Kế toán bán hàng & xác định kết quả bán hàng ở Công ty Hoá Dầu Petrolimex

iêu thụ hay không tiêu thụ được sản phẩm sẽ quyết định đến sự tồn tại hay không tồn tại, sự hưng thịnh hay suy thoái của bất kỳ doanh nghiệp nào trên thị trường. Doanh thu đạt được là kết quả của sự năng động sáng tạo trong công tác quản lý của mỗi doanh nghiệp, là sự kết hợp tài tình nhiều công cụ quản lý kinh tế. Một trong những công cụ nói trên là công tác hạch toán kế toán nói chung, công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong mỗi doanh nghiệp. Việc tổ chức công tác kế toán bán hàng một cách khoa hoạ hợp lý là tiền đề để doanh nghiệp thu hôì vốn nhằm tái sản xuất giản đơn đồng thời có tích luỹ để thực hiện quá trình tái sản xuất mở rộng. Hơn nữa việc tiêu thụ hàng hoá không những giúp doanh nghiệp ổn định tình hình tài chính, nâng cao mức sống của người lao động mà còn đáp ứng nhu cầu về đời sống vất chất ngày càng cao của mọi tần lớp dân cư trong xã hội, thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế. Chỉ qua tiêu thụ tính chất hữu ích của sản phẩm mới được xã hội thừa nhận, doanh nghiệp mới đứng vững trong nền kinh tế. Nhận thức được tầm quan trọng trên của công tác kế toán bán hàng, qua quá trình thực tập tại Công ty Hoá Dầu Petrolimex, với sự giúp đỡ của các cô chú phòng kế toán Công ty cùng với sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Trần Quý Liên, em đã tập trung nghiên cứu đề tài: “Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty Hoá Dầu Petrolimex” cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Với kiến thức của mình trong khuôn khổ chuyên đề thực tập tốt nghiệp, em xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến của mình nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của Công ty. Ngoài lời nói đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, chuyên đề thực tập bao gồm ba chương: Chương I: Lý luận chung về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thương mại. Chương II: Tình hình thực tế về tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty Hóa Dầu Petrolimex. Chương III: Phương hướng hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty Hoá Dầu Petrolimex. Chương i Lý luận chung về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thương mại 1.1. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thương mại. 1.1.1. ý nghĩa, vai trò của quá trình bán hàng. Thương mại là khâu trung gian nối liền giữa sản xuất và tiêu dùng. Do đó chức năng chủ yếu của thương mại là buôn bán, trao đổi hàng hoá, cung cấp các dịch vụ nhằm phục vụ đời sống xã hội. Hoạt động kinh tế cơ bản trong các doanh nghiệp thương mại là tiêu thụ hàng hoá hay còn gọi là bán hàng. Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu về hàng hoá,thành phẩm,dịch vụ từ nhà cung cấp sang tay người tiêu dùng.doanh nghiệp thu được tiền hay được quyền thu tiền, nói cách khác, bán hàng là việc doanh nghiệp thực hiện việc chuyển hoá vốn sản xuất kinh doanh của mình từ hình thái hàng hoá sang hình thái giá trị và hình thành kết quả bán hàng. Bán hàng (hay tiêu thụ hàng hoá) là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, tiêu thụ sản phẩm có ý nghĩa rất quan trọng, nó đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục, là điều kiện tồn tại và phát triển của xã hội. Sản phẩm được tiêu thụ tức là tính chất hữu ích của sản phẩm sản xuất ra mới chính thức được xã hội thừa nhận. Khi hàng hoá được tiêu thụ, doanh nghiệp mới có khả năng bù đắp được mọi chi phí sản xuất thu được lợi nhuận và thực hiện tiếp chu kỳ sản xuất mới. Nói cách khác, tiêu thụ sản phẩm phản ánh khá đầy đủ điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp. Hơn nữa tiêu thụ sản phẩm là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất kinh doanh hợp lý về thời gian, số lượng, chất lượng, tìm cách phát huy thế mạnh và hạn chế những điểm yếu của mình. Bên cạnh đó, tiêu thụ sản phẩm là cơ sở dể xác định kết quả bán hàng (lợi nhuận bán hàng) của doanh nghiệp. Lợi nhuận là một chỉ tiêu chất lượng tổng hợp phản ánh tổng quát tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, là nhân tố quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Xác định đúng đắn kết quả bán hàng là cơ sở xác định chính xác hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, xác định nghĩa vụ của doanh nghiệp với nhà nước, giải quyết hài hoà các lợi ích kinh tế của nhà nước, tập thể và người lao động. 1.1.2. Yêu cầu quản lý đối với hoạt động bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Như trên đã phân tích, bán hàng và xác định kết quả bán hàng có ý nghĩa sống còn đối với sự tồn tại và phát triển của bất kỳ một doanh nghiệp nào trong điều kiện hiện nay. Từ đó việc đặt ra yêu cầu quản lý chặt chẽ với các hoạt động trên là hết sức cần thiết. Việc quản lý được thực hiện trên các mặt sau: + Quản lý kế toán và tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng đối với từng thời kỳ, từng khách hàng, từng hợp đồng kinh tế, quản lý số lượng, chất lượng mặt hàng, thời gian và cơ cấu mặt hàng tiêu thụ, tránh hiện tượng mất mát, hư hỏng, tham ô hàng đem tiêu thụ. + Theo dõi từng phương thức bán hàng, quản lý chặt chẽ tình hình thanh toán của khách hàng, yêu cầu thanh toán đúng hình thức, đúng hạn, tránh bị mất mát, chiếm dụng vốn. Doanh nghiệp phải lựa chọn hình thức tiêu thụ với từng thị trường, từng khách hàng nhằm thúc đẩy nhanh quá trình tiêu thụ, đồng thời phải tiến hành thăm dò, nghiên cứu thị trường, mở rộng quan hệ buôn bán trong và ngoài nước. + Quản lý chặt chẽ gía vốn của hàng đem tiêu thụ, giám sát chặt chẽ các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các khoản chi phí đồng thời phải phân bổ chính xác cho hàng tiêu thụ để xác định kết quả tiêu thụ. + Việc hạch toán quá trình bán hàng, xác định kết quả bán hàng phải được tổ chức khoa học, chặt chẽ đảm bảo xác định được kết quả cuối cùng của quá trình tiêu thụ, phản ánh, giám đốc tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước. 1.1.3. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Để thực sự là công cụ phục vụ cho quá trình quản lý, kế toán bàng hàng, xác định kết quả bán hàng phải thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ sau: + Theo dõi, phản ánh và giám đốc chặt chẽ quá trình tiêu thụ, ghi chép đầy đủ kịp thời khối lượng thành phẩm, hàng hoá, dịch vụ bán ra, tiêu thụ nội bộ, tính toán đúng đắn giá vốn của hàng bán, chi phí bán hàng và các khoản chi phí khác nhằm xác định đúng đắn kết quả bán hàng. + Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng, xác định chính xác doanh thu bán hàng, thu đúng, đủ, kịp thời tiền bán hàng, giám sát việc thực hiện kế hoạch lợi nhuận, và phân phối lợi nhuận, đôn đốc, kiểm tra kỷ luật thanh toán và thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước. + Cung cấp thông tin kinh tế tài chính chính xác, trung thực và đầy đủ về tình hình bán hàng và xác định kết quả cho các bộ phận liên quan, phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính đầy đủ và kịp thời, định kỳ tiến hành phân tích kinh tế đối với các hoạt động bán hàng và xác định kết quả bán hàng. 1.2. Phương thức bán hàng, giá vốn,doanh thu và kết quả bán hàng. 1.2.1. Các phương thức bán hàng. Phương thức bán hàng có ảnh hưởng trực tiếp đối với việc sử dụng các tài khoản kế toán phản ánh tình hình xuất kho thành phẩm, hàng hoá. Đồng thời có tính quyết định đối với việc xác định thời điểm bán hàng, hình thành doanh thu bán hàng và tiết kiệm chi phí bán hàng để tăng lợi nhuận. Các phương thức bán hàng chủ yếu thường được các doanh nghiệp vận dụng: 1/ Bán hàng trực tiếp: theo phương thức này doanh nghiệp tiến hành giao sản phẩm hàng hoá cho khách hàng tại kho hoặc giao nhận hàng tay ba (các doanh nghiệp thương mại mua bán thẳng). Người nhận hàng sau khi ký vào chứng từ bán hàng của doanh nghiệp thì hàng hoá được xác định là đã tiêu thụ và được hạch toán vào doanh thu.  Bán hàng trực tiếp gồm 2 phương thức bán buôn và bán lẻ: a. Bán buôn: Đây là quá trình bán hàng cho các đơn vị sản xuất, các đơn vị thương mại để tiếp tục chuyển bán hay đưa vào sản xuất chế tạo ra các sản phẩm để bán. Như vậy, đối tượng bán buôn rất đa dạng, có thể là doanh nghiệp sản xuất, thương mại trong nước hay ngoài nước, các công ty thương mại tư nhân… b. Bán lẻ: Hàng hoá được bán trực tiếp cho người tiêu dùng. Bán lẻ hàng hoá là giai đoạn cuối cùng của quá trình vận động của hàng hoá từ nơi sản xuất đến người tiêu dùng. Kết thúc nghiệp vụ bán hàng thì hàng hoá rời khỏi lĩnh vực lưu thông đi vào tiêu dùng, giá trị của hàng hoá được thực hiện. Hàng bán lẻ thường là khối lượng nhỏ, thanh toán ngay và thường là bằng tiền mặt nên thường ít lập chứng từ cho từng lần bán. Bán lẻ cũng gồm hai hình thức: Bán lẻ thu tiền trực tiếp và bán lẻ thu tiền tập trung. 2/ Phương thức hàng gửi bán: Theo phương thức này, định kỳ doanh nghiệp gửi hàng cho khách trên cơ sở của thoả thuận trong hợp đồng mua bán giữa hai bên và giao hàng tại địa điểm dã quy ước trong hợp đồng. Khi xuất kho gửi hàng đi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, chỉ khi nào khách hàng đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán thì khi ấy hàng mới chuyển quyền sở hữu và được ghi nhận doanh thu bán hàng. 3/ Bán hàng qua đại lý: Theo phương thức này, bên chủ hàng ( bên giao đại lý) xuất hàng giao cho bên nhận đại lý ký gửi (bên đại lý) để bán. Bên đại lý sẽ được thù lao đại lý dưới hình thức được hưởng hoa hồng hoặc chênh lệch. Theo luật thuế GTGT, nếu bên đại lý bán hàng theo đúng giá bán do bên giao đại lý quy định và phần hoa hồng được hưởng tính theo tỷ lệ thoả thuận trên phần doanh thu chưa có thuế GTGT thì toàn bộ thuế GTGT sẽ do chủ hàng chịu, bên đại lý sẽ không phải nộp thuế GTGT trên phần hoa hồng được hưởng. Ngược lại, nếu bên đại lý hưởng hoa hồng tính theo tỷ lệ thoả thuận trên phần doanh thu (gồm cả thuế GTGT) hoặc bên đại lý hưởng khoản chênh lệch giá thì bên đại lý sẽ phải chịu thuế GTGT tính trên phần giá trị tăng này còn bên chủ hàng chỉ chịu thuế GTGT trong phạm vi doanh thu của mình. 4/ Bán hàng trả góp: Theo phương thức này, tiền bán hàng được thu nhiều lần. Người mua sẽ thanh toán lần đầu tại thời điểm mua. Số tiền còn lại người mua chấp nhận trả dần ở các thời kỳ khác nhau và chịu một tỷ lệ lãi suất nhất định. Thông thường, số tiền trả ở các kỳ tiếp theo bằng nhau trong đó bao gồm một phần doanh thu gốc và một phần lãi trả chậm. Về mạt hạch toán, khi giao hàng cho người mua thì lượng hàng chuyển giao được coi là tiêu thụ. Về thực chất khi nào người mua thanh toán hết tiền hàng thì doanh nghiệp mới mất quyền sở hữu về số hàng đã giao đó. Bên cạnh các phương thức bán hàng chủ yếu trên coàn có các phương thức bán hàng khác như bán hàng theo phương thức trao đổi hàng, thành phẩm đem biếu tặng, bán hàng trả trước tiền hàng, trả lương cho công nhân bằng sản phẩm, tiêu thụ sản phẩm dùng ngay cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp… 1.2.2.Doanh thu bán hàng và nguyên tắc ghi nhận doanh thu bán hàng. ` Theo thông tư số 100 của Bộ Tài Chính hướng dẫn thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp thì doanh thu bán hàng được hiểu: + Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì doanh thu bán hàng là toàn bộ tiền bán hàng, tiền cung ứng dịch vụ (chưa có thuế giá trị gia tăng) bao gồm cả phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán( nếu có) mà cơ sở kinh được hưởng. + Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp trên giá trị gia tăng và đối với hàng hoá, dịch vụ không thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng thì doanh thu bán hàng là toàn bộ tiền hàng, tiền cung ứng dịch vụ bao gồm cả phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có) mà cơ sở kinh doanh được hưởng (tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế). * Nguyên tắc ghi nhận doanh thu bán hàng Bán hàng là quá trình chuyển quyền sở hữu sản phẩm hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng đồng thời thu được tiền hoặc có quyền thu tiền về số sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã cung cấp. Số tiền bán hàng được gọi là doanh thu bán hàng. Kế toán bán hàng phải tuân thủ theo nguyên tắc phù hợp và nguyên tắc doanh thu thực hiện. + Nguyên tắc phù hợp: đòi hỏi hạch toán chi phí của hàng bán ra (giá vốn hàng bán ra) trong kỳ thì phải đảm bảo phù hợp với doanh thu trong kỳ. + Nguyên tắc bán hàng (còn gọi là doanh thu thực hiện): đòi hỏi kế toán phải xác định đúng thời điểm tiêu thụ của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ bán ra để ghi nhận doanh thu. Thời điểm xác định doanh thu là thời điểm thu được tiền bán hàng hoặc thời điểm khách hàng nhận nợ (nhận thanh toán). 1.2.3.Giá vốn hàng bán. Để xác nhận đúng đắn kết quả kinh doanh, trước hết cần xác định đúng đắn giá trị vốn hàng bán, trị giá vốn hàng bán được sử dụng để xác định kết quả kinh doanh là toàn bộ chi phí kinh doanh liên quan đến quá trình bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho số hàng đã bán. Trị giá vốn hàng bán có thể được tính theo những phương pháp khác nhau tuỳ thuộc vào đặc điểm hình thành và sự vận động của hàng bán trong từng loại hình doanh nghiệp và việc đăng ký phương pháp tính giá thực tế hàng xuất kho của doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp sản xuất, trị giá vốn hàng bán chính là giá thành sản xuất tính theo từng khoản mục) thực tế của sản phẩm đã bán. Trị giá vốn hàng bán trong các doanh nghiệp này có thể được tính theo một trong các phương pháp sau: + Phương pháp nhập trước, xuất trước. + Phương pháp nhập sau, xuất trước. + Phương pháp giá đích danh. + Phương pháp hệ số giá. Đối với doanh nghiệp thương mại, trị gía vốn hàng bán bao gồm trị giá mua thực tế và chi phí mua phân bổ cho số háng đã bán. Trị giá mua của hàng xuất kho đem bán tính theo một trong các phương pháp nêu trên như ở các doanh nghiệp sản xuất. Chi phí mua phân bổ cho háng xuất kho bán được căn cứ vào toàn bộ số chi phí mua của hàng nhập kho tập hợp trên các thống kê, sổ kế toán liên quan rồi phân bổ các theo các tiêu thức hợp lý. Thường phân bổ trị giá mua như sau: Chi phí mua phân bổ cho hàng xuất kho bán = Chi phí mua Chi phí mua hàng tồn ĐK + hàng nhập trong kỳ Trị giá mua của Trị giá mua của Hàng tồn ĐK + hàng nhập trong kỳ x Trị giá mua của hàng xuất trong kỳ Sau đó tính trị giá vốn hàng xuất kho bán Trị giá hàng xuất kho bán = Trị giá mua hàng xuất kho bán + Chi phí mua phân bổ cho hàng xuất kho bán Tính chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng đã bán theo tiêu chuẩn trị giá vốn hàng xuất bán như sau: Chi phí bán hàng (chi phí quản lý doanh nghiệp) phân bổ cho hàng đã bán = Chi phí bán hàng (chi phí quản lý doanh nghiệp) phân bổ cho hàng đầu + Chi phí bán hàng (chi phí quản lý doanh nghiệp) phát sinh trong kỳ x Trị giá vốn hàng đã bán trong kỳ Trị giá vốn hàng còn đầu kỳ + Trị giá vốn hàng nhập trong kỳ Tính trị giá vốn hàng đã bán: Trị giá vốn hàng đã bán = Trị giá vốn hàng xuất kho để bán + Chi phí bán hàng (chi phí quản lý doanh nghiệp) của số hàng đã bán 1.2.4. Kết quả bán hàng và xác định kết quả bán hàng: Kết quả bán hàng là số chênh lệch giữa doanh thu bán hàng thuần với giá vốn hàng bán ( của sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ), chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Trong đó doanh thu thuần là doanh thu bán hàng sau khi đã loại trừ các khoản làm giảm doanh thu ( giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu). Công thức xác định kết quả bán hàng: Kết quả hoạt động bán sản phẩm, hàng hoá = Doanh thu bán sản phẩm hàng hoá - Các khoản giảm trừ - Giá vốn hàng bán - Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp 1.3.Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng: 1.3.1. Chứng từ và tài khoản kế toán sử dụng. Khi hàng bán, cung cấp thực hiện lao vụ, dịch vụ và các cơ sở kinh doanh phải thực hiện đầy đủ các chứng từ, hoá đơn, quy định làm căn cứ để kế toán thuế giá trị gia tăng bao gồm: + Hoá đơn bán hàng. *Mẫu 02/GTGT theo QĐ 885/1998/QĐ - BTC ngày 16/07/1998. *Theo quyết định 1441/TC/QĐ/CĐ kế toán ngày 01/11/1995. + Hoá đơn GTGT. +Bản kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ và các hoá đơn tự in, chứng từ đặc thù như chứng từ thuế, trả hàng, trả tiền… Để phản ánh tổng quát tình hình bán hàng của doanh nghiệp, kế toán bán hàng sử dụng những tài khoản chủ yếu: * TK 511: Doanh thu bán hàng. Phản ánh doanh thu của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ. TK 511 được mở thành 4 tài khoản cấp 2: - TK 5111: doanh thu bán hàng hoá Là doanh thu đã nhận được hoặc được người mua chấp nhận câm kết sẽ trả về khối lượng hàng hoá đã giao. TK 5111 chủ yếu được sử dụng trong các doanh nghiệp kinh doanh hàng hoá. - TK 5112: doanh thu bán thành phẩm. - TK này là tổng doanh thu của khối lượng sản phẩm được coi là tiêu thụ của doanh nghiệp trong một kỳ hạch toán. - TK 5113:doanh thu cung cấp lao vụ, dịch vụ. - TK 5114: doanh thu trợ cấp trợ giá. Kết cấu chủ yếu của TK 511 như sau: +Bên Nợ: - Cuối kỳ kết chuyển các khoản giảm doanh thu bán hàng, giảm giá, hàng bị trả lại. - Số thuế phải nộp (thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu) tính trên doanh số bán ra trong kỳ. - Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu thuần sang TK 911. + Bên Có: - Doanh thu bán hàng hoá, sản phẩm, dịch vụ theo hoá đơn. TK này không có số dư. * TK 512: doanh thu tiêu thụ nội bộ. Tài khoản này được sử dụng để phản ánh tình hình bán hàng trong một nội bộ doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập (giữa đơn vị chính với các đơn vị phụ thuộc và giữa các đơn vị phụ thuộc với nhau). TK 512 cuối kỳ không có số dư và được mở thành 3 tài khoản cấp 2. TK 5121: doanh thu bán hàng hoá TK 5122: doanh thu bán thành phẩm TK 5123: doanh thu cung cấp dịch vụ *TK 531: tài khoản này phản ánh trị giá hàng bán bị trả lại do sai quy cách, kém phẩm chất, không đúng hợp đồng. *TK 532: giảm giá hàng bán. tài khoản này phản ánh các khoản giảm giá, bớt giá, hồi khấu của việc bán hàng trong kỳ. * TK333: thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. Tài khoản này được dùng để phản ánh tình hình thanh toán với Nhà nước về thuế và các khoản phải nộp khác. tài khoản 333 có 3 tài khoản cấp 2. - TK 3331: thuế giá trị gia tăng phải nộp. - TK 3332: thuế tiêu thụ đặc biệt. *TK 131: phải thu của khách hàng. Tài khoản này phản ánh các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp đối với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hoá,cung cấp lao vụ, dịch vụ chưa thu tiền và tình hình thanh toán, thu hồi các khoản còn phải thu của khách hàng, nếu có số dư Có phản ánh số tiền khách hàng ứng trước cho doanh nghiệp. Tài khoản này phải được theo dõi chi tiết cho từng khách hàng. 1.3.2. Kế toán bán hàng: Trình tự kế toán bán hàng và tổng hợp các nghiệp vụ chủ yếu về quá trình bán hàng được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1: Sơ đồ kế toán bán hàng. TK 154,155 TK632 TK911 TK511 TK111 (1) (3a) TK157 TK131 TK152,153 (2a) (2b) (7) (8) (4a) (6a) TK3331 (3b) TK 133 (4b) (6b) TK 515 (5) Thành phẩm sản xuất hoàn thành bán ngay,xuất kho thành phẩm bán ngay. (2a) Xuất kho thành phẩm giao cho đại lý (gửi bán). (2b) Giá vốn của hàng gửi bán đã tiêu thụ. (3a) Doanh thu bán hàng thu tiền ngay. (3b) Thuế giá trị gia tăng phải nộp khi thu tiền ngay. (4a) Doanh thu bán hàng chưa thu tiền (khách hàng đã chấpn nhận thanh toán). (4b) Thuế GTGT phải nộp khi khách hàng đã chấp nhận thanh toán. (5) Lãi bán hàng trả chậm theo phương thức bán hàng trả góp. (6a) Giá trị vật tư hàng hoá nhận về theo giá mua chưa có thuế GTGT trường hợp bán hàng đổi hàng. (6b) Số thuế GTGT được khấu trừ. (7) Kết chuyển giá vốn hàng bán để xác định kết quả. (8) Kết chuyển doanh thu thuần để xác định kết quả. 1.3.3. Kế toán chiết khấu, giảm giá và hàng bán bị trả lại. 1.3.3.1. Kế toán chiết khấu thanh toán Chiết khấu thanh toán là số tiền doanh nghiệp bán theo quy định của hợp đồng thoả thuận dành cho khách hàng trong trường hợp khách hàng thanh toán sớm tiền hàng. Chiết khấu thanh toán được tính theo tỷ lệ % trên doanh thu hoá đơn chưa có thuế GTGT. Theo thông tư số 120 ngày 07/10/1999 của Bộ Tài Chính thì chiết khấu thanh toán phát sinh trong kỳ được kết chuyển toàn bộ sang tài khoản 635 “chi phí hoạt động tài chính” mà không ghi giảm doanh thu bán hàng TK 111,112 TK635 Chiết khấu thanh toán phát sinh 1.3.3.2. Hàng bán bị trả lại. Không phải toàn bộ sản phẩm mà doanh nghiệp mang tiêu thụ hoặc gửi bán đều tiêu thụ hết được, có thể do hàng hoá bị hỏng, kém phẩm chất…Kể cả trường hợp khách hàng đã trả tiền hoặc chưa trả thì doanh nghiệp có thể nhận lại để giữ uy tín đối với khách hàng, tạo điều kiện nâng cao số sản phẩm bán ra ở kỳ sau. Trình tự kế toán hàng bán bị trả lại thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2: Trình tự hạch toán hàng bán bị trả lại TK 111,112,131 TK531 TK511 TK632 TK155,156 (1a) (2) (3) TK 3331 (1b) (1a) Doanh thu số hàng bán bị trả lại. (1b) Số thuế GTGT đầu ra giảm tương ứng với số hàng bị trả lại. Cuối kỳ kết chuyển toàn bộ giá trị hàng bán bị trả lại để xác định kết quả. Nhập kho số hàng bán bị trả lại. 1.3.3.3. Kế toán giảm giá hàng bán. Giảm giá hàng bán là số tiền doanh nghiệp phải trả lại cho khách hàng trong trường hợp hoá đơn bán hàng đã viết theo giá bình thường, hàng đã được xác định là bán nhưng do chất lượng kém, sai quy cách, không đúng yêu cầu trong hợp đồng, khách hàng yêu cầu giảm giá và doanh nghiệp đã chấp thuận hoặc do khách hàng mua với số lượng lớn, doanh nghiệp giảm giá. Sơ đồ 3: Trình tự hạch toán giảm giá hàng bán TK 111,112,131 TK532 TK511 (1a) (2) TK 3331 (1b) (1a) Doanh thu số hàng bán giảm giá (1b) Thuế GTGT đầu ra giảm tương ứng với số hàng giảm giá. (2) Cuối kỳ kết chuyển toàn bộ giá trị hàng giảm giá để xác định kết quả. 1.3.4. Kế toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. 1.3.4.1.Chi phí bán hàng Là chi phí lưu thông và chi phí tiếp thị phát sinh trong quá trình tiêut hụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ. Chi phí bán hàng có nhiều khoản chi cụ thể với nội dung và công dụng khác nhau. Tuỳ theo yêu cầu quản lý, có thể phân biệt (phân loại) chi phí bán hàng theo tiêu thức thích hợp. Về nguyên tắc, chi phí bán hàng được tập hợp và phân bổ cho từng loại hàng hoá bán ra trong kỳ, việc phân bổ dựa trên giá vốn của hàng bán ra và giá vốn của hàng còn lại. Chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ cần dược phân loại và tổng hợp theo dúng nội dung quy định. Cuối kỳ hạch toán chi phí bán hàng cần được phân bổ, kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh. Kế toán chi phí bán hàng sử dụng TK 641 : “ Chi phí bán hàng”. TK 641 cuối kỳ không có số dư và được mở chi tiết thành 7 tài khoản cấp 2. TK 6411: Chi phí nhân viên. TK 6412: Chi phí vật liệu. TK 6413: Chi phí chi phí dụng cụ , đồ dùng. TK 6414: Chi phí khấu hao tài sản cố định. TK 6415: Chi phí bảo hành. TK 6416: Chi phí dịch vụ mua ngoài. TK 6417: Chi phí bằng tiền khác. Sơ đồ 4:Trình tự hạch toán chi phí bán hàng: TK 111, 112, 152, 331… TK 641 TK 138,152,153 (1) (4) TK911 TK 133 (5) (2) TK 334, 338, 214 TK 142 (3) (6a) (6b) Chi phí bán hàng bằng tiền, vật tư phát sinh trong kỳ. Thuế GTGT được khấu trừ. Chi phí nhân viên bán hàng, khấu hao TSCĐ bán hàng. Ghi giảm chi phí bán hàng. Phân bổ, kết chuyển chi phí bán hàng vào cuối kỳ cho sản phẩm tiêu thụ trong kỳ. (6a) Chi phí bán hàng chờ kết chuyển. (6b) Kết chuyển chi phí bán hàng chờ kết chuyển để xác định kết quả. 1.3.4.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp (CPQLDN) là những chi phí chi cho việc quản lý doanh nghiệp, quản lý hành chính và phục vụ chung khác liên quan đến hoạt động của cả doanh nghiệp. Về nguyên tắc, CPQLDN thường được quản lý theo dự toán, cuối kỳ cần được tính toán, phân bổ, kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp sử dụng TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp. TK 642 không có só dư cuối kỳ và có 8 tài khoản cấp 2. TK 6421: Chi phí nhân vien quản lý TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý. TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ. TK 6425: Thuế, phí và lệ phí. TK 6426: Chi phí dự phòng TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài. TK 6428: Chi phí bằng tiền khác. Sơ đồ 5:Trình tự hạch toán các nghiệp vụ về CPQLDN: TK 334, 338 TK 642 TK 138, 152, 153 (1) (7) TK 152,153,214 (2) TK911 TK 333, 111, 112 (3) (9) TK139, 159 (4) TK 111, 112, 331, 335, 142 TK 142 TK 133 (8a) (8b) (6) Chi phí nhân viên quản lý. Chi phí vật liệu, dụng cụ, khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp. Thuế, phí, lệ phí được tính vào CPQLDN. Chi phí dự phòng tính vào CPQLDN. Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác. Thuế GTGT đựoc khấu trừ. Các khoản ghi giảm CPQLDN. (8a) CPQLDN chờ kết chuyển. (8b) Kết chuyển CPQLDN chờ kết chuyển để xác định kết quả. Kết chuyển CPQLDN để xác định kết quả. 1.3.5. Kế toán xác định kết quả kinh doanh. Kết quả tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trong doanh nghiệp chính là kết quả của hoạt động sản xuất- kinh doanh chính và hoạt động sản xuất- kinh doanh phụ. Kết quả đó được tính bằng cách so sánh giữa một bên là doanh thu thuần với một bên là giá vốn hàng tiêu thụ và chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và được biểu hiện qua chỉ tiêu lợi nhuận (hoặc lỗ) về tiêu thụ. Thông thường, cuối kỳ kinh doanh hay sau mỗi thương vụ, kế toán tiến hành xác định của các hoạt động kinh doanh chính và hoạt động kinh doanh phụ. Qua đó, cung cấp các thông tin liên quan đến lợi nhuận (hoặc lỗ) về tiêu thụ cho quản lý. Kế toán xác định kết quả kinh doanh chủ yếu sử dụng tài khoản sau: TK911: “ Xác định kết quả kinh doanh”. Được dùng để phản ánh xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác của doanh nghiệp trong một kỳ hạch toán. Bên Nợ: - Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ. - Chi phí hoạt động tài chính và chi phí khác. - Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. - Kết chuyển số lãi trước thuế trong kỳ. Bên Có: - Doanh thu bán hàng thuần của sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ. - Doanh thu hoạt động tài chính và thu nhập khác.. - Thực lỗ về hoạt động kinh doanh trong kỳ. Sơ đồ 6: Trình tự hạch toán xác định kết quả kinh doanh: TK 632 TK911 TK511 Kết chuyển giá vốn kết chuyển doanh hàng bán thu thuần TK 641 Kết chuyển chi phí bán hàng TK 515,711 Kết chuyển doanh thu HĐTC và TN khác TK642 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp TK 421 TK635, 811 Kết chuyển lỗ Kết chuyển chi phí HĐTC và CP khác Kết chuyển lãi 1.3.6. Hệ thống sổ kế toán, báo cáo kế toán: Theo thông tư số 28/BTC ngày 31/03/1995 của Bộ Tài Chính, những nghiệp vụ có liên quan đến kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng được ghi sổ kế toán theo nhiều hình thức. Theo hình thức nhật ký chứng từ: các nghiệp vụ được phản ánh trong những sổ kế toán sau: - Sổ chi tiết dùng chung cho các TK 521,531,532,632,641,642,911, 711, 811, 515, 635, ... Sổ đựoc mở cho từng tài khoản, mối tháng mở một lần, mỗi chứng từ ghi trên một dòng của sổ. - Sổ theo dõi thanh toán (dùng cho các TK 131, 136, 138, 331, 333…) - Bảng kê 11- phản ánh tình hình thanh toán tiền hàng với khách hàng. Bảng kê này được mở hàng tháng và mỗi khách hàng được theo dõi một dòng trên bảng kê, cuối tháng lấy tổng số phát sinh. Có TK 131 để ghi vào NKCT số 8 - Nhật ký chứng từ số 8- ghi Có các Tk 155, 156, 131, 511, 521, 532, 632, 641, 642, 711, 811, 635, 515, 911. Theo hình thức nhật ký chung: các nghiệp vụ được phản ánh trong những sổ kế toán sau: - Sổ nhật ký chung: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian và thực hiện việc phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản để ghi sổ Cái. - Sổ cái: dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán. - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết như: sổ tài sản cố định; sổ chi tiết sản phẩm, hàng hoá; thẻ kho sản phẩm, hàng hoá; sổ chi phí sản xuất kinh doanh… Theo hình thức Nhâti ký – sổ cái: các nghiệp vụ được phản ánh trong những sổ kế toán sau: - Nhật ký- sổ cái: được dùng để phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và hệ thôngs hoá theo nội dung kinh tế. Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Theo hình thức chứng từ ghi sổ: các nghiệp vụ được phản ánh trong những sổ kế toán sau: - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sổ Cái Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. * Báo cáo kết quả kinh doanh- mẫu 02- DN là báo cáo tài chính tổng hợp hản ánh tổng quát tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh cũng như tình hình thực hiện nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với nhà nước trong một kỳ kế toán. chương II tình hình thực tế về tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty hoá dầu petrolimex 2.1. Đặc điểm tình hình chung của Công ty Hóa Dầu Petrolimex: 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty: Tổng công ty Xăng Dầu Việt Nam- Petrolimex thuộc Bộ Thương Mại được thành lập ngày 12/1/1956 là một tổ chức kinh doanh Thương Mại về xăng dầu lớn nhất nước ta hiện nay. Với tổng số vốn kinh doanh xấp xỉ 1500 tỷ đồng và số lao động hơn 14000 người, đảm nhận hơn 70% nhu cầu nhập khẩu tiêu thụ trên thị trường trong nước thông qua mạng lưới tiêu thụ gần 1500 cửa hàng, đại lý trên phạm vi toàn quốc và tái xuất một lượng đáng kể sang thị trường xăng dầu các nước lân cận, Petrolimex là một Tổng công ty mạnh đã hoạt động lâu năm và có uy tín trong lĩnh vực xăng dầu. Công ty Dầu Nhờn- Tiền thân là phòng kinh doanh dầu mỡ nhờn của Tổng công ty Xăng Dầu Việt Nam- được thành lập theo quyết định số 745/TM-TCCB ngày 09/06/1994 của Bộ Thương Mại và chính thức đi vào hoạt động ngày 1/9/1994 là thành viên thứ 25 của Tổng công ty Xăng Dầu Việt Nam. Trụ sở giao dịch: Số 1- Khâm Thiên- Hà Nội. Tên giao dịch quốc tế: Petrolimex Lubricants Company (viết tắt là PLC) Điện thoại : 8.513.205 Fax: 04.8513207 Sau này do nhiệm vụ kinh doanh thay đổi nên theo quyết định số 1191/1998/QĐ- BTM ngày 13/10/1998 của Bộ Thương Mại, công ty được đổi tên thành “ Công ty Hoá Dầu Petrolimex” trực thuộc Tổng Công ty Xăng Dầu Việt Nam. PLC là một doanh nghiệp Nhà nước có tư cách pháp nhân, hoạt động theo chế độ hạch toán kinh tế độc lập, có tài khoản riêng tại ngân hàng, có con dấu ri._.êng để giao dịch theo điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty đã được Tổng công ty và Bộ Thương Mại duyệt. Công ty Hoá Dầu là thành viên thứ 27 của ELF Lub Marine (Cộng hoà Pháp), PLC không những đã cung cấp dầu nhờn hàng hải cho hàng trăm lượt tàu biển tại các cảng biển Việt Nam mà còn phát triển các hoạt động của mình tới 80 nước và 650 cảng trên thế giới. Được công nhận là thành viên chính thức của ELF, hội đã công nhận chất lượng các sản phẩm do PLC pha chế đạt tiêu chuẩn quốc tế. PLC là Công ty sản xuất và trực tiếp nhập khẩu về lĩnh vực dầu mỡ nhờn, nhựa đường và hoá chất. Cùng với những hoạt động trong lĩnh vực dầu mỡ nhờn, PLC còn được biết đến như một nhà cung cấp nhựa đường lỏng (nhựa đường nóng, nhiệt độ đến 15000 C) đầu tiên tại Việt Nam. PLC đã và đang góp phần vào công cuộc tái thiết cơ sở hạ tầng trong quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá ở Việt Nam hiện nay. Ngoài ra, PLC còn trực tiếp nhập khẩu các sản phẩm hoá dầu như các như: các loại hạt nhựa PVC, các loại dung môi cho công nghiệp sản xuất sơn, cao su, các loại chất hoạt động bề mặt cho công nghiệp sản xuất với các chất tẩy rửa… Không chỉ thuần tuý là nhà phân phối , PLC đã và đang tích cực đa dạng hoá hoạt động của mình trên các lĩnh vực đầu tư nghiên cứu sản phẩm mới, cung cấp dịch vụ tư vấn, dịch vụ kỹ thuật và các giải pháp kỹ thuật đảm bảo môi sinh, môi trường. Hỗ trợ cho các hoạt động này là một đội ngũ chuyên gia, kỹ sư giàu kinh nghiệm cùng với hai trung tâm thử nghiệm cấp quốc gia được trang bị các thiết bị hiện đại tai Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh. Mới đây, PLC đã chính thức được nhận chứng chỉ ISO 9002 công nhận sản phẩm hoá dầu nhãn hiệu Petrolimex đạt tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế, chiếm được lòng tin của khách hàng trong và ngoài nước. Mục đích hoạt động kinh doanh của Công ty là đáp ứng tốt nhất về chất lượng, số lượng và dịch vụ kỹ thuật cho mọi nhu cầu về dầu mỡ nhờn, các sản phẩm hoá dầu cho các ngành kinh tế, sản xuất an ninh và quốc phòng trên địa bàn cả nước, góp phần ổn định thị trường, bảo toàn và phát triển vốn, tăng tích luỹ cho Nhà nước, cải thiện đời sống cán bộ công nhân viên chức. Bên cạnh đó là đảm bảo đủ sức cạnh tranh với các hãng dầu khác trong và ngoài nước, thực sự là một công cụ của Nhà nước để điều tiết thị trường. 2.1.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. 2.1.2.1 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty. Theo giấy phép đăng ký kinh doanh và điều lệ hoạt động của Công ty, PLC có các nhiệm vụ và chức năng sau: - Xuất nhập khẩu dầu mỡ nhờn, các sản phẩm hoá dầu (trừ nhiên liệu), vật tư, trang thiết bị chuyên dùng cho xăng dầu, vận tải phục vụ công tác kinh doanh của Công ty. - Theo quyết định số 567/XĐ-QĐ, Tổng Công Ty Xăng Dầu Việt Nam bổ xung nhiệm vụ cho PLC là: “nghiên cứu, sản xuất, pha chế các loại dầu mỡ nhờn để thay thế các mặt hàng nhập khẩu thuộc phạm vi kinh doanh của Công ty”. - Chủ động xây dựng kế hoạch kinh doanh và các hoạt động khác của đơn vị và tổ chức thực hiện có hiệu quả các kế hoạch đó sau khi được Tổng công ty duyệt. Trên thực tế, Công ty kinh doanh từ nhập khẩu đến bán buôn, bán lẻ trên thị trường trong nước và tái xuất khẩu (dầu mỡ nhờn) ra thị trường nước ngoài Kinh doanh các thiết bị vật tư kỹ thuật chuyên dùng trong lĩnh vực dầu mỡ nhờn và các sản phẩm hoá dầu. Kinh doanh vận tải phục vụ cho việc bán sản phẩm trên thị trường trong nước và quốc tế. Liên doanh, liên kết, hợp tác đầu tư với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước để tổ chức sản xuất, gia công, pha chế các mặt hàng thuộc phạm vi kinh doanh của Công ty theo luật định. 2.1.2.2.Đặc điểm quy trình công nghệ của Công ty Hoá Dầu Petrolimex. Công ty Hoá Dầu có 2 dây chuyền pha chế dầu ở thành phố Hồ Chí Minh và Hải Phòng: - Tại thành phố Hồ Chí Minh dây chuyền pha chế dầu mỡ nhờn với công suất 25000 tấn/ năm, ở đây dây chuyền công nghệ kho, cảng tiếp nhận và cung cấp nhựa đường lỏng có sức chứa 6000m3, tiếp nhận hoá chất 5000m3. Cơ cấu tổ chức 253 lao động. - Tại Hải Phòng dây chuyền pha chế dầu nhờn công suất 25000 tấn/năm. Tại đây dây chuyền công nghệ kho, cảng tiếp nhận và cung cấp nhựa đường lỏng có sức chứa 3000m3, tiếp nhận hoá chất 2500m3. Sơ đồ 7: Quy trình sản xuất pha chế dầu mỡ nhờn của Công ty: Dầu gốc Bơm phụ gia Bồn chứa phụ gia Bộ pha chế Máy khuấy Bồn chứa dầu gốc Gia nhiệt Sản phẩm Bộ chứa sản phẩm Hệ thống đóng rrót ô tô Phuy Can Lon Bơm Bơm Bơm Bơm Quy trình sản xuất dầu mỡ nhờn là một quy trình công nghệ khép kín, liên tục, không gián đoạn và không mấy phức tạp. Dầu gốc và phụ gia được bơm vào bể pha chế theo tỷ lệ do phòng kỹ thuật ấn định tuỳ vào từng loại sản phẩm. Máy móc sản xuất dầu nhờn đều được tự động hoá- cụ thể là trong hệ thống bơm thì một số van quan trọng được điều khiển từ phòng hệ thống điều khiển thông tin mà không phải đến từng bộ phận để đóng mở van. Sau khi phụ gia và dầu gốc đã được bơm vào bể pha chế theo đơn pha chế của phòng kỹ thuật thì dùng máy khuấy để khuấy hỗn hợp này. Tốc độ cũng như thời gian khuấy tuỳ thuộc vào từng loại sản phẩm khác nhau. Tiếp đó tiến hành gia nhiệt ở nhiệt độ từ khoảng 400C đến 800C tuỳ theo kỹ thuật pha chế của từng loại sản phẩm. Ví dụ như dầu nhờn động cơ thì gia nhiệt ở nhiệt độ từ 600C đến 700C, dầu nhờn công nghiệp được gia nhiệt ở nhiệt độ từ 400C đến 500C. Tiếp đến, phòng kỹ thuật sẽ kiểm tra độ nhớt của sản phẩm và bơm vào hệ thống bể chứa sản phẩm. Cuối cùng, thành phẩm sẽ được bơm vào hệ thống đống rót như ôtô, phuy, thùng, can và chuyển đến bãi chứa. 2.1.2.3 Thị trường mua và bán hàng hoá của Công ty. Phát triển từ một ngành nhỏ kinh doanh về dầu nhờn của Tổng công ty Xăng Dầu Việt Nam, đến nay PLC đã hình thành được nhiều ngành hàng kinh doanh với các sản phẩm chính sau: Dầu nhờn và mỡ máy các loại. Nhựa đường lỏng và nhựa đường phuy. Hoá chất, dung môi và các sản phẩm hoá dầu khác. Trong đó mặt hàng dầu mỡ nhờn bao gồm: Dầu nhờn động cơ, dầu nhờn truyền động, dầu nhờn công nghiệp, dầu nhờn xi lanh. máy nén khí, nhờn turbin, dầu máy lạnh, dầu thuỷ lực và một số dầu mỡ khác. Để đảm bảo nguồn hàng kinh doanh theo đúng chiến lược sản phẩm, Công ty Hoá Dầu đã thiết lập các nguồn háng chính sau: - Các mặt hàng mang nhãn hiệu BP cho dầu nhờn chủ yếu được nhập từ BP- Petco. Một lương nhỏ các dầu nhờn đặc chủng thì được nhập từ BP Singapore. - Dầu nhờn mang nhãn hiệu PLC: Công ty Hoá Dầu đã kết hợp với hàng phụ gia để phát triển các sản phẩm mang tên PLC và được sản xuất trong nước. Nguồn nguyên liệu được nhập khẩu bao gồm: + Dầu gốc: Là thành phần chủ yếu của dầu nhờn, được nhập khẩu từ Singapore. + Phụ gia: Là chất làm tăng tính năng bôi trơn của dầu ( chống ăn mòn , mài mòn…) chủ yếu được nhập khẩu từ các hãng nổi tiếng của Mỹ như: Paramin, Ethyl, Cubrizol… Dầu nhờn hàng hải. Công ty Hoá Dầu kinh doanh mặt hàng dầu mỡ nhờn, nhựa đường và hoá chất trên ba kênh chính sau: *Văn phòng công ty trực tiếp kinh doanh. *Các chi nhánh trực tiếp kinh doanh. *Các Công ty xăng dầu, vật tư tông hợp làm tổng đại lý cho PLC tại các tỉnh trong cả nước. Sơ đồ 8: Quá trình vận động của hàng hóa trong khâu nhập khẩu và bán ra: Nguồn nhập khẩu từ BP, ELF Nguồn nhập khẩu từ BP- Petco tại Việt Nam Nguồn nhập khẩu của các nước khác Nguồn pha chế nước Công ty Hoá Dầu (PLC): Dầu nhờn, nhựa đường, hoá chất Văn phòng công ty trực tiếp bán Chi nhánh của Công ty trực tiếp bán Các tổng đại lý của Công ty bán Các đại lý của Công ty bán 2.1.2.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty. Để hoàn thành tốt nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức rất khoa học, hợp lý, giúp cho các nhà lãnh đạo Công ty nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời, từ đó ra các quyết định kinh doanh đúng đắn. Trong đó Ban giám đốc gồm 3 người, đứng đầu là Giám đốc, sau là 2 Phó Giám đốc và 6 phòng ban chức năng. Sơ đồ 9: Bộ máy quản lý của Công ty: Giám Đốc Phó Giám Đốc Phó Giám Đốc Phòng Tổ chức Hành chính Phòng Kế toán- Tài chính Phòng Kỹ thuật XDCB Phòng KD dầu nhờn Phòng KD nhựa đường Phòng KD hoá chất Chi nhánh hoá dầu Hải Phòng Chi nhánh hoá dầu Đà Nẵng Chi nhánh hoá dầu TP. HCM Chi nhánh hoá dầu Cần Thơ Xí nghiệp dầu nhờn Hà Nội Một số cửa hàng kinh doanh * Ban Giám Đốc: . Giám đốc : Phụ trách quản lý giám sát chung cho mọi hoạt động của Công ty, chịu trách nhiệm trước Tổng công ty, Bộ Thương mại về kết quả hoạt động kinh doanh cũng như việc chấp hành pháp luật hiện hành. . Một phó giám đốc: Phụ trách nội chính, kỹ thuật, xây dựng cơ bản và sản phẩm mới. . Một phó giám đốc kiêm giám đốc chi nhánh hoá dầu TP Hồ Chí Minh. * Các phòng ban chức năng: . Phòng Tổ chức hành chính: Phục vụ cho những hoạt động hàng ngày của văn phòng Công ty, tổng hợp các loại hoạt động phục vụ cho việc điều hành trực tiếp của Giám đốc. Sắp xếp, quản lý lao động nhằm sử dụng hợp lý, có hiệu quả lực lượng lao động của Công ty, nghiên cứu các biện pháp giảm lao động gián tiếp. . Phòng Kế toán- Tài chính: Giúp đỡ Giám đốc trong công việc tổ chức hệ thống quản lý kinh tế từ Công ty đến các xí nghiệp, chi nhánh. Có chức năng chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra chế độ hạch toán toàn Công ty; quản lý, theo dõi tình hình biến động của vốn và tài sản của Công ty, thực hiện ghi sổ sách kế toán theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê mà Nhà nước đã ban hành. . Phòng Kỹ thuật – Xây dựng cơ bản: Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty và làm các dịch vụ hoá nghiệm, dịch vụ kỹ thuật phục vụ cho việc bán hàng. Phối hợp với phòng kế toán và các phòng ban chức năng khác để xử lý hàng hoá kém hoặc mất phẩm chất; kiểm tra, xét duyệt các luận chứng kinh tế kỹ thuật quyết toán các công trình xây dựng. . Phòng kinh doanh dầu mỡ nhờn: Là phòng kinh doanh lớn nhất có nhiệm vụ kinh doanh các mặt hàng chính và trực tiếp tham mưu cho Giám đốc về chiến lược kinh doanh lâu dài. . Phòng kinh doanh nhựa đường. . Phòng kinh doanh hoá chất. Đối với 3 phòng kinh doanh sau nhiệm vụ không chỉ trực tiếp hoạt động kinh doanh mà còn điều hành kinh doanh của các chi nhánh. * Các đơn vị trực thuộc: . Chi nhánh hoá dầu Hải Phòng: Có nhiệm vụ tổ chức hoạt động kinh doanh công ty giao trên địa bàn các tỉnh phía Bắc thuộc khu vực miền duyên hải từ Quảng Ninh cho đến Nghệ Tĩnh, là đầu mối tiếp nhận nguồn hàng nhập khẩu trực tiếp và nguồn hàng pha chế từ Thành phố Hồ Chí Minh ra phía Bắc, đảm bảo nhiệm vụ kinh doanh của toàn công ty và chi nhánh. . Chi nhánh hoá dầu Đà Nắng: Có nhiệm vụ tổ chức các hoạt động kinh doanh của Công ty tại các tỉnh miền Trung từ Quảng Bình đến Khánh Hoà. Đây là đầu mối tiếp nhận hàng cung cấp cho nhiệm vụ kinh doanh trực tiếp cho các tổng đại lý, các đại lý khu vực miền Trung. . Chi nhánh hoá dầu Thành phố Hồ Chí Minh: Có nhiệm vụ tổ chức các hoạt động kinh doanh theo nhiệm vụ Công ty giao trên địa bàn các tỉnh từ Khánh Hoà đến hết các tỉnh phía Nam. Đây là đầu mối tiếp nhận nguồn hàng nhập khẩu, tạo chân hàng cung cấp cho nghiệp vụ kinh doanh trực tiếp của các tổng đại lý, các đại lý trên địa bàn các tỉnh phía Nam. . Chi nhánh hoá dầu Cần Thơ: Có nhiệm vụ tổ chức hoạt động kinh doanh Công ty giao trên địa bàn các tỉnh Đồng Bằng sông Cửu Long. . Xí nghiệp dầu nhờn Hà Nội: Có nhiệm vụ tổ chức hoạt động kinh doanh trên địa bàn Thành phố Hà Nội và một số tỉnh biên giới phía Bắc từ Lạng Sơn đến Lai Châu, là đầu mối tiếp nhận hàng hoá cung cấp cho nghiệp vụ kinh doanh trực tiếp của các tổng đại lý trên địa bàn kinh doanh của mình. 2.1.2.5. Một số kết quả đạt được trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty Hoá Dầu . Công ty được chuyển giao một đội ngũ cán bộ có bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu vừa có thực tế hoạt động trong nền kinh tế thị trường vốn nhiều yêu cầu khắt khe, lại được kế tục một cơ sở vật chất tương đối thuận lợi của Petrolimex, PLC đã trở thành một trong những doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả nhất của Tổng công ty Xăng Dầu Việt Nam. Công ty đã thực hiện nhiều chính sách về lao động, tiếp thị, dịch vụ kỹ thuật, quản lý chất lượng để nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, gắn quyền lợi của khách hàng với quyền lợi của Công ty. mặt khác Công ty cúng đã đưa ra chương trình kiểm soát lưu thông tiền hàng, thu hồi công nợ cũng như có những phương thức phục vụ phù hợp với từng đối tượng khách hàng. Đặc biệt với đầu tư cơ sở kỹ thuật, nhân tài, vật lực vào những công tác dịch vụ kỹ thuật trước, trong và sau bán hàng, công tác nghiên cứu và tổ chức sản xuất sản phẩm mới đã được khách hàng đánh giá cao, tạo điều kiện cho Công ty giữ được mối quan hệ ngày càng chặt chẽ với khách hàng. Với những nỗ lực đó, trong 2 năm 2002 và 2003 Công ty đã đạt được những kết quả sau: Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty Chỉ tiêu ĐVT Năm 2002 Năm 2003 1. Tổng doanh thu Tr. đ 596.071.532 649.328.128 2. Năng lực bán các mặt hàng: - Dầu mỡ nhờn - Nhựa đường - Hoá chất Tấn 24.116 65.273 14.364 25.223 68.112 14.987 3. Tổng kim nghạch xuất khẩu Tr. đ 15.548.761 4. Lợi nhuận gộp Tr.đ 93.639.303 95.493.248 5. Tổng lợi nhuận trước thuế Tr.đ 10.349.698 11.299.130 6. Thuế thu nhập nộp NSNN Tr.đ 3.229.245 3.611.369 7. Tổng lợi nhuận sau thuế Tr.đ 7.120.453 7.678.761 8. Tổng số cán bộ CNV Người 574 574 9. Thu nhập bình quân đ/tháng 1.722.000 1.855.000 2.1.3.Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty 2.1.3.1.Hình thức tổ chức công tác kế toán: Với đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty có các chi nhánh trực thuộc tại các thành phố lớn trong cả nước, Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức nửa tập trung, nửa phân tán. Các kho, cửa hàng trực thuộc hạch toán báo sổ. Các chi nhánh là các đơn vị hạch toán phụ thuộc, có trách nhiệm tổ chức công tác bán hàng theo kế hoạch của Công ty, dự trữ tồn kho ở mức quy định, được cho khách hàng nợ theo mức khống chế tối đa. Tại các chi nhánh đều có phòng kế toán thực hiện công tác kế toán phát sinh tại đó và lập báo cáo kế toán về Công ty để tổng hợp. Phòng kế toán của Công ty thực hiện công tác kế toán phát sinh tại văn phòng Công ty, kiểm tra báo cáo kế toán của các chi nhánh, tổng hợp báo cáo kế toán toàn Công ty để báo cáo lên Tổng công ty và các cơ quan Nhà nước. 2.1.3.2.Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy kế toán. Sơ đồ 10: Bộ máy kế toán văn phòng Công ty Kế toán trưởng Phó phòng kế toán Kế toán bán hàng Kế toán tiền mặt Kế toán tổng hợp toàn Công ty Kế toán Ngân Hàng Kế toán tổng hợp khối văn phòng Phòng kế toán xí nghiệp dầu nhờn Hà Nội Phòng kế toán chi nhánh hoá dầu Hải Phòng Phòng kế toán chi nhánh hoá dầu Đà Nẵng Phòng kế toán chi nhánh hoá dầu TP Hồ Chí Minh Phòng kế toán chi nhánh hoá dầu Cần Thơ . Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm chung trước Giám đốc về công tác kế toán – tài chính của Công ty, trực tiếp phụ trách công tác chỉ đạo, điều hành về tài chính, tổ chức và hướng dẫn thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nước, của ngành về công tác kế toán, bảo vệ kế hoạch tài chính với Tổng công ty, giao kế hoạch tài chính cho các chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc, tham gia ký kết và kiểm tra việc thực hiện các hợp đồng kinh tế, tổ chức thông tin kinh tế, và phân tích hoạt động kinh tế toàn Công ty. . Phó phòng kế toán: Thay mặt kế toán trưởng điều hành các công táphải thanh toán với ngân sách, xác định kết quả kinh doanh, kiểm tra và tổng hợp các báo cáo kế toán toàn Công ty. .Kế toán tổng hợp: ..Kế toán tổng hợp khối văn phòng: Kiểm tra, kiểm soát phần hành công tác kế toán của các bộ phận. Hàng tháng trên cơ sở nhật ký chứng từ của các phần hành công việc lên sổ cái. Trong tháng tính số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, thuế GTGT đầu ra phải nộp, trên cơ sở đó lập tờ khai thuế hàng tháng, kết chuyển các chi phí liên quan sang TK 911. Cuối quý lên quyết toán văn phòng. ..Kế toán tổng hợp toàn Công ty: Có nhiệm vụ kiểm soát toàn bộ quá trình lưu thông hàng hoá từ khâu mua vào đến khâu bán ra dựa trên cơ sở các phiếu nhập kho, xuất kho, các chứng từ vận chuyển. Kiểm tra tổng hợp quyết toán các đơn vị gửi về, sau đó tổng hợp toàn Công ty. .Kế toán tiền mặt: Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ thu, chi trước khi làm thủ tục thanh toán và lưu trữ. Lưu trữ các chứng từ thu, chi tiền mặt theo đúng chế độ quy định. Theo dõi đôn đốc thu hồi các khoản công nợ, tạm ứng theo nhiệm vụ phân công, kiểm tra đối chiếu và ký sổ quỹ theo đúng chế độ Nhà nước quy định. Hàng tháng cùng với thủ quỹ kiểm kê tiền mặt vào ngày cuối cùng của tháng. Lập các sổ tổng hợp và sổ chi tiết để theo dõi các khoản tạm ứng. .Kế toán bán hàng: Viết hoá đơn bán hàng, mở sổ tổng hợp và chi tiết theo dõi công nợ của từng khách hàng. .Kế toán ngân hàng: Chịu trách nhiệm mở L/C để thanh toán với người bán. theo dõi công nợ nội bộ Công ty về hàng hoá. Lên nhu cầu thanh toán cả VND và USD trong tháng, xác định thời gian thanh toán và số lượng tiền cần thanh toán theo từng L/C, từng hoá đơn. Lên kế hoạch khả năng thanh toán: Nếu khoản công nợ của khách hàng lớn thì cần phải lên kế hoạch thu hồi công nợ, nếu thiếu khả năng thanh toán thì cần phải lên phương án vay ngân hàng. .Phòng kế toán các chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc: Hạch toán phụ thuộc, có trách nhiệm tổ chức bán hàng theo kế hoạch của Công ty, thực hiện công tác kế toán phát sinh tại đó và lập báo cáo gửi về công ty để tổng hợp. Công ty đã áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán nên đã giảm thiểu được khối lượng công việc làm tay, số liệu kế toán được phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác. Hệ thông chứng từ của Công ty vẫn theo mẫu của tổng cục thống kê và Nhà nước quy định. Công ty đã thiết lập mạng lưới vi tính cục bộ tại văn phòng Công ty và tại các chi nhánh xí nghiệp trực thuộc. Hệ thống phần mềm gồm: Hệ thống điều hành máy tính cá nhân; MS-DOS Hệ thống điều hành mạng cục bộ : Novell netware Hệ thống phần mềm quản trị dữ liệu Foxpro Hệ thống phần mềm kế toán Hệ thống vi tính nối mạng có tên Petrolimex Infomatics System, do phòng tin học của Tổng công ty Xăng Dầu Việt Nam lập và sử dụng trong toàn ngành. Nguyên tắc chung: Sử dụng chứng từ đầu vào là các chứng từ đã được phân loại, mã hoá, mạng vi tính sẽ tự động xử lý các số liệu trên chứng từ chạy theo chương trình kế toán đã lập sẵn, vào các số liệu cho tất cả các bảng kê, bảng phân bổ, sổ sách kế toán. Các chứng từ chưa đủ điều kiện cần thiết thì lập phiếu kế toán để vào máy. Trách nhiệm của kế toán là kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, lập chứng từ ban đầu theo đúng chế độ ghi chép ban đầu và luân chuyển chứng từ theo đúng quy định. Lập các phiếu kế toán để định rõ phườn pháp ghi sổ của từng nghiệp vụ, kiểm tra tính chính xác của các số liệu, định khoản, hạch toán kế toán, bảo quản, lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán theo quy định, tham gia phân tích hoạt động kinh tế, tài chính, kiểm toán nội bộ 2.1.3.3.Phương pháp kế toán áp dụng tại Công ty: Với đặc điểm chủng loại hàng hoá của Công ty khá đa dạng, các hoạt động xuất- nhập hàng hoá thường xuyên, liên tục nên Công ty đã áp dụng phương pháp kế toán kê khai thường xuyên. Công ty hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo giá thực tế. 2.1.3.4.Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty: Do đặc điểm của Công ty là quy mô lớn, các chi nhánh phân tán xa nhau, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ngày càng nhiều nên Công ty dã áp dụng hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ. Theo hình thức ghi sổ này, hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Đối với các Nhật ký chứng từ được ghi căn cứ vào các bảng kê, sổ chi tiết thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán, vào bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết vào Nhật ký chứng từ. Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các bảng kê và Nhật ký chứng từ có liên quan. Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, Bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái. Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ và thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ Cái. Số liệu tổng cộng ở sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký chứng từ, Bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. Hệ thống sổ kế toán (bắt buộc trong toàn ngành): Nhật ký chứng từ kế toán, bảng kê, sổ cái, sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. Các loại sổ kế toán như: + Nhật ký chứng từ số 1,2,3,4,5..,10 + Bảng kê số 1,2,3,5,6,8,9,10,11 + Thẻ TSCĐ + Thẻ kho hàng hoá + Báo cáo nhập –xuất- tồn hàng hoá + Báo cáo tiêu thụ…. Sơ đồ 11:Trình tự ghi sổ kế toán theo sơ đồ hình thức Nhật ký chứng từ: Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính : Ghi hàng ngày :Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra 2.2. Thực trạng tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty Hoá Dầu Petrolimex: 2.2.1. Đặc điểm hàng hoá của Công ty: Đặc điểm kinh doanh của Công ty Hoá Dầu là vừa kinh doanh vừa sản xuất (có hai cơ sở thực hiện sản xuất pha chế dầu mỡ nhờn là chi nhánh Hoá dầu Hải Phòng và chi nhánh Hoá Dầu TP Hồ Chí Minh). Nhưng về cơ bản các sản phẩm tiêu thụ của Công ty vẫn là hàng hoá mua từ bên ngoài, vì vậy có thể gọi sản phẩm của Công ty là hàng hoá. Hàng hoá của Công ty có đặc điểm: - Được nhập từ hai nguồn: Trong nước và nước ngoài. - Có tính chất lý hoá học phức tạp từ quy trình sản xuất đến bảo quản. - Đều thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, mức thuế suất GTGT khi bán hàng hoá là 10%. - Riêng đối với hàng của ELF thì PLC là đại diện độc quyền tại Việt Nam dầu nhờn hàng hải của ELF. Sản phẩm cua Công ty chủ yếu là nguyên liệu đầu vào cho hầu hết các nghành công nghiệp. Do đó nó là mặt hàng cần thiết cho sự phát triển kinh tế. Sản phẩm dầu mỡ nhờn của Công ty cũng như hoá chất có đặc điểm là rất “nhạy cảm” với sự thay đổi của môi trường, chúng là những mặt hàng dễ bị thay đổi phẩm chất nếu không bảo quản đúng phương pháp. Chính từ những đặc điểm này mà đòi hỏi quy trình nhập khẩu phương tiện tồn chứa, loại hình và phương tiện vận tải, kỹ thuật bảo quản và sử dụng phải được nghiên cứu tính toán kỹ lưỡng và phải có giải pháp về kỹ thuật, tổ chức quản lý trongquá trình hoạt động kinh doanh. Bên cạnh đó thì trong các loại hình sản phẩm này thì có một số chất gây độc hại cho con người, ảnh hưởng tới sức khoẻ người lao động. Chính vì vậy mà Công ty phải đảm bảo phòng ngừa và có chế độ bảo hộ lao động đối với người lao động, đồng thời thực hiện theo đúng quy trình lao động và an toàn lao động một cách nghiêm túc. 2.2.2.Kế toán bán hàng: 2.2.2.1. Các phương thức bán hàng mà Công ty áp dụng: * Các phương thức bán hàng: Văn phòng Công ty cũng được coi là một bộ phận tiến hành hoạt động kinh doanh, ngoài việc điều động hàng hoá cho các chi nhánh, xí nghiệp thì cũng tổ chức bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của khối văn phòng toàn Công ty. Hoạt động trong nền kinh tế thị trường với nhiều khó khăn và thách thức, để đạt được mục đích tối đa hoá lợi nhuận, Công ty đã tìm ra được biện pháp đẩy mạnh việc tiêu thụ hàng hoá, đó là “đa phương thức” bán. Có thể khái quát các phương thức bán hàng theo sơ đồ sau: Sơ đồ 12: Các phương thức bán hàng của Công ty Hoá dầu Các phương thức bán hàng của Công ty Hoá dầu Xuất từ tổng đại lý này sang tổng ĐL kia Xuất thẳng từ cảng nhập Xuất từ kho CN, XN Xuất tại kho VP công ty Xuất thẳng cho khách hàng tại cảng nhập Xuất từ kho các tổng đại lý Xuất từ kho chi nhánh, XN trực thuộc Xuất hàng tại kho VP Công ty Các tổng đại lý trực thuộc Petrolimex Các tổng đại lý ngoài Ptrolimex Việt Nam Tại 2 cửa hàng Bán lẻ Bán buôn Bán qua các đại lý Bán hàng trực tiếp 1/ Bán buôn: Cơ sở cho mỗi nghiệp vụ bán buôn hàng hoá của Công ty là các hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc các đơn đặt hàng của khách hàng. Trong hợp đồng hoặc đơn đặt hàng của khách hàng phải ghi rõ các yếu tố: tên đơn vị mua, đơn giá, quy cách, phẩm chất hàng hoá, số lượng hàng hoá và trị giá hợp đồng, địa điểm giao hàng và thời hạn thanh toán…Đây là những điểm chủ yếu nhất mà mỗi đơn đặt hàng hay mỗi hợp đồng phải có, căn cứ vào đó để bên bán giao hàng hoặc khi có tranh chấp sẽ dễ dàng giải quyết. Việc bán hàng theo đơn đặt hàng hoặc ký kết hợp đồng là một điểm mạnh trong hoạt động bán hàng của Công ty, nó tạo cơ sở vững chắc về pháp luật trong hoạt động kinh doanh của Công ty. Bên cạnh đó, Công ty có thể chủ động lập kế hoạch mua, bán hàng tạo thuận lợi cho công tác kinh doanh của Công ty. Để quản lý vốn hàng hoá chặt chẽ, phương thức bán buôn chủ yếu Công ty áp dụng là phương thức bán buôn trực tiếp qua kho và một số ít bán buôn vận chuyển thẳng mà người mua nhận hàng ngay tại cảng đầu mối nhập. Bán buôn tại Văn phòng Công ty bao gồm bốn hình thức: a.Bán buôn qua kho tại Văn phòng Công ty: Công ty Hoá Dầu có kho hàng tại 43D – Trường Trinh (quy mo nhỏ, mức dự trữ khoảng 30 tấn hàng). Đối tượng mua chủ yếu là khách hàng ở Hà Nội có nhu cầu không lớn, mỗi lần giao hàng ít hơn hoặc bằng 1,5 tấn. Căn cứ vào hợp đồng hoặc đơn đặt hàng đã thoả thuận, đến ngày giao hàng, kế toán bán hàng của Công ty viết hoá đơn GTGT và lệnh giao hàng và xuất hàng tại kho này. Hoá đơn GTGT là mẫu hoá đơn tự in phát hành theo công văn số4663 TCT/AC ngày 7/121998 của Tổng Cục Thuế. Đây là hoá đơn đặc thù của Công ty, được lập tại Văn phòng và viết ba liên: liên 1 lưu ở sổ gốc, liên 2 giao cho khách hàng mua hàng, liên 3 giao cho bộ phận kho lưu làm thủ tục xuất hàng. Cuối ngày liên 3 phải nộp lên phòng kế toán Công ty kèm theo Bảng kê để kế toán bán hàng hạch toán. b.Bán buôn qua kho tại chi nhánh, xí nghiệp. Đối tượng mua thường là khách hàng có nhu cầu lớn, mỗi lần giao lớn hơn hoặc bằng 2 tấn. Phòng kinh doanh của Công ty sẽ lập lệnh giao hàng sang chi nhánh xí nghiệp trực thuộc. Căn cứ vào lệnh này chi nhánh xí nghiệp trực thuộc viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để báo nợ Công ty theo giá hạch toán nhập kho, đồng thời viết hoá đơn GTGT và lập thành ba liên: một liên giao cho khách hàng, một liên lưu ở sổ gốc, một liên dùng để hạc toán. c.Bán buôn qua kho tổng đại lý: Để tạo điều kiện cho khách hàng và tránh chi phí vận chuyển chồng chéo không cần thiết và lãng phí, Công ty có quy định cho toàn thể hệ thống các công ty xăng dầu, vật tư tổng hợp trực thuộc Petrolimex Việt Nam làm tổng đại lý cho Công ty Hoá Dầu trong phạm vi cả nước. Trường hợp khách hàng nhận hàng tại Lạng Sơn hay Nghệ An nhưng muốn văn phòng Công ty bán hàng thì phải căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, đến thời điểm giao hàng thì kế toán bán hàng tại Công ty viết hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ghi rõ nhận hàng tại Công ty vật tư tổng hợp tỉnh Lạng Sơn hay Nghệ An, kèm theo lệnh điều động hàng hoá và khách hàng đến địa điểm trên nhận hàng. Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho được lập làm bốn liên: một liên giao cho khách hàng, một liên lưu lại, một liên để hạch toán, một liên chuyển cho tổng đại lý làm cơ sở cho việc ghi nhận giảm số hàng gửi đại lý của Văn phòng Công ty, đồng thời văn phòng Công ty sẽ hạch toán đầy đủ doanh thu, công nợ và ghi giảm tồn kho tương ứng gửi tại các tổng đại lý trên. d.Bán buôn cho khách hàng ngay tại các cảng nhập: Phương thức này thường được áp dụng cho một số khách hàng mua với số lượng lớn và thực tế nó rất hiệu quả, tiết kiệm được chi phí tồn kho, di chuyển, bốc dỡ, hoa hụt…Khi khách hàng có nhu cầu, sau khi hàng làm thủ tục hải quan tại cảng nhập, công ty sẽ thuê phương tiện vận tải chuyển thẳng tới kho của khách hàng mà không qua kho của chi nhánh nơi nhập hàng. Toàn bộ số hàng đó coi như được nhập kho của chi nhánh nơi nhập hàng và căn cứ vào hoá đơn bán hàng của Công ty giao cho khách hàng, chi nhánh này viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để kế toán tiến hành hạch toán. 2/ Bán lẻ: Việc bán lẻ các sản phẩm dầu nhờn, nhựa đường, hoá chất được thực hiện tại hai cửa hàng: - Cửa hàng bán lẻ dầu mỡ nhờn số 1 Khâm Thiên. - Cửa hàng bán lẻ 43D Trường Chinh. Tại các cửa hàng bán lẻ của Công ty khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng vẫn lập hoá đơn bán hàng thành ba liên: một liên giao cho khách hàng, một liên lưu tại cửa hàng, một liên kèm theo giấy nộp tiền và định kỳ gửi lên phòng kế toán Công ty để hạch toán. Tuy doanh số bán lẻ không lớn lắm so với bán buôn và bán qua đại lý nhưng nó cũng góp phần nâng cao doanh số tiêu thụ của khối văn phòng Công ty và chủ yếu thông qua các cửa hàng bán lẻ để quảng cáo, để giới thiệu sản phẩm của Công ty. 3/ Bán qua tổng đại lý: Do đặc điểm vai trò của ngành xăng dầu nên hoạt động gửi bán chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng số doanh thu tiêu thụ bán hàng của văn phòng Công ty. Các Công ty xăng dầu và Công ty tư tỉnh làm tổng đại lý cho văn phòng Công ty phải bán hàng theo giá mà Công ty quy định, hưởng hoa hồng trên doanh số bán ra. Để điều hành cho các tổng đại lý sao cho phù hợp, Công ty phải dựa trên kế hoạch quý, năm do các tổng đại lý lập. Hàng tháng, các tổng đại lý vẫn phải lập đơn đặt hàng tháng sau, căn cứ vào đó phòng kinh doanh cân đối lượng hàng hoá, lập lệnh điều động từ các kho của Công ty hoặc chi nhánh tới tổng đại lý. Tuy nhiên, việc điều hành hàng còn căn cứ vào tồn kho của các tổng đại lý và khả năng bán hàng trong tháng. Công ty quy định các tổng đại lý chỉ được phép tồn kho đủ bán trong 20 ngày. Để tránh tình trạng chiếm dụng vốn, Công ty quy định việc thanh toán tiền hàng được thực hiện theo kế hoạch một tháng thanh toán hai lần cào ngày 10 và 20 hàng tháng. Kết thúc tháng, các tổng đại lý phải báo cáo chi tiết số hàng đã bán được và số hàng tồn kho còn lại của Công ty. * Bán hàng gửi đại lý có bốn trường hợp sau: a. Xuất qua kho văn phòng gửi các tổng đại lý: Thông th._.