 4. Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết chi phí bán hàng trong doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu 4.1. Hạch toán chi phí bán hàng phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Phải tính toán, ghi chép, phản ánh một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác các khoản chi phí phát sinh thuộc phạm vi chi phí bán hàng. Qua đó, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch chi phí đó, nhằm đảm bảo chi đúng, chi có hiệu quả. - Tập hợp và phân bổ đúng đắn các khoản chi phí phát sinh theo đúng đối tượng chịu chi phí. - Tổ chức hợp lý kế toán chi tiết chi phí bán hàng, đáp ứng yêu cầu của chế độ hạch toán chi phí kinh doanh và tiết kiệm chi phí. Để phản ánh và giám đốc tình hình thực hiện dự toán chi phí bán hàng, kế toán sử dụng tài khoản 641 “chi phí bán hàng” tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ thành phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ, bao gồm các chi phí bảo quản,vận chuyển, giới thiệu, bảo hành sản phẩm hàng hoá. 4.2. Kết cấu và nội dung phản ánh TK 641 “Chi phí bán hàng” Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng ” Có - Chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ. - Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng. - Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ vào bên Nợ TK 911 “xác định kết quả kinh doanh” hoặc bên Nợ TK 142 “chi phí trả trước” (1422). Cuối kỳ, TK 641 “Chi phí bán hàng” không có số dư. TK 641 “Chi phí bán hàng” có 7 tài khoản cấp II: - TK 6411 “Chi phí nhân viên”: phản ánh các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản sản phẩm, hàng hoá . . . Bao gồm các khoản tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn . . . - TK 6412 “Chi phí vật liệu, bao bì”: phản ánh các chi phí vật liệu, bao bì xuất dùng phục vụ cho việc đóng gói, bảo quản sản phẩm, hàng hoá, chi phí vật liệu cho việc vận chuyển hàng hoá trong quá trình tiêu thụ, vất liệu dùng cho bảo quản, sửa chữa TSCĐ ở bộ phận bán hàng . . . - TK 6413 “Chi phí dụng cụ đồ dùng”: phản ánh về chi phí công cụ, dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho quá trìnhtiêu thụ sản phẩm hàng hoá như dụng cụ đo lường, phương tiện làm việc . . . - TK 6414 “Chi phí khấu hao TSCĐ”: phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản hàng hoá: Nhà kho, cửa hàng, phương tiện vận chuyển, phương tiện đo lường tính toán. - TK 6415 “Chi phí bảo hành”: phản ánh chi phí để thực hiện công việc sửa chữa chỗ hỏng hóc của sản phẩm mà đã bán cho khách hàng nhưng vẫn trong thời hạn doanh nghiệp cam kết bảo đảm chất lượng sản phẩm của minh. - TK 6417 “Chi phí dịch vụ mua ngoài”: phản ánh chi phí mua ngoài phục vụ bán hàng như chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ, tiền thuê kho bãi, thuê vận chuyển hàng hoá đi tiêu thụ, trả tiền hoa hồng đại lý, trả cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu . . . - TK 6418 “Chi phí khác bằng tiền”: phản ánh các chi phí khác phát sinh trong khâu bán hàng, ngoài các chi phí kể trên như chi phí quảng cáo chào hàng, giới thiệu sản phẩm, chi phí hội nghị khách hàng. 4.3. Trình tự kế toán chi phí bán hàng: - Khi tính tiền lương phải trả, trích BHXH, BHYT, KPCĐ của nhân viên bán hàng, nhân viên bảo quản, đóng gói hàng hoá . . . Kế toán ghi: Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng” (6411). Có TK 334 “Phải trả công nhân viên”. Có TK 338 “Phải trả, phải nộp khác” (3382, 3383, 3384). - Khi xuất vật liệu bao bì cho khâu bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng” (6412). Có TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”. - Khi xuất công cụ dụng cụ, đồ dùng phục vụ bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng” (6413). Có TK 153 “Công cụ dụng cụ”. Trường hợp trong kỳ kinh doanh xuất dùng hàng loạt công cụ dụng cụ cho khâu bán hàng, có thể làm cho chi phí bán hàng tăng lên đột ngột, kế toán có thể sử dụng phương pháp phân bổ dần vào chi phí bán hàng của các kỳ kinh doanh sau. Khi xuất dùng hàng loạt công cụ dụng cụ ra sử dụng, kế toán ghi: Nợ TK 142 “Chi phí trả trước”. Có TK 153 “Công cụ dụng cụ”. Hàng tháng, hàng quí phân bổ dần, kế toán ghi: Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng”. Có TK 142 “Chi phí trả trước”. - Khi trích khấu hao TSCĐ của những TSCĐ sử dụng ở khâu bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng” (6414). Có TK 214 “Khấu hao TSCĐ” (2141, 2142, 2143). - Khi tính số tiền điện nước, các chi phí về điện thoại, Fax, chi phí thuê sửa chỡa TSCĐ ở bộ phận bán hàng hoặc trả ngay các khoản chi phí trên bằng tiền, kế toán ghi: Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng” (6417). Nợ TK 133 "Thuế GTGT được khấu trừ" Có TK 331 “Phải trả người bán”. Có TK 111 “Tiền mặt”. Có TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”. - Nếu doanh nghiệp áp dung phương pháp trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, kế toán ghi: Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng” (6417). Có TK 335 “Chi phí phải trả”. Khi chi phí sửa chữa TSCĐ phát sinh thực tế, kế toán ghi: Nợ TK 335 “Chi phí phải trả”. Có TK 111 “Tiền mặt”. Có TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”. Nếu chi phí sửa chữa lớn phát sinh một lần quá lớn, kế toán có thể áp dụng phương pháp phân bổ dần, giống như phân bổ công cụ dụng cụ. - Trường hợp doanh nghiệp trích trước chi phí bảo hành hàng hoá, kế toán ghi: Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng” (6415). Có TK 335 “Chi phí phải trả”. Khi chi phí bảo hành phát sinh thực tế, kế toán ghi: Nợ TK 335 “Chi phí phải trả”. Có TK 111, TK 152, TK 334 . . . Trường hợp không trích trước chi phí bảo hành, khi chi phí bảo hành thực tế phát sinh, ghi: Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng”. Có TK 112, TK 152, TK 334 . . . - Khi có chi phí về quảng cáo, hội nghị khách hàng, giới thiệu hàng hoá phát sinh, ghi: Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng” (TK 6418). Có TK 111, TK 112, . . . Cuối kỳ kinh doanh, toàn bộ chi phí bán hàng được kết chuyển sang TK 911 đối với đơn vị có chu kì sản xuất kinh doanh ngẳn trong kì có tiêu thụ sản phẩm, ghi: Nợ TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”. Có TK 641 “Chi phí bán hàng”. Đối với đơn vị có chu kì sản xuất kinh doanh dài trong kì không có tiêu thụ sản phẩm, ghi: Nợ TK 142 “Chi phí trả trước” (1422). Có TK 641 “Chi phí bán hàng”. * Trình tự kế toán tập hợp chi phí bán hàng và phân bổ chi phí bán hàng có thể được minh hoạ bằng sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán chi phí bán hàng TK 911 Cuối kì K/c CPBH sang TK 911 TK 335, 331 . . . CP khấu hao TSCĐ TK 214 CP vật liệu bao bì công cụ, dụng cụ TK 152, 153, 142 . . . CP nhân viên bán hàng TK 641 TK 334, 338 . . . TK 142 Đơn vị có chu kì SXKD dài trong kì không có tiêu thụ sản phẩm CP DV mua ngoài TK 133 K/c khi có tiêu thụ Thuế VAT được khấu trừ TK 111, 112 . . . CP khác bằng tiền 4.4. Kế toán chí tiết chi phí bán hàng: Kế toán chi tiết chi phí bán hàng không chỉ dừng lại ở tập hợp và phân bổ chi phí bán hàng mà còn phải đi sâu vào chi tiết để biết được chi phí bán hàng phát sinh với từng nhóm hàng, từng ngành hàng, hoặc từng đơn vị kinh doanh nội bộ … Từ đó, có điều kiện để quản lý chi phí bán hàng có trọng điểm và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Tuỳ theo mục đích, yêu cầu quản lý của đơn vị kinh doanh mà có thể áp dụng phương pháp kế toán chi tiết chi phí bán hàng một cách hợp lý khoa học nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý chi phí bán hàng có hiệu quả. Doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các hình thức kế toán chi tiết sau đây: 4.4.1. Kế toán chi tiết chi phí bán hàng theo yếu tố chi phí: Đây là phương pháp kế toán tập hợp chi phí theo yếu tố chi phí đã được phân loại theo nội dung chi phí (bao gồm 7 yếu tố chi phí ). Kế toán tiến hành tập hợp và phân bổ chi phí như sau: Hàng ngày khi nhận được các chứng từ liên quan đến chi phí kế toán phản ánh vào bảng kê, bảng phân bổ liên quan, các sổ chi tiết hoặc tờ kê chi tiết theo yếu tố chi phí. Cuối tháng các bộ phận kế toán liên quan chuyển số liệu từ các tờ kê chi tiết cho kế toán chi phí bán hàng để tổng và sau đó phản ánh vào sổ cái TK 641. Kế toán chi tiết chi phí bán hàng theo yếu tố chi phí có ưu điểm đơn giản, dễ thực hiện, cho ta thấy được tình hình thực hiện kế hoạch chi phí bán hàng theo từng nội dung. Qua đó, có biện pháp cụ thể để quản lý cho phí bán theo từng khoản mục chi phí, góp phần hạ thấp chi phí bán hàng. Tuy nhiên nó chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu của cơ chế quản lý. Đó là: - Chưa phản ánh và giám đốc được tình hình thực hiện kế hoạch chi phí bán hàng ở từng nhóm hàng, từng đơn vị phụ thuộc nơi trực tiếp phát sinh chi phí. - Không đánh giá được chất lượng công tác quản lý chi phí bán hàng ở các đơn vị phụ thuộc, từng nhóm hàng kinh doanh, không có cơ sở để hạch toán nội bộ. - Không khuyến khích được tinh thần tiết kiệm cho phí bán hàng của từng đơn vị cũng như toàn doanh nghiệp. 4.4.2. Kế toán chi tiết chi phí bán hàng theo nhóm mặt hàng kinh doanh: Theo phương pháp này, những chi phí phát sinh liên quan đến nhóm hàng nào thì hạch toán trực tiếp vào nhóm hàng đó, còn những cho phí liên quan đến nhiều nhóm hàng thì phân bổ theo những tiêu thức hợp lý. Để hạch toán chi phí theo nhóm mặt hàng cần giải quyết những vấn đề sau: - Tiến hành phân loại hàng hoá theo những tiêu thức hợp lý (có cùng tính chất). - Phân loại chi phí bán hàng: phân loại chi phí bán hàng thành chi phí trực tiếp và chi phí bán chung. - Tổ chức công tác ghi sổ: khi chi phí bán hàng phát sinh, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc để tiến hành tập hợp chi phí, sau đó ghi vào các sổ kế toán có liên quan đối ứng với Nợ TK 641. Đồng thời ghi và phân tích theo khoản mục chi tiết phí để ghi vào tờ kê chi tiết phí theo nhóm hàng kinh doanh. Với các chi phí đã được phản ánh ở bảng kê, bảng phân bổ khác thì không ghi vào các tờ kê chi tiết phí mà nó được tập hợp chung cho tất cả các nhóm hàng sau đó phân bổ theo những tiêu thức thích hợp. Cuối tháng, kế toán căn cứ vào các tờ kê chi tiết do kế toán các bộ phận liên quan gửi đến cùng với bảng phân bổ bảng kê để tập hợp chi phí trực tiếp cho các nhóm hàng và tập hợp chi phí chung rồi tính toán phân bổ cho các nhõm mặt hàng. Sau đó, kế toán tổng hợp chi phí bán hàng theo từng nhóm hàng vào bảng phân bổ và bảng tổng hợp chi phí bán hàng theo khoản mục Tổng hợp chi phí bán hàng của tất cả các nhóm hàng thành chi phí bán hàng toàn doanh nghiệp. Việc phân bổ chi phí bán hàng cho hàng còn lại và hàng bán ra được tiến hành theo từng nhóm hàng. Tất cả các khoản chi phí đều được phân bổ. Cuối kì hạch toán, căn cứ vào chi phí bán hàng phân bổ cho hàng bán ra để kết chuyển chi phí từ bên Nợ TK 641 sang bên Nợ TK 911 để xác định kết quả. Ưu điểm của phương pháp này: - Giúp ta xác định được kết quả kinh doanh của từng nhóm mặt hàng nhằm phân tích kết quả kinh doanh của từng nhóm mặt hàng, từ đó, có biện pháp đẩy mạnh bán ra đối với các mặt hàng cá hiệu quả kinh doanh cao. Qua đó, thấy được trọng điểm của công tác quản lý chi phí bán hàng. - Tuy nhiên, phương pháp này có nhược điểm là phạm vi áp dụng bị hạn chế, chỉ áp dụng được với các doanh nghiệp kinh doanh ít nhóm mặt hàng hoặc các đơn vị chuyên doanh. Ngoài hai phương pháp kế toán chi tiết chi phí bán hàng như trên, kế toán chi tiết chi phí bán hàng có thể chi tiết theo địa điểm kinh doanh nghiệp. Kế toán tập hợp chi phí ở từng địa điểm, sau đó tập hợp chi phí của toàn doanh nghiệp. Việc tập hợp chi phí theo địa điểm cũng cá thể tập hợp chi tiết chi phí theo nội dung chi phí hay mặt hàng kinh doanh. ở những doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu, để quản lý chặt chẽ chi phí bán hàng, cần phải theo dõi riêng chi phí bán hàng trong nước và ngoài nước nên những đơn vị này nên mở tài khoản để phản ánh chi phí bán hàng trong và ngoài nưóc. 3. Những vấn đề lý luận chung về chi phí quản lý doanh nghiệp trong doanh nghiệp xuất nhập khẩu 3.1. Khái niệm, phạm vi chi phí quản lý doanh nghiệp Trong quá trình kinh doanh cùng với chi phí bàn hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp luôn đòi hỏi cần phải được quản lý chặt chẽ và có hiệu quả. Chi phí quản lý doanh nghiệp cũng là một bộ phận cấu thành của chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu. Vì vậy cần phải phân biệt chi phí quản lý doanh nghiệp với chi phí bán hàng và các chi phí kinh doanh khác. Chi phí quản lý doanh nghiệp là các kh._.oản chi phí phát sinh trong toàn doanh nghiệp, phục vụ cho công tác quản lý và điều hành chính, các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài ở bộ phận văn phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng nợ khó đòi... Như vậy chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để duy trì bộ máy quản lý và các khoản chi khác không liên quan trực tiếp đến quá trình sản xuất kinh doanh Chi phí quản lý doanh nghiệp là chỉ tiêu kinh tế chủ yếu của doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp xuất nhập khẩu nói riêng. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, vấn đề đặt ra đối với doanh nghiệp là phải quản lý chặt chẽ và có hiệu quả chi phí quản lý doanh nghiệp. Trên cơ sở nghiên cứu, phân tích công tác hạch toán chi phí cần xác định phạm vi chi phí quản lý doanh nghiệp để đảm baỏ thực hiện mục tiêu quản lý. Phạm vi chi phí quản lý doanh nghiệp là giới hạn của những chi phí phát sinh được tính là chi phí quản lý doanh nghiệp. Việc xác định phạm vi chi phí quản lý doanh nghiệp trong kinh doanh lưu chuyển háng hoá phải dựa trên nguyên tắc cơ bản sau: - Chỉ những khoản chi phí liên quan gián tiếp đến quá trình kinh doanh luân chuyển hàng hoá tức là các khoản liên quan đến hoạt động chung của toàn doanh nghiệp mới được tính vào chi phí cho nhân viên quản lý (Tiền lương, phụ cấp, BHYT, BHXH ...), chi phí đồ dùng, dụng cụ văn phòng. Còn những chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh luân chuyển hàng hoá của doanh nghiệp như chi phí nhân viên trực tiếp bán hàng, đồ dùng, dụng cụ phục vụ bán hàng … thì không được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. - Đối với nhưng TSCĐ phục vụ cho hoạt động quản lý như nhà cửa, các phòng ban, phương tiện truyền dẫn, thiết bị quản lý… thì giá trị hao mòn của chúng được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. - Không tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp những chi phí có tính chất bất bất thường như chi phí thanh lý TSCĐ, tiền phạt do vi phạm hợp đồng, tiền phạt thuế, truy nộp thuế, các khoản chi phí phát sinh do kế toán bị nhầm lẫn hay bỏ sót khi vào sổ . - Không tính và chi phí quản lý doanh nghiệp những chi phí liên quan đến hoạt động về vốn như chi phí để đầu tư, ký quỹ, ký cược, chi phí liên quan đến cho vay. Ngoài ra theo yêu cầu quản lý chi phí cụ thể trong hệ thống kế toán Việt Nam mới ban hành cùng quy định một số khoản phải tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Đó là các khoản thuế, phí, lệ phí (như thuế môn bài, thuế đất, thuế trước bạ, khoản thu trên vốn, phí giao thông…) và các khoản chi phí dự phòng (dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng nợ phải thu khó đòi). Xác định rằng chi phí quản lý doanh nghiệp có tác dụng đảm bảo hoạch toán đúng, đủ chi phí, tạo điều kiện cho doanh nghiệp xác định chính xác kết quả hoạt động kinh doanh, thúc đẩy việc thực hiện quyền tự chủ về tài chính của mình. 3.2. Phân loại chi phí quản lý doanh nghiệp Trong công tác quản lý và hoạch toán chi phí, việc phân tích tổng hợp và hệ thống hoá chi phí là một công việc hết sức quan trọng. Cũng như chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cũng như sắp xếpvà phân loại để thuận lợi cho công tác hoạch toán và quản lý, Nhưng khác với việc phân loại chi phí bán hàng, chi phí quan lý doanh nghiệp không phân biệt theo bản chất kinh tế, theo doanh thu bán hàng mà chỉ phân loại theo nội dung chi phí. Trên cơ sở chế độ kế toán mới ban hành đã có sự điều chỉnh hợp lý phù hợp với điều kiện đặc điểm của mỗi doanh nghiệp của cá doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có thể phân loại như sau: - Chi phí nhân viên quản lý. - Chi phí vật liệu quản lý. - Chi phí đồ dùng văn phòng. - Chi phí khấu hao TSCĐ. - Thuế, phí, lệ phí. - Chi phí dự phòng. - Chi phí dịch vụ mua ngoài . - Chi phí bằng tiền khác. Nội dung đã phản ánh cụ thể ỏ phần I . Tác dụng cách phân loại này: Phân loại chi phí tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp theo nội dung chi phí tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong công tác tổ chức kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết chi phí quản lý theo khoản mục chi phí. Cách phân loại này là cơ sở cho công tác đánh gía,phân tích chi phí quản lý doanh nghiệp theo khoản mục, xác định được tỷ trọng từng khoản chi phí trong tổng chi phí phát sinh và xu hướng biến động của chúng. Từ đó, người ta xác định được trọng tâm của công tác quản lý chi phí ,đưa ra biện pháp nhằm điều chỉnh và quản lý kịp thời đối với từng khoản mục chi phí. Cách phân loại này còn là tiền đề hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch chi phí quản lý doanh nghiệp một cách khoa học, thực tế. Do vậy, nó có tác dụng rất lớn đối với công tác quản lý chi phí, góp phần tiết kiệm chi phí. 3.3. ý nghĩa và yêu cầu quản lý doanh nghiệp những biện pháp chủ yếu nhằm quản lý có hiệu quả chi phí quản lý doanh nghiệp . Chi phí quản lý doanh nghiệp để duy trì bộ máy công ty, phục vụ quản lý điều hành chung mọi hoạt dộng kinh doanh thu tăng lợi nhận và giảm chi phí kinh doanh trong đó có chi phí quản lý doanh nghiệp. Muốn vậy phải đề ra các biện pháp quản lý chi phí một cách hiệu quả. Quản lý chi phí quản lý doanh nghiệp có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp như sau: - Lập kế hoạch định mức chi phí trong một hạn mức cho phép. Kiểm tra giám sát việc thực hiện kế hoạch chi phí, từ đó phân tách đánh giá tình hình để đưa ra các biện pháp cụ thể đối vớiviệc sử dụng từng loại chi phí. - Sử dụng vốn tiết kiệm hiệu quả, tăng nhanh vòng quay của vốn để hạ thấp chi phí lãi vay. - Tổ chức quan hệ khách hàng, bạn hàng có uy tín, tìm hiểu thị trường nguồn hàng. - Biện pháp được coi là quan trọng nhất, có ý nghĩa quyết định là tổ chức kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Kế toán chi phí quản lý kinh doanh nghiệp nhằm cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác các thông tin về việc thực hiện các chỉ tiêu chi phí quản lý doanh nghiệp, phục vụ việc lập kế hoạch chi phí .Do đó, ta cần đi sâu nghiên cứu công tác kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp . 3.4.. Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp trong doanh nghiệp xuất nhập khẩu. 3.4.1. Hạch toán CP QLDN cần thực hiện tốt các nhiệm vụ: - Kế toán chi phí phải tính toán ghi chép, phản ánh một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác các khoản chi phí thuộc chi phí quản lý doanh nghiệp. Qua dó kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch chi phí nhằm đảm bảo chi đúng, chi có hiệu quả. - Tập hợp và phân bổ đúng đắn các khoản chi phí phát sinh theo đúng đối tượng chi phí . - Tổ chức hợp lý kế toán chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu của chế độ hạch toán chi phí kinh doanh và tiết kiệm chi phí. Để phản ánh và giám đốc tình hình thực hiện dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán sử dụng TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”. Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp bao gồm: Chi phí quản lý kinh doanh, chi phí quản lý hành chính, chi phí chung khác liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. Khi hoạch toán tài khoản này cần tôn trọng một số nguyên tắc sau: - TK 624 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí như đã quy định. - Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng ngành, từng doanh nghiệp, TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” có thể mở thêm một số tài khoản cấp II để phản ánh một số nội dung chi phí thuộc chi phí quản lý doanh nghiệp. 3.4.2. Kết cấu và nội dung phản ánh TK 642 Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” như sau: Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” Có - Chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ. - Các khoản giảm CPQLDN. - Kết chuyển CPQLDN trong kỳ vào bên Nợ TK 911 “Xác định kết quản kinh doanh” hoặc vào bên Nợ TK 142 “Chi phí trả trước”. Cuối kỳ, TK 642 “chi phí quản lý doanh nghiệp” không có số dư. TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” có các tài khoản cấp II như sau: + TK 6421 - Chi phí nhân viên quản lý: phản ánh chi phí và tiền lương, các khoản phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCĐ của ban giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng ban của doanh nghiệp + TK 6422 - Chi phí vật liệu quản lý: phản ánh trị giá vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như nhà làm việc của các phòng ban, kho tàng vật kiến trúc, máy móc thiết bị . . . + TK 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng: phản ánh giá trị dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý. + TK 6424 - Chi phí khấu hao tài sản cố định: phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như nhà làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, máy móc thiết bị . . . + TK 6425 – Thuế, phí, lệ phí: phản ánh các khoản chi phí về thuế, phí, lệ phí như thuế môn bài, thuế nhà đất, tiền thu trên vốn, các khoản phí . + 6426- Chi phí dự phòng: Phản ánh các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng nợ phải thu khó đòi + 6427- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh chi phí về dịch vụ mua ngoài như tiền điện, nước, điện thoại, tiền thuê nhà, tiền thuê ngoài sửa chữa TSCĐ ở bộ phận văn phòng + 6428- Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp ngoài các chi phí trên như chi phí cho hội nghị, tiếp khách, công tác phí, đào tạo cán bộ, lãi vay vốn dùng cho sản xuất kinh doanh 3.4.3. Trình tự kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp: - Tính các khoản thanh toán với nhân viên quản lý, nhân viên bộ phận văn phòng, kế toán ghi: Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6421) Có TK 334 “Phải trả công nhân viên” Có TK 338 “Phải trả, phải nộp khác” - Xuất kho vật liệu dùng cho công tác quản lý, kế toán ghi: Nợ TK 642 “Chi phí bán hàng quản lý doanh nghiệp” (6422) Có TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu” - Xuất công cụ dụng cụ đồ dùng văn phòng phân bổ 100%, kế toán ghi: Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6423) Có Tk 153 “Công cụ dụng cụ” - Trường hợp xuất công cụ dụng cụ, vật liệu quản lý có giá trị lớn, loại phân bổ nhiều lần, kế toán tiến hành phân bổ dần hàng kỳ như sau: + Khi xuất dùng: Nợ TK 142 “Chi phí trả trước” Có TK 153 “ Công cụ dụng cụ” + Khi phân bổ dần chi phí vào chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6423) Có TK 142 “Chi phí trả trước” - Hàng tháng, kế toán căn cứ vào bảng phân bổ khấu hao TSCĐ phân bổ co chi phí doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6424) Có TK 214 “Hao mòn TSCĐ” - Khi tính thuế nhà đất, thuế trước bạ, kế toán ghi: Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6425) Có TK 333 “Thuế và các khoản thanh toán với NSNN” - Khi phát sinh các khoản lệ phí: Phí cầu đường . . . kế toán ghi: Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6435) Có TK 111 “Tiền mặt” Có TK 112 “ Tiền gứi ngân hàng” Có 331 “Phải trả người bán” - Các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng phải thu khó đòi, kế toán ghi: Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6426) Có TK 139 “Dự phòng phải thu khó đòi” Có TK 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” - Khi phát sinh các chi phí dịch vụ thuê ngoài, kế toán ghi: Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6427) Có TK 111 “Tiền mặt” Có TK 112 “ Tiền gứi ngân hàng” Có 331 “Phải trả người bán” -Trường hợp sửa chữa TSCĐ, thiết bị quảng cáo … doanh nghiệp chưa xác định tự làm hay thuê ngoài, kế toán ghi: + Khi trích trước, kế toán ghi: Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6428) Có TK 335 “Chi phí phải trả” + Khi chi phí sửa chữa phát sinh, kế toán ghi: Nợ TK 335 “Chi phí phải trả” Có TK 331 “Phải trả người bán” Có TK 111 “Tiền mặt” Có TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu” - Khi phát sinh các chi phí hội nghị, tiếp khách công tác phí, chi phí đào tạo cán bộ, các chi phí bằng tiền thuộc phạm vi chi phí quản lý doanh nghiệp ngoài cấc khoản chi phí trên, kế toán ghi: Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6428) Có TK 111 “Tiền mặt” Có TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” - Cuối kỳ, kế toán tổng hợp toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp rồi kết chuyển vào bên Nợ TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” để xác định kết quả: Nợ TK 911 “Xấc định kết quả kinh doanh” Có TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” Nếu đơn vị có chu kì sản xuất kinh doanh dài, trong kì không có sản phẩm tiêu thụ, ghi: Nợ TK 142 “Chi phí trả trước” (1422) Có TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” Trình tự kế toán tập hợp và phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp có thể khái quát bằng sơ đồ sau: TK 334, 338 . . . TK 911 TK 142 Đơn vị có chu kì SXKD dài TK 111, 112, 331 33331 Chi phí dự phòng TK 133 Chi phí khác bằng tiền chi phí DV mua ngoài Thuế VAT được khấu trừ trong kì không có sản phẩm tiêu thụ K/c khi có tiêu thụ TK 642 Tính tiền lương, BHXH, BHYT của nhân viên quản lý TK 152, 153, 335 Chi phí CCDC, đồ dùng văn phòng TK 214 Chi phí khấu hao TSCĐ TK 333 Thuế, phí, lệ phí TK 139, 159 Cuối kì K/c CP QLDN sang TK 911 Sơ đồ hạch toán chi phí quản lí doanh nghiệp Cuối kỳ K/c CP QLDN sang TK 911 Thuế, phí, lệ phí TK 333 CP khấu hao TSCĐ TK 214 Chi phí CCDC, đồ dùng văn phòng TK 152, 153, 335 . . . Tính tiền lương, BHXH, BHYT của nhân viên QL TK 642 3.4.4. Kế toán chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp: Được tiến hành chi tiết theo yếu tố. Việc tổ chức ghi sổ và trình tự luân chuyển chứng từ tương tự chi phí bán hàng. Các sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp và bảng tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp được ghi thêm khoản mục chi phí so với chi phí bán hàng. Đó là chi phí dự phòng, chi phí về thuế, lệ phí. 4. Các hình thức sổ kế toán để thực hiện kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Các doanh nghiệp căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh để lựa chọn một trong bốn hình thức hạch toán: Nhật kí chung, Nhật kí - Sổ cái, Chứng từ - ghi sổ, Nhật kí chứng từ. Trình tự hệ thiống hoá thông tin của các hình thức như sau: Nhật kí chung Chứng từ kế toán Nhật kí đặc biệt Nhật kí chung Sổ chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số PS Báo cáo kế toán Định kì Chứng từ kế toán Nhật kí sổ cái Báo cáo kế toán Nhật kí sổ cái Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Nhật kí sổ cái Nhật kí Chứng từ Chứng từ kế toán Bảng phân bổ Nhật kí - chứng từ Sổ cái Báo cáo kế toán Bảng kê Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ kế toán Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ chung Sổ chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số PS Báo cáo kế toán Chứng từ ghi sổ Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối kỳ. Đối chiếu so sánh Phần II Tình hình thực tế về kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở Công ty TNHH (PMC) 1. Đặc điểm chung về Công ty TNHH (PMC) - Thủ quỹ : Đảm nhiệm việc xuất nhập tiền mặt trên cơ sở các phiếu thu, phiếu chi hợp lệ, hợp pháp, đối chiếu số dư tiền mặt ở sổ quỹ với lượng tiền mặt thực có ở quỹ. 1.2 Hệ thống chứng từ Các chứng từ ở công ty bao gồm nhiều loại: Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giáy báo có của ngân hàng, giấy đề nghị tạm ứng, bảng thanh toán tiền lương, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận tài sản cố định… Căn cứ vào những chứng từ gốc đã lập, kế toán kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ rồi phân loại chứng từ và phản ánh chúng trên máy vi tính 1.3 Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán mới phù hợp với đặc điểm kinh doanh xuất nhập khẩu. Các TK cấp I được sử dụng là: Loại I gồm: TK 111, 112, 113, 128, 131, 133, 136, 139, 141, 142, 144, 152, 153, 154, 155, 156, 157. Loại II gồm: 211, 213, 214, 222, 241, 244. Loại III gồm: 311, 331, 333, 334, 335, 336, 338, 341, 342. Loại IV gồm: 411, 413, 414, 421, 431, 441. Loại V gồm: 511, 532 Loại VI gồm: 621, 622, 627, 632, 641, 642. Loại VII gồm: 711, 721. Loại VIII gồm: 811, 821. Loại IX gồm: 911 1.4. Hệ thống sổ và hình thức sổ kế toán Hiện nay công ty TNHH (PMC) đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký - sổ cái trên phần mềm máy tính và hệ thống tài khoản trên phần mềm máy tính và hệ thống tài khoản do Bộ Tài Chính ban hành theo quyết định 1141/CĐKT ngày 01/01/1995 để theo dõi, ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh các đơn vị. - Do phòng kế toán công ty được trang bị máy vi tính phục vụ cho công tác kế toán nên công việc được giảm nhẹ đi rất nhiều, chủ yếu do máy tính thực hiện. ở phòng kế toán, trên cơ sở các chứng từ hàng ngày, kế toán kiểm tra tính hợp lệ, của chứng từ vào máy. Máy vi tính sẽ tự sử lý thông tin, tự ghi chép vào các sổ chi tiết cũng như sổ tổng hợp. Cuối kỳ, kế toán lập các bút toán kết chuyển (bút toán khoá sổ) và nhập vào máy, máy tự xử lý và hoạch toán trên các sổ kế toán. 1.5. Hệ thống báo cáo kế toán Công ty hiện đang sử dụng các loại báo cáo kế toán như: - Bảng cân đối kế toán - Kết quả hoạt động kinh doanh - Thuyết minh báo cáo tài chính 2. Tình hình thực tế về kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở công tyTNHH (PMC) ở công ty TNHH (PMC), kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được giao cho một nhân viên kế toán có trình độ nghiệp vụ cao đảm nhiệm. Nhiệm vụ chủ yếu của bộ phận kế toán này là. Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ kế toán và chi phí quản lý doanh nghiệp, xem xét các khoản chi có đúng chế độ kế toán không và ghi chép phản ánh số phát sinh hàng ngày vào chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. - Tính toán chi phí và phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp đã tập hợp được cho các đối tượng chịu chi phí. Để thấy rõ hơn tình hình hoạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở công ty, ta xem xét lần lượct các vấn đề sau: 2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Các chứng từ về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở công ty TNHH bao gồm nhiều loại: Phiếu chi tiền mặt, giấy báo nợ của ngân hàng, các chứng từ về tiền lương, về khấu hao TSCĐ, phiếu xuất kho, khi phát sinh các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán liên quan tiến hành lập chứng từ. Căn cứ vào những chứng từ gốc đã lập, kế toán kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ rồi phân loại chứng từ và phản ánh chúng trên máy vi tính. Máy sẽ tự động phản ánh trên các sổ kế toán tổng hợpvà kế toán chi tiết (các bảng kê chứng từ ) chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp rồi tiến hành phân bổ cho các đối tượng chịu chi phí. Các chứng từ về chi phí bán hàng và chi phí quản lýdoanh nghiệp được luân chuyển qua các khâu hợp lý theo sự phân công và bố chí của kế toán trưởng. Cuối cùng được lưu trữ và bảo quản theo chế độ lưu trữ của Nhà nước. Ví dụ: Khi có chứng từ đề nghị thanh toán tiền điện thoại tại văn phòng công ty đã được giám đốc và kế toán trưởng duyệt, kế toán tiền mặt lập phiếu chi thành hai liên và chuyển qua thủ quỹ một liên, còn kế toán giữ lại một liên để ghi sổ kế toán. Sau đó, kế toán tiền mặt chuyển chứng từ cho kế toán chi phí. Kế toán chi phí kiểm tra tính hợp lệ, chúng được lưu lại ở bộ phận kế toán tiền mặt. Quá trình xử lý chứng từ trong điều kiện áp dụng máy vi tính có thể khái quát bằng sơ đồ sau: Dữ liệu đầu vào :( Chứng từ gốc) - Nhập các chứng từ CPBH, CPQLDN, - Các bút toán giảm trừ chi phí - Các bút toán kết chuyển chi phí. - Các tiêu thức cơ phân bổ CPBH, CPQLDN Khai báo thông tin đầu ra Cho máy vi tính Thông tin đầu ra: - Các sổ kế toán kliên quan: Bảng kê - chứng từ, sổ cái TK 642., 641 - Báo cáo kết quả kinh doanh Máy vi tính thông tin và đưa ra sản phẩm 2.2. Tổ chức kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết chi phín bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp ở công ty TNHH (PMC) 2.2.1 Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết chi phí bán hàng Chi phí bán hàng ở công ty TNHH (PMC) bao gồm các nội dung sau: - Chi phí nhân viên bán hàng. - Chi phí vật liệu bao bì. - Chi phí dụng cụ đồ dùng. - Chi phí khấu hao TSCĐ. - Cước vận tải hàng . - Chi phí dịch vụ mua ngoài. - Chi phí bằng tiền khác. Như vậy nội dung chi phí bán hàng ở công ty TNHH (PMC) nói chung là đúng theo quy định của nhà nước. Nhưng do điểm đặc thù là công ty xuất nhập khẩu nông sản nên các mặt hàng thường phải trải qua sự kiểm tra, kiểm dịch nhằm đảm bảo chất lượng hàng hoá xuất nhập khẩu. Do vậy khi xác định phạm vi chi phí bán hàng công ty TNHH (PMC) đã bổ sung khoản mục chi phí hải quan, kiểm dịch, hun trùng vào chi phí bán hàng. Để phản ánh chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ, phòng kế toán công ty đã sử dụng TK TK 641: “Chi phí bán hàng” Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 641 “chi phí bán hàng” như sau. Bên nợ: - Phản ánh chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ. Bên có: - Phản ánh các khoản giảm chi phí. Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ vào bên nợ TK 911 “xác định kết quả kinh doanh” để xác định kết quả kinh doanh. *Kế toán tổng hợp chi phí bán hàng Để tập hợp chi phí bán hàng theo khoản mục chi phí, kế toán công ty đã mở chi tiết các TKcấp II, III như sau: - TK 6411” Chi phí nhân viên”: TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí về tiền lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCK… phải trả cho nhân viên bán hàng. Trong đó, phòng kế toán mở chi tiết cho từng hoạt động như sau: Tk 64111 “Chi phí nhân viên làm hàng NK” TK 64112 “Chi phí nhân viên làm hàng kinh doanh nội địa” - TK 6412 “Chi phí vật liệu bao bì “:TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí về vật liệu bao bì xuất dùng cho việc đóng gói, bảo quản sản phẩm, hàng hoá quá trình vận chuyển hàng hoá đi tiêu thụ, vật liệu phụ dùng cho sửa chữa,bảo quản TSCĐ ở bộ phận bán hàng. Để quản lý chi tiết hơn chi phí vật liệu bao bì, kế toán công ty mở chi tiết cho 3 bộ phận. đó là. TK 64121 “Chi phí vật liệu bao bì hàng nhập khẩu” TK 64122 “ Chi phí vật liệu bao bì hàng nội địa” - TK 6413 ”chi phí dụng cụ, đồ dùng “: TK này phản ánh về chi phí công cụ, dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm hàng hoá. TK này mở chi tiết như sau: TK 64131 “ Chi phí dụng cụ đồ dùng hàng nhập khẩu” TK 64132 “ Chi phí dụng cụ đồ dùng hàng nội địa” - TK 6414 “ chi phí khấu hao TSCĐ”: TK này dùng để phản ánh chi phí về khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản, bán hàng, phương tiện vận chuyển ... TK này mở chi tiết như sau: TK 64141 “Chi phí khấu hao TSCĐ làm hàng nhậpkhẩu”. TK 64142 “Chi phí khấu hao TSCĐ làm hàng nội địa”. - TK 6415 “Cước vận tải”: TK này dùng để phản ánh chi phí về vận chuyển hàng hoá từ kho của doanh nghiệp đến cảng bán hàng hoá hoặc đến một địa điểm đã xác định trước trong hợp đồng. Nó bao gồm chi phí thuê vận tải, tự vận tải và các lao vụ trong vận tải . Cước vận tải hàng được xác định bằng công thức như sau: Cước vận tải hàng = Lượng hàng vận chuyển X Quãng đường vận chuyển X Giá cước từng loại hình Cước vận tải hàng theo dõi chi tiết cho từng hoạt động trên các TK cấp III như sau: TK 64151 “Cước vân tải hàng nhập khẩu” TK 64152 “Cước vận tải hàng nội địa” - TK 6417 “Chi phí dịch vụ mua ngoài”: phản ánh chi phí mua ngoài khác cho qúa trình kinh doanh thuế sửa chữa TSCD, tiền thuê kho bãi , tiền bốc vác, vận chuyển, tiền điện nước, điện thoại, tạp chí.... Các TK cấp III bao gồm: TK 64171 “Chi phí dịch vụ mua ngoài hàng nhập khẩu” TK 64172 “Chi phí dịch vụ mua ngoài hàng nội địa” - TK 6418 “Chi phí bằng tiền khác”: phải ánh các chi phí phát sinh phục vụ công tác bán ngoài các khoản chi phí nêu trên như chi phí quảng cáo, chào hàng, bán hàng. Các TK cấp III như sau: TK64181 “Chi phí bằng tiền khác hàng nhập khẩu” TK64282 “Chi phí bằng tiền khác hàng nội địa” *Trình tự kế toán như sau: 1/ Kế toán căn cứ vào quyết toán quĩ lương từng hoạt động sản xuất kinh doanh, kế toán ghi như sau: Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng” (6411) (Chi tiết Nợ TK 64111 “ Chi phí nhân viên làm hàng nhập khẩu” (Chi tiết Nợ TK 64112 “Chi phí nhân viên làm hàng nội địa” Có TK 334 “Phải trả công nhân viên” Có TK 338 “ Phải trả, phải nộp khác (3382, 3383, 3384) Ví dụ: Căn cứ vào bảng chấm công tháng 7 của nhân viên làm hàng máy in nhập khẩu kế toán ghi. Nợ TK 641 (64111): 4 313 750 Có TK 334 3 625 000 Có TK 338 688 750 2/ Khi xuất vất liệu, nhiên liệu phục vụ bán hàng, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho và ghi: Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng ” (6411) (Chi tiết Nợ TK 64111 “Chi phí vật liệu, bao bì hàng NK”) (Chi tiết Nợ TK 64112 “Chi phí vật liệu, bao bì hàng KDNĐ”) Có TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”. 3/ Hàng tháng, căn cứ vào chứng từ có liên quan để xác định. Phân bổ CCDC theo tiêu thức 50% hoặc 100%. - Khi xuất CCDC giá trị phân bổ 50% được hạch toán và chi phí bán hàng, 50% còn lại được hạch toán vào chi phí trả trước a. Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng” (6413) (Chi tiết Nợ TK 64131 “Chi phí dụng cụ, đồ dùng hàng NK”) (Chi tiết Nợ TK 64132 “Chi phí dụng cụ, đồ dùng hàng KDNĐ”) Có TK 153 “công cụ , dụng cụ”. b. Nợ TK 142 “ Chi phí trả trước” Có TK 153 “Công cụ dụng cụ” - Khi báo hỏng công cụ thì kế toán phân bổ 50% giá trị còn lại : Có TK 142 “Chi phí trả trước” . 4. Cuối kỳ, kế toán că cứ vào bảng quyết toán khấu hao TSCĐ của công ty sử dụng trong khấu hao TSCĐ của công ty sử dụng trong khâu bán hàng để ghi : (Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng” (6414) (Chi phí Nợ TK 64151 “Chi phí khấu hao TSCĐ hàng NK”) (Chi phí Nợ TK 64152 “ Chi phí khấu hao TSCĐ hàng KDNĐ”) Có TK 214 “Hao mòn TSCĐ”. 5. Khi nhận hoá đơn vận chuyển, bản thanh toán cước được lập thành bản kê thanh toán cước vân chuyển, kế toán ghi: Nợ TK 641 “ Chi phí bán hàng” (6415) (Chi tiết Nợ TK 64151 “Cước vận tải hàng NK”) (Chi tiết nợ TK 64152 “Cước vận tải hàng KDNĐ”) Có TK 111 “Tiền mặt” Có TK 112 “ Tiền gửi ngân hàng”. Ví dụ: Căn cú vào phiếu chi số 527 ngày 24/7 về việc thanh toán cước vận chuyển lô hàng máy in công nghiệp, kế toán ghi: Nợ TK 641(64151): 6 000 000 Có TK 111(1111): 6 000 000 6. Hàng tháng, kế toáncăn cứ vào giấy báo của hải quan và một sổ chứng từ khác có liên quan (Phiếu chi, giấy báo nợ, của NH...) và ghi: Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng” (6417) (Chi tiết Nợ TK 64171 “Chi phí dịch vụ mua ngoài hàng NK”) (Chi tiết Nợ TK 64172 “Chi phí dịch vụ mua ngoài hàng NĐ”) CóTK 331 “Phải trả người bán” Có TK 111 “Tiền mặt” Có TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”. Ví dụ: Căn cứ vào phiếu chi số 601 ngày 14/8 về việc chi tiền gửi CT+ mua tờ khai HQ, kế toán ghi: Nợ TK 641(64172): 224 500 Có Tk 111(1111) 224 500 7/ Khi phát sinh chi phí quảng cáo, hội nghị khách hàng kế toán ghi: Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng” (6418) (Chi tiết Nợ TK 64181 “Chi phí bằng tiền khác hàng NK”) (Chi tiết Nợ TK 64182 “Chi phí bằng tiền khác hàng KDNĐ”) Có TK 111, TK 112.... Ví dụ: CĂn cứ vào phiếu chi số 193 ngày 20/3 về việc tiếp khách Đan Mạch sang làm việc, kế toán ghi: Nợ TK 641(64182): 1 320 000 Có TK 111(1111) 1 320 000 8. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển toàn bộ chi phí bán hàng tập hợp sang bên Nợ TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” để xác định kết quả, kế toán ghi: Nợ TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” (Chi tiết Nợ TK 9112 “Xác định kết quả kinh doanh hàng NK”) (Chi tiết Nợ TK 9113 “Xác định kết quả kinh doanh KDNĐ”) Có TK 641 “Chi phí bán hàng” Đối với kế toán chi tiết chi phí bán hàng, kế toán sử dụng các loại bảng kê chứng từ sau: Bảng kê chứng từ theo đối tượng. Bảng kê chứng từ theo tài khoản đối ứng. Bảng kê chứng từ theo vụ việc. Bảng kê chứng từ theo tiểu khoản. Mỗi bảng kê đáp ứng yêu cầu kế toán quản trị khác nhau. Bảng kê chứng từ theo tiêu khoản dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng theo khoản mục chi phí. Cuối kỳ, kế toán tập hợp chi phí từ các bảng tổng hợp trên máy vi tính rồi kết chuyển toàn bộ chi phí để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. Bảng tổng hợp tại công ty gồm: - Bảng tổng hợp phát sinh theo tài khoản đối ứng. - Bảng tổng hợp phát sinh nợ/có theo TK đối ứng. - Bảng tổng hợp phát sinh theo tiểu khoản. - Bảng tổng hợp phát sinh nợ/có theo tiểu khoản. - Bảng tổng hợp phát sinh theo đối tượng. - Bảng tổng hợp phát sinh nợ/có theo đối tượng. Tuỳ theo yêu cầu quản lý, kế toán có thể sử dụng một trong các bảng tổng hợp trên. Chẳng hạn kế toán sử dụng bảng tổng hợp phát sinh theo tiểu khoản để tập hợp chi phí bán hàng theo khoản mục chi phí của từng hoạt động kinh doanh. Trình tự hệ thống hoá thông tin của kế toán CPBH được minh hoạ theo sơ đồ sau: Chứng từ gốc Bảng kê chứng từ theo tiểu khoản Tổng hợp phát sinh theo tiểu khoản Sổ cái Biểu số 2 Tổng hợp phát sinh theo tiểu khoản Từ ngày 01/01/00 đến 31/12/00 Tài khoản 641 PS nợ PS có 1985002712 1985002712 Tiểu khoản PS nợ PS có 641 chi phí bán hàng 6411 chi phí nhân viên 64111 chi phí nhân viên làm hàng XK 64112 chi phí nhân viên làm hàng NK 1 985 002 712 548 400 683 199 885 000 348 515 683 1 985 002 712 548 400 683 199 885 000 348 515 683 6415 cước vận tải hàng 64151 cước vận tải hàng XK 64152 cước vận tải hàng NK 64153 cước vận tải hàng KDNĐ 1 047 193 987 331 631 969 573 726 418 141 835 600 1 047 193 987 331 631 969 573 726 418 141 835 600 6416 phí HQ, KD, HT 64161 phí HQ, KD, HT hàng XK 64162 phí HQ, KD, HT hàng NK 64163 phí HQ, KD, HT hàng KDNĐ 37 523 146 22 539 390 13 055 386 1 928 370 37 523 146 22 539 390 13 055 386 1 928 370 6417 chi phí dịch vụ mua ngoài 64171 chi phí DV mua ngoài hàng XK 64172 chi phí DV mua ngoài hàng NK 64173 chi phí DV mua ngoài hàng NĐ 69 954 186 49 373 207 17 580 979 3 000 000 69 954 186 49 373 207 17 580 979 3 000 000 6418 chi phí bằng tiền khác 64181 chi phí bằng tiền khác hàng XK 64182 chi phí bằng tiền khác hàng NK 64183 chi phí bằng tiền khác hàng KDNĐ 281 930 710 173 279 020 95 399 199 13 252 491 281 930 710 173 279 020 95 399 199 13 252 491 Biểu số 3 Sổ cái TK 641 Từ ngày 1/1/2000 -31/12/2000 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ PS Nợ PS Có Ngày Số 2/1 5/1 7/1 11/1 13/1 13/1 ….. 31/12 31/12 31/12 31/12 31/12 31/12 … 1 3 5 8 9 9 … 6 15 15 7 12 5 … Điện phí, telex TTQTế lô Malt Thu thủ tục phí TTQTế lô Malt Thu thủ tục phí TTQTế lô H.chất Thu thủ tục phí TTQTế lô rượu PNH TTNN Malt Phí TT lô thuốc trừ sâu ………. K/c CP NV hàng XK năm 2000 K/c CP NV hàng NK năm 2000 K/c CP NV hàng XK K/c CP VC hàng XK năm 2000 Thu cước vận chuyển hồ tiêu K/c phí HQ, KD, HT năm 2000 ……….. 1121 1121 1121 1121 1121 1122 …… 9111 9112 91141 9111 331 9111 ….. 2 056 817 12 637 214 680 443 943 ._.