Kế toán các khoản thanh toán & phân tích tình hình công nợ, khả năng thanh toán tại Công ty Cổ phần liên hợp thực phẩm Hà Tây

Lêi nãi ®Çu Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, thường xuyên phát sinh các nghiệp vụ thanh toán, phản ánh mối quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người mua, người bán, với ngân sách…Vì vậy, nguời quản lý không chỉ quan tâm tới doanh thu, chi phí lợi nhuận, cái mà họ phải thường xuyên nắm bắt chính là tình hình thanh toán.Tình hình thanh toán cho biết khả năng tài chính của một doanh nghiệp, nó quyết định rất lớn tới sự tồn tại, phát triển hay đi tới phá sản của doanh nghiêp đó. Thông qua các nghiệp vụ thanh toán người quản lý có thể trả lời các câu hỏi như: Tình hình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa ra sao? khả năng thu hồi công nợ như thế nào? doanh nghiệp có bị chiếm dụng vốn hay không? tình hình thanh toán đối với nhà cung cấp có theo đúng hợp đồng không và việc thực hiện nghĩa vụ với nhà nước như thế nào?...Đồng thời thông qua các số liệu để phân tích khả năng tài chính của doanh nghiệp, tình hình thanh toán công nợ như vậy có đảm bảo vốn lưu động kinh doanh hay không hoặc có đủ khả năng tài chính để kí kết các hợp đồng mới không, nếu không thì cần có những biện pháp gì để huy động vốn…Nghiệp vụ thanh toán xảy ra ở cả trong quá trình mua hàng và quá trình tiêu thụ, nó có liên quan mật thiết với các nghiệp vụ quỹ và nghiệp vụ tạo vốn. Nếu như dòng tiền được ví như dòng máu lưu thông trong cơ thể thì các nghiệp vụ thanh toán chính là những hoạt động co bóp của trái tim để dòng máu đó có thể lưu thông. Như vậy có thể nói nghiệp vụ thanh toán có một ý nghĩa vô cùng quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, nó góp phần duy trì sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Qua thời gian tìm hiểu tại Công ty cổ phần liên hợp thực phẩm Hà Tây, nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán các khoản thanh toán nên em đã chọn đề tài: “Kế toán các khoản thanh toán và phân tích tình hình công nợ, khả năng thanh toán tại Công ty cổ phần liên hợp thực phẩm Hà Tây” cho luận văn tốt nghiệp của mình. Trong quá trình tìm hiểu và nghiên cứu đề tài do hạn chế về kinh nghiệm thực tế nên luận văn của em sẽ không tránh những thiếu sót về nội dung khoa học cũng như phạm vi, yêu cầu nghiên cứu.Vì vậy em rất mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của các thầy cô giáo cũng như các cán bộ kế toán của công ty để luận văn của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Dương Nhạc cùng các cán bộ, nhân viên phòng kế toán của công ty đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành luận văn này. Ch­¬ng I. Nh÷ng vÊn ®Ò lý luËn chung vÒ kÕ to¸n c¸c kho¶n thanh to¸n vµ ph©n tÝch t×nh h×nh c«ng nî, kh¶ n¨ng thanh to¸n cña doanh nghiÖp. 1.1. Nh÷ng vÊn ®Ò chung vÒ quan hÖ thanh to¸n vµ kÕ to¸n c¸c kho¶n thanh to¸n trong doanh nghiÖp 1.1.1. Quan hệ thanh toán và các loại nghiệp vụ thanh toán: Quan hệ thanh toán: Quan hệ thanh toán là quan hệ giữa doanh nghiệp với các đơn vị, các tổ chức, cá nhân về các khoản phải thu, phải trả phát sinh trong qua trình hoạt động, sản xuất kinh doanh của DN. Mọi quan hệ thanh toán đều tồn tại trong sự cam kết vay nợ giữa chủ nợ và con nợ về một khoản tiền theo điều khoản đã quy định có hiệu lực trong thời hạn cho vay. Tính chất liên tục kế tiếp của các chu kỳ kinh doanh cũng như sự mất cân đối thường xuyên hoặc có tính thời điểm trong quan hệ cung cầu về vốn cho hoạt động của DN luôn là nhưng nguyên nhân làm nảy sinh quan hệ thanh toán. Như vậy quan hệ thanh toán ở đây không bao gồm quan hệ thanh toán đơn thuần thông qua sự trao đổi trực tiếp bằng tiền mặt, hiện vật, quan hệ thanh toán chấm dứt ngay sau khi các bên đã đạt được mục đích của mình. Quan hệ thanh toán đề cập ở đây là quan hệ thanh toán tài chính-quan hệ thanh toán bằng cách chấp nhận, từ chối, thưởng phạt về vật chất thông qua mua bán có liên quan đến việc hình thành và sử dụng quỹ tiền tệ. Các loại nghiệp vụ thanh toán trong DN: Các loại nghiệp vụ thanh toán được phân chia thành các loại khác nhau tùy thuộc vào yêu cầu quản lý. Phân loại các nghiệp vụ thanh toán là việc phân chia, sắp xếp các nghiệp vụ thanh toán thành từng loại, từng nhóm theo những tiêu thức nhất định phục vụ cho yêu cầu hạch toán và quản lý của DN. -Căn cứ theo nguồn gốc phát sinh, các khoản thanh toán trong DN được chia thành các khoản phải thu và các khoản phải trả: + Các khoản phải thu: là các khoản mà DN phải thu của các đơn vị, tổ chức, cá nhân còn nợ DN phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, nó là một bộ phận thuộc tài sản của DN đang bị các đối tượng trên chiếm dụng mà DN có trách nhiệm phải thu hồi. Các khoản phải thu trong DN bao gồm: Các khoản phải thu của khách hàng; Các khoản thuế GTGT đầu vào được khấu trừ; Các khoản phải thu nội bộ; Các khoản tạm ứng cho CNV; Các khoản thế chấp, ký cược, ký quỹ; Các khoản phải thu khác. + Các khoản phải trả: là các khoản mà DN còn nợ chưa trả các đơn vị, tổ chức, cá nhân phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, nó là một bộ phận thuộc nguồn vốn của DN được tài trợ từ các đối tượng trên mà DN có trách nhiệm phải trả. Các khoản phải trả trong DN bao gồm: Các khoản tiền vay của ngân hàng, của các tổ chức kinh tế và các cá nhân để bổ sung cho nhu cầu nguồn vốn của DN; Các khoản phải trả cho người bán vật tư, hàng hóa hay người cung cấp dịch vụ cho DN; Các khoản phải nộp cho Nhà nước bao gồm các loại thuế, phí, lệ phí; Các khoản phải trả cho CNV: tiền lương, tiền thưởng, trợ cấp BHXH; Các khoản được phép trích trước vào chi phí sản xuất kinh doanh nhưng thực tế chưa phát sinh; Các khoản phải trả nội bộ trong DN; Các khoản phải trả, phải nộp khác; Các khoản phải trả do nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn, dài hạn. - Căn cứ vào thời hạn thanh toán thì các khoản thanh toán được chia ra thành các khoản phải thu, phải trả, ngắn hạn và các khoản phải thu, phải trả dài hạn: + Các khoản phải thu, phải trả ngắn hạn: là các khoản thanh toán có thời hạn phải thu, phải trả không quá một năm. + Các khoản phải thu, phải trả dài hạn: là các khoản thanh toán có thời hạn phải thu, phải trả từ một năm trở lên. - Căn cứ vào phạm vi thanh toán: Các khoản thanh toán được chia ra thành các khoản phải thu, phải trả với các đơn vị và cá nhân bên ngoài DN và các khoản phải thu, phải trả trong nội bộ DN: + Các khoản phải thu, phải trả với các đơn vị cá nhân bên ngoài DN bao gồm các khoản phải thu, phải trả giữa DN với NSNN, với người mua và người bán, với ngân hàng, các tổ chức tín dụng... + Các khoản phải thu, phải trả trong nội bộ DN bao gồm các khoản phải thu, phải trả giữa DN với đơn vị cấp trên hoặc đơn vị cấp dưới hoặc giữa các đơn vị phụ thuộc nhau. 1.1.2. Ý nghĩa, yêu cầu của công tác quản lý các nghiệp vụ thanh toán trong DN Ý nghĩa của công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán trong DN: Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của DN luôn nảy sinh mối quan hệ thanh toán giữa DN và các đơn vị kinh tế, các tổ chức tài chính tín dụng... Việc thúc đẩy thanh toán đầy đủ và kịp thời hạn sẽ tạo được lòng tinh đối với các đối tượng có quan hệ kinh tế với DN, là vấn đề quan trọng giúp cho DN nâng cao được uy tín trên thị trường. Nó thể hiện qua việc DN có thể dễ dàng trong vay mượn vốn trong quan hệ với ngân hàng và các tổ chức tài chính tín dụng, có thể mua chịu hàng hóa, dịch vụ của nhà cung cấp mà không phải lo lắng nhiều... Đồng thời nếu tổ chức tốt công tác thanh toán thì DN bán hàng thu tiền về càng nhanh, tốc độ chu chuyển vốn càng tăng, quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ tiến triển một cách trôi chảy, đem lại hiệu quả kinh tế cao. + Nếu không có các quan hệ thanh toán thì quá trình mua, bán, trao đổi hàng hóa, dịch vụ liệu có xảy ra được hay không? Thông qua thanh toán và kiểm tra hạch toán kinh tế, kiểm tra việc tiếp nối không ngừng giữa cân đối vật chất với cân đối giá trị trong các khâu của quá trình sản xuất, cũng tức là kiểm tra sự gắn bó chặt chẽ giữa kế hoạch tài chính, tín dụng với kế hoạch của sự phát triển kinh tế. Yêu cầu của công tác quản lý các nghiệp vụ thanh toán: Là một bộ phận trong toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của DN, hoạt động thanh toán diễn ra thường xuyên và liên tục trong các khâu cung ứng và tiêu thụ. Hoạt động sản xuất kinh doanh không thể diễn ra một cách bình thường nếu không có các nghiệp vụ thanh toán. Quá trình tái sản xuất là quá trình thay đổi hình thái vật chất T –H –T, trong đó cơ sở của quá trình T-H hay H-T chính là trao đổi mà trao đổi thì tất yếu phải phát sinh quan hệ thanh toán, vì vậy có thể nói rằng hoạt động thanh toán là một trong các hoạt động rất quan trọng, là cầu nối của quá trình sản xuất. Nền kinh tế ngày càng phát triển thi các nghiệp vụ kinh tế ngày càng đa dạng, đồng thời với nó là sự đa dạng trong các nghiệp vụ thanh toán của DN. Chính vì tầm quan trọng của việc ổn định và an toàn của tình hình tài chính nói chung và khả năng thanh toán nói riêng, thêm vào đó là sự đa dạng, phức tạp cùng với số lượng các nghiệp vụ thanh toán ngày càng lớn dẫn đến yêu cầu quản lý ngày càng chặt chẽ và khoa học hơn đối với các nghiệp vụ này. Công tác kế toán thanh toán là một công cụ đắc lực cho các nhà quản trị điều hành DN. 1.1.3. Nhiệm vụ kế toán các khoản thanh toán Kế toán các khoản thanh toán cũng phải thực hiện các nhiệm vụ chung của hạch toán kế toán, song được cụ thể thành các nhiệm vụ sau: -Theo dõi ghi chép, phản ánh một cách kịp thời, đầy đủ và chính xác các khoản nợ phải thu, phải trả và tình tình thanh toán các khoản nợ đó, trên cơ sở đó mà kiểm tra kiểm soát tình hình quản lý và sử dụng tài sản của DN trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, phát hiện và ngăn chặn tình trạng chiếm dụng vốn hoặc bị chiếm dụng vốn, tình hình vi phạm kỷ luật thanh toán. -Tổ chức kế toán chi tiết về các khoản thanh toán theo từng đối tượng có quan hệ thanh toán, từng khoản nợ theo các chỉ tiêu: tổng số nợ phải thu, phải trả; số đã thu, đã trả; số còn phải thu, phải trả; thời hạn phải thu, phải trả. -Cung cấp kịp thời những thông tin về tình hình công nợ phải thu, phải trả và tình hình thanh toán công nợ cho chủ DN và các cán bộ quản lý DN làm cơ sở, căn cứ cho việc đề ra những quyết định hợp lý trong việc chỉ đạo quá trình sản xuất kinh doanh và quản lý tài sản của DN. 1.1.4. Các quan hệ thanh toán chủ yếu giữa DN và các đơn vị liên quan Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của DN thường xuyên phát sinh các nghiệp vụ thanh toán phản ánh mối quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp và các đơn vị có liên quan. Thông qua quan hệ thanh toán có thể đánh giá được thực trạng tài chính và tình hình hoạt động tài chính của DN. Nếu có các biện pháp thúc đẩy quan hệ thanh toán tốt thì DN sẽ ít bị các đơn vị khác chiếm dụng vốn, đồng thời DN cũng ít đi chiếm dụng vốn của các đơn vị khác. Ngược lại nếu không có các biện pháp, chính sách thúc đẩy quan hệ thanh toán thì sẽ dẫn đến tình trạng chiếm dụng vốn lẫn nhau, công nợ dây dưa kéo dài. Trong Dn có rất nhiều mối quan hệ thanh toán khác nhau nảy sinh trong quá trình kinh doanh. Tuy nhiên dưới góc độ cung cấp thông tin cho quản lý, các mối quan hệ thanh toán trong DN được chia thành các nhóm: Quan hệ thanh toán giữa DN với Nhà nước: Trong quá trình hoạt động kinh doanh, DN phải thực hiện nghĩa vụ của mình với Nhà nước về thuế và các khoản nộp khác. Các khoản thanh toán với Nhà nước thuộc quan hệ này bao gồm: thanh toán về thuế tiêu thụ(Thuế GTGT, thuế TTĐB, thuế XK), thanh toán về thu trên vốn (đối với các DN có sử dụng vốn do Nhà nước cấp), thanh toán về thuế nhập khẩu, thuế TNDN, thanh toán các khoản phí, lệ phí các loại thuế khác. Quan hệ thanh toán giữa DN với nhà cung cấp Đây là mối quan hệ phát sinh trong quá trình DN mua sắm vật tư, tài sản, hàng hóa, dịch vụ. Quan hệ thanh toán này phát sinh trong quá trình doanh nghiệp mua chịu hay ứng trước tiền cho nhà cung cấp. Khi DN mua chịu sẽ dẫn đến phát sinh nghiệp vụ nợ phải trả. Khi DN ứng tiền mua hàng cho người bán sẽ nảy sinh một khoản nợ phải thu với nhà cung cấp. Quan hệ thanh toán giữa DN với khách hàng Đây là quan hệ phát sinh trong quá trình DN tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ bên ngoài. Cũng như trong quan hệ thanh toán với người bán, với người mua trong trường hợp bán chịu hoặc nhận tiền trả trước của người mua, từ đó hình thành các khoản nợ phải thu, phải trả với khách hàng. Quan hệ thanh toán giữa DN với các đơn vị cho vay vốn Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, khi nguồn vốn chủ sở hữu không đủ bù đắp nhu cầu về vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh bắt buộc DN phải đi vay vốn từ ngân hàng, các tổ chức tài chính-tín dụng hoặc từ các đơn vị khác, từ đó làm phát sinh quan hệ giữa DN với các đơn vị cho vay vốn Quan hệ thanh toán giữa DN với các đơn vị cho vay vốn của DN Trong quá trình hoạt động kinh doanh, giữa DN với các đơn vị kinh tế khác cũng thường xuyên phát sinh các quan hệ vay mượn vốn lẫn nhau, khi các đơn vị kinh tế khác vay vốn của DN phục vụ cho hoạt động của mình thì sẽ phát sinh mối quan hệ này. Quan hệ thanh toán giữa DN với các đối tác liên doanh Đây là quan hệ thanh toán phát sinh khi DN tham gia liên doanh với các DN hoặc DN đứng ra tổ chức hoạt động liên doanh. Thuộc loại quan hệ này bao gồm các quan hệ có liên quan đến việc góp vốn (hay nhận góp vốn), thu hồi vốn (hay trả vốn), quan hệ phân chia kết quả... Quan hệ thanh toán giữa DN với các đơn vị trong nội bộ DN Thuộc loại quan hệ nay bao gồm các khoản thanh toán giữa doanh nghiệp với các đơn vị cấp trên hoặc các đơn vị cấp dưới, hoặc giữa các đơn vị phụ thuộc với nhau về khoản đã chi hộ, trả hộ, ... Các quan hệ thanh toán khác Ngoài các mối quan hệ thanh toán trên, trong quá trình hoạt động kinh doanh của DN còn phát sinh các mối quan hệ thanh toán khác như quan hệ thanh toán giữa DN với CNV trong DN, giữa DN với các đơn vị nhận ký cược, ký quỹ... Do khuôn khổ có hạn luận văn này không thể trình bày một cách chi tiết về tất cả các nghiệp vụ thanh toán mà chỉ đi sâu nghiên cứu một số nghiệp vụ thanh toán chủ yếu phản ánh các mối quan hệ thanh toán ảnh hưởng lớn đến tình hình tài chính của DN, đó là: +Quan hệ thanh toán giữa DN với NSNN + Quan hệ thanh toán giữa DN với nhà cung cấp +Quan hệ thanh toán giữa DN với khách hàng +Quan hệ thanh toán khác 1.1.5 Các hình thức thanh toán chủ yếu: Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường các phương thức thanh toán ngày nay cũng rất đa dạng và phong phú. Ngoài việc sử dụng tiền mặt làm phương tiện thanh toán, hiện nay các DN thương xuyên sử dụng các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt bởi những ưu điểm của nó. Tùy theo đặc điểm của từng nghiệp vụ thanh toán mà DN lựa chọn hình thức thanh toán cho phù hợp nhằm đem lại hiệu quả cao. 1.5.1.1 Hình thức thanh toán bằng tiền mặt Đây là hình thức thanh toán thông qua chi trả trực tiếp bằng tiền mặt. Hình thức này trên thực tế chỉ áp dụng đối với các nghiệp vụ thanh toán có quy mô nhỏ, đơn giản như thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp trong các giao dịch nhỏ, thanh toán với CBCNV... Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm: Thanh toán bằng tiền VND Thanh toán bằng ngoại tệ Thanh toán bằng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 1.5.1.2 Các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt: Thanh toán không dùng tiền mặt chỉ là các nghiệp vụ chi trả tiền hàng, dịch vụ và các khoản khác trong nền KTQD được thực hiện bằng cách trích chuyển tài khoản trong hệ thống tín dụng hoặc bù trừ công nợ mà không sử dụng đến tiền mặt. Hình thức thanh toán này thường áp dụng với các nghiệp vụ thanh toán có quy mô lớn: Các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt trong nước: Thanh toán bằng séc Thanh toán bằng ủy nhiệm chi- chuyển tiền Thanh toán bằng ủy nhiệm thu Thanh toán bằng thư tín dụng Thanh toán bù trừ Thanh toán điện tử Các hình thức thanh toán quốc tế trong ngoại thương: Thanh toán bằng thư tín dụng (L/C) Thanh toán bằng ủy thác thu Hình thức thanh toán chuyển tiền 1.2. Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n c¸c kho¶n thanh to¸n trong doanh nghiÖp Tổ chức công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán là tổ chức thực hiện toàn bộ các công việc kế toán cần phải làm từ khi các nghiệp vụ thanh toán bắt đầu phát sinh. 1.2.1. Tổ chức vận dụng chứng từ trong kế toán các nghiệp vụ thanh toán Trong quan hệ thanh toán giữa DN với NSNN: Bao gồm: giấy thông báo thuế, biên lai thuế, báo cáo thu nộp Ngân sách, biên bản kê khai nộp thuế. -Trong quan hệ thanh toán giữa DN với nhà cung cấp: Bao gồm: Các chứng từ mua hàng như: Hợp đồng mua bán, Hóa đơn bán hàng (hoặc Hóa đơn GTGT) liên 2; chứng từ lập khi giao nhận hàng: Tiền ứng trước đặt cọc, Hóa đơn vận chuyển, cung cấp dịch vụ...; các chứng từ thanh toán tiền mua hàng khi đến hạn trả hoặc trực tiếp hoặc thông qua ngân hàng bao gồm: Phiếu chi, giấy báo Nợ Ngân hàng, có thể có biên bản thanh toán bù trừ công nợ. -Trong quan hệ thanh toán giữa DN với khách hàng: Bao gồm: Các chứng từ bán hàng như: Hợp đồng mua bán, Hóa đơn bán hàng(Hóa đơn GTGT) liên 1, chứng từ lập khi giao nhận hàng: Hóa đơn vận chuyển, cung cấp dịch vụ …, Các chứng từ thanh toán như: Phiếu thu, giấy báo Có ngân hàng, Biên bản thanh toán bù trừ công nợ… -Trong quan hệ thanh toán khác: Bao gồm: Chứng từ ban đầu như: Bảng chấm công, Phiếu nghỉ hưởng BHXH, Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, Hợp đồng giao khoán, …Các bảng kê như: Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán BHXH, …Và các chứng từ thanh toán khác. 1.2.2. Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán và phương pháp hạch toán các nghiệp vụ trong kế toán các nghiệp vụ thanh toán: 1.2.2.1. Đối với quan hệ thanh toán giữa DN với khách hàng: Tài khoản sử dụng: Để theo dõi các khoản thanh toán với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, kế toán sử dụng TK 131 – Phải thu của khách hàng Phương pháp hạch toán (Sơ đồ 1) 1.2.2.2. Đối với quan hệ thanh toán giữa DN với nhà cung cấp: Tài khoản sử dụng: Để theo dõi tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả cho người cung cấp, người bán vật tư, hàng hóa, dịch vụ lao vụ, người nhận thầu xây dựng cơ bản, nhận thầu sửa chữa lớn TSCĐ... kế toán sử dụng tài khoản 331- Phải trả cho người bán. TK331 được mở chi tiết theo từng đối tượng thanh toán. TK331 có thể có số dư bên có hoặc số dư bên nợ, số dư bên nợ phản ánh số tiền ứng trước hoặc trả thừa cho người bán Phương pháp hạch toán (Sơ đồ 2) 1.2.2.3 Đối với quan hệ thanh toán giữa DN với NSNN: Tài khoản sử dụng: Để theo dõi tình tình hình thanh toán các khoản nợ với NSNN về thuế, phí lệ phí, kế toán sử dụng TK333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. TK333 được chi tiết thành các tiểu khoản tương ứng với từng loại thuế theo luật thuế hiện hành, cụ thể: TK 3331: Thuế GTGT + TK33311: Thuế GTGT đầu ra +TK33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu TK3332: Thuế tiêu thụ đặc biệt TK3333: Thuế xuất nhập khẩu TK3334: Thuế thu nhập DN TK3335: Thu trên vốn TK3336: Thuế tài nguyên TK3337: Thuế nhà đất TK3338: Các lọai thuế khác TK3339: Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác Phương pháp hạch toán (Sơ đồ 3) 1.2.2.4. Đối với quan hệ thanh toán khác Quan hệ thanh toán khác trong DN bao gồm các khoản phải thu khác và các khoản phải trả khác. * Kế toán các khoản phải thu khác Các khoản phải thu khác là các khoản phải thu ngoài các khoản phải thu của khách hàng, phải thu nội bộ bao gồm: -Các khoản phải bồi thường vật chất do các cá nhân, tập thể trong hoặc ngoài đơn vị gây ra. -Các khoản phải thu do đơn vị cho vay, mượn vật tư, tiền vốn tạm thời. -Giá trị các tài sản thừa đã phát hiện nhưng chưa xác định được nguyên nhân còn chờ xử lý. -Các khoản phải thu ở công nhân viên về tiền nhà, điện nước, bảo hiểm y tế mà người lao động phải đóng góp, phải thu hộ người lao động cho tòa án và các án dân sự, thu khác như chi phí, lệ phí. -Các khoản chi phí đã chi vào hoạt động sự nghiệp, chi đầu tư xây dựng cơ bản cho sản xuất kinh doanh nhưng chưa được các cơ quan thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi, chờ xử lý. Tài khoản sử dụng: -Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động các khoản phải thu khác, kế toán sử dụng TK 138- Phải thu khác. TK 138 được chi tiết thành hai tiểu khoản: TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý TK1388 : Phải thu khác Phương pháp hạch toán (sơ đồ 4) * Kế toán các khoản phải trả, phải nộp khác Các tài khoản phải trả, phải nộp khác bao gồm rất nhiều các khoản khác như: Tài sản thừa chờ giải quyết, kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, phải trả, phải nộp khác. Tài khoản sử dụng Để phản ánh tình hình thanh toán các khoản phải trả, phải nộp khác kế toán sử dụng TK 338 – Phải trả, phải nộp khác TK 338 được chi tiết thành các tiểu khoản tương ứng với từng khoản phải trả, phải nộp. Cụ thể: TK 3381: Tài sản thừa chờ giải quyết TK 3382: Kinh phí công đoàn TK 3383: Bảo hiểm xã hội TK 3384: Bảo hiểm y tế TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện TK 3388: Phải trả, phải nộp khác Phương pháp hạch toán (sơ đồ 5) 1.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán trong kế toán các nghiệp vụ thanh toán: Hệ thống sổ kế toán chi tiết Nhằm phục vụ yêu cầu quản lý chi tiết đối với từng loại đối tượng có quan hệ thanh toán với DN, kế toán phải mở các sổ kế toán chi tiết cho các khoản: TK 333, TK 331, TK 311, TK 131, theo từng đối tượng cụ thể để ghi chép các nghiệp vụ thanh toán phát sinh. Cuối kỳ hạch toán, kế toán phải lập bảng tổng hợp chi tiết các tài khoản để đối chiếu, kiểm tra với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp. Hệ thống sổ kế toán tổng hợp Tùy theo hình thức kế toán mà DN áp dụng, các nghiệp vụ thanh toán phát sinh, phản ánh các mối quan hệ thanh toán giữa DN với các đối tượng liên quan được ghi chép, phản ánh váo hệ thống sổ kế toán tổng hợp tương ứng. Có 4 hình thức kế toán mà DN Công ty thể áp dụng: Hình thức kế toán Nhật ký sổ cái Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Hình thức kế toán Nhật ký chung Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ Mỗi hình thức kế toán trên đều có những ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng cũng như có hệ thống sổ kế toán tổng hợp và trình tự ghi sổ riêng tùy thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của các cán bộ kế toán, điều kiện trang thiết bị kỹ thuật tính toán... mà mỗi DN lựa chọn hình thức kế toán cho phù hợp với đặc thù của DN mình. Để thuận tiện cho việc nghiên cứu được sâu hơn luận văn xin được trình bày một trong các hình thức kế toán nói trên: Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán “ Chứng từ ghi sổ” là các nghiệp vụ thanh toán phát sinh đều được phản ánh vào chứng từ gốc, sau đó các chứng từ gốc được phân loại, tổng hợp và lập Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ là căn cứ để ghi vào các sổ kế toán tổng hợp. Theo hình thức này sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ (Ghi theo trình tự thời gian) - Sổ cái các tài khoản (Ghi theo nội dung kinh tế) Hình thức kế toán “ Chứng từ ghi sổ” thường được áp dụng ở những đơn vị có quy mô vừa, quy mô lớn, có nhiều cán bộ nhân viên kế toán. Các báo cáo về tình hình thanh toán trong DN Ngoài các báo cáo mang tính chất bắt buộc do Bộ Tài chính quy định như Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính. DN có thể lập các báo cáo không bắt buộc nhằm theo dõi và quản lý vấn đề thanh toán của Công ty để phục vụ cho nội bộ DN. 1.3. Nh÷ng vÊn ®Ò chung vÒ ph©n tÝch t×nh h×nh c«ng nî vµ kh¶ n¨ng thanh to¸n cña doanh nghiÖp 1.3.1. Nguồn hình thành công nợ trong doanh nghiệp Công nợ của một DN không chỉ là mối quan tâm của các chủ đầu tư, các tổ chức tài chính tín dụng hay các đối tác kinh doanh mà nó còn là mối quan tâm của chính bản thân DN. Công nợ luôn gắn liền với quá trình sản xuất kinh doanh của DN dù DN đang trên đà tăng trưởng vững mạnh hay bên bờ vực của sự phá sản. Công nợ là số tiền mà doanh nghiệp có nghĩa vụ thanh toán cho các bên sau khi phát sinh việc trao đổi mua bán được kết thúc nhưng người thụ hưởng chưa nhận được tiền. Nguồn hình thành công nợ Ngay từ khi bước vào hoạt động sản xuất kinh doanh, DN đã phải có trong tay một số vốn nhất định. Số vốn này không phải hoàn toàn là vốn tự có của DN, nó được huy động từ nhiều nguồn khác nhau trong đó có một phần là nguồn vốn tín dụng. Chính vì huy động vốn từ bên ngoài mà DN phải có trách nhiệm hoàn trả cho các chủ nợ. Như vậy, ngay từ khi khởi đầu, DN đã có những khoản nợ phải trả liên quan đến nguồn hình thành vốn của DN. Trong quá trình hoạt động sau này các phương thức thanh toán mà DN áp dụng cũng đã trực tiếp hình thành nên các khoản phải thu hay phải trả đối với các đối tượng có liên quan. Nếu các khoản nợ phải trả của DN quá lớn thì có nghĩa là DN đang đi chiếm dụng vốn của các đơn vị khác nhiều. Trong thời gian này nguồn vốn kinh doanh của DN sẽ được bổ sung và nếu DN chiếm dụng vốn một cách hợp pháp thì khả năng tăng tốc độ luân chuyển của đồng vốn sẽ có hiệu quả. Ngược lại nếu DN bị các đơn vị khác chiếm dụng vốn quá lớn sẽ gây khó khăn cho DN và ảnh hưởng xấu đến tình hình tài chính của DN. 1.3.2. Sự cần thiết phải phân tích tình hình công nợ và khả năng thanh toán của doanh nghiệp Hoạt động tài chính và hoạt động sản xuất kinh doanh của một DN có mối quan hệ khăng khít với nhau. Hoạt động tài chính vừa là kết quả, vừa là nhân tố thúc đẩy hoặc kìm hãm hoạt động sản xuất kinh doanh của DN. Thực tế cho thấy để đứng vững và thắng trên thương trường, DN phải có những đối sách thích hợp mà một trong những điều kiện tiên quyết đó là quan tâm đặc biệt đến tình hình tài chính của DN. Việc thường xuyên phân tích tình hình tài chính sẽ giúp các nhà quản lý DN và các cơ quan chủ quản cấp trên thấy rõ thực trạng của hoạt động tài chính, xác định đầy đủ và đúng đắn những nguyên nhân, mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố đến tình hình tài chính. Từ đó có những giải pháp hữu hiệu, những quyết định cần thiết để nâng cao chất lượng của công tác quản lý kinh tế, nâng qua hiệu quả sản xuất kinh doanh của DN. Phân tích tình hình công nợ và khả năng thanh toán của DN là một nội dung quan trọng trong các nội dung phân tích tình hình tài chính của DN. Tình hình công nợ và khả năng thanh toán của DN phản ánh chất lượng công tác tài chính. Khi nguồn bù đắp cho tài sản dự trữ thiếu, DN đi chiếm dụng vốn và ngược lại khi nguồn bù đắp cho tài sản thừa, DN bị chiếm dụng vốn. Thông thường trong hoạt động sản xuất kinh doanh, tại một thời điểm sẽ có nhiều khoản phải thu và phải trả, để thực hiện được việc thu, trả thì cần phải có một khoảng thời gian nhất định, cho nên việc nợ nần nhau giữa các DN trong một thời gian giới hạn nào đó là chuyện bình thường. Nhưng nếu để tình trạng công nợ dây dưa, chiếm dụng vốn lẫn nhau với lượng vốn quá lớn và thời gian nợ đọng kéo dài, tất yếu sẽ dẫn đến hậu quả xấu. Nếu một DN phá sản thì kéo theo một loạt các DN khác lao đao, thậm chí còn đứng bên bờ vực phá sản. Đây là tình trạng có thể xảy ra, nếu các DN không vững vàng trong kinh doanh thì khó có thể tránh khỏi việc vi phạm kỷ luật tài chính và pháp luật Nhà nước. Hiện nay trong điều kiện nền kinh tế thị trường khi các thành phần kinh tế đều phát triển và có quyền bình đẳng, trong điều kiện giá cả có nhiều biến động thì vấn đề thanh toán càng được đặt ra một cách nghiêm ngặt. Bởi vậy khi phân tích tình hình công nợ và khả năng thanh toán của DN, phải làm rõ mức độ và nguyên nhân của việc dây dưa các khoản công nợ nhằm đảm bảo cho sự tự chủ về tài chính, đó là điều có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của DN. 1.3.3. Nội dung phân tích tình hình công nợ và khả năng thanh toán trong DN: 1.3.3.1. Nội dung phân tích tình hình công nợ trong DN Xác định đối tượng của chỉ tiêu phân tích: Để phân tích tình hình công nợ phải thu trong DN, trước hết căn cứ vào số liệu của bảng CĐKT ta lập bảng phân tích tình hình công nợ phải thu như sau: Bảng 1: Bảng phân tích tình hình công nợ phải thu Công nợ phải thu Số đầu năm Số cuối kỳ Chênh lệch Số tiền % 1.Phải thu của khách hàng 2. Trả tiền trước cho người bán 3. Thuế GTGT được khấu trừ 4. Phải thu nội bộ 5. Phải thu khác 6.Dự phòng nợ phải thu khó đòi(ghi số âm) Ngoài ra để phân tích tình hình công nợ phải thu trong DN, căn cứ vào số liệu của bảng trên ta cần tính toán, phân tích các tỉ suất để thấy được ảnh hưởng của các khoản phải thu đến tình hình tài chính của DN. Cụ thể ta có thể sử dụng tỉ suất các khoản phải thu và tỉ suất này được xác định như sau: Tỷ suất các khoản phải thu Các khoản phải thu Tổng tài sản X 100(%) 5 -Phương pháp phân tích: Để phân tích công nợ phải thu ta sử dụng phương pháp so sánh. Bằng cách tiến hành so sánh giữa số cuối kỳ và số đầu năm để xác định số chênh lệch tăng, giảm cả về số tuyệt đối và số tương đối. -Nguyên nhân và biện pháp xử lý: Dựa trên số chênh lệch tăng giảm, phân tích nguyên nhân tăng giảm đối với từng đối tượng cụ thể của chỉ tiêu phân tích, để từ đó có những biện pháp thích hợp cho kỳ tới trong việc thu hồi công nợ, nhất là đối với những khoản nợ dây dưa, ứ đọng. Khi các khoản phải thu cuối kỳ giảm so với đầu năm cho thấy DN đã có cố gắng trong việc đôn đốc thu hồi các khoản nợ. Ngược lại, khi các khoản nợ phải thu cuối kỳ tăng so với đầu năm chứng tỏ vốn của DN đã bị các đơn vị khác chiếm dụng thêm, khi đó DN phải nhanh chóng có những biện pháp thu hồi nợ tạo điều kiện cho việc sử dụng vốn có hiệu quả hơn Đối với các khoản nợ phải trả: Tương tự như trường hợp phân tích công nợ phải thu, để phân tích công nợ phải trả ta tiến hành như sau: Xác định đối tượng của chỉ tiêu phân tích: Để phân tích tình hình công nợ phải trả trong DN, trước hết phải căn cứ vào số liệu của bảng CĐKT ta lập bảng phân tích tình hình công nợ phải trả như sau: Bảng 2: Bảng phân tích tình hình công nợ phải trả Công nợ phải trả Số đầu năm Số cuối kỳ Chênh lệch Số tiền % 1.Vay ngắn hạn 2.Nợ dài hạn đến hạn trả 3. Thuế và các khoản nộp Nhà nước 4. .Phải trả cho người bán 5.Trả tiền trước của người mua 6. Phải trả công nhân viên 7. Phải trả nội bộ 8. Phải trả khác Ngoài ra để phân tích tình hình công nợ phải trả trong DN, căn cứ vào số liệu của bảng 2 ta tính toán và phân tích tỉ suất để thấy được ảnh hưởng của các khoản phải trả đến tình hình tài chính của DN. Cụ thể ta có thể sử dụng tỉ suất các khoản phải trả. Tỉ suất các khoản phải trả cho biết các khoản phải trả chiếm bao nhiêu trong tổng nguồn vốn của DN và được xác định như sau Tỷ suất các khoản phải trả Các khoản phải trả Tổng nguồn vốn X 100(%) 5 Phương pháp phân tích: Để phân tích tình hình công nợ phải trả trong DN ta sử dụng phương pháp so sánh, cụ thể là so sánh giữa số cuối kỳ với số đầu năm để xác định số chênh lệch tăng giảm cả về số tuyệt đối và số tương đối Nguyên nhân và biện pháp: Phân tích tình hình công nợ phải trả nhằm mục đích nhận thức và đánh giá tình hình ._.biến động tăng giảm, cơ cấu và tính chất của các khoản nợ qua đó phân tích nguyên nhân tăng, giảm. Đồng thời qua việc phân tích thấy được tình hình trả nợ và khả năng trả nợ của các DN hiện tại và trong tương lai, để từ đó đề xuất những biện pháp và kế hoạch trả nợ trong kỳ tới, tránh tình trạng chậm trả nợ, để nợ quá hạn gây mất uy tín với các chủ nợ. 1.3.3.2. Nội dung phân tích khả năng thanh toán của DN Mọi DN hoạt động kinh doanh đều hướng tới hai mục tiêu sống còn là tìm kiếm lợi nhuận và khả năng trả nợ. Như vậy khả năng trả nợ hay khả năng thanh toán là yếu tố quan trọng quyết định DN có tiếp tục tồn tại hay phá sản. Các đơn vị có mối quan hệ với DN luôn quan tâm đến khả năng trả nợ của DN để quyết định trong tương lai có nên tiếp tục mối quan hệ với DN hay không. Chẳng hạn đối với ngân hàng và các tổ chức tín dụng, họ xem xét khả năng thanh toán của DN để xem có nên tiếp tục cho DN vay vốn hay không, đối với nhà cung cấp vật tư, hàng hóa, họ xem xét khả năng thanh toán của DN để quyết định xem sắp tới có nên cho phép DN mua chịu hàng hóa hay không. Bản thân DN cũng cần xem xét khả năng thanh toán của mình để thấy được tình trạng tài chính nói chung và tình hình về khả năng thanh toán của DN nói riêng, từ đó xác định nguyên nhân và đưa ra giải pháp cho kỳ tới. Để phân tích khả năng thanh toán của DN, người ta thường tiến hành như sau: Xác định đối tượng của chỉ tiêu phân tích: Để phân tích khả năng thanh toán của DN trước hết cần căn cứ vào số liệu của bảng CĐKT, ta lập bảng phân tích khả năng thanh toán của DN như sau: Bảng 3: Phân tích khả năng thanh toán của DN Tiền, tương đương tiền có thể dùng để thanh toán Số đầu năm Số cuối kỳ Chênh lệch Nợ ngắn hạn cần thanh toán Số đầu năm Số cuối kỳ Chênh lệch Số tiền % Số tiền % 1. Tiền 1.Nợ quá hạn đến hạn - Nhà nước - Ngân hàng - CBCNV -Khách hàng - Nợ khác 2. Đầu tư tài chính ngắn hạn 2. Nợ chưa đến hạn - Nhà nước - Ngân hàng -CBCNV - Khách hàng - Nợ Khác 3. Các khoản phải thu 4. Một phần hàng tồn kho - Thành phẩm - BTP bán ra ngoài -Hàng hóa -Hàng gửi bán 5. TSLĐ khác Mặt khác để phân tích khả năng thanh toán, người ta còn sử dụng chỉ tiêu hệ số khả năng thanh toán tổng quát (chung) và hệ số khả năng thanh toán nhanh. Các chỉ tiêu này có thể được xác định như sau: Hệ số khả năng thanh toán tổng quát Tổng số nợ ngắn hạn cần phải thanh toán (IA+IIIA) NV Tổng số tiền và tương đương tiền có thể dùng để thanh toán (IA+IIA+IIIA+1 phần IVA+VA) TS Hệ số khả năng thanh toán nhanh Tổng số nợ ngắn hạn đã đến hạn và quá hạn Tổng số tiền và tương đương tiền có thể dùng để thanh toán nhanh (IA+IIA+1 phần IVA) TS [Trong đó một phần IV A bao gồm: hàng hóa, thành phẩm, hàng gửi bán.] Phương pháp phân tích: Để phân tích khả năng thanh toán của DN ta sử dụng phương pháp so sánh. Bằng cách tiến hành so sánh giữa số cuối kỳ và số đầu năm để xác định số chênh lệch tăng giảm cả về số tuyệt đối và số tương đối. Hệ số khả năng thanh toán tổng quát cuối kỳ so với đầu năm càng lớn, và có xu hướng ngày càng tăng, chứng tỏ khả năng thanh toán của DN ngày càng tăng và ngược lại. Tuy nhiên cần phải xem xét cụ thể nguyên nhân tăng giảm thì mới có thể kết luận được chính xác, không phải lúc nào hệ số này tăng cũng có thể kết luận là DN có khả năng thanh toán, cũng như không thể vội vàng kết luận khả năng thanh toán của DN giảm nếu thấy hệ số này giảm. Hệ số khả năng thanh toán nhanh cho biết mức độ chuyển đổi thành tiền của các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn và một phần hàng tồn kho để thanh toán nhanh các khoản nợ ngắn hạn cần thanh toán hoặc các khoản nợ quá hạn, đến hạn cần thanh toán. Cũng như hệ số khả năng thanh toán tổng quát hệ số này càng lớn (lớn hơn 1) chứng tỏ DN có đầy đủ khả năng để thanh toán các khoản nợ đã đến hạn và quá hạn tại một thời điểm nhất định Nếu cả 2 hệ số thanh toán giảm dần và tiến dần đến 0 (đến không), khi đó người ta có thể đánh giá được DN đang mất dần khả năng thanh toán công nợ và đó cũng là dấu hiệu phá sản của DN. Với các chủ nợ thông qua nghiên cứu sự biến động của 2 chỉ tiêu trên có thể quyết định tiếp tục mối quan hệ với DN hay chuyển hướng đầu tư. Ch­¬ng II. Thùc tr¹ng tæ chøc kÕ to¸n c¸c kho¶n thanh to¸n vµ ph©n tÝch t×nh h×nh c«ng nî vµ kh¶ n¨ng thanh to¸n t¹i C«ng ty Cæ phÇn liªn hîp thùc phÈm Hµ T©y 2.1. Kh¸i qu¸t chung vÒ C«ng ty Cæ phÇn liªn hîp thùc phÈm Hµ T©y 2.1.1: Khái quát về quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần liên hợp thực phẩm Hà Tây: Công ty cổ phần liên hợp thực phẩm Hà Tây trước đây là một doanh nghiệp Nhà nước thuộc sở công nghiệp Hà Tây được thành lập theo quyết định số 467 ngày 28/0/1971 của UBND tỉnh Hà Tây (trước kia là UBHC tỉnh Hà Tây). Công ty có trụ sở nằm ven đường quốc lộ 6A thuộc phường Quang Trung, thị xã Hà Đông, tỉnh Hà Tây. Công ty có diện tích mặt bằng là 14.193 m2. Trong đó diện tích nhà xưởng là 14.040 m2. Công ty có tài khoản số 710A005 tại ngân hàng công thương tỉnh Hà Tây. Năm 2004 vừa qua Công ty đã hoàn thành việc chuyển đổi sang hình thức công ty cổ phần với tên giao dịch là Công ty cổ phần liên hợp thực phẩm Hà Tây Công ty cổ phần liên hợp thực phẩm Hà Tây bước đầu khởi công xây dựng từ năm 1969 đến năm 1971 hoàn thành đi vào sản xuát, lúc đó Công ty mang tên “ nhà máy bánh mỳ Ba Lan “ với quy mô sản xuất lớn, là sự hợp nhất của 3 phân xưởng chính do 3 nước giúp đỡ: - Phân xưởng sản xuất bánh mỳ, công suất 2000tấn/năm, máy móc, thiết bị do Ba Lan giúp đỡ. - Phân xưởng sản xuất mỳ sợi, công suất 6000 tấn/năm, máy móc, thiết bị do Liên Xô giúp đỡ. - Phân xưởng sản xuất bánh quy, công suất 2000 tấn/năm, máy móc, thiết bị do Rumani giúp đỡ. Nhiệm vụ chủ yếu của nhà máy là chế biến lương thực và sản xuất bánh mỳ, bánh quy với nguồn nguyên liệu nhập ngoại là chính. Quá trình phát triển: Trong những năm đầu thành lập, được sự giúp đỡ trực tiếp của các chuyên gia Ba Lan và Lien Xô, hoạt động của nhà máy được xem là đứng đầu toàn tỉnh. Năm 1974 được sự cho phép của ủy ban hành chính tỉnh cùng sự chỉ đạo của Sở công nghiệp, nhà máy tiếp nhận thêm công xưởng sản xuất bánh kẹo của Công ty ăn uống thuộc Ty thương nghiệp Hà Sơn Bình (Công suất khoảng 200 tấn/năm). Công ty đổi tên thành “nhà máy liên hợp thực phẩm Hà Sơn Bình” Năm 1980, trước sự khan hiếm nguồn nguyên liệu nhập ngoại cho sản xuất bánh mỳ và mỳ sợi, nhà máy dần thu hẹp và ngừng hẳn sản xuất 2 mặt hàng này để chuyển sang sản xuất mặt hàng mới là bánh phồng tôm với nguyên liệu chính là tinh bột sắn. Sản phẩm này của nhà máy có thể xuất sang thị trường các nước Đông Âu như Liên Xô, Ba Lan, …Quá trình xuất khẩu đã khiến nhà máy phát triển sản xuất thêm 1 số sản phẩm khác như lạc bọc đường và bánh phở khô. Cho tới cuối những năm 80 (từ năm 1986-1989) những sản phẩm này đã được xuất sang BA Lan, Mông Cổ, Đức. Hàng năm có thể xuất tới mấy trăm tấn sản phẩm. Năm 1989, sự tan rã của thị trường các nước Đông Âu làm cho việc xuất khẩu sản phẩm phở khô, bánh phồng tôm thu hẹp dần và ngừng hẳn vào giữa năm 1989. Để vượt qua khó khăn này, ổn định sản xuất, đảm bảo đời sống cho người lao động, ban lãnh đạo nhà máy đã chuyển hướng sản xuất và đầu tư lắp ráp hoàn chỉnh dây chuyền sản xuất bia hơi và nước giảỉ khát, tận dụng 2 phân xưởng phồng tôm và bánh phở với công suất lên tới 500.000 l/năm. Năm 1991, nhà máy nâng công suất bia lên 01triệu l/năm. Tháng 7/1983 đầu tư thêm 1 dây chuyền sản xuất bánh kẹo cứng của BaLan với công suất trên 600 Kg/h. Cũng trong năm này do nhu cầu tiêu dung tăng, công suất bia hơi được nâng lên 5 triệu l/năm, nước giảI khát từ 500.000 lít lên 01 triệu l/năm - Năm 1995 đầu tư thêm 1 dây chuyền sản xuất bánh quy với công suất là 1.000 tấn/năm và một dây chuyền sản xuất bánh kẹo các loại, công suất 2000 tấn/năm, và một dây chuyền sản xuất rược vang. - Năm 1997, được UBND tỉnh Hà Tây phê duyệt dự án đầu tư dây chuyền bánh Snack công suất 130 Kg/h. Song dự án này không được thực hiện. Tháng 10/1997 nhà máy đổi tên thành “Công ty liên hợp thực phẩm Hà Tây”. - Năm 1998 đầu tư thêm dây chuyền sản xuất bánh kem xốp 300 Kg/ca - Năm 1999 đầu tư thêm dây chuyền sản xuất bánh lương khô 50 Kg/ca - Năm 2000 đầu tư thêm dây chuyền sản xuất bánh lương khô 500 Kg/ca Công ty đang thực hiện các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cụ thể sau: + Sản xuất kinh doanh chính: sản phẩm chính của Công ty có thể kể đến là: bia các loại, rượu HADO, khoáng ngọt, khoáng nhạt, nước hoa quả, kẹo lạc xốp, lạc mềm, kẹo gôm, kẹo cứng, bánh kem xốp, bánh quy, bánh trung thu, lạc bọc đường, mứt Tết, lương khô... +Sản xuất kinh doanh phụ: Kinh doanh dịch vụ, hàng thực phẩm, đồ uống. - Hiện nay, Công ty đã chuyển đổi hình thức sở hữu trở thành công ty cổ phần và đổi tên là Công ty cổ phần liên hợp thực phẩm Hà Tây. Thuận lợi, khó khăn, và xu hướng phát triển: Trong những năm qua, Công ty đã chú trọng đào tạo, đào tạo lại tay nghề kết hợp với việc giáo dục ý thức người lao động nhằm nâng cao khả năng vận hành máy móc, thiết bị hiện đại, tạo tác phong chuyên nghiệp cho công nhân. Bên cạnh đó Công ty còn xác định được mục tiêu đầu tư đúng, bước đi thích hợp nên trong năm qua Công ty cổ phần liên hợp thực phẩm Hà Tây đạt tốc độ tăng trưởng khá. Ngoài việc đầu tư, nâng cấp dây chuyền công nghệ, nhà xưởng Công ty còn chú trọng đầu tư cải tiến mẫu mã, bao bì, mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, cố gắng giảm đến mức thấp nhất chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Nhờ vậy, trong những năm qua Công ty đã khẳng định được chỗ đứng trên thị trường, được số đông người tiêu dùng biết đến và quen dùng sản phẩm của Công ty. Từ những kết quả đó Công ty đã được đánh giá là lá cờ đầu của ngành công nghiệp địa phương. Hai lần được nhà nước tặng thưởng huy chương lao động hạng III và hạng II vào các năm 1992, 1995. Tuy trong những năm gần đây Công ty gặp nhiều khó khăn do tình hình chung, sản phẩm của Công ty phải đối đầu với sự cạnh tranh mạnh mẽ từ các sản phẩm mới, đa dạng, phong phú về kiểu dáng, màu sắc. Đứng trước những đòi hỏi khách quan từ phía thị trường Công ty vẫn đang nỗ lực phấn đấu ổn định sản xuất kinh doanh, thực hiện đủ nghĩa vụ với nhà nước, đảm bảo đời sống cho công nhân viên toàn Công ty. 2.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần liên hợp thực phẩm Hà Tây: Trước kia Công ty tổ chức sản xuất theo 3 phân xưởng là: phân xưởng bia, nước giải khát, phân xưởng bánh mứt kẹo và phân xưởng cơ điện. Tuy nhiên hiện nay phân xưởng bia, nước giải khát và phân xưởng bánh mứt kẹo đã được nhập làm một. Như vậy Công ty được tổ chức sản xuất theo 2 phân xưởng là: -Phân xưởng sản xuất: Chuyên sản xuất giải khát, bánh quy, bánh trung thu, kẹo mềm, kẹo cứng, kẹo lạc bọc đường, mứt tết, lương khô, kem xốp Phân xưởng cơ điện: Duy trì, bảo quản toàn bộ thiết bị, máy móc của Công ty -Các phân xưởng là các đơn vị trực tiếp sản xuất, không có chức năng tuyển dụng công nhân, mua sắm, tiêu thụ vật tư, sản phẩm, tổ chức đời sống tập thể..chịu sự điều hành trực tiếp của quản đốc phân xưởng cùng sự phối hợp của các phòng chức năng liên quan. Ở phân xưởng, thủ trưởng cao nhất là quản đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty. Trong phân xưởng sản xuất có các tổ chuyên môn, mỗi tổ có từ 8-12 người, do 01 tổ trưởng chịu trách nhiệm cụ thể là: + Phân xưởng sản xuất gồm 11 tổ: - Tổ quản lý giúp quản lý, giám sát, đôn đốc kiểm tra các hoạt động sản xuất, quản lý lao động, vật tư, thu thập các số liệu thống kê, báo cáo cho Công ty. - Tổ xay nghiền Malt, gạo, tổ nấu men: thực hiện giai đoạn lên men nấu. - Tổ lọc, chiết CO2, thực hiện lọc, chiết bia theo yêu cầu kỹ thuật: thu hồi hoặc bổ sung CO2 - Tổ thành phẩm: Chụp mã, đóng hộp, vận chuyển vào kho. - Tổ nồi hơi: Cung cấp hơi nóng cho nấu bia, thanh trùng vệ sinh công nghiệp - Tổ làm lạnh: Cung cấp hơi lạnh cho qua trình lên men, bảo quản bia - Tổ sản xuất bánh các loại: Có nhiệm vụ sản xuất bánh quy, bánh lương khô, bánh trung thu... - Tổ sản xuất kẹo các loại: Có nhiệm vụ sản xuất kẹo lạc bọc đường, kẹo mềm, kẹo cứng... - Tổ gói bánh - Tổ đóng gói, bao gói - Tổ thanh trùng + Phân xưởng cơ điện gồm 2 tổ: - Tổ cơ khí: Sửa chữa máy móc thiết bị - Tổ điện: Sửa chữa và bảo quản an toàn cho nhà máy. Mối quan hệ giữa các phân xưởng tổ đội được cụ thể hóa qua sơ đồ sau (Hình 2.1) Việc tổ chức sản xuất ở các phân xưởng, các tổ đều thực hiện theo ca. Các tổ có thể phân công làm việc 1 hay 2 ca/ngày tùy điều kiện và nhu cầu tiêu dùng. Riêng phân xưởng cơ điện làm việc cả 3 ca 1 ngày. Công tác tổ chức kinh doanh: Công ty không xây dựng hay đặt các chi nhánh dịch vụ bán hàng ở các tỉnh cũng như cũng không xây dựng hệ thống đại lý tiêu thụ sản phẩm. Ngoài một số hợp đồng tiêu thụ với đại lý cố định do nhân viên cung ứng, đối với khách hàng ở các tỉnh khác khi có nhu cầu sẽ được phòng kế toán trực tiếp viết Hóa đơn (GTGT). Việc tiêu thụ trong tỉnh sẽ do 4 tổ tiêu thụ thuộc phòng vật tư chịu trách nhiệm . Các tổ này sẽ được giao Phiếu xuất kho và chịu trách nhiệm vận chuyển cũng như thanh toán trực tiếp với khách hàng. 10 ngày 1 lần, kế toán sẽ căn cứ vào bảng kê sản lượng tiêu thụ của các tổ để viết Hóa đơn GTGT. 2.1.3 Đặc điểm bộ máy quản lý Công ty cổ phần liên hợp thực phẩm Hà Tây: Công ty cổ phần liên hợp thực phẩm Hà Tây là một công ty cổ phần mới thành lập, chịu sự quản lý của UBND tỉnh Hà Tây và sở công nghiệp Hà Tây.Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo hình thức trực tuyến chức năng Đứng đầu ban quản lý là Đại hội đồng cổ đông.Đại hội đồng cổ đông bầu ra Chủ tịch Hội đồng quản trị.Trong Công ty cổ phần liên hợp thực phẩm Hà Tây Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm giám đốc điều hành.Giám đốc điều hành được Hội đồng quản trị bãi và miễn nhiệm. Hai phó chủ tịch hội đồng quản trị đồng thời là hai phó giám đốc Hội đồng quản trị có chức năng: Xác định mục tiêu của Công ty trong từng thời kỳ, các phương hướng, biện pháp cơ bản, tạo dựng bộ máy quản lý của Công ty, phê duyệt cơ cấu tổ chức, chương trình hoạt động và vấn đề nhân sự như: tuyển dụng, lựa chọn nhân viên quản lý cấp dưới, giao trách nhiệm, ủy quyền thăng cấp... phối hợp kinh doanh với các phòng chức năng, xác định nguồn lực và đầu tư kinh phí cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. - Chủ tịch Hội đồng quản trị có toàn quyền quyết định mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, và chịu trách nhiệm chỉ huy toàn bộ bộ máy quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh, đồng thời quản lý một số phòng ban trong Công ty. - Phó giám đốc kinh doanh (phó chủ tịch hội đồng quản trị): Phụ trách Marketing(mảng đối ngoại) từ việc hợp tác, liên doanh, liên kết đến công tác mua vật tư, tổ chức tiêu thụ, tổ chức hoạt động Marketing. Ngoài ra còn phụ trách các vấn đề về đời sống của Công ty. Phó giám đốc này trực tiếp chỉ huy các phòng: Phòng vật tư- tiêu thụ, phòng kinh doanh dịch vụ đời sống. - Phó giám đốc tài chính (phó chủ tịch hội đồng quản trị): Phụ trách các vấn đề về tài chính Công ty Công ty gồm 7 phòng chức năng, được sắp xếp như sau: - Đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Chủ tịch Hội đồng quản trị có: 1. Phòng tổ chức lao động tiền lương: 2. Phòng hành chính: 3.Phòng kỹ thuật KCS: Đặt dưới sự giám sát của Phó giám đốc tài chính là các phòng 1. Phòng kế toán tài vụ: 2.Phòng kế hoạch tổng hợp: + Đặt dưới sự quản lý của Phó giám đốc kinh doanh là các phòng: 1.Phòng vật tư, tiêu thụ sản phẩm: 2.Phòng kinh doanh dịch vụ đời sống: Mối quan hệ trong bộ máy quản lý của công ty Mối quan hệ này được thể hiện rất rõ qua mô hình sau (Hình 2.2) 2.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán a) Bộ máy kế toán : Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức quản lý tập trung theo tuyến dọc từ trên xuống. Công việc kế toán được tiến hành tại phòng kế toán. Ở các phân xưởng không có bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí nhân viên theo dõi, ghi chép nghiệp vụ thống kê, ghi sổ sách, theo dõi nghiệp vụ yêu cầu quản lý sản xuất tại phân xưởng đó, lập báo cáo nghiệm thu nội bộ và chuyển chứng từ về phòng kế toán để hạch toán. Phòng kế toán có nhiệm vụ hướng dẫn tất cả các bộ phận nhiệm vụ trong toàn Công ty thực hiện tốt kế hoạch ghi chép ban đầu, phản ánh đúng các nhiệm vụ kinh kế phát sinh theo pháp lệnh kế toán thống kê của Nhà nước quy định. Mặt khác phòng kế toán còn phải chịu trách nhiệm toàn bộ về việc phản ánh và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh vào sổ kế toán một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời trên cơ sở các chứng từ ban đầu phát sinh hợp lệ, hợp pháp đã được kiểm tra, phân loại, xử lý tổng hợp. Thông qua số liệu kế toán giúp cho lãnh đạo Công ty biết được tình hình sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, tình hình chi phí và kết quả hoạt động của từng thời kỳ và cũng để kiểm tra việc thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nước, các yêu cầu của nghành chức năng như: Tài chính, Cục thống kê, Cục thuế...đề ra để hạch toán. Bộ máy kế toán gồm 6 người được phân công theo khối lượng các phần hành và cơ cấu lao động kế toán của Công ty. Yêu cầu về chất lượng cũng như tính chất thi hành công việc và tố chất nghiệp vụ của nhân viên là cơ sở để thực hiện phân công các phần hành kế toán hợp lý. Ngoài ra, sự phân công này còn dựa trên nguyên tắc có hiệu quả và tiết kiệm, chuyên môn hóa và hợp tác lao động. Cụ thể phân công ấy thể hiện như sau: - Một trưởng phòng kế toán: Tổ chức việc ghi chép ban đầu, chấp hành chế độ báo cáo thống kê, báo cáo quyết toán theo quy định, bảo quản tốt hồ sơ, tài liệu kế toán, đúc rút kinh nghiệm, đề xuất biện pháp xử lý, thực hiện công tác kế toán TSCĐ, nguồn vốn, tiền lương, chi phí sản xuất, tính giá thành và lập các báo cáo tài chính. - Một kế toán tiền mặt, kho TP, công đoàn - Một kế toán công nợ phải thu, dịch vụ đời sống, viết Hóa đơn - Một kế toán TGNH, theo dõi công nợ phải trả - Một thủ quỹ có nhiệm vụ theo dõi thu chi tiền mặt hàng ngày, cuối tháng rút số dư tiền mặt trên cơ sở chi tiết quỹ, báo cáo quỹ theo chế độ kế toán quy định - Một kế toán NVL, CCDC, tập hợp chi phí có nhiệm vụ theo dõi tổng hợp chi tiết, vật liệu, CCDC, tập hợp chi phí vật liệu, CCDC cho từng đối tượng. Hình 2.3: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán Công ty Kế toán trưởng ( Kế toán TSCĐ, nguồn vốn, tiền lương,CPSX, tính giá thành và lập các báo cáo tài chính Kế toán tiền mặt, kho thành phẩm, công đoàn Kế toán công nợ phải thu, dịch vụ đời sống, viết hóa đơn Kế toán NVL-CCDC, tập hợp chi phí Kế toán TGNH, theo dõi công nợ phải trả Thủ quỹ b) Phần mềm kế toán sử dụng: Năm 2003 Công ty đã bắt đầu đưa phần mềm kế toán AFsys.5 vào sử dụng tại phòng kế toán của Công ty. Việc sử dụng phần mềm kế toán đã làm cho công việc kế toán của toàn Công ty được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả hơn trước. Tuy nhiên vẫn còn lại một số phần hành kế toán chưa được thực hiện trên máy mà vẫn làm thủ công. Đó là phần hành kế toán NVL, công cụ dụng cụ và kế toán lao động tiền lương, kế toán TSCĐ. Sở dĩ có điều này là do đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty chi phối: Công ty sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau cần nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau nên việc mã hóa chúng gặp nhiều khó khăn. Mặt khác cùng một lúc thực hiện sản xuất cho nhiều phân xưởng nên việc quản lý và đưa công tác kế toán NVL, CCDC và kế toán tiền lương thực hiện trên máy vi tính là tương đối khó khăn. Đặc điểm trên có ảnh hưởng rất lớn đến quy trình luân chuyển chứng từ sổ sách của Công ty. c) Chứng từ, sổ sách kế toán của Công ty. Hình thức sổ kế toán mà Công ty áp dụng là hinh thức Chứng từ ghi sổ. Kế toán tổng hợp hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Trị giá vốn NVL, CCDC xuất kho được tính theo đơn giá thực tế bình quân gia quyền. Việc hạch toán chi tiết NVL, CCDC được hạch toán theo phương pháp thẻ song song và hạch toán thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ Tại mỗi kho có một thủ kho, thủ kho có nhiệm vụ bảo quản hàng hóa trong kho và theo dõi việc nhập xuất hàng trên thẻ kho. Cuối tháng, thủ kho mang thẻ kho lên phòng kế toán tài vụ để đối chiếu số lượng của số hàng nhập, xuất, tồn trong kỳ Công ty có sử dụng các chứng từ kế toán được Nhà nước quy định như Hóa đơn kiêm Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho, Phiếu thu, Phiếu chi, giấy đề nghị vay tạm ứng, Hóa đơn bán hàng (hoặc Hóa đơn GTGT)... Hệ thống tài khoản của Công Ty được mở theo quyết dinh 1141 TC/CĐKT. Tuy nhiên, Công ty còn chưa mở được các tài khoản cấp 2 và không sử dụng được các tài khoản ngoài bảng. Tại Công ty sử dụng các bảng kê sau: - Bảng kê ghi Có TK111 và ghi Nợ các tài khoản khác - Bảng kê ghi Có TK112 và ghi Nợ các tài khoản khác - Bảng kê ghi Có TK152 và ghi Nợ các tài khoản khác - Bảng kê ghi Có TK153 và ghi Nợ các tài khoản khác - Bảng kê ghi Có TK331 và ghi Nợ các tài khoản khác - Bảng kê ghi Có TK131 và ghi Nợ các tài khoản khác Bên cạnh đó, Công ty còn sử dụng các bảng phân bổ như: bảng phân bổ tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, bảng phân bổ khấu hao TSCĐ. Về hệ thống sổ chi tiết, Công ty sử dụng các sổ chi tiết theo dõi việc thanh toán với khách hàng, sổ chi tiết thanh toán với nhà cung cấp, sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ... Đối với những phần hành kế toán chưa được thực hiện kế toán trên máy thì kế toán Công ty thực hiện theo đúng quy trình của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ cụ thể: Cuối tháng từ các chứng từ gốc kế toán vào các bảng kê theo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh giống nhau. Sau đó, căn cứ vào bảng kê kế toán lập nên Chứng từ ghi sổ. Các chứng từ này được đánh số và được ghi vào sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó vào sổ cái. Mặt khác, từ các chứng từ gốc kế toán vào sổ chi tiết. Cuối tháng, lấy số liệu trên các sổ chi tiết để vào sổ đối chiếu luân chuyển (với NVL, công cụ dụng cụ). Số liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển sẽ được sử dụng để đối chiếu với sổ cái trước khi lập BCTC. -Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứang từ ghi sổ (Hình 2.4) Hình 2.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức CTGS Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ đăng ký CTGS Bảng kê Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ cái Báo cáo kế toán Bảng cân đối số PS Đối với các phần hành kế toán đã được thực hiện kế toán trên máy thì quy trình ghi sổ được thực hiện như sơ đồ sau: Hình 2.5: Quy trình ghi sổ Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Nhập liệu vào máy Các sổ kế toán và báo cáo kế toán Về hệ thống báo cáo ở doanh nghiệp thì Công ty sử dụng hai hình thức báo cáo: + Bảng CĐKT + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Báo cáo quản trị: Gồm các báo cáo về doanh thu, chi phí, lợi nhuận BCTC ở Công ty được lập hàng quý và được lập thành 4 bản: một bản lưu lại Công ty, một bản nộp cho Cục thuế, một bản nộp cho Sở tài chính vật giá, một bản nộp cho Cục thống kê. Báo cáo quyết toán tại Công ty được lập hàng tháng và nộp cho Giám đốc Công ty để làm cơ sở cho các quyết định quản trị của Giám đốc. 2.2. Thùc tr¹ng vÒ tæ chøc kÕ to¸n c¸c kho¶n thanh to¸n ë C«ng ty cæ phÇn liªn hîp thùc phÈm hµ T©y 2.2.1. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng Hiện nay để đẩy mạnh tốc độ lưu thông hàng hóa đồng thời nhằm mở rộng quan hệ ra bên ngoài công ty đã áp dụng nhiều phương thức thanh toán trong đó phương thanh toán thu tiền sau (bán chịu) vẫn là phổ biến. Khách hàng của Công ty có thể là người trong tỉnh hay ngoài tỉnh, từ đó làm phát sinh quan hệ thanh toán giữa Công ty với khách hàng trong và ngoài tỉnh. Để phản ánh tình hình thanh toán giữa Công ty với các khách hàng trong trường hợp bán chịu hàng hóa kế toán sử dụng tài khoản 131- Phải thu của khách hàng cùng một số tài khoản liên quan: TK 511, 333, 111, 112... Chứng từ sử dụng: Hóa đơn (GTGT) liên 3 Giấy khất nợ Phiếu thu tiền mặt Bảng kê thanh toán Hệ thống sổ sách: Sổ chi tiết thanh toán với người mua (SCT TK131) Sổ cái TK131 Quy trình ghi sổ Đối với khách hàng trong tỉnh Đối với khách hàng trong tỉnh việc tiêu thụ sản phẩm do bốn tổ tiêu thụ thuộc phòng vật tư đảm nhiệm. Khi khách hàng có nhu cầu mua sản phẩm, các tổ sẽ tiến hành viết “ Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý”. Phiếu xuất kho có 3 liên trong đó liên 1: lưu, liên 2: giao cho khách hàng, liên 3: thủ kho giữ. Cứ 10 ngày 1 lần kế toán tổng hợp các Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý và viết Hóa đơn. Hóa đơn này sẽ là căn cứ để nhập liệu vào máy. Với phần mềm kế toán AFsys5 việc nhập liệu có thể được thực hiện trên các màn hình nhập liệu khác nhau tùy thuộc vào loại chứng từ mà kế toán lựa chọn liên quan đến nghiệp vụ phát sinh. Khi nhập kế toán lựa chọn loại chứng từ, như Phiếu thu, Phiếu chi, Hóa đơn GTGT... Các chứng từ này ứng với các phần hành kế toán đã được thực hiện kế toán máy. Đối với những nghiệp vụ sử dụng các loại chứng từ trên kế toán chỉ việc chọn loại chứng từ tương ứng với nghiệp vụ và nhập số liệu vào máy. Còn với các loại nghiệp vụ khác không có loại chứng từ tương ứng trong dang mục chứng từ trên máy thì phần mềm AFsys5 cho phép kế toán Công ty sử dụng loại “chứng từ kế toán khác” để nhập số liệu. Ví dụ: căn cứ vào các Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý từ ngày 20 đến 30 tháng 9 năm 2004 kế toán viết Hóa đơn số 0078552, tiền hàng 108.520.400 (đồng), chiết khấu thương mại 2%, thuế GTGT 10%. Tổng giá trị thanh toán 116.985.000 (đồng) -Hóa đơn Để nhập Hóa đơn (GTGT) vào máy kế toán chọn loại chứng từ “ Hóa đơn xuất hàng hóa” sau khi chọn, màn hình nhập liệu sẽ hiện ra dưới dạng sau: Kế toán sẽ nhập số liệu lần lượt vào các ô tương ứng theo định khoản Nợ TK 131 116.350.000 Có TK 511 106.350.000 Có TK 3331 10.635.000 Khi kế toán ấn nút “ lưu” trên màn hình, máy sẽ tự động chuyển số liệu vào các sổ sách, báo cáo tương ứng. Đối với sản phẩm bia khi xuất hàng hóa ngoài một Hóa đơn GTGT do kế toán lập còn có một Phiếu xuất kho do thủ kho lập cho vỏ chai, két gỗ, két nhựa. Số tiền này được hạch toán ghi tăng TK 131 và ghi giảm TK138. Chúng ta sẽ xem xét cách nhập PXK này trong phần hành kế toán các khoản phải thu khác. Cuối ngày các tổ tập hợp các Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý để lập một bảng kê thanh toán. Trong bảng kê có số Hóa đơn và số tiền thu được của từng loại sản phẩm. Phòng kế toán sẽ căn cứ vào bảng kê để nhập vào máy đồng thời in 2 Phiếu thu. Các tổ cầm Phiếu thu đi nộp tiền tại phòng thủ quỹ. Thủ quỹ sẽ giữ một Phiếu thu và một Phiếu thu được lưu tại phòng kế toán. Ví dụ: Ngày 4 tháng 9 /2004 căn cứ vào bảng kê thanh toán của anh Lý tổ tiêu thụ số 2, tổng số tiền thu được 7.792.100(đồng) Bảng kê thanh toán Họ tên: Hoàng Văn Lý Số Hóa đơn Số tiền Bia hơi Bia chai 3170 7.792.100 Tổng tiền 7.792.100 Kế toán chọn loại chứng từ “ Phiếu thu tiền mặt”. Màn hinh nhập liệu sẽ hiện ra dưới dạng sau: Kế toán nhập số liệu vào các ô tương ứng theo định khoản: Nợ TK 111 7.792.100 Có TK 131 7.792.100 Sau khi ấn “ lưu” máy sẽ chuyển số liệu vào sổ kế toán và báo cáo tương ứng. +Khi khách hàng trả lại vỏ chai, két gỗ, két nhựa kế toán sẽ căn cứ vào Phiếu nhập kho để nhập số liệu vào máy. Ví dụ: Ngày 30/09/2004 phát sinh nghiệp vụ trả lại vỏ chai, két gỗ, két nhựa khách hàng cược kế toán căn cứ vào Phiếu nhập kho để nhập liệu như sau: Kế toán cập nhật chứng từ nhập hàng hóa-nhập khác.Ở ô loại chứng từ kế toán chọn “Phiếu nhập hàng hóa khác”. Màn hình nhập liệu như sau: Kế toán nhập lần lượt nhập vào các ô theo định khoản sau: Nợ TK 153 25.862.400 Có TK 131 25.862.400 Khi kế toán ấn nút “Lưu” máy sẽ chuyển số liệu vào các sổ sách, báo cáo tương ứng. Đối với khách hàng ngoại tỉnh Khách hàng ngoại tỉnh sẽ làm việc trực tiếp tại phòng kế toán. Kế toán viết Hóa đơn (GTGT). Hóa đơn sẽ là căn cứ để nhập liệu vào máy. Ví dụ: Ngày 2/9/2004 chị Dung ở Tam Điệp lấy 600 gói bánh hương quả loại 200g, 320 gói bánh kem xốp 300g. Tổng cộng tiền thanh toán 4.096.000 (đồng). Thuế GTGT 10%. Màn hình nhập liệu tương tự hình. Loại chứng từ “Hóa đơn xuất hàng hóa”. Kế toán nhập vào các ô theo định khoản. Nợ TK511 4.096.000 Có TK 511 3.723.600 Có TK 333(1) 372.400 Khi thanh toán kế toán sẽ viết Phiếu thu (tương tự trường hợp đối với các tổ tiêu thụ) Cuối tháng phòng kế toán sẽ tiến hành đối chiếu công nợ với khách hàng và các tổ tiêu thụ. Biên bản đối chiếu công nợ sẽ được lập thành 2 bản Công ty giữ một bản để làm căn cứ đối chiếu với số dư cuối tháng trên sổ chi tiết. 2.2.2. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với ng­êi b¸n Trong quá trình sản xuất kinh doanh công ty cần phải mua nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ... của nhà cung cấp. Khi Công ty chưa thanh toán cho các bên do chưa đến hạn thanh toán hoặc đang trong thời hạn thanh toán theo hợp đồng kí kết sẽ làm phát sinh các khoản phải trả cho người bán (nhà cung cấp). Thông thường khi có nhu cầu mua nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ... Công ty sẽ yêu cầu nhà cung cấp cung ứng, sau khi hàng hóa được nhập kho đảm bảo chất lượng Công ty mới tiến hành thanh toán hoặc Công ty sẽ yêu cầu cho nợ trong một thời gian nhất định. Để phản ánh tình hình thanh toán giữa Công ty với nhà cung cấp trong trường hợp mua chịu vật tư, hàng hóa, kế toán sử dụng tài khoản 331- Phải trả cho người bán cùng với các tài khoản có liên quan như TK 111, 112, 131, 152, 153, 133... Chứng từ được sử dụng Hóa đơn GTGT (liên 2 ) do người bán lập Hợp đồng mua bán Biên bản thanh toán bù trừ công nợ ... Quy trình ghi sổ Khi hàng hóa về đến Công ty có kèm theo Hóa đơn GTGT, giấy đề nghị thanh toán vận chuyển, sửa chữa (nếu có)..., đối với một số loại nguyên liệu vật liệu chính như: Đường, bơ, sữa... sẽ được phòng kiểm tra chất lượng KCS kiểm tra. Nếu đảm bảo chất lượng người chịu trách nhiệm kiểm tra sẽ viêt “ Phiếu kiểm tra chất lượng” với kết luận “ đảm bảo chất lượng” và đề nghị cho nhập kho. Phòng vật tư sẽ viết Phiếu nhập kho. Sau đó, bộ chứng từ gồm: Hóa đơn (GTGT)+ Phiếu nhập kho+ Phiếu kiểm tra chất lượng (nếu có)+ Đề nghị thanh toán (nếu có) sẽ được chuyển lên phòng kế toán. Phòng kế toán sẽ căn cứ vào Hóa đơn, Phiếu nhập kho để cập nhật vào chứng từ thanh toán công nợ Ví dụ: Ngày 07/9 Công ty mua 14.000 Kg Malt bia của công ty Thanh Tùng giá 6.000 đ/Kg. Thuế suất GTGT: 5%. Hóa đơn GTGT số 00711, đã nhập kho, Phiếu nhập kho số 648 Căn cứ vào Hóa đơn, Phiếu nhập kho kế toán cập nhật vào chứng từ thanh toán công nợ, loại chứng từ “ Ghi có các tài khoản công nợ”. Màn hình nhập liệu sẽ hiện ra như sau: Sau khi nhập các d._.