Kế toán bán hàng và xác định kết quả trong doanh nghiệp thương mại tại Công ty TNHH Xuân Lộc (sắt thép)

oanh thì các doanh nghiệp mới hoàn thành nhiệm vụ trong quá trình sản xuất kinh doanh. Vấn đề bán hàng hoá không chỉ là sự quan tâm của các doanh nghiệp mà còn là mối quan tâm của người tiêu dùng, của xã hội nói chung. Chính vì nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này nên trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Xuân Lộc em đã quyết định chọn Đề tài: "Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả trong doanh nghiệp thương mại tại Công ty TNHH Xuân Lộc" . Chuyên đề gồm ba phần chủ yếu sau: Phần 1: Những lý luận cơ bản về kế toán bán hàng hoá và xác định kết quả trong các doanh nghiệp thương mại. Phần 2: Thực trạng về kế toán bán hàng và xác định kết quả tại Công ty TNHH Xuân Lộc. Phần 3: Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán bán hàng hoá và xác định kết quả tại Công ty TNHH Xuân Lộc. Phần I những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán bán hàng hoá và xác định kết quả trong các doanh nghiệp thương mại I. Sự cần thiết phải tổ chức kế toán bán hàng hoá và xác định kết quả bán hàng: 1. Vai trò, ý nghĩa của bán hàng hoá và xác định kết quả bán hàng Đối với một doanh nghiệp nói chung và một doanh nghiệp thương mại nói riêng tổ chức tốt công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng có vai trò quan trọng. Từng bước hạn chế được sự thất thoát hàng hoá, phát hiện được những hàng hoá chậm luân chuyển để có biện pháp xử lý thích hợp nhằm thúc đẩy quá trình tuần hoàn vốn. Các số liệu mà kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cung cấp giúp cho doanh nghiệp nắm bắt được mức độ hoàn chỉnh về việc hạch toán, từ đó tìm ra những thiếu sót mất cân đối giữa khâu mua, khâu dự trữ và khâu bán để có biện pháp khắc phục thiếu sót kịp thời. Từ các số liệu trên báo cáo tài chính mà kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cung cấp, Nhà nước nắm bắt được tình hình kinh tế, tình hình tài chính của doanh nghiệp đồng thời từ đó thực hiện các chức năng quản lý kiểm soát vĩ mô nền kinh tế. Do đó Nhà nước có thể kiểm tra việc chấp hành về kinh tế tài chính và thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước. 1.1. Khái niệm về hàng hoá và bán hàng hoá: * Khái niệm hàng hoá: - Hàng hoá là sản phẩm đã kết thúc giai đoạn cuối cùng của quy trình sản xuất công nghệ và đã được kiểm tra bảo đảm đủ tiêu chuẩn, chất lượng và có thể nhập kho hoặc đem bán. - Hàng hoá là sản phẩm đã hoàn tất ở giai đoạn cuối cùng của quy trình công nghệ để dùng sản xuất ra hàng hoá đó, hoặc do các doanh nghiệp sản xuất ra hay do thuê ngoài gia công chế biến. - Hàng hoá là bộ phận đem đi tiêu thụ chủ yếu của các doanh nghiệp. * Các chỉ tiêu liên quan đến tiêu thụ: - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu. - Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ: là chênh lệch giữa tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ với các khoản giảm trừ như chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. - Chiết khấu thương mại: là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua với số lượng lớn. - Giảm giá hàng bán: là khoản giảm trừ cho người mua do hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách hoặc lạc hậu thị hiếu. - Hàng bán bị trả lại: là giá trị khối lượng hàng bán đã xác định là tiêu thụ, bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán. - Chiết khấu thanh toán: là khoản tiền người bán giảm trừ cho người mua, do người mua thanh toán tiền trước thời hạn theo hợp đồng. - Giá vốn hàng bán: là giá trị vốn của sản phẩm, hàng hoá, lao vụ dịch vụ đã tiêu thụ hoặc cung cấp. - Kết quả tiêu thụ: là kết quả cuối cùng của việc tiêu thụ thành phẩm trong doanh nghiệp, được thể hiện bằng các chỉ tiêu lãi hoặc lỗ trong một kỳ nhất định. - Lợi nhuận gộp: là số chênh lệch giữa doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ với giá vốn hàng bán. * Điều kiện xác định doanh thu: Chỉ ghi nhận doanh thu trong kỳ kế toán khi thoả mãn đồng thời các điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng, doanh thu cung cấp dịch vụ, doanh thu tiền lãi, tiền bản quyền, tiền cổ tức và lợi nhuận được quy định tại điểm 10, 16, 24 của chuẩn mực doanh thu và thu nhập khác (Quyết định Số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ Tài chính) và các quy định của chế độ kế toán hiện hành. Khi không thoả mãn các điều kiện ghi nhận doanh thu. * Bán hàng được thực hiện như thế nào? Bán hàng hoá là quá trình trao đổi để thực hiện giá trị của hàng hoá, tức là chuyển hoá vốn của doanh nghiệp từ trạng thái của vật chất tiền tệ và hình thành kết quả của bán hàng, trong đó doanh nghiệp giao hàng cho khách hàng và khách hàng trả tiền cho doanh nghiệp theo giá thoả thuận. Thông qua quá trình tiêu thụ, nhu cầu của người sử dụng một phần nào đó được thoả mãn và giá trị hàng hoá đó được thực hiện. Quá trình bán hàng cơ bản được chia làm hai giai đoạn: - Giai đoạn thứ nhất: Đơn vị bán xuất giao hàng cho đơn vị mua thông qua hợp đồng kinh tế đã được ký. Đây là quá trình vận động của hàng hoá nhưng chưa xác định được kết quả của việc bán hàng. - Giai đoạn thứ hai: Khi khách hàng nhận được hàng theo đúng chủng loại trên hợp đồng kinh tế, khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền. Đến đây quá trình bán hàng kết thúc, hàng hoá được coi là bán hàng và hình thành kết quả kinh doanh. * Bán hàng hoá bao gồm: - Bán hàng ra ngoài: Là việc bán hàng cho các đơn vị khác hoặc cá nhân trong và ngoài doanh nghiệp. - Bán hàng nội bộ: Là việc bán hàng giữa các đơn vị thành viên cùng trong Tổng công ty, tập đoàn. 1.2. Các phương thức bán hàng: Phương thức bán hàng có ảnh hưởng trực tiếp đối với việc sử dụng các tài khoản kế toán, phản ánh tình hình xuất kho thành phẩm, hàng hoá đồng thời có tính quyết định đối với việc xác định thời điểm tiêu thụ, hình thành doanh thu bán hàng và tiết kiệm chi phí bán hàng để tăng lợi nhuận. 1.2.1. Phương thức bán hàng trực tiếp: Bán hàng trực tiếp là phương thức giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho (hoặc trực tiếp tại phân xưởng không qua kho) của doanh nghiệp. Hàng hoá khi bàn giao cho khách hàng được khách hàng trả tiền hay chấp nhận thanh toán, số hàng hoá này chính thức coi là bán hàng thì khi đó doanh nghiệp bán hàng mất quyền sở hữu về số hàng đó. Phương thức này bao gồm bán buôn và bán lẻ. 1.2.2. Phương thức bán hàng chuyển hàng chờ chấp nhận: Căn cứ vào hợp đồng đã ký, đến ngày giao hàng, doanh nghiệp sẽ xuất kho để chuyển hàng cho bên mua bằng phương tiện của mình hoặc đi thuê ngoài đến địa điểm đã ghi trong hợp đồng. Chi phí vận chuyển này do bên nào chịu tuỳ thuộc vào sự thoả thuận của hai bên và được ghi trong hợp đồng kinh tế. Hàng gửi đi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, khi người mua thông báo đã được nhận hàng và chấp nhận thanh toán thì số hàng đó được coi là tiêu thụ, doanh nghiệp hạch toán vào doanh thu. Chứng từ trong trường hợp này là hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn kiêm phiếu xuất kho do doanh nghiệp lập, chứng từ này được lập thành 4 liên: 1 liên gửi cho người mua, 2 liên gửi cho phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán, 1 liên thủ kho giữ. 1.2.3. Phương thức bán hàng qua đại lý (ký gửi): Hàng hoá gửi đại lý bán hàng vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và chưa được coi là tiêu thụ. Doanh nghiệp chỉ chấp nhận thanh toán khi bán được hàng thì doanh nghiệp phải trả cho người nhận đại lý một khoản tiền gọi là hoa hồng. Khoản tiền này được coi như một phần chi phí bán hàng và được hạch toán vào tài khoản bán hàng. Doanh nghiệp có nghĩa vụ nộp thuế tiêu thụ mà không được trừ đi phần hoa hồng trả cho bên nhận đại lý. 1.2.4. Phương thức bán hàng trả góp: Theo phương thức này, khi giao hàng cho người mua thì lượng hàng chuyển giao được coi là tiêu thụ và doanh nghiệp mất quyền sở hữu lượng hàng đó. Người mua sẽ trả làm nhiều lần theo hợp đồng ban đầu và giá bán bao giờ cũng cao hơn giá bán theo phương thức thông thường. Phần chênh lệch này chính là tiền lãi phát sinh do khách hàng trả chậm, trả nhiều lần, số tiền lãi được hạch toán vào TK thu nhập hoạt động tài chính. Doanh thu bán hàng được phản ánh ngay tại thời điểm giao hàng cho khách hàng theo giá bán lẻ bình thường. Người mua sẽ thanh toán lần đầu tại thời điểm mua, số tiền còn lại người mua chấp nhận thanh toán dần ở các kỳ tiếp theo và phải chịu một tỷ lệ lãi suất nhất định. Thông thường số tiền thanh toán ở các kỳ bằng nhau, trong đó một phần là doanh thu gốc một phần là lãi suất trả chậm. 1.2.5. Phương thức bán hàng nội bộ: Bán hàng nội bộ là việc mua sản phẩm, hàng hoá, lao vụ dịch vụ giữa các đơn vị chính với các đơn vị trực thuộc hay giữa các đơn vị trực thuộc với nhau trong cùng một Công ty, tập đoàn, liên hiệp các Xí nghiệp. Ngoài ra, coi là tiêu thụ nội bộ còn bao gồm các tài khoản sản phẩm, hàng hoá dịch vụ xuất biến, tăng xuất trả lương, thưởng, xuất dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh. 1.3. ý nghĩa của bán hàng hoá và xác định kết quả: Qua bán hàng, sản phẩm chuyển từ hình thái hiện vật sang hình thái tiền tệ và kết thúc một vòng luân chuyển vốn. Chỉ thông qua tiêu thụ thì doanh nghiệp mới có thể bù đắp được chi phí bỏ ra, thu hồi được vốn đầu tư, tạo ra lợi nhuận cũng như thực hiện tái sản xuất mở rộng, tăng nhanh vòng quay của vốn, đảm bảo sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Đối với nền kinh tế, bán hàng đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của nền kinh tế. Nó tạo ra dòng luân chuyển sản phẩm, hàng hoá, điều phối hoạt động của các doanh nghiệp trong các ngành kinh tế khác nhau. Một nền kinh tế có tiêu dùng mạnh là một nền kinh tế có tăng trưởng và phát triển. Mặt khác, kết quả quá trình bán hàng còn tạo ra nguồn thu chủ yếu cho ngân sách Nhà nước, để từ đó thực hiện các chính sách kinh tế - chính trị - xã hội. Như vậy, xét trên toàn bộ nền kinh tế quốc dân, thực hiện tốt khâu bán hàng hoá là cơ sở cho sự cân đối giữa sản phẩm và tiêu dùng, tiền và hàng, đồng thời đảm bảo sự cân đối sản xuất trong từng ngành. Khi quan hệ đối ngoại đang phát triển mạnh mẽ thì việc bán hàng hoá của mỗi doanh nghiệp có thể tạo nên uy tín của đất nước trên trường quốc tế, góp phần tạo nên sự cân đối của cán cân thanh toán quốc tế. Chính vì bán hàng có ý nghĩa quan trọng như vậy nên đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ quá trình này để không ngừng nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp. 2. Yêu cầu quản lý bán hàng hoá và xác định kết quả bán hàng: Việc bán hàng hoá liên quan đến từng khách hàng, từng phương thức thanh toán, bán hàng, từng loại hàng hoá nhất định, do đó công tác quản lý bán hàng hoá phải đạt được các yêu cầu sau. - Phải nắm bắt theo dõi chính xác khối lượng hàng hoá, giá thành, giá bán của từng loại hàng hoá được xem là tiêu thụ. - Phải quản lý chặt chẽ từng phương thức bán hàng, từng cách thức thanh toán đồng thời theo dõi tình hình thanh toán công nợ của khách hàng để có biện pháp thu hồi vốn đầy đủ kịp thời. - Theo dõi chặt chẽ các trường hợp làm giảm doanh thu bán hàng như: giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại. - Đảm bảo thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp thuế đối với ngân sách Nhà nước. 3. Nhiệm vụ kế toán bán hàng hàng hoá và xác định kết quả bán hàng: - Phản ánh và ghi chép đầy đủ, chính xác và kịp thời khối lượng và hàng hoá bán ra và giá vốn chính xác của từng loại mặt hàng nhằm xác định đúng kết quả kinh doanh nói chung hoặc từng loại hàng hoá, nhóm hàng hoá, hàng hoá nói riêng, các khoản CPBH, CPQLDN, cũng như phân bổ chúng cho phù hợp với các đối tượng có liên quan. - Cung cấp thông tin về tình hình tiêu thụ cho ban lãnh đạo doanh nghiệp quản lý và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. Thông qua việc ghi chép hạch toán quá trình tiêu thụ mà kiểm tra được tiến độ thực hiện kế hoạch tiêu thụ và lợi nhuận, các kỹ thuật thanh toán, các dự toán chi phí, quản lý chặt chẽ tiền bán hàng, theo dõi quá trình thanh toán và tỷ lệ thu nhập cho ngân sách. - Xác định chính xác kết quả của từng loại hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp, phản ánh cho giám đốc tình hình phân phối lợi nhuận. - Lập và gửi báo cáo tiêu thụ, doanh thu, kết quả kinh doanh theo yêu cầu quản lý của ban lãnh đạo. Định kỳ phân tích kinh tế đối với hoạt động bán hàng hoá, thu nhập, tư vấn cho ban lãnh đạo lựa chọn phương án kinh doanh có hiệu quả nhất. 4. Đánh giá hàng hoá: Các phương pháp tính giá hàng: - Giá hàng hoá nhập kho được xác định phù hợp với từng nguồn nhập. + Hàng hoá do doanh nghiệp sản xuất, chế tạo được đánh giá theo chi phí sản xuất, kinh doanh thực tế bao gồm: Chi phí NVL trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung. + Hàng hoá thuê ngoài gia công, được đánh giá theo chi phí thực tế gia công gồm: Chi phí NVL trực tiếp đem gia công, chi phí thuê ngoài gia công và các chi phí khác liên quan trực tiếp đến quá trình gia công như chi phí vận chuyển, chi phí làm thủ tục xuất kho NVL đem gia công, nhập kho thành phẩm để hoàn thành gia công. - Đối với hàng hoá xuất kho, trị giá hàng xuất kho bao gồm trị giá mua thực tế và chi phí mua của số hàng đã xuất kho. Giá mua thực tế hàng xuất = Giá mua phải trả cho người bán + Thuế nhập khẩu, TTĐB (nếu có) Chi phí thu mua hàng hoá phân bổ cho hàng bán ra = Chi phí thu mua hàng hoá phân bổ cho hàng bán ra + Khoản hao hụt phát sinh trong quá trình thu mua Trị giá vốn hàng xuất bán được tính theo các bước sau: Bước 1: Tính trị giá mua thực tế (giá thực tế) của hàng xuất bán trong kỳ. + Phương pháp giá thực tế đích danh (tính trực tiếp): Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô NVL nhập kho, vì vậy khi xuất kho lô nào thì tính theo giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó. + Phương pháp Nhập trước - Xuất trước (FIFO). Theo phương pháp này, NVL được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giá định là lô NVL nào nhập vào kho trước sẽ được xuất dùng trước, vì vậy lượng NVL xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó. + Phương pháp Nhập sau - Xuất trước (LIFO). Theo phương pháp này, NVL được tính giá trị thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô NVL nào nhập vào kho sau sẽ được xuất dùng trước, vì vậy việc tính giá xuất của NVL được làm ngược lại với phương pháp Nhập trước - Xuất trước. + Phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền: Giá mua thực tế NVL xuất kho = Giá bình quân của 1 đơn vị NVL x Lượng vật liệu xuất kho + Phương pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập: Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập, kế toán phải xác định giá bình quân của từng danh điểm NVL. Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và thực tế NVL xuất kho giữa 2 lần nhập kế tiếp để kế toán xác định giá thực tế NVL xuất kho. + Phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước: Theo phương pháp này, kế toán xác định giá đơn vị bình quân dựa trên giá thực tế và lượng NVL tồn kho cuối kỳ trước. Dựa vào giá đơn vị bình quân nói trên và lượng NVL xuất kho trong kỳ để kế toán xác định giá thực tế NVL xuất kho theo từng danh điểm. + Phương pháp trị giá hàng tồn cuối kỳ: Giá thực tế NVL tồn kho = Số lượng tồn kho cuối kỳ x Đơn giá NVL nhập kho lần cuối Giá thực tế NVL xuất kho = Giá thực tế NVL nhập kho + Giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ + Giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ + Phương pháp giá hạch toán. Giá thực tế NVL xuất kho = Hệ số giá NVL x Giá hạch toán NVL xuất kho Hệ số giá NVL Gtt NVL tồn kho đầu kỳ + Gtt NVL nhập kho trong kỳ Ght NVL tồn kho đầu kỳ + Ght NVL nhập kho trong kỳ Bước 2: Phân bổ chi phí thu mua cho hàng xuất bán. Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng xuất bán trong kỳ = Chi phí mua hàng của hàng tồn đầu kỳ + Chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ x Trị giá hàng xuất bán trong kỳ Trị giá mua hàng của hàng tồn đầu kỳ + Trị giá hàng nhập trong kỳ Bước 3: Xác định trị giá vốn của hàng xuất bán trong kỳ. Trị giá vốn của hàng xuất bán trong kỳ = Trị giá mua của hàng xuất trong kỳ + Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng xuất bán trong kỳ ii. kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại: 1. Yêu cầu đối với kế toán bán hàng hoá: * Chứng từ sử dụng: Bao gồm những chứng từ chủ yếu sau: - Phiếu nhập kho. - Phiếu xuất kho. - Biên bản kiểm kê. - Hoá đơn GTGT. - Hoá đơn bán hàng thông thường (nếu có). Ngoài các chứng từ sử dụng bắt buộc thống nhất theo quy định của Nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán có tính chất hướng dẫn hoặc chứng từ kế toán đặc thù tự in (nếu được phép của Bộ tài chính hoặc Tổng cục thuế) tuỳ thuộc vào điề kiện cụ thể của doanh nghiệp về lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế và các hình thức sở hữu khác nhau. 2. Kế toán tổng hợp bán hàng hoá: 2. 1. Kế toán bán hàng - Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên: * Chứng từ kế toán sử dụng: Tuỳ theo phương thức, hình thức bán hàng, kế toán tiêu thụ sử dụng các chứng từ kế toán sau: - Hoá đơn GTGT, Hoá đơn bán hàng, Hoá đơn tự in, chứng từ đặc thù - Bảng kê bán lẻ, Giấy báo có của ngân hàng. Tài khoản sử dụng: Để phản ánh các tài khoản liên quan tới giá bán, doanh thu, các khoản ghi giảm doanh thu về bán hàng cùng với doanh thu thuần về bán hàng, kế toán sử dụng các tài khoản sau đây. * KT 156 "Hàng hoá": Dùng để phản ánh trị giá thực tế hàng hoá tại kho, tại quầy, chi tiết theo từng kho, quầy, từng loại, nhóm hàng hoá. - Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ làm tăng giá thực tế hàng hoá tại kho, quầy (giá mua và chi phí thu mua). - Bên Có: + Trị giá mua của hàng xuất kho tại quầy + Phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ - Dư nợ: + Trị giá hàng tồn kho, tồn quầy. * TK 157 "Hàng gửi bán" Phản ánh trị giá mua thực tế của hàng gửi bán. Ký gửi, đại lý chưa được chấp nhận. TK này được mở chi tiết theo từng loại hàng, từng lần gửi, nơi gửi hàng kể từ khi gửi đến khi được chấp nhận thanh toán. + Bên Nợ: Phản ánh trị giá hàng gửi bán tăng. + Bên Có: Phản ánh trị giá hàng gửi bán giảm do được chấp nhận hoặc không được chấp nhận bị trả lại. + Dư Nợ: Phản ánh trị giá hàng đang gửi bán. * TK 151 "Hàng mua đang đi đường": Phản ánh trị giá mua thực tế của hàng mua đang đi đường và được mở chi tiết theo từng chủng loại hàng và từng hợp đồng kinh tế. + Bên Nợ: Phản ánh trị giá hàng đi đường tăng thêm trong kỳ. + Bên Có: Phản ánh giá thực tế hàng mua đi đường kỳ trước về nhập kho đơn vị kỳ này hoặc chuyển cho các bộ phận sử dụng. + Dư Nợ: Phản ánh trị giá hàng mua đang đi đường. * TK 632 "Giá vốn hàng bán": Theo dõi giá vốn của hàng tiêu thụ trong kỳ bao gồm trị giá mua và chi phí thu mua. + Bên Nợ: Trị giá mua của hàng hoá tiêu thụ Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ + Bên Có: Trị giá mua của hàng đã tiêu thụ bị trả lại trong kỳ. Kết chuyển giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ sang TK (911). + Tài khoản 632 cuối kỳ không có số dư. * Trình tự hạch toán: TK 111, 112, 131 TK 1532, 156 TK 632 TK 911 TK 1532, 156 TK 632 TK 911 TK 511, 512 TK 511, 512 Trị giá vốn t.tế hàng đã tiêu thụ KC trị giá vốn của hàng tiêu thụ TK 911 KC trị giá vốn TK3332 Thuế TTĐB, XK phải nộp TK 532, 531,521 K/C CKTM, giảm giá K/C DTT để xác định kết quả TK 3331 Thuế GTGT đầu ra phải nộp Sơ đồ khái quát quá trình hạch toán bán buôn theo phương thức tiêu thụ trực tiếp: D.thu bán Hàng Bán buôn theo phương thức chuyển hàng, chờ chấp nhận: Khi chuyển hàng đến cho người mua theo định điểm đã ghi trong hợp đồng. + Nếu xuất từ kho: Nợ TK 157: Trị giá mua thực tế của hàng tiêu thụ Có TK 156 (1561): Trị giá mua thực tế của hàng xuất kho Có TK 153 (1532): Trị giá bao bì tính riêng kèm theo. + Nếu vận chuyển thẳng không qua kho: Nợ TK 157: Trị giá mua thực tế của hàng tiêu thụ Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK 151, 331, 111, 112: tổng giá thanh toán Khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, kế toán ghi các bút toán sau: BT 1) Phản ánh tổng giá thanh toán của hàng bán: Nợ TK 111, 112, 131, 1368: Tổng giá thanh toán của hàng tiêu thụ Có TK 511, 512: Doanh thu bán hàng Có TK 3331 (33311): thuế GTGT đầu ra phải nộp BT 2) Trị giá mua thực tế Có TK 157: trịa giá mua thực tế Các bút toán khác (chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán ) phản ánh tương tự như bán buôn. Sơ đồ khái quát qúa trình hạch toán bán buôn theo phương thức chuyển hàng, chờ chấp thuận: TK 156, 1532 TK 632 TK 911 TK 157 Giá vốn HGB Giá vốn HGB đã t.thụ K/C. Giá vốn cuả hàng t.thụ TK 511, 512 TK 111, 112, 131 TK 3332 Thuế TTĐB XK p.nộp K/C CKTM, giảm giá … KC DTT để xác định kết quả Thuế GTGT đầu ra p.nộp D. thu bán hàng TK 531,532,521 TK 33311 Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán. Về thực chất, doanh nghiệp làm môi giới và nhận hoa hồng. - Khi nhận hoa hồng. Nợ TK 111, 112, 131 … Tổng số hoa hồng (cả thuế GTGT) Có TK 511, 512: Hoa hồng môi giới được hưởng Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT phải nộp - Các chi phí phát sinh trong quá trình môi giới (nếu có) Nợ TK 641: Chi phí bán hàng Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đầu vào (nếu có) Có TK 334, 338: Chi phí nhân viên Có TK 111, 112, 331: Số đã chi Có TK 214: Chi phí hao mòn TSCĐ. Sơ đồ khái quát trình tự hạch toán bán buôn vận chuyển thẳng, không tham gia thanh toán. TK 111, 112 TK 641 TK 911 TK 511, 512 TK 111, 112, 131 CF tiền trong quá trình môigiới TK 334, 338 CF nhân viên trong quá trình môi giới TK 214 CF hao mòn TSCĐ trong quá trình môi giới K/C tổng CF trong quá trình môi giới K/C DTT để xác định kết quả Tổng số hoa hồng được hưởng TK 33311 Thuế GTGT đầu ra phải nộp Bán lẻ: Hàng ngày căn cứ vào báo cáo hàng hoặc bảng kê hàng bán, giấy nộp tiền kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 113: Tổng giá thanh toán Có TK 511: Doanh thu hàng bán theo báo cáo Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT đầu ra Trường hợp nộp tiền thừa hoặc thiếu so với báo cáo. Số tiền thừa được phản ánh vào bên Có TK 3381, số tiền thiếu được phản ánh vào bên Nợ TK 1381. Khi xác định được nguyên nhân sẽ xử lý trên 2 TK này. Sơ đồ khái quát quá trình hạch toán bán lẻ. TK 156 Gvốn t.tế hàng đã tiêu thụ TK 632 K/C G.vốn hàng đã tiêu thụ TK 911 TK 511 TK 111, 112 K/C DTT để xác định kết quả Thuế TTĐB XK phải nộp K/C CKTM giảm giá Thuế GTGT đầu ra đã nộp Số tiền thừa so với Bcáo Số tiền thiếu so với Bcáo TK 1381 TK3332 TK 532,521 TK 3331 TK 1381 Bán hàng trả góp: Khi bán hàng trả chậm, trả góp giao cho người mua thì lượng hàng chuyển giao được coi là tiêu thụ và kế toán ghi các bút toán sau: 1. Phản ánh trị giá của hàng tiêu thụ Nợ TK 632: Tập hợp giá vốn hàng bán Có TK 156 2. Phản ánh giá bán trả góp, trả chậm theo hoá đơn GTGT: Nợ TK 111, 112: số tiền người mua t.toán lần đầu tại thời điểm mua Nợ TK 131: Tổng số tiền người mua còn nợ. Có TK 511: Doanh thu nếu bán thu tiền một lần Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT phải nộp trên doanh thu 1 lần Có TK 338 (3387): Tổng số lợi tức trả chậm, trả góp Cuối kỳ tiến hành kết chuyển doanh thu thuần, giá vốn hàng bán để xác định kết quả tương tự như các phương thức tiêu thụ khác. Sang kỳ kinh doanh tiếp sau phản ánh số tiền khách hàng thanh toán: Nợ TK 111, 112 Có TK 131 (người mua) Trong các kỳ kinh doanh tiếp sau kết chuyển số lãi trả chậm, trả góp tương ứng với từng kỳ kinh doanh. Nợ TK 338 (3387): Ghi giảm doanh thu Có TK 515: Ghi tăng doanh thu hoạt động tài chính về lãi trả góp, trả chậm. TK 156 Giá vốn t.tế hàng đã tiêu thụ TK 632 K/C giá vốn của hàng tiêu thụ TK 911 K/C DTT để xác xđịnh kết quả TK 511 TK 111, 112 lần đầu tại thời điểm mua hàng TK 131 Số tiền còn phải thu của người mua Thu tiền ở người mua các kỳ sau TK 33311 TK 3387 Thuế GTGT phải nộp tính trên giá bán thu tiền ngay Lợi tức trả chậm Sơ đồ khái quát quá trình hạch toán bán hàng trả góp: Số tiền người mua trả Bán hàng theo phương thức đại lý ký gửi: Khi xuất kho giao đại lý chưa được coi là tiêu thụ ngay. Khi đơn vị nhận đại lý bán được hàng thì mới gọi là tiêu thụ. Đơn vị chủ hàng phải trả đơn vị đại lý một tỷ lệ hoa hồng nhất định trên lô hàng bán được. Sơ đồ khái quát quá trình hạch toán ở đơn vị giao đại lý TK156 xuất hàng hoá giao cho đại lý TK157 Khi hàng giao đại lý đã bán được TK632 K/c giá vốn hàng bán TK911 K/c Doanh thu thuần TK511 Giá bán TK641 Không có thuế Tiền Hoa hồng trả đại lý TK3331 TK133 Thuế của tiền hoa hồng TK111, 112,131 Số còn lại phải thu của đại lý Giá bán Có thuế Hàng giao đại lý Không bán được mang về nhập kho 2.2. Kế toán bán hàng - Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ: a. Tài khoản kế toán sử dụng: - TK 6112 "Mua hàng hoá": TK này phản ánh trị giá hàng hoá mua vào theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua) và được mở chi tiết theo từng thứ, từng kho, quầy hàng hoá. + Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế hàng hoá chưa tiêu thụ đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ do các nguyên nhân (mua vào, nhận cấp phát, nhận góp vốn) + Bên Có: Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại. Kết chuyển giá trị vốn hàng tiêu thụ trong kỳ và còn lại chưa tiêu thụ cuối kỳ. TK6112 này cuối kỳ không có số dư. b. Phương pháp hạch toán: - Hạch toán giá vốn: Phương pháp tính giá vốn hàng tiêu thụ: Trị giá vốn của hàng tiêu thụ trong kỳ = Trị giá mua của hàng tiêu thụ trong kỳ + Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ Sơ đồ trình tự hạch toán giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK111, 112, 331 (2) TK 611 (4) TK 632 TK 156, 157, 151 (1) (3) (1) : Kết chuyển hàng hoá tồn đầu kỳ. (2) : Mua hàng hoá nhập kho. (3) : Kết chuyển hàng hoá tồn cuối kỳ. (4) : Giá vốn hàng hoá xuất bán trong kỳ. - Hạch toán doanh thu tiêu thụ: Sơ đồ hạch toán TK532, 531 K/c giảm giá hàng bán Doanh thu hàng bán bị trả lại TK511, 512 TK 3331 Thuế VAT phải nộp TK111, 112, 131, 1368 Thanh toán (cả VAT) TK 911 TK 133 Thuế VAT được khấu trừ Khi đem hàng đổi hàng K/c Doanh thu thuần TK 152, 153 Doanh thu trực tiếp Bằng vật tư hàng hoá - Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp kế toán không phải theo dõi thường xuyên liên tục tình hình nhập xuất, tồn kho trên các tài khoản hàng tồn kho, mà chỉ theo dõi phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. Cuối tháng kế toán tiến hành kiểm kê và xác định số thực tế của hàng hoá để ghi vào tài khoản hàng tồn kho. Hai phương pháp tổng hợp hàng hoá nêu trên đều có những ưu điểm và hạn chế, cho nên tuỳ vào đặc điểm SXKD của doanh nghiệp mà kế toán lựa chọn một trong hai phương pháp để đảm bảo việc theo dõi, ghi chép trên sổ kế toán. 2.3. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu: 2.3.1. Kế toán triết khấu thương mại: - Phản ánh số chiết khấu thương mại thực tế phát sinh trong kỳ. Nợ TK 521 - Chiết khấu thương mại. Nợ TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp. Có TK 111, 112, 131. - Cuối kỳ kết chuyển số tiền chiết khấu thương mại đã chấp thuận cho người mua sang TK doanh thu. Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Có TK 521 - Chiết khấu thương mại. 2.3.2. Kế toán hàng bán bị trả lại: Hàng bán bị trả lại là số sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, lao vụ đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân như vi phạm hợp đồng kinh tế, hàng bị mất, kém phẩm chất không đúng chủng loại, quy cách. Trị giá của số hàng bán bị trả lại tính theo đúng đơn giá bán ghi trên hoá đơn. Trị giá số hàng bị trả lại = Số lượng hàng bị trả lại x Đơn giá bán Các chi phí khác phát sinh liên quan đến việc hàng bán bị trả lại này mà doanh nghiệp phải chịu được phản ánh vào TK 641 - Chi phí bán hàng. Trong kỳ kế toán, trị giá của hàng hoá bị trả lại được phản ánh vào bên Nợ TK 531- Hàng bán bị trả lại. Cuối kỳ, tổng giá trị hàng bán bị trả lại được kết chuyển sang tài khoản doanh thu bán hàng để xác định doanh thu thuần. Kế toán ghi sổ như sau: - Khi doanh nghiệp nhận lại số hàng bán bị trả lại và đã nhập lại số hàng này vào kho, ghi: Nợ TK 155 - Nhập kho thành phẩm. Nợ TK 157 - Gửi tại kho của người mua. Nợ TK 138 (1381) - Giá trị chờ xử lý. Có TK 632 - Giá vốn hàng bán bị trả lại. - Các chi phí phát sinh liên quan đến hàng bán bị trả lại (nếu có): Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng. Có TK 111, 112, 141, 334, … - Thanh toán với người mua về số tiền của hàng bán bị trả lại: Nợ TK 531 - Hàng bán bị trả lại. Nợ TK 3331 (33311) - Thuế GTGT phải trả cho khách hàng tương ứng với số doanh thu của khách hàng bán bị trả lại. Có TK 111, 112, 131, 3388. - Cuối kỳ kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại. Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Có TK 531 - Hàng bán bị trả lại. 2.3.3. Kế toán giảm giá hàng bán: Giảm giá hàng bán là khoản tiền được người mua chấp nhận một cách đặc biệt trên giá đã thoả thuận vì lý do hàng bán kém phẩm chất hay không đúng quy cách theo quy định trong hợp đồng kinh tế. Các khoản giảm giá hàng bán được phản ánh vào TK 532 - Giảm giá hàng bán và chỉ phản ánh vào TK này các khoản giảm trừ do việc chấp thuận giảm giá ngoài hoá đơn, tức là sau khi có hoá đơn bán hàng. Không phản ánh vào TK này số giảm giá đã được ghi trên hoá đơn bán hàng và đã trừ vào tổng trị giá bán ghi trên hoá đơn. - Khi có chứng từ xác định khoản giảm giá hàng bán cho người mua về số lượng hàng đã bán. + Nếu khách hàng đã thanh toán tiền mua hàng, doanh nghiệp thanh toán cho khách hàng khoản giảm giá đã chấp thuận; Nợ TK 532 - Giảm giá hàng bán tính theo giá bán chưa có thuế GTGT. Nợ TK 3331 (33311) - Thuế GTGT tương ứng. Có TK 111 - Tiền mặt. Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng. Có TK 338 (3388)- Phải trả, phải nộp khác + Nếu khách hàng chưa thanh toán tiền mua hàng, kế toán ghi giảm số phải thu khách hàng đúng bằng số giảm giá đã chấp thuận. Nợ TK 532 - Giảm giá hàng bán. Nợ TK 3331 (33311) - Thuế GTGT tương ứng. Có TK 131 - Phải thu của khách hàng. + Cuối kỳ hạch toán, kết chuyển sang tài khoản doanh thu bán hàng toàn bộ số giảm giá hàng bán. Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Có TK 532 - Giảm giá hàng bán. 2.3.4. Kế toán tại doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Xác định thuế GTGT phải nộp: Số thuế GTGT phải nộp = Giá trị gia tăng của hàng hoá, dịch ._.vụ chịu thuế x Thuế GTGT của hàng hoá, dịch vụ Giá trị gia tăng của hàng hoá, dịch vụ = Giá trị thanh toán của hàng hoá , dịch vụ bán ra x Giá thanh toán của hàng hoá, dịch vụ mua vào TK 3332, 3333 TK 511 TK 111,112,131 Thuế TTĐB, thuế XNK phải nộp DTBH bao gồm cả TTTĐB, XK, VAT TK 3331 Thuế TTĐB, thuế XNK phải nộp Thuế GTGT phải nộp Trình tự hạch toán: 3. Kế toán doanh thu hoạt động tài chính, chi phí tài chính: 3.1. Kế toán doanh thu hoạt động tài chính: - TK sử dụng: TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính, phản ánh các khoản thu nhập thuộc hoạt động tài chính của DN: Bên Nợ: - Số thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp: - Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính khi xác định kết quả. Bên Có: - Các khoản doanh thu hoạt động tài chính phát sinh trong kỳ. TK 515 cuối kỳ không có số dư. - Phương pháp hạch toán: Sơ đồ hạch toán doanh thu hoạt động tài chính TK 111, 112, 152, 153… TK 121,221,222 TK 413, 3387 TK 111, 1112 TK 111,112,131 TK 911 TK 515 Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính khi xác định kết quả Thu bằng tiền, hiện vật Thu lãi đầu tư trực tiếp Lãi chênh lệch tỷ giá cuối kỳ và giai đoạn trước hoạt động, lãi bán hàng trả góp Chiết khấu thanh toán Chiết khấu thanh toán Bán BĐS, thu cho thuê CS hạ tầng Chiết khấu thanh toán TK 3331 Thuế GTGT 3.2. Kế toán Chi phí tài chính: Hoạt động tài chính của doanh nghiệp là những hoạt động về vốn, về đầu tư tài chính, góp vốn liên doanh, mua bán chứng khoán, ngoại tệ, chi thuê tài sản, cho vay do đó phải hạch toán chính xác doanh thu, chi phí liên quan đến hoạt động tài chính của doanh nghiệp. - TK sử dụng: TK 635 - Chi phí tài chính, TK này phản ánh những chi phí có liên quan đến hoạt động về vốn: chi phí liên doanh, chi phí đầu tư tài chính. Bên Nợ: - Các khoản chi phí phát sinhh. Bên Có: - Hoàn nhập dự phòng giảm giá đầu tư chứng khoán. - Kết chuyển chi phí tài chính khi xác định kết quả. TK 635 cuối kỳ không có số dư: - Phương pháp hạch toán: TK 111,112,141 TK 222,228 TK 242 TK 3432 TK 129,229 TK 635 TK 911 Các chi phí HĐTC Lỗ liên doanh, chuyển nhượng vốn Phân bổ dần lãi mua TSCĐ trả chậm chênh lệch tỷ giá hối đoái Phân bổ dần chiết khấu trái phiếu Dự phòng giảm giá chứng khoán Kết chuyển chi phí tài chính khi xác định kết quả TK 242 Phụ trội trái phiếu Hoàn nhập dự phòng giảm giá chứng khoán Sơ đồ hạch toán chi phí tài chính 4. Kế toán tổng hợp xác định kết quả kinh doanh: 4.1. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. 4.1.1. Kế toán chi phí bán hàng: a. Khái niệm: Chi phí bán hàng là những khoản chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trong kỳ. b. Tài khoản sử dụng: TK 641 - Chi phí bán hàng: Được sử dụng để phản ánh chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ thành phẩm, hàng hoá, lao vụ như chi phí bao gói, phân loại, hoa hồng trả cho đại lý bán hàng. Bên Nợ: - Chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ. Bên Có: - Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng. - Kết chuyển chi phí bán hàng trừ vào kết quả trong kỳ. TK 641 cuối kỳ không có số dư. Được mở chi tiết theo các yếu tố sau: - TK 6411 - Chi phí nhân viên: Theo dõi toàn bộ tiền lương chính, lương phụ và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương. - TK 6412 - Chi phí vật liệu bao bì: Bao gồm các chi phí vật liệu, liên quan đến bán hàng chẳng hạn vật liệu bao gói, vật liệu dùng cho lao động của nhân viên, vật liệu dùng cho sửa chữa quầy hàng. - TK 6413 - Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Là các loại chi phí cho dụng cụ cân, đo, đong, đếm, bàn ghế, máy tính cầm tay, phục vụ cho bán hàng. - TK 6414 - Chi phí khấu hao TSCĐ: Là loại chi phí khấu hao tài sản cố định ở bộ phận bán hàng (nhà cửa, kho tàng, phương tiện vận chuyển). - TK 6415 - Chi phí bảo hành sản phẩm: Là loại chi phí cho sản phẩm trong thời gian được bảo hành theo hợp đồng. - TK 6417 - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là loại chi phí dịch vụ mua ngoài sửa chữa TSCĐ, tiền thuê kho, bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển hàng hoá để tiêu thụ, tiền hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu, quảng cáo. - TK 6418 - Chi phí bằng tiền khác: Là loại chi phí phát sinh trong khi bán hàng, ngoài các chi phí kể trên như chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hoá. c. Trình tự hạch toán: Sơ đồ hạch toán tổng hợp chi phí bán hàng TK 334,338 TK 152,153 TK 214 TK 331,111,112 TK 641 TK 111,112,138 TK 911 TK 1422 Chi phí lưong và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng Chi phí vật liệu, dụng cụ Chi phí khấu hao TSCĐ Các chi phí liên quan khác TK 133 Giá trị thu hồi ghi giảm chi phí Kết chuyển chi phí bán hàng Chờ kết chuyển Kết chuyển 4.1.2.Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp: a. Khái niệm: Là những khoản chi phí có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động cả doanh nghiệp mà không tách riêng ra được cho bất kỳ hoạt động nào. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều loại như chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí khác. b. TK sử dụng: TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp: Bên Nợ: - Chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ. Bên Có: - Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp. - Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp trừ vào kết quả kinh doanh. TK 642 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành các TK cấp 2 sau: + TK 6421 - Chi phí nhân viên quản lý + TK 6422 - Chi phí vật liệu quản lý. + TK 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng + TK 6424 - Chi phí khấu hao TSCĐ + TK 6425 - Thuế, phí lệ phí + TK 6426 - Chi phí dự phòng + TK 6427 - Chi phí dịch vụ mua ngoài. + TK 6428 - Chi phí bằng tiền khác. c. Trình tự hạch toán: Sơ đồ hạch toán tổng hợp chi phí QLDN TK 334,338 TK 152,153 TK 214 TK 333,111,112 TK 139 TK 335,142,242 TK 331,111,112 TK 642 TK 111,138,139 Chi phí nhân viên QL Chi phí vạt liệu, dụng cụ Chi phí khấu hao TSCĐ Thu phí, lệ phí Chi phí dự phòng Chi phí theo dự toán Chi phí khác Các khoản ghi giảm chi phí quản lý Kết chuyển chi phí quản lý vào tài khoản xác định kết quả TK 911 TK 1422 Chờ kết chuyển Kết chuyển TK113 4.2 Kế toán xác định kết quả kinh doanh: 4.2.1. Nội dung: Kết quả kinh doanh là Kết quả cuối cùng của hoạt động SXKD và hoạt động khác của DN sau một thời kỳ nhất định, biểu hiện bằng số tiền lãi hay lỗ. Kết quả kinh doanh của doanh nghiệp gồm: Kết quả hoạt động SXKD, kết quả hoạt động tài chính và kết quả thu nhập bất thường. Cách xác định: - Doanh thu thuần = Tổng doanh thu bán hàng - Doanh thu hàng trả lại - Chiết khấu bán hàng cho người mua - Giảm giá hàng bán. - Kết quả hoạt động SXKD = Doanh thu thuần - Trị giá vốn hàng bán + Trị giá vốn hàng bị trả lại nhập kho(nếu hàng đã xác định là tiêu thụ) - Chi phí bán hàng - Chi phí quản lý DN. - Kết quả hoạt động tài chính = Thu nhập hoạt động tài chính - Chi phí hoạt động tài chính. - Kết quả hoạt động bất thường = Thu nhập bất thường - Chi phí bất thường. - Kết quả SXKD = Kết quả hoạt động SXKD + Kết quả hoạt động tài chính + Kết quả hoạt động bất thường. 4.2.2. Tài khoản sử dụng: TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh. TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh. Để xác định toàn bộ kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh và các hoạt động khác của doanh nghiệp. TK 911 được mở chi tiết theo từng hoạt động (hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động tài chính và hoạt động khác) và từng loại hàng hoá, dịch vụ, sản phẩm, lao vụ. Bên Nợ: - Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ. - Chi phí tài chính và chi phí khác. - Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ. - Số lợi nhuận trước thuế về hoạt động sản xuất, kinh doanh trong kỳ. Bên Có: - Doanh thu thuần về số sản phẩm hàng hoá, lao vụ, dịch vụ tiêu thụ trong kỳ. - Doanh thu hoạt động tài chính và các thu nhập khác. - Thực lỗ về hoạt động kinh doanh trong kỳ. TK 911 cuối kỳ không có số dư. 4.2.3. Trình tự hạch toán: Sơ đồ hạch toán xác định kết quả hoạt động kinh doanh TK 632, 635 Kết chuyển giá vốn hàng bán TK 911 Kết chuyển doanh thu TK 511, 512, 515 thuần về tiêu thụ sản phẩm hàng hoá TK 641, 642 Kết chuyển chi phí bán hàng TK 142 Kết chuyển Chi phí chờ kết chuyển TK 421 Kết chuyển lỗ 4.3. Hệ thống sổ tổng hợp về kế toán bán hàng hoá và xác định kết quả bán hàng: - Hình thức Nhật ký - Sổ cái. - Hình thức Chứng từ ghi sổ. - Hình thức Nhật ký chung. - Hình thức Nhật ký - Chứng từ. Phần II Thực trạng về kế toán bán hàng và xác định kết quả ở Công ty TNHH Xuân lộc I. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty: Là một Doanh nghiệp được sinh ra từ nền kinh tế thị trường, Công ty TNHH Xuân Lộc được thành lập trên cơ sở kế thừa kinh nghiệm của Tổ hợp tác cơ khí xây dựng Xuân Lộc. - Công ty TNHH Xuân Lộc thành lập theo quyết định số: 2236/GPUB ngày 10/02/1996 của UBND thành phố Hà nội. - Đăng ký kinh doanh số: 048156 ngày 17/02/1996 do UB kế hoạch Thành phố Hà Nội cấp. - Nghành nghề kinh doanh: + Buôn bán TLSX và tiêu dùng + Đại lý mua bán, ký gửi hàng hoá. Công ty TNHH Xuân Lộc là một đơn vị hạch toán độc lập, hoạt động dưới sự kiểm tra giám sát của các cơ quan quản lý nhà nước thành phố Hà Nội. Công ty có trụ sở chính tại 612 Đê La Thành ,Quận Ba Đình, Hà nội. Địa bàn hoạt động chủ yếu của công ty là các quận, huyện phía đông và phía nam thành phố. Do đặc điểm nơi có tốc độ đô thị hoá diễn ra sôi động, là địa bàn có các trục đường giao thông huyết mạch chạy qua nên việc hoạt động kinh doanh, lưu thông, bảo quản, vận chuyển hàng hoá của công ty diễn ra tương đối thuận lợi. Là một loại hình doanh nghiệp được nhà nước khuyến khích như luật công ty đã khẳng định, nhưng trong quá trình hoạt động, công ty đã gặp không ít khó khăn do hành lang pháp luật chưa đủ các điều kiện để công ty hoạt động. Chính sách quản lý của nhà nước thiếu đồng bộ, ví dụ như: Công ty được cấp Đăng ký kinh doanh nhưng không được cấp giấy phép hành nghề, không được mua điểm đỗ, dừng xe để nhận và trả hàng... Còn nhiều bất bình đẳng khác trong doanh nghiệp quốc doanh và doanh nghiệp tư nhân trong việc chấp hành các nghĩa vụ cũng như quyền lợi trong các hoạt động kinh doanh như: Kiểm tra, kiểm soát, quan hệ tín dụng, quan hệ kinh tế... Nhưng với đặc điểm là một doanh nghiệp kinh doanh lấy phục vụ và đáp ứng theo yêu cầu của khách hàng là phương châm hoạt động của công ty, nên Công ty TNHH Xuân Lộc có một thị phần tương đối ổn định và ngày một phát triển được các bạn hàng, khách hàng xa gần tín nhiệm. Vì vậy, từ một tổ sản xuất nhỏ thành lập năm 1991 đến nay, Công ty đã có bốn cửa hàng kinh doanh với thị phần ngày càng phát triển, đó cũng là một đóng góp thiết thực cho công cuộc đổi mới nền kinh tế của đất nước. Dựa vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong hai năm 2004 - 2005 ta lập bảng phân tích sau: Biểu số 1: Đơn vị: Đồng Các chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 So sánh năm 2005 với năm 2004 Số tiền Tỷ lệ (%) 1. Doanh thu 28.783.147.169 39.712.500.135 10.929.352.966 37,97 2. Các khoản giảm trừ 1.823.526.914 1.811.857.449 -11.669.465 -0,54 3. Tổng chi phí SXKD 28.820.092.608 30.845.290.053 2.025.197.445 7,02 4. Lợi nhuận trước thuế 620.027.038 1.192.067.038 572.040.000 92,26 5. Thuế thu nhập doanh nghiệp 261.185.000 381.461.452 120.276.452 46,05 6. Lợi nhuận sau thuế 358.882.038 810.605.586 451.723.548 25,86 II. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý kinh doanh ở Công ty: 1. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh: Là công ty TNHH, Công ty phải đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ: - Quản lý và sử dụng vốn đúng chế độ hiện hành, phải tự trang trải về tài chính, đảm bảo kinh doanh có lãi. - Nắm bắt khả năng kinh doanh, nhu cầu tiêu dùng của thị trường để đưa ra các biện pháp kinh doanh có hiệu quả cao nhất, đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng nhằm thu lợi nhuận tối đa. - Chấp hành và thực hiện đầy đủ chính sách, chế độ pháp luật của Nhà nước về hoạt động sản xuất kinh doanh. Đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người lao động. 2. Đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh Là một doanh nghiệp tư nhân, Công ty TNHH Xuân Lộc tổ chức quản lý theo một cấp: Đứng đầu là Ban giám đốc công ty chỉ đạo trực tiếp đến các phòng ban, cửa hàng. Giúp việc cho Ban giám đốc là các phòng ban chức năng: Giám đốc Phó giám đốc Phòng kế hoạch Phòng kế toán Phòng tổ chức HC Phòng tài vụ Phòng thị trường Cửa hàng quận Long Biên Cửahàng huyện Từ Liêm Cửa hàng quận Ba Đình Cửahàng thị trấn Đông Anh Giám đốc Công ty là người trực tiếp lãnh đạo điều hành mọi hoạt động của Công ty thông qua bộ máy lãnh đạo trong Công ty. - Giám đốc công ty chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Công ty trong quan hệ đối nội, đối ngoại và kết quả hoạt động của Công ty. - Phó giám đốc thực hiện quyền lãnh đạo và trách nhiệm trước giám đốc với trách nhiệm của công ty. Công ty gồm 05 phòng ban chức năng: - Phòng tổ chức hành chính : Xây dựng và áp dụng các chế độ, quy định về quản lý, sử dụng lao động trong toàn Công ty. Chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Giám đốc Công ty về mọi diễn biến trong công tác quản lý nhân sự. - Phòng Kế toán : Chịu trách nhiệm quản lý tài sản, vật chất hạch toán kinh tế theo chế độ kế toán Nhà nước, quy chế Công ty. Chịu trách nhiệm trước pháp luật Nhà nước, trước Giám đốc công ty về mọi diễn biến trong công tác quản lý tài chính, vật chất trong toàn công ty. - Phòng kế hoạch : Phòng có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch kinh doanh đáp ứng yêu cầu hoạt động của công ty. - Phòng tài vụ : Phòng làm công tác quản lý thống kê kế toán tài chính .Đảm bảo trả lương cho công nhân viên và các chế độ chính sách khác của công nhân toàn công ty.Hơn nữa, phòng tài vụ còn giúp giám đốc trong việc quản lý Tiền tệ và chấp hành các chính sách của nhà nước. - Phòng thị trường : Phòng có nhiệm vụ nắm bắt thông tin thị trường quảng cáo giới thiệu và bán các sản phẩm vật liệu xây dựng của công ty giúp cho công ty tối đa hoá lợi nhuận . - Các cửa hàng : Có nhiệm vụ đại lý ký gửi hàng hoá dịch vụ tổng hợp và vật liệu xây dựng. Để tiếp cận thị trường, Công ty tổ chức hai cửa hàng chuyên doanh: - Cửa hàng quận Ba Đình - Địa chỉ: 612 Đê La Thành – Hà Nội. Có nhiệm vụ kinh doanh tại thị trường nội thành Hà nội và một số huyện lân cận. - Cửa hàng quận Long Biên - Địa chỉ: Km3, Quốc lộ 5 Gia Lâm. Có nhiệm vụ kinh doanh tại thị trường Hà Bắc, Hưng Yên, Hải Dương... III. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: Công ty TNHH Xuân Lộc là đơn vị hạch toán độc lập có đầy đủ tư cách pháp nhân, được mở tài khoản giao dịch tại ngân hàng. Để đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý kinh doanh và đảm bảo phản ánh một cách chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong toàn Công ty với quy mô địa bàn hoạt động rộng Công ty đã áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán. Trên Công ty có phòng kế toán , phòng tài vụ, dưới cửa hàng là các bộ phận kế toán trực thuộc. Mô hình bộ máy kế toán ở Công ty Xuân Lộc. Kế toánthanh toán KT vật tư, hàng hoá KT tiền mặt, tiền gửi NH KT tiền lươngvà chi phí Thủ quỹ Kế toán trưởng * Phòng kế toán Công ty gồm: - Kế toán trưởng: Phụ trách chung, giúp Giám đốc Công ty trong công tác tham mưu về mặt quản lý tổ chức và chỉ đạo nghiệp vụ, theo dõi tổng hợp số liệu phát sinh trong quá trình quản lý và kinh doanh tại Văn phòng Công ty. - Kế toán tiền mặt + TGNH: Giao dịch với Ngân hàng, thanh toán các khoản tiền mặt, TGNH liên quan giữa Ngân hàng và Công ty. - Kế toán hàng hoá: theo dõi tình hình nhập xuất - tồn kho hàng hoá. - Kế toán thanh toán: Theo dõi các khoản công nợ với khách hàng. - Kế toán tiền lương và chi phí: Tổ chức kế toán tiền lương và tập hợp chi phí kinh doanh trong kỳ. - Thủ quỹ: Bảo quản và theo dõi thủ quỹ. 2. Đặc điểm hệ thống chứng từ mà Công ty sử dụng : Các chứng từ: - Hoá đơn GTGT (hoá đơn bán hàng) - Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển - Giấy thanh toán tạm ứng - Phiếu thu, phiếu chi tiền mặt - Giấy báo có, báo nợ của ngân hàng - Hợp đồng bán hàng - Biên lai thủ tục thuế - Các chứng từ có liên quan khác 3. Trình tự ghi sổ: Trình tự ghi sổ kế toán của Công ty thể hiện qua sơ đồ sau: Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ kế toán chi tiết Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 4. Đặc điểm hệ thống sổ kế toán: Để phục vụ cho quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty và đảm bảo phù hợp với đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty, hiện nay Công ty đang sử dụng phương pháp sổ sách kế toán theo hình thức Nhật ký - Chứng từ. 4.1. Hệ thống sổ kế toán của Công ty gồm: - Nhật ký chứng từ - Bảng kê - Sổ cái - Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết 4.2. Đặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản kế toán: - Niên độ kế toán: bắt đầu từ 01/01/N đến 31/12/N. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam. - Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký - Chứng từ - Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: theo nguyên giá và giá trị còn lại. - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên - Chế độ chứng từ: Công ty sử dụng hệ thống chứng từ được ban hành theo quyết định số 1141TC/QC/CĐKT ngày 01/01/1995 của Bộ tài chính. Mặc dù các chứng từ và sổ sách do Công ty tự lập để phù hợp với đặc thù sản xuất kinh doanh của mình trong các chứng từ sổ sách được lập theo mẫu và không có sự khác biệt gì so với mẫu của chế độ ban hành. - Chế độ TK: Công ty sử dụng danh mục hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp (đã sử dụng theo thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 9/10/2002 và thông tư số 105/2003/TT-BTC ngày 4/11/2003 của Bộ Tài chính. - Chế độ sổ sách: Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, căn cứ vào trình độ và yêu cầu quản lý, Công ty đã lựa chọn chế độ sổ kế toán được ban hành theo quyết định số 1141TC/QĐ/CĐkế toán ngày 01/01/1995 của Bộ Tài chính và được áp dụng thống nhất trong cả nước từ ngày 01/01/1996. Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê số 8 Nhật ký - Chứng từ số 5, 6 , 8 Thẻ và sổ kế toán chi tiết TK 331 Sổ cái TK 151, 156, 331 Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết TK 331 Sơ đồ trình tự ghi sổ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 5. Đặc điểm hệ thống báo cáo kế toán: Công ty áp dụng chế độ kết toán do Bộ tài chính ban hành, hệ thống báo cáo của Công ty gồm các bảng, biểu sau: - Báo cáo kết quả kinh doanh - Báo cáo tổng kết tài sản - Báo cáo phân tích hoạt động kinh doanh - Thuyết minh báo cáo tài chính - Quyết toán thuế GTGT IV. Thực trạng về tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả ở Công ty : 1. Kế toán bán hàng hoá ở Công ty: Công ty TNHH Xuân Lộc thuộc loại hình doanh nghiệp tư nhân, là đơn vị hạch toán độc lập, tự chủ về hoạt đông kinh doanh. Để đảm bảo cho Công ty tồn tại và phát triển, nhất là trong cơ chế thị trường, tự do cạnh tranh. Nhận thức được điều đó, Công ty luôn luôn quản lý chặt chẽ khâu nhập xuất vật tư hàng hoá, chú trọng công tác tiêu thụ hàng hoá. Công tác quản lý hàng hoá được tiến hành từ khâu mua, khâu xuất dùng. 1.1. Đặc điểm chung về hàng hoá: Hàng hoá kinh doanh của Công ty chủ yếu là các sản phẩm thép cán nóng như: - Thép f6, f8mm tròn cuộn cán nóng của các nhà máy và Công ty liên doanh tại Việt Nam sản xuất. - Thép tròn thanh f10 á f32mm cán nóng nhà máy và Công ty liên doanh tại Việt Nam sản xuất. - Thép L30 á L100 Do Công ty gang thép Thái Nguyên sản xuất. - Tôn các loại. Đặc điểm của những mặt hàng này là có chất lượng sử dụng cao đạt tiêu chuẩn quốc tế, hàng hoá dễ bảo quản nhưng khó vận chuyển vì cồng kềnh. Công ty Xuân Lộc chuyên kinh doanh các mặt hàng kim khí, nhưng hàng hoá của Công ty gồm nhiều chủng loại nên việc theo dõi rất phức tạp. Kế toán phải mở sổ chi tiết riêng cho từng chủng loại hàng hoá. Nguồn nhập hàng chủ yếu của Công ty là các Công ty liên doanh sản xuất thép lớn tại miền Bắc: Công ty LDSX thép Posco, Công ty LDSX thép Vinausteel, Công ty gang thép Thái Nguyên và các Công ty kim khí lớn của Nhà nước: Công ty kim khí Hà Nội, Chi nhánh Công ty kim khí thành phố Hồ chí Minh, Công ty kim khí Quảng Ninh. Công ty Xuân Lộc xuất hàng chủ yếu cho các doanh nghiệp Nhà nước: Tổng Công ty xây dựng Hà Nội, Tổng Công ty Licogi, Tổng Công ty Vinaconex, các nhà thầu khu vực Hà Nội, các công trình trọng điểm: Nhà máy nhiệt điện Phả Lại 2, một số doanh nghiệp khác và bán lẻ hàng hoá cho người tiêu dùng xây dựng. 1.2. Quản lý bán hàng hoá ở Công ty : - Đặc điểm bán hàng : + Về khối lượng sản phẩm xuất bán: Hạch toán chi tiết hàng hoá đảm bảo cho phòng kinh doanh nắm chắc được tình hình hiện còn của từng loại hàng hoá, làm cơ sở cho việc ký kết các hợp đồng mua và bán hàng dễ dàng. + Về quy cách phẩm chất hàng hoá bán: Trước khi nhập, hàng hoá được bộ phận KCS kiểm tra một cách nghiêm ngặt về chất lượng và quy cách, kiên quyết không cho nhập kho những hàng hoá không đạt yêu cầu. + Về giá bán: Để thu hút được khách hàng, Công ty có một chính sách giá cả hết sức linh hoạt. Giá bán được xác định trên 3 căn cứ: Giá thành sản phẩm xuất của thành phẩm nhập kho, giá cả thị trường và mối quan hệ giữa khách hàng với Công ty. - Phương thức thanh toán: Công ty thực hiện phương thức thanh toán đa dạng, phụ thuộc vào các hợp đồng kinh tế đã ký kết, khách hàng có thể trả chậm từ 10 đến 15 ngày hoặc có thể thanh toán ngay, có thể bằng tiền mặt, ngân phiếu, séc chuyển khoản, séc bảo chi, uỷ nhiệm chi, hoặc đổi hàng. Việc thanh toán có thể thanh toán ngay hoặc thanh toán sau một khoảng thời gian nhất định sau khi nhận được hàng. Công ty luôn tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng, đồng thời đảm bảo không gây thiệt hại kinh tế cho bản thân doanh nghiệp. Phương thức thanh toán trả chậm hiện nay đang được áp dụng phổ biến đối với hình thức bán buôn. Do đó để quản lý chặt chẽ các khoản phải thu, nếu thanh toán vượt quá thời hạn thanh toán ghi trên hợp đồng thì Công ty tính lãi suất 1,5%/tháng trên tổng giá trị chưa thanh toán. Vì vậy, trong các năm gần đây không có hiện tượng khách hàng không đủ khả năng thanh toán hay bị chiếm dụng vốn trong thời gian dài. Đồng thời việc thanh toán trả chậm chỉ được thực hiện đối với khách hàng có liên quan hệ lâu dài với Công ty, hoặc khách hàng có tài sản thế chất được ngân hàng bảo lãnh. 1.3. Các phương thức bán hàng Công ty đang áp dụng: Công ty tổ chức tiêu thụ hàng hoá theo các phương thức: - Bán hàng giao trực tiếp (nội địa) - Bán hàng nội bộ (bán hàng điều chuyển) giữa các cửa hàng hoặc các đơn vị trực thuộc với nhau. - Chi phí vận chuyển hàng hoá sẽ thoả thuận ghi rõ trong hợp đồng nhưng thường là do Công ty chịu. Công ty hạch toán hàng hoá tồn kho theo phương pháp KKTX, do vậy nghiệp vụ nhập, xuất hàng hoá được ghi hàng ngày khi có phát sinh. Công ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Do đó chứng từ bán hàng của Công ty là Hoá đơn GTGT có mẫu do Bộ tài chính ban hành, mua tại cơ quan thuế. Khi có nghiệp vụ bán hàng hoá phát sinh, kế toán lập hoá đơn GTGT, Hoá đơn GTGT được viết thành 3 liên giống nhau về nội dung kinh tế: Liên 1: Được lưu tại cuống hoá đơn Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Dùng để thanh toán Hoá đơn phải có đầy đủ chữ ký của: Người mua, người lập phiếu, thủ trưởng đơn vị. 2. Kế toán nghiệp vụ bán hàng hoá tại Công ty: 2.1. Tài khoản kế toán sử dụng: Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ cũng như đặc điểm kiểm doanh của Công ty, để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày. Công ty sử dụng hệ thống TK theo đúng Chế độ kế toán hiện hành theo quy định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính. Ngoài ra, do yêu cầu quản lý chi tiết của hoạt động kinh doanh, Công ty còn mở và sử dụng các tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3, cấp 4. ở Công ty kế toán sử dụng các TK chủ yếu sau. - TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá trong nước TK 5114: Hoa hồng uỷ thác - TK 512: Doanh thu nội bộ - TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện - TK 911: Xác định kết quả kinh doanh TK 9111: Xác định kết quả kinh doanh hoạt động bán hàng, kinh doanh trong nước. - TK 632: Giá vốn hàng bán - TK 531: Hàng bán bị trả lại - TK 532: Giảm giá hàng bán - TK 641: Chi phí bán hàng - TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp - TK 331: Phải trả người bán - TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp - TK 131: Phải thu của khách hàng - TK 151: Hàng mua đang đi đường - TK 156: Hàng hoá TK 1561: Giá mua hàng hoá TK 1562: Chi phí thu mua hàng hoá 2.2. Kế toán chi tiết nghiệp vụ bán hàng hoá tại Công ty: Ví dụ: Ngày 03/01/2006 xuất hàng cho Công ty Licogi, thép F13, F 18, F25 Trị giá xuất kho : + Thép F13 LD : 16.295.787 + Thép F18 LD : 122.938.038 + Thép F25 LD : 293.853.003 Trị giá lô hàng (chưa có thuế) : 462.061.289 Thuế GTGT 10% : 46.206.128 Tổng giá thanh toán : 508.267.417 Căn cứ vào hợp đồng kinh tế kế toán lập phiếu xuất kho, phiếu này được thành 3 liên. Sâu khi lập phiếu xong, người phụ trách cung ứng ký, ghi rõ họ tên giao cho người cầm phiếu xuống kho để lĩnh. Sau khi xuất kho thủ kho ghivào cột 2 số lượng thực xuất của từng thứ, ghi ngày, tháng, năm xuất kho và cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất, ký ghi rõ họ tên. Liên 1: Lưu ở bộ phận phiếu Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vảo thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào cột 3, 4 và ghi vào sổ kế toán. Liên 3: Người nhận giữ để ghi sổ kế toán bộ phận sử dụng. Phiếu này có mẫu như sau: Bảng số 1 : Đơn vị: C.ty Xuân Lộc Địa chỉ: 612 Đê La Thành Phiếu xuất kho Ngày 03 tháng 01 năm 2006 Mẫu số: 01-vật tư Ban hành theo QĐ số 1141 TC/QĐ-CĐKT ngày 1/11/1995 của BTC Số: 86 Họ tên người nhận hàng: Anh Vang Nợ TK 632 Lý do xuất kho: Xuất bán Có TK 1561 Xuất tại kho: Đê La Thành TT Tên nhãn hiệu quy cách Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất 1 Thép F 13 LD Kg 3.984,3 4090 16.295.787 2 Thép F 18 LD - 30.058,2 4090 122.938.038 3 Thép F 25 LD - 71.846,7 4090 293.853.003 Cộng 433.086.828 Xuất, ngày 03 tháng 01 năm 2006 Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho Thủ trưởng Bảng số 2: Hoá đơn (GTGT) Liên 2: (Giao khách hàng) Ngày 03 tháng 01 năm 2006 Mẫu số: 01 GTKT - 3LL BC/99 - B N0: 41292 Đơn vị bán hàng: Công ty Xuân Lộc Địa chỉ:612 Đê La Thành - Hà Nội Điện thoại: 8.622469 Họ tên người mua hàng: A Vang Đơn vị: Công ty Licogi 19 Địa chỉ: Thanh Xuân Bắc - Hà Nội Hình thức thanh toán: Chưa thanh toán Số TK: 4311 30 00 0496 - NH TMCP Quốc tế MS: 01 0050926 3-1 Số TK: MS: 01 0010641 9-1 STT Tên hàng hoá Đ/vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1. Thép f13 LD Kg 3984,3 4.363,63 17.386.011 2. Thép f18 LD - 30.058,2 4.363,63 131.162.863 3. Thép f25 LD - 71.846,7 4.363,63 313.512.415 Cộng tiền hàng: 462.061.289 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 46.206.128 Tổng cộng tiền thanh toán: 508.267.417 Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm linh tám triệu, hai trăm sáu mươi bảy ngàn bốn trăm mười bảy đồng Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ, tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ, tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) ở kho, thủ kho sử dụng thẻ kho dùng để theo dõi số lượng xuất, nhập, tồn kho từng vật tư hàng hoá ở từng kho làm căn cứ để xác định tồn kho và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho. Hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho, mỗi chứng từ ghi một dòng, cuối ngày tính số tồn kho. Theo định kỳ, nhân viên kế toán xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho sau đó ký xác nhận vào thẻ kho. Bảng số 3: Đơn vị: Công ty Xuân Lộc Thẻ kho Ngày lập thẻ: 01/01/2006 Tờ số: 01 Mẫu số 06 - VT Ban hành theo QĐ số 1141-TC/CĐKT Ngày 01/11/95 của BTC - Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Thép f6LD - Đơn vị tính: Kg - Mã số: TT Chứng từ Trích yếu Số lượng Ký xác nhận của kế toán SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 62.602,7 1 043965 01/01 Nhập của Chi nhánh C.ty Kim khí TP HCM 43.391 105.993,7 2 41290 02/01 Xuất bán 2.500 103.493,7 3 41291 03/01 Xuất bán 3.500 99.993,7 4 043974 08/01 Nhập của Chi nhánh 15.298 115.291,7 5 41300 08/01 Xuất bán 15.000 100.291,7 6 043975 20/01 Nhập của Chi nhánh 15.188 115.479,7 7 043978 24/01 Nhập của Chi nhánh 14.361 129.840,7 Xuất bán ..... Cộng 88.238 101.123,5 49.717,2 Song song với việc phản ánh tình hình biến động của vật tư, hàng hoá trên thẻ kho, hàng ngày kế toán lập bảng kê chi tiết TK 156 và bảng cân đối hàng hoá (TK156) Căn cứ vào phiếu nhập kho đối với hàng mua về và hoá đơn GTGT (hoá đơn bán hàng) đối với hàng xuất bán, kế toán ghi rõ số phát sinh của từng loại hàng hoá và đối tượng giao dịch của Công ty. Ví dụ: Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 21610 ngày 05/5/2006 kế toán ghi định khoản với số phát sinh như sau: Nợ TK 632 : 164.510.148 Cớ TK 1561 : 164.510.148 Đơn vị khách hàng của Công ty là Công ty Licogi, hàng xuất bán của Công ty là thép LD các loại. Bảng kê này giúp cho kế toán Công ty theo dõi một cách cụ thể và có hệ thống các nghiệp vụ mua hàng và bán hàng của Công ty. Căn cứ vào các lệnh nhập, xuất kế toán lập bảng cân đối hàng hoá (156) để theo dõi tình hình nhập, xuất tồn của các loại vật tư, hàng hoá. Bảng này được lập cho cả kỳ kế toán, phải ảnh cả về mặt số lượng và thành tiền của từng loại hàng hoá. Khi khách hàng thanh toán tiền hàng bằng tiền ngân phiếu thi kế toán thanh toán lập phiếu thu. Phiếu thu được lập thành 3 liền rồi chuyển cho thủ quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền, thủ quỹ đối chiếu tiền thu thực tế với số tiền ghi phiếu trước khi kí tên. Thủ quỹ giữ lại một liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu ở nơi lập phiếu. Cuối ngày, toàn bộ số phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán. Phiếu thu có mẫu sau: Bảng số 4 : Đơn vị: Công ty Xuân Lộc Ph._.