Kế toán bán hàng & xác định kết quả bán hàng ở Công ty Cổ phần đầu tư xây dưng & phát triển du lịch Hà Nội

ng là khâu cuối cùng của hoạt động kinh doanh và có tính quyết định đến cả quá trình kinh doanh. Có bán được hàng thì doanh nghiệp mới lập kế thoạch mua vào - dự trữ cho kỳ kinh doanh tới, mới có thu nhập để bù đắp cho kỳ kinh doanh và có tích luỹ để tiếp tục quá trình kinh doanh. Trong nền kinh tế thị trường phải xác định rằng việc tiêu thụ sản phẩm là vấn đề quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Thực tế cho thấy đối với doanh nghiệp thương mại nếu sản phẩm hàng hoá tốt về chất lượng hợp lý về giá cả, đáp ứng được nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng và doanh nghiệp biết tổ chức quản lý tốt công tác kế toán bán hàng thì sẽ có điều kiện tốt để phát triển. Muốn thực hiện hoạt động bán hàng có hiệu quả, đem lại doanh thu ngày càng cao cho doanh nghiệp thì vai trò của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng phải đặc lên hàng đầu. Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là phần hành kế toán chủ yếu trong doanh nghiệp thương mại dịch vụ, và với cương vị là công cụ quản lý để nâng cao hiệu quả bán hàng thì càng cần phải được tổ chức một cách khoa học và hợp lý nhằm phục vụ đắc lực cho quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, qua nghiên cứu lý luận và tìm hiểu tình hình thực tế tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng và phát triển du lịch Hà Nội, được sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Nguyễn Thị Nhẫn và sự giúp đỡ của các anh chị cán bộ kế toán trong Công ty, em đã thực hiện luận văn với đề tài: “Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty Cổ phần đầu tư xây dưng và phát triển du lịch Hà Nội” 2- Mục đích nghiên cứu: - Nghiên cứu khảo sát thực trạng công tác bán hàng và xác định kết quả kinh tế ở doanh nghiệp thương mại. - Đề xuất các ý kiến và những giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện, cải tiến công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh - Cọ sát thực tế hoàn thiện kiến thức. 3- Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng cụ thể của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại là các hoạt động bán hàng, các loại chi phí liên quan đến xác định kết quả kinh doanh, các nghiệp vụ xoay quanh quá trình bán hàng. 4- Phạm vi nghiên cứu và giới hạn đề tài: Phạm vi nghiên cứu: Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tháng 7 năm 2007 tại Công ty CPĐTXD& PTDL HN Giới hạn đề tài: Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại. 5- Bố cục của chuyên đề: Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, luận văn gồm ba phần chính: Chương I:Các vấn đề chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại Chương II: Thực trạng tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty CPĐTXD& PTDL HN Chương III:Kết luận Chương INhững lý luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả ở Doanh nghiệp Thương mại 1.1.ý nghĩa sự cần thiết tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. 1.1.1. Khái niệm chung về bán hàng Bán hàng: Theo quan điểm của hiệp hội kế toán quốc tế (IFAC), bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu về sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ từ người bán sang người mua được người mua trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán. Theo quan điểm này thì hàng hoá, lao vụ, dịch vụ được coi là tiêu thụ khi: - Có sự thoả thuận giữa người mua và người bán về số lượng, chất lượng, quy cách và hình thức thanh toán của hàng hoá. - Có sự chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá từ người mua sang người bán. - Khách hàng trả tiền ngay hoặc chấp nhận thanh toán. 1.1.2 Yêu cầu quản lý quá trình bán hàng và nhiệm vụ của công tác kế toán bán hàng xác định kết quả kinh doanh. 1.1.2.1. Yêu cầu quản lý quá trình bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở Doanh nghiệp Thương mại Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh cần thực hiện tốt các nhiệm vụ cơ bản sau: Ghi chép đầy đủ, kịp thời khối lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra và tiêu thụ nội bộ, tính toán đúng đắn trị giá vốn của hàng bán, chi phí bán hàng và các khoản chi phí khác nhằm xác định đúng đắn kết quả kinh doanh. Kiểm tra, giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch bán hàng, kỷ luật thanh toán và làm nghĩa vụ với Nhà nước. Cung cấp thông tin chính xác, trung thực và đầy đủ về tình hình bán hàng xác định kết quả kinh doanh phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và quản lý Doanh nghiệp. 1.1.2.2. Vai trò, nhiệm vụ của kế toán doanh nghiệp Thương mại * Vai trò: - Kế toán có một vai trò quan trọng trong công tác quản lý của doanh nghiệp và giúp cho người quản lý nắm bắt được tình hình kinh doanh để có hướng đi đúng và đạt được lợi nhuận cao nhất cho Doanh nghiệp. * Nhiệm vụ: Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời về tình hình lưu chuyển của hàng hoá. Tính toán, phản ánh đúng đắn trị giá vốn hàng nhập kho, xuất kho và trị giá vốn của hàng hoá tiêu thụ. Kiểm tra, giám sát chặt chẽ tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về quá trình mua hàng, bán hàng. Xác định đúng đắn kết quả kinh doanh hàng hoá, chấp hành đúng các chế độ tài chính. Theo dõi chặt chẽ tình hình tồn kho hàng hoá, giảm giá hàng hoá….Tổ chức kiểm kê hàng hoá đúng theo quy định, báo cáo kịp thời hàng tồn kho. 1.2. nội dung về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở Doanh nghiệp Thương mại. 1.2.1 Doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu: 1.2.1. 1. Doanh thu bán hàng Doanh thu bán hàng là tổng giá trị được thực hiện do việc bán hàng hoá, sản phẩm hay cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng. Tạ các đơn vị áp dụng tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ thì doanh thu không bao gồm thuế GTGT, còn tại các doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp là giá trị thanh toán của lô hàng đã bán. Các phương thức bán hàng: Bán hàng theo phương thức gửi bán: Bán hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp: + Bán hàng thu tiền ngay + Bán hàng trả góp + Bán hàng cho khách hàng chịu Trường hợp trả lương cho công nhân viên bằng hàng hoá và trao đổi hàng hoá với doanh nghiệp khác thì cũng được ghi nhận là doanh thu bán hàng. 1.2.1.2. Kế toán doanh thu bán hàng * Tổ chức chứng từ kế toán: Kế toán với chứng năng giúp chủ doanh nghiệp trong công tác tổ chức kế toán, thống kê nhằm cung cấp được những thông tin về hoạt động kinh tế - tài chính của Doanh nghiệp một cách đầy đủ, kịp thời. Do đó, cần phải tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành. Kế toán sử dụng hoá đơn, chứng từ bao gồm: Hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng, hoá đơn tự in và các chứng từ đặc thù khác.Trường hợp Doanh nghiệp trực tiếp bán lẻ hàng hoá, cung cấp dịch vụ cho người tiêu dùng không thuộc diện phải lập hóa đơn bán hàng thì khi bán hàng phải lập “ Bảng kê bán lẻ”. Đối với các Doanh nghiệp thuộc diện nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, khi bán hàng hàng hoá, dịch vụ phải sử dụng “ Hoá đơn GTGT” do Bộ Tài chính phát hành Đối với các Doanh nghiệp thuộc diện nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, khi bán hàng hoá, dịch vụ phải sử dụng “ Hoá đơn bán hàng” do Bộ tài chính phát hành. * Tài khoản kế toán sử dụng: Để kế toán doanh thu bán hàng, kế toán sử dụng các tài khoản sau đây: -TK 511- Doanh thu bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ. Tài khoản này có bốn tài khoản cấp hai: TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá. TK 5112: Doanh thu bán sản phẩm. TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ. TK 5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá. - TK 512- Doanh thu bán hàng nội bộ- gồm ba tài khoản cấp hai: TK 5121: Doanh thu bán hàng hoá nội bộ. TK 5122: Doanh thu bán sản phẩm nội bộ. TK 5123: Doanh thu cung cấp dịch vụ nội bộ. - TK 521- Chiết khấu thương mại- gồm ba tài khoản cấp hai: TK 5211: Chiết khấu hàng hoá. TK 5212: Chiết khấu thành phẩm. TK 5213: Chiết khấu dịch vụ. - TK 531 - Hàng bán bị trả lại. - TK 532 - Giảm giá hàng bán. - TK 3331- Thuế GTGT- Chi tiết: TK 33311: Thuế GTGT đầu ra. Ngoài ra, còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: TK 3387 Doanh thu chưa thực hiện, TK 413- Chênh lệch tỷ giá, TK 111- Tiền mặt. . . * Kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu: Trình tự kế toán doanh thu bán hàng: - Đối với Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khầu trừ: + Trường hợp 1: Phản ánh doanh thu bán hàng thu tiền ngay. Căn cứ vào hoá đơn GTGT và giấy báo có của ngân hàng, phiều thu tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112: Theo tổng giá thanh toán. Có TK 511: Ghi theo giá bán chưa có thuế GTGT. Có TK 3331: Ghi số thuế GTGT phải nộp. + Trường hợp 2: Phản ánh doanh thu bán hàng người mua chưa trả tiền. Căn cứ vào hoá đơn GTGT và thông báo chấp nhận thanh toán của khách hàng, kế toán ghi: Nợ TK 131: Ghi theo tổng giá thanh toán. Có TK 511: Ghi theo giá bán chưa có thuế GTGT. Có TK 3331: Ghi số thuế GTGT phải nộp. + Trường hợp 3: Phản ánh doanh thu bán hàng trả góp. Căn cứ vào hoá đơn GTGT và hợp đồng mua - bán đã ký kết với khách hàng, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112: Ghi số tiền khách hàng đã trả. Nợ TK 131: Số tiền khách hàng còn nợ. Có TK 511: Ghi theo giá bán trả ngay một lần chưa có thuế GTGT. Có TK 3331 (33311): Ghi số thuế GTGT phải nộp. Có TK 338 (3387): Phản ánh khoản chênh lệch giữa tổng thanh toán trừ đi (-) doanh thu, thuế (nếu có). Đồng thời, phải phân bổ doanh thu chưa thực hiện vào doanh thu kỳ này và doanh thu các kỳ tiếp theo: Nợ TK 338 (3387) Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính. + Trường hợp 4: Phản ánh doanh thu đổi hàng. Doanh thu được ghi nhận trên cơ sở giá cả trao đổi giữa Doanh nghiệp với khách hàng. Khi bán hàng, căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán ghi: Nợ TK 131: Tổng giá thanh toán. Có TK 511: Giá bán chưa có thuế. Có TK 3331(1): Thuế GTGT phải nộp Khi mua hàng, căn cứ vào hoá đơn mua, kế toán ghi: Nợ TK 152, 153, 156: Giá mua hàng chưa có thuế GTGT. Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 131: Tổng giá thanh toán. Kết thúc, thanh lý hợp đồng trao đổi giữa hai bên, nếu giá trị hàng hoá đưa đi trao đổi cao hơn giá trị vật tư, hàng hoá nhận về thì kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 131: Phải thu của khách hàng. + Trường hợp 5: Doanh thu bán hàng đại lý, ký gửi. Nếu doanh nghiệp trả tiền hoa hồng đại lý cho chủ đại lý: Phản ánh doanh thu: Nợ TK 111, 112: Nếu thu tiền ngay. Nợ TK 131: Nếu cho đại lý chịu. Có TK 511: Doanh thu bán hàng chưa có thuế GTGT. Có TK 3331: Số thuế GTGT phải nộp. Phản ánh tiền hoa hồng phải trả cho đại lý: Nợ TK 641 Có TK 111, 112 Nếu trả tiền hoa hồng đại lý bằng tỷ lệ phần trăm trên doanh thu bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 131 Nợ TK 641: Phần hoa hồng phải trả cho đại lý. Có TK 511: Doanh thu bán hàng chưa có thuế GTGT. Có TK 3331: Số thuế GTGT phải nộp. Đối với Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì các bút toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ không sử dụng TK 3331 “Thuế GTGT đầu ra phải nộp”. Bán hàng xuất khẩu: Sau khi xác định là hàng xuất khẩu (đã hoàn thành thủ tục hải quan, hàng đã xếp lên phương tiện vận tải để rời cảng hoặc xuất khỏi biên giới), kế toán ghi nhận doanh thu hàng xuất khẩu căn cứ vào hoá đơn thương mại kèm theo hợp đồng xuất khẩu. Nếu thu bằng ngoại tệ thì phải quy đổi ra Việt Nam đồng theo tỷ giá thực tế phát sinh hoặc theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Việt nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế, kế toán ghi: Nợ TK 1112, 1122, 131 Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp (nếu có). Đồng thời ghi đơn Nợ TK 007: Số ngoại tệ thu từ bán hàng. Kế toán doanh thu bán hàng nội bộ: Doanh thu bán hàng sử dụng nội bộ là số tiền thu được từ việc bán hàng hoá, sản phẩm sử dụng cho hoạt động của chính doanh nghiệp (hàng hoá được sử dụng cho bộ phận nào thì tính vào chi phí của bộ phận ấy). Doanh thu bán hàng trong nội bộ là số tiền thu được từ việc bán hàng hoá, sản phẩm cho các chi nhánh trực thuộc hoặc trả lương, trả thưởng cho CNV.Trình tự kế toán doanh thu nội bộ được thể hiện trong sơ đồ sau: Sơ đồ số 1 TK 512 TK 627, 641, 642… DTBH sử dụng nội bộ TK 111, 112… DTBH trong nội bộ TK 3331 TK 334, 431 Trả lương thưởng cho CNV bằng sản phẩm hàng hoá 1.2.1.3.Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu được thể hiện trong sơ đồ sau: Sơ đồ số 2 TK 111, 112, 131 TK 521, 531, 532… TK 511 P/á các khoản giảm trừ K/c các khoản giảm trừ doanh thu để xác định DTBH thuần TK 3331 TK 911 K/c DTT để xđ kquả 1.2.2. Kế toán giá vốn hàng bán 1.2.2.1. Phương pháp xác định trị giá vốn hàng bán Trị giá vốn hàng xuất kho để bán bao gồm trị giá mua thực tế và chi phí mua của số hàng hoá đã xuất kho để bán. Đối với Doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp Kê khai thường xuyên: * Có thể tính trị giá mua thực tế của hàng hoá xuất kho theo các phương pháp sau: Tính theo đơn giá bình quân của hàng luân chuyển trong kỳ: Đơn giá bình quân = Trị giá mua thực tế của hàng tồn đầu kỳ + Trị giá mua thực tế của hàng nhập trong kỳ Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong kỳ = đơn giá bình quân - Tính theo phương pháp nhập trước, xuất trước - Tính theo phương pháp nhập sau, xuất trước Tính theo phương pháp thực tế đích danh. Chi phí mua hàng phân bổ cho số hàng đã bán được xác định theo công thức: Chi phí mua phân bổ cho hàng xuất kho = Chi phí mua phân bổ cho hàng đầu kỳ + Chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ x Trị giá mua của hàng xuất kho Trị giá mua của hàng tồn đầu kỳ + Trị giá mua của hàng nhập trong kỳ (2) Đối với Doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp Kiểm kê định kỳ: Theo phương pháp này, cuối kỳ, Doanh nghiệp kiểm kê hàng tồn kho và tính trị giá vốn thực tế hàng xuất kho theo công thức sau: = + - 1.2.2.2. Trình tự kế toán giá vốn hàng bán * Tài khoản kế toán sử dụng: TK 632: Giá vốn hàng bán Ngoài ra, còn sử dụng một số tài khoản liên quan như: TK156, TK157, TK611,TK911, . . . * Kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu: Đối với Doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp Kê khai thường xuyên, ta có sơ đồ sau: (Xem sơ đồ số 3) Sơ đồ số 3 TK 156 TK 632 Xuất kho bán trực tiếp TK 157 TK911 Xuất kho hàng hoá gửi bán K/c GVHB để xđkq TK 331 HH mua bán, gửi bán thẳng TK 133 Hàng hoá xuất bán bị trả lại kho Đối với Doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp Kiểm kê định kỳ, ta có sơ đồ sau: Sơ đồ số 4 TK 156,157 TK 611 TK 632 gvhh tồn kho đầu kỳ HH xuất bán trực tiếp TK 911 GVHH tồn cuối kỳ k/c GVHB để xđkq TK 331,111,112… Hàng hoá mua vào trong kỳ TK 133 1.2.3. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý Doanh nghiệp * Nội dung chi phí bán hàng và chi phí quản lý Doanh nghiệp: Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm: - Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên. - Chi phí vật liệu dùng trong bán hàng và quản lý DN. - Chi phí đồ dùng, dụng cụ dùng trong bán hàng và quản lý DN. - Chi phí KH TSCĐ dùng trong bán hàng và quản lý DN. - Chi phí dịch vụ mua ngoài phát sinh trong bán hàng và quản lý DN. - Chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá. - Chi dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho. - Thuế, phí và lệ phí như: Thuế nhà đất, thuế môn bài, phí, lệ phí giao thông. - Chi phí khác bằng tiền như chi hội nghị, tiếp khách… Tài khoản sử dụng: TK 641- Chi phí bán hàng TK 642- Chi phí quản lý Doanh nghiệp * Kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu: Thể hiện qua sỏ đồ sau: Sơ đồ số 5 TK 334, 338 TK 641, 642 TK 111, 112 Chi phí nhân viên TK 152, 153 (611) Chi phí vật liệu, CCDC TK 911 TK 1422 CPBH, CPQLDN TK 214 F/bổ cho kỳ sau Chi phí KHTSCĐ K/c CPBH, CPQLDN để xđ kquả TK 111, 112, 331 Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí khác bằng tiền TK 335 Trích trước CF bảo hành, CF sửa chữa lớn TSCĐ TK 333 Thuế, phí và lệ phí TK 139 Trích lập các khoản dự phòng 1.2.4. Kế toán xác định kết quả kinh doanh: Phương pháp xác định kết quả kinh doanh: = - - Tài khoản sử dụng: TK 911: Xác định kết quả kinh doanh. Kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu: Cuối kỳ, tiến hành kết chuyển doanh thu thuần, giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết quả. Trình tự kế toán xác định kết quả được thể hiện thông qua sơ đồ sau: Sơ đồ số 6 TK 632 TK 911 TK 511 K/c giá vốn hàng bán K/c doanh thu thuần TK 641, 642 K/c CPBH, CPQLDN TK 421 Lỗ TK 1422 CPBH, CPQLDN kỳ trước Lãi 1.3.Tổ chức hệ thống sổ kế toán Hệ thống sổ kế toán trong hình thức kế toán Nhật ký chung bao gồm: + Sổ Nhật ký chung. + Sổ cái TK 632, 511, 512, 531, 532, 521, 641, 642, 911… + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan như sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết phải thu của khách hàng, sổ chi tiết chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, sổ chi tiết theo dõi kết quả kinh doanh… - Hệ thống sổ kế toán trong hình thức kế toán Nhật ký sổ Cái, bao gồm: + Sổ Nhật ký sổ cái. + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. - Hệ thống sổ kế toán trong hình thức Chứng từ ghi sổ, bao gồm: + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. + Sổ Cái TK 632, 51+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. - Hệ thống sổ kế toán trong hình thức kế toán Nhật ký chứng từ, bao gồm: + Nhật ký chứng từ số 1, 2, 5, 8… + Bảng kê số 1, 2, 8, 10… + Sổ Cái TK 632, 511, 512, 531, 532, 641, 642, 911… + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Chương II: Thực trạng công tác kế toán Bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ Phần đầu tư xây dựng và phát triển du lịch hà Nội i- Đặc điểm tình hình chung tại Công ty CPĐTXD& PTDL HN 1.1- Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty - Loại hình sở hữu: Công ty CPĐTXD& PTDL HN - Ngành nghề lĩnh vực kinh doanh: Kinh doanh các loại sơn phục vụ cho ngành công nghiệp xây dựng, các sản phẩm thủ công mỹ nghệ, máy móc thiết bị…. - Trụ sở chính tại lô 16 khu đo thị Trung Hoà Nhân Chính- Cầu Giấy- HN Công ty CPĐTXD& PTDL HN là một tổ chức kinh tế có tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, có con dấu riêng, được mở tài khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại ngân hàng theo quy định của pháp luật. Công ty được thành lậ và tổ chức hoạt động theo nguyên tắc dân chủ, công khai, thống nhất nhằm mục đích phát triển sản xuất kinh doanh, giải quyết việc làm và đời sống người lao động trong Công ty, đảm bảo hoàn thành nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước, tạo quỹ Công ty nhằm mở rộng và phát triển Công ty. Mặc dù thời gian thành lập chưa lâu, song Công ty CPĐTXD& PTDL HN có nhiều nỗ lực và cố gắng trong việc mở rộng kinh doanh. Các sản phẩm sơn của Công ty có chất lượng tốt và tạo được uy tín với khách hàng. Công ty đã tạo được mối quan hêk thân thiết với nhiều bạn hàng trong nước. 2.1.- Chức năng và nhiệm vụ của Công ty CPĐTXD& PTDL HN Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, Công ty thực hiện các hoạtđộng kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký với Nhà nước. Trong quá trình hoạt động kinh doanh, Công ty CPĐTXD& PTDL HN phải đảm bảo những nhiệm vụ sau: - Quản lý sử dụng vốn theo đúng yêu cầu của các chủ sở hữu, tuân thủ chế hiện hành, thực hiện bảo toàn và tăng trưởng vốn, phải tự trang trải về tài chính, đảm bảo kinh doanh có lãi. - Nắm bắt khả năng kinh doanh, nhu cầu tiêu dùng của thị trường, để đưa ra các biện pháp kinh doanh có hiệu quả cao nhất, phục vụ đời sống ngày càng cao của đại bộ phận người tiêu dùng, nhằm mở rộng quy mô kinh doanh, tăng doanh số, tiết kiệm chi phí, thu lợi nhuận tối đa. - Chấp hành và thực hiện đầy đủ chính sách, chế độ pháp luật của Nhà nước về hoạt động sản xuất kinh doanh, đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người lao động. 3.1- Tình hình kinh doanh của Công ty những năm gần đây: Trong xu thế đổi mới, đất nước đang dần hoàn thiện cơ sở hạ tầng để đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế. Đồng thời, mức sống người dân ngày càng tăngm điều đó cũng tạo ra cơ hội cho Công ty. Tuy nhiên trong quá trình kinh doanh, cũng có nhiều khó khăn: Vốn đầu tư có hạn, vốn vay ngân hằng hạn chế, các quy định về tài sản, thế chấp, các đối thủ cạnh tranh ngày càng nhiều và rất mạnh về vốn cũng như am hiểu thị trường. Đứng trên những thuận lợi và khó khăn trên Công ty không ngừng khai thác những thuận lợi về vị trí kinh doanh của mình cũng như các kinh nghiệm đã trải qua. Đặc biệt, Công ty luôn quan tâm đến mối quan hệ làm ăn lâu dài với khách hàng, với khách hàng Công ty luôn cố gắng xây dựng mối quan hệ hai bên cùng có lợi. Vì vậy trong những năm qua, Công ty không những đứng vững trên thị trường mà còn bổ sung thêm vốn nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng vòng quay của vốn, doanh thu bán hàng và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp ngày càng tăng. Tính đến ngày 30/7/2007, số vốn kinh doanh của Công ty là 3.360 triệu đồng. Trong đó: Vốn cố định: 960 triệu đồng Vốn lưu động: 2400 triệu đồng Năm Chỉ tiêu 2004 2005 2006 1 Doanh thu 7.931.402.609 23.794.207.826 28.553.049.391 2 Số lượng 264.380 793.139 951.767 3 Lợi nhuận 256.667.657 770.002.972 924.003.566 Nộp NSNN 440.848.189 1.322.544.567 1.587.053.480 4 Tiền lương bình quân 1.000.000 1.200.000 1.500.000 2.- Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty 1.2- Đặc điểm bộ máy quản lý kinh doanh của Công ty: Khác với doanh nghiệp Nhà nước, Công ty CPĐTXD& PTDL HN tổ chức bộ máy quản lý tập trung, gọn nhẹ, linh hoạt. Đứng đầu bộ máy quản lý của Công ty là Ban lãnh đạo, bao gồm giám đốc và phó giám đốc, bên dưới là các phòng ban chức năng với những nhiệm vụ riêng. Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Giám đốc Phó giám đốc Phòng kinh doanh Phòng kinh doanh Phòng kinh doanh Phòng kinh doanh 3.- Chức năng nhiệm vụ phân cấp nội bộ Công ty * Ban lãnh đạo: Gồm giấm đốc, phó giám đốc và công đoàn. Ban lãnh đạo phụ rách tổng quát đồng thời chỉ đạo trực tiếp các phòng ban - Giám đốc là người đứng đầu Công ty do Hội đồng quản trị của Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật. Đồng thời là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty. - Phó Giám đốc có nhiệm vụ trợ giúp cho giám đốc trong các hoạt động như: Lập kế hoạch kinh doanh, ký kết các hợp đồng kinh tế, thanh tra, kiểm tra… * Các phòng ban chức năng được tổ chức theo yêu cầu quản lý kinh doanh của Công ty, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của ban giám đốc. Công ty CPĐTXD& PTDL HN có 4 phòng ban, mỗi phòng ban có chức năng và nhiệm vụ khác nhau: - Phòng kinh doanh: Có chức năng nghiên cứu và phát triển thị trường, tham mưu cho giấm đốc về kinh doanh mua bán hàng hoá, quan hệ với bạn hàng để cung cấp hàng hoá, đáp ứng nhu cầu của thị trường. - Phòng tài chính kế toán nhiệm vụ: + Tham mưu cho giám đốc trong lĩnh vực quản lý các hoạt động tài chính. sử dụng tiền vốn, đáp ứng yêu cầu hoạt động kinh doanh theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê và các văn bản Nhà nước quy định. + Đề xuất lên giám đốc các phương án tổ chức kế toán, đồng thời thông tin cho lãnh đạo những hoạt động tài chính, những thông tin kế toán cần thiết để kịp thời điều chỉnh quá trình kinh doanh của Công ty. + Hạch toán các hoạt động kinh doanh của Công ty, thanh tra tài chính với khách hàng, giúp giám đốc thực hiện công tác nộp ngân sách theo quy định. Cuối tháng làm báo cáo quyết toán để trình giám đốc, định kỳ gửi báo cáo kế toán, các tờ khai thuế đến các cơ quan quản lý Nhà nước. - Phòng kỹ thuật: Có chức năng quản lý về mặt kỹ thuật, tư vấn hướng dẫn khách hàng sử dụng hàng hoá của Công ty. - Phòng hành chính tổng hợp: Có nhiệm vụ quản lý thủ tục hành chính về toàn bộ lực lượng lao động, về chế độ chính sách, quản lý tình hình đi, đến của người lao động trong Công ty. Các phòng ban của Công ty đảm nhận những nhiệm vụ khác nhau nhưng cùng chung một mục đích là phục vụ hoạt động của Công ty, thúc đẩy Công ty ngày càng phát triển mạnh, quy mô ngày càng được mở rộng. 4.- Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty CPĐTXD& PTDL HN 1.4- Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty: Mỗi một doanh nghiệp đều phải tổ chức công tác kế toán để đáp ứng nhu cầu sử dụng thông tin cho các đối tượng có nhu cầu. Để công tác kế toán được thực hiện tốt thì có bộ máy kế toán hợp lý với từng doanh nghiệp. Là một doanh nghiệp thương mại, với quy mô doanh nghiệp vừa và nhỏ, Công ty CPĐTXD& PTDL HN tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ, phù hợp với tình hình chung của Công ty. Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, công tác kế toán thống kê được hợp nhất trong một bộ máy chung đó là phòng kế toán. Theo mô hình này, thông tin kinh tế được tập trung và phục vụ kịp thời cho lãnh đạo doanh nghiệp, thuận lợi cho việc cơ giới hoá và chuyên môn hoá công tác kế toán. Sơ đồ 2.2: Bộ máy kế toán của Công ty Kế toán trưởng Kế toán TSCĐ, thuế, tổng hợp Kế toán bảo hiểm, tiền lương Thủ quỹ Kế toán thanh toán Nhiệm vụ của các thành viên trong phòng kế toán được phân công cụ thể như sau: - Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về tình hình kế toán, là người phân tích các kết quả kinh doanh, giúp giám đốc lựa chọn phương án kinh doanh, đầu tư để đạt hiệu quả cao. Đồng thời chỉ đạo chung công tác kế toán của phòng tài chính kế toán Công ty, phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận kế toán trong phòng. - Kế toán thanh toán: Thực hiện theo dõi thu chi tiền mặt tại quỹ, kế toán ngân hàng. Chịu trách nhiệm thực hiện các phần công nợ phải thu - Kế toán bán hàng và tiền lương: Phụ trách tình hình kiểm tra mua hàng, bán hàng, quản lý tình hình nhập xuất tồn hàng hoá và các khoản liên quan đến công nợ phải trả. Tính lương và các khoản trích theo lương (BHYT, BHXH, KPCĐ) - Kế toán tài sản cố định, thuế và tổng hợp: Theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định, trích khấu hao, phân bổ khấu hao tài sản cố định và chi phí kinh doanh. Cuối tháng lập bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào, bán ra, lập tờ khai thuế GTGT. Đồng thời hạch toán thực hiện các nghiệp vụ tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh. - Kế toán quỹ: Thực hiện nhiệm vụ trực tiếp quản lý, kiểm kê các; khoản thu chi tiền mặt dựa trên các phiếu thu, phiếu chi hàng ngày, ghi chép kịp thời, phản ánh chính xác thu chi và quản lý tiền mặt hiện có. Thường xuyên báo cáo tình hình tiền mặt tồn tại quỹ của Công ty. 5.- Hình thức kế toán, chứng từ sổ sách sử dụng trong công tác kế toán tại Công ty CPĐTXD& PTDL HN * Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán. Hiện nay, hệ thống tài khoản kế toán sử dụng trong Công ty CPĐTXD& PTDL HN được xây dựng trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán ban hành, thống nhất theo Quyết định số 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính; các công việc kế toán, văn bản sửa đổi, bổ sung hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam. * Hình thức kế toán: Tổ chức hạch toán kế toán được coi như là một vấn đề cốt lõi của khoa học kế toán. Hạch toán kế toán là một hệ thống có mục tiêu, hướng đích thể hiện là sản phẩm, là chỉ tiêu, những dữ kiện phản ánh và kiểm soát qúa trình kinh doanh của một doanh nghiệp. Để các nhà quản lý theo dõi, đối chiếu, kiểm tra tình hình biến động về tài chính của đơn vị một cách dễ dàng, Công ty CPĐTXD& PTDL HN sử dụng hình thức kế ghi sổ kế toán là hình thức Nhật ký - chứng từ. Hình thức này có đặc điểm: - Kết hợp trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế cùng loại phát sinh tại đơn vị vào sổ kế toán tổng hợp riêng là nhật ký - chứng từ. - Có thể kết hợp một phần giữa kế hoạch tổng hợp với kế toán chi tiết ngay trong các nhật ký - chứng từ. - Cuối tháng không cần lập bảng cân đối tài khoản vì có thể kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép kế toán tổng hợp ngay cả dòng số cộng cuối tháng của các trang nhật ký chứng từ. * Các loại sổ sách kế toán doanh nghiệp sử dụng Công ty áp dụng hình thức ghi sổ kế toán nhật ký chứng từ, vì vậy các loại sổ sách kế toán Công ty sử dụng phù hợp với hình thức này. Các loại sổ sách kế toán sử dụng gồm: Nhật ký chứng từ, báo cáo nhập xuất tồn, sổ cái, bảng kê, bảng phân bổ, sổ chi tiết… Các loại sổ sách được tổng hợp và ghi chép theo sơ đồ. Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Nhật ký chứng từ Bảng kê Thẻ và sổ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 6.- Tình hình thực hiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty CPĐTXD& PTDL HN 1.6- Kế toán bán hàng - Đặc điểm quy trình bán hàng tại Công ty CPĐTXD& PTDL HN Công ty CPĐTXD& PTDL HN chuyên kinh doanh các loại sơn phục vụ cho công nghiệp xây dựng, các mặt hàng thủ công mỹ nghệ, hoá chất, máy móc thiết bị…. Đây là mặt hàng có giá trị sử dụng rất cao đối với nhu cầu tiêu dùng của người dân hiện nay, bởi vậy vấn đề tiêu thụ sản phẩm hàng hoá được Công ty hết sức quan tâm. Vì vậy hàng hoá có tiêu thụ được Công ty mới thu được vốn để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh tiếp theo và có phần tích luỹ. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường như nước ta hiện nay, việc chiếm lĩnh thị trường để tiêu thụ sản phẩm là rất khó khăn. Nhận biết được những khó khăn đó ban lãnh đạo Công ty đã đi sâu vào nghiên cứu thị trường và đã đưa ra quyết định muốn đẩy mạnh công tác tiêu thụ sản phẩm hàng hoá, tạo điều kiện thúc đẩy quay vòng vốn nhanh thì phải có các hoạt động xúc tiến, thiết lập một mạng lưới phân phối rộng khắp. 7.- Phương thức bán hàng tại Công ty CPĐTXD& PTDL HN Hiện nay, Công ty CPĐTXD& PTDL HN chỉ áp dụng một phương thức bán hàng là phương thức bán hàng trực tiếp với hai phương thức thanh toán là thanh toán ngay và thanh toán trả chậm. Hình thức thanh toán trả chậm Công ty chỉ áp dụng cho những khách hàng thường xuyên, lâu dài cho phép khách hàng thanh toán chậm sau một thời gian nhất định để đảm bảo an toàn kinh doanh cho Công ty. 1.7- Phương thức hạch toán bán hàng * Việc bán hàng của Công ty được thực hiện theo trình tự sau: Từ hợp đồng kinh tế được ký kết, kế toán tiến hành lập hoá đơn giá trị gia tăng (gồm ba liên một liên giao cho khách hàng, một liên lưu tại phòng kế toán, một liên kế toán g._.