Kế toán chi phí bán hàng & chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty XNK cung ứng vật tư thiết bị đường sắt (53tr)

t định những công việc phải làm như thế nào, bằng cách nào và kết quả ra sao và điều này được thực hiện dựa trên những thông tin do kế toán cung cấp thu thập và xử lý, từ đó có quyết định, định hướng hợp lý trong hoạt động kinh doanh để từ đó có thể phát triển công ty. Theo cơ chế này các đơn vị tổ chức kinh tế thuộc mọi thành phần kinh tế hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh đều phải thực hiện hạch toán kinh doanh tự chủ về tài chính và tự chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh trên nguyên tắc tuân thủ pháp luật. Hiệu quả của sản xuất kinh doanh quyết định đến sự tồn tại và phát triển hay diệt vong của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp bước vào thương trường dù ở bất kỳ lĩnh vực kinh doanh nào đi chăng nữa thì mục tiêu cuối cùng đặt ra vẫn là lợi nhuận, yêu cầu sống còn của doanh nghiệp là làm sao gia tăng tỷ suất lợi nhuận, một trong những biện pháp hữu hiệu nhất là tiết kiệm đến mức có thể chi phí kinh doanh. Đặc biệt với doanh nghiệp thương mại thì chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số chi phí kinh doanh của doanh nghiệp nó có vai trò quan trọng và liên quan trực tiếp đến quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, nó phản ánh lao động sống và lao động vật hoá cần thiết để doanh nghiệp thực hiện nhiệm vụ kinh doanh của mình. Đây là bộ phận cấu thành nên giá bán hàng hoá và có quan hệ chặt chẽ với lợi nhuận kinh doanh của doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lao động xã hội hạ thấp chi phí kinh doanh đồng nghĩa với việc tăng lợi nhuận kinh doanh cho doanh nghiệp giúp doanh nghiệp thực hiện các chỉ tiêu kinh doanh của đơn vị cũng như các chỉ tiêu tài chính khác. Cạnh tranh bằng cách tiết kiệm chi phí kinh doanh là một cuộc cạnh tranh lành mạnh, nó không chỉ có ý nghĩa đối với doanh nghiệp mà xét trên phạm vi toàn xã hội nó góp phần tiết kiệm chi phí nâng cao chất lượng lao động xã hội. Điều này hết sức phù hợp với đạo lý tiết kiệm từ ngàn xưa của nhân dân ta "Buôn tàu bán bè không bằng ăn rè hà tiện" thế nhưng vấn đề đặt ra là làm thế nào để tiết kiệm được chi phí? đây là nỗi trăn trở không của riêng ai và công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật tư thiết bị đường sắt VIRASIMEX cũng không phải là một ngoại lệ. Qua quá trình thực tập ở đây em đã nhận thức được phần nào nỗi trăn trở này, do vậy em đi sâu vào nghiên cứu đề tài "Kế toán chi phí bán hàng & chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật tư thiết bị đường sắt" để làm chuyên đề tốt nghiệp. Nội dung của chuyên đề gồm 3 phần chính. Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Phần II: Thực trạng công tác kế toán chi phí bán hàng & chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty vận tải Biển Đụng . Phần III: Một số nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty vận tải Biển Đông. Trong quá trình thực tập mặc dù đã được sự hướng dẫn tận tình của thầy cô và sự giúp đỡ nhiệt tình của công ty đặc biệt là phòng tài chính kế toán nhưng do thời gian thực tập và trình độ có hạn nên báo cáo của em cũng không tránh khỏi sai sót em mong có sự góp ý và thông cảm của các thầy cô. Em xin chân thành cảm ơn! Học sinh thực hiện Thành Thị Diễm PhúcPhần I Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong doanh nghiệp vận tải I. Khái niệm về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp . 1. Khái niệm chi phí bán hàng: Là chi phí biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí lao động sống và lao động vật hoá liên quan trực tiếp đến khâu bảo quản tiêu thụ hàng hoá, thành phẩm, lao vụ dịch vụ mà doanh nghiệp phải chi ra trong một thời kỳ nhất định. Chi phí bán hàng được bù đắp bởi doanh thu trong kỳ và là 1 bộ phận chi phí quan trọng trong chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. 2. Khái niệm chi phí quản lý doanh nghiệp: Là chi phí biểu hiện bằng tiền của các hao phí lao động sống và lao động vật hoá mà doanh nghiệp bỏ ra để thực hiện công tác quản lý bao gồm, quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và quản lý khác. Xét về mặt bản chất đó là những chi phí phục vụ gián tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Nó đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành một cách bình thường. Đây là chi phí tương đối ổn định. II. Phân loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. 1. Phân loại theo bản chất nội dung kinh tế. 1.1 Chi phí khấu hao tài sản cố định. Các tài sản cố định phục vụ cho mục đích kinh doanh tất nhiên phải bị hao mòn và sau một thời gian sẽ hết khả năng sử dụng khấu hao là sự chuyển dần giá trị hao mòn của tài sản cố định vào chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Khấu hao được biểu hiện bằng giá trị tiền tệ và sẽ thu hồi được trong doanh thu bán hàng hoá sản phẩm dịch vụ. 1.2 Chi phí vật liệu (chi phí chọn lọc, bảo quản, đóng gói bao bì) Là những khoản chi phí chi ra để giữ gìn phẩm chất hàng hoá trong quá trình dự trữ, những chi phí về cải tiến kỹ thuật, bảo quản hàng hoá những khoản chi phí phục vụ cho việc phân loại, chọn lọc đóng gói hàng hoá để đảm bảo chất lượng hàng hoá ra cũng được tính vào chi phí này. 1.3 Chi phí phân công. Bao gồm các khoản tiền công và các khoản phụ cấp cho cán bộ công nhân viên, các khoản trích quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ… theo tỷ lệ quy định với số tiền lương phát sinh. 1.4 Chi phí dịch vụ mua ngoài. Là những chi phí về tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại, tiền điện báo, thuê ngoài sửa chữa tài sản cố định thuộc văn phòng doanh nghiệp. 1.5 Chi phí bằng tiền khác. Là những chi phí cần thiết cho hoạt động kinh doanh và hoạt động quản lý như: Phí sổ sách quản lý, chứng từ biểu mẫu kế toán, tuyên truyền quảng cáo, chi phí hội nghị tiếp khách, đào tạo cán bộ, lãi vay vẫn dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh phải trả. *ý nghĩa: Việc phân loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo bản chất nội dung kinh tế giúp cho doanh nghiệp hiểu được tầm quan trọng của mỗi loại chi phí trong quá trình sáng tạo ra giá trị mới của hàng hoá trong lưu thông từ đó cho thấy những chi phí cần thiết nhưng phải trong mức độ cho phép. 2. Phân loại theo công dụng kinh tế. Theo cách phân loại này chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp chia thành các khoản mục sau. 1.1 Chi phí tiền lương. Bao gồm lương chính và các khoản phụ cấp của công nhân viên ở bộ phận bán hàng và bộ phận quản lý doanh nghiệp. 1.2 Chi phí BHXH, BHYT, KPCD. Là khoản tiền được trích theo tỷ lệ hiện hành trên tổng số tiền lương thực tế mà doanh nghiệp phải trả. Theo quy định hiện nay tỷ lệ này là 19% trên tổng quỹ lương cấp bậc phải chi trả cho người lao động (15% cho BHXH, 2% BHYT, 2% cho KPCĐ). 1.3 Chi phí trừ dần công cụ, dụng cụ đồ dùng. Dụng cụ đồ dùng là những tư liệu có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn không đủ tiêu chuẩn là tài sản cố định như: Cân ở quầy hàng, máy tính thước đo…chi phí trừ dần giá trị dụng cụ đồ dùng là trong quá trình bảo quản bán hàng và bảo quản doanh nghiệp việc phân bổ tính toán giá trị công cụ đồ dùng vào chi phí bán hàng và chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tuỳ thuộc vào từng loại. - Nếu suất dùng với số lượng ít, giá trị thấp có thể phân bổ vào chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Khi bán hàng nếu có phế liệu thu hồi bán phế liệu hoặc các khoản quá nhiều thì được ghi giảm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. - Nếu xuất nhiều một lần với số lượng nhiều, giá trị cao cần phải đưa vào tài khoản "chi phí trả trước" và sẽ phân bổ cho hai hoặc nhiều kỳ sản xuất kinh doanh để làm cho chi phí kinh doanh trong kỳ không tăng đột ngột biến ảnh hưởng lớn giá thành và kết quả sản xuất kinh doanh. 1.4 Chi phí vận chuyển. Bao gồm hao phí về lao động sống và lao động vật hoá (công cụ lao động, phương tiện, tiền cước phí vận chuyển thuê ngoài nhằm đưa hàng hoá từ lĩnh tiện vận chuyển) và lao động sống như (trả lương cho lái xe, công nhân khuân vác …) hoặc từ lĩnh vực sản xuất đến tiêu dùng, cước phí trả cho chủ phương tiện thuê hoặc cước phí phải chi ra cho đội vận tải của đơn vị mình để vận chuyển hàng hoá kể cả tiền thuê lái xe, khấu hao phương tiện vận chuyển của đơn vị mình. Các khoản chi phí bốc dỡ, khuân vác hàng hoá trong quá trình vận chuyển cũng được tính vào chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. 1.5 Chi phí hao hụt định mức trong quá trình bán hàng. Là giá trị hàng hoá bị hao hụt trong quá trình tiêu thụ, chỉ được hạch toán vào chi phí bán hàng chi phí hao hụt định mức. 1.6 Chi phí hoa hồng cho đại lý bán hàng và uỷ thác xuất khẩu. Là khoản tiền mà các doanh nghiệp phải trả cho các đơn vị cá nhân bán hàng đại lý hoặc xuất khẩu uỷ thác cho công ty. 1.7 Chi phí dự phòng. Là chi phí phản ánh các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho dự phòng khoản phải thu khó đòi tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài những khoản mục trên chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp còn được phân loại theo nhiều khoản mục khác tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý nội bộ doanh nghiệp như: chi phí về tiền điện, tiền điện thoại, công tác phí, tiếp khách… Việc phân loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo công dụng kinh tế có tác dụng quan trọng trong việc hạch toán kế toán. Phân loại công dụng kinh tế, chi phí được phân chia thành các khoản mục chi phí để làm cơ sở cho kế toán tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp khoản mục, giám sát thực hiện kế hoạch chi phí. 3. Phân loại theo cách ứng xử (hay theo mối quan hệ với mức tiêu thụ) Đây là cách phân loại chi phí dựa trên mối quan hệ của nó với doanh thu để giúp cho chủ doanh nghiệp cũng như người quản lý có quy định phù hợp, theo cách ứng xử này, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được chia ra thành 2 loại. 1.1 Chi phí khả biến (biến phí hay chi phí biến đổi) Là những khoản chi phí luôn thay đổi theo sự thay đổi của doanh thu Các chi phí này tăng lên theo sản lượng hàng hoá tiêu thụ của doanh nghiệp và giảm đi nếu sản lượng tăng lên theo sản lượng hàng hoá giảm, chẳng hạn như chi phí vận chuyển, chi phí hao hụt, chọn lọc đóng gói. 1.2 Chi phí bất biến (địnhphí hay chi phí cố định): Là những chi phí ít biến động theo sự thay đổi của doanh thu chi phí bất biến được coi là những chi phí biến đổi trong khâu bán hàng và quản lý doanh nghiệp. Thuộc loại chi phí này bao gồm: chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí thuê mặt bằng, phương tiện kinh doanh, hoá đơn nộp tiền nhà đất. Cách này giúp cho hoạt động phân tích của doanh nghiệp với mức tiêu thụ đã đạt được xác định thì dự đoán được các chi phí cần thiết để đạt được mức lãi mong muốn, quyết định mở rộng hay thu hẹp kinh doanh có nghĩa là chi phí bất biến góp phần xây dựng kế hoạch chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Với ý nghĩa to lớn như vậy kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cũng có nhiệm vụ hết sức quan trọng trong các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp thương mại nói riêng. Trên thực tế có rất nhiều cách phân loại chi phí nhưng kế toán chỉ ghi tập hợp chi phí theo một cách phân loại mà thôi, vì vậy cần phải phân chia chi phí thành các mục chi phí cụ thể để khi cần phân loại chi phí theo các tiêu thức phân loại khác vẫn có thể tổng hợp được từ số liệu kế toán. Nói tóm lại: Trong lý luận cũng như trong thực tế còn có nhiều cách phân loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tuy nhiên tùy từng điều kiện cụ thể, tuỳ theo mức độ yêu cầu quản lý mà có thể phân loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo các tiêu thức khác nhau. Nhưng việc vận dụng các cách phân loại trên phải phù hợp và phục vụ tốt cho công tác quản lý chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp một cách có hiệu quả và tiết kiệm nhất. III. Yêu cầu quản lý và ý nghĩa của việc kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Trong thực tế chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tăng sẽ dẫn đến lợi nhuận giảm do đó mục tiêu của công tác quản lý chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là hạn chế tới mức thấp nhất các khoản chi phí bất hợp lý, nâng cao được hiệu quả kinh doanh mà vẫn đảm bảo văn minh thương nghiệp. Quản lý chi phí phải quản lý những khoản mục cụ thể, kiểm tra đối chiếu với các định mức chi phí với dự toán yêu cầu quản lý tổng mức chi phí phải chặt chẽ sao cho có thể giảm tối thiểu chi phí để thu được lợi nhuận. 1. Yêu cầu về quản lý. Chi phí có vai trò quan trọng đối với quá trình kinh doanh của một doanh nghiệp. Chính vì vậy các thông tin tổng hợp, chi tiết luôn phải được thu thập, kiểm tra, giám sát. Yêu cầu quản lý tổng mức phí phải chặt chẽ sao cho có thể giảm tối thiểu chi phí để thu được nhiều lợi nhuận. Việc quản lý tổng mức phí tốt sẽ có những thông tin đầy đủ giúp cho việc quản lý của cấp trên được thuận tiện và có thể đưa ra những quyết định kịp thời, cần thiết, còn việc quản lý các khoản mục chi phí cụ thể giúp người quản lý theo dõi chi tiết từng khoản mục từng yếu tố cũng như từng nghiệp vụ chi phí phát sinh để từ đó ta có thể so sánh giữa các khoản chi phí với dự toán, với định mức để xem xét đánh giá và đề ra được các biện pháp nhằm giảm phí một cách hợp lý. Đối với những khoản phát sinh theo địa điểm như những khoản chi phí phát sinh ở các đơn vị phụ thuộc (cửa hàng, kho…) được theo dõi và kế toán trực tiếp, còn những chi phí liên quan đến nhiều địa điểm thì cần phải phân bổ hợp lý, khoa học đối với từng khoản chi phí. Để thực hiện tốt kế toán theo địa điểm phát sinh cần phải tổ chức công tác kế toán, giao chỉ tiêu cho các đơn vị trực thuộc và kiểm tra tình hình thực hiện chỉ tiêu chi phí một cách chặt chẽ. 2. ý nghĩa của việc kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Việc kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, cụ thể được thể hiện qua các mặt như sau: Làm cơ sở cho tập hợp chi phí của kỳ đó giúp doanh nghiệp xác định chính xác lợi nhuận và hiệu quả kinh tế của mình. Trong nền kinh tế thị thường hiện nay việc cạnh tranh diễn ra gay gắt quyết liệt vì thế giá cả có ý nghĩa vô cùng quan trọng cho nên việc kế toán làm cơ sở cho việc kế toán phấn đấu giảm chi phí trên cơ sở thực hiện tốt kế hoạch kinh doanh và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, ngoài ra việc kế toán còn làm tiền đề cho công tác lập kế hoạch, điều tra phân tích cho cơ quan quản lý trực tiếp, kiểm soát được hoạt động kinh tế của doanh nghiệp tránh hiện tượng làm tăng chi phí làm sai lệch kết quả kinh doanh ngoài ra còn được dùng để phân tích, đánh giá tình hình sử dụng chi phí so với kế hoạch kinh doanh để từ đó có thể sử dụng chi phí hợp lý hơn, đưa ra quyết định quản lý thích hợp giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển. IV. Tổ chức kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là công tác hết sức quan trọng đặc biệt là trong cơ chế kinh doanh tự chủ như hiện nay kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là công cụ duy nhất và hữu hiệu có thể cung cấp một cách thường xuyên và liên tục có hệ thống toàn bộ thông tin về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở doanh nghiệp, với chức năng cung cấp thông tin chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có nhiệm vụ giám sát kiểm tra chặt chẽ quá trình chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ghi chép chính xác chi phí phát sinh trong kỳ cho từng đối tượng chịu chi phí để làm cơ sở cho việc tính toán và xác định kết quả kinh doanh. Nhiệm vụ của kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được hoàn thành tốt hay không phụ thuộc nhiều vào công tác tổ chức kế toán tập hợp chi phí kể cả kinh tế tài chính và kinh tế quản trị. 1. Kế toán tài chính chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Các doanh nghiệp cung cấp số liệu về tổng mức chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh căn cứ tính toán phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng hoá đã bán để xác định kết quả kinh doanh. Số liệu được hình thành từ kế toán tài chính là cơ sở để kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch chi phí do doanh nghiệp đề ra. 2. Kế toán quản trị chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Để phục vụ cho việc tổ chức kế toán chi phí, ngoài việc tổ chức kế toán tài chính chi phí, kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Kế toán quản trị chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là sự chi tiết hoá thông tin tổng quát đã được hình thành bởi kế toán tài chính nhằm thu thập thông tin kế toán rộng rãi cho việc quản lý và kiểm tra các hoạt động kinh tế. Do đó, ta thấy giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị chi phí có mối quan hệ mật thiết với nhau, trước hết về mặt quản lý, chúng biến thành một tổng thể hoàn chỉnh với những thông tin phục vụ cho quản lý từ cấp trên cũng như nội bộ của doanh nghiệp. Về mặt ghi chép có thể là hai quá trình song song, kế toán tài chính và kế toán quản trị đều dựa vào một cơ sở chung là hệ thống chứng từ ban đầu thống nhất. Do vậy, đảm bảo cho việc điều tra đối chiếu với nhau việc phân chia kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thành hai bộ phận, kế toán tài chính và kế toán quản trị mà cần thiết trong việc quản lý chặt chẽ chi phí phát sinh cũng như trong toàn bộ công tác kế toán chi phí của doanh nghiệp. 3. Kế toán chi phí bán hàng a. Tài khoản sử dụng: TK 641 "chi phí bán hàng" Kết cấu của TK 641 như sau: Bên nợ: Tập hợp toàn bộ chi phí bán hàng thực tế phát sinh. Bên có: - Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng. - Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ. Tài khoản 641 không có số dư cuối kỳ. Tài khoản 641 có 7 tài khoản cấp II. - Tài khoản 641 (1): chi phí nhân viên bán hàng. - Tài khoản 641 (2): chi phí vật liệu bao bì. - Tài khoản 641 (3): chi phí công cụ bán hàng. - Tài khoản 641 (4): chi phí khấu hao tài sản cố định. - Tài khoản 641 (5): chi phí bảo quản. - Tài khoản 641 (7): chi phí dịch vụ mua ngoài. - Tài khoản 641 (8): chi phí bằng tiền khác. b. Phương pháp kế toán. Sơ đồ kế toán tổng hợp chi phí bán hàng tài khoản 641 chi phí bán hàng (1) (2) (3) (6) (8) (9) (5) TK 334,338 TK641 TK 153,111,112,335 Tiền lương, BHXH Các khoản ghi giảm chi phí TK 152,153 Trị giá vật liệu CCDC TK 214 Mức khấu hao hàng tháng TK 911 TK 142, 335 Kết chuyển và phân bổ chi phí bán hàng cuối kỳ (7) Mức phân bổ hoặc trích trước kế hoạch (4) TK111, 112 TK 142 (2) Chi phí bằng tiền khác TK 133 4. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp. a. Tài khoản sử dụng: TK 642 "chi phí quản lý doanh nghiệp" + Kết cấu của tài khoản 642. Bên nợ: tập hợp toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh. Bên có: các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp . - Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ. TK 642 không có số dư cuối kỳ. + TK 642 có 8 tài khoản cấp 2. TK 642(1): chi phí nhân viên quản lý. TK 642(2): chi phí vật liệu quản lý. TK 642(3): chi phí đồ dùng văn phòng. TK 642(4): chi phí khấu hao tài sản cố định. TK 642(5): thuế phí, lệ phí. TK 642(6): chi phí dự phòng. TK 642(7): chi phí dịch vụ mua ngoài. TK 642(8): chi phí bằng tiền khác. b. Phương pháp kế toán. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp TK 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp (1) (2) (3) (10) (11) (7) Thuế (5) (6) (8) Giảm chi phí TK911 Trị giá vật liệu CCDC (4) KC phân bổ CPQLKD cuối kỳ TK142(2) (9) Dự phòng Trích trước chi phí Chi phí khác TK133 TK 334,338 TK642 TK 111,112 Tiền lương, BHXH TK 152,153,142 TK 214 Mức khấu hao hàng tháng TK 333 TK139,159 TK 335 TK 111, 112, 331 5. Phương pháp kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Việc kết chuyển chi phí bán hàng trừ vào thu nhập để tính lợi nhuận về tiều thụ trong kỳ được căn cứ vào mức độ phát sinh chi phí, vào doang thu bán hàng, vào chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp sao cho đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí. Trường hợp chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ lớn trong khi doanh thu kỳ này nhỏ hoặc chưa có thì chi phí bán hàng tạm thời kết chuyển vào TK142(2) số chi phí này sẽ được kết chuyển trừ vào thu nhập ( một lần hoặc nhiều lần ở các kỳ sau khi có doanh thu). 6. Phương pháp phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Về nguyên tắc toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng được kết chuyển toàn bộ cho hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ trong năm để xác định kết quả kinh doanh. Trường hợp đặc biệt đối với một số doanh nghiệp chu kỳ sản xuất kinh doanh dài trong năm không có hàng hoá tiêu thụ hoặc doanh thu không tương ứng với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thì được phép treo chi phí lại cho kỳ sau theo tỷ lệ hàng tồn kho trên tổng giá trị hàng hoá có trong kỳ. Trên thực tế doanh thu không đảm bảo trong kỳ và vốn dự trữ hàng tồn kho cuối các kỳ của doanh nghiệp biến động nhiều thì cần phân bổ chi phí bán hàng và hàng tồn kho trong trường hợp cần thiết phải phân bổ thì chỉ phân bổ những khoản mục chi phí liên quan đến hàng hoá dự trữ như: chi phí bảo quản chi phí chọn lọc đóng gói, chi phí vận chuyển hàng mua, lãi vay dự trữ hàng hoá. Phần 2 Phân tích công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty vận tải Biển Đông Chương 1: Giới thiệu chung về tình hình của Công ty vận tải Biển Đông 1. Giới Thiệu Khái Quát Về Công Ty Giới thiệu chung về công ty: Tên công ty : Công ty vận tải Biển Đông. Địa chỉ : Số 1 Thụy Khuê – Hà Nội. Điện thoại : 8251293 – 8266376 – 9342484 – 8253235 - 9343748 Fax : 8240577 Email : BISCO@fpt.vn 1.1 Qúa trình hình thành và phát triển của Công ty Công ty Vận Tải Biển Đông, tên tiếng Anh là Bien Dong Shipping Company, tên giao dịch là BISCO, là một doanh nghiệp Nhà nước được thành lập vào năm 1995 thuộc Tổng Công Ty Công Nghiệp Tàu Thuỷ Việt Nam. Từ khi thành lập đến nay, Công ty hoàn thành kế hoạch được giao, hoạt động kinh doanh luôn có hiệu quả cao.Công ty cũng tạo công ăn việc làm cho hơn 200 lao động với mức thu nhập bình quân trên đầu người một tháng khoảng 2,2 triệu cao hơn mức thu nhập bình quân ngoàI xă hội. Năm nào công ty cũng nhận bằng khen của Tổng Công Ty Công Nghiệp Tàu Thuỷ Việt Nam và Bộ Giao Thông Vận Tải 1.2. Chức năng và nhiệm vụ 1.2.1. Chức năng Vận tải bằng tàu hàng rời, hàng khô trong nước và quốc tế Vận chuyển cẩu lắp, bốc xếp hàng siêu trường, siêu trọng bằng các thiết bị chuyên dụng - Vận chuyển dầu sản phẩm trong nước và quốc tế. - Khai thác tàu Container, mở chuyến chạy trực tiếp nội địa, quốc tế. 1.2.2. Các dịch vụ cung cấp Khai thác đội xe vận tải Container bằng đường bộ Tổ chức dịch vụ giao nhận vận tải Container từ kho đến kho và vận tải đa phương thức qua các phương thức đường sắt, đường bộ Đại lý cho các hãng tàu Container nước ngoài Kinh doanh kho bãi và các dịch vụ quanh kho bãi. Dịch vụ vận tải quốc tế. 1.3. Cơ cấu tổ chứcbộ máy quản lý Hiện nay, Công ty có hơn 100 nhân viên trong đó có 50 nhân viên làm việc chính thức. Số nhân viên có trình độ trên Đại học là 2 người, còn lại toàn bộ là Đại học và Sĩ quan chuyên ngành Hàng Hải. 1.3.1. Các bộ phận trong Công ty - Văn phòng Phòng Tài chính kế toán Chi Nhánh Hồ Chí Minh Phòng Nhân sự lao động –tiềnlương Đại diện Hải Phòng Đội tàu Phòng Kế hoạch khai thác Phòng Kỹ thuật vật tư Phòng Vận tải Container 1.3.2 Mô hình tổ chức của Công ty Giám đốc Phó Giám đốc Văn phòng Phòng Nhân sự lao động tiền lương Phòng Kế hoạch khai thác Phòng Kỹ thuật vật tư Phòng vận tải Container Phòng Tài chính kế toán Chi nhánh Tp. Hồ Chí Minh Đại diện Hải Phòng Đội tàu Công ty có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý theo kiểu trực tuyến chức năng. Theo cơ cấu này mọi hoạt động kinh doanh của các đơn vị đều được sự chỉ đạo trực tiếp của Ban Giám Đốc Công ty, đối với các vấn đề cơ bản được sự chỉ đạo thông qua các phòng chức năng trong Công ty. Theo quy định của Công ty, các bộ phận sẽ tổng hợp tình hình hoạt động theo từng quý báo cáo lại với các Ban Giám Đốc của Công ty. Đối với các đại diện và chi nhánh của Công ty việc hạch toán phụ thuộc vào Công ty thông qua phòng Tài chính- Kế toán. 1.3.3 Chức năng các bộ phận a.Văn phòng: Bao gồm có 5 người đều có trình độ Đai học, phụ trách những công việc chung của Công ty: -Thực hiện công tác văn thư lưu trữ, quản lý con dấu theo quy định của Nhà nước. - Thực hiện công tác thông tin, đảm bảo an ninh trật tự và bảo vệ tài sản, thiết bị của Công ty. b. Phòng Nhân sự Lao động - Tiền lương: - Thực hiện công tác tổ chức cán bộ, đào tạo, đào tạo lại, thải hồi, và ký hợp đồng lao động - Tham mưu và dự thảo các quyết định về thành lập giải thể các phòng ban, đại diện, tham mưu cho Giám đốc bố trí nhân lực, điều động thuyền viên. - Theo dõi tăng giảm quân số lao động, lập báo cáo về lao động tiền lương theo quy định của Nhà nước và của Tổng Công ty. c. Phòng Kế hoạch - khai thác : Gồm có 2 người chịu trách nhiệm lập kế hoạch và khai thác các nguồn hàng, theo dõi các hoạt động của Công ty. Công tác kế hoạch - Xây dựng định hướng kế hoạch dài hạn cho toàn Công ty, căn cứ kế hoạch cấp trên giao trực tiếp phân bổ và giao kế hoạch kinh doanh từng quý cho các đội tàu, các đơn vị. - Nghiên cứu thị trường, khai thác nguồn hàng, xây dựng các phương án liên doanh, liên kết với các đơn vị trong và ngoài nước nhằm phục vụ mục đích mang lại hiệu quả sản xuất kinh doanh. Công tác khai thác - Nghiên cứu tìm hiểu các đối tác là chủ phương tiện vận tải thuỷ, bộ, các chủ hàng trong và ngoài nước, nắm bắt các đối tác có nhu cầu đại lý, marketing để có được hợp đồng đại lý với Công ty. - Triển khai thực hiện các nội dung hợp đồng đại lý đã ký với các đối tác, đảm bảo về chất lượng, uy tín đối với khách hàng. - Thực hiện công tác Bảo hiểm trách nhiệm dân sự của chủ tàu (P&I) và Bảo hiểm tai nạn thuyền viên nhanh chóng kịp thời, giảm thiểu mọi chi phí và tổn thất. d. Phòng Kỹ thuật vật tư : - Theo dõi tình hình kỹ thuật của đội tàu đảm bảo cho quá trình vận chuyển hàng hoá, đảm bảo đúng thời gian tàu đi và đến. Làm thủ tục đăng kiểm cho các loại phương tiện. - Theo dõi, quản lý đầy đủ các thủ tục, hồ sơ, giấy phép hoạt động của tàu, quản lý đầy đủ hồ sơ nhật ký chạy tàu, hồ sơ bão dưỡng sửa chữa và các hồ sơ liên quan, bảo đảm chính xác chặt chẽ. e. Phòng Vận tải Container : Phòng có 10 nhân viên, các nhân viên làm công việc theo dõi các nguồn hàng xuất, nhập, Marketing, vận tải hàng đi và đến bằng Container. - Phân tích tình hình thị trường, khả năng thực hiện để làm cơ sở lập kế hoạch kinh doanh và đồng thời đi đôi với việc kiểm tra, theo dõi tình hình thực hiện để đề ra các biện pháp nhằm bảo vệ thị phần, mở rộng thị trường, tăng cứoc khối lượng vận chuyển, nâng cao chất lượng sản phẩm. - Thu thập thông tin, nghiên cứu, phân tích thông tin để cung cấp cho lãnh đạo cấp trên xây dựng chiến lược về giá cả và định hướng kinh doanh.Điều tiết cơ cấu hàng hoá, cơ cấu luồng hàng, giá cước, đảm bảo tận dụng tối đa sức chở tàu. f. Phòng Tài chính kế toán : - Luân chuyển tiền tệ đảm bảo theo yêu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, phù hợp với chế độ chính sách cuả Nhà nước về tài chính và kế toán. - Huy động vốn cho sản xuất và đầu tư khi có yêu cầu của Giám đốc. - Thanh toán với các tàu, công nhân viên chức và khách hàng trong và ngoài Công ty, thanh quyết toán với ngân sách Nhà nước về các khoản phải thu và phải nộp h. Đại diện Hải Phòng và chi nhánh Hồ Chí Minh : - Giúp Giám đốc tìm kiếm khách hàng và phát triển thị trường Tổ chức thực hiện các hợp đồng với khách hàng do Công ty giao, -- Đại lý tàu biển và môi giới hàng hoá, vận tải hàng hoá bằng đường bộ, đường biển, tổ chức giao nhận và vận chuyển hàng Container từ kho đến kho. 1.4. Môi trường kinh doanh của Công ty: Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, các doanh nghiệp phải cạnh tranh với nhau rất gay gắt để có thể tồn tại và đứng vững trên trường. Do vậy, các doanh nghiệp cần có những chính sách sử dụng nguồn tài nguyên phù hợp với thực tế của doanh nghiệp và có những kế sách riêng đối với tứng đối thủ cạnh tranh. 1.4.1. Khách hàng Hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp đang xuất khẩu hàng hoá của mình ra nứoc ngoài, vì vậy khách hàng chính của Công ty là các doanh nghiệp xuất nhập khẩu và dịch vụ. Ngoài ra, khách hàng của Công ty còn là những nhà Công ty nước ngoài thuê Công ty làm người Đại lý hay môi giới và vận chuyển hàng hoá từ Việt Nam đi nước ngoài và ngược lại. 1.4.2. Đối thủ cạnh tranh Công ty không chỉ cạnh tranh với các đối thủ của mình về vận tải hàng hoá- dịch vụ mà còn cạnh tranh về qui mô, chất lượng dịch vụ và số lượng tàu vận chuyển. Trong nước, Công ty đang phải cạnh tranh với các đối thủ về thời gian thuê tàu chuyến vận tải hàng trong nước các tuyến Hải Phòng- Hồ Chí Minh ngược lại và đến các cảng khác như: Công ty vận tải Biển Đông Long Công ty TNHH vận tải biển Tài Chính Tổng công ty Hàng Hải Việt Nam. Công ty TNHH vận tải biển Sông Cấm. Không chỉ có các đối thủ cạnh tranh trong nước, công ty còn có các đối thủ cạnh tranh nứớc ngoài tronh lĩnh vực vận tải biển. Hơn nữa, Công ty còn nhận làm đại lý cho các công ty vận tải nứoc ngoài, các đối thủ cạnh tranh nước ngoài của Công ty là những công ty liên doanh như: VinaFco Shipping Company Germantrans & Germandept P&O Nedlloyd và Công ty đại lý P&O Vitranschart 1.4.3. Các nhà cung cấp Công ty là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tổng Công Ty Công Nghiệp Tàu Thuỷ Việt Nam, đây là điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước muốn hợp tác với Công ty để khai thác tiềm năng và nâng cao uy tín cho nhau. Về vốn: Công ty có mối quan hệ thân thiết với Ngân Hàng Ngoại Thương, nơi mà thường xuyên diễn ra giao dịch giữa Công ty và các Chủ hàng. Ngoài ra Công ty còn có những mối quan hệ với: Cảng vụ: Đà Nẵng, Hải Phòng, Hồ Chí Minh... Việc cung cấp nhiên liệu cho đội tàu hoạt động là rất cần thiết, Công ty thường xuyên quan hệ với Công Ty Hoá Dầu Khu vự._.